Prosjektplan Ny barnehage på Knapstadmarka Versjon for handsaming i Bystyret 6. november 2012

Transkript

1 FLORA KOMMUNE Prosjektplan Ny barnehage på Knapstadmarka Versjon for handsaming i Bystyret 6. november

2 Innhald 1. BAKGRUNN Prosjektøkonomi MÅL FOR ARBEIDET ORGANISERING AV PLANLEGGINGSFASEN Prosjektorganisering Arbeidsgrupper Referansegrupper FRAMDRIFT Milepælar Framdriftsplan RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING Kritiske suksessfaktorar Kvalitetssikring

3 1. BAKGRUNN Flora bystyre gjorde følgjande vetak 6. desember 2011: BYST-136/11 VEDTAK: 1. Det vert å planlegge ein ny barnehage i Florø med inntil 150 plassar. 2. Som ein del av planlegginga skal rådmannen utrede modellar for privat bygging og kommunal barnehagedrift i ei OPS-løysing eller ei løysing med privat drift av barnehagen, herunder konsekvensane for Flora kommune som arbeidsgjevar. 3. I tillegg til reell kapasitetsauke vert plassane i Dalvegen barnehage og Nyheimsvegen barnehage overført til ny barnehage. 4. Den vidare planlegginga av ein ny barnehage skal ta utgangspunkt i at denne blir lokalisert på Knapstadmarka, og at arbeidet kjem i gang i Planen skal også innehalde arealplan for mulig framtidig skule i området. 6. Det blir og utarbeidd ein plan for utbetring og vedlikehald av Nepjarhaugen barnehage. 7. Planen vert å legge fram for KUOP i løpet av Det vert og å utgreie kapasitetsauke ved Brandsøy skule Bakgrunnsinfo tall barn med mer I saksutgreiinga til sak 136/11 Bygging av ny barnehage i Florø vart det peika på fleire tilhøve som tilseier auka behov for ny(e) barnehage i Flora kommune: Auka behov for arbeidskraft på grunn av nyetableringar i næringslivet vil gje ei folketalsauke dei næraste åra Kontantstønaden for 2 åringar vil opphøyre frå august 2012 Lav foreldrebetaling fører til at fleire nyttar 100 % plass Lav arbeidsløyse Barnehagebygg må oppgraderast eller erstattast av nybygg etter pålegg frå arbeidstilsynet Ein eventuell reduksjon i talet på plassar i barnegruppene vil gje behov for nye barnehageplassar Tilrettelegging for overkapasitet 1.2 Prosjektøkonomi Prosjektet vil ha kostnadar i prosjektfasen. I kommunal planstrategi er det sett av kr for 2013, kr i 2014 til gjennomføring av planleggingsprosjektet. Det er ei føresetnad at desse beløpa blir sett av i budsjett og økonomiplan dersom det skal vere mogleg å halde den framdrifta som kjem fram av denne prosjektbeskrivinga. I tillegg kjem kostnadar knytt arkitekt/prosjektering til sjølve byggjeprosjetekt. Det er gjort framleg om kr. Kr til dette i 2013 og k. 1,5 mil i Korleis desse blir nytta og eksakt beløp vil vere avhengig av val av entrepriseform. 1.3 Framskriving av barnetal Dette vil vere ein viktig del av prosjektet. Slike tal vil ligge føre til hansaminga i mars/april

4 2. MÅL FOR ARBEIDET Lage eit program for ny barnehage som gjer eit grunnlag for ein ny, moderne barnehage som tek opp i seg nye pedagogiske metodar, aktuelle lovkrav, er ein god arbeidsplass og ikkje minst er billig å byggje og drifte. Programmet skal vere utforma slik at det er mogleg å gå vidare med ulike entrepriseforma. Finne fram til egna areal for ein framtidig skule innanfor planområdet. Område for skulen skal inngå i ein heilskap for området, som tek i vare pedagogiske høve og samdrift/samvirke med barnehagen. Det skal visast ulike senarioer for skuleutbygging når det gjeld storleik på skulen og type skule Det skal utarbeidast ein reguleringsplan som i detalj vise arealutnyttinga, gjer tydelege føringar for ein samordna arkitektur, legg føringar for ambisiøse mål for energibruk, vise infrastrukturen i området. Som ein del av planen skal det utarbeidast relativt detaljerte skisse og volumskisser.planen kan også innehalde andre føremåle enn skule/barnehage og den kan gå utover det området som er sett av til offentlege føremål. Planarbeidet skal også vere arena for samarbeid med aktuelle grunneigarar. Det skal gjerast utgreiingar av ulike moglege entrepriseformar, herunder ops. Ein skal også sjå på moglege måtar å finansiere prosjekta på. 4

5 3. ORGANISERING AV PLANLEGGINGSFASEN 3.1 Prosjektorganisering Prosjekteigar: Styringsgruppe: Prosjektansvarleg: Prosjektleiar: Arbeidsgrupper: Referansegruppe: Flora kommune, ved Bystyret. Saker som har med rammar for prosjektet å gjere, dvs økonomi, overordna framdrift, val av modell/entrepriseform, investeringsavgjer. Kultur og oppvekstutvalet Flora kommune Innhaldet i prosjektet, programmering, politisk dialogpartner for rådmannen, uforutsette hendingar som ikkje må til formannskap og Bystyre. Rådmannen skal fortløpande orientere utvalet om framdrift og innhald i prosjektet og leggje fram saker/val som må gjerast i prosjektet som ikkje er delegert til rådmannen. Rådmannen Flora kommune Gjennomføring av prosjektet i trå med politiske vedtak. Det blir tilsett eigen prosjektleiing innanfor vedteken budsjettramme for prosjektet. Blir nedsett av rådmannen Arbeidsgruppene skal vere prosjektleiar sin faglege støttegruppe. Sjå punkt 3.2. Gruppe utan avgjerslemynde, men ei viktig gruppe for å sjekke ut høve i prosjektet undervegs. Gruppa samlast ved behov, men som eit minimunn i forkant av viktige milepælar. Sjå punkt Arbeidsgrupper - Vert utnemnt av rådmannen. Arbeidsgruppe 1. Barnehagefagleg perspektiv Barnehage Adm, Dalvegen bhg Barnehage Adm, Nyheimvegen Barnehage Adm, utpeika av bhgnettverket Barnehage Adm, Kvalitet og utv Tenesta for bustad og Adm, Bygg og eigedom. eigedom Rådmann Sekretariat Arbeidsgruppa vert sett saman av 5-6 personar utnemnt av rådmannen. Arbeidsgruppa skal bestå av fagpersonar frå barnehage og tenesta for bygg- og eigedom, som saman med arkitektfagleg kompetanse vil komme med grunnlaget for utforming og funksjonar som det må leggast til rette for i ein ny barnehage. Både dei tilsette i Dalvegen barnehage og Nyheimvegen barnehage, og nettverk for barnehage skal inkluderast i arbeidsprosessen. Erfaringsutveksling på ulike arena skal også bidra til at heile barnehagesektoren, FUB, og dei ulike samarbeidsutvala får kjennskap til, og kan komme med innspel til arbeidet (sjå også pt 3.4 )Tilnærming, gjennomføring, og konklusjonar av arbeidet vert viktig som grunnlag for framtidig barnehageutvikling i kommunen. 5

6 Nærare om arbeidet i arbeidsgruppa Bakgrunn. Flora bystyre har i sak 136/11 gjort vedtak som legg føringar for bygging av ein ny barnehage; Omfang og storleik (inntil 150 barnehageplassar) Plassering Overføring av eksisterande barnehagar (Dalvegen barnehage og Nyheimvegen barnehage) Auka kapasitet (nyoppretta barnehageplassar i mellombels areal ++?) Arbeidsgruppa må ha ei heilskapleg tilnærming til arbeidet med å planlegge den nye barnehagen ut frå eit barnehagefagleg perspektiv. Kva skal arbeidsgruppa arbeide med. Arbeidsgruppa skal ta føre seg ulike problemstillingar knytt til funksjonar i ein framtidsretta barnehage. Løysingar skal vere pedagogisk forankra og m.a. ta opp i seg i nyare forsking på barnehageområdet og statlege føringar som er varsla i NOU: "Til barns beste". Lovkrav Driftsmodellar (fleksibilitet, organisering av grupper) Barnehagen sitt samfunnsmandat (del av utdanningslaupet, førebyggande arbeid, integrering) Fysisk utforming av bygg og uteareal (areal for allsidige utfordringar, barn sine behov, individuelle tilpassa behov, dei tilsette sine behov, samarbeidsarena, "oase" i nærmiljøet) Ressursbruk ved deltaking i arbeidsgruppa Arbeidsgruppa må planlegge minst 6 8 møter. I tillegg må deltakarane i arbeidsgruppa delta på andre møter/samlingar i samband med planarbeidet (referansegruppe og styringsgruppe). Noko førebuing og arbeid mellom møta kan førekomma. Arbeidsgruppa må kunne gjennomføre ekskursjonar til andre kommunar. Arbeidsgruppa skal starte sitt arbeid umidelbart og vere ferdig med sitt arbeid i løpet av februar Arbeidsgruppe 2. Planfagleg perspektiv Planfagleg Plan og samfunn Eigedom Bygg og eigedom Grunneigar Må forspørjast Planfagleg Adm, Kvalitet og utv Rådmann Sekretariat Knapstadmarka er sett av til offentlege føremål i kommunedelplanen for Florølandet Brandsøy. Det er også tilgrensande områder som kan vere aktuell å planleggje og evt utvikle i samarbeid med dei offentlege føremåla på Knapstadmarka. Arbeidsgruppa må ha ei samensetning som i sum har god kompetanse på planlegging og eigedomsutvikling. Nærare om arbeidet i arbeidsgruppa Bakgrunn. Det er krav om utarbeiding av reguleringsplan. 6

7 Det ligg til rette for samarbeid med fleire grunneigarar Området er meir enn stort nok for føremålet. Det er ikkje infrastruktur i, eller inn til området i dag. Det er mogleg å intigere fleire føremål enn skule/barnehage i planen. Det må gjennomførast eit reguleringsplanarbeid som tek omsyn til at det må utarbeidast planprogram, ROS og KU i tillegg til sjølve reguleringsplanen. Kva skal arbeidsgruppa arbeide med. Arbeidsgruppa skal vere den fagleige «reiskapen» til prosjektleiinga for planarbeidet. Detaljerte føringar for arealbruk Finne fram til løysningar når det gjeld private grunneigarar. Gjer tydelege føringar for ein samordna arkitektur, Legg føringar for ambisiøse mål for energibruk, Vise infrastrukturen i området. Som ein del av planen skal det utarbeidast relativt detaljerte skisse og volumskisser. Gruppa skal starte sitt arbeid umidelbart med dei tema som er mogleg å starte med. Når gruppe 1 er ferdig med sitt arbeid vil deres arbeid vere eit viktig grunnlag for vidare arbeid. Val av entrepriseform/modell i mars/april vil seie meir detaljert om på kva for måte gruppa skal arbeide etter det. Arbeidsgruppe 3. Finansiering/Entrepriseform Eigedom Bygg og eigedom Prosjektleiing Prosjektavdelinga Innkjøp Rådmannen Jurist Innleidd Sekretariat Rådmann Det er mange måtar å realisere eit barnehage prosjekt på. Alt frå at kommunen kjører alt, til at det er private som planlegg, bygger og drifter både bygg og det pedagogiske. Som ein del av den "politiske" bestilling" skal det vurderast om OPS kan vere ein måte å realisere prosjektet på. For å få ein best mogleg vurderinga av dette er det viktig å sjå dette i samanheng med ståstad, mål for prosjektet, andre alternative entrepriseformar osv. Difor er det trong for eit eiga arbeid som ser på moglege organiseringar av prosjektet når det gjeld entrepriseform finansiering, samarbeid osv. Nærare om arbeidet i arbeidsgruppa Bakgrunn. Som ein del av planlegginga skal rådmannen utgreie modellar for privat bygging og kommunal barnehagedrift i ei OPS-løysing eller ei løysing med privat drift av barnehagen, herunder konsekvensane for Flora kommune som arbeidsgjevar. Ref BYST 136/11 Det er fleire moglege modelar for realisering av ein barnehage. Desse skal vurderast. Det ligg til rette for samarbeid med grunneigarar og planlegging/utbygging til andre føremål. Kva skal arbeidsgruppa arbeide med. Arbeidsgruppa skal vere den fagleige «reiskapen» til prosjektleiinga for planarbeidet. Utgreie aktuelle entrepriseformar for dette prosjektet med fordelar, ulemper, økonomi og framdrift. 7

8 Utgreie modelar for samarbeid med private om bygging og drift, herunder sjå om er mogleg å finne fram til alternative måtar å finansiere hele eller deler av prosjektet på. Ref BTST 136/11 Framdriftsplan for prosjektet. Gruppa skal starte sitt arbeid umiddelbart med dei tema som er mogleg å starte med. Når gruppe 1 er ferdig med sitt arbeid vil deres arbeid vere eit viktig grunnlag for vidare arbeid. Val av entrepriseform/modell i mars/april vil seie meir detaljert om på kva for måte gruppa skal arbeide etter det. Samordning mot gruppa som arbeider med plan vil heile tida vere viktig. 3.3 Referansegrupper Referansegruppa vert sett saman av representantar frå Kultur- og oppvekstutvalet, administrative fagpersonar utnemnt av rådmannen, representantar frå arbeidstakarorganisasjonane og FUB. Referansegruppa kan utvidast ved behov. Representantar frå Kultur- og oppvekstutvalet (inntil 3 representantar vert valt av og frå KUOP + vara) Arbeidsgruppa (sjå pt 3.2) Folkehelse/universell utforming Prosjektavdelinga Tenesta for bygg- og eigedom Tenesta for plan- og samfunn (prosjektleiar) Tillitsvalt Utdanningsforbundet Tillitsvalt Kommuneforbundet FUB - leiar Referansegruppa vil være en viktig dialogpart for arbeidsgruppene (sjå pt 3.2) i ulike delar av prosessen. 4. FRAMDRIFT 4.1 Milepælar I BYST 079/12 er det mellom anna vedteken følgjande: Prosjektet skal innan utgangen mars 2013 ha konkludert med modell for bygging og drift, og val av modell vert lagt fram for Flora bystyre til avgjerd i mars/april 2013 Der i samband med framlegginga for bystyret i mars/april at det vil vere mogleg å seie noko eksakt om framdrift. Dette vil vere avhengig av val av modell/entrepriseform, høve til grunneigar og evt andre samarbeidsaktørar. Dei vedlagte modellane for framdrift viser heilt generelt kva som må gjerast i prosjektet uavhengig av val av modellar, entrepriseform og samarbeid. Fyrste milepæl vil vere bystyret mars/april. I same møte vil detaljert framdriftsplan, basert på val av entrepriseform/modell bli slått fast. 8

9 9

10 4.3 Framdriftsplan Alt 1 Ein modell der kommunen er byggherre Fase Forfase/innhald Planlegging/prosjektering Gjennomføring År Mnd Grunneigar avklaringar 2 Registreringar 3 Programmering 4 Varsel/planprogram 5 Regulering 6 Tegning/prosjektering 7 Anbod/bygging Alt 2. Der ein tildlig vel å gjennomføre ein konkurranse for å få inn ein privat samarbeidsaktør. Fase Forfase/innhald Planlegging/prosjektering Gjennomføring År Mnd Grunneigar 2 Registreringar 3 Programmering 4 Varsel/planprogram 5 Regulering 6 Konkurransegrunnlag 7 Konkurranse 8 Tegning/prosjektering 9 Anbod/bygging

11 Merknader til framdriftsplan 1. Det er heilt avgjerande tidlig i prosjektet å få på plass ei felles forståing med grunneigarane om korleis ein skal forhalde seg. Slik dialog er innleia, men ikkje på inga måte fullført. 2. Området må regulerast og i den samanheng så må det gjerast registreingar av biologisk mangfald (er gjennomført) og kulturminner. Som ein del av arbeidet med biologi mangfald vard det gjort ei overfladisk vurdering av kulturminner i området og det er ikkje grunn til å anta at potensialet for funn er stort. Men det må gjerast i registrering før reguleringsplanen kan bli godkjent. 3. Programmering er å planleggje kva prosjektet skal innehalde når det gjeld innhald, romprogram, prinsipp for utforming, storleik av bygg med meir. Programmet er grunnlaget for det vidare arbeid, og det er i denne fasen at brukarmedverknad er viktigast. Det er også i denne fasen ein kan styre økonomien i prosjektet best, dvs at det er i denne fasen ein kan leggje grunnlaget for å byggje og drifte så få, og rasjonelle kvm som mogleg. Programmet gjer grunnlag for å stipulere ein kostnad på prosjektet basert på erfaringstal. 4. Varsel om regulering/planprogram dvs kva reguleringsplanen skal innehalde, må gjerast tidlig slik at ikkje reguleringsspørsmålet blir ein avgjerande faktor for framdrifta. 5. Det er viktig at arbeidet med reguleringsplanen går parallelt med den øvrige planlegginga av prosjektet. Dette for å tilpasse dei utfordringane/ynskja som prosjektet har til reguleringsplanen. Dette er rasjonelt og gir best styring. Sjølve gjennomføringa av reguleringa kan takast over av private dersom ein vel ei entrepriseform som tidlig får inn ein privat aktør. 6. Alt 1. er dette fasen for forprosjekt/arkitektkonkurranse/prosjektering, alt etter kva for entrepriseform som blir vald. Alt 2. T.d OPS. Ein slik konkurranse må ha eit svært godt konkurransegrunnlag, der "kommunen" bestiller innhaldet og gjer premissar for kva ein ynskjer. Konkurransegrunnlaget vil vere heilt avgjerande for om ein slik modell blir vellukka eller ikkje. 7. Alt 1. Her må det lagast eit anbodsgrunnlag og gjennomføring av anbod for gjennomføring av prosjektet. På kva for måte dette blir gjort vil vere avhengig av val av entrepriseform. Bygging av barnehagen. Alt 2. Ein slik konkurranse vil ta noko tid, og vil vere krevjande for kommunen å gjennomfære når det gjeld kompetanse og resursar. 8. Berre alternativ 2. No vil det vere den som har vunne konkurransen som står for Tegning/prosjektering 9. Berre alternativ 2. No vil det vere opp til den som har vunne konkurransen å gjennomføre bygginga. 11

12 12

13 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorar Manglande politisk og forankring Manglande samarbeid og forankring hjå dei aktørane som skal gjennomføre planen. Finansiering av prosjektet Manglande kompetanse 5.2 Kvalitetssikring Prosjektet vert gjennomført med god forankring både i det politiske, administrative og ulike interessemiljø i Flora kommune ved å invitere og orientere dei ulike politiske fora på eit tidleg stadium av prosjektet. Prosjektet er omfattande både i form og innhald det er difor innleia dialog med finansieringskjelder på eit tidleg stadium i prosessen. Det vert tilsett eigen prosjektleiar med nødvendig kompetanse til å styre og leie prosjektet 13

14 14