Rammeavtale (heretter benevnt «Avtalen») om oppsett, trykking, salg, lagerhold og distribusjon av Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner

Transkript

1 Rammeavtale (heretter benevnt «Avtalen») om oppsett, trykking, salg, lagerhold og distribusjon av Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner Avtalen er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) med organisasjonsnummer [ ] og med adresse [ ] og Direktoratet for arbeidstilsynet (heretter kalt Oppdragsgiver) med organisasjonsnummer og med adresse Statens hus, 7468 Trondheim. Sted og dato: Oppdragsgivers navn Leverandørens navn Oppdragsivers underskrift Leverandørens underskrift Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Hos Oppdragsgiver: Navn: Odd Einar Johansen Stilling: Avdelingsdirektør Telefon: E-post: odd.einar.johansen@arbeidstilsynet.no

2 1. Avtalens formål og omfang Avtalen er en rammeavtale mellom Oppdragsgiver og Leverandøren om oppsett, trykking, salg, lagerhold og distribusjon av Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner. Nærmere om oppdraget: 1.1 Offentliggjøring i trykt form Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner Leverandøren har et eksklusivt oppdrag om offentliggjøring, i trykt form, av Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner. Med bestillbare publikasjoner menes kommentarer til forskrifter, veiledninger, orienteringer, brosjyrer og annet nærmere angitt materiell i publikasjonskatalogen. (Ikke-bestillbare publikasjoner fra Arbeidstilsynet som enkelte skjemaer, faktaark, kampanjemateriell og lignende vil ikke omfattes av denne avtalen). 1.2 Trykking, salg, lagerføring og distribusjon av Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner Leverandøren har rett og plikt til trykking, salg, lagerføring og distribusjon av Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner i henhold til publikasjonskatalog nr l (oversikt over forskrifter, veiledninger m.m.). Pr. 15. september 2009 omfatter katalogen 69 forskrifter, 25 veiledninger, 74 «annet», dvs. brosjyrer, orienteringer og skjemaer. Se vedlegg 4 til Konkurransegrunnlaget. 1.3 Offentliggjøring ved elektronisk formidling og lagring Leverandøren har rett til offentliggjøring ved elektronisk formidling og lagring. Denne retten er imidlertid ikke eksklusiv. Oppdragsgiver står fritt, både til å publisere selv og å gi andre tillatelse til elektronisk formidling av materiellet. 1.4 Publikasjonskatalog Leverandøren skal utarbeide, trykke og offentliggjøre (se punkt 1.1, 1.2 og 1.3) en publikasjonskatalog som skal utgis 2 ganger hvert kalenderår. 1.5 Abonnementsordning for publikasjonskatalogen. Leverandøren skal i avtaleperioden etablere og opprettholde en abonnementsordning for publikasjonskatalogen. 1.6 Endringer i omfanget av Arbeidstilsynets forskrifter og publikasjoner Omfanget av Arbeidstilsynets forskrifter og publikasjoner kan til enhver tid endres av oppdragsgiver, se vedlegg 1 til Konkurransegrunnlaget. 1.7 Arbeidstilsynets eget kjøp etter rammeavtalen Arbeidstilsynet vil kjøpe publikasjoner av leverandøren, men er gjennom denne anskaffelsen ikke forpliktet til et bestemt årlig kjøp.

