Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: 14/13 Møtedato/tid: , kl. 13:00 Møtested: Kontorene til Revisjon Midt-Norge IKS, Sandveien 5 Møtedeltakere: Tormod S. Slupphaug, leder Nils Prestmo Torkel Christensen Vigdis Troøyen Foseide Lisa Ofstad. Forfall: Ingen. Andre møtende: Representant fra Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Torbjørn Brandt, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer Postmottak Orkdal kommune Postmottak Revisjon Midt-Norge IKS Ordfører Rådmann Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tormod S. Slupphaug(sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1

2 Sakliste 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 007/14 008/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Referatsaker til kontrollutvalgets møte Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring. Oppdatering av retningslinjer for kontrollutvalget. Bestilling av forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling. Årsmelding 2013 for kontrollutvalget. Egenevaluering av kontrollutvalgets arbeid. Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Arvid Hanssen 14/13-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget. 3 Saksnr 001/14

4 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/14 Arvid Hanssen 14/13-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Orientering til samarbeidende kontrollutvalg vedrørende forvaltningsrevisjon av barneverntjenester. (15388) Ordførere har ubegrenset innsynsrett i kontrollutvalget Ny spalte - Bernt svarer - Habilitet Frustrert over momssvar Kritiserer rådmenn for ulovlig sensur Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Informasjonsbrev til kontrollutvalgene i Meldal, Agdenes og Skaun, datert Kommunal rapport : Ordførers innsynsrett i kontrollutvalget. 3. Kommunal rapport : Ny spalte om habilitet. 4. Kommunal rapport : Kommuner kan miste kompensasjon korte frister for foreldelse av krav. 5. Kommunal rapport : Rådmann kritisert for ulovlig sensur. 4

5 Vår saksbehandler: Torbjørn Brandt, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Til: Agdenes kontrollutvalg Meldal kontrollutvalg Skaun kontrollutvalg Orientering til samarbeidende kontrollutvalg vedrørende forvaltningsrevisjon av barneverntjenester. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon , vedtak 138/12, vurderte Orkdal Kontrollutvalg hvilke områder som burde være gjenstand for forvaltningsrevisjon Når det gjelder den interkommunale barnevernstjenesten, er denne uprioritert i inneværende plan. Da det i 2012 har vært stort fokus på barnevernsarbeidet i Orkdal kommune og mange tiltak er satt i verk, ønsker kontrollutvalget i stedet at oppfølgingen skjer i neste planperiode, Som vertskommune for barneverntjenester ser Orkdal kontrollutvalg viktigheten av å få belyst ulike sider ved de tjenestene som Orkdal tilbyr og yter. Videre er det viktig for Orkdal Kontrollutvalg å signalisere ovenfor de øvrige kontrollutvalgene at barnevernet har og fortsatt vil ha høy prioritet. Det kan forventes at flere av de samarbeidende kommuner ønsker å delta i prosjektet. Orkdal Kontrollutvalg ønsker at en forvaltningsrevisjonrapport gir svar på de spørsmål kontrollutvalgene i samtlige av samarbeidskommunene ønsker besvart. For å oppnå dette er det helt avgjørende at man vurderer grundig de ulike områder man ønsker å få belyst i forkant av en bestilling av forvaltningsrevisjon. I denne forbindelse ønsker Orkdal kontrollutvalg å innlede en dialog med kontrollutvalgene i Agdenes, Meldal og Skaun. I tilfelle man ønsker å gjennomføre et felles prosjekt, vil det være formålstjenelig at kontrollutvalgene først diskuterer internt hvilke problemstillinger de ønsker å vektlegge, med etterfølgende dialog, som deretter danner grunnlaget for en felles bestilling. Med hilsen Torbjørn Brandt Konsulent, KonSek Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: Bank: Telefaks: Org.nr:

6 Ordførere har ubegrenset innsynsrett i kontrollutvalget Ordfører har innsyn i alle opplysninger kontrollutvalget behandler, fastslår Kommunaldepartementet - også personlig informasjon om ansatte. - Svært problematisk i noen tilfeller, mener sekretariatsleder. Av Vegard Venli 12. desember :39 Fakta Saken handler om disse bestemmelsene: Kontrollutvalgsforskriften 5, første ledd: Kontrollutvalget kan uten hinder av taushetsplikt kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 19, første ledd: Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører og revisor. Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Taushetsplikten etter forvaltningsloven: 13, første ledd: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han får vite om noens personlige forhold eller forretningshemmeligheter. 13 a nummer 2: Taushetsplikten etter 13 er ikke til hinder for at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for. I kontrollutvalgsforskriften heter det at kontrollutvalget uten hinder av taushetsplikten kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og undersøkelser som er nødvendig for å gjennomføre sin oppgave. Når et kontrollutvalg innhenter slike opplysninger har også ordføreren rett til å se dem selv om han eller hun ikke har lov til å være medlem av utvalget. Det kommer fram av en fersk tolkningsuttalelse fra Kommunaldepartementet. 6

7 I henhold til den samme forskriften skal nemlig ordføreren få kopi av innkallingen til møter i kontrollutvalget, med oversikt over saker og saksdokumenter. Dermed kan ordføreren få ubegrenset innsyn i opplysninger han eller hun ellers ikke ville hatt tilgang til, for eksempel om ansattes tjenstlige forhold. Taushetsplikt stopper ikke ordføreren Det var Norges Kommunerevisorforbund som stilte departementet spørsmål om saken. De ønsket å vite om bestemmelsen om at ordføreren skal ha kopi, kan innfris uten at reglene om taushetsplikt brytes. I sitt svar viser departementet til en underbestemmelse i forvaltningslovens taushetspliktregler. Her heter det at taushetsplikten ikke er til hinder for at opplysningene brukes for det formål de er gitt for eller innhentet for. «Det følger av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner at innkalling og saksdokumenter til møter i kontrollutvalget skal sendes med kopi til aktuell ordfører. Det finnes således hjemmel i forskrift for å sende kopi av saksdokumentene til ordfører, og de innhentete opplysningene brukes dermed for det formål de er gitt eller innhentet for», konkluderer departementet i sin uttalelse. Les hele uttalelsen fra departementet her. Kan være svært problematisk Vest kontroll er sekretær for kontrollutvalgene til sju kommuner i Møre og Romsdal og to kommuner i Sogn og Fjordane. Hittil har de laget en egen B-liste med taushetsbelagte saker, som ordføreren ikke har hatt tilgang til. Om det viser seg at vi ikke har fulgt lovverket, må vi bare innrette oss etter departementets tolkning, sier daglig leder Jostein Støylen. Han mener det i enkelte tilfeller det kan være svært problematisk å innvilge ordføreren fullt innsyn. Kontrollutvalget skal kontrollere hele spekteret i kommunale saker, og det inkluderer også kommunestyret og andre politiske fora. Det vil være uheldig om ordføreren på forhånd får kunnskap om kontroller av slike organ. 7

8 Nå som det er slått fast at ordføreren får kopi, tror Støylen at flere kontrollutvalgssekretærer vil bli mer bevisste på hva som skrives i sakspapirene og hva som sendes ut i vedleggene. Det er både plusser og minuser med åpenhet. Mange vil sikkert hevde at det vil være bra at allmennheten får innsyn i så mye som mulig, men når det gjelder kontroll er jeg ikke så sikker på det i alle tilfeller, sier han. Må holde tunga rett i munnen Lederen for kontrollutvalget i Sarpsborg kommune, Martin Engeset (H), er enig at departementets tolkning krever at kontrollutvalgene holder tunga rett i munnen. Forholdene er små i mange kommuner, og i gitte situasjoner kan departementets tolkning by på utfordringer. I mange kommuner er forholdet mellom rådmannen, ordføreren og sentrale medarbeidere i kommunen så tett og kameratslig at det kan bli problematisk om ordfører skal kunne titte kontrollutvalget i kortene på denne måten. Men det er mange måter å skrive både saksinnkallinger og protokoller på. Dersom kontrollutvalget i Sarpsborg skulle behandlet en sak der ordføreren eller personer nært ordføreren skal granskes, ville Engeset tatt en prat med ordføreren i forkant av møtet. Jeg ville snakket med ordføreren og forklart at vi har en vanskelig sak til behandling, hvor ordførerens tilstedeværelse i møtet eller innsyn vil vanskeliggjøre kontrollutvalgets arbeid. En fornuftig ordfører vil ikke ha noen problemer med å ta et slikt hint. I sum tror jeg det er fullt mulig å praktisere departementets tolkning. Engeset er tidligere leder av Forumet for kontroll og tilsyn, hvor nær 150 kommuner, fylkeskommuner og kontrollutvalgssekretariat er medlem. Positiv til at spørsmålet er avklart Vi var i tvil, men aksepterer departementets tolkning, sier Ole Kristian Rogndokken, leder i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). Han er tilfreds med å ha fått avklart spørsmålet, og forteller at flere av hans medlemmer har lurt på hva som er riktig. Jeg vil tro at alle våre medlemmer vil komme i situasjoner der problemstillingen settes på spissen, sier Rogndokken. Hva slags krav stiller tolkningen til ordførere? 8

9 9

10 Ny spalte: Bernt svarer - i dag om habilitet Kommunal-Rapport.no presenterer i dag en ny spalte i vår digitale utgave. Jusprofessor Jan Fridtjof Bernt svarer på spørsmål om kommunelov, forvaltningslov og offentlighetslov. Første spørsmål handler om habilitet og skolenedleggelser. Av Ole Petter Pedersen 6. januar :10 (Oppdatert: 6. januar :10) Fakta: Jan Fridthjof Bernt, professor emeritus ved Universitetet i Bergen. Bernt har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett. Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer publiseres hver mandag på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no. Saker som skolenedlegging berører mange og vil nesten unntaksfritt skape sterkt engasjement. Dette vil likevel ikke være nok til å skape inhabilitet for folkevalgte Habilitet i skolesaker Et kommunestyre skal stemme over om en av skolene skal legges ned. Forslaget om ny skolestruktur er fremmet som egen sak. I kommunestyret sitter folk som er gift med lærere på den nedleggingstruete skolen. Her sitter også folk som er gift med lærere på en annen skole i kommunen en skole som i praksis vil få en noe tryggere framtid hvis forslaget om nedlegging av den første skolen blir vedtatt. Flertallet i kommunestyret finner at de som er gift med lærere ved den første, foreslått nedlagte skolen, er inhabile i saken. De som er gift med lærere ved den andre skolen, er ikke inhabile, mener flertallet. Er vedtaket om hvem som er habil og ikke, riktig? Ville det hatt noe å si hvis skolesaken ble behandlet som en del av budsjettforslaget, som kommer opp som neste sak? Bernt svarer Reglene om inhabilitet i forvaltningsloven og kommuneloven er til dels ganske vanskelige, og de skaper en god del problemer og usikkerhet. Her er de folkevalgte helt avhengig av å ha en 10

11 administrasjon som enten selv behersker disse reglene, eller som ser når det kan oppstå problemer og sørger for å få tvilsspørsmål vurdert av en kyndig jurist i forkant av møtet. Inhabilitetsreglene er bygget opp slik at det som utgangspunkt er oppstilt en rekke ganske presise kriterier for situasjoner der folkevalgte eller tilsatte blir inhabile, som egen interesse i saken, eller tilknytning til personer, selskaper med mer som saken angår. Men denne opplistingen er ikke uttømmende. I forvaltningsloven 6 andre avsnitt finner vi også den såkalte sekkebestemmelsen : Likeså er han ugild [inhabil] når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Saker som skolenedlegging berører mange og vil nesten unntaksfritt skape sterkt engasjement. Dette vil likevel ikke være nok til å skape inhabilitet for folkevalgte. Engasjement i egen eller andres interesse er en del av lokalpolitikken, for at det skal inntre inhabilitet, må det være tale om en særinteresse særegne forhold, og denne må være så sterk og konkret at den er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. Men hvis det er tale om lærere som ser at deres egen arbeidssituasjon og kanskje også fremtidige tilsettingsforhold kan bli påvirket av kommunestyrets vedtak om skolestruktur, vil dette kunne være et særegent forhold, ikke bare for lærerne selv, men også for deres nærmeste, altså her ektefellene. Det avgjørende blir da hvilke virkninger en slik nedlegging vil kunne medføre for den enkelte lærer; om dette er så sterke og forholdsvis direkte eller sannsynlige konsekvenser av vedtaket at det er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. Det at noen lærere må skifte arbeidsplass, vil neppe i seg selv være nok til å skape inhabilitet. Men her er det vel grunn til å tro at en vesentlig del av begrunnelsen for vedtaket om nedlegging vil være ønske om å kunne foreta en viss nedbemanning av lærerstaben. Hvem som vil kunne bli berørt av dette, vil vel avhenge av hva slags tilsettingsforhold den enkelte er i, om det er tale om en fast eller midlertidig stilling, og om denne er knyttet til den enkelte skole eller til kommunen i sin helhet. Dette vil nok være usikkert, og det samme vil gjelde spørsmålet om hvor mange og hvilke lærere man eventuelt vil si opp. I tillegg kommer så kollegiale forhold. Det vil ikke være hyggelig å komme tilbake til egen arbeidsplass og ha stemt på en måte som medfører at kolleger mister jobben. I en så utrygg og uoversiktlig situasjon vil det etter min mening være riktig å anse ektefellene til samtlige lærere ved den nedleggingstruete skolen som inhabile når det skal tas stilling til om en av de to skolene skal nedlegges. Dette må gjelde også om dette bare inngår i budsjettforslaget. Da må 11

12 det riktignok senere treffes et konkret vedtak om gjennomføringen av nedleggingen, men hvis denne er lagt til grunn som forutsetning i budsjettvedtaket, er løpet langt på vei kjørt allerede da. Habiliteten til ektefellene til de tilsatte ved den andre skolen vil avhenge av om og eventuelt hvordan disses tilsettingsforhold vil kunne bli påvirket av vedtaket. Det at man føler seg tryggere på egen arbeidsplass hvis den andre skolen legges ned, kan ikke være nok. Men hvis det er på det rene at alternativet til nedlegging av den ene skolen vil være nedbemanning av den andre ganske straks, kan det tale for at også ektefellene til de tilsatte her vil være inhabile. Dette må da antakelig gjelde også om nedleggingen i første omgang bare tas opp som en budsjettsak. Ellers er det viktig at slike inhabilitetsspørsmål reises i god tid før kommunestyremøtet, slik at det kan innkalles vararepresentanter som kan tre inn både under voteringen over hvem som er inhabile, og eventuelt under realitetsbehandlingen. Og hvis det er praktisk mulig, bør eventuelt saken utsettes til vararepresentant kan innkalles, se forvaltningsloven 8 tredje avsnitt: Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild. Før spørsmålet avgjøres, bør varamann eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. 12

13 Frustrert over momssvar Finansdepartementet vil ikke endre momsreglene nå. Dermed risikerer fortsatt kommuner og fylkeskommuner å gå på milliontap hvis momskravene blir foreldet. Av Ole Petter Pedersen 7. januar :19 Norges kommunerevisorforbund (NKRF) har i lengre tid jobbet for å få Finansdepartementet til å endre foreldelsesfristen for krav om refundert moms fra kommuner og fylkeskommuner. I korte trekk ber NKRF om at fristene i loven om kompensasjon for merverdiavgift blir de samme som i lov om merverdiavgift. To eksempler som trekkes fram er Sogn og Fjordane fylkeskommune og Oslo kommune, som over tid til sammen har tapt om lag 125 millioner kroner på de strenge tidsfristene. Men den nye regjeringen vil ikke love noen forenkling av regelverket. NKRF sendte brev til finansminister Siv Jensen (Frp) om saken i slutten av november. I svaret viser departementet til at det er flere elementer som må vurderes, før det eventuelt vurderer å endre foreldelsesfristen. Statssekretær Jørgen Næsje (Frp) skriver at det vil være flere hensyn som vil spille inn «ved en eventuell ytterligere utvidelse av foreldelsesfristen». - Det er ikke gitt at regjeringen vil gjøre noe med dette, siden den viser til en eventuell utvidelse. Det er det vi synes er litt skuffende i brevet, sier daglig leder i NKRF, Ole Kristian Rogndokken. Han kan ikke si noe om hvor omfattende problemet er, men understreker at det ikke er trege kommuner som er årsaken til at saken tas opp. I Sogn og Fjordane var det feil avregning fra Statens vegvesen som førte til et tap på 12 millioner kroner. Kommunerevisjonen i Oslo har anslått totalt tap over en treårsperiode til drøyt 110 millioner kroner, knyttet til en tvist om en leveranse som førte til at saken trakk ut. Veldig mange kommuner vil få dette problemet av og til. Det er uheldig at det påfører kommunene tap, og vårt forslag vil være en forenkling av regelverket, mener Rogndokken. 13

14 Kritiserer rådmenn for ulovlig sensur Rådmennene i Rana og Bodø bryter loven når de nekter leger å kritisere helsetilbudet i kommunen, mener jusprofessor. Av Berit Almendingen 3. januar :37 (Oppdatert: 3. januar :05) Diskusjonen om ytringsfrihet går i de to nordlandskommunene etter at rådmennene i både Rana og Bodø de siste ukene har refset leger som offentlig har kritisert helsetilbudet i kommunen. I forbindelse med budsjettprosessen i Rana kommune har sykehjemslege Bjørn Lichtwarck ytret seg to ganger i Rana Blad. Ytringene handlet om konsekvensene for de eldre hvis det politiske flertallet legger ned sykehjemsplasser. Like etter fikk Lichtwarck et såkalt "tilrettevisningsbrev" fra sine nærmeste ledere. Der ble det poengtert at ansatte i kommunen har fått en instruks fra rådmannen om at det er han som skal orientere offentlig på kommunenes vegne om budsjettet og økonomiplanen. Samtidig fikk de ansatte beskjed om at deres alminnelige rett til i ytre seg på egne vegne om spørsmål knyttet til eget fag- og arbeidsområde, ikke ble innskrenket gjennom rådmannens instruks. Arbeidsgiver vil i slike tilfeller forutsette at det klargjøres at den ansatte uttaler seg som privatperson og ikke som ansatt i Rana kommune, ble det samtidig poengtert. Ulovlig innskrenkning av ytringsfriheten Refsen av sykehjemslege Bjørn Lichtwarck kommer i etterkant av at kommunestyret i Rana i november vedtok nye etiske retningslinjer. Der heter det blant annet at «ytringer som kan knyttes til arbeidsforholdet i Rana kommune, og som er egnet til å svekke kommunens omdømme, skal ikke forekomme». Men jusprofessor Jan Fridthjof Bernt mener at en kommune ikke har adgang til å pålegge ansatte slike restriksjoner. Retningslinjen er etter min vurdering en klar ulovlig innskrenkning av ansattes ytringsfrihet. Kommunen har ikke adgang til å pålegge ansatte slike restriksjoner. Retningslinjen er også 14

15 problematisk fra et demokratisynspunkt. I praksis betyr den at velgerne ikke skal få annen informasjon enn den ledelsen ønsker å gi dem, sier Bernt til Kommunal-Rapport.no. Er det ikke riktig av rådmannen å gi sykehjemslegen kritikk fordi de mener han har uttalte seg i kraft av sin stilling som ansatt i kommunen og ikke som privatperson? Det er klart et poeng at når en ansatt i kommunen uttaler seg kritisk offentlig, må det framgå at vedkommende uttaler seg som enkeltperson og ikke på vegne av kommunen. Men når han eller hun uttaler seg, er det jo fordi vedkommende kjenner til saksområdet. Det er derfor riktig å si at en ikke uttaler seg på vegne av helseseksjonen i kommunen, men som ansatt i kommunens helsetjeneste. Jusprofessoren sier at formen som kritikken blir framført på, også er viktig. Så lenge ytringen er framsatt på en høvelig måte, er saklig og gir riktig framstilling av de faktiske forhold, kan ikke kommunen gripe inn. Når det som her er tale om synspunkter basert på en faglig vurdering, er det sterkt kritikkverdig om en rådmann forsøker å begrense ytringene, sier Bernt. Kan en rådmann innskrenke ytringsfriheten når det gjelder budsjett og økonomiplan? Nei, på et område som dette er et budsjett et forsøk på prognoser, som må være forankret i faglige vurderinger. Budsjettet må da også kunne gjøres til gjenstand for faglig basert kritikk. Hvis de som har fagkunnskap mener at prognosene ikke er pålitelige, har velgerne rett til å få beskjed om det. Bernt mener at kommuneledelsen også må ta hensyn til bestemmelsene i helselovgivningen om varslingsplikt, når ledelsen vurderer ytringsfrihet for helseansatte. Her er det fastsatt at helsepersonell ikke bare har varslingsrett, men også en plikt til å varsle hvis de mener måten helsetjenesten drives på, ikke er forsvarlig. Har vurdert saken juridisk Rådmann Robert Pettersen i Rana sier at kommunens advokat gjorde en juridisk vurdering av de etiske retningslinjene, før forslaget ble lagt fram for kommunestyret. Hvordan ser du på kritikken om at ansatte må få uttale seg kritisk så lenge en ikke sier at en uttaler seg på vegne av en seksjon i kommunen, men som ansatt? Jeg har dine ord på det, utover det har jeg ingen kommentarer. Dette er en sak om en enkeltperson. På generell basis kan jeg si at vi har et reglement som ansatte må forholde seg til. Reglementet 15

16 regulerer hvem som kan uttale seg om hva. I tillegg har vi etiske retningslinjer og varslingslinjer, sier Pettersen. Jusprofessor Jan Fridthjof Bernt mener at kommuneledelsen også må ta hensyn til bestemmelsene i helselovgivningen om varslingsplikt når de vurderer ytringsfrihet for helseansatte? Jeg kan ikke kommentere enkelthendelser eller saker som berører enkeltpersoner. Bernt mener at en kommune ikke adgang til å nekte ansatte å uttale seg negativt om forhold i kommunen, selv om kritikken svekker omdømmet til kommunen. Hvordan ser du på det? Jeg har ingen kommentar. Dette er som sagt en personalsak som jeg ikke kan kommentere. Godtar ikke refs Sykehjemslege Bjørn Lichtwarck ønsker å få omgjort tilrettevisningen. Han mener at kommuneledelsen ikke har hjemmel for kritikken. Derfor har han tatt kontakt med den juridiske avdelingen til Den norske legeforening. Én ting er at kommuneansatte har rett til å uttale seg, en annen ting at offentlige saker bør bli belyst mest mulig. Som sykehjemslege har jeg et ekstra grunnlag for å uttale meg om saken. Jeg er sykehjemslege, derfor kan jeg ikke uttale meg som privatperson. Men jeg uttaler meg ikke på vegne av kommunen. Ytringene mine er også innenfor en saklig ramme. De inneholder ingen taushetsbelagte opplysninger, og det er ingen personkritikk av ledelsen, sier Lichtwarck til Kommunal-Rapport.no. Fastlege Mari Kristin Johansen i Bodø har fått refs av rådmannen for å ha uttalt seg i Avisa Nordland om mangel på sykehjemsplasser. 16

17 Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/14 Arvid Hanssen /101-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtale finansiell revisjon 2014 Orkdal Avtale forvaltningsrevisjon 2014 Orkdal Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 17

18 Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Timetall for For 2013 er rammen til regnskapsrevisjon satt til 420 timer, en reduksjon på 20 timer fra Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er for 2014 på 450 timer, en nedgang på 9 timer. Samlet timeressurs for 2014 er på 870, en reduksjon på 29 timer fra Dette er imidlertid vesentlig over nivået for 2012, da timeressursen var 825. Avtalene følger som vedlegg. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

19 19

20 20

21 21

22 22

23 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring. Oppdatering av retningslinjer for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/14 Arvid Hanssen / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Orkdal, samt justering av Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune, slik de fremgår av vedlegg. Saken oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Orkdal kommune. 2. Kommunestyret vedtar reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune. Vedlegg Administrativt utkast til retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Administrativt utkast til reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksutredning Det foreligger ikke forskrifter eller sentrale retninglinjer knyttet til gjennomføring av høringer i kommunale kontrollutvalg. Et utvalg som skal komme med innspill til fremtidige endringer av kommuneloven skal vurdere dette spørsmålet. Sentrale bestemmelser vil neppe foreligge før i løpet av Kontrollutvalget kan komme bort i enkeltsaker hvor det er behov for å innhente bred informasjon for å skaffe seg et godt nok beslutningsgrunnlag. På et generelt grunnlag og ut fra erfaringer andre kontrollutvalg har gjort, ønsker kontrollutvalget i Orkdal å legge til rette for å kunne gjennomføre møter som åpne eller lukkede høringer i helt spesielle saker som krever førstehånds informasjonsinnhenting. Dette er kunnskap ut over det som til vanlig innhentes av sekretariatet gjennom ordinær saksbehandling. Kontrollutvalget hadde i sak 37/13, den , en innledende diskusjon om behovet for å utarbeide egne retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som en høring. Utkast til retningslinjer forelå som innspill til diskusjonen. Følgende ble vedtatt i sak 37/13: 23

24 1. Kontrollutvalget ser behovet for å vedta Retningslinjer for høring i Kontrollutvalget. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkast til retningslinjer ut fra signaler gitt i kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem utkast til reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune. 4. Sak legges frem på kontrollutvalgets første møte i Sekretariatet legger på bakgrunn av signaler fra kontrollutvalget frem utkast til retningslinjer for høringer. Det er reist spørsmål rundt hvem som kan innkalles til høringer, om de som innkalles er pliktige til å svare, hva som skal skrives i protokoll m.v. Generelt kan det sies at de samme regler som for ordinære møter i kontrollutvalget gjelder. En høring, eller som det står i forslag til retningslinjer, et møte som gjennomføres som høring, beskriver likevel noen prosedyrer som skal bidra til å ivareta den enkeltes rettsikkerhet og sikre en effektiv gjennomføring. Kontrollutvalget ønsker at retningslinjene forankres gjennom vedtak i kommunestyret, som har det øverste ansvar for tilsyn og kontroll i kommunen. Høringer i kontrollutvalget vil bare unntaksvis bli benyttet og da i helt spesielle saker. Det er imidlertid viktig at prosedyrer for gjennomføring av høringer er kjent for administrasjonen og andre som kan bli innkalt. Det er naturlig at høringer også tas inn som et punkt i Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune. Sekretariatet har derfor foreslått et nytt punkt under 3 Kontrollutvalgets oppgaver. Kontrollutvalget og kommunestyret kan vurdere om det er andre punkter enn de sekretariatet har foreslått som bør inn i retningslinjene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Gjennomføring av høringer er ressurskrevende og bør brukes kun i helt spesielle saker, hvor kontrollutvalget mener det er nødvendig for å få et godt nok beslutningsgrunnlag. Saken oversendes kommunestyret etter behandlingen i møtet

25 Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Orkdal kommune 1.Generelt Kontrollutvalget kan som et ledd i tilsynsarbeidet avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: Kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst komplekse saker eller saksområder. Høringen skal være åpen, men kontrollutvalget kan lukke møte for hele eller deler av høringen dersom det framkommer taushetsbelagte opplysninger. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkede dører etter forvaltningsloven og kommuneloven. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. 2.Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov for å kunne skaffe seg et godt beslutningsgrunnlag. Retningslinjene skal også bidra til en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. 3.Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal kontrollutvalget velge ett av sine medlemmer som hovedutspørrer for høringen. 4.Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte hvis det er opplysninger underlagt lovpålagt taushetsplikt. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter, dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål. Dersom det anmodes om lukkende dører på grunn av taushetsbelagt informasjon, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte, dersom utvalget eller den innkalte krever dette. 25

26 5.Gjennomføring av høringen Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen. (Administrativt utkast til kontrollutvalget ) 26

27 Retningslinjer for kontrollutvalget i Orkdal kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Orkdal kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Orkdal på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid bidra til at innbyggerne og øvrig interessenter har tillit til Orkdal kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyret intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Orkdal kommune består av inntil 7 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Kontrollutvalget bør velges på det konstituerende kommunestyremøte. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør være medlem av kommunestyret og bør velges fra ett av de partiene som utgjør mindretallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen, og å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunes årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre Vedtatt i kommunestyret den , sak 92/06. Revidert i sak 122/12 den

28 skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. En granskning er en undersøkelsesform som kontrollutvalg kan iverksette i ekstraordinære situasjoner, som for eksempel i forbindelse med mistanke om korrupsjon, trakassering og andre alvorlige forhold. Høring: Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: Kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Kommunestyret vedtar retningslinjer for gjennomføring av møter som kontrollutvalget gjennomfører som høringer. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Orkdal kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen, revisor og postmottaket i Orkdal kommune en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. Møteprotokoll sendes fortløpende til kommunestyret. Vedtatt i kommunestyret den , sak 92/06. Revidert i sak 122/12 den

29 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Orkdal kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Orkdal kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalget leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Orkdal kommune trer i kraft etter vedtak i Orkdal kommunestyre i sak 92/06 den Retningslinjene ble siste gang revidert i kommunestyresak xx/14, den xx.xx Administrativt utkast til kontrollutvalgets møte endringer uthevet. Vedtatt i kommunestyret den , sak 92/06. Revidert i sak 122/12 den

30 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Byggesaksbehandling. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/14 Arvid Hanssen /14-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til byggesaksbehandlingen i Orkdal kommune. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en nærmere fastlagt ressursramme i prosjektplanen, begrenset oppad til 350 timer. 3. Prosjektrapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihht prosjektplan, senest Kontrollutvalgets sekretariat godkjenner prosjektplanen som utarbeides av Revisjon Midt-Norge IKS og følger opp prosjektet på vegne av utvalget. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok følgende under sak 35/13 Bruk av revisjonsressurser 2014 prioritering, i møtet : 1. Sekretariatet legger signaler fra diskusjonen i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet for Kontrollutvalget ber sekretariatet om å skissere en bestilling på Forvaltningsrevisjon om «Byggesaksbehandling», og at denne legges frem for Kontrollutvalget i første møte Samtidig ønsker Kontrollutvalget å vise sin prioritering av en fremtidig Forvaltningsrevisjon i kjølvannet av «Barnevernssaken». Det anslås at denne vil komme opp i starten av Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 138/12, den I planen ble området Forebyggende innsats overfor barn og unge i Orkdal kommune gitt 1.prioritet og rapport skal leveres KonSek innen utgangen av februar Kommunestyret løftet byggesaksbehandling fra uprioriterte prosjekt og ga det 2.prioritet. Som det fremgår ovenfor følger kontrollutvalget opp kommunestyrets signaler/vedtak gjennom bestillingen av denne forvaltningsrevisjonen. Prosjektet vedrørende byggesaksbehandling er gitt følgende omtale i plan for forvaltningsrevisjon: 30

