Møteinnkalling - Representantskapet

Transkript

1 Møteinnkalling - Representantskapet Arkivsak: 16/50 Møtedato/tid: Kl 10:00 Møtested: Quality Hotel Panorama Møtedeltakere: Kjell Inge Selbekk Berit Flåmo Jostein Tetlie Bjørg Rei tan Bjørgvik Pål Sture Nilsen Jahn Harry Kristiansen Vibeke Meh lum Gunnar Krogstad Aina Bogen Berit Ingeborg By Arnstein Trøite Jon P. Husby John Lernes Kristian Torve Odd Gulbrandsen Agdenes kommune Frøya kommune Hemne kommune Hitra kommune Klæbu kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Orkdal kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Sør - Trøndelag fylke skommune Tydal kommune Forfall: Andre møtende: Oddlaug Børseth Brekken, styreleder KonSek Midt - Norge IKS Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem KonSek Midt - Norge IKS Arvid Hanssen, daglig leder KonSek Midt - Norge IKS Kopi: Eierkommuner, styremedlemmer og varamedlemmer til representantskapet Det er ikke anledning til å bruke fullmakt jf. IKS - loven 9 1. ledd. Det skal velges 2 til å skrive under protokollen i tillegg til møteleder. Lunsj kl. 11:30 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e - post: Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Sivert Berg (sign.) Representantskapets leder Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Representantskapet i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Navn Funksjon E-post Mobil Kommune Eierandel Kjell Inge Selbekk Medlem kjell.inge.selbekk@agdenes.kommune.no Agdenes 1,60 % Berit Flåmo Medlem berit.flamo@froya.kommune.no Frøya 3,80 % Jostein Tetlie Medlem jostein.tetlie@hemne kommune.no Hemne 4,00 % Bjørg Reitan Bjørgvik Medlem bjorg.reitan.bjorgvik@hitra.kommune.no Hitra 3,60 % Pål Sture Nilsen Medlem Pal.Sture.Nilsen@klabu.kommune.no Klæbu 4,80 % Jahn Harry Kristiansen Medlem jahn.h@online.no Malvik 10,60 % Vibeke Mehlum Medlem Vibeke.mehlum@getmail.no Meldal 3,60 % Gunnar Krogstad Medlem Gunnar.krogstad@melhus.kommune.no Melhus 12,40 % Aina Bogen Medlem Aina.bogen@gmail.com Midtre Gauldal 5,40 % Berit Ingeborg By Medlem beritby1@hotmail.com Orkdal 9,40 % Arnstein Trøite Medlem arnstein.troite@stfk.no Selbu 3,60 % Jon P. Husby Medlem jon.p.husby@skaun.kommune.no Skaun 5,40 % John Lernes Medlem ordforer@snillfjord.kommune.no Snillfjord 1,00 % Kristian Torve Medlem kristian.torve@stfk.no Sør-Trøndelag fylkeskommune 30,00 % Odd Gulbrandsen Medlem Odd.gulbrandsen@ntnu.no Tydal 0,80 % Kåre Lian Svanem Vara kare.l.svanem@agdenes.kommune.no Agdenes Pål Terje Bekken Vara pal.terje.bekken@froya.kommune.no Frøya Lisbeth S. Gjengstø Vara Lisbeth.gjengsto@hemne.kommune.no Hemne Lindis Heggvik Aune Vara lindis@hitramat.no Hitra Jomar Aftret Vara jomar.aftret@getmail.no Klæbu Randi Eikevik Vara randi.eikevik@fiskarlaget.no Malvik Are Hilstad Vara are.hilstad@meldal.kommune.no Meldal Stine Estenstad Vara stine.estenstad@melhus.kommune.no Melhus Odd Vårvik Vara odd_varvik@hotmail.com Midtre Gauldal Johnny Danielsen Vara johnnywdanielsen@gmail.com Orkdal Per Røsseth Vara Per.rosseth@neanett.no Selbu Asbjørn Leraand Vara asbjorn.leraand@skaun.kommune.no Skaun Bernt Olaf Aune Vara boa@snillfjord.kommune.no Snillfjord Egil Hestnes Vara egil.hestnes@stfk.no Sør-Trøndelag fylkeskommune Ståle Aasgaard Vara Stale.aasgaard@bravida.no Tydal 2

