Rammeavtale. Rammeavtale for leveranse av. Konsulenttjenester HR, OU, rekruttering og annet

Rammeavtale Rammeavtale for leveranse av Konsulenttjenester HR, OU, rekruttering og annet 01.06.2016 31.05.2018 Avtaleforvalter HINAS: Cathrine Nilssen E-post: post@hinas.no Telefon: 78 95 07 00 Avtalenummer: Felles for alle leverandører - tildeling se egen oversikt Unntatt offentlighet jfr. Off.loven 13

Innhold 1 Avtalens parter... 5 2 Avtalens gjenstand... 5 3 Avtalens dokumenter... 6 4 Avtalens varighet... 6 4.1 Varighet... 6 4.2 Prøvetid... 6 4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen... 6 4.4 Ekstraordinær oppsigelse... 7 4.5 Avslutning av avtalen... 7 4.6 Supplering av rammeavtalen... 7 5 Mangler ved leveransen... 7 5.1 Mangler ved den enkelte konsulent... 7 5.2 Manglende oppfyllelse av avtalen... 7 5.3 Erstatning... 8 6 Priser og prisregulering... 8 6.1 Priser... 8 6.2 Prisregulering... 8 6.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak... 8 7 Bestilling... 8 8 Avrop på rammeavtalene... 8 8.1 Minikonkurranser... 9 8.1.1 Tildelingskriterier minikonkurranser... 9 8.1.2 Maksimalpris... 10 8.1.3 Endring av tilbudte konsulenter... 10 8.1.4 Utskifting av konsulent(er) i pågående prosjekt... 10 9 Underleverandører... 10 9.1 Generelt ansvar... 10 9.2 Valg og endring av underleverandør... 10 9.3 Videreføring av betingelser til underleverandør... 10 9.4 Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse... 11 10 Leveringsomfang... 11 10.1 Oppdrag og bistand... 11 10.2 Generelle krav til kvalifikasjoner... 11 10.3 Krav til arbeid og adferd... 11 10.4 Bruk av verktøy... 12 10.5 Arbeidssted... 12 10.6 Profilering mv.... 12 10.7 Kompetanseoverføring... 12 10.8 Timelister... 13 RAMMEAVTALE // 2

10.9 Norske lover og forskrifter... 13 10.10 Habilitet... 13 11 Leverandørens plikter... 13 11.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet.... 13 11.2 Tjenestene... 13 11.3 Leverandørens ansvar... 13 11.4 Faktura... 13 11.5 efaktura... 14 11.6 Forsikringer... 14 11.7 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter... 14 12 Rettigheter til resultater og brudd på tredjeparts rettigheter... 15 12.1 Opphavs- og Eiendomsrett... 15 12.2 Dokumentasjon... 15 12.3 Brudd på patentet og andre rettigheter... 15 13 Kundens plikter... 16 13.1 Betaling... 16 13.2 Kundens medvirkning... 16 14 Mislighold... 16 14.1 Hva som anses som mislighold... 16 14.2 Varslingsplikt... 16 14.3 Tilbakehold av ytelser... 16 14.4 Dekningskjøp... 16 14.5 Prisavslag... 16 14.6 Heving... 17 14.7 Virkning av heving... 17 14.8 Erstatning... 17 15 Generelle bestemmelser... 17 15.1 Statistikk... 17 15.2 Revisjon... 17 15.3 Reklame og annen offentliggjøring... 18 15.4 Oppfølgingsmøter... 18 15.5 Kontaktpersoner i avtaleperioden... 18 15.6 Transport av avtalen... 18 15.7 Administrasjon av avtalen... 18 16 Force majeure... 19 16.1 Definisjon... 19 16.2 Underretning... 19 16.3 Kostnader... 19 17 Endringer... 19 18 Tvister... 19 18.1 Lovvalg... 19 RAMMEAVTALE // 3

18.2 Forhandlinger... 19 18.3 Mekling... 20 18.4 Domstolsbehandling... 20 18.5 Verneting... 20 19 Vedlegg til avtalen... 20 RAMMEAVTALE // 4

