Forslag til ny struktur ved sammenslåing av Mandal I KFUK-KFUM og Mandal 3 KFUK-KFUM

Transkript

1 Mandal I KFUK-KFUM-speidere 3. Mandal KFUK-KFUM-speidere Forslag til ny struktur ved sammenslåing av Mandal I KFUK-KFUM og Mandal 3 KFUK-KFUM Dette dokumentet er skrevet som et resultat av beslutning på felles ledermøte for Mandal I KFUK- KFUM og 3. Mandal KFUK-KFUM i august 2007 om å sette ned en strukturkomite for å utrede hvordan de to speidergruppene kan slås sammen og hvordan strukturen kan være. Strukturkomiteen bestod av: Randi Kjøstvedt Olsen Elisabeth Mo Bakklund Arnfinn Mo Øyvind A. Landsnes Mandal, 22/

2 Side 2 av 14 Innhold Visjon...3 Motivasjon...3 Komiteens innstilling...4 Tilnærming til oppgaven...4 Prosessen videre...4 Dagens struktur...5 Forslag til ny struktur...6 Organisering av enheter...7 Gutte- og jenteenheter eller miksede enheter?...7 Antall enheter pr. alderstrinn...7 Oppdagere...7 Stifinnere...8 Vandrere...8 Førerpatruljene...8 Rovere...9 Lederforum...9 Lederforum på enhetsnivå...9 Lederforum på gruppenivå...9 Organisering på gruppenivå...10 Gruppeting...10 Posisjoner på valg...10 Funksjoner på gruppenivå...10 Gruppeleder...10 Kasserer...11 Materialforvalter...11 Webmaster...11 Sekretær...11 Gruppestyret...11 Foreldregruppe...12 Lederomsorg...12 Økonomi og eiendeler...12 Forbundets regler og krav...13 Formålsparagraf...13 Fra Organisasjonsbestemmelsene...13

3 Side 3 av 14 Visjon Det kan være bra å se for seg hva vi egentlig prøver å få til med KFUK-KFUM speiderarbeid i Mandal. Komiteen utarbeidet derfor følgende visjon for hva vi håper at en sammenslåing og omstrukturering kan føre til: Å skape et levende og aktivt speiderarbeid for jenter og gutter som: er attraktivt å være med i for gutter og jenter med ulik bakgrunn er et viktig alternativ og supplement til annet, kristent barne- og ungdomsarbeid har et ledermiljø som tiltrekker seg nye ledere viser igjen i byens organisasjonsliv driver et speiderarbeid i tråd med Norges KFUK-KFUM-speideres formålsparagraf og organisasjonsbestemmelser Motivasjon Hvorfor endre på struktren? Det er mange grunner til å endre strukturen og det kan variere fra person til person hvilke grunner som er viktigst, men her er det listet opp en del grunner uten at rekkefølgen er ment som en indikasjon på hva some er viktig og mindre viktig: Norges KFUK-KFUM speidere endrer navn og aldersinndeling for de ulike arbeidsgrenene Norges KFUK-KFUM-speidere utarbeider nytt, spennede program tilpasset den nye inndelingen En sammenslåing og omstrukturering av K og M speiderene i Mandal kan gi en rasjonaliseringsgevinst på gruppenivå, som igjen vil gi redusert arbeidsmengde En omstrukturering gir mulighet for vekst og frigjøring av interesse, kreativitet, lyst til å være leder Arrangement på krets- og landsnivå legges opp etter ny aldersinndeling Ny aldersinndeling muliggjør ny/annen aktivitet i dagens speidertropp Oppdagere og stifinnere er kun to årskull etter den nye inndelingen. Dette muliggjør gjenbruk av probram med en to-års syklus Mer aldershomogene enheter Tilsvarende er det også en del grunner til å holde på strukturen som den er: Vi vet hva vi har, men ikke hva vi går til Omstruktureringer er arbeidskrevende mens de står på Det fungerer bra slik det er nå Det kan være en det problemstillinger som er svært vanskelige å løse i forbindelse med en sammenslåing, f.eks. store kulturforskjeller

