Første del - Utenrikstjenestens organisasjon

Transkript

1 INSTRUKS FOR UTENRIKSTJENESTEN av 13. desember 2002, med kommentarer, i kraft fra 1. januar INNHOLDSFORTEGNELSE Første del - Utenrikstjenestens organisasjon KAPITTEL 1. Utenrikstjenestens oppbygging 1. Utenrikstjenesten. Utenriksinstruksens virkeområde. 2. Utenriksstasjonene. 3. Personalet ved utenriksstasjonene. 4. Fagtjenestemenn. 5. Stasjonssjef. KAPITTEL 2. Ansettelse, forflytning, avskjed m.v. av utsendt personell A. Fellesbestemmelser 1. Statsborgerskap. 2. Forbud mot å drive forretningsvirksomhet. 3. Notifikasjon om tiltredelse og fratredelse. 4. Tjenestlig underretning om tiltredelse og fratredelse. 5. Fritak for fremmøte ved mobilisering. 6. Suspensjon.

2 7. Oppsigelse og avskjed. 8. Aldersgrenser. B. Fagtjenestemenn 9. Ansettelse. 10. Flytteplikt. 11. Utnevning, beskikkelse og forflytning. 12. Endringer i tjenestevilkårene. 13. Embetseden. 14. Konsuldiplom. Tjenestedistrikt. Eksekvatur. 15. Disponibilitet. 16. «Ambassadør i særlig oppdrag». C. Utsendt administrativt personell 17. Ansettelse. 18. Forflytning. 19. Anmeldelse. 20. Fullmakter. KAPITTEL 3. Spesialutsendinger og andre utsendinger 1. Spesialutsendinger. 2. Ansettelsesmåte. 3. Stillingsinstruks. 4. Bestemmelser som ikke gjelder for spesialutsending.

3 5. Organisering. 6. Arbeidsoppgaver. 7. Korrespondanse. 8. Arbeids- og tjenesteforhold. 9. Andre utsendinger. KAPITTEL 4. Tjenesteforhold 1. Overordnet og underordnet stasjon. 2. Inspeksjons- og instruksjonsmyndighet. 3. Overordnet tjenestemann. 4. Underordnet stasjons alminnelige plikter. 5. Korrespondanseregler. 6. Konsulære gjøremål ved diplomatisk stasjon. 7. Diplomatisk tjenestemanns konsulære kompetanse. 8. Stedfortreders handlingsfullmakt. 9. Taushetsplikt. 10. Kurér. KAPITTEL 5. Utenrikstjenestemanns rettsstilling 1. Diplomatiske og konsulære rettigheter. 2. Oppgivelse av diplomatiske og konsulære rettigheter. 3. Rettssaker i utlandet. 4. Diplomatpass. Tjenestepass. Spesialpass.

4 5. Rettslig ansvar. 6. Hjemting. Verneting. KAPITTEL 6. Lokalt ansatt personell 1. Lokalt ansatt administrativt personell. 2. Verneting. 3. Stasjonssjefens privat ansatte. Annen del - Utenrikstjenestens funksjon KAPITTEL 7. Utenrikstjenestens alminnelige oppgaver A. Generelle bestemmelser 1. Utenrikstjenestens arbeidsoppgaver. 2. Plikt til å motta spesialoppdrag. 3. Forholdet til fremmede lands myndigheter og politikk samt til andre representanter. 4. Nordmenn i utlandet. 5. Bistand i utviklingssaker. 6. Registrering av vernepliktige. 7. Forholdsregler under krig eller krigsfare. 8. Krise og evakueringsplaner og -tiltak. 9. Laissez-passer.

5 B. Rapportvirksomhet 10. Diplomatisk stasjons rapportvirksomhet. 11. Konsulær fagstasjons rapportvirksomhet. 12. Årlige oversiktsrapporter og reiseinformasjon. 13. Stedsrapport. 14. Virksomhetsplanlegging. 15. Smittsomme sykdommer. C. Presse-, informasjons- og kulturarbeid 16. Presse- og informasjonsarbeid. 17. Kulturformidling. D. Fremme av norske næringsinteresser i utlandet 18. Fremme av norske næringsinteresser i utlandet. E. Konsulrett 19. Konsulrettens funksjoner. Sjøforklaring. 20. Konsulrettens organisasjon. F. Nordisk konsulært samarbeid 21. Bistand til nordiske statsborgere. 1. Person- og familierettslige saker. KAPITTEL 8. Bistand til den enkelte

6 2. Notarialforretninger, inkl. registrering av partnerskap. 3. Vigsel ved utenriksstasjon. 4. Adopsjon. 5. Testament. 6. Dødsfall og arveoppgjør. 7. Rettsanmodninger, forkynninger, forklaringer, bevisopptak og utleveringer. 8. Rettshjelp til norsk borger i straffesaker. 9. Politipass. 10. Visering. 11. Oppholds-, arbeidstillatelser og asyl. 12. Statsborgerrettslige forhold. 13. Valg. Mottakelse av forhåndsstemmer. 14. Ulykke og sykdom. 15. Nødlidenhetslån. 16. Medisinsk stønad i EØS-land. 17. Ettersøking. 18. Tvangsekteskap. 19. Barnebortføring. KAPITTEL 9. Forholdet til sjømenn og norske handelsskip. Herunder boreplattformer og andre flyttbare innretninger A. SJØMANNSSAKER 1. Ansettelse og arbeidsformidling. 2. Kontroll av maritim tjeneste (mønstring).

7 3. Kvalifikasjonskrav. 4. Forsendelse av hyremidler. 5. Ettersøking. Viderebefordring av post til sjømann. 6. Tvist. 7. Straffbar handling på norsk skip. 8. Forklaring for konsulrett i visse straffesaker. 9. Akterutseilt sjømann. 10. Kultur- og fritidstilbud til sjøfolk. 11. Syk eller skadet sjømann. 12. Trygder, skatt m.v. 13. Særlig varslings- og bistandsplikt. 14. Sjømanns eiendeler. 15. Lån til sjømann. 16. Hjemsendelse av sjømann. 17. Forlis. 18. Avdød sjømann. B. SKIPSFARTSSAKER 19. Kontroll med norske skip, sjødyktighet, dokumenter, bemanning, legemidler m.v. 20. Midlertidig nasjonalitetsbevis. 21. Skip som taper retten til å føre norsk flagg ved salg til utlandet. 22. Skip som taper retten til å føre norsk flagg ved tap av skip e.l. 23. Sjøforklaring. 24. Sjøprotest. 25. Andre sjømanns- og skipsfartssaker.

8 26. Norsk eide og norsk bestyrte skip under utenlandsk flagg. KAPITTEL 10. Forholdet til norske luftfartøyer 1. Bistand til norsk luftfartøy. 2. Midlertidig nasjonalitetsbevis for fly. 1. Besøk av norske militære enheter. KAPITTEL 11. Forholdet til norske militære enheter Tredje del - Utenrikstjenestens administrasjon KAPITTEL 12. Økonomiforvaltning 1. Økonomiinstruks. 2. Perioderegnskap. Avregning med annen myndighet. 3. Retningslinjer og rutinebeskrivelser. 4. Anvisning og kontroll. 5. Revisjon og ettersyn. 6. Gebyrer.

9 KAPITTEL 13. Kontor og boliger A. Leie av og utstyr til kontor og boliger. Kontortid. 1. Driftsansvar. Beliggenhet. Kontortid. 2. Leie av kontorlokaler. 3. Leie av tjenesteboliger. 4. Møblering av tjenesteboliger. 5. Leie av stasjonssjefsbolig. 6. Møblering og kunstnerisk utsmykking av embetsbolig. 7. Representasjonsutstyr. 8. Ombygging og vedlikehold. B. Andre forhold knyttet til kontor og boliger. 9. Fagstasjons arkiv og journalføring. 10. Embetssignet, stempel, statsflagg og riksvåpen. 11. Protokoller og fortegnelser. 12. Informasjonskilder og hjemmesider. 13. Sikringstiltak. KAPITTEL 14. Lønn, tillegg og skatt m.v. under utetjeneste 1. Lønn under utetjeneste. 2. Tillegg under utetjeneste. 3. Skatteforhold. 4. Trygde- og pensjonsforhold.

10 KAPITTEL 15. Reise- og flytteutgifter 1. Tjenestereise for statens regning. 2. Forflytningsreise. 3. Hotellutgifter ved forflytning. 4. Reiseutgifter under tjenestereise. 5. Flyttegods. 6. Reiseutgifter ved sykehusinnleggelse. 7. Helsekontroll. 8. Reise- og flytteutgifter ved permisjon, disponibilitet, avskjed og død. 9. Begravelsesutgifter. KAPITTEL 16. Ferie, sykepermisjon og bestyrelse 1. Avvikling av ferie. 2. Reisetid i tillegg til ferien. 3. Ferieplan og -restanser. 4. Ferieadresse m.v. 5. Avbrytelse av ferie. 6. Feriegodtgjørelse. 7. Sykepermisjon. 8. Bestyrelse av fagstasjon. 9. Helligdager, høytidsdager og vakttjeneste.

11 Fjerde Del - Spesielt om valgkonsuler og valgkonsulater KAPITTEL 17 Valgkonsuler og valgkonsulater 1. Valgte utenrikstjenestemenn - valgkonsulater. 2. Opprettelse og nedleggelse av valgkonsulat. Beskikkelse av valgkonsul. 3. Lojalitetserklæring. 4. Konsuldiplom. Tjenestedistrikt. Endringer i tjenestevilkårene. Eksekvatur. 5. Valgkonsuls forhold til overordnet fagstasjon og fravær. 6. Avskjed, suspensjon og oppsigelse. 7. Aldersgrenser. 8. Konsulære rettigheter, privilegier og plikter. 9. Bemyndigelser. 10. Utstyr til valgkonsulatene. Korrespondanse. 11. Oppbevaring av valgkonsulats midler m.v. 12. Regnskapsføring ved valgkonsulat. 13. Refusjon av valgkonsulats utgifter. 14. Kontorbidrag og gebyrinntekter. 15. Valgkonsulatenes årsrapporter og rapportvirksomhet. 16. Valgkonsulats arkiv. Sluttbestemmelser

12 Første del Utenrikstjenestens organisasjon KAPITTEL 1. Utenrikstjenestens oppbygging 1. Utenrikstjenesten. Utenriksinstruksens virkeområde. Utenrikstjenesten utgjøres av Utenriksdepartementet og utenriksstasjonene. Denne instruks gjelder for utenrikstjenesten. Det samme gjør "Reglement for personalforvaltningen i utenrikstjenesten". Til 1. Tidligere gjaldt utenriksinstruksen i utgangspunktet bare for utenriksstasjonene, men dette er nå endret til utenrikstjenesten for å gjøre det klart at flere av bestemmelsene også innvirker på tjenesten i departementet. Gjeldende reglement for personalforvaltningen i utenrikstjenesten er vedtatt ved kgl. res. av , som opphevet reglementet av Fra 1992 har nevnte personalreglement omfattet både tjeneste i Utenriksdepartementet og ved utenriksstasjonene. Begge disse endringer understreker at utenrikstjenesten er en enhetsetat, jfr m/komm. For regulativlønte stillinger ved utenriksstasjonene får reglementets 2-15 og anvendelse. 16 får også anvendelse ved utenriksstasjonene med de tilpasninger som er nødvendig. Ved besettelse av stillinger som spesialutsending gjelder ikke bestemmelsene om innstillingsråd i 7, pkt 2. Bestemmelsene i 3-9 om bl.a. kunngjøringer av stillinger gjelder ikke for tilsettinger eller konstitusjoner for 6 måneder eller kortere. 2. Utenriksstasjonene. 1. Utenriksstasjon kan være ambassade, fast delegasjon, konsulær stasjon eller annet utenriksorgan som opprettes av Kongen eller Utenriksdepartementet. 2. Ambassade, fast delegasjon og annen utenriksstasjon hvis sjef er fagtjenestemann med diplomatiske rettigheter, er diplomatisk stasjon. 3. Som konsulær fagstasjon regnes generalkonsulat og konsulat bestyrt av fagtjenestemann. Som valgkonsulat regnes generalkonsulat, konsulat, visekonsulat eller konsularagentur bestyrt av valgt utenrikstjenestemann.

13 4. Som felles betegnelse for de diplomatiske stasjoner og fagkonsulatene brukes i denne instruks betegnelsen fagstasjon. 5. Utenriksstasjon hvis sjef er valgkonsul, benevnes valgkonsulat, selv om det til stasjonen er knyttet utsendt utenrikstjenestemann, og selv om denne midlertidig bestyrer stasjonen. Til 2. Det vises til utenriksloven 2, 4 og 5 og til kap. 17 hvor tilnærmet alle bestemmelser om valgkonsuler og valgkonsulater er blitt samlet. 3. Personalet ved utenriksstasjonene. Personalet ved utenriksstasjon omfatter: - utenrikstjenestemenn, som kan være fagtjenestemenn, spesialutsendinger eller valgte utenrikstjenestemenn; - andre utsendinger som etter Utenriksdepartementets bestemmelse knyttes til stasjon; og - utsendt administrativt personell samt lokalt ansatte. Betegnelsen utsendt utenrikstjenestemann omfatter i denne instruks fagtjenestemenn og spesialutsendinger. Utenriksdepartementet avgjør hvem som skal gis status som spesialutsending. Til 3. Det vises til utenriksloven 3-8 og Om ikke-flyttepliktige, se 2 10,3. Dessuten vises det om valgte utenrikstjenestemenn til kap. 17; og om spesialutsendinger og andre utsendinger til kap Fagtjenestemenn. 1. Betegnelsen fagtjenestemann ved diplomatisk fagstasjon omfatter ambassadør, ministerråd, ambassaderåd, ambassadesekretær og attaché. 2. Betegnelsen fagtjenestemann ved konsulær fagstasjon omfatter generalkonsul, konsul og visekonsul. Til 4. Det vises til utenriksloven 4.

14 5. Stasjonssjef. 1. Ambassade har som sjef ambassadør eller chargé d affaires. 2. Fast delegasjon har som sjef fagtjenestemann av den grad som Utenriksdepartementet bestemmer. 3. Konsulær stasjon har som sjef generalkonsul, konsul eller visekonsul. Konsulær stasjonssjef kan enten være fagtjenestemann eller valgkonsul. 4. Fast eller midlertidig sjef for utenriksstasjon benevnes i denne instruks stasjonssjef. Til Den fullstendige franske betegnelse for ambassadør er Ambassadeur extraordinaire et plénipotentiaire. De chargés d affaires det her er tale om, vil normalt være chargé d affaires a.i. utnevnt til sjef for en ambassade, men formelt underlagt en sideakkreditert ambassadør. Chargé d affaires e.p. som gjerne gir uttrykk for et mer varig og selvstendig forhold, brukes sjelden. 2. Det er ingen internasjonale regler for stasjonssjefens rang ved faste delegasjoner. Utenriksdepartementet bestemmer - under hensyn til delegasjonens arbeidsområde, øvrige delegasjonssjefers rang på tjenestestedet, tjenestemannens grad e.l. - hvilken rang som skal gis Norges faste representanter ved internasjonale organisasjoner. 4. Om midlertidig bestyrelse av fagstasjon, se 16 8,1 m/komm. KAPITTEL 2. Ansettelse, forflytning, avskjed m.v. av utsendt personell Utsendt personell må være norsk statsborger. A. Fellesbestemmelser 1. Statsborgerskap. Utenriksdepartementet avgjør om utsendt personell som mister sitt norske statsborgerskap, skal tillates å fortsette i stilling som lokalt ansatt ved samme eller annen utenriksstasjon. Til 1. Det vises til utenriksloven 18.

15 I dette kapittel omfatter fellesbegrepet "utsendt personell" begge kategorier "utsendt utenrikstjenestemann" og "utsendt administrativt personell". Bestemmelsen fastsetter at både utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell må være norsk statsborger. Dersom statsborgerskap tapes, kan tjenestemannen gis avskjed. Tap av norsk statsborgerskap skjer dersom fremmed statsborgerskap erverves «etter søknad eller samtykke med reine ord», jfr. lov om norsk riksborgarrett av 8. desember 1950 nr. 3, 7, punkt 1, ( Dersom utsendt personell taper sitt norske statsborgerskap, må vedkommende sies opp av departementet. Lønn og øvrige rettigheter opphører med tjenesteforholdets avslutning ved utløpet av oppsigelsestiden. Vedkommende vil hvis stasjonen tilrår dette eventuelt kunne fortsette ved stasjonen som lokalt ansatt. Stasjonen må i tilfelle avgi uttalelse om grunnen til at vedkommende har tapt sitt norske statsborgerskap, samt hvilke arbeidsoppgaver vedkommende skal ha. Når utsendt personell gifter seg med utlending uten å miste sitt norske statsborgerskap, vil det bero på en konkret vurdering om vedkommendes arbeidsområde og tjenestetid ved stasjonen bør endres eller om vedkommende bør forflyttes til en annen stasjon. Stasjonen skal på eget initiativ avgi uttalelse om dette til departementet. 2. Forbud mot å drive forretningsvirksomhet. Utsendt personell må ikke for egen eller andres regning drive noen form for forretningsvirksomhet på tjenestestedet. Til 2. Bestemmelsen er hjemlet i utenriksloven 19, 2. ledd. Tilsvarende bestemmelser fremgår av artikkel 42 i Wien-konvensjonen om diplomatisk samkvem av 18. april 1961 (NT/III/830 s ff) og artikkel 57 (1) i Wien-konvensjonen om konsulært samkvem av 24. april 1963 (NT/V/881 s. 69 ff). Artiklene inneholder et generelt forbud mot at fagtjenestemann driver ervervsvirksomhet eller kommersiell virksomhet («any professional or commercial activity») i mottakerstaten for personlig vinning. Med uttrykket «ervervsvirksomhet eller kommersiell virksomhet for personlig vinning» menes ikke en passiv investering i foretak i mottakerstaten, selv om det måtte dreie seg om kommersielle foretak. Inntektsgivende investeringer i mottakerstaten, f.eks. kjøp av aksjer, fast eiendom eller pantobligasjoner, faller således ikke inn under forbudet. Hvis imidlertid investeringen medfører en aktiv deltagelse i virksomheten det investeres i, overskrides grensen for det som er tillatt. I tvilstilfelle vurderer Utenriksdepartementet om virksomhet som en utsendt tjenestemann er økonomisk interessert i, eller et oppdrag vedkommende ønsker å utføre mot godtgjørelse, antas å være i strid med forbudet. Samlivspartner og øvrige familiemedlemmer

16 Det er ikke noe forbud mot at en tjenestemanns familiemedlemmer driver ervervsvirksomhet. De er ikke ansatt i utenrikstjenesten og kan derfor ikke pålegges tjenesteplikter. Familiemedlemmer som tar arbeid i mottakerstaten, må forholde seg slik at norske interesser eller Norges omdømme ikke blir skadelidende. Vedkommendes arbeid må heller ikke komme i konflikt med eller vanskeliggjøre tjenestemannens arbeid. Med dette forbehold står en tjenestemanns samlivspartner i prinsippet fritt til å ta lønnet arbeid under utetjeneste. Mottakerstaten kan imidlertid utøve forbud mot slik virksomhet ved konsekvent å nekte arbeidstillatelse. Stasjonen skal så langt det er mulig bistå tjenestemannens samlivspartner med å finne arbeid og oppnå arbeidstillatelse i mottakerstaten. En ektefelle er under utetjeneste i henhold til Wien-konvensjonene og sedvane tilstått visse privilegier og immunitet. Slike rettigheter vil ikke gjelde i relasjon til ektefellens arbeid. Under et arbeidsforhold forutsettes at ektefellen forholder seg i samsvar med tjenestelandets lover og bestemmelser. Dersom ektefellen med mottakerstatens uttrykkelige eller stilltiende samtykke tar arbeid, kommer følgende regler for ektefellens immunitet og privilegier til anvendelse: a. Ektefellen kan ikke arresteres eller undergis strafferettslig forfølgning, heller ikke for ulovligheter begått i forbindelse med arbeidet. b. Ektefellen har ikke immunitet mot sivilt søksmål i saker som står i forbindelse med arbeidet. c. Ektefellen er ikke fritatt for skatt og trygdepremier i mottakerstaten for så vidt angår inntekter som har sin kilde i arbeidet. d. Ektefellen har ikke tollfrihet ved innførsel av gjenstander som ikke er «til personlig bruk». Familiemedlem som får arbeidstillatelse, må innhente Utenriksdepartementets samtykke til å gi avkall på privilegier og immunitet i sivile og administrative forhold som har sammenheng med vedkommendes arbeid, jfr Informasjon om at slikt samtykke er gitt, meddeles vedkommende lands myndighet av utenriksstasjonen. Det vises for øvrig til Wienkonvensjonen om diplomatisk samkvem (NT/III/830 s. 1126) og kommentarene til denne i St.prp. nr. 49 ( ) samt kommentarene til Notifikasjon om tiltredelse og fratredelse. Mottakerstatens myndigheter skal underrettes, i samsvar med folkerettens regler og praksis på stedet, om tiltredelse, fratredelse og andre endringer vedrørende utsendt personell ved utenriksstasjon. Til 3. Diplomatkonvensjonens art. 10 og konsularkonvensjonens art. 24 inneholder detaljerte regler om senderstatens plikt til gjennom den utenrikske stasjon å underrette mottakerstatens myndigheter om utnevnelse, ankomst og avreise, opphør av tjenesteforhold m.v. for stasjonens personale. Underretning skal også gis om personalets familie og privat ansatte, samt om ansettelse og avskjedigelse av personer bosatt i mottakerstaten som er berettiget til privilegier og immunitet.

17 Det bemerkes at konvensjonens uttrykk "stasjonens medlemmer" faller sammen med uttrykket "utsendt personell" i 1. Foruten notifikasjon til mottakerstatens myndigheter, gis det underretning til kolleger og andre i samsvar med vanlig skikk og bruk på stedet. 4. Tjenestlig underretning om tiltredelse og fratredelse. 1. Diplomatisk stasjonssjef underretter Utenriksdepartementet og underordnede stasjoner om sin overtakelse av vedkommende embete. Sjef for fagkonsulat underretter Utenriksdepartementet, den overordnede diplomatiske stasjon og underordnede konsulære stasjoner i tjenestedistriktet. 2. Når annen utsendt tjenestemann tiltrer, underretter stasjonssjefen Utenriksdepartementet og nærmeste overordnede stasjon. Underordnede stasjoner underrettes i den utstrekning det anses nødvendig. 3. Ovenstående regler gjelder tilsvarende når en utsendt tjenestemann fratrer embete eller stilling ved utenriksstasjon. Til 4. Av hensyn til Utenriksdepartementets lønns- og personaldatasystem er det nødvendig at departementet blir underrettet elektronisk om tidspunktet for utsendt tjenestemanns tiltredelse og fratredelse. Oppsett for slike tjenestemeldinger: og jfr. også Økonomi- og regnskapsinstruksen (ØRI). 5. Fritak for fremmøte ved mobilisering. Utsendt personell er fritatt for fremmøte ved mobilisering under tjenestegjøring ved utenriksstasjon. Til 5. I henhold til «Regler om fritak for og utsettelse med fremmøte i Forsvaret ved mobilisering» gis utenrikspermisjon kun for de embets- og tjenestemenn som tjenestegjør ved utenriksstasjon og bare for den tid de er ute. Slik permisjon gis når Utenriksdepartementet på forskriftsmessig måte har underrettet Generalkrigskommissariatet om utreisen, jfr. kommentarene til 7 6. Tjenestemannen skal selv også underrette sin rulleførende enhet om utreise fra og tilbakekomst til Norge. 6. Suspensjon. 1. Utsendt personell kan av Utenriksdepartementet suspenderes fra sin stilling når det antas å foreligge gyldig grunn til å gi dem avskjed fra utenrikstjenesten og tjenestlige hensyn tilsier at de fjernes straks. 2. For behandling av suspensjonssaker gjelder de bestemmelser som følger av 16 i lov om statens tjenestemenn m.m. (tjenestemannsloven) av 4. mars 1983 nr. 3.

18 3. I suspensjonstiden oppebærer den utsendte tjenestemann regulativlønn. Blir suspensjonen senere opphevet, har den utsendte krav på etterbetaling av utetillegg. 4. Får stasjonssjef kjennskap til forhold som kan føre til suspensjon eller avskjed av en tjenestemann, skal forholdet undersøkes og innberettes snarest til Utenriksdepartementet. Til 6. Vedrørende bestemmelsene om suspensjon vises til tjenestemannsloven: og til forvaltningslovens kapitler IV-VI: Suspensjon er en midlertidig forføyning som med øyeblikkelig virkning fratar tjenestemannen adgangen til å utføre de tjenestehandlinger som tilligger stillingen. En tjenestemann kan bare suspenderes når det antas å foreligge gyldig grunn til avskjed fra utenrikstjenesten. Suspensjonen må oppheves om vedtak om avskjed ikke er truffet innen 6 måneder. 7. Oppsigelse og avskjed. Utsendt personell oppsies eller avskjediges etter reglene i tjenestemannsloven av 4. mars 1983 nr. 3. Til 7. Ifølge Grunnloven 22 er hovedregelen at embetsmenn bare kan avskjediges av domstolene. Det er gjort unntak for bl.a. diplomatiske og konsulære embetsmenn, som kan avskjediges av Kongen uten forutgående dom. Ønsker en utenrikstjenestemann som er embetsmann, å si opp sin stilling før nådd aldergrense, må søknad om dette sendes Utenriksdepartementet. Departementet er i medhold av kgl. res. av 17. juni 1966 bemyndiget til å meddele embetsmenn avskjed i nåde etter søknad eller ved oppnådd aldersgrense. Utenrikstjenestemann som ikke er embetsmann, avskjediges eller sies opp i samsvar med reglene i tjenestemannsloven, se 9, 10, 15 og 16. Det vises også til reglene i kapitlene IV- VI i forvaltningsloven av 10. februar Jfr. komm. til 6. Om de grunner som kan betinge avskjed eller oppsigelse, vises det til 10 i lov om den almindelige borgerlige Straffelovs Ikrafttræden av 22. mai 1902 nr. 11: 8. Aldersgrenser. For utsendt personell gjelder de aldersgrenser som til enhver tid er bestemt i lov eller medhold av lov om aldersgrenser for offentlige tjenestemenn. Til 8. Etter 2 i lov om aldersgrenser for offentlige tjenestemenn m.fl. av 21. desember 1956 nr. 1 ( er den alminnelige aldersgrense 70 år. Utenriksdepartementets interne personalpolitiske retningslinjer fastsetter imidlertid at tjenestemann normalt ikke tjenestegjør som stasjonssjef utover fylte 68 år.

19 Den alminnelige pensjonsalder er 67 år etter 19-4, 1. ledd, jfr. 19-1, i lov om folketrygd av 28. februar 1997 nr. 19 ( B. Fagtjenestemenn 9. Ansettelse. 1. Ansettelse av fagtjenestemann i utenrikstjenesten skjer gjennom det årlige aspirantopptaket. 2. I unntakstilfelle kan bestemmelsen i punkt 1 fravikes dersom vedkommende antas å ha særlige forutsetninger for ansettelse i utenrikstjenesten, jfr. personalreglementet for utenrikstjenesten og de personalpolitiske retningslinjer. Til 9. Reglene for rekruttering og opplæring av flyttepliktige utenrikstjenestemenn fremgår av forskrifter om reglement om rekruttering og utdannelse i utenrikstjenesten av 6. mai 1970, nr. 1, sist endret 1. november 1978: Flytteplikt. 1. Fagtjenestemann er forpliktet til å motta forflytning til likeverdig eller høyere stilling i Utenriksdepartementet eller ved utenrikstasjon, med mindre det i særlige tilfelle blir bestemt noe annet. Kongen treffer beslutning om forflytning til embete. Utenriksdepartementet treffer beslutning om forflytning til stilling som ikke er embete og om rent midlertidig tjenestegjøring av embetsmann. 2. Likeverdig stilling med hensyn til flytteplikt er stilling i Utenriksdepartementet og ved utenriksstasjon som er plassert på samme lønnsnivå. 3. Embetsmann og tjenestemann som ikke er fagtjenestemenn, kan også tjenestegjøre i fagtjenestemannsstilling ved utenriksstasjon og er da underlagt de samme lov- og instruksbestemmelser som fagtjenestemann. Til 10. Fagtjenestemenn er ifølge utenriksloven 9, 1. ledd, «forpliktet til å motta forflytning til likeverdig eller høyere stilling i departementet eller ved utenriksstasjon, med mindre det i særlige tilfelle blir bestemt noe annet». Det vises til Ot.prp. nr. 13 ( ), jfr. Ot.prp. nr. 107 ( ), på ESOP-søk: bin/esop/esopdok?applikasjon=lesop&spmaal=ot.prp.nr i+doktype+samme+saksnr. Utenrikstjenesten er en enhetsetat med full likestilling mellom tjeneste i Utenriksdepartementet og tjeneste ved utenriksstasjonene. Alle stasjonene er på samme måte likestilte, og en tjenestemann vil ikke kunne motsette seg forflytning under påberopelse av at

20 arbeidet ved den nye stasjon ligger utenfor vedkommendes fagfelt eller interesseområde, eller på grunn av stasjonens geografiske beliggenhet eller andre forhold. Det nye reglement for personalforvaltningen i utenrikstjenesten vil inneholde nærmere bestemmelser om utlysning av ledige stillinger i utenrikstjenesten, som bl.a. vil gå ut på at slike stillinger som hovedregel skal kunngjøres internt i departementet og ved utenriksstasjonene. Videre at Utenriksministeren skal kunne bestemme at ledig embete også skal kunngjøres i departementets ytre etat, innen andre departement, eller offentlig. I de tilfelle hjembeordring av embetsmenn fra utestasjon ikke ønskes gjennomført ved beslutning i statsråd, må vedkommende embetsmann søke en stilling eller et oppdrag hjemme, eventuelt etter anmodning eller oppfordring fra departementet. En slik søknad vil også bli regnet som en søknad om avskjed fra embetet ute, og vil bli innvilget av departementet samtidig med beslutning om mulig tilsettelse for den aktuelle stilling eller oppdrag. Hvis embetsmannen ikke ønsker en slik ordning eller trekker sin opprinnelige søknad, vil departementet fortsatt kunne gjennomføre hjembeordringen ved beslutning i statsråd; jfr. også 15. Ved utenriksloven 9, 2. ledd, er Kongens tidligere myndighet til å bestemme hva som skal regnes som likeverdige stillinger ved forflytning, lagt til Utenriksdepartementet. 11. Utnevning, beskikkelse og forflytning. 1. Fagtjenestemann som er ambassadør eller generalkonsul er embetsmann. Utenriksdepartementet kan bestemme at også ministerråder skal foreslås utnevnt som embetsmenn. 2. Ambassadør og sjef for fagkonsulat utnevnes av Kongen i vedkommende embete. 3. Utenriksdepartementet beskikker fagtjenestemann til stilling som ikke er embete, og beordrer vedkommende til tjeneste i departementet eller ved utenriksstasjon. Til 11. Det vises til utenriksloven 4, 3. ledd, og 9, 3. ledd, samt til Ot.prp.ene nr. 13 ( ) og nr. 107 ( ), jfr. komm. til 10. Når det gjelder lovens 4, 3. ledd, fremgår det på side 6 i Ot.prp. nr. 107 at "de fleste som i dag utnevnes til stillinger som ministerråd eller ambassaderåd" allerede er embetsmenn i sine respektive departementer. Videre at under den nye ordningen - som innebærer at det blir noen færre embeter ved stasjonene - vil disse under tjenestegjøring som ministerråd eller ambassaderåd i utlandet beholde sin status og lønn som embetsmenn i departementet. Dessuten at ved gjeninntreden i departementet vil de ha krav på å komme tilbake til en stilling på samme nivå, samt at de under oppholdet i utlandet vil følge lønnsutviklingen i den gjennomgående lønnskoden som er knyttet til den stillingen i departementet de tjenestegjør i, noe som ikke hittil har vært tilfelle. Det vises ellers til reglementet for personalforvaltningen i utenrikstjenesten samt til Utenriksdepartementets personalpolitiske retningslinjer. 12. Endringer i tjenestevilkårene.

21 1. Fagtjenestemann som er embetsmann, er forpliktet til å finne seg i de endringer av embetets saksområde og embetsdistriktets utstrekning som måtte bli bestemt ved lov eller av Kongen. 2. For fagtjenestemann som ikke er embetsmann, gjelder det tilsvarende om endringer fastsatt av Utenriksdepartementet. Til 12. Forslag til endringer i et konsulats embetsdistrikt skal være begrunnet, samtidig som det gis en nøyaktig angivelse av det nye embetsdistrikt. Medfører forslaget endringer i et annet konsulats distrikt, bør dettes uttalelse innhentes på forhånd. Før saken forelegges Utenriksdepartementet, må det bringes på det rene om tjenestelandets myndigheter vil kreve at det på grunn av de foreslåtte endringer skal søkes om nytt eksekvatur, jfr. 14,2. Er endringen i et konsulatdistrikt så lite vesentlig at det ikke kreves nytt eksekvatur eller diplom, har Utenriksdepartementet fullmakt til å foreta endringen, jfr. kgl. res. av 9. mai Skal derimot konsulen utstyres med nytt embetsdiplom, vil saken måtte behandles i statsråd. I alle tilfelle vil tjenestelandets samtykke til endringen måtte innhentes på forhånd gjennom Utenriksdepartementet, jfr. art. 4, punktene 2 og 3, i konsularkonvensjonen (NT/V/881 s. 69). 13. Embetseden. Fagtjenestemann som første gang utnevnes til embetsmann, skal avlegge embetseden som foreskrevet i Grunnloven 21. Til 13. Formular for avgivelse av embetseden vil bli sendt fra Utenriksdepartementet. De tilfelle hvor det troskapsløfte som Grunnloven 21 foreskriver, ikke behøver å skje ved edsavleggelse, fremgår av lov om embedsed etter Grunnloven 21 av 22. mai 1981 nr. 23: Konsuldiplom. Tjenestedistrikt. Eksekvatur. 1. For konsulær tjenestemann utferdiges ved ansettelsen et diplom som angir grad og tjenestested. Er den konsulære tjenestemann stasjonssjef, skal diplomet også angi tjenestedistrikt. 2. Eksekvatur skal søkes av Utenriksdepartementet. Til En konsul påtar seg vanligvis ikke tjenesteoppgaver utenfor det distrikt som er angitt i konsuldiplomet. På den annen side kan det oppstå situasjoner hvor en konsul anses berettiget eller forpliktet til å utføre konsulære oppgaver også utenfor tjenestedistriktet. Dette vil f.eks. være tilfelle når konsulen som dekker distriktet, på grunn av avstanden, tidsmomentet eller av andre årsaker ikke selv kan ta seg av saken fordi dette vil medføre vesentlige forsinkelser, store merutgifter eller andre skadevirkninger.

22 2. Med «eksekvatur» forstås samtykke fra mottakerstatens regjering til at et fremmed lands konsul med rettsvirkning kan utføre konsulære gjøremål innenfor det angitte distrikt, herunder til å tre i offisiell forbindelse med myndighetene i tjenestedistriktet. Innvilgelse av eksekvatur innebærer dessuten at konsulen får de rettigheter og privilegier som etter folkeretten og vedkommende lands lover og forskrifter tilkommer norsk konsulær representant, jfr Eksekvatur gis av mottakerstatens regjering enten i et særskilt dokument eller ved påtegning på konsuldiplomet. Begjæring om eksekvatur fremmes av Utenriksdepartementet gjennom den diplomatiske stasjon i vedkommende land. Før eksekvatur er gitt, kan en konsul etter folkeretten ikke kreve å få utføre konsulære forretninger og å tre i offisiell forbindelse med stedlige myndigheter. Da det ofte kan ta noen tid før eksekvatur blir meddelt, bør konsulen hvis det er vanlig på vedkommende sted, anmode om de lokale myndigheters samtykke til midlertidig å utføre sine funksjoner. Selv uten et slikt samtykke har konsulen adgang til med virkning etter norsk lov å utføre oppdrag og tjenestehandlinger som ikke nødvendiggjør offisiell henvendelse til myndighetene på stedet. 15. Disponibilitet. Når tjenestlige hensyn tilsier det, kan fagtjenestemann stilles til rådighet for Utenriksdepartementet. Til 15. Det vises til utenriksloven 10, jfr. Ot.prp. nr. 107 ( ) s Det er bare fagtjenestemenn som kan stilles til rådighet. Når det gjelder fagtjenestemann som er embetsmann, må vedtak om å stille vedkommende til rådighet fattes i statsråd; jfr. dog 10 m/komm. Utenriksdepartementet kan, innenfor rammen av arbeidsforholdet, pålegge fagtjenestemann til rådighet oppdrag i departementet eller ved utenriksstasjon som er i samsvar med vedkommendes faglige og personlige forutsetninger. Fagtjenestemann vil etter slik hjemkalling beholde den lønn som gjelder for det stillingsnivå vedkommende tilhører. 16. «Ambassadør i særlig oppdrag». 1. Ambassadør i særlig oppdrag oppnevnes av Kongen for et nærmere avgrenset tidsrom. 2. Når oppdraget gjelder spesielle og meget kortvarige oppdrag, særlig av seremoniell karakter, kan slik oppnevning foretas av Utenriksdepartementet. Til 16. Tittelen «Ambassadør i særlig oppdrag» («Ambassadeur en mission spéciale») brukes særlig i forbindelse med oppdrag av seremoniell karakter som til statsjubileer, statssjefsbegravelser, presidentinnsettelser m.v.

23 Dessuten kan tittelen benyttes i forbindelse med viktige forhandlingsoppdrag og ved deltakelse i viktige internasjonale konferanser. Bruken av denne tittel bør imidlertid begrenses til oppdrag hvor internasjonal sedvane krever det eller hvor ivaretagelsen av vesentlige norske interesser gjør det nødvendig eller hensiktsmessig. Det er en forutsetning at bruk av tittelen begrenses til tidsrommet for oppdragets varighet som så vidt mulig bør angis i det enkelte tilfelle. En oppnevning som ambassadør i særlig oppdrag anses ikke som en utnevnelse i «embete» i den forstand at Grunnlovens vanlige regler om embetsutnevnelser m.v. kommer til anvendelse, jfr. særlig Grunnloven 28, samt 21 og 22: html. C. Utsendt administrativt personell 17. Ansettelse. Utsendt administrativt personell ansettes av Utenriksdepartementet i samsvar med reglene i lov om statens tjenestemenn m.m. (tjenestemannsloven) av 4. mars 1983 nr. 3. Til 17. Det vises til utenriksloven 8, pkt. 1, jfr. 3, pkt. 3, og 13, og til bestemmelsene i tjenestemannsloven ( samt til personalreglementet for utenrikstjenesten og til de personalpolitiske retningslinjer. Utsendt administrativt personell - som bl.a. omfatter kansellister og fullmektiger - er tjenestemenn som primært ivaretar internadministrative, tekniske og andre funksjoner ved utenriksstasjonen. 18. Forflytning. Utsendt administrativt personell forflyttes etter søknad til tjeneste ved utenriksstasjon. Utenriksdepartementet kan når som helst hjemkalle vedkommende tjenestemann til likeverdig eller høyere stilling i departementet. Til 18. Utsendt administrativt personell har ikke flytteplikt. Likeverdig stilling med hensyn til forflytning hjem er stilling i Utenriksdepartementet på det lønnstrinn og innenfor den lønnsplan hvor vedkommende tjenestemann er normert, jfr. utenriksloven 13, særlig 2. og 3. ledd. 19. Anmeldelse. Utenriksdepartementet kan beslutte at utsendt administrativt personell skal anmeldes som visekonsul eller attaché, hvis dette medfører vesentlige arbeidsmessige fordeler for stasjonen. I unntakstilfeller, og for et kortere tidsrom, kan kansellist som er anmeldt som visekonsul eller attaché, bestyre fagstasjon. Til 19.

24 Arbeidstittelen "kansellist" benyttes for den ved stasjonen som blir pålagt den daglige ledelse av kontorvirksomheten og/eller andre sentrale arbeidsoppgaver innen kontorforvaltningen. En kansellist utfører i tillegg til den daglige kontorvirksomhet selvstendige forretninger og andre oppgaver som stasjonssjefen pålegger vedkommende. 20. Fullmakter. Bestemmelsene i denne instruks gjelder for utsendt administrativt personell når ikke noe annet følger av den enkelte bestemmelse eller er uttrykkelig sagt. I tilfelle tvil avgjør Utenriksdepartementet spørsmålet. Til 20. En rekke av instruksens bestemmelser gjelder også for utsendt administrativt personell, men i en del tilfelle er handlingsfullmakten bare tillagt fagtjenestemenn, jfr. f.eks. kap. 8 og kap. 9 vedrørende reglene om vigsel, pass, visum, sjøforklaring m.v. Det følger ellers av stasjonssjefens generelle instruksjonsmyndighet at vedkommende til enhver tid kan beslutte hvilket arbeidsområde administrativt personell skal ha på vedkommende stasjon. Til kapittel 3. KAPITTEL 3. Spesialutsendinger og andre utsendinger I henhold til utenriksloven 3, andre ledd, ( 0.html#3) er spesialutsending «utsendt utenrikstjenestemann». "Andre utsendinger", jfr. 9, er ikke "utsendt utenrikstjenestemann". På grunn av spesialutsendingens særlige status og tidsbegrensede tilknytning til utenrikstjenesten reguleres denne tjenestegruppes forhold i et eget kapittel i utenriksinstruksen, men instruksens alminnelige regler gjelder også for spesialutsending. Spesialutsending inngår i staben som, under stasjonssjefens ledelse, utgjør en samlet enhet ved vedkommende utenriksstasjon, jfr. utenriksloven 12. Spesialutsendingenes arbeid må således innpasses i stasjonens virksomhet slik at dobbeltarbeid unngås og stasjonen og stasjonssjefen kan få best mulig nytte av utsendingens kompetanse innenfor sitt fagområde. 1. Spesialutsendinger.

25 Til utenriksstasjon kan det knyttes spesialutsendinger som er utsendt for særlige formål. Til 1. Det skilles mellom to hovedgrupper av spesialutsendinger - de sivile og de militære. Sivile utsendinger er utsendinger fra andre fagdepartement/statlige etater mens de militære utsendingene kommer fra forsvaret. Både sivile og militære utsendinger beskikkes av Utenriksdepartementet og anmeldes ved utenriksstasjon enten som spesialråd eller spesialattaché. Alle sivile spesialutsendinger er i den perioden de er knyttet til en utenriksstasjon, ansatt av Utenriksdepartementet og underlagt vedkommende stasjons sjef, jfr. 5 og utenriksloven Ansettelsesmåte. Spesialutsending beskikkes av Utenriksdepartementet. Beskikkelsen skal være tidsbegrenset. Spesialutsending er ikke undergitt flytteplikt. Til 2. Utlysning av stilling som, og innstilling av, spesialutsending skjer i samarbeid mellom Utenriksdepartementet og fagmyndigheten. Beskikkelsen foretas av Utenriksdepartementet, jfr. utenriksloven 12. Det vises også til lovens 6, første ledd. 3. Stillingsinstruks. Spesialutsendings fagområde og arbeidsoppgaver fastsettes i særskilt stillingsinstruks som utarbeides av Utenriksdepartementet i samråd med vedkommende fagmyndighet. Til 3. Som en fellesbenevnelse for fagdepartement og faginstitusjon benytter instruksen betegnelsen «fagmyndighet». 4. Bestemmelser som ikke gjelder for spesialutsending. For spesialutsending gjelder ikke kapitlene 8, 9, 10 og bortsett fra militære utsendinger heller ikke kapittel 11, med mindre noe annet bestemmes i særlige tilfelle. Til 4. Det følger av utenriksloven 6, andre ledd, at 15, andre ledd, 16 og 17 ikke gjelder for spesialutsending med mindre departementet bestemmer noe annet. Som det fremgår, kan departementet gi dispensasjon fra hovedregelen og gi spesialutsending myndighet til å utføre notarius publicus-handlinger og visse konsulære embetshandlinger. Hvor slik dispensasjon gis, vil bestemmelsene i instruksens kap. 8, 9 og 10 også gjelde for spesialutsendingene. 5. Organisering.

26 1. Spesialutsending hører administrativt under Utenriksdepartementet med mindre noe annet er fastsatt i det enkelte tilfelle eller for noen bestemt gruppe utsendinger. 2. Spesialutsending er i faglig henseende underlagt vedkommende fagmyndighet. 3. Spesialutsending er faglig og administrativt underlagt sjefen for den stasjon hvor vedkommende er anmeldt, og skal rette seg etter de instrukser som blir gitt av stasjonssjefen. Til Sivile spesialutsendinger er administrativt underlagt Utenriksdepartementet som vil ha arbeidsgiveransvaret for dem. De militære utsendingene og personell utsendt fra Forsvarsdepartementet til Norges faste delegasjon til NATO er administrativt underlagt Forsvarsdepartementet. For begge grupper spesialutsendinger har Utenriksdepartementet avgjørelsesmyndigheten med hensyn til hvem som skal beskikkes eller hjemkalles. 2. Fagmyndigheten gir instrukser til spesialutsending i faglige spørsmål. Utenriksdepartementet og stasjonssjef skal alltid orienteres om slike instrukser. Utenriksdepartementet og stasjonens sjef kan også gi instrukser i slike spørsmål. 3. Overfor myndighetene i mottakerlandet eller den internasjonale organisasjon stasjonen er akkreditert, utgjør stasjonens personell, herunder også spesialutsending, en enhet som stasjonssjefen har ansvaret for. Stasjonssjefen har derfor instruksjonsmyndighet i alle spørsmål overfor samtlige tilsatte ved stasjonen, herunder også spesialutsending. Dette gjelder uansett om spesialutsendingen er administrativt underlagt Utenriksdepartementet eller et annet departement eller statlig institusjon. 6. Arbeidsoppgaver. Spesialutsending skal være stasjonssjefens rådgiver innenfor sitt fagområde. Stasjonssjefen kan pålegge spesialutsending å utføre arbeidsoppgaver som ligger utenfor vedkommendes fagområde. 7. Korrespondanse. 1. Spesialutsending korresponderer direkte med fagmyndighet i faglige spørsmål. Stasjonssjefen skal holdes orientert om slik korrespondanse. I administrative saker korresponderer sivil spesialutsending med Utenriksdepartementet. 2. Spesialutsendings korrespondanse i saker av prinsipiell eller utenrikspolitisk art skal fremsendes gjennom stasjonen og Utenriksdepartementet, med stasjonssjefens eventuelle merknader. Samtidig sender spesialutsending gjenpart direkte til vedkommende fagmyndighet.

27 3. Spesialutsending korresponderer direkte med annen offentlig myndighet enn nevnt i punkt 1 og 2, private institusjoner og personer. Stasjonssjefen skal holdes orientert om all slik og annen korrespondanse. 4. Når spesialutsendings arbeidsområde omfatter flere land eller multilaterale organisasjoner, skal utsendingen sende gjenpart av alle viktige innberetninger og skriv til den diplomatiske stasjon innberetningen eller korrespondansen angår. Til 7. Regler om korrespondanse i utenrikstjenesten er inntatt i "Håndbok for dokumentbehandling, korrespondanseregler og -rutiner for Utenriksdepartementet", jfr. kommentarene til Arbeids- og tjenesteforhold. Spesialutsendings arbeid og tjenesteforhold, herunder ferie og annen tjenestefrihet, skal i samråd med stasjonssjefen organiseres slik at utsendingens løpende saker kan ekspederes også når vedkommende måtte være fraværende fra stasjonen. 9. Andre utsendinger. Til norsk utenriksstasjon kan det også knyttes andre utsendinger som er underlagt stasjonssjefens instruksjons-myndighet. Til 9. Tjenestemenn som er ansatt av ikke-statlige institusjoner som Norges Eksportråd, Statens nærings- og distriktsutviklingsfond, Norges Turistråd og Eksportutvalget for fisk, jfr. utenriksloven 3, første ledd, punkt 2, og 7 (og lovens forarbeider), kan for et begrenset tidsrom knyttes til en utenriksstasjon som "andre utsendinger". Andre utsendingers arbeids- og ansettelsesforhold reguleres ikke av tjenestemannslovgivningen, jfr. lov om statens tjenestemenn m.m. av 4. mars 1983 nr. 3 ( Forholdet til utsendingene fra Norges Eksportråd er regulert i vedtektene for Norges Eksportråd, vedtatt ved kgl. res. av Det fremgår av denne bl.a. at Norges Eksportråds virksomhet i utlandet er en del av norsk utenrikstjeneste, at Norges Eksportråds utsendinger skal være "andre utsendinger" i utenrikslovens forstand og at alle Norges Eksportråds ansatte i utlandet er underlagt vedkommende stasjonssjefs instruksjonsmyndighet. Andre utsendinger anmeldes på samme måte som spesialutsendinger overfor myndighetene i vertslandet. Som utsendingene fra Norges Eksportråd, er også øvrige "andre utsendinger" underlagt stasjonssjefen og inngår i den stab som vedkommende har ansvaret for. I forhold til vertslandets myndigheter har derfor stasjonssjefen avgjørende instruksmyndighet. I faglige spørsmål rapporterer andre utsendinger til sin fagmyndighet.

28 KAPITTEL 4. Tjenesteforhold 1. Overordnet og underordnet stasjon. 1. Diplomatisk stasjon er med mindre Utenriksdepartementet bestemmer noe annet - overordnet samtlige konsulære stasjoner i det eller de land hvor stasjonssjefen er akkreditert eller anmeldt. 2. Høyere konsulær stasjon er nærmeste overordnede for lavere konsulær stasjon innenfor tjenestedistriktet. Fagkonsulat er overordnet valgkonsulat av samme grad. 3. I land hvor Norge ikke har diplomatisk representasjon, er høyeste konsulære stasjon direkte underlagt Utenriksdepartementet med mindre departementet bestemmer noe annet. Til 1. Jfr. utenriksloven 15, 1. ledd, 1. setning. 2. Inspeksjons- og instruksjonsmyndighet. 1. Utenriksdepartementet og overordnet stasjon fører tilsyn med underordnet stasjon, har inspeksjonsrett og kan gi instruks unntatt i saker hvor en tjenestemann er tillagt selvstendig avgjørelsesmyndighet. Det skal sendes innberetning til Utenriksdepartementet om resultatet av foretatt inspeksjon. 2. Utenriksdepartementet kan gi annet departement eller institusjon instruksjonsmyndighet innenfor et avgrenset saksområde eller i en enkelt sak. Til Enhver stasjon har full tjenstlig kompetanse innenfor sitt tjenestedistrikt selv om en annen stasjon er å anse som overordnet. Bestemmelsen om at overordnet stasjon har inspeksjons- og instruksjonsmyndighet, betyr følgelig ikke at den overordnede stasjon skal ta del i det daglige

29 arbeid ved den underordnede stasjon. Overordnet stasjon kan ikke uten videre overta eller gi instrukser i en sak som behandles av en underordnet stasjon. Slik intervensjon forutsettes bare å finne sted etter anmodning fra Utenriksdepartementet eller fra den underordnede stasjon, eller når det antas å være av vesentlig betydning for en gunstig løsning av saken, eller når den underordnede stasjon ikke er i stand til forsvarlig å ivareta saken. Unntatt fra den generelle instruksjonsmyndighet som tilligger overordnet stasjon, er de tilfelle hvor en underordnet stasjon eller dens tjenestemenn er tillagt selvstendig avgjørelsesmyndighet, jfr. f.eks. 9 6 om tjenestemannens avgjørelsesplikt i tvistesaker ombord på norske skip. I slike tilfelle er avgjørelsesmyndigheten tillagt den stasjon hvor saken kommer opp, og stasjonen har rett og plikt til selvstendig å vurdere og avgjøre saken. Når overordnet stasjon - også etter anmodning fra den underordnede - har grepet inn eller overtatt saksbehandlingen, går ansvaret for den videre saksbehandling over på den overordnede stasjon. Med inspeksjonsmyndighet etter denne bestemmelse forstås retten til administrativ og faglig gjennomgåelse og kontroll av tjenstlige saker og forhold ved den underordnede stasjon. Under utøvelse av inspeksjonsmyndighet kan overordnet stasjon forlange lagt fram alle dokumenter, bøker, opplysninger m.v. som antas nødvendige for en forsvarlig inspeksjon. Overordnet stasjons inspeksjonsmyndighet må utføres med varsomhet og takt. Inspeksjons- og instruksjonsmyndighet overfor valgkonsulater utøves av nærmeste overordnede fagkonsulat. Ønsker diplomatisk stasjon i et enkelt tilfelle å gi instruks m.v. til valgkonsulat, skal slik instruks gis gjennom vedkommende fagkonsulat, med mindre det av særlige grunner måtte være ønskelig å gi direkte instruks. Med hensyn til kontroll av regnskap m.v. ved valgkonsulater vises til m/komm. 2. Ved kgl. res. av har Norges Eksportråd innenfor sitt ansvarsområde fått instruksjonsmyndighet overfor den enkelte stasjonssjef. Det samme gjelder i henhold til regjeringens vedtak av også tidligere NORTRA, nå Norges Turistråd. Når arbeidsoppgaver på spesielle fagområder (f.eks. sjømanns- og skipsfartssaker, utlendingsfeltet og fiskeeksport) er lagt til en stasjon, har vedkommende fagmyndighet (Sjøfartsdirektoratet, Utlendingsdirektoratet eller Eksportutvalget for fisk) instruksjonsmyndighet overfor stasjonene innenfor sine ansvarsområder. Om Direktoratet for utviklingssamarbeids (NORADs) instruksjonsmyndighet overfor stasjonene vises til 7 5 m/komm. 3. Overordnet tjenestemann. 1. Sjef for ambassade er overordnet alle utenrikstjenestemenn ved konsulatene i det eller de land hvor vedkommende er akkreditert eller anmeldt. 2. Sjef for overordnet konsulær stasjon er overordnet alle konsulære tjenestemenn innenfor tjenestedistriktet. 3. Stasjonssjef er overordnet alt personell ved stasjonen.

30 4. Utenrikstjenestemann plikter å motta instruks fra Utenriksdepartementet og overordnet tjenestemann, eller fra tjenestemann som har fått fullmakt til det fra overordnet tjenestemann, samt fra departement eller institusjon som er gitt instruksjonsmyndighet innenfor et avgrenset saksområde eller i en enkelt sak. Til 3. (Kommentarer til denne bestemmelse er inntatt under 4.) Underordnet stasjon plikter: 4. Underordnet stasjons alminnelige plikter. a) å rette seg etter instruks fra overordnet stasjon, b) å holde overordnet stasjon orientert i nødvendig utstrekning om sin virksomhet, c) på anmodning å gi overordnet stasjon adgang til å gjøre seg kjent med stasjonens virksomhet, og d) på anmodning å bistå overordnet stasjon i tjenesteoppdrag. Til 3 og 4. Pliktene etter disse og liknende bestemmelser er undergitt de vanlige generelle begrensninger som gjelder etter norsk rett, slik at en underordnet ikke er forpliktet til å etterkomme en gitt instruks hvis denne er rettsstridig, ugjennomførlig eller moralsk forkastelig. Plikten til å rette seg etter forholdsordre fra overordnet stasjon er videre begrenset til de tilfeller hvor den underordnede stasjon eller den underordnede tjenestemann ikke er tillagt selvstendig avgjørelsesmyndighet, jfr. kommentarene til Korrespondanseregler. 1. All korrespondanse fra utenriksstasjon til Utenriksdepartementet skal undertegnes eller godkjennes av stasjonssjefen. 2. Spesialutsending undertegner selv sine skriv til annen fagmyndighet enn Utenriksdepartementet. 3. Ved større stasjoner kan stasjonssjefen bemyndige underordnet tjenestemann til å underskrive brev innenfor visse saksområder. 4. Innenfor rammen av sin kompetanse korresponderer konsulær stasjon direkte med stedlige myndigheter, institusjoner, firmaer og privatpersoner.

31 Til Korrespondanse fra stasjonene til departementet settes opp i samsvar med den til enhver tid gjeldende skrivenorm for Utenriksdepartementet. Det vises til "Håndbok for dokumentbehandling, korrespondanseregler og -rutiner for Utenriksdepartementet", 8. utgave, 2002, se UDintra - Administrasjon Regelverk, håndbøker og instrukser: Det fremgår av håndbokens forord at selv om den tar sikte på UDs korrespondanse, antas den også å kunne være til nytte for stasjonene. Disse skal derfor anvende dens retningslinjer så langt det passer. Er den som undertegner bare midlertidig bestyrer, skal det under signaturen angis i hvilken egenskap vedkommende fungerer (Chargé d'affaires a.i., Fung. generalkonsul, osv. jfr. 16 8, punkt 1, m/komm.). 2. Denne bestemmelse må sammenholdes med Når slik bemyndigelse er gitt, brukes betegnelsen "Etter fullmakt" som forkortes til "e.f." og settes like etter navnet. 4. I tvilstilfelle forelegges saken for overordnet stasjon. 6. Konsulære gjøremål ved diplomatisk stasjon. 1. Ambassadene har overoppsyn med konsulattjenesten i det eller de land hvor stasjonens sjef er akkreditert. 2. Ambassadene virker samtidig som generalkonsulater i den utstrekning Utenriksdepartementet bestemmer. 3. Utenrikstjenestemann ved ambassade kan etter bestemmelse av Utenriksdepartementet også anmeldes i konsulær grad dersom dette anses nødvendig for tilfredsstillende ivaretakelse av de konsulære gjøremål ved stasjonen. Til 6. 1 og 2. Det vises til utenriksloven 15, 1. ledd. Ambassade er overordnet konsulatene i vedkommende land og har inspeksjons- og instruksjonsmyndighet overfor dem, jfr. 1-4 m/komm. 3. Ifølge 7, jfr. utenriksloven 15, 2. ledd, kan tjenestemann ved diplomatisk stasjon med full rettsvirkning etter norsk lov utføre konsulære gjøremål. I enkelte land krever imidlertid den lokale lovgivning at en tjenestemann ved diplomatisk stasjon for rettskraftig å kunne utføre konsulære verv må gis godkjennelse (eksekvatur) i konsulær kapasitet. I slike land må en eller flere tjenestemenn ved den diplomatiske stasjon utnevnes, beskikkes eller tilsettes i konsulær grad.

32 7. Diplomatisk tjenestemanns konsulære kompetanse. Tjenestehandlinger som ifølge lov skal utføres ved konsulær stasjon eller av tjenestemann ved konsulær stasjon, kan med samme rettsvirkning utføres av tjenestemann ved diplomatisk stasjon. Til 7. Dette tilsvarer utenriksloven 15, 2. ledd. 8. Stedfortreders handlingsfullmakt. Hvor det er bestemt at en tjenestehandling bare kan utføres av visse grupper tjenestemenn, kan slik tjenestehandling ved vedkommende tjenestemanns forfall utføres av stedfortreder, med mindre fullmakten er tillagt vedkommende tjenestemann personlig eller stedfortrederen ikke fyller de særlige vilkår som er satt for fullmakten. Til 8. I en rekke bestemmelser i instruksen er handlingsplikten eller handlingsfullmakten tillagt «utenriksstasjon». I så fall kan enhver funksjonær ved stasjonen behandle saken, forutsatt at vedkommende har de kunnskaper og kvalifikasjoner som trenges for å utføre arbeidet på korrekt og tilfredsstillende måte. I andre instruksbestemmelser er retten til å utføre visse embets- eller tjenestehandlinger tillagt «stasjonssjef», «fagtjenestemann», «utsendt tjenestemann», «valgkonsul» eller «utenrikstjenestemann». Da det ved de fleste valgkonsulater og ved enkelte fagstasjoner bare er én tjenestemann av disse kategorier, er det i denne paragraf åpnet adgang for stedfortrederen til å utføre også disse tjenestehandlinger når tjenestemannen er fraværende. Tjenestemannen kan derimot i disse tilfelle ikke delegere sin myndighet til en stedfortreder. Retten til å handle med full rettsvirkning på tjenestemannens vegne inntrer først når tjenestemannen ikke selv kan anta seg saken på grunn av fravær fra stasjonen. Så lenge det ved stasjonen finnes en tjenestemann av den kategori som er tillagt handlingsfullmakt i det konkrete tilfelle, kan det ikke bli tale om stedfortrederfullmakt etter denne bestemmelse. Med «stedfortreder» forstås den person som vanligvis ivaretar tjenestemannens gjøremål under sistnevntes fravær, selv om vedkommende ikke formelt er anmeldt eller innsatt som stedfortreder. Hvis saken uten vesentlige skadevirkninger kan utsettes til tjenestemannens tilbakekomst, bør stedfortrederen ikke påta seg saken. Er den sak stedfortrederen skal overta, av særlig viktighet (sjøforklaring e.l.) eller av så spesiell karakter at stedfortrederen er i tvil om nødvendige egne kunnskaper eller kvalifikasjoner til å løse saken, bør forholdsordre søkes innhentet fra overordnet stasjon.

33 Stedfortrederens handlingsfullmakt gjelder også for de tilfelle hvor en valgkonsul er blitt spesielt bemyndiget til å utføre visse tjenestehandlinger, - f.eks. utstede norske pass og motta forklaring under forsikring. Unntatt fra regelen om at handlingsfullmakten går over på stedfortrederen, er bare de tilfelle hvor fullmakten er tillagt tjenestemannen personlig, eller hvor stedfortrederen ikke fyller vilkårene for fullmakten. Det samme gjelder når stedfortrederen ikke har de personlige egenskaper eller kvalifikasjoner som har vært en betingelse for fullmakten, - f.eks. kan stiftelse av ekteskap (vigsel) bare foretas av person som er norsk statsborger. 9. Taushetsplikt. 1. Alle ansatte ved norsk utenriksstasjon har taushetsplikt om forhold som angår tjenesten og som er av den art at de ikke skal meddeles utenforstående. 2. Alle ansatte ved norsk utenriksstasjon skal ved tjenestens tiltredelse avgi skriftlig taushetsløfte etter formular som fastsettes av Utenriksdepartementet. 3. Taushetsplikten gjelder også etter at tjenesten er opphørt. Til Hensikten med bestemmelsene om taushetsplikt er å hindre at opplysninger om tjenstlige saker, særlig opplysninger av gradert karakter, tilflyter utenforstående uten særlig grunn eller på en slik måte at opplysningene kan komme til å skade offentlige eller private interesser. Bestemmelsene bygger på de alminnelige regler om taushetsplikt for offentlige tjenestemenn, jfr. straffelovens 121 ( De gjelder først og fremst for graderte opplysninger. Selv om ikke opplysningene faller inn under de kriterier som er nevnt i sikkerhetsloven av 1998 ( med forskrifter om informasjonssikkerhet ( eller beskyttelsesinstruksen ( kan de likevel være av en slik art at de ikke skal meddeles utenforstående. I den enkelte sak vil det derfor ofte dreie seg om avveiningsspørsmål, som må løses etter beste skjønn og på eget ansvar. Taushetsplikten innebærer imidlertid ikke at en utenrikstjenestemann i enhver situasjon skal være avskåret fra å meddele utenforstående noe om arbeidet i utenrikstjenesten. Når det gjelder den del av utenrikstjenesten som har til oppgave å gi offentligheten opplysninger, må taushetsplikten praktiseres slik at den på samme tid tar hensyn til statens interesser og almenhetens berettigede krav på orientering og informasjon om saker av offentlig interesse. Reglene om taushetsplikt er heller ikke til hinder for at utenrikstjenestemann skriver artikler til aviser eller andre offentlige publikasjoner, holder foredrag o.l., og herunder benytter opplysninger og kunnskaper vedkommende har ervervet under tjenesten i Utenriksdepartementet eller ved utenriksstasjon. En slik publikasjons- og opplysningsvirksomhet vil ofte være både ønskelig og nyttig, men den er selvfølgelig begrenset av tjenestemannens alminnelige taushetsplikt, og må dessuten ikke være av en slik karakter at den virker støtende for et fremmed land eller er i strid med norsk utenrikstjenestes interesser.

34 Om - eller i hvilken utstrekning - et spørsmål skal forelegges høyere instans, eventuelt Utenriksdepartementet, før opplysninger gis til utenforstående, vil i hvert enkelt tilfelle avhenge av saken selv, dens betydning og rekkevidde. Utenrikstjenestemann har ikke bare plikt til selv å overholde de fastsatte regler om diskresjon, men også plikt til å påse at underordnede gjør det samme. Særlig gjelder dette for graderte opplysninger. Det påhviler enhver utenrikstjenestemann og øvrige ansatte å sette seg inn i de lovbestemmelser som gjelder taushetsplikten. Det vises særlig til straffeloven av ( som setter straff for den borger som røper statshemmeligheter, og samme lovs 121 og 139, som inneholder de straffebestemmelser som kan komme til anvendelse overfor offentlig tjenestemann bl.a. "som forsettelig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller kommunalt organ", se også samme lovs 324 og 325. Taushetsplikten gjelder også de personer som er midlertidig knyttet til utenrikstjenesten ved spesialoppdrag, f.eks. som medlemmer av en forhandlingsdelegasjon. Valgkonsul bør vise varsomhet ved offentlige uttalelser om norske politiske forhold. Overfor åpenbart uriktige notiser, uttalelser osv. vedrørende norske forhold til tjenestelandets presse bør valgkonsulen i alminnelighet innskrenke seg til faktiske beriktigelser. Hvis vedkommende mener at slike uriktige påstander er av vesentlig betydning eller krever ytterligere imøtegåelse, skal overordnet fagstasjon underrettes om saken. Det minnes forøvrig om de generelle "Retningslinjer for utenrikstjenestens kontakt med media" som er inntatt i ukenytt nr /96 av , pkt. 7 og vedlegg 2, jfr. særlig retningslinjenes pkt. 2.5 om "Utenriksstasjonene"; og om de spesielle retningslinjer for utenriksstasjonenes "Håndtering av media - konsulære saker" som er gjengitt i ukenytt nr /96 av , pkt. 1; jfr. ukenytt nr. 17/02 av , pkt.1: - TopOfPage. 2. Den taushetserklæring som alle ansatte skal undertegne ved sin tiltredelse, har følgende ordlyd: «Jeg forplikter meg til å overholde sikkerhetsforskriftene; ikke å omtale sikkerhetsgraderte saker/opplysninger for andre enn dem som er klarert/autorisert for vedkommende beskyttelsesgrad, og som dessuten har tjenestlig behov for å få kjennskap til saken/opplysningene; samt å vise aktsomhet i min omtale av ugraderte tjenestesaker både i og utenfor tjenesten. Jeg er klar over at brudd på taushetsplikten kan medføre straffansvar og eventuelt fjernelse fra tjenesten og at taushetsplikten gjelder også etter at jeg har sluttet i tjenesten.» 3. Det innskjerpes at taushetsplikten består også etter at selve tjenesten er avsluttet. Dette er i samsvar med straffelovens 121, tredje ledd, jfr. ovenfor til pkt. 1. Denne bestemmelse rammer f.eks. den tjenestemann som i memoarer eller på annen måte offentliggjør graderte opplysninger som Utenriksdepartementet, Regjeringen eller Stortinget ikke uttrykkelig har frigitt.

35 10. Kurér. 1. Kurér kan benyttes til befordring av offisiell korrespondanse mellom Utenriksdepartementet og diplomatisk stasjon, og mellom diplomatiske stasjoner innbyrdes. Hvis oppholdslandets myndigheter tillater det, kan kurér også benyttes til befordring av offisiell korrespondanse mellom Utenriksdepartementet og fagkonsulat, mellom diplomatisk stasjon og fagkonsulat, og mellom fagkonsulater innbyrdes. 2. Kurérsending skal forsegles av Utenriksdepartementet eller av stasjon som er berettiget til å benytte kurér. 3. Kurér skal utstyres med særskilt legitimasjonsdokument (kurérsertifikat), som skal stemples og underskrives av stasjonssjefen, eller ved forfall av stedfortrederen. 4. Nærmere regler for kurértjenesten fastsettes av Utenriksdepartementet. Til og 2. Ved siden av faste kurérer kan også brukes leilighetskurérer. Disse bør i alminnelighet være personale tilhørende utenrikstjenesten eller tjenestemenn fra andre grener av statsforvaltningen. Tjenestemenn på tjenestereise har plikt til å medbringe kurér. Kurértjenesten i departementet eller utenriksstasjon varsles i god tid. Utenriksstasjon som gjør bruk av leilighetskurér, skal forsikre seg om at vedkommende er klarert og skal i hvert enkelt tilfelle gjøre kuréren kjent med de regler som gjelder for behandlingen av kurérpost. Kurérene skal være oppmerksom på at de så vel for sin person som for kurérsendingen er beskyttet av folkeretten så lenge oppdraget varer, og at kuréren under ingen omstendighet må samtykke i at fremmed myndighet bryter kurérseglet. Kurérene skal videre vite at kurér i norsk oppdrag ikke kan påberope seg særlige rettigheter på norsk grunn, men at de allikevel - dersom norsk myndighet krever seglet brutt - skal protestere og henvise saken til Utenriksdepartementet. Kurérene må dessuten gjøres særskilt oppmerksom på a) at de, så vidt det overhodet er mulig, aldri må tape kurérposten av syne, b) at det er kurérens ufravikelige plikt personlig å følge posten til adressestedet - Utenriksdepartementet eller vedkommende utenriksstasjon, c) at kurérsertifikat skal avleveres samtidig med posten (altså ikke utleveres til annen myndighet, norsk eller fremmed, selv om dette kreves), d) at avleveringen skal skje straks ved ankomsten, e) at kuréren ikke har adgang til selv å bryte kurérseglet, og f) at diplomatisk kurér skal motsette seg at kurérsekken blir gjennomlyst eller på annen måte elektronisk kontrollert i forbindelse med internasjonale reiser. Bare i ytterste nødsfall kan slik kontroll tillates.

36 Etter folkeretten er det bare offisiell korrespondanse som kan befordres som kurérpost. Det er derfor ikke tillatt å forsyne noen del av kurérens private bagasje med kurérsegl. Enhver kurérbehandling (pakking, forsegling, henting/levering på flyplass o.s.v.) må foretas av utsendt eller spesielt klarert personale. Alt plomberingsutstyr må oppbevares nedlåst. Stasjonssjef som underskriver kurérsertifikat, er ansvarlig for at innholdet av kurérsendingen ikke er i strid med gjeldende regler. Fremfor alt skal stasjonssjefen påse at gjenstander som er underkastet utførselsforbud i avsenderlandet eller innførselsforbud i Norge, eller som ikke tillates innført tollfritt i Norge, under ingen omstendigheter blir sendt som kurérpost uansett om sendingen er bestemt for offentlig bruk. Stasjonssjefens ansvar i så måte er ikke innskrenket til brev og pakker adressert til Utenriksdepartementet eller utenriksstasjoner, men omfatter også forsendelser til og fra andre statsinstitusjoner og tjenestemenn i Norge eller ved utenriksstasjon. Utenriksdepartementet har både rett og plikt til å utøve kontroll. 3. Legitimasjonsdokumentet (kurérsertifikatet) utferdiges i samsvar med gjeldende formular. Kurérsertifikat som skal brukes utenfor de nordiske land, må utferdiges på engelsk eller fransk. I henhold til diplomat- og konsularkonvensjonene kan kurérpost sendes med kapteinen på sivilt fly. På grunn av kapteinens spesielle stilling som ansvarlig for et offentlig transportmiddel som ikke har ukrenkelighet, kan vedkommende ikke oppnevnes som kurér i konvensjonenes forstand og vil derfor heller ikke selv ha ukrenkelighet. Den kurérpost som medbringes er derimot beskyttet etter de vanlige bestemmelser. Andre av flyets offiserer, f.eks. purseren, vil kunne oppnevnes som kurér. Det må da som vanlig påses at arten (graderingen) av den post som sendes er i samsvar med 11 og 12 i sikkerhetsloven av 1998 ( jfr. forskrift nr. 744 om informasjonssikkerhet av 1. juli 2001 ( særlig kap. 4 om dokumentsikkerhet, underkap. C. om forsendelse, intern ombringelse og medbringelse på reise, 4-19 om forsendelsesmetode, 4-20 om emballering og 4-23 om medbringelse av sikkerhetsgradert dokument på reise; samt til eget kap. 8 om kurerposttjeneste, som inneholder detaljerte regler om hvem som kan utføre slik tjeneste, klargjøring for sending, kurerfrakten og avlevering til mottaker. KAPITTEL 5. Utenrikstjenestemanns rettsstilling 1. Diplomatiske og konsulære rettigheter.