1 Avtalens parter Kunder på denne avtalen fremkommer av vedlegg «Kunder tiltredelse». Kunden(e) inngår rammeavtale med x, heretter kalt Leverandør, om kjøp av konsulenttjenester. Avtalen(e) er signert elektronisk. Hver kunde er juridisk og økonomisk ansvarlig for bestillinger foretatt i henhold til denne avtalen. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf. 50 i Helseforetaksloven, vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/selskap eid av Kunden. Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (heretter kalt HINAS) er Kundens rådgiver og avtaleadministrator. 2 Avtalens gjenstand Avtalen omfatter levering av konsulenttjenester innen HR, OU, rekruttering til Kunden. Avtalen gjelder følgende deltilbud: Delområde A Organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling Deltilbud A1 Organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling Helse Nord RHF Deltilbud A2 Organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling Helse Midt-Norge RHF Deltilbud A3 Organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling Helse Vest RHF Deltilbud A4 Organisasjonsutvikling og virksomhetsutvikling Helse Sør-Øst RHF Delområde B Generell rådgivning og strategi Deltilbud B1: Generell rådgivning og strategi Alle RHF Delområde C Ledelsesutvikling og ledelseskunnskap Deltilbud C1: Ledelsesutvikling og ledelseskunnskap - Helse Nord RHF Deltilbud C2: Ledelsesutvikling og ledelseskunnskap - Helse Midt-Norge RHF Deltilbud C3: Ledelsesutvikling og ledelseskunnskap - Helse Vest RHF Deltilbud C4: Ledelsesutvikling og ledelseskunnskap - Helse Sør-Øst RHF Delområde D Search, rekruttering og utvelgelse a) Toppleder Deltilbud Da1: Toppleder Helse Nord RHF Deltilbud Da2: Toppleder Helse Midt-Norge RHF Deltilbud Da3: Toppleder Helse Vest RHF RAMMEAVTALE // 5

Deltilbud Da4: Toppleder Helse Sør-Øst RHF b) Andre lederstillinger og spesialiststillinger Deltilbud Db1: Andre lederstillinger og spesialiststillinger Helse Nord RHF Deltilbud Db2: Andre lederstillinger og spesialiststillinger Helse Midt-Norge RHF Deltilbud Db3: Andre lederstillinger og spesialiststillinger Helse Vest RHF Deltilbud Db4: Andre lederstillinger og spesialiststillinger Helse Sør-Øst RHF c) Helsefaglig rekruttering fra utlandet Deltilbud Dc: Helsefaglig rekruttering fra utlandet Alle RHF Hvert deltilbud skal anses som en selvstendig avtale slik at hver enkelt bestemmelse i avtalen gjelder opp mot hvert enkelt delområde. Leverandøren tildeles oppdrag for levering av konsulenttjenester i henhold til Kundens forespørsel. 3 Avtalens dokumenter Følgende dokumenter anses som del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumentene prioriteres de på følgende måte. Denne avtalen med vedlegg og endringer. Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med vedlegg Konkurransegrunnlaget med vedlegg Annen skriftlig dokumentasjon 4 Avtalens varighet 4.1 Varighet Avtalen varer fra 1. juni 2016 til og med 31.mai 2018. Kunden kan prolongere avtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 2 år. HINAS plikter å melde fra til Leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen dersom avtalen skal prolongeres. Den enkelte Kunde tiltrer avtalen i henhold til vedlegg Kunder/tiltredelse. 4.2 Prøvetid De første 6 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Dersom avtalen etter Kundens vurdering fungerer tilfredsstillende fortsetter avtalen fram til utløp. I motsatt fall kan Kunden si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal senest sendes fra Kunden den dag som prøvetiden utløper. 4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen Kunden har en ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Kunden kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene som en forutsetning for å utløse RAMMEAVTALE // 6

opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men kan ikke motsette seg en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i avtalen. 4.4 Ekstraordinær oppsigelse Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Kunden utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel. 4.5 Avslutning av avtalen Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser. Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende rammeavtale. 4.6 Supplering av rammeavtalen Dersom erfaring med bruk av rammeavtalen viser at leverandørene samlet sett ikke evner å dekke Kunders bestillinger, kan Kunde gjennomføre tilleggskonkurranse for å supplere rammeavtalen med flere leverandører. Dersom erfaring ved bruk av rammeavtalen viser at leverandøren i løpet av 12 måneder har lav eller ingen leveranser på minikonkurranser i forhold til kapasitet og kompetanse inngitt i prekvalifiseringen eller tilbudet, kan Kunde avslutte avtalen. Avslutning skal varsles senest en måned før avtalen termineres. Kunde vil eventuelt gjennomføre tilleggskonkurranse for å supplere rammeavtalen med flere leverandører. 5 Mangler ved leveransen 5.1 Mangler ved den enkelte konsulent Dersom en (eller flere) av Leverandørens konsulenter ikke har tilstrekkelig kompetanse, effektivitet, opptrer uansvarlig, blir fraværende i en periode på mer enn 14 dager, eller på annen måte må avbryte påbegynt oppdrag, skal Leverandøren umiddelbart erstatte den angjeldende konsulent med en annen kvalifisert og akseptabel konsulent. Kostnader ved kompetanseoverføring og opplæring av ny konsulent skal dekkes av Leverandøren i henhold til 8.1.4 Utskiftning av konsulent(er). 5.2 Manglende oppfyllelse av avtalen Dersom Leverandøren ikke er i stand til å yte den avtalefestede bistand i form av kompetanse og/eller kapasitet kan Kunden heve avtalen med øyeblikkelig virkning dersom mangelen er av en slik art at den har vesentlig betydning for avtalens oppfyllelse. RAMMEAVTALE // 7

5.3 Erstatning Ved mangler som er Leverandørens ansvar har Kunden krav på erstatning for det tapet Kunden lider som følge av mangelen. Kunden kan ikke kreve erstatning for indirekte tap som definert i Lov om Kjøp av 13. mai 1988, 67. 6 Priser og prisregulering 6.1 Priser Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer. Prisene er faste i avtaleperioden, dersom ikke annet er bestemt i avtalen. 6.2 Prisregulering Prisen reguleres ikke som følge av endringer i valutakurs. Ved en eventuell prolongering vil prisene justeres, basert på 75 % av prosentvis endring i konsumprisindeksen (KPI) publisert av Statistisk sentralbyrå. Prisene er faste fram til 1.juni 2018 og justeres første gang gjeldende fra og med 1. juni 2018 Formel for 1.gangsjustering: 0,75 x (KPI oktober 2017 KPI mars 2016/KPI mars 2016) Formel for etterfølgende justeringer: 0,75 x ((KPI oktober år 2018 KPI oktober år 2017)/KPI oktober år 2017) Prisreguleringer administreres av HINAS. 6.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak Prisene i avtalen er gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen. Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret. Prisreguleringer administreres av HINAS. 7 Bestilling Bestillinger i henhold til denne avtalen skal følge de prosedyrer som er gitt i Vedlegg 5.2 Prosedyre for gjennomføring av minikonkurranse og Vedlegg 5.3 Mal for forespørsler og avrop. Forespørsler og avrop kan foretas av de kunder som følger av Vedlegg 5.1 Kunder/tiltredelse. Dersom leveranse ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Kunden om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling. RAMMEAVTALE // 8

