1.0 INTEGRITETSPOLICY 1.1 Generelt om Jacobsen Dental og vår integritetspolicy Jacobsen Dental AS, org.nr 918 882 014, Postboks 97 Alnabru, 0614 Oslo har som policy å ta alle nødvendige skritt for å sikre at personopplysninger knyttet til våre kunder behandles på en juridisk, korrekt og åpen måte. Jacobsen Dental er en del av Lifco konsernets dentale divisjon. Vi forhandler dentale forbruksvarer og teknisk utstyr til tannleger, klinikker og øvrige kunder som har behov for våre tjenester og produkter. For at du skal kunne benytte deg av våre ulike tjenester blir vi ofte nødt til å samle inn dine personlige opplysninger. Selskapet er dermed ansvarlig for dine personlige opplysninger, og vi behandler alltid disse i samsvar med de gjeldende personvernreguleringer. Personvernpolitikken forklarer og klargjør dine rettigheter i forhold til Jacobsen Dental, og dennes behandling, bruk, og oppbevaring av dine personopplysninger. Jacobsen Dental er svært opptatt av å beskytte dine personlige opplysninger, og du skal aldri som kunde være engstelig for at disse behandles skjødesløst. Vi overholder alle eksisterende lover og regler, for å ivareta individers privatliv. Herunder vil vi også etterleve alle krav som stilles av personvernforordningen (GDPR). Vi bruker hensiktsmessige fysiske, tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å ivareta sensitive og personvernregulerte opplysninger. Det er viktig at du leser og forstår personvernreglene før du bruker selskapets tjenester. Hvis du ikke godtar våre retningslinjer for personvern bør du heller ikke benytte deg av våre tjenester. Side 3 av 8
2.0 OPPRINNELSE OG TYPE INFORMASJON VI INNHENTER Dersom du er en av våre kunder, samarbeidspartnere eller på andre måter benytter deg av våre tjenester kan det være at du må dele din personlige informasjon. Nedenfor finner du en oversikt over punkter som i den sammenheng kan være relevante. 2.1 De typer av personopplysninger som vi samler inn kan (avhengig av sammenheng) omfatte følgende: Navn og kontaktinformasjon, slik som adresse, telefon og e-post Leveranse og faktureringsinformasjon, betalingsinformasjon og eventuelt annet som er knyttet til kjøp og levering av varer. Preferanser og handlelister basert på innkjøpskurven i nettbutikken og handlemønster Brukernavn og passord til vår nettportal Annen informasjon knyttet til kundeundersøkelser, annonser eller tilbud Eventuell annen informasjon som du velger å dele med oss via f.eks. e-post, sosiale medier, kampanjer, etc. Søknader, CV'er og eventuelt annen personlig informasjon du frivillig deler med oss 2.2 Innsamling av personopplysninger kan skje fra følgende kilder: Registrering i vår nettportal og webshop Fra tredjeparts samarbeidspartner, for eksempel selskap i lifco konsernet Spørreundersøkelser Registrering på kampanjer, kurs og eventer Side 4 av 8
3.0 HVORFOR VI BEHOLDER DINE PERSONOPPLYSNINGER Dersom du har bestilt en vare, tjeneste, eller et kurs har du inngått en avtale med Jacobsen Dental, og vi behandler derfor dine personopplysninger med den hensikt å administrere din bestilling og kundeforhold hos oss. Utover å behandle dine personopplysninger for å ferdigstille et kjøp kan vi også komme til å benytte disse til andre formål med støtte av rettslige grunner, slik som nevnes nedenfor: Fullbyrde en avtale: administrasjon og kjøp av varer og tjenester, gjennomføre bestillinger, samt for å gi deg tilgang til nettportalene våre og de tjenester som du som kunde får tilgang til der Samtykke: markedsføring (via post og digitalt), kundeundersøkelser, kundetjeneste og nyhetsbrev. Oppfyllelse av øvrige lovkrav: vi er pliktige å lagre fakturaunderlag Berettiget interesse: for å kunne utvikle og forbedre oss i tråd med endringer er det viktig å benytte oss av vår data til analyseformål. Dette kan eksempelvis være gjennom handlevaner, markedskampanjeverdier, etc. I det tilfellet at vi tilbyr en tjeneste krever ditt samtykke vil vi alltid uttrykkelig be deg om å samtykke til at vi behandler dine opplysninger til denne tjenesten. Dette vil for eksempel gjelde nyhetsbrevene, og om du ønsker å skape et kundeforhold eller konto i våre nettportaler. I sammenheng med at du gir et samtykke vil du også bekrefte at du har lest denne integritetspolicyen, og at du samtykker til at dine opplysninger behandles på det sett som beskrives her. Side 5 av 8
4.0 LAGRING OG OVERFØRING AV PERSONOPPLYSNINGER 4.1 Lagring av personopplysninger Selskapet vedtar alle rimelige barrierer for å sikre at dine personopplysninger behandles og lagres sikkert. Dine personopplysninger blir aldri lagret lenger enn det som er nødvendig, eller tillatt i henhold til gjeldende lovverk. Dine personopplysninger blir behandlet av oss under følgende tidsperioder: Kunde/Medlem: Vi lagrer dine opplysninger i maks 5 år etter ditt seneste kjøp, eller fra du avsluttet abonnementet ditt hos oss. Dette gjelder dog ikke dersom vi behøver å lagre data enda lenger i forbindelse med noen av punktene nedenfor. Etter 5 år vil vi oppdatere kundekort med offentlig tilgjengelig informasjon fra Bizweb. Fullbyrdelse av avtale: Personopplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-post