Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Arild Olsen lokalstyreleder 1

2 Saksliste Utv.saksnr. PS 17/55 PS 17/56 PS 17/57 Tittel Godkjenning av protokoll Referatsaker Oppfølgende notat til revidering av gebyrregulativet for byggesak, kart, oppmåling, seksjonering m.m. PS 17/58 Tertialrapport pr. 2. tertial 2017 PS 17/59 Korkpenger Økonomisk ramme og satsningsområder - Informasjon om Statsbudsjettet/Svalbardbudsjettet Orientering ved lokalstyreleder og administrasjonssjef 2

3 PS 17/55 Godkjenning av protokoll PS 17/56 Referatsaker RS 17/34 Oppsummering fra strategikonferansen 30. august 2017 RS 17/35 Protokoller fra møte i administrasjonsutvalget og RS 17/36 Protokoller fra møter i oppvekst- og kulturutvalget og RS 17/37 Protokoller fra møter i teknisk utvalg og RS 17/38 Protokoll fra møte i havnestyret

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Sofie Grøntvedt Railo Oppfølgende notat til revidering av gebyrregulativet for byggesak, kart, oppmåling, seksjonering m.m. Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Administrasjonsutvalgets behandling : Byggesaksbehadler Sofie Grøntvedt Railo orienterte innnledningsvis nærmere om saken. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak : Prinsippene for revisjonen av gebyrregulativet for de nevnte fagområdene vedtas slik de fremgår av det opprinnelige saksfremlegget og forslaget til oppsett av nytt regulativ. Nøyaktig satser avklares i budsjettforhandlingene. Målet for gebyrregulativet er at fagområdene i fremtiden skal være på tilnærmet full selvkostdekning for de kostnader som kan dekkes gjennom gebyrer, men at økningen mot selvkost skal skje gradvis over en periode på 3 år. LL vil fortsatt subsidiere noen av kostnadene på fagområdene, ut fra overordnede samfunnshensyn som vedtas av lokalstyret ved de årlige budsjettforhandlingene. Tjenester som tilbys utenom vårt myndighetsområde, og som kan utføres av private aktører, bør som hovedregel prises i tråd med markedspris. Det skal legges inn romslige nok rammer i gebyrsatsene slik at det kan gjennomføres ulike effektiviseringstiltak over tid Anbefaling: Administrasjonssjefen anbefaler at prinsippene for revisjonen av gebyrregulativet for de nevnte fagområdene vedtas slik de fremgår av det opprinnelige saksfremlegget og forslaget til oppsett av nytt regulativ. Nøyaktig satser avklares i budsjettforhandlingene. Målet for gebyrregulativet er at fagområdene i fremtiden skal være på tilnærmet full selvkostdekning for de kostnader som kan dekkes gjennom gebyrer, men at økningen mot selvkost skal skje gradvis over en periode på 3 år. LL vil fortsatt subsidiere noen av kostnadene på fagområdene, ut fra overordnede samfunnshensyn som vedtas av lokalstyret ved de årlige budsjettforhandlingene. Tjenester som tilbys utenom vårt myndighetsområde, og som kan utføres av private aktører, bør som hovedregel prises i tråd med markedspris. Det skal legges inn romslige nok rammer i gebyrsatsene slik at det kan gjennomføres ulike effektiviseringstiltak over tid Oppsummering: 4

5 2017/ Side 2 av 6 Det er satt i gang en revisjon av gebyrregulativet for byggesak og kart/oppmåling/ matrikkel/seksjonering. Formålet er å gjøre LL rustet til å ivareta de oppgaver som vi forventer å få de nærmeste årene, tilpasse regulativet til endringer i regelverket og prinsipputtalelser om tolkningen av reglene for selvkost på fastlandet. I den forbindelse oppsto det en del spørsmål som administrasjonssjefen ønsket å få avklart med lokalstyret før endelig gebyrregulativ skal fastsettes. Saken ble derfor fremmet første gang for Administrasjonsutvalget i møte den , og suppleres herved med ytterligere informasjon slik AU ba om i møtet. Saksopplysninger: Administrasjonsutvalget (AU) fikk i møte den en gjennomgang av forslag til ny utforming av gebyrregulativ for byggesak, kart med mer. Administrasjonssjefen anbefalte i saksfremlegget den gangen at saken burde drøftes nærmere og tas opp til ny vurdering i neste møte. I møtet stilte AU flere spørsmål og kom med noen foreløpige tilbakemeldinger på de temaene som administrasjonssjefen hadde bedt om avklaringer på. De ba også om at administrasjonen skulle utrede enkelte temaer nærmere før de tok saken opp til behandling i neste møte. På bakgrunn av innspillene fra AU fremmer derfor administrasjonssjefen et nytt saksfremlegg som tillegg til det som ble gjennomgått i forrige møte. Det presiseres at prisene i det foreslåtte gebyret ikke er ment å være på selvkost allerede i Dette ville medføre en dramatisk økning i gebyr for enkelte sakstyper. Det er også behov for å gjøre mer detaljerte registreringer av sakstype og tidsbruk for hver oppgave før LL kan legge frem et detaljert selvkostregnskap for disse fagområdene. Målsetningen til administrasjonssjefen i denne omgang er å utarbeide en ny struktur for gebyrregulativet som bedre synliggjør det arbeidet vi har med den enkelte sak, og som er enklere å dokumentere for selvkost i fremtiden. Det gjør oss også bedre rustet til å kunne møte de forventninger og oppgaver som kreves av oss som organisasjon fremover. Spørsmålet er nå om vi har lagt oss på riktig nivå, og hvilke politiske føringer vi bør ta med oss for planleggingen og ressursbruken de neste årene. Vurdering: Eksempler på gebyr i konkrete saker Se eget vedlegg. Soneinndeling oppmåling For oppmålingsforretning ute i terreng, legges det inn en gradering av gebyrsatsene for ulike soner slik som omtalt i saksfremlegget til det første AU-møtet. Gebyrene som er lagt inn i punkt , pluss 7.8, tilsvarer sone 2 og graderes slik: Sone 1: (Longyearbyen sentrum inkl. nybyen, havna og frem til byhundegården) fradrag på 10 % av gebyret. Sone 2: Hotellneset, gruve 3, campingen og flyplassen, samt Adventdalen til og med gruve 7. Sone 3: Øvrige områder innenfor Longyearbyen planområde på «Longyearby-siden» av Adventfjorden. Tillegg på 15 % av gebyret. Sone 4: Hjorthamn. Tillegg på 30 % av gebyret. Sone 5: Vindodden. Tillegg på 50 % av gebyret. Oppmåling innenfor/utenfor planområdet utenfor våre myndighetsoppgaver Pr. i dag tar vi en timepris på 680,00 kr. for oppmåling utenfor planområdet. Dette skal tilsvare selvkost for oppmåling. Inkludert alt nødvendig utstyr, dataprogrammer osv. mener administrasjonssjefen at det kan være litt knapt selv for selvkost. 5

6 2017/ Side 3 av 6 På bakgrunn av tilbakemeldingene i AU har administrasjonssjefen forsøkt å kartlegge hva som vil være markedspris for slike tjenester, og mener at ca. 1100,00 kr er riktig pris. For ordens skyld har administrasjonssjefen lagt inn at det betales samme sats som for konsulenttjenester generelt. For andre oppdrag, som ikke omfattes av vårt myndighetsansvar, f.eks. privat grensepåvisning, utstikking av bygning, osv. innenfor Longyearbyen planområde, foreslår administrasjonssjefen å ta en sats mellom selvkost og markedspris. Se pkt. 7.9 i forslaget til regulativ. Fradrag i gebyret Energiøkonomisering AU ba om at det skulle utredes hvilken effekt fradrag i gebyret eventuelt kunne ha for gjennomføringen av tekniske tiltak som kunne bidra til energiøkonomiseringen. Energiforbruket til oppvarming med fjernvarme pr. bolig i Longyearbyen er på 325 kilowatt timer(kwt) pr. m2 i gjennomsnitt. Til sammenligning er forbruket pr bolig i Oslo-området 40 kilowatt timer. Det er nok flere årsaker til at forbruket er høyere her enn på Østlandet. Og så lenge vi mangler standardiserte værdata å sammenligne med, er det vanskelig å si nøyaktig hva som bør være riktig nivå i Longyearbyen. Men det er grunn til å tro at forbruket skulle ligget mye lavere enn det som er realiteten i dag. Dersom vi fortsetter utbyggingen uten å få på plass mer effektive løsninger for utnytting av varmen vil LL på sikt måtte oppgradere det eksisterende nettet vårt. Hvis vi derimot opplever mer effektiv utnyttelse av og redusert behov for energi til oppvarming kunne dette redusert gebyrene vi har i dag. En totalrenovering av eksisterende bygg for å tilfredsstille de høyeste klassene i BREEAM-Nor ( )sertifiseringen, eller annen tilsvarende sertifiseringsordning, vil anslagsvis kunne komme opp i en pris på pr bolig. En liten reduksjon i byggesaksgebyret vil ikke i seg selv være tilstrekkelig for å motivere utbyggere til å gjennomføre slike tiltak. Slik gebyrregulativet er i dag, vil det ikke være store nok gebyrer for et slikt arbeid til at reduksjonen vil gi stort nok utslag. Men hvis dette kombineres med andre virkemidler, f.eks. en annen takst på levert fjernvarme til bygget, og det faktum at de vil ha redusert behov for oppvarming i ettertid, tror administrasjonssjefen at det vil kunne gi en effekt. Spesielt dersom gebyrene på sikt vil øke noe for å sikre en større selvkostandel. Et alternativ til å bruke BREEAM-NOR sertifisering som vilkår, er at man i stedet sier at gebyret blir redusert dersom tiltakshaver i ettertid kan dokumentere at varmebehovet i boligen utgjør under X kwt pr m2. Nøyaktig hvilket nivå vi skal legge oss på i så fall må utredes nærmere. Bl.a. må det sikres at ikke mer av oppvarmingen skjer via vanlig strøm. For nye boliger vil prisforskjellen mellom kravene i TEK10 og BREEAM-NOR, eller annen tilsvarende standard, være mindre. Det er derfor sannsynlig at et mindre fradrag vil være tilstrekkelig til å motivere utbyggere av nye prosjekter til å legge inn dette i prosjektet. Det er foreløpig ikke lagt inn et konkret forslag til fradrag på dette i regulativet. Transformasjon Det var også tilbakemeldinger fra AU om at man ønsket å stimulere til transformasjon i sjøområdet. Det er derfor lagt inn et forslag til en bestemmelse i pkt. 6.5 for næringsbygg som flyttes ut for å gi åpning for bygninger som inneholder boligformål. Meglerpakke Det er lagt inn forslag til tekst i pkt om hva som kan tilbys som meglerpakke i regulativet. Refusjon Reglene om refusjon ble innført i Longyearbyen fra LL har derfor begrenset erfaring med slike oppgjør. I første omgang er det derfor lagt inn det samme gebyret som plan- og bygningsetaten i Oslo kommune har i sitt regulativ, men minstesatsen er satt betydelig lavere. Dette punktet bør revideres når vi har hatt noen flere saker om refusjon. 6

7 2017/ Side 4 av 6 Tiltak for effektivisering/standardisering/digitalisering Som det ble nevnt i møtet, er det ikke noe krav om at det offentlige skal drive effektivt. Det er derfor tillatt å ta høye gebyrer fordi organisasjonen driver på en uhensiktsmessig måte, så lenge gebyrene ikke blir høyere enn det vi har av kostnader i henhold til selvkostprinsippet. Det bør imidlertid være en målsetning at man driver så effektivt som mulig for å redusere kostnadene både for administrasjonen og for de som skal finansiere dette gjennom gebyrene. Det bør derfor ligge inne en viss buffer i regnskapet som gir rom for å investere i eller gjennomføre effektiviseringstiltak. I 2017 er det satt i gang en rekke tiltak for å oppdatere rutiner, maler og veiledninger slik at det reflekterer de endringene som er skjedd i regelverket de siste årene, og ikke minst i forhold til ny byggeforskrift for Longyearbyen, ny arealplan og nye delplaner som er vedtatt eller er under utarbeidelse. Det er også innført et nytt arkivsystem, Elements. Oppdatert kartgrunnlag og samling av ulike kartdata På kart har LL begynt prosessen med å få oppdatert GISLINE til å samle/ integrere mer av de kartdataene som trengs for vår saksbehandling/drift og prosjekter. Dette er en stor jobb som vil oppta en del av kapasiteten til kart i perioder fremover. Spørsmålet er hvor omfattende ressursbruk vi kan nedlegge i dette arbeidet både på kort og lengre sikt. Kartdatane som legges inn kan gjenbrukes for mange enheter i LL, og det er derfor viktig å kartlegge hvilke kartlag vi trenger, hva vi har, hva som kan hentes fra andre aktører og hva som bør gjøres offentlig for våre brukere. Det er ikke uvanlig på fastlandet at man i alle fall har kartlag i en kommune. Bare i byggesak vil man ofte kontrollere rundt 30 ulike kartlag for å unngå at tiltaket kommer i strid med sentrale samfunnsinteresser. I Longyearbyen er det mange av de vanlige kartlagene som ikke vil være relevante. Andre finnes ikke pr. dags dato, siden forholdene ikke er kartlagt. I tillegg erfarer vi at polarinstituttet som har ansvaret for kart på Svalbard oppdaterer sine kart sjeldnere enn Kartverket gjør i bebygde områder på fastlandet. Det er en stor jobb å kartlegge hva som er relevant for oss, hva som allerede finnes, eventuelt hva som er omtalt i rapporter/foretatt av undersøkelser som ikke er lagt inn i kartet enda, og deretter importere alt det LL trenger til vårt system, dette vil oppta en del av kapasiteten til kart i perioder fremover. I Longyearbyen er det kanskje enda viktigere å få samlet kunnskap fra ulike hold og kartfeste det, siden informasjonen ellers risikerer å gå tapt når ansatte slutter. Dersom dette gjennomføres vil det på sikt være ressursbesparende for organisasjonen, forebygge at vi gjør feil og at det settes i gang unødvendige utredningsoppgaver som allerede er gjennomført tidligere. Ressursbruken her må tilpasses andre oppgaver. Men det er viktig at lokalstyret i vedtakelsen av gebyrregulativet til både kart, oppmåling, seksjonering, byggesak m.fl. legger inn rom for at kart kan bruke ressurser på dette. Som påpekt i forrige møte til AU opplever vi at kartgrunnlaget fra polarinstituttet oppdateres litt for sjelden i byggeområdene til at det ivaretar vårt behov. LL bør derfor vurder om vi på sikt bør foreta enkelte fotograferinger selv for å oppdatere kartene våre oftere. I forbindelse med delplan for Sentrum ble det i 2016 gjennomført en fotografering med drone. Dette kostet oss ca kr. Det er også gjort lignende tiltak i forbindelse med deponiene ved gruve 3 og 6. LL kan velge å investere i utstyr selv for å gjøre slike kartlegginger eller vi kan kjøpe tjenesten ferdig fra andre. Det finnes i dag droner som kan benyttes til formålet i prisklasser fra til kr. avhengig av detaljoppløsning og kvalitet. I tillegg kommer det eventuelt kurs (ca kr pr. person) og lisens fra luftfartstilsynet (ca kr pr person pr år), programvare (ca kr.) og timeforbruk hos ansatt på kart. Om dette er en oppgave LL bør satse på å utføre selv eller om det fortsatt bør settes ut til eksterne samt nøyaktig priser og valg av løsning må eventuelt utredes nærmere, dersom lokalstyret ønsker at LL skal sørge for oppdatering av kartgrunnlagene våre oftere enn det polarinstituttet gjør. Dersom det først gjennomføres flyfotografering (som grunnlag for å generere kart) med drone vil ekstrakostnadene til skråfoto være minimale. Det vil kreve litt lenger tid å fly dronen i litt mer detaljerte ruter over området og legge inn bildene i kartlaget vårt. 7

8 2017/ Side 5 av 6 Ebyggesak For tiden pågår det et stort arbeid på fastlandet for å kunne digitalisere behandlingen innenfor de aktuelle saksområdene, både for det offentlige og for brukerne. Det viktigste for oss er Direktoratet for byggkvalitet sitt arbeid med å lage standarder for ebyggesøknad (ny elektronisk måte å sende inn søknader på for utbyggerne) og ebyggesak (fagsystem/saksbehandlingssystem for byggesaker-, deling og på sikt sannsynligvis også plan og seksjonering o.l. For mer informasjon: demo av programmet fra en leverandør ligger her: ). Ebyggesak har kartlagt prosessene for en vanlig byggesak på fastlandet i henhold til plan- og bygningsloven, og har utarbeidet noen oversikter over saksgangen for ulike prosesser i byggesaken. Standardprosess se vedlegg 7. I tillegg kommer prosesser for tilsyn, ulovlighetsoppfølging, tilbaketrekking av ansvarsrett, dispensasjon, klagesaksbehandling osv. I Longyearbyen har vi noen ekstra prosesser for å sikre at også svalbardmiljøloven blir ivaretatt. Ebyggesak samarbeider med kommunen/lls arkivsystem, matrikkelen, grunnboka, Brønnøysundregisteret, folkeregisteret, samt både våre og offentlig tilgjengelige plan- og kartverktøy m.m. Det betyr at saksbehandlingssystemet kan foreta en automatisk plananalyse (av alle de relevante kartlagene i vårt kartsystem), sjekke ut at en del krav i regelverket er oppfylt, rapportere flere opplysninger direkte til matrikkelen/kartbasen/planregisteret, generere fakturagrunnlag mm. Dette forebygger menneskelige feil, gjør saksbehandlingen mer effektiv og reduserer ressursbruken slik at de kan konsentreres om de oppgavene som krever skjønn. Fra og med høsten 2017 innfører Statistisk sentralbyrå også innrapportering av KOSTRA statistikk i sanntid. Ebyggesak er bygget opp slik at programmet automatisk sender oppdatert statistikk til KOSTRA fortløpende gjennom året. I dag må saksbehandler en gang i året bruke 1-2 dager på å hente ut disse opplysningene og erfaring fra hele Norge viser at det ofte er vanskelig å få statistikken til å bli helt riktig. Potensialet for effektivisering er derfor høy både i den enkelte sak og for andre oppgaver vi har ansvar for. Det vil også redusere faren for feil, forglemmelser og svikt i rutinene. Behovet for opplæring av nye saksbehandlere vil reduseres siden systemet veileder dem gjennom det som skal gjøres. På landsbasis er det anslått at kommunal sektor kan spare 1,5 milliarder kroner og byggenæringen kan spare over en milliard kroner over en 15-årsperiode dersom byggesøknadene våre digitaliseres, ifølge en studie Devoteam har gjort for Direktoratet for byggkvalitet. Det er altså ingen tvil om at dette vil bli innført på fastlandet. Det er hovedsakelig 3 leverandører som pr. i dag har oppgitt at de vil tilby ebyggesak. De er bygd opp litt forskjellig og har derfor ulike priskategorier avhengig av om de tilbyr skyløsning eller lokal lagring, ulik støtte osv. Prisene er ofte basert på antall saker, antall lisenser, og omfanget av support fra leverandøren. LL har sendt en forespørsel til Evry som leverer det nye arkivsystemet vårt Elements, men har foreløpig ikke fått prisanslag derfra. Vi er kjent med noen prisanslag for enkelte leverandører til andre kommuner, men det er vanskelig å si hvor overførbar disse er til Longyearbyen. Foreløpig er det lagt inn en ramme på kr. i forslag til budsjett for Vi tror dette er litt i overkant av det som vil være endelig pris. De siste årene har LL fattet ca. 100 vedtak i året på byggesak og noen på deling. Det er grunn til å vente en økning i de nærmeste årene etterhvert som flere delplaner blir avklart, herunder hytteområdene og hotellneset, samt tomtedelingsplanen for hundegårdene. Investeringen til ebyggesak kan dekkes helt eller delvis av gebyrene for bygge- og delesaker, eller over LLs vanlige budsjett. Investeringskostnadene som skal nedskrives over 5 år, er forskjellig avhengig av hvilken 8

9 2017/ Side 6 av 6 leverandør vi eventuelt velger. Det kan derfor på nåværende tidspunkt ikke angis nøyaktig hvor stor utgift som kan føres tilbake til hvert enkelt vedtak. I vurderingen av om man skal anskaffe ebyggesak må det også legges inn at redusert ressursbruk vil medføre reduserte utgifter i selvkostregnskapet og at økningen på hver enkelt sak om noen år vil være begrenset. Det er også et moment at LL kan risikerer større turnover dersom gapet mellom arbeidsverktøyene på fastlandet og her blir for stor. Vedlegg 1 Nytt gebyrregulativ rev Drøftingssak - Revidering av gebyrregulativ for byggesak, kart, oppmåling, seksjonering m.m. 3 Faktura- og gebyrsatser 2017, endelig vedtatt Kun bygg og kart 4 Kommentarer til mange av endringene i gebyrregulativet 5 Generelt om Selvkostprinsippet og tolkningsuttalelser som er relevant for omlegging av gebyrregulativet 6 Eksempel på gebyr for ulike sakstyper 7 Standardprosess 9

10 Vedlegg 1: Forslag til nytt gebyrregulativ Det presiseres at summene foreslått i regulativet kun er foreløpige og vil bli justert på bakgrunn av tilbakemeldingene i denne saken. Prisene er godt under selvkost og tilsvarende satser på fastlandet. 6 GEBYR I BYGGESAKER Betalingsplikt Alle som får utført tjenester som omfattes av dette gebyrregulativet skal betale gebyr. Tidspunkt for fakturering og betaling Gebyret fastsettes etter de satser som gjelder på det tidspunkt Longyearbyen Lokalstyre har mottatt komplett søknad, endringssøknad, søknad om igangsettingstillatelse, midlertidig brukstillatelse osv. For gebyrer som ikke er avhengig av søknad (f.eks. søknad som trekkes, avvises osv.) er det gebyrregulativet på tidspunktet for avslutning av saken/utstedelsen av gebyret som legges til grunn. Gebyret faktureres når det er fattet vedtak i saken. Saker som er trukket, returnert eller avvist, faktureres når saken avsluttes uten realitetsvedtak. Det er ikke tillatt å sette i gang et byggetiltak før gebyret er betalt. Betalingsfristen utsettes ikke ved klage på bygge-/delesaker. Hvem som er ansvarlig for gebyret Tiltakshaver er ansvarlig for betaling av byggesaksgebyret, jf. byggesaksforskriften (SAK10) FOR Faktura blir derfor sendt direkte til tiltakshaver. LL sender ut én faktura. Dersom det er flere tiltakshavere som har sendt inn søknaden sammen må de selv ordne oppgjøret internt. Ved flere tiltakshavere regnes disse som solidarisk ansvarlig for gebyret overfor LL. Hva gebyret omfatter Gebyret består av en kombinasjon av grunngebyr, gebyr for sakstype, tilleggsgebyr og eventuelt med fradrag i henhold til pkt Gebyret gjelder pr. tiltak og pr. søknad. Dersom flere tiltak omsøkes i samme søknad, vil det bli krevd gebyr som om det var flere søknader. Dette er i tråd med prinsippet om at gebyret skal reflektere det arbeidet LL har med saksbehandlingen. Det fastsatte gebyret skal betales uavhengig av senere endring i saken, f.eks. ved senere søknad om endring eller dersom vedtaket blir endret som følge av klage i saken. Dette gjelder likevel ikke dersom årsaken til at vedtaket blir endret ligger hos LL og tiltakshaver ville fått lavere gebyr om saken var behandlet riktig første gang. Dersom et vedtak endres som følge av klage og det da blir behov for å behandle andre forhold i saken som det ikke tidligere er krevd gebyr for, vil LL kunne ta gebyr for dette. Tilsyn Av byggesaksgebyret skal ca. 20 % dekke kostnadene med tilsyn, jf. plan- og bygningsloven (pbl.) Grunnbeløp Grunnbeløpet gjelder alle søknader som kommer inn, og skal dekke overheadkostnader som f.eks. innregistrering av saken, servicetorg, noe veiledning, føring av matrikkel, oppdatering av kart, regnskap og andre støttefunksjoner til saksbehandlingen. Søknadspliktig tiltak med ansvarlige foretak, jf. pbl (1-trinns søknad eller søknad om rammetillatelse) Søknadspliktig tiltak som tiltakshaver kan stå for selv, jf. pbl (1-trinns søknad eller søknad om rammetillatelse) kr 500,00 kr 500,00 10