3 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/16 Presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS. 02/16 Valg av leder og nestleder i representantskapet. 03/16 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. 04/16 Ressursbruk KonSek /16 Regnskap og årsberetning for /16 Budsjettforutsetninger/ - rammer for /16 Valg av revisor. 3

4 Presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Representantskapet /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ I nnstilling til representantskapet Saken tas til orientering. Vedlegg 1-2 Strategiplan Handlingsplan Saksutredning Representantskapet har vedtatt strategiplan for selskapet. Planen ble siste gang revidert i april 2013 og følger som vedlegg i saken. Styret har vedtatt en handlingsplan, som også vedlegges. Plandokumentene utløper i Det legges opp til rullering av strategidokument og handlingsplan når nytt styre og - representantskap er i funksjon og har fått bedre innblikk i virksomheten. Det forutsettes at strategiplan er førende for styret inntil nytt dokument blir vedtatt av representantskapet, senest våren Representantskapet vil i møtet få bedre innsikt i driften av KonSek gjennom regnskap, årsberetning, ressursbruk og budsjett, som behandles i egne saker i møtet. Viser også til jubileumsberetning som ble sendt ut og ligger på Daglig leder vil svare på spørsmål og om ønskelig gi en kort presentasjon av KonSek ut over det som fremgår av vedlegg i saken. 4

5 STRATEGIPLAN Vedtatt av representantskapet i sak 6/2013, på møte den

6 Formålet med strategiplanen: Formålet med strategiplanen er å informere om Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, selskapets arbeidsoppgaver og ikke minst målsettinger og ambisjoner som selskapet har for sin virksomhet. Selskapets strategier og strategiarbeid er en dynamisk prosess, og er således et arbeid som må drives kontinuerlig i tråd med endringer i selskapets omgivelser og rammebetingelser. Ved å nedfelle selskapets mål og ambisjoner i et eget strategidokument har selskapet, styret og eierne mulighet å sette seg inn i selskapet og utøve styring i den retningen som eierkommunene ønsker. Videre vil strategidokumentet være en rettesnor for selskapet i den daglige drift og vil farge små og store beslutninger slik at selskapet kan innfri de målsettinger som er satt for virksomheten både på kort og lengre sikt. Representantskapet i perioden vedtok selskapets første strategiplan. Dokumentet ble revidert i 2009 og siste gang i april Kort presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) KonSek er et selskap som skal ivareta sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg og er basert på et interkommunalt samarbeid mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og 14 samarbeidende kommuner i Sør-Trøndelag. Selskapet ble formelt stiftet fra og har hovedkontor i Trondheim. Selskapet har i 2013 et budsjett på ca 4,3 millioner kroner og har 4 ansatte med bred erfaring og kompetanse innen kommunal og fylkeskommunal forvaltning, revisjon, juss og tilsyn innen kommunal sektor. Mange interessenter ulike forventninger KonSek må forholde seg til mange aktører, som til dels kan ha ulike forventninger til vår virksomhet. KonSek sin primære oppgave ligger i å støtte kontrollutvalgene i sitt arbeid med å sikre en mest mulig rettferdig, effektiv og formålstjenlig forvaltning og oppgaveutførelse i kommunen. Kontrollutvalg Kommunestyre Virksomheten må forholde seg til aktører på ulike måter. For eksempel vil Innbyggere kommunestyret gjennom kontrollutvalget være øverste kontrollinstans, samtidig må KonSek Revisor KonSek opptre uavhengig av politiske føringer. Tilsyn medfører nær kontakt med administrasjonen. Dette krever åpenhet og Media tillit samtidig som man skal være Ansatte NKRF kontrollør. Gjennom å være en operativ Styre FKT bestiller av revisjonstjenester vil KonSek måtte stille krav til revisor samtidig som revisors egen integritet skal ivaretas. Nær kontakt med kommunen krever gjensidig tillit og tilgang til informasjon, samtidig skal hensynet til allmennheten ivaretas, dette krever et avklart forhold til media. Rådmann / Adm Andre revisorer Andre sekr 2 6

