Lynkurs om bransjenormen

Transkript

1 Lynkurs om bransjenormen Leif Wien Jensen Norges Innsamlingsråd 27. april 2016

2 Bransjenorm? En felles forståelse: Slik behandler frivillig sektor personopplysninger! Orden i eget hus En norm for godt personvern Styrker omdømme for bransjen Skape en kultur for å ta personvern på alvor Bransjens egen personopplysningslov Hjemlet i POL 42 nr 6

3 Kunnskap og kultur i organisasjonen Den registrertes ønske er vår lov! Alle med giverkontakt må ha basiskunnskap Nulltoleranse for klager på overtramp Godt personvern = godt omdømme Vaskerutiner for registre

4 Hva er de viktigste punktene i normen? 1. Den registrerte har mange rettigheter 2. Organisasjonene har mange plikter 3. Dere må bruke tid på dokumentasjon og rutiner 4. Organisasjonen må skape en sunn personvernkultur = godt omdømme

5 Nye registrertes rett til informasjon Informasjon til nye registrerte Bruk standardtekst på giroer, kuponger o.l. Minimumstekst på små kuponger Henvise til fullstendig tekst på nettside? Samme informasjonsplikt uansett kanal (brev, telefon, epost, sms, mms)

6 Forslag til standard info-tekst Vi behandler alle opplysninger om våre givere - som navn, adresse, telefonnummer, fødselsnummer og bidrag som er gitt strengt konfidensielt. Opplysningene brukes til å oppfylle avtaler med deg som giver, til å oppfylle organisasjonens rettslige forpliktelser i forhold til skattelov og regnskapslov og til å drive informasjon og innsamling av midler for [organisasjon]. Behandlingen skjer i henhold til Personopplysningslovens 8. Vi utleverer ikke personopplysninger til andre, med unntak av (frivillig) innrapportering av skattefradrag. Unødvendige opplysningene vil bli slettet når oppbevaring ikke lenger er nødvendig ut fra formålet med oppbevaringen. Behandlingsansvarlig er [generalsekretæren]. Det er frivillig å gi fra seg personopplysninger. Du kan ved skriftlig henvendelse kreve innsyn i hvilke opplysninger som er registrert og hvordan disse benyttes. Du kan kontakte vår [giverservice] på tlf [ ] dersom du vil rette feil i navn og adresse, vil endre type eller antall henvendelser, be om å bli slettet eller inngå faste giveravtaler.

7 Organisasjonens plikter Meldeplikt hvert 3.år Datatilsynet.no Konsesjonsplikt sensitive opplysninger Plikt til å gi informasjon og innsyn

8 Organisasjonen må bruke tid på dokumentasjon Internkontroll Skriftlig dokumentasjon av ansvar og rutiner Behandlingsansvarlig Behandlingsgrunnlag Formål med behandling Eksisterende kundeforhold i vår organisasjon Praksis for sletting av opplysninger Informasjonssikkerhet Skriftlig dokumentasjon av systemer og rutiner Risikovurdering, sikkerhetsrevisjon, avvikshåndtering, organisering, sikring

9 Når skal vi slette? Organisasjonen må fastsette egne retningslinjer ut fra virksomhetens art Alltid slette hvis den registrerte krever det Vi sletter for å unngå å kontakte de som ikke er interessert Innsamlingsrådet anbefaler å spørre passive givere om de vil fortsette å stå i registeret (samtykke) Veiledende regel: Overfør til prospektregister etter tre år uten dokumentert aktivitet.

10 ?!? Har din organisasjon vanntett rutine for å ta imot reservasjon mot henvendelser?

11 Når skal det vaskes mot DSR? Alltid, unntatt henvendelser til registrerte med eksisterende kundeforhold eller samtykke Passive (prospektregisteret) må alltid vaskes Kjøpte / leide adresser må alltid vaskes

12 Hva er et «eksisterende kundeforhold»? Ett enkeltbidrag er normal IKKE å anse som eksisterende kundeforhold Å ha gitt flere enkeltbidrag vil normalt være å anse som et eksisterende kundeforhold Det avgjørende er om giveren forventer videre oppfølging Organisasjonens forventning om videre oppfølging har ingen betydning Vi kan ikke vite sikkert hva giveren forventer. Derfor må vi gjøre en vurdering

13 Klare og uklare «kundeforhold» Klare kundeforhold Uklare kundeforhold må vurderes konkret Faste givere/faddere Medlemmer Tillitsvalgte Samtykke Abonnenter Sporadiske givere (normalt JA hvis flere, nylige bidrag) Ny giver (tja ) Enkeltbidrag (normalt NEI) Klare ikke-kundeforhold Passive givere uten samtykke

14 Bransjenormen om klare kundeforhold

15 Bransjenormen om vurderingen:

16 Ett enkeltbidrag = «eksisterende kundeforhold»? Kan ett eller flere enkeltbidrag anses som eksisterende kundeforhold? Markedsrådet avga 3. september 2012 en tolkningsuttalelse om eksisterende kundeforhold i frivillig sektor. Den generelle veiledningen er at et enkeltbidrag ikke kan anses som et eksisterende kundeforhold. Forarbeidene til loven peker på at det kan finnes omstendigheter som gir grunnlag for å etablere et eksisterende kundeforhold ut fra et enkeltbidrag. Forutsetningen er at det foreligger holdepunkter for å legge til grunn at et engangsbidrag kan sees som et element i et forhold som er ment å vare over en viss tid. Det må altså vurderes konkret om det ut fra gaven er naturlig med videre kontakt mellom giveren og organisasjonen. Vurderingen skal bygge på hva giveren forventer av kontinuitet og kontakt, mens organisasjonens forventning ikke kan tillegges vekt. (forts.)

17 Flere enkeltbidrag = «eksisterende kundeforhold»? Har giveren derimot gitt flere enkeltbidrag, vil det være mer rimelige å tolke dette som en ytring om et ønske om fremtidig kontakt. Markedsrådet sier i sin tolkningsuttalelse at «en gjentatt gave etter forholdene kan være uttrykk for giverens sympati for eller tilknytning til organisasjonen og de saker organisasjonen arbeider for, og slik sett også et tilstrekkelig sterkt uttrykk for ønske om fremtidig støtte og kontakt i denne forbindelse, og som følgelig må anses som et eksisterende kundeforhold som innebærer unntak fra reservasjonsretten.».

18 Holdepunkter for giverens forventning om videre kontakt Informasjon gitt i forkant av gaven Organisasjonens aktivitetsnivå (hvor mange kontaktpunkter vi har med giver) Hvordan er gaven gitt (giro gir ikke mulighet for kommunikasjon/samtykke) En det normalt å takke for gaven? Er det normalt å informere om hvordan giverens penger er brukt? Tilbyr vi giveren enkel mulighet for reservere seg? Er det naturlig med videre kontakt?

19 Hva er «tilsvarende varer»? Eksisterende kundeforhold gir anledning til å markedsføre «tilsvarende varer» Et kommersielt produkt og økonomisk bidrag er ikke tilsvarende varer Ulike former for økonomisk bidrag som julekort, kalender, støttegiro, vennskapspakke etc er tilsvarende

20 5 råd for å hindre klager 1. Kun ett giverregister 2. Gode rutiner for vask mot DSR 3. Gode rutiner for interne reservasjoner 4. Gi god info før gaven gis 5. Spør giverne hva de ønsker