11 6.2 Gebyr for ulike sakstyper Betales ved innsendelse av søknad om rammetillatelse eller søknad i ett trinn. Kommer i tillegg til gebyr for grunnbeløp, og gebyr for tilleggsarbeider. For bygning som omfatter flere kategorier beregnes gebyret separat for den enkelte kategori. Nybygg Boligbygg, pr. leilighet, for de første fem enhetene. kr 6.250,00 Boligbygg, pr. leilighet, fra leilighet 6-10 Kr ,00 Boligbygg, pr. leilighet, fra leilighet Kr ,00 Boligbygg, pr. leilighet, fra leilighet 16- Kr ,00 Dersom det er flere plan i bygget med lik planløsning, reduseres gebyret for disse med 15 % for hvert plan utover det ene. Næring: (BRA beregnet etter NS3490 og veileder til grad av utnytting) Lager inntil 250 m2 BRA. Kr ,00 Lager fra 251 m2 BRA 500 m2 BRA Kr ,00 Lager over 500 m2 BRA tillegg pr. m2 1,70 kr. eller etter timepris dersom det er rimeligere. Kontorbygg, inntil 250 m2 BRA Kr ,00 Kontorbygg, m2 BRA Kr ,00 Kontorbygg, over 500 m2 BRA tillegg pr. m2 2,00 kr. eller etter timepris dersom det er rimeligere. Industri/håndverk, inntil 250 m2 Kr ,00 Industri/håndverk, 250 m2-500 m2 Kr ,00 Industri/håndverk, over 500 m2 BRA tillegg pr. m2 2,00 kr. eller etter timepris dersom det er rimeligere. Serveringssteder, butikker og annen privat tjenesteyting, pr enhet Kr ,00 Fellesareal der flere butikker/serveringssteder bygges sammen, i tillegg til antall enheter: kr pr. m2. Overnattingssted, pr. rom for de første fem enhetene Kr ,00 Rom 6-10, pr. rom Kr ,00 Rom 11-15, pr. rom Kr ,00 Rom 16-, pr. rom Kr ,00 Dersom det er flere plan i bygget med lik planløsning, reduseres gebyret for disse med 15 % for hvert plan utover det ene. Fellesstue, resepsjon, ganger etc. medregnes i gebyret pr. rom. Spisesal/serveringssted, gavebutikk, treningsrom etc. beregnes etter satsene for privat tjenesteyting. Offentlig-/privattjenesteytelse, skole-, barnehage etc. Kr ,00 Offentlig-/privattjenesteyting, over 750 m2 BRA tillegg pr. m2 2,00 kr. eller etter timepris dersom det er rimeligere. Annet Naust, til bruk som lager og oppbevaring av båt og utstyr, enkel standard, pr. Kr ,00 enhet Naust, til bruk for kombinasjonsformål (ikke overnatting), pr. enhet Kr ,00 Ved oppføring av flere naust samtidig, skal det vurderes om det er grunnlag for å nedsette det samlede gebyret iht. bestemmelsen om reduksjon av gebyr. Fritidsbolig, pr. boenhet Kr ,00 Hundegård (gjelder ikke oppføring av bygninger som lager eller røkterbolig, Kr ,00 disse kommer i tillegg). Røkterbolig, samme pris som for fritidsbolig. Øvrige bygg, samme som for lagerbygg, eller andre mindre nybygg inntil 70 m2 BRA. Ved etablering av hundegård, røkterbolig og lagerbygg samtidig, skal det vurderes om det er grunnlag for å nedsette det samlede gebyret iht. bestemmelsen om reduksjon av gebyr. 11

12 Andre mindre nybygg inntil 70 m2 BRA. Kr ,00 Tiltak på eksisterende bygg Tilbygg, påbygg, underbygging, inntil 100 m2 BRA (kan ikke inneholde ny boenhet) Tilbygg, påbygg, undebygging, over 100 m2 BRA, samme arealtillegg som for nybygg av samme type. Tilbygg/påbygg/underbygg til bolig/fritidsbolig har samme arealtillegg som for kontorbygg. Ombygging/renovering/vesentlig reparasjon, 50 % av gebyr for tilsvarende kategori nybygg. Eventuelt arealtillegg gjelder kun for det arealet som ombyggingen berører. Kr ,00 Ny pæling under eksisterende bygg Kr ,00 Fasadeendring (pr. fasade, bygg uten bevaringsverdi) 1. fasade Kr. 750,00 Fasadeendring (pr. fasade, bygg uten bevaringsverdi) ut over 1. fasade (taket Kr. 350,00 anses som egen fasade) Fasadeendring (pr. fasade, bygg med bevaringsverdi) Kr. 950,00 Fasadeendring (pr. fasade, bygg med bevaringsverdi) ut over 1. fasade (taket Kr. 450,00 anses som egen fasade) pr. fasade Bruksendring (midlertidig bruksendring uten større bygningsmessige endringer) Kr ,00 Ved store bygningsmessige endringer kommer gebyret for ombygging i tillegg Sammenføyning av bruksenheter, oppdeling av bruksenheter, samme som bruksendring Skilt- og reklameinnretninger, pr. enhet Kr ,00 Godkjenning av skiltplan for flere enheter, pr. eiendom (maks 15 skilt totalt) Kr ,00 Godkjenning av skiltplan for flere enheter, pr. eiendom (over 15 skilt totalt), pr. Kr. 300,00 ekstra enhet. Utbytte av skilt i henhold til godkjent skiltplan Kr. 0,00 Konstruksjon eller anlegg (kai, flytebrygge, mur, vei, gang- og sykkelsti, Kr ,00 parkeringsanlegg, kulvert, bro, løyper/traseer, trafo, friluftsanlegg, gjerde, søknadspliktige terrenginngrep) Byggteknisk installasjon Kr ,00 Forskningsinstallasjoner, pr. installasjon (ved større/kompliserte installasjoner Kr ,00 skal det faktureres iht. timepris) Riving av bygning med kulturminneinteresse eller bevaringsverdi Kr ,00 Riving av bygning eller annet byggverk uten bevaringsverdi Kr ,00 Midlertidige tiltak inntil 2 år, samme som lager Deling av eiendom etter pbl 20-1 m kr 4.500, Saksbehandlingsgebyr for ulike stadier i byggesaken Dette gebyret skal dekke LLs arbeid med saken på andre stadier i byggesaken enn ved søknad om rammetillatelse/tillatelse i ett trinn. Grunnbeløpet anses som dekket inn i disse postene og skal derfor IKKE legges til. Enkelte elementer i post 6.4 kan komme i tillegg til gebyret for postene i pkt. 6.3 (f.eks. godkjenning av ansvarsrett/selvbygger). Tiltak som LL etter en konkret vurdering kommer til at kan unntas fra Kr. 750,00 saksbehandling, jf. pbl bokstav f og g Forhåndskonferanse, kun der det avholdes mer enn 1 Kr ,00 Første igangsettingstillatelse Kr ,00 Igangsettingstillatelse, fra og med andre søknad om igangsettingstillatelse kr 1.300,00 Midlertidig brukstillatelse Kr ,00 Ferdigattest, kun søknader som kommer inn etter utløpet av fristen satt i Kr ,00 den midlertidige brukstillatelsen 12

13 Gjennomgang av «as built-tegninger» innsendt sammen med søknad om ferdigattest. Søknad om endring tilsvarende som for ombygging. Ved veldig store endringer kan LL kreve en helt ny søknad, i så fall settes gebyret tilsvarende som for nybygg. kr 750, Tilleggsgebyr for merarbeid i saksbehandlingen Gebyret gjelder faktorer som er med på å gjøre en sak mer kompleks og ressurskrevende å behandle, disse postene kommer derfor i tillegg til gebyr etter de øvrige postene i dette regulativet. Behandling av dispensasjon fra bestemmelser i lov eller forskrift (pr. kr 4.850,00 dispensasjon), men gebyret reduseres med 15 % for flere enn to unntak i samme sak. Behandling av søknad om unntak fra tekniske krav, jf. pbl ledd (pr. unntak), men gebyret reduseres med 15 % for flere enn to unntak i samme sak. Godkjenne unntak iht. pbl ledd, for plassering av tiltak i strid med avstandskravet til eiendomsgrense (pr. unntak), men gebyret reduseres med 15 % for flere enn to unntak i samme sak. Behandling av søknad om unntak fra andre bestemmelser som LL har myndighet til å godkjenne (pr. unntak), men gebyret reduseres med 15 % for flere enn to unntak i samme sak. Kr ,00 Kr ,00 Kr ,00 Oversende søknad om dispensasjon eller annet vedtak, til andre myndigheter Kr ,00 (pr. oversendelse) Lokal godkjenning av ansvarsrett, jf. SAK 11-4 (pr. ansvarsområde) Kr ,00 Godkjenning av personer som selvbygger, jf. SAK 6-8 (pr. ansvarsområde) Kr ,00 Tiltak på forurenset grunn Kr ,00 Tiltak innenfor ulike hensynssoner, båndleggingssoner og sikringssoner i plan Kr ,00 Utsendelse av brev med behov for ytterligere dokumentasjon for å komplettere Kr ,00 søknaden, (pr. brev) Det tas ikke gebyr for det første brevet i saken. Refusjon, 2,5 % av den totale refusjonssummen som blir godkjent i vedtak etter pbl Endelig gebyr fastsettes på grunnlag av vedtak om godkjenning av regnskap etter pbl Dersom refusjonssummen endres utlignes gebyret tilsvarende. Minstegebyret i refusjonssaker er kr ,- Sletting av tinglyste heftelser Kr Fradrag i gebyret Komplett søknad ved første gangs innsendelse Søknad sendt inn via ID-portalen For næringsbygg som kan dokumentere at de flytter ut av sentrum/sjøområdet, og derved frigir areal til boligformål. 10 % av gebyret for sakstypen 10 % av gebyret for grunnbeløpet 40% av gebyret for oppføring av bygg av tilsvarende størrelse og formål som det som flyttes ut. Dersom prisen for grunnbeløpet settes som en symbolsk sum slik det er lagt inn i forslaget, bør størrelsen på gebyr for søknader sendt via ID-portalen settes ned ytterligere for å gi noen effekt. 13

14 6.6 Søknad som trekkes tilbake Dersom tiltakshaver trekker tilbake søknaden underveis i saksbehandlingen betales det en andel av gebyret avhengig av hvor langt LL har kommet i saksbehandlingen. Søknader som er innregistrert, men søknaden trekkes tilbake før saksbehandlingen er påbegynt. Søknader som trekkes etter at saksbehandlingen er påbegynt, men før førstegangsvedtak. Søknader som trekkes etter at rammetillatelse er gitt, men før igangsettingstillatelse er gitt Søknad som trekkes etter at tillatelse til tiltak er gitt eller ved bortfall av tillatelse i henhold til plan- og bygningsloven 21-9 Kun grunnbeløpet Grunnbeløpet + 50% av gebyret for sakstypen. Eventuelle tilleggsgebyr som allerede er utført betales fult ut (f.eks. ekstra brev med behov for dokumentasjon eller oversending av saker for vedtak fra andre myndigheter) 75 % av gebyret for sakstypen. Grunnbeløpet + eventuelle tilleggsgebyr som allerede er utført betales fult ut (f.eks. dispensasjoner, ekstra brev med behov for dokumentasjon osv.) Gebyret betales fult ut. Gebyret sendes ut samtidig med at saken avsluttes. For det tredje alternativet vil LL refundere det som allerede måtte være betalt for mye. 6.7 Avslag Dersom søknaden avslås, fastsettes gebyret til 50 % av gebyret for sakstypen. Gebyret reduseres ikke for grunnbeløpet eller tilleggsgebyr for merarbeid som er behandlet/utført av LL. Gebyret blir ikke godskrevet i ny sak ved ny innsending av likelydende eller revidert søknad på samme tiltak. 6.8 Saker som avvises eller returneres Dersom en sak returneres fordi LL konkluderer med at den ikke er søknadspliktig eller saken avvises av andre årsaker skal det betales gebyr for grunnbeløpet, samt eventuelle tilleggsarbeider som er utført av LL. Hvis LL har hatt en del arbeid med saken før vi kan konkludere med at saken skal avvises, kan vi kreve gebyr for den tiden som faktiske er brukt på saken, jf. bestemmelsen om timepris nedenfor. 14

15 Dersom tiltaket i utgangspunktet er søknadspliktig, men LL etter en konkret vurdering kommer til at det ikke kreves søknad i denne saken, skal det betales gebyr i henhold til pkt Gebyret blir ikke godskrevet i ny sak ved innsending av revidert søknad på samme tiltak. 6.9 Fellesbestemmelser for byggesaksgebyr Timepriser for ekstra arbeid, eller arbeid som ikke har faste gebyrsatser For arbeid LL utfører i henhold til gjeldende regelverk innenfor vårt ansvarsområde, og som ikke omfattes av konkrete satser fastsatt i dette gebyrregulativet, eller der saken medfører unormalt mye ekstraarbeid, kan gebyret fastsettes etter faktisk medgått tid. I slike tilfeller skal timesatsen for arbeidet følge fakturasatsen for: "Timesatser konsulenttjenester". Sakkyndig bistand Dersom det er nødvendig for LL å leie inn sakkyndig bistand for kontroll, uttalelser, vurderinger iht. lov, forskriftskrav o.l., skal tiltakshaver betale gebyr tilsvarende kostnadene for den bistanden som er innhentet. I tillegg skal det betales et gebyr på kr ,00 for å dekke utgiftene LL har hatt til å innhente, følge opp og betale de sakkyndige. Ulovlige byggearbeider Den ansvarlige kan bli ilagt overtredelsesgebyr i henhold til byggeforskriften 2, jf. pbl og SAK kapittel 16 for tiltak som er i strid med bestemmelsene i gjeldende arealplan/delplan eller byggeforskrift for Longyearbyen, inkludert bestemmelser i plan- og bygningsloven, byggesaksforskriften og byggteknisk forskrift som er gjort gjeldende for Longyearbyen gjennom byggeforskriften. Dette gjelder også dersom man setter i gang arbeid, eller endrer bruken av en bygning, dersom tiltaket er søknadspliktig, men det ikke er sendt inn søknad eller søknaden enda ikke er ferdigbehandlet. Overtredelsesgebyr kan gis til alle som er ansvarlig for overtredelsen av byggereglene, ikke bare tiltakshaver. Gebyret følger direkte av regelverket, og omtales derfor ikke videre i dette regulativet. Reduksjon eller frafallelse av gebyr LL kan, på eget initiativ eller etter skriftlig søknad om nedsettelse av gebyr, etter eget skjønn redusere eller frafalle gebyrer som er åpenbart urimelige i forhold til den arbeidsmengden vi har hatt med saken. Det samme gjelder dersom det foreligger særlige grunner, men da kun etter søknad om nedsettelse av gebyret. Personlige/sosiale forhold regnes ikke som særlig grunn. Bestemmelsen er kun ment som en sikkerhetsventil, og vil bare benyttes i helt spesielle tilfeller. Dersom LL overskrider saksbehandlingstiden som omtalt i Byggesaksforskriften (SAK) 7-4 bokstav a, skal gebyr for saksbehandlingen reduseres, jf. SAK 7-6. KLAGEADGANG Gebyrregulativet er en forskrift fastsatt av administrasjonsutvalget og kan ikke påklages. Gebyr fastsatt i henhold til gebyrregulativet er ikke et enkeltvedtak og kan derfor ikke påklages. Dersom du mener at gebyret er feil beregnet, eller at det foreligger slike forhold som omtalt under overskriften «reduksjon eller frafallelse av gebyr» kan du sende en skriftlig henvendelse til LL om reduksjon/omgjøring av gebyret. LLs vedtak i sak om reduksjon av gebyr kan påklages til Sysselmannen på Svalbard etter reglene i forvaltningsloven. 15

16 7 GEBYR VED OPPMÅLINGSFORRETNING, SEKSJONERING MV Betalingsplikt Alle som får utført tjenester som omfattes av dette kapittel i gebyrregulativet skal betale gebyr. Det fastsatte gebyret skal betales uavhengig av senere endring i saken, f.eks. ved senere søknad om endring eller dersom vedtaket blir endret som følge av klage i saken. Dette gjelder likevel ikke dersom årsaken til at vedtaket blir endret ligger hos LL, og tiltakshaver ville fått lavere gebyr om saken var behandlet riktig første gang. Dersom et vedtak endres som følge av klage og det da blir behov for å behandle andre forhold i saken som det ikke tidligere er krevd gebyr for, vil vi kunne ta gebyr for dette. Tidspunkt for beregning av gebyr og fakturering Gebyr etter matrikkelloven beregnes etter de satser som gjelder når saken blir fremmet for Longyearbyen lokalstyre, jf. matrikkelforskriften 16. Saker som etter matrikkelloven krever delingstillatelse etter plan- og bygningsloven 20-1 første ledd bokstav m, eller seksjoneringsvedtak etter eierseksjonsloven 9 for å kunne gjennomføres, regnes som fremmet på tidspunktet for vedtaket. Gebyret i andre saker beregnes etter de satser som gjelder på det tidspunkt Longyearbyen lokalstyre har mottatt komplett begjæring eller søknad. For gebyrer som ikke er avhengig av rekvisisjon, begjæring eller søknad (f.eks. oppmåling utenfor vanlig oppmålingsforretning) er det gebyrregulativet på tidspunktet for avslutning av saken/utstedelsen av gebyret som legges til grunn. I saker etter matrikkelloven faktureres gebyret når oppmålingsforretning er avholdt. I saker om utsatt oppmålingsforretning faktureres hele gebyret når tillatelse foreligger. Saker som er trukket, returnert eller avvist, faktureres når saken avsluttes uten realitetsvedtak. Hvem som er ansvarlig for gebyret Det er den som bestiller kart, rekvirer oppmålingsforretningen, begjærer seksjoneringen eller på annen måte er direkte ansvarlig for at LL får en oppgave som må utføres, som er ansvarlig for betaling av gebyret. Faktura blir derfor sendt direkte til den ansvarlige. Vi sender ut én faktura. Dersom det er flere som har sendt inn rekvisisjonen/ seksjoneringsbegjæringen/ søknaden/bestilt oppdraget sammen, må de selv ordne oppgjøret internt. Ved flere tiltakshavere regnes disse som solidarisk ansvarlig for gebyret overfor LL. Hva gebyret omfatter Gebyret gjelder pr. tiltak/ begjæring/søknad/oppdrag. Dersom flere forhold behandles i samme sak, vil det bli krevd gebyr som om det var flere søknader. Dette er i tråd med prinsippet om at gebyret skal reflektere det arbeidet LL har med saksbehandlingen. 7.1 Situasjonskart Situasjonskart med naboliste til bruk i byggesak kr. 780,00 Oversendelse av situasjonskart som Sosi-fil kr ,00 Oversiktskart til bruk for andre formål kr. 290, Oppmålingsforretning over parsell eller eiendom Tabellen viser gebyret for saker i sone 2, for inndeling av soner og justering av priser se pkt

17 Gebyret fastsettes ut fra en kombinasjon av et grunnbeløp, antall grensepunkter og lengden på tomtens totale omkrets. Grunnbeløp kr ,00 Inntil 4 grensepunkter For ekstra grensepunkter mer enn 4 til og med 8 punkter For ekstra grensepunkter over 8 punkter kr. 500 pr pkt kr. 400 pr pkt Kr. 350 pr pkt Tomtens totale omkrets inntil 350 meter For antall meter av tomtens totale omkrets over 350 meter og inntil 2000 meter For antall meter av tomtens totale omkrets over 2000 meter Kr. 12 pr meter Kr. 9 pr meter kr. 6 pr meter Ved samtidig fradeling av tilgrensende tomter reduseres gebyret slik: Fra og med tomt 3 Fra og med tomt 6 85% av gebyret overfor 70 % av gebyret overfor Der sakens kompleksitet gjør at gebyret ikke dekker de faktiske kostnader ved saksbehandlingen skal det i stedet faktureres pr. medgått time som angitt i pkt Oppmålinsgsforretning med grensejustering Tabellen viser gebyret for saker i sone 2, for inndeling av soner og justering av priser se pkt Gebyret fastsettes ut fra en kombinasjon av et grunnbeløp, antall grensepunkter og lengden på tomtens totale omkrets. Grunnbeløp Inntil 4 grensepunkt For ekstra grensepunkter mer enn 4 til og med 8 punkter For ekstra grensepunkter over 8 punkter kr pr pkt kr. 500 pr pkt kr. 400 pr pkt kr. 350 pr pkt Den totale omkretsen av det området som inngår i grensejusteringen, inntil 350 meter For antall meter over 350 meter og inntil 2000 meter For antall meter av tomtens totale omkrets over 2000 meter kr. 14 pr meter kr. 9 pr meter kr. 6 pr meter Dersom eksisterende grense ikke er klarlagt, må dette gjøres først. 17

18 Grensejustering i forbindelse med oppmålingsforretning som omtalt i pkt. 7.2 inngår i gebyret i pkt. 7.2 og skal ikke behandles i henhold til pkt Der sakens kompleksitet gjør at gebyret ikke dekker de faktiske kostnader ved saksbehandlingen skal det i stedet faktureres pr. medgått time som angitt i pkt Påvisning av grenser etter målebrev Tabellen viser gebyret for saker i sone 2, for inndeling av soner og justering av priser se pkt Gebyret fastsettes ut fra en kombinasjon av et grunnbeløp og antall grensepunkter Grunnbeløp Kr 1.500,00 Ett grensepunkt påvist Kr 1.500,00 To grensepunkter påvist Kr 2.500,00 Tre grensepunkter påvist Kr ,00 Fire grensepunkter påvist Kr ,00 Pr punkt utover fire Kr. 500,00 Der sakens kompleksitet gjør at gebyret ikke dekker de faktiske kostnader ved saksbehandlingen skal det i stedet faktureres pr. medgått time som angitt i pkt Det er en forutsetning at det foreligger målebrev av tilfredsstillende kvalitet som kan benyttes for å påvise grensepunktet. 7.5 Oppmålingsforretning over punktfeste Tabellen viser gebyret for saker i sone 2, for inndeling av soner og justering av priser se pkt Opprettelse av nytt festepunkt, med måling og merking i marken kr 6500,00 Opprettelse av nytt festepunkt, men måling og merking i marken anses ikke å være nødvendig kr 5000,00 Flytting av festepunkt, med måling og merking i marken kr 5500,00 Flytting av festepunkt, men måling og merking i marken anses ikke å være nødvendig Kr ,00 Der det gjennomføres flere oppmålingsforretninger for opprettelse eller flytting av festepunkt samtidig, reduseres gebyret med 15 % pr. festetomt ut over den første. 7.6 Avbrutt forretning Gebyr for sak som trekkes etter at det er avtalt tid for oppmålingsforretning kr 1 340,00 Gebyr for sak som trekkes etter at den er registrert hos LL, men før det er avtalt tid for oppmålingsforretning kr 390,00 18

