Protokoll fra landsstyrets møte 1. oktober

Transkript

1 Protokoll fra landsstyrets møte 1. oktober TILSTEDE Atle Aas Maja Leonora Skålvold Anders Østeby Øystein Sørgjerd Siri Bremdal Dag Espolin Johnson Øyvind Øygarden IKKE TILSTEDE Gunvor Meling Eline Marie Grøholt Mats Billermark Landssjef og Møteleder Viselandssjef Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem (sekretær) Rovernemnda Styremedlem Styremedlem Generalsekretær INFORMASJON Vi forsetter med vår nye form for dokumentasjon av saker, vedtak, aktiviteter osv. Dette betyr at alle sakspapir, beslutninger og aktiviteter vil bli publisert sammen med en kort protokoll. PROGRAM Åpning og formelle ting (Møteleder) Saksbehandling og vedtak (se egen liste) Landsleiersjef ble diskutert. Annonse i Lederforum gav ikke noe resultat. Kretsforum ble diskutert. Planlegging er i sluttfase. Gjennomgang av aktiviteter (se egen liste) DEJ/

2 Agenda for landsstyremøtet 1. oktober 2011 START Møtestart og velkommen SAKSBEHANDLING Sak 2011/50 Økonomistatus (Lars Mørk) Sak 2011/51 Oppnevning Hederstegnkomite Sak 2011/52 Oppnevning Sak 2011/53 Strategi mål & indikatorer Sak 2011/54 Aldersgrense for MinSide DISKUSJON Landsleiersjef 2014 Kretsforum 2011 Gruppeledermøte 2012 EVENTUELT Gjennomgang av aktivitetsliste AVSLUTT

3 LANDSSTYRETS BESLUTTSLISTE 2011 Sak nr Sak Beslutt Datum Kommentar 11/35 Godkjenning av innkalling og sakliste Forslag vedtatt Enstemmig 11/36 Protokoller, referater og orienteringer Forslag vedtatt Enstemmig 11/37 Godkjenning av nye ledere Forslag vedtatt Enstemmig 11/38 Konstitueringer og oppnevninger Forslag vedtatt Enstemmig 11/39 Strategiplanen Fremtiden indikatorer Forslag vedtatt Enstemmig 11/40 Økonomi - status april Forslag vedtatt Enstemmig 11/41 Regnskapsstatus per 30. april 2011 Forslag vedtatt Enstemmig 11/42 Årshjul og internasjonale møter Forslag vedtatt Enstemmig 11/43 Landsleir 2014 Forslag vedtatt Enstemmig 11/44 Mentorprogrammet status og nye oppnevninger Forslag vedtatt Enstemmig 11/45 Økonomi - status juni Forslag vedtatt Enstemmig 11/46 Økonomi - Ny modell for rapportering Forslag vedtatt Enstemmig 11/47 Strategi - Reviderte indikatorer og mål Forlsag vedtatt med justeringer Enstemmig 11/ I Fridtjof Nansen's spor Forslag ikke vedtatt. Sendes til SpF Enstemmig 11/49 Oppnevning PLU Forslag vedtatt Enstemmig 11/50 Økonomi - status august Forslag vedtatt Enstemmig 11/51 Oppnevning - Hederstegnkomite Forslag vedtatt Enstemmig 11/52 Konstitueringer og oppnevninger Forslag vedtatt Enstemmig 11/53 Strategi - Reviderte indikatorer og mål Forslag vedtatt Enstemmig 11/54 Aldersgrense for MinSide Forslag vedtatt Enstemmig

4 Saksnummer 2011/50 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Økonomi - status august Beskrivelse Orientering av forbundets økonomi til og med juni 2011 Resultatet viser overskudd i August. Det blir ikke noe store inntekter mer i år. Fra nå er det utgifter. Prognose gir att årets resultat har et lit overskudd. - Støtte midler fra LNU i juli påvirker resultat kraftig (kun inntekt nå). - Nedgang i medlemstap har ikke hatt negativ innvirkning på økonomi DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader Finansieringsmodell Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer Inntekter Andre detaljer Forslag til vedtak Akkumulerte reslutat og rapportering augusti 2011 godkjennes. Fortsatt avklaring av resultatene og analyse presenteres på hver styremøte året ut. VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Akkumulerte reslutat og rapportering august 2011 godkjennes. Fortsatt avklaring av resultatene og analyse presenteres på hver styremøte ut året. Vedlegg, referanse Økonomi - resultat august 2011 Forslagstiller/Saksbehandler Lars Mørk Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

