INFORMASJON OM RUTINER ved utleie av bolig gjennom Stavanger Forum i forbindelse med ONS 2018. INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING... 2 2. LEIESUM... 2 3. KRAVSPESIFIKASJONER... 4 4. ADGANG TIL BOLIGEN I UTLEIEPERIODEN... 4 5. FORSIKRING/ SKADER... 5 6. TELEFON & BREDBÅND... 5 7. BILDER AV BOLIGEN... 5 8. UNDER UTLEIE... 5 9. NØKLER... 5 10. BEFARING... 6 11. PROSESS VED UTLEIE... 6
1. INNLEDNING Utleie objekter inkluderer boliger med 1-5 soverom, innenfor ett område på 0-3 km fra enten messeområdet på Tjensvoll eller byens sentrum (Vågen). Begrensningen tilsvarer gang/ kjøreavstand og ikke luftlinje. De fargede delene av kartet nedenfor viser områder som er aktuelt for utleie: Stavanger Forum er kun utleieformidler av boliger og er på ingen måter ansvarlig for eventuelle kontraktsbrudd mellom leier og utleier. Skader som evt. skulle oppstå vil bli erstattet av leietaker, ikke Stavanger Forum. 2. LEIESUM Leieperioden er på 5 netter. Dvs. enten fra lørdag 25. august til torsdag 30. august, eller fra søndag 26. august til fredag 31. august. Vi gjør oppmerksom på at flere leietakere velger å bestille leieperiode på kun 4 netter, typisk fra søndag til torsdag. Utleier får betalt for 5 netters utleie/ leietaker betaler for 5 netters leie. Leietaker kan derav velge å utvide leieperioden med den siste natten, med meldingsfrist inntil fem dager før ankomst. Ca. 95% av utleieforholdene er innenfor 4-5 dagers utleie, 5% over noen dager ekstra. Disse reservasjonene er fortrinnsvis kun aktuelle for boliger i umiddelbar nærhet til messeområdet. 2
a) Fastsettelse av leiesum Minimums leieperiode er 5 netter, prisene nedenfor viser utbetalingen til dere for 5 netter: Leilighet med 1 soverom Kr. 6 000,- Leilighet/hus med 2 soverom Kr. 9 750,- Leilighet/hus med 3 soverom Kr. 14 625,- ** Leilighet/hus med 4 soverom Kr. 19 500,- ** Leilighet/hus med 5 soverom Kr. 24 375,- (19 999,-)* I noen tilfeller ønsker leietaker å leie lengre enn disse fem nettene, dere vil da få en ekstra utbetaling tilsvarende: For døgn 6 og 7: For 7+ døgn Hus/leilighet med 2 soverom eller mer: Kr 975,- pr. soverom pr. natt. Leilighet med kun 1 soverom: Kr 1200,- pr. natt. (25 % rabatt til leietaker): Hus/leilighet med 2 soverom eller mer: Kr. 731,- pr. soverom pr. natt. Leilighet med kun 1 soverom: Kr. 900,- pr. soverom pr. natt. Benyttede «ekstrarom» utbetales med kr. 405,- pr. soverom pr. natt til utleier (kr. 304,- for døgn overskytende 7). Ekstrarom er her rom som ikke godkjennes som soverom i henhold til spesifikasjoner under Punkt 3. Kravspesifikasjoner, punkt d) Soverom. * Leieinntektene er skattefrie inntil kr. 19 999,-. Inntekter utover dette er skattepliktige fra første krone. Eier kan velge og kun få utbetalt kr. 19 999,-. ** Finansdepartementet fremmet høsten 2017 et forslag om å senke den skattepliktige grensen ved privat utleie til kr 10 000,-. Vi har tatt høyde for at dette forslaget vil tre i kraft innen ONS 2018, og har derfor justert priser og utbetalinger i forhold til dette. For mer informasjon rundt skatteregler ved utleie av egen bolig, vennligst kontakt skattemyndighetene. Andelen som Stavanger Forum tilskriver seg av leieinntektene dekker; administrative kostnader, bemannet boligkontor jan-sept., markedsføringskostnader samt bemanning av utvidede åpningstider før/under/etter messen. b) Utbetaling av leiesum Avtalt leiesum blir overført til din bankkonto i løpet av ONS-uken, forutsatt at boligen er overlevert leietaker i kontraktsmessig stand og at boligeier har oppfylt sin del av kontrakten. Informasjon om bankkonto for utbetaling av leiesummen returneres på eget skjema til boligkontoret i august sammen med innlevering av nøkler. c) Kontraktsbrudd Brudd på leiekontrakt kan medføre fratrekk i leiesum eller tilbakeholdelse av denne i sin helhet ved grove tilfeller. Med dette inngår brudd på leiekontrakt som følger: Manglende eller dårlig renhold. Bolig er ikke overlevert leietaker i henhold til kontrakt. Feilaktige opplysninger i henhold til registrerte detaljer ved egen bolig. I tilfeller hvor leietaker har levert klage på renhold, det oppstår andre problemer eller brudd på leiekontrakt, blir du fratrukket et nærmere fastsatt beløp av leiesummen. I tilfeller hvor boligen pga. dårlig renhold m.m. ikke kan godtas utleid, blir hele leiesummen tilbakeholdt av Stavanger Forum og boligeier mottar ingen leieinntekter. 3
