Møteinnkalling. Utvalg: Utvalg for helse- og velferd Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Utvalg for helse- og velferd Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Epost: Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Liv Aksnes leder Randi Hammer Fosmo sekretær 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 7/17 RS 8/17 RS 9/17 Orienteringssak - vedr. felles elektronisk pasientjournalsystem Tilskudd til styrking av habilitering og rehabilitering i kommune - statsbudsjettet kapittel 762 post 64 - tildeling av midler for 2017 Tilskudd til kommunalt rusarbeid i Malvik kommune over statsbudsjettets kapittel 765 post 62 for 2017 RS 10/17 Oversendelse av endelig rapport fra tilsyn med kommunenes helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming 2015/ / / / Agenda: Orientering elektronisk samhandling - meldingsutveksling v /Frode Overvik Orienteringssak Helseplattformen» (f. sak 15/545 med møteinnkallingen ) Ref. saker/ informasjonssak Kl avreise til Trondheim Kl Befaring og informasjon om den interkommunale akutte døgn(kad) enheten v/ Øya helsehus v/ Monika Krutvik Møtet avsluttes i Trondheim ca. kl

3 Referatsaker RS 7/17 Orienteringssak - vedr. felles elektronisk pasientjournalsystem 3

4 Arkiv: H01 Arkivsaksnr: 2015/545-4 Saksbehandler: Tone Østvang Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 43/ Kommunestyret Utvalg for helse- og velferd 7/ Orienteringssak - felles elektronisk pasientjournal - Helseplattformen Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering Vedlegg: Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sammendrag: «Helseplattformen» er regional pilot for den nasjonale målsettingen "Én innbygger - én journal". Arbeidet som gjøres her i regionen er et mulig startpunkt for en felles nasjonal elektronisk løsning for helse- og omsorgstjenestene. Helse Midt-Norge og Trondheim kommune samarbeider med alle kommuner i regionen om programmet. 85 kommuner, og deriblant Malvik kommune, har signert en fullmakt med Helse Midt-Norge som gir kommunen en opsjon til å bestille og ta i bruk den løsningen som til slutt velges uten å måtte gjennom en egen anbudsprosess. Dette innebærer fremdeles ingen forpliktelser for kommunen, men gjør at kommunen står fritt til å velge om det er aktuelt å ta del i anskaffelsen på et senere tidspunkt. Denne orienteringssaken gir oppdatert status i prosjektet. 4

5 Saksopplysninger «Helseplattformen» er regional pilot for den nasjonale målsettingen "Én innbygger - én journal". Arbeidet som gjøres her i regionen er et mulig startpunkt for en felles nasjonal elektronisk løsning for helse- og omsorgstjenestene. For første gang tas det høyde for å lage en felles løsning som følger pasienten hos fastlegen, på sykehuset, hos private spesialister og i helse- og omsorgstjenesten i kommunen. Helseplattformen tar mål av seg til å anskaffe og innføre en ny pasientjournal for hele Midt- Norge, og er et svært omfattende og innovativt prosjekt som kan bidra til betydelig kvalitetsforbedring for innbyggerne. Programmet knyttet til Helseplattformen har medarbeidere fra de fleste områder i helsesektoren. I prosessen har det blitt lagt stor vekt på samhandling mellom de ulike områdene og nivåene. Arbeidet har til nå bestått i å utarbeide en kravspesifikasjon til den nye løsningen, og her har nesten 400 helse- og IKT-medarbeidere fra hele Midt-Norge deltatt. Prosjektet ledes av programdirektør Torbjørg Vanvik, og programdirektøren rapporterer til Programstyret som ledes av adm. dir i Helse Midt- Norge Stig Slørdahl. Programstyret støttes av en helsefaglig referansegruppe og en IKT- faglig referansegruppe. I tillegg er det etablert et eget samarbeidsråd for opsjonskommunene. Det er fullført prekvalifisering av leverandører til konkurransen og nå er programmet inne i dialogfasen. Fem pre kvalifiserte leverandører har mottatt konkurransegrunnlaget og skal utarbeide sine innledende tilbud. Mer informasjon om prosjektet er tilgjengelig på egne nettsider 1. Helse Midt-Norge og Trondheim kommune samarbeider med alle kommuner i regionen om programmet. 85 kommuner, og deriblant Malvik kommune har signert en fullmakt med Helse Midt-Norge, som gir kommunene en opsjon til å bestille og ta i bruk den løsningen som til slutt velges uten å måtte gjennom en egen anbudsprosess. Fullmakten ble i februar 2016 signert av rådmannen. Innføringen av Helseplattformen er planlagt å starte i 2020, og er en betydelig offentlig anskaffelse som har en kostnadsramme på inntil 2,7 milliarder kroner. Grunnet en reforhandlet avtale mellom Helse-Midt Norge RHF og Trondheim kommune vedrørende Helseplattformen, er det nødvendig at kommunene nå signerer en ny fullmakt. Det vises til vedlagte epost fra Helseplattformen (se vedlegg 1). Dette innebærer fremdeles ingen forpliktelser for Malvik kommune, men gjør at kommunen står fritt til å velge om det er aktuelt å ta del i anskaffelsen på et senere tidspunkt (se vedlegg 7). Det ble avholdt et møte med prosjektleder kommune og representanter fra Malvik kommune den 3.mai 2017, der kommunen ble orientert ytterligere om prosjektet. Malvik kommune fikk da utsatt fristen for tilbakemelding til den Adresse: 5

6 Saken er tidligere behandlet av rådmannsutvalget i KS, som anbefaler kommunene å signere fullmakten og samarbeidsavtalen med Helse Midt- Norge RHF (se vedlegg 8). Vurdering Dette er et svært omfattende og krevende prosjekt som vil kunne bidra til stor kvalitetsforbedring og dialog i helsetjenesten. Journalen tar mål av seg til å følge pasientens reise i helsetjenesten og medfører - flere standardiserte pasientforløp med tydeliggjøring av oppgaver og ansvar - individuell plan tilgjengelig for alle instanser - enklere innsyn og medvirkning for pasienter og pårørende Viktigheten av bedre pasientsikkerhet gjennom - Bedre samhandling og tverrfaglighet - Mindre dobbeltarbeid: Data registreres én gang og innhentes automatisk ved neste behov - Informasjonsdeling fremfor meldingsutveksling - Legemiddelliste vises i sann tid for alle parter - Strukturerte data forenkler uttrekk til rapport, statistikk og forskning - Tilgjengelig oversikt over tjenestetilbudene på tvers av nivå - Beslutningsstøtte underbygger behandlingsvalg Det vurderes som viktig at Malvik kommune, på lik linje med de fleste kommuner i regionen, på nytt signerer fullmakten som gir kommunen mulighet for å ta del i en eventuell anskaffelse på et senere tidspunkt uten å måtte gjennom en krevende anbudsprosess. Dette medfører som nevnt ingen forpliktelser for kommunen, med gir kommunen mulighet for å tilslutte seg anskaffelsen når den tid kommer. Rådmannen vil holde politisk nivå orientert om utviklingen i prosjektet. En eventuell fremtidig anskaffelse vil innebære betydelige økonomiske konsekvenser for kommunen, og vil bli lagt frem som en egen sak for politisk beslutning. 6