5 Saksnummer 2011/51 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Oppnevning - Hederstegnkomite Beskrivelse En medlem i Hederstegnkomite har meldet seg ut denne uke. Vi trenger en ny person. Vi foreslår Arne Hernes. Arne har tidligere vært landsstyremedlem og var også ansatt i en periode med ekspansjon. Han var veldig aktiv i Rovernemnda og leder for den en periode. DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader Finansieringsmodell Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer Inntekter Andre detaljer Forslag til vedtak Arne Hernes oppnevns som medlem i hederstegnkomite VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Arne Hernes oppnevns som medlem i hederstegnkomite. Silje Bringedal oppnevnes som medlem i PLU. Vedlegg, referanse Forslagstiller/Saksbehandler Mats Billermark Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

6 Saksnummer 2011/52 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Konstitueringer og oppnevninger - endelig Beskrivelse Tidligere behandlet i sak 34/11 og 38/11 I saksframlegget er det gitt en oversikt over ansvarsområder og kontakter med komiteer, utvalg og samarbeidspartnere. Vi mangler noen navn. Noen verv er vi forpliktet til å fylle, andre er opp til styret å ta stilling til. Styremedlemmene bør derfor ha grunnreglene og organisasjonsbestemmelsene tilgjengelig. DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader Finansieringsmodell Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer Inntekter Andre detaljer Forslag til vedtak Navn, roll og ansvar i vedlegg godkjennes. VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Navn, roller og ansvar med endringer som framkom i møtet godkjennes. Noen foreslåtte tilleggsansvar vurderes av administrasjonen og kommer som ny sak på neste styremøte. Vedlegg, referanse Styrets kontaktpersoner og oppnevninger Forslagstiller/Saksbehandler Mats Billermark Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

7 STYRETS KONTAKTPERSONER OG OPPNEVNINGER KRETSER NAVN KM-BEVEGELSEN ETS NAVN KRETS NAVN ORGANISASJON NAVN Agder Øystein Sørgjerd KM Global Styre Gunvor Meling + Torbjørn Geirbo + LS Asker og Bærum Anders Østeby KM Global representanskap Alle i styret Bjørgvin Øystein Sørgjerd KM Internasjonalt Styre Gunvor Meling + LS + VLS Buskerud Eline Marie Grøholt KFUK-saker Gunvor Meling Finnmark Gunvor Meling KFUM-saker Øystein Sørgjerd Haugaland Øystein Sørgjerd Hedmark og Oppland Dag Espolin Johnson SPEIDERBEVEGELSEN Helgeland Eline Marie Grøholt ORGANISASJON NAVN Nordre Nordland Anders Østeby WAGGGS (IC) Eline Marie Grøholt Nordmøre og Romsdal Siri Bremdal WOSM 2011 (IC) Vemund Ovesen Oslo Dag Espolin Johnson WOSM 2012 (Skygge IC) Øystein Sørgjerd Rogaland Øystein Sørgjerd SPF Anders Østeby + LS + VLS Romerike Gunvor Meling Norsk Speidermuseums representantskap Dag Espolin Johnson Sogn og Fjordane Siri Bremdal Eline Marie Grøholt Sunnmøre Siri Bremdal Anders Østeby (varaer) Telemark Eline Marie Grøholt Gunvor Meling (varaer) Troms Anders Østeby Trøndelag Siri Bremdal Vestfold Gunvor Meling Østfold Dag Espolin Johnson

8 STYRETS KONTAKTPERSONER OG OPPNEVNINGER FAGOMRÅDER NAVN ANDRE ETS NAVN OMRÅDE NAVN ORGANISASJON NAVN PLU Øystein Sørgjerd FRIFO Atle Aas Dag Internasjonalt Eline Marie Grøholt Espolin Johnson Mentorprogram Siri Bremdal Frivillighet Norge Mats Billermark Unge talspersoner Maja Leonora Skålvold Y s Men Atle Aas Rover Atle Aas En gang alltid Atle Aas Speiderbutikken Anders Østeby Barne- og likestillingsdepartement Økonomi Dag Espolin Johnson Norske Kirke Maja Leonora Skålvold Anders Østeby Kirkerådet Maja Leonora Skålvold Informasjon TBD St. Georgs gildene Dag Espolin Johnson Vekst TBD Program TBD Personalråd Dag Espolin Johnson Maja Leonora Skålvold