3 2. Oppgaver og ansvar 2.1 Oppdragsgivers oppgaver og ansvar, opphavsrett Oppdragsgiver har ansvaret for det faglige innholdet i publikasjonene og leverer manus i rimelig tid før publikasjonene skal være i salg. Oppdragsgiver kan utvide eller innskrenke antallet publikasjoner i publikasjonskatalogen, leverandøren skal varsles om dette i god tid. Oppdragsgiver skal godkjenne publikasjonene før trykking. Oppdragsgiver forplikter seg til å informere om nye publikasjoner og revisjoner av eksisterende publikasjoner i god tid. Oppdragsgiver har opphavsrett til samtlige publikasjoner og materiale som overleveres leverandøren i forbindelse med gjennomføring av avtalen, herunder er oppdragsgiver eier av tekst, produksjonsfiler (dvs. filer fra Indesign, QuarkXpress o.l) og bilder / illustrasjoner til publikasjonene. Avtalen innebærer ingen overdragelse av immaterielle rettigheter til leverandøren. Materiell omfattet av opphavsrett kan bare benyttes i forbindelse med leverandørens gjennomføring av avtalen. 2.2 Leverandørens oppgaver og ansvar Leverandøren utfører språkvask, korrektur, layout og sats på nye og på reviderte publikasjoner. Leverandøren bidrar også med språklig bearbeidelse av forslag til tekst, når Oppdragsgiver ber om det. Leverandøren trykker publikasjonene og plikter å levere Oppdragsgiver den ferdige publikasjonen i utskriftsvennlig PDF-format for publisering på nettet. Dagens format og utforming av publikasjonene beholdes med mindre noe annet avtales. Leverandøren må gi Oppdragsgiver beskjed om lagerbeholdning av publikasjonene i god tid før nytt opptrykk må finne sted slik at Direktoratet får mulighet til å gjennomgå og eventuelt revidere den enkelte publikasjon. Leverandøren forplikter seg til enhver tid å ha alle bestillingsnummer på lager, slik at ingen publikasjon er utilgjengelig mer enn i 14 dager. 2.3 Priser på Arbeidstilsynets bestillbare publikasjoner Priser i henhold til publikasjonskatalogen datert 15. september 2009 er gjeldende. Publikasjonene prises i relasjon til antall sider (A5-format) som følger: 0-7 sider kr 14, sider kr 20, sider kr 29, sider kr 34, sider kr 43,- Alle priser er eksklusive mva.

4 Publikasjoner større enn 70 sider, eller med kostbare formater og/eller utforming prises individuelt. En del trykksaker, brosjyrer og lignende som avviker fra Arbeidstilsynets standard format (A5) prises individuelt. Følgende minimums kvantumsrabatter gjelder ved større bestillinger: - bestilling av eks. av samme publikasjon gir 10 % kvantumsrabatt - bestilling av 500 eks. eller mer av samme publikasjon gir 25 % kvantumsrabatt Porto og fraktkostnader til kunder kommer i tillegg. Leverandør står fritt til å avtale gunstigere betingelser. 2.4 Prisendringer Prisendringer kan foretas i samråd med Oppdragsiver og skal i så fall være basert på relevante, faktiske og dokumenterte kostnadsøkninger i perioden fra rammeavtalen ble inngått til tidspunktet for når prisøkningen ønskes gjennomført. Krav om prisendring under henvising til endringer i ulike prisindekser anses ikke som tilstrekkelig grunnlag for prisendring. Første prisendring etter Avtalen kan først skje med virkning fra 12 måneder etter begge parters signering av Avtalen. 2.5 Bestilling fra Arbeidstilsynet Direktoratet for arbeidstilsynet og Arbeidstilsynets sju regionkontor skal motta 20 eksemplarer hver av alle nye og reviderte publikasjoner. Bestillinger fra Arbeidstilsynet utover dette følger vanlig bestillingsprosedyrer. 2.6 Betaling fra Arbeidstilsynet Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall pr. 30 dager etter fakturadato. Eventuelle fakturagebyr vil ikke bli dekket. Nærmere om informasjon fakturering fås av Oppdragsgivers kontaktperson. 2.7 Salg / bekjentgjøring Publikasjonene skal bekjentgjøres av Leverandør via flere kanaler og presenteres på en forståelig måte slik at publikum enkelt kan orientere seg. a) Netthandel Leverandør forplikter seg til på sine nettsider å opprette en brukervennlig elektronisk handleløsning. b) Betjent ordretelefon Kunder skal enkelt komme i kontakt med leverandør over telefon for bestilling, samt informasjon og rettledning om publikasjonene. Telefonen skal være betjent i normal åpningstid. c) Bestilling via arbeidstilsynet.no Arbeidstilsynet har egne nettsider med handlekurv og fulltekstvisning av det meste av materiellet. Handlekurven på kobles opp mot bestillingssystemet hos Leverandøren ved hjelp av e-post.