7 Fra: Østvang Tone Sendt: :43:56 Til: Postmottak.Malvik.kommune Kopi: Emne: Ny fullmakt og samarbeidsavtale ang. Helseplattformen i Midt-Norge Vedlegg: image001.jpg;1 Fullmakt og samarbeidsavtale kommuner i Helseregion Midt Norge.pdf;3 Bakgrunnsinfo ny fullmakt og samarbeidsavtale pr. mars 17.pdf;6 Møtereferat samarbeidsråd pdf;5 Mandat samarbeidsråd for opsjonskommuner.pdf;4 Samarbeidsavtale TK og HMN.pdf;2 Tiltredelseserklæring Malvik kommune.pdf;image002.jpg Fra: Evjen, Tor Erling [mailto:tor.erling.evjen@helse midt.no] Sendt: onsdag 29. mars :41 Til: Postmottak.Malvik.kommune <Postmottak.Malvik.kommune@malvik.kommune.no> Kopi: Midttun Carl Jakob <Carl Jakob.Midttun@malvik.kommune.no> Emne: Ny fullmakt og samarbeidsavtale ang. Helseplattformen i Midt Norge Viktighet: Høy Hei. Viser til undertegnet fullmakt, signert i tidsrommet februar august Grunnet en reforhandlet avtale mellom Helse Midt Norge RHF og Trondheim kommune vedrørende Helseplattformen, er det nødvendig å signere en ny fullmakt og samarbeidsavtale. Vedlagt ligger følgende: 1: Fullmakt og samarbeidsavtale kommuner i Helseregion Midt Norge 2: Tiltredelseserklæring kommune 3: Bakgrunnsinfo ny fullmakt og samarbeidsavtale pr mars 17 4: Samarbeidsavtale TK og HMN 5: Mandat samarbeidsråd for opsjonskommuner 6: Møtereferat Ber om at vedlegg 2, «Tiltredelseserklæring Malvik kommune» blir signert av rådmann og returnert på epost som vedlegg til undertegnede innen 1 juni Ta kontakt med undertegnede dersom dere har spørsmål i sakens anledning, eller dere kan også ta kontakt med medlemmene i «Samarbeidsrådet for opsjonskommuner Helseplattformen». Med vennlig hilsen Tor Erling Evjen Programleder kommune Helseplattformen Helse Midt Norge RHF tor.erling.evjen@helse midt.no helse midt.no 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 Fullmakt og samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge (HMN) RHF og kommuner i helseregionen bakgrunnsinformasjon. 14

15 Helse Midt-Norge RHF har som kjent satt i gang et arbeid for å skifte ut dagens løsninger for pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ) på alle sykehusene. Dette arbeidet gjøres i programmet Helseplattformen, som skal gjennomføre en regional anskaffelse av en felles PAS/EPJ som alle aktørene i regionen, inkludert kommuner, fastleger og private avtalespesialister, skal kunne benytte. Anskaffelsen ble kunngjort 29. august Etter planen skal kontrakt med ny leverandør være inngått i 1. kvartal 2019 og den nye felles pasientjournalen skal etter planen først tas i bruk på St. Olavs Hospital og i Trondheim kommune, inkl. utvalgte fastlegekontor. Rent tidsmessig betyr dette høsten 2021/vinteren For ytterligere informasjon om Helseplattformen: Midt-Norge er også utpekt til å være regional arena for utprøving av det nasjonale målbildet «Én innbygger én journal» der Helseplattformen er startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunene. Dette oppdraget innebærer involvering og forankring i øvrige helseregioner og kommuner utenfor Midt-Norge, i regi av Direktoratet for e-helse. Pr. mars 2017 er 5 leverandører prekvalifisert og har fått tilsendt et foreløpig konkurransegrunnlag. 3 mai. i år vil Helseplattformen motta sine første tilbud, og vi går da inn i en konkurransepreget dialog med disse frem til høsten 2018, før de endelige kontraktsforhandlingene med vinneren blir avsluttet nærmere jul. Det er et stort evalueringsarbeid av tilbudene som ligger foran oss, og i perioder vil vi øke bemanningen i programmet fra ansatte fra foretak og kommuner for å kunne håndtere arbeidsmengden. Alle kommunene i Midt-Norge er allerede deltakere i Helseplattformen gjennom signerte samarbeidsavtaler (datert ) eller underskrevne fullmakter med Helse Midt-Norge RHF (undertegnet i perioden februar august 2016). Dette gir kommunene en rett til å tilslutte seg den nye felles pasientjournalløsningen uten å måtte gå ut i en offentlig anskaffelse, men ingen plikt (man kan avstå å utløse opsjonen og fortsette med dagens løsninger). Høsten 2016 ble det reforhandlet en ny samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune. Denne knytter partene sammen i et tettere og mer forpliktende samarbeid. Imidlertid er konsekvensen av dette at den eksisterende samarbeidsavtalen, datert , som 28 kommuner i Midt-Norge har signert, ikke lengre er gyldig og må erstattes med en ny. I denne forbindelse ansees det som mest hensiktsmessig at også de øvrige kommuner som har signert eksisterende fullmakt, signerer på den nye fullmakt- og samarbeidsavtalen. Den nye avtalen, Fullmakt og samarbeidsavtale, ble gjennomgått i «Samarbeidsrådet for opsjonskommuner Helseplattformen» som hadde sitt første møte (oversikt over medlemmene i samarbeidsrådet ligger vedlagt i dette dokumentet). Tilbakemeldingene var blant annet en anbefaling om at den nye avtalen bør behandles politisk (eks. vis som en orienteringssak) før underskrift for å involvere og forberede de folkevalgte beslutningstakerne på et så tidlig tidspunkt som mulig på evt. fremtidige investeringer i ny felles elektronisk pasientjournal - løsning. Avtalen skal signeres av rådmann. Helseplattformen har vært lagt frem som egen sak i de 3 rådmannsutvalgene i Midt-Norge denne vinteren. I Nord- og Sør-Trøndelag ble følgende vedtak gjort: «Rådmannsutvalget anbefaler kommunene å signere vedlagte fullmakt og samarbeidsavtale med Helse-Midt Norge RHF om forberedelse og gjennomføring av anskaffelse av nytt pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal». I Møre- og Romsdal ble vedtaket som følger: «RU Møre og Romsdal anbefaler kommunene å signere vedlagte fullmakt og samarbeidsavtale med Helse Midt-Norge RHF om forberedelse og gjennomføring av anskaffelse av nytt pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ).» 15