19 Dersom oppmålingsforretningen er påbegynt, skal det betales fult gebyr selv om saken trekkes. Dersom saken trekkes eller avbrytes av andre årsaker etter at LL har hatt en del arbeid med saken, kan LL fakturere for påløpt arbeid i henhold til timesats som omtalt i pkt Matrikkelbrev Det skal betales et særskilt gebyr per utstedt matrikkelbrev, jf. matrikkelforskriften 16. Matrikkelbrev under 10 sider kr 175,00 Matrikkelbrev 10 sider eller større kr 350, Seksjonering Seksjonering behandles etter Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven) Lov , jf. 2 siste ledd og 15. Gebyret fastsettes ut fra en kombinasjon av et grunnbeløp og antall seksjoner Grunnbeløp Kr ,00 Boligbygg/næringsbygg, pr. seksjon, for de første tre enhetene. Kr ,00 Boligbygg/næringsbygg, pr. seksjon, fra enhet 3-10 Kr ,00 Boligbygg/næringsbygg, pr. seksjon, fra enhet Kr ,00 Boligbygg/næringsbygg, pr. seksjon, fra enhet 16- Kr ,00 Seksjonering av fellesarealer, pr. seksjon Kr ,00 Tillegg der det må gjennomføres befaring (for sone 2, se pkt. 7.10) Kr ,00 Der sakens kompleksitet gjør at gebyret ikke dekker de faktiske kostnader ved saksbehandlingen skal det i stedet faktureres pr. medgått time som angitt i pkt Fakturasats for salg av oppmålingstjenester utenfor planområdet eller arbeid som ikke er tillagt LL som myndighet Ved salg av oppmålingstjenester utenfor planområdet skal det betales timepris i henhold til fakturasatsen for «timesatser konsulenttjenester, ingeniørsats». Ved salg av oppmålingstjenester innenfor planområdet, som ikke inngår i vårt myndighetsområde, f.eks. utstikking av bygninger, skal det betales timepris som er gjennomsnittet mellom gjeldende fakturasats for «timesatser konsulenttjenester, ingeniørsats» og «timesatser konsulenttjenester, oppmåling» Fellesbestemmelser Soneinndeling for oppmålingsforretning ute i terreng Gebyrene i punkt , pluss 7.8, tilsvarer sone 2 og graderes slik: Sone 1: (Longyearbyen sentrum inkl. nybyen, havna og frem til byhundegården) fradrag på 10 % av gebyret. 19

20 Sone 2: Hotellneset, gruve 3, campingen og flyplassen, samt Adventdalen til og med gruve 7. Sone 3: Øvrige områder innenfor Longyearbyen planområde på «Longyearby-siden» av Adventfjorden. Tillegg på 15 % av gebyret. Sone 4: Hjorthamn. Tillegg på 30 % av gebyret. Sone 5: Vindodden. Tillegg på 50 % av gebyret. Timepriser for ekstra arbeid, eller arbeid som ikke har faste gebyrsatser For arbeid LL utfører i henhold til gjeldende regelverk innenfor vårt ansvarsområde, og som ikke omfattes av konkrete satser fastsatt i dette gebyrregulativet, eller der saken medfører unormalt mye ekstraarbeid, kan gebyret fastsettes etter faktisk medgått tid. I slike tilfeller skal timesatsen for arbeidet følge fakturasatsen for: "Timesatser konsulenttjenester, oppmåling". Sakkyndig bistand Dersom det er nødvendig for LL å leie inn sakkyndig bistand for kontroll, uttalelser, vurderinger iht. lov, forskriftskrav o.l., skal den ansvarlige betale gebyr tilsvarende kostnadene for den bistanden som er innhentet. I tillegg skal det betales et gebyr på kr ,00 for å dekke utgiftene LL har hatt til å innhente, følge opp og betale de sakkyndige. Gebyr for tinglysning For saker som sendes til kartverket for tinglysning forskutterer LL tinglysningsgebyret. Dette vil legges til gebyret for vår saksbehandling, og faktureres i henhold til satsene for det til enhver tid gjeldende tinglysningsgebyret. Gebyr for påvisning av reguleringslinjer For særskilt påvisning av reguleringslinjer etter plan, (f.eks. regulert byggelinje eller formålsgrense) skal det betales gebyr som for klarlegging av eksisterende grense («grensepåvisning»). Dette omfatter ikke oppmålingsforretning eller påvisning av eiendomsgrenser. Innhenting av eiendomsinformasjon Dersom LL må innhente informasjon fra grunnboka skal den ansvarlige dekke de faktiske kostnadene LL har med innhenting av slik informasjon. Reduksjon eller frafallelse av gebyr LL kan, på eget initiativ eller etter skriftlig søknad om nedsettelse av gebyr, etter eget skjønn redusere eller frafalle gebyrer som er åpenbart urimelige i forhold til den arbeidsmengden vi har hatt med saken. Det samme gjelder dersom det foreligger særlige grunner, men da kun etter søknad om nedsettelse av gebyret. Personlige/sosiale forhold regnes ikke som særlig grunn. Bestemmelsen er kun ment som en sikkerhetsventil, og vil bare benyttes i helt spesielle tilfeller. Dersom LL overskrider saksbehandlingstiden som omtalt i matrikkelforskriften 18 og 19, skal gebyr for saksbehandlingen reduseres, jf. matrikkelforskriften 16. KLAGEADGANG Gebyrregulativet er en forskrift fastsatt av lokalstyret og kan ikke påklages. Gebyr fastsatt i henhold til gebyrregulativet er ikke et enkeltvedtak og kan derfor ikke påklages. Dersom du mener at gebyret er feil beregnet, eller at det foreligger slike forhold som omtalt under overskriften «reduksjon eller frafallelse av gebyr» kan du sende en skriftlig henvendelse til LL om reduksjon/omgjøring av gebyret. 20

21 LLs vedtak i sak om reduksjon av gebyr kan påklages til Sysselmannen på Svalbard etter reglene i forvaltningsloven Meglerpakke Longyearbyen lokalstyre kan tilby meglerpakker til salg av boliger, så langt opplysningene finnes i vårt arkiv. Pris pr. pakke er 3.500,00. Oversendelse av informasjon skjer elektronisk. Meglerpakken vil inneholde følgende opplysninger (med forbehold om at informasjonen er tilgjengelig): Eiendomsinformasjon Målebrev/matrikkelbrev Grunnkart Bygningsdata Antall bolig/næringsenheter i bygget Midlertidig brukstillatelse/ferdigattest Sist godkjente bygningstegninger Gjeldende arealplan/delplan med bestemmelser Informasjon om pågående planarbeid for eiendommen/tilstøtende eiendommer. Lokale avgifter Tilknytning til offentlig vann- og avløp Sist avleste vannmåler og vannforbruk Årsforbruk strøm Legalpant Seksjoneringstillatelse Havne- og farvannsloven Avslutningsvis vil administrasjonssjefen bemerke at dagens gebyrregulativ for behandling av saker etter havne- og farvannsloven henviser til samme gebyr som for byggesak. Dette vil bli presisert nærmere når hele gebyrregulativet legges frem til behandling. 21

22 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Sofie Grøntvedt Railo Drøftingssak - Revidering av gebyrregulativ for byggesak, kart, oppmåling, seksjonering m.m. Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget Anbefaling: Administrasjonssjefen anbefaler at saken drøftes nærmere og tas opp til ny vurdering i neste møte. Oppsummering Administrasjonssjefen har valgt å sette i gang en større gjennomgang av gebyrregulativet på fagområdene til byggesak og kart/oppmåling/matrikkel/seksjonering. Bakgrunnen for dette er dels at vi forventer økt saksmengde fremover på grunn av mange nylig vedtatte og pågående areal- og delplaner, større boligutbyggingsprosjekter og sikringstiltak. For å håndtere denne saksmengden må LL sikre at vi har nok ressurser og kapasitet til å håndtere dette på en god og effektiv måte. I tillegg har det vært flere prinsipielle saker på fastlandet de senere årene vedrørende tolkningen av selvkostprinsippet og krav til dokumentasjon i tilknytning til dette innenfor disse fagområdene. Det er også gjort mange endringer i regelverket innenfor disse fagområdene slik at det er nødvendig å oppdatere regulativet i henhold til disse. I forbindelse med gjennomgangen er det oppstått flere prinsipielle spørsmål som administrasjonssjefen ønsker å få avklart med lokalstyret før endelig gebyrregulativ fastsettes. Saken legges derfor frem som egen sak. Vedlegg: Vedlegg 1: Forslag til oppsett for nytt gebyrregulativ Vedlegg 2: Utdrag fra dagens gebyrregulativ Vedlegg 3: Kommentarer til de ulike endringene i gebyrregulativet Vedlegg 4: generelt om selvkostprinsippet og henvisninger til enkelte tolkningsuttalelser og andre kilder som er relevant for denne omleggingen. Saksopplysninger: Byggesaksbehandling i Longyearbyen Det er i hovedsak to lovverk som styrer utviklingen på Svalbard, svalbardmiljøloven og svalbardloven. Sistnevnte har beskrevet formålet med opprettelsen av Longyearbyen Lokalstyre slik i 29: Formålet med dette kapitlet er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig lokalt folkestyre i Longyearbyen, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesinteressene innenfor rammen av norsk svalbardpolitikk, og med sikte på en miljøforsvarlig og bærekraftig 22

23 2017/ Side 2 av 8 utvikling av lokalsamfunnet. Bestemmelsene i dette kapitlet skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Dette kapitlet gjelder for Longyearbyen lokalstyres virksomhet, herunder Longyearbyen lokalstyres virksomhet i medhold av andre lover. Formålet med svalbardmiljøloven er først og fremst å ivareta hensynet til miljø (herunder natur og forurensning) og kulturminner. Svalbardmiljøloven har derfor regler som ivaretar arealplanleggingen og sikrer at miljø og kulturminner blir tatt hensyn til når arealressursene fordeles. Men meldingssystemet i svalbardmiljøloven for den enkelte virksomhet (tiltak) er kun innrettet som en sikkerhetsventil for å kontrollere at planene blir fulgt og at den enkelte virksomhet ikke medfører uheldige utslag i strid med svalbardmiljølovens hensyn. Svalbardmiljøloven er derfor ikke innrettet for å ivareta et mer komplekst samfunnsbilde der flere hensyn trenger å samordnes og avklares for å sikre ønsket utvikling av lokalsamfunnet. For å kunne leve opp til formålsbestemmelsen i svalbardloven og sørge for at flere viktige hensyn ivaretas innenfor planområdet vårt har LL bl.a. vedtatt en byggeforskrift med hjemmel i svalbardloven. Denne stiller både tekniske krav, krav til kompetanse til ansvarlige foretak og krav til fremgangsmåten for de ulike byggetiltakene. Formålet med forskriften og byggesaksbehandlingen er å ivareta hensyn til bl.a. sikkerhet, effektiv ressursutnyttelse, tilpasning til teknisk infrastruktur, gode bomiljøer og forutsigbare rammebetingelser for næringsutviklingen, unngå utbygging i skred- og flomutsatte områder uten nødvendige sikringstiltak, overvannshåndtering, klimatilpasning, barn- og unges interesser, byggeskikk og estetikk mm. Ved å stille krav til både minimum teknisk standard og til kompetansen hos de som er ansvarlig for gjennomføringen av det enkelte tiltaket sikrer LL en viss forutsigbarhet hos de som skal bo/bruke byggverkene i fremtiden. Det vil gi både trygghet og trivsel i lokalsamfunnet over lengre tid. I byggesaksbehandlingen vil derfor LL kontrollere både at hensynene i svalbardmiljøloven ivaretas og at utviklingen i byen er i tråd med den overordnede arealplanleggingen og samfunnsutviklingen som lokalstyret har vedtatt. Etterhvert som Longyearbyen nå opplever større grad av fortetting og knapphet på sikre utbyggingsområder vil behovet for en effektiv og forutsigbar byggesaksbehandling som kan ivareta og avveie de ulike hensynene bli stadig viktigere. Også økende privatisering der eiendommer utvikles og omsettes i større grad blant privatpersoner og bedrifter medfører et økende behov for forutsigbarhet både til at bygget er trygt, hvilken teknisk standard de kan vente av det bygget de kjøper har, og at det er oppført av kompetente og seriøse aktører, eventuelt hvilke krav som stilles når de selv eller naboen skal gjøre noe. Dette er viktig ikke bare for de hensynene som byggeforskriften direkte gjelder, men også for tillitten i markedet for de som skal kjøpe, selge og ikke minst låne ut penger. Det er viktig at de som vurderer å kjøpe eiendom i Longyearbyen har tillitt til at bygningen de kjøper er trygg å oppholde seg i, at den har den tekniske standarden man normalt forventer at tilsvarende bygg har, at bygningen er oppført av kompetente og ansvarlige foretak. For mange som kjøper eiendom er det også viktig å ha en viss forutsigbarhet for hvilke krav de eller naboen må forholde seg til ved eventuelle endringer på eiendommen i fremtiden. I den sammenhengen er det viktig at innbyggerne også er trygge på at de samme kravene gjelder for alle i Longyearbyen og at eventuelle useriøse aktører blir fulgt opp. Klare bestemmelser og jevnlig oppfølging fra byggesaksavdelingen vil samtidig styrke rammebetingelsene for de seriøse aktørene og respekten for det rammeverket som er vedtatt for utviklingen av Longyearbyen som lokalsamfunn. Mye tyder på at byggeaktiviteten vil være svært høy de neste årene, ikke minst på grunn av den nye arealplanen og alle delplanene som er vedtatt eller er under utarbeidelse, bl.a. delplan Sentrum, delplan for hytteområdene, delplan for Longyearbyen havn - bykaia og delplanen for Hotellneset. Skal Longyearbyen Lokalstyre ivareta formålet for etableringen av lokaldemokratiet i henhold til Svalbardloven og de målsetningene som er satt i lokalsamfunnsplanen fremover er det behov for en robust og effektiv byggesaksbehandling som dimensjoneres i forhold til de behovene samfunnet stiller til LL som organisasjon. Administrasjonssjefen mener at kostnadene LL har til å behandle byggesaker i hovedsak bør dekkes av de som benytter LLs tjenester på dette området gjennom gebyrer. 23

24 2017/ Side 3 av 8 Gebyrene bør derfor fastsettes slik at de gir et mest mulig riktig bilde av vårt arbeid med den enkelte sak, men også gi noe rom for kompetansebygging og investering i nødvendige verktøyer for å kunne gi bedre tjenester i takt med samfunnsutviklingen. I den forbindelse er det naturlig at LL samtidig ser på hele saksbehandlingsprosessen for søknader relatert til ulike eiendomsutviklingstiltak, fra deling av tomt til matrikkelføring og seksjonering. I dette saksfremlegget vil administrasjonssjefen redegjøre for hvorfor det nå har blitt ansett som nødvendig å sette i gang en større revisjon av dagens gebyrregulativ for deling, byggesak og oppmåling, samt hvilke rammer og muligheter gebyrregulativet gir for å utvikle og styre tjenestetilbudet på disse saksområdene. Tidligere sakshistorikk av betydning for vurderingen Daværende kommunal- og regionaldepartementet (KRD) foretok i 2013 en lovlighetskontroll av Longyearbyen lokalstyres gebyrer for tilknytning til vei i forbindelse med oppføring av to lagerhaller i Longyearbyen. KRD uttalte den gangen at de ikke kunne se at det forelå en direkte sammenheng mellom kostnadene som LL hadde til fremføring av vei og veibelysning frem til tomtegrense og tillatt bruksareal til lagerhallene. Etter dette gikk LL gjennom gebyrregulativet på nytt for postene som gjaldt tilknytningsgebyr, med særlig vekt på vei, vann, avløp, fjernvarme og strøm. I denne prosessen innhentet LL flere redegjørelser fra Advokatfirmaet Haavind AS. I en epost fra Haavind i november 2013 opplyser Haavind at de er kjent med at Sivilombudsmannen har vært kritisk til lineær sammenheng mellom arealet og gebyrets størrelse. De bemerker likevel at de ikke tolker det slik at Sivilombudsmannen har uttalt at kommunene (og tilsvarende for Longyearbyen lokalstyre) skal gå bort fra å bruke arealet til bygningen som grunnlag for gebyret. Haavind mente derfor at det ikke var grunnlag for å gå bort fra å bruke areal som beregningsgrunnlag, men de påpekte at man i tilstrekkelig grad må dokumentere at de snittkostnadene som ligger til grunn for fastsettelsen av de enkelte gebyrsatsene er beregnet ut fra selvkostprinsippet. Det ble i den forbindelse vist til måten LL i bygge- og delesaker benytter større klasser for beregning av gebyrene, f.eks. et gebyr fra m2. På bakgrunn av dette så ikke LL den gangen behov for å gjennomføre en større revisjon av gebyrregulativet for bygge- og delesaker. De siste årene er det imidlertid kommet flere avklaringer om gebyrer for bygge- og delesaker som gjør at det nå er nødvendig å ta en gjennomgang av denne delen av regulativet. Uttalelsene fra departementet og Sivilombudsmannen de siste årene går spesielt på regulativer som i stor grad benytter areal eller andre lineære prinsipper for å beregne gebyrets størrelse, kommunens plikt til å kunne dokumentere at gebyrregulativet er i henhold til selvkostprinsippet, samt behovet for en sikkerhetsventil for saker der gebyret anses som åpenbart urimelig. En årsak til at myndighetene har blitt strengere med dokumentasjonskrav for at gebyrregulativer er i tråd med selvkostprinsippet er at man tidligere var relativt sikre på at dekningen var langt unna øvre grense for selvkost. Senere har nok kommunene jevnlig hevet gebyrene for å redusere gapet mellom kostnadene og inntektene de har for de ulike tjenestene kommunen tilbyr. I tillegg har det skjedd en del endringer i byggesaksreglene de siste årene som tilsier at regulativet til LL bør oppdateres. Selvkost er den øvre grensen for gebyrer på byggesaks- og kart/oppmålingsområdet Utgangspunktet for gebyrregulativet er at gebyrene må være i tråd med selvkostprinsippet, se nærmere om dette i vedlegg 4. Det varierer litt mellom ulike lovverk om man har plikt til å være på selvkost eller om selvkost bare er den øvre rammen for hva man kan kreve i gebyr. I det første tilfellet må gebyret utformes slik at man får dekket alle sine kostnader med å utføre tjenesten, mens det i det andre tilfellet er mulig for kommunen/longyearbyen lokalstyre å subsidiere deler av saksbehandlingen gjennom overføringer fra det generelle budsjettet. Felles for dem begge er altså at LL ikke kan tjene penger på å kreve høyere gebyr enn det vi har av kostnader knyttet til den konkrete tjenesten. 24

25 2017/ Side 4 av 8 For saker etter plan- og bygningsloven er det slik at vi kan ta gebyr i henhold til selvkost, men at vi ikke er pliktige til å fastsette gebyret slik at det dekker alle de kostnadene vi har ved saksbehandlingen. Det er også enkelte oppgaver som KMD har sagt at vi ikke kan kreve gebyr for, se vedlegg 4. For orden skyld minner administrasjonssjefen om at dersom vi har utgifter som ikke er direkte tilknyttet oppgavene våre etter regelverket, eller vi mangler hjemmel i lovverket for å kunne ta gebyr for tjenester i henhold til den aktuelle loven, så kan vi ikke kreve at disse utgiftene dekkes gjennom gebyret. Som eksempel kan det nevnes at LL ifølge svalbardmiljøloven (sml.) ikke har hjemmel for å kreve gebyr for behandling av plansaker. Vi har heller ikke mulighet til å kreve dekket våre kostnader til saksbehandling i henhold til svalbardmiljøloven, f.eks. når vi behandler meldingssaker etter sml. 58. Riktignok er det en hjemmel for saksbehandlingsgebyr i sml. 92, men det foreligger ikke noen delegasjon til LL iht. denne bestemmelsen. Det samme gjelder for behandling av avfallsplaner i henhold til forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde, da denne kun har bestemmelser om avfallsgebyr, ikke saksbehandlingsgebyr. Det presiseres at dette kun utgjør en mindre andel av LLs arbeid i byggesaker, men det er likefullt et selvstendig arbeid som utføres og som både krever opplæring, veiledning og saksbehandling. Vi har også enkelte saker som ikke er søknadspliktige etter byggeforskriften, men som må behandles som rene meldingssaker. Selvkostprinsippet gjelder for øvrig bare for de oppgavene vi har etter lovverket. Der vi tilbyr andre tjenester enn det vi er pålagt, kan vi selvsagt sette prisen ut fra helt andre prinsipper. Spesielt om areal som grunnlag for gebyrberegning Areal har vært en faktor som har vært mye brukt som grunnlag for gebyrberegninger, både innenfor byggesaker, plan, deling, kartforretninger m.fl. Det har vært drøftet mange ganger om dette var riktig grunnlag. I 2004 behandlet høyesterett en sak om dette som sagte i gang diskusjonene ytterligere. Høyesterett uttalte da i RT s at «(...) fastsettelsen av gebyret i kart- og delingssaker skal ta utgangspunkt i de gjennomsnittlige utgiftene for vedkommende arealklasse, slik at man kommer så nær de faktiske utgifter for den enkelte arealklasse som mulig. Kommunene må ha et visst spillerom ved beregningen av disse gjennomsnittskostnadene. Men etter mitt syn går det en grense for hvor store gebyrer en arealklasse kan pålegges uten at kommunen kan dokumentere at de gjennomsnittlige utgiftene for vedkommende klasse er tilsvarende store. Er denne grensen overtrådt, og kommunen heller ikke benytter sin dispensasjonsadgang, er gebyret etter min mening ugyldig. En av årsakene til at mange kommuner har benyttet areal som grunnlag for fastsettelsen av gebyrets størrelse er at overheadkostnadene kommunen har til kontorlokaler, arbeidsverktøy, arkivering, servicetorg, opplæring etc. skal fordeles likt ut over alle saker. Basisgebyret allerede før kommunen begynner på selve saksbehandlingen blir da relativt høyt for små byggeprosjekter. Kommunens faktiske kostnader til å behandle en søknad om små prosjekter kan derfor være høyere enn det tiltakshaver har av utgifter til å gjennomføre byggeprosjektet sitt. Mange kommuner har derfor ment at det er mer rimelig om kostnadene til dette bakes inn i gebyret for større prosjekter, der gebyret utgjør en mindre del av kostnadene ved selve byggeprosjektet. Både sivilombudsmannen og departementet har vært klare på at dette er i strid med selvkostprinsippet. Kommunen må dokumentere at gebyret for den enkelte sakstypen reflekterer de kostnadene kommunen har med arbeid på denne typen saker. Det er ikke lov å overføre kostnadene fra små prosjekter til større utbygginger. Det er fortsatt mulig å bruke areal som en faktor i beregningen, men det må da dokumenteres at dette er en kostnadsdrivende faktor. Det vil være relativt lett å dokumentere at omkretsen av ei tomt har betydning for tidsbruken vår når LL skal ut å måle opp eller påvise grensene til en eiendom i marka. Det er derimot vanskeligere å argumentere for at fotavtrykket til en lagerhall med lite eller ingen 25