37 1. Utenrikstjenestemenn og deres familie er berettiget til de diplomatiske eller konsulære rettigheter og privilegier som følger av folkeretten. 2. Utenrikstjenestemenn og deres familie plikter å rette seg etter mottakerstatens lover og forskrifter. Til 1. Diplomatiske rettigheter og privilegier For å sikre et lands diplomatiske (og konsulære, jfr. nedenfor) representanter muligheter for en fri og uhindret embetsutøvelse på mottakerstatens territorium har folkeretten tilstått disse representanter visse rettigheter og privilegier, så som personlig ukrenkelighet i forholdet til mottakerstatens myndigheter, et særlig krav på beskyttelse, immunitet mot mottakerstatens jurisdiksjon og fritakelse for skatter, toll og visse avgifter. (Når det gjelder skatt til Norge, vises det til 14 3.) For diplomatenes vedkommende fremgår de viktigste reglene i Wien-konvensjonen om diplomatisk samkvem av 18. april 1961 (NT/III/830 s og O/1968 s. 46). Stasjonens område samt de diplomatiske tjenestemenns boliger kan ikke gjøres til gjenstand for tvangsinngrep eller andre forføyninger fra mottakerstatens myndigheters side. Dog bør man vise imøtekommenhet overfor administrative tiltak som mottakerstaten finner påkrevet (kontroll i forbindelse med brannforskrifter, avlesning av målere o.l.). Mottakerstaten plikter å ta alle hensiktsmessige forholdsregler for å beskytte stasjonens område og boligene mot enhver inntrengen og å hindre at stasjonen forstyrres eller krenkes. Stasjonens arkiver og dokumenter, uansett hvor de måtte befinne seg, er ukrenkelige og kan ikke under noen omstendighet gjøres til gjenstand for gransking eller kreves utlevert av mottakerstaten. En stasjon har som hovedregel rett til å bruke alle de sambandsmidler som er hensiktsmessige, herunder chiffer, kurér, e-post m.m. Radiosendere kan imidlertid installeres og benyttes bare med mottakerstatens samtykke. Stasjonens offisielle korrespondanse, dvs. den korrespondanse som vedrører stasjonen og dens funksjoner, kan ikke gjøres til gjenstand for sensur eller andre inngrep fra mottakerstatens side. Som en konsekvens av dette nyter også en diplomatisk kurér som bærer av den offisielle korrespondanse, visse privilegier. Kuréren har således et særlig krav på beskyttelse av mottakerstaten, er personlig ukrenkelig og kan ikke arresteres eller på annen måte holdes tilbake. Kurérsekken kan ikke åpnes eller holdes tilbake av mottakerstaten. Om diplomatiske kurérer vises forøvrig til Diplomatisk immunitet I kraft av sin ukrenkelighet er diplomatiske tjenestemenn unndratt mottakerstatens tvangsmakt. De kan ikke arresteres eller holdes tilbake av mottakerstatens myndigheter, og

38 mottakerstaten er forpliktet til å treffe de nødvendige tiltak som anses hensiktsmessig for å beskytte dem. Man bør imidlertid være oppmerksom på at det kan oppstå situasjoner hvor sterke almene hensyn tilsier at mottakerstatens myndigheter griper inn. Begår diplomatiske tjenestemenn en straffbar handling, eller opptrer de på annen måte i strid med aksepterte normer for utenrikstjenstemenns adferd under opphold i fremmed land, kan mottakerstaten erklære vedkommende uønsket («persona non grata»). Mottakerstaten kan også anmode senderstaten om at tjenestemannen blir kalt tilbake og eventuelt satt under rettsforfølgning i sitt hjemland. Diplomatiske tjenestemenn skal nyte immunitet mot straffeforfølgning i mottakerstaten. De er likeledes unndratt mottakerstatens sivile og administrative jurisdiksjon. Unntatt fra denne hovedregel er søksmål som angår en tjenestemanns private faste eiendommer på mottakerstatens område og skifte- og arvesaker hvor tjenestemannen er eksekutor, administrator, arving eller legatar, med mindre det skjer på vegne av senderstaten. Det samme gjelder forretninger som tjenestemannen har tatt del i som privatperson i mottakerstaten. I disse unntakstilfellene kan det også tas utlegg eller iverksettes andre tvangsforføyninger, forutsatt at slike tiltak ikke berører den ukrenkelighet som er tilsikret tjenestemannen selv, kontor eller bolig. I denne forbindelse minnes det om forbudet mot å drive forretningsvirksomhet på tjenestestedet inntatt i 2 2, jfr. utenriksloven 19, 2. ledd. Skatt, avgifter, toll m.v. Diplomatiske tjenestemenn er fritatt for å betale formues- og inntektsskatt og andre personlige direkte skatter og avgifter til stat eller kommune (delstat, provins e.l.) i mottakerlandet. Med mindre mottakerstatens interne lover eller bestemmelser eller særskilt avtale fastsetter noe annet, er diplomatiske tjenestemenn derimot ikke fritatt for indirekte skatter som er innkalkulert i vare- og tjenesteprisene (omsetningsavgifter, eventuelt merverdiavgifter), skatter, avgifter og gebyrer vedrørende privat fast eiendom, arveavgift, skatt på private inntekter som har sin kilde i mottakerstaten, formuesskatt på investeringer i mottakerstaten, eller for gebyrer og avgifter på spesielle tjenester (vann, gass, elektrisitet, renovasjon osv., tinglysings- og registreringsgebyrer o.l.). Diplomatiske tjenestemenn er fritatt for toll og liknende avgifter. De er også fritatt for undersøkelse av personlig bagasje, med mindre det foreligger alvorlig grunn til å anta at bagasjen inneholder gjenstander som det er forbudt å innføre til eller utføre fra mottakerstaten, eller som omfattes av karantenebestemmelser. Ved en eventuell undersøkelse har tjenestemannen krav på å få være tilstede. Diplomater bør ikke motsette seg at deres personlige bagasje blir elektronisk undersøkt ved internasjonale flyreiser. Likeledes fritatt for toll er gjenstander beregnet på stasjonens offisielle gjøremål. Diplomatisk tjenestemanns familie De medlemmer av en diplomatisk tjenestemanns familie som tilhører husstanden, nyter de samme privilegier og den samme immunitet som vedkommende selv, forutsatt at de ikke er

39 borgere av mottakerstaten. Tar imidlertid et familiemedlem lønnet arbeid eller driver ervervsvirksomhet i mottakerstaten, har det ikke krav på fritakelse fra skatter og avgifter av inntekten, og har heller ikke krav på immunitet mot sivile eller administrative forføyninger som har forbindelse med arbeidet, jfr. forøvrig kommentarene til 2 2. Administrativt personell Det administrative og tekniske personale ved diplomatisk stasjon, samt de medlemmer av deres familie som tilhører deres husstand, har, forutsatt at de ikke er borgere av eller fast bosatt i mottakerstaten, samme immunitet og privilegier som diplomatisk tjenestemann, med følgende to unntak: Immunitet i sivile og administrative saker gjelder bare for tjenestehandlinger. Retten til toll- og avgiftsfrihet ved innførsel av gjenstander til personlig bruk gjelder bare ved første gangs etablering. Hjelpepersonale (dvs. vakter, sjåfører, bud o.l.) har, såfremt de ikke er borgere av eller fast bosatt i mottakerstaten, immunitet for tjenestehandlinger og er fritatt for skatter og avgifter av sin lønn ved stasjonen, foruten at de på visse betingelser er unntatt fra mottakerstatens trygdeordninger. Deres familier har ikke krav på særlige rettigheter. Private ansatte hos stasjonens personale er fritatt for avgifter og skatter av sin lønn, forutsatt at de ikke er borgere av eller fast bosatt i mottakerstaten. Konsulære rettigheter og privilegier Regler om konsulære privilegier og immunitet er samlet i Wien-konvensjonen om konsulært samkvem av 24. april 1963 (NT/V/881 s. 69 og O/1980 s. 734). I enkelte av Norges bilaterale konsulartraktater finnes utførlige bestemmelser om konsulers rettigheter og plikter m.v., f.eks. i Vennskaps-, handels- og konsulartraktat med Amerikas Forente Stater inngått i Washington 5. juni 1928 (O/1932 s. 952 og NT/I/272 s. 717); og i Konsularkonvensjon med Storbritannia inngått i Oslo 22. februar 1951 (O/1952 s. 940 og NT/II/549 s. 1066). Begge disse overenskomster er gode eksempler på denne type bilaterale avtaler og innholdet vil likeledes ofte være av interesse for konsuler i andre land, idet mange av reglene svarer til det som vanligvis praktiseres også uten særskilt avtale. I henhold til Wien-konvensjonen nyter fagkonsulatene en begrenset ukrenkelighet, således at mottakerstatens myndigheter ikke kan få adgang til stasjonens område uten stasjonssjefens samtykke, unntagen i tilfelle av force majeure, f.eks. brann. De konsulære arkiver er imidlertid ukrenkelige på samme måte som de diplomatiske arkiver. De utsendte konsulære tjenestemenn har normalt krav på immunitet for tjenestehandlinger. Dette gjelder også stasjonens tekniske og administrative personale. Tjenestemennene, det tekniske og administrative personale samt deres familier er videre fritatt for direkte skatter og avgifter omtrent på linje med diplomater. De utsendte tjenestemenn og deres familier er også fritatt for toll og avgifter på gjenstander til deres nødvendige, personlige bruk. For det øvrige personalet gjelder den samme fritakelse kun ved første gangs innflytting i mottakerstaten. Tjenestemennenes personlige bagasje er fritatt for tollinspeksjon med de samme forbehold som for diplomater.

40 I likhet med de diplomatiske tjenestemenn har de utsendte konsulære tjenestemenn krav på særlig beskyttelse fra mottakerstatens side. Når det gjelder valgkonsulater, er stasjonsområdet ikke ukrenkelig, men mottakerstaten er forpliktet til å yte beskyttelse mot forstyrrelser, inntrengen o.a. De konsulære arkiver er dog ukrenkelige uansett hvor de befinner seg, såfremt de holdes adskilt fra konsulens private papirer. Valgkonsulene har krav på fritakelse for skatter og avgifter på den godtgjørelse som de måtte motta fra senderstaten i sin egenskap av konsul. Også valgkonsuler, selv om de er borgere av eller fast bosatt i mottakerstaten, er immune overfor mottakerstatens jurisdiksjon når det gjelder deres tjenestehandlinger. En konsul har rett til å ha konsulatskilt med det norske våpen slått opp utenfor kontorlokalet og sin bolig, og har også rett til å føre det norske statsflagg, jfr I flere av de handels- og sjøfartstraktater eller traktater av liknende art som Norge har inngått, er inntatt en såkalt bestevilkårsklausul, som sikrer Norge samme behandling som den mest begunstigede tredje stat. Rettigheter og privilegier som i henhold til avtale eller på annen måte tilstås andre staters konsuler i mottakerlandet, kan følgelig også kreves av norske konsuler i de land hvor Norge har traktatfestet rett til bestevilkårsbehandling. Forholdet til mottakerstaten Hvis mottakerstaten setter seg ut over eller ikke respekterer de rettigheter og privilegier som folkeretten eller særskilt avtale har tilsikret på dette område, skal saken omgående innberettes til Utenriksdepartementet, som beslutter hvilke skritt som skal tas fra stasjonens side. Hvis tiden ikke tillater at saken innberettes, må stasjonen ta slike skritt som den selv finner riktig og hensiktsmessig for å sikre norske rettigheter og hindre gjentakelser. Stasjonens reaksjon vil avhenge av sakens viktighet. De privilegier som er tilstått diplomatiske og konsulære tjenestemenn, innebærer ikke at de står over eller utenfor den interne rettsorden i vedkommende land. Utenrikske tjenestemenn er i samme grad som andre forpliktet til å respektere mottakerstatens lover og bestemmelser, herunder gjeldende ordensforskrifter, også trafikk- og parkeringsforskrifter. 2. Oppgivelse av diplomatiske og konsulære rettigheter. Diplomatiske eller konsulære rettigheter og privilegier kan ikke oppgis uten samtykke fra Utenriksdepartementet. Til 2. De privilegier som folkeretten hjemler, er ikke gitt for å skaffe tjenestemenn personlige fordeler, men for å sikre dem en fri og uavhengig stilling under utøvelsen av sine tjenestlige funksjoner. Tjenestemannen kan derfor ikke selv frafalle disse rettigheter. En slik oppgivelsesrett tilligger bare senderstaten. Skulle det oppstå spørsmål om å frafalle folkerettslig tilsikrede rettigheter, må saken derfor forelegges Utenriksdepartementet sammen med den nødvendige dokumentasjon og stasjonens uttalelse.

41 Utenriksdepartementet skal også underrettes i tilfelle en tjenestemann i utlandet begår en straffbar handling som ikke blir forfulgt på grunn av tjenestemannens immunitet. 3. Rettssaker i utlandet. Utsendt utenrikstjenestemann og familie må ikke uten samtykke fra Utenriksdepartementet anlegge rettssak i det eller de land hvor stasjonssjefen er akkreditert eller anmeldt. De kan heller ikke vitne ved utenlandsk domstol uten etter uttrykkelig samtykke fra Utenriksdepartementet med mindre noe annet følger av overenskomst. Til 3. Det kan etter folkeretten som hovedregel ikke anlegges rettssak i mottakerlandet mot en utsendt utenrikstjenestemann, og det er derfor rimelig at denne regel motsvares av en intern regel om forbud for utsendte utenrikstjenestemenn mot selv å anlegge sak i mottakerstaten, med mindre Utenriksdepartementet har samtykket. En rettssak hvor en utenrikstjenestemann opptrer som saksøker, kan også lett føre til uheldig publisitet til skade for de interesser tjenestemannen er satt til å ivareta. Ifølge konvensjonen om diplomatisk samkvem er forøvrig utenrikstjenestemannen, dersom denne anlegger sak, avskåret fra å påberope seg immunitet for så vidt angår motkrav som står i direkte forbindelse med hovedkravet. I den utstrekning det er anledning til det, skal Utenriksdepartementets forhåndssamtykke også innhentes hvis en tjenestemann får anmodning om å avgi politiforklaring om en forbrytelse eller ulykke vedkommende har vært vitne til. Bestemmelsen er selvfølgelig ikke til hinder for at en tjenstemann engasjerer advokat eller tar rettslig skritt for å ivareta sine interesser dersom det blir anlagt sak mot vedkommende i de unntakstilfellene som folkeretten hjemler, jfr. kommentarene til 1. Heller ikke kommer den til anvendelse når Utenriksdepartementet etter 2 har samtykket i at immuniteten oppgis. I enkelte av Norges overenskomster med fremmede stater er det uttrykkelig bestemt at konsulære tjenestemenn i visse tilfelle skal være forpliktet til å avgi vitnemål i sivile eller strafferettslige saker. Når det gjelder arvesaker, har det alltid vært antatt at utenrikstjenestemann har rett til å avgi vitnemål for utenlandsk domstol. I henhold til Wien-konvensjonen om konsulært samkvem har de konsulære tjenestemenn en alminnelig plikt til å avgi vitnemål, dog ikke om sine tjenestehandlinger. Nekter de å avgi forklaring, kan det imidlertid ikke anvendes tvangsmidler mot dem. 4. Diplomatpass. Tjenestepass. Spesialpass. 1. Diplomatpass, spesialpass og tjenestepass utstedes bare av Utenriksdepartementet. Sjef for ambassade og sjef for fagkonsulat, eller ved forfall stedfortrederen, kan forlenge diplomatpass, spesialpass og tjenestepass etter forhåndssamtykke fra Utenriksdepartementet i hvert enkelt tilfelle.

42 Diplomatpass eller tjenestepass som er utstedt til utsendte utenrikstjenestemenn, utsendt administrativt og teknisk personell ved fagstasjon, valgkonsuler innenfor tjenestedistriktet, og deres familier, kan forlenges uten at forhåndssamtykke er innhentet. Forlengelse av pass for medfølgende, ikke-felles barn krever likevel alltid forhåndssamtykke. 2. Diplomatpass, tjenestepass og spesialpass utstedes bare til norsk statsborger. Unntak fra kravet om norsk statsborgerskap kan gjøres for ektefelle til norsk utenrikstjenestemann dersom det godtgjøres at norsk offisielt pass er klart tilrådelig på grunn av sikkerhetssituasjonen på tjenestestedet. Unntak fra kravet om norsk statsborgerskap kan også gjøres for ugifte barn under 20 år. 3. Utsendt utenrikstjenestemann, samlivspartner og medfølgende barn under 20 år har rett til diplomatpass. Utsendt administrativt og teknisk personell har rett til tjenestepass. Det samme gjelder disses samlivspartner og medfølgende barn under 20 år. Valgkonsul og dennes familie har rett til tjenestepass etter tilsvarende regler. 4. Etter endt utetjeneste skal alle tjenestemenn, teknisk personell og deres familier levere inn diplomat- og tjenestepass. Departementets tjenestemenn får ved tjenestlig behov utstedt nytt diplomat- eller tjenestepass ved hjemmetjeneste. Barn taper retten til å inneha offisielle pass etter fylte 20 år. Når utenrikstjenestemann eller administrativt personale går av med pensjon opphører retten til å inneha offisielt pass for denne og dennes familie. Det samme gjelder for familien ved dødsfall. Ved skilsmisse opphører retten til å inneha offisielle pass for tjenestemannens familie, unntatt for medfølgende barn under 20 år som tjenestemannen fortsatt har foreldremyndighet over. Pensjonert stasjonssjef og ektefelle kan få utstedt diplomatpass med 10 års gyldighet. 5. Utenriksdepartementet fastsetter nærmere regler om utstedelse av diplomatpass, tjenestepass og spesialpass. Til Ved Kronprinsregentens resolusjon av 10. februar 1956 ble Utenriksdepartementet bemyndiget til foruten diplomatpass også å utstede spesialpass og tjenestepass, samt fastsette nærmere regler om dette. (Som fellesbetegnelse på de tre pass brukes her «offisielle pass»). Ved første gangs utstedelse av offisielt pass må gyldig politipass deponeres. For medfølgende barn som ikke tidligere har hatt pass, gjelder de samme krav til legitimasjon som bestemt for søknad om politipass.

43 For medfølgende, ikke-felles barn må det foreligge skriftlig godkjennelse fra den andre foreldrepart om at utenlandsoppholdet godkjennes. Diplomat- og tjenestepass til tjenestemenn i utenrikstjenesten utstedes for inntil 3 år, til stasjonssjefer for inntil 5 år. Slike pass kan forlenges av sjef for ambassade eller for fagkonsulat i samsvar med reglene i punkt 1 for et tidsrom av inntil 2 år. Forlengelse av stasjonssjefens eget pass kan foretas av annen tjenestemann ved stasjonen. Der det ikke kreves forhåndssamtykke fra Utenriksdepartementet, skal dét underrettes om foretatte forlengelser. Spesialpass eller tjenestepass til norske delegerte utstedes for reisens varighet og kan forlenges av sjef for ambassade eller for fagkonsulat for det tidsrom som anses nødvendig for å fullføre tjenestereisen. Når retten til offisielt pass opphører, skal passet tilbakeleveres Utenriksdepartementet så snart som mulig etter at retten er opphørt. 2. Passutstedelse til utenlandsk statsborger med hjemmel i unntaksbestemmelsene i andre og tredje ledd i punkt 2 er ekstraordinær og skal bare skje etter en individuell vurdering i tilfeller hvor det er klart og konkret tilrådelig på bakgrunn av foreliggende informasjon fra den utenriksstasjon det gjelder, eventuelt sammenholdt med informasjon fra andre kilder. Sikkerhetskriteriet omfatter så vel opphold i tjenestelandet som inn- og utreiseprosedyrer. Av hensyn til det (eventuelt de) land innehaveren er statsborger av, skal dette/disse land normalt unntas fra passets gyldighetsområde. Gyldighetstiden for passet fastsettes i hvert enkelt tilfelle i lys av de relevante omstendigheter. I utgangspunktet legges det til grunn at ektefellen skal være medfølgende (bosatt på tjenestestedet). Imidlertid åpnes muligheten for slikt pass i besøksøyemed for kortere eller lengre tid. Unntak fra kravet om norsk statborgerskap kan nemlig også gjøres for ektefelle og ugifte barn under 20 år som ikke er bosatt på tjenestestedet. Det (de) land hvor passinnehaveren er statsborger, skal da unntas fra passets gyldighetsområde. Disse unntakene fra hovedregelen om norsk statsborgerskap for å få offisielt norsk pass ble innført med virkning fra 22. april 1999, jfr. ukenytt nr. 16 av ( - TopOfPage). Passinnehaverens statsborgerskap skal fremgå av passet. 5. Utenriksdepartementet kan i særskilte tilfelle utvide adgangen til å inneha offisielle pass. 5. Rettslig ansvar.

44 Utenrikstjenestemanns erstatningsrettslige og strafferettslige ansvar bedømmes etter de alminnelige regler som gjelder for norske embets- og tjenestemenn, for så vidt norsk lov kommer til anvendelse. Til 5. Noen av de norske lovbestemmelser som kan komme til anvendelse, finnes i skadeserstatningsloven av 1969 ( se bl.a. kap. 2 om det offentliges og andre arbeidsgiveres ansvar m.v., når det gjelder erstatningsrettslig forhold; og særlig i straffeloven av 1902 ( html), se spesielt kap. 11 om "Forbrydelser i den offentlige Tjeneste" og kap. 33 om "Forseelser i den offentlige Tjeneste", forsåvidt angår strafferettslig ansvar. 6. Hjemting. Verneting. 1. Utsendt utenrikstjenestemann, andre utsendinger og utsendt administrativt personell, som oppholder seg utenlands i norsk statstjeneste, har hjemting i Oslo hvis vedkommende ikke har bopel annet sted i riket. 2. Når strafferettslig tiltale reises mot utsendt utenrikstjenestemann, andre utsendinger eller utsendt administrativt personell, anlegges saken ved domstol i Oslo for så vidt ikke annet verneting måtte komme til anvendelse i henhold til norsk straffeprosesslovgivning. 3. I rettssaker angående tjenesteanliggender har alt personell som er nevnt i 3 i utenriksloven, verneting i Oslo med mindre annet følger av folkeretten eller saken etter lovgivningens alminnelige regler hører inn under domstol annetsteds i riket. Til Bestemmelsen svarer til 20, 2. ledd, 1. punktum, i utenriksloven. I alle tre punkter her er det som i lovens 20, gjort klart at alt utsendt personell omfattes, ikke bare "utenrikstjenestemann". 2. Det vises til samme lovs 20, 1. ledd. 3. Dette punkt gjengir samme lovs 20, 3. ledd. Som i loven omfatter dette punkt også lokalt ansatte, jfr. nevnte lovs 3, 1. ledd, nr. 3, og 8, nr. 2. KAPITTEL 6.

45 Lokalt ansatt personell 1. Lokalt ansatt administrativt personell. 1. Utenriksstasjon har selvstendig myndighet til å ansette administrativt personell lokalt. Saker som gjelder suspensjon, oppsigelse eller avskjedigelse, skal forelegges Utenriksdepartementet til avgjørelse. 2. Lokalt ansatte ved utenriksstasjon skal tilsettes på de vilkår og til den lønn som er vanlig for tilsvarende stillinger på tjenestestedet. 3. Utenriksstasjonene skal være en forutsigbar og pålitelig arbeidsgiver. Lønns- og arbeidsbetingelser skal nedfelles i en arbeidskontrakt som skal være i samsvar med tjenestelandets lover og regler. Lokalt ansatte skal sikres gjennom adekvate lokale trygde- og forsikringsordninger. 4. For lokalt ansatt gjelder samme bestemmelser om taushetsplikt og taushetsløfte som fastsatt i Personalforvaltningen for lokalt ansatte skal følge de retningslinjer som til enhver tid er nedfelt i Håndbok lokalt ansatt personale (HLAP). Til Innenfor tildelte økonomiske rammer har utenriksstasjonen myndighet til å ansette lokalt administrativt personell, jfr. utenriksloven 14, 1. ledd. Alle arbeidskontrakter også for ansettelser av lokalt ansatte som skal arbeide for spesialutsendinger og andre utsendinger skal godkjennes av stasjonssjefen. Utenriksdepartementet har avgjørelsesmyndigheten i saker som gjelder oppsigelse, suspensjon eller avskjed, jfr. lovens 14, 2. ledd. Slike saker skal med stasjonssjefens tilråding - umiddelbart forelegges for departementet. Stasjonssjefen har ellers det løpende ansvaret for all personalforvaltning knyttet til de lokalt ansatte ved stasjonen. 2 og 3. Lokalt ansatte skal tilsettes på de vilkår og til den lønn som er vanlig på tjenestestedet. Lokale skatteordninger legges således til grunn. Foreligger det imidlertid en bilateral skatteavtale, vil beskatningsretten av lokalt ansatts lønn normalt være regulert i denne. I tvilstilfelle skal stasjonen forelegge saken for Finansdepartementet. Norsk arbeidsmiljølov kommer også til anvendelse for lokalt ansatte i den utstrekning bestemmelsene ikke strider mot lokale lover eller regler. Når det gjelder trygd, er lokalt ansatt som er norsk borger, pliktig medlem av norsk folketrygd, med mindre vedkommende er pliktig trygdet i bostedslandet. Innenfor EØSområdet kan norsk borger velge bostedslandets eller norsk trygdeordning. Lokalt ansatt som er medlem i norsk folketrygd, skal også meldes inn i Statens Pensjonskasse.

46 Lokalt ansatte som ikke er norsk statsborger, skal innlemmes i tjenestelandets alminnelige trygdeordning. Den fastsatte arbeidstakerandel av premien til slike ordninger skal dekkes av den ansatte. Stasjonen skal påse at arbeidstakers og arbeidsgivers premieandeler blir innbetalt som bestemt under ordningen. 4. Det vises til 4 9 m/komm. 5. Håndbok for lokalt ansatt personale (HLAP) inneholder en standardmal for kontrakt med lokalt ansatte. Stasjonsjefen skal påse at kontrakten er tilpasset de lokale forhold og i samsvar med lokal lovgivning. Kontrakten skal omfatte alle sider ved arbeidsforholdet som inngår i standardmalen. Norsk eller engelsk versjon av arbeidskontraktene sendes Utenriksdepartementet til orientering. Årslønnen ved tiltredelse fastsettes i lokal valuta. Lønnen utbetales av stasjonen. HLAP som foreløpig ikke finnes på UDintra, ble i papirutgave fra 1994 sendt samtlige fagstasjoner. Den er under revisjon, men dette arbeid avpasses til forestående innføring av nytt lønns- og personaldatasystem. Revidert HLAP forventes å bli en elektronisk versjon som legges ut på intranettet. 2. Verneting. I rettssaker angående tjenesteanliggender har lokalt ansatte verneting i Oslo, med mindre annet følger av folkeretten eller saken etter lovgivningens alminnelige regler hører inn under domstol annetsteds i riket. Til 2. Hvis det oppstår tvist om spørsmål i forbindelse med kontrakten eller tjenesteforholdet for øvrig, har den lokalt ansatte verneting i Oslo, jfr. utenriksloven 20, 3. ledd. Etter folkeretten kan det ikke utelukkes at lokalt ansatte som ikke er norske statsborgere, kan ha et annet verneting enn Oslo, jfr. folkerettsreservasjonen i nevnte lovbestemmelse. 3. Stasjonssjefens privat ansatte. Stasjonssjefen kan tilsette privat ansatte for den periode vedkommende tjenestegjør på stedet. Utgiftene refunderes etter retningslinjer fastsatt i Økonomi- og regnskapsinstruks for utenriksstasjonene (ØRI). Til 3. Staten dekker utgifter til daglig drift av stasjonssjefens representasjonsbolig. Stasjonssjefen kan i denne forbindelse ansette personell til å ivareta disse oppgavene og vil innenfor retningslinjer fastsatt i ØRI kap få refundert sine utgifter til dette. Refusjon er avhengig av at disse retningslinjene følges. Privat ansattes tilsettingsforhold skal begrenses til stasjonssjefens tjenestetid. Med hensyn til de privat ansattes rettigheter og plikter bør stasjonssjefen - med de nødvendige tilpasninger legge til grunn de samme regler som gjelder for lokalt ansatt administrativt personell, jfr. 1.

47 Annen del Utenrikstjenestens funksjon KAPITTEL 7. Utenrikstjenestens alminnelige oppgaver A. Generelle bestemmelser 1. Utenrikstjenestens arbeidsoppgaver. Det inngår i utenrikstjenestemenns oppgaver å a) representere Kongen og Regjeringen; b) ivareta og fremme Norges interesser i forholdet til utlandet, herunder både norske særinteresser og de interesser Norge har felles med andre land; c) være Regjeringens talsmann overfor mottakerstatens regjering, internasjonale organisasjoner eller stedlige myndigheter; d) holde Regjeringen underrettet om den politiske, økonomiske, kulturelle og sosiale utvikling i tjenestelandet og øvrige stater hvor de er akkreditert eller anmeldt, og om disse lands forhold til andre land; e) utbre kjennskap i tjenestelandet til Norge og norske forhold; f) å gi norske statsborgere og norske interessenter råd, hjelp og bistand overfor utenlandske myndigheter, institusjoner og personer; g) utføre de oppgaver av administrativ og juridisk art som norsk lovgivning pålegger dem, for så vidt overenskomst med vedkommende fremmede land eller dets lovgivning ikke er til hinder for det; h) bistå utlendinger med råd og hjelp i deres forhold til norske myndigheter, institusjoner eller personer, med mindre saken bør henvises til behandling gjennom myndighetene i

48 vedkommende utlendings hjemland eller til dets diplomatiske eller konsulære representanter i Norge; i) utføre andre oppgaver som måtte bli pålagt dem, eller som forholdene måtte tilsi. Til 1. Det vises til utenriksloven, særlig til 1, 1. ledd, om utenrikstjenestens oppgaver. En utenrikstjenestemanns ivaretagelse av sine oppgaver i forholdet til utlandet må alltid skje innenfor de rammer som den offisielle stilling og internasjonal rett og sedvane gir adgang til. De viktigste rammer for internasjonalt diplomatisk og konsulært samkvem finnes i følgende to konvensjoner som begge har stor tilslutning: - Wien-konvensjonen om diplomatisk samkvem av (NT/III/830 s ff), og - Wien-konvensjonen om konsulært samkvem av (NT/V/881 s. 69 ff). Det vises spesielt til diplomatkonvensjonens art. 3 og til konsulærkonvensjonens art. 5 om hva henholdsvis en diplomatisk og en konsulær stasjons funksjoner særlig består i. 2. Plikt til å motta spesialoppdrag. 1. Utsendte utenrikstjenestemenn plikter å utføre særlig diplomatisk og konsulært oppdrag som Kongen eller Utenriksdepartementet pålegger dem. 2. Utenrikstjenestemenn og utsendt administrativt personell må ikke av annen stats regjering eller av internasjonal organisasjon motta noe verv av diplomatisk, konsulær eller annen offisiell art uten samtykke fra Utenriksdepartementet. Til Bestemmelsen i punkt 1 pålegger fagtjenestemann og spesialutsending å påta seg oppdrag som ligger utenfor de vanlige tjenesteplikter. Uttrykket «diplomatisk og konsulært oppdrag» omfatter i denne forbindelse alle oppdrag og gjøremål som vanligvis ivaretas av diplomatiske og konsulære tjenestemenn. Plikten til å motta slike spesialoppdrag omfatter bl.a. representasjon eller annen opptreden ved offisielle seremonier og deltakelse i bilaterale eller internasjonale forhandlinger m.v., i eller utenfor tjenestedistriktet. 2. Forbudet i punkt 2 gjelder alle utenrikstjenestemenn og utsendt administrativt personell; inklusive valgkonsuler, jfr. 17 8, punkt 2, og utenriksloven 3, 1. ledd, nr. 1. Norske utenrikstjenestemenn blir stadig oftere bedt om å påta seg ulike offisielle verv; også fra internasjonale organisasjoner. Departementet har til enhver tid behov for å ha kontroll med verv tjenestemennene måtte påta seg, enten det tilbys fra en internasjonal organisasjon eller fra en annen stat. Utenriksloven 19, 1. ledd, krever derfor at utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell må ha departementets samtykke for å påta seg slike verv.

49 Om mottakerstatens samtykke, se diplomatkonvensjonens art. 46 og konsularkonvensjonens art Forholdet til fremmede lands myndigheter og politikk samt til andre representanter. 1. Utenrikstjenestemenn skal søke å bevare et godt forhold til stedlige myndigheter og til representanter for andre stater i det eller de land hvor de er akkreditert eller anmeldt. 2. Utsendte utenrikstjenestemenn må ikke delta i politisk virksomhet i tjenestelandet. Til Utenrikstjenestemenns arbeid vil stadig bringe dem i kontakt med oppholdslandets myndigheter, og en tilfredsstillende løsning av mange spørsmål vil ofte være avhengig av en velvillig innstilling fra myndighetenes side. Det er derfor av stor viktighet at tjenestemannen opprettholder et godt og korrekt forhold til myndighetene og respekterer de omgangsformer som gjelder på stedet, f. eks. personlige visitter ved ankomst og avreise (2 3) og flagging på oppholdslandets nasjonale festdager (13 10). Overfor representanter for andre land som er anerkjent av Norge, må tjenestemannen rette seg etter sedvanen på stedet og legge vekt på å skape et godt kollegialt forhold til dem. Om utenrikstjenestemenns plikter overfor mottakerstaten vises til 5 1,2 m/komm. Ved feiring av nasjonaldag i vedkommende land skal stasjonen som hovedregel og i henhold til stedets skikk sende lykkeønskninger fra H.M. Kongen til landets statsoverhode. Dette gjelder også sideakkrediterte land. Unntak er nært beslektede statsoverhoder (d.v.s. den svenske, belgiske og spanske konge og den britiske, danske og nederlandske dronning, samt Luxembourgs storhertug) og den japanske keiser, som på sine fødselsdager blir lykkeønsket fra Slottet. Ambassadene i disse land skal således ikke sende lykkeønskninger i de tilfelle der nasjonaldagen sammenfaller med statsoverhodets fødselsdag. Ytterligere unntak gjelder statsoverhoder som det av politiske årsaker ikke ansees aktuelt å gratulere. Stasjonene skal dessuten, hvor det er vanlig, også fremføre den norske regjerings gratulasjoner overfor utenriksministeriet i samsvar med stedlig skikk. Stasjonene kan fremføre Regjeringens gratulasjon ved presidentinnsettelse og tronarvings fødsel. Forslag om lykkeønskninger fra H.M. Kongen skal forelegges Utenriksdepartementet. Ved naturkatastrofer og andre ulykker av nasjonal karakter samt statsoverhoders dødsfall skal stasjonen snarest fremføre Regjeringens kondolanser. Forslag om eventuelle kondolanser fra H.M. Kongen forelegges Utenriksdepartementet. Alle gratulasjoner og kondolanser skal kort innrapporteres til Utenriksdepartementet. Ved innrapportering til departementet og ved forslag om budskap bør det oppgis hvilket syn nordiske og eventuelt andre nærstående lands ambassader inntar.

50 2. Utenrikstjenestemenn må avholde seg fra uttalelser og fremferd som er egnet til å skade norske interesser, eller som av andre grunner ikke er forenlig med deres offisielle stilling. De må heller ikke i ord eller skrift rette offentlig kritikk mot oppholdslandet eller en tredje stat; således heller ikke i uttalelse til pressen, jfr. 4 9 m/komm. 4. Nordmenn i utlandet. Utenrikstjenestemenn skal søke å opprettholde et godt forhold til norske statsborgere, norskfødte personer og befolkningsgrupper av norsk opprinnelse som bor i tjenestedistriktet. De bør støtte sammenslutninger og foreninger, og slutte opp om tiltak som tjener til å bevare og styrke de bånd som knytter dem til Norge. Til 4. Utenrikstjenestemenn bør vise norske foreninger, organisasjoner og institusjoner interesse og oppmerksomhet ved å delta i foreningsvirksomheten, holde taler og foredrag, og skaffe materiale om Norge og norske forhold, samt være til stede ved seremonier for fremstående medlemmer m.v. Hvor det innen tjenestedistriktet befinner seg grupper av norske studenter, bør stasjonen ha et nært samarbeid med deres organisasjon ANSA (Samband for norske studenter i utlandet). Lokale ANSA-grupper og organisasjonens tillitsmenn bør støttes i saker som angår studentenes velferd. Likeledes bør stasjonen så vidt mulig bistå organisasjonen i dens informasjons- og kulturarbeid. 5. Bistand i utviklingssaker. Utenrikstjenestemenn som tjenestegjør i et samarbeidsland, skal utføre de oppdrag som måtte bli pålagt dem av Direktoratet for utviklingssamarbeid (NORAD) i saker innenfor direktoratets ansvarsområde. Til 5. Utviklingsministeren har ansvaret for det utviklingspolitiske området, herunder det administrative ansvar for Direktoratet for utviklingssamarbeid (NORAD) og anvendelse av midler under programområde 03, med unntak for de kapitler som ligger under Utenriksministeren. NORAD har ansvar for iverksettelse og administrasjon av bilateralt utviklingssamarbeid i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser fastsatt av Utenriksdepartementet. Innenfor sitt ansvarsområde er NORAD i medhold av 4 2,2, gitt instruksjonsmyndighet overfor norske utenriksstasjoner i samarbeidslandene. I den utstrekning sakene kan ha utenrikspolitisk, handelspolitisk og/eller utviklingspolitisk betydning, skal instrukser forelegges Utenriksdepartementet på forhånd. Øvrige instrukser i utviklingssaker gis av Utenriksdepartementet.

51 Utenriksstasjonene korresponderer direkte med NORAD innenfor direktoratets ansvarsområde. Øvrig korrespondanse om utviklingssaker skal sendes Utenriksdepartementet. 6. Registrering av vernepliktige. Ved mobilisering eller når krigstilstand er inntrådt i Norge, skal utenrikstjenestemann forestå registrering og innkalling av vernepliktige norske borgere på stedet, herunder heimevernspliktige, og eventuelt bistå med deres reise til Norge eller alliert land i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser. Til 6. Reglene for verneplikt - registrering I medhold av lov av 17. juli 1953 nr. 29 om verneplikt ( html) og lov av 17. juli 1953 nr. 28 om heimevernet ( og i samsvar med forskrift gitt ved kgl. resolusjon av 9. august 1974 nr. 6 om fritak for og utsettelse med fremmøte i forsvaret ved mobilisering ( har Forsvarsdepartementet utferdiget «Ordre til vernepliktige som er påmønstret norske eller allierte handelsskip og til vernepliktige som oppholder seg eller er fast bosatt i utlandet ved mobilisering eller når krigstilstand er inntrådt i Norge» (heretter kalt «Ordre til vernepliktige»). Teksten til denne ordre (for oppslag i kontorlokalene) med oversettelse til engelsk og fransk er sendt samtlige utenriksstasjoner med Utenriksdepartementets rundskriv R10U Det pålegges enhver utenrikstjenestemann å sette seg nøye inn i reglene. Ved mobilisering eller når krigstilstand er inntrådt i Norge, skal utenriksstasjonene føre oppgave over navn og adresse til dem som i henhold til forannevnte «Ordre til vernepliktige» ved personlig fremmøte eller skriftlig melder seg for registrering. Oppgavene skal bero ved stasjonen, og først tilstiles de militære myndigheter etter nærmere beskjed fra Forsvarsdepartementet eller Utenriksdepartementet. Vernepliktig personell som registreres skal samtidig gis et registreringsbevis. Stasjonen skal veilede de vernepliktige og så vidt mulig påse at ordrer og bestemmelser blir fulgt. Enhver mannlig norsk borger som ikke er særskilt fritatt har ved mobilisering og i krig plikt til å gjøre tjeneste i de væpnete styrker fra det år han fyller 18 til og med det år han fyller 55, uansett om han ved mobiliseringen eller krigsutbruddet oppholder seg eller er fast bosatt i utlandet, jfr. lov om verneplikt 5, 1. ledd, og lov om heimevernet 4. Mobiliseringsfritak - utenrikspermisjon Vernepliktige som ut fra totalforsvarsmessige hensyn er planlagt disponert i offentlige sivile stillinger og verv av samfunnsviktig natur eller i andre sivile nøkkelfunksjoner, er enten gitt fritak for eller utsettelse med fremmøte i forsvaret ved mobilisering. Dette gjelder bl.a. norske sjømenn som er påmønstret norske eller allierte handelsskip i utenriks- eller innenriksfart,

52 eller som etter avmønstring i fred for et visst tidsrom er disponert i en mobiliseringsreserve for handelsflåten. Vernepliktige som innehar embets- og tjenestestillinger i utenrikstjenesten, vil være fritatt for fremmøte i forsvaret ved mobilisering når Utenriksdepartementet har klarert fritaket med forsvaret slik som fastsatt i gjeldende regler, jfr. 2 5 m/komm. Klarert fritak gjelder også som innvilget utenrikspermisjon i fred. Hver enkelt tjenestemann dette gjelder vil få underretning fra Utenriksdepartementet. Krigstjenestekort (KTK) Vernepliktige får fra sin militæravdeling tilsendt krigstjenestekort (KTK) som gir ordre om hvor og når vedkommende skal møte ved mobilisering eller etter mobilisering. Tilsvarende kort vil normalt også bli sendt til vernepliktige som bekreftelse på at fritak eller utsettelse med fremmøte i forsvaret er approbert for dem som skal ivareta sivile nøkkelfunksjoner ved mobilisering. Spesielle kort blir også sendt til dem som først skal møte etter nærmere ordre. Det fremgår av teksten på kortene hvordan den enkelte vernepliktige skal forholde seg. Utenriksstasjons bistand En del vernepliktige vil istedenfor KTK ha mottatt særlig forholdsordre i brevs form med ordre om å melde seg på angitt mobiliseringssted eller nærmeste norske utenriksstasjon ved mobilisering. En del vernepliktige vil av forskjellige grunner kunne være fritatt for fremmøte i forsvaret ved mobilisering. De vil ikke være krigsdisponert i første omgang og har heller ikke fått fritaket bekreftet ved KTK eller særlig forholdsordre. Ved mobilisering eller når krigstilstand er inntrådt, plikter alle disse vernepliktige, dersom de oppholder seg eller er fast bosatt i utlandet, å melde seg personlig eller skriftlig for nærmeste norske utenriksstasjon. Denne registreringsplikt gjelder også nordmenn i vernepliktig alder som ikke er utskrevet. For øvrig gjelder de instrukser og bestemmelser som til enhver tid blir gitt av Utenriksdepartementet eller Forsvarsdepartementet. Foruten å forestå registrering av vernepliktige må utenriksstasjon hjelpe og veilede de vernepliktige og være dem behjelpelig med å reise til Norge eller til det allierte land hvor de har fått ordre om å møte. Det offentlige vil dekke reiseutgifter for personell som i henhold til sitt KTK og/eller særlig forholdsordre straks skal møte på mobiliseringsstedet, samt for personell som senere blir beordret til å reise til Norge eller alliert land. Utenriksstasjon er derfor bemyndiget til å forskuttere reiseutgiftene for slikt personell. For personer som frivillig reiser til Norge eller alliert land, dekkes derimot ikke reiseutgiftene av det offentlige. Vernepliktige sjømenn Som bestemt i «Ordre til vernepliktige» skal vernepliktige som er på norske eller allierte handelsskip ved mobilisering og krig fortsette å seile. Det samme gjelder norske sjøfolk som etter fratredelse i krig skal overføres til norsk eller alliert sjømannspool. Vernepliktige sjømenn vil etter fratredelse i fred fra utenriksfart som hovedregel stå i bemanningsreserven for handelsflåten i inntil 10 år. Under krig, krigsfare eller liknende forhold vil det i tilknytning

53 til denne bestemmelse bli iverksatt detaljerte regler om meldeplikt og arbeidsplikt for sjømenn og om opprettelse og drift av sjømannspooler. Særlige instrukser om dette er sendt visse utenriksstasjoner. Hvis kontakten med Norge blir avbrutt, vil nødvendige retningslinjer og instrukser bli meddelt fra disse utenriksstasjoner. 7. Forholdsregler under krig eller krigsfare. 1. Ved krig eller krigsfare skal utenrikstjenestemenn hvis mulig forbli på sine poster inntil de får annen instruks fra Utenriksdepartementet, eller mottakerstatens regjering anmoder dem om å forlate landet. Det samme gjelder hvis de diplomatiske forbindelser blir avbrutt uten at det inntrer krigstilstand. 2. Ved krig eller krigsfare skal utenrikstjenestemenn søke å bistå alle norske statsborgere innen stasjonens tjenestedistrikt og for øvrig ivareta norske interesser på beste måte. 3. Ved krig eller krigsfare skal utenriksstasjon gi norske skip nødvendig rettledning, og yte all mulig bistand for at norske skip kan nå frem til havn i fritt område, med mindre annen instruks måtte foreligge. 4. Under kritisk situasjon som bringer stasjonens sikkerhet i fare, og ved eventuell stenging av stasjonen eller evakuering skal all gradert informasjon tilintetgjøres hvis den ikke kan bringes i sikkerhet. 5. Hvis tjenestemenn må forlate sine poster, skal de søke oppholdssted hvor de antar å kunne bevare sin bevegelsesfrihet, og skal snarest mulig sette seg i forbindelse med den norske regjering eller annen norsk myndighet i fritt område. Til 7. Utenrikstjenestemenn ved krig eller krigsfare 1. Fagstasjonene skal på forhånd gjøre seg kjent med lov av 15. desember 1950, nr. 7, om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og liknende forhold ( html). For øvrig vises til 6 m/komm. angående registrering og innkalling av vernepliktige norske borgere. Videre henledes oppmerksomheten på 13 9 og 13 m/komm. om h.h.v. arkiver og sikringstiltak ved stasjonene. Dersom Norge ikke tar del i krigen eller dersom vedkommende land er alliert med Norge og mottakerstatens regjering forlater hovedstaden eller landet, skal sjef for ambassade og så mange av de øvrige tjenestemenn som stasjonssjefen bestemmer, følge regjeringen til dens nye oppholdssted. Etter stasjonssjefens bestemmelse kan en eller flere tjenestemenn bli tilbake ved stasjonen så lenge det er noen mulighet for å ivareta lokale norske interesser eller bistå norske statsborgere på stedet. Såfremt det er anledning til det, skal nærmere instrukser innhentes fra Utenriksdepartementet. Bistand til norske borgere og skip

54 2 og 3. Når det gjelder norske borgere, vises det til det som er anført i (ny) 8 m/komm. om krise- og evakueringstiltak; og vedrørende skip og sjømenn til det som fremgår i 6 m/komm. om mobilisering av norske vernepliktige og arbeidspliktige sjømenn. Dokumentsikring 4. Regler om oppbevaring eller tilintetgjøring av beskyttede dokumenter er gitt i m/komm. Betryggende oppbevaring av dokumenter er det prinsipale; tilintetgjøring er en nødutvei. Særlig varsom må stasjonene være med å tilintetgjøre originaldokumenter. Diplomatiske og konsulære tjenestemenn 5. Kommer Norge i krig med tjenestelandet, vil i alminnelighet både diplomatiske og konsulære fagtjenestemenn bli anmodet om å forlate landet. De kan regne med å få et visst, men i alminnelighet forholdsvis kort varsel, og bør derfor straks forberede seg på avreisen. Tjenestemann som må forlate mottakerstaten, må ikke frivillig søke opphold i okkupert område i inn- eller utland. Instrukser fra angivelig norske myndigheter på okkupert område skal ikke etterkommes. Fagtjenestemann skal ha kjennskap til de viktigste folkerettslige regler som gjelder under krig, jfr ,1 m/komm., og i påkommende tilfelle instruere de underordnede valgkonsuler om deres rettigheter og plikter i en slik situasjon. 8. Krise og evakueringsplaner og -tiltak. 1. Krise- og evakueringsplan skal utarbeides av samtlige fagstasjoner. 2. Planen oppdateres årlig og søkes koordinert på nordisk basis, eventuelt med andre lands stasjoner på stedet. 3. Forholdsregler søkes normalt gjort kjent for den stedlige norske koloni. 4. Utenriksstasjon kan ikke påby, men bare tilrå evakuering av personer som ikke utfører oppdrag for utenrikstjenesten. 5. Staten bærer det økonomiske ansvar for evakuering og repatriering av statsansatte og andre personer med familie som er i offentlig tjeneste eller på tjenestereise for statens regning. 6. Øvrige må selv dekke utgiftene forbundet med evakueringen ved å undertegne søknad om nødlidenhetslån. Til 8. Utenriksdepartementet har utarbeidet en generalplan for krise- og evakueringstiltak som har til hovedhensikt å legge grunnlaget for en systematisk og samordnet planlegging og gjennomføring av krise- og evakueringstiltak ved utenrikstasjonene. - Krise- og

55 evakueringsplanen er et tilbud til nordmenn i utlandet som befinner seg i katastrofesituasjoner. Ansvaret for å sette i verk tiltak er tillagt utenriksråden og planen tar sikte på å dekke ulike typer krise- og katastofesituasjoner (lokale/ internasjonale kriger og uroligheter, naturkatastrofer, epidemier o.l.). Til generalplanen, som ble utsendt med R3U , er det inntatt retningslinjer og momenter som danner grunnlag for fagstasjonenes utarbeidelse og ajourføring av krise- og evakueringsplaner. Generalplanen er utarbeidet først og fremst med henblikk på forholdene i Afrika, Asia og Latin-Amerika, men den forutsettes i prinsippet gjort gjeldende for alle land hvor det er opprettet norsk fagstasjon eller tilsynsmyndigheten er tillagt en slik stasjon. Planen har et annet og mer begrenset siktemål enn "beredskapsplaner", som kun gjelder i de tilfelle Norge står i fare for å bli militært involvert eller blir trukket med i krig. Med utgangspunkt i generalplanen utarbeider hver fagstasjon sin egen krise- og evakueringsplan som er tilpasset de lokale forhold. Planen skal oppdateres årlig og kopi sendes departementet. Det legges vekt på at planleggingen søkes koordinert på nordisk basis og at fagstasjonene søker kontakt med norske institusjoner, organisasjoner og bedrifter og klargjør om disse har sine egne krise- og evakueringsplaner. Fagstasjonene bør utarbeide et orienteringsbrev om krise- og evakueringstiltak som sendes norske borgere i stasjonens embetsdistrikt, jfr. R29U Det bør legges vekt på aktsomhetsregler; hvordan man i en krise-/katastrofesituasjon generelt bør forholde seg. - Forholdsregler søkes normalt gjort kjent for den stedlige norske koloni før en krise- eller katastrofesituasjon eventuelt oppstår. Staten bærer det økonomiske ansvar ved evakuering/ hjemsendelse av statsansatte og andre personer med familie som er i offentlig tjeneste eller på tjenestereise for statens regning. Foruten å dekke slike utgifter, vil staten på grunnlag av søknad, kunne gi økonomisk erstatning/billighetserstatning ved tap av innbo/løsøre og personlige eiendeler hvis tapet er en direkte følge av tvungen repatriering og det helt eller delvis ikke dekkes gjennom privat forsikring. Transport- og oppholdsutgifter m.v. som påløper ved hjemsendelse/evakuering av personer som er i utlandet i privat tjenesteoppdrag eller på ferie, vil måtte dekkes av den evakuerte selv og/eller av vedkommende arbeidsgiver, turoperatør, transportselskap eller forsikringsselskap. - Det kan imidlertid i enkelte tilfelle være nødvendig at utenrikstjenesten forskutterer utgiftene, men under uttrykkelig forutsetning av at utgiftene senere vil bli krevd refundert. Det kan bli aktuelt å innhente forhåndsgarantier og det vil være nødvendig med utfylling og undertegning av nødlidenhetserklæringer. Stasjonen må gjøre det klart at Utenriksdepartementet ikke kan påby, men bare tilrå evakuering av personer som ikke er ansatt i utenrikstjenesten. Tilrådning om evakuering vil ikke medføre økonomisk ansvar for den norske stat. 9. Laissez-passer. 1. Anbefalingsbrev til norske tollmyndigheter - laissez-passer - kan utstedes av diplomatisk stasjon for:

56 a) utenlandske diplomatiske og utsendte konsulære tjenestemenn anmeldt i Norge, med nærmeste familie; b) andre utenlandske statsborgere hvis stilling eller reiseformål er av den art at det av internasjonale høflighetshensyn er særlig ønskelig at vedkommende reise blir lettet på denne måte. 2. Laissez-passer skal stemples og underskrives av stasjonssjefen, eller ved forfall av stedfortrederen. 3. Diplomatisk tjenestemann kan bare utstede laissez-passer for en enkelt reise. 4. Formen for laissez-passer fastsettes av Utenriksdepartementet. Til 9. Diplomatisk stasjon kan bare utstede laissez-passer til utenlandske statsborgere og bare for én enkelt innreise. Det dreier seg om et anbefalingsbrev til norske tollmyndigheter som ikke må forveksles med passerbrev (nødpass). Disse ble i den tidligere fremmedforskrift også benevnt «laissez-passer». Gjenpart av ethvert utstedt laissez-passer skal bindes kronologisk i et særskilt aktomslag. Denne mappe tjener samtidig som register. Laissez-passer for gjentatte innreiser utstedes bare av Utenriksdepartementet. Det samme gjelder for de unntakstilfelle hvor laissez-passer kan utstedes til norske statsborgere. B. Rapportvirksomhet 10. Diplomatisk stasjons rapportvirksomhet. 1. Stasjonen skal i sin rapportvirksomhet være særlig oppmerksom på begivenheter og forhold av betydning for den internasjonale situasjon, herunder både norske særinteresser og de interesser Norge har felles med andre land. Stasjonen skal innberette til Utenriksdepartementet om viktigere forhold og begivenheter innenfor tjenestelandets utenriks-, forsvars- og sikkerhetspolitikk, samt om spørsmål som vedrører handel, økonomi, utviklingspolitikk, MR-relaterte spørsmål og andre spørsmål som berører norske interesser eller Norges deltagelse i internasjonalt samarbeid. Stasjonen skal følge med i og innberette om vedkommende lands politikk i viktigere internasjonale organisasjoner. Dessuten skal stasjonen holde Utenriksdepartementet underrettet om vedkommende lands interne politikk, om utviklingen på det sosiale og kulturelle område, og om forvaltningsbestemmelser av interesse for Norge.

57 2. De politiske rapporter og rapporter om landets økonomiske utvikling og handelspolitikk avgis regelmessig. Dessuten bør stasjonen med visse mellomrom i særlige rapporter søke å trekke opp hovedlinjene i landets politiske og økonomiske utvikling, eller den utvikling et bestemt problem har gjennomgått (oversiktsrapporter). Når teksten til dokumenter (viktigere redegjørelser, lover, forordninger, tariffer, taler, kommunikéer, avisutklipp m.v.) innsendes, skal det som hovedregel samtidig gis et sammendrag på norsk av innholdet. Til 10. Kommentarer er inntatt under Konsulær fagstasjons rapportvirksomhet. 1. Konsulær fagstasjon skal, eventuelt i samråd med overordnet stasjon, rapportere om de økonomiske forhold - herunder om forhold av betydning for eksportnæringene innbefattet reiseliv, skipsfart og luftfart; og om transport- og havneproblemer, forurensnings- og miljøverntiltak - innenfor sitt tjenestedistrikt. 2. Konsulær fagstasjon kan innberette om politiske spørsmål når stasjonen har førstehånds kjennskap til begivenheter eller sitter inne med opplysninger som overordnet diplomatisk stasjon ikke antas å ha samme kjennskap til. Det samme gjelder for tilfeller av lokale politiske forhold og utviklingstrekk som i betydelig grad avviker fra situasjonen i landet for øvrig. Også ellers når forholdene tilsier det, kan konsulær fagstasjon dekke deler av rapportvirksomheten vedrørende landet. Politisk innberetning fra konsulær fagstasjon sendes til Utenriksdepartementet med kopi til overordnet fagstasjon. Til 10 og 11. Utenriksdepartementet forutsettes i størst mulig utstrekning å holde fagstasjon underrettet om viktige forhold og begivenheter i Norge. Stasjonen plikter samtidig å holde seg underrettet om Regjeringens politikk og aktuelle norske forhold, bl.a. via norske media og deres nettsteder. Ved utformingen av rapporter må det stilles særlige krav til kortfattet, klar og oversiktlig fremstilling. Rapporter på mer enn tre sider skal ha et innledende sammendrag av rapportens innhold, medmindre spesielle grunner tilsier det motsatte. Sammendraget bør spesielt dekke vedkommende rapports konklusjoner. Sitater gjengis på norsk, om nødvendig med original språktekst i parentes.

58 Stasjonen fordeler kopier i henhold til gjeldende retningslinjer. I lys av norske fagdepartementers og -institusjoners utvidede internasjonale engasjement er det nødvendig at stasjonene viser årvåkenhet overfor ønskene fra brukerne av utenrikstjenestens rapporter. Når kopi er sendt annen stasjon eller fagdepartement eller -institusjon, skal dette anføres på egnet måte. Når slike innberetninger er graderte, skal de journalføres både hos sender og mottaker, jfr i forskrift av 1. juli 2001 nr. 744 om informasjonssikkerhet ( og 8 i forskrift av 17. mars 1972 nr om instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen) ( Hvor annet departement eller institusjon etter 4 2,2 m/komm. er gitt instruksjonsmyndighet overfor stasjonene eller visse stasjoner innenfor et avgrenset saksområde, skjer korrespondansen også som fastsatt i 4 5, jfr Når det er mulig og ikke regler om behandling av gradert informasjon påbyr annet middel, skal all innrapportering fra fagstasjonene skje pr. e-post eller annen elektronisk formidling som måtte utvikle seg. Det samme gjelder forsendelse av "kopier" til øvrige mottakere enn hovedadressaten. Med hensyn til gradering av rapporter vises til sikkerhetsloven med forskrift om informasjonssikkerhet og instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen), jfr. 4 9,1 m/komm. for e-pekere, og til m/komm. Det må påses at riktig instruks blir benyttet, samt at overgradering ikke finner sted. Følgende fire beskyttelsesgrader skal anvendes i.h.t. sikkerhetslovens 11: «Strengt hemmelig», «Hemmelig», «Konfidensielt» og «Begrenset» ( html). Dessuten gjelder etter beskyttelsesinstruksens 2 de to gradene «Strengt fortrolig» og «Fortrolig» ( Gradering av et dokument i henhold til beskyttelsesinstruksen skal bare foretas når det kan unntas fra offentlighet i medhold av 5-7 i lov av 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen ( og de aktuelle skadevirkninger kan inntreffe, jfr. sistnevnte instruks 3 og 4. Rapporter må ikke gis høyere beskyttelsesgrad enn strengt nødvendig. 12. Årlige oversiktsrapporter og reiseinformasjon. 1. Fagstasjon skal innsende særskilt årlig oversiktsrapport om interne og eksterne politiske og økonomiske forhold og om sosiale og andre forhold i land hvor Norge har diplomatisk representasjon på stedet eller ved sideakkreditering.

59 2. Fagstasjon skal kontinuerlig innsende reiseinformasjon vedrørende sine embetsdistrikter etter nærmere retningslinjer gitt av Utenriksdepartementet. Til I tillegg til den løpende rapportering skal stasjonen innberette i form av årlige oversiktsrapporter ( for de land den er akkreditert. Disse rapportene skal primært utarbeides for intern bruk i UD. Hovedvekten skal legges på vurdering av den politiske og økonomiske situasjonen i landet og av landets utenrikspolitikk og deltakelse i internasjonalt samarbeid, samt på en vurdering av utviklingen i de bilaterale forbindelsene mellom Norge og landet. Faktabeskrivelse skal kun medtas i den grad den er relevant for stasjonens vurderinger. I tillegg skal medfølge et faktaark som vedlegg. Rapportene skal være på maksimalt fem sider pluss en side vedlegg. De skal innsendes i januar, og ha tittelen "Oversiktsrapport...(landnavn) januar...(årstall)". De graderes på linje med annen rapportering fra stasjonene, men bør så langt mulig være ugraderte. Faktaarkene tenkes bl.a. benyttet direkte, uten noen bearbeidelse, i mapper som lages i forbindelse med besøksvirksomhet o.l. På forespørsel skal de gjøres tilgjengelige for eksterne brukere som har et begrunnet behov, først og fremst innenfor departementene og andre statlige etater og institusjoner. De geografiske seksjonene/deskene vil være mottakere av oversiktsrapportene og ha ansvar for eventuell fordeling til eksterne brukere. Bestemmelsen om årlig gjengir bare et minimumskrav for hvor ofte slike rapporter skal innsendes. Utenriksdepartementet kan pålegge stasjonene å innsende disse hyppigere. Ifølge UDs huskeliste for utenriksstasjonene gjelder for tiden at de skal innsendes to ganger i året. Det vises til presisering i ukenytt nr. 14/03 av : 2. Utenriksstasjonene skal på rutinemessig basis utarbeide praktiske råd til reisende. Generelle reiseråd, dvs. advarsler mot å reise til visse områder/land skal alltid klareres med departementet på forhånd. Under enhver omstendighet skal rådene utformes slik at den enkelte selv må avgjøre om reisen skal foretas eller ikke. Jfr.: Stedsrapport. 1. Fagstasjon og valgkonsulat med utsendt utenrikstjenestemann skal innsende særskilt rapport om de alminnelige forhold på tjenestestedet som er av betydning for stasjonens virksomhet (stedsrapport). 2. Stasjonen skal hvert tredje år gjennomgå og innsende til Utenriksdepartementet en ny, ajourført og fullstendig utgave av stedsrapporten. Til 13.

60 1. Stedsrapport skal utarbeides ved alle utenriksstasjoner som er bemannet med en eller flere utsendte tjenestemenn. Hensikten med stedsrapporten er å gi tjenestemenn som skal tiltre ved stasjonen en forhåndsorientering om leveforholdene på stedet og om andre spørsmål av praktisk art som tjenestemennene og deres familie vil bli stilt overfor. Foruten tradisjonell informasjon om land, folk, språk, klima, kommunikasjoner, undervisningstilbud, helseforhold, boligforhold, strømforhold, tjenerhjelp, ankomst, varetilbud, rekreasjonsmuligheter, norsk koloni på stedet, klær og utstyr m.v., bør stedsrapporten også gi opplysninger om hvilke muligheter tjenestemenns samlivspartner har til å skaffe seg lønnet (eller ulønnet) arbeid på stedet, og hvilke regler som eventuelt gjelder for arbeidstillatelse, skatt, immunitet o.l. Hvis mottakerstaten har motforestillinger mot andre samlivsformer enn ekteskap, bør det også omhandles. Skoleforholdene for barn på ulike alderstrinn bør være angitt så presist som mulig. Stedsrapporten skal videre inneholde en beskrivelse av tjenesteboligene. I land med flere fagstasjoner behøver de underordnede fagkonsulaters rapporter bare inneholde opplysninger av spesiell interesse for vedkommende sted, idet spørsmål som angår hele landet forutsettes dekket i rapporten fra den diplomatiske eller annen overordnet fagstasjon. De innsendte stedsrapporter legges ut på UDintra. 2. Inntreffer det forhold av vesentlig betydning for stedsrapportens aktualitet, bør stasjonen utarbeide ny rapport uavhengig av 3-års regelen. 14. Virksomhetsplanlegging. For å gi grunnlag for effektiv styring av utenrikstjenestens samlede virksomhet og for å oppnå en hensiktsmessig bruk av ressursene, skal alle fagstasjoner hvert år utarbeide virksomhetsplaner etter nærmere retningslinjer fra Utenriksdepartementet. Til 14. Virksomhetsplanleggingen med tilhørende rapportering om resultater er ment å skulle gi grunnlag for en effektiv styring av den samlede utenrikstjenestens virksomhet, og et slikt styringsredskap ansees nødvendig for å oppnå en maksimal og hensiktsmessig bruk av de tilgjengelige ressurser. Planleggings- og rapporteringsprosessen foregår gjennom fire etapper i løpet av året: - 1. Utarbeidelse av avdelingenes virksomhetsplaner med årsrapporter (innen 15.9). Utsendelse av disse til stasjonene sammen med skjema for budsjettforslag m.m. (ca ) Utarbeidelse av stasjonenes virksomhetsplaner med årsrapporter og budsjettforslag (innen 1.11.).

61 - 3. Behandling i departementet av virksomhetsplanene. Fastsettelse av driftsbudsjetter for avdelinger og stasjoner Utsendelse av disponeringsskriv til avdelingene og rammetildelingsskriv til stasjonene (innen 31.1.). Det vises for øvrig til Retningslinjer for virksomhetsplanleggingen i utenrikstjenesten som er inntatt på Smittsomme sykdommer. Utenriksstasjon skal rapportere direkte til Nasjonalt folkehelseinstitutt om forekomst av smittsomme sykdommer med særlig høy dødelighet innen stasjonens embetsdistrikt. Rapporteringen skal inneholde opplysninger om myndighetenes tiltak mot sykdommen, spesielt om eventuelle tiltak overfor reisende til landet. Til 15. Nasjonalt folkehelseinstitutt får meldinger fra Verdens helseorganisasjon om forekomst av smittsomme sykdommer i de ulike land. Utenriksstasjonene behøver derfor bare rapportere om større, uvanlige hendelser. Følgende sykdommer (engelsk betegnelse i parentes) bes særlig rapportert: - poliomyelitt (Poliomyelitis), - ebolafeber (Ebola haemorrhagic fever), - pest (Plague) og - gulfeber (Yellow fever). Rapportene fra utenriksstasjonene kan inngå i beslutningsgrunnlaget for iverksetting av tiltak overfor reisende til Norge, tiltak overfor import av matvarer til Norge og rådgivning overfor reisende til det aktuelle land. Det er derfor viktig at innberetning til Nasjonalt folkehelseinstitutt skjer tidlig. C. Presse-, informasjons- og kulturarbeid 16. Presse- og informasjonsarbeid. I presse- og informasjonsarbeidet skal utenrikstjenestemann ha følgende hovedmål for øye: a) formidle et dagsaktuelt bilde av Norge;

62 b) underbygge dette inntrykk ved å spre informasjon til både offentlige og private instanser om norske forhold generelt og om norske interesser og synspunkter. Til 16. Informasjonsmateriell Utenriksstasjon må sørge for å stå best mulig rustet til å drive informasjonsarbeid, i første rekke ved å sørge for til enhver tid å ha et oversiktlig, ajourført og tilstrekkelig lager av informasjonspublikasjoner av alle typer som utgis eller distribueres av Utenriksdepartementet, inkludert å ha god oversikt over tilgjengelig elektronisk materiale. Utenriksstasjon bør på eget initiativ tilse at slikt materiale når fram til eller gjøres kjent for interesserte instanser i tjenestelandet og at det systematiserte lager og de elektroniske oversikter ved stasjonen brukes målrettet til besvarelse av forespørsler og henvendelser. Massemedia I planleggingen av sitt informasjonsarbeid overfor massemedia skal stasjonene prioritere tiltak som kan bidra til å fokusere på norske forhold og norske synspunkter i sentrale internasjonale spørsmål. For å øke kunnskapen om Norge og norske synspunkter vil det kunne være hensiktsmessig å legge opp reiser til Norge for journalister fra viktige medier i tjenestelandet. Stasjonenes hjemmesider på Internett skal markedsføres målrettet overfor lokale massemedier og ellers brukes aktivt for formidling av informasjon om Norge til publikum i tjenestelandet. I foredragsvirksomhet, utstillinger, arrangementer på kulturfronten o.l. skal prioritet gis til tiltak som når et opinionsdannende publikum. Hjemmesidene må benyttes aktivt i markedsføringen også av slike arrangementer. Direkte informasjon I tillegg til virksomhet med sikte på å oppnå publisitet i massemedia eller å formidle annen generell informasjon bør utenriksstasjon på eget initiativ og/eller i samarbeid med Utenriksdepartementet forsøke å legge forholdene til rette for regelmessig fremsendelse av Norges-informasjon til interesserte instanser og personer i statlig administrasjon, det politiske liv, organisasjonslivet, næringslivet, kulturlivet, presse og kringkasting. IKT-mulighetene som stasjonen disponerer, må her utnyttes fullt ut. I arbeidet med å øke kunnskapen om Norge og norske synspunkter bør de stasjonene som omfattes av ordningen, aktivt bruke de muligheter som ligger i Besøksprogrammet. Pressens omtale av Norge Utenriksstasjon må så langt det lar seg gjøre holde seg orientert om den presentasjon som gis av Norge og norske forhold i massemedia og på andre måter i tjenestelandet. Feilaktige opplysninger eller misforståelser bør søkes beriktiget der dette måtte være hensiktsmessig.