7 Målsettinger for vår virksomhet KonSek har en visjon som på et overordnet nivå sier noe om vårt arbeid og vår funksjon i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen. Visjonen er ledetråden i alt arbeid som virksomheten utfører og vil prege alt fra drift av egen virksomhet, kontakten med våre oppdragsgivere og samarbeidspartnere, og til medarbeidernes daglige gjøremål: Visjon: KonSek skal være best på sekretariatstjenester for kontrollutvalg i Midt- Norge. Gjennom kontrollutvalgene skal KonSek bidra til måloppnåelse og tillit til den kommunale forvaltningen. Overordnede mål: Basert på visjonen har KonSek definert fire overordnede målsettinger som beskriver hva vi ønsker å oppnå med vår virksomhet. Disse målsettingene er videre brutt ned i delmål og arbeidsmål som konkret sier noe om hvordan målsettingene skal nås. Delmålene og arbeidsmålene er ikke tatt inn i dette dokumentet og vil måtte utkrystalliseres når styret og representantskapet har besluttet selskapets ny overordnede visjon og mål. 1. KonSek skal tilby kontrollutvalgene sekretariatstjenester av høy faglig kvalitet og sørge for at kontrollutvalgene bidrar til måloppnåelse og tillit til den kommunale forvaltningen. 2. KonSek skal være et uavhengig sekretariat som bidrar til at kontrollutvalgene har den nødvendige selvstendighet. 3. KonSek skal være synlig i kommunene og være oppdatert på vesentlige forhold av betydning for kommunene og kontrollutvalgene. 4. KonSek skal være et ledende fagmiljø innen tilsyn med kommunal sektor i Norge og skal være en utviklende og attraktiv arbeidsplass for sine medarbeidere. Visjonen og målsettingene viser at KonSek sitt arbeid skal være basert på faglig kvalitet og grundighet. KonSek vil derfor ikke konkurrere utelukkende på pris, men skal samlet sett være det mest fordelaktige alternativet for våre oppdragsgivere. KonSek vil ha fokus på sine eiere, men vil være åpen for at flere kan slutte seg til samarbeidet. 3 7

8 HANDLINGSPLAN Vedlegg til Strategiplan Vedtatt i styret

9 Handlingsplan KonSek Gjeldende strategiplan: 2 Representantskapet vedtok gjeldende strategiplan for Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS (KonSek) på møte den Strategiplanen definerer målsettinger og ambisjoner for selskapet og er retningsgivende for selskapets arbeid og viktige veivalg for styret. Med bakgrunn i strategiplanen vedtar styret en handlingsplan som operasjonaliserer målsettingene og som mer konkret angir hvordan selskapet skal handle for å nå målsettingene. Handlingsplanen vil være beskrivelsen av hvordan målene nås. Denne sier noe om hvordan KonSek vil forholde seg til sine interessenter og samarbeidspartnere for at selskapets strategier skal lykkes. Planen legger grunnlaget for å vurdere selskapets status i dag, eventuelt definere kritiske suksessfaktorer, risikoer for manglende måloppnåelse og konkrete tiltak for å sikre at selskapet når sine mål. Etter hvert som man kommer nedover i målhierarkiet og til handlingsmålene i planen vil ansvaret for gjennomføring gå fra representantskapet, til styret og etter hvert til daglig leder og til sist den enkelte medarbeider. Med strategi- og handlingsplanen som grunnlag vil selskapet etablere styringsinstrumenter som rapporterings- og oppfølgingsrutiner for å etablere et helhetlig styringsverktøy for selskapet. Dette skal gjøre det mulig for styret og daglig leder å følge opp at de fastsatte målsettingene faktisk nås. Gjeldende strategiplan skisserer følgende målstruktur for KonSek: KonSeks visjon KonSek skal være best på sekretariatstjenester for kontrollutvalg i Midt- Norge. Gjennom kontrollutvalgene skal KonSek bidra til måloppnåelse og tillit til den kommunale forvaltningen. Med bakgrunn i visjonen nedfelte representantskapet 4 overordnede målsettinger som i handlingsplanen operasjonaliseres i konkrete handlinger i den daglige drift: Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 9