8 Avrop på rammeavtalene Helseforetakene kan avrope på tildelte områder. 8.1 Minikonkurranser Kunden skal avrope ved minikonkurranser på alle oppdrag. Minikonkurranse vil følge fremgangsmåten i FOA 15-3 andre ledd, hvor det fremgår følgende: a. for hver kontrakt som inngås, skal Kjøper skriftlig konsultere de leverandører som er i stand til å gjennomføre kontrakten, b. Kjøper fastsetter en tilstrekkelig frist til innlevering av tilbud på de enkelte kontrakter. Ved fastsettelse av fristen skal det tas hensyn til forhold som kontraktsgjenstandens kompleksitet og den tid som medgår til å utarbeide tilbud, c. tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen, og d. Kjøper tildeler hver kontrakt til den tilbyder som har gitt det beste tilbudet på grunnlag av de tildelingskriterier som er fastsatt i konkurransegrunnlaget for rammeavtalen. Om kunden gjennom minikonkurransen ønsker å legge til ytterligere kontrakts bestemmelser utover denne avtalen, skal dette tilgjengeliggjøres i forbindelse med avholdelse av minikonkurransen. 8.1.1 Tildelingskriterier minikonkurranser I denne rammeavtalen er ikke alle vilkår avtalt i forkant, jfr. FOA 15-3 andre ledd. Hver enkelt minikonkurranse kan bli gjennomført på grunnlag av de kriterier opplistet. Følgende kriterier kan brukes (listen er ikke uttømmende), rekkefølgen her er ikke relevant for vektingen i minikonkurranser. Totalpris o Basert på enten time-, dags-, eller månedsrater i forhold til estimert ressurspådrag eller eventuelt som et garantert ressurspådrag fra leverandør. Kapasitet o Leverandørens evne til å ta oppdraget innenfor en gitt tidsramme. Personlig egnethet o Tilbudte konsulenters kompetanse på det konkrete feltet som etterspørres, herav kan intervju benyttes og tillegges betydning. Kompetanseoverføring o Hvordan vil tilbyder sikre at all prosesskompetanse og sluttresultat overføres til kunden på en hensiktsmessig måte Arbeidsmetodikk RAMMEAVTALE // 9

8.1.2 Maksimalpris «Maksimalpris» er prisen leverandøren innga i sitt tilbud i hovedkonkurransen. Leverandør har ved hver minikonkurranse anledning til å konkurrere fullt ut på kvalitet, kapasitet og pris, men for pris slik at maksimalpris ikke kan overstiges. Leverandøren er selv ansvarlig for å ikke overgå maksimalpris i forbindelse med minikonkurranser. 8.1.3 Endring av tilbudte konsulenter Dersom leverandøren erstatter noen av de konsulentene som ble tilbudt ved kontraktsinngåelse skal dette avklares med Kunde og Oppdragsgiver. Eventuelle nye konsulenter skal ha samme eller bedre erfaring og kompetanse som opprinnelig tilbudte konsulenter. 8.1.4 Utskifting av konsulent(er) i pågående prosjekt Leverandøren kan ikke skifte ut konsulenter i et pågående prosjekt uten forhåndsgodkjenning fra Kunden. Dersom leverandør har behov for å skifte ut en konsulent, skal han dokumentere at ny konsulent innehar minimum tilsvarende kompetanse og erfaring som opprinnelig tilbudt konsulent. Dersom ny tilbudt konsulent ikke godkjennes av Kunden, kan Kunden eventuelt terminere oppdraget og lyse ut ny minikonkurranse. Leverandør plikter da å tilrettelegge for ny leverandør. Ved utskifting av konsulenter skal Leverandøren dekke alle kostnader i forbindelse med nødvendig kompetanseoverføring og opplæring. 9 Underleverandører 9.1 Generelt ansvar Leverandøren har det totale ansvar for alle tjenester som leveres under denne kontrakt, herunder alle tjenester som skal leveres av underleverandør. Det vil si at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold, osv. som skyldes forhold ved underleverandør, faller inn under Leverandørens ansvar. Oppdragsgiver vil avtalemessig kun forholde seg til leverandøren. Eventuelle aktiviteter som Kunden/Oppdragsgiver utfører i forbindelse med innsyn, oppføling og kontroll av underleverandører endrer ikke Leverandørens ansvar for sine underleverandører. 9.2 Valg og endring av underleverandør Dersom valg av underleverandør uansett trinn foretas etter at kontrakt er inngått, skal valget skriftlig meddeles Oppdragsgiver/kunde. Oppdragsgiver/Kunde forbeholder seg retten til å godkjenne eller avvise bruk av underleverandør. 9.3 Videreføring av betingelser til underleverandør Leverandøren er ansvarlig for at denne kontrakts betingelser videreføres til underleverandører i den grad som er nødvendig for å sikre at avtalen fult ut oppfylles RAMMEAVTALE // 10