16 Under møtet i samarbeidsrådet ble det stilt en rekke spørsmål rundt mulige konsekvenser av realiseringen av Helseplattformen. I tillegg ble det fremmet et ønske om at det fra Helseplattformes side ble utarbeidet en «spørsmål svar liste» som kan benyttes som argumentasjon/momenter i utarbeidelsen av sak til politisk nivå: Spørsmål/svar: Hvilke kommunale tjenesteområder/systemer er det som egentlig blir berørt av Helseplattformen? o Denne anskaffelsen omfatter i hovedsak hele kommunehelsetjenesten, inkl. helsesøster-/skolehelsetjeneste. Systemene som ikke berøres er bl. annet: tannhelsetjeneste, sosialtjeneste og barnevern/pp-tjeneste. Innebærer det noen risiko for kommunen å signere den nye Avtalen, finansielt eller på annen måte? o Det påløper ingen risiko, kommunen kan velge å avstå fra å utløse opsjonen. Hva vil det koste for den enkelte kommune å utløse opsjonen? o På nåværende tidspunkt er det ikke mulig å anslå kostnadsbildet for den enkelte kommune. Dette vil kreve en rekke avklaringer basert på tilbud fra valgt leverandør, samt avklaring av kostnadsfordeling mellom helseforetak, Trondheim kommune, andre kommuner og andre aktører osv. Kostnaden for den enkelte kommune vil imidlertid være kjent i forkant av at kommunen tar beslutning om å utløse opsjonen. Hva vil tilslutning til Helseplattformen bety for dagens drift og forvaltning av kommunale løsninger som blir berørt i den enkelte kommune/iks? o Det pågår et utredningsarbeid som vil belyse dette forholdet. Det kan imidlertid allerede på nåværende tidspunkt signaliseres at det som utgangspunkt legges opp til at dette skal skje fra ett sted. Også dette vil være avklart for den enkelte kommune i forkant av beslutning om å utløse opsjon for egen kommune. Betyr en underskrevet avtale at den enkelte kommune plikter å stille ansatte med relevant kompetanse til disposisjon i Helseplattformen ved behov? o Avtalen gir partene en rett til å tilby/bli tilbudt å stille ressurser til rådighet i arbeidet med anskaffelsen/innføringen av Helseplattformen, men ingen plikt. Midt-Norge er også utpekt til å være regional arena for utprøving av det nasjonale målbildet «Én innbygger én journal» der Helseplattformen er startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunene. Betyr dette at a) kommunene kan forvente statlig finansiering/bidrag i innføringen av helseplattformen, og b) har kommunene i Midt- Norge et alternativ til å delta i Helseplattformen? o a) Det er så langt ikke kommet noen lovnader om økonomisk kompensasjon/bidrag til dette arbeidet. Helseplattformen gjennomføres og finansieres av dagens aktører i helseregion Midt-Norge. Det er imidlertid dialog med departementene om dette forholdet. Mer informasjon vil komme senere og i god tid før den enkelte kommune kan utøve opsjon. o b) Signalene fra helse- og omsorgsdepartementet er at den nasjonale anskaffelsen som er i gang på en felles løsning for kommunehelsetjenesten i Norge omfatter alle kommunene utenfor Midt-Norge. Med andre ord ser det ut til at Helseplattformen er det nasjonale initiativet for kommunene i Midt-Norge, noe annet alternativ finnes ikke. 16

17 Hvordan kan de øvrige kommunene i Midt-Norge være sikre på at deres behov blir godt nok ivaretatt gjennom dette programmet og ende opp i en journalløsning som også er hensiktsmessig for små- og mellomstore kommuner? o 3 av 12 kommunale heltidsansatte i Helseplattformen kommer fra små og mellomstore kommuner (Stjørdal, Fræna og Åfjord). Det har under utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget blitt gjennomført over 100 workshops vinteren/våren 2016, med over 90 deltakere fra 20 kommuner i Midt-Norge som har gitt sine tilbakemeldinger og innspill til dagens og morgendagens oppgaver og utfordringer som må søkes løst/forbedret gjennom ny felles løsning. Konkurransegrunnlaget er også gjennomgått av nasjonale representanter v/direktoratet for e-helse som har kommet med mange nyttige tilbakemeldinger. Trondheim kommune er svært opptatt av at Helseplattformen blir en løsning som øvrige kommuner i Midt-Norge kan nyttiggjøre seg, og vil aktivt bruke «Samarbeidsrådet for opsjonskommuner» i det videre arbeidet. I Avtalen, under pkt. 5.2 Programkostnader er det beskrevet at Helse Midt-Norge RHF dekker utgifter for inntil 10 mill. NOK, betyr dette at andre kommuner kan stille med ressurser kostnadsfritt? o Ved behov for ytterligere ressurser i programmet vil det komme bestillinger/ønsker fra programorganisasjonen. Det vil i forbindelse med slike bestillinger angis hvorvidt ønskede ressurser frikjøpes eller om den enkelte kommune må finansiere disse selv. Helge Garåsen kommunaldirektør helse og velferd Trondheim kommune/ programdirektør kommune i Helseplattformen Torbjørg Vanvik Programdirektør Helseplattformen Tor Erling Evjen Programleder kommune Helseplattformen 17 mars

18 Vedlegg 1 Oversikt over medlemmene i Samarbeidsrådet for opsjonskommuner: Medlemmer i samarbeidsrådet pr. januar 2017 er: Karl Audun Fagerli, rådmann i Lierne kommune Torunn Austheim, rådmann i Steinkjer kommune Ragnhild Holmberg Aunsmo, kommuneoverlege Innherred samkommune Bernt Tennstrand, rådmann i Røros kommune Snorre Glørstad, rådmann i Ørland kommune Bjørn Buan, leder i SiO (Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen) Arne Ingebrigtsen, rådmann i Kristiansund kommune Arne Sverre Dahl, rådmann i Molde kommune Evelyn Haram Larsen, prosjektleder i SSIKT (Søre Sunnnøre IKT) Kommunene kan evt. ta direkte kontakt med medlemmene dersom de føler behov for det. 18