63 17. Kulturformidling. I kulturformidling bør prioritet gis til tiltak som vil tjene norske interesser og øke opplysningsnivået om Norge og norsk kultur i tjenestelandet. Til 17. En aktiv utenrikskulturell politikk er en viktig kanal for informasjon om norsk identitet og synliggjøring av norske verdier. Presentasjon av norsk kunst i utlandet må således balanseres mellom hensynet til å sette kulturformidling inn i større sammenhenger, og hensynet til at kunst av høy kvalitet blir formidlet til kulturfaglige miljøer. Gjennom vår kulturpresentasjon formidles et bilde av Norge til utlandet. Stasjonenes kulturelle aktiviteter bør således samstemmes mot det inntrykk av landet som ønskes gitt og de utenrikspolitiske mål som er fastsatt. D. Fremme av norske næringsinteresser i utlandet 18. Fremme av norske næringsinteresser i utlandet. Utenrikstjenestemenn skal fremme Norges næringsinteresser i utlandet og rapportere om generelle og spesielle forhold som har eller kan få betydning for norsk næringsliv. Til 18. Generelt Fremme av norske næringsinteresser i utlandet er en av utenrikstjenestens viktigste oppgaver. Norske økonomiske interesser i utlandet har de senere årene fått et betydelig omfang som igjen stiller store krav til utenrikstjenesten. De økonomiske forbindelser med utlandet går langt ut over tradisjonell eksportvirksomhet. Det omfatter også oppkjøp og salg av virksomheter, fusjoner, teknologisamarbeid, handel med tjenester, gjenkjøp, strategiske allianser og reiselivstjenester m.m. Nærings- og handelsdepartementet (NHD) utarbeider i samråd med ambassadene og Norges Eksportråd (NE) samhandelsnotater med informasjon om de økonomiske forbindelsene til viktige handelspartnere, jfr. Viktige aktører i næringsfremme ute er Norges Eksportråd (NE), Norges Turistråd (NTR), Statens nærings- og distriktsutviklingsfond (SND), Eksportutvalget for fisk (EFF) og Norges Forskningsråd (NFR). Hva gjelder norsk næringsvirksomhet i utviklingslandene, spiller NORAD en sentral rolle. Utenrikstjenestemann må sette seg godt inn i næringsforholdene i tjenestelandet, med spesiell vekt på næringer som direkte eller indirekte har betydning for norsk næringsliv. Vedkommende bør etablere et nettverk av ressurspersoner som norsk næringsliv kan dra nytte av. Tjenestemannen bør følge med i ledende økonomiske og

64 kommersielle fagtidsskrifter og aviser og samle opplysninger som kan være til nytte i arbeidet med fremme av norske næringsinteresser og ellers i den løpende økonomiske rapportering. I tillegg til den løpende rapportering, jfr. 10 og 11, om generelle økonomiske forhold er det av betydning å rapportere om spesielle forhold i tjenestelandet som har eller kan få betydning for norsk næringsliv. Utenriksstasjonens opplysningsarbeid m.v. Utenrikstjenestemann bør på best mulig måte søke å utvikle og støtte en aktiv informasjonstjeneste om norsk næringsliv og om norske økonomiske forhold, særlig hvor stasjonen ikke har egen eksportutsending. Kontakter blant fagpressejournalister og andre personer som arbeider innenfor nyhetsformidling i vedkommende land bør opprettes. Ved konkrete forretningsforespørsler kan betydelige økonomiske verdier stå på spill. Det er derfor avgjørende at besvarelsen av slike forespørsler er omhyggelig og fyldig. Tidsfaktoren vil ofte være av stor betydning, og henvendelser av kommersiell art skal derfor besvares snarest. Dersom det ikke er mulig å gi et fyllestgjørende svar straks, bør det gis foreløpig svar. I enkelte land får utenrikske stasjoner tilsendt anbudsinnbydelser fra lokale myndigheter eller andre. Disse kan ha stor interesse for norsk næringsliv, og må innsendes hurtigst mulig til rette vedkommende, direkte eller via NE. Det er en forutsetning at tjenestemannen har best mulig kjennskap til gjeldende regler for handel med tjenestelandet. Dette kan være EØS-regulering, EFTA s tredjelandsavtaler eller bilaterale avtaler. Ved besvarelse av forespørsler om dette må det utvises stor nøyaktighet, enten forespørselen kommer fra Norge eller fra tjenestelandet. Nærings- og handelsaktiviteter Stasjonen skal på beste måte være behjelpelig med opplegg og organisering av ulike næringsfremmende tiltak. Dette kan skje ved henvendelser til landets myndigheter og ved aktiviteter i samarbeid med tilreisende representanter for norske firmaer eller stedlige norske næringsdrivende. Utenriksstasjonene mottar jevnlig forespørsler fra næringsdrivende i tjenestelandet med anmodning om å få oppgitt norske leverandører av bestemte varer og tjenester. Tjenestemannen bør før den videreformidles først undersøke om det dreier seg om en seriøs henvendelse. Henvendelser fra lokale næringsdrivende om eksport til Norge bør i alminnelighet henvises til landets egen representasjon i Norge, med mindre det foreligger spesielle norske interesser, f.eks. at importen kan sees i sammenheng med gjenkjøpsavtaler, norsk eksport eller norske investeringer. Det må også tas hensyn til at det er norsk politikk å stimulere til økt import fra utviklingsland. Ved forespørsler om eksport til Norge kan det også henvises til ulike bransjeorganisasjoner. Klager Mottar utenrikstjenestemann klage over et norsk firma, skal forholdet så vidt mulig undersøkes nærmere og deretter innberettes. Dersom klagen gjelder et eksportfirma, bør saken straks innberettes til NE.

65 Begrensninger i tjenestemanns virksomhet Det er viktig at stasjonen og dens tjenestemenn ikke opptrer på en slik måte at den norske stat kan komme i ansvar eller at den utenlandske forretningspartner får grunnlag for å hevde at den norske stat er part og ansvarlig i en privat handel. Tjenestemannen eller stasjonen må således ikke brukes som referanse i forretningsanliggender og må ikke overta noe ansvar for personer eller firmaer. Tjenestemannen må heller ikke engasjere seg økonomisk i forretninger mellom norske firmaer og firmaer i tjenestelandet eller opptre kommersielt som mellommann; jfr. 2 2 m/komm. Tjenestemannen må ikke gi hverken utenlandske eller norske næringsdrivende opplysninger om andre norske firmaers forretninger og disposisjoner, utover det som vedkommende firma selv har gjort alminnelig kjent. E. Konsulrett Denne del E av kap. 7 gjengir hovedbestemmelsene om konsulrettens funksjoner og organisasjon. Funksjonene er dessuten nærmere behandlet i relevante bestemmelser i kap. 9. Lov om rettergangsmåten i straffesaker av 22. mai 1981 nr. 25 ( html) trådte i kraft 1. januar 1986 (jfr. lov av 14. juni 1985 nr. 71: Samtidig ble også endringer i en rekke andre lover satt i kraft, således bl.a. i domstolloven av 1915, tvistemålsloven av 1915 og sjødygtighedsloven av Endringene berørte tildels også konsulrettens organisasjon og kompetanse. (Se nærmere: «Om konsulrett og utenrettslige bevisopptak ved norsk utenriksstasjon», Utenriksdepartementet, 1985.) Dessuten vises til lov om sjøfarten (sjøloven) av 24. juni 1994 nr. 39: Konsulrettens funksjoner. Sjøforklaring. Konsulrett holdes til opptak av: 1. Sjøforklaring etter reglene i Forklaring i visse straffesaker i samsvar med straffeprosesslovens 238; jfr. 9 7, punkt 1, og 9 8 her. 3. Bevis i andre saker i de tilfelle Kongen så bestemmer i medhold av domstollovens 50, jfr. 51.

66 Til 19. Generelt Hjemmelen for konsulrettsinstituttet finnes i 50, jfr. 51, i lov om domstolene av 13. august 1915 nr. 5 ( Ifølge domstollovens 2, nr. 5, hører konsulrettene i utlandet til «særdomstolene». Loven gjelder for konsulretten når ikke annet er bestemt. Domstolloven gjelder både i sivile saker og i straffesaker. Alt etter sakens art vil også tvistemålsloven eller straffeprosessloven få anvendelse på konsulrettens forhandlinger. Når konsulrett settes for å holde sjøforklaring, og eventuelt ved bevisopptak i andre sivile saker, får lov om rettergangsmåten for tvistemål av 13. august 1915 nr. 6 ( anvendelse. Men når konsulrett settes for å ta opp forklaringer ved forbrytelser i sjøfartsforhold eller ved straffbare handlinger begått ombord i norsk skip, fungerer retten på samme måte som tingrett i Norge, og reglene i ovennevnte straffeprosesslov av 1981 kommer til anvendelse. En konsulrett er således en domstol på linje med tingretten i Norge. Den har imidlertid ingen dømmende myndighet, den avgjør ikke hva som er rett. Konsulrettens oppgave er å foreta undersøkelser, sikre bevis og ta opp forklaringer. Forklaring eller bevis opptatt ved konsulrett har samme bevisverdi som forklaring eller bevis opptatt ved en ordinær domstol i Norge. Konsulrett settes i de tilfelle det er bestemt ved lov. Det følger av loven når den kan eller skal tre i virksomhet ex officio, og når den bare settes etter begjæring. Sjøforklaring 1. Etter sjølovens 476, tredje ledd, skal sjøforklaring utenfor riket holdes for vedkommende norske konsulrett. Sjøforklaring i Danmark, Finland og Sverige holdes imidlertid ikke for norsk konsulrett, men for vedkommende ordinære domstol. Sjøforklaring i Danmark for norske skip skal således holdes for vedkommende danske domstol. Norsk konsulrett skal etter sjølovens 484, første ledd, holde sjøforklaring også etter begjæring fra dansk, finsk og svensk skip. Sjøforklaringen foregår i så fall etter norske regler. Likeledes kan norsk skip avgi sjøforklaring for kompetent dansk, finsk eller svensk konsul, når norsk konsulrett ikke kan settes på vedkommende sted, jfr. sjølovens 476, tredje ledd, andre setning. (De andre nordiske land har ikke instituert konsulrett for sjøforklaring.) Med kompetent menes her at vedkommende har kompetanse etter hjemlandets lovgivning, og at det ikke er noe til hinder, etter mottakerstatens lovgivning, for at sjøforklaring opptas. Etter sjølovens 484, første ledd, andre setning, kan konsulretten også holde sjøforklaring for andre fremmede skip etter begjæring. Konsulretten har imidlertid adgang til å avslå begjæringen hvis den finner at saken har utilstrekkelig tilknytning til norsk jurisdiksjon (forum non conveniens). Sjølovens 472 regner opp de tilfelle da det er obligatorisk å holde sjøforklaring. I forhold til de tidligere regler har det funnet sted en viss utvidelse av sjøforklaringsplikten. 473 beskriver de tilfelle da det er adgang for Sjøfartsdirektoratet, sjøfartsinspektøren eller skipets

67 reder eller fører til å begjære sjøforklaring holdt, eller for konsulrettens formann til å bestemme det. Se for øvrig 9 23 om sjøforklaringer; samt for praktisk veiledning i avholdelse av slike: "Sjøforklaring dreiebok", datert , som er lagt ut på UDintra: Forklaring i visse straffesaker 2. Etter straffeprosessloven 238 kan forklaringer i visse straffesaker opptas ved konsulrett. Bestemmelsen lyder: «Forklaringer under etterforsking av forbrytelser og forseelser i sjøfartsforhold og av straffbare handlinger foretatt om bord i norsk skip, kan i utlandet avgis for vedkommende norske konsulrett, jf domstolsloven 51. Konsulretten kan foreta rettslige avhør og andre enkeltstående rettshandlinger, men har ikke dømmende myndighet. Den kan av eget tiltak foreta avhør som ikke uten skade kan utsettes. Sakkyndige rettsvitner har rett til å stille spørsmål til dem som avhøres. Om bevisopptak gjelder reglene i domstolsloven 50. Kongen gir nærmere regler til utfylling og gjennomføring av denne paragraf. For øvrig gjelder reglene i denne lov så langt de passer.» Retten trer i funksjon etter begjæring av norsk domstol eller påtalemyndighet som bør fremsendes gjennom Sjøfartsdirektoratet, jfr Videre kan forklaringer som vedkommende utenriksstasjon ex officio plikter å innhente i anledning av at det er forøvet en straffbar handling ombord eller når det foreligger mistanke om at slik straffbar handling er forøvet, opptas ved konsulrett. Bestemmelsen kommer imidlertid bare til anvendelse når det anses hensiktsmessig og mulig. Vedkommende utenrikstjenstemann avgjør således selv hvorvidt konsulrett skal settes i dette tilfelle. Hvis forklaringen derimot skal opptas som en utenrettslig eller notarialbekreftet forklaring etter 8 7, pkt. 2, kreves det anmodning fra norsk myndighet når det er til bruk i straffesak. I motsetning til sjøforklaringer kan de her nevnte forklaringer opptas ved norsk konsulrett også i Danmark, Finland og Sverige. Se for øvrig 9 7 om straffbar handling på norsk skip og 9 8 om forklaring for konsulrett i visse straffesaker. Bevisopptak i andre saker 3. Det følger av domstolloven 50, jfr. 51, at bevisopptak også i andre saker enn de som er nevnt under punktene 1 og 2, kan foretas ved konsulrett. Kongen kan gi nærmere regler om fremgangsmåten. Bevisopptaket skal i tilfelle foregå etter de regler som gjelder for innenlandske dommerhandlinger så langt de hensiktsmessig kan følges. Se for øvrig 8 7 om rettsanmodninger, forkynninger, forklaringer, bevisopptak m.m. Forklaringer, avhør, protokollering

68 Om innhenting av forklaringer, avhøring av vitner og mistenkte, protokollering m.v., se 9 7 m/komm. Når det gjelder sjøforklaring, vises til 9 23 m/komm. 20. Konsulrettens organisasjon. Om konsulrettens organisasjon gjelder domstollovens 51 og følgende bestemmelser: 1. Konsulrett settes ved de utenriksstasjoner som Utenriksdepartementet bestemmer, generelt eller for den enkelte sak. Rettenes stedlige virkekrets fastsettes av Utenriksdepartementet. 2. Formann for konsulrett skal være utenriks fagtjenestemann, eller annen utenrikstjenestemann som er særskilt bemyndighet av Utenriksdepartementet. 3. Ved sjøforklaring settes konsulretten med to sakkyndige rettsvitner, hvorav den ene i alminnelighet skal være nautisk kyndig og den annen nautisk eller teknisk kyndig. Trengs det særlig kyndighet av annen art, f.eks. medisinsk eller kjemisk sakkyndighet, bør om mulig det ene sakkyndige rettsvitne ha slik kyndighet og den annen være nautisk kyndig. F.eks. ved sjøforklaring i anledning av dødsfall eller forgiftning bør den ene av de sakkyndige rettsvitner være lege eller annen medisinsk kyndig. Som nautisk kyndige rettsvitner bør fortrinnsvis tas skipsførere eller styrmenn. I særlige tilfelle hvor det ikke gjelder ulykker av større omfang, kan retten settes med ett sakkyndig rettsvitne dersom rettens formann finner dette tilstrekkelig for sakens oppklaring. Likeledes kan retten settes med ett sakkyndig rettsvitne eller uten sakkyndig rettsvitne hvis sakkyndige rettsvitner med tilstrekkelig kyndighet ikke kan skaffes. 4. I andre tilfelle enn ved sjøforklaring settes retten med ett eller to sakkyndige rettsvitner når særlig kyndighet finnes påkrevet. Dog kan retten settes uten sakkyndig rettsvitne, hvis rettens formann finner dette tilstrekkelig for sakens oppklaring eller hvis sakkyndige rettsvitner med tilstrekkelig kyndighet ikke kan skaffes. 5. Settes retten uten sakkyndige rettsvitner, tilkalles et rettsvitne, eventuelt den som fungerer som protokollfører. 6. Sakkyndige rettsvitner og rettsvitne oppnevnes av rettens formann for den enkelte sak. 7. Protokollfører skal i alminnelighet brukes. Til protokollfører tas fortrinnsvis en av kontorpersonalet ved vedkommende stasjon. 8. Formann, sakkyndige rettsvitner og rettsvitne behøver ikke være norske statsborgere. 9. Første gang noen gjør tjeneste som sakkyndige rettsvitner eller rettsvitner, skal rettens formann foreholde dem de plikter som påhviler dem, og motta deres forsikring om at de samvittighetsfullt vil oppfylle disse så vel i denne sak som i senere saker. Til 20. Hovedreglene om konsulrettens organisasjon står i domstollovens 51.

69 Konsulretten består av en utenrikstjenestemann, som formann, og normalt ett eller to sakkyndige rettsvitner. Hvor konsulrett settes 1. Utenriksdepartementet bestemmer hvilke stasjoner det kan settes konsulrett ved og konsulrettens stedlige virkekrets. Det er forutsetningen at konsulrett som hovedregel bare skal settes ved de diplomatiske stasjoner og ved de konsulære fagstasjoner. Med mindre noe annet er angitt, kan konsulrett ikke settes utenfor stasjonens distrikt. Utenriksdepartementet kan også bemyndige valgkonsuler til å sette konsulrett. Bemyndigelsen kan være generell eller gis for én enkelt sak. Det vil fremgå av UDs kalender hvilke valgkonsuler som er gitt generell bemyndigelse til å sette konsulrett. Utenriksdepartementet kan bemyndige en utenrikstjenestemann til å oppta sjøforklaringer for større distrikter. Konsulrettens formann 2. Konsulrettens formann skal som hovedregel være utsendt utenriks fagtjenestemann. For at en valgkonsul eller utsendt ikke-flyttepliktig tjenestemann skal kunne lede retten, må han være særskilt bemyndiget til det av Utenriksdepartementet, enten generelt eller for den enkelte sak. Generell bemyndigelse vil normalt bare bli gitt når vedkommende behersker norsk, dansk eller svensk. Som hovedregel bør stasjonens sjef selv være konsulrettens formann med mindre det er en tjenestemann ved stasjonen som er bedre kvalifisert til å administrere retten. Det er en krevende oppgave å administrere en konsulrett, særlig kan dette være tilfelle ved opptak av sjøforklaring. Den senere verdi av rettens forhandlinger er i høy grad avhengig av formannens evne til å lede forhandlingene og avhørene, og utarbeide protokollen. For rettens formann gjelder habilitetsreglene i domstollovens 106, jfr Sakkyndige rettsvitner - sjøforklaring 3. Ved opptak av sjøforklaring settes retten som hovedregel med to sakkyndige rettsvitner. I særlige tilfelle kan retten også settes med et sakkyndig rettsvitne. Bare når det ikke er mulig å skaffe personer med tilstrekkelig kyndighet, kan retten settes uten sakkyndige rettsvitner. Da skal ett rettsvitne benyttes. De sakkyndige rettsvitnene deltar bare under selve sjøforklaringen. Det er ikke nødvendig å tilkalle dem for å medvirke under forutgående avgjørelser som retten skal treffe. For sakkyndige rettsvitner gjelder habilitetsreglene i domstollovens 106, jfr De sakkyndige rettsvitner er medlemmer av retten og kan stille spørsmål direkte til vitnene eller overlates eksaminasjonen, helt eller delvis, jfr. sjølovens 481, annet ledd, tvistemålslovens 218 og straffeprosesslovens 238, annet ledd. De sakkyndige rettsvitner er underlagt formannens prosessledelse med hensyn til når de kan få stille spørsmål. Uvedkommende spørsmål fra et sakkyndig rettsvitne må tilbakevises av formannen. Er avhøringen overlatt til et sakkyndig rettsvitne, skal formannen overta avhøring hvis den foregår på en utilfredsstillende måte.

70 Satsene for godtgjørelse til sakkyndig vitne ved sjøforklaring og sakkyndig rettsvitne ved konsulrett fremgår av 1-2, 1. ledd, punktene e) og f), i forskrift av 15. februar 1983 nr. 86 etter rettsgebyrloven m.m. (rettsgebyrforskriften: html). Godtgjørelsen settes til NOK for hver dag som går med til møte på rettsstedet i saken. For halve dager settes godtgjørelsen til NOK 600. For særlig lange dager gis en forhøyet godtgjørelse på NOK Forøvrig vises til rettsgebyrforskriftens bestemmelser. Godtgjørelsene dekkes av Justisdepartementet. Regningen skal sendes Sjøfartsdirektoratet. Disse sakkyndige har for slik tjenestegjøring krav på skyss- og kostgodtgjørelse etter statens alminnelige reiseregulativ, jfr. 1-6 i ovennevnte forskrift. For kvittering for sakkyndige rettsvitner - se F 9.19 Mønster. Andre saker 4. Ved opptak av forklaring i straffesaker og i andre saker settes konsulretten som hovedregel med ett eller to sakkyndige rettsvitner, eventuelt uten sakkyndig rettsvitne, avhengig av den særlige kyndighet som finnes påkrevet eller er tilgjengelig. Adgangen til å sette konsulrett uten sakkyndige rettsvitner er imidlertid noe videre her enn ved opptak av sjøforklaring. Rettsvitner 5. Et rettsvitne skal bare tilkalles når retten settes uten sakkyndige rettsvitner. Rettsvitnet er ikke medlem av retten. Hovedoppgaven er å si fra hvis formannen misforstår det som blir sagt e.l., jfr. domstollovens 103, annet ledd. Formannen kan imidlertid konferere med rettsvitnet om de spørsmål som skal stilles. Rettsvitnet kan også selv stille spørsmål til vitnene under forhandlingene. Det er normalt ikke noe i veien for at en fra stasjonen gjør tjeneste som rettsvitne. Rettsvitne og protokollfører kan være samme person. Når tjenestemann ved stasjonen gjør tjeneste som rettsvitne, betales det ikke godtgjørelse, men nødvendig utlegg til skyss og kost blir dekket. Andre rettsvitner har krav på NOK 100 for hver dag eller del av dag som vedkommende gjør tjeneste, samt godtgjørelse for skyss og kost, jfr. 1-3 og 1-6 i ovennevnte rettsgebyrforskrift. Oppnevning 6. Sakkyndige rettsvitner og rettsvitner oppnevnes av rettens formann for den enkelte sak. Dette bør helst skje skriftlig. Ved stasjonene bør det finnes en fortegnelse over personer som egner seg til og er villige til å være sakkyndige rettsvitner. Det bør fremgå av fortegnelsen hvilke områder de er særlig kyndige på. Verdien av resultatet av konsulrettens behandling av en sak vil ofte være avhengig av sakkyndige rettsvitners kvalifikasjoner. Når det er anledning til det, bør formannen gjøre de sakkyndige rettsvitner kjent med sakens dokumenter før rettsmøtet. Særlig i forbindelse med en sjøforklaring kan dette være nyttig. De kan da bl.a. overveie hvilke spørsmål som bør stilles. Formannen og de sakkyndige rettsvitner bør konferere sammen om opplegget av forhandlingene før rettsmøtet, når dette måtte anses hensiktsmessig. Formannen bør gi de sakkyndige rettsvitner varsel om rettsmøtet i så god tid som mulig.

71 Protokollfører 7. Konsulretten skal i alminnelighet benytte protokollfører. Særlig ved sjøforklaring er det viktig at formannen slipper å føre rettsboken selv. Som protokollfører tjenestegjør vanligvis en fra stasjonen. Formannen dikterer setning for setning til protokolls etter hvert som vitnene forklarer seg. Vitnenes egne ord skal i størst mulig utstrekning benyttes. Protokollfører skriver fortløpende referat enten direkte på PC eller for hånd. Protokollatet skal oppleses og vedtas av vitnet før det fratrer. Skjemaet Rapport 97 om sjøulykke, del I, skjemanr. EK.0197/1, kan benyttes som rettsbok ved opptak av sjøforklaring. Når konsulretten opptar forklaring i visse straffesaker i samsvar med straffeprosesslovens 238, benyttes som rettsbok F 9.21 Mønster. For øvrig kommer reglene om rettsbøker i kapittel 4 i straffeprosessloven og i kapittel 11 i tvistemålsloven til anvendelse, med mindre noe annet blir bestemt. Nærmere regler om rettsbokens føring og innretning kan gis av Utenriksdepartementet, som også kan godkjenne skjemaer for rettsbok. Nasjonalitet 8. Formann, sakkyndig rettsvitne og protokollfører behøver ikke være norske statsborgere. I alminnelighet bør de imidlertid beherske norsk, dansk eller svensk. Forsikring 9. Første gang en person gjør tjeneste som sakkyndig rettsvitne eller rettsvitne, skal rettens formann foreholde vedkommende de plikter som påhviler et slikt vitne. Følgende formel kan i denne forbindelse benyttes overfor sakkyndige rettsvitner: «Som sakkyndig rettsvitne plikter De i denne som i alle fremtidige saker å følge nøye med i forhandlingene og gjøre rettens formann oppmerksom på misforståelser eller feil i oppfatningen eller i protokolleringen av det som foregår. Hvis det senere skulle oppstå tvil, er det av betydning at De kan huske det som er sagt under forhandlingene. Som sakkyndig rettsvitne kan De ikke kreve protokollert en selvstendig uttalelse om hva som etter Deres mening har forårsaket den inntrufne begivenhet.» (Den siste setningen bør bare benyttes i forbindelse med en sjøforklaring.) Overfor rettsvitne kan denne formel benyttes: «Som rettsvitne plikter De i denne som i alle fremtidige saker å følge nøye med i forhandlingene og gjøre rettens formann oppmerksom på misforståelser eller feil i oppfatningen eller i protokolleringen av det som foregår.» Rettens formann ber deretter de tilstedeværende om å reise seg og sier henvendt til de sakkyndige rettsvitner eller rettsvitnet: «Forsikrer De at De så vel i denne sak som i alle fremtidige saker samvittighetsfullt vil oppfylle de plikter som påhviler Dem som sakkyndig rettsvitne (rettsvitne)?» Til dette svarer det sakkyndige rettsvitne (rettsvitnet) med oppstrakt høyre hånd: «Det forsikrer jeg.»

72 Det er intet i veien for å ta imot forsikring fra to sakkyndige rettsvitner samtidig. F. Nordisk konsulært samarbeid Under møte i Nordisk Råd i Helsingfors ble det 23. mars 1962 inngått en samarbeidsavtale mellom Norge, Danmark, Finland, Island og Sverige (se NT/III/852 side 1230). I artikkel 31 finnes bestemmelser om konsulært samarbeid mellom de nordiske lands utenriksstasjoner utenfor Norden. Denne del F av kap. 7 omhandler omfanget og karakteren av dette samarbeid. 21. Bistand til nordiske statsborgere. Tjenestemenn som tilhører et nordisk lands utenrikstjeneste og tjenestegjør utenfor de nordiske land, skal i den utstrekning det er forenlig med deres tjenesteplikter og ikke møter hindringer fra det lands side hvor de tjenestegjør, også bistå statsborger fra et annet nordisk land når dette ikke har noen representasjon på vedkommende sted. Til 21. Hva bistanden omfatter Denne bestemmelse, som gjengir innholdet i artikkel 31 i ovennevnte avtale, kommer fullt ut til anvendelse på fagstasjonene og de valgkonsulater som har utsendt personale. Når det gjelder de øvrige valgkonsulater, vil bistandsplikten, foruten den begrensning som artikkel 31 selv inneholder, ytterligere begrenses til hva vedkommende valgkonsul selv finner å kunne påta seg. Til gjennomføring av artikkelen er fastsatt følgende hovedprinsipper: Det konsulære samarbeid bør ikke begrenses til bestemte bistandsområder, og skal i hvert fall omfatte de som er angitt i denne instruks. Hvis det på et sted allerede består et mer omfattende samarbeid eller det skjønnes å være behov og mulighet for et videregående samarbeid i alminnelighet eller i en konkret sak, skal instruksen ikke være til hinder for dette, men betraktes som veiledning for utførelsen av samarbeidet. Et betydningsfullt ledd i samarbeidet er den rådgivende virksomhet en fagstasjon kan yte et annet nordisk lands ulønnede konsulat. En midlertidig bestyrer under ledighet eller ferie ved en utenriksstasjon skal kunne påregne råd og bistand fra de øvrige nordiske stasjoner på stedet.

73 Bistand til et annet nordisk lands borgere vil normalt bare komme på tale når den bistandssøkendes hjemland ikke har utsendt eller ulønnet representasjon på stedet, eller så nær dette at det vil være naturlig å henvende seg dit. Samarbeidet skal for det første omfatte bistandsområder som etter hva man kan bedømme, ikke vil innebære en innsats som overstiger det en nordisk utenriksstasjon umiddelbart vil kunne yte uten særlig instruks og uten nøyere kjennskap til bestemmelsene i utenriksinstruksen til den bistandssøkendes eget land. Dette gjelder således: utstedelse av attester om faktiske forhold, f.eks. leveattester, unntatt de tilfelle hvor det ved lov eller anordning kreves at attesten utstedes av nasjonal konsul, praktisk bistand i form av råd og veiledning om forholdene på stedet, løsning av lokale problemer av praktisk natur, bistand til å oppnå forbindelse med hjemlandets utenriksdepartement eller annen hjemlig myndighet eller nærmeste egen utenriksstasjon, oppbevaring, utlevering og omadressering av post, anvisning av egnet advokat på stedet, ettersøkninger, deponering av verdier på stasjonen. Dessuten gjelder samarbeidet følgende konsulære saksområder: bistand til og hjemsendelse av nødlidende nordiske borgere, bistand til arresterte, fengslede og tiltalte, dødsfall, bistand ved begravelse eller hjemsendelse av kister og urner. Bistand i saker av større omfang eller av rettslig karakter vil normalt forutsette at det tas kontakt med og innhentes instrukser fra nærmeste representant for den bistandssøkendes hjemland (eller om nødvendig fra dette lands utenriksdepartement). Selv om ansvaret for behandlingen av saken derved går over til denne myndighet, vil det i praksis ofte være av stor betydning at vedkommende stedlige nordiske utenriksstasjon kan virke som lokal formidler. I tilfelle hvor det etter omstendighetene må handles uten forutgående instruks, vil en nordisk utenriksstasjon i første omgang kunne støtte seg til sitt eget lands utenriksinstruks, selv om bistanden herved måtte få et innhold som avviker fra hva den bistandssøkende ville ha oppnådd etter sitt hjemlands regler. Økonomisk bistand Om ytelse av økonomisk bistand gjelder følgende regler: a) Økonomisk bistand vil normalt kreve bemyndigelse fra den bistandssøkendes egen nærmeste utenriksstasjon eller hjemlandets utenriksdepartement. b) Ved ytelser av økonomisk karakter, herunder også utlegg eller garantier, skal den bistandssøkende underskrive en gjeldserklæring som bærer betegnelsen «fellesnordisk låneerklæring», på fastsatt formular. c) Det skal være en fast regel at vedkommende nordiske utenriksstasjon alltid får sine utlegg refundert automatisk og omgående fra en av de nevnte instanser, uansett om det i det konkrete

74 tilfelle måtte være ytet den bistandssøkende hjelp ut over den vedkommende ville kunne få etter sitt hjemlands regler. Særlige omstendigheter I krigs- og krisesituasjoner, under uroligheter og naturkatastrofer vil det være et særlig behov for nordisk samarbeid om bistand, som under slike omstendigheter for øvrig kan tenkes å bli av videregående karakter. Det tenkes her på forhold som: kontakt med og veiledning til nordiske borgere, meldinger om deres tilstand, evakuering, bistand til hjemreise, pengelån, hjelp med utreiseformaliteter, billettgarantier, utstedelse av pass og nasjonalitetsbevis og tilveiebringelse av nødvendige forsyninger. Sjømenn og skipsfart Mottar nordisk utenriksstasjon fra lokal myndighet meddelelse som har betydning for sikkerheten om bord på skip fra annet nordisk land, skal nærmeste utenriksstasjon for skipets hjemland eller dettes utenriksdepartement underrettes snarest. Utenriksstasjonene skal på anmodning fra skipsfører på skip fra annet nordisk land motta sjøprotest samt utstede bevis eller bistå skipsføreren med å nedlegge slik protest ved vedkommende lokale myndighet og bekrefte innføringen av sjøprotest i skipets dagbok. Hvis skip hjemmehørende i et nordisk land er forlist eller blitt rammet av annen alvorlig sjøulykke, skal utenriksstasjon i første hånd yte all den praktiske assistanse som er nødvendig for å bistå offiserer og mannskap, og sørge for påkrevd forpleining, innkvartering, oppkledning og underhold, samt snarest mulig underrette utenriksstasjon for skipets hjemland eller dettes utenriksdepartement om de tiltak som er tatt. Om nødvendig skal utenriksstasjon påse at det uten opphold blir igangsatt redningsaksjoner for å berge skipets besetning. Som et resultat av nordisk samarbeid på lovgivningens område er det i Danmark, Finland, Sverige og Norge innført stort sett ensartede regler for sjøforklaring. Utenriksstasjon for et av disse land, som av vedkommende nasjonale myndighet har mottatt fullmakt til å holde sjøforklaring, er pliktig til å avholde slik forklaring vedrørende skip hjemmehørende i et annet nordisk land hvis kompetent utenriksstasjon for skipets hjemland ikke finnes på stedet og begjæring om sjøforklaring fremsettes av skipsføreren eller skipets reder eller vedkommende myndighet i skipets hjemland. Når slik sjøforklaring avholdes, skal utenriksstasjonen anvende de nasjonale regler som gjelder for stasjonens virksomhet. Utskrift av protokoll over sjøforklaring for et skip fra annet nordisk land skal tilstilles vedkommende lands utenriksstasjon eller utenriksdepartement for videreforsendelse. Utenriksstasjonen bør bistå skipsfører eller skipets agent ved besiktigelser, oppbevaring av skipsdokumenter, hjemsendelse av sjømenn eller ny forhyring av dem. Mønstringsforretninger omfattes imidlertid ikke av samarbeidsavtalen. Utenriksstasjonen bør i rimelig utstrekning formidle kontakt mellom hyresøkende nordiske sjømenn og skip fra disse land.

75 Såfremt skipsføreren på skip fra annet nordisk land overlater en syk eller skadet sjømann til utenriksstasjonens omsorg eller sjømannen selv anmoder om bistand av stasjonen, skal denne sørge for at sjømannen får nødvendig hjelp og pleie. Stasjonen bør også i samråd med skipsføreren eller skipsagenten sørge for sjømannens underhold og reise fra landet. Stasjonen bør dessuten straks underrette nærmest utenriksstasjon for skipets hjemland eller dets utenriksdepartement, hvis en sjømann er blitt alvorlig syk eller er blitt rammet av en ulykke. Anmoder en sjømann som er borger i et annet nordisk land eller er bosatt i et av de nordiske land, om bistand fra utenriksstasjon i andre situasjoner enn hvor det dreier seg om sykdom eller skade som nevnt foran, skal vedkommende ytes den nødvendige praktiske hjelp eller bistand til å dekke påtrengende økonomiske behov, inntil instruks kan bli innhentet fra vedkommende myndighet. Hvis skipsfører eller agent ikke stiller skriftlig garanti for de påløpne utgifter, bør instruks snarest innhentes fra nærmeste utenriksstasjon for skipets hjemland eller dets utenriksdepartement. Hvis det er mulig uten større vanskelighet, bør utenriksstasjonen motta til oppbevaring og eventuell videreforsendelse til nærmeste utenriksstasjon for sjømannens hjemland, hyremidler eller personlig eiendom som tilhører sjømannen og som etterlates ved stasjonen av skip hjemmehørende i annet nordisk land. I de tilfelle da hjemreisen kan skje med fly i samsvar med bestemmelsene vedrørende «Government Request», er utenriksstasjon bemyndiget til å utstede nødvendig rekvisisjon på annet nordisk lands vegne, så fremt de nasjonale betingelser foreligger i det enkelte tilfelle. Dersom det finnes velferdssekretær eller sjømannsprest fra nordisk land stasjonert på stedet, bør utenriksstasjonen yte disse bistand i den utstrekning det er praktisk mulig. Dette gjelder spesielt ved henvendelser til lokale myndigheter. Forretningsspørsmål, arvesaker Bistand i forretningsspørsmål, herunder hjelp til eksport, faller prinsipielt utenfor det etablerte samarbeid, men slik hjelp vil selvsagt kunne ytes i henhold til hovedprinsippene om konsulært samarbeid og når bistanden faller inn under de ukompliserte områder som er nevnt foran. Ved bistand i arvesaker begrenser det konsulære samarbeid seg til at konsulatene, når det måtte være behov for det, innberetter om dødsfall som måtte komme til deres kunnskap, dersom avdødes nærmeste pårørende eller testamentsarvinger befinner seg i et nordisk land. Da de nordiske land har forskjellig lovgivning på det arverettslige område, omfatter det konsulære samarbeid ikke slike oppgaver som registrering av etterlatenskaper etter borgere i et annet nordisk land, kontroll med dødsboforvaltningen på stedet eller annen virksomhet som representant for arvingene. Fordeling av bistandsplikt Fagstasjonene må ha klart for seg i hvilke byer innenfor tjenestedistriktet det til enhver tid vil være aktuelt å ha en ordning med nordisk konsulært samarbeid. Hvis det i disse byer finnes

76 mer enn én nordisk representasjon, må det klargjøres hvilke av representasjonene som skal påta seg bistandsplikt overfor statsborgere fra de land som ikke er representert på stedet. Det må innberettes til Utenriksdepartementet hvilke norske utenriksstasjoner som har påtatt seg å bistå andre nordiske lands statsborgere og dessuten hvilke andre nordiske lands representasjoner som ivaretar norske interesser. KAPITTEL 8. Bistand til den enkelte Til kapittel 8. For på en tilfredsstillende måte å kunne bistå norske borgere og vareta norske interesser i utlandet er utenrikstjenestemann i lov eller andre bestemmelser tillagt en rekke oppgaver av rettslig art. Innenfor rammen av de folkerettslige forpliktelser Norge har påtatt seg ved ratifikasjon av gjeldende flyktningekonvensjoner, vil imidlertid også flyktninger eller statsløse personer bosatt (domisiliert) i Norge kunne påregne bistand av norsk utenrikstjenestemann under midlertidig opphold i utlandet. Dette gjelder innehavere av norsk reisebevis for flyktninger og utlendingspass (tidligere fremmedpass), jfr. 9,2 m/komm. Personer med slik status skal derfor ytes tilsvarende bistand som norske borgere i følgende saker: Dødsfall ( 6) Hjemsendelse av kiste/urne ( 6,1 kommentarene) Rettshjelp i straffesaker ( 8) Mottakelse av forhåndsstemmer ved valg ( 13) Ulykke og sykdom ( 14) Nødlidenhetslån ( 15) Medisinsk stønad i EØS-land ( 16) Ettersøkning ( 17) Tvangsekteskap ( 18) og Barnebortføring ( 19). Utenriksstasjonene har fått større ansvar for å håndtere henvendelser fra media i konsulære saker, jfr. ukenytt nr. 17/02 ( 1. Person- og familierettslige saker.

77 I saker av person- eller familierettslig karakter skal utenrikstjenestemann yte partene den bistand som omstendighetene tilsier, og gjøre dem oppmerksom på de rettigheter og plikter som er fastsatt i lov og internasjonal overenskomst. Til 1. Innenfor person- og familieretten vil en utenrikstjenestemanns oppgave gjerne bestå i å gi rettledning i konkrete saker. Tjenestemannen bør bl.a. være oppmerksom på de lover og konvensjoner som er oppført kronologisk i «Systematisk register» bakerst i Norges Lover under 7 Personrett og 8 Familie/Arv/Skifte. Tjenestemann bør også være oppmerksom på følgende internasjonale overenskomster som Norge er part i: - New York-konvensjonen av 20. juni 1956 (NT/III/690 side 99) og Haagkonvensjonene av 15. april 1958 (NT/III/740 side 322) og av 2. oktober 1973 (NT/V/X1226 side 192) om inndriving av underholdsbidrag i utlandet. - Europeisk konvensjon om adopsjon av barn av 24. april 1967 (NT/IV/X996 side 199), jfr. 4, og de to konvensjoner om barnebortføring: - Europarådskonvensjonen av 20. mai 1980 om anerkjennelse og fullbyrding av avgjørelser om foreldreansvar og om gjenopprettelse av foreldreansvar (O/1989 side 298), og - Haagkonvensjonen av 25. oktober 1980 om de sivile sider ved internasjonal barnebortføring (O/1989 s. 68). 2. Notarialforretninger, inkl. registrering av partnerskap. 1. For så vidt norsk lov, overenskomst med fremmed stat eller dennes lovgivning ikke er til hinder for det, kan utenrikstjenestemann eller den som han eller hun gir fullmakt, utføre enhver forretning som notarius publicus i Norge kan utføre, dersom det skjer til fordel for norsk borger eller forholdet ellers har tilknytning til Norge eller norske interesser. 2. Med de samme begrensninger som i punkt 1 kan forsikring i henhold til domstolloven 141 mottas av utenriktjenestemann eller den som han eller hun gir fullmakt. Hvis det unntaksvis skulle være påkrevet med forsikring på ære og samvittighet, kan den likevel bare mottas av utenriks fagtjenestemann, samt av valgkonsul som er blitt særskilt bemyndiget til det av Utenriksdepartementet, eller ved forfall av stedfortrederen. Til 2. Notarialforretninger notarius publicus 1. Det vises til lov 3. mai 2002 nr. 13 om utenrikstjenesten (utenriksloven) 16 ( og til lov 26. april 2002 nr. 12 om

78 notarius publicus ( som trådte i kraft 1. juli Med hjemmel i sistnevnte lov er det med virkning fra samme tidspunkt fastsatt forskrift om notarius publicus ved kgl. res. 3. mai 2002 ( Den nye lov med forskrift samler de grunnleggende reglene for notarius publicus. Fra samme dag er således 6-8 i lov av 14. august 1918 nr. 4 om rettergangsordningens ikrafttreden opphevet. Etter loven om notarius publicus 1, 3. ledd, hører utføring av notarialforretninger i utlandet under norsk utenrikstjenestemann som notarius publicus, eller den som han eller hun gir fullmakt. Av forretninger som notarius publicus kan utføre, nevnes: bekrefte underskrifter, bekrefte riktigheten av kopi, bekrefte at en viljeserklæring er avgitt av en bestemt person; være til stede ved åpning av bankbokser, safer o.l. og ved påsetting og fjerning av segl; attestere at visse handlinger er korrekt utført, f.eks. loddtrekning; bekrefte legitimerte faktiske opplysninger; nedtegne erklæringer eller forklaringer; bekrefte at en myndighet eller person er berettiget til å foreta bestemte tjenestehandlinger, og at en person innehar en bestemt stilling, eller er berettiget til å opptre på vegne av en annen. Når utenrikstjenestemenn opptrer som notarius publicus, er hovedregelen at de kan utføre enhver forretning som notarius publicus i Norge kan utføre. Utenrikslovens 16 gjør imidlertid den begrensning at utenrikstjenestemann bare kan opptre som notarius publicus dersom det skjer til fordel for norsk borger eller forholdet ellers har tilknytning til Norge eller norske interesser. Hensikten med denne begrensning er å hindre at utenrikstjenestemann opptrer som notarius publicus i saker som overhodet ikke har noen tilknytning til Norge og som helt faller utenfor tjenestemannens oppgaver som norsk utenrikstjenestemann. Utenrikstjenestemann må også nøye påse at hans opptreden som notarius publicus ikke er i strid med bostedslandets lov eller sedvane, jfr. utenrikslovens 16, 1. ledd. Når utenrikstjenestemenn opptrer som notarius publicus, må de skaffe seg sikkerhet for at den bevitnelse e.l. som de utferdiger, er korrekt og i samsvar med de faktiske forhold. Det forhold som bevitnes eller attesteres, bør så vidt mulig være basert på egne iakttakelser, ikke på opplysninger fra andre. Hvis tjenestemannen ikke selv har kunnet undersøke saken, må det av bevitnelsen, attesten og protokollen fremgå hvordan forholdet er brakt på det rene. Når en tjenestemann utfører en notarialforretning, må det påses at identiteten til den person som fremstiller seg, er godtgjort på en betryggende måte. Hvis tjenestemannen ikke selv kjenner rekvirenten eller vedkommendes underskrift, må det kreves fremlagt nødvendig legitimasjon. Er dokumentet utferdiget av offentlig myndighet, vil tjenestemannen vanligvis kunne godta underskriften uten å foreta ytterligere undersøkelser med mindre det måtte foreligge spesielle omstendigheter som måtte bringe dokumentets eller underskriftens ekthet i tvil. Notarialforretning må ikke utføres hvis tjenestemannen ikke er overbevist om vedkommendes identitet.

79 Tjenestemannen må også, når det gjelder en viktigere notarialforretning, være sikker på at den som forlanger forretningen, har rettslig handleevne. Alle forretninger som tjenestemannen utfører som notarius publicus, skal innføres i stasjonens notarial- og forhørsprotokoll. Legaliseringer For at et dokument utstedt i utlandet skal få den tilsiktede rettsvirkning i Norge, er det vanligvis av betydning at underskriften på dokumentet er bekreftet eller legalisert. Med legalisering forstås bekreftelse av en offentlig funksjonærs underskrift samt bekreftelse av at underskriveren er innehaver av den stilling som er angitt i dokumentet, og i den egenskap har rett til å utferdige et slikt dokument. Det vises også til UDs oversikt på: Legalisering innebærer derimot ingen bekreftelse på at dokumentets innhold er korrekt. Når tjenestemenn blir anmodet om å bekrefte underskriften på et dokument, er det ikke nødvendig at de er kjent med dokumentets riktighet og lovlighet. De kan således bekrefte underskrift på et dokument hvis innhold de overhodet ikke har sett, eller som er avfattet på et språk de ikke har kjennskap til. Som regel vil imidlertid et dokument bli levert åpent, og tjenestemannen bør da gjøre seg kjent med dokumentet. Er dokumentets innhold åpenbart ulovlig eller usømmelig, skal tjenestemannen nekte å bekrefte underskriften. Før underskriften bekreftes, må tjenestemannen forvisse seg om rekvirentens identitet. (Eksempler på bekreftelse av underskrifter og legaliseringer finnes i Formular nr. 7 i trykt UI ) Når utenrikstjenestemann har bekreftet eller legalisert en underskrift, noteres dette i notarialprotokollen med en kort tekst. Konvensjoner om avskaffelse av legalisering - apostillemyndighet Norge har ratifisert to internasjonale konvensjoner om avskaffelse av legalisering av dokumenter: a) Europarådkonvensjon av 7. juni 1968 om avskaffelse av legalisering av dokumenter utstedt av diplomatiske og konsulære tjenestemenn (ETS no European Convention on the Abolition of Legalisation of Documents executed by Diplomatic Agents or Consular Officers), inntatt i NT/V/X1020 side 92; jfr. med liste over tilsluttede land. Artikkel 2 definerer ikke nærmere hva slags dokumenter det dreier seg om. Man må således gå ut fra at konvensjonen omfatter ethvert dokument som utstedes i embets medfør av diplomatisk eller konsulær tjenestemann. Dette innebærer m.a.o. at dokumenter utstedt av en avtaleparts ambassade eller konsulat ikke skal bekreftes (legaliseres) av en annen avtaleparts utenriksministerium eller myndighet.

80 b) Haag-konvensjonen av 5. oktober 1961 om å sløyfe kravet om legalisering av utenlandske, offentlige dokumenter (Hague No Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents), inntatt i NT/V/XX843 side 58; jfr. med liste over land som har tiltrådt. Utenriksdepartementet og fylkesmennene er utpekt som norske apostillemyndigheter. Utøvelsen skjer på den måte at når et offentlig dokument (definert i artikkel 1), utstedt av et land som er part i konvensjonen, skal benyttes i et annet land som også er part i konvensjonen, skal apostillemyndigheten (artikkel 6) i det første land uten ytterligere bekreftelser påføre dokumentet et stempel (apostille). Denne apostille i utfylt, undertegnet og stemplet stand skal godtas av myndighetene i det annet land. Ingen diplomatiske eller konsulære tjenestemenn i noen av landene skal bekrefte apostillen. Attester Når utenrikstjenestemenn blir anmodet om å utferdige attest om et faktisk forhold, må de på forhånd forvisse seg om riktigheten av de opplysninger som de attesterer. Hvis attesten omhandler forhold som tjenestemannen ikke selv har kunnet kontrollere, bør det fremgå av attesten på hvilken måte opplysningenes riktighet er bekreftet. Det kan i alminnelighet bare utstedes attest om faktiske forhold som etter sin natur kan gjøres til gjenstand for bevitnelse. Tjenestemannen er således ikke bemyndiget til å utferdige attest eller avgi bindende uttalelser om juridiske spørsmål, f.eks. om at et dokument eller en rettshandel er i samsvar med norsk lov, eller om at det fra norsk lovgivnings eller norske myndigheters side ikke er noe til hinder for å foreta en viss handling. Slike bevitnelser må bare utferdiges etter samtykke fra Utenriksdepartementet eller vedkommende fagdepartement. Et unntak er de «ekteskapsattester» som visse utenrikstjenestemenn kan utstede i særlige tilfelle, jfr. 3 m/komm. Det ligger også utenfor en utenrikstjenestemanns myndighet å gi attest eller bindende uttalelse om lovgivningen i tjenestelandet. Leveattest kan utferdiges til norsk borger som trenger slik bevitnelse for å få utbetalt pensjon e.l. Attesten må bare utferdiges dersom tjenestemannen personlig kjenner vedkommende eller denne har godtgjort sin identitet på tilfredsstillende måte. (Eksempel på leveattest fremgår av Formular nr. 7d) i trykt UI-1991.) Attestutstedelser noteres i notarialprotokollen. Opprinnelsesbevis skal ikke utferdiges av utenrikstjenestemann. Slikt bevis utferdiges av vedkommende lands tollmyndigheter eller av det stedlige handelskammer. I enkelte tilfelle kan utenriksstasjon bli anmodet om å legalisere utstederens underskrift. Bekreftelse, legalisering eller attest som stasjonen utferdiger, skal være datert, undertegnet og stemplet. Embetsstempel skal settes under underskriften hvis stasjonssjefen selv undertegner, ellers til venstre for underskriften. For utstedelse av attester og bekreftelse av underskrifter innkreves gebyr etter gebyrtariffen. Privat avtale

81 En tjenestemann er ikke forpliktet til å bistå private ved oppsetting av avtaledokumenter. Inngåelse av registrert partnerskap I medhold av lov 30. april 1993 nr. 40 om registrert partnerskap 1 ( kan to homofile personer av samme kjønn la sitt partnerskap registrere med de rettsvirkninger som følger av loven. Slik registrering skjer hos notarius publicus, som vanligvis vil være dommere i embeter ved tingrettene i Norge, og norske utenrikstjenestemenn eller den de gir fullmakt i utlandet, jfr. lov 26. april 2002 nr. 12 om notarius publicus 1, 1. og 3. ledd, og 2, 1. ledd, ( Det er også notarius publicus som foretar prøvingen av at vilkårene for registrering av partnerskap er til stede. Det kreves særskilt bemyndigelse fra Utenriksdepartementet for at norsk utenrikstjenestemann kan foreta prøving og registrere partnerskap, når visse betingelser ellers er oppfylte, jfr. utenrikslovens 16, 1. og 2. ledd, ( Registrering av partnerskap ved norsk utenrikstjenestemann som notarius publicus kan forøvrig kun finne sted hvis mottakerlandet anerkjenner partnerskap, og registrert partnerskap således får rettslig virkning i det landet hvor det inngås. For tiden er det mulig å inngå registrert partnerskap ved ambassadene i Haag og Stockholm. Forsikring 2. Notarialforretninger blir vanligvis bare å bekrefte med forsikring: a) når dette er nødvendig for at dokumentet skal få full rettskraft, b) når vedkommende norske myndighet har anmodet om at notarialforretningen bekreftes på denne måte, c) når rekvirenten ber om det og saken er av en slik art at tjenestemannen finner det riktig, og d) når tjenestemannen selv finner at saken er av en slik karakter at den avgitte erklæring m.v. bør være bekreftet med forsikring. Lov 13. august 1915 nr. 5 om domstolene 141, 1. ledd, ( html) bestemmer at når ikke annen fremgangsmåte er fastsatt i eller i medhold av lov, gis muntlig forsikring ved at den som tar imot forsikringen, spør: "Forsikrer De at...", hvortil den som skal gi forsikring, stående svarer: "Det forsikrer jeg." Når forsikring gis skriftlig, bestemmer paragrafens 2. ledd at samme bekreftelsesord skal brukes. Lov 26. april 2002 nr. 12 om notarius publicus 2, 2. ledd, ( fastsetter at "dersom notarius publicus skal ta i mot forsikring, kan forsikringa bli teken imot etter reglane i domstollova 141". Tidligere omhandlet domstollovens 141 også høytidelig forsikring (på ære og samvittighet), men som det fremgår i avsnittet ovenfor må det i tilfelle være fastsatt i eller i medhold av lov for at en slik type forsikring skal kunne brukes. Når det bestemmes i utenrikslovens 16, 3. ledd, at forsikring i henhold til domstollovens 141 bare kan mottas av utenrikstjenestemann som Kongen har gitt fullmakt til det eller ved forfall av vedkommendes stedfortreder, er det

82 slik høytidelig forsikring det gjelder, og den kan i såfall bare mottas av fagtjenestemann, samt av valgkonsul som er blitt særskilt bemyndiget til det, jfr. UDs kalender. Når det således rent unntaksvis kan bli aktuelt med avleggelse av høytidelig forsikring, tiltaler tjenestemannen den som skal avlegge forsikring, slik: «Forsikrer De », og den som skal avgi forsikring, reiser seg og svarer med opprakt høyre hånd: «Det forsikrer jeg på ære og samvittighet». Hvis en notarialforretning med hjemmel i lov bekreftes med forsikring på ære og samvittighet, skal dette fremgå av tjenestemannens notarialbevitnelse, f.eks. ved følgende tilføyelse: « og bekreftet dette med sin forsikring på ære og samvittighet» eller « hvis innhold han (hun) bekreftet med sin forsikring på ære og samvittighet». Eventuelt i egen setning: «N. N. bekreftet dokumentets innhold (forklaringens riktighet) med sin forsikring på ære og samvittighet». 3. Vigsel ved utenriksstasjon. 1. Vigsel utføres av utenrikstjenestemann ved utenriksstasjon som Utenriksdepartementet har gitt fullmakt. 2. Attest som norsk borger må framlegge ved inngåelse av ekteskap for utenlandsk myndighet om adgang etter norsk lov til å inngå ekteskap (ekteskapsattest), utstedes av Barne-, ungdoms- og familieforvaltningen (BUFA) eller av borgerlig vigsler. Ekteskapsattest kan også utstedes av bemyndiget utenriksstasjon. 3. Utenriksstasjon, som har fått fullmakt til å foreta vigsel, skal på begjæring gi brudefolk som vil inngå ekteskap for en annen norsk vigsler, en attest om at ekteskapsvilkårene er prøvet, og at det ikke er noen hindring mot ekteskapet (prøvingsattest). 4. Sjef for fagstasjon, eller ved forfall stedfortrederen, er bemyndiget til å avgjøre søknad om tillatelse til å inngå ekteskap før den lovbestemte alder når ekteskap skal inngås innenfor tjenestedistriktet. Til 3. Vigselsfullmakt 1. Det vises til utenriksloven 17 ( og til forskrift 21. mai 2001 nr for vigsel ved norsk utenrikstjenestemann ( Ved lovens 17, 1. ledd, er den myndighet som tidligere tillå Kongen, nå gitt direkte til vedkommende departement (UD). Fullmakt til å utføre vigsel gis til utenriksstasjon, ikke til den enkelte utenrikstjenestemann. Det kan gis fullmakt til å utføre vigsel også når bare én av brudefolkene er norsk statsborger eller bosatt i Norge, men fullmakt kan ikke gis for vigsel av person som er borger av den stat hvor vigsel skal finne sted.

83 I noen land er ekteskapsstiftelse ved diplomatisk eller konsulær tjenestemann for et annet land forbudt ved lov. Fullmakt til å foreta vigsel er derfor gitt bare til utenriksstasjoner i land der det er på det rene at ekteskap inngått for utenrikstjenestemann, ikke er lovstridig og også blir rettslig gyldig i mottakerlandet. Hvilke utenriksstasjoner som har vigselsmyndighet, framgår av UDs kalender; jfr. også I henhold til 5 i lov 30. juni 1955 nr. 20 om når norsk tenestemakt kan halda brudvigjing i utlandet og utanlandsk tenestemakt i Noreg ( kan Utenriksdepartementet på gjensidighetsbasis gi fremmed diplomatisk og konsulær tjenestemann adgang til å foreta vigsel i Norge etter det fremmede lands former. Minst én av brudefolkene må være statsborger av det fremmede land eller bosatt der og ingen av dem må være norsk borger. I den grad utenriksstasjonen mottar meddelelser fra tjenestelandet om at norske statsborgere har inngått ekteskap for landets myndigheter, skal stasjonen sende disse direkte til folkeregisteret på vedkommendes bosted i Norge. Hvis vedkommende ikke er bosatt i Norge, sendes meldingen til Oslo Likningskontor og Folkeregister, Personregisteret, Hagegata 22, 0653 Oslo. Slektsnavn ved ekteskapsinngåelse Brudefolk som ønsker å ta, endre eller sløyfe navn i forbindelse med vigselen, skal sende melding på nytt skjema "Melding om endring av navn" til folkeregisteret for den kommunen hvor den som meldingen gjelder, er registrert bosatt, jfr. egenerklæringen. Dette er fastsatt i 11 i ny lov om personnavn av 7. juni 2002 nr 19: Det vises dessuten til Justisdepartementets rundskriv G-20/2002: som inneholder kommentarer til den nye lovordning (og har innlagt lenker til loven og meldingsskjema). Norske borgere bosatt i utlandet må søke myndighetene i bopelslandet om endring av navn, jfr. navnelovens 14. Dersom bopelslandets myndigheter ikke vil behandle søknaden fordi søkeren er norsk, må skriftlig bekreftelse fra myndighetene vedlegges meldingsskjema for navneendring og sendes Oslo Ligningskontor og Folkeregister. Attest til norsk statsborger som skal inngå ekteskap for utenlandsk vigsler - ekteskapsattest 2. Etter norsk internasjonal privatrett anses et ekteskap vanligvis for å være gyldig når det er inngått i samsvar med de formregler som gjelder etter loven i det landet der ekteskapet er inngått. Dersom formreglene i vedkommende land står i klar strid med norsk «ordre public»- hensyn (fundamentale etiske eller sosiale norske prinsipper), kan det imidlertid tenkes at ekteskapet ikke er gyldig etter norsk rett. Et tilsvarende prinsipp følges også av de aller fleste andre land. Med hensyn til de materiellrettslige betingelser gjelder for hver av brudefolkene loven i det land der han eller hun er fast bosatt på den tid da ekteskapet inngås. På denne bakgrunn vil derfor ekteskap mellom norske borgere eller mellom norsk borger og utlending inngått i utlandet for utenlandsk myndighet, bli anerkjent som gyldig i Norge når vigselen er foretatt etter loven i det land der ekteskapet ble inngått, og de norske vilkår for å kunne inngå ekteskap er til stede for så vidt angår brudefolk som er norske/bosatt i Norge.

84 Før ekteskap kan inngås i utlandet for utenlandsk myndighet, vil den utenlandske myndighet i alminnelighet kreve at det for norske brudefolks vedkommende framlegges attest om at en ikke vet noe som etter norsk lov er til hinder for at ekteskapet inngås (ekteskapsattest). Ekteskapsattest utstedes vanligvis av Barne-, ungdoms- og familieforvaltningen (BUFA: og med e-post adresse: [email protected]), eller av borgerlig vigsler på det sted der en av brudefolkene er bosatt; men kan også utstedes av bemyndiget utenriksstasjon, jfr. UDs kalender (bokstav H). De materiellrettslige betingelser for å inngå ekteskap etter norsk lov er fastsatt i 1-10 i lov 4. juli 1991 nr. 47 om ekteskap (ekteskapsloven: Jfr. også særtrykk av loven med kommentarer og relevante vedlegg som er inntatt i Barne- og familiedepartementets rundskriv Q-15/01 av 1. juli 2001: For å få ekteskapsattest må norsk borger som ønsker å inngå ekteskap i utlandet for utenlandsk myndighet, legge fram de samme dokumenter som kreves når vigselen skal foretas av norsk vigsler, nemlig fødselsattest fra folkeregisteret eller annet tilfredsstillende bevis for navn og alder, forlovererklæring og egenerklæring i utfylt og undertegnet stand. (Skjemaer til de to erklæringer kan hentes fra Oslo byfogdembetes nettside under: Domstoler på nett - Oslo byfogdembete Borgerlig vigsel Skjemaer.) Forlovererklæringer skal avgis særskilt. Som forlover kan bare godtas person som er myndig. Dersom forloveren ikke er norsk, må stasjonen bekrefte på erklæringen at vedkommende forlover er kjent med erklæringens innhold. I den utstrekning det er mulig må stasjonen forvisse seg om forloverens identitet og troverdighet. Hvis den som vil inngå ekteskap, er under 18 år, må skriftlig samtykke fra dem eller den som har foreldreansvaret eller fra vergen innhentes, jfr. ekteskapslovens 1. Det må også foreligge tillatelse fra fylkesmannen på bostedet i Norge eller fra sjef for fagstasjon når ekteskap skal inngås innenfor tjenestedistriktet, se punkt 4. Personer som tidligere har vært gift eller vært registrert partner, må framlegge bevis for at det tidligere ekteskapet eller registrerte partnerskapet er opphørt ved død eller skilsmisse eller eventuelt er oppløst etter ekteskapslovens 24, jfr. 7, bokstav e. Er det tidligere ekteskapet eller partnerskapet opphørt ved død, må enten boet være overgitt til skifterettens behandling eller det må framlegges skriftlig erklæring fra arvingene om at privat skifte er innledet eller avsluttet. Hvis ekteskapet eller partnerskapet er opphørt ved skilsmisse eller oppløsning, må det vanligvis framlegges erklæring fra arvingene om at privat skifte av fellesboet er innledet eller avsluttet. Dersom det er gått mer enn to år siden forrige ekteskap eller partnerskap opphørte eller ble oppløst, er det imidlertid tilstrekkelig at vedkommende som vil inngå ekteskap selv opplyser at skifte har funnet sted eller at det ikke var noe å skifte mellom ektefellene eller partene. Fylkesmannen avgjør hvorvidt utenlandsk dom eller bevilling kan godtas som bevis for det tidligere ekteskaps, eventuelt registrerte partnerskaps, opphør, likesom fylkesmannen kan frita for å legitimere at det er skiftet i de tilfelle hvor skiftet ikke hører under norsk skiftemyndighet. Hvis den som vilkårene prøves for, har eller venter barn med annen mann eller kvinne eller har adoptivbarn og/eller har vært gift eller registrert partner tidligere, skal det godtgjøres at den andre parten er gjort kjent med opplysningene om dette. Når den andre av brudefolkene ikke er norsk statsborger, er det i alminnelighet nok, for å kunne utferdige ekteskapsattest for den norske parten, at stasjonen får oppgitt den andres fulle

85 navn, fødselsdato og fødested, stilling, bopel og statsborgerforhold og stedet der vigselen skal finne sted. (Om ekteskapsattest for statsborgere av andre land og personer som ikke er fast bosatt i Norge, vises det til Barne- og familiedepartementets rundskriv Q-13/92 av 10. juli 1992.) Når stasjonen på grunnlag av de framlagte dokumenter og eventuelle tilleggsopplysninger som stasjonen måtte ha innhentet, ikke finner grunn til å anta at det foreligger noen ekteskapshindring etter norsk lov, kan ekteskapsattest utstedes. Ekteskapsattest gis følgende form: Den kgl. ambassade/det kgl. generalkonsulat i... gjør kjent at man ikke vet noe som etter norsk lov er til hinder for at norsk statsborger A. A., ugift (skilt - enke/enkemann), født den i , bopel , inngår ekteskap i... med B. B. født den i......, bopel Attesten er gyldig i 4 - fire - måneder fra utstedelsen..... (sted)....,.... (dato)..... (år). signatur navn med trykk tittel stasjonens stempel Ekteskapsattest anvendes bare når ekteskap skal inngås for utenlandsk myndighet. Attest om ekteskapsvilkår til norsk statsborger som skal inngå ekteskap for annen norsk vigsler - prøvingsattest 3. For at vigsel skal kunne foretas, må den vigsler som prøver ekteskapsvilkårene ha funnet at brudefolkene fyller ekteskapsvilkårene, jfr. 10 i ekteskapsloven. Særskilt attest (prøvingsattest) om dette er nødvendig bare når vigsel skal foretas av en annen norsk vigsler. Attest gis på blankett påført «Attest om prøving av ekteskapsvilkår». Utenriksstasjon som har bemyndigelse til å foreta vigsel, kan utføre prøving av vilkårene og utstede prøvingsattest. Slik attest kan også utstedes av vigsler på siste bosted i Norge, jfr. Attest kan vanligvis ikke gis eller vigsel ikke foretas før en uke etter at vigsleren har mottatt de bevis som brudefolkene skal skaffe til veie for prøvingen av ekteskapsvilkårene. Ukefristen løper først fra den dag partene har skaffet alle bevis som de etter loven plikter å framlegge. Lovens tidsfrist er bare en hovedregel, og brudefolkene har ikke noe krav på å få vigsel utført eller attest utferdiget etter at ukefristen er utløpt, dersom vigsleren trenger lenger tid for å prøve ekteskapsvilkårene. På den annen side vil vigsel kunne foretas eller attest utferdiges før ukefristen er ute. Vilkåret er både at det er viktig for brudefolkene, og at vigsleren finner det klart at de fyller

86 ekteskapsvilkårene. Spørsmålet avgjøres av vigsleren selv. Det vises for øvrig til forskrift 21. mai 2001 nr for vigsel ved norsk utenrikstjenestemann, nevnt ovenfor med elektronisk link. Dispensasjon fra aldersgrense 4. Etter ekteskapslovens 1 kan ekteskap ikke inngås av den som er under 18 år, uten samtykke fra den eller dem som har foreldreansvaret, og tillatelse fra fylkesmannen. - Ved punkt 4 er sjef for fagstasjon, eller ved forfall stedfortrederen, bemyndiget til å dispensere fra aldersgrensebestemmelsene også om vedkommende stasjon ikke selv er tillagt vigselsmyndighet. Dispensasjon kan imidlertid bare gis når vigsel skal finne sted innen tjenestedistriktet. Tillatelse gis på de samme betingelser som er nevnt i kommentarene til ekteskapslovens 1. I saker der det skal vurderes om det skal gis dispensasjon fra aldersgrensen på 18 år, er det derfor nødvendig at sjef for fagstasjon setter seg inn i ekteskapslovens 1 og tilhørende merknader, jfr. BFDs ovennevnte (med elektronisk lenke) rundskriv Q-15/01 av 1. juli Tillatelsen gis følgende form: Dispensasjon. I henhold til foretatte undersøkelser og i medhold av 1 i lov av 4. juli 1991 nr. 47 om ekteskap, jfr. kap. 8 3,4 i Instruks for utenrikstjenesten, gir jeg med dette tillatelse til at A. A., født den i , bosted , og B. B. født den i......, bosted......, inngår ekteskap med hverandre. Ambassaden i ,.../ Ambassadør (stempel) Stasjonssjefene bør søke råd hos BUFA ([email protected]) hvis de er i tvil om hvorvidt de skal gi dispensasjon fra aldersgrensen på 18 år. N. N. 4. Adopsjon. Utenrikstjenestemann må gjøre seg kjent med de regler som gjelder for adopsjoner i utlandet, og yte den bistand som omstendighetene tilsier i konkrete adopsjonssaker som omfatter norske interesser. Til 4.

87 Den som er bosatt i Norge, må ikke adoptere barn fra fremmed stat uten forhåndssamtykke fra Barne-, ungdoms- og familieforvaltningen (BUFA), jfr. lov 28. februar 1986 nr. 8 om adopsjon 16e ( Dersom det er tvil om adoptivsøkere har slik godkjenning, må BUFA kontaktes for nærmere informasjon. Det samme gjelder i de tilfeller søkere påberoper seg at de ikke trenger slik godkjenning, for eksempel dersom vedkommende søker er bosatt i kortere eller lengre tid i det aktuelle landet. Det kan ikke utstedes norsk pass til adoptivbarn med mindre barnet har fått norsk statsborgerskap. Et adoptivbarn under 12 år blir på nærmere bestemte vilkår automatisk norsk statsborger ved adopsjonen, jfr. lov 8. desember 1950 nr. 3 om norsk riksborgarrett (statsborgerrettsloven) 1a, første ledd ( Ved adopsjon av barn i fremmed stat blir adoptivbarnet automatisk norsk statsborger ved gjennomføringen av adopsjonen når følgende vilkår er oppfylt: Norske adopsjonsmyndigheter har samtykket i adopsjonen på forhånd i henhold til adopsjonsloven 16e, barnet blir adoptert før det er fylt 12 år, og minst en av adoptivforeldrene er norsk statsborger. Er barnet mellom 12 og 18 år på adopsjonstidspunktet, kan statsborgerskap på nærmere bestemte vilkår erverves ved melding til norske myndigheter, avgitt av de(n) som etter adopsjonen har foreldreansvaret, jfr. sistnevnte lovs 1a, andre ledd. I tillegg til ovennevnte vilkår om forhåndssamtykke fra norske myndigheter og kravet om at minst en av adoptivforeldrene er norsk statsborger, forutsetter erverv av statsborgerskap ved melding blant annet at barnet skriftlig har samtykket i at melding avgis, at meldingen er avgitt før barnet er fylt 18 år, og at BUFA har kontrollert at adopsjon gjennomført i utlandet er gitt og er gyldig i det aktuelle land. Denne kontrollen skjer i forbindelse med registreringen av adopsjonen i adopsjonsregisteret. Se nærmere om vilkårene for automatisk statsborgerskap og statsborgerskap ved melding i JDs rundskriv G-75/99 av 23. september 1999: Reglene om automatisk statsborgerskap og statsborgerskap ved melding gjelder kun for barn som er adoptert etter at statsborgerloven 1a trådte i kraft 1. oktober Dersom ovennevnte regler om statsborgerskap ikke kommer til anvendelse, vil det måtte søkes om statsborgerskap for barnet på vanlig måte i henhold til statsborgerloven 6, andre ledd. I disse tilfelle må en adopsjon gjennomført i utlandet forelegges BUFA til uttalelse m.h.t. dens gyldighet i Norge, jfr. JDs G-28/99 ( 5. Testament. En utenrikstjenestemann kan medvirke ved opprettelse av testament, og må da påse at arvelaterens ønske kommer klart og nøyaktig til uttrykk, og forvisse seg om at de materielle og formelle betingelser for opprettelse av gyldig testament er til stede etter arveloven 3. mars 1972 nr Til 5. Et testamentes formelle gyldighet i Norge

88 Etter lov 3. mars 1972 nr. 5 om arv 54 ( 010.htmlhttp:// ) vil et testament som er opprettet i utlandet ha formell gyldighet i Norge dersom det fyller formkravene etter lovgivningen enten; på det stedet testamentet ble opprettet, i den stat der testator var statsborger enten på opprettelsestidspunktet eller da han døde, på det sted der testator hadde sin bopel («résidence habituelle») på opprettelsestidspunktet eller da han døde, på det sted testator hadde domisil da testamentet ble opprettet eller da han døde, såfremt begrepene domisil og bosted etter loven på stedet har ulikt innhold, og testator etter vedkommende lands lov anses for å ha domisil der, eller på det sted der en fast eiendom ligger, så langt arvespørsmålet gjelder denne eiendom. Arveloven 54 er i samsvar med Haagkonvensjonen av 5. oktober 1961 om testamentsformer (nr. 11), som Norge er part i, ( jfr. også NT/IV/x843 side 124. Bistand ved opprettelse av et testament Når en utenrikstjenestemann skal bistå ved opprettelse av et testament som skal legges til grunn for skifte i Norge, kan testamentet opprettes enten etter de alminnelige norske testamentsregler eller etter arvelovens 54. Ønsker testator å opprette testament etter andre lands regler, bør han som regel henvises til en advokat, notar eller en annen som etter landets lov normalt bistår ved opprettelse av testament. Fremgangsmåten Hovedreglene finnes i arvelovens Testamentet skal vanligvis opprettes skriftlig. Testator skal underskrive testamentet eller dersom han allerede har underskrevet det, vedkjenne seg underskriften i samtidig nærvær av to vitner. Vitnene må være godtatt av testator og de må vite at dokumentet er testators testament. Dersom testator ikke selv har skrevet testamentet, bør det leses langsomt og tydelig opp til vedtakelse. Dette bør bekreftes i vitnepåskriften. Begge vitnene skal i overvær av testator og etter hans ønske skrive sitt navn på selve testamentdokumentet. Vitnenes påskrift bør dateres og bekrefte at de nevnte testamentsformer er iakttatt. De bør også opplyse at testator gjorde testamentet av fri vilje og var ved full sans og samling. Vitnenes yrke og adresse bør påføres dokumentet. Testamentsvitner må være minst 18 år og ikke lide av sinnssykdom eller være "i høy grad hemmet i sjelelig utvikling eller i høy grad sjelelig svekket". Nødtestament ( 51) Bare hvis det inntreffer plutselig og farlig sykdom eller annet nødstilfelle som hindrer testator fra å iaktta de forskrifter som er gitt om opprettelse av et skriftlig testament, kan et muntlig testament opprettes. Dette må skje i nærvær av to vitner som er tilstede samtidig. Vitnene bør straks nedtegne testamentet og om mulig lese det opp for testator. De bør deretter gi påtegning om de forhold som var til hinder for at det ble opprettet skriftlig testament. Det er også adgang til å opprette et skriftlig testament uten vitner når nødssituasjonen gjør det umulig å

89 skaffe vitner som fyller lovens krav. Testament som er opprettet på en av de to sistnevnte måter, taper gyldighet når testator i tre måneder etter opprettelsen ikke har vært hindret fra å følge reglene i 49. Testator bør føres opp i testamentet med nøyaktig navn, adresse og fødselsdato. Det bør også fremgå hvem som skal tre inn som arving dersom den som testator har betenkt, skulle avgå ved døden før ham. Deponering ( 68) En person som anmoder om å deponere sitt testament i original eller bekreftet avskrift ved en utenriksstasjon, bør gjøres oppmerksom på at det etter arveloven er adgang til å deponere testamentet hos skifteretten i den norske rettskrets vedkommende bor. Testamentet kan leveres i lukket konvolutt. Dersom testator ikke ønsker å deponere testamentet hos skifteretten eller for tiden ikke har bopel i Norge, bør ikke stasjonen motsette seg deponering. Det bør gjøres oppmerksom på at hverken skifteretten eller utenriksstasjonen har ansvar for at testamentet blir fremlagt ved testators død. Stasjonen må av eget tiltak likevel påse at et deponert testament blir sendt vedkommende skiftemyndigheter ved testators død. Stasjonen bør innberette deponeringen til Utenriksdepartementet for registrering av testators navn i arkivet. (Eksempler på testament og vitnepåskrift fremgår av Formular nr. 8 i trykt UI-1991.) 6. Dødsfall og arveoppgjør. 1. Når utenriksstasjon får kjennskap til at norsk statsborger er avgått ved døden innenfor tjenestedistriktet, skal melding om dødsfallet (dødsmelding) på fastsatt formular straks innsendes til Utenriksdepartementet. 2. Hvis en person som er død innenfor tjenestedistriktet, etterlater seg eller antas å etterlate seg arving som er norsk statsborger og bosatt i Norge, skal stasjonen så snart som mulig innsende på fastsatt formular fullstendige opplysninger om avdødes personalia, eiendeler og arvinger. Dersom avdøde var norsk statsborger, skal slik innberetning innsendes selv om avdøde ikke etterlater seg arving som er norsk statsborger. 3. For så vidt overenskomst med vedkommende fremmede stat eller dennes lovgivning ikke er til hinder for det, kan tjenestemann etter mottatt fullmakt fra arvingene fungere som arvingenes representant under boets behandling. Tjenestemannen skal så vidt mulig påse at vedkommende skiftemyndigheter, administrator eller eksekutor ikke tar skritt som må antas å ville forminske boets verdi eller forringe norsk arvings rettigheter i boet. 4. Hvert år skal utenriksstasjon innsende oppgave over løpende arvesaker ved stasjonen og over arvesaker som er avsluttet siden forrige oppgave. Oppgaven skal kort angi hver saks stilling. Til 6. Der ikke noe annet framgår av sammenhengen, vil uttrykket «arvinger» i kommentarene nedenfor omfatte slektsarvinger, testamentsarvinger og legatarer.