3. KRAVSPESIFIKASJONER a) Generelt Kun røykfrie boliger vil bli utleid. Dersom dere har hund/katt, må dette oppgis ved registrering av boligen. Vi har stort fokus på godt renhold, da leietakerne er vant med hotellovernatting og renholdet i boligen skal være tilsvarende. Huseier er selv ansvarlig for renhold både før og etter leieperioden. Renhold før gjestene ankommer skal fortrinnsvis foretas med miljømerkede rengjøringsmidler pga. ev. allergier. Boligen skal være merket med husnummer på fasaden. Leiligheter i blokk etc. skal merkes både på ringeklokke og på egen inngangsdør inne. Det skal være tilgjengelig røykvarsler, brannslukkeapparat (sjekket innen de 12 siste mnd.) samt tilgjengelig standard førstehjelpsutstyr. Små ekstratiltak for å unngå klager på renhold kan f.eks. være utskiftning av oppvaskbørste, nye håndklær og evt. fjerning av noe nips & naps for å skape et klarere/renere inntrykk. b) Bad/Toalett Boliger skal ha minimum 1 bad per. 3 soverom. Boliger med 4 soverom og 1 bad kan kun leies ut med 3 soverom. Badet skal ryddes for personlige ting, og hylleplass skal klargjøres. Alle sluker/ avløp rengjøres. Dusjforheng/ kabinett /badekar skal vaskes grundig. Badet skal være låsbart med nøkkel. Hårføner samt strykejern/brett skal settes fram. c) Kjøkken Kjøleskapet skal være tomt og grundig rengjort (ev. kan man sette igjen ketchup, sennep ol.). Fryser: tøm en skuff hvis du har fryseskap på kjøkkenet, som gjestene kan benytte. Resten av kjøkken og utstyr skal være i god rengjort stand. Kjøkkenvifte, komfyr, mikroovn etc. rengjøres. Alle hyller/ skap vaskes innvendig og utvendig. Kaffetrakter skal renses og settes frem sammen med kaffefiltre og kaffe, og ev. vannkoker og et utvalg te. d) Soverom Alle soverom SKAL ha følgende: Egen separat inngang. Dvs. ingen gjennomgang via andre soverom eller bad. Egen dør og vindu, samt godkjent rømningsvei. Skikkelig seng på minimum 90 x 200 cm. Sengelampe og nattbord. Skap- og hengeplass gjøres tilgjengelig (tømmes, rengjøres, skiltes). Sovesofa ol. godtas ikke som sengeplass. Nøkkel settes i døren til soverom (-mene) slik at de kan låses fra innsiden. Alle senger skal være ferdig oppredd med hvitt sengetøy som utleveres på Boligkontoret på Stavanger Forum ved innlevering av nøkler. Utdelte håndklær legges på hver seng.. Dobbeltsenger skal være oppredd med 2 dyner, dobbeltdyne godtas ikke. 4. ADGANG TIL BOLIGEN I UTLEIEPERIODEN Huseier har IKKE adgang til boligen og dets uteområder i leieperioden. Posten må omadresseres den aktuelle perioden boligen leies ut. 4
Leieperioden for leietaker gjelder fra kl. 12.00 ankomstdagen til kl. 16.00 avreisedagen. Huseier er pliktig til å lese igjennom kontrakten nøye og forholde seg til avtalt ankomst og avreisedato/tid. 5. FORSIKRING/ SKADER Alle som leier ut må ha egne forsikringer for brann og tyveri. Firmaet som leier er i henhold til kontrakten ansvarlig for all skade som påføres eiendommen eller innbo i leieperioden (dato spesifisert pr. kontrakt). Eventuelle klager må formidles skriftlig til oss senest 7 dager etter leieperioden er over. Er du selv ikke hjemme i dette tidsrommet, må du derfor få noen andre til å sjekke boligen så snart som mulig etter utsjekk. Stavanger Forum er i henhold til kontrakten ikke ansvarlig for eventuelt skadeverk, men vi er behjelpelig med å formidle kontakten og fastsette skadebeløpet. I de aller fleste tilfellene av utleie er det ingen skade på boligen/innbo og huseierne er jevnt over meget godt fornøyd med leietakerne. 6. TELEFON & BREDBÅND Alle boliger som leies ut gjennom Stavanger Forum skal ha bredbånd installert, trådløs tilgang er foretrukket. Ingen av gjestene skal ha tilgang til huseiers telefon. Vi anbefaler deg å fjerne alle telefonapparat. Eventuell sperring av telefon skjer på huseiers regning. Stavanger Forum er ikke ansvarlig for bruk av telefonlinjen i perioden. 