Forvaltningssystem for skatteinnkreving (Sofie) Kontrollstøttesystem(Koss) Løsning for dokumenthåndtering (F-Dok) Avtale mellom

Transkript

1 Avtale om tilgang til systemene: Forvaltningssystem for skatteinnkreving (Sofie) Kontrollstøttesystem(Koss) Løsning for dokumenthåndtering (F-Dok) Avtale mellom Skatteetatens it- og servicepartner (SITS) og KVINNHERAD KOMMUNE (Kommunen)

2 Avtale - Tilgang til systemene SOFIE, KOSS og F-dok Sak: 2012/ Beskrivelse Denne avtalen omfatter engangskostnader, samt årlige kostnader til drift, lisenser og hardware og sikrer tilgang for Kommunen til følgende systemer: Forvaltningssystem for skatteinnkreving (Sofie) Kontrollstøttesystem (Koss) Løsning for dokumenthåndtering (F-Dok) Kommunen anses som juridisk eier av de data som registreres i Koss-systemet. Kommunen defineres derfor som behandlingsansvarlig for disse data. SITS defineres derfor som databehandler. Behandlingsansvarlig er pålagt å sørge for å tegne en databehandleravtale med databehandler. Dette for å ivareta tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. personopplysningslovens 13 og 15. Kapttittel 3 i denne avtalen omfatter en Databehandlerdel forhold til Datatilsynet forslag til Databehandler avtale. Se for øvrig som er et bearbeidet utkast i net.no/globa1/04 veiledere/databehandleravtaler df.. 2 Beskrivelse av tjeneste som leveres I. - Til an lisenser til trede Drift/forvaltnin Brukerstøtte/-opplærin Databehandleravtale art * Drift/forvaltning av Sofie leveres ihht. ny inngått avtale med Steria av , "Avtale om Drift av Skatteetatens sentrale systemer for skatteinnkreving i Norge (SOFIE)" (Ref. 2011/518959) og egen avropsavtale som kommunen inngår. 3 Ansvaret som databehandler 3.1 INNLEDNING Dette kapittelet (Databehandlerdelen) har til hensikt er å regulere grunnleggende rettigheter og plikter etter forvaltningsloven, personopplysningsloven, -forskriften, offentleglovas kapittel 3 og beskyttelsesinstruksen. Databehandlerdelen skal sikre at informasjon, spesielt taushetsbelagt informasjon, ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Med taushetsbelagt informasjon menes i denne avtalen konfidensielle opplysninger, personlige, sikkerhetsmessige og forretningsmessige forhold og andre opplysninger som kan skade en av avtalepartene eller utnyttes til å forårsake skade for offentlige interesser, en bedrift, en institusjon eller en enkeltperson. Databehandlerdelen forutsettes knyttet til kontrakt med SITS, og regulerer SITS bruk av personopplysninger på vegne av Kommunen, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. Side 2 av 5

3 Avtale - Tilgang til systemene SOFIE, KOSS og F-dok Sak: 2012/ FORMÅL MED DATABEHANDLERDELEN Formålet med Databehandlerdelen er å regulere behandlingen av informasjon SITS gjør på vegne av Kommunen. 3.3 SITS PLIKTER SITS skal følge de rutiner og instrukser for behandling som et flertall av kommunene som benytter systemet til enhver tid har bestemt skal gjelde. Gjeldene rutiner og instrukser er dokumentert i SITS retningslinjer for informasjonssikkerhet. SITS plikter å gi Kommunen tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, Kommunen kan ivareta sitt eget ansvar etter gjeldene regelverk. og bistå slik at Kommunen har, med mindre annet er avtalt eller det følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i den informasjonen som behandles og de systemene som benyttes i forhold regulert av kontrakten til grunn for denne avtalen. SITS plikter å gi nødvendig bistand til dette. SITS har taushetsplikt i forbindelse med all informasjon SITS får tilgang til i henhold til denne avtalen. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør. 3.4 BRUK AV TREDJEPART Dersom SITS benytter seg av tredjepart for behandling av informasjon som er taushetsbelagt hos Kommunen eller ved lov, skal SITS skriftlig orientere Kommunen om dette før behandlingen starter. En hver slik avtale med tredjepart skal foreligge som tillegg til denne Databehandlerdelen. 3.5 SIKKERHET SITS skal minimum oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles i lover og forskrifter nevnt i denne avtalen. SITS skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for Kommunen ved forespørsel, stedlige kontroller eller andre egnede kontrolltiltak. 3.6 AVVIKSRAPPORTERING Avvik på grunnlag av brudd eller mistanke om brudd etter denne Databehandlerdelen, skal rapporteres etter personopplysningsforskriftens 2-6, 2. og 4. ledd. SITS dokumenterer og melder avviket til Kunden, men Kommunen tar selv ansvar for ev. avviksmelding til Datatilsynet. 3 av MISLIGHOLD Dersom Kommunen får sanksjoner i mot seg som følge av brudd på bestemmelsene i denne avtalen, og årsaken ligger hos SITS, kan Kommunen kreve at SITS dekker det økonomiske tapet. Side 3 av 5

