HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Formannskapet Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet Innkalling til møte i Formannskapet Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor Kl 12:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 146/12 Godkjenning av protokoll fra møtene den og PS 147/12 PS 148/12 PS 149/12 Etiske retningslinjer Retningslinjer for bruk av sosiale medier Vertskommuneavtaler om helsesamarbeid i Orkdalsregionen PS 150/12 Klage på kulturskoleavgiften høsten 2012 PS 151/12 Betalingssatser for kulturenheten 2013 PS 152/12 PS 153/12 Hitrahallen - Fri halleie for ungdom Hitra og Frøya Hundeklubb - Søknad om støtte til avkjørsel PS 154/12 Disponering av fond for kulturenheten 2012 PS 155/12 Hitra videregående skole - Overføring av eierforhold - ny leieavtale PS 156/12 PS 157/12 Kjøp av leiligheter Hitra borettslag - søknad om tilskudd PS 158/12 Tjenestepensjon anbud valg av leverandør X PS 159/12 Hovedbankavtale - tildeling X PS 160/12 PS 161/12 Nye vedtekter for Orkdalsregionen Utbygging ambulanselokaler - tilleggsbevilgning

4 PS 146/12 Godkjenning av protokoll fra møtene den og

5 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Etiske retningslinjer Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: 1 Etiske retningslinjer Forslag 2 Etiske retningslinjer 2007 Saksprotokoll i Personalutvalget Behandling: Det ble foreslått å utsette saken med bakgrunn i at organisasjonene ikke har vært involvert i utarbeidelsen av «Etiske retningslinjer for Hitra kommune». Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. Enstemmig. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Ordføreren fremmet forslag om at saken oversendes Personalutvalget. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

6 Side 2 av 2 Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken oversendes Personalutvalget. Enstemmig. Innstilling: Hitra kommunestyre vedtar etiske retningslinjer slik de er fremlagt. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

7 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Hitra kommune har hatt etiske retningslinjer i mange år, og de ble sist endret i 2007, da dette med varsling ble tatt inn. De fremlagte retningslinjene er ikke vesentlig endret, men det er tatt inn en innledning som presiserer hva etikk er og hvorfor det er det er viktig å ha fokus på etikk. Retningslinjene er ellers forsøkt tilpasset andre kommuners retningslinjer, og det er også lagt vekt på at innholdet skal være i samsvar med KS sine intensjoner om hva slike retningslinjer skal inneholde. For rådmannen er det vesentlig at alle ansatte har forhold til etikk, og det er innen pleie og omsorg satt fokus på dette gjennom et eget prosjekt i år. Tillit og omdømme er avgjørende i alle sammenhenger, og hele kommunens organisasjon inkludert de folkevalgte påvirker dette gjennom sin væremåte og sine handlinger. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

8 Etiske retningslinjer for Hitra kommune Vedtatt av Hitra kommunestyre den XX.XX.12 1

9 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Generelt Omdømme myndighetsmisbruk Åpenhet og varsling Habilitet, interessekonflikt Gaver og andre fordeler Forvaltning av kommunens aktiva (Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler) Ekstraerverv og bierverv (Bistilling) Bruk av informasjon (Taushetsplikt Varsling Oppfølging Retningslinjer for ledere ved behandling av varsling om uregelmessigheter Omfang

10 1. Innledning. Hitra kommunes oppgave er å arbeide for fellesskapets beste. Kommunens ansatte skal være seg bevisst at de er i innbyggernes tjeneste. Som tjenesteyter, som forvalter av fellesskapets verdier og ved utøvelse av offentlig myndighet stilles det høye krav til den enkeltes etiske holdninger og integritet. Dette er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til kommunen. Kommunens etiske retningslinjer skal være et uttrykk for den etiske standard som skal gjelde for kommunens ansatte og folkevalgte. Alle har et selvstendig ansvar for egne handlinger, og alle skal ta avstand fra og bekjempe uetisk praksis. Særlig gjelder dette hvis handlingene krenker noens rettsvern eller tilgodeser noen på en uberettiget måte. Folkevalgte og ledere er rollemodeller, og skal legge til rette for en bedriftskultur hvor etisk refleksjon er en daglig aktivitet. 2. Generelt Hitra kommune legger stor vekt på at folkevalgte og ansatte framstår med redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Alle har et ansvar for å etterleve dette. Folkevalgte og ansatte plikter å overholde lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også å forholde seg lojalt til vedtak som er fattet av folkevalgte og administrasjonen. Samtlige ansatte i Hitra kommune er pålagt taushetsplikt i henhold til Forvaltningslovens Omdømme myndighetsmisbruk Folkevalgte og ansatte skal behandle brukere, kollegaer og andre de kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter med høflighet og respekt. Ansatte og folkevalgte må ikke opptre på en måte som kan krenke menneskeverdet. 4. Åpenhet og varsling Åpenhet er et overordnet prinsipp i Hitra kommunes forvaltning, både mot innbyggerne og innad i egen virksomhet. Dette er en forutsetning for allmennhetens tillit til kommunen, og motvirker klanderverdig adferd og ukultur. Offentlighet og en åpen diskusjon er en forutsetning for et velfungerende demokrati. Med en åpen bedriftskultur legges det til rette for at ledere, tillitsvalgte og medarbeidere forstår de veivalg som tas og at velment kritikk kommer frem slik at bedre beslutninger kan tas. 5. Habilitet, interessekonflikt For å ivareta og styrke befolkningens tillit og holdning til kommunen, er det særlig viktig at avgjørelsene som tas ikke blir påvirket av hensyn som er saken uvedkommende. De skal derfor ta aktivt avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. 3

11 Forvaltningsloven kap. 2, samt kommunelovens 40 nr. 3 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle tilsatte og folkevalgte i kommunen. Alle som arbeider med saksbehandling i kommunen skal gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Folkevalgte og ansatte skal opptre slik at de i tjenestesammenheng ikke uberettiget tilgodeser noen. De skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta det opp med vedkommende organ eller overordnede. Mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. Lønnet erverv som kan påvirke arbeidet i kommunen, jfr. Arbeidsreglementets 14. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører den enkeltes virke i kommunen. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at folkevalgt eller ansatt kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. Familiære eller andre nære sosiale forbindelser. Det er viktig at kommunens folkevalgte og ansatte i sentrale administratives stillinger kan dokumentere sin habilitet. 6. Gaver og andre fordeler (pkt. 7 i gjeldende retningslinjer) Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, og være i strid med straffelovens 276, 276 a-c. Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser, skal unngås. Disse reglene er likevel ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver utover dette må avklares med overordnet. Reglene hindrer ikke oppmerksomhet i form av moderate former for gjestfrihet og representasjon som hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Ingen må direkte eller indirekte betinge seg fordeler i noen form fra leverandører eller kunder. Rabatter ved private kjøp kan bare mottas når dette er innført som en generell ordning for ansatte. Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje etter særskilt vedtak av rådmannen. 4

12 7. Forvaltning av kommunens aktiva (Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler). Folkevalgte og ansatte plikter å ta vare på kommunens aktiva. Med kommunens aktiva menes budsjettmidler, bygninger, biler, maskiner, elektronisk utstyr, inventar og utstyr etc. Innkjøp skal foretas i henhold til Innkjøpsrutiner for Hitra kommune, jfr. Hitra kommunes økonomireglement og gjeldende lovverk. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med vedtak og gjeldende retningslinjer. (pkt. 8 i gjeldende retningslinjer) 8. Ekstraerverv og bierverv (Bistilling) En kommuneansatt kan ikke inneha ekstraerverv og bierverv, styreverv eller annet lønnet oppdrag som er uforenlige med den kommunale arbeidsgivers legitime interesser, eller er egnet til å svekke tilliten til forvaltningen. (Medarbeidere plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere pådrar seg. Slike må ikke komme i konflikt eller konkurranseforhold til Hitra kommune, og heller aldri gå på bekostning av hovedstilling). (pkt. 6 i gjeldende retningslinjer) Det må være åpenhet om folkevalgtes og ansattes ekstraverv og bierverv m.v. som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen. Folkevalgte og ansatte skal registrere sine verv i KS sitt styrevervregister. 9. Bruk av informasjon (Taushetsplikt) (pkt. 10 i gjeldende retningslinjer) Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet i kommunen, skal være korrekt og pålitelig og gis en tydelig formulering. Taushetsplikten gjelder også etter at en har sluttet i kommunen. For øvrig vises til forvaltningsloven og særlover sine regler om taushetsplikt. 10. Varsling (pkt. 4 i gjeldende retningslinjer) Medarbeidere har rett og plikt til på en forsvarlig måte å varsle om forhold de får kjennskap til som anses kritikkverdige eller uholdbare. Dette kan være brudd på lovverk eller kommunens retningslinjer, korrupsjon, underslag, mobbing og diskriminering, håndtering av farlige produkter, eller fare for liv og helse, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3 og 2-4. Kritikkverdige forhold kan tas opp med leder, verneombud, fagforening, tilsynsmyndigheter eller personalseksjonen. Ethvert varsel medfører undersøkelsesplikt. Varslerens identitet er en fortrolig opplysning, men varsleren må være oppmerksom på at det kan bli nødvendig å oppgi identiteten ved nærmere undersøkelse av saken. Den som blir varslet har også ansvar for å sørge for at saken følges opp og at varsleren får tilbakemelding. Kommunen forplikter seg til ikke å foreta gjengjeldelse overfor medarbeidere som tar opp kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. Intern varsling vil i de fleste tilfeller anses som forsvarlig. Ledelsen har ansvar for at negative reaksjoner ikke forekommer, verken fra ledere eller fra kollegaer, jfr. arbeidsmiljølovens 2-5 om vern av varslere. 5

13 11. Oppfølging (pkt. 9 i gjeldende retningslinjer) Uregelmessigheter og mistanke som sådanne skal rapporteres. Slike saker søkes løst på lavest mulig nivå, om nødvendig i samarbeid med rådmannen. Saker som ikke løses administrativt skal legges fram for personalutvalget til behandling. Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeiderne er kjent med og etterlever kommunens etiske retningslinjer. Opptreden i strid med retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 12. Retningslinjer for ledere ved behandling av varsling om uregelmessigheter. a) Ved varsling og mistanke - den første fasen: Innledende undersøkelser for å bekrefte / avkrefte Vurdere og ta kontakt med varsler, men varslers interesser skal ivaretas gjennom hele prosessen Undersøkelsene kan være innenfor og eller utenfor egen virksomhet: - hva kan ha skjedd - bakgrunnsinformasjon (f.eks. sjekke saksbehandling m.v.) - bevissikring I den første fasen vil det være fornuftig å involvere en overordnet (eller sideordnet dersom det er mest naturlig), for å drøfte situasjonen og videre saksgang. Ved bekreftet mistanke, må en vurdere hvordan en vil gå videre. Det kan være hensiktsmessig å lage en fremdriftsplan som kan omfatte: - kontakt med personalsjef/kommunens jurist - samtaler med de involverte - anmeldelse En skal ikke under noen omstendighet gå videre med en fremdriftsplan uten at nærmeste overordnet rådført. I hele prosessen er det viktig at alle forhold og opplysninger blir dokumentert 13. Omfang (pkt. 11 i gjeldende retningslinjer) De etiske retningslinjene gjelder også for Hitra Storkjøkken KF 6

14 Etiske retningslinjer for Hitra kommune Vedtatt av Hitra kommunestyre den

15 1. Etikk Retningslinjene beskriver den etiske standarden som må respekteres av alle folkevalgte og ansatte i deres kontakt med interne og eksterne interessenter. Kommunens tjenesteyting og saksbehandling skal drives på en etisk forsvarlig og sosial ansvarlig måte. De etiske retningslinjene skal fremme bevissthet om og følsomhet for etiske temaer. Det er hver enkeltes ansvar å etterleve retningslinjene. Dersom det er tvil om omfanget av reglene, bør handlingen unngås eller spørsmålet drøftes med nærmeste leder. 2. Formål Hitra kommune skal være en serviceorientert, åpen, forutsigbar, og profesjonell kommune. Folkevalgte og ansatte plikter lojalt å overholde og informere seg om de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Dette innebærer også å forholde seg lojalt til vedtak som er fattet av folkevalgte og administrasjonen. 3. Omdømme myndighetsmisbruk Ønsket omdømme for Hitra kommune er at vi hos innbyggere og samarbeidspartnere fremstår som en kvalitetsbevisst, samarbeids-/tjenestevillig og serviceinnstilt kommune, som legger stor vekt på åpenhet, redelighet, og ærlighet i all sin virksomhet. Både som myndighetsutøvere, tjenesteytere og forvaltere av betydelige samfunnsressurser, plikter å tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte individ. Det skal vises hensynfullhet, vennlighet, høflighet og korrekthet overfor publikum i så vel skriftlig som muntlig kommunikasjon. All kommunikasjon må utformes på en måte som er lett forståelig for mottakerne, og taushetsplikt skal overholdes. 4. Åpenhet og varsling Åpenhet er et overordnet prinsipp i Hitra kommunes forvaltning, og er en forutsetning for motivasjon, tillit og trygghet. Med en åpen bedriftskultur legges det til rette for at ledere, tillitsvalgte og medarbeidere forstår de veivalg som tas og at velment kritikk kommer frem slik at bedre beslutninger kan tas. Medarbeidere har rett og plikt til på en forsvarlig måte å varsle om forhold de får kjennskap til som anses kritikkverdige eller uholdbare. Dette kan være brudd på lovverk eller kommunens retningslinjer, korrupsjon, underslag, mobbing og diskriminering, håndtering av farlige produkter, eller fare for liv og helse, jfr. Arbeidsmiljølovens 2-3 og 2-4. Kritikkverdige forhold kan tas opp med leder, verneombud, fagforening, tilsynsmyndigheter eller personalseksjonen. Ethvert varsel medfører undersøkelsesplikt. Varslerens identitet er en fortrolig opplysning, men varsleren må være oppmerksom på at det kan bli nødvendig å oppgi identiteten ved nærmere undersøkelse av saken. Den som blir varslet har også ansvar for å sørge for at saken følges opp og at varsleren får tilbakemelding. Kommunen forplikter seg til ikke å foreta gjengjeldelse overfor medarbeidere som tar opp kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. Intern varsling vil i de fleste tilfeller anses som

16 forsvarlig. Ledelsen har ansvar for at negative reaksjoner ikke forekommer, verken fra ledere eller fra kollegaer, jfr. arbeidsmiljølovens 2-5 om vern av varslere. 5. Habilitet, interessekonflikt For å ivareta og styrke befolkningens tillit og holdning til kommunen, er det særlig viktig at avgjørelsene som tas ikke blir påvirket av hensyn som er saken uvedkommende. De skal derfor ta aktivt avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. Forvaltningsloven kap. 2, samt kommunelovens 40 nr. 3 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle tilsatte og folkevalgte i kommunen. Alle som arbeider med saksbehandling i kommunen skal gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Folkevalgte og ansatte skal opptre slik at de i tjenestesammenheng ikke uberettiget tilgodeser noen. De skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta det opp med vedkommende organ eller overordnede. Mulige interessekonflikter kan være: *Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger. *Lønnet erverv som kan påvirke arbeidet i kommunen, jfr. Arbeidsreglementets 14. *Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører den enkeltes virke i kommunen. *Personlige økonomiske interesser som kan føre til at folkevalgt eller ansatt kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet. *Familiære eller andre nære sosiale forbindelser. Det er viktig at kommunens folkevalgte og ansatte i sentrale administratives stillinger kan dokumentere sin habilitet. 6. Bistilling Medarbeidere plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere pådrar seg. Slike må ikke komme i konflikt eller konkurranseforhold til Hitra kommune, og heller aldri gå på bekostning av hovedstilling. 7. Gaver og andre fordeler Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, og være i strid med straffelovens 276, 276 a-c. Situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser, skal unngås. Disse reglene er likevel ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver utover dette må avklares med overordnet. Reglene hindrer ikke oppmerksomhet i form av moderate former for gjestfrihet og

