Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 16/152 Møtedato/tid: Kl 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Ann Karin Haugen, leder Helge A. Halvorsen, nestleder Morten Sørløkken Per Bjarne Bonesvoll Kirsten G. Frøseth Forfall: Andre møtende: Knut Dukane, rådmann Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ann Karin Haugen (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Konsulent, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 32/16 Godkjenning av protokoll fra møte /16 Orientering til kontrollutvalget vedr. eiendomsskatt 34/16 Forvaltningsrevisjon sykefravær - prosjektplan 35/16 Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor 36/16 Tilsyn med barn i fosterhjem - Midtre Gauldal kommunes egenvurdering 37/16 Plan for selskapskontroll /16 Oppfølging av politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune 39/16 Forslag til møteplan for 1. halvår /16 Referatsaker 41/16 Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/152-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Orientering til kontrollutvalget vedr. eiendomsskatt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 16/93-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Dokumentliste Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Med bakgrunn i denne bestemmelsen så ønsker kontrollutvalget å se nærmere på forlikssaken mellom Midtre Gauldal kommune og Coop Oppdal vedr. eiendomsskatt. Kontrollutvalget ønsker å få belyst følgende spørsmål: Hvilke fullmakter foreligger? Hvilke dokumenter foreligger i saken? Kontrollutvalgets sekretariat har i e - post av , til postmottaket i Midtre Gauldal kommune, bedt om innsyn i aktuelle dokumenter. Rådmannen har i e - post av svart at det er mange saksdokumenter, og at det kan bli vel mye å sende ut til kontrollutvalgets medlemmer (se vedlagt oversikt) Rå dmannen foreslår å heller legge saksdokumenter o.l. frem på kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget har gitt sin tilslutning til dette. Rådmannen er bedt om å gi kontrollutvalget møte en orientering om saken på utvalgets Kontrollutvalgssekret ariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 4

5 5

6 Forvaltningsrevisjon sykefravær - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/123-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Prosjektplan Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for , lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Følgende fokusområ der ble prioritert for forvaltningsrevisjon for : Midtre Gauldal sykehjem Sykefravær Mobbing Samhandlingsreformen Vedtaksoppfølging En forvaltningsrevisjon med fokus på Midtre Gauldal sykehjem ble bestilt på kontrollutvalgets møte 2. juni 2016 i sak 17/16. Ferdig rapport vil bli lagt frem for kontrollutvalget på det første møtet i 2017 (februar/mars). På kontrollutvalgets møte 22. september bestilte utvalget en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 17/16: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravær i Midtre Gauldal kommune. Prosjektplan og ressursramme legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte 17. november Kontrollutvalget ber om at endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat innen mai Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Kontroll utvalget ba i sitt oversendelsesbrev til revisjonen om at det settes fokus på sykefraværet på hele rammeområde 2 og rammeområde 4 med unntak av sykehjemmet. Revisjonen har definert følgende problemstillinger i prosjektplanen: 1. Arbeider Midtre Gauldal k ommune tilfredsstillende med å forebygge sykefravær? Herunder om: a. Forankring i organisasjonen og sikre tilpassede tiltak for forebygging b. Kontinuitet i forvaltning og tjenester c. Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser for de som er tilstede 2. Arbeider Midtre Gauldal kommune tilfredsstillende med oppfø lgning av sykmeldte? Herunder om: 6

7 a) Dialogen mellom ledelse, NAV, fastlege og den sykmeldte er i tråd med regelverket. Forvaltningsrevisjon med fokus på sykefravæ r i Midtre Gauldal kommune gjennomføres med et timeforbruk på 350 timer. Ferdig rapport leveres sekretariatet innen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, Anna Ølnes, vil være tilstede under kontrollutvalgets behandling av planen. Kontrollut valgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om problemstillingene revisjonen skisserer i prosjektplanen dekker det utvalget vil ha svar på i denne forvaltningsrevisjonen. 7

8 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN - EKSTERN 2016 Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: Sykefravær i Midtre Gauldal kommune 1 BAKGRUNN Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune vedtok i KU-sak 28/16, i møte , å bestille forvaltningsrevisjon om sykefravær i kommunen. 1.1 BESTILLING I bestillingsbrevet av vises det til følgende beskrivelse av temaet i Plan for forvaltningsrevisjon : Midtre Gauldal kommune har en målsetning om å oppnå et nærvær på 95%. En forvaltningsrevisjon kan belyse rådmannens arbeid med å nå målet. Mulige problemstillinger kan være om eventuelle tiltak virker som forutsatt og om arbeidet er forankret i hele organisasjonen. Om oppfølgingen av den sykmeldte er i tråd med regelverket, og om tiltaksplaner blir fulgt opp. Videre kan det også sees på hvordan det jobbes med de som har nærvær. Kontrollutvalget er opptatt av om målene og tiltakene som rådmannen har fastsatt for sykefraværsarbeidet virker som forutsatt. Videre er de opptatt av om målene, og arbeidet med å nå målene, er forankret i hele organisasjonen. De er dessuten opptatt av om oppfølgingen av sykmeldte arbeidstakere er i tråd med regelverket. Det går fram av kontrollutvalgets vedtak at de ønsker en undersøkelse som viser arbeidet med dette i både enheter med lavt sykefravær og enheter med høyt sykefravær. Oppsummert er Kontrollutvalget opptatt av om: o arbeidet med nærvær / reduksjon av sykefravær er forankret i hele organisasjonen og o Om sykmeldte følges opp i tråd med regelverk Som følge av at tema reduksjon av sykefravær også er en del av bestilt prosjekt om forvaltningsrevisjon av Midtre Gauldal sykehjem, skal nærværende prosjekt avgrenses mot det arbeid som utføres på sykehjemmet relatert til sykefravær, men omfatte rammeområde 2, skole og barnehage, og 4 pleie- og omsorg, altså med unntak av sykehjemmet. 8 side 1 av 9

9 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN - EKSTERN 2016 Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: 1.2 GENERELT OM SYKEFRAVÆR I ARBEIDSLIVET, SATSINGER, FOREBYGGING OG OPP- FØLGING Det skilles normalt mellom korttids- og langtidsfravær. Korttidsfravær benyttes om fravær innenfor arbeidsgiverperioden (den tiden arbeidsgiver har lønnsplikt for), i utgangspunktet 16 kalenderdager i løpet av en 12-månedersperiode. Dersom arbeidsgiver er IA-virksomhet (Inkluderende arbeidsliv) er grensen for egenmelding 24 dager innenfor en 12-månedersperiode. Egenmelding kan ikke benyttes utover 3 dager pr. sykdomsperiode (ikke IA) og 8 dager pr sykdomsperiode (IA-virksomhet). Langtidsfravær er fravær utover dette. Dette fraværet krever sykmelding fra lege. 1.3 INKLUDERENDE ARBEIDSLIV Intensjonsavtalen for et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) ble inngått mellom myndighetene og partene i arbeidslivet første gang i Gjeldende avtale ble undertegnet 4. mars 2014 og gjelder fram til og med IA-avtalen bygger på samarbeid og tillit mellom myndigheter, arbeidsgivere og arbeidstakere. Det overordnede målet for IA-samarbeidet er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre frafall fra arbeidslivet. Det nasjonale målet for IA-samarbeidet er videre nedfelt i tre delmål: 1) Et sykefravær som ikke overstiger 5,6%. 2) Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3) Forlenge yrkesaktivitet for mennesker etter fylte 50 år. I kapittel 1.2 så vi at deltakelsen i IA-avtalen innebærer særskilte regler for egenmeldt og legemeldt sykefravær. Midtre Gauldal kommune er IA-virksomhet. I den sammenheng vil det være interessant å se nærmere på om kommunen har fulgt opp intensjonene i IA-avtalen, spesielt med tanke på dialogen mellom arbeidsgiver, fastlege, NAV og den enkelte arbeidstaker. 9 side 2 av 9

10 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2016 PROSJEKTPLAN - EKSTERN Kommune: 15 2 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: FORANALYSE I dette kapitlet ser vi på utviklingstrekk i sykefraværet for Midtre Gauldal kommune. Videre vurderer vi det risikobildet som fremkommer ved gjennomgang av sykefraværsstatistikk i kommunen. 2.1 UTVIKLING FOR SYKEFRAVÆRET I TALL Vi har hentet informasjon om situasjonen mht sykefravær i Midtre-Gauldal kommune fra kommunens rapporteringssystem. Fra systemet har vi hentet to figurer, til belysning av fraværssituasjonen i kommunen. Figur 1 viser gjennomsnittlig fraværsprosent i kommunen i perioden Vi ser at sykefraværet har variert i perioden, fra 10 % i mars 2013 (høyest) til 8,2 % i januar 2014 (lavest). Dette må ses i sammenheng med kommunestyrets mål om 5 % sykefravær/ 95% nærvær. Figur 1 Fraværsprosent januar 2013 mai 2015, fordelt pr sektor og totalt 10 side 3 av 9

11 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN - EKSTERN 2016 Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: Figur 2 viser tall for tapte dagsverk ved fravær fordelt pr sektor, der det fremgår at fraværet varierer i betydelig grad mellom de ulike sektorene. Fraværet målt i prosent ligger høyest for rammeområdene 3, kultur og fritid, 4, pleie- og omsorg, og 7, Eiendom og kommunalteknikk. Målt i antall personer er det høyest sykefravær i rammeområde 2, skole og barnehage, og 4, pleie- og omsorg. Totalt sett viser figuren at kommunen tapte dagsverk i perioden Figur 2 Fravær fordelt pr sektor i 2015 (pr mai 2015). 11 side 4 av 9

12 REVISJON MIDT-NORGE IKS 2016 PROSJEKTPLAN - EKSTERN Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: I figur 3 viser sykefravær i kommunene i Sør-Trøndelag. Figur 3 Sykefravær; totalt, legemeldt og egenmeldt. Kommunene i Sør-Trøndelag. Prosent 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Samla Legemeldt Egenmeldt Kilde: ks.no 2.2 RISIKOBILDET Når man ser på det bildet som tegnes ovenfor fremstår det klart at størst risiko knyttes til det legemeldte sykefraværet. Mht omfang og betydning for kommuneøkonomien har mao langtidsfraværet størst betydning for kommunen. Kontrollutvalget har tatt utgangspunkt i at kommunestyret har satt som målsetting at det gjennomsnittlige sykefraværet i kommunen ikke skal overstige 5 %, mens vi ser at det reelle sykefraværet har vært betydelig høyere enn målet. 12 side 5 av 9

13 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN - EKSTERN 2016 Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: I det arbeidet kommunen skal utføre i den hensikt å få redusert sykefraværet og øket jobbnærværet kan vi se for oss flere former for risikoer: 1) Først er det risiko knyttet til om man finner adekvate tiltak for forebyggende arbeid. 2) Det er videre risiko for hvordan man ivaretar de ansatte som er igjen på jobb, om belastningen på dem øker i for stor grad når andre blir sykmeldt og om det i sin tur medfører nye sykmeldinger. 3) Det er risiko knyttet til tjenesteutøvelsen ved stor andel sykmeldte, ved eks redusert tilbud og kvalitet. 4) Så er det risiko i forbindelse med oppfølgningen av den enkelte sykmeldte. 5) Til slutt må man vurdere om den målsetting som er satt er realistisk og om forutsetningene for å nå målet foreligger. 3 AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I dette kapitlet ser vi nærmere på hvordan vi har tenkt å utforme undersøkelsen. 3.1 AVGRENSNING Vi har avgrenset undersøkelsen mot det egenmeldte sykefraværet, og fravær som skyldes sykdom hos barn. Vi vil følgelig konsentrere oss om problemstillinger som vedrører det legemeldte fraværet. Det vil ikke være aktuelt å se på den formelle saksbehandlingen ved sykefravær på enkeltsaksnivå. Det vil i liten grad være aktuelt å se på økonomiske konsekvenser av sykefravær, hverken for arbeidsgiver eller den enkelte arbeidstaker. På bakgrunn av at prosjekt om forvaltningsrevisjon knyttet til Midtre Gauldal sykehjem omfatter undersøkelse av arbeidet mht nærvær/ reduksjon av sykefravær ved sykehjemmet, vil det i denne undersøkelsen avgrenses mot sykefraværsarbeidet ved sykehjemmet. 13 side 6 av 9

14 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN - EKSTERN 2016 Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær 3.2 PROBLEMSTILLING Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: På bakgrunn av bestillingen fra kontrollutvalget og de vurderingene vi har gjort i kapittel 2, vil revisjonen undersøke følgende problemstillinger: 1. Arbeider Midtre Gauldal kommune tilfredsstillende med å forebygge sykefravær? Herunder om: a. Forankring i organisasjonen og sikre tilpassede tiltak for forebygging b. Kontinuitet i forvaltning og tjenester c. Ivaretakelse av arbeidsmiljøbestemmelser for de som er tilstede 2. Arbeider Midtre Gauldal kommune tilfredsstillende med oppfølgning av sykmeldte? Herunder om: a. Dialogen mellom ledelse, NAV, fastlege og den sykmeldte er i tråd med regelverket. 4 REVISJONSKRITERIER Arbeidsmiljøloven står sentralt, når det gjelder regulering av forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Arbeidsmiljøloven 3-1 har regler for det arbeid arbeidsgiver må utføre med tanke på HMS (Helse-, Miljø- og Sikkerhet). Videre har arbeidsmiljøloven 4-6 (3), jf folketrygdloven 8-7 a), regler om oppfølgning av den sykmeldte under sykmeldingen. I forhold til problemstilling nr 1c. vil arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid kunne være aktuelle for de som har jobbnærvær i situasjoner med høyt sykefravær. Kravene til arbeidsgiver er konkretisert og strammet til i avtalen om Inkluderende Arbeidsliv IA-avtalen. IA-Avtalen består av en sentral og en lokal del. Den sentrale delen setter mål om å redusere sykefraværet, øke andelen med redusert arbeidsevne i arbeidslivet og å øke yrkesaktivitet for eldre arbeidstakere. Den lokale delen inngås mellom de ulike virksomhetene og NAV Arbeidslivssenter, og gir virksomhetene ekstra ressurser til å arbeide med å nå de sentrale delmålene. 14 side 7 av 9

15 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN - EKSTERN 2016 Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: Videre vil følgende dokumenter være bærende for revisjonskriteriene i denne revisjonen. 1. kommunens rutiner for oppfølgning av sykmeldte 2. Avtalen om Inkluderende arbeidsliv IA-avtalen vedtatt i Midtre- Gauldal kommune 3. kommunens handlingsplan for oppfølgning av IA-avtalen 4. Rapport fra prosjektet: «Saman om ein betre kommune» 5. internkontrollforskrift om ROS-analyser 6. Føringer om avvikssystem 5 METODE Valg av metode for datainnsamling er essensielt for å gi best mulig verktøy til å besvare problemstillingen. Valget vil være førende for tidsplan og ressursbruk. For undersøkelse av tiltak rettet mot sykefravær vil vi innhente organisasjonsinterne dokumenter, som planer, rutiner, etc. Dette vil vi gjennomgå, og se i sammenheng med kommunens statistikk. Videre planlegger vi å gjennomføre intervju med enhetsledere i ulike enheter i kommunen, og tillitsvalgte og verneombud, samt kontaktperson ved NAV Arbeidslivssenter. Det er viktig å få med både leder- og ansattperspektivet i de spørsmål som behandles. Gjennomførte medarbeiderundersøkelser vil kunne gi nyttig informasjon. Det er viktig å få frem synspunkter fra de ansatte på tiltak som er igangsatt for forebyggende, oppfølgende og kompenserende tiltak i kommunen. 15 side 8 av 9

16 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN - EKSTERN 2016 Kommune: 15 Prosjekt: Sykefravær Oppdragsansvarlig: Gard S. G. Lyng Prosjektnr.: 2451 Styringsgruppe, dato: 6 ORGANISERING AV PROSJEKTET 6.1 PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER Gard S.G. Lyng vil være oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, og Tor Arne Stubbe er prosjektmedarbeider. Anna Ølnes og Inge Storås er styringsgruppe. Timeforbruk totalt 350 timer, fordelt med 50 timer i 2016 og 300 i Frist for levering av rapport til Konsek er side 9 av 9

17 Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/177-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg ( , no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens å rsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god ko mmunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdr agsansvarlig revisor for Midtre Gauldal kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om planleggingen av revisjonsarbeidet for 2016 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrol lutvalgets sekretariat viser til revisors orientering kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. i møtet og anbefaler 17

18 Tilsyn med barn i fosterhjem - Midtre Gauldal kommunes egenvurdering Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 16/163-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem til orientering. Vedlegg Fylkesmannens lukking av tilsyn Oppsummeringsmøte - Tilsyn med barn i fosterhjem Gjennomgang med kommunens tilsyn med barn i fosterhjem Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009, 15. oktober 2014 og 8. november 2016 der Fylkesmannen i Sør - Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Det samme gjelder for egenvurderinger som tilsynsmyndighetene ber kommunene om å gjøre. Fylkesmannen har i brev av varslet Midtre Gauldal kommune om tilsyn vedr. barn i fosterhjem. Tilsynet gjennomføres ved en egenvurdering av organisering og gjennomfø ring av tilsyn med barn i fosterhjem. Barnevernlovens regler om tilsyn med barn i fosterhjem ble endret med virkning fra 1. februar Lovendringen innebærer at plikten til å føre tilsyn er lagt til kommunen, og ikke til barneverntjenesten som tidliger e. Kommunen der fosterhjemmet ligger, har nå fått ansvar for å føre tilsyn med at det enkelte barn får forsvarlig omsorg i fosterhjemmet. Videre er kommunen gitt et helhetlig ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging av tilsynet. Kommunen har ansvaret for at tilsynet blir utført på en forsvarlig måte, og har nå også ansvar for at de som skal utøve tilsynet gis nødvendig opplæring og veiledning. Midtre Gauldal kommune har den sendt inn en egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem til Fylkesmannen (vedlegg). Fylkesmannen har i brev av avsluttet tilsynet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår Midtre Gauldal kommune sin egenvurdering vedr. barn i fosterhjem og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Midtre Gauldal kommune. 18

19 19

20 20

21 file:///c:/ephorte/pdfdok/ephorte/739806_fix.html Side 1 av Fra: Hågensen, Berit[fmstbho@fylkesmannen.no] Dato: :39:31 Til: FMST Arkiv Tittel: VS: Oppsummeringsmøte - Tilsyn med barn i fosterhjem Fra: Hågensen, Berit Sendt: 17. august :38 Til: Børset Oddveig (oddveig.boerset@midtre-gauldal.kommune.no); Tom Døsvik (tom.dosvik@orkdal.kommune.no); therese.guddingsmo@fosenbarneverntjeneste.no; 'ragnhild.hoyem@melhus.kommune.no'; siri.ekle.skaanes@klabu.kommune.no; aina.sordal@froya.kommune.no; 'Frøya kommune' Kopi: Løvaas, Torbjørn; Krutvik, Jostein Magne Emne: Oppsummeringsmøte - Tilsyn med barn i fosterhjem Til deltakende kommuner i egenvurdering Tilsyn med barn i fosterhjem Det vises til e-post sendt , hvor det ble satt ny dato for sluttmøte/ oppsummeringsmøte. Onsdag 24. august kl i Statens Hus, møterom Melhus, 1. etg. Det vil bli servert lunsj. Hensikten med møtet er å utveksle erfaringer fra gjennomføringen og hva man har kommet fram til, gjennom å dele gode ideer og videre planer. Fylkesmannen har mottatt resultat av gjennomføringen og planer fra alle kommunene. Det er ønskelig at det kan gis utfyllende informasjon til de planer som er innsendt. Det bes om at hver kommune orienterer om eget arbeid, presenterer endringer, rutiner, prosedyrer og planer. Vi har satt opp følgende møteplan: Oppstart Kommunenes presentasjon max 15 min for hver kommune Drøfting av innhold, metode og resultat Veien videre Da det blir servert lunsj bes det om en tilbakemelding om hvor mange som kommer. Alle som har et arbeid og/ eller ansvar for tilsyn med barn i fosterhjem er velkomne. Kontaktpersoner: Berit Hågensen, fmstbho@fylkesmannen.no, og Torbjørn Løvaas, fmsttor@fylkesmannen.no / Med vennlig hilsen Berit Hågensen 21

22 file:///c:/ephorte/pdfdok/ephorte/739806_fix.html Side 2 av seniorrådgiver Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Oppvekst- og utdanningsavdelingen Tlf fmstbho@fylkesmannen.no 22

23 l i ».. m ,,..._... ' '39?" LU: i Fylkesmannen v, 1 Sør Trøndelag RE AULD/\L Q? KOMMUNE v / Berit Hågensen Postboks 7468 Deres 4710 Sluppen TRONDHEIM ref: Vår ref Dato 2016/ Kommunens tilsyn med barn i fosterhjem, videre arbeid oppsummering av funn og plan for Nedenfor er gjengitt kommunens gjennomgang tiltaksplan. Kontaktperson for egenvurderirigen av tilsyn med barn i fosterhjem er Tone Ulfsnes Kleiven. Spørsmål til gjennomgang / organisering 1. Hvordan av administrasjon er tilsynsarbeidet organisert, hvordan samt en kortfattet av tilsynsvirksomheten er oppgaver, myndighet og ansvar fordelt? Organisert under Helse og Familie Barneverntjenesten. En saksbehandler som har ansvar for tilsyn Er det utarbeidet rutiner/ prosedyrer/ fosterhjem? ja, som en del av internkontrollsystemet. Hvem utfører tilsynet. Tilsynsfører rekruttert tilsynsforere på barn bosatt av Midtre Gauldal instrukser kommune. for oppgaven: Oppgaven tilsyn med barn i er fordelt mellom 5 i kommunen. Hvordan rekrutteres tilsynspersoner? Etter tips fra tilsynsforere eller andre som har kjennskap til egnede personer Hva vektlegges når tilsynspersoner rekrutteres? At vedkommende har evne til å kommunisere med barn. Hvilken opplæring får tilsynspersoner? Hvilke tema omfattes? Det har tidligere vært samlinger, Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre gauldal.kommune.no veileder Tilsyn med barn i fosterhjem deles ut. Telefon Telefaks Bank Org.nr gauldal.kommune.no 23