9.4 Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse Leverandøren skal holde Oppdragsgiver skadesløs for ethvert krav eller søksmål, uansett art eller omfang, som måtte oppstå under, eller i forbindelse med underleverandørs gjennomføring av kontrakten. 10 Leveringsomfang 10.1 Oppdrag og bistand Kontrakten omfatter både konsulentbistand og konsulentoppdrag: Ved konsulentoppdrag skal konsulenten(e) utføre et konkret avtalt oppdrag, eller levere et definert sluttprodukt. Oppgaven skal avgrenses, og kravene til sluttproduktene skal defineres. o Som supplerende til denne rammeavtalen benyttes følgende standardavtaler ved tildeling av kontrakt etter mini konkurranse: SSA-O: Oppdragsavtalen Ved konsulentbistand engasjeres konsulenten som en ressursperson for å delta i en intern prosess sammen med oppdragsgiver. Konsulentens rolle i den avropene virksomhets organisasjons skal defineres klart. o Som supplerende til denne rammeavtalen benyttes en av følgende standardavtaler ved tildeling av kontrakt etter minikonkurranse: SSA-B: Bistandsavtalen SSA-B (enkel): Bistandsavtalen (enkel) Kunden forbeholder seg retten til å gjøre justeringer til den SSA som skal utgjøre avtalegrunnlaget for oppdrag/bistand under denne rammeavtalen. Gjøres det endringer/justeringer, vil dette fremgå av forespørselen. 10.2 Generelle krav til kvalifikasjoner Leverandører skal kun stille til rådighet konsulenter som har nødvendige kvalifikasjoner og erfaring til å kunne løse de oppgaver de blir tildelt. Leverandørens konsulenter skal i tillegg kontinuerlig ajourholde og tilegne seg nødvendig kompetanse og ferdigheter for å løse sine oppgaver. Kunden kan kreve dokumentasjon på at leverandørens konsulenter er tilstrekkelig kvalifisert. 10.3 Krav til arbeid og adferd Leverandøren skal iverksette de tiltak som er nødvendig for at konsulenten(e) skal være tilgjengelig på arbeidsstedet og begynne leveransene i samsvar med betingelsene i denne Kontrakten. Leverandørenes konsulenter skal: Pliktoppfyllende utføre de oppgaver de blir tildelt i henhold til de instrukser, retningslinjer og fullmakter som til enhver tid er gjeldende hos oppdragsgiver/kunde/og-eller avtalt med kunde. RAMMEAVTALE // 11