17 representasjon som hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Ingen må direkte eller indirekte betinge seg fordeler i noen form fra leverandører eller kunder. Rabatter ved private kjøp kan bare mottas når dette er innført som en generell ordning for ansatte. Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje etter særskilt vedtak etter rådmannens avgjørelse. 8. Innkjøp/bruk av kommunens eiendeler. Innkjøp skal foretas i henhold til Innkjøpsrutiner for Hitra kommune, jfr. Hitra kommunes økonomireglement og gjeldende lovverk. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med vedtak og gjeldende retningslinjer. 9. Oppfølging Uregelmessigheter og mistanke som sådanne skal rapporteres. Slike saker søkes løst på lavest mulig nivå, om nødvendig i samarbeid med rådmannen. Saker som ikke løses administrativt skal legges fram for personalutvalget til behandling. Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeiderne er kjent med og etterlever kommunens etiske retningslinjer. Opptreden i strid med retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 10. Taushetsplikt Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet i kommunen, skal være korrekt og pålitelig og gis en tydelig formulering. Taushetsplikten gjelder også etter at en har sluttet i kommunen. For øvrig vises til forvaltningsloven og særlover sine regler om taushetsplikt. 11. Omfang De etiske retningslinjene gjelder også for Hitra Storkjøkken KF

18 Retningslinjer ved behandling av tips / mistanke om uregelmessigheter. 1. Ved tips og mistanke - den første fasen: * Innledende undersøkelser for å bekrefte / avkrefte * Undersøkelsene kan være innenfor og eller utenfor egen virksomhet: - hva kan ha skjedd - bakgrunnsinformasjon (f.eks. sjekke saksbehandling m.v.) - bevissikring 2 I den første fasen er det viktig å tenke seg godt om, og involvere en overordnet (eller sideordnet dersom det er mest naturlig), for å drøfte situasjonen og hva som kan / bør gjøres av undersøkelser. Det kan være et poeng at dette skal foregå uten at noen får vite om det (undersøke, å sikre bevis og liknende) 3. Ved bekreftet mistanke, må en vurdere hvordan en vil gå videre. Det kan være hensiktsmessig å lage en aksjonsplan. Den kan omfatte: - kontakt med advokat (arbeidsrett) - kontakt med personalkonsulent - samtaler med den/de "mistenkte" - anmeldelse 4. En skal ikke under noen omstendighet gå videre med en aksjonsplan uten at nærmeste overordnet, evt. personalkonsulent, evt. ordfører er informert og rådført. 5. I hele prosessen er det viktig at alle forhold og opplysninger blir dokumentert

19 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Retningslinjer for bruk av sosiale medier Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Personalutvalget /12 Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: 1 Forslag - Retningslinjer for sosiale medier 2 Regler og retningslinjer vi må forholde oss spesielt til når vi deltar i sosiale medier Saksprotokoll i Personalutvalget Behandling: Det ble foreslått å utsette saken med bakgrunn i at organisasjonene ikke har vært involvert i utarbeidelsen av «Retningslinjer for bruk av sosiale medier». Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. Enstemmig. Innstilling: Hitra kommunestyre vedtar retningslinjer for bruk av sosiale medier slik de er fremlagt. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

20 Side 2 av 2 Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

21

22

23

24 HITRA KOMMUNE Helse- og omsorg Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Harald M. Hatle Dato: Vertskommuneavtaler om helsesamarbeid i Orkdalsregionen Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Helse- og omsorgskomiteen /12 Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1) Vertskommuneavtale om SiO Samhandlingsenhet 2) Vertskommuneavtale om legevaktsamarbeid i Orkdalsregionen (LiO) Saksprotokoll i Helse- og omsorgskomiteen Behandling: Det ble fremmet følgende omforent forslag: Instillingens pkt 3: 1) Eldbjørg Broholm, personlig vara Torfinn Stub 2) Tore Knut Meland, personlig vara Roy Angelvik Instillingens pkt 5: Per Ervik, personlig vara Dag Willmann Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Tilrådning: 1) Hitra kommunestyre slutter seg til vedlagte vertskommuneavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet. 2) Hitra kommunestyre slutter seg til vedlagte vertskommuneavtale om legevaktsamarbeid i Orkdalsregionen (LiO) 3) Hitra kommunestyre oppnevner følgende medlemmer til den felles kommunale nemnda for drift av SiO og LiO: Medlemmer: Personlig vara: 1) Eldbjørg Broholm Torfinn Stub 2) Tore Knut Meland Roy Angelvik 4) Hitra kommunestyre gir fullmakt til nemnda i samsvar med vedlagte avtaler. 5) Hitra kommunestyre oppnevner følgende medlem i klagenemnda: Medlem: Personlig vara: Per Ervik Dag Willmann Enstemmig. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

25 Side 2 av 2 Innstilling: 6) Hitra kommunestyre slutter seg til vedlagte vertskommuneavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet. 7) Hitra kommunestyre slutter seg til vedlagte vertskommuneavtale om legevaktsamarbeid i Orkdalsregionen (LiO) 8) Hitra kommunestyre oppnevner følgende medlemmer til den felles kommunale nemnda for drift av SiO og LiO: 1) 2) Personlige varamedlemmer: 1) 2) 9) Hitra kommunestyre gir fullmakt til nemnda i samsvar med vedlagte avtaler. 10) Hitra kommunestyre oppnevner følgende medlem i klagenemnda: Vara: Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Harald M. Hatle Kommunalsjef helse- og sosial Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

26 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Styringsgruppen for SiO fattet 29. juni 2011 vedtak om å fremme politisk sak i eierkommunene om å videreføre SiO i et forpliktende interkommunalt samarbeid, herunder etablering av en samhandlingsenhet og opprette interkommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp i tilknytning til LiO (legevaktsamarbeidet i Orkdalsregionen). Kommunestyrene fattet i løpet av august/september 2011 positivt vedtak om et forpliktende interkommunalt samarbeid om helse- og omsorgstjenester. Èn av kommunene valgte å trekke seg i fra samarbeidet. I møtet 29. september 2011 valgte styringsgruppen Orkdal kommune som vertskommune for det interkommunale samarbeidet, og valgte samtidig å legge LiO inn i SiO Samhandlingsenhet. Vurdering Etter at styringsgruppen valgte Orkdal kommune som vertskommune i fjor høst, har det vært jobbet med innholdet i en vertskommuneavtale. I arbeidet er det lagt vekt på å følge intensjonene og innholdet i veilederen «Vertskommunemodellen i kommuneloven 28 a flg.». Det har vært gjennomført flere forhandlingsmøter, og leder for samarbeidskomiteen og leder for rådmannsutvalget har fremforhandlet avtaleutkastet med Orkdal kommune. SiO Samhandlingsenhet skal være kommunenes utviklingsaktør på aktuelle helseområder og koordinere oppgaver som kommunene har valgt å etablere i et regionalt fellesskap. Enheten skal også støtte gjennomføringen av samhandlingsreformen i den enkelte deltakerkommune. Dette skal skje i samarbeid med kommunekoordinatorene. Driften av enheten med tilhørende virksomhet skjer i et samarbeid med St. Olavs Hospital HF, jfr. samarbeidsavtalen som var grunnlag for søknad om statlig tilskudd til drift av sengepost med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp. Daglig leder og en faglig ansvarlig lege for enheten ansettes i vertskommunen i løpet av Daglig leder tildeles oppgaver i samsvar med deltakerkommunenes ambisjoner, med formell myndighet delegert fra rådmannen i vertskommunen. I samsvar med samarbeidsavtalen med St. Olavs Hospital HF (som godkjenner søknaden om statlig tilskudd) benytter enheten lokaler ved St. Olavs Hospital, Orkdal Sykehus, og vertskommunen inngår husleieavtale med helseforetaket. De administrative støttefunksjonene utføres av vertskommunen i samsvar med avtaleutkastet. Det første steget kommunene går sammen om er å etablere felles sengepost for øyeblikkelig hjelp med oppstart i andre halvår I SiO-prosjektet ble det foreslått flere mulige samarbeidsprosjekter, som f.eks. utredning av mulig etablering av sengeplasser for etterbehandling, utredning av felles helseplan og utredning av behov for felles kommuneoverlege; fortrinnsvis spesialist i samfunnsmedisin. Disse forslagene må avklares gjennom den årlige utviklingsplanen i samsvar med vertskommuneavtalen. SiO Samhandlingsenhet gis via den folkevalgte nemnda og rådmannen i vertskommunen fullmakter til å gjennomføre tidsavgrensa prosjekter med ekstern finansiering, uten godkjenning i hver enkelt deltakerkommune i hvert enkelt tilfelle. Kommunene etablerer i fellesskap en sengepost med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp ved St Olavs Hospital HF, Orkdal Sykehus i løpet av andre halvår Sengeposten skal bidra til å redusere behovet for sykehusinnleggelser og kommunenes kostnader knyttet til dette. Omfanget tilpasses løpende til statens finansieringsordninger. I oppfølging av prosjektet Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen, ønsker kommunene nå å bygge videre på plattformen som er etablert med å legge legevakta inn som en del av tjenestesamarbeidet i SiO Samhandlingsenhet. Legevakta er også lokalisert ved St. Olavs Hospital, Orkdal Sykehus. Dette innebærer at legevakta omfattes av det vertskommunesamarbeidet som nå vedtas, jfr. sak om etablering av SiO Samhandlingsenhet. Halsa kommune deltar per i dag ikke i legevaktsamarbeidet. Kompensasjon for bruk av legevakta sine leger til Halsas pasienter ved sengeposten må avtales senere. Det statlige tilskuddet til drift av sengeposten med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp forutsetter at den er i gang i løpet av Det er viktig at de vedtak som skal treffes er likelydende, og at alle samarbeidskommuner gir samme fullmakter, jfr. innstillingens pkt. 3, 4 og 5. Dette er en forutsetning for at samarbeidet kan videreføres i samsvar med kommunenes intensjoner og vedlagte avtaler. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

27 Side 4 av 4 For Hitra kommune sin del må det vurderes om det er ønskelig med gjennomgående representasjon i vertskommunesamarbeidet i SiO og vertskommunesamarbeidet for Øyregionen. Tilrådingens økonomiske konsekvenser Godkjenning av avtalene innebærer at kommunens tilskudd til drift av døgnplasser for øyeblikkelig hjelp overføres SiO Samhandlingsenhet for etablering av sengepost med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp. Andre fellesprosjekter og fellestjenester vil kreve ytterligere kommunal finansiering i tillegg til eventuell annen ekstern finansiering. Konsekvenser for vedtatte målsettinger Avtalene følger opp intensjonene i samhandlingsreformen, og kvalitetssikrer tjenestetilbudet til kommunens innbyggere. Avtalene ivaretar derfor vedtatte målsettinger på en god måte. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

28 Vertskommuneavtale Avtale mellom samarbeidskommunene Agdenes, Frøya, Halsa, Hemne, Hitra, Meldal, Rennebu, Rindal, Skaun, Snillfjord, Surnadal og Orkdal om tjenestesamarbeid

29 Innholdsfortegnelse 1 Vertskommuneavtale Bakgrunn, innhold og formål Felles folkevalgt nemnd Vertskommunen Økonomi Samråd, nettverk, informasjon og arkiv Klagebehandling Ikrafttredelse, endringer Mislighold Tvister Avtalens varighet Oppsigelse Omgjøring av vedtak Utvikling av samarbeidet evaluering... 9 Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 1 av 11

30 1 Vertskommuneavtale Mellom Agdenes kommune Frøya kommune Halsa kommune Hemne kommune Hitra kommune Meldal kommune Rennebu kommune Rindal kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Surnadal kommune = deltakerkommunene og Orkdal kommune (vertskommunen) om SiO Samhandlingsenhet. Deltakerkommunene og vertskommunen utgjør samarbeidskommunene. 2 Bakgrunn, innhold og formål Kommunene er etter LOV nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) og LOV nr 29: Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) pålagt ansvar for å tilby et bredt sett av helse- og omsorgstjenester og å drive omfattende folkehelsearbeid. Gjennom samhandlingsreformen er kommunene pålagt å samarbeide med fylkeskommune, regionalt helseforetak og staten for å gi enhetlige tjenester. For på best mulig måte å ivareta de oppgaver og den myndighet som kommunene er gitt, inngår kommunene i regionen denne avtalen om vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd etter kommuneloven 28 c for i fellesskap å drive SiO Samhandlingsenhet Tilhørende sengepost for øyeblikkelig hjelp Ulike tidsavgrensede prosjekter Videreutvikling av helsesamarbeidet Legevakt i samsvar med «Vertskommuneavtale om legevaktsamarbeid» Avtalen inngås bl.a. med bakgrunn i vedtak fattet i deltakerkommunenes kommunestyrer i august/september 2011 og «Samarbeidsavtale mellom St. Olavs Hospital HF og kommunene i Orkdalsregionen (SiO)». Nærmere om Samhandlingsenheten SiO Samhandlingsenhet opprettes med Orkdal kommune som vertskommune. Denne enheten skal være kommunenes utviklingsaktør på aktuelle helseområder og koordinere oppgaver som kommunene har valgt å etablere i et regionalt fellesskap. Enheten skal også støtte gjennomføringen i den enkelte deltakerkommune. Driften av enheten med tilhørende virksomhet skjer i et samarbeid med St. Olavs Hospital HF. Daglig leder og en faglig ansvarlig lege for enheten ansettes i vertskommunen i løpet av Daglig leder tildeles oppgaver i samsvar med deltakerkommunens ambisjoner, med formell myndighet delegert fra rådmannen i vertskommunen. Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 2 av 11

31 Enheten benytter lokaler ved St. Olavs Hospital, Orkdal Sykehus, og vertskommunen inngår husleieavtale med helseforetaket. De administrative støttefunksjonene utføres av vertskommunen. Som de første trinnene kommunene går sammen om er å: Etablere en felles sengepost med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp Utrede mulig etablering av sengeplasser til etterbehandling og evt. andre formål. Avklaring skal skje i løpet av 2013 Utrede felles helseplan hvor opprettelse av stilling som felles kommuneoverlege innen samfunnsmedisin inngår SiO Samhandlingsenhet gis via den folkevalgte nemnda og rådmannen i vertskommunen fullmakter til å gjennomføre tidsavgrensede prosjekter med ekstern finansiering, uten godkjenning i hver enkelt deltakerkommune i hvert enkelt tilfelle. Nærmere om sengeposten med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp Kommunene etablerer i fellesskap en sengepost med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp ved St. Olavs Hospital HF, Orkdal Sykehus, i løpet av 2. halvår Sengeposten skal bidra til å redusere behovet for sykehusinnleggelser og kommunenes kostnader knyttet til dette. Omfanget tilpasses løpende til statens finansieringsordninger. Legevakten er også lokalisert ved St. Olavs Hospital HF, Orkdal Sykehus. Formål Formålet med å inngå avtalen og eventuelt senere utvidelser av samarbeidet er å: a) Bidra til at kommunene har høy faglig kompetanse, kostnadseffektiv utførelse av lovpålagte oppgaver, en åpen og tilgjengelig tjeneste for brukerne, rask saksbehandling, habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen, og et godt samarbeid med andre offentlige instanser b) utforme en helhetlig tiltakskjede til pasientenes beste c) Skape en faglig god samhandlingsarena for bedre informasjonsflyt og gjensidig kompetanseoverføring mellom primær- og spesialisthelsetjenesten. d) Legge forholdene til rette for kostnadseffektive og nyskapende interkommunale tjenester i skjæringspunktet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Samarbeidskommunene har i fellesskap ansvaret for at punkt 2 kan realiseres. 3 Felles folkevalgt nemnd Det opprettes en felles folkevalgt nemnd (nemnda) i vertskommunen med medlemmer fra alle samarbeidskommunene. Medlemmene med varamedlemmer velges for fire år med en funksjonstid som følger valgperioden, og utpekes av samarbeidskommunene etter ordinære valgregler i kommunene. Nemnda velger selv leder og nestleder. 3.1 Representasjon Nemnda skal ha oddetall antall medlemmer, og har følgende representasjon: Kommune Folketall Antall representanter Agdenes Frøya Halsa Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 3 av 11