9 Saksnummer 2011/53 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Strategi - Reviderte indikatorer og mål Beskrivelse Forbundskontoret har jobbet videre med mål, dens forumelringar og indikatorer. Dette gjøres på vegne av Styringsgruppen for fremtiden. Dette arbeidet har resultert i noen mindre justeringer. Endringer teskt #2.5 Vi foreslår at "Øke engasjerte og inkluderende trener" til "Øke antall aktive trenere" #4.4 Vi foreslår at "Vi er kjent i Norge for kristnen trossupplæring i friluft" endres til "Vi er kjent i Norge for speiding med integrert kristen trosopplæring" DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader * Finansieringsmodell * I tråd med budsjett Andre detaljer Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer * Inntekter Endringer og kompleteringer i indikatorer #2.5 Forslag presenteres ved møte #3.2 Deltakelse ved store hendelser #3.3 Tre fulle kurs 2012 (tidligere to) #3.4 Grønne grupper er fokus #3.5 Fokuserer på Haikeligaen og antall påmeldte lag # Fokus på tiltak i steded for kvantitative mål #4.5 Ikke klart ennå Forslag til vedtak Godkjenne foreslåtte indikatorer og mål. Dette blir start på tiltaksplan og budsjett. VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Landsstyret godkjenner foreslåtte indikatorer og mål som beskrevet. I tillegg gjøres følgende endringer: 3.1: 2010=40,5%, 2014=41,5%. 2.4: Tekst og tall som i vedlegg. Dette er start på tiltaksplan og budsjett. Vedlegg, referanse Målindikatorer Forslagstiller/Saksbehandler Mats Billermark Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

10 SYNLIGHET OPLLEVELSER LEDERE VEKST MÅL Status Øke medlemstallet Øke antall grupper som har 50 eller flere medlemmer Øke antall ungdomsskoleelever 19 % 20 % 20 % 20 % 22 % 1.4 Øke gjennomsnittlig medlemstid 2,9 år 3 år 3 år 3 år 3,5 år 1.5 Etablere nye grupper Øke antall aktive ledere 5 speidere/leder 5 speidere/leder 5 speidere/ leder 4,5 speidere/leder 4 speider/leder 2.2 Øke antall personer under 26 år i verv og komiteer N/A 40 % 40 % 40 % 40 % 2.3 Nye leder gjennomfør nettkurs N/A 100 % 100 % 100 % 100 % 2.4 Flere ledere gjennomfører lederkurs program og lederkurs ledelse 2.5 Øke antall aktive trenere TBD TBD TBD TBD TBD 3.1 Stor deltakelse på landsleir 40,5 % Slettet Slettet 41,5 % Slettet 3.2 Flere deltar på internasjonale arrangementer World Jamboree: 163 Roverway: 80 YMCA EU Fest:130 Internasjonale gjester World Jamboree: TBD World moot: 25 på landsleier: Øke deltakelsen på Norsk Roland 2 kurs 3 fulle kurs 3 fulle kurs 2 fulle kurs 3 fulle kurs 3.4 Alle arbeider aktivt med miljø 0 % grønne grupper 20 % grønne grupper 30 % grønne grupper 40 % grønne grupper 50 % grønne grupper 3.5 Øke antall uteovernattingsdøgn 100 lag i Haikeligaen Øke deltakelsen i Globalaksjonen 50 % 55 % av alle grupper 60 % 63 % 70 % 4.2 Øke kalendersalget 1,34 1,5 kalendere/speider 2 2, Ledere og patruljeførere kjenner våre kjerneverdier 3 nye tiltak 3 nye tiltak 3 nye tiltak 3 nye tiltak 3 nye tiltak 4.4 Vi er kjent i Norge for speiding med integrert 4 tiltak 3 nye tiltak 3 nye tiltak 3 nye tiltak 3 nye tiltak kristen trosopplæring. 4.5 Gjennomføre åpne arrangementer N/A TBD TBD TBD TBD 4.6 Oppslag i media N/A N/A = Not Applicable TBD = To Be Defined