19 Referat samarbeidsråd opsjonskommuner Sted: Ranheimsveien 10 Dato og Tid: , kl Hovedtema: Samarbeidsråd for opsjonskommuner Til stede: Helge Garåsen, kommunaldirektør for Helse- og velferd Arne Ingebrigtsen, rådmann Kristiansund kommune (lync) Arne Sverre Dahl, rådmann Molde kommune Evelyn Haram Larsen, prosjektleder SSIKT Hareid kommune Karl Audun Fagerli, rådmann Lierne kommune Ragnhild Holmberg Aunsmo, kommunelege Levanger kommune Snorre Glørstad, rådmann Ørland kommune Bjørn Buan, leder SiO Orkanger kommune Ole Gunnar Kjøsnes, daglig leder KS Sør-Trøndelag Forfall: Torunn Austheim, rådmann Steinkjer kommune Bernt Tennestrand, rådmann Røros kommune Til stede fra Helseplattformen: Torbjørg Vanvik, programdirektør Klara Borgen, ass. programdirektør kommune Tor Erling Evjen, programleder kommune Tor Stokke, Helseplattformens jurist Marianne Wethe Koch, referent 19

20 Dato Emne Referat fra samarbeidsråd med opsjonskommuner Side 2 av 8 Saksliste Saksnummer Sak Type sak Sak 01/17 Orientering om status fra programdirektør Orientering Sak 02/17 Konstituering av samarbeidsrådet og gjennomgang av mandat Beslutning Sak 03/17 Gjennomgang av konkurransegrunnlag Orientering Sak 04/17 Nytt utkast til samarbeidsavtale Beslutning Sak 05/17 Forslag til møteplan for 2017 Beslutning Saksnr. Sak 02/17 Sak 02/17 Sak 04/17 Vedlegg og andre saksdokumenter Endelig utkast mandat samarbeidsråd for opsjonskommuner Samarbeidsavtale TK og HMN signert inkl vedlegg Fullmakt og samarbeidsavtale kommuner i Helseregion Midt Norge 2 20

21 Dato Emne Referat fra samarbeidsråd med opsjonskommuner Side 3 av 8 Møtereferat Sak 01/17 Orientering om status fra programdirektør Type sak: Orientering Protokoll Programdirektøren orienterte om Helseplattformen. Under gjennomgang av ulike økonomiske utfordringer i prosjektet og presiserte programdirektøren at fremdriftsplanen for prosjektet er kvalitetssikret, både internt og eksternt. Samarbeidsrådet kommenterte at det er viktig å måle nytten av prosjektet opp mot kostnadene. De la derfor vekt på at det er viktig å få tidlig innsikt i nytteverdien av prosjektet og at det utarbeides materiell som de kan benytte i ulike sammenhenger. De økonomiske utfordringene knyttet til at prosjektet i Midt-Norge er «first mover» ble også diskutert. Programdirektøren informerte om at det er dialog med HOD om utfordringene knyttet til at det vil komme en del felleskostnader som verken HMN RHF eller Trondheim Kommune kan finansiere på vegne av andre aktører. Samarbeidsrådet presiserte videre viktigheten av å holde god fremdrift i prosjektet, da flere kommunesammenslåinger vil kunne realiseres i perioden fra 2019 og utover. Vedtak Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge tar saken til orientering Sak 02/17 Konstituering av samarbeidsrådet og gjennomgang av mandat Type sak: Beslutning Protokoll 3 21

22 Dato Emne Referat fra samarbeidsråd med opsjonskommuner Side 4 av 8 Formålet med dette rådet er å få kommunene sine innspill inn i prosjektet gjennom hele prosessen. Samarbeidsrådet skal fungere som et rådgivende organ for prosjektledelsen i Helseplattformen, og i 2019, når løsningen er valgt, vil hver enkelt kommune ta stilling til om dette er en løsning de ønsker å kjøpe. Mandatet ble gjennomgått i møtet, og følgene kommentarer på punkene i mandatet ble notert: 1. Samarbeidsrådet skal sikre kontinuerlig involvering og forankring i alle opsjonskommunene i Midt-Norge Det kommer tydelig frem i dette punktet at samarbeidsrådet har et omfattende og stort ansvar. Samarbeidsrådet er positive til rådets funksjon, og anser etableringen av rådet som svært nyttig for Helseplattformen. Gode oppsummeringer fra samarbeidsrådsmøtene er viktig for å kunne dele nødvendig informasjon med ulike interessenter i etterkant av møtene. Viktig å være tydelige på samarbeidsrådet kun er et råd, og medlemmene dermed ikke er ansvarlige for videre forankring i kommunene. En slik forankring skal skje gjennom KS. Det er imidlertid ansett som medlemmenes oppgave å snakke med sine respektive kommuner og nabokommuner, orientere om Helseplattformen i regionrådene og ta med tilbakemeldinger tilbake til rådet. Det er sentralt at Helseplattformen er en fast orienteringssak i rådmannsutvalgene. Det er generelt sett stor støtte av prosjektet blant ledelsen i de ulike kommunene, og det er bred tillitt til jobben Trondheim kommune gjør på vegne av de øvrige kommunene i Midt-Norge. Trondheim kommune vil gjerne få innspill fra de andre kommunene på hvilken informasjon som ønskes delt, og på hvilket format. Endring av punkt: - Stryke ordet «kontinuerlig» 2. Samarbeidsrådet skal være programledelsens medvirkende organ i spørsmål som er av betydning for utforming av kommunenes opsjoner på Løsningen Samarbeidsrådet uttrykte at de ønsker å få tilgang til viktige dokumenter i prosjektet. Kommunene må involveres i prosjektet på en god måte for å sikre ønsket nivå på forankring. 4 22

23 Dato Emne Referat fra samarbeidsråd med opsjonskommuner Side 5 av 8 Viktig å involvere fagfolk fra kommunene i tillegg til rådmenn. 3. Samarbeidsrådet skal sikre at innspill fra opsjonskommunene vurderes i programorganisasjonen Ingen spesielle kommentarer. 4. Programorganisasjonen skal konsultere samarbeidsrådet i forbindelse med utarbeidelse av saker til programstyret med unntak av saker som av konkurransemessige hensyn må unntas offentlighet. Sakene som rådet ikke vil bli konsultert på er kun noen få deler av evalueringen som er spesielt sensitiv. Det ble stilt spørsmål om hvordan dette punktet skal opprettholdes når programstyremøter avholdes oftere enn samarbeidsrådsmøter. Det må avklares hvor tungt rådet skal involveres. Den foreslåtte møtefrekvensen er tilpasset milepælsplanen som er lagt. Det er viktig at samarbeidsrådsmøtene er i forkant av de største milepælene i prosjektet. Det ble videre presisert at rådet må kunne kommunisere med Helseplattformen om viktige saker dukker opp mellom de planlagte møtene. Prosjektet vil mest sannsynlig avvike i mindre eller større grad fra planen, så forståelse for at rådet ønsker å være involvert og ha en antenne ute for når de burde bli konsultert av Helseplattformen er viktig. I slike situasjoner kan Lync-møter være et godt alternativ. Endring av punkt: - Legge til «av særlig kommunal interesse» 5. Trondheim kommune og Samarbeidsrådet skal ha egne møter der det er behov for kommuneinterne avklaringer mht organisatoriske forhold til utvikling og drift av Helsplattformen Endring av punkt: - Punktum etter «avklaringer». Vedtak Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge godkjenner mandatet for samarbeidsrådet med de endringer som ble gjort i møtet. 5 23