32 Hemne Hitra Meldal Orkdal Rennebu Rindal Skaun Snillfjord Surnadal Sum Nemndas myndighet og oppgaver Kommunene delegerer til nemnda følgende myndighet og oppgaver: a) Vedta retningslinjer om praktiske prosedyrer for beslutninger om pasienter til og fra sengeposten for øyeblikkelig hjelp b) Stå ansvarlig for drifta av SiO Samhandlingsenhet med tilhørende sengepost, jfr. helse-og omsorgstjenesteloven 3-1, 3-2 pkt 3 og 3-5. c) Utarbeide forslag til driftsbudsjett, økonomiplan og utviklingsplan for samhandlingsenheten, og innstille til vedtak i deltakerkommunene og i vertskommunen. Ta stilling til håndtering av uforutsette kostnader d) Godkjenne eventuelle senere tilleggsavtaler med helseforetakene når slik myndighet ikke ligger uttrykkelig til hver deltakerkommune. Det kreves enstemmighet i nemnda for at avtaler med foretakene skal være gyldige. Tilleggsavtalene kan ikke ha økonomiske konsekvenser utover det som er vedtatt i budsjett og økonomiplan. e) Gjennomføre tidsavgrensede prosjekter med ekstern finansiering, uten godkjenning i hver enkelt deltakerkommune i hvert enkelt tilfelle f) Innstille i saken om godkjenning av regnskap for SiO Samhandlingsenhet g) Føre tilsyn med drifta gjennom behandling av kvartalsvis rapportering fra vertskommunen h) Behandle konkrete forslag om bruk av Samhandlingsenhetens overskuddsfond i) Se til at innbyggerne og omgivelsene får god informasjon om virksomheten j) Være kommunenes felles strategiske organ for videreutvikling av helsesamarbeidet, og utvikle gode former for dialog mellom kommunene På disse områdene ligger det også til nemnda å handtere og å treffe beslutninger i prinsipielle saker. Saksbehandlingsreglene for folkevalgte organer i kommunelovens kap 6 gjelder for nemnda. Det ligger utenfor nemndas myndighet å ta ut søksmål eller inngå forlik i forbindelse med eventuell rettstvist knyttet til myndighet eller oppgaver som ligger til nemnda. Det kan senere føyes til i denne avtalen bestemmelser om delegering av særlovsmyndighet, som er lik for alle samarbeidskommuner og som vedtas av alle kommunestyrene. Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 4 av 11

33 Vertskommunens rådmann, eller den vedkommende gir sin fullmakt, er sekretær for nemnda og har møte- og talerett i nemnda. Vertskommunen organiserer selv for øvrig arbeidet med oppgaver den etter denne avtalen skal løse. For samarbeid med tillitsvalgte gjelder regler i hovedavtale og tariffavtale. Nemda foreslår et opplegg for medvirkning for representanter fra brukergruppene. 3.3 Videredelegering Nemnda videredelegerer alle saker som ikke er av prinsipiell betydning til vertskommunens rådmann, herunder daglig drift av SiO Samhandlingsenhet. 4 Vertskommunen 4.1 Myndighet og oppgaver Orkdal kommune skal ivareta ansvar for daglig drift av SiO Samhandlingsenhet. Dette omfatter: a) å følge opp samarbeidsavtalen mellom St. Olavs Hospital HF og samarbeidskommunene b) å ansette og ha arbeidsgiveransvar for alle med tjenestested SiO Samhandlingsenhet bortsett fra samarbeidskommunenes fastleger som deltar i legevakt c) å sørge for nødvendige støttefunksjoner for drift av SiO Samhandlingsenhet d) å sørge for nødvendige støttefunksjoner for nemnda e) å utarbeide økonomiplan og årlig driftsbudsjett for SiO Samhandlingsenhet f) å utarbeide årsregnskap for SiO Samhandlingsenhet inkludert sengepost med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp g) å utarbeide særskilt årsregnskap for legevakt h) å representere samarbeidskommunene i forhandlinger med St. Olavs Hospital HF om saker som har betydning for SiO Samhandlingsenhet i) å underrette den folkevalgte nemnda og deltakerkommunene om vedtak som treffes i vertskommunen j) å være partsrepresentant ved inngåelse av driftsavtaler, herunder med St. Olavs Hospital HF 5 Økonomi Samhandlingsenheten er en enhet i vertskommunen, og arbeidet med forslag til handlingsplan/økonomiplan og årlig driftsbudsjett for SiO Samhandlingsenhet følger vertskommunens rutiner og regelverk. Driftsbudsjettets økonomiske ramme framkommer ved deflatorjustering av forrige års budsjett. Den folkevalgte nemnda fremmer sitt forslag til årsbudsjett/handlingsplan og oversender samarbeidskommunene disse innen ultimo september hvert år. Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 5 av 11

34 Handlingsplan og årsbudsjett er gyldig når kommunestyret i vertskommunen har vedtatt disse, og deltakerkommunenes kommunestyrer har vedtatt størrelsen på kommunens tilskudd. Nye tiltak som det ikke er budsjettdekning for, kan ikke iverksettes før samarbeidskommunene har gitt sin godkjenning. 5.1 Kostnadsfordeling Samarbeidskommunene dekker netto kostnader til drift som følger av samarbeidsavtalen, herunder fellesutgifter i Samhandlingsenheten og legevakta. Hver enkelt samarbeidskommune dekker ekstraordinære kostnader som påløper dersom egen kommune ikke tar i mot pasient som kan sendes hjem i samsvar med «Samarbeidsavtale mellom St. Olavs Hospital HF og deltakerkommunene». Oppstår ekstraordinære eller uforutsette kostnader, må vertskommunen ta dette opp med nemnda, med sikte på at kostnadene skal dekkes inn av samarbeidskommunene. Dersom en samarbeidskommune mot formodning skulle komme til å gjøre kostnadskrevende omgjøringsvedtak som gjelder egne innbyggere, avgjør nemnda hvordan dette skal dekkes inn Definisjoner Regionen Frie inntekter Tilskudd til reformen Kostnader til fordeling Innbyggertall Samarbeidskommunene i tjenestesamarbeidet Summen av rammetilskudd og skatteinntekter som overføres til hver deltakerkommune fra staten (tall fra regjeringens forslag til statsbudsjett for budsjettåret) Tilskuddet hver deltakerkommune får fra staten til kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp (tall fra regjeringens forslag til statsbudsjett i budsjettåret) Kostnadene som skal fordeles (f.eks. påløpte netto utgifter i drift og netto investeringsutgifter for investeringstiltak) Hver samarbeidskommunes innbyggertall, og som er lagt til grunn i inntektssystemet i regjeringens forslag til statsbudsjett for budsjettåret «Agdenesmodellen» Kommunenes frie inntekter brukes som grunnlag når kostnadene skal fordeles. Den enkelte kommunes andel av kostnadene beregnes ved bruk av følgende to formler: Utjevningsfaktor = Kommunens frie inntekter pr innbygger Snitt frie inntekter pr innbygger i regionen Fordeling = Kostnader til fordeling * Utjevningsfaktor * Innbyggertallet i kommunen (kommunens andel) Innbyggere i regionen I fordeling av kostnadene for SiO Samhandlingsenhet byttes «frie inntekter» ut med samhandlingsreformens «tilskudd til etablering av kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp». Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 6 av 11

35 5.1.3 SiO Samhandlingsenhet a) Drift av SiO Samhandlingsenhet inkl. sengeposten med kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp forutsettes fullfinansiert gjennom statlige tilskudd til formålet b) For felleskostnader i samhandlingsenheten og evt. nettokostnader knyttet til sengeposten, benyttes «Agdenes-modellen» med basis i overførte tilskudd til etablering av kommunale døgnplasser for øyeblikkelig hjelp i statsbudsjettet c) For evt. bruk av individuelle tjenester ved sengeposten til andre formål enn øyeblikkelig hjelp, dekker pasientens hjemkommune netto kostnader etter stykkpris beregnet etter selvkostprinsippet 5.2 Årsavregning a) Årsavregning skjer primo februar b) Underskudd dekkes inn med kostnadsfordeling/finansiering som forutsatt i kap Kostnadsfordelingen beregnes med de samme parameterne som i budsjettet c) Overskudd avsettes til Samhandlingsenhetens overskuddsfond. Overskuddsfondet kan disponeres til tidsavgrensa utviklingstiltak, men ikke til varig økning av driftsnivået 5.3 Forfall Samarbeidskommunenes andel av fastsatte utgifter forfaller til betaling henholdsvis 1. mars, 1. juli og 1. november. Eventuelt underskudd som følger av årsavregning forfaller til betaling 1. mars. 5.4 Nyetableringer/investeringer Nyetablering/investeringer i samhandlingsenheten inndekkes av samarbeidskommunene med kostnadsfordeling basert på Agdenesmodellen. Avregning mot den enkelte kommune kan komme på tale når det er opplagte kommunespesifikke utgifter 5.5 Godgjøring til folkevalgte Godtgjøring til medlemmene i nemnda skal skje i samsvar med vertskommunens regler, og dekkes av SiO Samhandlingsenhets driftsbudsjett. 6 Samråd, nettverk, informasjon og arkiv 6.1 Rådmannskollegiets rolle Rådmannen i vertskommunen kan innhente råd fra rådmannskollegiet for deltakerkommunene, men rådmannskollegiet har ikke formell beslutningsmyndighet i spørsmål som berører driften av SiO Samhandlingsenhet. 6.2 Faglig nettverk Hver samarbeidskommune ber rådmannen utpeke en representant (kommunekoordinator) fra helseledernivå eller med særskilt helsefaglig kompetanse som skal være faglig bindeledd mellom Samhandlingsenheten og egen kommune. Kommunekoordinatorene danner et faglig regionalt nettverk som gjennom kvartalsvise møter gir daglig leder av Samhandlingsenheten faglig støtte og innspill. 6.3 Rapportering Deltakerkommunene skal hver for seg få løpende orientering om vedtak i vertskommunen som gjelder egne innbyggere. Vertskommunen utarbeider nærmere rutiner for alle former for rapportering. Vertskommunen oversender årsrapporter og regnskap til deltakerkommunene. Kopi av innkalling til møter, saksdokumenter og referater sendes til deltakerkommunenes postmottak. Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 7 av 11

36 6.4 Arkiv Arkivet er en del av vertskommunens arkiv. Vertskommunen har ansvar for daglig- og bortsettingsarkiv i samsvar med den til enhver tid gjeldende arkivlov. 7 Klagebehandling Det opprettes en egen klagenemnd med fem medlemmer som oppnevnes av kommunestyrene i samarbeidskommunene, jfr. kommunelovens 28 g. Nemnda er etter kommuneloven underinstans ved klagebehandling, men kan delegere til rådmannen i vertskommunen å være underinstans i saker som ikke er av prinsipiell betydning. På mange saksområder er det fastsatt i særlov at klage over kommunale vedtak skal avgjøres av et statlig klageorgan (ofte fylkesmannen). Klagesaken går i slike tilfeller ikke via den enkelte samarbeidskommune, men direkte fra vertskommunen til det statlige klageorganet. 8 Ikrafttredelse, endringer Denne avtalen er utstedt og underskrevet i 12 tolv eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett - eksemplar hver. Avtalen trer i kraft fra undertegnelse. Samarbeidskommunene overfører samtidig myndighet og oppgaver til den folkevalgte nemnda og indirekte til vertskommunens rådmann. Avtalens gyldighet forutsetter etter kommuneloven 28 c godkjenning i den enkelte kommune. Avtalen er ikke gyldig før alle kommunestyrene har akseptert avtalen. Det kreves enighet mellom alle samarbeidskommuner for å endre avtalen, herunder for å legge nye oppgaver til vertskommunen. Evt. endringer i denne avtalen, nye del-avtaler eller tilleggsavtaler med St. Olavs Hospital HF forutsetter godkjenning i samarbeidskommunenes kommunestyrer. 9 Mislighold Dersom en av deltakerkommunene misligholder sine forpliktelser etter samarbeidsavtalen, kan de øvrige samarbeidskommunene ved enstemmighet beslutte at kommunen skal utelukkes fra samarbeidet. Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, opphører samarbeidet med øyeblikkelig virkning. 10 Tvister Eventuell uenighet mellom partene i denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting skal være Sør-Trøndelag tingrett. 11 Avtalens varighet Avtalen er inngått uten tidsavgrensing, men med rett til oppsigelse for den enkelte samarbeidskommune i samsvar med bestemmelsenes i punkt 12. Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 8 av 11

37 12 Oppsigelse Deltakerkommunene kan ved skriftlig varsel til vertskommunen si opp avtalen med to års varsel regnet fra det tidspunkt vertskommunen mottar oppsigelsen. Vertskommunen kan ved skriftlig varsel til deltakerkommunene si opp avtalen med to års varsel regnet fra det tidspunkt deltakerkommunene mottar oppsigelsen. Sies avtalen opp av vertskommunen anses samarbeidet opphørt to år etter at varsel er mottatt av deltakerkommunene. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale innskudd regnet fra 1. januar året etter at uttredelse har skjedd. Ved uttreden av samarbeidet refunderes ikke utlegg eller øvrige kostnader som kommunen har hatt gjennom samarbeidet. 13 Omgjøring av vedtak Reglene i forvaltningsloven 35 første ledd om adgangen et organ har til å omgjøre sitt eget enkeltvedtak, vil også gjelde for deltakerne i et vertskommunesamarbeid. For deltakerkommunene følger omgjøringsadgangen av kommuneloven 28 b nr. 6 og 28 c nr 8, og den er begrenset til de vedtak som retter seg mot hver enkelt kommunes egne innbyggere. Vertskommunens anledning til å omgjøre egne vedtak vil følge direkte av forvaltningsloven 35, siden den løser saker på vanlig måte internt i sin kommune. Partene er enige om at slik omgjøring bare helt unntaksvis kan komme på tale. Om rutiner for handtering av slike situasjoner vises til punkt Utvikling av samarbeidet evaluering Det skal løpende vurderes hvorvidt avtalen skal utvides til å omfatte samarbeid om andre helseoppgaver. Nemnda har ansvar for dette og sørger for å involvere SiO Samhandlingsenhet, deltakerkommunene, vertskommunen og fagnettverket. Avtalen og den tilhørende finansieringsmodellen skal evalueres og vurderes på ny seinest i løpet av 2014, og skal ses i sammenheng med statens finansiering av samhandlingsreformen. Nemnda organiserer en slik evaluering. Dersom nye rammevilkår knyttet til samhandlingsreformen på uforutsett måte forrykker forutsetningene for inngåelsen av avtalen, kan hver av samarbeidskommunene kreve reforhandling av avtalen. Agdenes kommune Dato, sted Ordfører Frøya kommune Dato, sted... Ordfører Halsa kommune Dato, sted Hemne kommune Dato, sted.. Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 9 av 11

38 Ordfører.. Ordfører Hitra kommune Dato, sted.. Ordfører Meldal kommune Dato, sted.. Ordfører Orkdal kommune Dato, sted.. Ordfører Rennebu kommune Dato, sted.. Ordfører Rindal kommune Dato, sted.... Ordfører Skaun kommune Dato, sted.. Ordfører Snillfjord kommune Dato, sted... Ordfører Surnadal kommune Dato, sted... Ordfører Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 10 av 11

39 Samarbeidsavtale om drift av SiO Samhandlingsenhet Side 11 av 11

40 Vertskommuneavtale om legevaktsamarbeid Avtale mellom samarbeidskommunene Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Rennebu, Rindal, Skaun, Snillfjord, Surnadal og Orkdal kommune om legevaktsamarbeid

41 Innholdsfortegnelse 1 Vertskommuneavtale Bakgrunn, innhold og formål Felles folkevalgt nemnd Vertskommunen Økonomi Samråd, nettverk, informasjon og arkiv Klagebehandling Ikrafttredelse, endringer Mislighold Tvister Avtalens varighet Oppsigelse Omgjøring av vedtak Utvikling av samarbeidet evaluering... 9 Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 1 av 13