31 Byggesaksbehandling Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Orkdal kommune inn i store deler av innbyggernes hverdag. En gjennomgang av byggesaksbehandlingen i Orkdal kommune må se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll. Dersom kommunen ønsker å utvide prosjektet noe, kan opplevd service blant brukerne av tjenestene være aktuelt å se på. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. En alternativ vinkling kan være et mindre prosjekt der en systematisk ser på omfang av og behandling av dispensasjonssøknader. I den sammenheng må det gis svar på om det er likebehandling av søknader. En gjennomgang av ulike deler av virksomheten knyttet til byggesaksbehandlingen som berører innbyggerne direkte, vil trolig kunne bidra med innspill til eventuelle forbedringer og også gi tilbakemelding på om formelle bestemmelser og lovverk følges. Å få bekreftet om kommunens egen tilsynsvrksomhet fungerer i henhold til krav i plan og bygningslov må inngå i prosjektet. Viser i den forbindelse til bygningslovens 25: Tilsynsplikt Kommunen har plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov. Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte pålegg og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Som det fremgår av utdrag fra plan for forvaltningsrevisjon ovenfor, er det tatt høyde for å gjennomføre en brukerundersøkelse som en del av prosjektet, dersom det stilles ressurser til disposisjon. Sekretariatet mener en direkte tilbakemelding fra brukerne av tjenestene innenfor denne virksomheten av kommunen vil gi nyttig informasjon, også for administrasjonen. Da plan for forvaltningsrevisjon ble utarbeidet ønsket kontrollutvalget å se på hvordan dispensasjonssøknader ble behandlet i Orkdal kommune. Dette ble lagt inn i planen som et alternativ, dersom kontrollutvalget ønsket et mindre avgrenset prosjekt. Dette er noe kontrollutvalget må vurdere ved bestillingen, da det er viktig å foreta nødvendige avgrensinger. Det kan være aktuelt å gjennomføre brukerundersøkelse, også dersom kontrollutvalget ønsker å ha hovedfokus på behandling av dispensasjoner. Sekretariatet foreslår at storparten av resterende ressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2014 legges inn i dette prosjektet. I utgangspunktet 450 timer til disposisjon, men 60 timer av ressursene for 2014 ble disponert gjennom vedtak i 2013, slik at det nå er 390 timer til ledig. Dette er trolig for knappe ressurser til både å se på saksbehandlingen, å foreta en brukerundersøkelse og også se på behandlingen av dispensasjonssøknader. 31

32 Det er derfor ønskelig at kontrollutvalget diskuterer hva en skal legge mest vekt på og dermed prioritere. Det kan også bære hensiktsmessig å ha noen timer til disposisjon til selskapskontroll eller andre saker som kan bli aktuelle Den endelige prosjektplanen kan, ut fra sekretariatets vurdering, gjerne utarbeides av Revisjon Midt-Norge IKS i etterkant av oppstartsmøte med administrasjonen i kommunen. Det kan være enklere å foreta de riktige avgrensninger av prosjektet når revisjonen har fått bedre oversikt over området og har gjennomført samtaler med sentrale personer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler byggesaksbehandling. Prosjektet gjennomføres og prosjektrapport oversendes til kontrollutvalgets sekretariat etter nærmere avtale, men senest innen Ressursrammen avklares endelig i forbindelse med godkjenning av prosjektplanen. Maksimal ramme for prosjektet settes likevel til 350 timer. Kontrollutvalget har gjennom avtale om forvaltningsrevisjon med Revisjon MidtNorge IKS muligheter til å be om egen oppfølging av prosjektet under veis. 32

33 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/14 Arvid Hanssen 033, &14 13/31-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2013 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2013 Orkdal kontrollutvalg Saksutredning Kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll gir kommunestyret og kontrollutvalget betydelig ansvar. Det er derfor viktig med en dialog mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i virksomheten, utarbeider kontrollutvalget likevel sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte årsmelding for kontrollutvalget for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret og innstille på at årsmeldingen tas til orientering. Kommunestyret kan likevel komme med innspill og tanker knyttet til kontrollutvalgets virksomhet i tilknytning til behandlingen i kommunestyret. Sekretariatet mener det kan være gunstig for kontakten inn mot kommunestyret at kontrollutvalgets saksdokumenter gjøres tilgjengelig på kommunestyremedlemmenes lesebrett, dersom dette er ønskelig. 33

34 ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I ORKDAL KOMMUNE Administrativt utkast til kontrollutvalgets møte den

35 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING PER KONTROLLUTVALGETS RESSURSER Sekretariat... 5 Revisjon... 5 Økonomi MØTER... 5 SAKER... 6 DELTAKELSE I RELEVANTE FORA REVISJON REGNSKAPSREVISJON... 6 FORVALTNINGSREVISJON... 7 GRANSKINGER ELLER UNDERSØKELSER... 7 SELSKAPSKONTROLL KONTROLLUTVALGETS PÅSEANSVAR OVERFOR REVISJON ETISK STANDARD AVSLUTNING