26 2017/ Side 5 av 8 oppdeling på innvendig plan er spesielt ressurskrevende å behandle, med mindre det er andre særskilte faktorer som gjør saken mer krevende. Når det gjelder bolig eller næringsbygg er det ofte slik at store bygg med flere plan og enheter krever mye ressurser, spesielt dersom det er ulike planinnredninger i hver etasje. Men når en boligblokk har lik planløsning i hver etasje vil ikke arealet i seg selv være godt nok til å vise hvor ressurskrevende saken er. Siden gebyrregulativet til LL bruker areal som en vesentlig faktor for saksbehandlingen av nybygg, og kartforretninger har administrasjonssjefen funnet det nødvendig å gå gjennom gebyrregulativet på nytt for å finne en annen oppbygning som enklere identifiserer de ulike faktorene som er klart kostnadsdrivende og dermed enklere kan dokumentere at det er tilstrekkelig samsvar mellom våre kostnader og det vi krever i gebyr. Den enkleste måten å dokumentere at gebyrregulativet er i tråd med selvkostprinsippet er gjennom timeregistrering i noen representative saker innenfor hvert saksområde for å dokumentere at gebyret er fastsatt riktig i henhold til den tiden vi faktisk bruker på slike saker i gjennomsnitt. Slike etterkontroller bør gjennomføres med ulike tidsrom for å se om det er forhold som har medført at noen faktorer har blitt mer eller mindre ressurskrevende å behandle over tid. Når LL nå legger om regulativet for disse fagområdene, gjøres det på bakgrunn av erfaringer både internt og fra andre kommuner på fastlandet om hva som pleier å være kostnadsdrivende faktorer. Det er også gjort grove overslag over hva som er ressursbruken for de ulike faktorene i dag. Administrasjonssjefen mener likevel at det i løpet av 2018 bør gjennomføres enkelte timeregistreringer i et utvalg saker for å dokumentere om de overslagene som er gjort er riktige. Dette er spesielt viktig dersom lokalstyret ønsker at LL skal opp på tilnærmet full selvkostdekning. Vurdering: Selvkostprinsippet gjelder både for det ulike fagområdet, men må også legges til grunn for gebyret på saksnivå På byggesaksområdet (kostnader til støttetjenester er ikke inkludert) har LL de siste årene hatt et underskudd på ca kr. På kart, oppmåling, matrikkel, seksjonering og deling har LL hatt et underskudd på ca kr. Her må det gjøres oppmerksom på at kart utfører en del tjenester for andre enheter som plan, byggesak og teknisk som ikke nødvendigvis kan dekkes av gebyrer, men som skulle vært synliggjort i selvkostregnskapet. Det må samtidig presiseres at tallene kun er basert på de faktiske inntekter og utgifter innenfor disse fagområdene disse årene. Underskuddet sier ikke noe om det reelle behovet i denne perioden. Kapasiteten på byggesakskontoret har nok vært noe underdimensjonert i forhold til det reelle behovet de siste årene. Det er derfor klart at LL ikke er i strid med selvkostprinsippet for disse områdene totalt sett. Men det er altså ikke nok i seg selv at vi er innenfor selvkost på tjenestenivå. For det andre er vi også nødt til å bryte ned saksbehandlingen på hvert område slik at vi kan differensiere gebyrene ut fra den enkelte sak. Hva som er en sak, og hvor grovmasket eller finmasket nett vi skal velge for å få til et godt og mest mulig riktig gebyrregulativ er et vanskelig spørsmål. Man kan selvsagt drive timeregistrering i hver enkelt sak for så å fakturere tiltakshaver for den faktisk medgåtte tiden vi har brukt på saken. Men timefakturering kan i seg selv medføre økt ressursbruk til selve registreringen, som tiltakshaver da må betale for. Timefakturering vil nok føre til et mest mulig riktig gebyr for den enkelte sak, men det gir liten forutsigbarhet for tiltakshaver siden gebyret kan bli høyere om man får en lite effektiv eller uerfaren saksbehandler, om naboer eller andre parter med god eller mindre god begrunnelse kommer med innspill underveis i saksbehandlingen osv. Et grovmasket regulativ som grupperer saker med relativt stort spenn av problemstillinger kan gi et enkelt og oversiktlig gebyrregulativ med stor grad av forutsigbarhet. Men er samtidig mindre presis i å føre kostnadene direkte til den som faktisk genererer dem. 26

27 2017/ Side 6 av 8 Et finmasket regulativ må inkludere flere variabler for å få til å fange opp de forskjellige faktorene som påvirker ressursbruken i saken. Det kan gjøre det noe vanskeligere for innbyggerne å få med seg alle relevante faktorer på forhånd, men vil samtidig være med på å sikre at det er den som bruker våre ressurser som faktisk betaler for det. En annen fordel med en slik inndeling er at brukerne våre blir mer oppmerksom på hva det er i saksbehandlingen som påvirker vår ressursbruk og at de derfor både forstår grunnlaget for gebyret bedre, men også at de er mer oppmerksomme på hva som må sendes inn for å sikre at saksbehandlingen tar kortest mulig tid og minst mulig ressurser. Prinsippene for omleggingen av gebyrregulativet Administrasjonssjefen har foreslått at gebyrregulativet nå deles inn i et grunnbeløp som er likt for alle saker av samme litt grovmaskede type, og at kompleksiteten til saken blir synliggjort gjennom tilleggsgebyrer og fradrag for ulike forhold som vi vet er kostnadsdrivende eller ressurssparende. I gjeldende gebyrregulativ er det et system der man skiller mellom enkle og mer kompliserte saker ved å dele dem i tre ulike tiltaksklasser. Bakgrunnen for dette var at man tidligere skilte mellom større og mindre saker, og at det den gang viste seg å være vanskelig å trekke grensen mellom hva som er en større eller mindre sak. Erfaringen nå er at begrepet tiltaksklasse også er egnet til å skape misforståelser og uklarheter. Det skyldes at begrepet «tiltaksklasse» også brukes i ansvarsrettsystemet i plan- og bygningsloven. Kravet til kompetansen til foretaket graderes ut fra hvilke konsekvenser eventuelle feil ved prosjekteringen eller utførelsen vil kunne få, om det er kjente grunnforhold/andre miljøfaktorer som påvirker byggemåten, om de bruker standardiserte byggemetoder eller prøver ut nye teknikker osv. Mange tenker at tiltaksklasse i gebyrregulativet er den samme som tiltaksklassen for ansvarsområdene i saken, men det er ikke nødvendigvis tilfellet. F.eks. stilles det ofte krav om strengeste tiltaksklasse for innmåling og utstikking av nybygg i tettbygde områder som f.eks. Oslo. Årsaken til det er at bygninger ofte legges så tett på eiendomsgrenser, byggegrenser osv. for å få utnyttet tomten best mulig. Selv små feil i innmålingen kan da gjøre at tiltaket kommer i strid med bestemmelsene i regelverket. Det betyr imidlertid ikke at saksbehandlingen av en garasje trenger å være spesielt komplisert og derfor også skal settes i høyeste tiltaksklasse. Administrasjonssjefen foreslår at det nye regulativet går bort fra inndelingen i tiltaksklasser, og i stedet får en oppbygging der gebyret deles opp i grunnbeløp, sakstype og at kompleksiteten til saken blir synliggjort gjennom tilleggsgebyrer og fradrag for ulike forhold som vi vet er kostnadsdrivende eller ressurssparende. Det foreslås også at det i gebyrregulativet skilles mellom saker med og uten ansvarsrett. Administrasjonssjefen mener at dette gir det mest riktige inntrykket av hva saksbehandlingen og arbeidet i den enkelte sak faktisk innebærer. Variasjoner mellom gebyrregulativer og prioriteringer for Longyearbyen Gebyrregulativene kan variere mye mellom ulike kommuner uten at det betyr at enkelte regulativ er i strid med selvkostprinsippet. Det har vært vurdert om det bør lages standardiserte regulativer som gjelder for hele landet, men det har lovgiver bevisst valgt å ikke gjøre. Kommunene kan organisere tjenestene på ulike måter og tilpasse det til de lokale forholdene, ha ulike prioriteringer og ulik grad av subsidiering. Ulike prissystem og ulik fordeling av "overheadkostnader" kan skape store variasjoner. Det er også verdt å merke seg at det ikke er noe krav om at kommuner skal drive effektivt. Den enkelte part kan måtte bidra til å finansiere saksbehandlingen også der hvor denne drives ulønnsomt eller unødig byråkratisk. Så lenge kommunens kostnader er reelle og dokumenterte, vil det langt på vei være opp til kommunen å vurdere i hvilken grad gebyrnivået er «nødvendig». Administrasjonssjefen overlater til lokalstyret å avgjøre om det er ønskelig at gebyret skal være fullt ut på selvkost (innenfor de rammene som er satt for hva vi kan dekke gjennom gebyrer), eller om LL fortsatt skal være med å subsidiere deler av saksbehandlingen slik LL har gjort de senere år. Spørsmålet om disse fagområdene fortsatt skal subsidieres av LLs budsjett må vurderes ut fra hensynet til brukerne våre, behovet for og ønsket om utvikling, transformasjon, boligetablering og næringsutvikling, andre tjenesteområder som LL har ansvaret for, f.eks. vei, skole, barnehager, idrett og kultur mm, samt disse fagområdenes betydning for hvordan LL skal kunne leve opp til formålet vårt slik det er beskrevet i svalbardloven. 27

28 2017/ Side 7 av 8 Administrasjonssjefen vil uansett komme med to anbefalinger: - Dersom det er ønskelig at kostnadene på disse fagområdene skal dekkes bedre gjennom gebyrene, bør det skje gjennom en opptrappingsmodell. Slik gebyret til byggesak er utformet i dag, kreves det inn svært lite gebyr for mange sakstyper som ikke gjelder nybygg. Ofte brukes pkt. 6.2 i gebyrregulativet for slike saker. De enkleste sakene betaler da kun et gebyr på kr kr. Det tilsvarer litt over en times arbeid, og vil sannsynligvis ikke dekke basiskostnadene våre til arkivering, fakturering, matrikkelføring osv. for disse sakene. Selve saksbehandlingen er det ingen dekning for. Erfaringsmessig vil nok selv de enkleste sakene raskt komme opp i kostnader tilsvarende 10 timers arbeid når vi regner med veiledning, tilsyn osv. Det er mer enn det vi får dekket av gebyrene våre selv for mer kompliserte saker som gjelder annet enn nybygg. Skal gebyret i slike saker opp på full dekning allerede i 2018 vil økningen bli svært stor på kort tid. En varslet opptrapping av gebyret vil sannsynligvis være enklere for innbyggerne i Longyearbyen å forholde seg til. Også når det gjelder deling av eiendom har vi i pkt. 6.8 et gebyr som tilsvarer ca. 2 timers arbeid. De fleste delesaker er enklere å behandle enn byggesaker, men det er likevel behov for å gå gjennom mange av de samme bestemmelsene i arealplanen for å kontrollere at det ikke deles tomter som senere ikke kan bebygges. Når man inkluderer arkivering, matrikkelføring, oppdatering av kart og skriving av vedtak er det lite sannsynlig at en delesak kan behandles på mindre enn 5-6 timer, selv for de enkleste sakene. - Gebyrets størrelse bør være slik at det inkluderer midler til å sørge for at LL kan jobbe med tiltak for å sikre enda bedre effektivitet i saksbehandlingen i årene fremover. Det skjer svært mye innenfor disse fagområdene på fastlandet for tiden, ikke minst når det gjelder digitalisering og regelutvikling. Det bør derfor settes av midler slik at også LL kan henge med på denne utviklingen fremover, og ikke minst at vi kan bidra med veiledning og opplæring slik at også brukerne våre får med seg det som skjer. Der det ikke er saklige grunner for at saksbehandlingen skal være annerledes i Longyearbyen, bør LL tilstrebe å være så lik fastlandet som mulig for å gjøre det enklere for oss å rekruttere nye ansatte, og for brukerne våre å hente relevant kompetanse fra fastlandet. Til gjengjeld må vi bli flinkere til å formidle hva som faktisk er forskjellig fra fastlandsreglene, og hva det betyr for brukerne våre. Skal man oppnå dette er det behov for å investere i bl.a. digitale saksbehandlingsverktøy, bedre kartgrunnlag og informasjonsverktøy, ideelt sett bør vi også få på plass jevnlige oppdateringer av flyfoto og skråfoto. På sikt vil slike investeringer også bidra til bedre effektivitet og til at gebyrene igjen kan reduseres innenfor rammen av selvkost. Administrasjonssjefen ber om tilbakemeldinger på prinsippene for omleggingen av gebyrregulativet slik som det er foreslått i vedlegg 1, og nærmere beskrevet i vedlegg 2. Det bes spesielt om en tilbakemelding på følgende punkter: 1. Ønsker lokalstyret at LL skal være på tilnærmet full selvkost innenfor fagområdene byggesak og kart/oppmåling/seksjonering mm.? Eventuelt hvor stor dekning bør vi ha som målsetning for selvkostdekningen for de områder vi har lov til å kreve dekket ved gebyrer? 2. Hvis lokalstyret ønsker en større dekning av kostnadene gjennom gebyrer, hvor raskt bør økningen gjennomføres? Bør det innarbeides i regulativet allerede for 2018, eller gjennom en trappetrinns-modell? 3. Hvor stor satsning ønsker lokalstyret at LL skal ha på å få implementert saksbehandlingssystemer og andre tiltak for effektiviseringen av saksbehandlingen på disse fagområdene? 4. I tillegg bes det særlig om tilbakemeldinger på følgende punkter omtalt i vedlegg 3, Kommentarer til de ulike endringene i gebyrregulativet: a. tilsyn (s. 3-4) b. fradrag i gebyret (s. 6) c. om regulativet bør deles inn i flere geografiske soner for oppmålingsforretning ute i marka. (s. 7, gjentatt på flere punkter nedover) d. om LL bør tilby tjenester i det private markedet til selvkost, eller om vi i slike saker bør være helt eller delvis på markedspris. (s. 8, pkt. 7.9) 28

29 2017/ Side 8 av 8 e. bør LL legge til rette for å tilby meglerpakker på samme måte som på fastlandet? (s.10) 29

30 Utdrag av gebyr- og fakturasatser 2017 for Longyearbyen lokalstyre Vil gjelde fra eller til nye satser blir fastsatt. Vedtatt i lokalstyret (2016/1672-2) 30

31 LONGYEARBYEN LOKALSTYRE GEBYRREGULATIV GEBYR I BYGGESAKER Gebyret faktureres og skal være betalt før melding/søknad ferdigbehandles. Faktura for byggesaksgebyrer utstedes og sendes til tiltakshaver. 6.1 Godkjenning av ansvarsrett Godkjenning av ansvarsrett der det foreligger sentral godkjenning av foretaket kr 360, Søknadspliktig tiltak Søknadsplkt. tiltak ihht pbl 20-1 b c d e f h i j k og l - tiltaksklasse 1 kr 1 430,00 Søknadsplkt. tiltak ihht pbl 20-1 b c d e f h i j k og l tiltaksklasse 2 og 3 kr 7 210,00 Søknadsplkt. tiltak ihht pbl 20-2 kr 1 430, Søknadspliktige tiltak etter pbl 20-1 a og totrinns behandling etter pbl Nybygg - boliger: 1-trinns søknad eller rammetillatelse: Pr. leilighet i boligbygg kr 7 210,00 Første igangsettingstillatelse (25 % av rammetillatelse): kr 7 210,00 Bruksareal (BRA) Pr. leilighet i boligbygg kr 1 810,00 Igangsettingstillatelse, fra og med annen gangs behandling kr 1 020,00 Bygg som ikke faller inn under kategorien boliger: Nybygg, tilbygg, påbygg, underbygg og hovedombygging /utfra tiltakets bruksareal (BRA). Lar areal seg ikke beregne, betales gebyr etter medgått tid basert på gjeldende timepris m 2 kr 3 300, m 2 kr 7 210, m 2 kr ,00 Pr. påbegynt 100 m 2 utover 500 betales kr 1 430,

32 Første igangsettingstillatelse (25 % av rammetillatelse): 0-50 m 2 kr 1 070, m 2 kr 1 810, m 2 kr 3 590,00 Pr påbegynt 100 m 2 utover 500 kvm kr 730,00 Igangsettingstillatelse, fra og med annen gangs behandling kr 1 020, Tillegg for merarbeid i saksbehandlingen Behandling av dispensasjon fra plan, lov eller forskrift kr 2 850,00 Tillegg for godkjenning av endringsmelding som ikke krever ny behandling, kr 420,00 pr sak 6.5 Tilbaketrukket søknad Inntil 30% av gebyret 6.6 Oppstart av arbeider før tillatelse foreligger 30% av gebyret i tillegg 6.7 Ulovlige byggearbeider Gebyr 3 x normalgebyret som tillegg 6.8 Deling av eiendom etter pbl 20-1 m Deling av eiendom etter pbl 20-1 m kr 2 180,00 Fellesbestemmelser for byggesaksgebyr Timepriser for arbeid som ikke har faste gebyrsatser Det betales den til enhver tid gjeldende timepris for ingeniørtime. 2 32

33 Jfr. fakturasatser: "Timesatser konsulenttjenester". Tilbaketrukket søknad/ ikke godkjent søknad Ved ikke godkjent søknad, betales tilbake inntil 50 % av gebyret. Likeledes ved tilbaketrukket søknad, om den trekkes tilbake før den er behandlet. Endringsmelding For endringsmelding som krever ny behandling, beregnes et gebyr på 50 % av fullt gebyr. Gebyr for ulovlig byggearbeider For ulovlige byggearbeider betales et tilleggsgebyr på 3 x ordinært gebyr basert på hele byggesaken. F.eks beregnes ikke gebyr bare for de ulovlige arealene i bygget, men for hele byggets areal. Frafallelse av gebyr Ved overskridelse av fastsatt saksbehandlingsfrist, skal gebyr for saksbehandlingen reduseres, jfr. Forskrift om byggesak (byggesaksforskriften) FOR GEBYR VED KARTFORRETNING MV Gebyret faktureres rekvirent. 7.1 Kartforretning over parsell Etter parsellens størrelse: kvm kr , kvm kr , kvm kr , kvm kr , kvm kr , kvm kr , kvm kr , kvm kr ,00 Pr påbegynt 1000 kvm over 5000 kvm inntil kvm (100daa) kr 1 080,00 Over kvm kr ,00 Der sakens kompleksitet gjør at gebyret ikke dekker de faktiske kostnader ved saksbehandlingen skal det i tillegg faktureres time for time etter 3 33

34 administrasjonssjefens bestemmelser og i henhold til de til enhver tid gjeldende fakturasatser. I tillegg betales for tinglysning av målebrev det til enhver tid gjeldende tinglysningsgebyr. 7.2 Kartforretning over eiendom Som for deling av eiendom med kartforretning over parsellen. I tillegg betales for tinglysing av målebrev det til enhver tid gjeldende tinglysingsgebyr. 7.3 Kartforretning med grensejustering Etter areal lagt til eller trukket fra eiendommen kvm kr 4 840, kvm kr 5 510, kvm kr 7 120, kvm kr 8 730, kvm kr ,00 Overstiger arealet 500 kvm skal saken behandles som deling og det betales gebyr som ved kart- og delingsforretning. I tillegg betales for tinglysing av målebrev for alle involverte bruksnumre det til enhver tid gjeldende tinglysningsgebyr. 7.4 Påvisning av grenser etter målebrev Ett grensepunkt påvist kr 3 110,00 To grensepunkter påvist kr 4 160,00 Tre grensepunkter påvist kr 5 240,00 Fire grensepunkter påvist kr 6 310,00 Pr punkt utover fire kr 800, Kartforretning over punktfeste Om måling og merking i marken er nødvendig kr 8 730,00 Om måling og merking i marken er unødvendig kr 5 380,00 Flytting av festepunkt kr 6 710,00 I tillegg betales for tinglysing av målebrev det til enhver tid gjeldende tinglysningsgebyr. 4 34

35 7.6 Avbrutt forretning Ved tilbakekalt forretning, etter denne er berammet kr 1 340,00 Ved tilbakekalt forretning, før denne er berammet kr 340,00 I tillegg betales en prosentsats, som fastsettes av oppmålingskontoret ved skjønn, til dekning av medgått tid. Det totale beløp skal ikke overstige 50% av hva gjennomført forretning ville kostet. 7.7 Seksjonering Seksjonering behandles etter Lov om eierseksjonering og gebyr betales etter bestemmelsene i 7 Seksjonering uten befaring: Der det ikke foretas befaring betales et gebyr på 3 ganger rettsgebyret. Seksjonering med befaring: Der det foretas befaring betales et gebyr på 5 ganger rettsgebyret. 7.8 Timepriser for arbeid som ikke har faste gebyrsatser Det betales den til enhver tid gjeldende timepris for ingeniørtime. Jfr. fakturasatser: "Timesatser konsulenttjenester". 7.9 Fakturasats for salg av oppmålingstjenester utenfor planområdet Ved salg av oppmålingstjenester utenfor planområdet skal gebyrregulativet legges til grunn for prissetting av tjenesten. 5 35