90 Melding om dødsfall 1. Dødsmelding i 3 originale eksemplarer med underskrift og embetsstempel sendes til Utenriksdepartementet, selv om avdøde ikke etterlater seg arvinger i Norge. Om innsending av dødsmelding for avdøde sjømenn vises til Dødsmelding skrives som før ut i samsvar med Formular nr. 9.3 i trykt UI Alle 3 eksemplarer bes underskrevet og påført embetsstempel. Dødsmelding skal også innsendes når statsborgerskapet ikke kan fastslås med sikkerhet, men hvor det er grunn til å tro at avdøde var norsk statsborger. Hva angår flyktninger og statsløse personer bosatt (domisiliert) i Norge vises til kapitlets innledning. Dødsmelding utferdiges på grunnlag av legeerklæring eller dødsattest sammenholdt med avdødes pass e.l. I følge artikkel 37 i Wien-konvensjonen av 24. april 1963 om konsulært samkvem (NT/V/881 side 69) har vertslandets myndigheter plikt til å underrette senderlandets konsulære representasjon om dødsfall. Hvis norsk statsborger eller person med fast bosted i Norge dør innenfor tjenestedistriktet uten der å etterlate familie eller andre som kan ordne med bisettelsen, må tjenestemannen gjennom Utenriksdepartementet snarest undersøke om avdøde har pårørende i Norge, og i tilfelle innhente deres uttalelse om hvorvidt de har særlige ønsker med hensyn til bisettelsen - om avdødes kiste ønskes hjemsendt eller om det ønskes kremasjon og hvorvidt urnen i tilfelle ønskes hjemsendt. Før kiste/urne sendes hjem, må det være på det rene hvorledes omkostningene skal dekkes. Var avdøde fast bosatt på stedet og ikke etterlater seg pårørende der eller i Norge, bør saken overlates til de stedlige myndigheter. Stasjonene skal normalt ikke påta seg å varsle pårørende om dødsfall. Dette gjøres av Kripos/prest via Utenriksdepartementet. Utenriksdepartementet bistår med å undersøke om avdøde har pårørende i Norge. Kopi av innberetning bør samtidig sendes SOS International A/S i København (telefax , eller e-post: [email protected]) eller Euro-Alarm i København (telefax , eller e-post: [email protected]). Innberetningen må inneholde alle relevante opplysninger så som avdødes personalia, adresse/hjemsted i Norge o.s.v. Videre må det gis opplysninger om avdøde hadde forsikring som dekker utgiftene ved en eventuell hjemsendelse av kisten/urnen. Dersom de pårørende skal dekke utgiftene, må antatt beløp innbetales til Utenriksdepartementets konto. Hjemsendelse av kiste/urne Ved hjemsendelse av kiste/urne må Utenriksdepartementet (samt i forsikringssaker SOS eller Euro-Alarm i København) snarest underrettes skriftlig (elektronisk) om når kisten/urnen ventes å ankomme til Norge. Dato og flight- og airwaybill-nummer må oppgis. Dersom avdøde ikke var forsikret, skal stasjonen underrette mottagende begravelsesbyrå og Utenriksdepartementet. Følgende retningslinjer for hjemsendelse av kiste fra utlandet er fastsatt av norske helsemyndigheter:

91 «Dør norsk statsborger i utlandet, blir liket å behandle etter de regler som gjelder i vedkommende land. Skal liket sendes til Norge, må transporten skje på en slik måte at det ikke kan sive fuktighet ut gjennom kisten. Liket må legges i en tilloddet metallkiste på et absorberende underlag av minst 5 cm tykkelse fuktet med 5% karbolsyreoppløsning, ½% kloraminoppløsning eller annet effektivt desinfeksjonsmiddel. Liket må ikke kunne forskyves i kisten. Metallkisten må deretter plasseres i en vanlig trekiste som passer til metallkisten, slik at denne ikke kan forskyves. Forsendelsen skal være ledsaget av en erklæring som uansett dødsårsaken skal avfattes i samsvar med følgende formular: «Herved bevitnes at liket av som døde i den på grunn av , er nedlagt i en tett tilloddet metallkiste, som er fast anbrakt i en solid trekiste. Kisten må ikke åpnes uten tillatelse av offentlig helsemyndighet som er blitt kjent med dødsårsaken.» Er dødsårsaken en sykdom, skal sykdommen angis så nøyaktig som mulig. Finner utenrikstjenestemannen at dødsårsaken av diskresjonsgrunner bare bør bli kjent av offentlig helsemyndighet, kan opplysning om dødsårsaken legges i lukket konvolutt påført: «Må bare åpnes av offentlig helsemyndighet.» Erklæringen festes til fraktbrevet. Hvis det transportselskap som skal transportere liket til Norge stiller strengere krav til likets behandling og kistens beskaffenhet enn de foranstående forskrifter, må disse bestemmelser følges. Hvis transportselskapets regler ikke er til hinder for det, og hjemsendelse kan skje så raskt at kisten vil være i Norge innen 4 døgn etter at dødsfallet har funnet sted, kan vedkommende utenriksstasjon dispensere fra kravet om at liket skal hjemsendes i tett tilloddet metallkiste såfremt a. dødsfallet har funnet sted nord for 40 n.b. og transporten ikke går sønnenfor denne breddegrad; eller b. dødsfallet har funnet sted nord for 30 n.b. i tiden 1. november - 1. mars og transporten ikke går sønnenfor denne breddegrad. Når utenriksstasjon skal ta stilling til spørsmålet om å dispensere fra kravet om fast tilloddet metallkiste, må vedkommende utenrikstjenestemann i første rekke ta hensyn til de herskende temperaturforhold. Hvis det dispenseres fra kravet om fast tilloddet metallkiste, skal den erklæring som er nevnt ovenfor, avfattes i samsvar med følgende formular: «Herved bevitnes at liket av... som døde i...den... på grunn av..., er nedlagt i en solid trekiste. Kisten må ikke åpnes uten tillatelse av offentlig helsemyndighet som er blitt kjent med dødsårsaken.»

92 Erfaring viser at transport av kister kan ta lengre tid enn beregnet. Dette gjelder særlig hvis kisten ankommer til Norge på en helligdag og ikke kan sendes videre til bestemmelsesstedet før neste virkedag, slik at den i ventetiden kan bli utsatt for temperatursvingninger. Det må derfor bare i unntakstilfelle dispenseres fra kravet om fast tilloddet metallkiste, selv om de forhold som er nevnt ovenfor under a og b, foreligger. Når avdøde kremeres og asken ønskes sendt til Norge, må den sendes i en fast tillukket metallurne. Sammen med urnen må sendes bekreftet avskrift av offisiell dødsattest og attest om at asken skriver seg fra den person som dødsattesten gjelder.» Bistand ved arveoppgjør i utlandet 2 og 3. Regler for behandling av avdøde sjømenns etterlatenskaper er inntatt i Utenriksstasjon skal sende innberetning når det i tjenestedistriktet er død en person som etterlater eller antas å etterlate seg norske arvinger, uansett om arvelateren ved sin død var norsk eller utenlandsk statsborger. Opplysningene innhentes så snart som mulig og bør foruten avdødes fulle navn og personalia omfatte boets antatte størrelse, hvorvidt det foreligger testament og i tilfelle hva dette går ut på, navn og adresse på avdødes nærmeste slektninger og eventuelle testamentsarvinger og legatarer i Norge. (Eksempel på opplysningsskjema finnes som Formular nr. 9 i trykt UI-1991.) Opplysningsskjema bør innsendes så snart som mulig, selv om ikke alle rubrikker kan fylles ut. Foreligger det testament, må to kopier innsendes. Utenriksstasjonen bør så snart som mulig søke å innhente en oversikt over hva boet består av og spesielt anmode om at personlige eiendeler som kan tenkes å ha affeksjonsverdi for arvingene, blir tatt vare på, slik at arvingene senere kan ta stilling til hva som skal skje med dem. Utenriksstasjonen skal i forbindelse med arvefall løpende vurdere om bobehandlingen på tjenestestedet er betryggende, eller om den skal tilrå arvingene å søke juridisk bistand. Stasjonen bør ha utarbeidet oversikt over advokater som arvingene kan henvises til, hvis de tilrås å søke juridisk bistand. I påvente av at arvingene tar stilling til om de vil engasjere lokal advokat til å representere seg under booppgjøret eller om de selv vil stå i kontakt med den lokale skifterett/bobestyrer, skal utenriksstasjonen ivareta deres interesser så langt dette er mulig i henhold til avtale med vedkommende land, lov eller lokal sedvane. Etableres kontakt mellom arvingene og lokal advokat eller lokal skifterett/bobestyrer, skal korrespondansen gå direkte mellom partene. For den bistand som er nevnt, skal det ikke kreves gebyr. Var arvelateren ved sin død norsk statsborger eller var han bosatt i Norge, skal det svares norsk arveavgift også av boets midler i utlandet, jfr. lov om avgift på arv og visse gaver av 19. juni 1964, nr. 14, 1 ( Alle spørsmål om avgift eller skatt på arv skal henvises til Skattefogden i hjemfylket, eventuelt Skattefogden i Oslo og Akershus. Utenriksstasjon må skaffe seg god oversikt over aktuelle konvensjoner, lover og forskrifter om arv og skifte. Utenrikstjenestemann må ikke opptre som kjøper i bo som involverer norske arvinger, og må unngå oppnevnelse som administrator av et dødsbo eller som testamentseksekutor.

93 Stasjoner som har representert norske arvinger ved fullmakt og som mottar arvelodd på vegne av disse, overfører arvemidlene i mellomregnskapet med Utenriksdepartementet. Gebyr i arvesaker og innfordringssaker beregnes i henhold til den til enhver tid gjeldende gebyrtariff for Norges utenriksstasjoner, av netto utbetaling til arvingene, dvs. når advokathonorarer, eventuelle skatter og avgifter og andre utgifter er fratrukket. Det er en betingelse at gebyrordningen er gjort kjent for vedkommende arving/oppdragsgiver før oppdraget antas. Oppgave over arvesaker 4. Utenriksstasjon med arvesaker skal hvert år (pr. 31. mars) innsende oppgave over de løpende saker - arveredegjørelse. Valgkonsulat sender slik redegjørelse til nærmeste overordnede fagstasjon. Fagstasjon sender arveredegjørelse direkte til Utenriksdepartementet. Arveredegjørelsen skal inneholde en kort beskrivelse av hver enkelt saks stilling. Det er ikke tilstrekkelig å henvise til siste skriv i saken. (Eksempel på arveredegjørelse finnes som Formular nr. 10 i trykt UI-1991.) 7. Rettsanmodninger, forkynninger, forklaringer, bevisopptak og utleveringer. 1. Etter anmodning fra norsk myndighet skal utenriksstasjon fremme rettsanmodninger, inkludert forkynninger, til vedkommende stedlige myndigheter. 2. Dersom landets lovgivning ikke er til hinder for det, kan utenriksstasjonen selv utføre forkynning og oppta utenrettslig eller notarialbekreftet forklaring i sivile saker. Etter anmodning fra norsk myndighet kan slike forklaringer også opptas til bruk i straffesaker. 3. Rettslig bevisopptak ved utenriksstasjon kan bare foretas av utenrikstjenestemann som er særskilt bemyndiget av Utenriksdepartementet. 4. Etter anmodning fra Justisdepartementet skal fagstasjon fremme begjæring om utlevering til vedkommende stedlige myndighet. Til 7. Rettsanmodninger. Definisjoner. 1 og 2. Med rettsanmodning forstås en henstilling fra en domstol eller annet kompetent organ til en annen domstol eller til annet kompetent organ om på dens vegne å foreta et rettslig skritt, for eksempel et rettslig bevisopptak eller en forkynning. Med forkynning forstås den høytidelige form for melding til blant annet parter og vitner som brukes i forbindelse med rettssaker. Regelverk.

94 Rettsanmodninger fra norske myndigheter til utenlandske myndigheter reguleres i lov om domstolene av 13. august 1915 nr. 5 (domstolloven) og 180: Lovens 50 og 51 gir regler om bevisopptak ved konsulrett satt ved utenriksstasjonen. Domstolloven gjelder for både sivile- og straffesaker. Justisdepartementet har gitt ut rundskriv G-189/80 og G-36/91 om rettsanmodninger. Disse er foreløpig ikke lagt ut på internett. En rekke andre rundskriv fra JD finnes på Det vises også til påtaleinstruksen (forskrift om ordning av påtalemyndigheten av 28. juni 1985 nr. 1679) kapittel 6: html. Fremgangsmåten. Generelt. Justisdepartementet korresponderer normalt direkte med utenriksstasjonene både i bidragssaker, forkynningssaker og ved begjæringer om bevisopptak i utlandet. Justisdepartementet får sakene fra en fylkesmann, domstol eller påtalemyndigheten. Dersom Justisdepartementet ikke gir en annen instruks, skal stasjonene returnere dokumentene direkte til nevnte instanser. Hvis stasjonen mener en sak utvikler seg til å bli av prinsipiell interesse eller en annen særlig grunn tilsier det, skal dokumentene returneres til Justisdepartementet, eventuelt via Utenriksdepartementet. Utleveringsbegjæringer skal alltid returneres til Justisdepartementet. I returbrevet bør det kort gjøres rede for det som er foretatt i saken, og utfallet den har fått. En ekstra gjenpart av brevet vedlegges. En del saker vil påføre stasjonene utgifter. Oppgave over disse bør vedlegges returbrevet med opplysning om at utgiftene vil bli innkrevet av Utenriksdepartementet. Debetnota sendes som vanlig til UD uten følgeskriv. Av debetnotaen må det komme klart fram: 1. hvilken sak det gjelder (f.eks. domstolens saksnr.), 2. JDs j.nr., 3. datoen for stasjonens tilbakesendelse, og om mulig 4. hvem som skal refundere utgiftene, f.eks. domstolen eller fylkesmannen. Derved kan UD innkreve beløpet direkte. Rettsavgjørelsers bindende virkning i andre land. Ifølge lov om rettergangsmåten for tvistemål 13. august 1915, nr. 6, 167 ( kan det ved overenskomst med fremmed stat vedtas at rettskraftige avgjørelser som er truffet av en fremmed stats domstol i sivile saker, skal ha bindende virkning (være tvangsgrunnlag) i Norge. Dette gjelder imidlertid ikke rettsavgjørelser om fast eiendom eller rettsavgjørelser som strider mot ærbarhet eller norske ufravikelige rettsregler. Norge har inngått en rekke overenskomster med fremmede stater. Stasjonene bør bringe på det rene om det er inngått avtaler med tjenestelandet. Begjæring om fullbyrdelse etter de nordiske ordninger fremmes regelmessig direkte til vedkommende myndigheter, slik at utenriksstasjonene vanligvis ikke får befatning med sakene. Selv om det er inngått en avtale på et rettsområde, innebærer ikke dette automatisk at avtalen omfatter alle rettsavgjørelser innenfor området. Om den enkelte rettsavgjørelse omfattes, beror på en konkret vurdering av den aktuelle overenskomst og eventuelle utfyllende regler, jfr. mulige forskrifter på Lovdata under JD: For en utenlandsk rettsavgjørelse som ikke er regulert ved overenskomst, må sak reises ved norske domstoler etter alminnelige rettergangsregler for å kunne få den fullbyrdet i Norge.

95 Tilsvarende kan en norsk rettsavgjørelse som ikke faller inn under en konvensjon, ikke uten videre fullbyrdes i en fremmed stat. Domsavgjørelser der en saksøker eller intervenient er dømt til å betale saksomkostninger, er ifølge Haag-konvensjonen om den sivile prosess av 1. mars 1954 art. 18 (NT/II/620 side 1549 og på Lovdata: html) likevel tvangskraftige i konvensjonslandene. Innkreving skal skje etter begjæring på diplomatisk vei og uten vederlag. Om stater som er tilsluttet en konvensjon eller avtale. Hovedregelen etter de konvensjoner og avtaler som er inngått, er at rekvirentstaten (herunder Norge) utferdiger nødvendige dokumenter med oversettelser og gjenparter og sender disse direkte til landets sentrale myndighet på området. Utenriksstasjonen får da ingen befatning med saken. Selv om anmodningen etter de nevnte konvensjoner og avtaler kan rettes direkte fra norske myndigheter til den utenlandske sentralmyndigheten, er dette normalt ikke til hinder for at anmodningen likevel kan sendes via utenriksstasjonen til vedkommende stedlige myndighet. Dette skjer imidlertid sjelden. Begjæringer om utlevering skal som hovedregel sendes via utenriksstasjon, jfr. punkt 4 m/komm. Om stater som ikke er tilsluttet konvensjon eller avtale. I forhold til stater som ikke er tilsluttet noen konvensjon eller har inngått noen avtale vil bistanden være basert på frivillighet. I praksis vil imidlertid ofte stater som ikke er forpliktet til det også yte bistand. Norske myndigheter oversender rettsanmodningen til vedkommende utenriksstasjon som skal sende anmodningen videre til rette stedlige myndighet med anmodning om at forretningen blir utført i samsvar med landets lover. Rettsanmodning utført ved utenriksstasjon. Dersom staten der rettsanmodningen skal utføres, ikke motsetter seg det, kan utenrikstjenestemenn selv utføre forretningen. Således kan f.eks. en utenrikstjenestemann etter bevisopptakskonvensjonen (Haag nr. 20) av 18. mars 1970 art. 15 (NT/IV/1104 side 611 og på: oppta bevis fra norske statsborgere på sivil- og handelsrettens område i saker som reises for norske domstoler, dersom den annen stat ikke krever en egen søknad om tillatelse. Jfr. om bevisopptak punktene 2 og 3 m/komm. Nærmere om forkynninger. De fleste land tillater andre staters utenrikstjenestemenn å utføre forkynninger på sitt territorium overfor egne statsborgere. Forkynninger utføres ofte av utenriksstasjonene. Dette skal i såfall skje i samsvar med norske regler slik det framgår av domstolloven , jfr. særlig 180, tredje ledd, ( Utenriksstasjonen må først kontrollere at alle nødvendige gjenparter og avskrifter er lagt ved og forsynt med offisiell bevitnelse. Deretter skal selve forkynningen om mulig utføres overfor adressaten personlig - enten på hans bosted, arbeidssted eller ved at han kalles inn til utenriksstasjonen. Vedkommende skal få overlevert et eksemplar av rettsdokumentet med

96 påtegning om når, hvor og for hvem forkynnelsen er foretatt. Tilsvarende påtegning skal gjøres på det eksemplar som returneres til myndighetene i Norge, eksempelvis: Dom (evt. saksnummer) avsagt av Bergen tingrett den i sak (angivelse av saken) er forkynt for A. A. (navn, fødselsdato) under personlig frammøte i konsulatets kontorlokaler. En gjenpart av dommen er overlevert A. A. Konsulatet i , den (tittel) (stempel) N. N Nekter adressaten å ta imot dokumentet, bør han så vidt mulig gjøres kjent med dets innhold. På gjenparten som returneres til myndighetene i Norge må det føres opp når, hvor og for hvem forkynningen ble forsøkt foretatt. Det må også gå fram om og eventuelt hvorfor vedkommende nektet å ta i mot dokumentet samt om innholdet ble meddelt ham/henne. I henhold til domstolloven 174, annet ledd, skal vedkommende få vite hvor han/hun kan få tak i skriftet og bli gjort oppmerksom på at forkynningen er lovlig utført til tross for nektelsen. Kan ikke forkynningen skje overfor adressaten personlig, kan dokumentet overleveres en voksen person av hans/hennes husstand, den han/hun bor hos, arbeidsgiveren eller dennes fullmektig. Denne form for forkynnelse må imidlertid bare skje når tjenestemannen er sikker på at dokumentet uten opphold vil bli brakt videre til rette vedkommende. Dokumentet må gis påtegning om når, hvor og til hvem forkynnelsen ble foretatt. Samtidig med dokumentet leveres en kvittering som skal undertegnes, bekreftes og returneres stasjonen i samsvar med de regler som er trukket opp nedenfor. Ved endring i domstolloven 180, tredje ledd, i 2001 ble det åpnet for at norske utenriksstasjoner postforkynner dokumenter som skal forkynnes gjennom utenriksstasjonen, etter reglene i 163a, første ledd, første punktum. Det vil si at dokumenter sendes til den de skal forkynnes for direkte gjennom postoperatør, enten i vanlig brev vedlagt mottakskvittering eller som tidligere ved rekommandert brev. Utenriksstasjonenes adgang til å postforkynne gjelder alle dokumenter som stasjonen mottar til forkynning fra norske myndigheter. Stasjonene står fritt i å vurdere om de selv vil postforkynne dokumentet eller benytte annen måte nevnt ovenfor. Postforkynning forutsetter imidlertid at vertslandets lovgivning tillater slik fremgangsmåte. Nærmere regler for å forkynne postalt er gitt i forskrift 11. oktober 1985 nr om postforkynning ( jfr. særlig 1, 2 og 4, første ledd, samt merknader til forskriftsendringene nr Når det skal vedlegges en særskilt kvittering med anmodning om at mottakeren undertegner og returnerer den til stasjonen, må i henhold til domstolloven 179, tredje ledd, mottakerens underskrift på kvitteringen være bevitnet av «en dommer, notarius, advokat eller et stevnevitne». Kvitteringen kan for eksempel gis følgende ordlyd: Gjenpart av Bergen tingretts dom avsagt den i sak er mottatt fra konsulatet i (sted)...,... (dato) (mottakerens underskrift) N. N.

97 Det bevitnes at N. N., født..., har godtgjort sin identitet overfor meg og i mitt nærvær egenhendig har underskrevet dette dokument..... (sted)...,.. (dato) (stempel) A. A. Notarius Publicus Blir kvitteringen ikke returnert innen rimelig tid, bør stasjonen undersøke om dokumentet er kommet adressaten i hende og deretter innberette saken. Er stasjonen i tvil om hvordan en anmodning om forkynning eller bevisopptak skal behandles, bør saken, dersom tiden tillater det, legges fram for Justisdepartementet til uttalelse. Det samme gjelder dersom forretningen antas å bli kostbar og det ikke er gitt en ramme for utgiftene. Utenrettslig forklaring ved utenriksstasjon. 2. Generelt gjelder at dersom stasjonen selv ikke har adgang til å foreta rettslig bevisopptak, eller departementet i Norge ikke ønsker å fremme en rettsanmodning til utenlandske myndigheter, kan norske myndigheter (vanligvis domstolene i sivile saker og politiet i straffesaker) be stasjonen om å ta opp en utenrettslig forklaring. Domstolene står fritt i å vurdere om og i hvilken utstrekning slike «utenrettslige bevisopptak» eller «utenrettslige forklaringer» kan legges frem for retten. Utenrettslig forklaring i straffesaker reguleres av straffeprosessloven 231 og påtaleinstruksen 6-1. Den bør alltid gjennomføres i de former og etter de regler som er fastsatt i 7 19 og 20, men det må klart fremgå at avhøret er utenrettslig. For straffbare handlinger på norske skip følger fremgangsmåten av 9 7. Der gis detaljerte regler om å innhente og nedtegne forklaring fra siktede, mistenkte og vitner. Det trekkes også opp visse retningslinjer for opptak av forklaringer i sin alminnelighet. (Eksempler på slike forklaringer og rapporter finnes i Formular nr og nr i trykt UI-1991.) Utenrettslig forklaring etter anmodning fra private og opptak av forklaring på stasjonens eget initiativ i saker den har til behandling, kan i enkelte tilfelle være aktuelt for å opplyse saken best mulig. Gjelder forklaringen ett enkelt faktisk forhold, kan opptaket skje i form av en notarialbekreftet erklæring eller ved at vedkommende skriver ned sin forklaring og undertegner den. Stasjonen må i såfall bekrefte underskriften. Forsåvidt angår mulig forsikring, vises til 2,2 m/komm. En notarialbekreftet forklaring kan ha følgende form: Den.... år møtte A. A., født den....i...., på konsulatets kontor og forklarte følgende: (Her følger forklaringen som så langt det er mulig, bør være ordrett gjengivelse av A. A. s utsagn.) Konsulatet i.....,

98 N. N. Konsul (stempel) Blir forklaringen bekreftet med forsikring, bør følgende tilføyelse gjøres før dateringen: "A.A. bekreftet forklaringen med forsikring." Den notarialbekreftede forklaring skal ifølge 13 11,1a, føres inn i notarialprotokollen. Ved opptak av utenrettslig, notarialbekreftet forklaring skal ikke lenger et (retts)vitne være til stede og medundertegne protokollen, etter at 6 i lov av 14. august 1918 nr. 4 om rettergangsordningens ikrafttræden er endret/opphevet. Dersom det kreves en mer aktiv medvirkning fra tjenestemannens side, for eksempel ved at denne gjennom spørsmål eller på annen måte må bringe klarhet i et bestemt saksforhold, bør forklaringen tas som en «rapport». Ved avhør i sivile saker skal rapporten innledningsvis angi dato for avhøret samt den avhørtes navn, alder, erverv, bosted og eventuelle andre personalia som vurderes nødvendig av hensyn til saken eller for å identifisere vedkommende. Rettslig bevisopptak ved utenriksstasjon. 3. Med «rettslig bevisopptak» menes forklaring eller bevis tatt opp i utlandet og som ved en senere domstolsbehandling likestilles med bevis tatt opp av en norsk domstol. Mange stater tillater ikke en utenriksstasjon å oppta rettslig bevis på sitt territorium. Bevisopptaket må i såfall, etter rettsanmodning fra norsk domstol, skje gjennom vedkommende stats egne judisielle myndigheter og i samsvar med internasjonalt regelverk. Dersom det er adgang til det overfor den fremmede stat, kan Kongen gi norske utenrikstjenestemenn myndighet til å oppta rettslig bevis ved konsulrett, jfr. domstolloven 50 og 51. Med hjemmel i 50 har Utenriksdepartementet ved kgl. res. av 28. april 1950 fått myndighet til, i samråd med Justisdepartementet, å autorisere utenrikstjenestemenn til å oppta rettslig bevis i sivile saker i utlandet. Autoriserte personer må være over 25 år og ha norsk juridisk embetseksamen. Det framgår av UDs kalender (bokstav J) ved hvilke stasjoner det er tjenestemann som fyller kravene. Autoriserte tjenestemenn får fra UD oversendt et eksemplar av de særregler som gjelder for slike bevisopptak. Rettslig bevis i straffesaker kan bare opptas når utenriksstasjon har en tjenestemann som er særskilt bemyndiget til å sette konsulrett, og når den straffbare handling er foretatt ombord i norske skip eller ved forbrytelser/forseelser i sjøfartsforhold, jfr. 9 8, samt om konsulrett 7 19 og 20. Begjæring om utlevering. 4. Begjæring om utlevering av forbrytere skal ifølge 13, nr. 1, i lov 13. juni 1975 nr. 39 om utlevering av lovbrytere m.v. ( framsettes «på diplomatisk veg» med mindre annet følger av overenskomst med fremmed stat.

99 Norge og de fleste medlemsstatene til Europarådet er part i den europeiske konvensjon om utlevering av 13. desember 1957 (NT/III/732 side 278; samt ETS no. 024: Norge har også bilaterale avtaler med enkelte andre stater i og utenfor Europa som bygger på det anglosaksiske rettssystem. Utenriksstasjonene må gjøre seg kjent med om det eksisterer noen utleveringsavtale mellom Norge og tjenestelandet. Innen Schengensamarbeidet skal utleveringsbegjæringer sendes direkte mellom landenes sentralmyndigheter. Det betyr at utenriksstasjonen normalt ikke får befatning med disse sakene. Innen Norden gjelder lov av 3. mars 1961 nr. 1 om utlevering av lovbrytere til Danmark, Finland, Island og Sverige ( Loven åpner for direkte kommunikasjon mellom politi- og påtalemyndighet om utleveringer innen Norden. Stasjonens befatning med saker om utlevering av forbrytere til Norge vil vanligvis være begrenset til å overbringe eller videresende utleveringsbegjæringen sammen med dokumenter og bevis som ifølge stedlig lov eller traktat skal leveres til mottakerstatens utenriksministerium. Transporten av forbrytere blir som regel ordnet direkte mellom de to lands politimyndigheter, og medvirkning fra stasjonens side er sjelden nødvendig. Utenriksstasjonene vil vanligvis ikke få noen befatning med utlevering av forbrytere fra Norge. En slik begjæring vil bli fremmet direkte til norske myndigheter fra myndighetene i det land vedkommende har bopel, eventuelt via landets diplomatiske representasjon i Norge. Et rundskriv om rettslig samarbeid i straffesaker (gjensidig hjelp og utlevering) er under utarbeiding og vil bli lagt ut på Justisdepartementets sider på ODIN: 8. Rettshjelp til norsk borger i straffesaker. 1. Kommer norsk statsborger under straffeforfølgning i utlandet for forbrytelse eller alvorlig forseelse, skal utenriksstasjon yte den bistand som det etter forholdene er grunn og anledning til, herunder i spørsmål om fri rettshjelp. 2. Med mindre stasjonen finner det absolutt nødvendig, må den ikke treffe tiltak som medfører utgifter for det offentlige, uten på forhånd å ha innhentet bemyndigelse fra Utenriksdepartementet. 3. Utenriksdepartementet skal på hurtigst mulig måte underrettes om straffesaker som berører norsk statsborger. Til 8. 1 og 2. De fleste stater har som Norge - regler om at en person (uavhengig av nasjonalitet) som er siktet for en forbrytelse, har krav på at det offentlige oppnevner og bekoster forsvarer. Dersom en stat i større saker likevel ikke gjør dette eller den oppnevnte advokat etter stasjonens oppfatning ikke i tilstrekkelig grad ivaretar den siktedes eller tiltaltes interesser,

100 kan det bli behov for bistand fra stasjonen. Arten og omfanget av bistanden må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Det må legges vekt på rettspleieforholdene, herunder fengselsforholdene, sakens art og omstendighetene ellers. Spørsmålet om eventuell økonomisk bistand til en siktet eller tiltalt skal alltid på forhånd forelegges Utenriksdepartementet. Innvilget bistand gis alltid med forbehold om refusjon og låneerklæring skal avkreves. Det er ikke anledning til å dekke gjeld vedkommende selv har pådratt seg for å skaffe til veie midler til advokathjelp eller lignende i forbindelse med straffeforfølgningen. I alle alvorligere straffesaker mot norsk borger skal stasjonen straks ta kontakt med siktede eller tiltalte. Dersom denne ønsker det, skal det tas opp en forklaring med personalia, adresse på nærmeste slektninger, hjemsted og økonomisk stilling. Innberetning skal snarest mulig sendes Utenriksdepartementet. Da fylkesmennene ikke kan ta stilling til eventuell økonomisk bistand før nødvendige opplysninger foreligger, bør stasjonen gi så fyldige opplysninger som mulig i første rapport; jfr. tilsvarende for sjøfolk i 9 7,5 m/komm. Stasjon som intervenerer i en straffesak, må ikke gi inntrykk av noen mistro til politi eller rettsvesen i tjenestelandet. Bistand skal normalt ikke ytes norsk borger som også er borger av oppholdslandet eller norsk borger bosatt i vedkommende land som har forlatt Norge for godt. I henhold til 4, siste ledd, i lov om fri rettshjelp av 13. juni 1980 nr. 35 ( kan vedkommende fylkesmann bestemme at utgifter til rettshjelp ved utenlandsk domstol eller forvaltningsorgan helt eller delvis kan dekkes, når særlige grunner taler for det. Rettshjelploven 4 er knyttet til oppdrag som det er naturlig at en advokat her i riket utfører. Fri sakførsel kan bare gis for saker som behandles av norsk domstol eller forvaltningsorgan. Nordmenn som ønsker å anlegge sak i utlandet, er i prinsippet avhengig av det rettshjelptilbudet som eksisterer i domstollandet. Når det gjelder fritt rettsråd, kan det i en viss utstrekning gis bistand til saker i utlandet. Forutsetningen er at det er naturlig med bistand fra en norsk advokat og at bistanden ytes i Norge. Fylkesmannen har i disse tilfellene innvilgelseskompetanse. Adgangen etter rettshjelploven 4, siste ledd, blir bare brukt i særlige unntakstilfelle. I de senere år er det i enkelte tilfelle helt eller delvis dekket advokatutgifter og andre helt nødvendige utgifter i utlandet i barnebortføringssaker. Det har som hovedregel ikke vært gitt økonomisk støtte til andre sakstyper i utlandet. Slik bistand vil kunne være aktuelt i helt ekstraordinære tilfelle. Hjelp til saker for Den Europeiske Menneskerettighetsdomstol vil etter en konkret vurdering kunne innvilges i henhold til rettshjelploven 4, tredje ledd. En søknad om fri rettshjelp må inneholde opplysninger om hva det søkes bistand til og hva saken gjelder. Søknaden må gi utfyllende opplysninger om søkerens økonomiske stilling. Egenerkæringsskjema må alltid fylles ut. Dersom søknaden fremmes av en advokat, må denne medunderskrive erklæringen. Hvis søkeren er gift, eller bor sammen med noen han har felles økonomi med, må samlivspartnerens økonomi klarlegges.

101 Er søkeren umyndig, må det gis opplysning om foreldrenes økonomiske situasjon. Det kan også bli spørsmål om å innhente økonomiske opplysninger om andre, f.eks. for voksne barn som bor hjemme og har en faktisk interesse i den saken søknaden gjelder. Internasjonalt er regelsettet omkring internasjonal fri rettshjelp ikke særlig utbygget. Viktigst for Norge er Haagkonvensjon (nr. 02) om den sivile prosess av 1. mars 1954: Etter art. 20 skal borgere av enhver av de kontraherende stater ha samme adgang til fri rettshjelp i alle de øvrige kontraherende stater som landets egne borgere, under iakttagelse av lovgivningen i den stat der fri rettshjelp søkes. Den omfatter fri sakførsel, og søknad om det kan fremmes i den stat søkeren vanligvis bor. For flyktninger og statsløse personer bosatt i Norge vises det til kapitlets innledning. 3. Bestemmelsen gjelder i utgangspunktet viktige straffesaker der en norsk statsborger eller dennes interesser er berørt. Dette kan også være tilfelle i straffesaker der norske statsborgere er mistenkte uten at det er reist siktelse, eller hvor de selv er rammet av en alvorlig forbrytelse. I slike tilfelle skal Utenriksdepartementet snarest mulig underrettes for å kunne svare på spørsmål fra pårørende og pressen, eventuelt instruere stasjonen om å yte bistand. Vanligvis er innberetningsplikten bare aktuell når den norske borgeren er bosatt i Norge, og når vedkommende ikke motsetter seg slik innberetning. 9. Politipass. 1. Pass kan utstedes av fagtjenestemann, samt av valgkonsul som er blitt særskilt bemyndiget til det av Utenriksdepartementet, eller ved forfall av stedfortrederen. Gyldighetstiden for pass kan forlenges med inntil 3 måneder av fagtjenestemann, samt av valgkonsul som er blitt særskilt bemyndiget til det av Utenriksdepartementet, eller ved forfall av stedfortrederen. 2. Reisebevis for flyktninger og utlendingspass kan utstedes eller fornyes av utenrikstjenestemann som er bemyndiget til å utstede, eventuelt forlenge gyldighetstiden for pass. Utlendingsdirektoratets samtykke må foreligge før slik utstedelse eller fornyelse foretas. Gyldighetstiden for reisebevis og utlendingspass kan i tilfelle forlenges med inntil 6 måneder når særlige grunner foreligger. Til 9. Om utstedelse av pass 1. Det vises til lov om pass av 19. juni 1997 nr. 82 ( JDs rundskriv G-52/97 redegjorde for passlovens bestemmelser, og senere er det gitt forskrift om pass (passforskriften) av 9. desember 1999 nr ( og som med unntak av 5, første og annet ledd, trådte i kraft 1. januar I rundskriv G-91/99

102 ( gir Justisdepartementet kommentarer til de enkelte bestemmelsene i forskriften. Politidirektoratet, Juridisk Forvaltningsseksjon, som formelt er underlagt Justisdepartementet, besvarer spørsmål om passaker. Likeledes kan vedtak etter passloven påklages til Politidirektoratet (tlf , faks ), Juridisk Forvaltningsseksjon (tlf , faks ). Spørsmål om passaker kan også forelegges Utenriksdepartmentet, Konsulatseksjonen. De særlige regler om diplomatpass, spesialpass og tjenestepass (offisielle pass) er samlet i 5 4. Passloven 2 bestemmer at pass utstedes av politiet, mens i "utlandet utstedes pass av de utenriksstasjoner som har fått myndighet til det". Det vil si alle de stasjoner som har bemyndiget personell, nemlig alle ambassader og fagkonsulater samt de valgkonsulater hvor valgkonsulen er blitt særskilt bemyndiget til det av UD. Myndighet til å utstede pass/forlenge gyldighetstiden av pass er angitt med bokstavene D og C i UDs kalender under hver enkelt utenriksstasjon. Passblanketter og passprotokoll fås ved henvendelse til UD. Passblanketter oppbevares i låst jernskap. Om sertifisering, føring og oppbevaring av passprotokoll vises til m/komm. Det er viktig at utenrikstasjonene er oppmerksom på de fullmakter som er gitt dem som passutstedende myndigheter. Stasjonens sjef må påse at de tjenestemenn som behandler passaker, har satt seg inn i det til enhver tid gjeldende regelverk. Overordnet tjenestemann ved stasjonen skal undertegne på passøknadskjema/pass-registerkort før pass utstedes. Passloven 3, fjerde ledd, omhandler passgebyret ved utstedelse og fornyelse av pass. Etter siste endring fastslår bestemmelsen at det ved utstedelse og fornyelse av pass til voksne skal betales tre fjerdedeler av rettsgebyret. For pass til barn under 16 år skal det betales et kvart rettsgebyr. Rettsgebyret økte fra til kr. 670 og passgebyret er dermed fra samme dag kr. 502 for voksne og kr. 167 for barn under 16 år. Endringer i rettsgebyret og passgebyret blir meddelt utenriksstasjonene i ukenytt. Når det gjelder passhindring, innlevering og beslag, vises det til reglene i passloven 5 og 7. Dessuten vises det særlig til passloven 6 om at pass bare kan inneholde opplysninger om én enkelt person, og at eneste unntak fra dette er utstedelse av fellespass. Det er således ikke adgang til å innføre barn i foreldrenes pass, og det skal alltid utstedes egne pass til barn. Med de begrensninger som følger av denne kommentar, kan (reise)pass etter søknad utstedes til enhver som godtgjør sin identitet og sitt norske statsborgerskap. Stasjonene må forøvrig ved utstedelse m.m. av pass være spesielt oppmerksomme på følgende: Vilkår m.m. for utstedelse Søknad om pass utfylles av passøker. Stasjonen må påse at både passøknaden (forsiden) og passregisterkortet (baksiden) blir fullstendig utfylt. Registerkortet må gi fullstendige opplysninger om hvilken dokumentasjon som ligger til grunn for passutstedelsen.

103 Passøker bosatt i tjenestedistriktet med gammelt pass som er utstedt der og som er utløpt/nylig utløpt, fyller ut ett søknadskort. Når registerdelen er utfylt, skal kortet oppbevares i stasjonenes passarkiv. Passøker bosatt utenfor tjenestedistriktet, for hvem stasjonen skal innhente godkjennelse om utstedelse av nytt pass fra passmyndigheten på bostedet, fyller ut to søknadskort. Ett oppbevares i stasjonenes passarkiv. Det andre sendes med fullstendige registeropplysninger til passmyndigheten (politi eller utenriksstasjon) på passøkers bosted. Hvis passøkers nåværende pass er tapt eller utskrevet, underrettes vedkommende passmyndighet om dette ved oversendelse av ett eksemplar av passøknad/passregisterkort eller skjemaet "Melding om pass". Når gyldig pass er tapt, skal passøker fylle ut skjemaet "Melding om tap av pass". Hvis det er tapt som følge av tyveri eller mistanke om tyveri, eller er kommet bort under omstendigheter som sannsynliggjør at det er kommet uvedkommende i hende, skal passøker dokumentere at han/hun har meldt tapet til lokalt politi ved kopi av tapsmelding eller politirapport. "Melding om tap av pass" sendes den passmyndighet som har utstedt det tapte passet og som, etter påføring av relevante opplysninger, skal videresende tapsmeldingen til Kriminalpolitisentralen. Passøker må pålegges å innsende det tidligere passet omgående til stasjonen hvis det skulle komme til rette. Ved søknad om pass til umyndige eller til personer under 18 år kreves samtykke fra henholdsvis vergen eller foreldrene. Er foreldrene gift, hvilket vil si at de normalt har felles foreldreansvar, skal begge undertegne på passøknaden. Er de skilt, skal den/de undertegne som har foreldreansvaret, og foreldreansvaret må dokumenteres. Hvis det ikke er tatt endelig stilling til hvem som skal ha foreldreansvaret, må begge foreldre samtykke. Som hovedregel skal minst en av de som har foreldreansvaret møte sammen med passøkeren. Vedkommende bør avkreves legitimasjon. Likeledes skal det kreves fremlagt legitimasjon fra den med foreldreansvar som ikke møter personlig. Ved førstegangsutstedelse av pass og ved søknad om pass til barn må det spesielt påses at fullstendig og fyldestgjørende dokumentasjon fremlegges. Ved førstegangsutstedelse av pass til barn må det, hvis norsk statsborgerskap avledes fra far, forevises vigselsattest eller utskrift fra folkeregisteret som bekrefter at foreldrene var gift før barnet ble født. Hvis foreldrene ble separert eller skilt før barnet ble født, må det forevises farskapserkjennelse etter norsk eller utenlandsk lov eller rettskraftig dom for farskapet, begge fra før barnet ble født. Hvis foreldrene var skilt/separert da barnet ble født og farskapserkjennelse er avgitt eller dom for farskap er falt etter barnets fødseldato, har barnet ikke ervervet norsk statsborger ved fødselen, og norsk pass kan således ikke utstedes. Det vises i denne sammenheng til 12 om statsborgerrettslige forhold, samt JDs rundskriv G- 44/99. Hvis stasjonen er i tvil om farskapet er lovlig fastsatt, forelegges saken for Barne- og familiedepartementet. Hvis foreldrene har giftet seg i utlandet og stasjonen er i tvil om ekteskapet er inngått etter vedkommende lands rett, forelegges spørsmålet også for Barne- og familiedepartementet.

104 Adoptivbarn under 12 år blir norsk statsborger ved gjennomføringen av adopsjonen under visse betingelser, jfr. 4 m/komm. Det vises også til 12 m/komm. og JDs rundskriv G-75/99. For å kunne utstede norsk pass til adoptivbarn er det en forutsetning at utenriksstasjonen har mottatt forhåndssamtykke til utstedelsen fra passmyndigheten på foreldrenes bosted. Ved førstegangsutstedelse av pass til personer over 18 år vil det også være aktuelt å kreve dokumentasjon for norske foreldres statsborgerskap. En passøkers identitet og norske statsborgerrett må anses bevist når vedkommende kan legge frem gyldig norsk pass eller norsk pass som er utløpt i de siste tre måneder, forutsatt at det ikke foreligger omstendigheter som skulle trekke passets eller statsborgerskapets riktighet i tvil. Dersom passøkeren ikke kan fremlegge norsk pass, må han/hun på annen måte bevise sin identitet og sitt norske statsborgerskap. Som bevis kan godtas dokument med fotografi, utstedt i betryggende former av norsk eller utenlandsk myndighet. Dåps- eller fødselsattest eller liknende dokument uten fotografi er alene ikke tilstrekkelig som bevis for identitet eller norsk statsborgerskap, men kan være nyttig til bekreftelse av oppgitte personalia og til støtte for andre opplysninger eller dokumenter som fremlegges. Hvis passøkeren er kjent av stasjonen, eller hvis de gitte opplysninger kan bekreftes ved skriftlig forsikring av en annen myndig norsk borger, kan pass utstedes selv om dokumentarisk bevis ikke kan legges fram. Den som gir slik forsikring, skal være til stede ved identitetskontrollen og skal selv godtgjøre sin egen identitet med gyldig norsk pass. Pass må ikke utstedes dersom tjenestemannen er i tvil om passøkerens identitet eller norske statsborgerrett. Saken må i tilfelle forelegges for Kommunal- og regionaldepartementet, Innvandringsavdelingen, direkte eller via Utenriksdepartmentet, hvis det antas at sistnevnte av politiske eller andre grunner bør uttale seg. Saken fremsendes med de dokumenter som passøkeren har fremlagt, og andre opplysninger som er nødvendige for norske myndigheters vurdering av saken, f.eks. søkerens personalia, foreldrenes fødested og statsborgerskap, nøyaktig bostedsadresse, arbeidssted, når vedkommende sist forlot Norge, bosted i Norge osv. Er passøkeren bosatt i Norge eller i utlandet utenfor tjenestedistriktet, må som tidligere nevnt godkjennelse fra passmyndigheten, dvs. politiet på vedkommendes bosted i Norge eller fra utenriksstasjonen på bostedet, være innhentet før nytt pass kan utstedes. Dette er spesielt viktig fordi det kan foreligge vedtak om passhindring eller beslag. Hvis saken haster, kan uttalelsen innhentes pr. telefon, mot at skriftlig bekreftelse ettersendes. Bare i de tilfelle utenriksstasjonen anser det kurant og ubetenkelig, kan det gjøres unntak fra regelen om å innhente godkjennelse fra passmyndigheten på det sted der passøkeren er bosatt. Men dersom passøkeren legger frem et pass som har hatt begrenset gyldighetstid i forhold til det som er vanlig, skal godkjennelse alltid innhentes før nytt pass utstedes. Hvis vedkommende passøker skal oppholde seg så kort tid på tjenestestedet at det ikke er tid til å motta godkjennelse fra passmyndigheten på bostedet før vedkommende skal reise videre, kan vedkommende passmyndighet anmodes om å sende uttalelsen til en annen utenriksstasjon som passøkeren senere vil komme til, idet stasjonen om nødvendig forlenger det gamle passets gyldighetstid med inntil 3 måneder. Hvis dette ikke er praktisk gjennomførlig, kan det bare utstedes pass når dette anses helt ubetenkelig.

105 Utferdigelsen av pass Utenriksstasjonen benytter passblankettene i nummerorden etter det serienummer som er inntatt i passblankettens persondataside. Stasjonens egen nummerrekke skal i tilfelle kun føres i passprotokollen. Passblanketten må fylles ut med lysekte blekk/tusj eller kopiblekk («indelible ink»). Permanent blåsort (garvesyreholdig) fyllepennblekk kan brukes, men ikke annet fyllepennblekk. Av typen dokumentpenn som er godkjent av norske myndigheter, kan fabrikatet "Edding 83" (tysk) rekvireres fra UDs rekvisitalager. Kulepenn tillates ikke brukt, hverken til å fylle ut pass eller for passinnehaverens underskrift. Passets side 1 (persondatasiden): Passinnehaverens fulle navn innføres. All innføring gjøres med blokkskrift Eventuelt mellomnavn føres i rubrikk for fornavn, i den utstrekning det er plass til det. Hvis passinnehaveren har forandret navn på grunn av ekteskap eller ved navnebevilling, kan navneendring foretas ved at det på passets første side ("Pass Norge") gjøres en henvisning til en viseringsside der passmyndigheten bekrefter navneendringen på engelsk. Det må imidlertid bemerkes at slike endringer kan bidra til at passets ekthet kan trekkes i tvil. Det må derfor vurderes om det i et slikt tilfelle er mer hensiktsmessig å anbefale at passinnehaver søker om å få utstedt nytt pass. Passforskriften slår fast at norske pass skal inneholde fødselsnummer. Rubrikkene "Fødselsdato" og "Personnr." skal derfor begge fylles ut. Fødselsnummeret består av sekssifret fødselsdato og femsifret personnummer og utstedes i Norge av folkeregistrene, ved fødsel eller ved innflytting til vedkommende kommune. Personer som ikke har vært bosatt i Norge, får tildelt fødselsnummer til pass ved søknad til Oslo likningskontor og folkeregister, Personregisteret, Hagegt. 22, 0653 Oslo, tlf , fax Det er i utgangspunktet en forutsetning at passøker selv besørger innhenting av fødselsnummer, eventuelt med bistand fra utenriksstasjonen når dette er mulig. Fødselsnummer meddeles kun i brevs form. I hastesaker vil utenriksstasjonen kunne få bekreftet fødselsnummeret ved telefon med Personregisteret. I saker der det søkes om pass fordi reise må foretas og fødselsnummer ikke er innhentet, kan nødpass utstedes på midlertidig basis. Slikt pass utstedes med gyldighetstid som passer for den situasjon som er oppstått. Norsk fødselsnummer er ikke å anse som bevis på norsk statsborgerskap. Når det derfor er nødvendig for passutstedelsen, må utenriksstasjonene innhente dokumentasjon for det norske statsborgerskap etter de retningslinjer som er anført om dette. Rubrikken for kjønn fylles ut på engelsk: M (Male) eller F (Female). Fødested i Norge oppgis med by og kommune. Fødested i utlandet oppgis normalt med by og land. Geografiske navn angis på engelsk. Når det gjelder muligheten for å utelate navn på fødeland i pass, vises det til JDs rundskriv G-159/93 og G-35/98. Datoene i passet oppgis med arabiske tall for dag og år. Måneden skrives med bokstaver på norsk, forkortet til de tre første bokstavene, som på det nærmeste samsvarer med

106 månedsnavnet på engelsk. I et pass som er gyldig til 3. april 2011, vil det følgelig stå: 03 APR 11. Pass gjøres normalt gyldig for 10 år fra utstedelsesdatoen. Det kan imidlertid forekomme tilfeller der passmyndigheten vil ønske å vurdere om pass bør utstedes med kortere gyldighetstid, f.eks. i tilfeller der vilkårene for passhindring er til stede, men hindring eller innlevering likevel ikke er hensiktsmessig eller mulig. I tilfelle råd ønskes fra norske myndigheter, forelegges saken Utenriksdepartementets Konsulatseksjon. (Politidirektoratet/Justisdepartementet er ankeinstans for vedtak som gjelder passhindring og passnektelse). Pass utstedt til barn under 16 år, skal alltid gis kortere gyldighetstid enn 10 år. Gyldighetstiden er som følger: to år for barn som er under fem år; tre år for barn som er mellom fem år og ti år; fem år for barn som er mellom ti år og seksten år; barn som har fylt seksten år på dagen for passutstedelse, får normalt utstedt pass som er gyldig for 10 år. I medhold av lov om norsk riksborgarrett 8 ( 002.html) taper person som er født i utlandet og som aldri har bodd i Norge (lovens tekst: "...aldri har budd i riket og heller ikkje har hatt tilhald her som tyder på samhøyrsle med Noreg...") sitt norske statsborgerskap når vedkommende fyller 22 år. Pass som utstedes til slik person, skal ha begrenset gyldighetstid, dvs. gjøres gyldig kun fram til 22-årsdagen, samtidig som passmyndigheten gjør vedkommende oppmerksom på at for å få beholde det norske statsborgerskapet, må han/hun søke om bibehold. Slik søknad sendes Utlendingsdirektoratet i god tid før 22-årsdagen. Det vises til JDs rundskriv G-28/99. Passfoto må leveres i to eksemplarer, eventuelt tre hvis passøker ikke er bosatt i det distrikt der passet blir utstedt. Bildet må være av ny dato. Det må påses at embetsstemplet ikke settes over passfotoet. Pass skal ikke undertegnes av passmyndigheten. Stasjonens embetsstempel påføres i rubrikken "Myndighet". Passinnehaver skal undertegne passet i nærvær av passmyndigheten, før laminering foretas av den tjenestemann som utleverer passet. I pass til personer som ikke kan skrive, og personer som er under ti år, skal det ikke være underskrift. I angjeldende rubrikk skal passmyndigheten skrive: "Not able to sign". Passets side 2: Passlovens 6, første ledd, fastslår at pass bare skal inneholde opplysninger om en enkelt person. Det er derfor ikke lenger tillatt å innføre barn i norske pass. Passets side 2, som var forutsatt å inneholde opplysninger om barn, benyttes derfor ikke. Det gjøres imidlertid

107 oppmerksom på at de innføringer som er foretatt av barn i norske pass før passlovens ikrafttredelse 19. juni 1997, er gyldige så lenge angjeldende pass er gyldige. Passets side 3 til 32: Passets øvrige sider er til innføring av visa, merknader om grensepasseringer o.l., samt andre særlige opplysninger så som navneendring o.l. Andre forhold Det er ikke tillatt å klebe eller sy inn nye sider i norske pass. Passet er utskevet når alle viseringssider er oppbrukt. Nytt pass kan utstedes for en hel 10-årsperiode, regnet fra utstedelsesdagen. Hvis det anses nødvendig, gis det nye pass påtegning om at det trer istedenfor det utskrevne passet, f.eks. når det i det tidligere pass er innstemplet gyldig oppholdstillatelse, visum e.l. Når nytt pass er utstedt, skal det tidligere passet makuleres (gjennomhulles med maskin) før det eventuelt leveres tilbake til innehaver. Sider som inneholder gyldige viseringer, gjennomhulles ikke. Før nytt pass utstedes som nevnt ovenfor, må det undersøkes med passmyndigheten på vedkommendes bosted om det foreligger passhindringsvedtak. Likeledes sendes melding om passutstedelsen til passmyndigheten på bostedet på vanlig måte. Passutstedelser skal føres løpende i stasjonens passprotokoll. Det skal også anmerkes i protokollen når en passblankett har måttet makuleres på grunn av feilskrift, tilsmussing e.l. Passinnehavere kan ha behov for ekstrapass. Slikt behov kan f.eks. oppstå når man skal reise til flere land mellom hvilke det rår slike politiske forhold at det ikke er mulig å reise inn i ett av landene på pass som har vært brukt ved innreise til et annet, eller at man samtidig med en utenlandsreise må innlevere sitt ordinære pass til utenlandsk myndighet for visering eller liknende i forbindelse med senere reise. Det kan derfor utstedes ekstrapass til søkere som godtgjør å ha bruk for dette i forbindelse med reisevirksomhet i tilknytning til yrke, studier e.l. Passmyndigheten på vedkommendes bosted skal i tilfelle underrettes. Ekstrapass kan utstedes med en gyldighetstid på inntil to år. Forlengelse av gyldighetstiden Forlengelse av gyldighetstiden av et pass kan finne sted i særlige tilfeller når passmyndigheten etter en totalvurdering finner at forholdene tilsier at det er mer hensiktsmessig med forlengelse av gammelt pass enn utstedelse av nytt. Forlengelse foretas bare hvis passinnehaver antas å ville komme til bostedet innen utløpet av forlengelsestiden. Passets gyldighetstid kan forlenges med inntil tre måneder fra utløpsdatoen. Er utløpsdato passert, blir forlengelsestiden forholdsmessig avkortet. Når passet er utløpt for mer enn tre måneder siden, kan det ikke forlenges. Justisdepartementet har utformet et standardisert stempel med norsk og engelsk tekst som skal benyttes ved forlengelse av gyldighetstiden for pass, og som fås ved henvendelse til UDs rekvisitalager. Stempling foretas på ledig viseringsside.

108 Beslutning om å forlenge passet meddeles passutstedende myndighet på skjemaet "Melding om pass". Forlengelsen føres i passprotokollen på første ledige linje. Det benyttes egen nummerrekke for forlengelser. Ny nummerrekke påbegynnes hvert kalenderår. Reisebevis for flyktninger og utlendingspass 2. Bestemmelser om reisebevis for flyktning og utlendingspass finnes i lov av 24. juni 1988 nr. 64 om utlendingers adgang til riket og deres opphold her (utlendingsloven: jfr. lovens kap. 3, særlig 19 og 21; og i forskrift 21. desember 1990 nr om utlendingers adgang til riket og deres opphold her (utlendingsforskriften: jfr. regler om reisebevis for flyktning og utlendingspass i For å få reisebevis er det en forutsetning at søkeren er flyktning slik dette begrep er definert i artikkel 1 i FN-konvensjon av 28. juli 1951 om flyktningers stilling (NT/II/566 side 1223). Dessuten må flyktningen ha lovlig opphold i Norge eller tilfredsstille vilkårene for å få reisedokument etter Haag-overenskomst om flyktningesjømenn av 23. november 1957 (NT/III/730 side 272) eller ha minst to års sammenhengende tjeneste siste tre år på norsk skip registrert i Norsk Ordinært Register (NOR), jfr. utlendingsforskriftens 65. En innehaver av reisebevis for flyktning er visumpliktig til alle land bortsett fra de land som har tiltrådt den europeiske avtale av 20. april 1959 om opphevelse av visumtvangen for flyktninger (NT/III/767 side 447), jfr. utlendingsforskriftens 105. Utlending som ikke kan få pass eller annet reisedokument fra sitt hjemland eller annet land, og som har eller gis oppholdstillatelse i Norge, kan etter søknad gis utlendingspass for reise utenfor Norge, dersom ikke særlige grunner taler mot det, jfr. utlendingsforskriftens 69. Utlending med norsk utlendingspass og gyldig arbeidstillatelse, oppholdstillatelse eller bosettingstillatelse i Norge er ikke visumpliktig ved reise til annet Schengen-land. For øvrig må utlendingen selv undersøke hvorvidt det land vedkommende skal reise til, krever visum, jfr. utlendingsforskriftens 70. Såvel reisebevis for flyktninger som utlendingspass gjelder for tilbakereise til Norge i gyldighetstiden, jfr. utlendingsforskriftens 66 og 70. Innehavere av reisebevis eller utlendingspass skal i visse sammenhenger ytes samme bistand fra norsk utenrikstjenestemann som norske borgere, jfr. kapitlets innledning. Utstedelse, fornyelse og forlengelse Reisebevis og utlendingspass utstedes, fornyes eller forlenges bare etter samtykke fra Utlendingsdirektoratet. Norsk utenriksstasjon som er gitt myndighet til å utstede pass til norske statsborgere, kan forlenge gyldighetstiden for reisebevis eller utlendingspass med inntil seks måneder når særlige grunner foreligger, jfr. utlendingsforskriftens 77. Melding om forlengelse skal sendes til Utlendingsdirektoratet. Utstedelse, fornyelse og forlengelse av reisebevis eller utlendingspass innføres i passprotokollen som bestemt for norske pass. I protokollens merknadsrubrikk gjøres påtegning om at saken gjelder reisebevis eller utlendingspass.

109 Ved utlevering av reisebevis eller utlendingspass skal utlendingen gjøres kjent med at reisebeviset eller utlendingspasset inndras ved anskaffelse av hjemlandets reisedokument, jfr. utlendingsforskriftens 75. Ved fornyelse/forlengelse av reisebevis eller utlendingspass betales en åttedel av rettsgebyret, jfr. lov 17. desember 1982 nr. 86 om rettsgebyr 1, annet ledd, ( html), og forvaltningslovens 27a ( html), sammenholdt med utlendingsforskriftens 77. Når nytt reisebevis eller utlendingspass utstedes, betales et halvt rettsgebyr. I særlige tilfeller kan vedtaksmyndigheten frafalle krav om gebyr. Passerbrev (nødpass) Når utlending som gis innreisetillatelse til riket, ikke kan skaffe seg pass eller annet legitimasjonspapir som er godkjent som reisedokument, kan Utlendingsdirektoratet samtykke i at utenriksstasjon med utstedelsesadgang, jfr. utlendingsforskriftens 110, utsteder passerbrev (nødpass "Emergency Travel Document") for reise til Norge, jfr. utlendingsforskriftens 73. Passerbrevet er løpende forhåndsnummerert og må bestilles fra Utlendingsdirektoratet. Det gis gyldighet for en enkelt reise og for et bestemt tidsrom fastsatt av Utlendingsdirektoratet i det enkelte tilfelle. Med mindre særlige grunner tilsier det, bør gyldighetstiden ikke settes lengre enn tre måneder. Passerbrevet må viseres på vanlig måte. 10. Visering. Utlendingers gyldige reisedokument kan viseres av utenriks fagtjenestemann samt ved forfall av stedfortrederen. Til 10. Schengen-samarbeidet 25. mars 2001 ble Norge en del av det operative Schengen-samarbeidet. Følgende land er medlemmer: Belgia, Danmark, Finland, Frankrike, Hellas, Island, Italia, Luxembourg, Nederland, Norge, Portugal, Spania, Sverige, Tyskland og Østerrike. Deltakelsen i Schengen-samarbeidet har betydning for visumsøknader. Visum til ett land i Schengen-området vil, innenfor visumets gyldighetsperiode, gjelde for opphold i samtlige andre Schengen-land. Samlet oppholdstid i Schengen-området kan ikke overstsige tre måneder i løpet av en periode på seks måneder. Relevant materiale om Schengen-samarbeidet og Norges forpliktelser m.v. finnes elektronisk på UDintra under: Administrasjon Regelverk, håndbøker og instrukser Schengen (med en rekke underposter).

110 Bemyndigelse til visering Bare fagtjenestemann, utsendt administrativt personell og de utenlandske fagstasjoner som er blitt særskilt bemyndiget (jfr. Representasjonsavtaler), kan visere fremmede borgeres godkjente reisedokument. De stasjoner som er bemyndiget til å visere reisedokument, blir tilstilt visumetiketter og nødvendige skjemaer og regelverk. Hvilke stasjoner som er bemyndiget til å visere, vil fremgå av UDs kalender, av vedlegg 7 til utlendingsforskriften og oversikt over land som Norge har inngått representasjonsavtale med. Organisering av visumarbeidet ved stasjonen Schengen-regelverket stiller opp enkelte overordnete prinsipper for visumarbeidet ved stasjonene. Utgangspunktet er at hvert land er ansvarlig for organiseringen av visumarbeidet. Stasjonssjefen er ansvarlig for visumutstedelsen ved den enkelte fagstasjon. Den enkelte stasjonssjef skal forsikre seg om at visumarbeidet er organisert på en slik måte at enhver form for uaktsomhet som gjør det lettere å utføre tyveri og forfalskninger, unngås. Følgende forutsetninger legges til grunn: - Personale som arbeider med visumsaker, må ikke under noen omstendighet utsettes for lokalt press. - For å forhindre at det skapes "rutiner" som kan redusere aktpågivenheten, skal personalet roteres med jevne mellomrom. - Oppbevaring og bruk av visumetiketter skal underlegges de samme sikkerhetstiltak som andre beskyttede dokumenter. Autorisasjon er en bemyndigelse gitt av stasjonssjefen til utsendt og lokalt personale for å arbeide med visumsaker. Autorisasjonen skal gjelde for definerte ansvarsområder og vil derfor kunne fremstå forskjellig i forhold til de personer som autoriseres. Norsk lovgivning krever kun autorisasjon hva gjelder tilgang til opplysninger i N.SIS-basen (lov av 16. juli 1999 nr. 66 om Schengen Informasjonssystem (SIS) Autorisasjon vil for øvrig fungere som instrument for stasjonssjefen for å godkjenne personell som oppfyller visse krav vedrørende sikkerhet og lokale forhold. Som en generell regel skal følgende arbeidsoppgaver utføres av utsendt personell: - Avgjøre visumsøknader. - Undertegne visumetiketter, påsette stempel. - Oppbevare etiketter og stempel. Følgende arbeidsoppgaver kan utføres av lokalt ansatt personell uten autorisasjon: - Utlevering av søknadsskjemaer og informasjon om utfylling. - Kontroll av søknadsskjema og annen dokumentasjon. - Evt. intervju med søker og kontakt med referanser.

111 - Inntasting av personopplysninger i elektronisk skjema. - Utlevering av visum og innkreving av gebyr. Rettskilder Det nasjonale regelverket er overordnet Schengen-regelverket. Rettskildene som utenriksstasjonene skal forholde seg til, er som følger: - Norske rettskilder: - Utlendingsloven, utlendingsforskriften og UDIs rundskriv. Disse er tilgjengelige på UDIs nettsider: (Lover og regler). - Utenriksdepartementets viseringsinstruks. - Schengen-kilder: - Schengen-konvensjonen (St.prp. nr. 50 ( )): Schengen Konsulærinstruks (UDintra: Schengen). Det er Utlendingsdirektoratet (UDI) som har instrukssjonsmyndighet overfor utenriksstasjonene i viseringsspørsmål. Stasjonssjefen har det overordnete ansvar for organiseringen av visumarbeidet ved stasjonen og må ha kjennskap til regelverket. Den enkelte visumarbeider plikter å gjøre seg kjent med rettskildene og få nødvendig opplæring i IT-verktøyet som benyttes. Innreise til Norge Samtlige utenlandske statsborgere fra land utenfor Schengen-området som ønsker å reise inn i Norge, må ha gyldig pass. Passet må være gyldig minst tre måneder utover oppholdets varighet, og søker må ha lovlig returadgang til hjemlandet eller et annet land han/hun har oppholdstillatelse i. Statsborgere fra land innenfor Schengen-området må ha gyldig pass eller annet legitimasjonspapir som er godkjent som reisedokument. Passtvangen gjelder imidlertid ikke nordiske statsborgere på reise i Norden. Utenlandske statsborgere fra en del land utenfor Schengen-området og hvis hovedformål med reisen er Norge, eller Norge er første innreiseland til Schengen-området må ha sitt pass visert av norsk utenriksstasjon eller eventuelt et annet Schengen-lands utenriksstasjon som representerer Norge. Hovedregelen er at visumsøker må møte personlig. Innreisen til Norge må skje via godkjent grenseovergang ved Schengen-områdets yttergrense, hvor det blir foretatt passkontroll. Visumsøker må enten ha tilstrekkelig midler til å dekke tur-/returreisen samt penger til oppholdet i Schengenområdet eller garantibrev fra garantist i Norge. Det gjøres oppmerksom på at et innvilget visum ikke automatisk gir rett til innreise, og at yttergrensekontrollen skal prøve om også de øvrige vilkår for innreise er oppfylt.