5 2.8 Veiledning Leverandørens kunder skal løpende orienteres om endringer i regelverket, når det kommer nye publikasjoner eller eksisterende publikasjoner revideres eller slettes. 2.9 Markedsføring Oppdragsgiver ser det som en fordel om Leverandør vil drive ulike former for markedsføring av publikasjonene, både på nett og ved postal kontakt. Leverandør kan tilby bransjepakker i samarbeide med bransjeorganisasjonene, kursarrangører og lignende Leveringsbetingelser Bestillinger til Leverandøren skal normalt distribueres til kunden senest innen 2 virkedager etter at Leverandøren mottok bestillingen Kommunikasjon mellom partene For å sikre best mulig kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør, oppnevnes en person fra hver som skal utgjøre et særskilt kontaktutvalg. Leverandørs kontaktperson: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Det skal til en hver tid i kontraktsperioden være oppnevnte kontaktpersoner. 4. Møter Det holdes kontaktmøter hver 14. dag på telefon. Det kan ved behov avholdes ett til to møter i året for å gjennomgå hvordan avtalen fungerer. 3. Salgsstatistikk Halvårlig salgsstatistikk for publikasjonene skal sendes uoppfordret på e-post til Oppdragsgivers kontaktperson. Leverandøren plikter også snarest mulig å oppgi salgsstatistikk på forespørsel til Oppdraggiver dersom denne etterspør det. 5. Opphør av avtalen, uoppfylte bestillinger m.v. 5.1 Tapsbegrensning Ved opphør av Avtalen skal Leverandøren, inntil Oppdragsgiver selv kan ivareta sine interesser, gjøre det som er nødvendig for å sikre oppdragsgiver mot tap. Leverandørens plikt etter første punktum gjelder ikke hvis tiltakene medfører vesentlig kostnad, uleilighet eller økonomisk risiko. Leverandøren har rett til vederlag for tiltakene.

6 5.2 Tilbakelevering av Oppdragsgivers eiendeler Når Avtalen er opphørt, skal Leverandøren levere tilbake til oppdragsgiver trykksaker, materiale og dokumenter som Leverandøren har fått for å gjennomføre oppdraget. 5.3 Uoppfylte bestillinger Bestillinger Leverandøren har mottatt før oppsigelse eller bortfall av avtalen er skjedd skal gjennomføres. Bestillinger Leverandøren mottar etter at Avtalen er sagt opp eller bortfalt skal videreformidles til Oppdragsgiver som sammen med Leverandøren tar stilling til håndteringen av disse. 6. Varighet, oppsigelsesfrist Avtalen gjelder i 4 år fra den dag begge parter har signert Avtalen. Partene har gjensidig rett til å si opp Avtalen med seks måneders skriftlig varsel (oppsigelsesfrist). Oppsigelsesfristen regnes fra den første dag i måneden etter at oppsigelsen er sendt den annen part. Oppsigelse kan tidligst sendes etter at Avtalen har vært i kraft i 12 måneder. 7. Leverandørens omsorgsplikt og returplikt ved opphør av avtalen Er Avtalen opphørt, uansett grunn, skal leverandøren, inntil oppdragsgiver selv kan ivareta sine interesser, gjøre det som er nødvendig for å sikre oppdragsgiver mot tap. Når Avtalen har opphørt, skal Leverandøren levere tilbake til Oppdragsgiver alt materiale Leverandøren har mottatt i forbindelse med gjennomføring av oppdraget. Leverandøren har i den forbindelse ikke rett til å gjøre tilbakeholdskrav gjeldende. 8. Erstatning Oppfyller ikke Oppdragsgiver eller Leverandøren sine plikter etter Avtalen, kan den annen part kreve erstattet sine tap som følge av dette. Dette gjelder ikke hvis den annen part kan bevise at forholdet ikke skyldes feil eller forsømmelse på sin side. Den som vil kreve erstatning, skal underrette den andre parten om dette uten ugrunnet opphold etter at parten fikk eller burde ha fått kjennskap til de forhold som ligger til grunn for kravet. Ellers tapes retten til erstatning, med mindre motparten har handlet grovt uaktsomt eller forøvrig i strid med redelighet og god tro. Den part som krever erstatning, skal ved rimelige tiltak begrense sitt tap. Forsømmes dette, må parten selv bære den tilsvarende del av tapet. 9. TVISTER Enhver tvist som måtte oppstå mellom partene i tilknytning til Avtalen skal avgjøres ved Oslo tingrett, jf. tvisteloven 4-6 (1) første setning, og norsk rett skal legges til grunn for avgjørelsen.

7 10. Vedlegg - Leverandørs tilbud (eget dokument, ikke vedlagt kontrakten) Konkurransegrunnlaget med vedlegg (eget dokument, ikke vedlagt kontrakten)