7. BILDER AV BOLIGEN I vår database legger vi inn bilder av den enkelte bolig elektronisk. Kun digitale bilder sendt per e-post godtas. Bildene blir benyttet i markedsføringen mot potensielle leietakere og er en forutsetning for å få leid ut boligen din. 8. UNDER UTLEIE Boligeier skal være tilgjengelig under utleieperioden. Dersom dette ikke er mulig må en kontaktperson oppgis. 9. NØKLER Det skal leveres ett nøkkelsett pr. soverom + ett ekstra nøkkelsett til Stavanger Forum. I tillegg ber vi om at alle huseiere beholder et nøkkelsett selv. Dersom du har systemnøkkel eller bor i borettslag bør du beregne mer tid til å kopiere opp nøkler. Leilighet med 1 soverom Leilighet/hus med 2 soverom Leilighet/hus med 3 soverom Leilighet/hus med 4 soverom Leilighet/hus med 5 soverom 2 nøkler 3 nøkler 4 nøkler 5 nøkler 6 nøkler Det ekstra nøkkelsettet blir benyttet som sikkerhet i tilfelle noe uforutsett skulle hende og/eller bli overlevert til eksternt vaskebyrå for leietakere som har bestilt rengjøring under oppholdet. Ved utleie av f.eks. to leiligheter i samme hus, aksepteres det ikke at disse har like nøkler. 5
NB! Alle nøkler skal før innlevering være prøvd fysisk i ALLE dørene, for å sjekke at det ikke har oppstått feil ved kopiering eller at gamle nøkler som ikke har vært brukt på en stund ikke lengre passer. Mistede nøkler erstattes med kr. 250,- for vanlige nøkler og kr. 1000,- for systemnøkler. Innlevering og henting av nøkler gjøres hos Stavanger Forum. Mer praktisk informasjon om oppsatte tider for levering/ henting gis på ett senere tidspunkt. 10. BEFARING For å sikre standard og kvalitet på de boligene vi tilbyr for utleie, befarer vi alle boligene jevnlig. Her vil det sjekkes at de ulike krav som stilles er oppfylt, samt at registreringsskjema er korrekt utfylt. Det vil bli utført befaring på noen få fastsatte datoer i løpet av våren. 11. PROSESS VED UTLEIE 1. Boliger blir først tilgjengelig for utleie etter at vi har mottatt registreringsskjema og befart boligen. Dersom boligen din har blitt befart etter 2014 behøves ikke ny befaring, med mindre særlige forhold tilsier dette (oppussing/rehabilitering/tidligere klager/uklarheter). 2. Når skjemaet er returnert til oss, har du forpliktet deg til utleie. Det vil si at Stavanger Forum fritt kan tilby leie av din bolig til et firma. Dersom du trekker din bolig for utleie etter 1. mars 2018, vil det påløpe et gebyr på kr 750,-. 3. Vi kan ikke garantere at du får leid ut din bolig. Antall utleide boliger varierer etter etterspørselen blant tilreisende. Vi foretar utvelgelse av bolig etter kundens ønsker som for eksempel antall soverom, antall bad, beliggenhet, standard osv. Høy standard og spesielt god beliggenhet er gode kriterier for garantert utleie. 4. Du hører fra oss første gang når en eventuell kontrakt skal signeres (april august). På dette tidspunktet er ikke leieforholdet bekreftet, da firmaet har en avbestillingsfrist. Det er viktig at tilsendt leiekontrakt blir signert snarest mulig og returnert i henhold til fristen, men leieforholdet blir ikke kansellert fra vår side hvis fristen ikke overholdes. Når leiekontrakten er signert av firmaet har de ofte allerede betalt for leieforholdet og fått bekreftet adresse m.mm, det er derfor svært ufordelaktig å trekke boligen for utleie på dette tidspunktet. 5. Etter at vi har mottatt signert leiekontrakt fra huseier og avbestillingsfristen til firmaet har gått ut, vil dere motta ett bekreftelsesbrev på leieforholdet, samt annen informasjon om nøkkelinnlevering, henting av sengetøy, få tilsendt bankskjema, informasjonsskriv til gjesten og sjekkliste for rengjøring. Hvis utleien er bekreftet og kunden avbestiller mindre enn 14 dager før leieperiodens start, vil 90% av leiesummen bli utbetalt dersom vi ikke klarer å finne nye leietakere. Huseiere som har kontrakt utover 5 døgn, vil i slike tilfeller kun få utbetalt 90% av leiesummen i 5 døgn som er minimum leieperiode. Stavanger Forum AS Bookingkontoret P O Box 410-4002 Stavanger Telefon: 51 59 81 36 / E-post: bolig@ons.no 6