42 1 Vertskommuneavtale Avtalen er inngått mellom Agdenes kommune Frøya kommune Hemne kommune Hitra kommune Meldal kommune Rennebu kommune Rindal kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Surnadal kommune = deltakerkommunene og Orkdal kommune (vertskommunen) og gjelder legevaktsamarbeidet i Orkdalsregionen. Deltakerkommunene og vertskommunen utgjør samarbeidskommunene. 2 Bakgrunn, innhold og formål Kommunene er etter LOV nr 30: Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) og LOV nr 29: Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) pålagt ansvar for å tilby et bredt sett av helse- og omsorgstjenester og å drive omfattende folkehelsearbeid. Gjennom samhandlingsreformen er kommunene pålagt å samarbeide med fylkeskommune, regionalt helseforetak og staten for å gi enhetlige tjenester. For på best mulig måte å ivareta de oppgaver og den myndighet som kommunene er gitt, inngår kommunene i regionen denne avtalen om vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28 c for i fellesskap å drive interkommunal legevakt. 2.1 Nærmere om legevakta Samarbeidet omfatter drift av felles legevakt. Halsa kommune deltar så langt ikke i dette. Vertskommunesamarbeidet her erstatter tidligere ordning for de øvrige elleve kommunene etter kommunelovens 27 nr. 1, og det tidligere styret for ordninga utgår. Drift av legevakta skjer i et samarbeid med St. Olavs Hospital HF. Daglig leder og en faglig ansvarlig lege for Samhandlingsenheten med tolv deltakerkommuner ansettes i vertskommunen i løpet av 2012 og gjør også tjeneste som daglig leder og faglig ansvarlig lege for Legevakten med elleve deltakerkommuner. Legevakten benytter lokaler ved St. Olavs Hospital, Orkdal sjukehus. Vertskommunen inngår husleieavtale. De administrative støttefunksjonene utføres formelt av vertskommunen Orkdal. Kommuner kan etter nærmere særskilt avtale kjøpe tjenester fra Legevakten for å fylle udekte behov i egen tjeneste til visse tider av døgnet. En mer detaljert beskrivelse av legevaktsamarbeidet er tatt inn som vedlegg 1, men er likevel formelt en del av avtalen. Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 2 av 13

43 3 Felles folkevalgt nemnd Det opprettes en felles folkevalgt nemnd (nemnda) i vertskommunen med medlemmer fra alle deltakerkommunene. Medlemmene med varamedlemmer velges for fire år med en funksjonstid som følger valgperioden, og utpekes av deltakerkommunene etter ordinære valgregler i kommunene. Nemnda velger selv leder og nestleder. 3.1 Representasjon Nemnda skal ha oddetall antall medlemmer, og har følgende representasjon: Kommune Folketall Antall representanter Agdenes Frøya Hemne Hitra Meldal Orkdal Rennebu Rindal Skaun Snillfjord Surnadal Sum Det skal være gjennomgående representasjon, slik at nemnda for legevaktsamarbeidet med elleve kommuner har samme sammensetning som tilsvarende nemnd for Samhandlingsenheten med tolv deltakerkommuner, bare med den forskjell at Halsa kommune ikke er representert. 3.2 Nemndas myndighet og oppgaver Kommunene delegerer til nemnda følgende myndighet og oppgaver: a) Stå ansvarlig for drifta av legevakta b) Utarbeide forslag til driftsbudsjett, økonomiplan og utviklingsplan for legevakta, og innstille til vedtak i deltakerkommunene og i vertskommunen. Ta stilling til håndtering av uforutsette kostnader c) Gjennomføre tidsavgrensede prosjekter med ekstern finansiering, uten godkjenning i hver enkelt samarbeidskommune i hvert enkelt tilfelle d) Innstille i saken om godkjenning av regnskap for legevakta e) Føre tilsyn med drifta gjennom behandling av kvartalsvis rapportering fra vertskommunen f) Behandle konkrete forslag om bruk av legevaktas overskuddsfond g) Se til at innbyggerne og omgivelsene får god informasjon om virksomheten h) Være kommunenes felles strategiske organ for videreutvikling av legevaktsamarbeidet Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 3 av 13

44 På disse områdene ligger det også til nemnda å handtere og å treffe beslutninger i prinsipielle saker. Samarbeidskommunene delegerer følgende særlovsmyndighet til den folkevalgte nemnda: 1. Myndighet til å yte tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-1 første ledd gjennom å sørge for at personer som oppholder seg i regionen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester. 2. Myndighet til å yte tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, pkt. 3 gjennom å yte hjelp ved ulykker og andre akutte situasjoner, herunder: a. legevakt, b. heldøgns medisinsk akuttberedskap og c. medisinsk nødmeldetjeneste 3. Myndighet til å yte tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2, pkt. 4 Utredning, diagnostisering og behandling 4. Myndighet til å yte tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-5, første ledd: kommunenes ansvar for øyeblikkelig hjelp. 5. Myndighet til å tildele tjenester hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-5, tredje ledd: kommunens ansvar for øyeblikkelig hjelp døgntilbud. 6. Myndighet til å kreve vederlag av pasient for mottatt hjelp fra den interkommunale legevakta hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester Myndighet til å treffe beslutninger som underinstans i klagesaker som ikke er av prinsipiell betydning, og klagesaker hvor tjenesten er hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-1 første ledd, 3-2. pkt. 3 og 4 og 3-5 første og tredje ledd og Myndighet til å treffe beslutninger om utlevering av opplysninger til statens helsetilsyn og fylkesmannen hjemlet i lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 5-9. Saksbehandlingsreglene for folkevalgte organer i kommunelovens kap 6 gjelder for nemnda. Det ligger utenfor nemndas myndighet å ta ut søksmål eller inngå forlik i forbindelse med eventuell rettstvist knyttet til myndighet eller oppgaver som ligger til nemnda. Vertskommunens rådmann, eller den vedkommende gir sin fullmakt, er sekretær for nemnda og har møte- og talerett i nemnda. Vertskommunen organiserer selv for øvrig arbeidet med oppgaver den etter denne avtalen skal løse. For samarbeid med tillitsvalgte gjelder regler i hovedavtale og tariffavtale. Nemda foreslår et opplegg for medvirkning for representanter fra brukergruppene. 3.3 Videredelegering Nemnda videredelegerer alle saker som ikke er av prinsipiell betydning til vertskommunens rådmann. Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 4 av 13

45 4 Vertskommunen 4.1 Myndighet og oppgaver Orkdal kommune skal ivareta ansvar for daglig drift av legevakta. Dette omfatter: a) å ansette og ha arbeidsgiveransvar for alle med tjenestested legevakta, bortsett fra deltakerkommunenes fastleger b) å sørge for nødvendige støttefunksjoner for drift av legevakta c) å sørge for nødvendige støttefunksjoner for nemnda d) å utarbeide økonomiplan og årlig driftsbudsjett for legevakta e) å utarbeide årsregnskap for legevakta f) å representere deltakerkommunene i forhandlinger med St. Olavs Hospital HF om saker som har betydning for legevakta g) å underrette den folkevalgte nemnda og deltakerkommunene om vedtak som treffes i vertskommunen h) å være partsrepresentant ved inngåelse av driftsavtaler, herunder med St. Olavs Hospital HF 5 Økonomi Legevakten er en enhet i vertskommunen, og arbeidet med forslag til handlingsplan/økonomiplan og årlig driftsbudsjett for Legevakten følger vertskommunens rutiner og regelverk. Driftsbudsjettets økonomiske ramme framkommer ved deflatorjustering av forrige års budsjett. Den folkevalgte nemnda fremmer sitt forslag til årsbudsjett/handlingsplan og oversender deltakerkommunene disse innen ultimo september hvert år. Handlingsplan og årsbudsjett er gyldig når kommunestyret i vertskommunen har vedtatt disse, og deltakerkommunenes kommunestyrer har vedtatt størrelsen på kommunens tilskudd. Nye tiltak som det ikke er budsjettdekning for, kan ikke iverksettes før deltakerkommunene har gitt sin godkjenning. 5.1 Kostnadsfordeling Deltakerkommunene dekker netto kostnader til drift som følger av samarbeidsavtalen. Oppstår ekstraordinære eller uforutsette kostnader, må vertskommunen ta dette opp med nemnda, med sikte på at kostnadene skal dekkes inn av deltakerkommunene. Dersom en deltakerkommune mot formodning skulle komme til å gjøre kostnadskrevende omgjøringsvedtak som gjelder egne innbyggere, avgjør nemnda hvordan dette skal dekkes inn. Kostnadsfordeling mellom deltakerkommunene beregnes etter Agdenesmodellen med basis i de frie inntektene. Eksisterende særavtaler hensyntas likevel, ved at kommunene Hitra og Frøya opprettholder en rabatt på kroner hver pr år. Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 5 av 13

46 5.1.1 Definisjoner Regionen Frie inntekter Kostnader til fordeling Innbyggertall Deltakerkommunene i tjenestesamarbeidet Summen av rammetilskudd og skatteinntekter som overføres til hver deltakerkommune fra staten (tall fra regjeringens forslag til statsbudsjett for budsjettåret) Kostnadene som skal fordeles (f.eks. påløpte netto utgifter i drift og netto investeringsutgifter for investeringstiltak) Hver samarbeidskommunes innbyggertall, og som er lagt til grunn i inntektssystemet i regjeringens forslag til statsbudsjett for budsjettåret «Agdenesmodellen» Kommunenes frie inntekter brukes som grunnlag når kostnadene skal fordeles. Den enkelte kommunes andel av kostnadene beregnes ved bruk av følgende to formler: Utjevningsfaktor = Kommunens frie inntekter pr innbygger Snitt frie inntekter pr innbygger i regionen Fordeling = Kostnader til fordeling * Utjevningsfaktor * Innbyggertallet i kommunen (kommunens andel) Innbyggere i regionen 5.2 Årsavregning a) Årsavregning skjer primo februar b) Underskudd dekkes inn med kostnadsfordeling/finansiering som forutsatt i kap Kostnadsfordelingen beregnes med de samme parameterne som i budsjettet c) Overskudd avsettes til legevaktas overskuddsfond. Overskuddsfondet kan disponeres til tidsavgrensa utviklingstiltak, men ikke til varig økning av driftsnivået 5.3 Forfall Samarbeidskommunenes andel av fastsatte utgifter forfaller til betaling henholdsvis 1. mars, 1. juli og 1. november. Eventuelt underskudd som følger av årsavregning forfaller til betaling 1. mars. 5.4 Nyetableringer/investeringer Nyetablering/investeringer i Legevakten inndekkes av deltakerkommunene med kostnadsfordeling basert på Agdenesmodellen. Avregning mot den enkelte kommune kan komme på tale når det er opplagte kommunespesifikke utgifter. Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 6 av 13

47 5.5 Godgjøring til folkevalgte Godtgjøring til medlemmene i nemnda skal skje i samsvar med vertskommunens regler, og dekkes av SiO Samhandlingsenhets driftsbudsjett. 6 Samråd, nettverk, informasjon og arkiv 6.1 Rådmannskollegiets rolle Rådmannen i vertskommunen kan innhente råd fra rådmannskollegiet for deltakerkommunene, men rådmannskollegiet har ikke formell beslutningsmyndighet i spørsmål som berører drift av legevakta. 6.2 Faglig nettverk Hver samarbeidskommune ber rådmannen utpeke en representant (kommunekoordinator) fra helseledernivå eller med særskilt helsefaglig kompetanse som skal være faglig bindeledd mellom legevakta og egen kommune. Kommunekoordinatorene danner et faglig regionalt nettverk som gjennom kvartalsvise møter gir daglig leder av Samhandlingsenheten faglig støtte og innspill. 6.3 Rapportering Deltakerkommunene skal hver for seg få løpende orientering om vedtak i vertskommunen som gjelder egne innbyggere. Vertskommunen utarbeider nærmere rutiner for alle former for rapportering. Vertskommunen oversender årsrapporter og regnskap til deltakerkommunene. Kopi av innkalling til møter, saksdokumenter og referater sendes til deltakerkommunenes postmottak. 6.4 Arkiv Arkivet er en del av vertskommunens arkiv. Vertskommunen har ansvar for daglig- og bortsettingsarkiv i samsvar med den enhver tid gjeldende arkivlov. 7 Klagebehandling Det opprettes en egen klagenemnd med fem medlemmer som oppnevnes av kommunestyrene i deltakerkommunene, jfr. kommunelovens 28 g. Nemnda er etter kommuneloven underinstans ved klagebehandling, men kan delegere til rådmannen i vertskommunen å være underinstans i saker som ikke er av prinsipiell betydning. På mange saksområder er det fastsatt i særlov at klage over kommunale vedtak skal avgjøres av et statlig klageorgan (ofte fylkesmannen). Klagesaken går i slike tilfeller ikke via den enkelte deltakerkommune, men direkte fra vertskommunen til det statlige klageorganet. 8 Ikrafttredelse, endringer Denne avtalen er utstedt og underskrevet i 11 elleve eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett - eksemplar hver. Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 7 av 13

48 Avtalen trer i kraft fra undertegnelse. Samarbeidskommunene overfører samtidig myndighet og oppgaver til den folkevalgte nemnda, som videredelegerer til vertskommunens rådmann. Avtalens gyldighet forutsetter etter kommuneloven 28 c godkjenning i den enkelte kommune. Avtalen er ikke gyldig før alle kommunestyrene har akseptert avtalen. Det kreves enighet mellom alle samarbeidskommuner for å endre avtalen, herunder for å legge nye oppgaver til vertskommunen. Evt. endringer i denne avtalen, nye del-avtaler eller tilleggsavtaler med St. Olavs Hospital HF forutsetter godkjenning i samarbeidskommunenes kommunestyrer. 9 Mislighold Dersom en av deltakerkommunene misligholder sine forpliktelser etter samarbeidsavtalen, kan de øvrige samarbeidskommunene ved enstemmighet beslutte at kommunen skal utelukkes fra samarbeidet. Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, opphører samarbeidet med øyeblikkelig virkning. 10 Tvister Eventuell uenighet mellom partene i denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting skal være Sør-Trøndelag tingrett. 11 Avtalens varighet Avtalen er inngått uten tidsavgrensing, men med rett til oppsigelse for den enkelte samarbeidskommune i samsvar med bestemmelsenes i punkt Oppsigelse Deltakerkommunene kan ved skriftlig varsel til vertskommunen si opp avtalen med to års varsel regnet fra det tidspunkt vertskommunen mottar oppsigelsen. Vertskommunen kan ved skriftlig varsel til deltakerkommunene si opp avtalen med to års varsel regnet fra det tidspunkt deltakerkommunene mottar oppsigelsen. Sies avtalen opp av vertskommunen anses samarbeidet opphørt to år etter at varsel er mottatt av deltakerkommunene. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale innskudd regnet fra 1. januar året etter at uttredelse har skjedd. Ved uttreden av samarbeidet refunderes ikke utlegg eller øvrige kostnader som kommunen har hatt gjennom samarbeidet. Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 8 av 13

49 13 Omgjøring av vedtak Reglene i forvaltningsloven 35 første ledd om adgangen et organ har til å omgjøre sitt eget enkeltvedtak, vil også gjelde for deltakerne i et vertskommunesamarbeid. For deltakerkommunene følger omgjøringsadgangen av kommuneloven 28 b nr. 6 og 28 c nr 8, og den er begrenset til de vedtak som retter seg mot hver enkelt kommunes egne innbyggere. Vertskommunens anledning til å omgjøre egne vedtak vil følge direkte av forvaltningsloven 35, siden den løser saker på vanlig måte internt i sin kommune. Partene er enige om at slik omgjøring bare helt unntaksvis kan komme på tale. Om rutiner for handtering av slike situasjoner vises til punkt Utvikling av samarbeidet evaluering Avtalen og den tilhørende finansieringsmodellen skal evalueres og vurderes på ny seinest i løpet av Nemnda organiserer en slik evaluering. Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 9 av 13

50 Agdenes kommune Dato, sted Ordfører Frøya kommune Dato, sted... Ordfører Hemne kommune Dato, sted.. Ordfører Hitra kommune Dato, sted.. Ordfører Orkdal kommune Dato, sted.. Ordfører Meldal kommune Dato, sted.. Ordfører Rennebu kommune Dato, sted.... Ordfører Rindal kommune Dato, sted.. Ordfører Skaun kommune Dato, sted... Ordfører Snillfjord kommune Dato, sted... Ordfører Surnadal kommune Dato, sted... Ordfører Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 10 av 13