24 7. 8. Hvordan foregår oppfølgingen av tilsynspersoner? Hvor ofte kontakt? Mest kontakt pr telefon, men også ved besøk av Tilsynsperson på kontoret. behov. Hvordan sikres det at antall lovbestemte tilsyn blir gjennomført? Kontakt ved I 2014 og i 2015 var det ikke gjennomført nok besøk hos alle. Det var flere grunner for dette: a)tilsynsrapporter sendt direkte til plasseringskommune og kom ikke tidsnok til oss til rapportering. b)sykdom hos tilsynsperson som ikke var fanget opp. c) Tilsynspersoner som hadde gjennomført 3 av 4 besøk og oppga kapasitetsproblemer som grunn til at det fjerde besøk ikke var gjennomført. Etter dette har tre dlsynspersoner sagt opp og barnet har fått ny tjlsynsperson. Det har også blitt gjennomført rutine på å gå gjennom alle barn som skal ha tilsyn så tidlig, slik at det er mulig å etterspørre rapport før fristen for rapportering går ut. d) Det ble levert felles rapport for 2 besøk og dette ble ikke registrert som 2 rapporter på systemet. e) Oppstart av tilsyn blir ofte forsinket pga. av at omsorgskommunen selv ønsker å opprette arbeidsavtale med tilsynsfører. Det hender ofte at det drøyer ut bl.a. pgauenighet om vilkårene i avtalen herunder lønnsbetingelser. f) Oppstart av tilsyn blir ofte forsinket pga.at tilsynsfører venter på at saksbehandler fra omsorgskommunen skal introdusere barnet og fosterfamilien for tilsynsfører. Hvem vurderer om det skal gjennomføres flere enn de lovpålagte tilsynsbesøk? Hvordan? Omsorgskommunen på grunnlag av eventuelle merknader i rapporten. Hvordan blir omsorgskommune orientert når lovpålagt tilsyn ikke blir gjennomført? I brev eller kontakt på telefon. Hvordan blir manglende tilsyn dokumentert i bamets saksmappe? Det kommer gjennom frem ved at det er mindre enn 4 rapporter og kommer på rapportering Hvilke korrigerende tiltak blir satt inn når tilsynsbesøk ikke blir gjennomført i henhold til lovkrav? Purring, Når kapasitetsproblemer ble oppgitt ble det stilt spørsmål om det var ønske om å bli fritatt fra oppgaven og at vi skulle finne noen andre Brukes det standardisert tilsynsrapport som beskriver hva tilsynsrapporten skal inneholde? for de andre F ornoen barn brukes standardiserte rapporter fra bosettingskommunen, standardrapport deles ut av oss. Hvordan og av hvem kontrolleres rapporten? Rapporten skannes av kontorpersonalet, det legges i huskeliste til saksbehandler som leser rapporten Hva kontrolleres? Innhold i rapporten, når besøk er gjennomført og om det er merknader Hva gjøres når rapporten har mangler? Ved spesielle ting som saksbehandler i plasseringskommunen bør merke seg vil det bli skrevet i overskriften på følgebrev som legges ved kopi av rapporten. Blir rapporten oversendt bosettings kommunen umiddelbart etter besøket? ja, så snart det er praktisk mulig Hvordan sikrer kommunen at tilsyn med bam i fosterhjem er forsvarlig? Først og fremst ved å skaffe gode nok tilsynsførere. Er praksis i samsvar med rutiner? ja, men rutinene bør gjennomgås og kanskje gjøres mer detaljert. Tiltak videre for å sikre at alle barn i fos ter / beredskapshjem får de lovpålagte tilsyn Side 24 2 av 2

25 Tiltaksplan for bedring av kommunens tilsyn med fosterbarn Gjennomgang av alle tilsynsbarn til faste tidspunkt. Fagsystemet har ikke nullstilling ved årsskifte så manuell telling må gjøres ved gjennomgang. Sende brev til tilsynspersoner som ikke har levert rapporter. Ta kontakt pr tlf hvis rapport ikke er innkommet i god tid før rapportering Rutine på at vi selv skriver arbeidsavtale og sender refusjonskrav på alle nye avtaler, samt at vi selv tar introduksjonsbesøket i fosterhjemmet. Finne Tilsynsperson ved for eksempel sykdom/ fravær. som kan ta tilsyn på flere barn slik at vi har to som kan bistå hverandre Gjennomgang av alle tjlsynsbarn på Familia for å sikre at alle er registrert riktig på systemet for å unngå fremtidig feilrapportering på grunn av feil i registrering Tiltakene opplistet i planen er allerede iverksatt. Med hilsen Oddveig Børset enhetsleder Helse og familie Dette dokumentet er elektronisk Jzgrzen og bar derfor ingen båndrkreoen Jzgnatur. 25 Side 3 av 3

26 Plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 037, TI - &30 Arkivsaknr 16/109-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Gauldal Brann og Redning IKS 2. Gauldal Energi AS 3. System og praksis for eierstyring 2. K ontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av h ensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll Oversikt over selskaper og eierandeler Analyse av selskapene Saksutredning Selskapskontroll er ifølge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvalget. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det fø res kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan f or gjennomføring av selskapskontroll. Vedlagt ligger forslag til plan for selskapskontroll basert på en risiko - og vesentlighetsanalyse av kommunens eierskap. I planen er det tre prioriterte prosjekter. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsress ursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til ca 320 timer. Sekretariatet anbefaler at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å bruke tilgjengelige ressurser best mulig. Det er viktig at kontrollutvalget har denne muligheten for å kunne koordinere kontrollinnsatsen mellom kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune og kontrollutvalg i andre kommuner som er eiere i samme selskap. Kommuneloven 80 gir hjemmel til innsyn i selskaper som i sin helhet er eid av kommuner eller fylkeskommuner. I andre selskaper med dominerende offentlig eierskap er det mulig å vedta slik innsynsrett i selskapenes vedtekter, forutsatt at man har tilstrekkelig tilslutning blant andre eiere. D ette kan være hensiktsmessig for å muliggjøre god kontroll med eierskapene. 26

27 Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet en egen database med opplysninger om selskaper som eies av eierkommunene i IKS - samarbeidet. Databasen er nå oppdatert med regnskapstal l for 2015 og ny styresammensetning. Dette er informasjon som kan være viktig grunnlag for prioriteringer. Kontrollutvalget må selv, ut fra egen kjennskap til ulike eierskap, vurdere foreslåtte prioriteringer i planen. Kontrollutvalgssekretariatets konk lusjon Som det fremgår av sekretariatets innstilling legges det opp til at kontrollutvalget får stort spillerom i forhold til prioritering mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det samme gjelder hvilke selskaper som skal omfattes av kontrollen, herunder når det skal samarbeides med andre kontrollutvalg. 27

28 PLAN FOR SELSKAPSKON TROLL Midtre Gauldal kommune Vedtatt av kommunestyret xx.xx.201 x, sak xx / 201 x 28

29 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan for selskapskontroll, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. For selskapskontroll stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 29

30 1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 30

31 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 31

32 2 Eierskap og eierstyring i Midtre Gauldal kommune Midtre Gauldal kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble lagt frem for kommunestyret i april Under behandling av eierskapsmeldingen, ble det vedtatt å nedsette et utvalg med 5 medlemmer som skulle gå gjennom de enkelte selskap kommunen har eierinteresser i og utarbeide en eierstrategi for kommunen. Dette arbeidet ble ikke fullført i valgperioden , og heller ikke i valgperioden Kommunestyret har på nytt tatt opp saken, i sak 55/2016 ble et utvalg bestående av 4 personer oppnevnt, utvalget skal utarbeide et forslag til eierstrategier. Forslag til eierstrategi skal være utarbeidet innen medio november Tidligere gjennomført selskapskontroll Det har blitt gjennomført en runde med selskapskontroll tidligere i selskaper der Midtre Gauldal kommune er medeier. I 2007 ble det gjennomført en såkalt begrenset selskapskontroll med Gauldal Energi AS, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS, Envina IKS og Trønderenergi AS. Her ble det gjort en svært begrenset kontroll med økonomiske nøkkeltall, og det ble konkludert med at kommunen hadde manglende rutiner for oppfølging av sine eierinteresser. I 2013/2014 ble det gjennomført en felles selskapskontroll av TrønderEnergi AS, rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kommunestyret i april I rapporten ble det konkludert med at eierstyringen kunne bli mer profesjonell, med tanke på valg til styret. Viktigheten av å utarbeide en eierskapsmelding med klare målsettinger med eierskapet. Anbefaling om å dokumentere eiermøtene. Habilitetsutfordringer rundt ordførere som sitter i bedriftsorganer. Midtre Gauldal kommune deltok i en felles selskapskontroll av Envina IKS i perioden november 2015 til april Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet i kommunestyret i juni Følgende anbefalinger ble gitt fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierkommunene bør sørge for at det etableres rutiner for valg til styret som kan sikre at styret også fremover har den kompetansen selskapet har bruk for, herunder - bruk av en valgkomite - kriterier for valg til styret Eierkommunene og Envina IKS bør sørge for at det etableres innsamling av avfall fra fritidsbolig i alle eierkommuner, slik forurensingsloven krever. 32

33 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden Prioritering Prosjekt Involverte selskaper 1 Involverte kommuner 2 Gauldal Brann og 1. redning IKS Gauldal Brann og redning IKS Melhus, Midtre Gauldal 2. Gauldal Energi AS Gauldal Energi AS Midtre Gauldal kommune System og praksis for 3. eierstyring Midtre Gauldal kommune Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter Gauldal Brann og Redning IKS Formålet med selskapet er å ivareta eiernes oppgaver og forpliktelser i henhold til brann- og eksplosjonsvernlovgivningen. Økonomisk representerer selskapet en vesentlig investering for Midtre Gauldal kommune. Selskapet yter også samfunnskritiske tjenester på vegne av kommunen og må derfor sies å ha høy samfunnsmessig vesentlighet. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom begge eiere prioriterer det Gauldal Energi AS Et energiselskap med flere datterselskap forbundet med denne virksomheten. Svak lønnsomhet og likviditet, meget god soliditet og lav konkursrisiko. Midtre Gauldal kommune eier 100% av aksjene i selskapet. Selskapet utgjør en svært stor investering for kommunen og må sies å ha stor økonomisk betydning. En selskapskontroll kan for eksempel ta utgangspunkt i hvilke forventninger kommunen har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av selskapet System og praksis for eierstyring Midtre Gauldal kommune må få på plass sin eierstrategi og rapporteringsrutiner i aktuelle selskaper før en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring kan gjennomføres. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være en fordel å utsette et slikt prosjekt til kommunen har fått eierstrategier på plass. 1 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 33

34 4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap Orgnr Selskapsnavn Selskapstype Eierandel 3 Off.heleid Biblioteksentralen AL SA 0,00% Nei Budal flerbrukshus AL BA 65,88% Nei Driv HMS SA SA 0,00% Nei Enodd vassverk Annet 0,00% Nei Envina IKS IKS 33,33% Ja Forsethmo vassverk A/L BA 0,00% Nei Gaula natursenter AS AS 40,00% Nei Gaula senter AS AS 14,29% Nei Gauldal brann og redning IKS IKS 36,20% Ja Gauldal Eiendom AS AS 38,93% Ja Gauldal Energi AS AS 100,00% Ja Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,88% Ja Kommunekraft AS AS 0,00% Nei Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 5,40% Ja Midtre Gauldal ASVO AS AS 100,00% Ja Midtre Gauldal næringsselskap KF KF 100,00% Ja Norservice Eiendom AS AS 10,00% Nei Revisjon Midt-Norge IKS IKS 5,40% Ja Singsås Vassverk A/L BA 0,00% Nei TrønderEnergi AS AS 3,51% Ja 3 Foretak oppført med 0 % er enten foretak med svært liten eierandel, ukjent eierandel eller foretak uten eiere der eierandel ikke er estimert. 4 Hvorvidt selskapet i sin helhet er eid av kommuner og fylkeskommuner og dermed faller inn under bestemmelsen om innsynsrett i kommuneloven

35 Overordnet analyse for selskapskontroll - oversikt over selskaper med analyse Midtre Gauldal kommune Orgnr Selskap Type Eierandel Status Vurd.dato Risiko Vesentlighet Prioritering Biblioteksentralen SA SA 0,00% Tentativ Lav Middels Lav Budal flerbrukshus AS AS 65,88% Tentativ Lav Middels Lav Driv HMS SA SA 0,00% Tentativ Lav Middels Lav Enodd vassverk Annet for 0,00% Tentativ Lav Lav Lav Envina IKS IKS 33,33% Tentativ Høy Høy Lav Forsethmo vassverk SA BA 0,00% Tentativ Lav Lav Lav Gaula Natursenter AS AS 40,00% Tentativ Lav Middels Lav Gaula Senter AS AS 14,29% Tentativ Lav Middels Lav Gauldal Brann og Redning IKS IKS 36,20% Tentativ Middels Høy Høy Gauldal Eiendom AS AS 38,93% Tentativ Lav Middels Lav Gauldal Energi AS AS 100,00% Tentativ Middels Høy Høy Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,88% Tentativ Lav Middels Lav Kommunekraft AS AS 0,00% Tentativ Lav Lav Lav Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 5,40% Gjeldende Ikke vurdert Ikke vurdert Ikke vurdert Midtre Gauldal ASVO AS AS 100,00% Tentativ Middels Middels Middels Midtre Gauldal næringsselskap KF KF 100,00% Tentativ Ikke vurdert Ikke vurdert Ikke vurdert Norservice Eiendom AS AS 10,00% Tentativ Middels Middels Middels Revisjon Midt-Norge IKS IKS 5,40% Tentativ Ikke vurdert Ikke vurdert Ikke vurdert Singsås Vassverk SA BA 0,00% Tentativ Lav Lav Lav TrønderEnergi AS AS 3,51% Tentativ Middels Høy Middels Side 1 av 1 Overordnet analyse for Midtre 35Gauldal kommune

36 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Biblioteksentralen SA SA Offentlig heleid? BDO AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 34,20% Likviditetsgrad 13,34 Soliditet 71,40% Ikke tilgjengelig Meget god Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Børge Hofset Styreleder Siri Austeng Styremedlem Ruth Ørnholt Styremedlem Paul Henrik Kielland Styremedlem Liv Bryn Styremedlem Line Silsand Styremedlem Jørund Arne Ruud Styremedlem Lars Peder Brekk Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 0,00% Hemne Kommune 0,00% Melhus kommune 0,00% Hitra kommune 0,00% Klæbu kommune 0,00% Midtre Gauldal kommune 0,00% Skaun kommune 0,00% Tydal kommune 0,00% Malvik kommune 0,00% Meldal kommune 0,00% BS er leverandør av bøker og alle typer medier, katalogdata, elektroniske tjenester, alarm- og sikkerhetsløsninger og publikasjoner til bibliotekene. BS har anbudsavtaler om salg av bøker/medier og katalogdata til et stort flertall av norske kommuner. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet De fleste av våre kommuner er medeiere i dette selskapet, men representerer en ubetydelig andel av de 422 kommuner som er eiere. Selskapet leverer tjenester av betydning for de lokale bibliotekene. Risiko God økonomi. Prioritering Middels Lav Lav Vurderingsdato Side 1 av 24

37 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Budal flerbrukshus AS AS Offentlig heleid? BDO AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B3 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -0,50% Likviditetsgrad 10,5 Soliditet 13,20% Ikke tilfredsstillende Tilfredsstillende Svak Tilknyttede verv Styreleder Jens Olav Hov Eiere Midtre Gauldal kommune 65,88% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Janne Enlid Tovmo Anita Wanvik Enlid Ane Aunøien Moen Erling Aksdal Vedtektfestet formål er å bygge, eie og drive flerbrukshus. Flerbrukhusen skal nyttes til skolelokaler, barnehage, samfunnshus for budalen og utleie til næringsdrivende. Selskapet ble omdannet fra samvirkeforetak til aksjeselskap Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Kommunen har bokført eierandelen i selskapet til 6 millioner kroner, som må karakteriseres som ikke uvesentlig. Flerbrukshuset er viktig med tanke på et lokal- og samfunnsmessige perspektiv. Risiko Lav Økonomi: Likviditeten er svak, lønnsomhet er ikke tilfredstillende. Soliditeten er tilfredstillende. Måloppnåelse: Liten risiko for manglende måloppnåelse. Omdømme. Kommunen nyter godt av å tilby en slik samfunnstjeneste. Prioritering Lav Side 2 av 24

38 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Driv HMS SA Selskapstype SA Offentlig heleid? Nei Revisor Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Nina Morseth Lauritzen Styreleder Ståle Rian Styremedlem Arntstein Jacobsen Dørum Eiere Midtre Gauldal kommune 0,00% Oppdal kommune 0,00% Rennebu kommune 0,00% Styremedlem Styremedlem Bodil Brå Alsvik Per Ivar Wold Bedriftshelsetjeneste i Oppdal, Rennebu og Midtre Gauldal. Kommunene er tre av flere medlemmer. Hvert medlem stiller med to stemmer (en fra de ansatte og en fra ledelsen) i samvirkelagets årsmøte. Kontingent fastsettes av styret etter antall ansatte. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selskapet utfører bedriftshelsetjeneste for medlemsvirksomhetene etter bestemmelser i Arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter. Tjenesten er viktig utifra et samfunnsperspektiv og må karakteriseres som vesentlig. Risiko Lav Økonomi: Ingen regnskapstall for drift foreligger. Noe som i seg selv er en risikofaktor. Måloppnåelse: Moderat risiko for manglende måloppnåelse. Kommunen som medlem har ikke behandlet en eierstratergi for selskapet. Omdømme. Kommunen nyter godt av å tilby en slik samfunnstjeneste, moderat omdømmerisiko i tilfelle kvaliteten på tjenesten som tilbys ikke oppfattes som god nok. Prioritering Lav Side 3 av 24

39 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Enodd vassverk Selskapstype Annet foretak Offentlig heleid? Nei Revisor Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Styreleder Jan Gisle Enlid Eiere Midtre Gauldal kommune 0,00% Styremedlem Styremedlem Olav Kjellås Martin Storli Selskapsform: Tingrettslig sameie Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Potensielt ikke uvesentlig som leverandør av tjenester til kommunens innbyggere. Kommunens eierskap bokført til og er uvesentlig. Risiko Lav Økonomi: Ingen regnskapstall for drift foreligger. Noe som i seg selv er en risikofaktor. Måloppnåelse: Ukjent risiko for manglende måloppnåelse. Kommunen som medlem har ikke behandlet en eierstratergi for selskapet. Omdømme. Omdømmerisiko er ukjent, men graden av risiko er knyttet til hvor stort eierskapet er og i hvilken grad driften lykkes. I denne forbindelse er det trolig liten til ingen omdømmerisiko. Prioritering Lav Side 4 av 24

40 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Envina IKS Selskapstype IKS Offentlig heleid? Ja Revisor Revisjon Midt-Norge IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 9,60% Likviditetsgrad 12,94 Soliditet 33,50% Ikke tilgjengelig Tilfredsstillende God Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Erik Fenstad Styreleder John Morten Laugsand Styremedlem Terje Ekle Eiere Melhus kommune 33,34% Klæbu kommune 33,33% Midtre Gauldal kommune 33,33% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Marianne Løland Mona Kristin Pedersen Jan Petter Oppdal Anne Therese Flatmo Hubertina Doeven Selskapets virksomhet er å ivareta eierkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren, samt å tilby miljøvennlige og effektive avfallstjenester til eierkommunene. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Selskapet representerer en vesentlig økonomisk investering for kommunene Melhus, Klæbu og Midtre Gauldal. Selskapet driver også tjenesteyting til kommunenes innbyggere. Risiko Høy Økonomi: God utvikling i selskapet viser tilfredsstillende lønnsomhet, meget god likviditet og god soliditet. Lav økonomisk risiko. Måloppnåelse: Selskapets styre består av flere ansatte og folkevalgte fra eierkommunene. Kommunenes målsetning blir vanskeligere å oppnå på grunn av forvaltningslovens habilitetsregler. Kommunene bør utøve sitt eierskap i generalforsamlingen og ikke gjennom folkevalgte eller ansatte som sitter i styret som automatisk blir inhabil i kommunestyrets behandling i saker som vedrører selskapet. Det samme gjelder for ansatte i administrasjonen. Ved kjøp av tjenester, tilskudd eller overføringer fra kommunen og selskapet, vil regelverket med forbud mot offentlig støtte kunne gjøres gjeldende. Omdømme: Dårlig drift i selskapet vil kunne gå ut over både kommunene og deres innbyggere. Annet: Selv om vesentlighet og risiko er satt til høy, vil selskapets prioritet settes til lav da det ble nylig gjennomført en selskapskontroll som forvaltningsrevisjon av selskapet i 2015/2016. Rapporten tegnet i all hovedsak et positivt bilde av selskapet. Det ble gjennomført eierskapskontroll for Melhus kommune Prioritering Lav Side 5 av 24

41 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Forsethmo vassverk SA BA Offentlig heleid? Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Haldis Forodden Hegseth Eiere Midtre Gauldal kommune 0,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Jan Helge Engesmo Leif Magne Hegseth Arvid Sagen Rolan Hovstad Kjell Magne Digre Formålet med samvirkelaget er å skaffe vann til skole, kommunale bygg, gårdsbruk, forretningslokale, samfunnshus, private husholdninger og andre forbrukere i området Forsetmoen og ellers så landt det kan skje forsvarlig i tilliggende omegn Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Potensielt ikke uvesentlig som leverandør av tjenester til kommunens innbyggere. Kommunens eierskap er bokført til og er uvesentlig. Risiko Lav Økonomi: Ingen regnskapstall for drift foreligger. Noe som i seg selv er en risikofaktor. Måloppnåelse: Ukjent risiko for manglende måloppnåelse. Kommunen som medlem har ikke behandlet en eierstratergi for selskapet. Omdømme. Omdømmerisiko er ukjent, men graden av risiko er knyttet til hvor stort eierskapet er og i hvilken grad driften lykkes. I denne forbindelse er det trolig liten omdømmerisiko. Prioritering Lav Side 6 av 24