Holde seg informert og rette seg etter alle instrukser, regler og prosedyrer som er gitt skriftlig av Kunden, herunder reglene som gjelder taushetsplikt. Kundens egen taushetserklæring skal signeres før hvert oppdrag. Opptre i tråd med nasjonale og regionale kjerneverdier og krav til ledelse spesialisthelsetjenesten har etablert. Bidra til åpenhet og godt samarbeidsklima med andre leverandører i prosjekter hvor Leverandører ikke alle har leverandørrollen. Levere arbeid som er robust og velfundert, og hvor grundige vurderinger ligger til grunn. 10.4 Bruk av verktøy Leverandøren bruker, der det er hensiktsmessig og relevant, kundens verktøy med tilhørende prosedyrer. Kunden har ansvar for at tilstrekkelig opplæring blir gitt. Verktøy utviklet for Kunden eller i samarbeid med Kunden, er Kundens eiendom. I de tilfeller der Leverandøren etter forutgående godkjenning fra Kunde blir gitt anledning til å benytte egne verktøy, plikter Leverandøren å gjøre verktøy og kompetanse tilgjengelig for Kundens ansatte både i oppdragsperioden og etter oppdragsperiodens slutt. 10.5 Arbeidssted Konsulentene skal utføre arbeidet i Kundens lokaler, hvis ikke annet er avtalt. Kunden/Oppdragsgiver skal stille arbeidsplass til rådighet. Dersom Aktiviteter/Arbeid skal utføres andre steder enn i Kundens lokaler, skal dette godkjennes før arbeidet påbegynnes. Der det er formålstjenlig vil konsulenter fra Leverandøren få tildelt adgangskort og/eller nøkler, samt tilgang til IKT-systemer. I tilfeller konsulenten skal ha adgang til IKT-systemer skal det brukes datamaskin tildelt av Kunden. Dersom Kunde/Oppdragsgiver bestemmer at konsulenten skal benytte egen PC må konsulenten sørge for at det er tilstrekkelig tilgangsstyring og kontroll med Oppdragsgivers/Kundes data/opplysninger under utførelse av oppdrag. All dokumentasjon i forbindelse med bistanden/oppdraget skal overleveres til Kunde/Oppdragsgiver i etterkant. Konsulenten benytter egen PC etter avtale med Kunden. 10.6 Profilering mv. Alle rapporter og presentasjoner skal, hvis ikke annet er avtalt, leveres på Kundens standard maler. 10.7 Kompetanseoverføring Alt materiale som produseres i forbindelse med et oppdrag eller gjennom bistand er Kunden/Oppdragsgivers eiendom. Dette inkluderer eventuelt prosessmateriale som brukes/skapes i forbindelse med oppdraget/bistanden. Kunden skal ha innsyn i sporbar saksbehandling, rapporter, underliggende beregninger/modeller, kurs osv underveis i oppdraget som ved oppdragets sluttføring skal overleveres Kunde/oppdragsgiver. Leverandøren plikter ved inngåelse av oppdraget/bistanden å legge frem en plan for hvordan kompetansen skal overføres til Kunden og til oppdragsgiver. RAMMEAVTALE // 12

10.8 Timelister Timelister skal vedlegges faktura. 10.9 Norske lover og forskrifter Leverandører er til enhver tid forpliktet til å følge norske lover, forskrifter og skattebestemmelser ved utøvelse av sin virksomhet i Norge. 10.10 Habilitet Leverandøren skal i forbindelse med inngåelse av et nytt oppdrag eller ny bistand for Kunde fremlegge dokumentasjon (habilitetserklæring) på at alle personer involvert fra leverandøren sin side er habil. 11 Leverandørens plikter 11.1 Omdømmelojalitet innenfor avtaleområdet. Leverandør skal ivareta Kundens interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme eller forhold til 3.parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunde, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen. 11.2 Tjenestene Tjenestene omfattet av avtalen fremkommer av vedlegg Prisliste. 11.3 Leverandørens ansvar Leverandøren er ansvarlig for at tjenestene til enhver tid utføres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. 11.4 Faktura Fakturaen skal, dersom annet ikke er avtalt, inneholde følgende informasjon: Navn på bestillende enhet Bestillingsnummer Antall timer Pris (Totalpris på oppdrag/priser på de ulike personellkategoriene må fremgå) Leveringstidspunkt/-periode Leveringssted Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling. RAMMEAVTALE // 13

Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side. Faktura som ikke er i tråd med dette punktet vil bli avvist og returnert. Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen. 11.5 efaktura Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i samsvar med standarden «Elektronisk handelsformat» (EHF). 11.6 Forsikringer Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen. 11.7 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Ansatte hos Leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. På tjenesteområder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende forskrifter. På tjenesteområder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. På forespørsel skal Leverandør og eventuelle underleverandører dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom Leverandør eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, innebærer dette mislighold av avtalen. Dersom leverandøren, etter mer enn én henvendelse fra Kunden, misligholder sine forpliktelser i henhold til dette punktet og ikke viser vilje til å få forholdet i orden innebærer dette vesentlig mislighold av avtalen. RAMMEAVTALE // 14