51 Vedlegg1: Nærmere om legevaktsamarbeidet En detaljert beskrivelse av legevaktsamarbeidet er her tatt inn som et eget vedlegg, men er likevel formelt en del av vertskommuneavtalen. Vertskommunesamarbeidet erstatter tidligere ordning for de øvrige elleve kommunene etter kommunelovens 27 nr. 1, og det tidligere styret for ordninga utgår. Utgangspunktet for legevaktsamarbeidet er kommunestyrevedtak i de daværende samarbeidskommunene vinteren 2007, rapport av 26/ utarbeidet av arbeidsgruppen, og forhandlinger første halvår 2009 i forhold til de nye kommuner inn i legevaktsamarbeidet; Hitra og Frøya, samt forhandlinger med Surnadal første halvår i 2010 og vedtak om å innlemme Rennebu høsten Legevakta skal være operativ: På kveld og natt alle ukedager, kl kl Alle vanlige helger, fredag kl til mandag kl Andre helge- og høytidsdager fra kl dagen før til kl dagen etter. Hitra/Frøya, hverdager fra kl kl Helg/høytid fra kl For Surnadal er det inntil videre en spesialordning (betalt og drevet av Surnadal kommune/legene i Surnadal selv), men integrert i legevaktas virksomhet som går ut på at det ca. 1 time hver kveld i ukedagene og ca. 2 timer på lørdagene er legebemanning på legekontor i Surnadal. Legevakta skal kvalitetsmessig oppfylle de krav som stilles i Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus. Legevakta skal ha lik kvalitet og tilgjengelighet for befolkningen i alle de deltakende kommuner. På grunn av legevaktas beliggenhet i St. Olavs Hospital, Orkdal Sykehus, vil befolkningen likevel få noe ulik belastning med hensyn til reisevei. Lik kvalitet og tilgjengelighet skal blant annet sikres gjennom størst mulig bruk av felles rutiner for legevaktas håndtering av situasjoner i kommunene. Den enkelte kommune er selv ansvarlig for å ta egne beredskapsmessige hensyn ved opprettelsen av den interkommunale legevaktordningen i henhold til Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester m.m. 12. Ansvarsfordeling i drifta: Den enkelte lege har det faglige ansvaret for sitt arbeid/virksomhet også i forbindelse med legevakt Den enkelte kommune er ansvarlig for at legevakttjenesten følger lovverket som gjelder for kommuners ansvar og oppgaver. Dette vil i det alt vesentlige si at den enkelte kommune har det samme ansvaret som de ville ha hatt om legevakta var organisert i egen kommune. Den kommunen som legen er ansatt i er også arbeidsgiver når han/hun er i arbeid ved legevakta SiO Samhandlingsenhet har ansvar for å organisere virksomheten i den interkommunale legevaktordningen slik at den fungerer godt og oppfyller alle relevante krav i gjeldende regelverk for området. Dette innebærer blant annet å etablere en overordnet og systematisk organisering som skal ivareta administrative og faglige behov for prosedyrer og rutiner Ansvarlig for oppfølging av avvik, feilbehandlinger og lignende er den instans som har ansvaret for pasienten. Dette er som regel den kommunen der vakthavende lege er ansatt Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 11 av 13

52 Nemnda (jfr. 3) har det overordnete faglige, økonomiske og administrative ansvaret for legevakta. I dette ligger at nemnda må se til at det i vertskommunen foreligger nødvendige avtaler, retningslinjer, rutiner og prosedyrer. Legenes vaktordning Den klare hovedregelen er at kommunene skal stille med de av sine fastleger som er i aktiv vakttjeneste, -også turnuskandidater, som deltakere i vaktordningen. Kommunene skal normalt stille med følgende antall leger i legevaktsamarbeidet: Kommuner Antall leger Agdenes 1-2 Hemne 3-4 Hitra/Frøya 6 Orkdal 7-8 Meldal 3-4 Rennebu 2-3 Rindal 1-2 Skaun 4-5 Snillfjord 1 Surnadal 4-5 Den enkelte kommune kan leie vikarleger for å ta vakter dersom dette er nødvendig for at kommunen skal oppfylle sine forpliktelser i dette punktet. Kommunene har som ambisjon at leger til enhver tid er med i ordningen. Den enkelte kommune har selv ansvar for at den enkelte lege fyller kravene til å arbeide som lege i Norge herunder norsk autorisasjon og tilfredsstillende språkkunnskaper til å ivareta funksjonen i legevakttjenesten. Dersom leger ønsker seg fritatt fra å delta i legevaktordningen, avgjøres dette av den kommune hvor legen er ansatt. Kommunen kan ikke avgjøre søknad om fritak uten først å melde søknaden inn for legevaktas daglige ledelse. Legevaktas ledelse skal så langt det er mulig gis mulighet til å komme med en anbefaling som skal legges ved saksdokumentene i den kommunale saksbehandlingen. Legene lønnes og får utgiftsrefusjoner m.m. av den kommunen han/hun er ansatt i, også for legevakttjeneste. Kommunene sender kvartalsvise refusjonskrav, refusjonskravene skal omfatte alle utgifter som er direkte knyttet til legens legevakttjeneste. Legenes kostnader knyttet til transport til og fra St. Olavs Hospital HF, Orkdal Sykehus, dekkes av SiO Samhandlingsenhet i h.h.t. SFS Det skal ikke inngås avtale med trygdeetatens oppgjørsenhet, da avregning av disse kravene i sin helhet er den enkelte leges ansvar, jfr. grunnlagsrapporten av 26/ Samarbeidsavtale om drift av legevakt Side 12 av 13

53 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2007/ Saksbehandler: Omar Pleym Dato: Klage på kulturskoleavgiften høsten 2012 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: 1 Aksept på plass i kulturskolen 2 Utmelding - Dans 3 Fakturanummer Klage ang kulturskoleavgift 5 RE: Vedr. kulturskoleavgiften Innstilling: Klage fra foreldre til elev født om å slippe innbetaling av kulturskoleavgift høsten 2012 for elevplass på dans avslås. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

54 Side 2 av 2 Bakgrunn Krav om innbetaling av kulturskoleavgift for høsten 2012 for elevplass på dans. Klage fra foreldre til elev født Saksopplysninger Bakgrunnsdokumenter: Søknad fra klager av Melding om tildelt elevplass, kontrakt av Svar på melding om tildelt elevplass av Utmelding av kulturskolen av Epost fra klager av Skriftlig klage av og epost av Klager sier i epost ( ) bl.a. følgende: Denne faktura er betalt med kun kr p.g.a. at NN aldri ble søkt in på dans. Hun deltok tidligere, men sa opp sin plass. Da vi fikk innkalling til dans, ringte jeg og konfererte med danselærer, og han sa at vi selvfølgelig ikke skulle betale dette. Men som en formalitet kunne jeg gjerne sende inn en oppsigelse på plassen i tillegg. Dette er gjort for noen dager siden. I selve klagen ( ) sier klager bl.a.: Hennes plass ble sagt opp for ca. 2 år siden (tror jeg). Hadde jeg husket at jeg hadde søkt henne inn igjen til i år ville dette vært lettere.. Vi var overbevist om at hun ikke var meldt inn, så da vi fikk innkalling, ringte jeg straks til kulturskolen. Da snakket jeg med danselærer. Fortalte at jeg ikke hadde meldt henne inn, og at vi ikke ville betale for plassen. Dette mente han skulle ordne seg. Vi har aldri mottatt melding om at hun ikke hadde møtt opp heller. Og det står i vedtektene at dere skal gjøre dette. Det har ikke stått på hennes interesse for å være med, så hadde vi visst at hun var elev ut semesteret hadde vi kommet til undervisningen. Derfor mener jeg at vi er blitt lurt til å ikke møte opp på en plass hun ikke visste at hun hadde, fordi vi fikk beskjed om at dette sikkert ordnet seg. Og som sagt kom ingen melding om manglede oppmøte heller I ny epost ( ) sier klager bl.a. Selvsagt ønsker jeg å fremme dette for klagenemda. Dette ble signert for over ett år siden, og den gang ble det ingen danseundervisning, men teater. Det sa vi fra at vi ikke ønsket å bli med på. Derfor var vi sikre på at vi ikke hadde noen plass. Derfor kan du sende min klage (brevet du fikk + dette svaret). Retningslinjene for undervisningen vedtatt 1. september 2009 i Formannskapet Sak PS 132/09 sier bl.a. følgende: 6. Utmelding Utmeldingen av Hitra Kulturskole skal være skriftlig og sendes: Hitra Kommune, Postmottak, 7240 HITRA Utmeldingen kan også skje elektronisk på Hitra kommunes hjemmeside a. Utmeldingsfrist Kulturskole har 2 utmeldingsfrister: 1. mai for høsthalvåret 1. desember for vårhalvåret Ved utmelding innenfor den gitte fristen vil det ikke bli beregnet avgift for neste halvår. Kulturskoleavgiften er på kr pr. halvår, for storgruppeaktiviteter som dans 550,- kr pr. halvår. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

55 Side 3 av 3 Vurdering Generelt Kulturskolen har klare retningslinjer for inn- og utmelding av kulturskolen som skulle være enkel å følge: Skriftlig innmelding ved å svare på en kontrakt (hvor de bekrefter at de kjenner utmeldingsreglene) Skriftlig utmelding for å si opp elevplassen Dette forenkler administrasjonen betydelig, da en elev gjennom dette systemet kan ha en elevplass over flere år og slipper å søke på nytt for hvert år, men kun svarer skriftlig på om en tar imot elevplassen og deretter sier den skriftlig opp når en ikke lengre ønsker å benytte seg av den. Skriftlig utmelding kan skje på ulike måter; pr. papirskjema eller pr. kommunens skjemaportal. Vanlig epost godtas også så sant den inneholder nødvendige opplysninger om elev og elevplass. Det som imidlertid er viktig er at utmeldingen journalføres som all annen offentlig post. Det sendes videre alltid en sluttmelding til eleven når utmeldingen er registrert. Gjennom dette systemet slipper en at alle som identifiseres med kulturskolen eller dens virksomhet (lærere/andre ansatte) skal stilles ansvarlig for å ta imot «muntlige» utmeldinger i ulike sammenhenger. Det ville gi en uoversiktlig administrasjon og medføre et system hvor en til stadighet ville komme opp i situasjoner med «påstand» mot «påstand». Det er derfor viktig at kommunen er helt konsekvent på dette området og ikke begynner å praktisere en ordning hvor brukerne kan argumentere seg bort fra at de ikke har fulgt et system som gjelder for alle og som skal sikre likeverdig behandling av alle brukere. Alle ansatte i kulturskolen er kjent med systemet for utmelding og tar ikke imot utmeldinger, men henviser brukeren til å sende skriftlig utmelding til kommunens postmottak. Kulturskolens rutiner vedr. elevplasser Som en service for brukerne sender kulturskolen alltid ut en påminnelse om fast elevplass i løpet av april mnd. (søknadsfrist for hovedopptaket er 1. mai). Denne påminnelsen sendes til alle elver, også de som evt. er permitterte, da kulturskolen har forståelse for at det kan være vanskelig å huske utmeldingsdatoene for brukerne. Det annonseres samtidig også i lokalavisen at utmeldingsfristen er 1. mai. På høsten sendes det skriftlig innkalling vedlagt retningslinjer for undervisningen (med bl.a. utmeldingsreglene) til alle elever i kulturskolen. Kulturskolen har også et system på at elever som har stort fravær (f.eks. 4 ganger på rad uten å gi melding) blir sagt opp av kulturskolen selv. Gjeldende saken Søker har sagt opp elevplassen skriftlig etter at kulturskoleavgiften for høsthalvåret 2012 ble krevet inn. Det har ikke vært levert skriftlig utmelding til tross for påminnelse om elevplass (i april) eller når innkalling til undervisning ble sendt i august. Saken danner presedens og vil kunne medføre at det til stadighet vil komme klager på kulturskoleavgiften fra brukerne selv om utmeldingsreglene ikke er overholdt. Det foreslås derfor at en holder en konsekvent linje for kulturskoleavgiften; har du ikke sagt opp elevplassen skriftlig må du betale for den inntil elevplassen sies opp. Rådmannen vil derfor tilrå at klagen avslås. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

56 Til Hitra kommune Kulturskolen 7240 Hitra Svar på melding om tildelt elevplass Marion Bollandsås, Født: KNARRLAGSUND 1. Elevplass Vi bekrefter at vi er kjent med de regler som gjelder for kulturskoleavgiften, og at utmelding av Kulturskolen skal skje skriftlig, og bekrefter med dette at vi: (NB! Sett kryss) tar imot den tildelte elevplassen på Dans ikke tar imot den tildelte elevplassen 2. Varsling på SMS (må fylles ut): Vi ønsker å motta meldinger på SMS vedr. fravær/endringer av undervisningen på følgende telefonnr. (oppgi ett mobilnummer): 3. Varsling på epost Varsling pr. epost kan sendes til følgende epostadresse (skriv tydelig): Evt. merknader: Sted 'Ll'cr_1(15 Dato Foresattes underskrift Returneres til: Hitra kommune, Kulturskolen, 7240 Hitra Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: Internett: H-Ltra når du vil

57 Musikk-/kulturskole - Opptak og utmelding (KF-172) Referansenummer: 732C6K Registrert dato: :05:01 Innledning Søknaden gjelder Opptak Utmelding Utmelding Opplysninger om elev Fødselsdato [dd.mm.åååå] Fornavn Marion Etternavn Bollandsås Adresse mastad Postnummer 7242 E-post linbolla@hotmail.com Poststed KNARRLAGSUND Utmeldingen gjelder aktivitet T Dans Dato for utmelding [dd.mm.åååå] Innsender Adressen er forhåndsutfylt slik den ble oppgitt for søkeren. Den kan overskrives ved behov. Fornavn Linda Etternavn Bollandsås Adresse Mastad Postnummer Poststed 7242 Knarrlagsund Telefon Mobil Musikk-/kulturskole - Opptak og utmelding (KF-172) - side 1

58 file:///c:/ephorte/pdf/ephortesrvdocproc/ephorte/ html Side 1 av Hei. Denne faktura er betalt med kun kr p.g.a. at Marion Bollandsås aldri ble søkt in på dans. Hun deltok tidligere, men sa opp sin plass. Da vi fikk innkallining til dans, ringte jeg og konfererte med danselærer, og han sa at vi selvfølgelig ikke skulle betale dette. Men som en formalitet kunne jeg gjerne sende inn en oppsigelse på plassen i tilegg. Dette er gjort for noen dager siden. Hilsen Linda Bollandsås

59 Kla e an. kulturskoleav ift. Etter samtale med Omar Pleym, velger jeg og legge inn klage på kulturskoleavgiften for dans jeg ikke vil betale. Eleven dette gjelder er Marion Bollandsås. Hennes plass-ble sagt opp fôr ca2 år s (kn (tror jeg). Hadde jeg husket at jeg hadde søkt henne inn igjen til i år,!vitle_dette værstettere Methr dere min underskrift på at plassen er mottatt, så kan dere gjerne sende meg en kopi på det på mail. Vi var overbevist om at hun ikke var meldt inn, så da vi fikk innkalling, ringte jeg straks til kulturskolen. Da snakket jeg med danselærer. Fortalte at jeg ikke hadde meldt henne inn, og at vi ikke ville betale for plassen. Dette mente han skulle ordne seg. Vi har aldri mottatt melding om at hun ikke hadde møtt opp heller. Og det står i vedtektene at dere skal gjøre dette. Det har ikke stått på hennes interesse for å være med, så hadde vi visst at hun var elev ut semesteret hadde vi kommet til undervisningen. Derfor mener jeg at vi er blitt lurt til å ikke møte opp på en plass hun ikke visste at hun hadde, fordi vi fikk beskjed om at dette sikkert ordnet seg. Og som sagt kom ingen melding om manglede oppmøte heller. I samtale med Omar Pleym sa han at danselæreren ikke hadde myndighet til å si slikt. Det kan ikke jeg ta ansvar for. Jeg vet ikke hvilken myndighet hver enkelt i kommunen har. Hadde vi visst at vi måtte betale, hadde vi kommet da hun gjerne vil danse. Det er ett stort argument. Derfor mener jeg at jeg må slippe å betale dette i sin helhet. Har jeg ikke sagt ja til plassen, bør jeg få slippe hele fakturaen. Det er min mening at vi bør alle ta ansvar for våre feil, dette gjelder også kulturskolen som ikke meldte fra om høyt fravær og som sa at det sikkert skulle ordne seg. Regningen betales ikke før ett skriftlig svar foreligger. Hilsen Linda Bollandsås 48De(iG7\ di3 Tlf: Mail: linbolla@hotmail.com