10 Handlingsplan Hovedmål 1: KonSek skal tilby kontrollutvalgene sekretariatstjenester av høy faglig kvalitet og sørge for at kontrollutvalgene bidrar til måloppnåelse og tillit til den kommunale forvaltningen. Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: a. KonSek skal ha personale med høy kompetanse og erfaring innen tilsyn med kommunal sektor og kommunal forvaltning generelt. KonSek legger vekt på å rekruttere og beholde engasjert og kompetent personale. Relevant høyere utdanning og erfaring med kommunalt tilsyn og forvaltning er nøkkelkompetanse i virksomheten. KonSek skal ha fokus på å utvikle medarbeidernes kompetanse gjennom kurs, etter og videreutdanning. b. KonSek skal være grundig i sin saksforberedelse og oppfølging. KonSek utreder sakene som legges frem for kontrollutvalget. Saker skal være tilstrekkelig utredet ut fra tilgjengelig informasjon. Saksfremlegg skal ha god språklig kvalitet og være av et hensiktsmessig omfang. Sakspapirene til kontrollutvalgets møter sendes ut i henhold til kommunens retningslinjer, vanligvis én uke før møtene avvikles. Et eget saksbehandlingssystem skal bidra til at KonSek leverer saksbehandling og oppfølging av god kvalitet. Som arkivskapende enhet sørger KonSek for gode arkiv for kontrollutvalgene. c. KonSek skal bidra til at den enkelte kommune har en velfungerende revisjonsordning. KonSek skal jobbe for regnskapsrevisjon, selskapskontroll og forvaltningsrevisjon som bidrar til at kommunen driver sin virksomhet effektivt og målrettet i tråd med regelverk og kommunestyrets vedtak. KonSek skal tilby opplæring av kontrollutvalgene som gjør dem til gode bestillere og setter dem i stand til å drive tilsyn med kommunens revisjonsordning. KonSek skal holde seg orientert om, og bidra til å holde kontrollutvalgene orientert om, revisors arbeid med regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. KonSek vil bidra til å gjøre kommunens valgte revisjonsløsning best mulig gjennom å samarbeide med og stille krav til revisor. KonSek skal holde seg orientert om aktører og utvikling i markedet for revisjonstjenester. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 10

11 Handlingsplan Hovedmål 2: KonSek skal være et uavhengig sekretariat som bidrar til at kontrollutvalgene har den nødvendige selvstendighet. Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: a. KonSek skal opptre lojalt overfor kontrollutvalgene. KonSek skal forholde seg til kontrollutvalgene som sin oppdragsgiver. KonSek skal følge opp kontrollutvalgets vedtak på en lojal måte. KonSek skal gjøre det tydelig overfor andre i kommunene at den primære lojaliteten er til kontrollutvalget. b. KonSek skal arbeide for at kontrollutvalgene har tilstrekkelig kunnskap, informasjon og rammebetingelser til å fylle sin funksjon. KonSek skal arbeide for at kontrollutvalgene har budsjettmidler som gjør utvalget i stand til å delta på kurs og erfaringsutveksling. KonSek skal tilby egne kurs og samlinger for faglig oppdatering og erfaringsutveksling. KonSek vil legge opp til gjensidig informasjonsutveksling mellom kontrollutvalget og kontrollutvalgets sekretariat om viktige forhold i kommunen. c. KonSek skal gi god veiledning og være tilgjengelig for kontrollutvalgene. KonSek skal legge opp til en nær og løpende dialog med kontrollutvalget, først og fremst representert ved kontrollutvalgets leder. KonSek skal gi tydelige tilbakemeldinger og søke å gi klare råd i saker til behandling. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 11