11 Saksnummer 2011/54 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Aldersgrense for MinSide Beskrivelse I dag er det bare medlemmer over 15 år som kan bruke MinSide. Denne begrensningen bør tas bort fordi: 1. Vi ønsker økt bruk av medlemsregisteret, og at dette skal være et best mulig verktøy for alle. I dag kan gruppene bruke medlemsregisteret for å håndtere påmelding til egne gruppeturer, men speiderne kan ikke melde seg på uten tilgang til MinSide. 2. Vi ønsker at adresser, epostadresser og telefonnumre skal være mest mulig oppdaterte. I dag nekter vi 62% av medlemsmassen vår å selv oppdatere sin adresse. Hvorfor skal ikke speiderne eller deres foresatte kunne melde adresseendring eller oppdatere telefonnumre? 3. Direktemarkedsføring mot medlemmer under 15 år har økt betydelig de siste tre årene. Vi sender ut e-post og SMS og opplyser samtidig om at de har mulighet til å reservere seg mot dette på MinSide. Det har de ikke. 4. Vi får snart en mer forseggjort speider CV fra MinSide. Hvorfor skal 7300 speidere nektes tilgang til denne? 5. Kanskje vil vi se en positiv effekt av at speiderne tar i bruk MinSide tidligst mulig, ved at de venner seg til å bruke dette verktøyet allerede mens de er unge. Forslag til vedtak Alt1: Aldersgrensen for MinSide tas bort. Alt2: Det legges en aldersbegrensning på ressursregistreringen. Alt3: Det legges en aldersbegrensning på arrangementspåmelding. DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Enkel tilpasning Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader Finansieringsmodell 300 kr lønn. Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer Inntekter ca 1 times arbeid. Andre detaljer Relatert til satsingsområdet 'Ledere'. Medlemsregisteret er det fremste verktøyet som gjør det lettere å administrere en lokal speidergrupe. VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Landsstyret vedtar at aldersgrensen for MinSide tas bort. Landsstyret ber om at pålogging til MinSide blir forenklet. Vedlegg, referanse Informasjon om bakgrunn for dagens ordning. Forslagstiller/Saksbehandler Are Shaw Waage Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

12 LANDSSTYRETS AKTIVITETSLISTE 2011 Nr Aktivitet Ansvar Tidsplan Kommentar A11:01 Diskutere og presentere tanker kring fire ord - Inkluderende - Identitet & "Når som helst" EG GM Gruppen fortsetter sitt arbeide med «vår identitet», basert på speiderloven og «Alltid beredt». Vi ønsker en halv A4-side som kan brukes som «tips» for landsstyrets taler. I siste møte hvert år behandler også landsstyret forbundets relasjoner. A11:02 Initiere analyse av anledning til hvorfor medlemmer slutter (kjønns fordeling, alder) SB Økonomiske konsekvenser samt hvordan man kan foreta slik analyse utredes A11:03 Hvordan utvikle unge ledere EG Utsatt A11:04 Solveig, Øyvind og Tor Arne spørres om deltagende i AA Gjenommført. Gruppen i gang gruppen som skall planerer arbeid med speiderloven A11:05 Varsle kretsledere om tid/sted for Kretsforum MB Gjenommført men følg opp (GA) A11:06 Nedleggelse av gruppen - er enkle maler og rutiner på plass? MB Ref 1.9 i Organisasjonsbestemmelser finner dere på nett i "Kretshåndbok" og "Lover og Regler" A11:07 Varsle komitéen for hederstegn at ta frem retningslinjer før MB Kommiteleder informert. Planlagt møte 2. uken i oktober. hederstegn A11:08 Presentere vurdering av alternativer for fremtidig MB medlemssystem A11:09 Gjennomfør en kompakt kurs før styret om MB medlemsregister A11:10 Kontakt NSF samarbeid før Trekløver Gilwell AA Når forbund arrangerer Trekløver Gilwell kurs så skal begge forbund inviteres både som stab og som deltakere. A11:11 Informere NSF att Øystein, Eline, Gunvor og Øyvind MB E-post sendt till NSF representerer styret ved møtet med den norske kontingenten på Jamboree. A11:12 Finn ut hur forsikring før styre fungerer MB Klart. Vi tar ikke forsikring. A11:13 Oppstart av speiderløftearbeid AØ A11:14 En første kontakt tas med høyskole om mulig studie av MB identitet og merkevarebygging. A11:15 Landsstyre profilering ved spesielle anledninger AA Husk Speiderbutikken A11:16 Gruppeledersamling i april 2012 må planlegges. MS A11:17 Sjekk med ekstern talere til Kretsforum MB Forslag: Fredrik glad Gjernes A11:18 Meld in navn til e-postadresse Alle

13 A11:18 Kontakte Oslo krets om felles møte 18/19 nov - fokus strategi og vekst DEJ Lørdag møte på speidermuseet med både speidermuseet og Oslo krets. A11:19 Kontakte Sunnmøre om felles møte er mulig februar SB A11:20 TBD DEJ TBD A11:21 Meld in tips på hvordan Gruppeledersamling kan organiseres i fremtiden Alle