60 file:///c:/ephorte/pdf/ephortesrvdocproc/ephorte/ html Side 1 av Selvsagt ønsker jeg å fremme dette for klagenemda. Dette ble signert for over ett år siden, og den gang ble det ingen danseundervisning, men teater. Det sa vi fra at vi ikke ønsket å bli med på. Derfor var vi sikre på at vi ikke hadde noen plass. Derfor kan du sende min klage (brevet du fikk + dette svaret). For oss er dette en sak med bismak i og med at Marion i hele høst har mast på å få bli med på dans, men vi har sagt nei. Mange ganger desverre. Vi føler at vi er lurt rett og slett. Hilsen Linda Bollandsås From: Omar.Pleym@hitra.kommune.no To: linbolla@hotmail.com Date: Tue, 23 Oct :58: Subject: Vedr. kulturskoleavgiften Her ligger kontrakten du skrev under da Marion Bollandsås tok plassen på dans høsten Hvis du fortsatt ønsker å fremme dette som en klagesak for klagenemda gir du meg beskjed så skal jeg fremme saken snarest. Med vennlig hilsen Omar Pleym Omar Pleym Enhetsleder kultur Kulturenheten Postmottak, 7240 Hitra (Sentralbord)

61 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Omar Pleym Dato: Betalingssatser for kulturenheten 2013 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: 1 Betalingssatser for kulturenheten - Høringsutkast Innstilling: 1) Hitra kino a) Betalingssatsene for kinoen Betalingssatsene for Hitra kino i 2013: Barn kr 50,- Voksne kr 80,- Honnør kr 50,- b) Aldersgrense for voksenbillett Aldersgrensen for voksenbillett er 15 år. 2) Hitra Kulturskole a) Kulturskoleavgiften For 2013 foreslås det følgende endringer i kulturskoleavgiften: I. Kulturskoleavgiften settes ned fra kr til kr pr år II. Det innføres aktivitetsmoderasjon på 50 % b) Materialavgifter Materialavgifter for aktiviteter i kulturskolen holdes uendret i ) Hitra Bibliotek a) Purregebyrer Ingen endringer i satsene i 2013 b) Erstatningssatser Ingen endringer for satsene i 2013 Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

62 Side 2 av 2 4) Hitra Svømmehall Billettprisene i Hitra Svømmehall økes med kr. 5,- for barn, voksne og familie for De nye satsene blir som følger: Hvem 2013 Barn 40,- kr Voksne 55,- kr Familie (2 voksne + 2 barn) 125,- kr Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Bakgrunn for saken Årlig regulering av betalingssatser og gebyrer i kultursektoren. Saksopplysninger Forslag til betalingssatser for kultursektoren for 2013 har tidligere vært behandlet i Formannskapets SAK 113/12. Det vedtatte forslaget i denne saken har så vært lagt ut på høring i perioden Det har ikke kommet noen uttalelser på høringsutkastet. Vurdering Rådmannen foreslår at betalingssatsene fastsettes i h.h.t. høringsutkastet, som gjengitt i sakens innstilling. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

63 Betalingssatser for kultursektoren 2013 Høringsutkast 7240 Hitra Tlf

64 HITRA KOMMUNE Kultur Betalingssatser kultursektoren Lovverk Det er ikke hjemlet i lov hva betalingssatsene for kulturskole, bibliotek, kino, idrettsanlegg etc. skal være. Det er derfor opp til kommunestyre å fastsette betalingssatsene for disse områdene i Hitra kommune. 2. Betalingssatser 2.1 Hitra kino a) Billettprisene på Hitra kino Tekst 2012 Forslag 2013 Barn Kr. 50,- Kr. 50,- Voksne Kr. 80,- Kr. 80,- Honnør Kr. 50,- Kr. 50,- Det foreslås ikke endringer i billettprisene for 2013 b) Aldersgrense for voksenbillett Aldersgrensen for voksenbillett settes til 15 år 2.2 Hitra kulturskole a) Kulturskoleavgiften Kulturskoleavgiften er p.t. satt til kr pr skoleår Gruppeaktiviteter koster kr pr år (halv pris) Det gis søskenmoderasjon på 50 %. Det gis ikke aktivitetsmoderasjon Det foreslås følgende endringer i kulturskoleavgiften f.o.m. 2013: I. Kulturskoleavgiften settes ned fra kr til kr pr år II. Det innføres aktivitetsmoderasjon på 50 %

65 HITRA KOMMUNE Kultur b) Materiellavgifter Hva Beløp pr. år Leie av instrumenter kr 600,- Noter Kostpris Noter elevene selv kjøper Materiellavgift billedkunst kr 500,- Lerret, maling, kullstift etc. Materiellavgift teater og dans kr 200,- Kopieringsavgift, rekvisita Det foreslås ikke endringer i materialavgifter for aktiviteter i kulturskolen i Hitra bibliotek a) Purregebyr (regulert i 2009) Gjeldende satser ved gjentatt purring: 1. gangs purring Gratis 2. gangs purring Gratis Hvis materiell ikke blir innlevert etter 2. purring må låneren betale erstatningskrav. Det foreslås ikke endringer i purregebyrene for 2013 b) Erstatningssatser (regulert i 2009) Lånere forplikter seg (jfr. Låneregler for Hitra bibliotek) til å erstatte tapt og ødelagt materiell etter en hver tids gjeldende satser. Det foreslås følgende erstatningssatser ved tap og skade på bøker og annet materiale: Hva Hvem Sats pr. i dag Bøker Voksne Kr 400,- Video/DVD Voksne Kr 250,- Lydbøker/kassetter Voksne Kr 500,- CD (musikk) Voksne Kr 300,- Bøker Barn Kr 250,- Video/DVD Barn Kr 250,- Lydbøker/kassetter Barn Kr 300,- CD (musikk) Barn Kr 250,- Lånekort Alle Kr 10,- Låner har muligheten til å kjøpe igjen materiell tilsvarende det tapte. Spesielt verdifulle bøker, deler av verk og språk vurderes særskilt. Omkostninger kommer i tillegg. Det foreslås ingen endringer i erstatningssatsene for biblioteket i 2013.

66 HITRA KOMMUNE Kultur 2.4 Hitra svømmehall Satsene for svømmehallen ble regulert i 2009 og er i dag som følger: Hvem 2012 Forslag 2013 Barn 35,- kr 40,- kr Voksne 50,- kr 55,- kr Familie (2 voksne + 2 barn) 120,- kr 125,- kr Det foreslås å øke billettprisene med kr. 5,- for barn, voksne og familie for Generelt 3.1 Betalingsperioder Kulturskoleavgiften betales 2 ganger pr. år, for høsthalvåret og for vårhalvåret. Utmeldingsfristen for høsthalvåret er 1. mai, og 1. desember for vårhalvåret. 3.2 Endringer i betalingsregulativet Betalingsregulativ for kultursektoren vedtas normalt en gang i året, i forbindelse med budsjettprosessen knyttet til kommende budsjett for kommunen hvert år. Satsene fastsettes av kommunestyret, og endringer kan kun skje etter nytt vedtak i kommunestyret. 3.3 Gyldighetsperiode Betalingsregulativ for kultursektoren gjelder for perioden

67 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2012/832-3 Saksbehandler: Omar Pleym Dato: Hitrahallen - Fri halleie for ungdom Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: Innstilling: 1. Det innføres fri hall- og baneleie for ungdom opp til 19 år f.o.m Det settes av kr til dette i forbindelse med budsjettet for Fri halleie innarbeides i Økonomiplanen f.o.m med kr pr. år. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

68 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Kommunestyrets SAK 143/11. Saksopplysninger I Kommunestyrets SAK 143/11 ble det gjort følgende vedtak under punktet «Følgende oversendelsesforslag ble vedtatt»: 5. Oversendelsesforslag til Formannskapet Kommunestyret ber om at Formannskapet utreder muligheten for at man innen 1. januar 2013 innfører fri halleie helt ut for ungdom gjennom organisert idrettsaktivitet fram til man fyller 20 år. Dette likestiller inne idrett og ute idrett. Fra Hitrahallen får vi opplyst følgende vedr. kostnader for leie av Hitrahallen pr. år: Faste leietagere som er ungdommer opp til 19 år leier for ca kr. pr. år Dette er leie fra kl til på ukedager fra slutten av august til 1. mai som er hovedsesong for utleie. Pr. uke utgjør dette kr. I tillegg kommer leie utenom sesongen (mellom først i mai og slutten av august) + utleie i helger året igjennom. Antall ungdommer som bruker hallen er anslagsvis pr. dag, dvs. ca. 300 pr uke. Sør-Trøndelag Fylkeskommune gir støtte til redusert halleie for ungdom, pr. i dag utgjør det ca kr pr. år, og beløpet tildeles etter søknad. Hitra kommune har under behandlingen av overskuddet for 2010 valgt å sette av kr til redusert Halleie i 2012 og 2013 med kr for hvert av årene. Sammenstiller en disse opplysningene får en følgende behov for 2013: Fri halleie pr. år Tilskudd fra Sør-Trøndelag Fylkeskommune Avsetning i fond for redusert halleie i 2013 Rest ufinansiert i kr kr kr kr For å innføre fri Halleie for ungdom kreves det kr i budsjettet for I påfølgende år (f.o.m. 2014) vil det kreves at det avsettes kr pr. år i økonomiplanen. Vurdering Rådmannen synes at fri halleie for barn og unge opp til 19 år er et godt barne- og ungdomstiltak. Det foreslås derfor at fri halleie innarbeides i budsjettet for 2013 og i sin helhet i Økonomiplanen f.o.m Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

69 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Omar Pleym Dato: Hitra og Frøya Hundeklubb - Søknad om støtte til parkeringsplass Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: 1 Søknad om støtte til ny arena ved Ytre Barmann Innstilling: Søknad om støtte til parkeringsplass fra Hitra og Frøya Hundeklubb avslås pga. manglende budsjettmidler. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

70 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Brev fra Hitra og Frøya Hundeklubb datert 4. oktober Saksopplysninger Hitra og Frøya Hundeklubb ble stiftet juni Dette er en klubb for hundeeiere på Hitra og Frøya som skal fremme aktivt hundehold. Fra 2003 til 2011 har de hatt base på Lensmannsjordet på Melandsjø, vegg i vegg med Ut-Hitra Sportsklubb. Pga. for liten plass har de fått seg ny arena i Ytre Barman. Den nye arenaen med fasiliteter er godkjent av Hitra kommune, og avkjørsel er godkjent av Statens Vegvesen. Det koster å etablere avkjørselen, de søker derfor om støtte til dette fra Hitra kommune, som de ser som en naturlig samarbeidspartner. Hitra og Frøya Hundeklubb oppgir følgende kostnader for å etablere avkjørselen: 1. Avkjørsel Etablert kr Parkeringsplass Ikke etablert kr Gjerde komplett Ikke etablert kr Plassbelysning Ikke etablert kr Brakke Ikke etablert kr SUM kr Det søkes om støtte fra Hitra kommune på kr for å få etablert parkeringsplassen i forbindelse med den nye arenaen. Søker oppgir at det ikke er søkt Frøya kommune om støtte da tiltaket ligger i Hitra kommune. Hitra og Frøya Hundeklubb mangler pr. i dag den arena de holder på å etablere. Det kan videre nevnes at klubben drives av en god dugnadsånd. Klubben har tidligere søkt om kulturmidler, men faller utenfor kriteriene og har derfor ikke fått kulturmidler fra kommunen. Vurdering Dette vil bety mye for Hitra og Frøyas hundeeiere som driver aktivt gjennom en hundeklubb. Rådmannen må likevel avslå søknaden da det ikke finnes midler på budsjettet for 2012 til dette tiltaket. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

71 Hitra o Fr a hundeklubb. H1TRA KOMMUNE Til formannskapet i Hitra kommune v/rådmann Roger Antonsen 7240 Hitra 08 OKT,2012 L SØKNAD OM STØTTE TIL NY ARENA WYTRE BARMAN. Hitra og Frøya Hundeklubb ble stiftet juni 2003.Dette er en klubb for hundeeiere på Hitra og Frøya, som skal fremme aktivt hundehold. Fra 2003 til 2011 har vi hatt base på Lensmannsjordet på Melandsjø, > vegg i vegg med Ut-Hitra idr.lag. Plassen ble for liten, og bestemte oss for å finne en ny. Vi ble enige med Ut-Hitra, så de tok over vår gamle arena med klubbhus, inngjerdet bane med plassbelysning. Ny plass fant vi hos Øistein Lund ved Ytre Barman. Alle formaliteter er i orden. Arena med fasiliteter er godkjent av Hitra kommune. Avkjørsel godkjent av STV. HFHK har en positiv,liten, egenkapital. Etablering på ny plass koster en god del. 1.Avkjørsel,er etablert,kr.18500,00 2.Parkeringsplass,ikke etablert,kr.32500,00 3.Gjerde komplett, ikke etablert,kr.25000,00 4.Plassbelysning,ikke etablert,kr.10000,00 5.Brakke,ikke etablert,kr20000, Vi som klubb er avhengig av godt samspill med forskjellige aktører, både private og offentlige. I så måte ser vi på Hitra kommune som en naturlig støttespiller. Det vil slå positivt ut for kommunen at de støtter klubben under etableringen av ny arena. Det at vi får etablert en god arena, vil bety mye for Hitra og Frøyas hundeeiere. Vi mangler nettopp en slik arena. Ellers kan nevnes at klubben drives av en god dugnadsånd. Uten de gode kreftene som gir oss den frivillige innsatsen, hadde det verken vært medlemsklubber eller NKK. Hunde-Norge er ikke liv laga om de gode kreftene forsvinner. Derfor er det viktig å hegne om dem. Derfor håper HFHK at Hitra kommunes formannskap støtter oss med kr ,00 til opparbeidelse av parkeringsplass. Med vennlig hilsen for Hitra og Frøya Hundeklubb Ansnes, Terje Kristoffersen Ps: For videre informasjon vennligst ring tlf

72 ø

73 HITRA KOMMUNE Kultur Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Omar Pleym Dato: Disponering av fond for kulturenheten 2012 Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: Innstilling: Hitra Formannskap slutter seg til disponering «Avsetning fond - velferdstiltak eldre» som fremstilt i saken. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Omar Pleym Enhetsleder kultur Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

74 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Kommunestyrets SAK 54/12, Regnskap Saksopplysninger I forbindelse med Kommunestyrets SAK 54/12 ble det bl.a. gjort følgende vedtak: 2. Overskuddet for 2011 kr ,34 Disponeres slik (et av underpunktene): Avsetning velferdstiltak eldre kr ,00 Kulturenheten foreslår at avsetning fond - velferdstiltak eldre kr disponeres slik: a) Hitra kommune, Metusalemfestivalen i 2013 (seniorfestival) kr b) Transport for eldre til kulturarrangement Ut og hjem for en 100-lapp. Videreføre tiltaket i 2014 og 2015 med pr. år c) Fysisk aktivitet for eldre Fordeles over 2 år, 2014 og 2015 med pr. år d) Tiltak for å styrke kulturkompetansen blant ansatte og kulturkontakter ved Helsetunet og andre eldreinstitusjoner. Fordeles over 2 år med pr. år, 2014 og 2015 e) Flere kulturarrangementer ved institusjonene (Spaserstokken) Fordeles over 2 år med kr i 2013 og kr kr kr kr SUM fond kr Pkt. b), c) og d) er videreføring av allerede vedtatte tiltak i 2012 og Vurdering Rådmannen tilrår at midlene brukes som framstilt i saken. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

75 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/649-9 Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Hitra videregående skole - Overføring av eierforhold - ny leieavtale Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: Overføring eierforhold saksfremlegg STFK - fylkesting Innstilling: 1. Hitra kommunestyre vedtar å overdra sine lokaler i tilknytning til Hitra videregående skole til Sør-Trøndelag fylkeskommune vederlagsfritt. 2. Hitra kommune inngår avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune om leie av areal i Hitra videregående skole totalt 277,1 m2 kr ,- per år. Total kostnad ,-, som avdras over 20 år med 5 prosent kalkulasjonsrente. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