og betalings/leveringsinformasjon) som blir registrert i sammenheng med bestilling av varer og tjenester vil bli lagret så lenge som nødvendig for at vi skal kunne fullbyrde avtalen med deg. Dette inkluderer bla oppfyllelse av leveranse og garantivilkår. I tillegg til ovenstående kan vi også beholde opplysninger relevant i forhold til punktene nedenfor: Lovpålegg: Vi vil alltid lagre underlag som er knyttet til regnskap, i henhold til bokføringsreglene Samtykke: I de tilfeller vi behandler dine personopplysninger med støtte av samtykke vil vi lagre disse så lenge vi har samtykke til det 4.2 Overføring av personopplysninger Informasjon om våre kunder er en viktig del av selskapets virksomhet. Vi vil kun overføre informasjon i tråd med retningslinjene nedenfor. Vi vil være svært aktpågivende og forsiktige ved overføringer av personlige opplysninger. Dine personopplysninger vil aldri bli overført uten at det har støtte i denne integritetspolicyen, eller uten tilstrekkelig sikkerhet knyttet til overføringen. Våre samarbeidspartnere utenfor konsernet, men som er godkjent av oss kan komme til å få tilgang til dine personopplysninger i den hensikt å gi deg tilgang til unike tilbud eller tjenester Samkjøring med offentlige og private register: selskapet kan komplettere dine opplysninger med ytterligere informasjon gjennom innhenting av informasjon fra private og offentlige register. Ved slike samkjøringer kan dine opplysninger bli oppdatert Foretakstransaksjoner: Dersom hele eller deler av selskapets virksomhet selges eller integreres med annen virksomhet kan dine personopplysninger gis videre til de nye eiere Rettslige pålegg: Dersom det skulle dukke opp rettslige pålegg om uthenting av persondata vil vi måtte dele data med myndighetene. Side 6 av 8
5.0 RETTIGHETER 5.1 Generelt Du har rett til å begjære innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, og hvordan disse benyttes. En slik begjæring sendes skriftlig til oss. Du kan når som helst endre deler av dine personopplysninger i kontoinnstillingene online. Dersom du oppdager at noen av våre opplysninger er feil eller ufullstendige har du all rett til å korrigere disse gjennom å kontakte vår kundeservice. For å beskytte din integritet, og dine personopplysninger kan det være at vi vil kreve at du identifiserer deg i sammenheng med henvendelsen. I overenskomst med den nye personvernforordningen har du også rett til å begjære at dine personopplysninger slettes, eller at behandlingen av dine personopplysninger begrenses. Du har også i visse tilfeller rett til å innvende mot behandling av dine personopplysninger. Videre har du også all rett til å begjære at persondata vi har lagret om deg blir overført i et elektronisk format. Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger strider mot personvernforordningen, eller annet regelverk kan du varsle datatilsynet om dette. 5.2 Trekke tilbake samtykke I det fall at vi benytter dine personopplysninger som følge av ditt samtykke til det, f.eks våre nyhetsbrev, kan du når som helst trekke tilbake dette samtykke gjennom å kontakte vår kundeservice: E-post: post@jacobsen-dental.no Telefon: 22 79 20 20 En slik tilbaketrekning kan skje helt eller delvis. Dersom du ønsker å forbli kunde, uten at du vil motta våre nyhetsbrev eller kataloger kan du kontakte vår kundeservice, eller trykke på avbestill på våre nyhetsbrev (e-post) Dersom du tilbakekaller ditt samtykke for bruk av dine personopplysninger kan dette innebære at vi ikke har anledning til å tilby de tjenester du muligens måtte ønske. Eksempel på det kan være tilgang til nettbutikk, opplæring, kurs og eventer. Side 7 av 9
6.0 COOKIES Jacobsen Dental benytter cookies på våre nettsider. En cookie er en liten tekstfil som sendes fra en nettside til din nettleser. Cookien kan ikke identifisere deg personlig, kun nettleseren som er installert på datamaskinen du bruker når du besøker nettsiden. Ulike cookies finnes dermed på ulike datamaskiner, dersom du benytter deg av flere datamaskiner for å nå våre nettsider. Cookies kan ikke ødelegge data som ligger lagret på maskinen. De fleste nettlesere har en standardinnstilling som aksepterer cookies. Det er enkelt å hindre nettleseren i å lagre cookies gjennom å endre på innstillingene på din lokale nettleser. Her kan du også blokkere, eller slette de cookies som er installert på datamaskinen. For detaljert instruksjon om hvordan du sletter cookies vil vi henvise til brukermanualen til den nettleseren du benytter deg av. 7.0 ENDRINGER I POLICY Merk at våre retningslinjer i denne policyen kan endres. En oppdatert versjon vil til enhver tid finnes tilgjengelig på vår nettside. Vi anbefaler derfor at du med hyppige mellomrom tar deg tid til å lese igjennom den til enhver tid gjeldende versjon. Ved endringer av større karakter vil vi informere om dette via e-post. 8.0 KONTAKT OSS Dersom du har spørsmål knyttet til denne policyen, eller om du mistenker at det kan ha skjedd et brudd på denne, ber vi deg vennligst kontakte vår kundeserviceavdeling eller DPO: E-post: post@jacobsen-dental.no Telefon: 22 79 20 20 Side 8 av 8