36 Vedlegg 3: Kommentarer til mange av endringene i gebyrregulativet Dagens regulativ for byggesak Punktene nedenfor henviser til dagens regulativ. Tidspunkt for fakturering og betaling I gjeldende regulativ står det at gebyret skal være betalt før melding/søknad ferdigbehandles. I nytt forslag er det endret til at gebyret skal være betalt før tiltaket kan settes i gang. Bakgrunnen for dette er at man i dag opplever at saksbehandlingstiden blir lengre på grunn av tiden det tar å sende ut og få inn betalingen for fakturaen. For å kunne fakturere gebyret riktig må saken så godt som ferdigbehandles før gebyret kan sendes ut. Tiden frem til gebyret er betalt er da kun ren hviletid i saksbehandlingen. Saksbehandler må også bruke ekstra tid på å åpne og lukke saken flere ganger for å avklare når gebyret er betalt og så få ekspedert vedtaket. Ulempen med å sende ut vedtaket før gebyret er betalt er selvsagt at noen tiltakshavere kan la være å betale gebyret. Så lenge det er et vilkår at de ikke kan sette i gang arbeidet før gebyret er betalt mener vi at vi har tilstrekkelige virkemidler til å håndtere det likevel, og at man da bør gjøre det som er mulig for å redusere saksbehandlingstiden som en service for brukerne våre. 6.1 Godkjenning av ansvarsrett Ansvarsrettsystemet i pbl. er lagt helt om fra 2016 og LL skal ikke lenger godkjenne ansvarsretter for foretak som oppfyller kravene til å inneha ansvar i byggesaker. Posten som ligger i dagens regulativ er derfor tatt ut. I stedet er det lagt inn et nytt punkt for godkjenning av lokal ansvarsrett for foretak som ikke oppfyller kravene fullt ut og derfor kun kan få ansvarsrett etter en konkret vurdering. Det er også lagt inn et pkt. om gebyr for godkjenning av selvbygger. Disse er flyttet til nytt pkt. 6.4 av strukturelle årsaker. 6.2 Søknadspliktige tiltak Dette punktet er nå tatt ut og fordelt på gebyrene 6.1 grunnbeløp, og 6.2 gebyr for ulike sakstyper. Bakgrunnen for dette er nærmere omtalt i saksfremlegget. 6.3 Søknadspliktige tiltak etter pbl a og totrinns behandling etter pbl Dette punktet blandet flere ulike forhold: - Gebyr for nybygg bolig - Gebyr for nybygg som ikke er bolig - Gebyr for tilbygg, påbygg, underbygg og hovedombygging - Gebyr for flere stadier i saksbehandlingen, ettrinnsbehandling eller ramme tillatelse og igangsettingstillatelse. Eventuelt flere igangsettingstillatelser. - Gebyret for igangsettingstillatelsen ble opplyst å være 25 % av rammetillatelsen, men det er så oppført konkrete satser for gebyret. - Beregningsgrunnlaget for rammetillatelse eller ett-trinns behandlingen var enten antall boenheter eller areal. - Bestemmelsen hjemlet også en mulighet for å beregne gebyret i henhold til timepris. Av strukturelle årsaker er denne bestemmelsen nå fordelt på flere i det nye forslaget. - Det er klargjort flere typer byggetiltak og satt et konkret gebyr ut fra sakstypen i pkt For boliger er det fortsatt benyttet antall boenheter som grunnlag for beregningen siden dette er den mest kostnadsdrivende faktoren i slike saker, men det er lagt inn en mulighet for å redusere gebyret i saker som gjelder mange like planløsninger. - Gebyr for igangsettingstillatelse og andre stadier i saksbehandlingsprosessen er flyttet til nytt pkt

37 - Hjemmel for fakturering pr. time er nå flyttet til pkt Generelt har det vært en målsetning å begrense andelen saker som skal faktureres basert på timepris siden dette er lite forutsigbart for den enkelte tiltakshaver og det er tidkrevende for oss å føre timer i hver sak. Det er likevel fornuftig å beholde muligheten for de helt atypiske sakene. 6.4 Tillegg for merarbeid i saksbehandlingen Dette punktet er beholdt, men den generelle bestemmelsen om dispensasjon for mange ulike forhold er nå delt noe opp til å gjelde dispensasjon og unntak fra ulike bestemmelser for å sikre et mer riktig nivå ut fra hvor arbeidskrevende slike behandlinger pleier å være. Det er også innarbeidet flere andre faktorer i saksbehandlingen som ofte medfører økt ressursbruk i enkeltsaker. Punktet om endringssøknad er flyttet til pkt. 6.3 som angir gebyr for ulike stadier i byggesaken. I dagens regulativ var endringssøknad også omtalt i fellesbestemmelsene. Det er nå samlet i pkt De endringssøknadene som var omtalt i dagens pkt. 6.4 er i nytt regulativ omtalt som «Gjennomgang av as built-tegninger innsendt sammen med søknad om ferdigattest.» «Søknad om endring» dekker det som i dag står i fellesbestemmelsene. 6.5 Tilbaketrukket søknad I følge pkt. 6.5 skulle det faktureres inntil 30 % av gebyret for søknader som ble trukket tilbake. I fellesbestemmelsene sto det at gebyret kunne settes til inntil 50 % av gebyret. For å unngå misforståelser og for å sikre at gebyret er riktig for å dekke det arbeidet vi har hatt før søknaden trekkes tilbake er det nå lagt inn et eget punkt i 6.6 som kun gjelder søknader som trekkes tilbake. 6.6 og 6.7 oppstart av arbeider før tillatelse foreligger og ulovlige byggearbeider I dagens regulativ har vi en bestemmelse i pkt. 6.6 som sier at det skal betales 30% av gebyret i tillegg for arbeider som starter før tillatelse foreligger. I tillegg har vi en bestemmelse i pkt. 6.7 som sier at det «for ulovlige byggearbeider betales et tilleggsgebyr på 3 x normalgebyret. Det er også omtalt i fellesbestemmelsene for byggesak. Her mener administrasjonssjefen at det er nødvendig å klargjøre hva som er formålet med gebyret. Det er tre muligheter: 1. Dekke kostnadene for vårt arbeid med ulovlighetsoppfølgingen 2. Dekke eventuelle ekstrakostnader ved søknadsbehandlingen fordi tiltaket allerede er ulovlig påbegynt/gjennomført. 3. Sanksjonere ulovlige tiltak slik at man i fremtiden får folk til å innrette seg etter regelverket (pønal effekt). På bakgrunn av uttalelsene fra Sivilombudsmannen og departementet, som er omtalt i vedlegg 4, har administrasjonssjefen følgende vurdering av disse gebyrene: - alternativ 1, å avdekke en ulovlighet, og følge opp denne med sanksjoner og/eller innsendelse av ny søknad kan ikke dekkes direkte i gebyrregulativet, men må innarbeides i de generelle overheadkostnadene. - alternativ 2 kan gebyrlegges direkte i den enkelte sak, dersom vi kan dokumentere at LL faktisk har merarbeid i behandlingen av den etterfølgende byggesøknaden som følge av at tiltaket er påbegynt før det foreligger tillatelse. Det er ikke helt usannsynlig, men administrasjonssjefen mener at det i de fleste tilfellene kun er beskjedne ekstrautgifter. Det meste av ekstraarbeidet består i å avklare om det faktisk foreligger en ulovlighet, utgiftene til dette tilhører imidlertid alternativ 1. For de få sakene der vi vil få ekstraordinært mye arbeid med behandlingen av en søknad i ettertid viser administrasjonssjefen til at LL eventuelt kan få dette dekket ved å fakturere i henhold til timepris, jf. pkt. 6.9 i forslaget til nytt gebyr. - alternativ 3, her vil administrasjonssjefen presisere at sanksjoner av denne typen omfattes av begrepet «straff» i henhold til internasjonale konvensjoner, bl.a. den europeiske menneskerettighetskonvensjonen. Både saksbehandlingen og størrelsen på et eventuelt overtredelsesgebyr må derfor følge særlige regler for å ivareta rettsikkerheten. Hjemmel til å 37

38 vedta sanksjoner, bl.a. vedta overtredelsesgebyr, har LL i pbl. kapittel 32, jf. byggeforskriften i Longyearbyen 2. Størrelsen på gebyrene er fastsatt i byggesaksforskriften. Longyearbyen Lokalstyre kan derfor ikke vedta egne gebyrer i gebyrregulativet som har som målsetning å fungere som en sanksjon/straff for allerede ulovlig tiltak, det anbefales heller ikke å lage egne bestemmelser for dette i fremtidige revideringer av byggeforskriften siden det her vil være enkelt å komme i strid med de strenge saksbehandlingsreglene som gjelder for å ilegge noen en «straff». Bestemmelsene i dagens regulativ pkt. 6.6 og 6.7 må derfor tas ut. Samtidig vil administrasjonssjefen benytte anledningen til å gjør oppmerksom på at inntekter som LL får inn som følge av sanksjoner i pbl. kapittel 32, tvangsmulkt og overtredelsesgebyr, ifølge KMD, ikke trenger å gå inn i selvkostregnskapet. Disse inntektene har et annet formål enn å dekke administrasjonens kostnader og kan derfor inngå i budsjettet for hele byggesaksområdet, eller i det generelle budsjettet til LL. For å være sikker på at våre innbyggere er kjent med reglene om sanksjoner for ulovlige byggetiltak har man benyttet anledningen til å legge inn noen avsnitt om dette som ren veiledning i fellesbestemmelsene. 6.8 Deling av eiendom etter pbl m Gebyret for deling er flyttet opp til pkt. 6.2 som en vanlig sakstype i henhold til byggereglene. Søknadsplikten for både bygge- og delesaker følger av pbl og Det er derfor ingen grunn til å behandle disse prinsipielt forskjellig i gebyrregulativet. Fellesbestemmelser for byggesaksgebyr Timepriser for arbeid som ikke har faste gebyrsatser Her er det ikke gjort innholdsmessige endringer, kun foreslått en ny formulering i tråd med prinsippene for klarspråk. Ikke-godkjent søknad Dette er nå fordelt på tre bestemmelser. I forslag til nytt pkt. 6.7 omtales saker som ender med avslag. Mens saker som avvises eller sendes i retur omtales i pkt Saker som trekkes av tiltakshaver er som tidligere nevnt, samlet i nytt pkt Gebyr for søknad om endring Se det som er beskrevet i pkt over. Gebyr for ulovlig byggearbeider Se det som er beskrevet i pkt. 6.6 og 6.7 over. Frafallelse av gebyr Dagens regulativ nevner kun muligheten til å nedsette gebyr som følge av at LL har oversittet saksbehandlingsfristen. Dette følger allerede av pbl For å unngå dobbelthjemling og eventuelle unøyaktigheter i beskrivelsen av regelen har administrasjonssjefen tatt ut omtalen av dette. Reglene gjelder likevel da de er tatt inn byggeforskriften for Longyearbyen 2. Som det fremgår av vedlegg 4 har Sivilombudsmannen nylig tatt opp gebyrregulativet til Kristiansand kommune til vurdering og bedt dem om å endre sitt regulativ fordi det manglet en sikkerhetsventil til å kunne nedsette gebyret der dette ble klart urimelig. Administrasjonssjefen har derfor benyttet denne bestemmelsen til å ta inn en ny bestemmelse som åpner for nedsettelse eller bortfall av gebyret dersom gebyret blir åpenbart urimelig eller det foreligger særlige grunner. Kommentarer til nye bestemmelser som er tatt inn i forslaget til nytt gebyrregulativ som ikke er omtalt tidligere Punktene nedenfor henviser til foreslått nytt regulativ 38

39 Innledende bestemmelser Det er innledningsvis gjort en del presiseringer av hvem som har plikt til å betale gebyr, når gebyret skal faktureres og betales, og hva det omfatter. Dette er gjort for å gi større forutsigbarhet om spørsmål vi erfarer at dukker opp i ulike sammenhenger. Tilsyn I følge pbl skal det fremgå av gebyrregulativet hvor stor andel av gebyrene som skal brukes til tilsyn. Dette er derfor nå tatt inn som en merknad i innledningen. I byggeforskrift for Longyearbyen 2 er reglene i plan- og bygningsloven om tilsyn, ulovlighetsoppfølging og sanksjoner gjort gjeldende i Longyearbyen. I følge pbl og 31-7 har vi dermed plikt til å føre tilsyn i et slikt omfang at vi kan oppdage regelbrudd. Det er viktig av flere grunner, ikke minst fordi byggereglene er basert på et tillittssystem der ansvarlige foretak påtar seg ansvaret for at tiltak utføres i tråd med regelverket. Tilsyn kan da bidra til å oppdage og forebygge feil og misforståelser i foretakenes kvalitetsrutiner, men også luke ut de useriøse aktørene som kutter hjørner og dermed støtte opp om seriøse foretak. I tillegg er tilsyn viktig for å avdekke der bygninger er tatt i bruk til andre formål enn det de er godkjent/bygget for, og andre klare brudd på sikkerhetskrav. Behovet for tilsyn antas å ha økt som følge av omleggingen av ansvarsrettsystemet i 2016, der forhåndsgodkjenning av foretakene ble fjernet. Tilsyn er også en god mulighet for LL til å bli oppmerksom på ting som skjer ute i bygge bransjen og ulike tolkninger og praktiseringer av regelverket, slik at vi kan organisere veiledningen vår bedre for å sikre lik forståelse. Administrasjonssjefen mener det er ekstra viktig at LL øker satsningen på tilsyn fremover. Spesielt bør det være fokus på foretakenes kvalitetsrutiner og hvordan de greier å tilpasse seg forskjellene i regelverket mellom fastlandet og Svalbard og sikre at tiltakene er i tråd med lokalt regelverk. Vedtagelsen av ny arealplan og delplan for sentrum har også forandret rammene for det som bygges i Longyearbyen. Antagelig er det behov for mer veiledning for å sikre at dette blir ivaretatt. Tilsyn vil da være en måte for oss å bli kjent med hvilke bestemmelser vi spesielt trenger mer veiledning på. Et annet fokusområde bør være tilsyn med eksisterende bygningsmasse hvor det på grunn av alder, klimaendringer eller andre årsaker, antas at det kan være behov for istandsetting eller sikring for å unngå at det kan oppstå skade på eller vesentlig ulempe for personer, eiendom, miljø eller omgivelser. Etter administrasjonssjefens vurdering vil en aktiv tilsynsstrategi være et viktig ledd i å ivareta det ansvaret LL har fått gjennom formålsbestemmelsen i Svalbardloven. Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) anbefalte tidligere i sin veiledning at kommunene på fastlandet burde gjennomføre tilsyn i minst 10 % av sakene. Denne konkrete anbefalingen er nå fjernet og erstattet av en generell veiledning om behovet for å gjennomføre tilsyn og at kommunene har en tilsynsstrategi. Kostnadene til tilsyn skal dekkes gjennom overheadkostnadene fordelt utover hele gebyrregulativet. I følge gebyrregulativene i enkelte andre kommuner har disse laget opp til at det skal føres til syn i et slikt omfang (tilfeldig utvalg): Oslo: 18 %, Bergen 17 %, Oppegård 15 %, Frogn 20 % og Ski 10 %. Administrasjonssjefen anbefaler at LL i 2018 legger seg på 20 % som er høyere enn den tidligere anbefalingen fra DiBK, men omtrentlig på linje med flere av de fastlandskommunene som vi har undersøkt i forbindelse med revideringen av gebyrregulativet. Nettopp innføringene av nye planer og forskjellene i regelverket mellom fastlandet og Svalbard tilsier at tilsyn bør være et satsningsområde i en periode fremover. Det må også påpekes at antall saker som behandles i Longyearbyen er en del færre enn mange av kommunene på fastlandet. 20 % av vår saksmengde vil derfor ikke utgjøre så veldig mange tilsyn i rene tall. Nytt pkt. 6.1 Grunnbeløp Som nevnt er det foreslått å legge opp en struktur for gebyrregulativet som sorterer gebyret i flere ledd. Grunnbeløpet skal dekke basiskostnadene som er lik for alle saker. Dersom lokalstyret ønsker å unngå at gebyret får store utslag for de små sakene og fortsatt subsidiere saksbehandlingen, eller i alle fall gå inn for en opptrappingsmodell slik administrasjonssjefen har foreslått i saksfremlegget er dette det gebyret som gir størst effekt. Administrasjonssjefen har derfor i denne omgang kun lagt inn en symbolsk sum her. 39

40 Det er foreslått å dele det i saker med og uten ansvarlig søker. I denne omgang er det likevel lagt inn samme nivå på begge. Bakgrunnen for dette er at LL normalt har mer arbeid med veiledning og oppfølging av de som søker om tiltak selv. Ellers vil ansvarlig søker ofte overta deler av veiledningsoppgaven vår. Siden det er de små sakene som risikerer å få størst økning om byggesaker skal opp til tilnærmet full selvkost er det nettopp sakene som tiltakshaver står for selv som vil få størst økning. Nivået er derfor lagt inn i tråd med anbefalingen om å bruke en trappetrinns modell. 6.2 Gebyr for ulike sakstyper Se det som er skrevet over under pkt 6.2 i dagens gebyr. 6.3 Saksbehandlingsgebyr for ulike stadier i byggesaken Byggesaker gjennomføres gjerne over flere trinn, og oversikten er ment å gi en god veiledning for hvert stadium. Det anses ikke som nødvendig å kommentere alle, men administrasjonssjefen vil likevel kommentere enkelte poster særskilt. Forhåndskonferanse Forhåndskonferanse er en fin mulighet til å gi veiledning om relevante bestemmelser for et byggeprosjekt allerede før søknaden sendes inn. Dette kan sikre at viktige krav blir ivaretatt fra begynnelsen og også bidra til at søknaden blir mer komplett. Administrasjonssjefen ønsker derfor i utgangspunktet ikke å ta gebyr for dette. Dette bør inngå som en del av våre overheadkostnader. Det er imidlertid vanlig at man får maksimalt en forhåndskonferanse. Noen kommuner er svært klare på dette. Det skyldes at saksbehandler bruker mye tid både til å forberede seg til slike møter, delta i møtet og skrive referat fra møtet. Administrasjonssjefen mener at det i de fleste tilfellene bør være tilstrekkelig med kun en forhåndskonferanse, men ønsker likevel at det skal være mulig å gjennomføre flere dersom tiltakshaver ønsker det. Men i så fall bør kostnadene dekkes av tiltakshaver. Det er derfor lagt inn en post som angir et gebyr for forhåndskonferanse, men det gjelder kun for de tilfeller det avholdes mer enn et møte. Ferdigattest og midlertidig brukstillatelse Alle tillatelser skal avsluttes med en ferdigattest. Det er dessverre mange som ikke sender inn søknad om ferdigattest. For å være sikre på at gebyret ikke er årsaken til at de lar være å sende inn søknaden, bør de grunnleggende utgiftene til dette arbeidet inkluderes i tidligere saksbehandling. Administrasjonssjefen har derfor valgt å legge dette inn i posten for rammetillatelse/ tillatelse i et trinn. I følge regelverket er hovedregelen at alle saker skal gå direkte til søknad om ferdigattest. Det kan imidlertid søkes om midlertidig brukstillatelse dersom det kun er mindre forhold som gjenstår og som det av praktiske årsaker ikke er mulig å få ferdigstilt med en gang. Det skal i så fall settes en frist for når saken skal være ferdigbehandlet. Ekstraarbeid ved at tiltaket blir delt opp i flere søknadstrinn dekkes av gebyr for midlertidig brukstillatelse. Men hvis det tar lang tid fra det gis brukstillatelse til det søkes om ferdigattest, må byggesaksbehandler ofte sette seg inn i sakskomplekset på nytt igjen, eventuelt må administrasjonen også purre på ansvarlig søker/tiltakshaver for å få inn søknaden om ferdigattest. Dette innebærer merarbeid som administrasjonssjefen har valgt å legge inn som egen post på gebyret, men da kun for søknader om ferdigattest som kommer inn etter at fristen som er satt i vedtaket om midlertidig brukstillatelse er utløpt. 6.4 Tillegg for merarbeid i saksbehandlingen Det vises til det som er omtalt i pkt. 6.1 og 6.4 overfor. Det er innenfor denne posten vi kan fange opp mange av de kostnadsdrivende faktorene som avgjør hvor kompleks en sak er. Tiltak innenfor ulike hensynssoner Tiltak som plasseres i strid med hensynssoner, sikringssoner, båndleggingssoner, byggegrenser osv. er ofte svært ressurskrevende saker å behandle. Dette krever brede vurderinger av kryssende hensyn og særlig kompetanse hos saksbehandler som gjerne må trekke inn andre fagmiljøer til støtte i vurderingen. 40

41 Oversende saker til behandling hos andre myndigheter LL erfarer at sysselmannen og andre myndigheter i økende grad ber LL om å gjøre en foreløpig vurdering av en virksomhet og komme med en anbefaling i saken før vi oversender den til vurdering/avgjørelse hos dem. Det krever at LL har noe kompetanse også på deres fagområder og at vi må legge inn en del ressurser i oversendelsen. Dette er derfor tatt inn som eget punkt i regulativet. Ekstra brev hvor vi må be om ytterligere dokumentasjon Mangelfulle søknader er en av de viktigste faktorene når det gjelder ekstra ressursbruk. For å få en raskere og mer effektiv saksbehandling bør vi derfor benytte alle virkemidler vi har til rådighet. LL jobber med flere tiltak for å sikre at kjennskapen til hva som trengs å sendes inn av dokumentasjon blir bedre. Administrasjonssjefen har også forståelse for at det kan være helt unnskyldelige grunner til at det ikke er opplyst om enkelte ting i en søknad. Det bør derfor ikke være tilleggsgebyr for at LL må sende ut brev for å be om mer dokumentasjon. Men når tiltakshaver/søker allerede har fått veiledning en gang og vi fortsatt ikke mottar komplett dokumentasjon, mener administrasjonssjefen at det er grunn til å la tiltakshaver bære kostnadene for LLs ekstra ressursbruk. Sletting av tinglyste erklæringer Arbeidet vårt består i, på bakgrunn av tiltakshavers anmodning, å ta stilling til om det er grunnlag for at LL skal samtykke til at en erklæring som er tinglyst som en heftelse på en eiendom ikke lenger er aktuell og derfor kan slettes. Vi skal kun vurdere samtykke til sletting i saker der tinglysningen gjelder en heftelse som LL er rettighetshaver til, f.eks. fordi det er et vilkår for en tidligere tillatelse, eller et pålegg i en ulovlighetssak. KRD uttalte i en prinsipputtalelse datert (13/1370) at dette er en oppgave som henger sammen med kommunens arbeid som byggesaksmyndighet og at det derfor er hjemmel til å kreve dette arbeidet dekket som gebyr. Dette er en sakstype som vi hittil ikke har hatt så mange av i Longyearbyen. Det er mer vanlig på fastlandet. Men det kan ikke utelukkes at vi i fremtiden kan få flere slike saker også her etterhvert som omsetningen av tiltak/festetomter øker. Administrasjonssjefen anser det derfor som hensiktsmessig å ta inn en post i gebyrregulativet for dette allerede nå. 6.5 Fradrag Det er lagt inn et nytt punkt i 6.5 om fradrag i gebyret. Hensikten med detter er å stimulerer til bedre søknader og andre forhold som reduserer ressursbruken vår. Enkelte andre kommuner har valgt å legge inn fradrag som er subsidiert fra kommunens generelle gebyrregulativ for å stimulere enkelte andre forhold som politikerne ønsker å oppnå. F.eks. har Bergen et så kalt grønt gebyr som gir en rabatt for nye boenheter i bygg med nullutslippsstandard. Oslo har reduksjon for prosjekter som inngår i «FutureBuilt» eller som sertifiseres som «excellent» eller bedre i henhold til miljøsertifiseringsverktøyet BREEAM-NOR eller annen tilsvarende sertifiseringsordning. De har også andre reduksjoner f.eks. tiltak som medfører mer miljøriktig energiforsyning eller for trappeheiser og tilsvarende løfteinnretninger som gir økt tilgjengelighet i eksisterende boligbygg, samt tiltak på bygg med formell vernestatus, eller ved tilbakeføring av fasader som er i tråd med kulturminnefaglig anbefaling. Foreløpig har Administrasjonssjefen ikke lagt inn forslag til noen slike fradrag. Dette må eventuelt gjøres av lokalstyret ut fra en vurdering om det er ønskelig å bruke LLs generelle budsjett til å stimulere noen slike tiltak. 6.9 Fellesbestemmelser for byggesaksgebyr De fleste punktene er omtalt i forbindelse med gjennomgangen av dagens regulativ over. Sakkyndig bistand Det er tatt inn en bestemmelse som sikrer at vi kan få dekket LLs faktiske utgifter dersom det er behov for å innhente ekstern bistand i en sak. Samtidig er det lagt inn et fast gebyr for LLs merarbeid i forbindelse med dette, f.eks. til å oversende saken, sette den sakkyndige inn i problemstillingen og oppsummering etterpå. Gebyret tilsvarer ca. 2 timers arbeid og vil sannsynligvis være for lite i mange 41