76 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Hitra kommune eier bibliotekets lokaler i Hitra videregående skole (HVGS). Arealet er 265 m2. Hitra kommunes utgifter til bygget var i sin tid kr ,-. Flytting av biblioteket til det nye kultursenteret, frigjør arealene i videregående skole. PP-tjenesten (PPT) har behov for nye lokaler som en følge av bygging av lokaliteter til ambulansetjenesten i tilknytning til legetjenesten. I forbindelse med PPT`s behov for lokaler ble det tatt kontakt med HVGS, som viste interesse for å få til en leieavtale. HVGS ønsket å benytte bibliotekets arealer som ekspedisjon og til kontorer for ledelsen. PPT var positiv til å få nye lokaler inn i HVGS. I tillegg tenkes voksenopplæringa plassert i samme område, da de har for liten plass i helsetunet. Det er utarbeidet plantegning for prosjektet, partene er omforent om felles løsninger innen disponible arealer. Saksopplysninger Samarbeid mellom HVGS og PPT/voksenopplæring blir av STFK sett som et kommunalt og fylkeskommunalt regionalt senter for disse tjenestene, noe som anses både fremtidsrettet og riktig. STFK eier HVGS unntatt bibliotekets areal. STFK eier også tomten hvor bibliotekets areal er bygd. I prosessen med HVGS/STFK har det blitt klart at STFK ønsker å eie alt arealet. Det er derfor lagt opp til at STFK overtar bygningen, og at det inngås en leieavtale mellom STFK og HK. Økonomi Leieareal utgjør 277,1 m2 inkl. andel sambruksareal. Ombygging er kostnadsbergnet til kr ,- pr m2 inkl. mva. Stipulert ombyggingskostnad kr Eventuelle overskridelse skal reflekteres i leieavtalen. Leieavtalen er basert på 20 års nedbetaling av kostnadene med en årlig kalkulasjonsrente på 5 prosent. Årlig kostnad leieareal 277,1 m2 kr ,- Leiepris per m2 per år kr.1.200,- Grunnleie for andel sambruksareal 35,3 m2 kr. 800,- per m2 kr ,- Total årsleie kr ,- I tillegg kommer årlige kostnader til FDV, forvaltning, drift og vedlikehold. STFK ser store fordeler med å få til en samlokalisering mellom PPT, voksenopplæring og videregående skole. PP-tjensten i videregående skole styrkes i en større og mer robust organisasjon til beste for elevene både i grunnskole og i videregående skole. Skolens elevtjeneste ønskes også integrert, samt at det kan planlegges bedre for et helhetlig opplæringsløp for barn og unge. Flyktningenes tilbud i voksenopplæringen blir også bedre ivaretatt gjennom daglig kontakt med HVGS. Ved å samle et innføringstilbud for nyankomne flerspråklig søkere, voksenopplæring, regional/fylkeskommunal pp-tjeneste under samme tak, kan fagkompetansen til de som jobber Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

77 Side 3 av 3 innenfor disse områdene utnyttes på en bedre måte. Integrering av fremmedspråklige og flyktninger sammen med de øvrige ungdommene er også positivt. Vurdering Samlokalisering av PPT, voksenopplæring og HVGS er uten tvil meget positivt, både for brukere og for ansatte. Derfor er flytting av PPT og voksenopplæring uten tvil et riktig valg. STFK ønsker å overta HK`s areal i HVGS. Hitra kommune`s andel av kostnadene til bygging av HVGS ble i k.sak 66/1978 satt til 1,4 mill. kr. Fylkeskommunen ønsker nå å overta bygningsarealet vederlagsfritt. I forhandlingene har det fra Hitra kommunes side vært antydet en kjøpesum på 1 1,2 mill. kr. Dersom HK krever dette sier STFK at de da vil kreve økt leie for å dekke denne kostnaden, da overtakelsen og utleieavtalen skal være selvfinansierende. Ut fra dette har rådmannen valgt å akseptere overdragelse uten vederlag, ut fra det behov som vi har, samt at samlokaliseringen teller mye. Motsatt måtte HK ha foretatt oppussing/renovering av lokalene selv, noe som er fullt mulig. En slik løsning var starten på prosjektet. Når det gjelder økonomi så innebærer dette en økt kostnad for Hitra kommune. PP-tjenesten er interkommunal for kommunene Frøya, Snillfjord og Hitra. Kostnader til kontorer er ikke en del av fellesutgiftene, vertskommunen belastes disse utgiftene. Årsaken ligger i at den enkelte kommune må ha lokaler til PPT i sin kommune. Samtidig er også tanken at interkommunalt samarbeid lokaliseres i deltakende kommuner forholdsvis likt. Samme opplegg legges også til grunn i det samarbeidet som nå skal etableres innen pleie og omsorg, samt innen de øvrige områdene hvor det er interkommunalt samarbeid. Økte kostnader må innarbeides i budsjettet når prosjektet er vedtatt og innflyttingstidspunkt er klart. STFK behandler saken i fylkestinget i desember. Når det gjelder FDV-avtale og kostnader så er denne ikke ferdig utarbeidet. Det foreligger en avtale i forhold til bibliotekets drift. Ny avtale forutsettes å være i samsvar med denne. Utgiftene må være på samme nivå, da arealet er ubetydelig større. Disse kostnadene er budsjettert. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

78

79

80

81 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: 610 Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Kjøp av leiligheter Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: Prosjekt Vikan amfi Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Ordfører Ole L. Haugen ba om å få vurdert sin habilitet. Bakgrunnen for dette er følgende: Ole L. Haugen er gjennom Ole Haugen AS, aksjonær i Hitra Botilbud AS. Roar Sivertsen AS er også aksjonær i samme selskap, altså Hitra Botilbud AS. Hitra Botilbud AS er ikke aksjonær eller på annen måte forretningsmessig involvert i utbygging eller salg av de aktuelle leiligheter. I tillegg har også Roar Sivertsen AS og undertegnede, hver for seg, eierinteresser i Hitra Jernvare AS (Jernia og Sport 1). Ordføreren forlot møtet og Varaordføreren leder nå møtet. Ordfører Ole L. Haugen ble erklært inhabil. Einar Sivertsen ba om å få vurdert sin habilitet. Bakgrunn for dette er at hans samboer er oppdragsansvarlig hos EiendomsMegler1, som er engasjert i salget. Einar Sivertsen ble erklært inhabil. Kommunestyret teller nå 19 medlemmer. Flertallsgruppa ba om 10 minutter gruppemøte. Gruppemøtet ble innvilget. Flertallsgruppa fremmet følgende forslag til vedtak: Saken utsettes med følgende begrunnelse: A. Kommunestyret ber om avklaring på finansieringa vedr. tilskudd fra Husbanken. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

82 Side 2 av 2 B. Kommunestyret ber også Rådmannen om nærmere avklaring på mulige alternative løsninger for å dekke leilighetsbehovet. Det ble votert over utsettelsesforslaget. Utsettelsesforslaget fikk 13 stemmer for og 6 stemmer mot, og ble dermed vedtatt. Dag Willmann på vegne av opposisjon, H, FrP, V og SP, ba om 15 minutter gruppemøte. Gruppemøtet ble innvilget. Opposisjonens protokolltilførsel ble ikke godtatt av Ordføreren, og det ble ikke protestert mot avvisningen. Følgelig ble avvisningen gjeldende. Vedtak: Saken utsettes med følgende begrunnelse: A. Kommunestyret ber om avklaring på finansieringa vedr. tilskudd fra Husbanken. B. Kommunestyret ber også Rådmannen om nærmere avklaring på mulige alternative løsninger for å dekke leilighetsbehovet. Vedtatt med 13 stemmer for og 6 stemmer mot. Saksprotokoll i Formannskapet Behandling: Ordfører Ole L. Haugen ba om å få vurdert sin habilitet. Bakgrunnen for dette er følgende: Ole L. Haugen er gjennom Ole Haugen AS, aksjonær i Hitra Botilbud AS. Roar Sivertsen AS er også aksjonær i samme selskap, altså Hitra Botilbud AS. Hitra Botilbud AS er ikke aksjonær eller på annen måte forretningsmessig involvert i utbygging eller salg av de aktuelle leiligheter. I tillegg har også Roar Sivertsen AS og undertegnede, hver for seg, eierinteresser i Hitra Jernvare AS (Jernia og Sport 1). Ordføreren forlot møtet og Varaordføreren leder nå møtet. Formannskapet teller nå 4 medlemmer. Ordføreren ble erklært inhabil. Tilrådning: 1. Hitra kommunestyre vedtar kjøp av 5 leiligheter av Vikantoppen AS samlet pris kr Kjøpet skjer under forutsetning av at det oppnås tilskudd fra Husbanken med 20 %. 2. Kjøpet finansieres ved tilskudd fra Husbanken med 20 % og låneopptak med 80 %. Enstemmig. Innstilling: 3. Hitra kommunestyre vedtar kjøp av 5 leiligheter av Vikantoppen AS samlet pris kr Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

83 Side 3 av 3 Kjøpet skjer under forutsetning av at det oppnås tilskudd fra Husbanken med 20 %. 4. Kjøpet finansieres ved tilskudd fra Husbanken med 20 % og låneopptak med 80 %. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

84 Side 4 av 4 Bakgrunn for saken Hitra kommunestyre vedtok i k.sak 127/11 kjøp av 4 leiligheter i Vikantoppen AS til en pris av kr ,-. Disse leilighetene er ferdigstilt og tas i bruk bl.a. til flyktningene fra Kommunens boligbehov er stadig større, det er mange som ikke klarer å skaffe seg bolig på det private markedet. Arbeidsinnvandringen innebærer at det i det private markedet ikke er leiemuligheter, og at prisene er svært høye. Mange med lav økonomi har ikke mulighet til å skaffe seg bolig, bygging av bolig er helt utelukket for disse gruppene. Utviklingen viser at etterspørselen etter kommunale boliger blir større og større. I tillegg må flyktningenes behov dekkes slik at de fleste får bo alene i egen bolig. Saksopplysninger I vedtatt boligprogram heter det at det skal være god boligforsyning og godt fungerende boligmarked i Hitra kommune. Det var i boligprogrammet forutsatt at det skulle bygges utleieleiligheter i kommunal regi, og det er prosjektert bygging av i alt 10 leiligheter i ulik størrelse i Fillan del 4. Prosjektet ble fremmet for politisk behandling, men ble ikke vedtatt da kostnadene ble høyere enn antatt. Samtidig ble rådmannen gitt fullmakt til å forhandle med mulige private utbyggere og eiendomsbesittere om erverv av tilfredsstillende boenheter/boliger. Dette resulterte i kjøp av de 4 leilighetene i Vikantoppen AS. Økt etterspørsel etter boliger/leiligheter er en stadig større utfordring, også i forhold til å få besatt stillinger, særlig innen skole. Manglende botilbud har etter hvert blitt så stort at vi opplever at personer velger ikke å flytte til Hitra. Ut fra det økte behovet har det derfor vært dialog med utbygger av Vikantoppen AS om kjøp av ytterligere 5 leiligheter, 4 3-roms og 1 2-roms. Kostnadene fremkommer slik: 2 3-roms i 1.etg. a` kr = kr roms i 2.etg. a` kr = kr roms i 2.etg. kr Totale kostnader kr Pristilbud kr Hitra kommune er med i Kommunal- og regionaldepartementets prosjekt «Økt boligetablering i distriktene», sammen med 11 andre kommuner. Hitra er eneste kommune i Sør-Trøndelag, fra Nord-Trøndelag deltar Grong og Flatanger. Prosjektet har som mål å bidra til å øke boligtilbudet i distriktene, gjennom et samspill, ikke minst mellom deltakerkommunene, men også med Husbanken som er koordinator av prosjektet. Prosjektet har fått stilt midler til disposisjon som skal fordeles blant deltakerkommunene etter søknad. Først til mølla-prinsippet gjelder. For 2012 er det bevilget 20 mill. kr. til prosjektet. Tilskudd gis med 15 % eller 20 % av kostnadene ut fra hva boligene skal brukes til. Husbanken har vært på besøk for å bli kjent med oss, og for å orientere mer om prosjektet. I den forbindelse ble dette med utleie for «å prøvebo» tatt opp. I dette ligger at leietaker får leie inntil 2 år og gis mulighet for å kjøpe leiligheten/bolig i denne perioden. Utgangspunktet er at Hitra kommune oppnår tilskudd fra Husbanken med 15 eller 20 %. Boligene leies ut til selvkost, som inkluderer rentekostnader + margin, boligforsikring, Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

85 Side 5 av 5 tilsyn/vedlikehold. Dagens rentekostnad er 3,75 %, for å dekke de øvrige kostnader bør legges til 2 %, totalt 5,75 %. Regnestykket for dyreste leilighet blir: Kjøp av leilighet netto kr , leie 5,75 % = kr pr. år/6.160 pr. mnd. Leietid settes til 2 år. Opsjon på kjøp ut fra følgende kriterier: - Kommunenes netto kjøpesum på den enkelte leilighet - Ved kjøp innen 1 år: Fratrekkes 30 % av mottatt tilskudd fra Husbanken Fratrekkes 20 % av betalt husleie Ved kjøp innen 2 år: Fratrekkes 20 % av mottatt tilskudd fra Husbanken Fratrekkes 10 % av betalt husleie - Startlån kan benyttes som del av finansiering Tilbakebetalt tilskudd fra Husbank fra leietaker/kjøper går inn i fond for reinvestering i ny bolig Eierforhold av boligmassen må avklares KF/AS eller annet eierskap? Eksemplet viser en normal husleie. De fleste vil ikke oppnå bostøtte, bortsett fra flyktninger og økonomisk vanskeligstilte. Godkjente boutgifter ved beregning bostøtte kr ,- pr. mnd. Snitt husleie for sammenlignbare kommunale leiligheter er ca. kr ,-. Kjøp av leiligheter på Vikantoppen AS kommer ikke inn under de kriterier som er satt for prosjektet for å kunne oppnå tilskudd. Det vil likevel bli arbeidet videre med prosjektet for å kunne oppnå en «prøvebo»-opplegg i andre utbyggingsprosjekter. Tilskudd fra Husbanken vil utgjøre 20 % av kjøpesummen når boligene skal brukes av økonomisk vanskeligstilte eller flytninger, dersom søknad innvilges. Søknad om slikt tilskudd er ikke sendt, da vi mente at det kunne være mulig å oppnå prosjektmidler. Søknad sendes umiddelbart, svartid har vært kort. Vurdering Kommunens boligbehov forutsetter at det skaffes til veie flere boligtilbud for utleie. I flere sammenhenger er det viktig at kommunen har tilgjengelige boliger, i forhold til økonomisk vanskeligstilte, samlivsbrudd og i andre situasjoner der bolig må stilles til disposisjon innen kort tid. Akutte tilfeller koster uforholdsmessig mye, leie av hotellrom eller campinghytter, må ofte velges for å ha botilbud, som kommunen er pliktig til. Flytningene har også boligbehov som ikke er dekket, spesielt på grunn av familiegjenforening, og for å gi et eget botilbud til den enkelte. Hvorvidt kjøp av disse leilighetene dekker et nøkternt behov må avklares etter hvert. Ytterligere boligbygging kan skje på mange måter, i privat regi, i kommunal regi eller i et samarbeid. Det vil være spennende å prøve ut nye alternativer, målet er at Hitra er en attraktiv kommune å flytte til/bo i, botilbudet er i mange sammenhenger avgjørende. Utfordringene er å hindre at våre utleieobjekter blir fast bolig. Leietid i kommunale boliger har hittil vært 3 år, men noen utleieforhold har av ulike grunner ikke blitt avsluttet i henhold til kontrakt. Dersom kommunen skal anskaffe flere leiligheter må det være under forutsetning av at leievilkårene følges opp. Hvorvidt leietid skal forkortes må også avklares. Kjøpesummen på 7,4 mill. kr. for 5 leiligheter synes akseptabel. Husbankens tilskudd utgjør 20 % av kjøpesum, netto kostnad for kommunen blir da mill. kr. Lånekostnadene vil utgjøre Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