112 Visumplikt Når ikke annet er bestemt, må alle utlendinger ha visum for å kunne reise inn i Norge. Visumpliktig utlending som omfattes av EØS-avtalen, skal gis besøksvisum, jfr. utlendingsforskriften 106. Slik utlending er unntatt fra plikten til å betale gebyr. Unntatt fra visumplikten er: nordisk eller utenlandsk statsborger med gyldig pass og som er oppført i Vedlegg 3 til Utlendingsforskriften: Stater med visumfrihetsavtale: tredjelands borger bosatt i et annet land innenfor Schengen-området med gyldig oppholdstillatelse (Konsulærinstruksen Annex 4), utenlandsk borger med gyldig utlendingspass utstedt av et av Schengen-landene. Innehaver må ha oppholdstillatelse i det landet som har utstedt utlendingspasset og må ha gyldig returadgang dit, utenlandsk borger med gyldig identitetsdokument og er statsborger i den stat som har utstedt dokumentet, jfr. Vedlegg 2 til Utlendingsforskriften: Godkjente identitetsdokumenter: innehaver av britisk pass som gir adgang til innreise og opphold i Storbritannia uten begrensninger, innehaver av britisk "Emergency Travel Document" (nødpass) og formålet med oppholdet i Norge bare er transitt og det fremgår av nødpasset at bestemmelses-stedet for reisen er Storbritannia. De samme regler gjelder for "Reiseausweis als Passersatz zur Rückkehr in die Bundesrepublik Deutschland", innehaver av reisebevis for flyktningesjømenn, jfr. Vedlegg 5 til Utlendingsforskriften: Stater som er parter i Overenskomst av 23. november 1957 om flyktningesjømenn: innehaver av identitetskort for sjømenn utstedt i samsvar med ILO-konvensjon nr. 108 og skal tiltre eller fratre stilling på skip i norsk havn, eller er mannskap på skip og under landlov ønsker å oppholde seg i den havnen hvor skipet ligger. Dersom sjømenns tiltredelses- eller fratredelsesreise skjer via et Schengen-land som ikke har ratifisert den aktuelle ILOkonvensjonen, og de forøvrig er borgere av en visumpliktig nasjon, må det på forhånd innhentes transittvisum til dette landet selv om sjømennene er innehavere av det nevnte identitetskort (jfr. UDI rundskriv 01-48), innehaver av gyldig luftfartssertifikat til bruk ved innreise og har nødvendig opphold i forbindelse med yrkesmessig internasjonal trafikk. Luftfartøyet må være registrert på godkjent måte. Tilsvarende gjelder for besetningsmedlem på vei til eller fra aktiv tjeneste, innehaver av filippinsk "Seafarer s Identification and Record Book" og/eller filippinsk nasjonalitetspass, jfr. skipsfartsavtale av 22. oktober 1999 mellom Filippinene og Norge. Innehaveren må forevise skriftlig bekreftelse fra rederen eller rederens representant på at innehaveren skal tiltre stilling på skip i norsk havn. Dersom filippinsk sjømann har til hensikt

113 å foreta reisen til Norge via et annet Schengen-land, må det imidlertid på forhånd innhentes transittvisum til dette landet. En utlending som har fått anmerket i passet sitt norsk arbeidstillatelse, oppholdstillatelse eller bosettingstillatelse kan, uten særskilt visum, reise gjentatte ganger til Norge innenfor den tidsperiode tillatelsen gjelder for (Konsulærinstruksen Annex 4). Visumets varighet, innhold og gebyrer Besøksvisum gjelder for innreise og opphold i den tiden som er angitt i visumet. Maksimalt opphold er 90 dager. Visuminnehaver har ikke rett til å ta arbeid med et besøksvisum. Hvis det etter ankomsten til Norge oppstår forhold som tilsier at visuminnehaver har behov for et lengre opphold enn det som fremgår av visumet, er det mulig å søke politiet om å få forlenget visumets gyldighetsperiode. Den totale oppholdstiden i Schengen-området må imidlertid ikke overstige 90 dager. Det presiseres at det kun er uforutsette forhold som f.eks. sykdom eller utsettelse av arrangementer, møter osv. som legitimerer en forlengelse av gyldighetsperioden. En oversikt over de ulike typer visum og gebyrer fremgår av Konsulærinstruksen Annex 12. Konsultasjonsprosedyrer Visumsøknader fra visse nasjonaliteter krever at stasjonen konsulterer enten sine hjemmemyndigheter eller andre lands myndigheter før visum utstedes (jfr. Konsulærinstruksen Annex 5A, 5B og 5C). Utenriksstasjonen skal kun forholde seg til Utlendingsdirektoratet, sende visumopplysningene dit og avvente svar (Konsulærinstruksen punkt 2.3). Representasjonsavtaler I enkelte land hvor Norge ikke er representert med en fagstasjon, er det inngått representasjonsavtaler med andre Schengen-land. En oversikt over steder hvor Norge er representert gjennom andre lands ambassader, og hvor Norge representerer andre samarbeidspartnere finnes på UDintra: Schengen. Representasjonsavtalene gjelder kun lufthavn transittvisum (A), transittvisum (B) og besøksvisum (C). Et Schengen-land som representerer en samarbeidspartner, utsteder visum i h.h.t. sitt eget regelverk. Representasjonslandet har ikke adgang til å avslå en søknad. I tilfelle en ikke finner å kunne innvilge et visum, må derfor søker henvises til den nærmeste fagstasjon til det landet som lar seg representere. De honorære konsulatene I henhold til Schengen-regelverket er det kun fagstasjoner som er bemyndiget til å utstede visum. I de tilfelle der Norge ikke har fagstasjoner eller det ikke er inngått representasjons-avtaler med andre Schengen-partnere, har enkelte honorære konsulater fått tildelt en postkassefunksjon. Disse konsulatene hadde visumutstedelsesrett før Norge trådte inn i det operative

114 Schengen-samarbeidet. Dette innebærer at konsulatene kan utlevere søknadsskjema og ta imot søknader. Konsulatet kontrollerer søknaden og påser at nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Søknaden med vedlegg og pass sendes (administrativt) overordnet fagstasjon på forsvarlig måte for søkers regning. Fagstasjonen returnerer pass med eventuelt innstemplet visum til underliggende konsulat. Det tas gebyr i henhold til Konsulærinstruksen Annex 12 mot utstedelse av kvittering. Gebyret beholdes av konsulatet. Oversikt over honorære konsulater med postkasse-funksjon fremgår av UDintra: Schengen. De øvrige honorære konsulaters befatning med visumsaker begrenses til å utlevere søknadsskjemaer. Søkeren må selv videresende søknaden med nødvendig dokumentasjon til fagstasjon. Fagstasjonene skal vurdere hvilke underliggende konsulater som bør kunne utlevere søknadsskjemaer, og påse at disse får tilsendt skjemaer etter behov. Ankeinstanser Vedtak som er fattet av utenriksstasjon, kan påklages til Utlendingsdirektoratet, jfr. utlendingsloven 38. Vedtak som er fattet av Utlendingsdirektoratet, kan påklages til Utlendingsnemnda, som er overordnet klageinstans, jfr. samme lov 38a. I begge tilfelle sendes/innleveres klagen til det forvaltningsorgan som har fattet beslutningen. Diplomat- og tjenestepass Utenlandske borgere med diplomat- og tjenestepass er som hovedregel underlagt de samme viseringsregler som søkere med nasjonalitetspass. De land som Norge har inngått bilaterale avtaler med om visumfrihet for diplomat- og tjenestepass, fremgår av vedlegg 11 til utlendingsforskriften ( Visumfrihet diplomat-/tjeneste-/spesialpass og Konsulærinstruksen Annex Oppholds-, arbeidstillatelser og asyl. 1. Utenriksstasjon skal motta søknader om oppholds- og arbeidstillatelser m.m. og behandle dem i overensstemmelse med norske lover og forskrifter samt retningslinjer som gis av Utenriksdepartementet eller Utlendingsdirektoratet som norsk fagmyndighet. 2. Fagstasjon kan ta imot asylsøknader som snarest skal sendes til Utlendingsdirektoratet. Til De viktigste bestemmelser finnes i lov av 24. juni 1988 nr. 64 om utlendingers adgang til riket og deres opphold her (utlendingsloven: og i forskrift 21. desember 1990 nr om utlendingers adgang til riket og deres opphold her (utlendingsforskriften: Fagmyndighet er Utlendingsdirektoratet og overordnet klageinstans er Utlendingsnemnda; jfr. førstnevntes web-sider: som inneholder annet relevant regelverk. Kort om søknad om oppholds- eller arbeidstillatelse

115 Første gangs oppholdstillatelse og arbeidstillatelse må være gitt før innreise, jfr. utlendingslovens 6. Dette gjelder såvel visumpliktige som visumfrie borgere. Unntakene finnes i utlendingsforskriftens 10. Utlending tilknyttet diplomatiske eller lønte konsulære stasjoner (representasjoner) i Norge og ansatte i mellomstatlige organisasjoner er unntatt fra kravene i utlendingsforskriftens 6 og 7 om arbeidstillatelse (for dette arbeidsforholdet) og oppholdstillattelse, jfr. utlendingsforskriftens 159. Tilsvarende gjelder for personlig ansatt for utlending som nevnt i dette avsnitt. Det er et vilkår at vedkommende er tilmeldt og akseptert av Utenriksdepartementet, eventuelt annen norsk myndighet, før arbeidet tiltres. Ektefelle eller samboer og forsørgede barn er unntatt fra reglene om oppholdstillatelse. Særskilt søknad om visum er ikke nødvendig når det søkes om oppholds- eller arbeidstillatelse, jfr. utlendingsforskriftens 108. Dersom søknaden innvilges, skal søkeren gjøres kjent med plikten til å melde seg for politiet senest innen en uke etter innreisen og til å fremstille seg til tuberkulosekontroll, jfr. utlendingsforskriften 12, fjerde ledd. For visumpliktige borgere gis innreisevisum gyldig for 7 dager fra innreisen. Søknad om oppholdstillatelse på grunnlag av ekteskap Utenriksstasjon skal motta søknader om oppholdstillatelse fra utenlandske borgere som har inngått ekteskap med norsk statsborger eller utenlandsk borger med bosettingstillatelse. I henhold til utlendingsloven 8, første ledd, har en utlending etter søknad rett til arbeids- og oppholdstillatelse såfremt det ikke forekommer omstendigheter som kan nekte ham/henne slik adgang til landet. I slike tilfelle har utenriksstasjon fullmakt til å behandle en søknad om innreisevisum, mens søknaden om oppholdstillatelse (familiegjenforening) behandles av UDI. Søknad om familiegjenforening kan endog innleveres etter ankomst til Norge. I henhold til norsk lov er det ingen rettighetsbestemmelse å få innvilget innreisetillatelse for familiegjenforening der det er mistanke om at ekteskap er inngått under tvang; jfr. 18. Der utenriksstasjon har mistanke om at slike forhold kan ligge til grunn for et ekteskap og senere en søknad, skal stasjonen foreta separate intervjuer med den parten som har lovlig opphold i Norge, i forhold til om ekteskapet er inngått frivillig eller ikke. I situasjoner der søker eller referansen ikke ønsker at informasjon om tvangsekteskap skal være avslagsgrunn i et vedtak på grunn av frykt for familiens reaksjoner, skal søknaden forelegges UDI for avgjørelse. Nordisk avtale og Schengen-konvensjonen Nordisk borger er unntatt fra kravet om oppholds- og arbeidstillatelse, jfr. utlendingsloven 6, tredje ledd. Ifølge overenskomst av 12. juli 1957 mellom Norge, Danmark, Finland og Sverige, tiltrådt av Island, er all passkontroll ved reiser mellom de fem nordiske land opphevet. Avtalen gjelder fremdeles, men er idag i praksis erstattet av Schengen-konvensjonen, jfr. sistnevntes art. 13, pkt. 3, som dekker innholdet i den nordiske avtale. Kontroll blir nå foretatt ved ankomsten til grenseovergangssted ved Schengens yttergrense eller ved første ankomst fra ikke-schengen stat til havn eller flyplass på Schengen-territoriet.

116 Utlending med norsk utlendingspass og gyldig oppholds-, arbeids- eller bosettingstillatelse i Norge er ikke visumpliktig ved reise til annet Schengen-land, jfr. utlendingsforskriftens 70, sjette ledd. Flyktning med reisebevis er visumfri til de land som har tiltrådt Den europeiske overenskomst 20. april 1959 om opphevelse av visumtvangen for flyktninger. 2. Fagstasjon videreformidler asylsøknader til Utlendingsdirektoratet. I henhold til utlendingsloven 17, første ledd, er det imidlertid et vilkår for rett til asyl i Norge, at søkeren er i riket eller på norsk grense. Søknader fremmet gjennom en utenriksstasjon vil derfor rutinemessig bli avslått av UDI. Slike avslag kan påklages til Utlendingsnemnda (UNE). Stasjonene bør henvise asylsøkere til den lokale representant for FNs høykommissær for flyktninger (UNHCR). Denne kan hverken behandle eller ta imot asylsøknader på vegne av stater. UNHCR vil imidlertid kunne vurdere om personer oppfyller vilkårene for å oppnå flyktningestatus i henhold til FNs Generalforsamlings resolusjon 428 (V) av 14. desember En person som får flyktningestatus i henhold til UNHCRs mandat kalles "mandatflyktning". For å kunne oppnå denne statusen kreves blant annet at vedkommende må befinne seg utenfor sitt hjemland og at vedkommende med rette frykter forfølgelse. 12. Statsborgerrettslige forhold. 1. Søknad om å erverve, bibeholde eller bli løst fra norsk statsborgerrett sendes Utlendingsdirektoratet sammen med eventuelle tilleggsopplysninger og stasjonens uttalelse. 2. Melding etter 14 i lov om norsk riksborgarrett av 8. desember 1950 fra person som har tapt norsk statborgerrett i henhold til 6b i lov om norsk statsborgerrett m.m. av 21. april 1888 ved å forlate landet for bestandig, kan avgis for fagstasjon. Attest om gjenerverv av norsk statsborgerrett etter denne bestemmelse stemples og underskrives av stasjonssjefen eller ved forfall av stedfortrederen. 3. Er det tvil om hvorvidt en person som søker bistand hos utenriksstasjon er norsk statsborger, skal stasjonen ta foreløpig standpunkt til henvendelsen på grunnlag av de opplysninger som foreligger. Samtidig forelegges spørsmålet for Utlendingsdirektoratet. Til 12. Regler om erverv og tap av norsk statsborgerrett er gitt i lov av 8. desember 1950 nr. 3 om norsk riksborgarrett ( Fortsatt aktuelle JDs rundskriv G-28/99, G-44/99 og G-75/99 om statsborgerrettslige spørsmål og retningslinjene for behandling av statsborgerrettslige saker: Utlendingsdirektoratet ( er faginstans for konkrete saker om norsk statsborgerskap. Klageinstans for avgjørelser som er fattet i UDI i disse saker, er således KRD, Innvandringsavdelingen.

117 Nordiske avtaler Med hjemmel i lov om norsk riksborgarrett 10 er det sluttet overenskomst senest av 23. oktober 1998, i kraft 26. februar 1999, (O/1999 side 80) mellom Norge, Danmark, Finland, Island og Sverige om gjennomføring av visse bestemmelser om statsborgerrett, som fører til nærmere spesifiserte lettelser for disse lands borgere ved erverv av norsk eller annen nordisk statsborgerrett. Den opphever den tidligere avtalen mellom Norge, Danmark, Finland og Sverige av 15. januar 1969 samt tilleggsavtalen av Vilkår for erverv av norsk statsborgerrett I medhold av statsborgerlovens 1 erverves norsk statsborgerrett ved fødselen av barn født i ekteskap når mor eller far er norsk statsborger, og av barn født utenfor ekteskap når mor er norsk statsborger. Som følge av endring i barnelovens 3 av den tidligere pater-est -regelen, som trådte i kraft , har Justisdepartementet i rundskriv G-44/99 fastslått at tolkningen av begrepet far i statsborgerrettslovens 1, første ledd, bokstav b, kun gjelder hvis foreldrene er gift. Hvis foreldrene er separert eller skilt når barnet fødes, må farskap være erkjent eller idømt før barnet ble født for at norsk statsborgerskap etter norsk far inntrer automatisk. I dette tilfelle medfører altså farskapserkjennelse eller farskapsdom senere enn datoen for barnets fødsel at norsk statsborgerskap må erverves etter søknad i medhold av lovens 6, annet ledd, på de etter denne bestemmelse angitte vilkår. I medhold av statsborgerrettslovens 1a (i kraft 1. oktober 1999) blir adoptivbarn under 12 år av norsk/norske forelder/-re norsk statsborger ved gjennomføringen av adopsjonen under ellers visse gitte betingelser. Adoptivbarn mellom 12 og 18 år kan likeledes bli norsk statsborger ved melding, når gitte forutsetninger ellers er til stede. Adoptivbarn fikk tidligere norsk statsborgerskap etter søknad i medhold av lovens 6. Det vises til JDs rundskriv G- 75/99 og til 4. Lovens 2 bestemmer at barn av norsk mann og utenlandsk kvinne blir norsk når foreldrene gifter seg med hverandre. Justisdepartementet har i brev av 22. juni 2000 til Utenriksdepartementet fastslått at farskapet i slike tilfeller skal være fastsatt i medhold av barneloven ( 4 og 67), hvilket i praksis vil si etter utenlandsk (bostedslandets) rett eller norsk rett (norsk farskapserkjennelse eller dom). Er utenriksstasjonen i tvil om farskap er lovlig fastsatt, forelegges saken Barne- og familiedepartementet. Lovens 2a (i kraft 1. oktober 1999) bestemmer at barn under 18 år med norsk far som ikke er gift med barnets (ikke-norske) mor, kan få norsk statsborgerskap ved at det inngis melding om dette til norske myndigheter, under ellers visse gitte betingelser. I utlandet er det utenriksstasjonene som mottar slike meldinger. JDs rundskriv G-75/99 gir nærmere orientering om retningslinjene for denne ordningen. Ved lov av 25. mai 1979 om endringer i lov av 8. desember 1950 om norsk riksborgarrett ble det innført en midlertidig ordning om erverv av norsk statsborgerrett ved melding for barn under 18 år som ved fødsel ikke har ervervet norsk mors statsborgerrett (den såkalte "mødremeldingen"). Betingelsen var at moren var norsk statsborger da barnet ble født, og var norsk statsborger da melding avgis, samt hadde del i foreldremyndigheten over barnet. Fristen for å gi melding i medhold av nevnte lovendring er blitt forlenget flere ganger, men er nå

118 utløpt (30. juni 1997). Det gjøres imidlertid oppmerksom på at Justisdepartementet ved brev av 12. februar 1999 til Utlendingsdirektoratet delegerte myndigheten til å dispensere fra kravet om at barnet måtte være under 18 år når meldingen avgis. Hvis norsk utenriksstasjon mottar slik melding i medhold av nevnte lov, må saken derfor sendes Utlendingsdirektoratet for vurdering, jfr. JDs rundskriv G-28/99. Meldingen gis på fastsatt skjema til norsk utenriksstasjon (både fagstasjon og valgkonsulat) hvis moren bor i utlandet. Valgkonsulatene sender meldingen til nærmeste fagstasjon. Utlendingsdirektoratet utferdiger i tilfelle attest om erverv av norsk statsborgerrett. Tilsvarende midlertidige ordninger ble også innført i mange andre land, slik at barn kan erverve fremmed statsborgerrett ved melding til myndighetene i vedkommende land. Tidligere medførte erverv av fremmed statsborgerrett ved slik melding fra barnets mor ofte tap av barnets norske statsborgerrett, f.eks. dersom meldingen måtte medunderskrives også av barnets norske far. Denne praksis ble imidlertid endret og erverv av fremmed statsborgerrett etter slik melding vil for barn under 18 år således ikke medføre tap av norsk statsborgerrett. Hvis det i dag skulle finnes barn som etter den tidligere praksis tapte sin norske statsborgerrett, vil disse kunne søke om gjenerverv av norsk statsborgerrett i medhold av lovens 6, annet ledd. Det vil ved slikt gjenerverv ikke bli stilt krav om løsning fra fremmed statsborgerrett ervervet ved melding. Det er et vilkår for gjenerverv at barnet er under 18 år når søknad om gjenerverv innleveres. Søknad om gjenerverv avgjøres av UDI. Kommunal- og regionaldepartementet er klageorgan. I medhold av statsborgerlovens 6 kan Kongen gi norsk statsborgerrett ved bevilling til utlending som er minst 18 år, har vært fast bosatt i Norge de siste 7 år, har ført en hederlig vandel og ikke har vesentlig bidragsgjeld. Denne myndighet er delegert til UDI. Unntak fra denne regel kan etter loven gjøres i noen tilfelle: - Er søkeren nordisk statsborger, kreves bare at vedkommende har bodd i Norge i de to siste år. - Søker som tidligere har vært norsk borger, kan få bevilling etter 1-2 års botid i Norge. - Søker som er gift med norsk statsborger, må som hovedregel ha bodd i Norge i fire år som gift, mens nordiske borgere må ha bodd her i to år også som gift. Hvis særlig tungtveiende velferdsgrunner taler for det, kan søknad i sjeldne tilfelle innvilges selv om søkeren ikke er bosatt i Norge. Dersom søkeren befinner seg i internasjonalt usikkert område og det ikkenorske statsborgerskapet innebærer utrygghet, kan norsk statsborgerskap innvilges. Unntak fra kravet om 7 års botid i Norge kan i praksis også gjøres for søker over 18 år med innfødt norsk mor, der innvilgelse kan skje etter 2-5 års botid, avhengig av søkerens alder ved bosetning i Norge og eventuell tidligere tilknytning til riket. For norske utenrikstjenestemenns husstandsmedlemmer vil den tid vedkommende er registrert i folkeregisteret som bosatt i Norge regnes som botid i Norge i relasjon til statsborgerloven. Utlendingsdirektoratet avgjør om barn under 18 år skal omfattes av foreldrenes bevilling. Ved melding til fylkesmannen kan ungdom som bor i og har vokset opp i Norge, bli norske - statsborgerlovens 3, og tidligere norske statsborgere gjenerverve norsk statsborgerrett -

119 statsborgerlovens 4. Borgere av nordisk avtaleland kan bli norske ved melding til fylkesmannen etter 10B og gjenerverve norsk statsborgerrett etter 10C. Barn under 18 år som bor i Norge, vil etter statsborgerlovens 5 i mange tilfelle automatisk få norsk statsborgerrett sammen med foreldre som blir norske etter 3, 4 og 10B-C. Tap av norsk statsborgerrett Tap av norsk statsborgerrett er omhandlet i statsborgerlovens 7. Retten tapes av: - a) den som erverver fremmed statsborgerrett når vedkommende selv eller gjennom verge har søkt om eller uttrykkelig samtykket i ervervet, - b) den som erverver fremmed statsborgerrett ved å tre inn i et lands offentlige tjeneste, og - c) ugift barn under 18 år som blir statsborger i et annet land som biperson. Fra 1. juli 1979 ble det innført en ny tapsregel ved statsborgerlovens 9a, som retter seg mot voksne personer mellom 19 og 22 år som har statsborgerskap både i Norge og i et annet land, og som har bodd fast i det annet land i de siste 5 år. Tapsregelen kommer kun til anvendelse hvis avtale om dette inngås med det annet land. Noen slik avtale er imidlertid ikke inngått. I medhold av statsborgerlovens 8 taper norsk statsborger som er født i utlandet og som aldri har bodd i Norge eller oppholdt seg her under forhold som tyder på samhørighet, sin norske statsborgerrett ved fylte 22 år, hvis han/hun ikke har søkt om og fått bevilling fra Utlendingsdirektoratet til å beholde statsborgerretten. Tap etter denne bestemmelse medfører også tap av statsborgerrett for de barn som har ervervet statsborgerretten gjennom vedkommende, såfremt barnet ikke derved blir statsløst. Den som er eller vil bli statsborger i annet land, kan av Utlendingsdirektoratet bli løst fra sitt statsborgerlige forhold til Norge hvis vedkommende ikke derved blir statsløs. Er han/hun fast bosatt i utlandet, kan løsning i slike tilfelle ikke nektes - statsborgerlovens 9. Søknader om erverv/bibehold av norsk statsborgerrett 1. Når utenriksstasjon mottar søknad om å erverve ( 6), bibeholde ( 8) eller bli løst fra ( 9) norsk statsborgerrett, må stasjonen før saken videreekspederes til UDI, sørge for at søknaden inneholder alle de opplysninger og bevis som antas nødvendig for at UDI kan treffe avgjørelse i saken. I følgebrevet må stasjonen supplere søknaden med de eventuelle opplysninger den måtte sitte inne med, og hvis mulig avgi uttalelse om hvorvidt den finner å kunne anbefale søknaden. Søknad om erverv av statsborgerrett må inneholde opplysninger om søkerens fulle navn, fødselsdato, fødested, søkerens nåværende statsborgerforhold, om søkeren tidligere har oppholdt seg i Norge og eventuelt i hvilket tidsrom, samt navn og fødested for søkerens foreldre. Er søkeren gift, må vedkommende oppgi når ekteskapet ble inngått og ektefellens statsborgerskap. Opplysningene må så vidt mulig legitimeres ved fødsels- eller dåpsattest, vigselsattest, sjøfartsbok e.l.

120 Når det innsendes søknad om bibehold av norsk statsborgerrett, må det fremlegges liknende opplysninger og legitimasjoner. Det må dessuten angis om søkerens foreldre er født i Norge eller i utlandet og om det har vært nødvendig for dem å få bevilling for å beholde norsk statsborgerrett. Fødsels-/dåpsattest til den av foreldrene som søkeren har utledet sitt norske statsborgerskap fra, samt foreldrenes vigselsattest, eventuelt i bekreftede kopier, skal vedlegges søknaden. Trykt formular for søknad om norsk statsborgerskap fås fra UDI ( eller norsk politimyndighet. Gjenerverv etter statsborgerloven I følge kgl. res. av 8. desember 1950 kan melding om gjenerverv av norsk statsborgerrett etter statsborgerlovens 14 gis i Norge til fylkesmannen og i utlandet til norsk fagstasjon. Mottar valgkonsulat slik melding, må den videresendes til nærmeste overordnede fagstasjon. Melding etter 14 må inneholde alle opplysninger som er nødvendige for å fastslå at meldingsgiveren kan kreve å gjenerverve norsk borgerrett. Meldingen bør skrives i samsvar med fastsatt mønster/formular. Opplysningene i meldingen må i nødvendig utstrekning være bekreftet ved attest fra offentlig myndighet, eller ved andre tjenlige dokumenter. Stasjonen er i prinsippet ikke bundet til en bestemt dokumentasjon, men avgjør etter eget skjønn hvilke bevismidler som bør godtas. I praksis vil en imidlertid ofte være henvist til de vanlige attester. Således vil dåps- eller fødselsattest vanligvis måtte fremlegges for å bevise fødsel i Norge av norske foreldre (og derav følgende norsk statsborgerrett). Søkerens påstand om ikke å ha ervervet fremmed statsborgerrett bør søkes underbygget på den måte forholdene i hvert enkelt tilfelle tilsier, - f.eks. ved erklæring fra vedkommende fremmede myndighet. Søkeren bør selv avgi en skriftlig erklæring om ikke å ha ervervet fremmed statsborgerrett. Videre bør det på tilfredsstillende måte godtgjøres at vedkommende har forlatt Norge før 31. desember (Hvis vedkommende forlot Norge etter dette tidspunkt, gikk ikke det norske borgerskap tapt, idet 6b i loven av 1888 ble opphevet av statsborgerloven av 1924.) Melding etter 14 kan ikke avgis av verge. Fagstasjonens prøving av meldingen omfatter bare hvorvidt de vilkår som er stilt opp for gjenerverv av norsk statsborgerrett etter 14, er til stede. Stasjonen har ikke anledning til å utøve noe skjønn om ønskeligheten av at vedkommende blir norsk borger. Finner stasjonen at søkeren fyller vilkårene etter 14, utstedes attest om gjenerverv av norsk statsborgerrett etter fastsatt mønster. Attesten må for å være gyldig underskrives av stasjonssjefen. Bare ved gyldig forfall godtas stedfortrederens underskrift. En gjenpart av samtlige utstedte attester bindes i kronologisk orden i eget aktomslag, som samtidig tjener som register over disse forretninger. Tvil om statsborgerforhold 3. Et vilkår for at utenriksstasjon skal kunne yte en person bistand (f.eks. nødlidenhetslån), vil vanligvis være at vedkommende er norsk statsborger. Er statsborgerforholdet tvilsomt, må stasjonen før bistand ytes, ta foreløpig stilling til vedkommendes statsborgerrett. Hvis det ikke foreligger spesielle omstendigheter, vil fremvisning av gyldig norsk pass i alminnelighet måtte godtas som bevis for norsk statsborgerrett. Er søkeren ikke i besittelse av pass, bør det

121 vises forsiktighet fra stasjonens side og økonomisk bistand ikke ytes med mindre søkeren ved fremvisning av andre legitimasjonspapirer kan bevise sitt norske statsborgerskap. I statsborgersaker generelt og i andre saker der det bare dreier seg om en persons statsborgerrettslige forhold, skal stasjonen korrespondere direkte med UDI. Dersom avgjørelsen er av politisk betydning eller det av andre grunner antas at Utenriksdepartementet bør uttale seg, skal saken fremsendes gjennom UD. Det samme gjelder søknad om norsk statsborgerrett fra tjenestemanns ektefelle eller fra lokalt ansatte ved norsk utenriksstasjon. 13. Valg. Mottakelse av forhåndsstemmer. 1. Utenrikstjenestemann plikter å medvirke ved stortingsvalg, sametingsvalg, kommunestyrevalg og fylkestingsvalg i samsvar med det som valgloven og forskrift om valg av sameting bestemmer. 2. Utenrikstjenestemann og midlertidig bestyrer av utenriksstasjon fungerer som stemmemottaker ved forhåndsstemmegivning på stasjonen. Stasjonssjefen kan ved behov oppnevne ytterligere stemmemottakere blant stasjonens administrative personale. Hos utenrikstjenestemann ved norsk utenriksstasjon foregår stemmegivningen på stasjonen, men i særlige tilfelle kan stasjonssjefen bestemme at stemmemottak kan foregå utenfor stasjonens område. 3. Forhåndsstemme som avgis ved utenriksstasjon, sendes fortløpende og på hurtigste betryggende måte til vedkommende valgstyre. 4. Får utenriksstasjon kjennskap til at noen som har avgitt forhåndsstemme, er avgått ved døden før valgenes avslutning, skal stasjonen straks sende telegrafisk eller elektronisk underretning til vedkommende valgstyre. 5. Valgmateriale og veiledning til stemmemottakerne vil foran hvert valg bli sendt utenriksstasjonene av Kommunal- og regionaldepartementet. Til De gjeldende bestemmelser om valg til fylkesting og kommunestyrer (valgloven) finnes nå i lov av 28. juni 2002 nr. 57: som trådte i kraft 1. september 2002 og fra samme dag opphevet lov av 1. mars 1985 nr. 3 om stortingsvalg, fylkestingsvalg og kommunestyrevalg (med unntak av 83): (Den nye valglov har foreløpig bare avsatt plass for regler om stortingsvalg.) Etter valglovens kapittel 8 om forhåndsstemmegivning kan velgere som ønsker det, avgi forhåndsstemme fra 1. juli i valgåret utenriks hos utenrikstjenestemann ved lønnet norsk utenriksstasjon og etter særskilt bemyndigelse fra Utenriksdepartementet også hos utenrikstjenestemann ved ulønnet norsk utenriksstasjon. 2. Utenriks fungerer utenrikstjenestemann som stemmemottaker. Administrativt personale ved utenriksstasjon (som i denne forbindelse må ansees å tilsvare valglovens uttrykk "stasjonens

122 funksjonærer" i 8-2(2)a)) kan oppnevnes som stemmemottaker av stasjonens sjef eller stedfortreder når det er påkrevet. Hovedregelen er at det bare er på stasjonen at tjenestemann ved norsk utenriksstasjon kan motta forhåndsstemme, men etter den nye valgloven 8-3(4) kan stasjonssjefen bestemme at stemmemottak kan foregå utenfor stasjonens område. Hva angår flyktninger og statsløse personer bosatt (domisiliert) i Norge, vises det til kapitlets innledning og de instrukser som gis stasjonene ved hvert valg. 3, 4 og 5. Norske statsborgere som er bosatt i utlandet på valgdagen, har stemmerett hvis de noen gang har stått innført i norsk folkeregister som bosatt i landet og forøvrig fyller de generelle vilkårene for stemmerett. For å utøve stemmeretten må velgeren være innført i manntallet i en kommune på valgdagen, valgloven 2-2(3). Utenlandsoppholdets lengde er uten betydning for selve stemmeretten, men vil ha betydning for manntallsføringen. Velgere som har vært folkeregisterført som bosatt i landet noen gang i løpet av de siste 10 år før valgdagen, skal automatisk føres inn i manntallet i den kommunen der de sist var folkeregisterført som bosatt. Stemmeberettigede som ikke blir ført automatisk inn i manntallet, kan søke om innføring. Søknaden sendes til valgstyret i den kommune hvor vedkommende sist var bosatt, og må inneholde forsikring om at vedkommende fortsatt er norsk borger, valgloven 2-4(3). En stemmemottaker kan ikke avslå å motta forhåndsstemme med den begrunnelse at vedkommende stemmegiver ikke antas stemmeberettiget ved nevnte valg, eller fordi stemme avgis så sent at stemmeseddelen ikke antas å rekke frem i tide. Det er vedkommende valgstyre i Norge - og ikke stemmemottakeren - som avgjør om den enkelte stemme skal godkjennes eller forkastes. Stemmemottaker har ikke plikt til å sette iverk særskilte foranstaltninger for at stemmegivningen skal komme valgstyret i hende i tide. Overtredelse av de gitte formregler for stemmegivning kan føre til at vedkommende stemme blir forkastet. Alt personale ved utenriksstasjonene som kan få befatning med mottakelse av forhåndsstemmer, må foran hvert valg derfor nøye sette seg inn i de instrukser og det materiale som gjelder vedkommende valg, og gi velgerne nødvendig og korrekt veiledning, slik at det unngås at forhåndsstemmer senere blir forkastet av valgmyndighetene fordi formalia ikke har vært i orden. 14. Ulykke og sykdom. Får utenriksstasjon kjennskap til at person som er bosatt i Norge, er blitt utsatt for alvorlig ulykke eller sykdom under midlertidig opphold i utlandet, skal stasjonen yte nødvendig hjelp og snarest underrette pårørende og Utenriksdepartementet. Til 14. Det inngår under utenriksstasjons oppgaver å hjelpe nødstedte nordmenn i utlandet. Dette er også fastslått i utenrikslovens formålsparagraf, jfr. 1, 1. ledd, nr. 3 (

123 Det må avhenge av omstendighetene i hvert enkelt tilfelle når og i hvilken form eventuell bistand fra stasjonene skal ytes. Hvis tiden tillater det, bør Utenriksdepartementets samtykke innhentes før stasjonen tar skritt som påfører det offentlige utgifter av betydning. I tilfelle av alvorlig sykdom eller ulykke bør de pårørende underrettes direkte eller gjennom Utenriksdepartementet. Når norsk statsborger avgår ved døden i utlandet, skal stasjonen behandle saken, herunder spørsmålet om underretning til de pårørende, etter reglene i 6. Ved alvorlige ulykker, eller ved sykdom som antas å ville bli av lang varighet, skal Utenriksdepartementet i alle tilfelle underrettes, slik at det kan bli tatt stilling til hvorvidt den syke skal søkes sendt til Norge eller fortsatt behandles i utlandet. Hvis en norsk statsborger blir sinnssyk under opphold i utlandet, og vedkommende trenger assistanse for å reise hjem, må stasjonen innhente leges diagnose, erklæring om at pasienten bør reise til Norge, samt om at den syke trenger ledsager for hjemreise. Det bør klargjøres om den sinnslidende er villig til hjemsendelse. Disse opplysninger sendes Utenriksdepartementet som på dette grunnlag kan kontakte norske helsemyndigheter for å få den syke hjem og innlagt på sykehus. Hva angår flyktninger og statsløse personer bosatt (domisiliert) i Norge, vises til kapitlets innledning. 15. Nødlidenhetslån. 1. Utenriksstasjon kan yte nødlidenhetslån til norsk borger med fast bopel i Norge og som i utlandet er uten midler til underhold eller hjemreise når det på grunnlag av foretatte undersøkelser anses strengt nødvendig og det ikke kan oppnås understøttelse på annen måte. 2. Norsk borger som ikke er bosatt i Norge, og utlending med fast bopel i Norge, kan unntaksvis ytes strengt nødvendig bistand når understøttelse ikke kan oppnås på annen måte og når Utenriksdepartementets samtykke er innhentet på forhånd. 3. Hjemsendelse av nødlidende må ikke foretas uten Utenriksdepartementets samtykke hvis utleggene for det offentlige antas å ville overstige motverdien av det beløp i norske kroner som Utenriksdepartementet til enhver tid fastsetter. 4. Stønad over lengre periode må bare ytes når Utenriksdepartementets samtykke foreligger. 5. Valgkonsulat skal forelegge søknad om nødlidenhetslån for overordnet fagstasjon. 6. Før nødlidenhetslån tilstås, skal det avkreves nødlidenhetserklæring og kvittering på skjema fastsatt av Utenriksdepartementet. Til 15. Når kan nødlidenhetslån ytes?

124 1. Som hovedregel kan nødlidenhetslån bare ytes til norsk statsborger med fast bopel i Norge, jfr. dog punkt 2, og kapitlets innledning. Hvis vedkommende ikke kan dokumentere sitt statsborgerskap og/eller bosted, bør saken forelegges for Utenriksdepartementet. Bestemmelser om lån til sjømenn (sjømannslån) er inntatt i Stasjonen må ved henvendelser om bistand til underhold eller hjemreise normalt foreta nøye undersøkelser og vise all mulig forsiktighet ved utbetalinger til eller utlegg for nødlidende. Vedkommende lånsøker må framlegge legitimasjon, som pass, sertifikat med fotografi e.l. Hvis vedkommende er blitt frastjålet pass, må erklæring om tapet avgis, jfr. 9. Nødlidenhetslån må bare tilstås når det er strengt nødvendig og det ikke finnes noen annen passende måte å løse saken på. Bestemmelsene om nødlidenhetslån har først og fremst til hensikt å yte hjelp til personer som uforskyldt er kommet i økonomiske vanskeligheter, f.eks. på grunn av ulykke, sykdom eller tyveri. Krav fra hoteller og andre om dekning av ubetalte regninger skal normalt avvises. Det kan imidlertid unntaksvis forekomme tilfelle når det kan være nødvendig å betale en hotellregning for å få utlevert bagasje e.l. Før nødlidenhetslån eventuelt tilstås, bør stasjonen undersøke om penger kan overføres fra vedkommendes pårørende, bankforbindelse eller andre. Det er ofte gunstig om penger kan bli overført til en bank på stedet der vedkommende selv kan hente pengene. Hvis dette skaper praktiske problemer, kan beløpet innbetales til Utenriksdepartementet som så sender instruks om utbetaling til vedkommende utenriksstasjon. Dette må i så fall begrunnes, da departementet ikke kan bistå med overføring av penger til andre formål enn utgifter i forbindelse med hjemreise, sykdom, tyveri etc. Ved overførsel av penger fra bank i Norge kan bankens bekreftelse på at beløpet vil bli overført til departementet godtas. I enkelte tilfelle, f.eks. hvis utgiftsbeløpets størrelse ikke er fastlagt, kan det være mest praktisk at vedkommende bank istedenfor innbetaling til Utenriksdepartementet ved bankremisse, avgir en garanti for utgiftsdekningen. Stasjonen vil i slike tilfelle etter instruks fra departementet kunne utbetale beløpet, uten bruk av nødlidenhetserklæring, så snart bankgarantien foreligger. Økonomisk hjelp til nødlidende skal i alminnelighet gis som billett til hjemreise, penger til mat og andre nødvendige utgifter for å komme hjem. Det må vurderes i hvert enkelt tilfelle hvilken reisemåte som anses mest hensiktsmessig. Det kan forekomme tilfelle når billetter for hjemreise bør stemples «Not negotiable or transferable» e.l., slik at de ikke kan overdras, byttes i annen billett eller innløses i kontanter av andre enn den utenriksstasjon som har bestilt/betalt billetten. Nordmenn bosatt i utlandet utlendinger bosatt i Norge 2. For norske borgere bosatt i utlandet eller utlendinger bosatt i Norge som søker lån, bør det først forsøkes å få midler overført direkte til stasjonen fra vedkommendes familie, arbeidsgiver eller bankforbindelse. Hvis dette ikke lykkes, må saken forelegges Utenriksdepartementet med alle relevante opplysninger, slik at departementet kan søke innhentet de nødvendige garantier. I enkelte tilfelle bør det bringes på det rene om stasjonen kan henvise lånsøkeren til et annet lands utenriksstasjon eller myndigheter fordi Norge har inngått overenskomst om gjensidig bistand til nødlidende e.l. med vedkommende land.

125 Norsk borger som ikke er bosatt i Norge, og utlending med fast bopel i Norge som ikke er konvensjonsflyktning eller statsløs, må ikke tilstås nødlidenhetslån uten Utenriksdepartementets forhåndssamtykke. Utbetaling - avslag 3. Hjemsendelse av nødlidende må ikke foretas uten Utenriksdepartementets samtykke hvis utleggene for det offentlige ved hjemsendelsen antas å ville overstige motverdien i norske kroner av det beløp som Utenriksdepartementet til enhver tid fastsetter, f.t. kr ,- pluss det til enhver tid gjeldende gebyr. 4. Stønad over en lengre periode kan ikke ytes uten at Utenriksdepartementets tillatelse er innhentet. Bilag for utbetaling av slik stønad skal alltid påføres henvisning til departementets skriv. 5. Hvis valgkonsul har hatt utlegg etter gjeldende regler for tilståelse av nødlidenhetslån, må overordnet fagstasjon ved mottakelse av nødlidenhetserklæring med kvittering yte refusjon så snart som mulig. 6. Alle som blir tilstått nødlidenhetslån ved utenriksstasjon skal utfylle blanketten «Søknad om nødlidenhetslån». Blanketten må utfylles nøyaktig. Det er viktig å få oppgitt hvilket skattefogddistrikt vedkommende hører under, idet Utenriksdepartementet ved mottakelsen av debetnota med nødlidenhetserklæring straks utgiftsfører beløpene og sender saken til vedkommende skattefogd, som foretar innkrevning og eventuell inntektsføring av innbetalte beløp. Oversikt over skattefogddistriktene finnes i Statskalenderen. Blanketten utfylles i 6 eksemplarer. Blad 1-4 sendes Utenriksdepartementet som vedlegg til debetnota over stasjonens utlegg i saken. Eventuelle underbilag (originalkvittering fra reisebyrå e.l.) må vedlegges blanketten. I situasjoner der den fastsatte blankett ikke kan brukes, f.eks. fordi låntakeren befinner seg på et sted der det ikke er norsk utenriksstasjon, vil det kunne bli aktuelt å søke bistand hos annen nordisk utenriksstasjon, lokal politimyndighet e.l. for å innhente en tilsvarende erklæring fra låntakeren. Eventuelt avslag på nødlidenhetslån skal begrunnes. Viser det seg at et nødlidenhetslån ikke blir tilbakebetalt, er det vedkommende skattefogd som i samråd med Finansdepartementet tar avgjørelse om eventuell frafallelse/ettergivelse av lånet. 16. Medisinsk stønad i EØS-land. Utenriksstasjon skal gi norske borgere nødvendig veiledning og bistand vedrørende gjeldende EØS-regler om medisinsk stønad i EØS-land.

126 Til 16. EØS-avtalen omfatter arbeidstakere, selvstendig næringsdrivende, tidligere yrkesaktive pensjonister og arbeidsledige som er statsborgere i et EØS-land. Også statsløse og flyktninger som er bosatt i EØS-land er omfattet. I tillegg omfattes den yrkesaktive/tidligere yrkesaktives familiemedlemmer uten hensyn til statsborgerskap. Retten til medisinsk stønad gjelder både under permanent og midlertidig opphold. Medisinsk stønad personer bosatt i EØS-land Borgere i EØS-land har rett til sykehjelp etter lovgivningen i det EØS-land hvor de er bosatt. Behandlingen gis etter de vanlige regler i den offentlige syketrygden i bostedslandet på samme vilkår som for landets egne innbyggere. Vedkommende må selv betale de vanlige egenandelene som gjelder i bostedslandet. De øvrige utgiftene til behandling blir dekket av den kompetente stat. For arbeidstakere er den kompetente stat vanligvis arbeidslandet. For pensjonister er den kompetente stat det land som utbetaler pensjon. Avtalelandene kan imidlertid inngå avtaler seg imellom om avkall på refusjonskrav for medisinsk behandling eller andre former for forenklet oppgjør. Arbeidstakere, som er utsendt til et annet EØS-land for mer enn ett år, må få utstedt blankett E 106 fra Folketrygdkontoret for utenlandssaker (FFU). FFU skal som kompetent institusjon også utstede blankett E 111 som sikrer rett til behandling under midlertidig opphold i andre EØS-land. Personer med pensjon fra norske pensjonsordninger som er omfattet av avtalen (folketrygden, pensjonstrygden for skogsarbeidere, pensjonstrygden for fiskere, pensjonstrygden for sjømenn, pensjonsordningen for sykepleiere), har rett til sykehjelp når de er bosatt i andre EØS-land. For å dokumentere retten til medisinsk behandling i bosettingslandet skal pensjonisten ha utstedt blankett E 121 fra FFU. Blanketten må forevises institusjon på bostedet for registrering av pensjonisten og eventuelle familiemedlemmer. Denne institusjon vil også kunne utstede blankett E 111 før midlertidige reiser til andre EØS-land. Dette gjelder også norske pensjonister bosatt i EØS-land under midlertidig opphold i Norge. Når den enkelte i henhold til EØS-avtalen har rett til medisinsk behandling i oppholdslandet, faller retten til dekning av medisinske utgifter etter folketrygdlovens regler bort. Dette betyr at personer som er omfattet av EØS-avtalen, ikke lenger har rett til dekning av utgifter til medisinsk behandling etter folketrygden i et EØS-land. Trygdeavgifter (herunder syketrygdavgift) skal betales i den kompetente stat og etter de satser som er fastsatt i lovgivningen der. Dette gjelder også for pensjonister. Trygdeorganet kan eventuelt trekke premien direkte i pensjonen. Midlertidig opphold i et EØS-land Det vil foreligge rett til medisinsk behandling under midlertidig opphold i andre EØS-land enn der vedkommende er bosatt. Retten til medisinsk stønad under midlertidig opphold i annet EØS-land gjelder for alle EØS-borgere som er omfattet av lovgivningen i et av EØSlandene, uansett vedkommendes yrkesmessige status.

127 Retten er i slike tilfeller generelt begrenset til situasjoner hvor det er et øyeblikkelig behov for hjelp. Behandlingsbehovet må med andre ord ha oppstått under oppholdet. Etter praksis dekker man imidlertid dialysebehandling og oksygenterapi selv om sykdommen er oppstått tidligere. Begrensningen gjelder ikke for pensjonister eller personer som oppholder seg midlertidig i et annet EØS-land i arbeids- eller studie/opplæringsøyemed. Under disse omstendigheter foreligger det en videre rett til medisinsk behandling utover øyeblikkelig hjelp, bl.a. nødvendig behandling ved kroniske og eksisterende sykdommer og ved tilbakefall av tidligere sykdommer. Behandlingen gis ellers etter oppholdslandets lovgivning på samme vilkår som for landets egne borgere. Vedkommende må selv betale vanlige egenandeler i oppholdslandet. De øvrige utgiftene til behandling dekkes av hjemlandet. Avtalelandene kan imidlertid inngå avtaler om ikke-refusjon eller forenklet oppgjør. For å få behandling må vedkommende dokumentere at han eller hun har rett til å få utgiftene dekket. Ved midlertidig opphold kan oppholdslandet kreve at vedkommende legger frem trygdebevis E 111 utstedt av det kompetente trygdekontor som dokumentasjon. Attesten skal utstedes på den trygdedes anmodning - fortrinnsvis før avreise fra Norge. Ytterligere opplysninger om medisinsk stønad under opphold i EØS-land er tilgjengelig via Internett adresse: Ettersøking. Utenriksstasjon plikter å bistå med ettersøking av norske borgere på anmodning fra vedkommendes pårørende eller fra norsk myndighet. Til 17. Bestemmelser om ettersøking av norske sjømenn er inntatt i 9 5,1. Hva angår flyktninger og statsløse personer bosatt (domisiliert) i Norge vises til kapitlets innledning. Utenriksstasjoner mottar ofte anmodninger fra pårørende, potensielle arvinger og andre om å bistå med ettersøking av norske borgere i utlandet. Også norske myndigheter vil ofte henvende seg til utenriksstasjon for å komme i forbindelse med nordmenn i utlandet hvis adresse er ukjent. Det vil avhenge av omstendighetene i det konkrete tilfelle i hvilken utstrekning en stasjon vil kunne etterkomme en slik anmodning og hvordan ettersøkningsarbeidet skal legges an. Hvis henvendelse om ettersøking mottas fra utenlandsk myndighet eller fra utenforstående personer, er stasjonen ikke pålagt plikt til å medvirke, idet det må bero på sakens art og forholdene for øvrig om stasjonen bør yte bistand. I tvilstilfelle kan saken forelegges for Utenriksdepartementet. Dersom det antas å ville påløpe utgifter av betydning i forbindelse med en ettersøking, må arbeidet ikke iverksettes uten at oppdragsgiveren har garantert for utgiftene eller Utenriksdepartementets forhåndssamtykke er innhentet. Saken bør også forelegges Utenriksdepartementet når ettersøkingsarbeidet antas å bli særlig omfattende og tidkrevende.

128 18. Tvangsekteskap. Utenriksstasjon er pliktig til å yte bistand i saker relatert til tvangsekteskap på anmodning fra norske borgere som enten har inngått ekteskap under tvang eller frykter inngåelse av tvangsekteskap. Bistanden kan bestå i at stasjonen påtar seg en meglerrolle, særskilt når den involverte part er mindreårig, eller det kan være bistand til hjemreise. Til 18. Tvangsekteskap er forbudt både i henhold til norsk lovverk og internasjonale konvensjoner (Den internasjonale konvensjon om sivile og politiske rettigheter, FNs kvinnekonvensjon og FNs ekteskapskonvensjon). En slik norm har legitimitet innenfor alle religioner og livssyn, på tvers av ulike syn på foreldremedvirkning og ungdoms selvstendighet. Tvangsekteskap forekommer imidlertid i enkelte land som følge av gamle tradisjoner der familiejustis fortsatt spiller en sentral rolle. Det må sondres mellom tvangsekteskap og arrangert ekteskap. Tvangsekteskap er et ekteskap der fysisk eller psykisk tvang anvendes for å få den ene eller begge parter til å inngå ekteskap. Arrangerte ekteskap er akseptert så lenge de inngås av fri vilje. Det vil kunne være vanskelig å trekke grensen mellom akseptabelt press fra familien og rettsstridig tvang og dermed konstatere om det foreligger tvangsekteskap. Regjeringen har utarbeidet en handlingsplan mot tvangsekteskap som har to hovedformål: Å forebygge at ungdom utsettes for tvangsekteskap. Å gi bedre hjelp og støtte til de ungdommer som utsettes for, eller har vært utsatt for, tvangsekteskap. For at en utenriksstasjon skal kunne yte bistand i en sak der det er påstand eller mistanke om tvangsekteskap, må forholdet anmeldes i Norge, eller vedkommende selv eventuelt venner, skole, sosialmyndighet må ta kontakt med stasjonen. I de saker der det anmodes om midler til dekning av hjemreiseutgifter, skal utenriksstasjon alltid forelegge saken for Utenriksdepartementet og innhente instruks. I slike saker må saken koordineres mellom utenriksstasjon, Utenriksdepartementet og berørte instanser i Norge. Det er viktig at det finnes et mottakerapparat i Norge etter at vedkommende er kommet hjem. I april 2000 ble det etablert en landsdekkende kontakttelefon om tvangsekteskap i regi av Oslo Røde Kors Internasjonale Senter (ORKIS), tlf I de fleste tilfelle vil det være ønskelig at partene kommer fram til en frivillig løsning av problemet. Dette gjelder særskilt i tilfelle der det er mindreårige involvert. Utenriksstasjon bør da påta seg en meglerrolle og søke å forhandle med familien. Stasjonen må derfor søke å bringe på det rene vedkommendes faktiske situasjon og innhente informasjon om familien. I enkelte tilfelle vil det også være nødvendig å søke kontakt med de stedlige myndigheter samt med politi, skolemyndigheter, sosialtjeneste, barneverntjenesten og krisesentra på hjemstedet i Norge eller eventuelle familiemedlemmer i Norge. Det er viktig å bestrebe seg på å opprette en god dialog med ungdommens nærmeste familie. Ofte vil det i tillegg være tilrådelig at utenriksstasjon konsulterer en juridisk rådgiver eller advokat som både kjenner den lokale lovgivning, vet hvordan slike saker kan håndteres innenfor landets rettssystem og har kjennskap til de sosiokulturelle tradisjoner. I noen tilfelle kan det være nødvendig med et

129 midlertidig brudd slik at familien får tenkt seg om. Målet må imidlertid være at ungdommen ikke mister sitt nettverk i den grad det kan unngås. Ifølge ekteskapsloven 16, 3. ledd, "kan hver av ektefellene reise søksmål for å få kjent ekteskapet ugyldig dersom han eller hun er blitt tvunget til å inngå ekteskapet ved rettsstridig atferd" ( Ved ugyldiggjøring av ekteskap bortfaller samtidig grunnlaget for oppholdstillatelse som bygger på ekteskap, jfr. 11,1 m/komm. Det innebærer at utlending som har hatt oppholdstillatelse på bakgrunn av ekteskap med norsk borger eller utenlandsk borger med bosettingstillatelse, må returnere til hjemlandet med mindre vedkommende har fått innvilget bosettingstillatelse (vanligvis etter tre års sammenhengende opphold i landet med tillatelse). Den som etter å ha anlagt søksmål har fått ekteskapet kjent ugyldig på grunn av rettsstridig tvang ved inngåelsen, vil ofte ha behov for fortsatt å kunne oppholde seg i Norge, selv om oppholdsgunnlaget som ektefelle opphører. Etter søknad skal det av ovennevnte grunn gis tillatelse til videre opphold, jfr. utlendingsforskriften 37, siste ledd. I de fleste saker som knyttes til problemstillinger omkring tvangsekteskap, har minst én av partene dobbelt statsborgerskap. Om konsulær bistand til norske borgere med dobbelt statsborgerskap, vises det til kapitlets innledning. 19. Barnebortføring. Fagstasjon skal i barnebortføringssaker bistå så langt det er mulig og skal holde nær kontakt med Utenriksdepartementet og fagmyndighet i Norge. Til 19. De siste årene har det vært registrert en økning av antall ekteskap og samboerforhold der partene har forskjellig statsborgerskap eller tilknytning til forskjellige land. Dersom slike forhold oppløses og foreldre strides om foreldreansvar eller omsorg for felles barn, kan resultatet bli at den ene av foreldrene ulovlig fører barnet til sitt bopelsland eller ulovlig holder barnet tilbake i det landet. Slike saker er ofte kompliserte, tar lang tid og får i mange tilfelle stor oppmerksomhet i media. De kan derfor være krevende for de involverte parter. Reglene om barnebortføring finnes i lov om anerkjennelse og fullbyrding av utenlandske avgjørelser om foreldreansvar m.v. og om tilbakelevering av barn av 8. juli 1988 nr. 72 ( Loven er utarbeidet i samsvar med Haagkonvensjonen av 25. oktober 1980 ( og Europarådskonvensjonen av 20. mai 1980 ( konvensjonene er tatt inn i lovsamlingen "Norges Lover" (også på Lovdata) i tilknytning til nevnte lov. Regelverket er dessuten omtalt i JDs rundskriv G-136/91. Blir stasjonen kontaktet i en barnebortføringsak må den ta kontakt med fagansvarlig departement, enten JD eller UD: 1. Der den andre involverte staten er part til barnebortføringskonvensjonen, behandles saken i Justisdepartementet ved Sivilavdelingens SER-seksjon. Konvensjonens utgangspunkt er at en

130 medlemsstats beslutning om omsorgs- og samværsrett skal respekteres. Medlemsstatene er følgelig pålagt raskt å tilbakeføre barn som a) ulovlig holdes tilbake i medlemsstaten eller b) er ulovlig ført ut av en annen medlemsstat. En oppdatert oversikt over medlemsstatene finnes på web-adressen: 2. Der den andre involverte staten ikke har sluttet seg til barnebortføringskonvensjonen, må UD ved Konsulatseksjonen kontaktes. Fagstasjonen vil i første rekke kunne bli stilt overfor saker der barn er ført til og holdes tilbake i landet mot norske foreldres vilje, og overfor norske foreldre som nektes kontakt med sine barn. De mest kompliserte sakene vil være de der barnet har dobbelt statsborgerskap. Begge statene vil her føle et ansvar for "sine" borgere. Det er viktig å være oppmerksom på at norske myndigheter ikke kan gripe inn dersom en slik sak verserer for lokale domstoler. Disse har full myndighet innen sitt lands grenser. Norske regler og beslutninger om omsorgsrett vil normalt ikke legges til grunn. Stasjonen kan imidlertid bistå med å skaffe lokal advokathjelp samt å få saken best mulig opplyst. Det vil være en fordel om stasjonen på forhånd gjør seg kjent med og eventuelt lager en oversikt over eventuelle kompetente advokater. Den kan i tillegg snakke med partene, inkludert barnet, og opprette kontakt med lokale myndigheter. Dersom det bortførte barnet kun er norsk statsborger, vil departementet, dersom andre forsøk på å få barnet sendt tilbake ikke når frem, vurdere om det bør etterlyses gjennom Interpol (Den internasjonale kriminalpolitiorganisasjonen). Interpol kan fungere som kanal for utveksling av informasjon, bistands- og rettsanmodninger mellom medlemslandene. Det operative politiarbeidet må imidlertid gjøres av det aktuelle landets egne politistyrker innenfor rammen av nasjonal lovgivning. Lov om fri rettshjelp av 13. juni 1980 nr. 35 ( har ingen bestemmelser om barnebortføring, jfr. 8,1 m/komm. Det er ikke satt iverk spesielle rettshjelpstiltak. Dette innebærer at de alminnelige rettshjelpsreglene gjelder ved søknad om hjelp både ved bortføring til og fra Norge. Justisdepartementet ved Sivilavdelingen, SER-seksjonen, har ansvaret for denne loven. KAPITTEL 9. Forholdet til sjømenn og norske handelsskip. Herunder boreplattformer og andre flyttbare innretninger Til kapittel 9. NB! De kommentarer som gjengis nedenfor til de enkelte paragrafer her, er for de flestes vedkommende en sterkt forkortet versjon av de fullstendige kommentarer til kap. 9 som er

131 utlagt på Sjøfartsdirektoratets web-sider ( Der er for oversiktens skyld også inkludert selve bestemmelsene, samt helt til slutt en samlet oversikt over formularer/skjemaer m.v. som angår dette kapittel. Direktoratet arbeider for tiden med en dokumentsamling som vil bli elektronisk, og kunne gjøres web-relatert innen forholdsvis kort tid. Det er tilstrebet at kortversjonen skal være i samsvar med den fullstendige, men hvis uoverensstemmelser skulle kunne innfortolkes, er det sistnevnte versjon som gjelder. NB! Dette kapittel omhandler forholdet til sjømenn og norske skip. Kapitlet er inndelt i to hovedavsnitt: A. Sjømannssaker, 1 til og med 18, og B. Skipsfartssaker, 19 til og med gjelder generelt. 26 gjelder norsk eide og norsk bestyrte skip under utenlandsk flagg. Disse saker blir administrert og behandlet av Nærings- og handelsdepartementet, Sjøfartsdirektoratet og Skipsregistrene, med følgende saksfordeling: Nærings- og handelsdepartementet behandler saker vedrørende: 26 norsk eide og norsk bestyrte skip under utenlandsk flagg. Nasjonal skipsfartspolitikk. Sjøfartslovgivning. Nasjonalt og EØS-regelverk for sikkerhet til sjøs. Prinsippielle saker vedr. Sjøfartsdirektoratet og Skipsregistrene. Markedsadgangen for norsk skipsfart i andre land, i forhold til EU og multilateralt i OECD, WTO, UNCTAD og CSG. Internasjonale avtaler og saker vedrørende skipsfart i IMO, IOPC-fondet og ILO. Bilaterale skipsfartsavtaler. Sjøfartsdirektoratets saksområde er omhandlet i følgende paragrafer i dette kapittel: 1 Ansettelse og arbeidsformidling. 2 Kontroll av maritim tjeneste (mønstring). 3 Kvalifikasjonskrav. 4 Forsendelse av hyremidler.

132 5 Ettersøking. Viderebefordring av post til sjømann. 6 Tvist. 7 Straffbar handling på norsk skip. 8 Forklaring for konsulrett i visse straffesaker. 9 Akterutseilt sjømann. 10 Kultur- og fritidstilbud til sjøfolk. 11 Syk eller skadet sjømann. 12 Trygder, skatt m.v. 13 Særlig varslings- og bistandsplikt. 14 Sjømanns eiendeler. 15 Lån til sjømann. 16 Hjemsendelse av sjømann. 17 Forlis. 18 Avdød sjømann. 19 Kontroll med norske skip, sjødyktighet, dokumenter, bemanning, legemidler m.v. 20 Midlertidig nasjonalitetsbevis. 21 Skip som taper retten til å føre norsk flagg ved salg til utlandet. 22 Skip som taper retten til å føre norsk flagg ved tap av skip e.l. 23 Sjøforklaring. 24 Sjøprotest. 25 Andre sjømanns- og skipsfartssaker. Skipsregistrene: Norsk Internasjonalt Skipsregister (NIS) og Norsk Ordinært Skipsregisters (NOR) saksområder er omhandlet i følgende paragrafer:

133 20 Midlertidig nasjonalitetsbevis. 21 Skip som taper retten til å føre norsk flagg ved salg til utlandet. Skipsregistrenes primære oppgave er å tjene som ledd i den offentlige kontroll av registrerte skip og deres eierforhold, og å tjene som rettsvernregistre for registrering av rettigheter i skip. NB! Det vises til den anmerkning (i kursiv) som er inkludert helt i begynnelsen av denne innledning, om at de fleste kommentarer som gjengis til de enkelte paragrafer nedenfor, er en sterkt forkortet versjon av de fullstendige kommentarer som er på Sjøfartsdirektoratets websider ( NB! A. SJØMANNSSAKER 1. Ansettelse og arbeidsformidling. 1. Sjømenn tar tjeneste på skip ved å inngå ansettelsesavtale med rederiet (arbeidsgiveren). 2. Sjømenn kan i visse tilfelle få bistand fra utenriksstasjon når de søker arbeid på skip. Til 1 Ansettelse. l. Ifølge sjømannslov av 30. mai 1975 nr og forskrift av 3. februar 1986 nr. 230 om ansettelsesavtale og hyreoppgjørsskjema skal avtale inngås på skjema fastsatt eller godkjent av Sjøfartsdirektoratet. For skip i NIS skal nevnte bestemmelser sammenholdes med lov av 12. juni 1987 nr. 48 om norsk internasjonalt skipsregister, særlig 6 og 8. Etter nevnte 6 skal det for tjeneste på skip i NIS angis i ansettelsesavtalen at "Avtalen er underlagt norsk rett og norske domstoler. Sak mot rederiet i anledning den ansattes tjeneste på skipet kan anlegges enten ved norsk domstol eller ved domstol i det land hvor den ansatte har sitt bosted. Avtale som nevnt i første punktum er ikke til hinder for at sak reises i et annet land når det følger av Luganokonvensjonen at det skal være adgang til det." Arbeidsformidling. 2. For så vidt gjelder arbeidsformidling vises til lov av 27. juni 1947 nr. 9 om tiltak til å fremme sysselsetting.

134 2. Kontroll av maritim tjeneste (mønstring). 1. Offentlig kontroll i utlandet av arbeidstakere som skal gjøre tjeneste på norske fartøy skal, hvis ikke annet er bestemt, skje ved utenriksstasjon. 2. Offentlig kontroll foretas ved tiltredelse i nytt ansettelsesforhold, og ved visse endringer i ansettelsesavtalen. 3. Offentlig kontroll bekreftes foretatt ved stempel og underskrift på "Melding om sjøfolk til Maritimt Arbeidsgiver-/Arbeidstakerregister" som sendes til Maritimt A/A-register. Til 2. Ifølge lov av 18. juni 1971 nr. 90 om mønstring av arbeidstakere på skip m.v. 3 består mønstring i mønstringsmyndighetens kontroll av at de krav som etter lov eller avtale er stillet med hensyn til arbeidstakerens tjeneste om bord, er oppfylt. Forskrift av 25. november 1988 nr. 940 om kontroll av maritim tjeneste bestemmer bl.a. virkeområde ( 2), kontrollmyndighet ( 3) samt personomfang og når offentlig kontroll skal foretas ( 5). Arbeidsgiver/skipsfører skal foreta forkontroll og fremlegge for utenriksstasjon en "Erklæring" som bekrefter at forkontroll er foretatt og at arbeidstakeren oppfyller de krav som stilles til tjenesten om bord. I tillegg til erklæringen skal annen dokumentasjon fremlegges, som hovedregel: 1: Ansettelsesavtale, 2: Melding om sjøfolk, 3: For sertifikatpliktig personell: Attestert kopi av sertifikat/kvalifikasjonsbevis (dersom ikke original fremlegges), eller utfylt søknad om kvalifikasjonsbevis, 4: Sjøfartsbok/fartsoppgave samt 5: på anmodning tariffavtale som det refereres til i ansettelsesavtale. I tilslutning til definisjonen innledningsvis skal utenriksstasjon (som kontrollmyndighet) således gjennomgå og behandle spørsmål som aktualiseres av dokumenter, skjemaer, rubrikker m.v. Dette kan skissert sagt resultere i a) godkjennelse, b) godkjennelse med merknader (rettelser/tillegg) eller c) avvisning. Etter saksbehandlingen stemples, signeres og fordeles dokumenter. Særlig for alternativ c) avvisning vises til forvaltningslovens klageregler og skjema melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak. Jfr. for øvrig: Almindelig borgerlig straffelov av 22. mai 1902 nr. 10. Forskrift av 3. februar 1986 nr. 230 om ansettelsesavtale og hyreoppgjørsskjema. Forskrift av 29. april 1998 nr. 397 om adgang for innehaver av utenlandsk sertifikat til å gjøre tjeneste i sertifikatpliktig stilling på norske skip, borefartøyer eller andre flyttbare innretninger i sjøen.

135 Instruks fra Sjøfartsdirektoratet vedrørende utstedelse og utfyllelse av sjøfartsbok. 3. Kvalifikasjonskrav. For å tjenestegjøre på norsk fartøy må sjømannen oppfylle de kvalifikasjonskrav som er gitt i lov, forskrifter m.v. Til 3. Forskrift av 17. mars 1987 nr. 175 om bemanning av norske skip og forskrift av 29. april 1998 nr. 398 om kvalifikasjonskrav, utstedelse av sertifikater og om sertifikatrettigheter for personell på norske skip sier henholdsvis hvordan skip av ulike kategorier skal være bemannet, og hvilke kvalifikasjoner bemanningen skal ha. For personell med utenlandske sertifikater gjelder forskrift av 29. april 1998 nr. 397 om adgang for innehaver av utenlandsk sertifikat til å tjenestegjøre i sertifikatpliktig stilling på norske skip, borefartøyer eller andre flyttbare innretninger i sjøen. Etter sjømannslovens 4 er hovedreglen for tjeneste i utenriks fart at ungdom kan ansettes fra det kalenderår han eller hun fyller 17 år. Sjømannslovens 26 og forskrift av 19. oktober 2001 nr om helseundersøkelse av arbeidstakere på skip stiller krav om at sjømenn skal være fysisk og psykisk skikket til å tjenestegjøre om bord. Det vises videre til forskrift av 1. april 1996 nr. 319 om bemanning av flyttbare innretninger og forskrift av 1. april 1996 nr. 320 om sertifikater og kvalifikasjonskrav for bemanningen på flyttbare innretninger. Jfr. for øvrig: Instruks for radiooperatørsertifikater. Lov av 5. juni 1981 nr. 42 om sertifikatpliktige stillinger på norske skip, borefartøy og andre flyttbare innretninger i sjøen. STCW Wizard Lov av 12. juni 1987 nr. 48 om norsk internasjonalt skipsregister og forskrift av 30. juni 1987 nr. 579 om særskilt fartsområde for fartøyer og flyttbare innretninger i petroleumsvirksomhet registrert i norsk internasjonalt skipsregister. Forskrift av 25. april 2002 nr. 423 om arbeid og utplassering av ungdom på norske skip. 4. Forsendelse av hyremidler. Utenriksstasjon som er blitt særlig bemyndiget til det, plikter på anmodning fra sjømann å sende hyremidler til Norge, hvis de stedlige valutabestemmelser gir adgang til det. Staten er ansvarlig for slike forsendelser, som skjer uten utgift for sjømannen.

136 Til 4. I henhold til sjømannslovens 22, tredje ledd, kan en sjømann sende hyrebeløp til Norge gjennom de utenrikske stasjoner som Kongen bestemmer, dersom dette er tillatt etter de stedlige valutabestemmelser. Kongens myndighet etter denne bestemmelse er delegert til Sjøfartsdirektoratet ved Utenriksdepartementets vedtak av Staten er ansvarlig for slike forsendelser, som skjer uten utgift for sjømannen. Det vil fremgå av UDs kalender (bokstav I) hvilke stasjoner som har slik bemyndigelse. Stasjonen underretter Sjøfartsdirektoratet om innbetalingen og om avregningen av beløpet. Stasjonen må påse at underretningen inneholder fødselsdato eller personnummer, navn og adresse på den som har innbetalt beløpet og hvem (navn, adresse) som skal motta pengene, eventuelt oppgis bankens (finansinstitusjonens) navn og mottakerens kontonummer. Bestemmelsen i sjømannslovens 22, tredje ledd, om rett til omkostningsfritt og under statens ansvar å få sendt hyrebeløp til Norge, gjelder bare hyrebeløp som sjømannen har opptjent under tjeneste på norsk skip. Sjømann som er norsk statsborger eller har bosted i Norge, vil imidlertid i henhold til Utenriksinstruksen ha adgang til også å sende hyremidler som er opptjent på utenlandsk skip, hjem til Norge på samme vilkår. Også stasjoner som ikke er særskilt bemyndiget til å ta i mot hyremidler for hjemsendelse til Norge, bør hvis de blir anmodet om det, være norske sjømenn behjelpelig med slike overføringer etter samme retningslinjer. 5. Ettersøking. Viderebefordring av post til sjømann. 1. Stasjonen plikter på anmodning av Sjøfartsdirektoratet å bistå med ettersøking av sjømenn og å foreta ettersøking av eget tiltak slik direktoratet bestemmer. 2. Utenriksstasjon plikter å motta og snarest mulig utlevere eller sende til vedkommende adressat meldinger, brev, trykksaker og pakker som under stasjonens adresse innløper til medlem av besetning og andre om bord på norske skip eller til norsk sjømann som midlertidig oppholder seg innen stasjonens tjenestedistrikt. Er skipet avgått eller adressaten avreist, skal meldinger og postsaker ettersendes uten opphold, eller returneres til avsenderen hvis ny adresse ikke er oppgitt og ikke kan oppspores. Til 5. Ettersøking av sjømenn. 1. Regler om ettersøking av andre norske borgere enn sjømenn er tatt inn i Mottar utenriksstasjonen anmodning fra norsk politi, skipsfører eller Sjøfartsdirektoratet om å bistå med ettersøking av sjømann, skal stasjonen rette henvendelse til myndigheter og institusjoner som antas å kunne gi opplysninger av interesse, f.eks. agent, forhyringskontorer, hoteller, sjømannskirker, stedlige immigrasjonsmyndigheter, politi, sjømannssentra m.v.

137 Hvis en sjømann er forsvunnet fra skipet under slike omstendigheter at det er naturlig å tro at han/hun ikke vil vende tilbake, er fører av skip i utenriks fart pålagt, enten direkte eller gjennom agenten, å underrette utenriksstasjonen på stedet omgående. Stasjonen skal nøye vurdere slike meldinger med henblikk på å sette i gang ettersøking. For ungdom under 18 år bør ettersøking startes snarest mulig. Fremkommer det opplysninger som gir grunn til å anta at det er tilstøtt sjømannen noe, skal stasjonen straks sende innberetning til Sjøfartsdirektoratet på forsvarlig måte, samt iverksette ettersøking. På tilsvarende måte skal stasjonen, etter anmodning fra Sjøfartsdirektoratet, iverksette ettersøking dersom en sjømann i forbindelse med opphold på stedet som hyresøkende e.l., hjemreise eller gjennomreise til annet land, er blitt meldt savnet. Kommer slik melding direkte til stasjonen, skal denne underrette Sjøfartsdirektoratet og iverksette ettersøking på stedet. Er en sjømann forsvunnet under slike omstendigheter at han/hun må fryktes omkommet, skal utenriksstasjonen snarest på forsvarlig måte underrette Sjøfartsdirektoratet. Dette gjelder også selv om skipet oppgir å ha underrettet rederiet og myndighetene i Norge. Journalutdrag og eventuell sjøforklaringsutskrift innsendes snarest mulig. Er sjømannen forsvunnet under opphold i land, skal politirapport så vidt mulig medsendes stasjonens innberetning. I de tilfelle hvor utenlandsk sjømann er forsvunnet under slike omstendigheter at vedkommende antas å ha mistet livet, bør aktuell stats utenriksstasjon underrettes så snart som mulig. Til bruk for identifisering og ettersøking henvises til det spesielle formular (Formular nr. 9.8) som skal benyttes ved melding om forsvunnet sjømann. Antas undersøkelser i forbindelse med ettersøking å ville medføre omkostninger av betydning, skal underretning med angivelse av hva utgiftene antas å ville beløpe seg til, sendes Sjøfartsdirektoratet før slike undersøkelser settes i gang. I tilfelle hvor en ettersøkt sjømann er kommet til rette, skal underretningen om dette snarest sendes direktoratet slik at ettersøkingen kan avlyses. Viderebefordring av post til sjømann. 2. Kan utlevering av mottatte meldinger, skriv, pakker o.l. ikke finne sted straks, må oppbevaringen skje på betryggende måte. Ved utleveringen må stasjonen forvisse seg om at det er rette vedkommende som mottar forsendelsen. Er skipet avgått eller adressaten avreist, må det mottatte straks videresendes til skipets eller vedkommende adressats nye oppholdssted. Er dette ikke kjent for stasjonen og adressaten eller avsender ikke har oppgitt hvor eventuell post kan sendes, må stasjonen selv søke fremskaffet opplysninger om vedkommendes nye adresse. Et skips bestemmelsessted vil vanligvis også kunne finnes i lokale aviser og skipslister eller fås hos skipsmeklere og skipshandlere på stedet. Finner ikke stasjonen frem til ny adresse og avsenders adresse er kjent, returneres post til avsender og avsender av melding underrettes om at det ikke er lykkes å videreformidle meldingen.