42 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Gaula Natursenter AS AS Offentlig heleid? PricewaterhouseCoopers AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 10,50% Likviditetsgrad 12,03 Soliditet 52,30% God Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Torstein Rognes Styreleder Britt Solli Styremedlem Hilde Kristin Wahl Moen Eiere Melhus kommune 40,00% Midtre Gauldal kommune 40,00% Holtålen kommune 20,00% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Gunnar Krogsstad Mona Lilleberg Gunnhild Kjelstad Selskapet tilrettelegger for næringsutvikling innen turisme/reiseliv og naturbasert næringsliv. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Melhus og Midtre Gauldal kommuner eier til sammen 80 % av selskapet. Det representerer ikke en stor investering, men at selskapet er ikke av uvesentlig samfunnsmessige betydning. Risiko Lav Økonomi: Det har vært god utvikling i selskapet i Selskapet har god lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Moderat konkursrisiko. Måloppnåelse. Ukjent hvilke konkrete mål kommunen har med eierskapet, men antas å være liten til moderat risiko for manglende måloppnåelse. Omdømme: Fra et omdømme perspektiv er det viktig at kommunen tilrettelegger for næringsutvikling i kommunen. Annet:Det er gjennomført en eierskapskontroll i 2012 for Melhus kommune Prioritering Lav Side 7 av 24

43 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Gaula Senter AS Selskapstype AS Offentlig heleid? Nei Revisor BDO AS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko A2 Lav Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 5,50% Likviditetsgrad 10,81 Soliditet 46,80% Svak Svak Meget God Tilknyttede verv Daglig leder Roar Gylland Styreleder Lars Kåre Woldmo Eiere Midtre Gauldal kommune 14,29% Midtre Gauldal næringsselskap K 35,71% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Rune Johnsen Per Kirkaune Ola Magne Wang Fredrik Busklein Midtre Gauldal næringsselskap KF står oppført som eier. I følge Rasch-Knudsen (2007) kan ikke et KF være eier, da det er en del av kommunen som juridisk person. Følgelig er da i realiteten Midtre Gauldal kommune eier med 50,00 % eierandel i selskapet. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Gauldal kommune har en eierandel på 14.29% og Midtre Gauldal Næringsselskap KF "eier" 35,71%. Sistnevnte er ikke et selskap og kan ikke eie, eierandelen til kommunen er 50%. Dette forholdet ble påpekt i 2007 og enda ikke rettet opp i. Risiko Lav Økonomi: Svak lønnsomhet og likvidtet og meget god soliditet. Lav konkursrisiko. Måloppnåelse: Selskapet har som mål å skaffe lokaler til mattilsynet og risikoen er knyttet til dette formål. Omdømme: Kommunen som eier har en risiko forbundet med det å leie ut, vedlikeholde bygningsmassen m.m ovenfor leietaker. Omdømmerisikoen begrenser seg til forhold som angår kommunens rolle som utleier. Prioritering Lav Side 8 av 24

44 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Gauldal Brann og Redning IKS IKS Offentlig heleid? Revisjon Midt-Norge IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet -6,10% Likviditetsgrad 12,27 Soliditet 46,00% Ikke tilgjengelig Ikke tilfredsstillende Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Arild Karlsen Styreleder Morten Bostad Eiere Midtre Gauldal kommune 36,20% Melhus kommune 63,80% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Eli Moen Mona Lilleberg Torstein Rognes Jan Bjørge Vinsnesbakk Formålet med selskapet er å ivareta eiernes oppgaver og forpliktelser i henhold til brann- og eksplosjonsvernlovgivningen.. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Økonomisk representerer selskapet en vesentlig investering for Midtre Gauldal og Melhus kommuner. Selskapet yter også samfunnskritiske tjenester på vegne av kommunene og må derfor sies å ha høy samfunnsmessig vesentlighet. Risiko Middels Økonomi: Ikke tilfredsstillende lønnsomhet, meget god likvidtet og soliditet. Både Melhus og Midtre- Gauldal vedtok i 2014 og fortsatte samarbeidet og sa 'nei' til samarbeid med Trøndelag brann- og redningstjenesten. Det er gjennomført en eierskapskontroll i 2012 for Melhus kommune. Prioritering Høy Side 9 av 24

45 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Gauldal Eiendom AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 2,70% Likviditetsgrad 10,03 Soliditet 47,10% Svak Ikke tilfredsstillende Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Håvard Døhl Styreleder John Reese Eiere Gauldal Energi AS 61,07% Midtre Gauldal kommune 38,93% Styremedlem Styremedlem Hilde Kristin Wahl Moen Erling Lenvik Selskapets formål er å erverve, eie og forvalte eiendom og virksomhet forbundet med dette. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Eierandelen er vesentlig, men det fremstår som uklart hvilken hensikt det tjener kommunen å eie 38,93% av et datterselskap hvor kommunen eier 100% av morselskapet. Gauldal Energi og Kommunen opprettet dette selskapet etter oppkjøp av den gamle trafikkstasjonen for 8 millioner. Risiko Lav Økonomi: Svak lønnsomhet, ikke tilfredsstillende likviditet og meget god soliditet. Moderat konkursrisiko. Måloppnåelse: Kommunens mål med eierskapet er å opprette et selskap som skal erverve, eie og forvalte eiendom og virksomhet forbundet med dette. I dag benyttes lokalene av Gauldal Energi AS som selv er medeier i bygningsmassen. Risikoen må derfor antas å være lav for manglende måloppnåelse. Omdømme: Ukjent i hvilken grad eierskapet påvirker kommunens omdømme, hovedsakelig knytter omdømmerisikoen seg til morselskapet Gauldal Energi AS. Prioritering Lav Side 10 av 24

46 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Gauldal Energi AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko A2 Lønnsomhet 4,50% Likviditetsgrad 10,94 Soliditet 43,00% Lav Svak Svak Meget god Tilknyttede verv Daglig leder John Reese Eiere Midtre Gauldal kommune 100,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem John Morten Laugsand Kari Anne Endal Lars Ingmar Gjære Nyhus Magnar Kosberg Hilde Kristin Wahl Moen Energiselskap med flere datterselskap forbundet med denne virksomheten. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato Midtre Gauldal kommune eier 100% av selskapet. Selskapet utgjør en svært stor investering for kommunen og må sies å ha svært stor økonomisk betydning. Risiko Middels Økonomi: Svak lønnsomhet og likviditet, meget god soliditet. Lav konkursrisiko. Måloppnåelse: Kommunen har ingen konkret mål for hvordan eierskapet skal utøves. Eierskapsmeldingen fra 2008 gjengir kun selskapets formål. Selskapsformålet må antas å være oppfylt og risikoen for dette er knyttet til fortsatt drift. Mål for eierskapet er ukjent og graden av risiko er av samme grunn ukjent. Omdømme: God og effektiv drift er avgjørende for kommunens omdømme. Høy risiko, men for tiden nyter selskapet et godt og stabilt omdømme. Prioritering Høy Side 11 av 24

47 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Anne Overland Styreleder Kjell Fosse Styremedlem Randi Segtnan Styremedlem Ola Stene Styremedlem Jan Børre Solvik Styremedlem Tove Jebens Eiere Inderøy Kommune 1,94% Agdenes kommune 1,25% Frøya kommune 1,70% Rennebu kommune 1,41% Meldal kommune 1,65% Høylandet kommune 1,17% Snåsa kommune 1,33% Bjugn kommune 1,73% Frosta Kommune 1,41% Hemne Kommune 1,75% Hitra kommune 1,71% Holtålen kommune 1,30% Klæbu kommune 1,86% Leksvik kommune 1,58% Levanger kommune 2,71% Malvik kommune 2,41% Lierne kommune 1,19% Melhus kommune 2,54% Meråker kommune 1,39% Midtre Gauldal kommune 1,88% Namsskogan kommune 1,10% Oppdal kommune 1,94% Orkdal kommune 2,34% Os kommune 1,31% Osen kommune 1,12% Rissa kommune 1,92% Roan kommune 1,11% Røros kommune 1,83% Røyrvik kommune 1,02% Selbu kommune 1,67% Skaun kommune 1,96% Side 12 av 24

48 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapet skal legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sør Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Snillfjord kommune 1,11% Steinkjer kommune 2,83% Stjørdal kommune 2,87% Trondheim kommune 17,56% Tydal kommune 1,09% Verdal kommune 2,49% Ørland kommune 1,78% Åfjord kommune 1,51% Nord-Trøndelag Fylkeskommune 5,91% Sør-Trøndelag fylkeskommune 10,30% Grong kommune 1,38% Vurderingsdato av KonSek-kommunene er deltakere, STFK er største av disse med 10,3 % Selskapet utgjør ikke en stor økonomisk investering for noen av de innvolverte kommunene. Selskapet leverer imidlertid arkivtjenester til alle de innvolverte kommunene, en funksjon som er viktig for forsvarlig ivaretakelse av lovpålagt oppbevaring av materiale. Risiko Lav Selskapet var gjenstand for eierskapskontroll fra STFK i Selskapet gir inntrykk av å ha en solid og stabil drift og leverer de nødvendige tjenester på sitt område. Prioritering Lav Side 13 av 24

49 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Kommunekraft AS AS Offentlig heleid? Beckmann Lundevall Revisjon AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -34,80% Likviditetsgrad 12,8 Soliditet 66,80% Ikke tilfredsstillende Meget god Meget god Tilknyttede verv Styreleder Arvid Bjarne Lillehauge Styremedlem Benthe Enes Bondhus Styremedlem Jon Rolf Næss Styremedlem Solveig Sundbø Abrahams Styremedlem Kjell Idar Kuvik Eiere Snillfjord kommune 0,00% Hemne Kommune 0,00% Klæbu kommune 0,03% Midtre Gauldal kommune 0,00% Selbu kommune 0,30% Tydal kommune 0,00% Formål med selskapet er å formidle kraft, herunder konsesjonskraft på vegne av aksjonærkommunene til best mulige kommersielle betingelser i det åpne markedet. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Den tjenesten selskapet yter, er viktig for kommunene, men om selskapet skulle gå konkurs vil kommunene kunne inngå ny avtale med lignende selskap som yter tilsvarende tjeneste. Risiko Lav Økonomi. Ikke tilfredstillende lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Moderat konkursrisiko. Etter flere år med positiv årsresultat, ble 2015 et dårlig år med relativt stort underskudd. Kommunene eier en svært liten det av selskapet som økonomisk innebærer ingen eller lav risiko. Måloppnåelse: Kommunenes mål med eierskapet er at selskapet skal bistå eierne i omsetning av konsesjonskraft og inngåelse av kontrakter. Omdømme: Selskapet er lite omtalt i media og må kunne sies å ikke utgjøre en risiko utifra en omdømmeperspektiv. Prioritering Lav Side 14 av 24

50 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? Ja KomRev Trøndelag IKS Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Gjeldende Vurderingsdato Vesentlighet Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere vesentlighet i eget selskap. Risiko Ikke vurdert Sekretariatet er ikke habile til å vurdere risiko i eget selskap. Prioritering Ikke vurdert Side 15 av 24

51 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Midtre Gauldal ASVO AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 3,30% Likviditetsgrad 14,04 Soliditet 42,00% Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Bernt Johan Solbu Eiere Midtre Gauldal kommune 100,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Bård Olav Vagnild Paula Forodden Aina Midthjell Reppe Turid Kjellstad Bedrift som tilrettelegger for varig arbeid. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Heleid av Midtre Gauldal kommune. I 2013 sysselsatte bedriften 45 personer, opp fra 30 i 2012, samtidig som at den tjenesten som tilbys er av vesentlig samfunnsmessig betydning. I 2015 er antall ansatte oppført til 10, men det usikkerthet knyttet til dette tallet. Verdien av eiendelen er bokført til kr i 2015 mot 5,4 millioner oppgitt i årsregnskapet for Må per i dag sies å utgjøre en uvesentlig investering for kommunen. Risiko Middels Økonomi: Svak lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Moderat konkursrisiko. Måloppnåelse: I henhold til siste eierskapsmelding synes kommunes målsetninger og være fulgt, det synes å være en liten til ingen risiko for at kommunen ikke skal kunne nå sin målsetning med eierskapet. Omdømme: Viktig for kommunens omdømme å tilby en effektiv og kvalitativ god tjeneste for tilrettelegging for varig arbeid. Graden av omdømmerisiko er derfor knyttet til i hvilken grad kommunen når sine mål og hvordan brukerne og innbyggerne i kommunen opplever tjenesten. Prioritering Middels Side 17 av 24

52 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Midtre Gauldal næringsselskap KF KF Offentlig heleid? PricewaterhouseCoopers AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Daglig leder Ola Magne Wang Eiere Midtre Gauldal kommune 100,00% Styreleder Styremedlem Styremedlem Eli Oddny Haugum Stein Roar Strand Toralf Lillerønning Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Ikke vurdert Vurderingsdato Kommunalt foretak - underlagt kontroll som del av kommunens virksomhet. Ikke et selskap i henhold til selskapsloven eller aksjeselskapsloven. Vesentlighetsvurdering foretas derfor ikke Risiko Ikke vurdert Risiko knytter seg til kommunens måloppnåelse som igjen påvirker omdømmerisikoen. Den økonomiske risikoen knytter seg til i hvilken grad overføringer til foretaket forvaltes effektivt og selve forvaltningen av eiendelene/verdiene i foretaket. Ikke et selskap i henhold til selskapsloven eller aksjeselskapsloven. Risikovurdering foretas derfor ikke, men kontroll og tilsyn av foretaket kan gjøres gjennom kontroll ved administrasjonen og oppfølging av vedtak som angår foretaket. Prioritering Ikke vurdert Side 18 av 24

53 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Norservice Eiendom AS AS Offentlig heleid? Deloitte AS Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet -6,40% Likviditetsgrad 10,85 Soliditet 44,00% Ikke tilfredsstillende Svak Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Arne Oluf Øvereng Styreleder Ingebrigt Sverre Kulset Styremedlem Roar Aspen Styremedlem Jens Haugen Eiere Norservice Eiendom AS 10,00% Midtre Gauldal kommune 10,00% Malvik kommune 1,60% Selbu kommune 0,40% Styremedlem Gunnar Ivan Størseth Eiendomsselskap for Norservice, som driver attføring og næringsdrift innen flere områder gjennom datterselskapet Norservice AS, og datter-døtrene Asveco AS, Norigo AS og Isonor AS. Selskapet leverer også hjelpemidler til funksjonshemmede. Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Middels Vurderingsdato Selbu, Malvik har eierandeler under 2%, mens Midtre Gauldal eier 10%. Tilsammen eier konseks kunder 12% og eierforhold må karakteriseres som ikke uvesentlig. Selskapet representerer et vesentlig økonomisk engasjement samtidig har selskapet samfunnsmessig betydning som attføringsbedrift og tjenesteleverandør. Risiko Middels Økonomi: Ikke tilfredstillende lønnsomhet, svak likviditet, meget god soliditet. Moderat konkursrisiko Måloppnåelse: Uvisst hvilke mål kommunene har med eierskapet og derfor kan risikoen for manglende måloppnåelse ikke bedømmes. Noe som i seg selv er et risikomoment. Omdømme: Uvisst hvilken risiko eierskapet påfører kommunenes omdømme. Noe som i seg selv er et risikomoment. Prioritering Middels Side 19 av 24

54 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Revisjon Midt-Norge IKS IKS Offentlig heleid? KomRev Trøndelag IKS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Egenkapital kr Totalkapital kr Konkursrisiko Lønnsomhet 11,50% Likviditetsgrad 13,92 Soliditet 41,00% Ikke tilgjengelig God Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Inge Storås Styreleder Hans Svein Urdahl Wendel Styremedlem Torbjørn Måsøval Styremedlem Frode Singstad Styremedlem Eva Lundemo Styremedlem Eldbjørg Lovise Røstvold Eiere Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00% Melhus kommune 12,40% Malvik kommune 10,60% Orkdal kommune 9,40% Midtre Gauldal kommune 5,40% Skaun kommune 5,40% Klæbu kommune 4,80% Hemne Kommune 4,00% Frøya kommune 3,80% Selbu kommune 3,60% Meldal kommune 3,60% Hitra kommune 3,60% Agdenes kommune 1,60% Snillfjord kommune 1,00% Tydal kommune 0,80% Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Ikke vurdert Vurderingsdato Selskapet leverer revisjonstjenester til alle kommunene som deltar i samarbeidet. Selskapet utgjør en moderat investering økonomisk sett, men er viktig som tjenesteleverandør. Risiko Ikke vurdert Selskapet har en solid økonomi, stabile inntekter og utgifter og er hovedsakelig offentlig finansiert. Eventuell risiko ved selskapet antas å ligge i om selskapet har en effektiv drift og ved om selskapet yter gode tjenester til eierne som kunder. Prioritering Ikke vurdert Side 20 av 24

55 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor Singsås Vassverk SA BA Offentlig heleid? Nei Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr 0 Egenkapital kr 0 Totalkapital kr 0 Konkursrisiko Lønnsomhet Likviditetsgrad 1 Soliditet Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Ikke tilgjengelig Tilknyttede verv Styreleder Jon Hallvard Singsaas Eiere Midtre Gauldal kommune 0,00% Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Ottar Hinsverk Roger Aunmo Per Ingar Allmås Per Inge Singsaas Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Lav Vurderingsdato Potensielt ikke uvesentlig som leverandør av tjenester til kommunens innbyggere. Kommunens eierskap er bokført til og er derfor uvesentlig art. Risiko Lav Økonomi: Ingen regnskapstall for drift foreligger. Noe som i seg selv er en risikofaktor. Måloppnåelse: Ukjent risiko for manglende måloppnåelse. Kommunen som medlem har ikke behandlet en eierstratergi for selskapet. Omdømme. Omdømmerisiko er ukjent, men graden av risiko er knyttet til hvor stort eierskapet er og i hvilken grad driften lykkes. I denne forbindelse er det trolig liten til ingen omdømmerisiko. Prioritering Lav Side 22 av 24

56 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Selskapstype Revisor TrønderEnergi AS AS Offentlig heleid? PricewaterhouseCoopers AS Ja Regnskapstall Regnskapsanalyse fra Proff forvalt Omsetning kr Konkursrisiko B1 Moderat Egenkapital kr Totalkapital kr Lønnsomhet 1,30% Likviditetsgrad 12,31 Soliditet 56,60% Svak Meget god Meget god Tilknyttede verv Daglig leder Ståle Gjersvold Styreleder Per Kristian Skjærvik Styremedlem Dina Elverum Aune Styremedlem Ingvill Kvernmo Styremedlem Arve Slørdahl Styremedlem Geir Ove Kjesbu Styremedlem Morten Bostad Styremedlem Rune Olaisen Styremedlem Roger Harsvik Styremedlem Majken Margrethe Smith Styremedlem Karin Skogan Holm Eiere Orkdal kommune 11,99% Melhus kommune 14,77% Trondheim kommune 10,00% Rissa kommune 8,87% Bjugn kommune 5,73% Skaun kommune 2,43% Meldal kommune 4,97% Hemne Kommune 4,98% Åfjord kommune 4,27% Nordmøre Energiverk 3,99% Midtre Gauldal kommune 3,51% Oppdal kommune 3,25% Ørland kommune 2,79% Frøya kommune 2,75% Malvik kommune 3,28% Hitra kommune 2,54% Holtålen kommune 1,49% Selbu kommune 1,58% Snillfjord kommune 1,32% Agdenes kommune 1,18% TrønderEnergi AS 2,06% Roan kommune 1,05% Osen kommune 1,02% Rennebu kommune 0,07% Klæbu kommune 0,10% Side 23 av 24

57 Selskapskontroll - overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Vurderingsstatus Tentativ Vesentlighet Høy Vurderingsdato KonSek-kommunene eier over 50 % av selskapet, som utgjør en svært stor investering. Utbytte fra selskapet utgjør også en ikke uvesentlig del av kommunenes økonomi. Økonomisk sett har selskapet ikke uvesentlig betydning for kommunene. I tillegg er selskapet eier av strømnettet gjennom selskapet Trønderenergi Nett. Dette må også sies å ha vesentlig samfunnsmessig betydning. Risiko Middels Økonomi: Svak lønnsomhet, meget god likviditet og soliditet. Etter flere år med årsresultat på millioner leverte selskapet et meget svakt årsresultat for 2015 ( ). Driftsinntektene sank noe, ca. 85 milloner samt at driftskostnadene økte med ca. 345 millioner i Selskapskontrollen fra 2014 viser til noen utfordringer med eierstyringen. Utbytte til eierne blir redusert i en periode. Noe usikkerhet om fremtidig avkastning, bl.a. knyttet til vindkraftsatsing og effektiviseringsprogram. Konvertert 750 millioner kroner av egenkapitalen til en foretaksfondsobligasjon som vil gi eierne en årlig forutsigbar utbetaling. Prioritering Middels Side 24 av 24

58 Oppfølging av politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 16/41-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å oppdatere oversikten "Saker for videre oppfølging" etter eventuelle innspill fremkommet møtet. i Vedlegg Saker for videre oppfølging Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Formannskapet Formannskapet Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal på se at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 6/2016 Eventuelt, legger kontrollutvalgets sekretariat frem kopi av sakslistene fra møtene i kommunestyret og formannskapet som er avholdt etter utsending av sakspapirer til kontrollutvalget møte Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Kontrollutvalgets sekretariat har ikke lagt inn nye saker i kontrollutvalgets oppfølgingsliste.. I den grad det er skjedd utvikling i saken som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekre tariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til saken. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har bety dning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som er satt til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 58