24 Dato Emne Referat fra samarbeidsråd med opsjonskommuner Side 6 av 8 Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge vedtar konstituering av samarbeidsrådet med forbehold om innarbeidelse av forslagene på endring punktene og utfylling av navn på «observatør fra KS» Arne Ingebrigtsen er valgt til leder for samarbeidsrådet, og Snorre Glørstad er valgt til nestleder. De skal videre være henholdsvis 1. og 2. varaobservatør i programstyret. Leder og nestleder velges for et år av gangen. Sak 03/17 Gjennomgang av konkurransegrunnlag Type sak: Orientering Protokoll Helseplattformen jurist gjennomgikk prosessen for utarbeidelse av kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag. Vedtak Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge tar saken til orientering 6 24

25 Dato Emne Referat fra samarbeidsråd med opsjonskommuner Side 7 av 8 Sak 04/17 Nytt utkast til samarbeidsavtale Type sak: Orientering Protokoll: Helseplattformen jurist gjennomgikk avtalen punkt for punkt. Hovedelementene fra gjennomgangen var følgende: : «Fristille ressurser til å gjennomføre å gi innspill på utkast til dokumenter og spesifikasjoner, samt til deltakelse i referansegrupper, ressursgrupper og arbeidsgrupper i de ulike fasene av anskaffelsesprogrammet». Rådet stilte spørsmål til hva som ligger i dette punktet, og Tor orientert om at punktet reflekterer at både Helseplattformen og kommunene kan tilby ressurser. Punktet er en myk oppfordring/anmodning til kommunene. 3.3 «Forhold til partenes eksisterende IT-system». Rådet stilte spørsmål om opsjonskommunene får ansvar for ivaretakelsen av lokale historiske data fra fagsystemer som blir faset ut til fordel for den nye løsningen i Helseplattformen. Dette ble bekreftet, men samtidig presisert at erfaringer fra pilotprosjektet vil kunne være til stor hjelp for de etterfølgende kommunene i hvordan dette bør planlegges og håndteres. Rådet innledet en diskusjon rundt signering av samarbeidsavtalen. De la vekt på viktigheten av at alle kommunene står sammen, med mål om 100 % signaturer. Et forslag er å utarbeide informasjonsmateriell som sendes ut til alle kommunene, da det er sannsynlig at noen kommuner er mindre informert enn andre. Noen av møtedeltakerne poengterte at det kunne være viktig å sørge for at den nye samarbeidsavtalen blir politisk behandlet, som et tidlig varsel på hva som er under oppseiling. Men uansett vil den enkelte kommune selv måtte vurdere hvordan dette skal forankres i egen organisasjon. Rådmenn kan forankre mye i rådmannsutvalgene og fylkestingene. KS v/ole Gunnar Kjøsnes lager sak om Helseplattformen og den nye samarbeidsavtalen til det felles rådmannsutvalget i Nord- og Sør-Trøndelag 27. februar. 7 25

26 Dato Emne Referat fra samarbeidsråd med opsjonskommuner Side 8 av 8 Rådet foreslår å sette frist til 1. mai med å signere den nye samarbeidsavtalen, noe som gir litt ekstra tid å gå på for de kommunene som velger å få denne avtalen politisk behandlet i forkant. Vedtak: Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge godkjenner nytt utkast til samarbeidsavtale Sak 05/17 Forslag til møteplan for 2017 Type sak: Beslutning Protokoll: Sendes ut forslag på møteplan for 2017 i etterkant av møtet. Vedtak: NB: Det har i ettertid kommet forespørsel om Helseplattformen dekker reiseutgifter i forbindelse med deltakelse i Samarbeidsrådet eller som observatør i Programstyret. Disse utgiftene dekkes ikke av Helseplattformen og må evt. søkes dekket på annen måte. 8 26

27 Mandat samarbeidsråd for opsjonskommuner - Helseplattformen Dato: Versjonsnr: Godkjent av: Møtet i samarbeidsrådet Helseplattformen er et program som skal anskaffe og realisere en felles pasientjournalløsning for alle kommuner, sykehus og fastleger/avtalespesialister i Midt-Norge, for nærmere informasjon, se: Programmet har nasjonal forankring, og helseministeren skrev i foretaksprotokollen 22 juni: «Helseplattformen skal være et regionalt utprøvingsprogram for det nasjonale målbildet i «Én innbygger én journal» og et mulig startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunal helseog omsorgstjeneste.» Helseplattformen skal organisere samarbeidet slik at kommunenes behov blir avdekket og vurdert i fremforhandlingen av kommunenes opsjon på Løsningen. Den nye fullmakt og samarbeidsavtalen ( Avtalen ) erstatter og viderefører nåværende fullmakter og samarbeidsavtaler. Samtlige kommuner i Midt-Norge har allerede signert en fullmaktserklæring eller samarbeidsavtale som muliggjør tilslutning til den nye felles journalløsningen. Da eksisterende samarbeidsavtale med kommunene i Midt-Norge av formell grunn må erstattes grunnet den nylig inngåtte avtalen med Trondheim kommune, vil det være mest hensiktsmessig at alle kommunene, inkludert de som har signert en fullmakt, signerer den nye Avtalen. I tillegg til Trondheim kommunes deltakelse i programstyret etableres et «Samarbeidsråd for opsjonskommuner» bestående av representanter fra kommunene for ivaretakelse av kommunale behov: 1. Samarbeidsrådet skal sikre involvering og forankring i alle opsjonskommunene i Midt Norge. 2. Samarbeidsrådet skal være programledelsens medvirkende organ i spørsmål som er av betydning for utforming av kommunenes opsjoner på Løsningen. 27

28 3. Samarbeidsrådet skal sikre at innspill fra opsjonskommunene vurderes i programorganisasjonen. 4. Programorganisasjonen skal konsultere Samarbeidsrådet i forbindelse med utarbeidelse av saker av særlig kommunal interesse til programstyret med unntak av saker som av konkurransemessige hensyn må unntas offentlighet. 5. Trondheim kommune og Samarbeidsrådet skal ha egne møter der det er behov for kommuneinterne avklaringer. Sammensetning Samarbeidsrådet oppnevnes av KS og består av inntil tre personer fra hver region i Midt Norge som innehar nødvendig strategisk kompetanse. Det skal minimum være en rådmann fra hvert fylke. Medlemmer i samarbeidsrådet pr. januar 2017 er: Karl Audun Fagerli, rådmann i Lierne kommune Torunn Austheim, rådmann i Steinkjer kommune Ragnhild Holmberg Aunsmo, kommuneoverlege Innherred samkommune Bernt Tennstrand, rådmann i Røros kommune Snorre Glørstad, rådmann i Ørland kommune Bjørn Buan, leder i SiO (Samhandlingsenheten i Orkdalsregionen) Arne Ingebrigtsen, rådmann i Kristiansund kommune Arne Sverre Dahl, rådmann i Molde kommune Evelyn Haram Larsen, prosjektleder i SSIKT (Søre Sunnnøre IKT) Observatør fra KS regionalt er Ole Gunnar Kjøsnes. Samarbeidsrådet møtes 2-3 ganger pr år, eller etter behov. Samarbeidsrådet konstituerer seg selv. Fra Helseplattformen deltar programdirektørene Torbjørg Vanvik og Helge Garåsen. Trondheim kommune ivaretar sekretariatfunksjonene. 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 Vedlegg 1 Tiltredelseserklæring Malvik kommune tiltrer med dette Avtalen med hensikt å ta i bruk den nye PAS/EPJ-løsningen som anskaffes for Helseregion Midt-Norge, og ønsker med dette som formål å inngå i det samarbeidet som er etablert for å sikre at alle samarbeidspartneres interesser i anskaffelsen blir ivaretatt, og at Partene sammen og hver for seg kan benytte seg av inngåtte avtaler i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. Denne Tiltredelsessavtale er utferdiget i 2 - to - signerte eksemplarer, hvorav hver av Partene beholder 1 - ett eksemplar. / (sted/dato) [Kommune] 46

47 Saksframlegg Dokumentnr.: 14/ Saksbehandler: Ole Gunnar Kjøsnes Dato: Sak nr. Behandles av: Møtedato Rådmannsutvalget i Sør-Trøndelag KS NORD OG SØR-TRØNDELAG - PROGRAMMET HELSEPLATTFORMEN Forslag til vedtak Rådmannsutvalget i KS Sør-Trøndelag anbefaler kommunene å signere vedlagte fullmakt og samarbeidsavtale med Helse Midt-Norge RHF om forberedelse og gjennomføring av anskaffelse av nytt pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ) Saksframstilling Det vises til tidligere orienteringer om programmet Helseplattformen, seinest i felles møte mellom RU i KS Nord-Trøndelag og RU i KS Sør-Trøndelag 11. januar Det vises også til vedlagt møtereferat fra første møte i «Samarbeidsrådet for opsjonskommuner Helseplattformen». Programmet Helseplattformen skal gjennomføre en regional anskaffelse og innføring av felles løsninger for pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ) for alle aktørene i regionen, dvs. sykehusene, kommuner, fastleger og private avtalespesialister. Samtidig er Midt- Norge også utpekt som utprøving for det nasjonale målbildet «en innbygger en journal» der Helseplattformen er startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunene. Alle kommunene i Midt-Norge er allerede deltagere i programmet gjennom signerte samarbeidsavtaler (datert ) eller underskrevne fullmakter med Helse Midt-Norge (februar-august 2016). Dette gir kommunene en rett til å tilslutte seg den nye felles pasientjournalløsningen uten å måtte gå ut i en offentlig anskaffelse, men ingen plikt (man kan avstå å utløse opsjonen og fortsette med dagens løsninger). Høsten 2016 ble det reforhandlet en ny samarbeidsavtale mellom Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune. Denne knytter partene i et tettere og mer forpliktende samarbeid. Imidlertid er konsekvensen av dette at den eksisterende samarbeidsavtalen, datert , som 28 kommuner i Midt-Norge har signert, ikke lengre er gyldig og må erstattes med en ny. Den nye avtalen, Fullmakt og samarbeidsavtale, er fortsatt en intensjonsavtale som gir kommunene en mulighet, men ingen plikt til å tilslutte seg den nye felles pasientjournalløsningen uten å måtte gå ut i en offentlig anskaffelse. Fullmakt og samarbeidsavtalen, ble gjennomgått i «Samarbeidsrådet for opsjonskommuner Helseplattformen» Rådet la vekt på at det er viktig at alle kommunene i Midt-Norge signerer avtalen. Rådet anbefaler også at underskriving av avtalen benyttes til å involvere og forberede beslutningstakerne på et så tidlig tidspunkt som mulig på evt. fremtidige investeringer i ny felles elektronisk pasientjournalløsning. I forbindelse med at den nye fullmakt og samarbeidsavtalen blir sendt ut, vil det ligge med en oversikt over de mest stilte spørsmål med svar. I tillegg kan man henvende seg direkte til 1 47

48 kommunaldirektør Helge Garåsen i Trondheim kommune eller Tor Erling Evjen, programleder kommune i Helseplattformen På møtet i RU vil det bli gitt en nærmere orientering om status for arbeidet med Helseplattformen. 2 48

49 Fylkesmannen l Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Thomas Willy Holten / Sosial- og helseavdelingen Deres dato Deres ref. Malvik kommune, v/ Eli Trøan l va, fl Postboks 140 L 7551 HOMMELVIK Malvik kommune - Tilskudd til styrking av habilitering og rehabilitering i kommunene statsbudsjettet kapittel 762 post 64 - tildeling av midler for 2017 Fylkesmannen viser til Malvik kommunes søknad om midler fra tilskuddet til styrking av habilitering og rehabilitering i kommunene for 2017, og tildeler midler til følgende prosjekt: Styrking av rehabiliterings- og habiliteringstilbud - med fokus på brukermedvirkning, systematikk og kvalitet i Malvik kommune. Fylkesmannen overfører med dette kr ,- til Malvik kommune når vedlagte bekreftelse er returnert i utfylt stand. Tildelingen skjer i henhold til retningslinjene Belastningsfullmakt til Fylkesmannen og Regelverk for Tilskudd til styrking av habilitering og rehabilitering i kommunene. Fylkesmannen har gjort en skjønnsmessig vurdering av kommunens søknad og finner at søknaden tilfredsstiller de generelle målene for tilskuddsordningen, og forutsetter at kommunen har en oppdatert plan for habilitering og rehabilitering ved utgangen av For øvrig forventer vi at de sentrale målene for ordningen ivaretas gjennom prosjektet. Mål for ordningen Styrking i tråd med "Opptrappingsplanen for habilitering og rehabilitering " og i samsvar med krav og anbefalinger i "Veileder for rehabilitering og habilitering, individuell plan og koordinator". Innen utgangen av 2017 skal kommunen ha en oppdatert plan for habilitering og rehabilitering. Sentrale mål er: a) Styrke pasienter og brukeres muligheter for å opprettholde og/eller gjenvinne sin fysiske, sosiale og/eller psykiske mestringsevne b) Forebygge og utsette behov for kompenserende tjenester c) Sikre tilbud i samsvar med befolkningens behov, herunder sikre faglig innhold, kvalitet og kapasitet jf. Meld. St. 26 ( ), "Fremtidens primærhelsetjeneste", med hovedvekt på kapittel 21 E-post: fmst ostmottak f lkesmannen.no Internett: lkesmannen.no st Organisasjonsnummer:

50 2 d) Styrke samarbeidet med brukerorganisasjoner, spesiaiisthelsetjenesten, andre sektorer og innad i kommunen e) Sikre at pasienter og brukere får oppfylt retten til individuell plan og koordinator, herunder styrke koordinatorrollen f) Koordinerende enhet er tilrettelegger for helhetlige og koordinerte tjenester på tvers av fag, nivåer og etater Målgruppe Pasienter og brukere med nedsatt funksjons- og mestringsevne som kan ha nytte av habilitering og rehabilitering. Tilbudet må samsvare med bredden i målgruppenes behov for sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering. Krav til rapportering Det skal rapporteres på selve regnskapet pr , innen Regnskapet skal være kontrollert og attestert av revisor. I tillegg skal rapporten inneholde en kortfattet beskrivelse og vurdering av måloppnåelse jf. mål for ordningen og kriterier for måloppnåelse. Tildelingen er gjort i henhold til tildelingskriteriene i Regelverk for tilskuddsordningen. Tildeling/avslag på tilskudd under denne ordningen er ikke et enkeltvedtak. I henhold til forva/tnings/ovens 28 er det ikke klagerett. Kontroll Det tas forbehold om at det kan gjennomføres oppfølging og kontroll i henhold til Regelverk for tilskuddsordningen. Helsedirektoratet og Fylkesmannen i Sør- Trøndelag kan kontrollere at midlene benyttes etter forutsetningene, jfr. 10 i Bevilgningsreglementet. Riksrevisjonen kan kreve innsyn hos tilskuddsmottaker for å kontrollere at tilskuddet benyttes etter forutsetningene, jfr 12 tredje ledd, i lov om Riksrevisjonen. Likeledes kan Helsedirektoratet iverksette kontroller de finner nødvendige og hensiktsmessige. Hvis midlene ikke benyttes i forhold til intensjonen, skal det gis melding om dette innen , og midlene skal dersom ikke annet er bestemt, tilbakeføres til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Dersom tilskuddsmottaker ikke har oppfylt de krav som fremgår av regelverket eller tilskuddsbrevet bortfaller tilskuddet. Med hilsen Marianne Hyldmo (e.f.) Thomas Willy Holten underdirektør seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg 50

51 3 Vedlegg til tildelingsbrev om midler fra tilskudd til styrking av habilitering og rehabilitering i kommunene. Bekreftelsen skal snarest sendes i retur til Fylkesmannen i Sør- Trøndelag! Vår ref: sak 2017/1304 Malvik kommune, v/ Eli Trøan Postboks HOMMELVIK BEKREFTELSE Organisasjonsnummer: Kontonummer: (NB! Dersom kontonummeret endres i løpet av aret, ä Fylkesmannen snarest underrettes om endringen) O I snin er om Navn: ros"ektleder/økonomiansvarli : Adresse: Telefonnummer: Dette er et tilsagn om tilskudd på kr ,- over statsbudsjettets kapittel 762 post 64 for budsjettåret 2017 til tiltak/prosjekt iht. tildelingsbrevet. Ubenyttede midler fra tidligere år, kan i tildelingsbrevet være godkjent benyttet til å finansiere tiltak for 2017, slik at det faktiske beløpet tildelte midler i 2017 blir høyere. Malvik kommune bekrefter med dette å ha lest og godtatt de vilkårene som er gitt i tilskuddsbrev av sted dato ansvarshavende person Bekreftelsen skal undertegnes av styreleder eller den som har prokura. For kommuner og fylkeskommuner skal bekreftelsen undertegnes av rådmannen eller den som vedkommende har delegert myndigheten til. 51

52 Fylkesmannen lsør-trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Iakha Toivonen / Sosial- og helseavdelingen Deres dato Deres ref. Malvik kommune v/inger Haugsand Postboks HOMMELVIK Tilskudd til kommunalt rusarbeid i Malvik kommune over statsbudsjettets kapittel 765 post 62 for vi viser til søknad av fra Malvik kommune. Fylkesmannen gir med dette et tilskudd på kr , til Malvik kommune over kapittel 765 post 62 på statsbudsjettet for Tilskuddet gjelder: - Videreføring innen ambulante tjenester - Videreføring av tiltak på arbeids og aktivitetssenteret Boas Malvik Vi har prioritert å innvilge flest mulig søknader innenfor et begrenset budsjett. Derfor innvilges søknad kun delvis. I regelverket for ordningen viser vi til kapittel 7 og overgangsreglene som viser til at fylkesmannen skal gjøre en skjønnsmessig vurdering for de tilskuddsmottaker som har mottatt tilskudd til samme formål før 2017 og hvor det framgår at kommunene ikke kan motta høyere tilskuddsbeløp enn fjorårets. Rammene som fylkesmannen får til fordeling av direktoratet er justert med dette som utgangspunkt. I samme kapittel er det beskrevet beregningsregler for de neste 4 år hvor det vises til en gradvis årlig nedtrapping av øremerket tilskudd. Oversikt over dette ligger i dette brev under punktet: presisering av tildelingskriteriene. Mål for ordningen. Målet med tilskuddsordningen er økt kapasitetsvekst i kommunens tjenester slik at mennesker med rusmiddelrelaterte problemer sikres et helhetlig, tilgjengelig, samordnet og individuelt tilpasset tjenestetilbud. Ordningen skal understøtte målene i Opptrappingsplanen for rusfeltet ( ) med vekt på styrket innsats ut fra lokale forhold på områdene: - Økt bruker- og pårørendemedvirkning i tjenestene - Tidlig innsats rettet mot utsatte individer og grupper - Tverrfaglig, ambulant teambasert behandling og oppfølging - Tjenester knyttet til bolig og oppfølging i bolig - Tiltak rettet mot inkludering i arbeid, aktivitet og utdanningsløp - Lavterskeltjenester Kilder som kan belyse måloppnåelse er kommunekartleggingen IS 24/8 v/ SINTEF og Brukerplan statistikk v/ KORFOR Stavanger organisert lokalt gjennom Kompetansesenter rus region Midt (Korus-Midt). Fylkesmannen legger til grunn E-post: fmst ostmottak f Ikesmannenno Internett: Ikesmannen.no st Organisasjonsnummer:

53 2 for tildeling av tilskuddsmidler at kommunene oppfyller anbefalingene fra Helsedirektoratet om å gjennomføre Brukerplan i alle kommuner. Tilskuddet er gitt ut fra tilskuddsordningens regelverk med særlig vekt på tildelingskriterier, søknadens budsjett, forventet måloppnåelse og eventuell framdriftsplan. Fylkesmannen skal ha tilbakemelding hvis endringer i fremdrift avviker fra målene dere har beskrevet i søknaden. Dersom ikke midlene benyttes etter forutsetningene, skal de tilbakebetales til Fylkesmannen. Eventuelt feil bruk og mislighold av tilskuddet vil kunne medføre rettslige forføyninger. Tilskuddet skal ikke dekke utgifter til o innkjøp av utstyr eller investeringer o leieutgifter til kontorer Klagerett Tildeling/avslag på tilskudd under ordningen er ikke et enkeltvedtak. I henhold til forvaltningslovens 28 er det ikke klagerett. Utbetaling og krav til bekreftelse Tilskuddet blir først utbetalt når Fylkesmannen har mottatt og godkjent den vedlagte bekreftelsen i utfylt og signert stand, senest to uker etter at dette brevet er datert. Gi beskjed om endringer Fylkesmannen må ha skriftlig beskjed snarest mulig om endringer i mottakers adresse, kontonummer og kontaktperson. Ubrukt tilskudd Tilskuddet skal brukes dette budsjett- og kalenderåret. Dersom midlene ikke brukes fullt ut, finnes det følgende alternativer: 1. Dersom dere ikke trenger hele tilskuddet til prosjektet/aktiviteten, må tilskuddet tilbakebetales snarest til Fylkesmannens kontonummer merket med kapittel, post og vårt saksnummer. Fylkesmannen skal informeres om dette. 2. Midler som dere ikke bruker fullt ut i år, vil bli trukket fra neste års tildeling av tilskudd dersom prosjektet/aktiviteten blir videreført. For å kunne få videreført tilskuddet må dere søke om tilskudd på nytt. Søknadsbeløpet må inkludere både ubrukt tilskudd og nytt tilskudd. Vi gjør oppmerksom på at dette punktet kan endres. Dere holdes orientert om eventuelle endringer. Kontroll av tilskuddsmottakere og dokumentasjon Fylkesmannens tar forbehold om rett til å kontrollere at midlene brukes etter forutsetningene, jf 10, 2. ledd i Bevilgningsreglementet. Fylkesmannen gjør også oppmerksom på at Riksrevisjonen har adgang til å kontrollere om tilskudd benyttes etter forutsetningene. Dette er hjemlet i Lov om Riksrevisjonen 12, 2. ledd. RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE Det skal rapporteres ut fra punktene under «mål og føringer», som er ført opp innledningsvis i dette tilsagnsbrevet. Det er utarbeidet egne maler for 53

54 3 elektroniske rapporteringsskjemaer som vil bli sent ut når eventuell utlysning av midler for 2018 vil finne sted. Vi antar at rapporteringsfristen vil bli Regnskapsrapportering Det skal f res se arat re nska for tilskuddet, skilt fra det øvrige regnskapet for eksempel med en prosjektkode. Regnskapet skal vise hvilke utgifter som er dekket av tilskuddet, og skal være atskilt fra regnskap for egne midler og/eller midler finansiert av andre. Revisorkontroll Revisor skal motta en kopi av dette brevet ved revisjon eller avtalte kontrollhandlinger knyttet til dette tilskuddet. Regnskapet skal være revidert i samsvar med Den norske revisorforenings standard ISA 805 "Særli e hens n ved revis'on av enkeltstående re nska so stillin er o s esifikke elementer kontoer eller oster i en re nska so stillin " Revisorattestert re nska skal oversendes F lkesmannen innen Søknadsfrist for neste års tilskudd Det har vært lyst ut tilskudd for hvert enkelt år. Søknadsfristen for tilskudd til prosjekter/aktiviteter som planlegges videreført neste år er foreløpig usikker. Dere holdes orientert om hvordan eventuelle endringer vil se ut. En eventuell ny kunngjøring vil bli publisert under Presisering av tildelingskriteriene Tilskudd gis til lønn til stillinger i inntil 4 år, med en gradvis årlig nedtrapping. Beregningene tar utgangspunkt i 100 % stillingsressurs. Ved reduksjon i stillingsprosent skal tilskuddet reduseres tilsvarende: år 1: kr ,- pr stilling år 2: kr ,- pr stilling år 3: kr ,- pr stilling år 4: kr 33o.ooo,- pr stilling Alle beløp er inkludert kr , i kompetanseutviklingsmidler. Fylkesmannen vil gjøre en skjønnsmessig vurdering i de tilfellene hvor tilskuddsmottaker har mottatt tilskudd før tildelingen i Tilskuddsmottakere som har mottatt tilskudd før 2017 vil som hovedregel maksimalt kunne motta tilskudd til samme formål i 3 år fremover. Vi viser forøvrig til regelverket for ordningen. Malvik kommune har fått økte midler gjennom Opptrappingsplanen for rusfeltet ( ). Disse er lagt inn i kommunens frie inntekter for 2016 og 2017 og det er lagt politiske føringer på at disse midlene ønskes brukt til styrking av kommunens rusarbeid. I brev til ordføreren fra helse- og omsorgsdepartementet v/ Helseministeren av november 2015, bes kommunene om å følge opp regjeringens satsing med tiltak innenfor rusområdet. Fylkesmannen forventer derfor at kommunen dekker opp deler av sine behov gjennom bruk av disse midlene og særdeles med tanke på nedfasingen av tilskuddsmidler som forventes kompensert gjennom rammetilskuddet til kommunen. Vennligst påfør all korrespondanse vårt saksnummer 2017/

55 4 Vi ønsker dere lykke til med arbeidet og ser fram til å høre om resultatene! Med hilsen Marianne Hyldmo (e.f.) underdirektør Lars Wikdahl seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Bekreftelse på aksept av tilskudd Kopi: Økonomienheten her 55

56 5 Bekreftelsen skal fylles ut og sendes i retur innen 14 dager til: Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Vår ref: 2017/431 Malvik kommune v/inger Haugsand Postboks HOMMELVIK BEKREFTELSE Organisasjonsnummer:..... Kontonummer:..... (NB! Dersom kontonummeret endres i løpet av året, miå Fylkesmannen snarest underrettes om endringen) Navn, adresse og telefonnummer på prosjektleder/økonomiansvarlig: Tilsagn om tilskudd på kr ,- over statsbudsjettets kapittel 765 post 62 for budsjettåret 2017 til Malvik kommune. Tilskuddsmottaker bekrefter med dette å ha lest og godtatt de vilkårene som er gitt i tilskuddsbrev av ansvarshavende person Bekreftelsen skal undertegnes av styreleder eller den som har prokura. For kommuner og fylkeskommuner skal bekreftelsen undertegnes av rådmannen eller den vedkommende har delegert myndigheten til. 56