138 6. Tvist. 1. Når tvist mellom skipsfører eller rederi og noen av besetningen om avregningen, skipstjenesten eller ansettelsesforholdet for øvrig innbringes for utenrikstjenestemann, skal denne søke å forlike partene. Kommer forlik ikke i stand, skal tjenestemannen forskriftsmessig behandle og treffe avgjørelse i saken. 2. Ved behandling av tvist ved avskjeds- og oppsigelsessaker skal tjenestemannen forberede og lede forhandlingene, men ikke treffe realitetsavgjørelse i saken. Til 6. I tilslutning til paragrafteksten henhvises til sjømannslovens 50 og forskrift av 25. april 2002 nr. 424 om tvistebehandling på norske skip kap. 2. Når det gjelder punkt 2 vises også til sjømannslovens 20 og forskriftens kap. 1, jfr. kap og 12. Sjømannslovens og forskriftens bestemmelser må for skip i NIS ses i sammenheng med NISloven, jfr. særlig 6 om lønns- og arbeidsforhold tredje og fjerde ledd, og 8 om bestemmelser som ved tariffavtale kan fravikes for skip i NIS. Jfr. ellers ansvarsbestemmelser for skipsfører i straffelovens 308 nr. 2 og 417 nr Straffbar handling på norsk skip. 1. Får utenriksstasjon kjennskap til at det om bord i norske skip er forøvet straffbar handling, skal stasjonen foreta undersøkelser, sikre bevis og innhente forklaringer fra de personer som antas å kunne gi opplysninger om saken. Det samme gjelder når det foreligger en begrunnet mistanke om at straffbar handling er forøvet. Er noen å anse som fornærmet ved den straffbare handling, skal det innhentes skriftlig erklæring fra vedkommende om påtale begjæres. Hvor det er adgang til det, avkreves forsikring på ære og samvittighet, før vitneforklaring avgis. Hvor det er hensiktsmessig og mulig, jfr. kap. 7, del E, bør forklaring avgis for konsulrett, jfr Utenriksstasjon kan foreta ransaking om bord i norsk skip når det foreligger skjellig grunn til mistanke om en alvorlig forbrytelse og ransakingen antas å kunne bidra til sakens oppklaring. Stasjonen kan videre når slik forbrytelse er forøvet, foreta beslag av ting som anses å være av betydning som bevismiddel eller som den fornærmede krever utlevert.

139 3. Fører undersøkelsene i en sak til oppklaring eller skjellig grunn til mistanke mot en eller flere personer, påligger det utenriksstasjonen å treffe beslutning om vedkommende bør hjemsendes for videre straffeforfølging i Norge. Når det anses påkrevd av hensyn til hjemsendelse eller undersøkelse for øvrig, kan utenriksstasjon beslutte at vedkommende blir å holde i fengslig forvaring om bord. Er fengslig forvaring om bord ikke mulig eller hensiktsmessig, kan stasjonen anmode de stedlige myndigheter om å holde vedkommende i forvaring. Fengslig forvaring kan bare foretas når det er skjellig grunn til mistanke om en alvorlig straffbar handling som kan medføre høyere straff enn fengsel i 6 måneder. Videre kreves det at det er grunn til å frykte at vedkommende vil unndra seg forfølgingen eller fullbyrdingen av straff eller fare for at han/hun vil forspille bevis eller påkrevet for å hindre at han/hun begår ny straffbar handling hvis fengsling ikke finner sted, eller han/hun selv, med fyldestgjørende grunner, begjærer seg fengslet. I tvilstilfelle bør spørsmålet om hjemsendelse omgående og på forsvarlig måte forelegges Sjøfartsdirektoratet. 4. Så snart undersøkelsene er avsluttet, skal innberetning vedlagt undersøkelsesdokumenter omgående sendes til Sjøfartsdirektoratet, eventuelt med opplysninger om hjemsendelsesmåten for den siktede. 5. Kommer norsk sjømann under straffeforfølgning i utlandet for forbrytelse eller alvorlig forseelse, skal utenriksstasjon yte ham/henne den bistand som det etter forholdene måtte være grunn og anledning til, og snarest underrette Sjøfartsdirektoratet. Til 7. Skipsførerens plikter ved straffbar handling av alvorligere art på norske skip. 1. Etter sjømannslovens 49 skal fører av norsk fartøy hvis det om bord er begått straffbar handling av alvorligere art, og fartøyet ikke er i norsk havn, snarest mulig foreta undersøkelse, sikre bevis og ta opp en foreløpig forklaring etter reglene i sjømannslovens 16 - jfr. også sjømannslovens 45, fjerde og femte ledd, og lov av 24. juni 1994 nr. 39 om sjøfarten (sjøloven) 408 og lov av 12. juni 1987 nr. 48 om norsk internasjonalt skipsregister. Dette gjelder ikke hvis forbrytelsen er forøvet på fremmed territorium og forfølges av stedets myndigheter. Forskrift av 13. oktober 1975 nr om skipsførerens plikter i tilfelle grovere forbrytelser begås om bord i norsk skip er gitt med hjemmel i sjømannslovens 49, tredje ledd, og kgl. res. av 8. august Utenriksstasjonens kompetanse og plikt til å foreta undersøkelser. Utenriksstasjon som får kjennskap til at det om bord i norsk fartøy er begått en straffbar handling, er av eget tiltak forpliktet til straks å foreta nødvendige undersøkelser, sikre bevis og innhente forklaringer fra alle som antas å kunne gi opplysninger av betydning for saken. Det samme gjelder om det foreligger begrunnet mistanke om at straffbare handlinger har funnet sted. Stasjonen behøver ikke å avvente henvendelse fra skipsføreren for å gripe inn. Undersøkelsesplikten omfatter etter lov av 22. mai 1981 nr. 25 om rettergangsmåten i

140 straffesaker 225 enhver straffbar handling, men vil som hovedregel gjelde straffbare handlinger av alvorligere art. Undersøkelsene bør skje på en slik måte og så raskt og effektivt at fartøyet ikke blir forsinket. Norsk straffelovs virkeområde med hensyn til straffbar handling foretatt ombord på norsk skip. Almindelig borgerlig straffelov av 22. mai 1902 nr 10 12, 1. ledd, bestemmer at norsk straffelov, hvis ikke annet er særlig bestemt, får anvendelse på handlinger som er foretatt: nr. 1 d): i riket, herunder norsk fartøy i åpen sjø; og nr. 2: på norsk fartøy hvor det enn befinner seg, av noen av dets besetning eller andre som medfølger fartøyet. Hvis norsk borger enten er gjerningsmann eller fornærmet, antar en at den utenrikske stasjon alltid bør hevde at saken skal behandles ved norsk domstol, uansett hvor fartøyet befant seg da forbrytelsen ble begått. Dette synes å være i overensstemmelse med vanlig internasjonal praksis. Utenrikstjenestemanns adgang til å nytte tvangsmidler ved alvorlig straffbar handling begått på norsk skip. Overfor norsk skip i åpen sjø kommer norsk straffeprosesslov og de tvangsmidler denne hjemler, til anvendelse. Befinner imidlertid fartøyet seg i fremmed havn eller territorialfarvann, vil mulighetene for å håndheve norsk strafferett bero på lovgivningen i vedkommende stat. Stasjonens adgang til å nytte tvangsmakt er betinget av at havnestatens lover ikke er til hinder for det, og det må søkes etablert samarbeid med vedkommende myndighet. Havne- og kyststatens adgang til å nytte tvangsmakt overfor norske skip. Befinner norsk fartøy seg i fremmed havn, er havnestaten folkerettslig berettiget til å anvende tvangsmakt om bord på fartøyet og f.eks. pågripe forbrytere. Likeledes kan havnestaten gripe inn når forholdene om bord forstyrrer den alminnelige orden og fred innenfor havneområdet. Når det gjelder kyststatens strafferettslige tvangsmakt om bord på fremmed skip som passerer over dens sjøterritorium, vises til Havrettskonvensjonens bestemmelser om sjøterritoriet og den tilstøtende sone. Norsk sjømann som er kommet under strafferettslig forfølgning av utenlandsk myndighet. 5. Bestemmelser om andre norske borgere som kommer under straffeforfølgning i utlandet, er tatt inn i 8 8. Er norsk sjømann kommet under stafferettslig forfølgning av utenlandsk myndighet for straffbar handling begått om bord eller i land, skal vedkommende utenriksstasjon så snart den får kjennskap til saken, yte sjømannen nødvendig bistand og underrette Sjøfartsdirektoratet.

141 Direktoratet disponerer på sitt budsjett midler til å dekke utgifter til forsvarer og annen hjelp til norsk sjømann som blir arrestert i utlandet. Med mindre det anses helt uoppsettelig, må imidlertid utenriksstasjonen ikke treffe tiltak som medfører utgifter, uten at spørsmålet på forhånd er forelagt Sjøfartsdirektoratet. Hvor forholdet i fengslet gjør det nødvendig, kan stasjonen straks sørge for tilskudd av mat og andre livsnødvendigheter. Blir det spørsmål om å engasjere privat forsvarer, må det i henvendelsen til direktoratet redegjøres for grunnen til at dette anses påkrevd. Det må videre gis opplysning om hvorvidt de stedlige myndigheter har oppnevnt eller akter å oppnevne offentlig forsvarer for sjømannen, den eventuelle forsvarers kvalifikasjoner og hvilke følger det på bakgrunn av sakens karakter må antas å ha for sjømannen om det ikke kan skaffes en annen forsvarer. Dessuten må det så vidt mulig gis et overslag over hva det vil koste å engasjere privat forsvarer. Videre bes opplyst om sjømannen selv disponerer midler som helt eller delvis kan anvendes til dekning av utgiftene. Sjømannen må så vidt mulig avkreves skriftlig erklæring om han/hun er enig i de tiltak som stasjonen treffer, og at han/hun er villig til å tilbakebetale de utgifter som i den anledning påløper. Stasjonen skal her følge de samme retningslinjer som gjelder ved lån etter 51 i sjømannsloven; jfr m/komm. Når norsk statsborger er arrestert i utlandet for en alvorlig forbrytelse begått om bord i norsk fartøy, skal stasjonen alltid innberette forholdet snarest, slik at det kan bli tatt standpunkt til spørsmålet om å begjære vedkommende utlevert; jfr. 8 7,4 m/komm. Dersom sjømannen i forbindelse med straffbar handling i utlandet om bord eller i land forvolder skade som berettiger til erstatning, bør stasjonen være behjelpelig med at saken ordnes på beste måte, eventuelt ved å innhente skriftlig erklæring fra vedkommende sjømann om mulig villighet til å dekke eventuelle erstatningskrav. Etter norsk lov er rederiet bare erstatningsansvarlig for skade som sjømann volder i skipets tjeneste. Normalt vil derfor ikke et rederi kunne holdes ansvarlig for skade som sjømann f.eks. volder i sin fritid i land. Utenriksstasjon skal derfor ikke forlange skriftlig garanti fra skipets kaptein eller rederi om å dekke eventuelle skader som sjømann har gjort. Det vises for øvrig til: Lov av 22. mai 1981 nr. 25 om rettergangsmåten i straffesaker. Forskrift av 28. juni 1985 nr om ordningen av påtalemyndigheten. 8. Forklaring for konsulrett i visse straffesaker. Forklaring under etterforskning ved forbrytelser og forseelser i sjøfartsforhold og ved straffbare handlinger ellers begått om bord i norsk skip, avgis for konsulrett i samsvar med reglene i kap. 7E og i lov av 22. mai 1981 nr. 25 om rettergangsmåten i straffesaker 238. Begjæring om dette fremsettes av norsk domstol eller påtalemyndighet og bør fremsendes gjennom Sjøfartsdirektoratet. I de tilfelle som er nevnt i 7, punkt 1, første og annet ledd, kan konsulretten oppta forklaring av eget tiltak. Til 8.

142 Det vises til 7 19 nr. 2 m/komm. Konsulrettens kompetanse etter straffeprosesslovens 238 omfatter opptak av forklaringer under etterforskning av forbrytelser og forseelser i sjøfartsforhold og av straffbare handlinger foretatt om bord i norsk skip; jfr. almindelig borgelig straffelov av 22. mai 1902 nr. 10 bl.a. kapitlene 30 og 42. Konsulrettens kompetanse omfatter således de straffbare handlinger som er nevnt i 9 7. Konsulretten har ikke dømmende myndighet, jfr. straffeprosessloven 238 og 7 19 m/komm. Konsulretten trer i virksomhet etter begjæring fra norsk domstol eller påtalemyndighet. Begjæringen bør i henhold til forskrift av 28. juni 1985 nr om ordningen av påtalemyndigheten fremsendes gjennom Sjøfartsdirektoratet. Under påtalemyndigheten hører også sjøfartsinspektørene, jfr. lov av 9. juni 1903 nr. 7 om Statskontrol med Skibes Sjødygtighed m.v. (sjødyktighetsloven) 17. I de tilfelle som er nevnt i 7, punkt 1, første og annet ledd, kan imidlertid konsulretten oppta forklaring av eget tiltak. Under opptak av forklaringer etter straffeprosessloven 238 (jfr. Formular nr. 9.21) kommer domstolloven og straffeprosessloven til anvendelse. Utskrift av de opptatte forklaringer og redegjørelser for andre undersøkelser sendes Sjøfartsdirektoratet. For øvrig vises til kap. 7E om konsulrett og 9 7 m/komm. om straffbar handling på norsk skip. 9. Akterutseilt sjømann. 1. Får utenriksstasjon kjennskap til at sjømann innenfor tjenestedistriktet ulovlig har gått fra tjenesteforhold på norsk skip, skal den iverksette ettersøking i samsvar med 5, punkt 1, m/komm. 2. Utenriksstasjon som kommer i forbindelse med sjømann som nevnt under punkt 1, skal når sjømannen møter personlig på stasjonen, oppta forklaring av ham/henne. 3. I den utstrekning Sjøfartsdirektoratet bestemmer, skal slik sjømann søkes ettersendt skipet, eventuelt sendes ut av landet. 4. Innberetning sendes Sjøfartsdirektoratet. Til 9. Ettersøking av akterutseilt/rømt sjømann. 1. Det vises til 9 5,1 m/komm. hva gjelder ettersøking av sjømann. Forklaring fra akterutseilt/rømt sjømann. 2. Utenrikstjenestemann som får personlig kontakt med akterutseilt eller rømt sjømann fra norsk skip, skal anmode sjømannen om nærmere å redegjøre for hendelsesforløpet. Anfører

143 sjømannen at han/hun uforskyldt ble akterutseilt, bør stasjonen så vidt mulig søke å bringe tilveie mulige bevis som finnes på stedet, og som bekrefter riktigheten av fremstillingen. Den opptatte forklaring skal vedtas og undertegnes av sjømannen. Befordring av akterutseilt/rømt sjømann. 3. Utenriksstasjonen skal undersøke om sjømannen vil kunne ettersendes skipet dersom han/hun selv og skipets fører ønsker det, og eventuelt bistå med reisen. Stasjonen skal straks ta seg av sjømann under 18 år som har bosted i Norge og som er akterutseilt eller rømt fra norsk skip, uten hensyn til om den lokale immigrasjonslovgivning pålegger skipet ved dets agenter dette ansvar. Forpleining og befordring av akterutseilt/rømt sjømann. Sjømann med bosted i Norge kan ytes lån til opphold og reise etter de retningslinjer som er fastsatt i henhold til sjømannslovens 51 og forskrift av 3. februar 1986 nr. 243 om norsk utenriksstasjons lån til sjømenn, samt Med hensyn til avregning av hyretilgodehavende vises til sjømannslovens 22, femte ledd, sjømannslovens 39, siste ledd, jfr. lov av 13. juni 1969 nr. 26 om skadeserstatning 2-3. Akterutseilt/rømt sjømann uten bosted i Norge. Dersom sjømannen ikke har bosted i Norge, vil utenriksstasjonen ikke kunne ta seg av sjømannen på tilsvarende måte. Men også for slike sjømenn skal stasjonen bistå med å undersøke hvorvidt han/hun ønskes ettersendt skipet, og eventuelt være behjelpelig med reisen eller å få kontakt med eget lands utenriksstasjon. Før utenriksstasjonen yter bistand til å bringe om bord eller ettersende en slik sjømann, må stasjonen avkreve skipsføreren eller agenten en erklæring om villighet til å dekke alle utgifter. Garantien skal utformes i samsvar med Formular nr Lån til opphold og/eller reise utover hva skipsføreren eller agenten måtte ha garantert, vil bare kunne ytes i den utstrekning dette følger av 9 15 m/komm. Avregning for akterutseilt/rømt sjømann. Etter sjømannslovens 22, femte ledd, skal rederiet snarest sende hyretilgodehavende for sjømann som ulovlig har gått fra tjenesteforholdet, til den myndighet Kongen bestemmer (Sjøfartsdirektoratet). Etter sjømannslovens 39, siste ledd, plikter en sjømann å erstatte skade som voldes ved feil eller forsømmelse i tjenesten, jfr. lov av 13. juni 1969 nr. 26 om skadeserstatning 2-3. Erstatningsansvar overfor rederiet foreligger således ikke bare ved rømming, men også ved akterutseiling som kan bebreides sjømannen. Etter sjømannslovens 15, nr. 1 b), kan sjømannen på visse betingelser avskjediges ved akterutseiling. Papirer tilhørende akterutseilt/rømt sjømann.

144 Sertifikat, sjøfartsbok, fartsoppgave, pass og andre papirer tilhørende sjømann, som på grunn av akterutseiling eller rømming blir innlevert til utenriksstasjon, skal sendes til Sjøfartsdirektoratet for videreforsendelse til det Aetat Lokal kontor hvor vedkommende sjømann er registrert. I tilfelle sjømannen melder seg til stasjonen innen ekspedisjonen er sendt direktoratet, skal papirene leveres til ham/henne. Papirer tilhørende utenlandsk sjømann som ikke er bosatt i Norge, bør leveres til den stedlige konsulære representant for det land hvor sjømannen er bosatt, eller til ham/henne hvis han/hun melder seg ved stasjonen. Effekter tilhørende akterutseilt/rømt sjømann. Når det gjelder regler for mottakelse, oppbevaring, avhending eller hjemsendelse av akterutseilt/rømt sjømanns effekter, vises det til 9 14 m/komm. Innberetning. 4. Innberetning om saken sendes Sjøfartsdirektoratet. Med innberetningen forutsettes innsendt eventuell forklaring fra sjømannen med hensyn til akterutseilingen/rømmingen, foruten journalutdrag og hyreoppgave. Sjømannsdokumenter og andre papirer tilhørende sjømannen som måtte være innlevert til stasjonen og ikke senere utlevert til sjømannen (eventuelt annet lands representant), blir også å vedlegge innberetningen til Sjøfartsdirektoratet. 10. Kultur- og fritidstilbud til sjøfolk. Dersom det på stedet finnes eget velferdssenter som formidler kultur- og fritidstilbud til sjøfolk, bør utenriksstasjonen holde seg informert om denne virksomheten og yte bistand i den utstrekning det er praktisk mulig. Dette gjelder spesielt ved henvendelser til lokale myndigheter. Til 10. Norge ratifiserte i 1993 ILO-rekommendasjon 173 om sjøfolks velferd til sjøs og i havn. I henhold til denne forestår Sjøfartsdirektoratet sentralt kultur- og fritidstilbud til sjøfolk. Der det finnes eget senter for slik virksomhet, bør utenriksstasjonen holde seg informert om denne virksomheten og yte bistand i den utstrekning det er praktisk mulig. Også andre stasjoner bør være oppmerksom på Sjøfartsdirektoratets virksomhet etter ILO-rekommendasjonen og i påkommende tilfelle yte bistand, eventuelt kontakte direktoratet. 11. Syk eller skadet sjømann. 1. Blir syk eller skadet sjømann fra norsk skip etterlatt i utlandet, skal utenriksstasjon sørge for at han/hun får forsvarlig sykepleie, herunder legehjelp, legemidler og underhold, i samsvar med gjeldende bestemmelser.

145 2. Etterlates sjømann fra norsk skip i utlandet, uten å være syk eller skadet, under slike omstendigheter at utenriksstasjon plikter å ta seg av ham/henne, skal stasjonen sørge for at sjømannen får forsvarlig underhold. Til 11. Når syk/skadet sjømann overlates til utenriksstasjonens omsorg, skal stasjonen medvirke til å finne lege, tannlege, sykehus m.v. Ved ambulant medisinsk behandling bør stasjonen være behjelpelig med oppholdssted der sjømannen kan bo forsvarlig. Stasjonen må innenfor EØS ha kunnskap om de leger, tannleger, sykehus m.v. som Folketrygdkontoret for utenlandssaker kan godta. Når det gjelder øyeblikkelig hjelp, skal det skje der forsvarlig behandling kan gis. Det samme gjelder for all behandling i land utenfor EØS. Jfr. sjømannslov av 30. mai 1975 nr og 28. Stasjonen må også påse at det innleveres opptjent hyre der det er aktuelt, sammen med hyreoppgave, sjømannens eiendeler, sykejournalutdrag, sykehyre og depositum eller garanti for dekning av eventuelle syke- og hjemreiseutgifter som påhviler rederiet. Utenriksstasjon som skal forestå utbetaling av sykehyre, må foreta dette etterskuddsvis. Stasjonen må alltid få seg forelagt alle originalregninger i forbindelse med sykesakene for kontroll og attestasjon. Regninger som er urimelige, bør nektes attestert. Jfr. sjømannslov av 30. mai 1975 nr , 28, 32 og 46, og lov av 28. februar 1997 nr. 19 om folketrygd Hvis sjømannen skal sendes hjem til fortsatt behandling, skal opplysninger om navn, fødselsdata, statsborgerskap, adresse, stilling om bord, skipets navn og tid og sted for fratredelse og utbetalt stønad samt opplysninger om diagnose og sykebehandling følge med. Alle utgifter til sykebehandling, sykehyre og hjemreise forutsettes refundert av skipets agent. Hvor dette ikke lar seg gjennomføre må stasjonen selv legge ut. Oppstår det tvist om retten til sykehyre eller sykehyrens størrelse skal saken avgjøres av utenriksstasjonen. Jfr. sjømannslov av 30. mai 1975 nr ; og 9 6. Norsk fagstasjon skal godkjenne leger som kan utferdige helseerklæring for arbeidstakere på skip. Jfr. sjømannslov av 30. mai 1975 nr ; og 9 3 m/komm. Det vises også til: Lov av 24. juni 1994 nr. 39 om sjøfarten (sjøloven). Forskrift av 17. desember 1993 nr om pliktige garantiordninger for arbeidstakere på norske skip. Forskrift av 23. desember 1993 nr om lønns- og hjemreisegaranti ved arbeidsgivers konkurs. Forskrift av 14. februar 1995 nr. 382 om permisjon ved svangerskap, fødsel, adopsjon m.v. 12. Trygder, skatt m.v.

146 1. Utenriksstasjon skal foreta utbetaling av pengemidler samt trygder og andre sosiale ytelser til sjømann. 2. Utenriksstasjon skal på anmodning bistå med å gi opplysninger eller henvise til rett myndighet i spørsmål om skattlegging av sjømenn i Norge. Til Etter instruks - generelt eller i det enkelte tilfelle - kan utenriksstasjon bli pålagt å foreta utbetalinger til sjømenn eller deres forsørgede ektefelle og barn bosatt innenfor tjenestedistriktet. Pensjoner og stønader. Utbetaling av sjømannspensjon i henhold til lov av 3. desember 1948 nr. 7 om pensjonstrygd for sjømenn skjer direkte fra Pensjonstrygden for sjømenn. Pensjonstrygden forestår som hovedregel selv utbetaling av pensjon i utlandet. Utbetaling av pensjoner og stønader m.v. fra Rikstrygdeverket og Folketrygdkontoret for utenlandssaker skjer i henhold til folketrygdlovens bestemmelser, jfr m/komm. Utbetaling av sykepenger etter folketrygdloven forestås kun etter forholdsordre fra nevnte folketrygdkontor. Det forestår som hovedregel selv utbetaling av pensjoner i utlandet. Utenriksstasjonen skal så langt som mulig hjelpe Folketrygdkontoret og Rikstrygdeverket med innhenting av nødvendige opplysninger og tilrettelegging av pensjonssaker etter trygdelovgivningen i Norge, samt likeledes med eventuell oversettelse og forklaring av innhold i vedtak og erklæringer. Utbetaling av stønad fra Nortraships Sjømannsfond til norsk sjømann eller sjømann med bopel i Norge som har seilt i alliert tjeneste under den annen verdenskrig, når han/hun på grunn av sykdom eller skade er arbeidsufør, forestår Sjøfartsdirektoratet som hovedregel når utbetalingen skal skje i utlandet. For utbetaling av stønad fra Sjømennenes hjelpefond for Norge, som yter stønad til sjømenn og sjømannsfamilier som er kommet i økonomiske vansker, fås søknadsskjema ved henvendelse direkte til nevnte hjelpefond. 2. I den årlige "Lignings-abc-en" på norsk gir Skattedirektoratet aktuelle opplysninger om skattlegging av sjømenn som er bosatt i Norge. I en periodisk publikasjon på norsk og engelsk gir videre Sentralskattekontoret for utenlandssaker, Sandnes, opplysninger om sjømenn bosatt utenfor Norge. 13. Særlig varslings- og bistandsplikt. Med mindre utenriksstasjonen kan handle på grunnlag av de øvrige bestemmelsene i dette kap. 9 om sjømannssaker, skal Sjøfartsdirektoratet straks underrettes dersom utenriksstasjonen får kjennskap til at sjøfolk på norsk skip som befinner seg innenfor

147 tjenestedistriktet, har behov for bistand som følge av at rederiet ikke ivaretar sin omsorgsplikt eller sjøfolkene på annen måte er utsatt for fare. Før utenriksstasjonen iverksetter tiltak i slike saker, skal dette avklares med Sjøfartsdirektoratet. Med mindre det er stilt betryggende garanti eller skjer etter avtale med direktoratet skal den ikke pådra seg utgifter. Til 13. Bestemmelsen pålegger utenriksstasjonen en spesiell plikt til å varsle Sjøfartsdirektoratet. Den omfatter også utenlandske sjøfolk på norske skip. Det åpnes for å gi ikke-økonomisk bistand til sjøfolk på norsk-registrerte skip hvor de øvrige bestemmelsene i dette kapittel om sjømannssaker ikke kan anvendes. Vilkåret for å gi bistand er knyttet til sjøfolkenes behov. Bestemmelsen retter seg blant annet mot tilfeller hvor rederiet eller den som handler på vegne av dette, ikke er i stand til å ivareta sin omsorgsplikt overfor sjøfolkene. Dette kan være fordi rederiet ikke lenger har vilje eller økonomisk evne til å dra omsorg for sine sjøfolk, eller hvor lokale forhold gjør det vanskelig. Før det iverksettes tiltak i slike saker, skal dette avklares med Sjøfartsdirektoratet. Det tas ikke sikte på at stasjonen skal opptre utad i privatrettslige konflikter, men den må kunne veilede om lokale forhold og valg av advokat m.v. Hvor skipet er arrestert eller av andre grunner befinner seg i en situasjon som ikke antas å kunne bli løst med det første, skal utenriksstasjonen kontrollere at sjøfolkene blir gitt tilstrekkelig underhold, og tilrettelegge for hjemsendelse dersom dette er nødvendig. Bestemmelsen retter seg ikke mot forhold som kun knytter seg til skipets kommersielle drift. I enkelte tilfeller vil imidlertid hensynet til sjøfolkene og til skipets kommersielle interesser være sammenfallende. 14. Sjømanns eiendeler. Utenriksstasjon plikter å motta til oppbevaring sjømanns etterlatte eiendeler i de tilfelle som er nevnt i sjømannsloven. Også i andre tilfelle kan utenriksstasjon ta imot norsk sjømanns eiendeler når den finner det rimelig. Til 14. Sjømannslovens 46 etablerer en alminnelig plikt for fører av norsk skip til å sørge for at det blir tatt vare på eiendeler som sjømann ved tjenesteforholdets opphør har etterlatt om bord. Han/hun skal vitnefast oppta en fortegnelse over eiendelene og levere disse sammen med fortegnelsen til nærmeste utenriksstasjon, hvis skipet ikke har forestående anløp av norsk havn. Skal skipet til Norge, tas eiendelene med og leveres sammen med fortegnelsen til nærmeste Aetat Lokal kontor. Etter sjømannslovens 27 og 30 får bestemmelsen tilsvarende anvendelse for eiendeler etter henholdsvis syk/skadet eller avdød sjømann.

148 Det vises for øvrig til kommentarer på Sjøfartsdirektoratets hjemmeside ( om mottakelse, oppbevaring, utlevering, hjemsendelse, salg m.v. av sjømanns eiendeler, likeledes avsnittene om syk/skadet sjømanns eiendeler, avdød sjømanns eiendeler, forsendelse og salg av eiendeler. Det vil fremgå at det skal forholdes annerledes med hensyn til eiendeler når det gjelder sjømann bosatt i Norge og sjømann bosatt utenfor Norge. Jfr. ellers sjølovens Lån til sjømann. 1. Sjømann som har bosted i Norge og som i utlandet er uten midler til sitt underhold, ytes lån etter regler som fastsettes av Kongen. 2. Annen sjømann skal henvises til den konsulære representant for det land hvor han har bosted, eller til de stedlige myndigheter. Til 15. Det vises til sjømannslovens 51 og forskrift av 3. februar 1986 nr. 243 om norsk utenriksstasjons lån til sjømenn. Når lån ytes, skal sjømann undertegne låneerklæring (Formular nr. 9.17). 16. Hjemsendelse av sjømann. Utenriksstasjon skal i henhold til norsk lovgivning eller etter særskilt instruks bistå med hjemsendelse av sjømann. Til 16. Rett for sjømann til fri reise følger av en rekke bestemmelser i sjømannslovgivningen. Utenriksstasjon har også ellers plikt til å bistå med befordring av sjømenn når hensynet til sjømannens velferd, forholdene på stedet eller for øvrig tilsier stasjonens medvirkning. Hjemsendelsen skal skje på den måte som stasjonen etter omstendighetene finner rimelig, forsvarlig og hensiktsmessig i hvert enkelt tilfelle. Ved hjemsendelse av syk/skadet sjømann forutsettes at behandlende lege ikke har noe å innvende mot hjemsendelsen eller reisemåten. Skipsførers plikt til å medta konsulatpassasjer. Etter sjølovens 142 har fører av norsk skip plikt til å medta som «konsulatpassasjer» sjømann hvis hjemsendelse det påligger norsk utenriksstasjon å sørge for. Ordningen har i dag liten betydning.

149 Rekvisisjon av flytransport - Government Request. På anmodning av det daværende Handelsdepartement rekvirerte Samferdselsdepartementet v/luftfartsverket i sin tid transportmuligheter hos Scandinavian Airlines System (SAS) for sjømenn og sjømenns nærmeste pårørende (deres ektefelle samt barn mellom 12 og 22 år). Ordningen gjelder for den danske, norske og svenske utenriksgående handelsflåte i henhold til nærmere fastsatte vilkår for befordring av sjømenn på basis av en rekvisisjon («Government Request») på alle SAS' ruter. Videre gjelder den for person som er beordret til å eskortere en sjømann (f.eks. sykepleier, lege, politi). Som sjømann regnes personer som faller inn under sjømannsloven. Myndighetene i Norge, Danmark og Sverige har utferdiget nærmere retningslinjer: "Conditions and Directives for Transportation of Ship s Personell on the Basis of Government Request", med iverksettelsesdato 1. mai I Norge har Luftfartsverket ansvaret for retningslinjene og vilkårene for ordningen. Rekvisisjon av billetter. Før billett kan utstedes og reisen påbegynnes, må det utstedes en spesiell rekvisisjon; som utenriksstasjon kan gjøre. For hjemreise må rekvisisjonen være utstedt og forelagt for det lokale SAS-kontor. Hvor det ikke finnes et SAS-kontor, kan den forelegges for et hvilket som helst flyselskap som deltar i ordningen. Som rekvisisjonsskjema benyttes et eget formular "Requisition/Application for Air Travel for Ships' Employees" (Formular nr ) 17. Forlis. 1. Får utenriksstasjon kjennskap til at norsk skip har vært utsatt for forlis eller annen ulykke, skal stasjonen yte slik bistand som omstendighetene måtte tilsi. 2. Kommer sjømann fra slikt skip til tjenestedistriktet, skal stasjonen påse at sjømannen får den behandling som han/hun har krav på etter norsk lov, tariffavtale eller internasjonal overenskomst. Til Sjøulykke omfatter enhver skadevoldende begivenhet som rammer skipet under bruk i sjøfart - i sjøen eller i havn. Den kan skyldes naturkrefter eller menneskelige handlinger eller forsømmelser, innbefattet krigsforlis. Utenriksstasjon skal ved slike ulykker uoppfordret yte all mulig administrativ og ekspedisjonsmessig bistand, herunder forestå henvendelser til stedlige myndigheter, oppnevnelse av skipsinspektører, legalisering av dokumenter, innsendelse av rapporter m.v. I disse saker er det hensiktsmessig å sondre mellom sjøulykke i åpen sjø og under land: Når det gjelder rednings- og bergingsarbeid ved sjøulykke i åpen sjø, antas det å være lite aktuelt at stasjonen medvirker aktivt, hvis ikke spesiell anmodning foreligger; jfr. gjeldende regler om berging i sjølovens kap. 16. Når det gjelder redning av liv, vises til konvensjonen om sikkerhet for menneskeliv til sjøs av 1. november 1974 (inntatt i O/1981 side 287). Den

150 inneholder bestemmelser om plikten til å hjelpe mennesker i havsnød. Det er alminnelig regel at redningsarbeid på sjøen skjer gratis. Ved sjøulykker under land kan det bli spørsmål om aktiv medvirkning også fra utenriksstasjonens side ved berging av skip eller last. Hvor skipsføreren, eventuelt øverste styrmann, er til stede, er det denne som etter sjølovens 135, jfr. 136, skal gjøre alt som står i dennes makt for å redde de ombordværende og bevare skip og last. Utenriksstasjon skal holde seg underrettet om hva som foretas. Får den kjennskap til at det under bergingen foregår noe utilbørlig, skal innberetning om dette sendes til Sjøfartsdirektoratet. Hvis skipsføreren m.fl. ikke er til stede, påhviler det rederiets representant å ivareta rederiets/skipets interesser. Er hverken skipsfører, ovennevnte styrmann eller rederiets representant til stede, skal utenriksstasjon forestå det nødvendige for om mulig å redde de ombordværende og bevare skip og last, idet det såvidt mulig handles etter de anvisninger som gis av rederiet. Stasjonen skal snarest mulig sende innberetning til direktoratet. Undersøkelser ved forlis eller sjøulykke. For så vidt angår de undersøkelser som i det offentliges interesse skal anstilles vedrørende forlis eller annen sjøulykke, vises til 23 m/komm. Forpleining og viderebefordring av passasjerer etter sjøulykke. Etter sjølovens 414 plikter bortfrakteren å sørge for at passasjerer og deres reisegods blir befordret til bestemmelsesstedet på hensiktsmessig måte, og å bære de utgifter som dette medfører, når det under reisen inntreffer et slikt opphold at det ikke med rimelighet kan forlanges at passasjeren skal vente, eller skipet går tapt eller det blir uistandsettelig etter at en del av reisen er utført. Må passasjeren i en mellomhavn oppholde seg i land på grunn av havari eller andre hindringer på skipets side, skal dessuten bortfrakteren sørge for passende kost og losji og bære utgiftene. Stasjonen skal være rederiet behjelpelig og for øvrig yte slik bistand som forholdene måtte tilsi. Forpleining og hjemsendelse av besetning fra forlist skip for rederiets regning. 2. Sjømannslovens 18 inneholder bestemmelser om sjømannens rettigheter og plikter når skipet går tapt eller blir uistandsettelig ved sjøulykke som forlis, havari e.l. Ifølge sjølovens 10 anses et skip å være uistandsettelig når det ikke kan repareres der det er, eller på et sted det kan flyttes til, eller når det ikke er verdt å sette i stand fordi verdien i skadd tilstand med tillegg av påregnelige kostnader ved flytting og reparasjon vil overstige dets antatte verdi i reparert stand. Får utenriksstasjon kjennskap til at norsk fartøy har vært utsatt for slik sjøulykke, skal melding omgående sendes Sjøfartsdirektoratet.

151 Sjømann kan etter sjømannslovens 18 omplasseres til annet av rederiets skip, for rederiets regning. Dette kan fravikes i tariffavtale for skip i NIS. Hvis ompassering ikke kan finne sted og forliset fører til hjemreise eller at ansettelsesforholdet opphører, gir sjømannslovens 18 rett til forpleining, oppkledning og hjemreise. Denne bestemmelse omfatter enhver sjømann uansett nasjonalitet og bosted. Utenriksstasjon skal, i samarbeid med rederiet eller dets agent, eventuelt også med representant for norsk sjømannsorganisasjon om slik finnes på stedet, påse at besetningen får forsvarlig forpleining og nødvendig opphold i påvente av første reiseanledning, samt nødvendig oppkledning for hjemreise. Oppkledning for rederiets regning. Oppkledningen tar sikte på å utstyre sjømannen med nødvendige klær til hjemreisen, forholdene og årstiden tatt i betraktning, og under hensyn til hva sjømannen måtte ha reddet av klær. Hvis en arbeidstaker bor på det stedet han/hun kommer i land, skal oppkledning eller fritt opphold ikke besørges, med mindre særlige omstendigheter foreligger. Stasjonen skal påse at hjemreisen skjer på forsvarlig måte, og fortrinnsvis helt frem til bostedet, jfr. 16. Når det gjelder erstatning som skal ytes av rederiet for tapte eiendeler ved forlis m.v., vises til forskrift av 3. februar 1986 nr. 241 om erstatning for tapte eiendeler fastsatt i medhold av sjømannslovens 47. I denne erstatning skal det ikke gjøres fradrag for nødvendige klær til hjemreisen. Bestemmelser om effekterstatning finnes også i tariffavtaler mellom partenes organisasjoner. Sjømannslovens 47 kan fravikes ved tariffavtale for skip i NIS. Sykeforpleining etter forlis. Sykdom eller skade som sjømannen led av før forliset fant sted, eller som er en følge av forliset, gir sjømannen vanlige rettigheter etter sjømannslovens 28, foruten rettighetene etter lovens 18; jfr m/komm. Begravelse etter forlis. For utgiftene ved begravelse når dødsfallet er en følge av sykdom eller skade pådratt før eller under forliset, gjelder reglene i 9 18 m/komm. Rederiet skal dekke utgifter ved forlis. Etter sjømannslovens bestemmelser er det rederiet som skal dekke utgiftene til forpleining, opphold, nødvendige klær og hjemreise. Staten garanterer for utgiftene. (Formular nr ) Sjømannen plikter å ta del i berging og sjøforklaring. Sjømannslovens 18 bestemmer at sjømannen plikter å ta del i berging og å bli til stede for å avgi sjøforklaring. Denne plikt gjelder uten hensyn til om sjøulykken fører til at ansettelsen må bringes til opphør. Sjømannen har krav på oppsigelse med en måneds frist. Sjømannen har

152 også etter lovens 18, nr. 1, rett til hyre så lenge arbeidsledighet er en følge av forliset, men ikke utover 1 måned etter oppsigelsesfristens utløp. Er det avtalt kortere oppsigelsesfrist i tariffavtale, er det den som gjelder. Sjømannens tjenesteforhold opphører når skipet er gått tapt ved sjøulykke eller når det etter sjøulykke blir erklært uistandsettelig, hvis ikke annet følger av tjenesteavtalen. Fristen regnes fra den dag oppsigelsen mottas, men tidligst fra den dag det ikke lenger er plikt til å delta i bergingen og være tilstede under sjøforklaringen. Bestemmelsene om forlis får anvendelse for ansatte på fiske- eller fangstfartøy under 100 brutto reg. tonn, bortsett fra retten til omplassering i sjømannslovens 18, nr. 1, annet ledd. For ansatte på fiske- og fangstfartøy på 100 brutto reg. tonn og mer gjelder bestemmelsene fullt ut, jfr. forskrift av 31. januar 1986 nr. 222 om sjømannslovens virkeområde 4 og 5. Innberetning. Utenriksstasjon skal sende utførlig innberetning om sin befatning med saken til Sjøfartsdirektoratet, eventuelt med spesifisert utgiftsoppgave og bilag. 18. Avdød sjømann. 1. Får utenriksstasjon kjennskap til at sjømann er avgått ved døden på norsk skip som befinner seg innenfor stasjonens tjenestedistrikt, skal det sendes dødsmelding på fastsatt formular til Sjøfartsdirektoratet. Det samme gjelder når sjømannen er avgått ved døden i land dersom sjømannen var norsk statsborger eller bosatt i Norge. Såfremt det ikke allerede er besørget av skipets fører eller agent, skal stasjonen snarest mulig og på forsvarlig måte underrette direktoratet. 2. Regler om bisettelse, begravelse eller hjemsendelse av kiste eller askeurne samt ivaretakelse innenfor tjenestedistriktet av etterlattes og det offentliges interesser fastsettes av direktoratet. Til 18. Innberetning om sjømanns død. 1. Utenriksstasjon skal, når den får rede på at en sjømann er død, så snart som mulig og på forsvarlig måte underrette Sjøfartsdirektoratet. Stasjonen må ikke nøye seg med at skipsføreren lover å underrette sitt rederi og avdødes pårørende, men må selv uten opphold gi melding om dødsfallet. Foruten opplysninger om dødsfallet og avdødes personalia bør meldingen så vidt mulig også angi navn og adresser på nærmeste pårørende. Dødsmeldingen i tre eksemplarer og i samsvar med Formular nr. 9.3 sendes til direktoratet; jfr Dødsattest, utferdiget av lege og med angivelse av dødsårsak, som er utstedt på det sted sjømannen har avgått ved døden, skal også innsendes snarest. Det er nødvendig å

153 innsende dødsattest og dødsmeldinger in triplo også for utlendinger som dør i land etter å være landsatt fra norsk skip. Innberetning skal også sendes direktoratet når det gjelder sjømenn og fiskere med bopel i utlandet, eller som er blitt utenlandske statsborgere, hvis vedkommende antas å etterlate seg arveberettigede pårørende i Norge. Sjøforklaring ved dødsfall. Hvis sjømann dør om bord i norsk skip, holdes sjøforklaring i første havn hvor dette kan skje. Sjømannslovens 30, tredje ledd, viser til sjølovens bestemmelser. Plikten til å avgi sjøforklaring gjelder uansett dødsårsak. Om fremgangsmåten ved avholdelse av sjøforklaring vises til 9 23 m/komm. Sjømanns begravelse og kremasjon. 2. Sjømannslovens 30 bestemmer at dersom en sjømann dør, skal skipsføreren underrette de pårørende og sørge for begravelse eller hjemsendelse av båren. Utenriksstasjon skal yte skipsføreren nødvendig bistand. Er sjømannen død etter skipets avgang, går skipsførerens plikter i forbindelse med dødsfallet over til stasjonen. Hvis det er anledning til kremasjon på stedet og de pårørende samtykker, kan skipsføreren eller utenriksstasjonen ordne med kremasjon i stedet for begravelse. Slikt samtykke er unødvendig hvis kremasjon blir forlangt av de lokale myndigheter. I tilfelle av kremasjon skal skipsføreren eller utenriksstasjonen sørge for at askeurnen blir hjemsendt. Stasjonen skal påse at begravelsen eller kremasjonen skjer på verdig måte. På de steder hvor den norske eller annen skandinavisk sjømannsmisjon har sin virksomhet, må stasjonen snarest etter dødsfallet sende underretning til vedkommende prest eller assistent. En utsending fra den lutherske kirke bør få anledning til å delta i begravelsen eller kremasjonen. Presten bør forrette ved denne etter den norske kirkes skikk og rituale bortsett fra når man vet at avdøde ikke var medlem av kirken. Det samme gjelder hvis avdødes pårørende anmoder om at det ikke forrettes. Hjemsendelse av kiste. Hjemsendelse av kiste bør så vidt mulig skje med fly. Stasjonen skal snarest mulig og på forsvarlig måte underrette Sjøfartsdirektoratet om forsendelsen og når kisten ventes å ankomme til bestemmelsesstedet og oppgi flynummer og fraktbrevnummer. For øvrig må nøye følges de regler om hjemsendelse av kiste som er inntatt i 8 6 m/komm. Hjemsendelse av askeurne. Stasjonen skal ta vare på en kremert sjømanns askeurne og sørge for at den blir sendt Sjøfartsdirektoratet for videresendelse til de pårørende. Askeurnen skal uten opphold sendes med fly til bestemmelsesstedet så snart den er frigitt av vedkommende lokale myndighet. Melding om askeurnes ankomst, flynummer og fraktbrevnummer må på forsvarlig måte sendes til direktoratet i god tid før ankomst.

154 Etterlatte midler, eiendeler og personlige papirer fra avdød sjømann. Etter sjølovens 142 er norsk skip pliktig til uten godtgjørelse å ta med etterlatte personlige eiendeler til sjømann som ved sin død var norsk statsborger eller hadde sitt bosted i Norge. Stasjonen skal ta vare på en avdød sjømanns hyretilgodehavende og eiendeler eller andre verdier og sørge for hjemsendelse snarest mulig. Sjømannens personlige papirer og verdisaker skal sendes til Sjøfartsdirektoratet med kurér eller på annen betryggende måte. Av sikkerhetshensyn må personlige papirer og verdisaker ikke hjemsendes i avdødes koffert eller sjøsekk. Stasjonen skal oppta en fortegnelse over avdød sjømanns papirer, effekter og verdisaker og sende den til direktoratet med særskilt brev, jfr. også 9 14 m/komm. Arv etter avdød sjømann. Blir avdød sjømanns bo skiftebehandlet innenfor tjenestedistriktet og det er grunn til å anta at vedkommende etterlater seg arvinger i Norge, skal stasjonen behandle saken etter de retningslinjer som er trukket opp i 8 6 m/komm., men innberetning m.v. i saken blir å sende til Sjøfartsdirektoratet. Avdød fremmed sjømanns midler, eiendeler m.v. Dør en utenlandsk sjømann under tjeneste om bord i norsk skip, skal stasjonen overta fra skipsføreren sjømannens hyretilgodehavende, papirer, verdisaker og effekter og avlevere disse, ledsaget av nødvendig forklaring, til hjemlandets nærmeste utenriksstasjon eller, om den avdøde var hjemmehørende i det land hvor stasjonen befinner seg, til vedkommende lokale myndighet. Utgifter ved begravelse eller kremasjon samt hjemsendelse av kiste eller askeurne. Utgifter ved begravelse eller kremasjon og gravsetting av askeurne eller hjemsendelse av kiste eller askeurne med etterfølgende gravlegging på hjemstedet, skal dekkes av rederiet hvis sjømannen dør under tjeneste om bord eller mens han/hun har rett til sykepleie eller er under reise for rederiets regning. Direktoratet betaler nevnte utgifter, hvis en sjømann dør mens han/hun har rett til sykepleie eller er under reise for statens regning. Jfr. sjømannslovens 31. Dør sjømannen av yrkesskade, kan rederiet ha rett til å få refundert utgiftene av Folketrygdkontoret for utenlandssaker, jfr m/komm. (del IV i fullstendig versjon). I tilfelle hvor sjømannen dør i land innenfor stasjonens tjenestedistrikt og ikke kommer inn under bestemmelsene i sjømannslovens 31, må stasjonen først gjennom Sjøfartsdirektoratet bringe på det rene om Folketrygdkontoret for utenlandssaker, de pårørende eller andre påtar seg utgiftene ved begravelse på stedet, kremasjon eller hjemsendelse av kiste eller urne. Når norsk borger som ikke lenger kan anses å være sjømann, dør i land, må eventuell forholdsordre innhentes fra Utenriksdepartementet, jfr. 8 6 m/komm.

155 B. SKIPSFARTSSAKER 19. Kontroll med norske skip, sjødyktighet, dokumenter, bemanning, legemidler m.v. 1. Utenriksstasjon øver kontroll med norske skip, deres sjødyktighet, bemanning, dokumenter m.v. i samsvar med gjeldende lover og forskrifter eller etter særskilt instruks. 2. Når utenriksstasjon får kjennskap til vesentlige feil eller mangler ved norske skip, deres sjødyktighet, bemanning, dokumenter m.v. eller til at fører av norsk skip forsømmer sine tjenesteplikter, skal saken straks innberettes til Sjøfartsdirektoratet. 3. Under skipets opphold i havn på tjenestestedet kan utenriksstasjon kreve skipsførerens personlige fremmøte på stasjonen for å meddele de opplysninger om skipet, dets besetning og andre forhold som den i embets medfør måtte ha bruk for. Til 19. Ifølge 4 m.fl. i lov av 9. juni 1903 nr. 7 om Statskontrol med Skibes Sjødygtighed m.v. (sjødyktighetsloven) påligger det utenriksstasjonen plikt til å ta del i den offentlige kontroll i utlandet med norske skips sjødyktighet, jfr. lovens 34. I Norge blir disse forhold i det vesentlige behandlet av Sjøfartsdirektoratet. Formålet med denne kontroll er å forebygge at et skip går til sjøs i sjøudyktig stand og å sørge for at fastsatte lover, forskrifter og andre bestemmelser for skipsbygging, utrustning, lasting og bemanning overholdes. Utenriksstasjons befatning med disse oppgaver blir vesentlig av administrativ art. Kontrollen skjer ved uanmeldte tilsynsbesøk, og ved obligatoriske besiktelser med faste mellomrom. De obligatoriske besiktelser har skipsføreren plikt til selv å begjære utført, og de tjener som grunnlag for utferdigelse av de sertifikater som er foreskrevet i sjødyktighetsloven. Skipsføreren har dessuten etter lovens 37 plikt til å rapportere skader eller reparasjoner av betydning for skipets soliditet, hvoretter Sjøfartsdirektoratet avgjør om ny besiktelse skal holdes. For utstedelse av midlertidige sertifikater eller påtegning om forlenget gyldighet av eksisterende sertifikater, autorisasjon av skipsbøker m.v., skal stasjonen beregne gebyr etter gjeldende gebyrtariff for Norges utenriksstasjoner. Reglene for kontroll med norske boreplattformer og andre flyttbare innretningers sjødyktighet (lovens 1, 3. ledd, pkt. 2), krav til dokumenter, bemanning osv. er i utgangspunkt de samme som for skip, idet lovgrunnlaget er det samme, nemlig sjødyktighetsloven og deler av sjøloven. Detaljreglene, særlig de tekniske krav, er imidlertid i stor utstrekning spesielle. Direktoratet har utgitt sine forskrifter «Regler for flyttbare innretninger» med norsk og engelsk tekst i en egen samling i likhet med «Regler for passasjer- og lasteskip».

156 Hvis utenriksstasjoner som har befatning med saker i tilknytning til denne kategori skip, skulle stå overfor prinsipielle eller praktiske problemer, spesielt i forbindelse med sjøforklaringer, anbefales de å ta direkte kontakt med Sjøfartsdirektoratet. (I den fullstendige kommentar på direktoratets hjemmeside ( er det her gitt en oversikt over regelverk, sertifikater og besiktelser m.v. til hjelp for utenriksstasjonene.) Skjemaer. Alle utenriksstasjoner som har skipsanløp, må sørge for å ha for hånden et passende antall av de skjemaer som til enhver tid trengs ved besiktelse og for utstedelse av sertifikater m.v., jfr. oversikt over formularer og skjemaer m.v. inntatt til slutt i de fullstendige kommentarer ( Stasjonen bør også ha etablert kontakt med personer eller institusjoner som kan foreta besiktelser, og for øvrig ha satt seg inn i gjeldende regler, slik at disse forretninger i påkommende tilfelle kan utføres raskt og korrekt. Skips sjødyktighet o.a. Når over halvparten av mannskapet i henhold til sjømannslovens 42 setter frem klage for skipsføreren over skipets sjødyktighet til den forestående reise, eller maskinsjefen eller overstyrmannen setter frem tilsvarende klage med hensyn til de deler av skipet, dets tilbehør eller utrustning som de har tilsyn med, plikter skipsføreren å la foreta besiktelse av skipet i samsvar med sjødyktighetsloven, hvis skipet ligger i norsk havn eller i utenlandsk havn hvor det er norsk utenriksstasjon. Stasjon som mottar slik henvendelse, må la oppnevne en skipsinspektør, og skal sende melding til Sjøfartsdirektoratet. Når klage om forhold som er nevnt foran, fremsettes direkte til utenriksstasjon, bør denne undersøke forholdet, eventuelt ved hjelp av sakkyndig bistand (skipsinspektør) hvis dette finnes strengt nødvendig, selv om klagen er fremsatt av mindre enn halvparten av mannskapet. Når det overfor stasjonen fremsettes klage over forhold som ikke har betydning for skipets sjødyktighet, f.eks. om at lugarer, oppholdsrom, vaskerom, proviant og vann osv. ikke er i samsvar med gjeldende forskrifter, bør stasjonen likeledes i saker av betydning undersøke forholdet på samme måte, hvis det finnes strengt nødvendig. Når det gjelder klager over proviant og vann, vises det til forskrift av 15. september 1992 nr. 707 om innredning og om forpleiningstjenesten på skip. Stasjonen må i disse klagetilfelle påse at skipet ikke oppholdes unødig. Således bør besiktelse ikke foretas dersom skipet derved vil forsinkes vesentlig, og fortsettelse av reisen til neste anløpssted er ubetenkelig av sikkerhetsmessige og helsemessige grunner. Melding om alle foran nevnte klagetilfeller blir å sende Sjøfartsdirektoratet sammen med skriftlig klage fra mannskapet og andre dokumenter og rapporter som måtte foreligge. Finner en utenriksstasjon at et skip ikke er sjødyktig etter sjødyktighetslovens 2, skal den uten opphold gi skipsføreren skriftlig melding om de mangler som må rettes innen skipets avreise, og forvisse seg om at dette blir etterkommet. Dersom manglene ikke blir utbedret,

157 skal stasjonen underrette skipets mannskap om forholdet, samt også Sjøfartsdirektoratet så snart som mulig, jfr. sjødyktighetsloven 34. Dersom en utenriksstasjon får rede på at et skip er lastet så dypt at vedkommende lastemerkes overkant er kommet under vannlinjen, skal den forholde seg på samme måte som for sjøudyktig skip. En skipsfører plikter å la foreta ved skipets restaurasjonsbesetning proviant- og drikkevannsundersøkelser, om nødvendig med assistanse av lokale helsemyndigheter. Stasjon i havn hvor det hersker kolera, dysenteri, tyføse sykdommer eller andre tarminfeksjoner, skal på anmodning av skipsføreren gi en skriftlig erklæring om at det drikkevann som kan fås på stedet, anses smittefritt. Ved utstedelse av slik erklæring må det vises den største forsiktighet, og erklæring må ikke gis uten at stasjonen har sikker kunnskap om at vannet ikke er sunnhetsfarlig. Med hjemmel i sjødyktighetslovens 47 og 52 er det fastsatt forskrift av 9. mars 2001 nr. 439 om skipsmedisin. Etter denne inndeles skip i fartøygruppe A, B og C avhengig av avstand til nærmeste havn, og skal utstyres med legemidler og medisinsk materiell i samsvar med vedlegg 1 og 2 til forskriften. Spørsmål om den rettes til Helsedepartementet. Utenriksstasjonene kan, ved leilighetsvise besøk om bord, føre tilsyn med at rederi og skipsfører overholder bestemmelsene i forskriften, jfr. dens 6, ved å forvisse seg om at pliktig ettersyn er foretatt. Ved manglende ettersyn må skipsføreren skriftlig pålegges å bringe dette i orden uten unødig opphold. 20. Midlertidig nasjonalitetsbevis. Utenriksstasjonen kan etter instruks i hvert enkelt tilfelle fra Sjøfartsdirektoratet utstede midlertidig nasjonalitetsbevis for skip som befinner seg i utlandet og som skal registreres i skipsregistrene: Norsk Ordinært Skipsregister (NOR) eller Norsk Internasjonalt Skipsregister (NIS). Også når et skips nasjonalitetsbevis er tapt eller skipet har endret navn e.l., og skipet må forlate havn før nytt endelig nasjonalitetsbevis er utstedt, kan direktoratet bemyndige utenriksstasjon til å utstede midlertidig nasjonalitetsbevis. Midlertidig nasjonalitetsbevis utstedes på de vilkår og for det tidsrom som bestemmes av Sjøfartsdirektoratet i hvert enkelt tilfelle. I instruksen vil direktoratet gi informasjon om eventuell besiktelse som skal arrangeres av utenriksstasjonen. Stasjonen skal så snart som mulig etter å ha mottatt instruks fra direktoratet sende udatert midlertidig nasjonalitetsbevis med telefaks til skipsregistrene. Etter at utenriksstasjonen har mottatt bekreftelse fra skipsregistrene på at alle formelle krav er oppfylt for registrering i NOR eller NIS, kan midlertidig nasjonalitetsbevis dateres og overleveres skipets fører eller rederiets representant. Nasjonalitetsbeviset skal påføres den samme dato som skipet ble registrert i skipsregistrene. Påtegning eller endringer i midlertidig nasjonalitetsbevis må ikke foretas uten etter instruks i hvert enkelt tilfelle fra Sjøfartsdirektoratet eller skipsregistrene.

158 Tidligere utstedte midlertidig eller endelig nasjonalitetsbevis skal sendes skipsregistrene. Er slike nasjonalitetsbevis bortkommet, skal reder eller skipsfører bekrefte dette skriftlig. Utenriksstasjonen skal sende bekreftelsen til skipsregistrene. Ved utstedelse av midlertidig nasjonalitetsbevis anvendes skjema KS-0216 BE. For utstedelse av midlertidig nasjonalitetsbevis beregnes gebyr etter gjeldende gebyrsatser. Til 20. Når Sjøfartsdirektoratet bemyndiger utenrikstasjon til å utstede midlertidig nasjonalitetsbevis, vil skipsregistrene påse at de forskjellige betingelser for flaggskifte, endring av navn e.l. er oppfylte. Dokumenter som kan bli fremlagt for utenriksstasjonen i forbindelse med flaggskifte er følgende: Bill of Sale (skjøte), Builders Certificate (byggebrev) eller Deletion Certificate (slettelsesdokument). Disse dokumentene skal legaliseres som bestemt i 8 2 m/komm. Kopier av legaliserte dokumenter skal straks sendes pr. telefaks til skipsregistrene. Originaldokumentene skal også sendes skipsregistrene umiddelbart. Stasjonen trenger ingen egen instruks fra direktoratet for legalisering som nevnt. Endelig nasjonalitetsbevis utstedes av skipsregistrene når alle originaldokumenter er mottatt. Utenriksstasjonen kan, når nytt eller midlertidig nasjonalitetsbevis blir fremvist, gi skipets målebrev og øvrige skipspapirer tilsvarende påtegning. 21. Skip som taper retten til å føre norsk flagg ved salg til utlandet. Når utenriksstasjon får kjennskap til at norsk skip i utlandet ved salg eller på annen måte mister retten til å føre norsk flagg og/eller har fått bevis for at skipet er slettet av skipsregistrene, skal stasjonen kreve utlevert skipets nasjonalitetsbevis samt andre nasjonale dokumenter, utstedt av norske myndigheter. Stasjonen skal også kreve utlevert de av skipets internasjonale sertifikater m.v. som ikke etter sin art er nødvendig for skipets fart under fremmed flagg. Det av de norske myndigheter utstedte internasjonale målebrev samt av Sjøfartsdirektoratet utstedte oljesølsertifikat skal imidlertid alltid inndras. Samtidig skal stasjonen forsikre seg om at det blir hogd inn en strek over kjenningssignalet. Skipets målebrev og oljesølsertifikatet sendes Sjøfartsdirektoratet, mens nasjonalitetsbeviset sendes skipsregistrene. Andre dokumenter makuleres av stasjonen. For NIS-registrerte lasteskip over 500 brt skal skipets klasseinstitusjon ta hånd om skipets internasjonale sertifikater. Liste over makulerte dokumenter samt innberetning i saken sendes Sjøfartsdirektoratet og skipsregistrene.

159 Til 21. Når et norsk skip slettes i skipsregistrene (NOR eller NIS), må utenriksstasjonen sørge for at skipets norske sertifikater blir inndratt og påse at det blir hogd inn en strek over kjenningssignalet. Før stasjonen inndrar sertifikatene, må den ha mottatt bekreftelse på at skipet er slettet i skipsregistrene. Følgende dokumenter utstedt av norske myndigheter skal alltid inndras: Norsk nasjonalitetsbevis Internasjonalt målebrev/identitetsbevis Konsesjonsdokument for drift av radiostasjon Fartssertifikat, eventuelt passasjersertifikat Bemanningsoppgave Mannskapsliste Sertifikat om forsikring eller annen økonomisk sikkerhet for ansvar for skade ved oljesøl (CLC- sertifikat). Nasjonalitetsbeviset sendes skipsregistrene, mens målebrevet og oljesølsertifikatet (CLCsertifikat) sendes til Sjøfartsdirektoratet. De øvrige dokumenter makuleres ved stasjonen, men fortegnelse over disse skal tas inn i rapporten til Sjøfartsdirektoratet og skipsregistrene. Vedlagt skal følge en skriftlig erklæring fra skipets fører om at de norske kjenningsmerker er gjort ugyldige som permanent merking. Skipets internasjonale sertifikater blir ugyldige når skipet overføres til fremmed stats flagg. Sertifikatene kan likevel følge med skipet, men skal av vedkommende anerkjente klasseinstitusjon, Sjøfartsdirektoratet eller norsk utenriksstasjon gis påtegning om at de er ugyldige på grunn av skipets overføring til fremmed stats flagg. Dette gjelder: - Sikkerhetssertifikat for konstruksjon av lasteskip, - Sikkerhetssertifikat for utstyr på lasteskip, - Sikkerhetssertifikat for radio, - Internasjonalt lastelinjesertifikat, - Internasjonalt sertifikat for hindring av oljeforurensning (IOPP-sertifikat), og - Internasjonale gass- og kjemikaliesertifikater. Når det gjelder passasjerskip, skal alle papirer inndras. Det amerikanske dokument Certificate of Financial Responsibility (Oil Pollution) skal overlates til den norske reders representant (eventuelt skipsføreren eller radio-offiseren) og skal altså ikke inndras og sendes Sjøfartsdirektoratet. Rederiet plikter nemlig, ved salg av skipet til utlandet, å returnere dette dokument til Federal Maritime Commission i Washington etter at blanketten på sertifikatets bakside er utfylt og undertegnet av rederiet.

160 22. Skip som taper retten til å føre norsk flagg ved tap av skip e.l. Når utenriksstasjon får kjennskap til at norsk skip i utlandet går tapt eller kondemneres uten å bli reparert for norsk reders regning, prisbedømmes eller opphogges, skal stasjonen om mulig kreve utlevert nasjonalitetsbeviset og øvrige skipsdokumenter. Nasjonalitetsbeviset sendes skipsregistrene, mens de øvrige skipsdokumentene sendes Sjøfartsdirektoratet med innberetning i saken. Til 22. I disse tilfelle skal også de skipspapirer inndras som er omhandlet i 21 m/komm., hvis de kan tilveiebringes, og sendes direktoratet med innberetning. 23. Sjøforklaring. 1. Sjøforklaring for konsulrett holdes i tilfelle som nevnt i sjølovens 472, 473 og 484, første ledd, jfr. 476, tredje ledd, og sjømannslovens 30, tredje ledd. 2. Sjøforklaring holdes etter reglene i sjølovens og a og de bestemmelser som er eller blir fastsatt i medhold av sjølovens 493. Konsulretten settes i samsvar med bestemmelsene i instruksens kap. 7E. Til 23. Regler om sjøforklaring er inntatt i sjølovens kapittel 18, del II, a, jfr I 472, nr. 1-8, er angitt de tilfelle hvor sjøforklaring skal holdes for norske skips vedkommende. Det dreier seg om tvungen sjøforklaring etter hendelser av alvorlig karakter. Mens 473 angir når sjøforklaring skal holdes etter begjæring fra Sjøfartsdirektoratet eller vedkommende sjøfartsinspektør eller fra skipets reder eller fører, eller etter beslutning av vedkommende konsulretts formann, når det er eller antas å være inntruffet et uhell av noen betydning i forbindelse med skipets drift. Etter 479, tredje ledd, faller plikten til å holde sjøforklaring bort når skipet har støtt sammen med fremmed skip som etter sin nasjonale rett ikke har tilsvarende plikt. Videre faller plikten bort når det ved alvorlige ulykker blir nedsatt en særskilt undersøkelseskommisjon, jfr Enn videre kan Sjøfartsdirektoratet ifølge 483 samtykke i at en ellers tvungen sjøforklaring utsettes når saken antas å kunne bli tilstrekkelig opplyst på annen måte. Likeledes kan direktoratet etter 483 innrømme fritak fra sjøforklaringsplikten dersom det finner at saken er tilstrekkelig opplyst, f.eks. når forklaring i anledning av ulykken er avgitt for utenlandsk myndighet, og utskrifter av forklaringen kan skaffes til veie for bruk av sjøfartsinspektøren, jfr For forsvarets skip er det truffet bestemmelser om en viss begrensning i sjøforklaringsplikten, jfr. bemerkningene til 472 og 473 i den fullstendige kommentar (

161 Sjøforklaring utenfor Norge, Danmark, Finland og Sverige skal etter sjølovens 476, tredje ledd, holdes for vedkommende norske konsulrett. Dersom det ikke kan settes konsulrett på vedkommende sted, kan norsk skip avgi sjøforklaring for kompetent dansk, finsk eller svensk utenriksrepresentasjon i den aktuelle havn. Etter 484, første ledd, kan norsk konsulrett også holde sjøforklaring etter begjæring fra dansk, finsk og svensk skip. I Danmark, Finland og Sverige holdes sjøforklaring for norsk skip ved den domstol som er kompetent etter vedkommende lands lovgivning, jfr. 476, annet ledd. For øvrig vises til kap. 7E om konsulrett; og til den praktiske veiledning i avholdelse av sjøforklaringer: "Sjøforklaring dreiebok", datert , på UDintra: I medhold av sjølovens 493 har Sjøfartsdirektoratet fastsatt forskrift av 1. september 1987 nr. 742 om gjennomføring av reglene i sjølovens kap. 18 avsnitt II om sjøforklaring. Reglene i forskriften er innarbeidet i den oversikt over "Sjølovens bestemmelser om sjøforklaring" som er inntatt her i den fullstendige kommentar ( Gebyrer og godtgjørelser ved sjøforklaring. I medhold av gebyrtariffens 1, jfr. 10, er fastsatt gebyr for sjøforklaring etter sjølovens 472, 473 og 484, jfr. vedleggets punkt B, nr. 3. Ved fagstasjon gjelder dog gebyrfrihet bl.a. etter tariffens 4, punkt 2, for: sjøforklaring etter sjølovens 472, punkt 1-3, sjøforklaring etter sjølovens 473, når denne er begjært av sjøfartsinspektør eller utføres etter bestemmelser av vedkommende konsulretts formann, sjøforklaring etter sjølovens 484, når denne er begjært av Sjøfartsdirektoratet. Om innkreving av gebyr vises til Om godtgjørelse til sakkyndige rettsvitner og andre rettsvitner vises til kommentarene til 7 20, punktene 3 og 5. Se også Formular nr Om gebyr for utskrift vises til vedleggets punkt E, nr. 2, med kommentarer i gebyrtariffen. Når det gjelder gebyr for utskrift til fremmed stats myndighet, vises også til bemerkninger til sjølovens 484 i den fullstendige kommentar ( 24. Sjøprotest. Hvis fører av norsk skip plikter å nedlegge sjøprotest i henhold til skipets befraktningsavtale eller den stedlige lovgivning, skal utenriksstasjon på anmodning ta imot protest eller bistå skipsføreren med å få forretningen utført hos vedkommende myndigheter på stedet. Skipets dagbok for den reise protesten gjelder, skal fremlegges og gis påtegning om protesten. Til 24.

162 Avgivelse av sjøprotest er ikke påbudt etter norsk sjøfartslovgivning, men kan være påbudt i stedlig lovgivning. Det forekommer også at protest er påbudt i henhold til skipets befraktningsavtale. Når en skipsfører henvender seg til utenriksstasjon med anmodning om opptakelse av sjøprotest, må stasjonen kjenne til og kunne gi opplysning om hvordan gyldig protest kan avgis på tjenestestedet. På enkelte steder må gyldig sjøprotest avgis for kompetent myndighet på stedet, ofte notarius publicus, mens protesten på andre steder er rettskraftig også når den er avgitt ved utenriksstasjon. Det må påses at påtegning blir gjort i skipets dagbok for angjeldende reise om at sjøprotest er avgitt. Sjøprotesten vil vanligvis inneholde en beretning om begivenheter under skipets reise som har eller muligens kan ha medført skade på skip eller last. Den skal referere hendelsesforløpet for derigjennom å sikre beviset, og inneholder som oftest en erklæring om at skipsføreren holdes fri for følgene av skaden. Den alminnelige sjøprotest som her er omhandlet, må ikke forveksles med sjøforklaring, jfr. 23 og sjølovens bestemmelser om sjøforklaring. 25. Andre sjømanns- og skipsfartssaker. Utenriksstasjon kan av Utenriksdepartementet også pålegges andre oppgaver vedrørende norske skip eller vedrørende sjømenn som oppholder seg i land eller tilhører besetningen på norske skip. Til 25. Da de foregående paragrafer i dette kapittel med kommentarer ikke uttømmende kan omtale alle forskjellige pålegg det kan være tale om å gi utenriksstasjonene i forbindelse med sjømanns- og skipsfartssaker, er det i denne paragraf åpnet adgang til å pålegge stasjonene også andre oppgaver vedrørende sjømenn og norske skip. Som det fremgår, er det bare Utenriksdepartementet som kan gi slike pålegg. Det kan imidlertid delegere sin myndighet etter bestemmelsen til Sjøfartsdirektoratet, jfr. kgl. res. av 27. april 1962 og rundskriv nr. 5/62, datert 28. april 1962, fra daværende Handelsdepartement, og kgl. res. av 23. desember 1988 og UDs vedtak om delegasjon av 27. desember Norsk eide og norsk bestyrte skip under utenlandsk flagg. Utenriksstasjon skal bistå norsk eide og norsk bestyrte skip under utenlandsk flagg, i den grad som dette er arbeidsmessig mulig og det ikke er belastende i forhold til lokale myndigheter eller til offentligheten.