59 SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden , foreslår kontrollutvalget at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune saker til oppfølging pr : Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS 47/16 1. Kommunestyret tar rapport fra Selskapskontroll av Envina selskapskontroll Envina IKS til IKS orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om å legge frem en sak for kommunestyret vedrørende hytterenovasjon som er i tråd med forurensningsloven jf. Revisjonens anbefalinger i rapportens pkt Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: - Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt. 7 - Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 KS 55/16 Eierstrategier Midtre Gauldal kommune eierkommunene 1. Midtre Gauldal kommunestyre oppnevner et utvalg bestående av 4 personer for å utarbeide forslag til eierstrategi/er. Rådmannen, eller den rådmannen oppnevner, utøver sekretariatsfunksjon. Følgende velges: Egil Skjærvold, Øystein Digre, ordfører og varaordfører. 2. Forslag til eierstrategi skal være utarbeidet innen medio november

60 Møteinnkalling Kommunestyret Utvalg: Møtested: Kommunestyresal, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 16:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter som vanlig. Gruppemøter fra kl Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen ordfører 60-1-

61 Saksliste Utvalgssaksnr PS 74/16 RS 15/16 Saker til behandling Referatsaker Korrigert protokoll fra representantskapsmøte Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS /399 RS 16/16 Kontrollutvalgets møteprotokoll til kommunestyret 2016/635 Saker til behandling PS 75/16 Håvard Gylland - søknad om permisjon fra politiske verv 2016/3123 PS 76/ Fastsetting av planprogram - Olaplassen masseuttak 2015/2244 PS 77/16 Økonomiske handlingsregler 2016/3164 PS 78/16 Sokna idrettslag - Støtte til utarbeidelse av reguleringsplan på eiendommen gbnr 134/9 2016/3141 PS 79/16 Midtre Gauldal sykehjem - Nytt storkjøkken 2016/3345 Møtet starter med en orientering om Jobbhuset. Mulig ettersendelse sak finansiering nytt kjøkken. Mulig andre saker. 61 Innhold Lukket Arkivsaksnr -3-

62 Møteinnkalling Kommunestyret Utvalg: Møtested: Kommunestyresal, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 16:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter som vanlig. Gruppemøter fra kl Bevertning kl Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen 62-1-

63 Saksliste Utvalgssaksnr PS 61/16 RS 14/16 PS 62/16 Saker til behandling Referatsaker Valg av skjønnsmedlemmer i Sør-Trøndelag fylke for perioden Saker til behandling Rute 30 - Forprosjekt Bompengefinansiering FV30 Støren - Røros 2015/ /2987 PS 63/16 Halvårsrapport /2805 PS 64/16 PS 65/16 Utredning av muligheten for å bosette flyktninger i Budal og Singsås Delegering av vedtaksmyndighet og gjennomføringsansvar i forbindelse med prøver for voksne innvandrere PS 66/16 Retningslinjer for arbeidstid i Midtre Gauldal kommune - gjeldende fra PS 67/16 PS 68/16 Søknad om fritak fra verv som lagrettemedlem/meddommer i lagmannsrettssaker - Knut Storrø Rehabilitering av Støren Bo- og dagsenter ( Støren alderspensjonat) 2015/ / / / /55 PS 69/ _ _Rp_Nyheimboligfelt_2gangsbehandling 2014/2644 PS 70/16 Fastsetting av Planprogram Haukdalsmyra Næringsområde 2016/2140 PS 71/16 Oversendelsesforslag fra Venstre ad Gammelsaga 2016/1987 PS 72/16 PS 73/ Fastsetting av planprogram - Olaplassen masseuttak Midtre Gauldal næringsselskap KF - opptak av lån og lånegaranti / /2716 Møtet starter med et temamøte ad profilering/omdømmebygging. Innleder Knut Røe. Mulige andre saker. 63 Innhold Lukket Arkivsaksnr -3-

64 Møteinnkalling Formannskapet Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen ordfører 64-1-

65 Saksliste Utvalgssaksnr PS 46/16 RS 138/16 RS 139/16 RS 140/16 RS 141/16 RS 142/16 RS 143/16 RS 144/16 RS 145/16 RS 146/16 RS 147/16 RS 148/16 RS 149/16 PS 47/16 Referatsaker Høring - forbud mot fyring med mineralolje 2016/3282 Høringsbrev - utkast til Nasjonal faglig retningslinje om demens - ekstern høring Høring - inntak gjennom skoleåret - videregående opplæring Høring - forskrift om endring av juridisk kjønn for norske statsborgere bosatt i utlandet 2016/ / /3313 Begrenset høring av reguleringsplanmal 2016/3340 Høring - Skolebruksplan 4 - fase /3185 Høyring Barn sin rett til medverknad og medråderett etter pasient- og brukarrettslova, helsepersonell si ivaretaking av barn som pårørande og etterlatne, diverse andre endringar i helsepersonellova m.m. Høring - endringer i opplysningsplikten til barnevernet og om ny opplysningsplikt til barnevernet ved tilbakeholdelse av gravide rusmiddelavhengige Høring - gjennomføring av organhandelskonvensjonen i norsk rett (forslag til endringer i transplantasjonslova, straffeprosessloven og obduksjonslova) Høring - forslag til ny forskrift om rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver Protokoll for møte i representantskapet i Gauldal brann og redning IKS / / / / /749 Høyring - ny forskrift om offentlege arkiv 2016/3341 Søknad om salgsbevilling for alkohol - Støren Dagligvare AS vedr. drift av Rema 1000 Støren 2016/2860 PS 48/16 Møteplan for formannskap og kommunestyret /3263 PS 49/16 Politisk styringsstruktur i Midtre Gauldal kommune, nedsetting av arbeidsgruppe 2016/3385 PS 50/16 Tilbakebetaling av eiendomsskatt for /1660 Mulig andre saker. Utviklingssamtale rådmannen u.off. 65 Innhold Lukket Arkivsaksnr -3-

66 Møteinnkalling Formannskapet Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal Rådhus Dato: Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmannen. Støren, den Sivert Moen 66-1-

67 Saksliste Utvalgssaksnr PS 41/16 RS 127/16 RS 128/16 RS 129/16 RS 130/16 RS 131/16 RS 132/16 RS 133/16 RS 134/16 RS 135/16 RS 136/16 RS 137/16 PS 42/16 PS 43/16 Referatsaker Kommunal planstrategi for Selbu kommune høringsutkast Trafikksikkerhetsplan for Holtålen kommune utlegging til offentlig ettersyn 2016/ /2982 Høring - regelverket om konsekvensutredninger 2016/3154 Høring - forslag til endringer i plan- og bygningsloven, og en mindre justering i matrikkellova Høring av nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournaler ved overdragelse av opphør av virksomhet Høring - Nasjonale faglige retningslinjer for skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom 2016/ / /2841 Høring NOU 2016: 14 Mer å hente 2016/3035 Nye fylkes- og kommunenummer - Trøndelag fylke 2016/3159 Invitasjon til høring - Endringer i blåreseptforskriften - Utvidelse av stønad til vaksinering mot meningokokksykdom 2016/3163 Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen 2016/2816 Informasjon vedr. fordeling av midler til kommunale/regionale næringsfond Trafikksikkerhetstiltak: Hastighetsbegrensning Kom.vei nr Fora Bru - Engeshagen i Singsås Sokna idrettslag - Støtte til utarbeidelse av reguleringsplan på eiendommen gbnr 134/9 2016/ / /3141 PS 44/16 Økonomiske handlingsregler 2016/3164 PS 45/16 Lønnsforhandlinger rådmann høst /3165 Mulige andre saker. Møtet starter med at IT-kontoret vil gi en orientering om bruk av Ipad. 67 Innhold Lukket Arkivsaksnr -3-

68 Møteprotokoll Formannskapet Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 21:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Sivert Moen Ordfører SP Harald Rognes Varaordfører BFL Ane Aunøien Moen Medlem SP Kari Anne Endal Medlem AP Bjørn Egil Enge Medlem H Nina Bratt Staverløkk Medlem H Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Øystein Digre MEDL KRF Aina Bogen MEDL AP Erling Lenvik MEDL AP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Liv Johanne Pallin Øystein Digre AP Kåre Normann Merket Erling Lenvik AP Jan Tore Tangstad Aina Bogen V Merknader Rådmannen ble gitt fullmakt til å forhandle om kjøp av Shelltomta. Informasjon idrettshall Hovsmoen Sak om kostnadsdekning reguleringsplan legges fram på neste møte i formannskapet. Hundehold i kommunen legges fram som egen sak. Informasjon: Status vegen Kjelden Svardal Eiendomsskatt forlik krav om innsyn Høring kommunale oppgaver Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Knut Dukane Margret I. Buberg 68

69 Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført på de sidene vi har signert i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Hovedutskrifter sendes til: Saksliste Utvalgssaksnr PS Innhold Lukket Arkivsaksnr Referatsaker PS 40/16 Høringsuttalelse - nye oppgaver til større kommuner Rådmannens innstilling Midtre Gauldal kommune vil uttale følgende i forhold til lov- og forskriftsendringer i forbindelse med overføring av nye oppgaver til større kommuner: 1. Midtre Gauldal kommune finner det positivt at regjeringen vurderer økt oppgave og myndighetsportefølge til kommunene for slik å styrke lokaldemokratiet. Regjeringens foreslåtte oppgaveoverføring til kommunene i denne omgangen oppleves som beskjeden. Regjeringen bør vurdere utflytting av statlige og fylkeskommunale oppgaver som i langt større grad vil gi kommunestyrene økt innflytelse over forhold som er viktig for innbyggerne. 2. Midtre Gauldal kommune støtter i hovedsak forslagene slik de fremgår i høringsnotatet, men med følgende endring: Nærings- og miljøtiltak i skogbruket og tilskudd til tiltak i beiteområder overføres ikke. 3. Midtre Gauldal kommune forutsetter at nødvendige ressurser følger med i en eventuell oppgaveoverføring. Saksprotokoll i Formannskapet Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. 69

70 Forslag til møteplan for 1. halvår 2017 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/152-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2017: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre mø teplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll - og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomfø ring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ø nskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2017 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2017, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 1. halvår 2017: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret **. Formannskapet Kontrollutvalget * 1. *Behandling av regnskap 2016 i kontrollutvalget **Behandling av regnskap 2016 i kommunestyret 9. mars 2017 På møte i mars vil kontrollutvalgets årsmelding for kontroll - og tilsynsfunksjonen i 2016 legges frem. Forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. Midtre Gauldal sykehjem vil være ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. 27. april 2017 I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, så fremt årsregnskapet er rettidig avlagt. I så fall vil behandlingen av årsregnskapet, med avgivelse av kontrollutvalgets uttalelse bli en viktig sak på møtet i ap ril. 70

71 1. juni 2017 For å følge opp tilsynsarbeidet og for å planlegge resten av året, vil det være hensiktsmessig å avvikle et møte før sommeren. Forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. sykefravær i Midtre Gauldal kommune vil være ferdigstilt og klar for beha ndling i kontrollutvalget. Andre aktuelle saker er møteplan for 2. halvår 2017 og eventuelle innspill til planleggingen av den finansielle revisjonen av Midtre Gauldal kommune. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefa ler at kontrollutvalget avvikler 3 møter 1. halvår Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 71

72 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/152-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak kommunestyrets sak 47/2016 Sivilombudsmannens uttalelse vedr. utskriving av eiendomsskatt for 2015 i Midtre Gauldal kommune Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og KonSek Midt - Norge IKS Høringsuttalelse til ny kommunelov - FKT Høringsuttalelse til ny kommunelov - NKRF Høringsuttalelse til ny kommunelov - KonSek Protokoll Representantskapet Konsek Protokoll Representantskapet RMN Kommunereformen - Hva vil skje med de kommunale bedriftene Rapp ort om antikorrupsjonsarbeid Kan ikke hindre at ansatte møter politikere Kan ikke saksøke rådmann eller politikere Kan ikke stoppe omkamp Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om kommunestyrets vedtak i sak 47/2016 Selskapskontroll av Envina IKS. 2. Sivilombudsmannens uttalelse vedr. eiendomsskatt. 3. Informasjon om eventuell sammenslåing av KonSek Midt - Norge IKS og KomSek Trøndelag IKS 4. Høringsbrev til Kommunal - og moderniseringsdepartementet om NOU 2016: 4 Ny kommunelov. 5. Protokoll fra representantskapsmøte i KonSek Midt - Norge IKS. 6. Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt - Norge IKS. 7. KS Advokatene har utredet hvilke juridiske konsekvenser en ny kommunestruktur kan ha for kommunalt eide bedrifter. 8. Nærings - og fiskeridepartementet har mottatt en rapport fr a PwC om antikorrupsjon. Les hele rapporten her: https: // - avkorrupsjonsregelverkantikorrupsjonstiltakog - eierstyring/id / 9. Rådmannen kan ikke nekte politikere å besøke skoler og barnehager for å få kunnsk ap, eller å nekte ansatte å snakke med dem. 10. Det er bare i helt spesielle tilfeller det er mulig å fremme søksmål mot rådmannen og enkeltpolitikere som følge av et vedtak i kommunestyret. 11. En ordfører kan ikke nekte kommunestyret å ta omkamp i kontroversielle saker når et flertall krever at saken blir behandlet på nytt. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 72

73 Melding om politisk vedtak Midtre Gauldal kommunestyre Kommunestyrets møte Sak 47/2016 Selskapskontroll av Envina IKS Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om å legge frem en sak for kommunestyret vedrørende hytterenovasjon som er i tråd med forurensningsloven jf. Revisjonens anbefalinger i rapportens pkt Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: - Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt. 7 - Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene Behandling Kåre Merket fremmet forslag om at pkt. 2 i kontrollutvalgets innstilling utgår. Det ble først votert over Kåre Merkets forslag. Merkets forslag fikk 8 stemmer og falt. Kontrollutvalgets innstilling ble da vedtatt. Vedtak 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen om å legge frem en sak for kommunestyret vedrørende hytterenovasjon som er i tråd med forurensningsloven jf. Revisjonens anbefalinger i rapportens pkt Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: - Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt. 7 - Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene 73

74 Utskriving av eiendomsskatt for 2015 i Midtre Gauldal kommune 21. oktober 2016 (sak 2016/1368) Saken gjelder utskrivingen av eiendomsskatt for 2015 i Midtre Gauldal kommune. Kommunen skrev ut eiendomsskatten 15. september 2015 etter at kommunestyret i desember 2014 vedtok å innføre eiendomsskatt på alle eiendommer i kommunen. Takseringen av eiendommene foregikk i perioden mai august Etter eigedomsskattelova 14 annet ledd skal eiendomsskatten skrives ut «så langt råd er før 1. mars i skatteåret». Ombudsmannen har kommet til at kommunen ikke hadde anledning til å skrive ut eiendomsskatten så sent i skatteåret. Etter fristbestemmelsen må kommunen igangsette takseringen tilstrekkelig tidlig til at det er realistisk å anta at skatten blir skrevet ut innen 1. mars i skatteåret. Midtre Gauldal kommune er derfor forpliktet til å tilbakebetale eiendomsskatten for 2015 til alle skattyterne, og ombudsmannen ber om å bli orientert om når dette vil bli iverksatt. Sakens bakgrunn og undersøkelsen herfra En privatperson klaget til ombudsmannen over at eiendomsskatten var skrevet ut for sent på hans eiendom i Midtre Gauldal kommune. Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune vedtok 8. desember 2014 å innføre eiendomsskatt på alle faste eiendommer i kommunen fra og med skatteåret Fra før hadde kommunen eiendomsskatt på verk og bruk. Adgangen til å sette et bunnfradrag ble ikke benyttet. Kommunen la ut eiendomsskattetakstene til offentlig ettersyn 15. september 2015, og skattesedlene ble samtidig sendt ut til skattyterne. I eigedomsskattelova 14 annet ledd står det at «[s]katten skal så langt råd er, vera utskriven før 1. mars i skatteåret». Ombudsmannen fant grunn til å undersøke saken på generelt grunnlag og av eget tiltak, jf. sivilombudsmannsloven 5. I brev 20. mai 2016 ble Midtre Gauldal kommune bedt om å opplyse grunnen til at eiendomsskatten for 2015 først ble utskrevet 15. september Dersom Midtre Gauldal kommune sto fast ved at utskrivingen for 2015 var lovlig, ble det bedt om en begrunnelse for dette. Midtre Gauldal kommune svarte i brev 23. juni Til bakgrunnen for at utskrivingen først skjedde i september måned svarte kommunen i hovedsak følgende: «I forbindelse med utvidelsen av området for eiendomsskatt så besluttet kommunen at ny alminnelig taksering skulle foretas for samtlige eiendommer i kommunen (dvs. også verk og bruk). Kommunestyret fattet vedtaket for å kunne ha økonomi til å opprettholde et godt og forsvarlig tjenestetilbud for kommunens innbyggere. 74

75 Kommunen inngikk den 9. februar 2015 avtale med takseringsfirmaet Eskan AS. Eskan AS skulle bistå kommunen i arbeidet med fastsetting av eiendomsskattetakster for kommunens eiendommer. Selve takseringsarbeidet ble gjennomført i perioden mai-august 2015, med besiktigelser av eiendommene, før eiendomsskatten ble utskrevet i september En viktig årsak til at takseringsarbeidet ble gjort nettopp i denne perioden, var at snøsmeltingen først da hadde gjort det mulig å ta seg frem til eiendommer som ligger vanskelig tilgjengelig i vintermånedene.» Deretter ga kommunen sin begrunnelse for at utskrivingen ikke var lovstridig: «Utgangspunktet er at eiendomsskatten skal skrives ut før 1. mars i skatteåret. Av bestemmelsens første punktum fremgår det imidlertid at dette ikke er noen absolutt frist. Det er bestemt at skatten «så langt råd er» skal utskrives innen 1. mars. I særlige tilfeller innrømmes altså kommunen en tilleggsfrist for utskrivning. Spørsmålet er om tilleggsfristen «så langt råd er» - i eiendomsskatteloven 14 annet ledd kommer til anvendelse slik at utskrivningen er gyldig, til tross for at utskrivningen skjedde etter 1. mars i skatteåret. Kommunen mener at den har handlet i et slikt tempo som rimeligvis kan kreves i forbindelse med eiendomsskatteutskrivningen for skatteåret 2015 og anser utskrivningen for gyldig. Så snart det var fattet vedtak om innføring av eiendomsskatt på alle faste eiendommer i hele kommunen, påbegynte kommunen arbeidet med å forberede og tilrettelegge for utskrivning av eiendomsskatt for skatteåret Det ble blant annet anskaffet nødvendige dataprogrammer, foretatt kvalitetssikring av byggdata mm, utarbeidet informasjonsbrosjyrer til kommunens innbyggere osv. Videre ble det i løpet av få uker opprettet kontakt med kompetente takseringsfirmaer, og avtale ble inngått med Eskan AS så raskt som mulig og forsvarlig. Deretter startet det omfattende arbeidet med å besiktige og taksere kommunens eiendommer. I informasjonsbrosjyre som ble sendt til alle husstander i mai 2015 ble det informert om at befaring for takseringsformål vil skje i perioden mai-august, og med etterfølgende utskrivning i september. Kommunen informerte videre om eiendomsskatt på kommunens hjemmesider. Som nevnt ville snøforholdene i kommunen ha gjort befaring og taksering på et tidligere tidspunkt svært vanskelig. Ved å befare de aktuelle eiendommer først etter at snøen hadde forsvunnet, sikret kommunen en effektiv og ikke minst forsvarlig verdsettelsesprosess. Det understrekes og at Midtre Gauldal kommune dekker et areal på kvadratkilometer. Til sammenligning er hele Vestfold fylke kvadratkilometer. Geografiske, topografiske og klimamessige forhold tilsier at den befaringsjobben kommunen utførte, ble gjort så raskt som omstendighetene tillater, og at det har vært en effektiv prosess fra kommunens side. I lys av dette kan kommunen heller ikke sies å ha brukt uforholdsmessig lang tid på takseringsarbeidet. Oppsummert så er kommunens syn at utskrivning av eiendomsskatt for 2015 er gyldig, da tilleggsfristen i eiendomsskatteloven 14 annet ledd kommer til anvendelse.» 75

76 Etter dette ble ombudsmannen gjort oppmerksom på at en skattyter hadde tatt ut søksmål mot kommunen og at saken var berammet i Sør-Trøndelag tingrett. Ombudsmannen stanset derfor undersøkelsen av saken, jf. sivilombudsmannsloven 4. Da det ble inngått et utenomrettslig forlik mellom skattyteren og kommunen, ble undersøkelsen i eget tiltak-saken gjenopptatt her. I brev 19. august 2016 ble kommunen stilt spørsmål om den ville gi opplysninger om bakgrunnen for forliksavtalen eller om det var andre/ytterligere argumenter for kommunens syn som kommunen ønsket å gi til ombudsmannen. Midtre Gauldal kommune kom med følgende merknad til saken: «Kommunens beveggrunner for å inngå forlik var å unngå ytterligere bruk av tids og administrative ressurser på saksforholdet, samt å ikke øke kostnadsbildet i saken. Til informasjon angis at kommunen skrev ut 4299 skattesedler, og har mottatt og behandlet frem til nå 378 klager. Av disse var kun 9 klager, før klagefristens utløp, spørsmål knyttet til utskrivningstidspunkt, og etter klagefrist mottok kommunen ytterligere 7 klager knyttet til samme tema. En del av klagene kom som en følge av presseoppslag, men det kan ikke hevdes å ha vært mye «oppmerksomhet» omkring temaet blant kommunens innbyggere. Klagene for øvrig er håndtert ved ordinær klagebehandling, har funnet sin løsning, og det gjenstår nå ikke ytterligere i saken.» Ombudsmannen syn på saken Eiendomsskatt er en kommunal skatt, og det er kommunestyret som avgjør om det skal skrives ut eiendomsskatt i kommunen, jf. eigedomsskattelova 2. Det er også kommunestyret som avgjør omfanget av skatten innenfor rammen av eigedomsskattelova 3. Fremgangsmåten ved fastsettelsen av eiendomsskatten består av tre elementer: Finne skattegrunnlaget (verdsettingen av eiendommene) regulert i kapittel 3 i loven, kommunestyret må vedta skattesatser lovens kapittel 4 og deretter må kommunen skrive ut eiendomsskatten lovens kapittel 5. Tidspunktet for utskrivingen er regulert i eigedomsskattelova 14. Her siteres første og annet ledd av bestemmelsen: «Eigedomsskattekontoret skriv ut eigedomsskatten. Skatten skal så langt råd er, vera utskriven før 1. mars i skatteåret. Første året kommunen nyttar botnfrådrag i eigedomsskatten er det likevel tilstrekkeleg at skatten så langt råd er, vert utskriven før 1. april i skatteåret. Første året det vert skrive ut eigedomsskatt i ein kommune, må allmenn taksering og utskriving vere avslutta innan utgongen av juni i dette året. Dette gjeld likevel ikkje for moglege overtakstar.» Midtre Gauldal kommune har opplyst at det i kommunestyret ble besluttet å gjennomføre en ny alminnelig taksering i forbindelse med at eiendomsskatten ble utvidet til å omfatte alle eiendommer i kommunen. Fra før var kun verk og bruk belagt med eiendomsskatt. Det er utvilsomt tid- og arbeidskrevende å gjennomføre en ny alminnelig taksering. Selv om en kommune har hatt eiendomsskatt på enkelte eiendommer fra før, er det ikke unaturlig at det tar tid å etablere takstnemnder og administrasjon, og sørge for kunnskap om regelverket. Det er til dels ulike takseringsmåter for ulike eiendomstyper, og forrige takseringsrunde kan ligge 76