42 tilfeller, men det vurderes å gi en viss forutsigbarhet for den som ender opp med en spesiell sak som krever helt spesiell oppfølging. Klageadgang Avsnittet om klage er oppdatert med informasjon både om klagemulighet for vedtak om avslag på anmodning om nedsettelse av gebyr, og med informasjon om hvordan man kan gå frem for å be om reduksjon eller omgjøring av gebyr. Gebyr ved kartforretning mv. Punktene nedenfor henviser til dagens regulativ Kommentarer til mange av endringene i dagens gebyrregulativ Matrikkelloven ble endret for få år siden og benytter nå begrepet oppmålingsforretning. I dagens regulativ benyttes fortsatt begrepet kartforretning. I det nye regulativet er begrepet nå byttet ut med oppmålingsforretning slik at det samsvarer med begrepene i lovverket. De fleste postene i dagens regulativ inneholder en bestemmelse som sier at det i tillegg til gebyret skal det betales for tinglysning av målebrev det til enhver tid gjeldende tinglysningsgebyr. Dette er nå samlet i en fellesbestemmelse i pkt Kartforretning over parsell Dagens regulativ inneholder en bestemmelse for kartforretning over parsell i pkt. 7.1 og en for kartforretning over eiendom i pkt Bestemmelsene var lik for begge. I nytt regulativ er dette derfor slått sammen til et punkt i pkt. 7.2 Siden dagens regulativ utelukkende bygger på areal som grunnlag for fastsettingen av gebyret, foreslår administrasjonssjefen også her at det innføres en ordning hvor gebyret fastsettes ut fra en kombinasjon av et grunnbeløp, antall grensepunkter og lengden på tomtens totale omkrets. At det nå er foreslått å bruker lengden på grensen i stedet for arealet skyldes at avstandene som LLs oppmåler må bevege seg i terrenget sier mer om våre kostnader og tidsforbruk. I noen tilfeller kan det gjennomføres flere oppmålingsforretninger i samtidig. Det vil i så fall være ressursbesparende for oss med tanke på reisetid bl.a. Det er derfor lagt inn en bestemmelse om reduksjon av gebyret for slike tilfeller. I dagens regulativ er det ikke tatt høyde for at tidsbruken for oppmålingsforretninger varierer mye etter hvor tomten ligger. Det er klart at en oppmåling i sentrum krever mindre tid, enn når det skal oppmåles tomter ute på Hjorthamn eller Vindodden. I nytt forslag er det ikke differensiert mellom ulike soner, men administrasjonssjefen ønsker en tilbakemelding på om dette er ønskelig fra lokalstyret. I dagens regulativ må ekstrakostnadene ved reise til f.eks. Vindodden faktureres etter timepris. Dette gir mindre forutsigbarhet for rekvirenten. Ved oppmåling ytterst i Bjørndalen og i Bolterdalen må LLs ansatt stoppe underveis og sette opp en repeter for å oppnå tilfredsstillende dekning. Dette medfører også noe økt tidsbruk. Dersom det skal inndeles i soner foreslår vi omtrent følgende: Sone 1: Longyearbyen sentrum inkl. nybyen, havna og frem til byhundegården. Sone 2: Hotellneset, gruve 3, campingen og flyplassen, samt Adventdalen til og med gruve 7. Sone 3: Øvrige områder innenfor Longyearbyen planområde på «Longyearby-siden» av Adventfjorden. 42

43 Sone 4: Hjorthamn Sone 5: Vindodden I forslaget til nytt regulativ i vedlegg 1 er det lagt inn gebyrsatser som vil tilsvare sone Oppmålingsforretning over eiendom Se det som er omtalt i pkt Oppmålingsforretning med grensejustering Det samme gjelder for dette punktet som for pkt. 7.1 over. Også her bør LL vurdere å justere takstene i soner pga. reisetid. Men arbeidet inne på kontoret anses å være mindre omfattende når det gjelder å undersøke om vilkårene for grensejustering er oppfylt og ta utgangspunkt i eksisterende grenser for registrering i kartet, grunnbeløpet er derfor satt noe lavere i pkt. 7.3 enn i pkt Det er heller ikke behov for tinglysning av en grensejustering. 7.4 Påvisning av grenser etter målebrev Dette punktet er relativt likt med dagens regulativ. Men beløpene er foreslått noe lavere enn i dag. Disse må sees i sammenheng med beløpene for vanlig oppmålingsforretning i pkt. 7.1 over, men her har vi vesentlig mindre kontorarbeid. Også her bør det vurderes å justere taksten i soner pga. reisetid, jf. det som er sagt over. Satsene i regulativet i dag vil være dekkende for arbeid i sone 3, mens det i nytt forslag til regulativ er tatt utgangspunkt i sone 2 som skissert over. 7.5 Oppmålingsforretning over punktfeste Utformet i det vesentlige som i dag, men det er lagt inn en bestemmelse om reduksjon i gebyret der det gjennomføres flere oppmålingsforretninger samtidig. Også dette punktet bør vurderes inndelt i soner, jf. det som er omtalt i pkt. 7.1 over. 7.6 Avbrutt forretning I det vesentlige lik dagens bestemmelse, men tidligere var det en svært skjønnsmessig bestemmelse om økning i gebyret for tilleggsarbeid. Denne er byttet ut med en henvisning til bestemmelsen om betaling pr time i pkt Det er også presisert at det kreves fullt gebyr dersom saken trekkes etter at oppmålingsforretningen er påbegynt. 7.7 Seksjonering Dagens eierseksjonslov har fastsatt bestemmelsene for hvor mye som kan kreves i gebyr. LL har derfor ikke mulighet til å vedta noe annet pr. i dag. Derfor er bestemmelsen i forslaget til nytt regulativ utformet på samme måte som dagens regulativ, men er flyttet til nytt pkt Det er også tatt inn en link til skatteetatens sider slik at den som begjærer seksjonering enkelt kan finne størrelsen på rettsgebyret som er grunnlaget for gebyrfastsettelsen i henhold til denne loven. Stortinget vedtok i juni i år en ny eierseksjonslov, men den er ikke trådt i kraft enda. I innspurten på saksfremlegget kom det beskjed om at den nye eierseksjonsloven vil tre i kraft fra nyttår. I følge ny 15 kan vi da selv fastsette gebyr i henhold til selvkostprinsippet. Administrasjonssjefen vil derfor komme tilbake med nytt forslag på dette punktet før gebyrregulativet skal vedtas. 7.8 Timepriser for arbeid som ikke har faste gebyrsatser Her er det ikke gjort innholdsmessige endringer, kun foreslått en ny formulering i tråd med prinsippene for klarspråk. Bestemmelsene er flyttet fra pkt. 7.8 i dagens regulativ til fellesbestemmelsene i forslaget til nytt. 7.9 Fakturasats for salg av oppmålingstjenester utenfor planområdet I dagens regulativ står det at oppmålingstjenester utenfor planområdet skal faktureres på samme måte som for tilsvarende tjenester innenfor planområdet. 43

44 Administrasjonssjefen ønsker tilbakemelding på om dette bør være førende videre, eller om vi her skal legge helt andre prinsipper til grunn. For det første innebærer oppgaver utenfor planområdet lengere reisetid, og vi bør da i alle fall kreve dekning for både reiseutgifter og arbeidstiden til LLs ansatte. For det andre LL har ikke lenger myndighetsansvaret når det gjelder arbeid utenfor Longyearbyen planområde, vi utfører derfor ikke en lovpålagt oppgave og er da ikke bundet av selvkostprinsippet. I realiteten utøver vi da en tjeneste på lik linje som andre private tilbydere. Etter det vi er kjent med er det pr. i dag kun LL som har en fast ansatt oppmåler i Longyearbyen, mens SNSK har en stikningsingeniør. Vi er ikke kjent med at det finnes andre på Svalbard med denne kompetansen. Administrasjonssjefen mener derfor at vi fortsatt bør tilby denne tjenesten dersom det er behov for det utenfor planområdet. Men administrasjonssjefen er mer usikker på om det er riktig å tilby det til samme pris som der vi gjør det fordi vi er pålagt denne oppgaven. I teorien kunne dette vært utført av andre private tilbydere. Dersom noen ønsker å etablere seg som oppmålere på Svalbard vil LL komme i direkte konkurranse til det private næringslivet. Det vil være svært vanskelig for et slikt firma å komme seg inn på markedet om LL tilbyr tjenesten til selvkost. Det er flere forhold som tilsier at det ikke er helt urealistisk at noen kunne tenke seg å starte en slik tjeneste på Svalbard. LLs oppmåler brukes allerede til å stikke ut plasseringen for enkelte byggeprosjekter. Egentlig skal utbygger dokumentere plasseringen av byggene i større grad enn det vi får inn i sluttdokumentasjonen for byggesakene, det tilsier at behovet er enda større. Pr. i dag er det heller ingen på Svalbard som kan påta seg ansvar i henhold til plan- og bygningsloven for slike oppgaver i høyere tiltaksklasse enn 1. Alle prosjekter som krever høyere tiltaksklasse må derfor i dag hente kompetanse fra fastlandet. Sist er det grunn til å minne om at det for tiden er lovendringer på gang på fastlandet og at det ser ut til at lovgiver kommer til å oppheve kommunenes monopol på oppmåling av eiendommer. Det betyr at private kan overta en del av de oppmålingsforretningene i marka som LL gjennomfører i dag. Administrasjonssjefen ønsker derfor en tilbakemelding på om LL ønsker å tilby tjenester både i og utenfor planområdet som vi i dag ikke er lovpålagt, og om prisen i så fall bør være helt eller delvis i henhold til markedspris i stedet for selvkost? Kommentarer til nye bestemmelser som er tatt inn i forslaget til nytt gebyrregulativ som ikke er omtalt tidligere Punktene nedenfor henviser til foreslått nytt regulativ Det er innledningsvis gjort en del presiseringer av hvem som har plikt til å betale gebyr, når gebyret skal faktureres og betales, og hva det omfatter. Dette er gjort for å gi større forutsigbarhet om spørsmål vi erfarer at dukker opp i ulike sammenhenger. Tinglysningsgebyret er flyttet ut som eget punkt i stedet for å gjentas i hvert underpunkt. 7.1 Situasjonskart I byggesaker må tiltakshaver innhente naboliste og situasjonskart fra LL for å bruke ved innsendelse av søknaden. I tillegg får LL henvendelse fra en del som ønsker å få tilsendt oversiktskart til bruk for andre formål. Dette har vi ikke dekning for i dagens regulativ. Det er derfor foreslått å ta inn et nytt pkt. 7.1 som fastsetter gebyr for disse tjenestene. Situasjonskartene som LL har sendt ut frem til nå har vært av en relativt enkel standard. LL mener imidlertid at kartene bør utarbeides med noe mer informasjon, bl.a. om gjeldende arealplan/delplan på eiendommen og hvordan eiendommen eventuelt berøres av flere arealformål, byggegrenser, hensynssoner etc. samt ledninger/teknisk infrastruktur i grunnen. Det kan forebygge at det prosjekteres feil eller gjøres tiltak i strid med planreglene. Det er derfor lagt inn gebyr som dekker noe mer arbeid enn det som brukes til å utarbeide disse kartene i dag. 44

45 7.7 Matrikkelbrev I matrikkelforskriften er det tatt inn en bestemmelse om utstedelse av matrikkelbrev. Denne har vi ikke tatt inn i gjeldende regulativ. Øvre sum er fastsatt direkte i matrikkelforskriften, og LL har derfor ikke mulighet til å heve satsen for dette. Men vi står selvsagt fritt til å redusere eller fjerne gebyret. Utgiftene må i så fall dekkes av LLs budsjett Fellesbestemmelser Sakkyndig bistand Det er tatt inn en bestemmelse som sikrer at vi kan få dekket LLs faktiske utgifter dersom det er behov for å innhente ekstern bistand i en sak. Samtidig er det lagt inn et fast gebyr for LLs merarbeid i forbindelse med dette, f.eks. til å oversende saken, sette den sakkyndige inn i problemstillingen og oppsummering etterpå. Gebyret tilsvarer ca. 2 timers arbeid og vil sannsynligvis være for lite i mange tilfeller, men det vurderes å gi en viss forutsigbarhet for den som ender opp med en spesiell sak som krever helt spesiell oppfølging. Gebyr for påvisning av reguleringslinjer Det er tatt inn en bestemmelse om at man også kan få bistand til å måle inn og påvise hvor ulike grenser i reguleringsplanen faktisk er på tomten, f.eks. grensen for hvor sikringssonen til et kulturminne går. Dette er ikke en lovpålagt oppgave, men en tjeneste som kan forebygge at det bygges feil i henhold til planen. Administrasjonssjefen mener derfor at det bør kunne tilbys til selvkost. Innhenting av eiendomsinformasjon Dersom LL må innhente informasjon fra grunnboka skal den ansvarlige dekke de faktiske kostnadene LL har med innhenting av slik informasjon. Reduksjon eller frafallelse av gebyr Se redegjørelsen til 6.8 til dagens gebyrregulativ for byggesak over. Klageadgang Avsnittet om klage er oppdatert med informasjon både om klagemulighet for vedtak om avslag på anmodning om nedsettelse av gebyr, og med informasjon om hvordan man kan gå frem for å be om reduksjon eller omgjøring av gebyr. Meglerpakke På fastlandet er eiendomsmeglere tvunget til å innhente en del opplysninger om eiendommen, f.eks. siste byggetillatelser og ferdigattest, gjeldende reguleringsplan og pågående plansaker i området, kommunale avgifter etc. Kommunen er ansvarlig for å bistå med denne informasjonen, noe som gjøres gjennom å tilby såkalte meglerpakker. Siden de fleste salg av eiendommer foregår privat uten hjelp av megler i Longyearbyen er det ikke så ofte vi får forespørsel om slike meglerpakker, vanligvis bare et par ganger i året. Administrasjonssjefen mener likevel at vi bør ha et system for å kunne tilby det til de som ønsker det, siden det gir mye troverdig informasjon til de som skal kjøpe en eiendom. En slik tjeneste medfører imidlertid mye arbeid for LL og bør derfor gebyr belegges på samme måte som på fastlandet. 45

46 Vedlegg 4: Generelt om Selvkostprinsippet og tolkningsuttalelser som er relevant for omlegging av gebyrregulativet Innledningsvis om selvkostprinsippet Der det offentlige utøver myndighet i henhold til lovverket er det ofte tatt inn en bestemmelse om at det kan kreves gebyr for de kostnader det offentlige har med å utøve denne myndigheten. Vanligvis er muligheten til å kreve gebyr knyttet til et vilkår om at gebyret må være i henhold til selvkostprinsippet. I Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-3/14) er selvkost definert som den totale kostnadsøkning en kommune eller et selskap har ved å ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Det betyr i realiteten at en kommune ikke kan kreve mer i gebyr enn det faktisk koster å behandle hver enkelt sak/utføre den konkrete tjenesten. Retningslinjene i H-3/14 gir føringer for beregning av selvkost generelt, mens hjemmelen for å ta gebyr er gitt i den enkelte særlov som forvaltes av sine respektive fagdepartementer. Det foreligger derfor en rekke uttalelser, tolkninger osv. for hva man kan ta gebyr for og hvordan selvkost skal beregnes som er spesiell for de ulike fagområdene. For utformingen av gebyrregulativet for byggesak, delesaker, oppmåling osv. har administrasjonssjefen lagt til grunn tolkningene fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) i henhold til plan- og bygningsloven (pbl.). Bakgrunnen for dette er at selv om byggeforskriften for Longyearbyen er vedtatt med hjemmel i Svalbardloven, så er det tatt inn en henvisning til plan- og bygningsloven (pbl.) kapittel 33 som gir hjemmelen for å kunne kreve gebyr. Hva gebyrregulativet kan omfatte I en uttalelse fra Miljøverndepartementet fra 2007 ble det presisert følgende: «Kommunen må for det første forsikre seg om at de samlede gebyrinntektene for tjenesteområdet ikke overstiger de samlede kostnadene. Departementet antar i den forbindelse at kommunen i den forbindelse med fordel kan basere sine kalkyler på Kommunaldepartementets rundskriv H-2140 Nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Kommunen må dernest utforme gebyrregulativet slik at gebyret i en konkret sak ikke på en urimelig måte overstiger de faktiske (faste og variable) kostnadene i sakens anledning. Departementet antar at kommunen kan utforme gebyrregulativet med stor frihet på dette punktet, og at det således må foreligge en vesentlig beløpsdifferanse i forhold til de faktiske kostnadene før et gebyr må anses som ugyldig.» I kommunal- og regionaldepartementets veileder H-2140 er det beskrevet nærmere hvilke kostnader som bør inngå i selvkostregnskapet. Selvkost deles inn i kostnader som kan knyttes direkte til produksjon av en vare/tjeneste (kjerneprodukt) og andel av indirekte kostnader (interne tjenester) som ikke kan henføres til en bestemt vare eller tjeneste. I rundskriv H-05/02 slo Kommunal- og regionaldepartementet fast at utgangspunktet for fastsetting av selvkost er at kommunen kan krevet dekket utgiftene for behandling av den konkrete byggesaken. Det betyr imidlertid ikke at gebyret må beregnes nøyaktig i hver enkelt sak. Kommunen kan i regulativet legge til grunn gjennomsnittsbetraktninger. I rundskrivet går det også fram at det må kunne dokumenteres at utgiftene til saksbehandlingen påvirkes av den faktor som har vært sentral ved gebyrberegningen. Det betyr altså for det første at LL ikke kan kreve inn gebyrer som gjør at vi går i overskudd for det enkelte tjenesteområdet (byggesaksavdelingen, kart- og oppmålingsavdelingen osv.). I vurderingen av om et område går med overskudd, må vi også ta hensyn til kostnadene andre enheter i administrasjonen har til å bistå den aktuelle tjenesten, f.eks. arkiv, personal, regnskap, servicetorget, IKT osv. 46

47 Her må det også presiseres at en enhet kan gå i overskudd enkelte år, f.eks. fordi saksmengden ble usedvanlig høy, men at enheten i løpet av en periode på 3-5 år skal være innenfor selvkost. De årene med lavere saksinngang kan kommunen da bruke til opplæring, tilsyn, utarbeide veiledningsmateriell eller andre saksbehandlingsverktøy mm. Men det er altså ikke nok i seg selv at vi er innenfor selvkost på tjenestenivå. For det andre er vi også nødt til å bryte ned saksbehandlingen på hvert område slik at vi kan differensiere gebyrene ut fra den enkelte sak. Det aksepteres likevel at kommunene rubriserer sakene i kategorier og beregner selvkost med utgangspunkt i de gjennomsnittlige kostnadene for den enkelte sakskategori. Gebyrer må således ikke beregnes nøyaktig i hver enkelt sak, jf. Kommunal- og regionaldepartementets (KRD) rundskriv H-5/02 side 35. Men avviket mellom de faktiske kostnadene for saksbehandlingen av den konkrete saken må ikke være for stor fra en gjennomsnittlig saksbehandling innenfor samme sakstype. Kommunal- og regionaldepartementet har også godtatt at noen av kommunens utgifter i saksbehandlingen kan fordeles ut over de som faktisk leverer søknader som kan gebyrlegges uten at søker er den som direkte har vært tilgodesett av kommunens vedtak. Blant annet har departementet uttalt i 2009 at begrensningen av selvkost i den enkelte sak må modifiseres noe. Kommunens oppgaver etter loven er relativt omfattende, men det er ikke uvanlig at gebyrbelegging i hovedsak ilegges de søknadspliktige sakene. Kommunen har blant annet anledning til å unnlate å ta egne gebyrer for generell veiledning, forhåndskonferanser, tilsyn og ulovlighetsoppfølging, og å fordele slike kostnader gjennom gebyrbelegging av de øvrige sakene. (Senere har departementet kommet til at det ikke kan kreves gebyr for ulovlighetsoppfølging). Gebyret skal dekke et bredt spekter av oppgaver LL har i forbindelse med behandlingen av en byggesak. Dette kan f.eks. være mottak av søknad, mottak av supplerende opplysninger, vurdering av unntak- og dispensasjonsforhold, samordningsansvar med interne og eksterne fagmyndigheter (vei, vann mv.), vurdering av nabomerknader, vurdering av ansvarsretter, kontroll og kontrollform, skriving av vedtak, lederkontroll og utsendelse av vedtak, oppfølging, telefoner, brukstillatelse/ferdigattest, noe veiledning, utstedelse av kart og attester mv. I tillegg skal gebyret dekke enkelte indirekte kostnader som for eksempel tilsyn, kontorlokaler, drift av servicetorg, registrering, arkivering, opplæring, befaringer, utarbeidelse av kartverktøy, ikt mm. Tilsvarende er det innenfor deling, kart, oppmåling, seksjonering og matrikkelføring. Hva som faller utenfor det man kan kreve gebyr for har vist seg å være noe mer uklart. Departementet har gjennom ulike kilder klarlagt at det ikke er riktig alt arbeid det offentlige har som følge av byggesaksbehandlingen som kan gebyrbelegges. Noe kan riktignok dekkes gjennom overheadkostnader, mens annet må dekkes av LLs generelle budsjett. Eksempler på dette er klagesaksbehandling, ekstra kostnader ved å fremme saker til politisk behandling, stille som vitner i privatrettslige rettsaker, saksbehandling og tilsyn i tilknytning til andre lovverk, f.eks. kulturminneinteresser eller brannvern, generell veiledning iht. veiledningsplikten i forvaltningsloven eller andre lovverk, ulovlighetsoppfølging mm. Metode for utformingen av gebyrregulativ I et brev fra Kommunal- og regionaldepartementet fra 2009 bemerket KRD at oppgavene som kommunen skal utføre, og tilhørende oppbygging av tjenesteproduksjonen, er komplisert og forbundet med naturlige variasjoner. Et perfekt samsvar mellom pris og kostnad er derfor ikke praktisk mulig. Sivilombudsmannen ba for noen år siden Kommunal- og regionaldepartementet om å redegjøre for hvordan man sikret at gebyrregulativene var i henhold til selvkost. Departementet henviste da til forarbeidene til plan- og bygningsloven (Ot.prp. nr. 45 ( )) hvor det ble konkluderte med at det ikke ble ansett som hensiktsmessig å pålegge kommunene en konkret metode for gebyrberegning. KRD presisert at det ikke stilles krav om at fastlegging av gebyrsatsene må skje på bakgrunn av dokumentasjon i form av grundig kartlegging og beregning av ressursinnsats og kostnader. Fordelingen kan skje etter målte, beregnete eller antatte/estimerte kostnader, både for prisgruppen som helhet eller for en middelverdi -sak. Men kommunen må kunne dokumentere at utgiftene til saksbehandlingen påvirkes av den faktor som har vært sentral ved gebyrberegningen. 47