86 Side 6 av 6 rundt kr ved opptak av lån i Husbanken, som har svært lav fastrente opp til 20 år. Det vil derfor være mulig å få prosjektet til å bli et «nullprosjekt». Det bør være en forutsetning at det oppnås tilskudd fra Husbanken med 20 prosent før kjøp gjennomføres. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Hitra borettslag - søknad om tilskudd Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Innstilling: 1. Hitra kommunestyre innvilger Hitra borettslag lån med kr for 2013 og Lånet er avdragsfritt fram til 2015, og nedbetales deretter over 10 år. Rente 3,45 prosent. Det inngås låneavtale. 3. Utlånet finansieres ved bruk av forvaltningsfond Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

108 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Med brev av søker Hitra borettslag om driftstilskudd på kr for 2013 og Saksopplysninger I søknad fra Hitra borettslag heter det: «Borettslaget er finansiert i KLP Banken med et lån på kr Renten er bundet til med en nominell rente på 4,52 %. Perioden med 5 års avdragsfrihet utløper og avdragsbetalingen starter fra denne datoen. Med bakgrunn i dette vedtok styret i sak 11/12 å øke husleien med 25 % med virkning fra Dette gir følgende husleie: I dag Ny Økning 45 m m m For beboerne utgjør dette en betydelig husleieøkning, og vi vil tro at for enkelte begynner smertegrensen å bli nådd.» Hitra borettslag har kommunal garanti for sitt lån i KLP Banken, hvilket gir ca. 1 prosent lavere rente enn uten kommunal garanti. Dette innebærer en besparelse i renteutgifter på ca. kr , som kan ses som et årlig kommunalt tilskudd. Garantien ble gitt i desember Borettslagets avdragstid ble forlenget fra 5 til 10 år i k.sak 67/08. Det vil derfor trolig ikke være mulig å forlenge avdragstid, og nedbetaling må skje over 30 år. Borettslaget rente er trolig ca. 1 prosent høyere enn hva den ville ha vært dersom renten hadde vært flytende. Dette ville ha gitt borettslaget mulighet til å sette av midler med ca. kr per år til fremtidige avdrag, som utgjør rundt kr årlig. Vurdering Hitra borettslags økonomiske situasjon har vært et stadig tilbakevendende tema. Hitra kommune har gjennom deltagelse i byggeprosjektet og ulike vedtak bidratt til at borettslaget bør ha bedre økonomisk grunnlag enn andre borettslag. Beboerne er eiere av sine leiligheter, men ved salg av leilighetene kan ikke kreves markedspris, da dette var et krav for Husbankens tilskudd til bygging av borettslaget. Overdragelsespris justeres i forhold til konsumprisindeks med tillegg av forbedringskostnader utover vedlikehold, tillegg for nedbetaling av pantegjeld,jfr tillegg til borettslagets vedtekter. Innskuddene er forholdsvis lave, hvilket innebærer at det er mulig for de fleste å bli eier. Husleien kan sies å bli høy, men dette må vurderes i forhold til at husleien også dekker kommunale avgifter, boligforsikring, utvendig vedlikehold, brøyting etc. De med lavest inntekt mottar bostøtte, antallet varierer, men faktisk gjelder dette ikke mange. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

109 Side 3 av 3 Styret for borettslaget ønsker et årlig driftstilskudd på kr , i den hensikt å øke husleien 10 prosent mot 25 prosent. Dette vil gi en mindreutgift for de minste leilighetene med ca. kr. 760,- pr. mnd. i 2013, de nest største kr. 838,- og de største kr. 996,-. Husleien er forutsatt økt med 5 prosent fra 2013 til Søknaden gjelder årlig tilskudd, rådmannen har vurdert å kunne tilby borettslaget lån. For at dette skal gi ønsket effekt bør et eventuelt lån være avdragsfritt 2013 og Dermed har borettslaget mulighet til å avsette midler til å møte framtidige avdrag. Nedbetaling bør skje over 10 år, slik det har vært vanlig ved utlån i andre sammenhenger. Når det gjelder renteberegning, så er rådmannen av den oppfatning at renten ses mot bundet rente for årets låneopptak, som er 3,41 prosent effektiv. For å dekke administrasjonskostnader settes renten til 3,45 prosent. Dette er en svært lav rente, som borettslaget lett kan forsvare, og som også er et positivt bidrag til borettslaget. Lån må finansieres ved bruk av kapitalfond, forvaltningsfondet. Borettslagets styre må godkjenne låneavtale. Låneavtale utferdiges på de vilkår som fremgår av vedtak. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

110 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: 026 Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Roger Antonsen Dato: Nye vedtekter for Orkdalsregionen Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret /12 Vedlegg: 1 Utkast til vedtekter for Orkdalsregionen, revidert etter møtet i Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen Nåværende vedtekter Innstilling: Hitra kommune ønsker å være tilsluttet regionsamarbeidet i Orkdalsregionen og godkjenner de framlagte vedtektene, som skal gjelde fra Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

111 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Samarbeidskomiteen ber om at kommunestyrene vedtar det vedlagte utkastet til vedtekter for Orkdalsregionen innen utgangen av september 2012, med sikte på at disse skal gjelde fra 1. januar De nye vedtektene innebærer ei mer omfattende formalisering av det eksisterende regionsamarbeidet. Samarbeidet forankres heretter i kommunelovens 27. Den nåværende Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen blir til Orkdalsregionen som styres av regionrådet, der ordførerne har stemmerett. Ambisjoner i en tidlig fase i arbeidet om å organisere samarbeidet i form av et eget sjølstendig rettssubjekt er forlatt. Grunnen er at ordførerne etter ny lovgivning med ei slik løsning lett ville bli inhabile ved behandling av regionsaker i egen kommune. Det går derfor nå fram at Orkdalsregionen ikke er et eget rettssubjekt og at kontorkommunen er formell arbeidsgiver for evt ansatte. Valget av kontorkommune er overlatt til regionrådet. Ellers går det tydelig fram i 2 at regionrådet ikke har myndighet til sjøl å etablere interkommunalt samarbeid uten at deltakerkommunene godkjenner det i hvert enkelt tilfelle. Noen tok under møtet i Samarbeidskomiteen til orde for et anna navn på regionen, men fremmet ikke noe konkret forslag. Orkdalsregionen blir derfor stående. Det er ikke avklart om Orkdalsregionen skal ha egne ansatte eller kjøpe sekretariatstjenester eksternt. Vedtektene åpner for begge muligheter og overlater til regionrådet sjøl å avgjøre dette spørsmålet. En prosess knytta til videreutvikling av oppgaver og arbeidsmåter skal gjennomføres i andre halvår 2012 og vil involvere ulike eksterne aktører i og utenfor regionen som det er naturlig å samarbeide med. Opplegget for dette arbeidet blir nærmere drøfta på møtet i Samarbeidskomiteen Det er aktuelt å hente inn konsulenttjenester til deler av arbeidet, som må være ferdig i god tid før årsskiftet. Hver enkelt deltakerkommune i Samarbeidskomiteen må nå avklare hvilket forhold kommunen ønsker å ha til Orkdalsregionen i framtida. Her er det verdt å merke seg at Samarbeidskomiteen har vedtatt at ansvaret for iverksetting og videreutvikling av det tjenestesamarbeidet som kommunestyrene måtte vedta, fra skal legges inn under Orkdalsregionen og sekretariatet der. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

112 Revidert 3. juli 2012 Sivert Dombu Utkast til vedtekter for Orkdalsregionen Opprinnelig lagt fram av arbeidsgruppa for folkevalgt styring, (Nye vedtekter må vedtas av kommunestyrene) 1. Medlemmer Orkdalsregionen er et felles samarbeidsorgan for kommunene Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Rennebu, Rindal, Skaun og Snillfjord. Andre kommuner kan tas inn som medlemmer etter vedtak i alle deltakerkommunene. Den enkelte deltakerkommune skal uten begrensninger kunne delta i andre regionale samarbeidsorganer. 2. Formålet med Orkdalsregionens virksomhet Orkdalsregionen skal være deltakerkommunenes felles utviklings- og samordningsorgan og har som formål å ivareta felles interesser, utarbeide felles strategier og styrke regionens utvikling i en nasjonal og internasjonal konkurransesituasjon. Fellesoppgaver er Utredning og etablering og styring av interkommunalt samarbeid om utviklingsoppgaver, tjenesteproduksjon og forvaltningsoppgaver Samferdsel, kommunikasjoner Nærings- og sysselsettingsspørsmål Utdanningstilbud Reiseliv Offentlige virkemidler Forsknings- og utviklingsoppgaver Informasjonsvirksomhet Orkdalsregionen kan selv initiere handlingsprogram, prosjekter og utredninger i saker av regional karakter. Orkdalsregionen kan også initiere interkommunalt samarbeid om tjenesteproduksjon, utviklingsoppgaver og forvaltningsoppgaver. Vedtak om iverksetting av slikt samarbeid gjøres av kommunestyrene i hvert enkelt tilfelle. Regionrådet i Orkdalsregionen fungerer som styringsgruppe/referansegruppe for aktuelle prosjekter/utredningsarbeider og kan opprette arbeidsgrupper knyttet til særskilte saker etter behov. Regionrådet i Orkdalsregionen kan fungere som styringsorgan for deler av tjenestesamarbeidet der det ikke er snakk om myndighetsutøvelse etter særlov, og det ikke etableres et særskilt folkevalgt organ for hver enkelt tjeneste.

113 Dersom regionrådet finner det hensiktsmessig, kan Orkdalsregionen mot vederlag påta seg oppdrag for en eller et begrenset antall kommuner. 3. Forankring i kommuneloven Samarbeidet er etablert i henhold til kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid til løsning av felles oppgaver, men ikke som et eget rettssubjekt. 4. Styringsorganene Regionrådet er Orkdalsregionens øverste styringsorgan. Ordføreren og en representant for opposisjonen oppnevnes av deltakerkommunene for valgperioden og deltar sammen med rådmannen som medlemmer i regionrådet. Ordføreren utøver kommunens stemmerett i regionrådet. Representanten for opposisjonen deltar med møte- og talerett, og det samme gjelder rådmannen. Ordførerne utgjør styret for samarbeidet i henhold til kommunelovens 27. Regionrådet velger blant ordførerne et arbeidsutvalg for to år om gangen, bestående av leder, nestleder og inntil to øvrige ordførere. Lederen i Rådmannskollegiet har møte- og talerett i arbeidsutvalget. Møte- og talerett i regionrådet har også fylkesmannen, fylkesordføreren og fylkesrådmannen i Sør-Trøndelag eller noen disse lar seg representere ved. 5. Rådmannskollegiet Rådmannskollegiet består av rådmennene fra deltakerkommunene. Kollegiet velger selv sin leder og nestleder og et eventuelt arbeidsutvalg. 6. Samarbeidets avgjørelser Konsensusprinsippet legges til grunn for regionrådets avgjørelser i saker av felles interesse som krever beslutning om handling eller ressursbruk fra deltakerkommunenes side. I slike saker kan ikke regionrådet binde den enkelte deltakerkommune, men derimot innstille overfor kommunestyrene i deltakerkommunene til likelydende vedtak. Deltakerkommunene har reservasjonsrett i saker eller prosjekt der de ikke ønsker å delta. I høringssaker kan regionrådet gjøre endelig vedtak på vegne av regionen, men også her skal en tilstrebe å nå fram til konsensus. I saker som gjelder tilsettinger, arbeidsgiveransvar og administrasjon kan regionrådet gjøre vanlige flertallsvedtak. Arbeidsutvalget kan opptre på vegne av regionrådet i hastesaker.

114 7. Forankring Kommunestyrene behandler et felles strategidokument om samarbeidet i Orkdalsregionen i slutten av hver valgperiode. Saken med vedtak tas også opp av nytt kommunestyre i starten av ny valgperiode. Ut fra evaluering av perioden skal saken drøfte hva som er de viktigste aktuelle utfordringene regionen står overfor og hvordan arbeidet skal legges opp for å møte disse. 8. Sekretariat Orkdalsregionen skal ha et eget sekretariat med daglig leder. Regionrådet tilsetter daglig leder og fastsetter lønns- og arbeidsvilkår for vedkommende, men kontorkommunen er formell arbeidsgiver. Regionrådet velger kontorkommune for sekretariatet, til å ivareta administrative støttefunksjoner. Alternativt kan regionrådet inngå avtale om sekretariatstjenester med en ekstern leverandør. Regionrådet fastsetter sekretariatets ansvarsområde, oppgaver og ressursbruk. 9. Saksbehandling Saker til rådmannskollegiet, arbeidsutvalget og regionrådet behandles normalt på grunnlag av saksutredninger/vedtaksforslag framlagt av sekretariatet ved daglig leder. I saker som krever beslutning om handling/ressursbruk innstiller først rådmannskollegiet og i neste omgang arbeidsutvalget til vedtak i regionrådet. Saker som krever beslutning i kommunestyrer/formannskap, sendes til rådmannen i deltakerkommunene med innstilling fra regionrådet. 10. Økonomiske forpliktelser Deltakerkommunenes bidrag til finansiering av virksomheten skjer ved at medlemmene betaler en nærmere fastsatt årlig kontingent. Regionrådet kan også innstille overfor deltakerkommunene om ekstraordinær kontingent til særskilte formål. Kontingentbetaling fordeles mellom deltakerkommunene etter Agdenesmodellen som er nærmere beskrevet i vertskommuneavtalen for helsesamarbeidet i Orkdalsregionen. Orkdalsregionen har ikke myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra medlemmene ekstraordinære økonomiske forpliktelser. 11. Rutiner gjennom året Regionrådet vedtar innen utgangen av oktober arbeidsplan og budsjett for kommende år. Årsmelding og revidert regnskap behandles av regionrådet innen utgangen av mars.

115 12. Uttreden, oppløsning Den enkelte deltakerkommune kan tre ut av Orkdalsregionen etter vedtak i kommunestyret. Uttreden får virkning fra utgangen av kommende budsjettår etter at melding om uttreden er gitt. Ved uttreden refunderes ikke kostnader som kommunen har hatt gjennom samarbeidet. Oppløsning kan skje når deltakerkommunene er enige om det. Kommunelovens 27 punkt 3 gjelder da så langt det passer. 13. Møtekostnader og godtgjøring Den enkelte deltakerkommune bærer selv sine kostnader ved å delta i Orkdalsregionens møter og aktiviteter, herunder godtgjøring til folkevalgte eller ansatte representanter. 14. Ikrafttredelse Disse vedtektene er gyldige når alle kommunestyrene har vedtatt dem og ordførerne har undertegnet. Det kreves enighet mellom alle deltakerkommuner for å endre vedtektene. Vedtektene er utstedt og underskrevet i ti eksemplarer, hvorav partene beholder ett eksemplar hver. Agdenes kommune Dato, sted Ordfører Frøya kommune Dato, sted... Ordfører Hemne kommune Dato, sted.... Ordfører Hitra kommune Dato, sted.. Ordfører Meldal kommune Dato, sted.. Ordfører

116 Orkdal kommune Dato, sted.. Ordfører Rindal kommune Dato, sted.... Ordfører Rennebu kommune Dato, sted.. Ordfører Skaun kommune Dato, sted.. Ordfører Snillfjord kommune Dato, sted... Ordfører

117 HEMNE AGDENES HITRA MELDAL FRØYA ORKDAL SNILLFJORD SKAUN RENNEBU RINDAL SAMARBEIDSKOMITEEN FOR ORKDALSREGIONEN Samarbeidskomiteen for Orkdalsregionen AVTALE / VEDTEKTER justert på møte den 13. juni ) Det etableres en samarbeidskomité med kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun. Rennebu, Frøya, Hitra og Rindal. 2.) Samarbeidskomiteen har som hovedoppgave å medvirke til samarbeid om naturlige fellesoppgaver mellom kommunene i regionen og fylkeskommunen, så som: - Samferdsel, kommunikasjoner - Nærings- og sysselsettingsspørsmål, herunder bl.a. oljerelatert virksomhet, videreforedling av regionens råvarepotensial ( fjord, skog, havbruk osv.) - Utdanningstilbud - Reiseliv - Offentlige virkemidler - Samarbeide om forsknings- og utredningsoppgaver - Informasjonsvirksomhet om aktuelle tema/oppgaver Komiteen har ingen selvstendig besluttende myndighet. Møter avholdes 5-6 ganger pr år og ellers når forholdene tilsier det. 3.) Som medlemmer i samarbeidskomiteen fra kommunene er ordførere og rådmenn. Leder i komiteen er en ordfører som velges med funksjonstid 2 år.