77 mange år tilbake i tid. Likevel vil ikke fristen innen «utgongen av juni» komme til anvendelse. Denne lengre fristen er etter lovens ordlyd forbeholdt det første året det blir skrevet ut eiendomsskatt. Dette samsvarer med Finansdepartementets forståelse av regelens forgjenger som sto i 2 i tilleggslov 4. mars 1960 til skattelover for landet og for byene av 18. august 1911 og gjaldt frem til 1. januar 2013, se note 93 til eigedomsskattelova på Rettsdata.no. Fristen for Midtre Gauldal kommunes utskriving av eiendomsskatt for 2015 var altså «så langt råd er før 1. mars». Denne tidlige fristen sto ikke i byskatteloven og landskatteloven, men var ny med eigedomsskattelova I Ot.prp. nr. 44 ( ) side 14 i merknaden til bestemmelsen står det at «[e]i tilsvarande føresegn stod tidlegare i skattetakstvedtektene». I utkast til skattetakstvedtekter utarbeidet av Finansdepartementet sto det i 14 fjerde ledd: «Eiendomsskatten skal så vidt mulig være utskrevet og skattesedler utsendt innen 1. mars i skatteåret», se vedlegg i Harboe, Eiendomsskatt kommentarutgave (2. utg. 2004) side 191 flg. Formålet med fristen er at skattyterne tidlig i året skal få vite hvor stor eiendomsskatt det blir på eiendommen. Fristbestemmelsen viser avveiningen mellom hensynet til kommunens arbeidsbyrde med utskrivingen av eiendomsskatten, og hensynet til at borgeren tidlig i året skal bli kjent med byrden som kommunen pålegger ham eller henne. Skattyteren vil som oftest være kjent med skattesatsen som bestemmes i forbindelse med budsjettbehandlingen året før utskrivingen, men taksten som er en vesentlig faktor vil først bli kjent ved utleggingen av skattelistene. Så langt ombudsmannen er kjent med, er det nå praksis for å legge ut skattelistene først samtidig eller rett før skattesedlene sendes ut. Skatten skal betales i terminer, jf. 25 første ledd, og implisitt betyr dette at skatten betales med minst to innbetalinger fordelt jevnt i året. Forutsetningsvis må skatten da skrives ut tidlig i skatteåret. Ordlyden i eigedomsskattelova 14 angir, slik kommunen skriver, en ikke absolutt frist. Hvilke forhold som kan begrunne en forsinkelse, og hvor stor forsinkelsen kan være, må vurderes konkret. Enkelte rammer vil likevel gjelde generelt. Det er naturlig å forstå «[s]å langt råd er» som en henvisning til det som så vidt mulig er praktisk å gjennomføre. Etter 14 første ledd er det eiendomsskattekontoret som står for utskrivingen av skatten. Det er derfor nærliggende å tolke bestemmelsen slik at det siktes til praktiske utfordringer eiendomsskattekontoret støter på ved utskrivingen. Eiendomsskatten er utskrevet når skattelisten er lagt ut til offentlig gjennomsyn og skatteseddelen er utsendt til skattyterne. Lovens struktur forutsetter at taksering og fastsetting av skattesatser, som er behandlet i lovens foregående kapitler, allerede er utført. I Finansdepartementets utkast til skattetakstvedtekter 7 første ledd ble det forutsatt at takseringen er avsluttet innen 1. desember forut for skatteåret. I juridisk teori og i Finansdepartementets uttalelser er det også gitt uttrykk for den forståelsen som er beskrevet ovenfor. Finansdepartementet skrev i brev 11. mars 1983 til en bedrift (Utvalget 1983 side 338) at det ble «antatt at ny alminnelig taksering må besluttes og påbegynnes til slik tid at det er realistisk mulighet for å oppfylle intensjonene». Departementet skrev også at fristen «ikke kan oversittes uten at det foreligger spesielle grunner og at en for sen iverksettelse av taksering normalt ikke er tilstrekkelig grunn». Både Stavang og Harboe viser til arbeidsforholdene ved eiendomsskattekontoret som en grunn til at skatten kan skrives ut etter fristen (se Harboe, Eiendomsskatteloven med kommentarer, 1984, Universitetsforlaget, side 82 og Stavang, Eiendomsskatt, 1994, Kommuneforlaget side 82). I Harboe, Eiendomsskatt - kommentarutgave, (2. utg. 2004) Universitetsforlaget, side 115 og 116 er det i hovedsak vist til Finansdepartementets syn. 77

78 Ombudsmannen er enig i den forståelsen som Finansdepartementet og juridisk teori har av bestemmelsen. I sak 2007/2010 uttalte ombudsmannen i et (upublisert) avsluttende brev 17. juni 2008 blant annet følgende: «Videre bør det kunne sees hen til om årsaken til forsinkelsen er praktiske vanskeligheter som kommunen kan møte som følge av at eiendomsskatteutskriving er en form for «masseforvaltning», eller om årsakene til forsinkelsene er forhold som kommunen kan bebreides for ikke å ha løst eller ordnet på et tidligere tidspunkt.» Det kan vanskelig sees at det er andre enn praktiske og uforutsette forhold ved utskrivingen som kan gi kommunen anledning til å skrive ut etter utgangen av februar. Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune vedtok 8. desember 2014 å utvide slik at det skulle skrives ut eiendomsskatt på alle eiendommer i kommunen. I sak PS 76/14 Handlingsprogram med økonomiplan var det fra rådmannens innstilling foreslått som punkt 6 at det skulle iverksettes taksering av alle eiendommer slik at det kunne skrives ut eiendomsskatt fra Dette ble vedtatt av formannskapet 24. november Partiene Høyre, Bygdelista for Midtre Gauldal og Fremskrittspartiet la frem et forslag om eiendomsskatt fra 2015 og med skattesats på 2 promille. Dette forslaget fikk 17 stemmer og flertall. Et forslag fra Arbeiderpartiet, Kristelig Folkeparti og Venstre om å innføre eiendomsskatt for hele kommunen, men der ligningsverdien skulle ligge til grunn for beregningen av inntektspotensialet, fikk 16 stemmer. Forslaget fra formannskapet fikk ingen stemmer og falt. Kommunen har opplyst at 9. februar 2015 ble det inngått en avtale med et takseringsfirma og at takseringen foregikk i tidsrommet mai til august. Ombudsmannen har for øvrig merket seg at rammer og retningslinjer for takseringen ble vedtatt 27. august 2015 etter at befaringene i det store og hele var avsluttet. En stor kommune med spredt bebyggelse der flere eiendommer ligger vanskelig tilgjengelig deler av året, vil utvilsomt være arbeidskrevende å taksere. Dette er imidlertid faktorer som kommunen må ta høyde for ved utarbeidelsen av en realistisk fremdriftsplan. Midtre Gauldal kommune har ikke hatt en fremdriftsplan der det var mulig å få skrevet ut taksten før 1. mars I det hele er det vanskelig å se at en geografisk stor kommune med en topografi som Midtre Gauldal vil klare å gjennomføre en alminnelig taksering og skrive ut eiendomsskatten i skatteåret. Redegjørelsen kommunen har gitt underbygger kommunens standpunkt om at takseringsarbeidet ikke har tatt uforholdsmessig lang tid. Etter ombudsmannens syn er det mye som taler for at takseringen må være gjennomført før 1. mars i skatteåret for at adgangen til en utvidelse av utskrivelsesfristen kommer til anvendelse. Etter ombudsmannens mening vil yttergrensen for når en kommune kan skrive ut eiendomsskatt, være utgangen av juni i skatteåret som er den absolutte fristen for første gangs utskriving av eiendomsskatt. Eigedomsskattelova 14 andre ledd tredje punktum bestemmer uttrykkelig at ved første gangs utskriving av eiendomsskatt, «må» allmenn taksering og utskriving være gjennomført før utgangen av juni måned. Dette vil da være yttergrensen som omfatter enhver allmenn taksering og utskriving; også der første gangs utskriving av eiendomsskatt har vært begrenset til verk og bruk. Saken gir ikke grunn til nærmere å vurdere hvilke praktiske utfordringer som i denne saken kunne ha gitt grunn til utsatt frist eller hvor lang tid kommunen kunne ha overskredet utgangspunktet, som er 1. mars. Midtre Gauldal kommunes påpekning av at skattyterne var kjent med at det ble eiendomsskatt, at det var varslet at utskrivingen ville skje i september 78

79 med utsendelse av faktura i oktober og desember og at det var kun få skattytere som klaget over for sent utskrevet eiendomsskatt, ivaretar et stykke på vei de samme hensyn som de lovpålagte fristreglene. Imidlertid er det vanskelig å se at det kan være avgjørende. Det samme gjelder kommunens uttalte behov for inntektene i 2015 «for å opprettholde et godt og forsvarlig tjenestetilbud» for kommunens innbyggere. Dette er selvsagt et viktig og prisverdig formål, men ikke avgjørende ved fortolkningen av eigedomsskattelovas fristregler. Tidligere var det uklart om den tidlige fristen i 14 skulle «forstås som en ordensforskrift en mild anmodning til kommunen om å være tidlig ute eller om kommunen mister retten til å skrive ut eiendomsskatt dersom fristen oversittes uten at tungtveiende grunner for dette kan påberopes», se Harboe 1984 side 82. Det ble vist til at Finansdepartementet hadde «vaklet» noe i forståelsen av bestemmelsen. Etter dette er praksis fra Finansdepartementet tydeliggjort ved blant annet en merknad til bestemmelsen på Rettsdata.no der det står at «adgangen til å skrive ut eiendomsskatt normalt [vil] bortfalle når fristen oversittes» i de tilfellene taksten påbegynnes senere enn til den tiden det er realistisk å få skrevet ut skatten før 1. mars. Samme syn synes å komme til uttrykk i Finansdepartementets uttalelse (UFIN A UTV ), som gjaldt oversittelse av frist for utskriving av eiendomsskatt. Bestemmelsens formål om å ivareta borgernes behov for tidlig i året å bli kjent med hvilken økonomisk byrde kommunen vil pålegge dem, taler for en ikke for liberal forståelse av bestemmelsen. Ombudsmannen la i sak 2007/2010 til grunn at bestemmelsen ikke er en ordensforskrift. Oppsummering og konklusjon Ombudsmannen har forståelse for at kommunestyret desember 2014 innførte eiendomsskatt for alle eiendommer allerede fra 2015 fordi det var et prekært behov for økte inntekter i kommunen. Kommunen må imidlertid ha en realistisk fremdriftsplan der det tas sikte på at utskrivingen skal skje før 1. mars i skatteåret. Kommunen må også ta med i beregningen kommunens størrelse, at flere eiendommer vil være vanskelig tilgjengelig i vinterhalvåret og at takseringsarbeidet vil være omfattende. Selv om kommunen etter forholdene har gjennomført en effektiv og forsvarlig takserings- og utskrivingsprosess, er utfordringene med å gjennomføre arbeidet med allmenn taksering i en kommune som Midtre Gauldal antagelig av en slik karakter at eigedomsskattelova ikke gjør det mulig å gjennomføre en gyldig allmenn utskriving av eiendomsskatt i 2015 basert på innføringsvedtak i kommunestyret i desember I alle tilfelle gir ikke eigedomsskattelova hjemmel til å skrive ut eiendomsskatten 15. september i skatteåret, altså etter utgangen av juni måned i skatteåret. Følgen av dette blir at Midtre Gauldal kommune må tilbakebetale eiendomsskatten for 2015 til alle skattyterne, uavhengig av om de har klaget på eiendomsskatten. Midtre Gauldal kommune bes orientere ombudsmannen om når dette vil bli iverksatt. For sen utskriving for 2015 innebærer neppe at takstene ikke kan brukes for utskriving for 2016 og påfølgende år. Ombudsmannen har ikke tatt stilling til om takseringen fra før 2015 som har ligget til grunn for utskriving av eiendomsskatt for verk og bruk, kan benyttes for disse objektene i Publisert:

80 Mottakere ifølge liste Vår saksbehandler: Arvid Hanssen, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 16/116-9 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Utredning av sammenslåing av KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Representantskapene i KomSek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) har begge vedtatt å gå i dialog om mulig sammenslåing av de to selskapene. Representantskapet i Konsek vedtok følgende i sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing den : Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Det er samlet 9 ansatte i de 2 selskapene. En administrativ arbeidsgruppe med 2 representanter for hvert av selskapene har startet utredningsarbeidet og rapporterer til de respektive styrer. Felles styremøte avholdes Det er lagt opp til at styrene har innstilling til representantskapene klar innen utgangen av januar De 11 kommunene i Sør-Trøndelag som ikke er eiere/får sine sekretariatstjenester for kontrollutvalg dekket gjennom Konsek, fikk oversendt brev med vedtaket i sak 10/16. Det er ikke mottatt henvendelser i tilknytning til brevet. Kommunene er tidligere gjort kjent med vedtaket prosessen gjennom utsending av møteinnkalling til representantskapsmøte i Konsek (sendt per epost ) og i protokoll utsendt Særutskrift av sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing følger likevel som vedlegg. Det er viktig at den enkelte kommune har dialog med valgt eierskapsrepresentant før representantskapet i Konsek tar endelig stilling til en eventuell sammenslåing våren Det er lagt opp til at et eventuelt sammenslått selskap er operativt fra Det kan bli aktuelt med et ekstra representantskapsmøte i slutten av februar Dette vil styret ta stilling til i januar Kommunene vil få nødvendig informasjon. Møteinnkalling og saksdokumenter vil bli sendt ut i rimelig tid før møtet og i henhold til gjeldende vedtekter. Er det spørsmål eller uklarheter, ta kontakt. Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

81 Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Arvid Hanssen daglig leder Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg: Sak Konsekvenser av fylkessammenslåing. Kopi til: Styreleder Leder representantskapet Side 2 of 3 81

82 Mottakere: Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Frøya kommune Rådhuset 7260 SISTRANDA Hemne kommune Rådhuset 7200 KYRKSÆTERØRA Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Malvik kommune Rådhuset 7550 HOMMELVIK Meldal kommune Rådhuset 7336 MELDAL Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orkdal kommune Rådhuset 7300 ORKANGER Selbu kommune Rådhuset 7580 SELBU Skaun kommune Rådhuset 7353 BØRSA Snillfjord kommune Rådhuset 7257 SNILLFJORD Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkeshuset 7004 TRONDHEIM Tydal kommune Rådhuset 7590 TYDAL 82 Side 3 of 3

83 En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat. Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 30. september 2016 HØRINGSUTTALELSE NOU 2016: 4 NY KOMMUNELOV Forum for kontroll og tilsyn (FKT) viser til høringsbrev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av Vi har gjennomført en intern høring blant våre medlemmer, og styret avgir følgende uttalelse, med hovedfokus på områdene kontroll, tilsyn og revisjon i NOU 2016: 4 Ny kommunelov: Innledende merknader I kommuneloven ble bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon rendyrket fra I utredningen mangler en beskrivelse av de ulike rollene for kontrollutvalget som bestillere, deres sekretariat som uavhengig operativt ledd og rådgiver for kontrollutvalgene i deres arbeid, og revisjonen som leverandør av revisjon og andre undersøkelser til kontrollutvalget etter deres bestilling. Utredningen undergraver på mange måter bestiller-/utførermodellen, fordi revisjonsselskapene gis vesentlig innflytelse over kommunenes egenkontroll. Dette mener vi svekker den folkevalgte styringen, med redusert tillit til den kommunale egenkontrollen som resultat. Dette mener vi står i direkte motsetning til intensjonen med den helhetlige gjennomgangen av kommuneloven, som skulle være å styrke det kommunale selvstyret. FKT mener at dagens ordning med en mer rendyrket bestiller-/utførermodell mellom kontrollutvalg og revisjon enn det lovforslaget legger opp til, må videreføres, med en klar forankring i kommunestyre og kontrollutvalg. Kapittel 12 Valgbarhet. Ombudsplikt og suspensjon mv Valgbarhet Lovutvalget foreslår i 7-3 at lederen av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen eller fylkeskommunen bør utelukkes fra valg til organer nevnt i 7-2, uten at dette er nærmere utredet. Det er i praksis også andre enn leder som er sekretær for kontrollutvalget, og da kan det bli problematisk også om ansatte i sekretariatet er valgbare. Av lovforslaget 23-7 fremkommer at sekretariatsfunksjonen ikke kan legges til medlemmer av kontrollutvalget, kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Vi finner likevel at spørsmålet om hvilke regler som burde gjelde ansatte i sekretariatet generelt burde ha vært utredet. Kanskje burde det i forskrift også komme et krav om dokumentasjon av sekretærs uavhengighet, tilsvarende som kravet for 83

84 revisor i revisjonsforskriften 15. Vi stiller oss gjerne til rådighet for å drøfte dette i det senere arbeidet med forskrifter til kommuneloven. FKT vil påpeke at det mangler samsvar mellom 7-3 og 23-1 med hensyn til hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalget (punktene f-h mangler i 7-3). Vi slutter oss til det som fremgår av 23-1 og antar at det er det korrekte. Vi viser også til kommentarene knyttet til kapittel FKT mener at utvalget i større grad burde ha drøftet om ansatte i sekretariatet til kommunens/fylkeskommunens kontrollutvalg er valgbare etter 7-3. Kapittel 23 Kontroll og tilsyn med kommunene 23.1 Innledning I innledningen sies det at kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke har med en beskrivelse av kontrollutvalgets sekretariat, noe som er et helt nødvendig bakteppe for å forstå kontrollutvalgenes arbeid. Lovendringen i 2004 innebar bl.a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og en bestiller- /utførermodell ble tatt i bruk. Dette har ført til at kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye, og de har blitt vitalisert. Revisors rolle endret seg også med innføring av profesjonelt sekretariat. Revisor er etter dette en leverandør som handler på bestilling fra kontrollutvalget. I og med at sekretariatet ikke er beskrevet, kommer heller ikke de ulike rollene til revisor og sekretær frem. Dette er en svakhet ved beskrivelsen. FKT mener at sekretariatets rolle må beskrives som en naturlig del av kontroll- og tilsynsordningene i kommunens egenkontroll Ekstern og intern kontroll I 6. avsnitt står det at det faglige grunnlaget i den delen av egenkontrollen som har folkevalgt ledelse ved kommunestyret og kontrollutvalget, ivaretas av revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets rolle i dette bildet nevnes ikke. Det er sekretariatet som saksbehandler sakene til kontrollutvalget, lager forslag til innstilling/vedtak og gir råd til utvalget i faglige spørsmål knyttet til kontroll og tilsyn. Revisjonen er en leverandør og utfører på bestilling fra kontrollutvalget. FKT mener at kontrollutvalgssekretariatet er en viktig del av det faglige grunnlaget for den delen av egenkontrollen i kommunen som har folkevalgt ledelse Egenkontroll I dette avsnittet beskrives at kontrollutvalget trenger bistand til å gjennomføre den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen og at «Til å hjelpe seg har kontrollutvalget en faglig uavhengig revisjon». Sekretariatet er ikke nevnt i denne beskrivelsen, noe som er en svakhet. Den løpende kontrollen består i hovedsak av at sekretariatet på vegne av kontrollutvalget ber om orienteringer og informasjon på ulike felt, legger opp saker til orientering i utvalget, virksomhetsbesøk og bestilling og oppfølging av revisjonsrapporter o.l. Sekretariatet er kontrollutvalgets rådgiver og diskusjonspartner i alle saker som utvalget tar opp. FKT mener at et uavhengig og kompetent kontrollutvalgssekretariat bistår kontrollutvalget faglig med den løpende kontrollen med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. 84