12 Handlingsplan Hovedmål 3: KonSek skal være synlig i kommunene og være oppdatert på vesentlige forhold av betydning for kommunene og kontrollutvalgene. Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: a. KonSek skal være tilstede og synlig i kommunene. KonSek tilstreber jevnlig kontakt og ønsker å være synlig overfor kommuneledelse og kommunestyret. Kontakten opprettholdes via telefon, e-post, besøk og tilstedeværelse i politiske møter. Kontakten må skje innenfor de ressursrammer som er stilt til rådighet. KonSek vil arbeide for at kontrollutvalget og KonSek blir synlig på kommunenes nettsider og at saksdokumenter for kontrollutvalget er enkelt tilgjengelige. b. KonSek skal holde seg løpende oppdatert på vesentlige saker og forhold i kommunene gjennom kontakt med administrasjonen, politiske ledelse og revisor, samt følge med i saker som er til behandling i kommunens besluttende organer. KonSek skal ha en løpende dialog med rådmann og ordfører i den grad det er nødvendig for å holde seg oppdatert på viktige saker i kommunen. KonSek skal følge med på om politiske vedtak følges opp i kommunen. c. KonSek vil bruke arbeidet med overordnet analyse for planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som et viktig virkemiddel for å oppdatere og utvikle kunnskap om kommunene og deres eierinteresser. KonSek skal utarbeide overordnede analyser minst en gang per valgperiode, og søke å holde disse oppdatert. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 12

13 Handlingsplan Hovedmål 4: KonSek skal være et ledende fagmiljø innen tilsyn med kommunal sektor i Norge og skal være en utviklende og attraktiv arbeidsplass for sine medarbeidere. Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: Delmål: Arbeidsmål: a. KonSek skal være et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg og beholder motiverte og kompetente medarbeidere. KonSek skal være en pådriver for videreutvikling av egen virksomhet, faget og kontrollutvalgsfunksjonen i kommunal sektor gjennom å delta i nettverk og faglige sammenslutninger. b. KonSek skal være åpen for å ta inn flere kommuner i samarbeidet for å gi et større erfaringsgrunnlag, bredere fagmiljø og bedre tjenester for alle kommunene som inngår i samarbeidet. KonSek skal være aktiv og åpen for å ta med flere kommuner og fylkeskommuner, fortrinnsvis i Midt- Norge, i samarbeidet om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg. Dette forutsetter at tjenestene til eksisterende kunder ikke forringes. c. KonSek skal utvikle sine medarbeidere ved å tilby interessante og utviklende arbeidsoppgaver, samt å prioritere faglig oppdatering og etterutdanning for å oppdatere og utvikle kompetanse KonSek skal være en attraktiv arbeidsplass for nåværende og nye medarbeidere gjennom gode arbeidsbetingelser, faglig utfordrende oppgaver og muligheter for etterutdanning. KonSek skal ha tilgang til kompetanse innen revisjon, samfunnsvitenskap, kommunal forvaltning, jus og innkjøp. KonSek skal organisere arbeidet mest mulig effektivt for selskapet sett under ett, og på en slik måte at alle medarbeidere får utnyttet sin kompetanse og gis mulighet for faglig og personlig utvikling. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 13

14 Valg av leder og nestleder i representantskapet. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Representantskapet /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ I nnstilling til representantskapet Som leder til representantskapet velges: Som nestleder til representantskapet velges: Vedlegg Selskapsavtale_KonSek Saksutredning I henhold til selskapsavtalens 7 skal representantskapet selv velge sin leder og nestleder. Dette er i tråd med IKS - lovens 6. Leder og nestleder velges gjennom valg og den som har fått flest stemmer i henhold til eierandel, jf. selskapsavtalens 7, 2. ledd. Ved stemmelikhet skal valget avgjøres ved loddtrekning, jf. IKS - lovens 9, 5. ledd og selskapsavtalens 8. Valgkomiteen fremmer, iflg selskapsavtalen, kun forslag til styremedlemmer. Det en derfor positivt om medlemmer som kan tenke seg å inneha leder - eller nestledervervet i representantskapet, eller har forslag til kandidater, signaliserer dette til øvrige/andre representantskapsmedlemmer i forkant av møtet. Representantskapets led er innkaller til representantskapsmøte og representantskapets leder kan på eget initiativ innkalle til ordinært eller ekstraordinært representantskapsmøte. Siden oppstarten har representantskapet i KonSek bare unntaksvis avviklet mer enn ett møte per år. Kommunereform og eventuell sammenslåing av fylkeskommuner vil trolig medføre behov for mer enn ett årlig møte i inneværende valgperiode. Representantskapets periode. leder og nestleder er valgkomité ved valg av styre i neste 14