4 Side 4 av 14 Komiteens innstilling Gjennom grundig arbeid som er dokumentert i de neste kapitlene er komiteens innstilling følgende: 1. Mandal I KFUK-KFUM og 3. Mandal KFUK-KFUM slås sammen til en gruppe. 2. På bakgrunn av 1.2 i organisasjonsbestemmelsene, foreslår vi at gruppas navn blir: Mandal KFUK-KFUM-speidere 3. Gruppa har som ambisjon å drive to enheter på hvert av alderstrinnene Oppdager, Stifinner og Vandrer. Disse enhetene vil være kjønnssparert, d.v.s. en jente- og en gutteenhet på hvert alderstrinn. 4. For Rover-trinnet har gruppa en enhet felles for gutter og jenter 5. Hvis man av kapasitetshensyn ikke klarer å drive alle nevnte enheter f.o.m. høsten 2008, så bør Stifinner- og Vandrerenhetene prioriteres for jentene, mens Oppdager- og Vandrerenhetene bør prioriteres for guttene. I tillegg prioriteres Roverenheten. Tilnærming til oppgaven Komiteen gikk fram på følgende måte for å løse oppgaven: 1. Fant en felles forståelse av dagens struktur. Denne er vist i eget organisasjonskart under. 2. Så på forbundets beskrivelse av og motivasjon for den nye aldersinndelingen. 3. Utarbeidet forslag til ny struktur i form av et organisasjonskart, samt en nærmere beskrivelse av hver enhet. 4. Utarbeidet forslag til gruppefunksjoner basert på organisasjonsbestemmelsene og egne vurderinger av hva som kan være hensiktsmessig for oss i Mandal. De følgende kapitlene inneholder: Prossessen videre Organsisasjonskart av dagens struktur og forslaget til ny struktur Nærmere beskrivelse av de ulike enhetene Beskrivelse og anbefalinger i.f.m. gruppefunksjoner Utdrag av organisasjonsbestemmelsene Prosessen videre Velger gruppene å gå videre i henhold til dette dokumentet, vil det være naturlig å gå frem på følgende måte: 1. Hver gruppe kaller inn til hvert sitt gruppeting, behandler saken og fatter vedtak om at gruppa legges med den hensikt å etableres en ny, felles gruppe for jenter og gutter 2. Det kalles inn til konstituerende gruppeting i den nye gruppa der det må velges gruppestyre, gruppeleder og andre posisjoner som krevd i 1.3 i organisasjonsbestemmelsene og som vi selv finner hensiktsmessige 3. Starte arbeidet med å planlegge og bygge organisasjonen og finne lederressurser til det arbeidet vi velger å priortere. Tidsmessig bør vedtak fattes på nyåret og ny organisasjon fungere f.o.m. oppstart høsten 2008.

5 Dagens struktur Side 5 av 14

6 Forslag til ny struktur Side 6 av 14

7 Side 7 av 14 Organisering av enheter Gutte- og jenteenheter eller miksede enheter? Vi står fritt fra forbundets side til å velge hvordan vi vil organsere enhetene når det gjelder kjønn. Komiteens anbefaling er at vi beholdere separate gutte- og jenteenheter, bortsett fra Rover-enheten. Det er naturlig at enheter på samme alderstrinn samarbeider på ledernivå og eventuelt på førerpatruljenivå. Hvorfor beholde sparate gutte- og jenteenheter? Få arenaer igjen der man er bare gutter eller bare jenter (inspirert av erfaringer fra Island, har det i det siste dukket opp noen få barnehager som kjører organisert aktivitet helt eller delvis kjønnsseparert) Få rom til å utvikle seg som gutt / jente Ivareta ideen om at jenter og gutter kan gjøre alle ting selv. Antall enheter pr. alderstrinn Forbundet anbefaler et maksimumsantall speidere pr. enhet som varier noe med alder. For f.eks for Oppdagere ligger anbefalt maks på 20 speidere. I en by av Mandals størrelse blir det lite med bare en enhet (f.eks med gutter og jenter sammen). Vi ser derfor et behov for minst to enheter pr. alderstrinn, bortsett fra Rover hvor det kan være tilstrekkelig med en. Basert på erfaring fra andre steder, tilsier befolkningstallet i selve Mandal by at vi lett kunne hatt fire enheter på hvert alderstrinn. Oppdagere trinn Jenter Gutter Antall i dag Antall som går til neste alderstrinn fra neste høst Antall som er igjen 0 6 Ledere fra neste høst Øyvind A. L. Brynjulf B. Udekket lederbehov fra neste høst 1 Hvis vi ikke tar inn nye Oppdagere på jentesiden, vil vi fra høsten 2008 ikke ha noen jenteoppdagere. Alle jenteoppdagere vi har i dag kommer opp i stifinneralder. Et uferdig utkast til oppdagerprogrammet ligger på forbundets nettsider.