12 Rettigheter til resultater og brudd på tredjeparts rettigheter 12.1 Opphavs- og Eiendomsrett Dokumenter og eventuelle sluttrapporter overleveres til Kunden som foretar det respektive avropet i en (1) reproduserbar original (papirversjon). Dokumenter og rapporter skal også oversendes i elektronisk format. Kunden erverver full opphavs-, eiendoms- og disposisjonsrett til alt grunnlagsmateriale og arbeid, samt til ethvert resultat av arbeid utført i henhold til denne kontrakt. Dette innebærer også at Kunden står fritt til å overføre eiendoms- og disposisjonsrett til tredjepart uten ytterligere vederlag til Leverandøren. Leverandøren har ikke rett til å disponere over noen av de grunnlagsmaterialer og resultater som fremkommer under denne Kontrakten (uten skriftlig samtykke fra Oppdragsgiver/Kunden), for eksempel ved at disse eller deler av disse i opprinnelig eller endret form gjøres tilgengelig for tredjepart. Leverandøren garanterer at tredjepart ikke har rettigheter til noen av de resultater som fremkommer under denne Kontrakten som på noen måte begrenser Oppdragsgivers/Kundens rett til å utnytte disse. All dokumentasjon som fremkommer gjennom prosjekter skal lagres hos Kundens arkivløsning. 12.2 Dokumentasjon Leverandøren skal: Overlevere til Kunden/Oppdragsgiver all dokumentasjon (inklusive utkast) som er i Leverandørens besittelse når prosjektet eller kontraktsforholdet utløper Sørge for at all dokumentasjon (inklusive utkast) som er i Leverandørens besittelse når prosjektet eller kontraktsforholdet utløper, blir tilintetgjort på en betryggende måte på det tidspunkt kunden bestemmer. 12.3 Brudd på patentet og andre rettigheter Leverandøren skal holde Kunden/Oppdragsgiveren skadesløs for alle krav som følge av inngrep i norske patenter eller andre immaterielle rettigheter i Norge i forbindelse med gjennomføring av denne Kontrakt. Oppdragsgiver/Kunden skal holde Leverandøren skadesløs for erstatningskrav som skyldes bruk av Oppdragsgiver/Kundens regninger, spesifikasjoner eller lisenser. Partene skal gjensidig varsle hverandre om krav vedrørende krenking av norske patenter eller andre immaterielle rettigheter ved fremstilling eller bruk av materiell. RAMMEAVTALE // 15

13 Kundens plikter 13.1 Betaling Kunden skal betale når tjenesten er mottatt og godkjent i henhold til bestillingen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura se punkt 10.4. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering. For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift. 13.2 Kundens medvirkning Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt. 14 Mislighold 14.1 Hva som anses som mislighold Det foreligger mislighold dersom en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen, og det ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for eller force majeure. Videre foreligger det mislighold dersom tjenesten ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt. 14.2 Varslingsplikt Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. Dersom Kunden henvender seg til Leverandøren om mislighold, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen. 14.3 Tilbakehold av ytelser Ved Leverandørens mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Kundens krav som følger av misligholdet. Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Kundens mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig. 14.4 Dekningskjøp Ved Leverandørens mislighold kan Kunden foreta dekningskjøp hos annen leverandør dersom det haster for Kunden å motta tjenesten. 14.5 Prisavslag Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Kunden kreve forholdsmessig avslag i prisen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning. RAMMEAVTALE // 16

14.6 Heving Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den andre parten, etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning. Som vesentlig mislighold regnes blant annet: At Leverandør tross skriftlig advarsel misligholder sine forpliktelser som følger av denne avtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde. 14.7 Virkning av heving Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder. 14.8 Erstatning En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra den misligholdende partens side, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten. 15 Generelle bestemmelser 15.1 Statistikk Leverandøren plikter å utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Kunden eller HINAS. Kvartalsvis statistikk utarbeides pr 20.04 (Q1). 05.08 (Q2), 20.10 (Q3) og 20.01 (Q4). Statistikken skal oversendes HINAS uoppfordret innen disse fristene. Statistikk skal vise forbruk og omsetning eks. mva. pr. type tjeneste fordelt på de ulike Kunder. Statistikken skal leveres på den enhver tids gjeldende mal utarbeidet av HINAS. Statistikken skal inneholde alt salg til Kunden, både tjenester som står i prislisten og øvrige tjenester på området avtalen gjelder. Statistikk leveres via HINAS sin portal for statistikkinnlevering i Microsoft Excel format. Det skal være mulig å kontrollere innlevert salgsstatistikk mot avtalepriser. Leverandøren må sørge for at statistikk som leveres inneholder artikkelnummer i henhold til prisskjema utfylt av leverandør. Dersom det skjer endringer i artikkelnummer må dette meldes til HINAS. Ved forsinket oversendelse av statistikk som ikke kan henføres under Force Majeure, kan HINAS kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkt utgjør kr. 1.000,- per arbeidsdag etter avtalt innsendingsfrist. 15.2 Revisjon Kunden har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse. RAMMEAVTALE // 17