48 Utgangspunktet for all dokumentasjon i forbindelse med gebyr er å påvise samsvar mellom prisingen og påløpte kostnader. Detaljert prising etter oppgaver vil kunne bli komplisert å utforme, vanskelig å forstå og tidkrevende å dokumentere. Det presiseres derfor at departementet anbefaler generelt enkle og oversiktlige prissystemer, noe som vil bidra til å gjøre regulativet enkelt, forutsigbart, brukervennlig og redusere kostnadene forårsaket av systemet selv. Flere saker fra Sivilombudsmannen i de senere årene har vist at det stilles stadig strengere krav til at kommunene kan legge frem noe dokumentasjon som viser hva de har lagt til grunn når de har utarbeidet gebyrregulativet sitt. Areal som grunnlag for beregning av gebyr Administrasjonssjefen viser til det som står i saksfremlegget om areal. I tillegg mener hun at det er grunn til å nevne et par uttalelser til fra Sivilombudsmannen. Den første er en sak fra Bærum kommune i 2008 (2007/1279) hvor Sivilombudsmannen bl.a. sa følgende: Jeg har i en uttalelse inntatt i ombudsmannens årsmelding for 2006 på s. 304 (ombudsmannssak 2005/1486) lagt til grunn at det kan være en sammenheng mellom bruksarealet for et bygg og kostnadene ved byggesaksbehandlingen, men at det ikke er noen automatikk. Et regulativ som legger opp til en lineær sammenheng mellom arealet og gebyrets størrelse, tilfredsstiller ikke de krav som må stilles. Bærum kommune har delt opp gebyrene i ulike arealklasser, slik at kvadratmeterprisen reduseres suksessivt jo større bygget er. Dette synes i utgangspunktet å være en fornuftig ordning, men her som ellers må det kreves at den ordningen regulativet gir anvisning på, fører til resultater som er forenlige med selvkostprinsippet. Et gjennomgangstema i de klagene jeg har mottatt til nå, har vært at kommunens regulativ har ført til urimelige enkeltresultater for store bygg, nettopp fordi gebyrsatsene har vært knyttet til areal. Det jeg særlig savner opplysninger om i denne saken, er hvordan Bærum kommunes regulativ slår ut i så måte. Det er for eksempel neppe adgang til å la store bygg generelt subsidiere mindre og mellomstore byggetiltak. Særlig om gebyr for ulovlig påbegynte saker og andre ulovligheter Sivilombudsmannen har i en sak fra 2008, som gjaldt gebyr for byggesaksbehandling av et tiltak som var igangsatt før tillatelse forelå, uttalt følgende: (den aktuelle kommunen hadde et regulativ som opererte med to ulike satser av ulovlighetsgebyr. Dersom tiltakshaver selv tok initiativ til å inngi en byggesøknad for godkjenning i ettertid av et ulovlig tiltak, ble det krevd dobbelt byggesaksgebyr. Dersom kommunen påpekte det ulovlige forholdet ble gebyret satt til tre ganger ordinært byggesaksgebyr. Maksimalt tilleggsgebyr er likevel satt til kr ,-). «Spørsmålet er etter dette om gebyret i den aktuelle saken reflekterer de faktiske gjennomsnittskostnadene ved den aktuelle sakstypen. Disse snittkostnadene må som nevnt være dokumenterbare. (...) Så vidt jeg kan se, foreligger det ingen opplysninger om forholdet mellom faktisk påløpte utgifter i saker vedrørende oppfølgning av ulovlige byggetiltak og den fastsatte gebyrsatsen i kommunens gebyrregulativ. (...) Heller ikke bakgrunnen for gebyrregulativets inndeling i sakstyper er kjent. Det mangler også dokumentasjon på hvordan utgiftene varierer ettersom byggesøknad er inngitt i ettertid eller ikke, og om den etterfølgende søknaden er initiert av tiltakshaver selv. 48

49 Den måten regulativet er utformet på, kan være egnet til å gi inntrykk av at ulovlighetsgebyrene er av pønal karakter. Plan- og bygningsloven 109 hjemler ikke ileggelse av straff.» (Pønal karakter betyr at gebyrets funksjon er å virke som en straff, eller sanksjonere en uønsket handling.) KMD har i en tolkningsuttalelse til Fylkesmannen i Rogaland i 2015 (saksnr. 15/1054) vurdert om kommunene kan kreve gebyr for ulovlighetsoppfølging. Departementet uttalte her: «Etter en samlet gjennomgang av forarbeidene og øvrige rettskilder mener departementet at ulovlighetsoppfølging kan gebyrlegges som overheadkostnader. I konkrete enkeltsaker er det imidlertid ikke adgang til å ilegge gebyr.» KMD har også i en oppfølgende uttalelse i samme sak uttalt at «Forarbeidene trekker derfor etter departementets syn klart i retning av at kommunen i utformingen av sitt gebyrregulativ må begrense direkte gebyrlegging til tilfeller der det foreligger en søknad om godkjenning av et allerede oppført tiltak.» Det må legges inn en sikkerhetsventil for urimelige gebyr Sivilombudsmannen (SOM 2015/947) valgte på eget initiativ i 2015 å ta opp gebyrregulativet i Kristiansand kommune til vurdering ut fra hensynet til rettsikkerheten. Gebyrregulativet til Kristiansand tok utgangspunkt i to hovedtyper bygg (bolig, og andre typer bygg) og delte gebyret inn i satser ut fra areal og antall boenheter. Det var ikke hjemmel i regulativet for å nedsette åpenbart urimelige gebyr. Sivilombudsmannen uttalte i denne saken bl.a. følgende: Hvis kommunen kan dokumentere at snitt-kostnadene som ligger til grunn for gebyrsatsene for disse sakstypene er i samsvar med selvkost, er ikke slike lineære beregnings-bestemmelser nødvendigvis problematiske. Bestemmelsene kan imidlertid skape problemer i prosjekter med mange boenheter eller stort bruksareal. Selvkost skal også til-strebes i den enkelte sak, slik at disse lineære gebyrbestemmelsene vil kunne generere gebyrer som overstiger selvkost i en slik grad at gebyret kan være ulovlig. (...) Særlig under henvisning til Rt s har ombudsmannen også tidligere uttalt seg kritisk til gebyrregulativer/-forskrifter som legger opp til en lineær sammenheng mellom areal og gebyrets størrelse, jf. blant annet uttalelse inntatt i årsmeldingen for 2006 på side 304 (somb ). En lineær modell for gebyrberegning for behandling av enkelte søknader etter pbl. 20-1, medfører ikke uten videre at denne delen av gebyrforskriften er ugyldig. Ofte inneholder kommunale gebyrforskrifter ulike varianter av unntaksbestemmelser eller «sikkerhetsventiler» som kan fange opp saker hvor de standardiserte gebyrsatsene gir for høyt gebyr. (...) Kombinasjonen av disse delvis lineære bestemmelsene sammenholdt med at forskriften ikke har slik sikkerhetsventil, er etter ombudsmannens oppfatning uheldig. Det skaper et potensiale for brudd på selvkostprinsippet i den enkelte byggesak. På bakgrunn av dette konkluderte Sivilombudsmannen med at det var klare rettsikkerhetsbetenkligheter ved gebyrregulativet slik det var utformet der, og Kristiansand kommune ble bedt om å endre sin gebyrforskrift. 49

50 For mer informasjon om temaet kan følgende kilder benyttes: Rundskriv H-5/02 (s ) Rundskriv H-3/14 pdf Sivilombudsmannssaker: SOMB (2008 s. 275), krever innlogging i Lovdata, ikke lenger tilgjengelig på nett. KMDs tolkningsuttalelser: (datert: ) (datert: ) (datert: ) KMDs uttalelse om gebyr for sletting av tinglyste heftelser. KMDs saksnr. 13/1370, datert (ikke tilgjengelig på nett) KRDs tolkningsuttalelser: Saksnr. 2007/30163 datert Kommunal- og regionaldepartementets brev til fylkesmenne datert (saksnr. 2007/30163): 50

51 Kommunal- og regionaldepartementets brev til Sivilombudsmannen datert (saksnr. 2007/953) Kontroll av gebyrinntekter (ikke tilgjengelig på nett) Miljøverndepartementetes brev til Hedemark revisjon IKS datert , (saksnr ) Delingsloven og forholdet til selvkost (ikke tilgjengelig på nett) Høyesterett: HR A Rt Lovforarbeider Ot.prp. nr 39 ( ) Ot.prp. nr. 45 ( ) (se det som gjelder pbl. 33-1) Ot.prp. nr. 57 ( ) (se det som gjelder matikkelloven 32) Fylkesmannsvedtak: God presentasjon av selvkost og utarbeidelse av gebyrer: 51

52 Boligblokk, 8 leiligheter, avholder 1 forhåndskonferanse, må be om riktig dokumentasjon to ganger, bygger iht. tillatelse, ingen behov for dispensasjoner eller unntak, søknad i to trinn Forhåndskonferanse 0 0 Situasjonskart Nybygg- boliger pr. leiligehet Grunnbeløp 500 Sakstype bolig leilighet Sakstype bolig leilighet Tilleggsgebyr etterlysning av dokumentasjon 1130 Sendt inn gjennom ID-portalen 450 Igangsettingstillatelse Midlertidig brukstilaltelse Ferdigattest 0 0 Totalt: Hundegård, med en røkterbolig og et lagerbygg på 60 m2, avholder 2 forhåndskonferanser, må be om riktig dokumentasjon to ganger, bygger iht. tillatelse med unntak av noen mindre endringer som ikke trenger ny søknad, ikke behov for dispensasjon, men trenger 1 unntak Forhåndskonferanse 0 Forhåndskonferanse Situasjonskart 780 Søknadspliktig tiltak tiltaksklasse Nybygg bolig 7210 Grunnbeløp 500 Sakstype, hundegård 3750 Sakstype, røkterbolig 6250 Sakstype, uthus/lager (andre mindre nybygg inntil 70 m2) 4500 Tilleggsgebyr, etterlysning av dokumentasjon 1130 Tilleggsgebyr, Unntak fra avstand til nabogrense 1800 Sendt inn gjennom ID-portalen 450 Vurdere om gebyret er rimelig? Igangsettingstillatelse Midlertidig brukstilaltelse Gjennomgang av "as built" tegninger Ferdigattest 0 0 Totalt:

53 Deling av tomt, rektangulær, tomtens omkrets er 500 meter, areal m2, kun behov for to nye grensepunkter, siden en av grensene følger tomtegrensen ut mot vei, og denne er allerede markert tidligere. Huset på modertomta blir liggende nærmere nabogrensen enn avstandskravet tillater Situasjonskart 780 Grunnbeløp 500 Sakstype, deling av tomt Tilleggsgebyr, unntak fra avstand nabogrense 1800 Oppmålingsforretning, grunnbeløp To nye grensepunkter 1000 Tomtens totale omkrets inntil 350 meter 4200 Tomtens totale omkrets inntil 500 meter 1350 Utstedelse av matrikkelbrev, inntil 10 sider 175 Tinglysning Totalt: Hotell, 25 rom, 1800 m2 BRA, fordelt på 4 plan, hvor de 2 øverste er lik med 8 rom på hvert plan, grunnplan med inneholder restaurant, gavebutikk, spa og fotobutikk, vil ikke oppfylle krav til scooterparkering og trenger derfor unntak fra bestemmelsene, bygges på tomt med forurenset grunn, oppføring av 3 skilt, deler søknad om ig i grunnarbeider og øvrige arbeider, søker ikke om ferdigattest innenfor fristen Forhåndskonferanse 0 Situasjonskart, oversendt på SOSI-fil 1000 Bygg som ikke er bolig m BRA over 500 m Grunnbeløp 500 Sakstype hotell, rom Sakstype hotell, rom Sakstype hotell, rom Sakstype hotell, rom Fradrag lik planløsning for 2 plan 6218,00 Privat næring Tilleggsgebyr oversendelse av anmodning om unntak fra bestemmelsene om scooterparkering 1130 Tilleggsgebyr forurenset grunn 3500 Skilt, 3 stk Igangsettingstillatelse Igangsettingstillatelse Midlertidig brukstilaltelse Ferdigattest Totalt:

54 Lagerhall, 599 m2 BYA, ettrinnsøknad sendt via IDportalen, forurenset grunn, behov for tilleggsdokumentasjon 1 gang, bygd i henhold til tillatelser og regelverket, søker direkte om ferdigattest Situasjonskart 780 Bygg som ikke er bolig m BRA over 500 m ,3 Grunnbeløp 500 Forurenset grunn 3500 Sendt inn gjennom ID-portalen 450,00 Ferdigattest 0 Totalt: ,3 Flytting av lagerhall fra sjøområdet til hotellneset, 599 m2 BYA, ettrinnsøknad sendt via IDportalen, forurenset grunn, behov for tilleggsdokumentasjon 1 gang, bygd i henhold til tillatelser og regelverket, søker direkte om ferdigattest Situasjonskart 780 Bygg som ikke er bolig m BRA over 500 m ,3 Grunnbeløp 500 Forurenset grunn 3500 Sendt inn gjennom ID-portalen 450,00 Ferdigattest 0 Totalt før fradrag: ,3 Totalt etter fradrag for transformasjon ,98 54

55 Vedlegg 7 Standardprosess 55

56 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Elin Dolmseth Tertialrapport pr. 2. tertial 2017 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret 17/ Administrasjonsutvalgets behandling : Økonomisjef Elin Dolmseth orienterte innledningsvis nærmere om saken. Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak : Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr tas til orientering. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. Anbefaling: Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr tas til orientering. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. Saksopplysninger: Vedlagte tertialrapport inneholder: Rapport om måloppnåelse pr i hht handlingsprogrammet Nøkkeltall vedr personalforvaltningen Kvalitetsstyring og beredskap Økonomisk rapport pr for driftsregnskapet, driftsprosjekter samt investeringsprosjekter Forslag til budsjettendringer I lokalsamfunnsplan , vedtatt av lokalstyret , er 8 satsingsområder med tilhørende delmål for planperioden beskrevet. I «Handlingsprogram og økonomiplan , Budsjett 2017» vedtatt av lokalstyret er det vedtatt tiltak for som skal gjennomføres for å nå de enkelte delmålene. I vedlagte tertialrapport rapporteres status på tiltakene. Nøkkeltall vedr personalforvaltningen gir informasjon om årsverk, sykefraværsprosent og turnover. 56

57 2017/982-3 Side 2 av 2 Avsnittet om kvalitetsstyring og beredskap gir informasjon om status for disse områdene. I hht Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 skal administrasjonssjefen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i økonomien sett i forhold til årsbudsjettet. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger i året. Lokalstyret får rapporter utarbeidet med utgangspunkt i regnskapstall pr og Tall pr danner grunnlaget for årsregnskapet. Også her kommenteres forholdet mellom regnskap og budsjett. Årets driftsbudsjett vedtas av lokalstyret på enhetsnivå og som nettobevilgninger. Nettobevilgninger (også omtalt som netto budsjettramme) er budsjetterte kostnader minus budsjetterte inntekter. I hht det administrative delegasjonsreglementet har enhetslederne det økonomiske ansvaret innen egen enhet. Enhetsledernes anvendelse av vedtatt budsjett skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Økonomisk innebærer dette bl.a. at enhetslederne kan disponere evt merinntekter eller mindrekostnader i driftsbudsjettet. Samtidig betyr det at enhetslederne må bestrebe seg på å holde netto budsjettramme om det skulle oppstå uforutsette økninger i kostnadene eller svikt i inntektene i løpet av året. For investeringsprosjekter kan enhetslederne disponere vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme (som tilsvarer prosjektets forventede kostnad i år) for det enkelte investeringsprosjekt. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 og 11 omtaler budsjettendringer: Dersom det er rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik (gjelder både mer- og mindreforbruk) mellom regnskap og budsjett, skal det foreslå nødvendige tiltak for å lukke avviket. Dette kan være justering av økonomiske rammer (budsjettendringer) eller justering av mengden eller innholdet i tjenesten / prosjektet. Budsjettendringer vedtas på samme nivå som budsjettet er vedtatt. Det betyr at for driftsbudsjettet gjøres korrigeringene i fht enhetens netto budsjettramme. For investeringsprosjekter gjøres korrigeringene i fht det enkelte prosjekt sin brutto budsjettramme Dokumentet «Handlingsprogram og økonomiplan , Budsjett 2017» gir informasjon om årets drifts- og investeringsbudsjett. Det dokumentet, sammen med budsjettkorrigeringssaker som er fremmet for lokalstyret tidligere i år, danner grunnlaget for økonomisk rapport pr Vurdering: Vedlegg 1 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi pr. 2. tertial

58 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi 31. august

59 Innhold Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Nøkkeltall personalforvaltning...16 Kvalitetsstyring og beredskap...17 Økonomisk rapport per Rapport: Driftsregnskapet pr Rapport: Driftsprosjekter (VHP Energiverket) per Status driftstiltak 2017 (jfr kapittel i Handlingsprogram og økonomiplan , budsjett 2017)...47 Rapport: Investeringsprosjekter pr Oppsummering foreslåtte budsjettendringer

60 Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Forklaring på fargene i statusfeltet: Rød farge: tiltaket ikke påbegynt, gul farge: tiltaket under arbeid, grønn farge: tiltaket gjennomført / satt i verk. Tiltak: 1. Vi vil ha et levende lokaldemokrati Være gode ombudsmenn for befolkningen Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser og gjennomføre folkemøter Ansvarlig: Politisk ledelse Politisk ledelse Utføres i: Kommentar Kommentar Status Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig, med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer og muligheter. Vi etterlever nasjonalpolitiske målsettinger og har fått til svært mye på kort tid- Grunnet lokalt godt arbeid har vi også banet vei for et større potensiale i Longyearbyen en hva noen tenke bare for få år siden. Det er fokus på at denne informasjon repeteres jevnlig slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet til sentrale myndigheter og i relevante miljøer. Ingen folkemøter avholdt for perioden. Øvrige systemer for varsling/annonsering av møter fungere godt. Men på sikt bør nye nettsider vurderes. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig, med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer og muligheter. Vi etterlever nasjonalpolitiske målsettinger og har fått til svært mye på kort tid- Grunnet lokalt godt arbeid har vi også banet vei for et større potensiale i Longyearbyen en hva noen tenke bare for få år siden. Det er fokus på at denne informasjon repeteres jevnlig slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet til sentrale myndigheter og i relevante miljøer. Ingen folkemøter avholdt for perioden. Øvrige systemer for varsling/annonsering av møter fungere godt. Men på sikt bør nye nettsider vurderes. Under arbeid Under arbeid 3 60

61 Påvirke nasjonal svalbardpolitikk ved å synliggjøre Longyearbyens kompetanse og muligheter Gjøre det attraktivt for befolkningen å overvære Lokalstyrets møter, blant annet ved å optimalisere bruk og innredning av møtelokalene Gjøre det enklere for befolkningen å møte politikken ved å tilby arealer på Næringsbygget til partiarbeid Politisk ledelse Politisk ledelse/ administrasjonssjef Politisk ledelse/ administrasjonssjef Påvirkning i nasjonale budsjett prosesser, særlige fokus områder er selvsagt midler for skred og boligbygging. Det jobbes også mot NTP, slik at vi sikrer at havne prosjektet forblir i den, fortrinnsvis med en høyere bevilging. Potensial og muligheter for ommøblering og eventuelt nymøblering er diskutert med arkitekt i forbindelse med arbeid med innredning av biblioteket. Mulig løsning vil bli fremlagt politisk for behandling. Påvirkning i nasjonale budsjettprosesser, særlige midler til skredforebygging og boligbygging. På Newtontoppen er det innhentet forslag for ny møblering, men det skal ses på forslag for ommøblering med bruk av dagens møbler. Prosessen er forsinket på grunn av utskifting av ressurser. Kontorløsning for Næringsbygget er avklart pr. 1 september. Arealer for politisk virksomhet vil legges fram for AU i møte i oktober. Under arbeid Under arbeid Under arbeid 4 61

62 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Kommentar Status God dialog med Visit Svalbard. Deltar på møter. De blir invitert til å ha innlegg på "Frokostmøtene". Har fokus på Masterplan for Næringsrådgiver sitter i reiseliv. God dialog med Visit arbeidsgruppen for Fase 3 Svalbard. Deltar på møter. De blir (gjennomføringsfasen). invitert til å ha innlegg på Planavdelingen samarbeider med Frokostmøtene. Næringsrådgiver Legge til rette for at reiselivet kan Visit Svalbard på 2017 sitt i arbeidsgruppen for Fase 3 Under nå målene i Masterplan Svalbard Politisk ledelse tilretteleggingssiden. I 2020 (gjennomføringsfasen). arbeid mot 2025 næringsarbeidet er vi bevisst på at Planavdelingen samarbeider med reiseliv er et satsingsområde. Aktivt Visit Svalbard på invitert til presentasjoner i TU og tilrettleggingssiden. I Lokalstyret for å ta diskusjon rundt næringsarbeidet er vi bevist på at økning av turisme videre; hvordan Reiseliv er et satsingsområde. kan vi sammen utvikle Longyearbyen som attraktivt reisemål? Legge til rette for at næringslivet kan nå målene i Strategisk næringsplan Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Oppfordre og bidra til opprettelse av lærlingeplasser i flest mulig virksomheter Politisk ledelse Politisk ledelse Politisk ledelse Gjennom å ha vedtatte planer. Regulerte områder. Etablerte arenaer for nettverkbygging, kompetanseheving. Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Da med fokus på Svalbardmeldingen og andre vedtatte planer som berører arbeidet. Deltatt på møter med lærlingenemden i Troms. Møte gjaldt lærligeplasser innen reiseliv og kjøkken. Gjennom å ha vedtatte planer. Regulerte områder. Etablerte arenaer for nettverksbygging, kompetanseheving. Med utgangspunkt i Svalbardmeldingen jobber politisk ledelse og administrasjonen med tilrettelegging gjennom å følge opp Masterplan for reiselivet, Strategisk næringsplan, tilrettelegge gjennom oppfølging av arealplanen og samfunnsplanen. Deltatt på møter med lærlingenemden i Troms. Møte gjaldt lærligeplasser innen reiseliv og kjøkken. Under arbeid Under arbeid Under arbeid 5 62