8 Side 8 av 14 Stifinnere trinn Jenter Gutter Antall i dag 17 0 Antall som går til neste alderstrinn fra neste høst? 0 Antall som er igjen? 0 Antall som kommer opp fra alderstrinnet under Ledere fra neste høst Elisabeth B. Øyvind S. Kjetil O. Udekket lederbehov fra neste høst 2 1 Anbefalinger: Begynn med voksne ledere eller rovere som PFer for å få bygd opp identitet og kultur. Utfordringen blir å få etablert stifinnere for både jenter og gutter. Stifinnerprogrammet er ferdig fra forbundet og ligger på nettet. Vandrere trinn Jenter Gutter Antall i dag 18 Antall som går til neste alderstrinn fra neste høst 2 Antall som er igjen 16 Antall som kommer opp fra alderstrinnet under 0 Ledere fra neste høst Jan B. Arnfinn Mo Geir G. Udekket lederbehov fra neste høst 2 De nye vandrerene er ett år eldre når de begynner. Dette gir muligheter til å ha andre aktiviteter enn i dag. Nytt program for vandrerene kommer på nyåret. Førerpatruljene Førerpatruljene består av patruljeførere og patruljeførerassistenter. Førerpatruljearbeidet har en svært viktig ledertreningsfunksjon samtidig som det blir et fellesskap for å dra på mer utfordrende turer og kurs sammen med jevaldrende. Geir G. ivrer for førerpatruljearbeidet.

9 Side 9 av 14 Rovere Fra fullført 10. trinn, med mulighet for aspiranttid i andre halvdel av 10. trinn Jenter Gutter Antall i dag 16 5 Antall som forsvinner f.o.m. neste høst?? Antall som er igjen?? Antall som kommer opp fra alderstrinnet under? 2 Ledere fra neste høst Arild Storaker Magnus Dyrstad Udekket lederbehov fra neste høst Komiteen ser det som viktig å ha med rovere i lederforum på vandrer og gruppenivå. Det vil ha flere gevinster: Lederfellesskap Delta på hverandres turer Lære opp rovere til å bli ledere Beholde roverene lengre i gruppa Lederforum Vi ser på lederforum på enhetsnivå som et hjelpemiddel til å utnytte lederressursene best mulig og redusere belastningen på hver enkelt leder. Lederforum på enhetsnivå Graden av samarbeid kan variere etter behov og ønsker, men vi ser for oss følgende: - Turer - Fellesarrangement - Kurs - Program - Erfaringsutveksling - Utnyttelse av spesialkompetanse - o.l. Lederforum på gruppenivå - Gruppearrangementer - Lederomsorg - Lederkurs - Vedta større innkjøp og investeringer - Forum for forvaltning av lederressurser - Gruppeting med tillegg av alle medlemmer f.o.m. 15 år - m.m.

10 Side 10 av 14 Organisering på gruppenivå Gruppeting Ref. Organisasjonsbestemmelsene 1.3. Ved gjennomføringen av en omstrukturering er gruppetinget svært viktig. Det må derfor legges vekt på å få til et godt fungerende gruppeting. Husk at gruppetinget er åpent for alle medlemmer f.o.m. 15 år. Inkluderes de yngste på en god måte, danner det et utmerket grunnlag for lederutvikling og rekruttering. Det er svært mye energi, kreativitet og pågangsmot å hente hvis vi klarer å skape et miljø der de yngste føler at de har noe å si, og får lov til å prøve og feile. Klarer vi dette blir det: Flere å fordele oppgaver på Redusert fare for utbrenthet og overbelastning Ansvarsbeviste tenåringer Følelse av verdi og betydning Posisjoner på valg Historisk sett har gjennomføring av gruppeting og valg til lederposisjoner variert sterkt. Komiteen mener at et viktig resultat av å gjennomføre valg, er å få en fordeling/rotasjon av oppgaver over tid som kan motvirke at man mister motivasjon og glede i arbeidet og som bidrar til en mer dynamisk organisasjon hvor ting ikke stivnir så lett i faste mønstre. I følge. Organisasjonsbestemmelsene 1.3. skal gruppetinget velge personer til å fylle følgende posisjoner: Gruppestyre inkludert gruppeleder og eventuelt visegruppeleder Revisor Enhetsledere og medledere i gruppen Gruppens representanter til kretsting Funksjoner på gruppenivå Gruppeleder Gruppeleders viktigste oppgaver er: Kalle inn til og lede gruppeting Kalle inn til og lede møter i gruppestyret Lederomsorg Sørge for at det blir gjenomført ledersamtaler med nye ledere Kommunikasjonsledd mot omverdenen (krets, forbund, presse,...) For å kunne gjøre en god jobb, er det viktig at gruppeleder få frigjort tid til å gjøre disse oppgavene. En Gruppeleder kan gjerne også være aktiv i en enhet, man da helst som medleder og ikke enhetsleder. Gruppeleder står også i følge Organisasjonsbestemmelsene ( 1.4) ansvarlig for at det blir ført regnskap. Denne oppgaven vil det ofte være en fordel å delegere til en egen kasserer.