15.3 Reklame og annen offentliggjøring Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker 13. Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som fremkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha fremkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart. Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte fremkomme gjennom kontraktens levetid. Leverandøren og Kunden skal samarbeide om å gjøre avtalen kjent for Kunden. Kunden skal opplyses om kommersielle vilkår, tekniske spesifikasjoner og opplysninger om produktenes anvendelsesområde. Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden. 15.4 Oppfølgingsmøter Leverandøren og Kunden skal møtes regelmessig etter behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Kunden løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter. HINAS er ansvarlig for å innkalle til et årlig statusmøte for avtalen hvor HINAS, Kunden og leverandøren deltar. Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene. 15.5 Kontaktpersoner i avtaleperioden Kunden, HINAS og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til avtalens forside. Dersom kontaktpersoner endres skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette. 15.6 Transport av avtalen Partene kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne avtalen uten godkjenning fra den andre parten. 15.7 Administrasjon av avtalen HINAS inngår avtale på oppdrag fra RHFene. HINAS finansieres gjennom de enkelte inngåtte avtalene og vil i dette kreve 1 % av leverandørens omsetning til kunden jfr. Pkt. 15.1 Statistikk. HINAS fakturerer dette kvartalsvis basert på tilsendt statistikk fra Leverandøren, se punktet om statistikk. Det gjøres oppmerksom på at HINAS er mva. pliktig og fakturerer mva. (25 %). Kunden gjør oppmerksom på at HINAS oppgaver, rettigheter og plikter kan endres i avtalens løpetid som følge av endringer i organisasjons- og eierstruktur. Dette vil kunne medføre endringer i forhold til dagens finansieringsmodell av HINAS. Slike endringer kan ensidig gjøres av Kunden så lenge den overordnede økonomiske balansen i avtalen ikke endres. RAMMEAVTALE // 18

16 Force majeure 16.1 Definisjon Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning at oppfyllelse av den er blitt forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende. 16.2 Underretning Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Kunden og HINAS om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure. 16.3 Kostnader I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeuresituasjonen. 17 Endringer Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt for eksempel i form av prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig. Forslag til endringer skal fremmes skriftlig til HINAS ved utfyllelse av vedlegg «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil fremgå av vedlegg «Endringsprotokoll». Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen. 18 Tvister 18.1 Lovvalg Avtalen er underlagt norsk rett. 18.2 Forhandlinger Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger. RAMMEAVTALE // 19

18.3 Mekling Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. 18.4 Domstolsbehandling Dersom forhandlingen ikke fører frem, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. 18.5 Verneting Verneting for avtalen er Salten tingrett for Helse Nord, Sør-Trøndelag tingrett for Helse Midt-Norge, Stavanger tingrett for Helse Vest og Hedemarken tingrett for Helse Sør-Øst, med mindre partene enes om et annet verneting. 19 Vedlegg til avtalen Vedlegg : Kunder, tiltredelse Vedlegg : Kravspesifikasjon utfylt av leverandør Vedlegg : Prisliste Vedlegg : Salgstatistikkrapportering Vedlegg : Etiske krav til leverandøren Vedlegg : WHOs Globale kode for internasjonal rekruttering av helsepersonell Vedlegg : Endringsprotokoll RAMMEAVTALE // 20