163 Til 26. Norske rederier kan eie eller drive skip under andre flagg. Disse skip er under flaggstatens jurisdiksjon, og lokale myndigheter kan avvise at Norge har noen interesse i saker vedrørende slike skip. Norge har imidlertid slik interesse dersom noen norsk statsborger er på skipet. Anmodninger om bistand vil normalt bare komme i konfliktsaker. Utenriksstasjonen skal som hovedregel bare ta imot slik anmodning fra norsk person eller selskap som har en interesse i saken. Spørsmålet om og eventuelt hvordan stasjonen bør gi bistand, kan forelegges Næringsog handelsdepartementet, Skipsfartspolitisk seksjon. Stasjonen skal normalt ikke opptre utad i privatrettslige konflikter, men kan veilede den norske part vedrørende valg av lokal advokat. I en konflikt med lokale myndigheter kan stasjonen be om opplysninger i saken, med henvisning til norsk interesse eller til prinsipiell rekkevidde. Det må eventuelt vurderes for hver enkelt sak om stasjonen skal gå inn mer aktivt. KAPITTEL 10. Forholdet til norske luftfartøyer 1. Bistand til norsk luftfartøy. Utenriksstasjon skal ivareta norske luftfartsinteresser i tjenestelandet, og yte bistand til norsk luftfartøy når forholdene tilsier det. Til 1. Norge har tiltrådt overenskomst om internasjonal sivil luftfart av 7. desember 1944 «Chicagokonvensjonen» (O/1948 s. 367 og NT/I/424 s. 1331). Konvensjonen gjelder for sivile luftfartøyer - ikke statsluftfartøyer - og gir blant annet fartøyer registrert i stat tilsluttet konvensjonen rett til, i ikke-regelbundet internasjonal luftfart (non-scheduled services), uten forhåndstillatelse å fly over vedkommende lands område og til å lande der for ikke-trafikkmessige formål (f.eks. for fylling av drivstoff, m.m.). Dersom slike luftfartøyer skal lande på en konvensjonsstats område i kommersielt øyemed, har vedkommende stat rett til å fastsette slike bestemmelser, vilkår og begrensninger som den måtte anse ønskelig. Normalt må det derfor foreligge tillatelse på forhånd fra vedkommende stat før slik flyging kan finne sted. Unntak fra dette gjelder imidlertid for en del flyginger i henhold til multilateral avtale om kommersiell ikke-regelbunden flyvning i Europa av 30.

164 april «Paris-avtalen» (O/1958 s. 36 og NT/III/682 s. 49). På grunn av utviklingen i Europa på 80- og 90-tallet, har imidlertid nevnte Paris-avtale mistet mye av sin betydning. For regelbundet internasjonal luftfart (rutefart) (scheduled services) kreves tillatelse fra de land som berøres av trafikken. Norge har tiltrådt en særskilt avtale som ble utarbeidet samtidig med Chicago-konvensjonen, nemlig internasjonal transittavtale om luftfart av 7. desember 1944 (O/1948 s. 426 og NT/I/425 s. 1360). Avtalen gir rutefly fra de land som er tilsluttet den (118 land pr ) adgang til å fly over de øvrige avtaleparters territorium, og til å foreta tekniske landinger der (uten trafikkrettigheter, d.v.s. uten rett til å ta opp eller sette av betalende last). De skandinaviske land opptrer som hovedregel samlet under forhandlinger om luftfartsavtaler på grunn av SAS-samarbeidet. Hovedelementene i luftfartsavtaler er: Administrative bestemmelser, kommersielle rettigheter som tilstås, kapasitets- og frekvensbegrensninger, tariffer samt rutelister. I mangel av formell luftfartsavtale kan de utpekte flyselskaper sikres rettigheter ved midlertidige tillatelser/konsesjoner. Kongens myndighet ifølge lov av 11. juni 1993 nr. 101 om luftfart (luftfartsloven) 8 1 ( til å meddele konsesjon for rutefart, er delegert til Samferdselsdepartementet ved Kronprinsreg. res. av 26. oktober Med virkning fra 1. juli 2001 er luftfartslovens 8 1 endret slik at det ikke lenger trengs konsesjon for drift av luftruter som er hjemlet i en luftfartsavtale. Samferdselsdepartementet har delegert myndigheten til å meddele tillatelse til drift av slike ruter til Luftfartstilsynet med virkning fra 1. mars Det tales gjerne om fem rettigheter som søkes oppnådd i andre land for rutefly - luftens fem friheter: Første frihet: Rett til overflyging uten landing. Annen frihet: Rett til teknisk mellomlanding (uten trafikkrettigheter). Tredje frihet: Rett til å sette av passasjerer og last fra flyets hjemland. Fjerde frihet: Rett til å ta opp passasjerer og last bestemt for flyets hjemland. Femte frihet: Rett til å ta opp og sette av passasjerer og last mellom to fremmede land. Første og annen frihet er regulert i ovennevnte transittavtale av 1944 og behøver bare forhandles om med land som ikke er parter i denne avtale. Tredje og fjerde frihet fører som regel heller ikke til problemer dersom to land ønsker luftfartssamarbeid. Femte frihet har vært og er fremdeles av stor økonomisk betydning for flyselskaper fra mindre og mellomstore land, da tredje- og fjerdefrihetstrafikken for disse land ikke alltid kan bli tilstrekkelig stor til å gjøre rutene lønnsomme. Denne rettighet er det i de senere år blitt stadig vanskeligere å oppnå. Selv om et flyselskap oppnår femte-frihetsrettigheter, vil trafikken dog kunne bli begrenset av kapasitetsbestemmelser.

165 Det er dessuten blitt vanlig å tale om også en "sjette frihet" som gjelder transport mellom to fremmede land via flyets hjemland. Den praktiske betydning av denne "frihet" ligger i at et lands flyselskap trekker til seg passasjerer og last fra nabolandene som fraktes videre med selskapets ruter fra hjemlandet til andre destinasjoner. (Det snakkes i luftfartsmiljøet også om 7. og 8. frihet, men frihet er ikke "friheter" som offisielt er definert av ICAO.) EU har gjennom siste halvdel av 80-årene og første halvdel av 90-årene liberalisert luftfarten slik at det nå er fri markedsadgang for alle flyselskap med EU-lisens. For å oppnå lisens må selskapet være teknisk/operativt skikket til å utføre den ønskede trafikken, samt ha økonomisk ryggrad til å opprettholde trafikken. Norge og Island er tilsluttet dette indre marked på luftfartens område gjennom EØS-avtalen. Dette sikrer at SAS godkjennes som et EU-selskap samtidig som andre norske flyselskap får samme rammebetingelser som sine danske og svenske konkurrenter. EU/EØS-regelverket åpner opp for at andre flyselskap fra EØSområdet kan trafikkere innenlandsstrekninger bl.a. i Norge. Ved godkjennelse av den såkalte SAS-klausul har de land som SAS trafikkerer, tillatt at konsortiet setter inn fly og mannskaper som er hjemmehørende i hvilket som helst av de tre deltakerland. Det er en forutsetning at alle tre land har tilnærmet likelydende luftfartsavtaler med vedkommende fremmede land. 2. Midlertidig nasjonalitetsbevis for fly. Utstedelse av midlertidig nasjonalitetsbevis (nasjonalitets- og registreringsbevis) for luftfartøy som i utlandet er ervervet som norsk eiendom, kan bare finne sted etter særlig instruks i hvert enkelt tilfelle. Midlertidig nasjonalitetsbevis (nasjonalitets- og registreringsbevis) utstedes på de vilkår og for det tidsrom som er bestemt av vedkommende norske myndighet. Til 2. Etter å ha påsett at de vilkår som er stipulert i vedkommende fagmyndighets (Norges luftfartøyregister) anmodning, er oppfylt, (bl.a. legitimering av eiendomsrett til fartøyet, bekreftelse på at fartøyet er slettet/ikke har vært registrert i vedkommende lands luftfartøyregister m.m.), underretter stasjonen Norges luftfartøyregister herom pr. telefax , eller pr. e-post: [email protected]. Ved mottakelse av underretningen foretar Norges luftfartøyregister foreløpig registrering, og stasjonen har bemyndigelse til å utstede midlertidig nasjonalitets- og registreringsbevis uten å avvente svar på sin telefax. Beviset gjøres gjeldende for hjemflyging til Norge eller den destinasjon som er oppgitt i Norges luftfartøyregisters anmodning. Gebyr innkreves etter gebyrtariffen, jfr KAPITTEL 11. Forholdet til norske militære enheter

166 1. Besøk av norske militære enheter. Utenriksstasjon skal på anmodning yte bistand ved planlegging, forberedelse og gjennomføring av norske militære enheters besøk på tjenestestedet. Til 1. Etter folkeretten har et marinefartøy og dets besetning immunitet og er unndratt det fremmede lands politi- og tvangsmakt. Under fartøyets opphold i fremmed havn kan havnestatens myndigheter således ikke foreta inspeksjon ombord eller gå ombord for å foreta arrestasjon. Heller ikke kan et marinefartøy, dets utstyr eller last beslaglegges ved administrativ eller judisiell forføyning. Det vises i denne forbindelse til internasjonal overenskomst om innføring av visse ensartede regler om immunitet for statsskip av 10. april 1926 (inntatt i O/1939 s. 85, jfr. O/1953 s. 567, og i NT/I/252 og 252A s. 657). I prinsippet har også militærfly og dets besetning samme folkerettslige beskyttelse som marinefartøyer. Før norske militære enheter besøker et fremmed land, må utenriksstasjon vanligvis innhente tillatelse fra myndighetene på stedet eller sende notifikasjon om besøket. De nødvendige opplysninger om enhetenes sammensetning m.m. vil bli meddelt stasjonen fra vedkommende norske myndigheter. Besøk av militære enheter inndeles i kategoriene formelle (engelsk: formal, fransk: officiel), uformelle (engelsk: informal, fransk: non officiel) og rutine (engelsk: routine, fransk: de rutine). For søknad om besøkstillatelse vil det fra myndighetene i Norge bli angitt hvilken besøkskategori som er aktuell. På anmodning skal stasjonen bistå med å skaffe opplysninger om gjeldende stedlige forskrifter, regler og annet av interesse. Det påligger stasjonen å underrette sjefen for den militære enhet om mulige seremonier som bør iakttas under besøket. Ved viktigere besøk bør stasjonen på forhånd ha gjort nødvendige forberedelser i anledning av mulige seremonier og ha truffet avtaler om ønskede offisielle visitter e.l. hos myndighetene på stedet. Etter at den militære enhet er ankommet, bør stasjonen alltid konferere med sjefen for enheten om eventuelle arrangementer under oppholdet. Utenriksstasjon er ikke pålagt representasjonsplikt overfor offiserer og mannskaper med mindre det måtte være bestemt i det enkelte tilfelle. Stasjonen må ikke påføre det offentlige utgifter ved besøket med mindre forhåndssamtykke er innhentet fra overordnet fagstasjon eller fra myndighetene i Norge. I påkommende tilfelle forårsaket av f.eks. sykdom, dødsfall, ulovlig fravær, akterutseiling blant de besøkende militære mannskaper, skal utenriksstasjon bistå i samsvar med forholdsordre fra sjefen for den militære enhet, eventuelt hvis enheten er avreist fra vedkommende militære myndighet i Norge. Hvis tiden ikke tillater innhenting av forholdsordre, skal stasjonen ta hånd om saken på den måte som anses mest hensiktsmessig,

167 og kan så langt det passer legge til grunn de regler som gjelder for sjømenn, jfr. kap. 9. Innberetninger m.m. i slike saker skal imidlertid sendes til aktuell militær hjemmemyndighet. Tredje del Utenrikstjenestens administrasjon KAPITTEL 12. Økonomiforvaltning 1. Økonomiinstruks. Regler for økonomiforvaltning ved fagstasjon fastsettes av Utenriksdepartementet i Hovedinstruks for økonomiforvaltningen ved utenriksstasjonene (HIØU), som er overordnet instruks overfor fagstasjonene på det økonomisk-administrative området. Tjenestemenn ved fagstasjonene som kan få befatning med økonomiforvaltningen, pålegges å sette seg nøye inn i alle gjeldende regler på området. Til 1. Økonomireglement for staten (ØR), fastsatt ved kgl. res. 26. januar 1996, trådte i kraft 10. januar Funksjonelle krav (FK) til økonomiforvaltningen i staten ble fastsatt av Finansdepartementet 24. oktober 1996 med endringer av 23. august Innenfor rammene av disse utarbeides nødvendige skriftlige instrukser tilpasset den enkelte virksomhet. Utenriksdepartementet har til bruk ved fagstasjonene utarbeidet nevnte HIØU, som trådte i kraft 1. mars Den er gjort gjeldende for samtlige fagstasjoner. Stasjonssjefen er som øverste leder for utenriksstasjonen ansvarlig for dens økonomiforvaltning, men samtlige tjenestemenn som kan få befatning med slik forvaltning ved fagstasjonene, må sette seg nøye inn i alle gjeldende regler på området. I tilknytning til HIØU er det utarbeidet retningslinjer og rutinebeskrivelser, jfr. 3 nedenfor. HIØU omfatter følgende funksjoner: Styring og kontroll med at forvaltning av statlige midler skjer innenfor rammer og forutsetninger fastsatt av Stortinget, gjeldende ØR med tilhørende FK og i henhold til hjemmemyndighets tildelingsskriv, gjeldende bestemmelser, samt gjennomføring av tiltak for å sikre statens materielle verdier. Forvaltning og utbetaling av midler i henhold til Utenriksinstruksen. Resultatoppfølging av Stortingets vedtak og hjemmemyndighets tildelingsskriv.

168 HIØU gjelder ikke for valgkonsulatene som innkrever gebyrer, mottar refusjon for visse utgifter og avlegger regnskap i samsvar med de aktuelle bestemmelser i kap Perioderegnskap. Avregning med annen myndighet. Fagstasjon avlegger til fastsatte tider regnskap over alle innbetalinger og utbetalinger ved stasjonen i samsvar med HIØUs bestemmelser. Fagstasjon kan med Utenriksdepartementets samtykke foreta avregning direkte med annen myndighet. Til 2. Det vises til HIØU, særlig pkt. 5, og dessuten til gjeldende Økonomi- og regnskapsinstruks (ØRI), jfr. 3 nedenfor. 3. Retningslinjer og rutinebeskrivelser. Fagstasjon skal nøye følge de retningslinjer og rutinebeskrivelser som utarbeides og fastsettes av vedkommende administrative hjemmemyndighet. Til 3. I tilknytning til HIØU utarbeides det retningslinjer og rutinebeskrivelser av vedkommende administrative hjemmemyndighet. De retningslinjer og rutinebeskrivelser som departementet utferdiger til bruk ved fagstasjonene, inneholder detaljert veiledning for regnskapsførsel m.v. og vil for det alt vesentlige være samlet i Økonomi- og regnskapsinstruksen (ØRI), som alle berørte tjenestemenn må sette seg nøye inn i. 4. Anvisning og kontroll. 1. Ved fagstasjon skal alle inn- og utbetalinger anvises (jfr. pkt og 4.3 i HIØU) av stasjonssjefen eller av annen tjenestemann som Utenriksdepartementet, på stasjonssjefens anmodning, har gitt anvisningsmyndighet. Tjenestemannen er ansvarlig for de utbetalinger som anvises. Utenriksstasjonens kjøp av varer og tjenester skal være hjemlet innenfor tildelingsskriv eller gjeldende regelverk og skje i samsvar med gjeldende rutiner utarbeidet av hjemmemyndighet. 2. Stasjonssjefen eller den som er gitt anvisningsmyndighet, skal minst én gang hver periode uanmeldt og til uregelmessige tider foreta administrativ beholdningskontroll av stasjonens likvide midler og andre verdisaker i samsvar med HIØUs bestemmelser. 3. Stasjonssjefen er ansvarlig for stasjonens beholdning av likvide midler og andre verdisaker, og skal sørge for at disse oppbevares på betryggende måte.

169 4. Stasjonens kassabeholdning, bankkonti og regnskaper skal holdes atskilt fra stasjonssjefens og det øvrige personalets private midler og regnskaper. Til 4. Regler om tjenestemanns ansvar for forvaltning m.v. av offentlige midler er fastsatt i lov av 28. mars 1958 nr. 4 om ansvar og garanti for statens oppkrevere og regnskapsførere m.v. ( Det gjøres spesielt oppmerksom på at loven tar sikte på alle statens oppkrevere, kasserere og regnskapsførere og såvel overordnede som underordnede, og dermed alle tjenestemenn som overhodet har gjøremål av nevnte art. Loven gjelder også for valgkonsuler som i tjenestens medfør forvalter offentlige midler og midler tilhørende norske borgere, jfr m/komm. 5. Revisjon og ettersyn. 1. Utenriksstasjon er undergitt offentlig revisjon for alle midler som stasjonen forvalter. 2. Ettersyn og annen kontroll kan iverksettes uanmeldt. Til 5. Om Riksrevisjonen vises det til Grunnloven 75, litra k, og til lov av 8. februar 1918 om statens revisionsvæsen (Riksrevisjonen) særlig 1 og 5, 2. ledd ( Disse hjemler adgang for Riksrevisjonen til å kontrollere såvel fagstasjonenes som valgkonsulatenes regnskaper og å iverksette stedlig ettersyn. Ettersyn utføres etter særskilt fullmakt av representant fra Riksrevisjonen, Utenriksdepartementet eller overordnet fagstasjon. Fullmaktsbrev undertegnet av Riksrevisjonen eller av Utenriksdepartementet skal forevises stasjonssjefen, dennes stedfortreder eller stasjonens regnskapsfører før vedkommende revisor gis adgang til stasjonens regnskaper og midler. Når stedlig ettersyn iverksettes, er stasjonen forpliktet til å fremlegge for revisor alle midler, regnskapsbøker og fortegnelser m.v. (også elektroniske) ved stasjonen og å gi enhver opplysning eller redegjørelse som revisor finner nødvendig for sitt arbeid. 6. Gebyrer. Utenriksstasjon skal oppkreve og avlegge regnskap for gebyr i samsvar med bestemmelsene i gjeldende gebyrtariff for visse tjenestehandlinger som utføres for private. Til 6.

170 Gebyrtariff for Norges utenriksstasjoner ble sist fastsatt ved kgl. res. av 9. mars 2001, i kraft 25. mars 200l, jfr. ukenytt nr. 12/01: Som forskrift nr. 371 ligger gebyrtariffen på Lovdata: html. Tariffen finnes også på UDintra under: Administrasjon Regelverk, håndbøker og instrukser, både i norsk, engelsk, fransk og spansk versjon. Dessuten er den norske på: b-n-a.html. KAPITTEL 13. Kontor og boliger A. Leie av og utstyr til kontor og boliger. Kontortid. 1. Driftsansvar. Beliggenhet. Kontortid. 1. Stasjonssjefens overordnede ansvar for fagstasjons samlede drift omfatter også ansvar for eiendommer, inventar og utstyr som tilhører den norske stat, samt for inngåelse av leiekontrakter for kontor og boliger for utsendte tjenestemenn. Ved skifte i stillingen skal påtroppende stasjonssjef foreta kontroll av alle statens eiendeler, inkludert faste eiendommer. 2. Kontorlokaler for fagstasjoner skal ha en sentral og hensiktmessig beliggenhet, hensyn tatt til de lokale forhold. Kontoret skal holdes åpent hverdager til de tider som er vanlig i vedkommende land. Stasjonen skal også yte bistand utenfor kontortid når det er nødvendig. 3. Alle leide boliger bør også ha en hensiktsmessig beliggenhet, hensyn tatt til kontorets og skolers lokalisering, aktuelle boligkvarters standard, transport- og rekreasjonsmuligheter og andre lokale forhold. Til I tillegg til stasjonssjefen har de enkelte tjenestemenn et eget ansvar for boliger og inventar som de disponerer. En generell, kortfattet orientering om boligforvaltning i forbindelse med utetjeneste er lagt ut på UDintra under Administrasjon Personalforvaltning Når du er i utetjeneste Boligforvaltning.

171 2. Samlet normal arbeidstid pr. uke skal ved alle fagstasjoner stort sett tilsvare den ordinære arbeidstid i Utenriksdepartementet, som er gjennomsnittlig 37½ time pr. uke for hele året. Det er ikke anledning til å ha halv kontortid, hverken på fredager eller andre dager. Hvis arbeidsmengde og øvrige forhold tilsier en slik ordning, kan fagstasjon skille mellom kontortid og såkalt ekspedisjonstid f.eks. for visumsaker, slik at sistnevnte er mer begrenset enn den fulle kontortid. Men fagstasjons åpningstider må ikke avvike vesentlig fra offisiell kontortid på stedet. Når det gjelder telefonsvarer- og vaktordning ved stasjonene, vises det til egne retningslinjer inntatt i ukenytt nr. 46/99 av punkt 3 ( Oppslag om kontortiden skal finnes ved inngangen til kontorlokalet, og kontorets adresse og opplysninger om kontortiden skal inntas i stedets alminnelige adressebok. Stasjonens telefonnummer skal finnes i telefonkatalogen under rubrikk "Ambassader" eller "Konsulater", under stasjonssjefens navn og under eventuell annen rubrikk som gjør det lettere å finne frem. Forandringer i stasjonens kontoradresse, kontortid, telefon- og faksnummer, e-posttilknytning m.v. skal straks meldes elektronisk til Utenriksdepartementet. 3. Det kreves grundig forarbeid for å finne frem til egnede tjenesteboliger. Leieutgiftene må holdes innenfor de tildelte rammer og det må tas hensyn til at etterfølgere skal kunne benytte samme bolig. 2. Leie av kontorlokaler. Leie av kontorlokaler skal forhåndsgodkjennes av Utenriksdepartementet. Forslag til skifte av kontorer må tas opp med departementet før eventuell oppsigelse av løpende leiekontrakt. Hvis utleier sier opp kontrakten, skal departementet straks underrettes. Leiekontrakt skal tegnes i fagstasjonens navn med diplomatklausul som dekker de tilfelle at stasjonen blir besluttet nedlagt, midlertidig stengt eller flyttet. Kontraktsforslaget bør gjennomgås av en stedlig advokat. Kopi av leiekontrakt, rominndeling og skisse sendes departementet. Møblering av kontorlokaler, inkludert kontorteknisk utstyr, fastlegges av departementet. Til 2. Utenriksdepartementet har ansvaret for fagstasjonenes innleie av kontorlokaler. All fremleie av kontorer må tas opp med departementet. Ved krav om depositum skal beløpet registreres og posteres på reskontrokonto ved stasjonen som skal påse at beløpet blir tilbakebetalt ved leieforholdets opphør.

172 I de tilfelle den norske stat eier kontorlokalene, inngår Utenriksdepartementet leieavtaler med fastsatt oppsigelsestid med Statsbygg. Departementet betaler leie for disse kontorer direkte til Statsbygg. Møblering av kontorlokaler bestemmes av departementet; og endringer i konsept og planløsning forutsetter forutgående godkjenning. Anskaffelse av kontorteknisk utstyr, inkludert kommunikasjonsmidler, skal skje i forståelse med departementet. Fagstasjon skal hvert tredje år sende Utenriksdepartementet ajourført liste over kontorteknisk utstyr. Listen skal inneholde opplysninger om merke, modell, kvalitet, anskaffelsesdato og eventuelt hjemmelsskriv. Staten dekker installasjon og drift av kabel/satellitt-tv i kontorer. 3. Leie av tjenesteboliger. 1. Fagstasjon er ansvarlig for innleie av tjenesteboliger. Leiekontrakt skal tegnes i stasjonens navn med diplomatklausul som er vanlig på stedet. Kopi av leiekontrakt, boligoppgave og skisse sendes departementet. 2. Påtroppende tjenestemann skal i utgangspunktet flytte inn i forgjengers bolig. Bytte av bolig forutsetter at husleien i det nye boligforholdet tilsvarer eller er lavere enn den gjeldende. 3. Boliger som eies av staten ved Statsbygg, kan ikke fraflyttes i tjenesteperioden uten samtykke fra Utenriksdepartementet. Til Sjekkliste til bruk ved inngåelse av leiekontrakter for tjenesteboliger fås ved henvendelse til departementet. Leiesaker skal forelegges for departementet dersom forskuddsleie utover budsjettåret kreves eller nye leieforhold skyldes en økning av personalet ved stasjonen. Det er ønskelig med langvarige leiekontrakter. Ved krav om depositum skal beløpet registreres og posteres på reskontrokonto ved stasjonen som må påse at beløpet blir tilbakebetalt ved leieforholdets opphør. Tjenestemannen er ansvarlig for skade på bolig og inventar. Ved dyrehold skal stasjonen kreve inn et depositum, alternativt skal beboer fremlegge forsikring som dekker eventuell skade. I tillegg til husleien dekkes meglerhonorar, utgifter til oppvarming, elektrisitet, gass, vann, renovasjon og desinfeksjon, samt eventuelle fellesutgifter knyttet til portner, vaktmester o.a. der boligen er en del av et større kompleks.

173 Telefon i tjenestebolig dekkes etter Statens bestemmelser, jfr. ØRI kap Forklaring til kontoplanen. Beboer forutsettes å dekke vedlikehold av hage der det er aktuelt, samt løpende utgifter til renhold av bolig. Staten dekker ikke installasjon og abonnement for kabel/satellitt-tv. Hvis tjenestemannen eier sin bolig på tjenestestedet, dekkes 75% av utgifter for normal leie, samt driftsutgifter etter regning. Dersom samlivspartner får dekket leie- og driftsutgifter for bolig av annen instans, plikter tjenestemannen å gjøre dette forhold kjent for Utenriksdepartementet som i slike tilfelle fastsetter boliggodtgjørelsen særskilt. 2. Stasjoner med flere utsendte tjenestemenn anmodes om i samråd med de berørte å disponere eksisterende boligmasse for på best mulig måte å ivareta de utsendte tjenestemenns behov. Antall familiemedlemmer er retningsgivende når det gjelder valg av størrelse på innleid bolig. 3. Utenriksdepartementet inngår leieavtaler med Statsbygg med fastsatte oppsigelsestider, og betaler leie for statseide boliger direkte til Statsbygg. 4. Møblering av tjenesteboliger. Statsmøblerte tjenesteboliger skal som hovedregel være 85% møblert. Dette omfatter møbler, belysning og gardiner, men ikke tepper, servise og sengetøy. Til 4. Oversikt over steder med statsmøblerte tjenesteboliger fåes ved henvendelse til departementet. Behov for supplering og nymøblering tas opp i stasjonens virksomhetsplan, fortrinnsvis i forbindelse med skifte i stilling. Midler tildeles stasjonen for lokale innkjøp. Inventarlister for statsmøblerte tjenesteboliger utarbeides på stasjonen til informasjon for påtroppende tjenestemann. Listene skal ikke sendes til departementet. Alle tjenesteboliger skal være utstyrt med hvitevarer. 5. Leie av stasjonssjefsbolig. 1. Leie av stasjonssjefsboliger skal forhåndsgodkjennes av Utenriksdepartementet. Forslag til skifte av embetsbolig må tas opp med departementet før eventuell oppsigelse av løpende leiekontrakt. Hvis utleier sier opp kontrakten, skal departementet straks underrettes.

174 Leiekontrakt skal tegnes i fagstasjonens navn med diplomatklausul som er vanlig på stedet. Kontraktsforslaget bør gjennomgås av en stedlig advokat. Kopi av leiekontrakt, boligoppgave og skisse sendes departementet. 2. Embetsbolig som eies av staten ved Statsbygg, kan ikke fraflyttes i tjenesteperioden uten samtykke fra Utenriksdepartementet. Til I tillegg til husleie dekkes meglerhonorar, utgifter til oppvarming, elektrisitet, gass, vann, renovasjon og desinfeksjon, samt evt. fellesutgifter knyttet til portner, vaktmester o.a. der boligen er en del av et kompleks. Videre dekkes nødvendige utgifter til vedlikehold av hage, forbruksmateriell som lyspærer og sikringer, vask av vinduer, renhold og rensing av statens møbler, tepper og gardiner etter behov. Telefon i tjenestebolig dekkes etter Statens bestemmelser, jfr. ØRI kap Forklaring til kontoplanen. Ved krav om depositum skal beløpet registreres og posteres på reskontrokonto ved stasjonen som må påse at beløpet blir tilbakebetalt ved leieforholdets opphør. 2. Utenriksdepartementet inngår avtaler med Statsbygg om leieforhold for statseide embetsboliger med fastsatt oppsigelsestid, og betaler leie for disse boliger direkte til Statsbygg. 6. Møblering og kunstnerisk utsmykking av embetsbolig. Utenriksdepartementet er ansvarlig for møblering og utsmykking av embetsboligens representasjonsrom. Innkjøp av møbler, tepper og annet utstyr til representasjonsrommene skal ikke foretas uten at dette på forhånd er godkjent av departementet. Stasjonen har heller ikke fullmakt til innkjøp av kunst. Til 6. Konsept og planløsning av innredningsprosjekter skal godkjennes av departementet. All innredning skal være i samsvar med godkjent konsept og planløsning. Behov for supplering eller nymøblering fremmes i stasjonens virksomhetsplan. Med representasjonsrom menes normalt salong(er), spisestue, bibliotek og hall. I tillegg statsmøbleres hovedsoverom og statens gjesterom. Kun til statens gjesterom holdes sengetøy, jfr. ØRI kap Inventarlister for stasjonssjefsboligene utarbeides av departementet og skal finnes på stasjonen. Komiteen for kunstnerisk utsmykking vurderer behovet for utsmykking av stasjonssjefsboliger og kontorer. Stasjonene har således ikke fullmakt til å kjøpe inn kunst. Innramming skal kun foretas i samråd med departementet. Det utarbeides detaljerte

175 utsmykkingsplaner som angir plassering av kunst-verkene. Det er ikke anledning til å flytte eller fjerne kunstverk uten departementets godkjenning. Ved lengre fravær skal verdifulle gjenstander oppbevares på en forsvarlig måte. 7. Representasjonsutstyr. Stasjonssjefsboligene utstyres med sølvbestikk og representasjonsservise, -glass og -duker. Til 7. Nødvendige suppleringer foretas av stasjonen og dekkes innenfor tildelt budsjett. Det er ikke anledning til å supplere sølvtøybeholdningen utover det antall som den enkelte stasjon skal være utstyrt med. Kjøkkenutstyr til bruk ved representasjon anskaffes lokalt. 8. Ombygging og vedlikehold. 1. Stasjonssjefen har ansvar for drift og vedlikehold av eiendommer, inventar og utstyr som tilhører det offentlige. Utgifter til ombygging, vedlikehold og oppussing av kontorer, tjenesteboliger eller embetsbolig dekkes etter forhåndssamtykke fra Utenriksdepartementet. Behov fremmes i stasjonens virksomhetsplan. Nødvendig reparasjonsarbeid for å begrense skade skal igangsettes straks uten forhåndsgodkjenning. Forholdet innrapporteres til departementet så snart som mulig. 2. Når kontorer, boliger og embetsbolig innleies lokalt, skal fagstasjon påse at leiekontrakten inneholder bestemmelser om utleiers vedlikeholdsansvar i den utstrekning det er vanlig på stedet. Øvrige utgifter til vedlikehold m.v. av slike kontorer og boliger dekkes etter forhåndssamtykke fra Utenriksdepartementet. Mindre utbedringer og strakstiltak til å avverge større skade kan foretas omgående hvis fagstasjonen kan dekke utgiftene innenfor eget budsjett. Forøvrig fremmes antatt årlig behov i stasjonens virksomhetsplan. Til Statens eiendommer i utlandet utgjør store verdier og viktigheten av godt og forsvarlig vedlikehold understrekes. Når midler er stilt til rådighet, må fagstasjon sørge for at vedlikehold og oppussing blir igangsatt og gjennomført.

176 Ansvaret for vedlikehold av leieobjekter som tilhører staten, er delt mellom Statsbygg og Utenriksdepartementet. Hovedprinsippet er at departementet som leietaker sørger for det innvendige vedlikehold, mens Statsbygg tar seg av det utvendige. Spørsmål om vedlikehold m.v. tas opp med departementet. Fagstasjon må påse at dens budsjettmidler ikke går til å dekke tiltak som Statsbygg er ansvarlig for. Statsbygg tildeler ikke midler, men kan gi fagstasjonene fullmakt til å gjennomføre tiltak. Utgiftene overføres i disse tilfelle til UD ved debetnota vedlagt kvitterte bilag, alternativt regning (Agresso-stasjoner). 2. Det er ikke uvanlig at lokal utleier av kontor- og boligenheter etter stedlige regler kan påta seg ganske utstrakt vedlikeholdsansvar for de utleide eiendommer og deres faste innretninger, særlig utvendig når det gjelder selve eiendommen, men også innvendig vedlikehold av faste innretninger som fyrings-, kjøle- og ventilasjonsanlegg. Under kontraktsforhandlingene må fagstasjon påse at slike bestemmelser som er vanlig på stedet, blir inntatt i den endelige leieavtale før undertegning. Stasjonen må under det løpende leieforhold sørge for at utleier innfrir sine forpliktelser etter kontrakten når aktuelle tilfelle oppstår. B. Andre forhold knyttet til kontor og boliger. 9. Fagstasjons arkiv og journalføring. Fagstasjons arkivordning skal følge regler som fastsettes av Utenriksdepartementet. Til 9. Fagstasjon skal ha samme arkivordning som Utenriksdepartementet, som igjen har sin ordning forankret i lov om arkiv av 4. desember 1992 nr. 126 ( html) og forskrift om offentlege arkiv av 11. desember 1998 nr ( som begge også gjelder for utenriksstasjonene. Fagstasjon skal i henhold til disse regler journalføre all arkivverdig korrespondanse. Som i Utenriksdepartementet vil det omfatte alle dokumenter som inngår i saksbehandlingen ved stasjonen, samt de som har verdi som dokumentasjon. Saksdokument som blir avsendt eller mottatt via telefaks eller e-post, skal journalføres etter samme prinsipper som for saksdokumenter for øvrig. Det vises her også til egen "Instruks for arkiv i utenrikstjenesten", fastsatt av Utenriksråden 21. januar 1999, og inntatt på side 3 i UDs "Rutinebeskrivelse for arkiv", revidert 11. juni 2002; som finnes på UDintra under Administrasjon Arkivenheten med lenker nederst på siden. Nevnte instruks for arkiv gjelder også for stasjonene, mens det for ordens skyld gjøres oppmerksom på at rutinebeskrivelsen er tilpasset UDs behov. Stasjonene kan likevel benytte sistnevnte som veiledende ved utarbeidelse av egne rutiner for sine arkiv, i samråd med UD. UD og noen stasjoner har tatt i bruk elektronisk journal. Utenrikstjenesten har derfor for tiden to typer journaler - manuell journal og elektronisk journal.

177 En manuell journal skal inneholde rubrikker for: Journalføringsdato Journalnummer Avsender Innholdsangivelse Skrivets dato Arkivkode Saksbehandler Ekspedisjon/avskrivingsmåte (angivelse av hvordan dokumentet er ekspedert/avskrevet). Ekspedisjonsdato/avskrivningsdato. Merknader. Stasjonene som benytter manuell journal skal føre tre typer journaler: 1. En journal hvor det føres dokumenter gradert STRENGT HEMMELIG etter 11, jfr. 12, i sikkerhetsloven av 20. mars 1998 nr. 10 ( Denne journal skal merkes STRENGT HEMMELIG og er unntatt offentlighet. 2. En journal hvor det føres dokumenter gradert HEMMELIG, KONFIDENSIELT, BEGRENSET etter samme bestemmelser i sikkerhetsloven; og STRENGT FORTROLIG OG FORTROLIG etter 8, jfr. 2, 3 og 4 i beskyttelsesinstruksen inntatt i forskrift nr av 17. mars 1972 ( Denne journal skal merkes BEGRENSET og er også unntatt offentlighet. 3. En journal hvor all øvrig korrespondanse føres. Denne journalen skal omfatte ugraderte dokumenter/korrespondanse og dokumenter/korrespondanse unntatt fra offentlighet, og skal danne grunnlaget for å produsere den offentlige journalen. Såvel innkomne som utgående skriv føres inn i samme journal. En utgående ekspedisjon som er foranlediget av et innkommet skriv, føres i ekspedisjonsrubrikken (avskrivningsrubrikken) på journalnummeret for det innkomne skriv. Andre utgående skriv føres inn på nytt journalnummer med vedkommende fagstasjon som avsender og med adressaten angitt i ekspedisjonsrubrikken. Journaler til gradert materiale og journalark rekvireres fra Utenriksdepartementet.

178 Alle skriv skal umiddelbart etter ekspedisjon arkivlegges i sine respektive saksmapper. Arkivleggingen skjer kronologisk, idet en for innkomne skriv legger til grunn innkomstdatoen, for utgående skriv avsendelsesdatoen. Skriv som er arkivlagt, må ikke fjernes fra saksmappen uten at det gjøres anmerkning om dette i journalen. Når det gjelder elektronisk journal, kan fagstasjon ikke benytte andre former for slik journal enn systemer som er godkjent av departementet. Stasjonene kan heller ikke innføre elektronisk journal uten godkjenning fra departementet. Felles for alle fagstasjoner er at ved klasseringen av korrespondansen skal de benytte "Arkivnøkkel for utenrikstjenesten". Arkivnøkkelen er hierarkisk oppbygget og de stasjonene som ikke har behov for det, trenger ikke benytte alle undergruppene. Som en generell regel, anbefales det å benytte det overordnete begrep (tre siffer). Ved spesielle behov f.eks. ved spesielle fagområder kan alle undergruppene benyttes. Det må ikke gjøres endringer i arkivnøkkelen. Ved behov for endringer, skal arkivenheten i departementet kontaktes. Kassasjon av dokumenter skal finne sted i samsvar med bestemmelsene i «Instruks om arkivbegrensning og kassasjon ved fagstasjonene» av 25. mars Når det gjelder endring i 1969-instruksen om kopibok ved fagstasjonene, vises det til ukenytt nr. 46/99 av punkt 4 ( Kassasjon av dokumenter ved integrerte stasjoner som administreres av UD, skal imidlertid følge samme instruks som for stasjoner som administreres av NORAD, dvs. "Arkivbegrensning, kassasjon og bortsetting ved ambassaden" av 28. november Arkivsaker som er eldre enn ca år, vil kunne hjemsendes til Utenriksdepartementet etter at samtykke er innhentet. Et slikt samtykke vil være betinget av at stasjonen har foretatt kassasjoner i samsvar med ovennevnte instrukser. Hjemsendelse av arkivmateriale må følge Riksarkivets krav til overføring til depotarkiv. Når det gjelder behandling av dokumenter som av sikkerhetsmessige grunner må beskyttes, herunder tilintetgjørelse av hemmelige dokumenter, er nærmere regler inntatt i kommentarene til 13. Det skal lages egne arkiv for sideakkrediterte stasjoner. 1. Ved alle utenriksstasjoner skal finnes: a) embetssignet og -stempel, b) det norske statsflagg, og c) stasjonsskilt med det norske riksvåpen. 10. Embetssignet, stempel, statsflagg og riksvåpen. 2. Signet, stempler, flagg og stasjonsskilt tilstilles stasjonene av Utenriksdepartementet og tillates ikke anskaffet på annen måte. Embetssignet og stempler skal holdes forsvarlig nedlåst.

179 Til 10. Signet og stempler Stasjonens signet og stempler må oppbevares omhyggelig på et sted hvor de ikke kan nås av uvedkommende. Utenfor kontortiden må signet og stempel være nedlåst. Signet og plater for det offisielle embetsstempel må ikke anskaffes av stasjonen selv, men rekvireres fra Utenriksdepartementet når de gamle ikke lenger kan brukes. Offisielle signeter og stempler må ikke brukes i privat korrespondanse. Offisielle signeter og stempler som har tilhørt nedlagte stasjoner, eller som av annen grunn ikke lenger brukes, skal innsendes til Utenriksdepartementet. Når ny valgkonsul ved tiltredelse innsender til overordnet fagstasjon avtrykk av sin stasjons signet og stempel, skal de videresendes til Utenriksdepartementet dersom fagstasjonen finner noe å bemerke ved avtrykkene, jfr ,1 m/komm. Lover og forskrifter: Flaggregler Grunnloven fastsetter i 111 at det norske flaggets form og farger skal fastsettes ved lov. Dette er gjort i lov om Norges Flag av 10. desember 1898 nr. 1 ( html). Loven beskriver handelsflagget (som er identisk med nasjonalflagget) i detalj i 1 forsåvidt gjelder form og innbyrdes forholdstall. Fargebeskrivelsen "høirødt" og "mørkeblaat" gir imidlertid ikke de samme presise rammer for gjengivelse. Utenriksdepartementet legger imidlertid til grunn at flagget har samme rødfarge som det danske flagg og samme blåfarge som det franske. Etter Pantone fargesystem skal man benytte PMS 032 U for rødfargen og PMS 281 U for blåfargen. I flagglovens 2 bestemmes at handelsflagget skal benyttes på handelsfartøyer i utenlandsk havn når de ønsker beskyttelse og bistand av norske offisielle representanter. Det bestemmes også i 2 at et tilsvarende flagg med splitt skal brukes fra statens offentlige bygninger (statsflagget). Forskrift angående bruk av statsflagget og handelsflagget - (Flaggreglementet) av 21. oktober 1927 nr med senere endringer ( utdyper bestemmelsene i flaggloven. Dette reglement er også gjengitt under konstitusjonelle organer i Norges Statskalender, som nå er tilgjengelig i web-utgave for hele utenrikstjenesten ved en permanent lenke fra siden Informasjonstjenester på UDintra. I den trykte utgave av Statskalenderen gjengis samme sted dessuten form og farger for begge Norges flagg ved avtrykk av både statsflagget og handelsflagget. Flaggtider: Flagget heises kl 0800 i den lyse årstid - mars til og med oktober på den nordlige halvkule, og kl 0900 i den mørke årstid november til og med februar på den nordlige halvkule. Flagget hales ved solnedgang, men ikke senere enn kl 2100 i den lyse årstid og ikke tidligere enn kl 1500 i den mørke årstid.

180 Ved utenriksstasjon skal det flagges med statsflagget på følgende offisielle flaggdager: 1. januar (Nyttårsdag) 21. februar (H.M. Kongens fødselsdag) 1. påskedag 1. mai 8. mai (Frigjøringsdagen 1945) 17. mai 1. pinsedag 7. juni (Unionsoppløsningen 1905) 4. juli (H.M. Dronningens fødselsdag) 20. juli (H.K.H. Kronprinsens fødselsdag) 29. juli (Olsok) 19. august (H.K.H. Kronprinsessens fødselsdag) 22. september (Prinsesse Märtha Louises fødselsdag) 25. desember (1. juledag) Valgdager ved Stortingsvalg. Utenriksdepartementet kan bestemme at det skal flagges også på andre dager som skal særskilt markeres. Utenriksstasjon skal benytte statsflagget for all flagging utenom rent private anledninger. Flagging og flaggbruk ved dødsfall: Hvis et medlem av det norske Kongehus avgår ved døden, skal det flagges på halv stang hver dag fra den dag meldingen om dødsfallet mottas og til bisettelsen har funnet sted. Når bisettelsen er avsluttet, heises flagget på hel stang. Avholdes minnegudstjeneste på tjenestestedet etter at bisettelsen har funnet sted, heises flagget på hel stang om morgenen. Femten minutter før minnegudstjenesten begynner, fires det på halv stang, for deretter igjen å heises til topps når gudstjenesten er over. Ved andre dødsfall går vanligvis sorg foran glede. Finner dødsfall sted på offentlig flaggdag, fires flagget på halv stang. På begravelsesdagen flagges det på halv stang inntil begravelsesseremonien er over, hvoretter flagget heises på hel stang.

181 Ved flagging på halv stang skal flagget først heises helt opp, holdes stille et øyeblikk, og fires deretter 1/3 av flaggstangens lengde, dog minst en flaggbredde. Når flagget hales ved solnedgang, skal det først heises til topps og deretter hales. Skal en kiste dekkes med det norske flagg, anbringes korset ved hodeenden. Før kisten senkes, fjernes flagget. Dekorering med flagg: Flagget kan anbringes foran, over eller bak en talerstol eller på talerens høyre side. Er flagget utspent på en vegg vendes de kvadratiske flater (nærmest stangen) opp eller til venstre for tilskueren. Flagget kan ikke brukes som duk på et bord eller som draperi av noe slag (således heller ikke som dekke ved avduking av minnetavler eller monumenter). Derimot kan flaggets farger anvendes. Utlån og stell av flagg: Statsflagget må ikke lånes ut til bruk ved sportsstevner, utstillinger eller festligheter av noen art. Det kan bare brukes av norske (offisielle) myndigheter. Derimot kan handels- eller nasjonalflagget lånes ut, forutsatt at det blir behandlet med den respekt som skal vises nasjonale symboler. Flagget må alltid holdes i god stand, vaskes og repareres når det er nødvendig. Når det ikke mer kan brukes, skal det brennes. Nytt flagg skal bestilles fra Utenriksdepartementet (Rekvisitalageret). Særskilt for utenriksstasjonene: Flagget skal så vidt mulig heises på stasjonens kontorbygning, enten på frittstående flaggstang eller på taket av huset, eller på skråttstilt flaggstang på husets fasade. Hvis stasjonssjefen bor et annet sted enn i det hus hvor kontoret er, kan det flagges begge steder. Har utsendt stasjonssjef særskilt embetsbolig, skal det flagges fra denne. Statsflagget skal også heises på mottakerstatens nasjonale flaggdager, forutsatt at flaggingen ikke er foranlediget ved et minne som er krenkende for Norge eller for en vennligsinnet, fremmed nasjon. Videre kan statsflagget heises når internasjonal eller stedlig skikk og bruk tilsier at det flagges. Men det må ikke flagges utenom flaggtidene uten særskilt samtykke fra Utenriksdepartementet. Flagget må ikke brukes når det kan oppfattes som tegn på at stasjonen tar parti i mottakerstatens indrepolitiske forhold, og heller ikke til å festligholde private høytidsdager. I sistnevnte tilfelle er det på den annen side intet til hinder for at det flagges med handelsflagget. Dersom en norsk flaggdag faller sammen med en offisiell sørgedag i mottakerstaten, eller omvendt, må det avgjøres i hvert enkelt tilfelle hvilken av begivenhetene bør tillegges størst betydning, og flaggingen innrettes etter det. I tvilstilfelle bør overordnet fagstasjon - eventuelt i samråd med Utenriksdepartementet - gi de underordnede stasjoner i landet forholdsordre, slik at alle stasjoner opptrer ens.

182 Alle tvilsspørsmål som gjelder bruk av flagg, kan forelegges Utenriksdepartementets Protokollavdeling (Diplomatseksjonen). Gjelder spørsmålet flere lands utenriksstasjoner vil det være nyttig for departementet å få opplyst hvorledes øvrige nordiske utenriksstasjoner forholder seg eller ønsker å forholde seg. Riksvåpen - stasjonsskilt De gjeldende bestemmelser om det norske riksvåpen og rikssegl er fastsatt i forskrift angående bruk av Rikets segl og Riksvåbenet av 20. mai 1927 nr ( og i forskrift om Noregs riksvåpen av 19. mars 1937 nr ( samt at sistnevnte også inneholder et vedlegg om Rettledning for bruk av riksvåpnet på statens trykksaker. Begge disse forskrifter er dessuten gjengitt under konstitusjonelle organer i Norges Statskalender; jfr. web-utgaven ved permanent lenke fra siden Informasjonstjenster på UDintra. I den trykte utgave av Statskalenderen finnes dessuten samme sted et avtrykk av riksvåpnet i farger. Fra Utenriksdepartementets brosjyre Riksvåpenet er det dessuten lagt ut elektronisk på ODIN detaljerte opplysninger om historikk, hjemmel og bruk m.m. av riksvåpenet ( Stasjonsskiltet skal settes over hovedinngangen til kontorlokalet hvis stasjonen disponerer over hele huset, og ellers over eller ved siden av inngangen til kontorrommene. Skiltet skal ikke festes på flaggstang, men kan anbringes under denne hvis den er festet på husets fasade. Hvis stedlige forhold ikke er til hinder for det, kan stasjonsskilt også settes over eller ved siden av hovedinngangen til embetsbolig hvis denne ligger på et annet sted enn kontoret. 11. Protokoller og fortegnelser. 1. Utenriksstasjon skal føre følgende protokoller og fortegnelser: a) Ved alle utenriksstasjoner: Journal over innkommende og utgående korrespondanse. Notarial- og forhørsprotokoll. Nødvendig regnskapsmateriell og gebyroppgave. Fortegnelse over norske statsborgere i tjenestedistriktene, hvor dette er formålstjenlig. b) Ved utenriksstasjon i havneby: Notarial- og forhørsprotokoll for sjøfartssaker; ved mindre stasjoner kan denne protokoll føres sammen med notarial- og forhørsprotokollen.

183 c) Ved fagstasjon, og ved valgkonsulat som har særskilt bemyndigelse til å utføre vedkommende forretning: Passprotokoll og kortregister over utstedte og fornyede pass; i passprotokollen føres også fortegnelse over utstedte og fornyede utlendingspass og reisebevis for flyktninger. Vigselsbok. d) Ved fagstasjon: Inventarfortegnelse. Arkivnøkkel. Fortegnelse over de personer innen stasjonens embetsdistrikt som er tildelt norske dekorasjoner og utmerkelser. 2. De ovenfor nevnte protokoller og fortegnelser føres etter fastsatte formularer. Protokoller skal være innbundet og paginert. Journaler er ikke lenger innbundet. Fortegnelser føres fortrinnsvis elektronisk etter fast oppsett. Notarial- og forhørsprotokoller og passprotokoll skal dessuten være sertifisert før de tas i bruk. 3. For øvrig skal stasjonene føre slike protokoller og fortegnelser som det etter arbeidsforholdene på stedet er behov for. Til a) Ved alle stasjoner: Journal over innkommende og utgående korrespondanse - jfr. 9 om fagstasjons arkiv, 4 5 om korrespondanse og om valgkonsulats arkiv. Notarial- og forhørsprotokoll - jfr. 8 2 om notarialforretninger og 8 7 om bevisopptak. Nødvendig regnskapsmateriell og gebyroppgave - jfr. ØRI kap b) Ved utenriksstasjoner i havnebyer: Notarial- og forhørsprotokoll for sjøfartssaker - jfr. 9 6 om tvist mellom skipsfører og mannskap, 9 7 om straffbar handling på norsk skip, 9 8 om konsulrett og 9 23 om sjøforklaringer. c) Ved stasjon med særskilt bemyndigelse: Passprotokoll og kortregister over utstedte og fornyede pass - jfr. 8 9 om utstedelse og fornyelse av politipass, herunder utstedelse og fornyelse av reisebevis for flyktninger og utlendingspass, samt 5 4 om (utstedelse og) fornyelse av diplomatpass, spesialpass og tjenestepass (offisielle pass).

184 Vigselsbok - jfr d) Ved fagstasjon: Inventarfortegnelser - jfr. 2 og 4. Arkivnøkkel jfr Notarial-, forhørs- og passprotokoller rekvireres fra Utenriksdepartementet i god tid. Godkjente journalark m.m. bestilles etter behov fra Rekvisitalageret i departementet. Når det gjelder det øvrige materiell som er nevnt i denne paragraf, bemerkes: Regnskapsmateriale til fagstasjon rekvireres fra Utenriksdepartementet. Fortegnelse over norske statsborgere skal føres elektronisk. Datatilsynets tillatelse til dette er innhentet. Elektronisk fortegnelse over personer innen embetsdistriktet som er tildelt norske dekorasjoner eller utmerkelser, føres med følgende opplysinger: Den dekorerte persons fulle navn, stilling, fødested, fødselsdato, dekorasjonens eller utmerkelsens art og grad, dekorasjonsdatoen og kort angivelse av begrunnelsen for utmerkelsen, med henvisning til eventuell korrespondanse om saken i stasjonens arkiv; og eventuell tilbakeleveringsdato for St. Olavs Ordens vedkommende. Norske utmerkelser og hederstegn forblir den dekorertes (og senere hans arvingers) eiendom, unntatt St. Olavs Orden, som skal tilbakesendes når den dekorerte tildeles en høyere grad av ordenen, eller avgår ved døden. I utlandet skjer tilbakesendingen vanligvis gjennom vedkommende stasjon. Før en ny notarial- og forhørsprotokoll og passprotokoll tas i bruk, skal den sertifiseres. Sertifiseringen består i at det på protokollens første side (under den trykte tittel eller på baksiden av tittelsiden) gjøres en påtegning i samsvar med følgende eksempel: «Denne protokoll, som inneholder 100 paginerte (eventuelt folierte) sider, sertifiseres herved som Notarial- og forhørsprotokoll for generalkonsulatet i... (sted)..., Generalkonsul N. N. (stempel).» Protokoller må føres tydelig og nøyaktig. Alle kolonner skal fylles ut. Radering i protokoller må ikke forekomme. Skal det rettes i en protokoll, må dette skje ved at den bokstav eller det ord eller tall som er skrevet feil, strykes over med en rett, enkel strek og den korrigerte tekst

185 skrives under, over eller ved siden. Overstrykningen må ikke gjøre den opprinnelige tekst uleselig. Blad må aldri rives ut av en protokoll. Stasjonens protokoller, også de som er skrevet ut, må oppbevares på betryggende måte og så vidt mulig beskyttes mot fuktighet og brannfare. I henhold til 185 i straffeloven av 22. mai 1902 nr. 10 ( html#185) er det straffbart å forfalske en offentlig protokoll. 12. Informasjonskilder og hjemmesider. 1. Fagstasjonenes samling av papirbaserte informasjonskilder skal begrenses til det som er nødvendig ut fra tjenestlige behov. 2. Fagstasjonene skal i størst mulig utstrekning basere seg på elektroniske informasjonskilder, både for å dekke eget og offentlighetens informasjonsbehov. Norske offentlige publikasjoner som bare finnes i elektronisk form, må videreformidles fortrinnsvis ved elektroniske midler eller i den grad det er praktisk mulig gjøres tilgjengelige i utskrift etter forespørsel fra eksterne brukere. 3. Fagstasjonene skal ha egne hjemmesider på Internett så snart det er teknisk mulig ved den enkelte stasjon. Slike sider må holdes løpende ajour. Til Ved samtlige fagstasjoner skal alltid finnes følgende oppslagsverk: Utenriksdepartementets Kalender. Norges Lover (siste utgave). Norges Traktater (I-V + registre). Overenskomster med fremmede stater. Norges Statskalender (siste utgave). En Norges historie. Et standardverk i folkerett. Forøvrig bør fagstasjonenes boksamlinger begrenses til det som er nødvendig ut fra tjenestlige behov. Trykte informasjonskilder må til enhver tid vurderes opp mot elektroniske. Stasjonene bestemmer selv innenfor rammen av sine budsjetter øvrige innkjøp og omfang av egen boksamling. Den bør også inneholde viktige lover og annet materiale om tjenestelandet. Dokumentasjonssenteret er behjelpelig med innkjøp av bøker og oppslagsverk når ønsket litteratur ikke kan anskaffes lokalt. Slike innkjøp vil også bli belastet stasjonens budsjett.

186 Fagstasjonens boksamling skal holdes registrert etter regler som fastsettes av Utenriksdepartementet. Boksamlingene registreres i den sentrale elektroniske bibliotekkatalog som vil omfatte hele utenrikstjenestens samlinger. Stasjonene har det administrative og budsjettmessige ansvar for sine avis- og tidsskriftsabonnementer, som også må veies opp mot elektronisk tilgjengelige publikasjoner. Dokumentasjonssenteret abonnerer på en rekke elektroniske tidsskrifter, som til enhver tid kan nås gjennom UDintra. Dokumentasjonssenteret legger ut elektroniske lenker til innholdsfortegnelser for å varsle om nye hefter, og disse elektroniske varsler er også åpne for ansatte ved fagstasjonene. 2. UDintra ("intranettet") er primærkilden til intern ugradert informasjon fra departementet. UDintra inneholder nyttige lenker til eksterne kilder, både gratis tilgjengelige (se under Internettlenker på UDintra) og betalte (se under Informasjonstjenester på UDintra), så som generelle oppslagsverk, nyhetsdatabaser, deler av Norges overenskomster med fremmede stater, Lovdata (med bl.a. ajourførte norske lover og forskrifter), Norges Statskalender, norske offentlige publikasjoner m.m. Dokumentasjonssenteret har ansvaret for å inngå avtaler om tilgang til betalte elektroniske informasjonskilder for utenrikstjenesten. Kildene vil til enhver tid være tilgjengelige gjennom UDintra. Den enkelte stasjon kan etter behov, og for egen regning, selv inngå avtale med lokale informasjonsleverandører etter å ha forsikret seg om at informasjonskildene ikke er dekket av allerede inngåtte avtaler. 3. Fagstasjonenes egen hjemmeside på Internett skal holdes løpende oppdatert. Forøvrig vises det til det som er anført om innhold og bruk av slike hjemmesider i kap. 7C om informasjonsarbeid. 13. Sikringstiltak. Utenrikstjenestemenn og utsendt administrativt personell skal sørge for at stasjonens lokaler, arkiver, utstyr og informasjon sikres i henhold til gjeldende lover og forskifter, samt de bestemmelser som fastsettes av Utenriksdepartementet. Til 13. Lover, forskrifter og instrukser Lover og forskrifter for behandling av skjermingsverdig informasjon er gitt ved sikkerhetsloven av nr. 10, forskrift om informasjonssikkerhet av nr. 774, og forskrift med instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen) av nr. 3352, sist endret fra ; jfr. informasjon til alle ansatte om dette regelverk med innlagte elektroniske pekere på UDintra på hjemmeområdet til Enhet for sikkerhet og beredskap under Administrasjon - Sikkerhet og beredskap. Der finnes også "Sikkerhetsinstruks for Utenriksdepartementet" og skjema for "Sikkerhetsmessig egeninspeksjon ved utenriksstasjoner". Dessuten vises til 7 10 og 11 m/komm.

187 Fagstasjonene skal til enhver tid ha ajourført sikkerhetshåndbok som forelegges alle nyansatte for grundig gjennomlesning og deretter hver sjette måned. Fysisk sikkerhet Så vidt mulig bør bare en dør brukes som hovedinngang til stasjonens lokaler. Andre dører som måtte føre inn til stasjonenes lokaler må være av tilsvarende kvalitet og med godkjent låsetøy. Samtlige dører i stasjonens ytre skall og innvendige dører til arkiv, kryptorom og serverrom skal være av godkjent kvalitet og utstyrt med låser som er godkjent. Nødvendige rømningsdører må være tilgjengelig for alle ansatte og besøkende ved stasjonen. Utsendt personell som sist forlater lokalene, er ansvarlig for at alle dører og vinduer er låst og eventuell alarm aktivert. Adgangsnøkler til kanselliet må oppbevares i personlig varetekt. Andre nøkler oppbevares i henhold til nøkkelinstruks. Om nøkkel er mistet eller på annen måte er å anse som kompromittert, skal reservelåssystem installeres av utsendt personell. Kompromittering eller mulig kompromittering av nøkler skal umiddelbart meddeles Utenriksdepartementet med rapport om hendelsesforløpet. Nøkler til arkiv, chifferrom og serverrom skal ikke tas med ut av kanselliet og skal oppbevares i godkjent oppbevaringsenhet (nøkkelsafe/safe) når de ikke er i personlig varetekt. Det skal kvitteres for alle utleverte/innleverte nøkler. Nøkkelkontroll utføres hver sjette måned. Informasjonsbehandling Gradert informasjon kan bare behandles av autorisert personell. Dersom det er strengt nødvendig å ta med hjem, til møter etc. dokumenter gradert KONFIDENSIELT eller høyere, skal liste over medbragte dokumenter deponeres i godkjent arkivskap eller safe. Oppbevaring av informasjon gradert STRENGT HEMMELIG og HEMMELIG skal skje i godkjent safe. Informasjon gradert KONFIDENSIELT skal oppbevares i safe eller godkjent arkivskap. Informasjon gradert BEGRENSET, FORTROLIG eller STRENGT FORTROLIG skal fortrinnsvis oppbevares i safe eller arkivskap, eventuelt nedlåst i oppbevaringsenhet. Kryptomateriell skal oppbevares i godkjent safe. Dersom personell uten kryptoautorisasjon må ha tilgang til safen, skal kryptomateriellet oppbevares i indre låsbar enhet som kun kryptoautorisert personell kan åpne. Safers kombinasjonsinnstilling skal skiftes hver sjette måned, videre når noen med kjennskap til den slutter, eller ved mistanke om kompromittering. Det skal fremgå av oppslag på dørens innside hvem som til enhver tid har adgang til safen. Videre skal det fremgå når og av hvem kombinasjonen er skiftet. Hovedregel er at kombinasjon som er i daglig bruk, ikke skal skrives ned, men huskes. Når spesielle forhold gjør det nødvendig, kan kombinasjonen skrives ned og deponeres i annen godkjent safe (ikke nøkkelsafe). Kombinasjonen pakkes da i folie og legges i konvolutt som forsegles med påskrift om hvem som er autorisert til å åpne den. Annen oppbevaringsmåte er strengt forbudt.

188 Alt IT-utstyr som skal brukes til sikkerhetsgradert informasjonsbehandling, skal på forhånd ha gjennomgått spesiell sikkerhetsgodkjenning for dette. IT-utstyret skal til enhver tid være tydelig merket med hvilket graderingsnivå det er sikkerhetsgodkjent for. Ved tvil om ITutstyret er sikkerhetsgodkjent, kontaktes IT-senteret eller Enhet for sikkerhet og beredskap. Datalagringsmedia oppbevares i samsvar med informasjonens gradering. Kopiering av gradert informasjon skal foretas av personell som er autorisert for vedkommende sikkerhetsgrad. Kopimaskinen skal være merket med høyeste tillatte graderingsnivå. Kopiering skal bare foretas i den utstrekning tjenstlig behov tilsier. Kopiene skal stemples med rett gradering. Kopier av informasjon gradert STRENGT HEMMELIG, HEMMELIG og STRENGT FORTROLIG skal påføres eksemplarnummer. Arkiveksemplaret skal til enhver tid angi antall eksemplarer og distribuering. Før kopiering av informasjon gradert STRENGT HEMMELIG skal utsteders samtykke innhentes. Forsendelse av gradert post skal skje via post- og kurertjenesten. Gradert informasjon, med unntak av FORTROLIG, skal sendes med godkjent kurér over internasjonale grenser. Informasjon gradert BEGRENSET kan sendes som rekommandert post til og fra land som Norge har forsvarspolitisk samarbeid med. Informasjon gradert FORTROLIG og BEGRENSET kan sendes som elektronisk post over departementets graderte datanettverk. Informasjon gradert STRENGT FORTROLIG, KONFIDENSIELT og HEMMELIG, samt informasjon gradert FORTROLIG og BEGRENSET til adressater som ikke er tilknyttet det graderte nettverket, skal sendes som melding via Sambandssenteret. Arkivbegrensning Stasjonene skal innen rammen av bestemmelsene i "Instruks om arkivbegrensning og kassasjon ved fagstasjonene" av 25. mars 1969 eller "Arkivbegrensning, kassasjon og bortsetting ved ambassaden" av 28. november 2000 (NORAD), jfr. 9 m/komm., søke å redusere sine beholdninger av graderte dokumenter til det minimum som anses nødvendig for en forsvarlig saksbehandling. Mangfoldiggjort gradert materiale som stasjonene mottar til alminnelig orientering, tilintetgjøres snarest mulig etter gjennomlesningen. Dokumenter merket HEMMELIG eller STRENGT HEMMELIG som er eldre enn 5 år og som også er arkivert i Utenriksdepartementet, skal tilintetgjøres ved stasjonen. Tilintetgjørelse av dokumenter skal skje under betryggende kontroll. For dokumenter merket STRENGT HEMMELIG OG HEMMELIG må tilintetgjørelsesbevis utferdiges. Generelle sikkerhetsregler Passbøker, stempler og signeter skal oppbevares betryggende nedlåst. Dette gjelder også utenlandske borgeres pass som er mottatt til visering. All kurérpost må oppbevares på betryggende måte. Papirkurver må bare benyttes til ugradert papiravfall. All gradert makulatur skal behandles og oppbevares som bestemt for det ferdige dokument inntil forskriftsmessig destruksjon kan finne sted. Datalagringsmedia som har vært benyttet ved behandling av skjermingsverdig informasjon, skal oppbevares på samme måte som dokumentet selv.

189 Skjermingsverdig informasjon må ikke omtales i rom som kan tenkes å være gjenstand for direkte eller indirekte avlytting. Telefon må kun benyttes til ugradert informasjon. Under en kritisk situasjon som kan bringe stasjonens sikkerhet i fare, må all skjermingsverdig informasjon bringes i sikkerhet eller om nødvendig tilintetgjøres. Det vil avhenge av omstendighetene i hvert enkelt tilfelle på hvilken måte en evakuering, eventuelt tilintetgjøring av informasjon skal finne sted, jfr. 7 7 og 8 m/komm. Til toppen 1. Lønn under utetjeneste. KAPITTEL 14. Lønn, tillegg og skatt m.v. under utetjeneste Under tjeneste ved utenriksstasjon oppebærer utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell regulativlønn i samsvar med hovedtariffavtalen i staten, eventuelt lønn etter lederlønnssystemet. Til 1. Utsendte utenrikstjenestemenn og utsendt administrativt personell følger, i likhet med andre norske statstjenestemenn, statens lønnsregulativ, jfr. hovedtariffavtalen i staten (HTA), inntatt i hoveddel 9 i Statens personalhåndbok. Nettversjonen av denne nås enklest på UDintra under Informasjonstjenester hvor det i listen over spesielle databaser som alle har tilgang til, er lagt inn en lenke som gir automatisk innlogging for alle i driftsnettet; mens bruk utenfor nettet er passordavhengig. Under tjeneste ved utenriksstasjon har tjenestemann ikke krav på godtgjørelse av det offentlige for overtid. Ved stasjoner hvor tjenestemann ofte pålegges overtid, bør dette søkes kompensert ved tilsvarende fritid dersom dette ikke går ut over stasjonens virke. Utenriksdepartementet kan imidlertid i helt ekstraordinære tilfelle samtykke i at utsendt administrativt personale tilstås godtgjørelse for overtid. Godtgjørelsens størrelse fastsettes av departementet etter tilråding fra stasjonen. Som utgangspunkt for beregningen, legges arbeidstiden i departementet til grunn. 2. Tillegg under utetjeneste.

190 Under tjeneste ved utenriksstasjon oppebærer utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell dessuten slike tillegg, ytelser og godtgjørelser som er fastsatt i egen særavtale. Til 2. "Særavtale om tillegg, ytelser og godtgjørelser i utenrikstjenesten" (korttittel: Særavtalen) forhandles lokalt i Utenriksdepartementet mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene for en periode på to år, mens satsene også reguleres i det mellomliggende år. Særavtalen for tariffperioden er lagt ut på Departementet har fastsatt egne retningslinjer om svangerskapspermisjon ved utestasjonering, jfr. ukenytt nr. 7/02 av : 3. Skatteforhold. I skatterettslig henseende er utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell å anse som bosatt i utlandet. Til 3. Bestemmelsen svarer til 20, 2. ledd, 2. punktum, i utenriksloven. Lov av 26. mars 1999 nr. 14 om skatt av formue og inntekt (skatteloven) har i 2-1(6), 1. punktum, en noe annen formulering, men det må antas at det reelle innhold er tilnærmet likt. Av bestemmelser i nevnte skattelov av 1999 ( som har særlig interesse for utsendte tjenestemenn, vises det til følgende om skatteplikt: - Fritak for enkelte skatter følger av 2-36(3) som fritar for skatt til kommune og fylkeskommune person som er skattepliktig etter 2-3(1)g, for så vidt gjelder lønn mottatt fra den norske stat. - Utsendte tjenestemenn har fradragsrett for gjeld og gjeldsrenter etter 4-31(5), 1.punktum, og 6-40(1) og (4), for så vidt angår gjeld som er stiftet til fremme av virksomhet som det skal skattes av i riket. - I henhold til 5-15(1)d blir godtgjørelse til dekning av økte levekostnader som utbetales til norske tjenestemenn i utlandet, ikke å regne som inntekt. Når det for øvrig gjelder skattesatser, følger det av ovenstående at det er satsene for statsskatten som er mest aktuelle for utsendte tjenestemenn. Etter skattelovens 15-1 fastsetter Stortinget hvert år satser for skatt til staten av formue og inntekt. Skattelovene fritar ikke utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell fra å inngi selvangivelse. Alminnelig opplysningsplikt og selvangivelsesplikt følger således av 4-1 og 4-2(1) i lov av 13. juni 1980 nr. 24 om ligningsforvaltning (ligningsloven): Tjenestemennenes oppgaveplikt gjelder inntekt og formue av den art som er nevnt i skattelovens 2-3(1).

191 Selvangivelsen sendes til Oslo likningskontor. Tjenestemenn som en del av året har arbeidet i Norge og som da er blitt trukket for forskuddsskatt til annen kommune enn Oslo, sender likelydende eksemplar til likningsmyndighetene i denne kommune. Tjenestemenn som har formue eller inntekt som nevnt i skattelovens 2-3, skal sende inn selvangivelse både til Oslo likningskontor og til likningsmyndighetene i den kommune hvor formuen befinner seg eller hvor inntekten skriver seg fra, med de unntak som følger av loven. Skatt etter de særregler som er nevnt foran, gjelder fra og med tjenestemannens avreise fra Norge til den utenrikske stasjon, og opphører: - ved innkalling til Utenriksdepartementet eller når tjenestemannen stilles i disponibilitet, fra og med ankomstdagen til Norge; - ved avskjed etter nådd aldersgrense, en og en halv måned etter avskjedsdagen; og - ved avskjed før nådd aldersgrense, fra den dagen avskjeden regnes. Hvis tjenestemenn har ferie til gode som de skal avvikle helt eller delvis i forbindelse med fratredelse ved utenriksstasjon, blir de i skatterettslig henseende å betrakte som bosatt i utlandet også for den tid de har rett til å oppebære utetillegg. Når det gjelder ektefelles skatteforhold, vises det til UDs familiehåndbok, side 29. Om den registrering av utsendte tjenestemenn med familiemedlemmer som foretas i folkeregisteret, og det skjema til bruk ved melding til Oslo likningskontor og folkeregister ved forflytninger, vises det til omtale i ukenytt nr. 18/00 av : 4. Trygde- og pensjonsforhold. 1. Trygde- og pensjonsforhold for utsendte tjenestemenn følger i hovedtrekk de vanlige statlige regler. 2. Utsendt tjenestemann skal gi de opplysninger som Utenriksdepartementet ber om for gjennomføring av pensjonsordningen for ledsagere i utenrikstjenesten. Til Norsk statsborger som oppholder seg utenfor Norge, er pliktig medlem av norsk folketrygd når han/hun er arbeidstaker i den norske stats tjeneste, jfr. folketrygdloven 2-5, 1. ledd, litra a). ( Pliktig medlemskap gjelder også ektefelle/registrert partner som er norsk statsborger, og som forsørges av og oppholder seg i utlandet sammen med arbeidstakeren i den norske stats tjeneste, jfr. 2-5, 2. ledd, og 1-5, 2. ledd. Medfølgende barn som forsørges er pliktig medlem uavhengig av statsborgerskap. Pliktig medlemskap omfatter også samboer som er norsk statsborger og forsørges av og oppholder seg sammen med arbeidstaker som nevnt, hvis de har eller har hatt felles barn, eller hvis de tidligere har vært gift med hverandre, jfr. 1-5, 3. og 4. ledd. Dessuten omfattes av

192 pliktig medlemskap også norsk statsborger som er arbeidstaker hos norsk arbeidstaker i den norske stats tjeneste, jfr. 2-5, 1. ledd, litra b). Ektefelle/registrert partner/samboer som medfølger utsendt tjenestemann og ikke er norsk statsborger, kan søke om frivillig medlemskap i norsk folketrygd, jfr. nevnte lov 2-8. Medlemskap forutsetter at søker har vært medlem i trygden i minst tre av de siste fem kalenderår. Tilsvarende krav stilles til medfølgende samboer som er norsk statsborger, men som ikke har eller har hatt felles barn eller som ikke tidligere har vært gift - med den utsendte tjenestemann. Når det gjelder pensjon, vises det til Statens personalhåndbok (SPH) hvor hoveddel 7 om pensjon gir ajourført og detaljert omtale av tilnærmet alle pensjonsordninger m.v. for offentlige tjenestemenn, f.eks. om tjenestepensjonsordningen i staten gjennom medlemskap i Statens Pensjonskasse, om pensjonsalder og aldersgrenser i staten, om alderspensjon etter folketrygden, om avtalefestet pensjon (AFP) og om uførepensjon m.m. For tilgang til nettversjonen av SPH vises til UDintra under Informasjonstjenester og til 1 m/komm. Trygdeetatens nettsider kan være nyttig for nærmere opplysninger, jfr Med virkning fra 1. januar 1999 ble det etablert en pensjonsordning for ektefeller som ledsager utenrikstjenestemenn under tjeneste i utlandet. For å komme inn under ordningen, må ledsager (etter en nedtrappingsperiode fra 15 år) ha minst 10 års ledsagertid. Rett til pensjon inntrer ved fylte 67 år. For nærmere opplysninger vises det til lov 15. januar 1999 nr. 1 om pensjonsordning for ledsagere i utenrikstjenesten: html. Antall medfølgende måneder skal skriftlig meddeles departementet etter hver tjenestegjøring ved utenriksstasjon. 1. Tjenestereise for statens regning. KAPITTEL 15. Reise- og flytteutgifter Departementet fastsetter årlig budsjettramme for hver enkelt stasjon, herunder ramme for tjenestereiser i embetsdistriktet. Sjef for fagstasjon har fullmakt til å foreta og å gi samtykke til tjenestereiser i embetsdistriktet innenfor rammen. Ved samlivspartners deltagelse på tjenestereiser må departementets forhåndssamtykke innhentes også dersom slik deltagelse vurderes dekket innenfor stasjonens budsjettramme. Samtykke til slik deltagelse forutsetter offisiell invitasjon fra fremmede myndigheter,

193 internasjonale organisajoner m.v., og innvilges kun når strengt tjenestlige og/eller protokollære hensyn tilsier det. Til 1. Det er bare Utenriksdepartementet som kan gi personale i utenrikstjenesten i oppdrag å foreta tjenestereiser. Vedrørende slike anmodninger fra andre, vises det til Økonomi- og regnskapsinstruksen (ØRI). Tjenestereiser innen budsjettramme og embetsdistrikt kan imidlertid foretas uten forhåndssamtykke fra departementet. Utgifter til samlivspartners deltakelse på tjenestereiser dekkes kun i spesielle tilfelle og departementets forhåndssamtykke skal alltid innhentes. I utgangspunktet dekkes kun reiseutgifter for samlivspartner ved akkrediteringsreiser. I andre tilfelle må det foreligge klare tjenestlige og/eller protokollære hensyn. Departementet legger til grunn en streng praktisering av denne typen reiser. Dette har sammenheng med de strenge regler som ellers er fastsatt for slik deltagelse, jfr. reiseregulativene (h.h.v. Særavtale for reiser innenlands for statens regning forkortet: Særavtale, reiser innenlands; og Særavtale for reiser utenlands for statens regning forkortet: Særavtale, reiser utenlands), og det forhold at det for statsrådenes samlivspartnere må innhentes samtykke ved kongelig resolusjon i hvert enkelt tilfelle for at slike utgifter kan dekkes. Om akkrediteringsreiser og samlivspartners deltagelse, jfr. 4,2 m/komm. Når det gjelder fri hjemreise i forbindelse med ferie, vises det til Særavtalen, jfr m/lenke. 2. Forflytningsreise. 1. Utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell får ved innkalling til tjeneste i Utenriksdepartementet eller ved forflytning til utenriksstasjon dekket reiseutgifter for seg selv, samlivspartner og barn under 18 år som tjenestemannen forsørger eller barn over 18 år som tjenestemannen forsørger som følge av at vedkommende barn p.g.a. sykdom eller invaliditet ikke kan forsørge seg selv. Hjemreiseutgiftene for barn som har fylt 18 år, dekkes hvis departementet har dekket utgiftene i forbindelse med utreisen. Dersom tjenestemannen avbryter sin tjenestegjøring ved utenriksstasjon før det er gått 2 år etter tiltredelsen, bestemmer Utenriksdepartementet om reise- og flytteutgifter skal dekkes. Inngår tjenestemannen ekteskap/partnerskap etter tiltredelse av stilling ved utenriksstasjon, dekkes samlivspartners reiseutgifter innenfor rammen av hva det koster å reise fra Norge til tjenestestedet. Reiseutgifter for samlivspartner dekkes ikke hvis disse utgifter dekkes, eller med rimelighet kan ventes dekket av annen offentlig eller privat instans. 2. Samlivspartner og barn har krav på samme klasse på skyssmiddel som tjenestemannen selv. 3. Stasjonssjef får dekket reiseutgifter for én hushjelp/au pair innenfor rammen av hva det koster å reise fra Norge eller fra tidligere tjenestested, og vedkommende hushjelp/au pair

194 tilstås samme klasse på skyssmiddel som tjenestemannen og dennes familie når hun/han reiser sammen med disse. Det samme gjelder ved forflytning for andre utsendte tjenstemenn med barn som på avreisedagen ikke er fylt 7 år og som følger med til tjenestestedet. Ved forflytning dekkes utgiftene ved hushjelp/au pairs tilbakereise til Norge eller ansettelsesstedet. Det er normalt en forutsetning at tjenesteforholdet har vart minst ett år. Er betingelsen om tjenesteforholdets lengde oppfylt, kan tilsvarende dekning foretas også før ny forflytning finner sted. Utgifter ved hushjelp/au pairs tilbakereise dekkes bare én gang for samme tjenestemann ved samme tjenestested. Til Reiseutgifter for familien dekkes som hovedregel bare når reisen foretas i forbindelse med tjenestemannens forflytning eller ved hjemkalling. Dersom tjenestemannen avbryter sin tjenestegjøring ved utenriksstasjon før det er gått 2 år etter tiltredelse, avgjør departementet om reise- og flytteutgifter skal dekkes. Reiseutgifter for barn til Norge eller tjenestestedet for å studere eller lignende, kan dekkes selv om reisen foretas før tjenestemannens forflytning eller hjemkalling. Reiser derimot barnet til et tredjeland for å studere, vil tjenestemannen når han/hun i sin tid blir forflyttet, ha krav på etter regning å få godtgjort barnets reiseutgifter innenfor rammen av hva det ville ha kostet det offentlige om barnet hadde medfulgt tjenestemannen til det nye tjenestestedet. Når barn som tjenestemannen forsørger, har fylt 18 år, dekkes likevel hjemreiseutgiftene hvis departementet har dekket utgiftene i forbindelse med barnets utreise. Dersom barnet følger med til den nye stasjonen, dekkes reiseutgiftene til det nye tjenestested innenfor rammen av hva det ville koste å reise til Norge. Utgiftene dekkes bare når reisen foretas før eller i forbindelse med tjenestemannens forflytning. Dersom barnet etter tjenestemannens forflytning skal avslutte skolegang, studier eller lignende, kan utgiftene for barnet etter søknad likevel dekkes hvis reisen foretas innen ett år etter tjenestemannens forflytning. Hvis tjenestemannens sivile status endres ved samlivsbrudd under tjenestegjøring ved utenriksstasjon, dekker staten hjemreisen for samlivspartner og eventuelle barn, jfr. dog punkt 1, tredje ledd. Regler om dekning av reiseutgifter ved permisjon, disponibilitet, avskjed eller dødsfall er inntatt i 8, og om reiseutgifter ved sykeshusinnleggelse i Når staten har betalt reisen for hushjelp/au pair etter punkt 3, og vedkommende følger med tjenestemannen ved forflytning til ny stasjon, dekkes hushjelpens/au pairens utgifter innenfor rammen av hva det ville koste å reise til Norge eller ansettelsesstedet. 3. Hotellutgifter ved forflytning. 1. Utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell som må bo på hotell i Norge i forbindelse med forflytningsreise, får dekket hotellutgifter etter regning innenfor

195 gjeldende satser for inntil 17 døgn for seg selv, samlivspartner og barn som han/hun har forsørgeransvar for, jfr. 2, punkt 1. Ved tiltredelse av stilling i Utenriksdepartementet dekkes hotellopphold i Norge i inntil 4 døgn etter at flyttelass er ankommet boligen. Hotellutgifter ved hjemreise for barn som har fylt 18 år, dekkes hvis departementet har dekket utgiftene i forbindelse med utreisen. 2. På tjenestestedet i utlandet dekkes de faktiske utgifter til nødvendig hotellopphold innenfor bestemmelsene i Særavtalen om reiser utenlands for tjenestemannen og familien, samt for hushjelp/au pair når vedkommendes reise er betalt av staten etter 2, punkt Under nødvendig opphold på hotell i Norge og/eller utlandet får tjenestemannen tilsammen dekket kostgodtgjørelse for inntil 17 døgn etter gjeldende satser i de to særavtaler om reiser for seg selv, samlivspartner og barn som han/hun har forsørgeransvar for, jfr. 2, punkt 1. Kostgodtgjørelse for barn som har fylt 18 år, dekkes hvis departementet har dekket utgiftene i forbindelse med utreisen. Hushjelp/au pair tilstås kostgodtgjørelse etter reglene i punkt 4, annet ledd. Tjenestemannen kan velge hvor vedkommende tar ut kostgodtgjørelse, men forutsetningen for dette er at vedkommende faktisk har bodd på hotell i det antall døgn i vedkommende land som det kreves godtgjørelse for. Under nødvendig opphold utenfor hotell og utenfor tjenestemannens faste bolig i Norge og/eller utlandet tilstås halv kostgodtgjørelse for inntil 17 døgn etter vedkommende særavtale for reiser for statens regning. 4. For tjenestemannens familie og for hushjelp/au pair som Utenriksdepartementet dekker reiseutgifter for, jfr. 2, dekkes de faktiske, legitimerte hotellutgifter innen rammen av bestemmelsene i de to særavtaler om reiser. Kostgodtgjørelse tilstås etter satsene i de samme to avtaler. For barn mellom 2 og 12 år tilstås halvparten av godtgjørelsen, mens det for barn under 2 år tilstås ti prosent av samme. 5. Hotellutgifter og kostgodtgjørelse etter punktene 1-4 betales dog ikke for samlivspartneren hvis disse utgifter dekkes, eller med rimelighet kan ventes dekket av annen offentlig eller privat instans, jfr. 2,1 i.f. Til 3. Døgnrammen setter en øvre grense for nødvendig hotellopphold i Norge til 17 døgn (inkludert eventuell ferie/avspasering). Hotellutgifter dekkes etter regning, følgelig utbetales ikke nattillegg. Kostgodtgjørelse under hotellopphold i Norge dekkes etter satsene i Særavtalen om reiser innenlands. I henhold til gjeldende Særavtale om tillegg, ytelser og godtgjørelser i utenrikstjenesten får utsendt tjenestemann dekket utgifter til bolig. En tjenestemann som i utlandet må bo på hotell i forbindelse med tiltredelse eller fratredelse av sin stilling (f.eks. på grunn av at det ikke har vært mulig å skaffe passende bolig, eller at flyttegodset ikke er nådd fram i tide eller må avsendes), får derfor uten tidsbegrensning dekket faktiske, nødvendige utgifter til hotellrom for seg og sin familie samt eventuelt for hushjelp/au pair.

196 Kostgodtgjørelse og faktiske hotellutgifter dekkes som forflytningsutgifter og medtas i tjenestemannens reiseregning. Dersom tjenestemannen bor på hotell både på det tjenestested som fratres og det som tiltres, kan vedkommende velge hvor kostgodtgjørelsen skal tas ut (innen 17-døgns rammen). Forutsetningen er at vedkommende faktisk har bodd på hotell i vedkommende land i det antall døgn som det kreves godtgjørelse for. Dersom ferie avvikles i forbindelse med tiltredelse eller fratredelse av stilling, tilstås dekning av kostgodtgjørelse (innen 17-døgns rammen) og hotellutgifter inntil én uke under forutsetning av at hotellopphold under enhver omstendighet er nødvendig og ellers ville blitt dekket av staten. Ferien må avvikles på ett av tjenestestedene. Dette gjelder også hvis tjenestemannen selv må lete etter bolig på tjenestestedet. Ingen har krav på hotellopphold i 17 døgn hvis forflytning kan skje på kortere tid. Etter at flyttegodset er ankommet boligen, vil normalt innflytting i bolig måtte skje i løpet av 4 døgn. Ved innflytting i egen bolig aksepteres ikke senere innflytting som følge av at tjenestemannen f.eks. ikke tidsnok har besørget oppussing, avvikling av utleieforhold etc. 17-døgns rammen kommer til anvendelse når tjenestemannens familie ikke har fast bosted fordi tjenestemannens eiendeler er pakket slik at boligen ikke er beboelig. Hvis noen av familiens medlemmer flytter på et annet tidspunkt enn tjenestemannen, vil regelen ikke anvendes dersom tjenestemannen på dette tidspunkt får dekket utgifter til bolig på tjenestestedet. UD vil i så fall kunne dekke flybilletter for familiemedlemmer hvis de ellers fyller kravene i dette kapittel. Ved nødvendig opphold utenfor egen bolig eller hotell tilstås halv kostgodtgjørelse (intet nattillegg) for inntil 17 døgn etter vedkommende særavtale for reiser for statens regning. 4. Reiseutgifter under tjenestereise. 1. Under tjenestereise i utlandet får utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell dekket reiseutgifter etter reglene i Særavtale for reiser utenlands for statens regning. Under tjenestereise i Norge får tjenestemannen dekket reiseutgifter etter reglene i Særavtale for reiser innenlands for statens regning. 2. Ved reise utenfor bostedslandet for å overlevere akkreditiver får diplomatisk stasjonssjef dekket reiseutgiftene. Departementet kan også samtykke i å dekke medfølgende samlivspartners reiseutgifter. Til 4. Når tjenestemannen reiser sammen med samlivspartner som Utenriksdepartementet betaler reiseutgiftene for, blir oppgjør å foreta på grunnlag av framlagte hotellregninger. Hvis hotellregning ikke legges fram, kan tjenestemannen bare heve nattillegg for seg selv. Når samlivspartner følger med tjenestemannen i utlandet og samlivspartnerens utgifter ikke skal dekkes av staten, har tjenestemannen krav på nattillegg for seg selv på vanlig måte. Hvis

197 hotellutgiftene for begge ikke overstiger det fastsatte nattillegg med mer enn 1/3, kan departementet godkjenne merutgiftene etter bestemmelsene i særavtalene for reiser for statens regning. Nevnte avtaler inneholder dessuten bestemmelser om når stasjonsjef kan benytte første klasse på fly, jfr. også Økonomi- og regnskapsinstruksen (ØRI). Samlivspartner har krav på samme klasse på skyssmiddel som tjenestemannen selv. Dette gjelder bare når tjenestemannen reiser sammen med samlivspartneren. Når det gjelder representasjonsutgifter utenfor tjenestestedet, stasjonssjefs avskjedsbesøk og tjenestereise med egen bil eller med statens bil og sjåfør m.v., vises det til gjeldende ØRI. Jfr. forøvrig 1 m/komm. 5. Flyttegods. 1. Utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell får ved forflytning dekket etter regning utgiftene til flytting av sine og familiens eiendeler etter gjeldende normer som fastsettes av Utenriksdepartementet. Tjenestemann som inngår ekteskap/partnerskap etter tiltredelse av tjeneste i utlandet, får dekket flytteutgifter til supplering av møbler etc. i samsvar med gjeldende satser. Hvis samlivspartneren avgår ved døden under tjenestemannens tjenestegjøring i utlandet, dekkes flyttevolum som for gift tjenestemann ved første forflytning. Hvis boligen på tjenestestedet er møblert for statens regning, kan Utenriksdepartementet fastsette volumbegrensning i hvert enkelt tilfelle. 2. Så snart tjenestemannen er kjent med forflytning, skal det innhentes 2 tilbud på flytting fra bolig til bolig fra norsk/utenlandsk flyttebyrå. For stasjonens del skal det tilbudet som aksepteres i original legges ved debetnota/faktura. 3. Transportforsikring for flyttegodset dekkes av staten. Forsikringen skal tegnes av Utenriksdepartementet på anmodning fra tjenestemannen. Departementet fastsetter forsikringsrammene. Forsikring utover de gjeldende satser må dekkes av tjenestemannen. 4. Ved tiltredelse av stilling ved utenriksstasjon dekkes som flytteutgifter også rengjøring av bolig, nødvendig lagring av flyttegods og omforming av elektrisk utstyr. Forsikring av lagret flyttegods dekkes ikke utover 6 måneder. Ved hjemflytting dekkes rengjøring på tjenestestedet, omforming av elektrisk utstyr, nødvendig lagring og forsikring av lagret flyttegods i inntil 3 måneder. 5. Ved midlertidig tjenestegjøring avgjør Utenriksdepartementet hvorvidt flytteutgifter skal godtgjøres.

198 6. I forbindelse med flytting tilstås tjenestemannen 2 flyttedager (arbeidsdager avsatt til flytting) på hvert tjenestested. 7. Utgifter etter denne paragraf dekkes normalt bare inntil 1 år etter at flyttingen har funnet sted. Til Staten er bare forpliktet til å dekke utgifter til flytting av eiendeler innenfor fastsatte volumgrenser. Innenfor disse grenser dekkes bare utgifter i forbindelse med flytting av innbo og andre eiendeler som tjenestemannen skal bruke i sin bolig på det nye tjenestestedet. Om volumrammene, som departementet fastsetter, vises det til eget regelverk for flytting, jfr.: inkl. lagring.doc; eller via UDintra Administrasjon Personalforvaltning Når du er i utetjeneste Forflytning - Flytteprosessen (inkl. forsikring, volum, lagring). Ved flytting fra Oslo til utenriksstasjon dekkes ikke pakking og transport til Oslo av møbler som innkjøpes utenfor Oslo eller som befinner seg utenbys. Heller ikke dekkes lagerleie og forsikring ved oppbevaring eller forsendelse av slikt innbo før pakking av tjenestemannens øvrige flyttegods. Ved flytting fra møblert bolig til umøblert bolig vil lagret gods kunne flyttes for statens regning fra Norge til nytt tjenestested. Det gjøres oppmerksom på at det ikke er anledning til å sende bil eller andre motorkjøretøy i flyttecontainer selv om det skulle være plass i denne. Tjenestemannen har ikke anledning til å medbringe annen tjenestemanns gods i flyttelasset. 2. Innhenting og aksept av tilbud vedrørende flyttegods i utlandet er delegert til stasjonene. Stasjonen må vurdere de to innhentede tilbud og bestemme hvilket som skal aksepteres. Ved flytting fra Norge avgjør departementet hvilket av de to tilbud som skal godtas. Det er viktig at innhenting av tilbud på flytting skjer i god tid før flytting skal iverksettes. Flyttegods må også sendes i god tid før forflytning for å unngå unødig opphold på hotell. 3. Transportforsikring skal tegnes av Utenriksdepartementet på anmodning fra tjenestemannen i god tid før pakking av flyttegodset. Til bruk for tegning av forsikring skal det gis så nøyaktige og detaljerte opplysninger som mulig om følgende: a) Transportmåten. Av spesiell viktighet er det å få oppgitt befordringsmiddel og hvorvidt flyttegodset må lagres. Antatt tidsrom bør, om mulig, oppgis. b) Tidspunktet for og varigheten av transporten. Pakkedato og eventuell lagring av flyttegodset på avsender og/eller mottakersted må oppgis. c) Forsikringssummen. Hvis en enkelt gjenstand eller gruppe gjenstander (malerier, kunstgjenstander, tepper, sølvtøy m.v.) er av spesielt høy verdi, må slike gjenstander spesifiseres. Forskringssummen skal vanligvis ikke overstige det beløp møblene er

199 brannforsikret for på siste tjenestested. Forsikring utover de gjeldende satser må dekkes av tjenestemannen. Smykker/ordener omfattes ikke av forsikringen. Om de til enhver tid gjeldende forsikringsrammer, som fastsettes av departementet, vises det til eget internt regelverk for flytting, jfr. lenker i komm. til pkt Utgifter på tjenestestedet til rengjøring dekkes etter regning og utgiftsføres i stasjonens regnskaper innenfor budsjettrammen. Omforming av elektrisk utstyr dekkes likeledes etter regning, og vanligvis kun for PC, musikkanlegg, TV og video. Omforming av elektrisk hobbyutstyr dekkes ikke. Stasjonene må nøye kontrollere at flytting foregår så rimelig som mulig og at utgiftene er i samsvar med det aksepterte tilbud. 6. Reiseutgifter ved sykehusinnleggelse. I alvorlige sykdomstilfeller og når det er aktuelt med sykehusinnleggelse i et tjenesteland hvor sykehusstandarden erfaringsmessig anses uforsvarlig lav, eller hvor språkproblemer er til hinder for vanlig kommunikasjon med leger og annen sykehusbetjening, kan reiseutgifter til Norge eller tredjeland dekkes av det offentlige for å sikre at tjenestemannen, samlivspartner og barn som han/hun forsørger, jfr. 2, punkt 1, får forsvarlig behandling. Denne retten gjelder også barn som har fylt 18 år hvis departementet har dekket utgiftene i forbindelse med utreisen. Utenriksdepartementet skal underrettes og såvidt mulig skal forhåndssamtykke til dekning av reiseutgifter innhentes fra Folketrygdkontoret for utenlandssaker (FFU). Til 6 Dersom reiseutgiftene ikke dekkes etter folketrygdens bestemmelser, kan de dekkes av UD. Opplysninger om FFU finnes på under hovedside "utland", og kontorets e-post adresse er: [email protected]. 7. Helsekontroll. Utsendt utenrikstjenestemann, utsendt administrativt personell, medfølgende samlivspartner og barn som de forsørger, jfr. 2, punkt 1, har rett til å få dekket utgifter til helsekontroll i forbindelse med ut- og hjemreise. Utgiftene til årlig helsekontroll i forbindelse med hjemreise på ferie dekkes bare hvor vedkommende er stasjonert i land med forhøyet helserisiko. Retten til helsekontroll gjelder også barn over 18 år når Utenriksdepartementet har dekket utreiseutgiftene etter 2, punkt 1. Til 7. Bestemmelsen gjelder rett til helsekontroll i forbindelse med ut- og hjemreise. Årlig helsekontroll etter gjeldende avtaler skal så vidt mulig foretas i Norge. Tjenestemann og familiemedlemmer som ikke har anledning til å gjennomgå slik kontroll i Norge, kan foreta

200 tilsvarende undersøkelse i tjenestelandet eller i tredjeland. I forbindelse med årlig helsekontroll i Norge tilstås tjenestemannen normalt 1 fridag. 8. Reise- og flytteutgifter ved permisjon, disponibilitet, avskjed og død. 1. Utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell som innvilges permisjon, får avskjed eller pensjoneres, eller fagtjenestemann som blir stilt til rådighet, får dekket hjemreiseutgifter for seg selv, samlivspartner og barn som de forsørger, jfr. 2, punkt 1, samt andre utgifter til flytting etter reglene i dette kapittel. 2. Når en utsendt tjenestemann som nevnt i punkt 1 dør under tjenestegjøring ved stasjon, gjelder det samme for etterlatt samlivspartner og barn som der nevnt. 3. Når utsendt tjenestemann etter avskjed eller pensjonering fra stilling i utlandet, eller familien ved utsendt tjenestemanns død, bosetter seg utenfor Norge, dekkes reise- og flytteutgifter bare i den utstrekning disse ikke overstiger de utgifter som ville ha påløpt for staten ved reise og flytting til Norge. 4. Utgiftene etter denne paragraf dekkes bare for reise og flytting som finner sted innen ett år etter tjenestens opphør, tjenestemannens død eller etter at permisjon er innvilget. Til 8. Nærmere regler om reiseutgifter er fastsatt i 2, 3 og 4, mens regler om flytteutgifter er inntatt i Begravelsesutgifter. 1. Hvis utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell avgår ved døden under tjenestegjøring ved utenriksstasjon, dekkes utgiftene til bisettelse på stedet og til hjemsendelse av kiste eller urne og bisettelse i Norge. Samme regel gjelder familiemedlemmer som slike utsendte tjenestemenn forsørger, jfr. 2, punkt Spørsmålet om dekning av reiseutgifter for pårørende som følger kiste eller urne som hjemsendes, avgjøres av Utenriksdepartementet i hvert enkelt tilfelle. Til 9. Seremoniell ved bisettelse bør svare til det som er vanlig på stedet for person i slik stilling som tjenestemannen hadde. Utgiftene søkes begrenset til et etter forholdene rimelig beløp. Utenriksdepartementet dekker etter denne bestemmelse den del av bisettelses- og transportomkostningene som ikke blir dekket av tjenestelandets myndigheter eller av offentlig trygdeinstitusjon som tjenestemannen var medlem av. Utgifter til gravsted og utsmykking av dette dekkes ikke av det offentlige.

201 KAPITTEL 16. Ferie, sykepermisjon og bestyrelse 1. Avvikling av ferie. 1. Ferien skal i utgangspunktet søkes avviklet innen ferieårets (kalenderårets) utgang. Stasjonssjefen har plikt til å påse at dette skjer. 2. Dersom ikke all ferie er avviklet i ferieåret, kan det inngås skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om overføring av inntil 17 virkedager til det påfølgende ferieår. 3. Ved sykdom hvor tjenestemannen er blitt forhindret i å avvikle ferien innen ferieåret, kan tjenestemann i henhold til ferieloven 9, nr. 1, kreve å få overført inntil 12 virkedager til det påfølgende ferieår, uavhengig av overføring i.h.t. punkt Arbeidsgiver og arbeidstaker kan inngå skriftlig avtale om at en rimelig andel av ferien tas ut som forskudd før ferieårets begynnelse. 5. Krav om overføring av ferie skal fremsettes innen 31. desember i ferieåret. 6. Ved forflytning skal tjenestemannen så langt det er mulig, ha avviklet all tilgodehavende ferie før tiltredelse ved nytt tjenestested. Til 1. De viktigste bestemmelsene om ferie finnes i lov 29. april 1988 nr. 21 om ferie ( og i hovedtariffavtalen (HTA), samtidig som Særavtalen om tillegg, ytelser og godtgjørelser i utenrikstjenesten inneholder ytterligere bestemmelser spesielt om utsendte tjenestemenns rett til ferie og tjenestefrihet, jfr m/lenke til Særavtalen. Dessuten vises det til den detaljerte meddelelse om ferie i utenrikstjenesten som er inntatt i ukenytt nr. 21/02 av : Når punkt 2 og 3 bruker begrepet "virkedager", er dette i samsvar med ferieloven av 1988 som i 5(4), 1. ledd, fastslår at "som virkedager regnes alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- eller høytidsdager". (Dette i motsetning til meldingen om ferie i nevnte ukenytt nr. 21/02 hvor det benyttes "feriedager" som etter vanlig forståelse heller ikke inkluderer lørdager.) Retten til å overføre 17 virkedager (14 feriedager) som gjengis i punkt 2, fremkommer som en sum av at ferieloven gir rett til å overføre inntil 12 virkedager (10 feriedager) og at HTA gir tilsvarende rett til å overføre 5 virkedager (4 feriedager) til neste ferieår.

202 All forfalt ferie skal så vidt mulig avvikles i forbindelse med tjenesten ved den stasjon hvor ferien er opptjent, idet det skaper store vansker både for Utenriksdepartementet og stasjonene å få tjenestemenn som tiltrer med store ferierestanser. Tjenestemannen kan ikke avvise å avvikle ferie eller deler av denne, og stasjonssjefen skal påse at arbeid og ferie blir innrettet på en slik måte at hele personalet kan benytte ferien i ferieåret. Forfalt ferie som ikke er brukt, bør avvikles i forbindelse med forflytning til nytt tjenestested. Ubenyttet, forfalt ferie overføres til det nye tjenestested. Slik ferie oppgis i den tjenestemelding som innsendes i forbindelse med tiltredelse og fratredelse ved stasjon, jfr Reisetid i tillegg til ferien. Når utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell foretar feriereise i forbindelse med besøk i Norge, tilstås vedkommende reisedager i tillegg til ferien, beregnet etter reisetid med fly. Til 2. Reisedager i tillegg til ferien tilstås bare én gang hvert år. Reisedager tilstås både ved betalt feriereise og ved feriereise for egen regning. 3. Ferieplan og -restanser. Fagstasjon skal innen 15. mars hvert år sende Utenriksdepartementet en plan over avviklingen av alt personales ferie (ferieplan). Stasjonen skal innen 15. september hvert år sende departementet en oppgave over ferierestanser og plan for avvikling av disse. Sammen med sistnevnte oppgave eller separat senest innen 31. desember i ferieåret, jfr. 1, punkt 5, innsendes melding om ferier som ikke er eller vil bli avviklet innen ferieårets utgang av de grunner som er angitt i 1, punkt 2, jfr. punkt 3 og 6, og som søkes overført i samsvar med bestemmelsene i 1. Liknende melding innsendes også når en tjenestemann forflyttes. Til 3. Ferieplan skal sendes Utenriksdepartementet innen 15. mars. Det skal samtidig redegjøres for grunnen til at forfalt og overført ferie fra fjoråret eventuelt fortsatt ikke er blitt avviklet. Ved utarbeidelse av ferieplanen må det påses at stasjonssjefen og de øvrige tjenestemenn etter tur får anledning til å ta ferie på den gunstigste årstid.

203 Feriene må tilpasses slik at de viktigste løpende funksjoner er dekket på en adekvat måte til enhver tid. Normalt bør ikke stasjonens sjef og nestkommanderende være fraværende samtidig. 4. Ferieadresse m.v. Utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell skal under feriefravær holde Utenriksdepartementet og stasjonen underrettet om hvordan vedkommende kan nås. Sjef for fagstasjon skal underrette Utenriksdepartementet om dagen for sin avreise fra og tilbakekomst til stasjonen. Til 4. Med henblikk på mulige tjenestlige konferanser eller andre tjenesterelevante grunner er det viktig at alt utsendt personale under feriefravær holder departementet og stasjonen kjent med ferieadresse m.v., jfr. også Avbrytelse av ferie. 1. Utenriksdepartementet kan pålegge utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell å avbryte sin ferie når departementet anser det påkrevd av tjenestlige grunner. Stasjonssjef har samme myndighet i forhold til underordnet personell. Slik beordring skal skje i samråd med Utenriksdepartementet. 2. Tjenestemannen skal ha godtgjort direkte utgifter vedkommende er blitt påført ved pålagt ferieavbrytelse. Til 5. Den tid som er gått med til å utføre pålagt tjenesteoppdrag regnes ikke som ferie. 6. Feriegodtgjørelse. Feriegodtgjørelse istedenfor ferie vil bare kunne tilstås når tjenestemann forlater utenrikstjenesten uten å gå over i annen statstjeneste eller når han/hun tar avskjed med pensjon. Ved tjenestemanns død utbetales godtgjørelse for opptjent ferie til boet. Til 6. Feriegodtgjørelse istedenfor ferie omfatter også opptjent ferie i inneværende ferieår.

204 Ved avskjed etter nådd aldersgrense betales bare feriegodtgjørelse for inntil forrige års opptjente ferie med tillegg av inneværende års opptjente ferie. Hvis tjenestemannen har ytterligere ferie til gode, faller denne bort uten godtgjørelse. 7. Sykepermisjon. 1. Utsendt utenrikstjenestemann og utsendt administrativt personell som blir syke, har rett til sykepermisjon etter bestemmelsene i Hovedtariffavtalen. 2. Under sykepermisjon oppebærer vedkommende lønn i henhold til Hovedtariffavtalen. Utetillegg etter bestemmelsene i Særavtale om tillegg, ytelser og godtgjørelser utbetales inntil eventuell hjemkalling finner sted. 3. Utenriksdepartementet skal underrettes dersom tjenestemann blir arbeidsufør for et lengre tidsrom. 4. Departementet kan hjemkalle tjenestemannen hvis vedkommende ikke er blitt tjenestedyktig innen tre måneder, eller hvis vedkommende i et kalenderår har hatt tilsammen fire måneders sykefravær. Til 7. 1 og 2. Reglene om sykepermisjoner er inntatt i Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 18. Retten til ytelser etter Særavtalen er uavhengig av om tjenestemannen under sin sykepermisjon oppholder seg på tjenestestedet eller får behandling annet sted. 4. Ved vurderingen av hvorvidt en tjenestemann skal hjemkalles etter tre (evt. fire) måneders sykepermisjon, skal det legges vekt på den aktuelle helbredstilstand, herunder utsiktene til snarlig friskmelding, den tjenestlige situasjon ved vedkommende utenriksstasjon, familiens oppholdssted samt andre forhold av betydning. 8. Bestyrelse av fagstasjon. 1. Under stasjonssjefens fravær bestyres stasjonen av den fagtjenestemann som er stasjonssjefens nærmeste underordnede, med mindre Utenriksdepartementet bestemmer noe annet. 2. Under annen tjenestemanns fravær plikter det øvrige personale å overta den fraværendes arbeid uten ekstra godtgjørelse. Utenriksdepartementet bestemmer om det skal ansettes vikar. Til Fagtjenestemann ved diplomatisk stasjon anmeldes under den faste sjefs fravær utenfor mottakerstaten som chargé d'affaires a.i. Anmeldelsen foretas av stasjonssjefen før avreisen. Kan den faste stasjonssjef på grunn av sykdom eller av andre årsaker ikke selv foreta

205 anmeldelsen, må den foretas direkte fra UD til vedkommende lands utenriksministerium. Det samme gjelder dersom skifte av bestyrer skal foregå mens den faste stasjonssjef er fraværende, idet en chargé d'affaires a.i. etter vanlig internasjonal praksis ikke kan anmelde ny bestyrer for diplomatisk stasjon. Hvorvidt det skal anmeldes en bestyrer når den faste stasjonssjef oppholder seg innenfor mottakerstatens territorium, vil avhenge av de regler eller den praksis som gjelder i vedkommende land. Skal stasjonen under stasjonssjefens fravær bestyres av en kansellist som på tjenestestedet er gitt diplomatisk status, jfr. 2 19, anmeldes denne som chargé d'affaires a.i. Kansellist som ikke har slik status, anmeldes under fraværet som chargé des affaires. Dersom stasjonens kontor en kortere tid må ivaretas av en (kontor)fullmektig, jfr m/komm., anmeldes vedkommende som chargé des archives. Kansellist anmeldt som chargé d'affaires a.i. eller chargé des affaires utfører de vanlige løpende oppgavene ved stasjonen, men kan bare opptre på Regjeringens vegne etter instruks i hvert enkelt tilfelle. En chargé des archives er bemyndiget til å utføre kurante løpende kontormessige oppgaver. Under konsulær stasjonssjefs fravær bestyres stasjonen av fagtjenestemann eller av kansellist som er anmeldt i konsulær grad. Bestyreren opptrer som «fungerende» generalkonsul eller konsul. Om midlertidig bestyrer av et konsulat skal anmeldes, vil avhenge av de regler og den praksis som gjelder på stedet. Bestemmelser om stedfortredergodtgjørelse er inntatt i Særavtale om tillegg, ytelser og godtgjørelser i utenrikstjenesten, jfr m/lenke. 2. Når det rent unntaksvis gjelder mulighetene for overtidsgodtgjørelse, vises det til 14 1 m/komm. 9. Helligdager, høytidsdager og vakttjeneste. 1. I den utstrekning nødvendige tjenesteplikter ikke er til hinder for det, skal fagstasjon foruten søndager overholde følgende norske helligdager og høytidsdager: a. som hel fridag: 1. nyttårsdag, langfredag og 1. juledag, b. som hel eller halv fridag: 1. mai og 17. mai, og c. som halv fridag: julaften og nyttårsaften. 2. Stasjonssjefen avgjør hvilke andre dager som skal være fridager, under hensyntagen til de helligdager og høytidsdager på tjenestestedet som må overholdes. 3. Det samlede årlige antall helligdager og høytidsdager som er fridager ved stasjonen, skal svare til antallet av offisielle norske helligdager og høytidsdager. Til 9.

206 Etter lov 26. april 1947 nr. 1 om 1. og 17. mai som høgtidsdager ( er i Norge begge dagene høytidsdager og likestilt med søndager. Hvor det er arbeidsmessig mulig, bør fagstasjonene gi hel fridag på disse to dager. Dersom to eller flere fridager kommer i sammenheng, må det sørges for vakttjeneste ved kontorene, slik at saker som ikke bør utsettes, kan bli ekspedert og stasjonssjefen varslet om e-post, fakser, telexer og telegrammer samt andre hastersaker som måtte innløpe til stasjonen. Fjerde Del Spesielt om valgkonsuler og valgkonsulater KAPITTEL 17 Valgkonsuler og valgkonsulater 1. Valgte utenrikstjenestemenn - valgkonsulater. 1. Valgte utenrikstjenestemenn er de generalkonsuler, konsuler, visekonsuler og konsularagenter som ikke er fagtjenestemenn. Valgt utenrikstjenestemann benevnes i denne instruks valgkonsul. 2. Konsulær stasjon omfatter generalkonsulat, konsulat, visekonsulat og konsularagentur. Konsulær stasjon som ikke er fagstasjon benevnes i denne instruks valgkonsulat. Til 1. Norge trenger utenriksrepresentasjoner på langt flere steder enn det er mulig å opprette fagstasjoner. I ca. 400 byer utføres således de konsulære gjøremål av valgkonsuler - privatpersoner som uten lønnsgodtgjørelse ivaretar og fremmer norske interesser på stedet. I tillegg til valgkonsul og valgkonsulat benyttes i andre sammenhenger også betegnelsene honorær(t) konsul/konsulat og ulønnet konsul/konsulat. Bestemmelsene om nordisk konsulært samarbeid gjelder med visse begrensninger også for valgkonsulatene, jfr Opprettelse og nedleggelse av valgkonsulat. Beskikkelse av valgkonsul.

207 1. Forslag om å opprette eller nedlegge valgkonsulat, samt forslag om egnete kandidater når stilling som valgkonsul er ledig, innsendes til Utenriksdepartementet gjennom overordnet ambassade. Det skal som hovedregel fremmes forslag om flere kandidater til konsulstillingene. 2. Valgt utenrikstjenestemann beskikkes av Utenriksdepartementet. Ved beskikkelse skal valgkonsul ha avgitt skriftlig taushetsløfte. 3. I god tid før valgkonsul når aldersgrensen, skal overordnet fagstasjon vurdere hvorvidt valgkonsulatet bør opprettholdes. Til Forslag om opprettelse eller nedleggelse av valgkonsulat eller stilling som valgkonsul skal være begrunnet. Når fagstasjon foreslår opprettelse av et nytt valgkonsulat, bør det gis opplysninger om norsk næringsliv og annen norsk virksomhet på stedet, antallet norske turister og fastboende nordmenn samt hvilken nytte fagstasjonen anser den vil ha av opprettelsen. I forslaget må det dessuten inntas en nøyaktig angivelse av det tjenestedistrikt som skal tillegges det foreslåtte valgkonsulat, jfr. kommentaren til 4,1. Når stilling som valgkonsul skal besettes, skal overordnet fagstasjon på eget initiativ søke å finne egnete kandidater til stillingen. Det skal som hovedregel fremmes forslag til tre kandidater til konsulstillingene. Stasjonens innberetning om kandidatene skal inneholde fullstendige opplysninger og vedlegges oppdatert C.V. med: Fullt navn, fødselsdato, nasjonalitet, sivilstand, utdannelse, arbeidserfaring, tillitsverv, nåværende og tidligere stillinger samt språkkunnskaper. Dersom kandidatene ikke kan norsk, må de som hovedregel beherske engelsk. I tillegg må opplyses om det er egnede kontorlokaler til konsulatdriften, og om det finnes norsk/engelsk-talende personale som kan bistå med det konsulære arbeide i tillegg til valgkonsulen. Innberetningen må dessuten inneholde tilstrekkelige opplysninger om kandidatene til å gi norske myndigheter nødvendig grunnlag for å vurdere deres økonomiske stilling, herunder behov for kontorbidrag, jfr. 14, og skikkethet til å overta vervet som norsk valgkonsul. Kandidatenes tilknytning til Norge, posisjon i lokalsamfunnet, sosialt nettverk, tilgang til lokale myndigheter og firmaer bes omtalt. I denne sammenheng bes fagstasjonen vurdere om kandidatenes private næringsvirksomhet, privat stilling, eierinteresser og andre forhold (f.eks. miljøhensyn og sosiale hensyn) kan tenkes å være kontroversielle i forhold til Norge, norske næringslivsinteresser eller vertslandet, samt andre forhold som kan tenkes å være til hinder for en uavhengig og upartisk ivaretakelse av de konsulære gjøremål, jfr. 8,2. Likeledes må valgkonsuls deltakelse i landets politikk ikke skade de norske interesser han er satt til å ivareta. Hvis stasjonen finner det ønskelig, kan det innhentes opplysninger om kandidaten fra lokale myndigheter eller personer, eller fra privat næringsorganisasjon, bank, kredittopplysningsbyrå eller annen pålitelig kilde som er vanlig på stedet.

208 Fagstasjonen skal i sin innberetning gi uttrykk for hvilken av kandidatene som antas best egnet til konsulvervet. I utgangspunktet bør en kandidat til stillingen som norsk valgkonsul ikke inneha konsulære verv for et annet land. Hvis en stasjon finner å måtte innstille en kandidat som allerede er valgkonsul for et annet land, må det samtidig opplyses hvorvidt dette annet land har samtykket i at vedkommende også påtar seg stilling som norsk valgkonsul eller hvorvidt slikt samtykke forutsettes innhentet gjennom Utenriksdepartementet. Jfr. også kommentarene til 8,2. Norske statsborgere er ikke fortrinnsberettiget til valgkonsulstillingene. Stasjonen må i hvert tilfelle foreta en vurdering av samtlige kandidater og innstille den som etter en helhetsvurdering antas best skikket til å ivareta og fremme norske interesser. På grunnlag av fagstasjonens innberetning og innstilling vil Utenriksdepartementet forelegge saken for relevante norske myndigheter og institusjoner med en passende svarfrist. Når det er tatt standpunkt til personvalget, vil stasjonen bli instruert om å anmode vedkommende om å innsende formell søknad til konsulstillingen og innhente forhåndsgodkjenning fra landets myndigheter dersom det er nødvendig. De fleste land krever forhåndsgodkjenning av den aktuelle kandidaten. Praksis for og krav om innhenting av forhåndsgodkjenning varierer i de ulike land. Fagstasjonen innhenter forhåndsgodkjenning i henhold til praksis på stedet, jfr. forøvrig 4 om eksekvatur. 2. Valgt utenrikstjenestemann (også på nivå generalkonsul og konsul) beskikkes heretter i alle tilfelle av Utenriksdepartementet, jfr. utenriksloven 5 og 11. Valgkonsuler som tidligere er utnevnt i statsråd, beholder sin status som embetsmenn så lenge de innehar stillingen som valgt konsul. Reglene om taushetsplikt i 4 9 gjelder også for valgkonsulene. Ved beskikkelse skal overordnet fagstasjon innhente valgkonsulens skriftlige taushetsløfte. 3. I god tid før valgkonsul faller for aldersgrensen, bør overordnet fagstasjon vurdere om det er behov for å opprettholde valgkonsulatet, hvorvidt den sittende konsuls tjenestegjøring bør forlenges noe utover aldersgrensen eller ny valgkonsul innsettes, om tjenestedistriktet bør endres e.l., jfr. 7 om aldersgrenser og 4 om tjenestedistrikt. 3. Lojalitetserklæring. Valgkonsul som første gang beskikkes, skal avkreves lojalitetserklæring av Utenriksdepartementet. Til 3. Formular for avgivelse av lojalitetserklæring vil bli sendt fra Utenriksdepartementet gjennom overordnet fagstasjon.

209 4. Konsuldiplom. Tjenestedistrikt. Endringer i tjenestevilkårene. Eksekvatur. 1. Valgte konsuler mottar ved beskikkelsen et konsuldiplom undertegnet av Utenriksministeren. Diplomet angir grad, tjenestested og tjenestedistrikt. 2. Valgkonsul er forpliktet til å akseptere de forandringer i saksområde og tjenestedistriktets utstrekning som måtte bli fastsatt av Utenriksdepartementet. 3. Eksekvatur skal søkes utvirket av Utenriksdepartementet, og anmodning om dette sendes mottakerstatens myndigheter gjennom overordnet ambassade. Til 4. 1 og 2. En valgkonsul påtar seg vanligvis ikke tjenesteoppgaver utenfor det distrikt som er angitt i konsuldiplomet. Det kan imidlertid oppstå tilfeller hvor en valgkonsul kan bli anmodet om å utføre konsulære gjøremål også utenfor tjenestedistriktet. Dette vil f.eks. kunne skje når den utenriksstasjon som dekker distriktet hvor saken er oppstått, på grunn av avstanden, tidsmomentet eller av andre årsaker ikke selv kan ta seg av saken fordi dette vil medføre vesentlige forsinkelser, store merutgifter eller andre skadevirkninger. Forslag til endringer i et valgkonsulats tjenestedistrikt skal være begrunnet, samtidig som det gis en nøyaktig angivelse av det nye tjenestedistrikt. Medfører forslaget endringer i et annet valgkonsulats distrikt, bør sistnevntes uttalelse være innhentet på forhånd. Før saken forelegges Utenriksdepartementet, må det søkes brakt på det rene om tjenestelandets myndigheter vil kreve at det skal søkes om nytt eksekvatur, jfr. pkt. 3, eller om det er tilstrekkelig at dets samtykke til endringer innhentes på forhånd på mer uformelt vis, jfr. konsularkonvensjonens art. 4, punktene 2 og 3. Enten det kreves nytt eksekvatur og diplom, eller det kan gjøres ved en noteveksling med mottakerstaten, skal slike endringer alltid forelegges og godkjennes av Utenriksdepartementet. Valgkonsulers tjenestedistrikt fastsettes av Utenriksdepartementet, jfr. utenriksloven 2, 1. og 4. ledd, 5 og 11. For de valgkonsuler som allerede er utnevnt til embetsmenn, gjelder tidligere regler om statsrådsbehandling, men med det unntak som følger av kgl. res. av 9. mai 1924, hvoretter Utenriksdepartementet har fullmakt til å foreta mindre endringer i tjenestedistriktet som ikke krever nytt eksekvatur eller nytt diplom. I alle tilfelle vil mottakerstatens samtykke til endringer måtte innhentes på forhånd som nevnt ovenfor. 3. Med «eksekvatur» forstås det samtykke som mottakerlandets regjering gir fremmed lands valgkonsul til å utføre konsulære gjøremål innenfor det angitte tjenestedistrikt, herunder å ta kontakt med myndighetene i distriktet. Tilståelse av eksekvatur innebærer dessuten at valgkonsulen får de rettigheter og privilegier som etter folkeretten og vedkommende lands lover og forskrifter tilkommer en slik konsulær representant, jfr. 8. Eksekvatur gis enten i et særskilt dokument eller ved påtegning på konsuldiplomet. Begjæring om eksekvatur fremmes av Utenriksdepartementet gjennom overordnet ambassade. Før eksekvatur er gitt, kan en valgkonsul etter folkeretten ikke kreve å få utføre konsulære forretninger og å ha offisiell kontakt med de stedlige myndigheter. Da det imidlertid ofte kan ta noen tid før eksekvatur kan bli meddelt, bør valgkonsulen gjennom overordnet fagstasjon anmode om de lokale myndigheters samtykke til midlertidig å utføre sine funksjoner; jfr.

210 Wien-konvensjonen om konsulært samkvem av (NT/V/881 s. 69) artikkel 13 om "Foreløpig godkjennelse av konsulære stasjonssjefer". Selv uten et slikt samtykke har valgkonsulen adgang til med virkning etter norsk lov å utføre oppdrag og tjenestehandlinger som ikke nødvendiggjør offisiell kontakt med stedlige myndigheter. 5. Valgkonsuls forhold til overordnet fagstasjon og fravær. 1. Overordnet fagstasjon har ansvaret for oppfølging og kontakt med underliggende valgkonsuler og er valgkonsulenes nærmeste, faste kontaktledd med norske myndigheter. 2. Sjef for valgkonsulat kan uten samtykke fra overordnet fagstasjon være fraværende fra stasjonen i inntil en måned. Under fraværet overlates bestyrelsen av stasjonen til annen skikket person. Underretning om avreise, stedfortreder og tilbakekomst sendes til overordnet fagstasjon. 3. Antas fraværet å ville strekke seg utover en måned, skal overordnet fagstasjon på forhånd ha godkjent valget av stedfortreder. Overordnet fagstasjon avgjør om valgkonsulatet eventuelt kan stå ubesatt under stasjonssjefens fravær, hvis det ikke er mulig på stedet å skaffe egnet bestyrer til stasjonen. 4. Når valgkonsul besøker Norge, bør han underrette Utenriksdepartementet om sin adresse og oppholdets varighet. Til Overordnet fagstasjon er valgkonsulens nærmeste kontaktledd. Det forutsettes at fagstasjonen holder jevnlig, god kontakt med de underliggende valgkonsuler, og det er fagstasjonens ansvar å påse at de får nødvendig opplæring og kontinuerlig oppfølging. Ved mobilisering eller når krigstilstand er inntrådt, er det spesielt viktig at valgkonsulatene holder nær kontakt med overordnet fagstasjon. Ved behov kan en valgkonsul også ta direkte kontakt med Utenriksdepartementet. 2 og 3. Ved fravær ut over én uke bør overordnet fagstasjon normalt underrettes. Det vil avhenge av de regler eller den praksis som gjelder på stedet, om midlertidig bestyrer av valgkonsulat skal anmeldes til myndighetene. 4. Det vil vanligvis være av interesse for Utenriksdepartementet og andre norske myndigheter, institusjoner eller privatpersoner å få anledning til å komme i kontakt med norske valgkonsuler som besøker Norge, og valgkonsul bør etter nærmere avtale med Utenriksdepartementet gi interesserte anledning til dette. 6. Avskjed, suspensjon og oppsigelse. 1. Valgt utenrikstjenestemann som er beskikket av Utenriksdepartementet, suspenderes eller avskjediges av samme departement.

211 2. Overordnet fagstasjon skal underrette Utenriksdepartementet hvis underlagt valgkonsul ikke lenger anses skikket, eller hvis den overordnede fagstasjon av andre grunner finner at vedkommende ikke bør fortsette som norsk konsul. Til 6. Når det gjelder suspensjon og avskjed av valgkonsul som er embetsmann, vises det til 2 6 og 7. Valgkonsul som er beskikket av Utenriksdepartementet, kan etter 11 i utenriksloven avskjediges når det anses for å være i Norges interesse, se forarbeidene til utenriksloven i Ot.prp. nr. 107 ( ), jfr. Ot.prp. nr. 13 ( ). Beskikkete valgkonsuler sies ikke opp, men avskjediges når de fratrer sitt verv. Ønsker en slik konsul selv å si opp sin stilling før nådd aldersgrense, må oppsigelsen sendes Utenriksdepartementet gjennom overordnet fagstasjon. 7. Aldersgrenser. For valgkonsuler gjelder de aldersgrenser som til enhver tid er bestemt i lov eller medhold av lov om aldersgrenser for offentlige tjenestemenn. Til 7. For valgkonsul gjelder hovedregelen om at vedkommende må fratre ved nådd aldersgrense - 70 år. Når det gjelder valgkonsul som er embetsmann, vises det til 2 8. Det vil imidlertid kunne forekomme at tjenestens tarv gjør det ønskelig at en valgkonsul gis anledning til å fortsette i sin stilling i en begrenset periode utover fylte 70 år. Søknad skal i så fall sendes overordnet fagstasjon 6 måneder før nådd aldersgrense. Søknaden videresendes Utenriksdepartementet til avgjørelse, sammen med fagstasjonens uttalelse. 8. Konsulære rettigheter, privilegier og plikter. 1. Valgkonsul med familie er berettiget til de konsulære rettigheter og privilegier som følger av folkeretten, overenskomst eller mottakerstatens lover, forskrifter og sedvane. 2. Valgkonsul må ikke av en annen stats regjering eller av en internasjonal organisasjon motta noe verv uten samtykke fra Utenriksdepartementet. 3. Valgkonsul med familie har rett til tjenestepass dersom de er norske statsborgere. Barn må være ugifte og under 20 år. Til 8.

212 1. Når det gjelder valgkonsulater, er kontorlokalene ikke ukrenkelige, men mottakerstaten er forpliktet til å yte beskyttelse mot forstyrrelser, inntrengen o.a. De konsulære arkiver er dog ukrenkelige uansett hvor de befinner seg, såfremt de holdes atskilt fra konsulens private papirer. Valgkonsulene har krav på fritakelse for skatter og avgifter på den godtgjørelse som de måtte motta fra senderstaten i sin egenskap av konsul. Valgkonsuler har immunitet overfor mottakerstatens jurisdiksjon når det gjelder tjenestehandlinger, jfr. kap. 5 om utenrikstjenestemanns rettsstilling. 2. Ønsker en valgkonsul å overta konsulverv for et annet land, må Utenriksdepartementets forhåndssamtykke innhentes. Begrunnet søknad sendes gjennom overordnet fagstasjon, som videresender saken til Utenriksdepartementet sammen med sin tilråding. Samtykke til å overta konsulstilling for et annet land vil vanligvis ikke bli gitt dersom vedkommende land har økonomiske eller andre interesser på tjenestestedet som strider mot de norske interesser konsulen skal ivareta, eller hvor overtakelsen av det nye konsulverv av andre grunner antas å kunne vanskeliggjøre en tilfredsstillende ivaretakelse av norske konsulære gjøremål. Utenriksdepartementets samtykke må innhentes selv om det bare dreier seg om en midlertidig og kortvarig overtakelse av konsulvervet for et annet land. Jfr. forøvrig kommentarene til 2,1. Om mottakerstatens samtykke, se konsularkonvensjonens art. 8. Forbudet i 2 2 mot å drive noen form for forretningsvirksomhet på tjenestestedet omfatter ikke valgkonsulene. Imidlertid vil det kunne oppstå tilfelle hvor en valgkonsuls private virksomhet utvikler seg i en slik retning at den ikke lenger kan forenes med stillingen som norsk konsul. I slike tilfelle bør vedkommende valgkonsul frasi seg sitt konsulære verv. 3. Det vises til Bemyndigelser Valgkonsuler er bemyndiget til å utføre konsulære oppgaver etter denne instruks, samt etter særskilt bemyndigelse. Til 9. Oversikt over særskilte bemyndigelser fremgår av UDs kalender. Begrunnede forslag om behov for særskilte bemyndigelser til valgkonsulatene innsendes av overordnet fagstasjon til Utenriksdepartementet. Bemyndigelsen er knyttet til valgkonsulen personlig, ikke til stasjonen. Spesielle bemyndigelser revurderes ved skifte i konsulstillingene. For utfyllende informasjon vises til "Manual for Honorary Consuls of Norway" som inneholder mer detaljert veiledning for valgkonsulene til bruk i deres daglige konsulære arbeid.

213 1. Ved alle valgkonsulater skal finnes: 10. Utstyr til valgkonsulatene. Korrespondanse. 1 stort embetsstempel med norsk språk 1 lite embetsstempel med norsk språk 1 stort embetsstempel med fremmed språk Lakksignet med norsk språk Stasjonsskilt med det norske riksvåpen Det norske statsflagg (splittflagg) Offisielt fotografi av DD.MM. Kongen og Dronningen Brevpapir Norges-kart (veggkart) Manual for the Honorary Consuls of Norway Utenriksdepartementets kalender Gebyrtariffen. 2. Valgkonsul må holde konsulatets offisielle korrespondanse atskilt fra sin forretningskorrespondanse. Til En valgkonsul har rett til å ha konsulatskilt med det norske riksvåpen slått opp utenfor kontorlokalet og/eller sin bolig, og har også rett til å føre det norske statsflagg, jfr. utfyllende kommentarer i Valgkonsulatets signet og stempler anskaffes og oppbevares som foreskrevet i 13 10,2 m/komm. Regler for bruk av riksvåpenet på brevpapir, visittkort o.l. fremgår av R15U Vedrørende protokoller og fortegnelser vises til Når ny valgkonsul tiltrer, skal han innsende til overordnet fagstasjon avtrykk av stasjonens signet og stempler, jfr ,2 m/komm.

214 2. Valgkonsul må i sin private forretningskorrespondanse ikke bruke papir eller forretningskort med konsulatets brevhode, offisielle stempler eller konsulær signet. Omvendt må valgkonsul i sin offisielle korrespondanse ikke bruke firmaets brevpapir eller brevpapir med henvisninger til det private erverv. 11. Oppbevaring av valgkonsulats midler m.v. 1. Sjef for valgkonsulat er ansvarlig for stasjonens beholdning av pengemidler, verdipapirer og deposita, og skal sørge for at disse oppbevares på betryggende måte. 2. Stasjonens kassabeholdning, bankkonti og regnskaper skal holdes atskilt fra valgkonsulens og personalets private midler og regnskaper. Til 11. Det vises til 12 4 m/komm. hvor det er redegjort for gjeldende lovbestemmelser om ansvar og garanti for tjenestemenn som forvalter offentlige midler. Loven av 28. mars 1958 nr. 4 antas også å omfatte valgkonsulene. Valgkonsulat skal føre regnskap i kronologisk orden over arvebeløp, deposita, pensjonsbeløp m.v. tilhørende norsk privatperson eller offentlig institusjon og som beror ved valgkonsulatet for oppbevaring, til utbetaling eller for overføring til norske myndigheter. Midlene skal holdes i særskilt kasse og eventuelt innsettes på egen bankkonto i valgkonsulatets navn. Ordningen med å motta deposita ved utenriksstasjonene er under avvikling. Nye deposita mottas ikke etter 1. september Inntil allerede deponerte midler, papirer og gjenstander m.v. er blitt utlevert til rette vedkommende, må de oppbevares på betryggende måte i henhold til de tidligere regler. 12. Regnskapsføring ved valgkonsulat. 1. Valgkonsulat skal føre særskilt regnskap over alle inn- og utbetalinger ved stasjonen. 2. Når særlige grunner taler for det, kan valgkonsulat pålegges en utvidet regnskapsplikt etter regler som fastsettes av Utenriksdepartementet. 3. Ved skifte i sjefsstilling ved valgkonsulat skal den nye stasjonssjef nøye kontrollere stasjonens regnskaper, beholdninger og eventuelle deposita. Hvis stasjonen blir nedlagt eller forutsettes å ville bli stående ubesatt i lengre tid, skal regnskapene, beholdninger og eventuelle deposita sendes overordnet fagstasjon. Til Valgkonsulat som har få inn- og utbetalinger, kan føre regnskapene som en kronologisk fortegnelse (forenklet regnskapsføring).

215 Utskrift av regnskapene tilstilles overordnet fagstasjon eller Utenriksdepartementet når valgkonsulatet blir anmodet om det. Valgkonsulat som mottar bo-oppgjør på vegne av arvinger bosatt i Norge, skal så snart som mulig overføre arvemidlene til overordnet fagstasjon. De originale dokumenter vedrørende booppgjøret (loddseddel) som viser hvilket beløp som er innbetalt til valgkonsulatet, skal av hensyn til Utenriksdepartementets legitimasjonsplikt overfor de norske arvinger innsendes til overordnet fagstasjon sammen med valgkonsulatets innberetning i arvesaken. 2. Valgkonsul som vanligvis har beholdning av midler for norske offentlige institusjoner eller norske privatpersoner, kan pålegges å føre et utvidet regnskap etter regler som Utenriksdepartementet fastsetter, og som vil bli sendt til vedkommende stasjoner. Valgkonsulat med utvidet regnskapsplikt skal hvert kvartal avlegge regnskap overfor overordnet fagstasjon også etter regler som fastsettes av Utenriksdepartementet. 13. Refusjon av valgkonsulats utgifter. 1. Valgkonsulat får etter regning refundert utlegg i tjenesteanliggender - tjenesteutgifter - til: a. porto og frakt, b. teleutgifter, c. leie av egen postboks for stasjonen, d. registrering i telefon-, telefax- og event. e-post-katalog, e. ekstra telefonabonnement ved større stasjoner, f. skrivepapir og konvolutter, g. kontingent i det lokale konsulatkorps, h. innkjøp foretatt etter anmodning fra Utenriksdepartementet, annen myndighet eller overordnet fagstasjon, og i. utbetalinger til nødlidende og andre utbetalinger som skjer med hjemmel i lov eller denne instruks eller etter særskilte direktiver fra Utenriksdepartementet. 2. Refusjonskrav for utlegg til sjømenn på norske skip eller til nødlidende, samt refusjonskrav som gjelder større utbetalinger, sendes med kvitterte regninger til overordnet fagstasjon så snart valgkonsulatet har avsluttet sakens behandling. 3. Refusjonskrav for andre utlegg etter denne paragraf sendes med kvitterte regninger til overordnet fagstasjon for bokføring i 4. kvartal hvert år. Til 13. Punktene f.o.m. a) t.o.m. g) omfatter tjenesteutgifter som refunderes valgkonsulatene etter regning. Kvitteringer skal så langt mulig vedligge. Innsendte krav om refusjon av tjenesteutgifter kontrolleres av overordnet fagstasjon og bokføres direkte i stasjonens regnskaper. Slike utgifter for inneværende år skal senest bokføres på kap i stasjonens regnskaper i 4. kvartal før regnskapsavslutning. For stasjoner som innsender regning, må den være mottatt i departementet senest hvert år.

216 Større utgifter til porto og frakt skal avkreves den eller de institusjoner eller personer i tjenestedistriktet som saken gjelder, eventuelt tas med i utgiftsspesifikasjonen i vedkommende sak. Teleutgifter skal så vidt mulig legitimeres og oppføres spesifisert i utgiftsoppgaven. I den utstrekning det er mulig, bør kvitteringer vedlegges. Da de omkostninger som det her gjelder, kan representere beløp av betydning, bør hovedregelen være at stasjonen avkrever sine utlegg direkte hos vedkommende institusjon eller person eller fører utleggene opp i sakens utgiftsoppgave. Utlegg vedrørende innkjøp for regning av Utenriksdepartementet, annen myndighet eller overordnet fagstasjon kan valgkonsulat på anmodning straks få dekket gjennom overordnet fagstasjon. Det er ikke forutsetningen at valgkonsulat skal stå i forskudd med utlegg av denne art inntil utgiftsspesifikasjonen for tjenesteutgifter sendes inn. Reglene for nødlidenhetslån m.v. fremgår særlig av 8 15 og Slike lån skal så snart som mulig innberettes til overordnet fagstasjon. Refusjonskrav etter denne bestemmelse skal være legitimert og bilagt med nødvendige forklaringer samt undertegnet nødlidenhetserklæring. 14. Kontorbidrag og gebyrinntekter. 1. Valgkonsulat som har spesielle kontorutgifter, kan etter søknad tilstås kontorbidrag. Valgkonsulat som tilstås kontorbidrag, disponerer bidraget uten regnskapsplikt med mindre Utenriksdepartementet bestemmer noe annet. 2. Valgkonsulat innkrever gebyrer i samsvar med bestemmelsene i gjeldende gebyrtariff. Til Kontorbidrag utgjør et tilskudd til dekning av spesielle kontorutgifter som valgkonsulatet måtte ha i forbindelse med utførelse av konsulære oppgaver, f. eks. utgifter til ekstra kontor og/eller ekstra kontorhjelp. I begge tilfelle forutsettes at det konsulære arbeid har et visst omfang. Kontorbidraget er ikke godtgjørelse for utførte tjenester, og heller ikke "håndpenger" til konsulene. Økt aktivitet alene er i seg selv ikke grunnlag for økning av kontorbidraget. Valgkonsulene sender søknad om kontorbidrag til overordnet fagstasjon, som videresender den til Utenriksdepartementet. Fagstasjonens forslag må begrunnes. Det er ikke tilstrekkelig bare å føre opp samme beløp som tidligere eller peke på inflasjonsjustering. Fagstasjonene bes også innsende begrunnede forslag til nedskjæringer dersom kontorbidragene synes for høye i forhold til aktivitetsnivå og/eller gebyrinntekter. Valgkonsulens søknad skal gi opplysninger om: a. Direkte utgifter som valgkonsulstillingen medfører og som ikke dekkes etter 13, f.eks. utgifter til særskilt kontorlokale og kontorhjelp o.l. b. Gebyrinntekter for foregående og inneværende år.

217 c. Omfanget av konsulatets arbeid. Det bør gis opplysninger om valgkonsulatets arbeid med sjømanns- og skipsfartssaker, kommersielle saker, bistand til norske borgere m.v. Kontorbidrag tilstås for ett budsjettår om gangen. Utenriksdepartementet gir gjennom overordnet fagstasjon valgkonsulat melding om bidragets størrelse og utbetalingsmåten. Kontorbidrag utbetales normalt 1. og 2. halvår av overordnet fagstasjon. Fagstasjonene må påse at tilgodehavende kontorbidrag er utbetalt og bokført i stasjonens regnskaper på kap senest i 4. kvartal før årets regnskapsavslutning. For stasjoner som innsender regning, må disse være Utenriksdepartementet i hende senest hvert år. 2. Gebyrinntektene tilfaller valgkonsulen. De forutsettes å skulle bidra til dekning av valgkonsulens utgifter til driften av konsulatet. Det vises forøvrig til 12 6 og til gjeldende gebyrtariff. 15. Valgkonsulatenes årsrapporter og rapportvirksomhet. 1. Valgkonsulat skal ved utløpet av hvert kalenderår innsende årsrapport (arbeidsoversikt) til overordnet fagstasjon. Vedkommende fagstasjon sender de mottatte rapporter med eventuelle kommentarer samlet til Utenriksdepartementet. 2. På anmodning fra overordnet fagstasjon skal valgkonsulat innberette til nevnte fagstasjon om faktiske forhold og spørsmål i sitt tjenestedistrikt som har betydning for norske interesser. Hvis valgkonsulat blir kjent med forhold i sitt distrikt som utvilsomt har interesse for norske myndigheter, bedrifter eller enkeltpersoner, kan det også på eget initiativ innberette om disse forhold til overordnet fagstasjon. Til Hensikten med de årsrapporter/arbeidsoversikter som skal innsendes, er bl.a. å gi Utenriksdepartementet opplysninger om de arbeidsoppgaver og den arbeidsmengde som valgkonsulatene har. Oversiktene vil være av betydning ved spørsmål om tilståelse av kontorbidrag, stasjonens grad, eventuell omdannelse til høyere eller lavere grad, nedlegging, behovet for mer enn én valgkonsul m.v. Arbeidsoversiktene skal angi arten og omfanget av de konsulære gjøremål. Skjemaer er utarbeidet på norsk og engelsk. Mot slutten av året vil informasjon og skjemaer bli sendt fagstasjonene med ukenytt og med angivelse av frist for innsendelse. Disse skjemaene skal fylles ut av valgkonsulatene, men ikke av fagstasjonene. Tre eksemplarer av skjemaet i vedkommende språkversjon skal straks sendes til underordnete valgkonsulater. To eksemplarer sendes Utenriksdepartementet i utfylt stand, såvidt mulig samlet for de underliggende konsulater. 2. Når det gjelder rapportvirksomhet, kan det ikke stilles samme krav til valgkonsulater som til (konsulære) fagstasjoner. Mange av valgkonsulene innehar imidlertid store kunnskaper om lokale forhold. Dette bør overordnet fagstasjon benytte seg av for å skaffe til veie førstehånds viten om lokale og regionale spørsmål i mottakerlandet som kan ha betydning for norske

218 interesser. Likeledes åpnes det mulighet for at valgkonsuler av eget tiltak innberetter gjennom overordnet fagstasjon om forhold i sitt tjenestedistrikt som utvilsomt har interesse for norske instanser og enkeltpersoner. Så langt det passer, gjelder 7 11 m/komm. om konsulær fagstasjons rapportvirksomhet også for valgkonsulat. 16. Valgkonsulats arkiv. 1. Retningslinjer for arkivordningen ved valgkonsulatene fastsettes av Utenriksdepartementet. Den praktiske gjennomføring av disse bestemmelser overlates til valgkonsulen, eventuelt i samråd med overordnet fagstasjon. 2. Valgkonsul skal holde konsulatarkivet atskilt fra sine øvrige dokumenter og private papirer. 3. Hvis valgkonsulat blir nedlagt, skal arkivene sendes nærmeste overordnede fagstasjon. Til 16. Valgkonsulats arkiv skal holdes atskilt fra den korrespondanse vedkommende valgkonsul fører som privatmann og næringsdrivende. Dette er nødvendig også av den grunn at valgkonsulatets arkiver er ukrenkelige etter folkeretten, jfr. 5 1 m/komm. Valgkonsulats arkivordning er avhengig av korrespondansens omfang. Hovedregelen er at korrespondansen ordnes systematisk etter sak og bindes inn i aktomslag som forsynes med tydelig saksangivelse. Innenfor hvert enkelt aktomslag (saksmappe) skal korrespondansen ordnes kronologisk, slik at en for innkomne skriv legger til grunn innkomstdatoen, for utgående skriv avsendelsesdatoen. Det er viktig at alle valgkonsulater med korrespondanse av større omfang fører en særskilt journal over innkomne dokumenter. Av journalen bør fremkomme: Fortløpende journalnummer, avsender, innholdsangivelse, avsenderdato og dato for mottakelse, samt egen rubrikk (eller egen protokoll) for angivelse av hvordan det innkomne dokument er blitt ekspedert. Journalen må holdes strengt atskilt fra ethvert register som vedkommende valgkonsul måtte føre i egenskap av privat næringsdrivende e.l. Dokumenter skal oppbevares så betryggende som mulig og slik at de ikke blir utsatt for skade ved fuktighet eller for brannfare. Med samtykke av Utenriksdepartementet kan dokumenter eldre enn ca. 30 år hjemsendes til departementet eller overføres til overordnet fagstasjon. Sendingen skal være ledsaget av en fullstendig og systematisk fortegnelse. Kassasjon av dokumenter kan foretas etter at samtykke er innhentet fra overordnet fagstasjon, som gir direktiver innenfor rammen av bestemmelsene i «Instruks om arkivbegrensning og kassasjon ved fagstasjonene» av 25. mars Blir valgkonsulat avstengt som følge av at Norge er kommet i krig, skal valgkonsulatets arkiv søkes bevart, eventuelt ved at det blir deponert i et nøytralt lands konsulat eller diplomatisk stasjon. Dersom fremmed makt vil legge beslag på arkivet, skal valgkonsulen påberope seg folkerettens regel om at konsulatarkiver er ukrenkelige. Dersom valgkonsulat må evakueres

219 som følge av lokale krigs- eller krisesituasjoner, må dokumenter som kan være farlige for rikets eller enkeltpersoners sikkerhet, medtas av valgkonsulen ved evakueringen eller tilintetgjøres når det er åpenbar fare for at de vil falle i fremmede makters hender. Her må valgkonsulen ta i betraktning muligheten av at folkerettens regler om arkivenes ukrenkelighet i den foreliggende situasjon ikke vil bli respektert. Sluttbestemmelser 1. Denne instruks trer i kraft 1. januar Utenriksdepartementet kan imidlertid fastsette en senere dato for ikrafttredelse av enkelte bestemmelser. 2. Fra ikrafttredelsen av den nye instruks oppheves Instruks for Utenrikstjenesten av 17. desember 1976 med senere endringer. Likeledes oppheves enhver bestemmelse vedrørende utenrikstjenesten som måtte stå i strid med bestemmelsene i denne instruks. For øvrig skal eldre bestemmelser og reglementer fortsatt gjelde inntil de måtte bli opphevet eller avløst av nye bestemmelser gitt med hjemmel i denne instruks. 3. Nye rettigheter som tillegges tjenestemann etter denne instruks og som ikke får virkning straks, kommer til anvendelse senest fra tjenestemannens forflytning eller ansettelse i ny stilling. 4. Utenriksdepartementet gis fullmakt til å fastsette kommentarer med nærmere retningslinjer, fortolkninger og utfyllende forklaringer til denne instruks, og til, eventuelt etter samråd med relevant fagmyndighet, å foreta slike endringer i instruksens bestemmelser som ikke vesentlig endrer dennes karakter eller rekkevidde.