11 Side 11 av 14 Kasserer Kasserers oppgaver er Føre regnskap Kontrollere forbruk i forhold til budsjett og virkelige inntekter. Fremlegge regnskap godkjent av revisor på årsmøtet. Materialforvalter Komiteen mener det er hensiktsmessig med minst en, kanskje flere materialforvaltere på gruppenivå. Materialforvalters oppgaver er: - Ha oversikt over gruppas utstyr - Påse at utstyr blir behandlet og ivaretatt på en ordentlig måte - Initiere nødvendige reperasjoner - Erstatte utrangert/utslitt utstyr - Administrere utlån internt og eksternt - Foreslå nyinvisteringer I tillegg til materialforvalter på gruppenivå, kan det være hensiktsmessig å ha egne materialforvaltere på enhetsnivå. Dette må hver enhet avgjøre selv. Webmaster Komiteen mener det kan være bra å ha en egen webmaster som vedlikeholder gruppas nettsider. Blant fordelene med oppdaterte og velformede nettsider nevnes: Forenkle kommunikasjonsflyt utover til ledere, speidere og foreldre Identitesskapende Et ansikt utad i rekrutteringssammenheng Kanskje er oppgaven som webmaster noe for en eller flere rovere. Sekretær Oppgaver: - Møtereferat - Arkivering Hvis det ikke utnevnes sekretær må denne funksjonen fylles av gruppleder. Gruppestyret Vi bestemmer selv sammensetningen av gruppestyret, men det anbefales at alle enheter er representert. Gruppestyrets oppgaver: - Utsendelse av kontingentkrav - Oppdatering av medlemsdatabasen - Kontakt med kretsen og forbundet og videreformidle aktuell informasjon - Lederomsorg - Utføre større innkjøp og investeringer - Arrangere lederforum på gruppenivå

12 Side 12 av 14 - Arrangere årlig gruppeting - Regnskap og budsjett Foreldregruppe Komiteen mener at man bør vurdere å starte en foreldregruppe. Hensikten med denne gruppa er: Enklere å organisere dugnad, kjøring o.l. Kontaktpersoner blant foreldere i.f.m. turer og leirer Et fora for tilbakemelding fra foreldre til gruppa Lederomsorg Gruppestyret har et spesielt ansvar for å tilrettelegge for kursing og kompetanseheving av ledere, samt ivareta det sosiale aspektet blant lederne. - Ledersamtaler - Sosiale sammenkomster - Forebygge utbrenthet - Motiviere til videre innsats - Motivere til nye arbeidsoppgaver - Konfliktløsning I oppstarten av en ny struktur er det spesielt viktig å satse på å utvikle et godt lederfellesskap. Dette blir en av de viktigste oppgavene for gruppestyret i startfasen i tillegg til å bygge strukturen. Økonomi og eiendeler Ved sammenslåing, får vi en felles økonomi og felles eiendeler som materialforvalter(e) og kasserer forvalter i følge gruppetingets vedtatte budsjett og retningslinjer

13 Side 13 av 14 Forbundets regler og krav Norges-KFUK-KFUM-speidere har en formålsparagraf og et sett av organisasjonsbestemmelse som setter rammene for hvordan vi skal/bør drive speiderarbeid. Formålsparagrafen og utdrag fra Organisasjonsbestemmelsene er gjengitt under. Enkelte tekster er uthevet av komiteen for å understreke eller peke på momenter vi mener er viktige i en forestående omstrukturering.. Formålsparagraf Norges KFUK-KFUM-speideres mål er å fremme og drive et speiderarbeid for å hjelpe barn og unge til å utvikle en kristen tro og oppdra dem til ansvarsbevissthet, selvstendighet, samfunnsmessig engasjement, mellomfolkelig forståelse og respekt for naturens verdi. Fra Organisasjonsbestemmelsene 1 GRUPPE... Den enkelte gruppe avgjør selv i hvilken grad den vil drive integrert arbeid for gutter og jenter i gruppen, den enkelte enhet og i den enkelte patrulje. 1.2 GRUPPENAVN Gruppen har navn etter hjemsted, menighet eller skolekrets: stedsnavn KFUK-KFUM-speidere.... Har flere grupper samme navn, nummereres de fortløpende med tallet etter stedsnavnet: stedsnavn+ nr KFUK-KFUM-speidere. Landsstyret kan gi dispensasjon fra denne bestemmelsen. 1.3 GRUPPETING Gruppens besluttende organ er gruppeting. Alle medlemmer som er fylt 15 år har møte, tale og stemmerett. Gruppeting kan vedta å gi møte- og talerett til andre. Dersom noen av gruppetingets medlemmer anmoder om det, kan kretsstyret unntaksvis godkjenne en stemmefordeling etter medlemstallet i enhetene. Gruppetingets møter ledes av gruppeleder. Avgjørelser fattes med alminnelig flertall. Gruppetingets oppgaver: - avholde årsmøte, behandle regnskap og årsmelding - velge gruppestyre med gruppeleder og eventuelt visegruppeleder - velge revisor. Medlemmer i gruppen kan ikke velges som revisor. Revisor skal være myndig. - planlegge gruppens arbeid og budsjett - fastsette gruppekontingent - ha ansvar for at det skapes et godt speider- og ledermiljø i gruppen - velge enhetsledere og medledere i gruppen - ha ansvar for gruppens økonomi og eiendeler - velge gruppens representanter til kretsting Fra grupper med både gutter og jenter skal det velges representanter av begge kjønn. Det bør tilstrebes at alle enheter er representert i gruppens delegasjon til kretsting. Gruppeting kalles inn av gruppeleder eller når minst halvparten av tingets medlemmer ber om det.

14 Side 14 av 14 I grupper med både gutter og jenter tilstrebes det ledere av begge kjønn. 1.4 GRUPPESTYRE Gruppestyret velges av gruppeting og bør ordinært bestå av representanter fra alle enheter. Gruppestyret leder gruppens arbeid mellom gruppetingene. Gruppeleder leder møtene i gruppestyret og leder gruppens arbeid mellom gruppestyremøtene. Gruppeleder har ansvar for at det blir ført regnskap over gruppens eiendeler og gjeld og dens inntekter og utgifter. Regnskapet skal følge kalenderåret og skal avsluttes senest 3 måneder etter årets utgang. Gruppeleder plikter å sørge for at regnskap og bilag oppbevares i 10 år etter utgangen av regnskapsåret. 1.5 ENHETSINNDELING Den lokale speidergruppe blir normalt delt inn i enheter som følger forbundets arbeidsgrener. Disse er ved stiftelsen harekull, meisering, ulveflokk, speidertropp, stifinnertropp, vandrertropp, roverlag og rangerlag. (Kommentar: nye enhetsnavn vedtas på neste landsting: oppdager, stifinner, vandere og rover). 1.9 NEDLEGGING AV GRUPPE Har en speidergruppe i tre år ikke hatt vanlig speideraktivitet med medlemmer under 26 år, skal kretsen vurdere om gruppa skal legges ned. Er en gruppe lagt ned etter vedtak i gruppen eller etter foregående ledd, forvalter kretsen dens formue (penger, fordringer, løsøre, fast eiendom og eventuell gjeld), herunder også underavdelingenes utstyr og eventuelle støttegruppers formue. Forvaltingen kan også omfatte rimelig bruk av løsøre og fast eiendom. Formuen skal brukes til gjenoppstart av speiderarbeid i det området den tidligere gruppen virket. Er det ikke opprettet nytt speiderarbeid i løpet av de første åtte årene etter at vanlig speideraktivitet opphørte, kan kretsen disponere formuen til gagn for annet speiderarbeid i kretsen. Landsstyret kan fastsette nærmere retningslinjer for nedleggelse av grupper, herunder også nedleggelse av spesialgrupper for voksne. Når spesielle forhold gjør det ønskelig, kan landsstyret dispensere fra bestemmelsene i denne paragraf.