63 Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens avgifts- og skattenivå Sikre arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom arealog delplaner Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Bidra til et hensiktsmessig juridisk rammeverk for næringslivet Politisk ledelse / administrasjonssjef Politisk ledelse / administrasjonssjef Politisk ledelse/ administrasjonssjef Politisk ledelse Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Arealplanen ble vedtatt i februar. Sentrumsplanen ble vedtatt i mars. Delplan Hotellneset (planfremmer SNSK) er under arbeid - med god støtte fra LL. Planstrategi fremmes politisk i første del av andre tertial. To midlertidige byggesaksbehandlere er på plass, to planstillinger er utlyst. Samarbeid mellom Skole og UNIS på adm. nivå, knyttet til kommende samarbeidsavtale og utveksling/praksis videre. Barnehage har vært på tur med Sysselmannenen til Justisen i forbindelse med skifestivalen. Samarbeid NAV og IN. Godt samarbeid med UNIS i forhold til skred og fremtidig skredvarsling. Samarbeid med Arctic Safety Center (UNIS). Godt samarbeid med Sysselmannen, Statsbygg og SNSK/SNSG. Det juridiske rammeverket på Svalbard både for næringslivet og forvalting er på flere områder utdatert eller ikke gjort gjeldende. En løpene prosess. Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Det er lagt til rette for oppfølging av arealplan og utarbeidelse av delplaner ved at planavdelingen er oppjustert fra 1 fast stilling til 3 faste stillinger. Hele avdelingen vil være ny fra senhøst Delplan Bykaia lagt ut på siste gangs høring. Delplan Hotellneset kommet inn fra forslagsstiller til behandling administrativt. Arbeid med planprogram for lokalsamfunnsplan påbegynt. Planprogram og planoppstart for Lia-Vannledningsdalen under arbeid. Temaplan ferdselsveier tatt opp til behandling for forankring. Samarbeid mellom skolen og UNIS på adm. nivå, knyttet til kommende samarbeidsavtale og utveksling/praksis videre. Barnehage har vært på tur med Sysselmannen til Justisen i forbindelse med skifestivalen. Samarbeid NAV og IN. Godt samarbeid med UNIS i forhold til skred og fremtidig skredvarsling. Samarbeid med Arctic Safety Center (UNIS). Godt samarbeid med Sysselmannen, Statsbygg og SNSK/SNSG. Møter skal gjennomføres med Kommunaldepartementet i september om juridiske rammer. Det samme ble avholdt i vår, da sammen med Miljøverndepartementet. Under arbeid Under arbeid Under arbeid Under arbeid 6 63

64 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Kommentar Status Bidra til konferanse i juni 2017 om framtidig energibærer. Videre oppfølging av Olje- og Informasjon og bevisstgjøring av energidepartementet om arbeidet innbyggere og næringsliv, om Politisk ledelse/ 2017 Artikler i Svalbardposten i forhold til med ny energibærer i energisituasjonen i Longyearbyen administrasjonssjef 2020 fjernvarmeforbuk og reservekraft. Longyearbyen. Deltar i prosjekt i og muligheter for redusert samarbeid med Statoil, SNSK og energiforbruk SINTEF ang mulighetsstudie Klar knyttet til hydrogen som energibærer. Sikre fastboenes mulighet til å ferdes på Svalbard Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunneier i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom Bidra til at innbyggerne ser verdien i å ta vare på naturen ved bruk, bl.a. gjennom friluftsliv, jakt og fiske, Camp Svalbard, søppelaksjoner Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon Politisk ledelse Administrasjonssjef Politisk ledelse/ administrasjonssjef Administrasjonssjef Ikke relevant da det ikke foreligger endringer. Deltatt på møter sammen med Aktiv i friluft, Visit Svalbard, cruisenettverket, SNSK, Sysselmannen og Svalbard miljøvernfond. Samlet interesse om å rydde og holde byen ren. Sommerjobb for ungdom avholdes som normalt. Ny miljøstilling starter i juni. Går sammen i byen med aksjoner for rydding.camp Svalbard for ungdom vinter er gjennomført. Fokus på arktisk skole på Longyearbyen skole og både skole og barnehagene er aktive på tur. Driftsingeniør renovasjon og miljø starter i juni. Avholdt møte med miljødirektoratet for revidering av miljølovverk. Kontinuerlig forbedringsfokus i enhetene. Ingen 7 Ikke relevant da det ikke foreligger endringer. Deltatt på møter sammen med Aktiv i friluft, Visit Svalbard, cruisenettverket, SNSK, Sysselmannen og Svalbard miljøvernfond. Samlet interesse om å rydde og holde byen ren. Ny miljøstilling er på plass og arbeidet med utarbeidelse av forskrift knyttet til delegert ansvar for miljøoppfølging startet opp. Går sammen i byen med aksjoner for rydding. Camp Svalbard for ungdom vinter er gjennomført og Camp Svalbard sommer gjennomført i august. Fokus på arktisk skole på Longyearbyen skole og både skole og barnehagene er aktive på tur. Driftsingeniør renovasjon og miljø på plass i organisasjonen. Jobber mot Sysselmannen i forhold til avløpsproblematikk og andre miljøspørsmål. Mye arbeid med Klar Under arbeid Under arbeid Under arbeid 64

65 overordnet miljøstrategi i organisasjonen. deponiene og miljøaspektet rundt deponiet i Adventdalen. 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Kommentar Status Høsten 2017 brukes til å utarbeide en flerårig øvelsesplan. Planen tar utgangspunkt i overordnet ROS og enhetenes ROS. Fokuset blir å øve Arbeidet med en flerårig Lage en flerårlig øvelsesplan for 2017 de uønskede hendelsene med øvelsesplan er i gang og avsluttes Under beredskap og gjennomføre Administrasjonssjef 2020 høyst risiko i ROS. Øvelsesplanen ila høsten. Planen iverksettes arbeid øvelser vil være effektiv fra Beredskapsrådgiver er ansvarlig for utarbeidelse av øvelsesplanen samt fasilitere øvelsene. Følge opp NVE rapporten Følge opp læringspunktene i DSB rapporten etter skredet Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Administrasjonssjef NVE har lyst ut konkurranse som skredsikring i Lia. Planlagt gjennomført høsten Sikkerhetsdag gjennomført 25.4 med lokalpolitikere og sentral administrasjon. Det er foretatt en sammenstilling av de forbedringspunkter som gjelder LL. Det er igangsatt et systematisk arbeid for å analysere organisasjonen gjennom bruk av Kommunekompasset ved KS- Konsulent våren Resultat 8 Egen skredfaglig kompetanse tilsatt i LL, midlertidig stilling over 3 år. Detaljprosjektering av første sikringstiltak i gang og byggesak godkjent. Det er nær kontakt mellom LL og NVE i gjennomføring av sikringsarbeidet. I juni ble mandat og organisering av det psykososiale teamet vedtatt politisk. LL har tatt ansvaret for å koordinere og lede dette arbeidet. Presentasjon av Kommunekompasset oktober. Dette vil danne grunnlag Under arbeid Under arbeid 65

66 foreligger september Det utarbeides et mandat og organisering av det psykososiale teamet. LL har tatt på seg koordineringsansvaret for teamet. Det er startet prosess med NFD for gjennomgang av ansvarsavtalene. målet er å være ferdig før jul for valg av strategier for bl.a. oppfølging av øvrige læringspunkter og andre forhold som bidrar til å gjøre LL til en robust og tillitsskapende lokal myndighetsutøver og forvalter. Det er startet prosess med NFD for gjennomgang av ansvarsavtalene. Målet er å være ferdig før jul Jobbe for attraktive møteplasser utendørs i sentrum, i samarbeid med næringslivet Videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd. Longyearbyen om forebyggende arbeid Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet Ha en aktiv boligpolitikk i Longyearbyen Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Administrasjonssjef Administrasjonssjef 2017 Politisk ledelse Næringsbygget vil starte utomhusarbeid når biblioteket står ferdig. Legger til rette for sitte- og møteplasser i sentrum. LL tar ansvaret for Psykososialt kriseteam. Sak skal opp politisk. Tenkt oppstart på ny helhetlig oppvekstplan våren Må opp politisk før sommeren. Forebyggende forum har nylig hatt møte, fokus på psykisk helse Ikke prioritert oppgave i første tertial grunnet administrative ressurser. På grunn av den akutte boligmangelen er det vanskelig og få til en politikk som realiser de politiske ambisjoner fullt ut. Men målsettingen ligger fortsatt fastmen det nevnes at LL har om lag Næringsbygget vil starte utomhusarbeid når biblioteket står ferdig. Legger til rette for sitte- og møteplasser i sentrum. Prosjektet er i prosjektfasen, og det ser ut til at bevilget sum på 600' ikke vil være tilstrekkelig. Utarbeidet planprogram for oppvekstplan, behandlet politisk. Planlagt oppvekstuke september 2017 med fokus på forebyggende arbeid, psykisk helse og resultater fra UngData-undersøkelsen. Ikke prioritert oppgave i andre tertial grunnet manglende administrative ressurser. På grunn av den akutte boligmangelen er det vanskelig å få til en politikk som realiserer de politiske ambisjoner fullt ut. Men målsettingen ligger fortsatt fast. Det kan nevnes at LL har om lag 10,5 Under arbeid Under arbeid Ikke påbegynt Under arbeid 9 66

67 10,5 millioner kroner til tilrettelegging for boligbygging. millioner kroner til tilrettelegging for boligbygging. Bevare og benytte kulturminner vern gjennom bruk Politisk ledelse Det er god dialog mellom SNSK, riksantikvaren, SMS, Visit og LL. Det er god dialog mellom SNSK, riksantikvaren, SMS, Visit Svalbard og LL. Klar 5. Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Utføres Tiltak: Ansvarlig: i: Avklaring av LL sitt økonomiske ansvar knyttet til utenlandske innbyggere. Arbeide for å få statlig støtte til vedlikehold og oppgradering av arktisk infrastruktur Delta i statens arbeid med å utrede ny energibærer, både produksjon og distribusjon Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Kommentar Kommentar Status Det er gjort avklaringer mht barnevern og videregående opplæring, men avklaringer knyttet til lokal forskrift til inntak i videregående opplæring er nå sendt videre fra utdanningsdirektoratet til kunnskapsdepartementet. Det som ikke er helt avklart er f.eks. utenlandske elevers krav Polaravdelingen og statlige delegasjoner er gitt informasjon om infrastruktur og LL sitt behov for støtte. Søknad om støtte sendt til Justis- og beredskapsdepartementet. Tatt i mot flere interessenter. Staten har ikke tatt kontakt ennå. Planlagt SINTEF-konferanse i juni der LL er en viktig deltaker og bidragsyter. Det er gjort avklaringer mht barnevern og videregående opplæring, men avklaringer knyttet til lokal forskrift til inntak i videregående opplæring er nå sendt videre fra Utdanningsdirektoratet til Kunnskapsdepartementet. Det som ikke er helt avklart er f.eks. utenlandske elevers rettigheter med tanke på tilbud, norskopplæring og praktisk gjennomføring. Polaravdelingen og statlige delegasjoner er gitt informasjon om infrastruktur og LL sitt behov for støtte. Søknad om støtte sendt til Justis- og beredskapsdepartementet. Prosjektet er ikke i gangsatt enda hos OED. Samler og koordinerer interessenter, deltar i ulike energiprosjekter. Under arbeid Klar Under arbeid 10 67

68 Arbeide for å få statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan og investeringer ved energiverket Bygge kompetanse om klimaendringers påvirkning på infrastruktur, samt tilpasse denne basert på ny kompetanse Bruke forskningsparken sin kompetanse ved å oppfordre til forskningsprosjekter som kan bidra til informasjon og kunnskap om lokalsamfunnet Utredning av et forutsigbart yrkesfaglig tilbud ved Longyearbyen skole Følge opp kvalitetssystemet og Longyearbyen skole sin utviklingsplan Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Administrasjonssjef Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Administrasjonssjef Administrasjonssjef Polaravdelingen og statlige delegasjoner er gitt informasjon om vedlikeholdsplanen og LL sitt behov for støtte. Søknad om støtte sendt til Justis- og beredskapsdepartementet. Administrativ deltakelse på Svalbardkurset august Deltar i forskningsprosjekt på fremtidig fundamentering. Bidrar til UNIS prosjekt om snølagring rundt boligområdet. LL har et samarbeidsprosjekt med Sintef og UNIS som går på fundamentering i permafrost, og med utviklingen av Arctic Safety Center som er i regi UNIS. Behandlet i OKU 17. jan Søknad om godkjenning av modeller sendt kunnskapsdepartementet 6.april Igangsetting er tenkt august Tilstandsrapport behandlet i OKU 25. april. Ny utviklingsplan blir skrevet i juni Polaravdelingen og statlige delegasjoner er gitt informasjon om vedlikeholdsplanen og LL sitt behov for støtte. Søknad om støtte sendt til Justis- og beredskapsdepartementet. Administrativ deltakelse på Svalbardkurset august 2017 samt administrativ og politisk deltakelse på Studietur Nord august Deltar i forskningsprosjekt på fremtidig fundamentering. Bidrar til UNIS sitt prosjekt om snølagring rundt boligområdet. Det pågår forskningsprosjekter de LL inngår med egen kompetanse knytte til fundamentering i permafrost. LL har vært med i utviklingen av Arctic Safety Center. LL oppfordrer også til forskning på lokalsamfunnet gjennom de forskningsmiljøer vi møter. Behandlet i OKU 17 januar Søknad om godkjenning av modeller sendt kunnskapsdepartementet 6.april Igangsetting august Ikke mottatt svar fra departementet. Utviklingsplan ble behandlet i OKU i august 17. Utviklingssamtale gjennomført mellom sektorsjef og skolens ledergruppe juni Klar Under arbeid Under arbeid Under arbeid Under arbeid 11 68

69 Utredning av nivå og kvalitet på tjenestetilbudet i barnehagene Administrasjonssjef Arbeidet er i gang. Selve utredningen er et mål skal bli skrevet i løpet av parallelt med arbeidet med nytt barnehagetun/mulighetsstudie oppvekstområdet. Deltidsprosjektstilling pedagogisk (20 %) i gang fra 1 februar Arbeidet er i gang. Det er et mål at selve utredningen blir skrevet i løpet av parallelt med arbeidet med nytt barnehagetun/ mulighetsstudie oppvekstområdet. Deltidsprosjektstilling pedagogisk i 20 % stilling. Under arbeid 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Kommentar Status FOU er en soleklart satsings område der vi bidrar på flere områder. Arealplanene FOU er et soleklart satsingsområde der vi bidrar på flere områder. Arealplanene imøtekommer denne type aktivitet og vi ser etter imøtekommer denne type aktivitet relevante samarbeidsmiljøer. Som Understøtte utvikling av forskning, 2017 Under Politisk ledelse og vi ser etter relevant samarbeid for eksempel styrke aksen på utdanning og kompetanse 2020 arbeid miljøer. Som for eksempel styrke romrelaterte aktivitet mellom Narvik, aksen på romrelaterte aktivitet mellom Narvik, Andøya, Tromsø og Longyearbyen. Andøya, Tromsø og Longyearbyen. LL jobber også med å bidra til realisering av Utviklingsplan (forskningsparken) Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken Gjennomføre tiltak iht. Strategisk havneplan Politisk ledelse Politisk ledelse Opprettelse av flyplassutvalgt pågår Oppfølging av NTP Sak om flyplassutvalg er utarbeidet og behandlet i AU og AU anbefaler opprettelse av flyplassutvalg i Longyearbyen Store investeringer er avhengig av statlig støtte, oppfølging av NTP gjennom konkrete tiltak i statsbudsjettet. Administrativt arbeides det kontinuerlig for å kunne gjøre tiltak innenfor havnas økonomi. Under arbeid Under arbeid 12 69

70 Jobbe for realisering av tiltak etter konseptvalgutredning (KVU) - havn Politisk ledelse/ administrasjonssjef Høringsutkast for NTP ble lagt frem før påske. Longyearbyen havn ligger inne med 300 millioner kroner i første del av planperioden. "Prosjektet omfatter utbedring av havneinfrastrukturen i Longyearbyen havn med en stor flytekai med terminalbygg for passasjertrafikk. Utbedring av havna vil gi økt kapasitet og bedre fasiliteter for små og mellomstore skip, særlig i sommersesongen med stor passasjertrafikk og forskningsvirksomhet. Utbedringen vil dermed styrke lokalsamfunnet gjennom å støtte opp under eksisterende næringsliv og legge til rette for fremtidig utvikling." Det er etterspurt prosjekteringsmidler til LL og plan for veien videre fra Samferdselsdepartementet. Under arbeid 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur-, og fritidstilbud Utføres Tiltak: Ansvarlig: i: Utarbeide kulturplan Videreføre det gode samarbeidet med lag og foreninger i Longyearbyen Administrasjonssjef Administrasjonssjef Kommentar Kommentar Status Planlagt oppstart våren Planen skal være et viktig redskap for frivillige kulturaktører, kulturadministrasjonen i LL og for lokalpolitikerne. Vi ser det som hensiktmessig at planen blir skrevet samtidig som oppvekstplan med parallelle løp Løpende samarbeid knyttet til arrangement og større satsninger både innen kultur og idrett. Godt samarbeid med nye Artica Svalbard. Oppstart august/september Planen skal være et viktig redskap for frivillige kulturaktører, kulturadministrasjonen i LL og for lokalpolitikerne. Planen skal skrives/utarbeides samtidig som oppvekstplan med parallelle løp Løpende samarbeid knyttet til arrangement og større satsninger både innen kultur og idrett. Under arbeid Under arbeid 13 70

71 Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» og som arena for vår flerkulturelle befolkning Utrede gratis leie av Svalbardhallen til lag og foreninger fra 2018 Gjøre treningsrommet i Svalbardhallen tilgjengelig for bruk utover hallens åpningstider Administrasjonssjef Administrasjonssjef 2017 Administrasjonssjef 2017 Videreført et bredt kulturtilbud også i 2017, gjennom egenproduserte arrangement (bl. annet gjennomført solfestuka, UKM, forberedt 17.maiarrangement) - til å bidra under produksjon av lag og foreningers og andre frivilliges egne arrangementer. Vi starter utredning i august/september. Hallen er i utgangspunktet fullbooket gjennom skole og Svalbard turn. Vi starter utredning i august/september. Videreført et bredt kulturtilbud også i 2017, gjennom egenproduserte arrangement (bl. annet gjennomført solfestuka, UKM, 17.maiarrangement) - samt bidratt til produksjon av lag og foreningers og andre frivilliges egne arrangementer. Oppstart august/september. Hallen er i utgangspunktet fullbooket gjennom bruk av skole og Svalbard turn. Vi starter utredning i august/september. Klar Ikke påbegynt Ikke påbegynt 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Kommentar Status Jobbe videre med informasjon til Skal følges opp iht. DSB-rapporten. Arbeidet starter opp i Skal følges opp iht. DSB-rapporten. Arbeidet starter opp i utenlandske innbyggere om 2017 august/september. Bør spesielt august/september. Bør spesielt Ikke Administrasjonssjef Longyearbyen lokalstyre sitt 2020 sees på rettigheter knyttet til barn sees på rettigheter knyttet til barn påbegynt tjenestetilbud og ungdom. LL må samhandle med Sysselmannen i dette arbeidet. og ungdom. LL må samhandle med Sysselmannen i dette arbeidet

72 Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer Tilby lærlingeplasser i Longyearbyen lokalstyre Bli bedre på informasjon Administrasjonssjef 2017 Administrasjonssjef Administrasjonssjef Etiske retningslinjer er utarbeidet med involvering fra hele organisasjonen. I en ung organisasjon med høy turnover, samt stor variasjon i fagområdene, er det komplisert å få en felles bedriftskultur. Bruk av overordnede styringsdokumenter i opplæringen, evaluering av stab- og støttefunksjoner, samt ledersamlinger/lederopplæring er noen tiltak i Kommunekompasset vil også gi oss informasjon om mulige arbeidsgiverstrategiske tiltak. Det jobbes med å få ny godkjenning som lærebedrift for barn- og ungdomsarbeider, samt å et samarbeid med sysselmannen på en lærling på kontorfaget. Startet et analysearbeid og at vi er i gang med å vurdere tiltak også innen informasjonsarbeid. Dette må prioriteres opp mot andre tiltak i organisasjonen. Oppfølging av Kommunekompasset vil bla. ha som mål å videreutvikle og styrke en enhetlig organisasjonskultur. Etiske retningslinjer er utarbeidet og skal følges opp i organisasjonen. Ikke kommet videre med dette, men arbeidet tas videre i august/september. Startet et analysearbeid og vi er i gang med å vurdere tiltak også innen informasjonsarbeid. Dette må prioriteres opp mot andre tiltak i organisasjonen. Under arbeid Under arbeid Under arbeid 15 72

73 Nøkkeltall personalforvaltning Antall årsverk Budsjetterte årsverk Antall ansatte personer Sykefraværs- %: * 4,2 % ,4 165** 225* 5,5 % ,4 158,9 250* 3,6 % ,9 250* 3,2 % , ,5 % , ,10 % , ,60 % , ,70 % , ,40 % ,4 163, ,60 % , ,80 % *Antall ansatte personer er gjennomsnittlig genererte lønnslipper per måned ** Korrigert fra forrige rapportering Turnover i Longyearbyen lokalstyre Hittil i 2017: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 13 % 2016: 21 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 8 % 2015: 33 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15 % 2014: 30 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14 % 2013: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15 % 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 18 % 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 11,5 % 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 16 % 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14 % I budsjettet for 2017 er det vedtatt opprettet 1 stilling som prosjektansvarlig ved teknisk, 2 prosjektledere ved teknisk, miljøarbeider ved skolen (60%), driftsingeniør renovasjon og miljø ved teknisk, stilling ved SFO ved skolen (50%) og prosjektstilling vedr fremtidig yrkesfag og nytt yrkesfaglig program ved skolen (70%). I eget vedtak har lokalstyret vedtatt å opprette 2 faste stillinger ved plan/utviklingsenheten. For å jobbe med skredproblematikken har administrasjonssjefen ansatt en person i et 3-årig engasjement. Kostnadene finansieres innenfor budsjetterte utgifter til skredvarsling og skredsikring/flomforebygging i investeringsregnskapet. For å kunne håndtere diverse oppgaver innen lønn vil administrasjonssjefen tilføre personal- og organisasjonsenheten prosjektmidler tilsvarende ett årsverk. Stillingen må vurderes omgjort til fast stilling i fm. budsjett for Kostnader i 2017 som går utover enhetens budsjett, finansieres ved omdisponeringer i budsjettet for 2017 innenfor administrasjonssjefens fullmakter. Flere stillinger gir behov for flere boenheter. I tillegg kan f.eks. endringer i familiesituasjon, vikarer som følge av foreldrepermisjoner og turnover i stillinger der begge jobber i LL gi behov for flere boliger. Vi ser også at ansatte som over tid har bodd på Blåmyra ønsker en annen bosituasjon

74 Kvalitetsstyring og beredskap A. Kvalitetsstyring. Avviksregistrering. Pr er det rapportert totalt 43 hendelser, hvorav halvparten rapporteres fra energiverket. 10 av hendelsene er rapportert som røde hendelser som handler om fare for personskade, miljøforurensning, etterslep på brannteknisk og lav kvalitet på kull. Disse avvikene analyseres nærmere. Det jobbes kontinuerlig med å heve kvaliteten på avviksrapportering og at avvikene følges opp som konkrete læringspunkter. Videre må de ulike avvikssystemene koordineres. Administrasjonssjefen vil sette evaluering av internkontroll og avvikshandtering på dagsorden og løpende orientere lokalstyret om dette arbeidet. Driftsavvik på eiendom og teknisk infrastruktur registreres i et eget FDV verktøy