85 23.5 Statsforvaltningskontroll og egenkontroll Det er positivt at det foreslås et sterkere koordineringsansvar fra fylkesmannens side for å unngå unødvendig belastning på kommunene. Vi stiller imidlertid spørsmål ved om de foreslåtte virkemidler vil bli sterke nok for faktisk å redusere statlig kontroll. Dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll må skje mellom kontrollutvalg ved sekretariatet og fylkesmannen, ikke revisjonsenheten. Dette er den mest praktiske måten å få til en koordinering på, siden det er kontrollutvalget som vedtar hvilke undersøkelser revisjonen skal gjøre og innretningen på disse. FKT mener at dialog med fylkesmannen om tilsyn og kontroll skal skje mellom kontrollutvalget ved sekretariatet og fylkesmannen Viktigste utfordringer Vi støtter forslaget om at kommunen ved kontrollutvalget skal ha en mulighet til bedre kontroll med selskaper som kommunen er deleier i sammen med private aktører. Vi støtter lovforslagets understreking av behovet for å styrke rolleforståelsen i arbeidet med kontroll og tilsyn. FKT støtter forslaget om at kommunens kontroll med virksomhet som foregår i selskaper og andre organer utenfor kommunen bør styrkes. Kapittel 24 Internkontroll FKT støtter utvalgets forslag om å innføre en tydeligere internkontrollbestemmelse i kommuneloven som erstatning for særlovgivningens bestemmelser om internkontroll for kommuneplikter. Kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet Innledning Vi støtter utvalgets forslag om å øke minimumskravet til antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem, ettersom bare tre medlemmer lett blir for sårbart ved forfall/fravær og kan begrense drøftingene i utvalgene. Det kunne samtidig vurderes nærmere om det også burde være en øvre grense for antall medlemmer i kontrollutvalget for å sikre effektivitet og partipolitisk uavhengighet. FKT støtter forslaget om å øke minste antall medlemmer i kontrollutvalget fra tre til fem medlemmer Valgbarhetsregler Vi støtter forslaget om å beholde dagens strenge valgbarhetsregler knyttet til folkevalgte og ansatte i kommunen/fylkeskommunen. Utvalget foreslår å endre valgbarhetsreglene for medlemmer som har ledende stilling, styreverv eller er medlem av bedriftsforsamling i et selskap. Vi støtter forslaget, men vi savner en nærmere vurdering av valgbarheten til kontrollutvalget for eierrepresentanter. Også her kan det oppstå uheldige inhabilitetssituasjoner. Se også kommentarene til kapittel FKT støtter forslaget om at ansatte fortsatt skal være utelukket for valg til kontrollutvalget. Vi støtter også forslaget om strengere valgbarhetskrav knyttet til personer med ledende stillinger og verv i styre og bedriftsforsamling i selskaper som kommunen/fylkeskommunen har eierinteresser i. I tillegg ønsker vi at dette skal gjelde også for eierrepresentanter i slike selskaper (representantskap, generalforsamling mv.). 85

86 25.2 Høring i regi av kontrollutvalget Utvalget presiserer i andre avsnitt s. 319 at begrepet «hos kommunen» skal forstås slik at det gjelder kun administrasjonen. Vi mener at dette ikke er i tråd med gjeldende rett i dag. I Vedlegg nr. 1 til rundskriv H-15/04 fremgår det av kommentarene til 4 punkt 3 at Kontrollutvalget er kommunestyrets/fylkestingets eget kontrollorgan og dermed ikke underlagt andre organer i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke kommunestyret/fylkestinget selv. Kontrollutvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret/fylkestinget for eksempel har truffet eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. Begrensningen knyttet til «kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter derfor ikke» er tidligere tolket som at kontrollutvalgets tilsyn også omfatter det politiske nivået, så nær som kommunestyret/fylkestinget. Dette mener vi burde ha vært nærmere drøftet i utredningen. FKT mener at siden det kun er kommunestyret/fylkestinget selv som ikke er omfattet av kontrollutvalgets tilsynsansvar, skal også folkevalgte ha plikt til å møte og forklare seg i høringer Kontrollutvalgssekretariatet Utvalget legger til grunn at «et faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg». Vi anser dette som vesentlig, men synes ikke det gjenspeiles i utredningen. Sekretariat for kontrollutvalg ble lovpålagt i Kontrollutvalgenes arbeid har endret seg mye fra den tiden revisor var sekretær for utvalget. Utvalgene behandler flere saker og har blitt mer synlige og aktive med egne uavhengige og kompetente sekretariater enn under ordningen med revisor som sekretær. FKT mener at sekretariatsfunksjonen og betydningen av et faglig kompetent og velfungerende sekretariat må beskrives tydeligere i lovproposisjonen Hvem som kan være sekretariat for kontrollutvalget Vi støtter flertallets syn om at revisor ikke kan være sekretær for kontrollutvalget. Det ville være en svært uheldig rolleblanding dersom revisor skal legge frem resultatene av eget arbeid for kontrollutvalgene. I tillegg strider dette mot bestemmelsene om kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Som lovutvalget peker på, er det viktig at sekretariatet er uavhengig av kommunens administrasjon. Vi mener at det er uheldig dersom denne grunntanken omgås gjennom at kommuner inngår en bytteordning der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune. Vi viser i denne forbindelse til Forum for kontroll og tilsyn sin uttalelse til KMD datert der det ble gitt følgende anbefaling: 1. Primært at slike bytteordninger blir erklært ulovlige og at de må opphøre snarest. 2. Sekundært at slike bytteordninger er meget uheldige og at de bør opphøre snarest. I dag er det også noen revisjonsselskaper som er sekretariat for kontrollutvalg der de selv ikke er revisor. Dette er etter vår mening uheldig, og det er lett å trekke parallellen til at lovutvalget mener at sekretariatet ikke kan utføre revisjonsoppgaver. Det bør også gå motsatt vei. Særlig uheldig blir en slik rolleblanding i kommuner som har konkurranseutsatt revisjonen sin. I forbindelse med nye runder på konkurranseutsetting av revisjonstjenestene, vil revisjonsselskapet som utfører sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget, få fullt innsyn i konkurrentene sine tilbud. Vi mener altså at revisjonsselskaper ikke bør kunne være sekretariat for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 86

87 Vi viser også til forslaget under kapittel 12.2 om at det kan være aktuelt å innføre dokumentasjon av uavhengighet for sekretær for kontrollutvalg. FKT mener at sekretariatets uavhengighet må vektlegges sterkere gjennom at bytteordninger der administrasjonen i en kommune er sekretariat for kontrollutvalget i en annen kommune ikke er lovlig. I tillegg mener vi at revisjonsenheter ikke skal kunne utøve sekretariatsfunksjonen i kommuner, selv om de ikke utfører revisjonsoppgavene i den aktuelle kommunen Sekretariatets oppgaver I utredningen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som møtesekretærorganet ellers i det kommunale system. Dette er en alt for snever fremstilling, sekretariatene har en mye mer omfattende rolle. Lovutvalget synes å være svært opptatt av de få sekretariatene som er små og bemannet med lite kompetanse, uten å ta hensyn til at de aller fleste sekretariatene er bemannet med en svært allsidig og relevant kompetanse, der de aller fleste har ansatte med høyere utdanning. Dersom saksbehandlerkompetanse ikke finnes i enkelte kontrollutvalgssekretariater, bør loven heller sette krav til dette i stedet for å overføre saksbehandleroppgaver til revisor. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil er noe forskjellig, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes rapport Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat fra 2014 som også lovutvalget har vist til): Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal dekke utvalgets behov for faglige ressurser, være utvalgets operative ledd, foreta utredning av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan. Sekretariatet er en selvstendig organisasjon som skal serve kontrollutvalget på samme måte som rådmannens stab server kommunestyret. Vi henviser i denne forbindelse til blant annet 20 i kontrollutvalgsforskriften og koplingen mot kommuneloven Lovutvalget forsøker å trekke en grense mellom revisjonens oppgaver ved forvaltningsrevisjon og sekretariatsoppgaver i dette kapitlet, noe de ikke lykkes med. Vi vil foreslå at den internasjonale definisjonen på revisjon NS-EN ISO 9000:2000 legges til grunn: «Systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme det objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier for revisjon er oppfylt». Etter vår oppfatning må begrepet «systematisk» i denne sammenhengen bety at man følger bestemte revisjonsstandarder. Enhver vurdering av et faktum eller av om en lov er brutt, kan derfor ikke defineres som en revisjonshandling. Kontrollutvalget bør ha betydelig frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. I 4. avsnitt i kapittel sier lovutvalget: «Etter utvalgets mening har ikke sekretariatet anledning til å innhente informasjon og vurdere det opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor.» 87

88 Formuleringen definerer revisjon så vidt at begrepet blir meningsløst. Vi er redd for at dette vil føre til at sekretariatene vil tømmes for oppgaver, som heretter skal legges til revisjonen. Vi vil peke på at det finnes tilfeller hvor nettopp slike oppgaver er sekretariatets mandat, som f.eks. ved vurdering av valg av revisjonsordning og konkurranseutsetting av revisjon, eller ved habilitetsvurderinger. Sekretariatet skal også hjelpe utvalget til å skille mellom enkeltsaker som fremstår som rene klagesaker og saker som kan tyde på at administrasjonen gjør systematiske feil, slik at undersøkelser bør bestilles fra revisjonen. Dette krever at sekretariatet foretar en vurdering. I kapittel argumenterer lovutvalget for at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser til utvalget holder faglig kvalitet. Det er etter vår mening meningsløst å vise til gjeldende rett om at sekretariatet skal passe på at saker som skal behandles i kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og samtidig hevde at det vil være svært krevende for et sekretariat å foreta en vurdering av kvaliteten på produktet som leveres fra revisjonen. Utvalget skriver riktignok at dersom det er åpenbare mangler ved produktene som revisor leverer, må likevel sekretariatet si fra om dette. Vi vil hevde at det ikke er mulig å gjøre en vurdering av «åpenbare mangler» uten å vurdere verken «metodevalg, prosjektdesign, datainnhenting, lovanvendelse og vurderinger som fremkommer i revisors rapporter». Det er vanskelig å vurdere om en bestilling er tilfredsstillende besvart uten for eksempel å vurdere metoden som revisjonen har benyttet for å få svar på bestillingen. Vi minner om at det knapt er noen fagmiljø som leser og vurderer flere revisjonsrapporter enn sekretariatene. Vi kan vise til konkrete eksempler der sekretariatet har påpekt feil og mangler i revisors produkter både innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Dette må også ses i lys av påse-ansvaret sekretariatene bistår kontrollutvalgene med. Vi vil også påpeke at det er sekretariatet som skriver innstillingen i disse som i andre saker. Kontrollutvalgssekretariatene bistår kontrollutvalgene i deres vurderinger av hvilke saker de skal ta på seg og hvordan sakene skal søkes løst, f.eks. hvordan informasjon skal innhentes. Det er også sekretariatene som bistår kontrollutvalgene med deres bestillinger av revisjonsoppdrag og andre undersøkelser fra revisjonen eller fra andre, og som bistår kontrollutvalget i vurderingen om revisjonen leverer sine rapporter i tråd med bestilling. Sekretariatet bistår også kontrollutvalget generelt i utøvelsen av deres påse-ansvar overfor revisjonen. FKT mener at lovutvalget har brukt en for vid og vag definisjon av revisjon i sin utredning, og at de går langt i å prøve å hemme sekretariatene i deres ansvars- og oppgaveutøvelse. Sekretariatene må kunne gjøre sine nødvendige vurderinger uten at de dermed foretar revisjon. En mer presis gjennomgående beskrivelse av, grensegang mellom og respekt for rollene til henholdsvis sekretariatene og revisjonen hadde vært på sin plass Kompetansekrav Det argumenteres i utredningen for å innføre kompetansekrav til sekretariatet: «Forutsetningen for et velfungerende kontrollutvalg er et godt og kompetent sekretariat.» Utvalget konkluderer overraskende nok med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner det med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. Det er svært vanskelig å forstå denne begrunnelsen. Derimot vil vi legge vekt på argumentene som er fremmet for å innføre kompetansekrav, og vi anbefaler at det innføres et krav om solid høyere utdanning i kontrollutvalgssekretariatene, der minst en ansatt bør ha relevant utdanning på mastergradsnivå eller tilsvarende. Det kan med fordel utredes nærmere hva slags spesifikke krav som bør stilles. FKT mener at det skal innføres kompetansekrav for ansatte i kontrollutvalgssekretariat. 88

89 Størrelsen på sekretariatet Lovutvalget argumenterer for at det ikke bør stilles krav til størrelsen på sekretariatet, da Deloitterapporten ikke har påvist noen sammenheng mellom størrelsen på sekretariatet og kvaliteten på sekretariatets arbeid. Vi mener at det ikke kan legges vekt på dette argumentet, da Deloitte ikke har undersøkt denne problemstillingen i tilstrekkelig grad. Vi ønsker at denne problemstillingen bør utredes nærmere. Vi vil peke på at det er gode argumenter for at sekretariatene bør bli større. Større fagmiljø og bredere kompetansebase vil være et gode, og bidra til å utvikle tjenesten og bistå kontrollutvalget på en god måte. Samtidig vil et større sekretariat være mer robust overfor sykdom og vakanser samt at det vil være lettere å sikre uavhengighet til revisor og rådmann. Videre skriver utvalget at kvalitetskrav vil tvinge mange kommuner over i interkommunalt samarbeid. Vi vil hevde at dette ikke er et reelt argument, all den tid de aller fleste sekretariater allerede er organisert som interkommunale samarbeid. FKT mener at det bør stilles krav til kontrollutvalgssekretariatets størrelse. Kapittel 26 Revisjon Regnskapsrevisjon og kontrollutvalgets ansvar for forenklet etterlevelsesrevisjon Lovutvalget foreslår at etterlevelsesrevisjon skal være en sentral kontrollform i kommunal sektor og at regnskapsrevisor skal ha utvidede oppgaver på økonomiområdet. I utredningen skriver utvalget at dette skal være en forenklet kontroll. Oppgaven slik den er beskrevet i lovforslaget ( 24-9), kan imidlertid være svært omfattende, slik at dette også kan bli et budsjettspørsmål. Men vi mener at de foreslåtte endringene vil kunne gi kontrollutvalget nyttig oversikt over tilstanden på ulike tjenesteområder. FKT støtter i utgangspunktet forslaget om utvidelse av regnskapsrevisors mandat innen forenklet etterlevelsesrevisjon. Vi mener likevel at utredningen i for liten grad konkretiserer hva de legger i dette Andre Spørsmål Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor (nummererte brev) Kommunelovutvalget foreslår at nummererte brev i utgangspunktet skal rettes direkte til kommunedirektøren. Dette innskrenker kontrollutvalgets mandat. Det fremstår som lite hensiktsmessig å gjøre adressering av nummererte brev til en løpende vurdering avhengig av forholdet det rapporteres om. Det kan potensielt føre til svært ulik praksis. Vi støtter ikke dette forslaget. Vi mener at nummererte brev går til den som forestår løpende tilsyn av den kommunale forvaltningen, det vil si kontrollutvalget. Denne ordningen har vi god erfaring med. Sekretariatene konstaterer at revisor har svært ulik praksis når det gjelder nummererte brev. Vi støtter derfor utvalgets forslag om at «revisor årlig må utarbeide en oppsummering av de nummererte brev som er sendt gjennom året». I gjeldende rett har kontrollutvalget et ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev. Dette er ikke tatt inn i lovutvalgets forslag. FKT mener at dagens praksis med at alle nummererte brev rettes til kontrollutvalget må videreføres, og støtter dermed ikke utvalgets forslag til endringer av dette. Kontrollutvalgets ansvar for å følge opp påpekninger i nummererte brev må også videreføres Forvaltningsrevisjon Vi støtter ikke utvalgets forslag om å fjerne kravet om årlig forvaltningsrevisjon. En kommune er i seg selv en så kompleks organisasjon at vi mener det skal veldig mye til om ikke en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse vil vise at det er behov for forvaltningsrevisjon på årlig basis. Et mer vagt uttrykk 89

90 kan fort gjøre behovet for forvaltningsrevisjon til et tema ved f.eks. budsjettsalderinger. Dette vil dermed kunne svekke den kommunale egenkontrollen. Vi savner en presisering av kontrollutvalget sin rolle som bestiller av enkeltoppdrag i lovforslaget. Det må være kontrollutvalget som bestiller som skal bestemme hva de ønsker å få undersøkt gjennom en forvaltningsrevisjon, mens revisjonen som utfører bestemmer metode, revisjonskriterier osv. Vi mener at utredningen i for liten grad drøfter hvem som bør ha ansvar for eller utføre overordnet analyse og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Noen kontrollutvalg ber revisor om å gjøre dette arbeidet, andre ber sekretariatet gjøre det. De avveininger som kan gjøres rundt dette, kan få betydning for forståelsen av bestiller-/utførermodellen mellom kontrollutvalg og revisjon. FKT er ikke enige i utvalgets vurderinger og mener at bestemmelsen om årlig forvaltningsrevisjon må videreføres. Også innen dette feltet mener vi at rolle- og oppgavefordelingen mellom aktørene er for lite beskrevet i utredningen Sertifisering av revisor. Nasjonal kvalitetskontroll Vi støtter utvalgets forslag om en nasjonal ordning for kvalitetskontroll med revisorer i kommunesektoren. Kapittel 27 Kommunenes styring og kontroll med ekstern virksomhet 27.3 Innsynsrett i selskaper og lignende som utfører oppgaver for kommunen Lovendringene som foreslås her vil styrke den politiske kontrollen med ekstern virksomhet innen kommunens ansvarsområder. FKT støtter her utvalgets vurderinger Innledning Lovutvalget mener det eksisterende regelverket for selskapskontroll i kommuneloven i utgangpunktet fungerer etter hensikten sin, og ser derfor ikke at det foreligger behov for store endringer i regelverket. Utvalget foreslår likevel å gjøre eierskapskontroll til en oppgave for revisjonen. Lovutvalget mener at dette forslaget skal føre til en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindre dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid. I definisjonen av revisjonsoppgaver i andre kapitler mener vi at utvalget selv legger opp til større dobbeltrolleproblematikk for revisor gjennom vid og vag definisjon av revisjonsbegrepet. Vi savner derfor en tydeligere begrepsavklaring generelt gjennom utredningen. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at beskrivelsen av eierskapskontroll (uten forvaltningsrevisjon i selskap) som ren revisjonsoppgave er mangelfullt definert i utredningen Eierskapskontroll i praksis Lovutvalget bygger på data hentet fra Rapporten Evaluering. Kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (Deloitte 2014). Når vi ser nærmere på denne rapporten finner vi at det anslagsvis ble bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Norge i Dette er trolig en dobling siden 2008 (Nordlandsforskning, NFrapport nr. 4/2007). Deloitte har i sin rapport gjennomgått 10 utvalgte selskapskontroller. 5 fra sine utvalgte kommuner og 5 fra databasen til Norges kommunerevisorforbund (NKRF). De 10 utvalgte rapportene har Deloitte delt inn i tre varianter: «Selskapskontroll av eierskapsforvaltningen til kommunen», «forvaltningsrevisjon av et selskap» og «eierskapskontroll av et selskap». I den tredje varianten finner Deloitte at det gjennomgående har vært en utfordring å skille mellom 90

91 eierskapsforvaltning på den ene side og det at en faktisk går inn og gjør vurderinger av driften i selskapet på den andre siden. Deloitte skriver at «Flere» rapporter innenfor den tredje kategorien har en tilsvarende tilnærming. Vi mener at dette grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å begrunne en lovendring. Departementet bør vurdere om det er behov for en grundigere undersøkelse av rolleforståelsen knyttet til gjennomføring av selskapskontroll, før eierskapskontrollen blir gjort til en oppgave kun for revisjonen. Det er etter vår oppfatning viktig at en mulig lovendring er velbegrunnet. Se også kommentarene knyttet til punkt FKT mener at utredningen i liten grad bygger opp under et eventuelt behov for lovendringen de foreslår Omfang av og plan for selskapskontroll Utvalget foreslår at det skal lages en felles plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgets vurdering er at det er hensiktsmessig å foreta en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Vi er uenig i at dette er hensiktsmessig, fordi disse risiko- og vesentlighetsvurderingene er svært forskjellige. Vi mener det er mer hensiktsmessig å foreta særskilt risiko og vesentlighetsvurderinger av selskapene med sikte på å tydeliggjøre både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. FKT mener at det må utarbeides uavhengige risiko- og vesentlighetsvurderinger for den virksomheten som skjer i kommunen og den virksomheten som skjer i kommunale selskap. Med vennlig hilsen Benedikte Muruvik Vonen Styreleder 91

92 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Oslo, 7. oktober 2016 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) viser til høringsbrev datert , om NOU 2016:4 Ny kommunelov. I vår høringsuttalelse vil vi benevne kommune og fylkeskommune som kommuner, og kommunestyre og fylkesting som kommunestyre. Vi har følgende kommentarer til de enkelte paragrafene: Kap. 7 Valg til folkevalgte organer 7-3 Utelukket fra valg I paragrafens første ledd bokstav e går det fram, at «den som har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen» er utelukket fra valg. Vi antar at dette er en bestemmelse som henger igjen fra tidligere og som ikke lenger har relevans. Kap. 14. Økonomiforvaltning mv. NKRF støtter at det etableres et nytt resultatbegrep, eller at begrepet netto driftsresultat flyttes slik at det blir et resultat etter bruk av og avsetning til bundne fond. NKRF mener den foreslåtte beregningsmodellen for minimumsavdrag på lån, jf. NOUen pkt gir et mer forsvarlig nivå på minimumsavdraget og støtter forslaget. Norges Kommunerevisorforbund - på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. Telefon: E-post: post@nkrf.no Org.nr.: MVA Kontonr.: Web:

93 14-2 Kommunestyrets og fylkestingets plikter Vi støtter at kommunen skal ha plikt til selv å fastsette finansielle måltall i økonomiplanen, jf. NOUen pkt Nøkkeltallene bør minst omfatte krav til netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter. I tillegg bør det settes måltall for størrelsen på langsiktig gjeld i prosent av sum driftsinntekter Om konsolidert regnskap Det foreslås å lovfeste utarbeidelse av et samlet regnskap for kommunen som juridisk enhet. Det bør klargjøres hvilken status det konsoliderte regnskapet skal ha i forhold til kommunenes eget regnskap. Dagens årsregnskap for kommunene er omfattende med flere regnskapsskjema og oppstillinger. Slik lovteksten er framsatt vil alle kommuner med kommunale foretak ha plikt til å utarbeide et konsolidert regnskap i tillegg til kommunens eget regnskap, som skal fastsettes særskilt i kommunestyret. Dette gir et svært omfattende regnskap som kan være krevende for kommunestyret å forholde seg til. Vi anbefaler at det kreves utarbeidet en konsolidert oppstilling, og at dette blir et obligatorisk vedlegg til kommunens regnskap. Slik vil politikerne få den nødvendige oversikt over den samlede virksomheten, uten at det blir tvil om hvilke regnskap som skal vedtas. Det bør utarbeides en mal for utforming av det konsoliderte regnskapet, og i tillegg avklares hvilken revisjon som skal foretas. Om inndekning av merforbruk NKRF støtter ikke forslaget om at det administrativt, så langt det er midler, dekkes eventuelt merforbruk før regnskapet avlegges. En slik ordning kan medføre manglende informasjon om det reelle årlige resultatet. Med bakgrunn i kommunestyrets overordnede ansvar for budsjett og regnskap, mener vi at beslutning om inndekking av merforbruk må ligge til kommunestyret, evt. at det bør klart fremkomme hva som er årets reelle resultat, og hvordan et merforbruk skal dekkes. Dette vil tydeliggjøre kommunestyrets ansvar for den helhetlige økonomien i kommunen. Enten bør en beholde dagens ordning, eller endre lovforslaget slik at administrasjonens forslag til dekning av merforbruk klart framkommer Årsberetning Vi støtter forslaget om at pliktige opplysninger til årsberetningen jf. lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, skal inntas i en egen pliktig del først i årsberetningen. Øvrig frivillig omtale av kommunen bør inntas i en del 2. Vi mener at den pliktige delen til årsberetningen bør være avlagt tidligere enn 31. mars, som er dagens frist, da dette er kjent informasjon allerede tidlig i januar. I tillegg kommer de foreslåtte endringene i regnskapsrevisjonens innhold, forslaget til 24-5, der revisor i revisjonsberetningen også skal uttale seg bl.a. om årsberetningen gir dekkende opplysninger om vesentlige beløpsmessige avvik fra årsbudsjettet og om avvik fra premissene for bruken av bevilgningene. Denne tilleggsoppgaven vil medføre noe mer ressurser i den avsluttende regnskapsrevisjon. 93 2

94 14-14 Låneformål og vilkår for å ta opp lån Vi støtter utvalgets flertall i at investeringstilskudd til andre juridiske enheter ikke skal kunne finansieres med kommunens kapitalinntekter, men fortsatt må finansieres over drift. I NOUen s. 240 i kapittelet «Regnskapsføring av flerårige tilskudd til andre», presiserer utvalget at anordningsprinsippet etter ny lov ikke må forstås slik at en forpliktelse til å yte tilskudd over flere år skal utgiftsføres i sin helhet når forpliktelsen oppstår (avtaletidspunktet), men at tilskuddet utgiftsføres etter hvert som tilskuddene overføres til mottaker. Vi antar at det vil være behov for en nærmere presisering, slik at dette ikke er å forstå som en generell tolkning av anordningsprinsippet. En presisering kan være at tilskuddet er knyttet til et aktivitetskrav for tilskuddsmottaker (motytelse). Et eksempel kan være en forening som får årlig tilskudd i fem år for å kjøre opp skiløyper i samme periode Lånefinansierte aksjer i eiendomsselskap NKRF støtter at aksjer i 100 % kommunalt eiendomsselskap bør kunne lånefinansieres, jf Slik bestemmelsen er utarbeidet i 14-15, 3.ledd vil lånegjelden på disse aksjene inngå som langsiktig gjeld ved beregning av minste tillatte avdrag, mens bokført verdi aksjer ikke vil inngå. Vi mener dette er riktig, dvs. at lånet må avdras og at låneavdraget blir litt større enn om aksjene hadde blitt med som anleggsmiddel i brøken. Aksjene er ikke avskrivbare, og det er riktig å ikke ta disse inn. Bestemmelsen om minste avdrag i sier at sum anleggsmidler er avskrivbare anleggsmidler, og aksjer avskrives ikke Garantier Bestemmelsen skiller ikke mellom langsiktige garantier som går over mange år (tippemidler og andre investeringsprosjekter) og garantier til musikkfestivaler, idrettsarrangementer osv. der garantien er en driftsgaranti. Driftsgarantier og garantier som overveiende sannsynlig må innfris, bør ikke kunne lånefinansieres ved innfrielse, men bør pålegges å finansieres over drift. Kap. 19. Kommunalt oppgavefellesskap 19-1 Kommunalt oppgavefellesskap I kommentarene til 19-1 står det at oppgavefellesskap kan benyttes til enkle og mindre omfattende samarbeid, som samarbeid om bl.a. kontrollutvalgssekretariat. NKRF mener det er viktig at kontrollutvalgets sekretariat er selvstendig og uavhengig av kommunens administrasjon på lik linje med et revisjonsselskap, og mener at sekretariater og revisjoner som eventuelt etableres som oppgavefellesskap, kun skal kunne bli organisert som egne rettssubjekter. At et sekretariat eller en revisjon skal måtte ha myndighet fra eierne for å kunne ansette, si opp eller suspendere ansatte synes å være veldig upraktisk og uhensiktsmessig. 94 3

95 Kap. 20. Vertskommune 20-9 Kontrollutvalgets myndighet i en vertskommune Av paragrafen framgår det at kontrollutvalget i vertskommunen skal føre kontroll med virksomheten i vertskommunen på vegne av alle deltakerne i vertskommunesamarbeidet. Det bør foretas en avklaring om, eventuelt hvordan, kontrollutvalget skal rapportere til de øvrige deltakerkommunene. Kap. 23. Kontrollutvalg Kapittel 23 skal gi en overordnet beskrivelse av kontroll- og tilsynsordninger med kommunen. Lovendringen i 2004 innebar bl. a. at kontrollutvalgene fikk et uavhengig sekretariat, og førte til at kontrollutvalgenes arbeid endret seg. Vår hovedinnvending er at kapitlet ikke gjenspeiler den rollen som sekretariatene har, for å gi viktig faglig støtte til kontrollutvalgene. Kontrollutvalgene har en viktig rolle i kommunens egenkontroll som ivaretas gjennom sekretariatene. Det har skjedd en stor utvikling siden ordningen med eget sekretariatet ble innført, med mer profesjonelle sekretariater med mye kompetanse. Revisor er etter lovendringen en leverandør som hovedsakelig leverer sine tjenester gjennom kontrollutvalget. NKRF mener det er viktig at sekretariatenes rolle og oppgaver utdypes mer i en lovproposisjon som vil komme, slik at ikke det som er omtalt i NOUen vedrørende sekretariater blir stående som en rettskilde. Ansvar og oppgaver for kontrollutvalget og dets sekretariat Lovendringen i 2004 førte til at utvalgene i prinsippet jobber etter en bestillerutførermodell. Denne modellen burde vært noe mer omtalt i NOUen. NKRF mener at det er en viktig rollefordeling at kontrollutvalget har ansvaret for de overordnede analysene og planene for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll/selskapskontroll (bestillingsgrunnlaget) og at revisor er den som utfører vedtatte planer (bestillingen). For å rendyrke bestiller-utførermodellen, slutter NKRF seg til forslaget om at eierskapskontrollen skal utføres av revisjonen. Av samme grunn er det viktig at de lovpålagte planene for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll/selskapskontroll utarbeides av sekretariatet. I NOUen fremstilles kontrollutvalgets sekretariat som et rent «møtetilretteleggingsorgan» på samme måte som andre sekretærfunksjoner i kommunen. Kontrollutvalgssekretariatene er tillagt en mye mer omfattende rolle. Det er kontrollutvalgene som i detalj bestemmer hva sekretariatet skal utføre. Selv om sekretariatenes oppgaver og profil varierer, utfører de fleste følgende arbeidsoppgaver (jf. Deloittes utredning) Saksbehandling Utredning Administrasjon Rådgivning Koordinering/bindeledd Sekretariatet skal være utvalgets operative ledd, foreta utredninger av for eksempel valg av revisjonsordning, påse at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at 95 4

96 utvalgets vedtak blir iverksatt, i tillegg til å være et møtetilretteleggingsorgan, jfr. 20 i forskrift om kontrollutvalg. Kommunelovutvalget drøfter sekretariatets ansvar for vurdering av saker som kommer fra revisjonen. Også i slike saker skal sekretæren foreta en vurdering av om saken er forsvarlig utredet. For forvaltningsrevisjonsrapporter betyr det bl.a. å påse at revisjonen er gjennomført i samsvar med vedtak/bestilling og RSK 001, herunder at det er redegjort for relevante revisjonskriterier og at administrasjonssjefens uttalelse er inntatt i rapporten. I dette ligger det løpende vurderinger og bidrar til å kvalitetssikre saker til behandling i kontrollutvalget. Disse vurderingene er også ledd i kontrollutvalgets tilsyn med revisor. Det kan derfor ikke være riktig å hevde at sekretariatet ikke skal vurdere om revisors leveranser holder faglig kvalitet (NOU , 6. avsnitt). Revisor har naturligvis et selvstendig ansvar for de samme forholdene, og mere generelt at revisjonsarbeidet utføres i samsvar med faglige standarder og god kommunal revisjonsskikk. I NOUen uttales det videre at sekretariatet ikke under noen omstendighet kan fremskaffe opplysninger om en kommunes praksis og vurdere den opp mot f.eks. vedtak eller lov/forskrift. Det må være anledning for sekretariatet til å innhente fakta og praksis og foreta vurderinger opp mot bestemmelser og vedtak. Avgrensningen mot forvaltningsrevisjon er at dette ikke er systematiske vurderinger av større omfang, jfr. gjeldende lov 77 nr. 4 og RSK 001. Kompetansekrav NOUen diskuterer om det er riktig å innføre kompetansekrav til sekretariatet. Utvalget konkluderer med at det ikke bør innføres kompetansekrav, og begrunner dette med at dette vil innebære en for sterk inngripen i det kommunale selvstyret. NKRF foreslår at spørsmålet om kompetansekrav i sekretariater utredes nærmere og Planer for forvaltningsrevisjon, eierskapskontroll, selskapskontroll Lovutvalget foreslår at det skal lages særskilte planer for hhv. forvaltningsrevisjon, herunder undersøkelser i heleide selskaper, og eierskapskontroll. Det kan være hensiktsmessig og kostnadseffektivt at forvaltningsrevisjoner og eierskapskontroller vurderes og utarbeides i en samlet prosess. Det kan bidra til felles og ensartet vurdering av risiko og vesentlighet. Ofte vil det da utarbeides én samlet plan for disse oppgavene. Men det kan også være fornuftig å lage to planer hvor eierskapskontroll og/eller selskapskontroll samles i en egen plan og for forvaltningsrevisjon i en særskilt. Etter vår oppfatning bør kommunestyret/kontrollutvalget selv kunne bestemme om det skal utarbeides én eller flere planer. Forvaltningsrevisjonens innhold I den foreslåtte 23-3 er forvaltningsrevisjonen definert, jfr. gjeldende lov 77 nr. 4. Revisjon av intern kontrollen i økonomiforvaltningen er tatt ut i den foreslåtte bestemmelsen. I stedet er det foreslått såkalt forenklet etterlevelseskontroll i Vi støtter forslaget om en årlig, pliktig etterlevelseskontroll, men vil likevel understreke at en slik forenklet revisjon ikke kan erstatte forvaltningsrevisjon rettet mot viktige bestemmelser. Forvaltningsrevisjonen vil ofte gå dypere og kan i større 96 5

97 grad bidra til læring i kommunen. Forslaget kan innebære en risiko for at mer grundig forvaltningsrevisjon på svært viktige områder erstattes av mer summarisk revisjon og stiller spørsmål ved om det er klokt å endre beskrivelsen av forvaltningsrevisjonen i lovteksten. Utvalget viser til at etterlevelse av regler var hovedtemaet i over halvparten av forvaltningsrevisjonene i perioden Kontroll med om regler er fulgt er sentralt for kommunestyret og kommunens innbyggere. Utvalget foreslår at det skal fremgå av lovteksten at «regeletterlevelse» er en del av hva forvaltningsrevisjon må dekke. Utvalget tar samtidig ut de to siste ordene i nåværende definisjon «og forutsetninger» som har vært et viktig grunnlag for etterlevelsesrevisjon til nå. Dette tillegget har imidlertid også sikret at andre premisser har blitt ivaretatt i revisjonen. Det er derfor viktig at dette ikke strykes. Omfang av forvaltningsrevisjon Kommunelovutvalget gir uttrykk for at forvaltningsrevisjonen bør økes, og vi deler dette synspunktet. Forvaltningsrevisjon er viktig for demokratisk/folkevalgt kontroll og læring. Samtidig går imidlertid utvalget inn for å sløyfe dagens krav om årlig forvaltningsrevisjon. Vi er enig i at antall revisjoner ikke er et presist mål på omfanget av forvaltningsrevisjon, men er likevel usikker på om dette er et tilstrekkelig vektig argument for å fjerne kravet. Kommunene skal gjennomføre offentlige oppgaver i samsvar med lov og vedtak. Hvordan disse oppgavene gjennomføres, må etter vår mening være gjenstand for årlig revisjon i alle kommuner. Fjerning av minimumskravet, uten innføring av andre krav til volum eller jevnlig forvaltningsrevisjon i kommunestyreperioden, vil etter vår oppfatning øke sannsynligheten for at forvaltningsrevisjon nedprioriteres. Vi mener forvaltningsrevisjon bør forbli en obligatorisk kontrollform som minimum gjennomføres årlig, og at dette bør gjenspeiles i lovteksten Innsynsrett i heleide selskaper Innsynsretten i aksjeselskaper som er heleid av én eller flere kommuner foreslås videreført i Vi foreslår at bestemmelsen utvides til å gjelde selskaper hvor også staten er inne som eier sammen med kommuner og/eller IKSer. Vi foreslår i tillegg at bestemmelsen også skal gjelde for samvirkeforetak der medlemmene er de samme som angitt i paragrafens a-d og staten blir tatt inn i oppramsingen. 23-6, siste ledd Innsynsrett i andre virksomheter Kommunelovutvalget foreslår at kontrollutvalgets og kommunerevisjonens innsynsrett utvides til å omfatte «andre virksomheter som utfører oppgaver på vegne av kommunene eller fylkeskommunen. Innsynet og undersøkelsene skal imidlertid bare omfatte det som trengs for å undersøke om kontrakten er oppfylt.» se forslag til ny lov 23-6 siste ledd og Viktige kjerneoppgaver i kommunene utføres til dels av andre enn kommunen selv. I slike tilfelle er det svært viktig at kommunen sikrer seg nødvendig styring og kontroll bl.a. ved tilstrekkelig spesifiserte krav om omfang, kvalitet, innsyn og oppfølging i 97 6

98 konkurransegrunnlag og kontrakter. I tillegg må kommunen sikre seg at disse kravene faktisk blir oppfylt bl.a. ved kontroller fra kommunens side. Det er også på dette området kommunens administrasjon som skal ivareta kontroll og oppfølging av kommunens leverandører; det er ikke revisjonen som i første omgang skal dekke kommunens behov. Revisjonen vil i utgangspunktet rettes mot kommunens oppfølging. I visse situasjoner kan det likevel være behov for å gjennomføre revisjon dersom kommunens oppfølging «viser seg å ikke være tilstrekkelig til å sikre kommunens kontrollbehov» som utvalget sier i pkt Forslaget innebærer likevel at denne revisjonen kun rettes mot oppfyllelsen av kontrakten Sekretariat Tilsvarende bestemmelse som er gitt i 24-2 om revisors taushetsplikt bør også legges inn under Kap. 24. Revisjon Generelt om regnskapsrevisjonens oppgaver Av NOUen fremgår det at lovforslaget for en stor del er ment å være likelydende med tilsvarende regler i revisorloven for å markere at regnskapsrevisjon i kommuner tilsvarer regnskapsrevisjon i privat sektor. Der det er ønskelig at regelverket forblir likt for regnskapsrevisjon i kommunal og privat sektor, er det viktig at lovgiver tar høyde for kommende endringer i revisorloven i det videre arbeidet. Revisor- og regnskapsførerlovutvalget skal etter planen legge frem sin innstilling om revisorloven våren Fra folkevalgte ytres det ofte ønske om å kunne velge samme revisor for kommunen og alle kommunens selskap, uavhengig av selskapsform. For å møte dette ønsket bør det innføres en bestemmelse om at kommunens revisor også kan velges til revisor for kommunalt heleide aksjeselskaper og aksjeselskaper som eies av kommuner og stat i fellesskap. Utvalget foreslår å utvide regnskapsrevisjonens innhold til også å avgi en uttalelse basert på moderat sikkerhet for bevilgningskontroll. Denne uttalelsen skal gis i revisjonsberetningen. Utvalget har her ønsket å tydeliggjøre og også øke omfanget av den ordinære finansielle revisjonen i kommunene. Vi kommer nærmere tilbake til dette nedenfor. I tillegg foreslår utvalget å legge en årlig oppgave om forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen til regnskapsrevisjonen. Dette skal være en egen oppgave og rapportering, og ikke som en del av den finansielle revisjonen som rapporteres i revisjonsberetningen. Ansvaret for oppgaven legges til regnskapsrevisjonen under en forutsetning om at regnskapsrevisor har en årlig revisjon av hele kommunens økonomiske virksomhet/regnskap, og tangerer flere av områdene som tenkes innlemmet i kontrollen som regnskapsrevisjonen skal omfatte. Vi forutsetter dermed at utvalget har vurdert dette til å være den mest kostnadseffektive måten å gjennomføre endringen på, gitt en forutsetning om at vurderingene og kontrollen skal gjennomføres årlig. Vi kommer nærmere tilbake til dette nedenfor. 98 7

99 Det er vesentlig at kommuneloven benytter begrepet revisor og ikke innfører begrepet godkjent revisor, idet kommunale revisjonsenheter ikke kan godkjennes av Finanstilsynet, og det heller ikke finnes noen annen godkjenningsordning. Det vises for øvrig til vår kommentar til forslagets Attestasjon av ulike oppgaver til offentlige myndigheter Kommunal revisjon må sikres muligheten til å utføre og attestere attestasjonsoppdrag til offentlige myndigheter. Revisors signaturer i særattestasjoner til offentlige myndigheter blir stadig mer digitaliserte. Signaturrett i Altinn tildeles revisjonsenhetene basert på organisasjonsnummer. Så lenge det ikke kreves signatur fra godkjent revisor/revisjonsselskap er dette uproblematisk, da kan den kommunale revisjonsenhetens organisasjonsnummer benyttes. Dersom det i lov/forskrift eller fra oppdragsgiver kreves underskrift fra «godkjent revisor/ revisjonsselskap» er dette problematisk for kommunale revisjonsenheter, da disse etter revisorloven ikke kan godkjennes som revisjonsselskap under Finanstilsynet, jf. omtale over. Det er viktig at det finnes en løsning som gjør det mulig for kommunens valgte revisor og utføre slike attestasjonsoppdrag. Ekstern kvalitetskontroll med revisor Utvalget drøfter i etablering av en ekstern kvalitetskontroll. Etter NKRFs oppfatning vil en vurdering av kvaliteten på revisors utførelse av oppdraget kreve en profesjonell kvalitetskontroll som går ut over det som kan forventes av kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen, jf. forslag til Utvalget anbefaler at departementet får ansvaret for å forvalte en nasjonal ordning for ekstern kvalitetskontroll. NKRF støtter forslaget Valg av revisor Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid eller inngå avtale med annen revisor. Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtak etter første og andre ledd treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Det bør komme klart fram når kontrollutvalget har innstillingsrett. Dersom kommunen eller fylkeskommunen velger interkommunalt samarbeid, kan dette ha ulike former. Det kan dreie seg om et interkommunalt selskap, jf. Lov om interkommunalt selskap, oppgavefellesskap eller samvirkemodell. Ved valg av oppgavefellesskap må det gå klart fram at et slikt selskap må være et eget rettssubjekt, jf. vår kommentar til lovforslagets kap. 19. Kontrollutvalgets innstillingsrett bør også omfatte de tilfellene der et interkommunalt samarbeid om revisjon endrer selskapsform. I slike tilfeller kan utvalget pålegges å innhente kommunedirektørens uttalelse om selskapsrettslige spørsmål knyttet til valg av selskapsform. 99 8

