Forstu di e September 2014

Transkript

1 KOM M U N E RE FORM - PROSJE KTPLAN Forstu di e September 2014 ÅPEN - SAMHANDLENDE - NYSKAPENDE

2 Innhold Mål og rammer... 2 Bakgrunn... 2 Prosjektmål... 2 Rammer... 4 Omfang og avgrensning... 5 Oppgaveomfang og avgrensning... 5 Organisering... 5 Prosjektledelse... 5 Øvrige roller... 6 Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler... 7 Beslutningspunkter... 7 Oppfølging... 7 Milepæler... 8 Risikoanalyse... 8 Gjennomføring... 9 Hovedaktiviteter... 9 Tids- og ressursplaner... 9 Økonomi... 9 Kontrakter og avtaler... 9 Relevante underlagsdokumenter... 9 Vedlegg

3 Mål og rammer Bakgrunn Det er 50 år siden forrige kommunereform, og kommunene har fått betydelig større ansvar for velferdsoppgaver siden den gang. Kommunal- og moderniseringsdepartementet satte 3. januar 2014 ned et ekspertutvalg som skulle forslå kriterier som har betydning for oppgaveløsningen i kommunene. Utvalget la fram sin første delrapport «Kriterier for god kommunestruktur» i mars 2014 med forslag til kriterier knyttet til dagens oppgaver i kommunene. De foreslo også prinsipper og kriterier for en robust kommuneinndeling som skal gi en enhetlig og oversiktlig forvaltning i kommunen. Utvalget skal levere sin sluttrapport i desember 2014 hvor de i tillegg skal vurdere kriterier kommunene bør oppfylle for å ivareta mulige nye oppgaver. Regjeringen la i vår fram «Meldingsdel i kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S) Kommunereform» og denne ble behandlet av Stortinget i juni. Fylkesmennene fikk deretter ansvar for oppfølging av de regionale prosessene. Kommunenes Sentralforbund (KS) er invitert til å delta sammen med fylkesmennene i dette arbeidet. Prosessene skal danne grunnlag for vedtak om ny kommuneinndeling. Kommunestyret i Malvik hadde temaet kommunereform på agendaen den , med presentasjoner fra fylkesmannen/ks og gruppearbeid. Resultatet fra gruppearbeidet følger vedlagt. En ev. ny kommuneinndeling vil tidligst kunne tre i kraft , og seinest Prosjektmål Sitat fra Prop. 95 S: Kommunereformen skal legge til rette for at flere kommuner slår seg sammen til større og mer robuste kommuner. Færre og større kommuner skal gi bedre kapasitet til å ivareta og videreutvikle lovpålagte oppgaver, gi bedre muligheter til å utvikle bærekraftige og gode lokalsamfunn, samt ivareta viktige frivillige oppgaver. Generalistkommuneprinsippet er et utgangspunkt for reformen. Som et generelt prinsipp skal reformen legge et grunnlag for at alle kommuner kan løse sine lovpålagte oppgaver selv. Kommunestrukturen skal legge til rette for en enhetlig og oversiktlig forvaltning. Regjeringen har følgende mål for reformen: - Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne 2

4 - Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling - Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner - Styrket lokaldemokrati Ekspertutvalget og regjeringen har listet opp ti kriterier som kommunene bør oppfylle for å nå disse målene: - Tilstrekkelig kapasitet - Relevant kompetanse - Tilstrekkelig distanse - Effektiv tjenesteproduksjon - Økonomisk soliditet - Valgfrihet - Funksjonelle samfunnsutviklingsområder - Høy politisk deltakelse - Lokal politisk styring - Lokal identitet I prosjektperioden bør kommunene forsøke å finne ut hvordan vi ligger an på disse punktene i dag, og hvordan vi tror det vil være om år. Det bør vurderes om dagens grenser er unaturlige og hemmer god måloppnåelse, og man bør analysere om det er spesielle forhold som er viktige for vår kommune eller vår region. Prosessen bør deles opp i flere faser, og med mål knyttet til de ulike fasene. Rådmannen anbefaler at kommunen i dette arbeidet følger Prosjektlederprosessmetoden (PLP-metoden), og deler opp arbeidet i fasene forstudie, forprosjekt og hovedprosjekt. Denne prosjektplanen vil gjelde forstudien, mens det må utarbeides ny prosjektplan for forprosjektet og et eventuelt hovedprosjekt. Forprosjektet vil omhandle nærmere analyse av hva det geografiske alternativet/alternativene vil bety, og forhandlinger mellom kommunene. Hovedprosjektet vil bli gjennomføring av en eventuell sammenslåing. Målet for forstudien vil for Malvik kommune være å avklare geografiske retningsvalg. Kartlegging av nåsituasjonen på de ulike områdene både i egen kommune og for aktuelle samarbeidskonstellasjoner vil være en viktig oppgave for å skape et godt beslutningsgrunnlag for kommunestyret. Det er bebudet at det fra sentralt hold vil bli lagt ut oppdaterte statistikker til hjelp for kommunene i dette arbeidet. Regionrådet i Værnesregionen har i sak 22/14 den vedtatt at de går for det de kaller Kunnskapsalternativet. De ber om en utredning før februar 2015 som skal gjøre regionen best mulig kunnskapsmessig rustet uten at man tar stilling til en kommunesammenslåing. Det vil i Arbeidsutvalget og Regionrådet bli drøftet hvordan dette vedtaket kan implementeres i den enkelte kommunes prosjektplan. Rådmannen anbefaler en tilpasning, hvor resultatet av utredningen i Værnesregionen blir en del av kommunens faktagrunnlag før vedtak om 3

5 geografisk retningsvalg blir tatt. Rammer Sentralt legges det opp til to ulike løp for tidspunkt for sammenslåing. For kommuner som fatter vedtak om sammenslåing i løpet av høsten 2015, vil ny kommuneinndeling kunne tre i kraft fra Det forutsettes da likelydende vedtak i alle kommunene, dvs. enighet, hvis et slikt framskyndet løp skal kunne brukes. For de øvrige forutsettes kommunale vedtak innen sommeren En sammenslåing skal da tre i kraft seinest fra Det vil ofte være ønskelig å gjennomføre valg forut for en sammenslåing, slik at kommunestyrevalget høsten 2019 blir valg til de nye kommunestyrene. Det er et utgangspunkt for kommunereformprosessen at fylkeskommunene vil bestå inntil kommuneinndelingen er fastlagt. Dersom det diskuteres forslag til kommunesammenslåinger som påvirker fylkeskommunenes grenser, understrekes det at det er viktig at fylkeskommunene blir involvert på et tidlig tidspunkt. Etter å ha vurdert ekspertutvalgets sluttrapport, vil regjeringen våren 2015 legge fram en stortingsmelding med et samlet forslag over hvilke nye oppgaver som kan overføres til større og mer robuste kommuner. Lovforslagene vil da bli fremmet våren 2017 samtidig med en proposisjon om ny kommunestruktur. Fylkesmannen/KS har for Sør-Trøndelag forutsatt at kommunene innen melder tilbake om hvilke geografiske retningsvalg de vil ta. I sin prosjektskisse har de satt samme frist for både de som følger løp 1 og løp 2. På forespørsel sier de at de ikke venter noe absolutt geografisk valg den , men de ønsker at kommunene har sett på ulike alternativ og plukket ut de mest aktuelle de vil gå videre med. Rådmannen foreslår at forstudien løper helt fram til Det bør vurderes ganske bredt med flere alternativer, slik at vi bør bruke tilstrekkelig tid på å få et godt beslutningsgrunnlag i forstudien. Stortingsmeldingen om nye oppgaver for kommunene vil da også være lagt fram. Regjeringen tar i bruk en rekke økonomiske virkemidler i reformarbeidet. Det legges opp til at alle kommuner som slår seg sammen i reformperioden får dekket engangskostnader etter en standardisert modell. Støtten differensieres etter antall kommuner og antall innbyggere i sammenslåingen. (For detaljer, se tabell under pkt i Prop. 95 S.) Det gis også automatisk en reformstøtte på mellom 5-30 mill. kroner differensiert etter innbyggertall. Inndelingstilskuddet beholdes uforandret i 15 år og trappes deretter ned over 5 år. I tillegg til de økonomiske virkemidlene, bebuder regjeringen en helhetlig gjennomgang av inntektssystemet for kommunene i løpet av valgperioden. I stortingsbehandlingen ba også flertallet i komiteen om at regjeringen i 4

6 statsbudsjettet for 2015 gjør greie for hvordan man kan se Nasjonal Transportplan i sammenheng med kommunereformen og fremme kommunesammenslåinger gjennom infrastrukturtiltak. Fylkesmennene fungerer som prosessveiledere for kommunene. Departementet vil dekke inntil kr til hver kommune i forbindelse med høring av og informasjon til innbyggerne. Hvor mye økonomisk støtte som kommunen ellers vil få, vil fylkesmannen informere nærmere om i forbindelse med statsbudsjettkonferansen 8. oktober. Omfang og avgrensning Oppgaveomfang og avgrensning Denne prosjektfasen omhandler forstudien (dialogfasen i Fylkesmannens prosjektplan). Oppgaven blir her å avklare geografisk retningsvalg innen Fylkesmannen/KS understreket i sin presentasjon at kommunestyret da må ha fokus på hvordan vi skal skape bærekraft de neste 50 årene både når det gjelder velferdstjenester, samfunnsplanlegging, lokaldemokrati og samfunnsutvikling, og at dette handler om Trøndelags slagkraft og posisjon i framtida. Kartleggingen av nåsituasjonen bør være relativt bred, men utredningen skal ikke være så veldig detaljert i forstudien. I forprosjektet vil man gå mer i dybden på de enkelte områdene. Forprosjektet vil løpe fram til sommeren 2016 (utrednings- og utviklingsfasen i Fylkesmannens prosjektplan). I gruppearbeidet fra kommunestyret den er flere alternativ nevnt: Trondheim, Trondheimsregionen, Stjørdal, Værnesregionen, deling hvor ytre Malvik går til Trondheim/Trondheimsregionen mens indre går til Stjørdal/Værnesregionen. Disse alternativene må vurderes opp mot alternativet å bestå som egen kommune. Kommunestyret må i mandatet til forstudiet angi hvilke geografiske alternativ det skal jobbes med i denne fasen. Organisering Prosjektledelse Det foreslås at ordfører er prosjektansvarlig (PA) Prosjektansvarlig vil i prosjektet ha det totale økonomiske ansvar, sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede 5

7 kvalitetssikringsansvaret. PA leder en eventuell styringsgruppe, gjennomfører «beslutningspunktmøtene» underveis og er ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet. Det er PA som er ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. Rådmannen vil ivareta prosjektledelse og ønsker å oppnevne Bjørg Løkken som prosjektleder (PL) Prosjektleder skal lage prosjektplan og kvalitetssikre denne, videre planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet innenfor prosjektrammen, identifisere og følge opp kritiske suksessfaktorer, sørge for at PA har et kvalitetssikret grunnlag ved beslutningspunktene og styringsgruppemøter, inngå nødvendige kontrakter med ressurseiere m.v. samt analysere sterke/svake sider, trusler og muligheter. Øvrige roller Kommunestyret er prosjekteier og oppdragsgiver for prosjektet. I et såpass komplekst prosjekt med stor betydning for hele kommunen og regionen, er det viktig med god forankring og stor medvirkning fra mange aktører. Prosjektet bør ha en styringsgruppe (SG). Rådmannen foreslår at et utvidet formannskap som suppleres med representasjon fra KRF og FRP, fungerer som styringsgruppe for å sikre god politisk forankring. I tillegg bør organisasjonene oppnevne to representanter til styringsgruppa for å ivareta de ansattes representasjon. Styringsgruppa er ikke et vedtaksorgan, men skal bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de saker som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. Styringsgruppa rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling etter oppsatt prosjektplan og ellers når de ser det er behov for avklaringer/vedtak derfra. 6

8 Referansegrupper. Det er mange interessenter som bør trekkes inn i på ulike stadier i prosessen, jfr. figur nedenfor. SG må i sine hovedaktiviteter prøve å få til god medvirkning fra disse aktørene. Rådmannen foreslår at SG selv kan oppnevne referansegrupper. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler Beslutningspunkter Beslutningspunktene vil være PA sin mulighet til å styre prosjektet og avgjøre om prosjektet skal fortsette eller avsluttes etter beslutningspunktmøter. PA vil måtte ta saken videre til kommunestyret som prosjekteier dersom han mener prosjektet skal avsluttes. I forstudien foreslås ikke flere beslutningspunkter enn opprettelse av prosjekt i kommunestyrets møte den og behandling av sak og geografisk retningsvalg innen Oppfølging PA og PL må ha jevnlige statusmøter, minimum en gang i måneden. Ut over det legges det ikke opp til formelle beslutningspunkter mellom PA og PL før forstudien skal behandles av kommunestyret før sommeren

9 Milepæler Milepæler vil være PLs verktøy for oppfølging av framdrift og skal bl.a. angi når viktige beslutninger skal være tatt, når viktige aktiviteter skal være gjennomført og når ev. delmål skal være nådd. Det foreslås følgende milepæler: MILEPÆL TIDSFRIST Referansegrupper er oppnevnt Kommunikasjonsplan for forstudien er vedtatt Hovedaktiviteter er lagt fram for styringsgruppa Tids- og ressursplaner er lagt fram for styringsgruppa Område på hjemmesiden for publikumsinformasjon om prosjektet er på plass Kontakt med aktuelle kommuner er opprettet Kontakt med Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune er opprettet Spørreundersøkelse blant innbyggerne er gjennomført Styringsgruppa legger fram sin anbefaling om geografisk retningsvalg Kommunestyret fatter vedtak om geografisk retningsvalg og vedtar prosjektplan for forprosjektfasen Risikoanalyse Kritiske suksessfaktorer Det er flere kritiske faktorer som kan oppstå i prosjektet. Disse er under forsøkt listet opp sammen med sannsynlighet (S) for at de skal inntreffe (på en skala fra 1-5 hvor 1 er svært liten sannsynlighet og 5 er svært stor sannsynlighet). Konsekvensen (K) dersom det inntreffer er deretter forsøkt vektet (1= liten konsekvens, 5= svært alvorlig/stor konsekvens for måloppnåelsen i prosjektet). Sannsynlighet ganget med konsekvens gir i risikoskjemaet en risikofaktor (RF). Denne danner grunnlaget for tiltak som foreslås satt i verk for å motvirke negative konsekvenser av risikoen. RISIKOSKJEMA Faktor S K RF Tiltak Det settes ikke av nok tid til å jobbe med prosjektet Rådmannen oppnevner egen prosjektleder. PA og PL må avsette faste oppfølgingsmøter allerede ved oppstart. Alle politikerne må prioritere Relevante underlagsdata og statistikker er ikke tilgjengelig og tar for mye tid å fremskaffe selv. dette arbeidet PL må ha tett kontakt med FM/KS og bruke materiell lagt tilgjengelig for kommunene. 8

10 Prosjektet er så omfattende og involverer så mange interessenter at det blir vanskelig å styre. Man låser seg fast i bare ett alternativ allerede i oppstarten, og unnlater å vurdere alle relevante alternativ seriøst. Geografisk tilhørighet kobles til identitet og endringer ses på som en trussel. S= sannsynlighet, K= konsekvens, RF= risikofaktor Prosjektet deles opp i tre ulike faser som gjør det lettere å avgrense oppgaver i de tre fasene Alle må bruke tid på å sette seg inn i informasjon om muligheter og konsekvenser, og disse må formidles ut til innbyggerne Mest mulig objektiv informasjon om muligheter og konsekvenser må formidles. Gjennomføring Hovedaktiviteter Disse legges fram og behandles i styringsgruppas første møte. Tids- og ressursplaner Tids- og ressursplan legges fram og behandles i styringsgruppas første møte. Økonomi Det vises til økonomiske virkemidler under avsnittet «Rammer». Kontrakter og avtaler Det er ingen kontrakter knyttet til forstudien foreløpig. Eventuell avtale om kommunesammenslåing vil ikke inngås før i hovedprosjektfasen. Relevante underlagsdokumenter Kriterier for god kommunestruktur, delrapport fra ekspertutvalg mars

11 Meldingsdel i kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S). Kommunal- og forvaltningskomitéens innstilling til kommuneproposisjonen Kommuneplanens samfunnsdel vedtatt Kommuneplanens arealdel vedtatt Kommuneplanens handlingsdel Regionrådet i Værnesregionen, sak 22/2014 om kommunereformen. Møteprotokoll fra Regionrådet i Værnesregionen Kommunal- og moderniseringsdepartementets side om kommunereformen. Kommunal- og moderniseringsdepartementet kommunedata. Fylkesmannens side om kommunereformen. IKAP Interkommunal Arealplan for Trondheimsregionen Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen 10

12 Vedlegg Gruppearbeid fra kommunestyret KOMMUNESTYREMØTE MALVIK GRUPPEARBEID OM KOMMUNEREFORM Spørsmål til diskusjon 1. Hvordan bidra til å skape en bærekraftig kommune og region for våre innbyggere de neste åra? 1.1 Som egen kommune? Hvilke momenter kan tale for og hvilke momenter kan tale mot en slik løsning? 1.2. Hvor realistisk er det at Malvik består som egen kommune dersom kommunene rundt endrer struktur? Hvilket retningsvalg vil da være mest aktuelt? 1.3. Dersom Malvik blir en del av en større kommune hvilke oppgaver kan ev. overføres fra staten eller regionnivået? Hvordan ivareta politisk medvirkning og engasjement? 2. Hvordan bør arbeidsprosessen legges opp framover? Hvordan involvere innbyggere, organisasjoner og næringsliv? Gruppeinndeling Gruppe 1: Terje Granmo AP Geir Roar Larsen AP Per Walseth H Laila Tøndel V Gunhild Lund FRP Gruppe 2: Jahn H. Kristiansen AP Torstein Fosmo AP Kristi Hamre Nilsen H Morten Olafsen H Tor Dahl V Gruppe 3: Matz Ulstad AP Ole Marius Holden AP Maja Berg H Elisabeth Belboe H Rakel Trondal SV Gruppe 4: Heidi Pettersen AP Tanja Elton AP Anne G. Thorstensen H Knut Sjøvold SP Lisa Kristiansen SV Gruppe 5: Randi Eikevik AP Per Arild Lyng AP Eugen G. Sørmo H Johan Ludvik Bjørnstad SP Lill Harriet Sandaune FRP Gruppe 6: Anne S. Mostervik AP Ellen Z. Buaas AP Erling Foss H Arve Hepsø KRF Arve Ørsjødal 11

13 SVAR PÅ GRUPPEARBEID Gruppe 1 Kommune regionalt, nasjonalt -> perspektiv? 1. Se på hvilke tjenester kommunen skal gi. (Hvilke oppgaver skal fremtidens kommune ha? Viktig å vite oppgavene før vi «tegner kart») 1.1 For egen kommune: Innen grunnopplæring og helse kan vi levere gode tjenester. Nærhet til skole, barnehage Oversiktlig kommune. Mot egen kommune: Små faglige miljø, mindre kompetanse. For dyr å drifte, vanskelig å rekruttere til viktige stillinger. For lang avstand mellom enkeltindivid og beslutningsnivå. 1.2 Da må vi ta et valg: Skal vi vende oss til Værnesregionen? Skal vi tenke større? Se muligheter i stedet for problem? 1.3 Hvis fylkesnivået forsvinner: VG skole, vei. Ivareta engasjement ved Bydelsutvalg (?) Politiske nemnder. 2. Folkemøter? (Få som møter der.) Oppringing, dvs. borgerundersøkelser. (Vi kan påvirke hvilke spørsmål vi vil stille) Bruk av lokalavisa i stor grad! Utfordre lag og foreninger, spesielt velforeninger. Folkeavstemning når folk er blitt godt informert. Vi har et stort ansvar for å informere! Gruppe Fordeler: Nærhet (geografisk) Lokalkunnskap (sterkere) Identitet Kort vei mellom politisk ledelse/innbygger Ulemper: Alle kjenner alle Kan ikke ivareta alle oppgaver selv Blir veldig generalister 1.2 Liten sjanse Deling? Trondheim? Trondheimsregionen Stjørdal? Værnesregionen 1.3 Videregående skole Sykehus Kommunikasjon (transport) 12

14 (Forts. svar gruppe 2) Bydelsråd Storkommune/fylke = Trondheim Legge politisk agenda tidlig Lykkelige løsninger 2. Prosessen: Informasjon til innbyggerne (både administrasjon og politikere) God og rett informasjon (ikke gi eventuelle løsninger) Gruppe Malvik som egen kommune: Fordeler: Større påvirkningskraft, nærmere tjenestene, politikere har større lokalkunnskap og dette fører til bedre beslutninger. Ansatte blir bedre ivaretatt, ansatte har større påvirkning. Befolkningen har mer nærhet til politikere, ansatte. Ulemper: Har høy nok kompetanse til fremtidige utfordringer. 1.2 Retningsvalg for Malvik: Stå alene som kommune, der vi ser på andre samarbeidskommuner/løsninger. 1.3 Videregående skoler 2 Prosessen: Involvere innbyggerne med folkemøte/undersøkelser. Gruppe 5 Spørsmål 1: Perspektivmelding for Malvik bør ligge i bunnen. Demografi Kostnader/velferdsutbygging Ytre del til Trondheim Indre/østre del til Stjørdal Interkommunale selskap utvides og kan erstatte framtidige kommunesammenslåinger? For å kunne gå for sammenslåing mente vi/(noen) at innsparingspotensialet må komme innbyggerne til gode, velferdstilbud. Rasjonaliseringsgevinst må takes ut/ansatte? Overflødighet Utsette prosjektering av rådhus (nytt) 13

15 Gruppe Egen kommune, mot sammenslåing: - svekket lokaldemokrati og kunnskap - større avstander - mer uoversiktlig for innbyggerne - mindre avstander til større sentra - hvor stort? (Enhets størrelse) - upersonlig - kvalitet på tjenestetilbudet/mer upersonlig - lengre vei til beslutninger, dyrere? For sammenslåing: - lettere å få kontakt uten å flytte seg fysisk - kommunikasjonsutvikling - billigere drift (?) - behov for kontakt med ledelse/større ledelseskontakt - jevn folkeflytting mot sentra/sentrum (urbanisering) - IKS svekket demokratiet -> sammenslåing bedre? Eller mer uoversiktlig? 1.2 Malvik som egen kommune: - Dersom folketall øker klarer vi å være egen kommune (nærhet til to byer, flyplass, utd.institusjoner, sykehus m.m.) - Sentral beliggenhet Retningsvalg: «Vi står der vi står» 1.3 Malvik del av en større kommune oppgaver ev. overført fra stat/region: - Ansvar videregående skole - Samferdsel 2 Arbeidsprosess framover Prosjektgruppe: Kommunalsjefene OPKU, ARESAM, HEVE + 2 politikere posisjon og opposisjon. - Folkemøter/inkludering/hva vil innbyggerne? Åpen prosess. Innbyggere, frivillige lag/org., næringsliv - Innspill på kommunens nettside + informasjon - Tillitsvalgte -> inkludering Inkluderer man innbyggerne får de et «eierforhold» = positivitet 14