4 Avtale - Tilgang til systemene SOFIE, KOSS og F-dok Sak: 2012/ DATABEHANDLERDELENS VARIGHET Databehandlerdelen gjelder fra det tidspunkt SITS starter behandling av informasjon på vegne av Kommunen. Ved brudd pa Databehandlerdelen kan Kommunen pålegge SITS å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. 3.9 VED OPPHØR Når avtalen utløper plikter SITS uten opphold og i samråd med Kommunen å overlevere eller slette all informasjon behandlet på vegne av Kommunen. Dette gjelder ikke dersom noe annet er bestemt mellom partene eller SITS har plikt til å lagre opplysningene etter norsk lov. SITS skal uten opphold skriftlig dokumentere at overlevering, sletting og/eller destruksjon er foretatt i henhold til Databehandlerdelen. 4 Kostnader Engangskost. for i 2012 Arlige kostnader fra 2013 Andel SKO Drift Lisenser Sofie 90 % ,00 0* ,00 Koss 26 % , ,00 Fdok 80 % , , ,00 HW , ,00 Totalt *Beløp omfattes av egen avtaler og framgår i disse. Faktureres direkte fra Steria. Tabellen over viser de totale kostnadene for SKO basert på de respektive fordelingsnøklene for hvert system Fordelingsnøkkelen mellom SKO og SITS er basert på antall brukere av de enkelte systemer for SOFIE og KOSS Fordelingsnøkkelen mellom SKO og SITS for FDok er basert på volum Fordelingsnøkkelen mellom de enkelte kommuner er basert pa antall innbyggere i kommunen (som tidligere). SITS skal sørge for at kostnadene og fordelingsnøkkelen reflekterer reelle kostnader og riktig kostnadsfordeling. "Årlige kostnader fra 2013" og fordelingsnøkkelen "Andel SKO" skal revideres årlig. 5 Fakturering og betaling 5.1 Fakturering av engangskostander for 2012 Fakturering av engangskostnader for 2012 skjer primo november med forfall medio desember. Det påløper ingen andre kostnader i 2012 enn engangskostnadene. Kommunens andel av engangskostnaden er fastsatt med basis i innbyggertall. Innbyggertallet hentes fra SSB's kommunestatistikk pr. 31/12 det foregående år det faktureres for. Side 4 av 5

5 Avtale - Tilgang til systemene SOFIE, KOSS og F-dok Sak: 2012/ Fakturering av årlige kostnader Fakturering av årlige kostnader skjer årlig primo november med forfall medio desember. Første fakturering av årlige kostnader er for 2013 og skjer primo november Kommunens andel av engangskostnaden er fastsatt med basis i innbyggertall. Innbyggertallet hentes fra SSB's kommunestatistikk pr. 31/12 det foregående år det faktureres for. 6 Varighet Denne avtalen følger varigheten til "Avtale om Drift av Skatteetatens sentrale systemer for skatteinnkreving i Norge (SOFIE)" (Ref. 2011/518959) med Steria. 7 Signatur Denne avtalen er undertegnet av representant for Kommunen og SITS. Representant for Kommunen Navn (blokkbokstaver) Tittel (blokkbokstaver) Sign. Dato Sted - L Skatteetatens it- og servicepartner John Erik Halvorsen Seksjonssjef, Kunde Navn (blokkbokstaver) Tittel (blokkbokstaver) Sign Oslo Dato Sted Side 5 av 5