100 24-2 Revisjonens ansvar og myndighet I forslag til lov er det er ikke foreslått kompetansekrav til hverken ansvarlig regnskapsrevisor eller forvaltningsrevisor. Det må sikres at den oppdragsansvarlige revisor både innenfor regnskapsrevisjon, etterlevelsesrevisjon og forvaltningsrevisjon har tilstrekkelig kompetanse, og at dette følger kompetanseutviklingen for øvrig. For oppdragsansvarlig for regnskapsrevisjon mener NKRF at det må stilles utdanningskrav som tilsvarer kravene i revisorloven. For oppdragsansvarlig revisor innenfor både etterlevelsesrevisjon og forvaltningsrevisjon må det stilles tilsvarende utdanningskrav, altså masterutdanning. Dette vil gi bedre metodekunnskap og gjennom det økt kvalitet. Et kompetansekrav kan ev. tas inn i forskrift, jf. forslagets 24-2, siste ledd. Det må stilles krav om relevant praksis både innenfor regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Praksis fra offentlig forvaltning må telle fullt ut. NKRF mener generelt at likeverdig praksis skal telles likt, uavhengig av om praksisen er opparbeidet i offentlig eller privat sektor. Regnskapsrevisjon i offentlig sektor utføres etter de samme revisjonsstandarder som revisjon i privat sektor. De kommunale revisjonsenhetene utfører revisjonen på det samme faglige grunnlaget. Kravene til revisjon etter kommuneloven tilsvarer i flere henseender reglene i revisorloven, inkludert regler om revisorskifte, uavhengighet, taushetsplikt og opplysningsplikt og om skriftlig påpekning av forhold overfor ledelsen. Hvitvaskingsloven gjelder også for revisor som er ansvarlig for revisjon av regnskapet for kommune og kommunalt foretak, jf. hvitvaskingsloven 4 annet ledd nr. 1. Vurdering av merverdiavgift er lang på vei den samme i kommunal og privat virksomhet. Om skatterettslige forhold kan det videre trekkes frem at selv om kommuner og fylkeskommuner ikke har selvstendig skattepliktig inntekt, vil kommuner og fylkeskommuner normalt ha skatteplikt for nærmere angitt virksomhet. Vurdering av skatteplikt for slik virksomhet vil være den samme som i private foretak. Mange kommunale revisjonsenheter utfører i dag også revisjon av andre foretak, slik som kommunale foretak, interkommunale selskaper, kirkelige fellesråd, stiftelser og foreninger. Enkelte av disse foretakene avlegger regnskap etter regnskapsloven og enkelte driver skattepliktig virksomhet. For enkelte av foretakene vil en kommunal revisjonsenhet ha plikt til å trekke seg fra oppdraget på tilsvarende måte som etter revisorloven. Revisor har også visse bekreftelsesoppgaver som tilsvarer revisorbekreftelser etter aksjeloven, inkludert bekreftelse av tingsinnskudd i interkommunale selskaper. Offentlig virksomhet er svært variert, fra ren tjenesteyting på ulike områder til virksomhet som nærmer seg næringsvirksomhet, som for eksempel anleggsvirksomhet, utbygging og utleie. Det medfører at revisjonsarbeidet innenfor en kommune eller fylkeskommune blir variert med ulike risikoforhold for ulike deler av virksomheten Regnskapsrevisjonens innhold bevilgningskontroll Nåværende kommunelov gir regnskapsrevisor oppgaver vedrørende budsjett og budsjettavvik. Utvalget drøfter på NOUen side 330 dagens praksis og konkluderer med at tolkning og utførelse av oppgaven har vært uklar, og det er usikkert om innholdet har ligget på det nivå lovgiver opprinnelig har ønsket. Utvalget foreslår derfor en presisering og utvidelse av oppgavene til regnskapsrevisor. Revisor skal, i henhold til 100 9

101 forslag til 24-5, se etter om årsberetningen gir dekkende opplysninger om vesentlige avvik fra budsjettet, også om vesentlige avvik fra kommunestyrets premisser for bruken av bevilgningene. NOUen gir enkelte eksempler på hva utvalget mener med forslaget, men det er fortsatt uklart hvor langt oppgaven til regnskapsrevisor skal gå. Slike avklaringer må enten gjøres i forskrift eller gjennom arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. I merknader til 24-5, tredje ledd. om bevilgningskontroll fremgår følgende: «Revisor skal se etter om det i årsregnskapet foreligger vesentlige avvik fra årsbudsjettet som det skal redegjøres for i årsberetningen (...) Oppgaven retter seg både mot vesentlige avvik fra årsbudsjettets talldel og mot premisser for bruken av bevilgningene.» Intensjonen er å skape tillit til at årsberetningen ikke mangler opplysninger om vesentlige brudd på kommunestyrets budsjettvedtak, og dermed styrke årsberetningen som verktøy for kommunestyrets styring og budsjettoppfølging. Dette er foreslått som en uttalelse med moderat sikkerhet. Det er i lovforslaget og NOUen i liten i grad knyttet sammenheng mellom revisors bekreftelse og ledelsens ansvar for bevilgningskontroll og rapporteringen av denne. Denne ansvarsfordelingen må fremgå tydeligere i loven eller forarbeidene. Det er etter NKRFs oppfatning viktig at revisor retter kontroller mot årsberetningen og kommunens forklaring til vesentlige budsjettavvik. Det foreliggende forslaget har ordlyden «dekkende opplysninger om vesentlige avvik fra årsbudsjettet». Ordet «dekkende» brukes også i konklusjonsavsnittet i revisjonsberetningen om den finansielle stillingen. NKRF mener det ville være en fordel om det ble funnet et annet ord enn «dekkende» i lovteksten, siden man her har en uttalelse med moderat sikkerhet. Ordet «dekkende» er allerede benyttet på annet område i lovtekst og beretning for uttalelse med høy sikkerhet, revisjonsberetningen. Det kan være en kommunikasjonsmessig utfordring å inkludere elementer med moderat sikkerhet i beretningen, da revisjonsberetningen etter standardene er en bekreftelse av regnskapet og opplysningene i beretning. For brukerne kan det være vanskelig å forstå disse nyansene. Oppgaven kunne alternativt vært løst med paralleller til det man ser i tilsynet med finansinstitusjoner mv. (finanstilsynsloven) og forskrift om risikostyring og internkontroll av 22. september Her avgir revisor en egen uttalelse på etterlevelse av forskriften til virksomheten. Det fremgår ikke av NOUen om denne muligheten er tilstrekkelig drøftet. Med forslaget slik det ligger, vil det bli en viktig oppgave for god kommunal revisjonsskikk å foreta de nødvendige avgrensinger og for revisorene å kommunisere dette med brukerne. Videre foreslår utvalget at regnskapsrevisor skal kontrollere kommunedirektørens rapportering om vesentlige avvik fra budsjettpremissene. Som nevnt innledningsvis har utvalget her ønsket å tydeliggjøre og også styrke regnskapsrevisors rolle. Det fremkommer av NOUen at kontrollen skal rette seg mot vesentlige disposisjoner som ikke har budsjetthjemmel og vesentlige mangler i gjennomføringen av vedtatte tiltak. Det er gitt noen eksempler i NOUen på hva som omfattes av kontrollen, bl.a. om midler har blitt benyttet til et annet formål enn det bevilgningen er gitt til, om midler har blitt benyttet innenfor sitt formål, men på en annen måte enn det kommunestyret har bestemt, eller om deler av bevilgningene står ubrukt

102 Utvalgets intensjon synes å være at man ved enkle kontroller skal kunne gi merverdi. For at denne intensjonen skal oppnås er det viktig å gjøre gode og tydelige avklaringer av hvor langt regnskapsrevisors årlige kontroll skal gå, og hvor forvaltningsrevisjon vil være riktig revisjonsform. Slike avklaringer må enten gjøres i forskrift eller gjennom arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Hvis revisor årlig skal foreta en enkel kontroll av om avviksforklaringene er dekkende og at det er redegjort for avvik fra premissene som ligger til grunn for budsjettet, bør det også kreves at årsberetningen redegjør for det samme. Forslag til 14-7 lyder nå: «Årsberetningen skal redegjøre for vesentlige avvik mellom årsbudsjett og årsregnskapet», mens revisors kontroll av det samme er mere detaljert beskrevet i Detaljeringsgraden om kommunedirektørens plikt bør minst være på samme nivå som revisors kontrollplikt. Vi viser for øvrig til kommentarene knyttet til Skriftlige påpekninger fra regnskapsrevisor Det er positivt at utvalget tydeliggjør innholdet i og mottaker av nummererte brev fra regnskapsrevisor. God kommunal revisjonsskikk sier at revisor normalt rapporterer jevnlig til kommunedirektør og administrasjonen både under planlegging, gjennomføring og sluttføring av revisjonen. I dette ligger også det som er nevnt i 24-7 punktene første ledd a-d. Denne kommunikasjonen skjer både muntlig og skriftlig. Vi stiller derfor spørsmål ved behovet for å lovregulere denne type kommunikasjon til den reviderte. Nummererte brev bør forbeholdes spesielle tilfeller, hvor revisor har tatt opp viktige feil og mangler, men som likevel ikke rettes eller løses. I slike tilfeller er det aktuelt å rapportere til kontrollutvalget, med gjenpart til kommunedirektøren bør justeres i samsvar med dette. I lovforslagets punkt d angis at revisor skal gi skriftlige meldinger om manglede redegjørelse i årsberetningen for vesentlige avvik mellom årsregnskapet og regulert budsjett. Teksten kan leses slik at det kun skal gis påpekninger dersom redegjørelsen mangler, dvs. er fraværende. Hvis det også skal påpekes hvis redegjørelsen er mangelfull eller misvisende, bør dette presiseres Forenklet etterlevelseskontroll med økonomiforvaltningen Utvalget foreslår at det innføres en lovpålagt forenklet revisorkontroll med etterlevelsen av bestemmelser og vedtak i økonomiforvaltningen. Vi stiller oss positive til at det årlig gjøres vurderinger og utføres en forenklet etterlevelseskontroll på økonomiområdet rettet mot vesentlige bestemmelser og vedtak etter en risikovurdering. Vi ser også at det kan være en effektiv bruk av ressurser å legge denne oppgaven til regnskapsrevisor. NOUen legger opp til at det, som i dag, både kan gjennomføres forvaltningsrevisjon av økonomiforvaltningen og forenklet etterlevelseskontroll av økonomiforvaltningen i regi av regnskapsrevisjonen. Kontrollformene vil for utenforstående kunne oppfattes som relativt like. Samtidig vil bl.a. metode og ressursbruk kunne være

103 vesensforskjellig. Dette kan skape utfordringer når det gjelder formidling av revisjonsresultater. NKRF mener det er viktig at grenseoppgangen mellom de ulike revisjonsformene avklares i arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Grenseoppgangen bør gjøres relativt tydelig i arbeidet med god skikk. Eksemplifisert ved anskaffelsesområdet, kan etterlevelse av lov og forskrift f.eks. utført som regnskapsrevisjon beskrives som å undersøke om systematikk og dokumentasjon foreligger, mens kvaliteten på rutiner og dokumentasjonen undersøkes nærmere i forvaltningsrevisjonen Innsynsrett i selskaper og liknende som utfører oppgaver for kommunen (jf. 23-6) Utvalget foreslår at kontrollutvalget skal ha innsynsrett og rett til å bestille undersøkelser også hos eksterne som ikke er heleide av kommunen (ev. sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner). I foreslås det at tilsvarende også gjelder for kommunens revisor, så langt det passer. Ansvaret for utforming og oppfølging av kommunens kontrakter ligger hos administrasjonen. Det er meget viktig at det ikke skapes uklarhet om dette. Det innebærer at kommunen må ha tilstrekkelig klare kontrakter og foretar en kontraktsoppfølging som sikrer at kommunen får den tjenesten den har avtale om å få. Vi understreker at en eventuell innsynsrett hos eksterne leverandører må begrenses til innsamling av data i den hensikt å revidere hvorvidt avtalte oppgaver gjennomføres i tilstrekkelig omfang og med tilfredsstillende kvalitet. Selv med en slik avgrensning vil det kunne oppstå risiko for at taushetsbelagte opplysninger kommer på avveie, et spørsmål vi ikke kan se at utvalget behandler. Et særlig tilfelle i denne sammenhengen er kontrollutvalgets og revisors innsynsrett overfor kirkelig fellesråd. Vi kan ikke se at dette er omtalt i NOUen. Misligheter og feil Ansvaret for å forebygge misligheter og feil ligger hos kommunedirektøren og kommunens administrasjon for øvrig. Forebygge misligheter og feil I likhet med tidligere er revisors oppgaver knyttet til feil og misligheter lagt inn under regnskapsrevisjonen, jf. 24-5, 4. ledd under paragraftittel «Regnskapsrevisjonens innhold». Revisjonsstandarden for forvaltningsrevisjon, RSK001, pålegger også forvaltningsrevisor et ansvar ved oppdagelse av misligheter. Vi legger til grunn at dette videreføres. Andre innspill bør avklares gjennom god kommunal revisjonsskikk I lovteksten, 24-7 andre ledd, ligger det en forutsetning om at saksforholdet skal nærmere klarlegges mellom første og andre nummererte brev til kontrollutvalget. Ordlyden kan indikere at kommunens revisor har et ekstra ansvar for at misligheter tas tak i og avdekkes/undersøkes utover det som fremkommer av revisjonsstandarden ISA

104 240. Dette bør utdypes og avklares i det videre arbeidet med god kommunal revisjonsskikk. Mislighetsrettede undersøkelser i heleide selskaper Det foreslås at det presiseres at kontrollutvalget og kommunens revisor skal ha adgang til misligrettede undersøkelser i heleide kommunale selskap. Vennlig hilsen Per Olav Nilsen styreleder

105 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Vår saksbehandler: Torbjørn Berglann, tlf E-post: Deres ref.: 16/1559 Vår ref.: 16/120-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Høring - forslag til ny kommunelov Vi viser til invitasjon til høring om forslag til ny kommunelov på KMDs nettsider. Vi vil i det følgende avgi høring til delene av lovforslaget som er relevante for oss, kapitlene 25, 26 og 27. Kapittel Konseks høringssvar Konsek er tilfreds med at lovutvalget gir uttrykk for at et "faglig kompetent og velfungerende sekretariat er viktig for et uavhengig og godt arbeidende kontrollutvalg." Konsek vil her peke på at Deloitte i sin evaluering av kontrollutvalgene konkluderte med at opprettelsen av kontrollutvalgssekretariatene har bidratt til å vitalisere utvalgene. Vi er imidlertid bekymret for at andre av lovutvalgets vurderinger vil svekke sekretariatene og at den uavhengigheten går tapt Lovutvalget ønsker å trekke grenser for hvilke oppgaver sekretariatene kan utføre og hvilke oppgaver som skal legges til revisjonen. Lovutvalget definerer revisjon som "å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l." Vi synes ikke dette er en spesielt presis definisjon av begrepet revisjon. Definisjonen medfører dessuten en rekke uheldige konsekvenser, her vil vi nevne de to viktigste. Konsek mener for det første at kontrollutvalgssekretariatene, og gjennom dette kontrollutvalgene, ikke lenger blir uavhengige av revisjonen. Flertallet i lovutvalget legger til grunn at kontrollutvalgssekretariatet ikke kan legges til revisjonsselskapet. Dette fordi sekretariatet skal bistå kontrollutvalget i dets kontroll av at revisjonen utfører oppgavene sine slik den skal. Konsek støtter denne vurderingen. Dersom sekretariatet i sin saksutredning har behov for å "innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk", mener lovutvalget at dette er revisjon og må foretas av revisjonen. Sekretariatene må med andre ord be revisjonsselskapet om bistand i utarbeidelsen av saksframlegg. Konsek mener at den nødvendige uavhengigheten som sekretariatene må ha overfor revisjonsselskapene dermed går tapt. Dette er svært uheldig, og vil svekke kontrollutvalgenes rolle. Vi synes dessuten lovutvalget er inkonsistent når det på den ene siden mener at revisjonsselskapene ikke kan være sekretariat for kontrollutvalget og på den andre siden vil legge sekretariatsoppgaver til revisjonsselskapene. At kontrollutvalget er uavhengig av revisjonen og har tilgang på kompetanse til å vurdere kvaliteten på revisjonsarbeidet, er etter vår mening en forutsetning for en modell som legger opp til at revisjon kan være en tjeneste som kjøpes utenfor egenregi. Lovutvalget avfeier dette som en for krevende oppgave for sekretariatene. Vi mener det må være et Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

106 krav at kontrollutvalget skal ha tilgang på slik kompetanse, enten gjennom eget sekretariat eller andre ordninger for å innhente den ved behov. For det andre mener Konsek at saksbehandlingen i sekretariatene med lovutvalgets definisjon av revisjon blir unødig tungrodd og byråkratisk. Kontrollutvalgssekretariatene har i forbindelse med saksutredningen jevnlig behov for å vurdere om kommuneadministrasjonens praksis er i tråd med politiske vedtak, lover og regler. Av og til er det også behov for rene juridiske vurderinger. Med lovutvalgets definisjon av revisjon må selv enkle vurderinger av kommuneadministrasjonens praksis bestilles hos revisjonsselskapet. Revisjonsselskapet skal deretter foreta vurderingen, kvalitetssikre den og sende den tilbake til sekretariatet, som kan fortsette arbeidet med saksframlegget. Dersom det oppstår behov for ytterligere vurderinger må sekretariatet og revisjonsselskapet gjenta syklusen. Det er også mulig å tenke seg situasjoner der en jurist i et sekretariat må henvende seg til et revisjonsselskap uten juridisk kompetanse for å få en juridisk vurdering. I slike tilfeller må revisjonsselskapet innhente vurderingen fra en tredje instans. Konsek mener at dette vil være svært tungvint og unødig arbeidskrevende. Konsek mener generelt at praktiske hensyn, og hensynet til det lokale selvstyret tilsier at kontrollutvalgene bør ha stor frihet til å velge hvordan oppgaver som ikke faller inn under en mer presis definisjon av revisjonens oppgaver skal utføres og hvem som skal utføre dem. Kompetanse og kapasitet i sekretariat og revisjonsselskap vil da være avgjørende. Dersom kontrollutvalget skal være bundet av å gå til revisjonen med ethvert spørsmål er det en risiko for at en større andel av revisjonens ressurser blir bundet opp i småsaker, på bekostning av de større systematiske undersøkelsene som revisjonen er best kvalifisert til å utføre. Det bør følge av prinsippet om uavhengighet at den som skal utføre forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, dvs. revisjonen, ikke samtidig kan ha det faglige ansvaret for bestilling av disse. Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll bør derfor gjøres uavhengig av revisjonen. Den mest nærliggende måten å organisere dette på vil være at oppgaven ligger til kontrollutvalgets sekretariat Lovutvalgets avgrensninger av sekretariatets oppgaver i kapittel legger etter vår mening dårlig til rette for å opprettholde kompetente sekretariat. Vi mener at loven bør stille krav om at kontrollutvalget må ha tilgang til kompetanse til planlegging og bestilling av revisjonstjenester samt vurdering av de tjenestene som leveres. Det er nærliggende å anta at heving av kompetansen i sekretariatene er den mest hensiktsmessige måten å tilfredsstille et slikt krav på Kontrollutvalgene får i dag begrenset informasjon om resultatene fra den forbundsbaserte kvalitetskontrollen av kommunal revisjon. Som revisjonsselskapenes oppdragsgiver og viktigste bruker er det av avgjørende betydning for kontrollutvalgene at de kan ha tillit til at revisjonsselskapenes arbeid holder tilstrekkelig kvalitet. Dagens forbundsbaserte kvalitetskontroll utøves av medlemmene. Konsek mener at kvalitetskontrollen vil få styrket omdømme og tillit dersom den utøves av en ekstern aktør. Konsek støtter forslaget, og er særlig positiv til at resultatene skal offentliggjøres Lovutvalget foreslår at eierskapskontroll skal legges til revisjonen og begrunner dette i at det gir " en klarere rollefordeling mellom sekretariatet og revisjonen samt forhindrer dobbeltrolleproblematikk knyttet til sekretariatets arbeid." Konsek mener at dagens modell, der sekretariatene 106 Side 2 av 3

107 inngår i bestillerleddet, mens revisjonen utgjør utførerleddet er hensiktsmessig. Konsek støtter derfor lovutvalgets forslag om at eierskapskontroll bør utføres av revisjonsselskapene. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Torbjørn Berglann rådgiver Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Side 3 av 3 107

108 M øteprotokoll - Representantskapet M øtedato/tid: kl 10:00-11:00 Møtested: Quality Hotel Panorama, Tiller Møtende medlemmer og varamedlemmer: Berit Flåmo Jostein Tetlie Bjørg Reitan Bjørgvik Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Berit Ingeborg By Jon P. Husby, leder John Lernes Arnstein Trøite Odd Gulbrandsen Kåre Lian Svanem, vara Jomar Aftret, vara Egil Hestnes, vara Forfall: Aina Bogen Gunnar Krogstad Kjell Inge Selbekk Kristian Torve Odd Vårvik, vara Pål Sture Nilsen Stine Estenstad, vara Frøya Hemne Hitra Malvik Meldal Orkdal Skaun Snillfjord Selbu Tydal Agdenes Klæbu STFK Midtre Gauldal Melhus Agdenes STFK Midtre Gauldal Klæbu Melhus Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Inga Balstad, styreleder Jan Ole Sund, nestleder styret Torbjørn Berglann, styremedlem Arkivsak: 16/122 Merknader: 13 av 15 deltakerkommuner og 82,2 % av stemmene var tilstede. Representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ingen merknader til møteinnkalling og saksliste. 108

109 109

110 Sak 08/16 Revidering av reglement for godtgjøring til styret Saken behandlet i M øtedato Saknr Representantskapet /16 In nstilling til representantskapet Representantskapet vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til styret. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet styret. vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til Sak 09/16 Strategiplan Konsek for perioden Saken behandlet i M øtedato Saknr Representantskapet /16 In nstilling til representantskapet Representantskapet vedtar strategiplan for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet vedtar strategiplan for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 110

111 Sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing Saken behandlet i Møted ato Saknr Styret /16 Representantskapet /16 Innsti lling til representantskapet Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. 111

112 MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I REVISJON MIDT-NORGE IKS MANDAG KL 12:30 14:00, QUALITY HOTELL, TILLER. Medlemmene ble innkalt til møte i brev Sakspapirer utsendt Følgende møtte: Berit Flåmo leder Frøya kommune Hans Bernhard Meland Agdenes kommune Geir Rostad Hemne kommune Bjørg Reitan Bjørgvik Hitra kommune Jomar Aftret Klæbu kommune Vibeke Mehlum Meldal kommune Randi Eikevik Malvik kommune Sivert Moen Midtre Gauldal kommune Knut Even Wormdal Orkdal kommune Arnstein Trøite Selbu kommune Jon P. Husby Skaun kommune John Lernes Snillfjord kommune Knut Fagerbakke Sør-Trøndelag fylkeskommune Odd Gulbrandsen Tydal kommune Forfall: Gunnar Krogstad nestleder Melhus kommune (vara har også meldt forfall) Styret: Hans S.U. Wendelbo styreleder Torbjørn Måsøval Frode Singstad Andre: Inge Storås Daglig leder Arvid Hanssen KonSek Representasjon i møtet: 14 representanter med 87,60 % av stemmene. Møtet godkjent. To representanter til å underskrive protokollen: Jon P. Husby og Randi Eikevik For øvrig ingen merknader til innkalling og saksliste. SAK 07/16 ORIENTERINGER FRA DAGLIG LEDER Vedtak; Orienteringene tas til etterretning Arkivkode: documents/selskap/representantskapet/2016/2/ protokoll.docx Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Statens Hus Sandenveien 5 E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro: