Etiske retningslinjer for ansatte og styremedlemmer i konsernet Troms Kraft

Transkript

1 TROMS KRAFT AS Side: 2 av 7 Retningslinjene 1. LOJALITET 1.1. Hva arbeidet skal styres av Enhver ansatt har et selvstendig ansvar for gjennom sitt arbeid å bidra til at virksomhetens mål oppnås samtidig som virksomhetens tillit og anseelse blir ivaretatt, bl.a. ved at etiske normer, lover og regler følges og at man opptrer i henhold til god forretningsskikk og ivaretar faglig integritet. Ansatte skal ikke la egne interesser påvirke saksbehandlingen eller arbeidet for øvrig, og heller ikke la hensynet til egen eller virksomhetens bekvemmelighet eller prestisje påvirke handlinger eller avgjørelser Lydighetsplikt Ansatte plikter å følge de rettslige regler og etiske og øvrige retningslinjer som gjelder for virksomheten, samt å etterkomme pålegg fra overordnede. Lydighetsplikten medfører ikke noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk Rapporteringsplikt Ansatte plikter straks å underrette arbeidsgiver og verneombudet, og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere, når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet. Ansatte plikter videre å melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet. Ansatte skal videre sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Ansatte anmodes om å melde fra til nærmeste leder om andre forhold enn de ovennevnte som hun eller han blir kjent med og som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, slik at det kan iverksettes tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. Dette gjelder for eksempel straffbare forhold og andre misligheter Effektivitetsplikt og ressursbruk Ansatte plikter å bruke og ta vare på virksomhetens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte blant annet ved å jobbe effektivt, og skal ikke misbruke eller sløse med virksomhetens midler. For å nå de oppsatte målene på en god og effektiv måte, kreves det en avveining mellom effektivitet og ressursbruk, kvalitet og kvantitet. Hensynet til effektivitet skal aldri gå på bekostning av etterlevelse av etiske normer, lover og regler.

2 TROMS KRAFT AS Side: 3 av 7 2. TILLIT - HABILITET 2.1. Tillit respekt De ansatte skal ha respekt for hverandre og for hverandres fag- og ansvarsområder, og anerkjenne hverandres arbeid. Ansatte skal bidra til et godt arbeidsmiljø, gjennom å være åpen, inkluderende og tolerant. Dette innebærer bl.a. å behandle alle mennesker med respekt, uavhengig av kjønn, legning, livssituasjon, kultur og etnisk opprinnelse. Diskriminering, trakassering og mobbing skal ikke finne sted. Ansatte skal være åpen for konstruktiv kritikk og innspill fra andre kollegaer. Ansatte skal både i arbeid og på fritiden overfor kunder og andre forretningsforbindelser representere selskaper i konsernet Troms Kraft (konsernet) på en respektfull og verdig måte, som inngir tillit til både den enkelte og konsernet. Ansatte i konsernet skal tilstrebe at virksomheten overholder sine avtaler og oppfyller sine forpliktelser. Konkurrenter skal omtales på en respektfull måte. Ansatte skal utvise god forretningsskikk i forholdet til kunder, samarbeidspartnere og konkurrenter Habilitet Ansatte skal ikke opptre på en måte som er egnet til å svekke tilliten til deres integritet, for eksempel ved å søke å oppnå fordeler for seg selv eller andre. Dette gjelder også i tilfelle hvor disse fordelene ikke vil påvirke deres arbeid. Den enkelte ansatte skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelser: som er av direkte eller indirekte betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre eller søsken eller andre nærstående personer, som er av direkte eller indirekte betydning for selskap, organisasjon eller offentlig organ der vedkommende er medlem av styrende organ eller har annen innflytelse eller interesse, når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet eller dersom forholdet kan oppfattes slik av andre Den ansatte har selv ansvaret for å vurdere om det foreligger inhabilitet. Når noen ber om det, eller den enkelte selv finner grunn til det, skal spørsmålet forelegges nærmeste overordnede leder eller konsernsjefen Gaver og andre fordeler Konsernet har nulltoleranse for alle former for korrupsjon. Ansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot eller legge til rette for å motta gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, oppmerksomhetsgave, provisjon, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som kan tenkes være egnet til, eller av giveren være ment, å påvirke deres arbeid. Dette gjelder ikke for eksempel mindre reklameartikler og julehilsen i form av smågaver med verdi inntil NOK 500, ansatterabatter som følger av skriftlig avtale inngått av arbeidsgiver og som gjelder for alle ansatte, og det er åpenbart at ytelsen ikke kan være egnet til å påvirke den ansattes arbeid. Oppmerksomhetsgaver til en verdi over NOK 500 skal innrapporteres til nærmeste overordnede og returneres til avsender.

3 TROMS KRAFT AS Side: 4 av 7 I en anskaffelsessituasjon er det et absolutt forbud mot å motta gaver eller fordeler fra potensielle leverandører. Ansatte skal ikke, som en del av sitt arbeid, gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til, eller som er ment å påvirke mottakerens handlinger. I forbindelse med jul, jubileer eller andre spesielle anledninger kan konsernet gi oppmerksomhetsgaver av begrenset verdi til forretningsforbindelser. Utnyttelse av tid, materiell, økonomiske midler, eiendeler eller eiendommer til formål uten direkte relevans for konsernets virksomhet må ikke skje uten autorisasjon fra rette vedkommende innen konsernet. Det samme gjelder fjerning eller lån av konsernets eiendeler Forretningsomgang og sosialt samvær I enkelte tilfeller kan moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær høre med til vanlig forretningsomgang og ligge innenfor enkelte ansattes fullmakter. Omfanget må uansett ikke være slik at det er egnet til eller ment å påvirke mottakerens handlinger, eller kan gi andre grunn til å tro det. Representasjon skal skje på nøkternt nivå, også i de tilfeller vedkommende forretningsforbindelse selv vanligvis representerer på mindre nøktern måte. Under en anskaffelsesprosess skal ansatte være særlig aktsomme med hensyn til å pleie sosial omgang med involverte leverandører Reiser Den ansatte skal bare dra på reise/besøk i arbeidstiden når det kan begrunnes i virksomhetens behov. Det faglige innholdet skal alltid være begrunnelsen ved slike reiser/besøk. Dette gjelder også når leverandører eller andre tilbyr besøk i private - eller offentlige bedrifter, befaringer, seminar, kurs, reiser til utstillinger eller andre arrangementer, både når disse arrangeres i fritida og i arbeidstida. Konsernet skal alltid dekke utgiftene til reise og opphold. Reiser skal alltid godkjennes av overordnet leder Verv og forretningsaktivitet utenfor konsernet En ansatt kan bare drive privat ervervsvirksomhet, påta seg verv, stilling eller ta annet lønnet oppdrag ved siden av ansettelsesforholdet, når det ikke vil hemme eller sinke arbeidet for konsernet eller kan stå i interessekonflikt med eller være i konkurranse med konsernet, eller er uforenelige med arbeidsgivers legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til konsernet. Ved tvil, skal nærmeste leder avgjøre om den ansatte kan påta seg eller opprettholde slik virksomhet, verv, stilling eller oppdrag. Dette begrenser ikke ansattes lovbestemte rett til permisjon fra arbeid i det omfang det er nødvendig for å oppfylle lovbestemt møteplikt i offentlige organer. Fritidsaktiviteter skal ikke gå ut over den ansattes avtalte arbeidstid, uten etter samtykke fra nærmeste overordnede.

4 TROMS KRAFT AS Side: 5 av Bruk av alkohol og andre rusmidler Det er ikke akseptert å bruke noen form for rusmidler i det daglige arbeidet Informasjonsteknologi Ansatte har tilgang til datamaskiner og smarttelefoner som benyttes aktivt i kommunikasjon både i arbeid og privat. Bruk av epost, internett og sosiale medier setter varige spor og krever at det utvises varsomhet med hva som skrives, leses og sendes videre. Konsernets eller selskapenes tekniske utstyr, nettverk og servere/lagringsmedium skal ikke benyttes til lagring, spredning eller utarbeidelse av ulovlig eller krenkende innhold av noe slag Sosiale medier Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Snapchat og andre sosiale medier er en betydelig del av hverdagen for flere ansatte. Selv om ansatte benytter disse kanalene som privatpersoner, vil mange knyttes til sitt arbeidsforhold i konsernet. Den ansatte er ansvarlig for alt innhold som publiseres på nettet, enten i en blogg, i sosiale nettverk, kommentarfelt i nettaviser eller andre brukergenererte medier. Respekter ditt publikum og husk at det du legger ut vil være tilgjengelig i lang tid fremover. Vis alminnelig folkeskikk, avstå fra diskriminerende utsagn, personangrep, uanstendighet eller annen oppførsel som ville vært uakseptabelt på arbeidsplassen ellers. Bruk av sosiale medier i arbeidstida er en tillitssak. Det forutsettes at bruk ikke går ut over arbeidsutførselen. Er du i tvil, sjekk med nærmeste leder. 3. ÅPENHET - TAUSHETSPLIKT 3.1. Gjennomsiktighet Ansatte skal bidra til at det skal være gjennomsiktighet og god informasjonsflyt om det vi foretar oss, innenfor det enkelte selskap og i konsernet både oppover og nedover i organisasjonen, i den grad det er hensiktsmessig for å tilrettelegge for styring og kontroll. Dette skal ikke gå på bekostning av plikten til å bevare taushet om særlige forhold, som beskrevet nedenfor Taushetsplikt Ansatte skal bevare taushet om og aktivt forhindre at uvedkommende får kjennskap til informasjon av konfidensiell karakter. Dette kan være informasjon om konsernets egne og andres forretningshemmeligheter og driftshemmeligheter, kunnskaper om konsernets og dets selskapers interne anliggender, strategi, tekniske forhold, regnskaper og budsjetter, finansielle forhold, kunder og samarbeidspartnere, kontrakter osv., samt personlige opplysninger. Informasjon av konfidensiell karakter skal bare gjøres kjent overfor andre ansatte i selskapet og konsernet i den utstrekning det er nødvendig og det ikke foreligger begrensninger for dette i for eksempel konfidensialitetsavtaler. Taushetsplikten innebærer at ansatte skal sørge for at informasjon av konfidensiell karakter skal oppbevares eller lagres på en forsvarlig måte som gjør informasjonen

5 TROMS KRAFT AS Side: 6 av 7 utilgjengelig for uvedkommende. Informasjonen kan bare benyttes til det formål den er tiltenkt. Taushetsplikten omfatter ikke informasjon som er offentlig kjent, samt rent faglige erfaringer fra arbeidet. Taushetsplikten gjelder ikke når opplysningsplikt følger av lov, forskrift eller vedtak truffet med hjemmel i lov. Taushetsplikten gjelder både i ansettelsestida og etter at ansettelsesforholdet er brakt til opphør Ytringsfrihet Ansatte i konsernet har, som alle andre, en grunnleggende rett til å ytre seg kritisk om virksomheten. Det påhviler samtidig de ansatte en lojalitetsplikt, som i unntakstilfeller kan begrunne at ansatte likevel ikke kan fremme en kritisk ytring, når ytringen skader eller kan skade arbeidsgivers saklige og tungtveiende interesser Varsling om kritikkverdige forhold Arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 regulerer arbeidstakers rett til å varsle. Ansatte har rett til å varsle, både internt og eksternt, om kritikkverdige forhold i virksomheten. Kritikkverdige forhold kan være brudd på lover og regler, virksomhetens styrende dokumenter (instrukser, etiske retningslinjer, mv.), alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt, mv. Fremgangsmåten ved varsling skal være forsvarlig. Før varsling skjer, bør forholdet være forsøkt tatt opp internt. Forholdet skal primært tas opp med nærmeste leder eller, dersom det ikke er egnet, til dennes leder eller, dersom det ikke er egnet, til leder over der igjen osv. Forholdet kan også tas opp med tillitsvalgt eller verneombud. For å sikre anonymitet kan varsel også inngis til ekstern advokat oppnevnt av konsernet. For tiden er dette adv. Hjallis Bakke (tlf , e-post: hjallis@advokat-bakke.no). Dersom varsling til en av disse ikke fører til at grunnlaget for varslingen bortfaller, for eksempel ved at forholdet avhjelpes eller det avdekkes at forholdet likevel ikke forelå, kan varsleren skriftlig ta opp forholdet med styreleder i Troms Kraft AS. For nærmere informasjon om fremgangsmåte ved varsling, se arbeidstilsynets hjemmesider. Gjengjeldelse fra kollegaer eller virksomheten mot ansatt som varsler er forbudt.

6 TROMS KRAFT AS Side: 7 av 7 4. ERKLÆRING - RETTIGHETER 4.1. Rettigheter Konsernets etiske retningslinjer for medarbeidere gir utrykk for de etiske forventninger som stilles til selskapets ansatte og styremedlemmer. Retningslinjene skaper ingen rettigheter for kunder, leverandører, partnere, eiere eller andre Erklæring Ved signatur erklærer herved den ansatte å være kjent med de etiske retningslinjene. Den ansatte er også kjent med at han eller hun har et personlig ansvar for å følge retningslinjene på beste måte. Signatur Navn med blokkbokstaver Dato for signering