15 Selskapsavtale 1 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) 1 Selskapet KonSek Midt-Norge IKS er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper. Selskapet har følgende deltakere: Agdenes kommune Frøya kommune Hemne kommune Hitra kommune Klæbu kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Orkdal kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune 2 Rettslig status KonSek Midt-Norge IKS er et eget rettssubjekt, og arbeidsgiveransvaret tilligger styret. 3 Hovedkontor KonSek Midt-Norge IKS har hovedkontor i Trondheim kommune. 4 Formål og ansvarsområde KonSek Midt-Norge IKS: har som formål og oppgave å utføre sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i de deltagende kommuner i henhold til gjeldende lovverk og forskrifter. kan gå inn i selskap når dette fremmer selskapets formål og kompetanse, jf. selskapsavtalen 8. 1 Selskapsavtalen er utarbeidet på grunnlag av forslag til selskapsavtale for interkommunale selskaper (IKS) utarbeidet av Kommunenes Sentralforbund, Bedrift. 15

16 5 Innskuddsplikt og eierandel Deltakernes eierandel og ansvarsdel samsvarer med deltakernes innskudd til selskapets frie egenkapital etter følgende fordeling på grunnlag av folketall 01. januar 2003: Agdenes kommune eier 1,60 av selskapet Frøya kommune eier 3,80 av selskapet Hemne kommune eier 4,00 av selskapet Hitra kommune eier 3,60 av selskapet Klæbu kommune eier 4,80 av selskapet Malvik kommune eier 10,60 av selskapet Meldal kommune eier 3,60 av selskapet Melhus kommune eier 12,40 av selskapet Midtre Gauldal kommune eier 5,40 av selskapet Orkdal kommune eier 9,40 av selskapet Selbu kommune eier 3,60 av selskapet Skaun kommune eier 5,40 av selskapet Snillfjord kommune eier 1,00 av selskapet Sør-Trøndelag fylkeskommune eier 30,00 av selskapet Tydal kommune eier 0,80 av selskapet Deltakernes eierandel kan endres med bakgrunn i endringer i folketall, første gang fra Endringer i eierandeler kan også skje ved inn- og uttreden av deltakere i selskapet. 6 Organisering av selskapet Organer til løsning av felles oppgaver har tre nivå: Representantskapet Styret Daglig leder 7 Representantskapet Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin(e) representant(er) med personlig vararepresentant. Den enkelte deltaker kan være representert i representantskapets møter gjennom andre ved bruk av fullmakt. (Kommentar fra administrasjonen: Det i kursiv må tas ut ved endringer av selskapsavtalen, da det strider mot lovverket. Gjøres ved endringer, som må forelegges/vedtas i alle kommunestyrer). Ved votering i representantskapet skal representantenes stemme telle i forhold til deltakernes eierandel. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Oppnevning av representantskapet følger kommunevalgperioden. 16 side 2 av 5

17 8 Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker før møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Ordinært representantskapsmøte skal behandle: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg til styret 3. Valg av revisor 4. Overordnede mål og retningslinjer for driften 5. Budsjettforutsetninger og - rammer 6. Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne 7. Andre saker som er forberedt ved innkallingen Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Protokollen underskrives av møtelederen og to av representantskapets medlemmer som velges ved møtets begynnelse. Spørsmål om kjøp av aksjer i andre selskap og inngåelse av langsiktige samarbeidsavtaler avgjøres av representantskapet. Ekstraordinært representantskapsmøte til behandling av særskilt angitte spørsmål skal innkalles med to ukers varsel når to styremedlemmer eller 1/3 av representantskapets medlemmer ber om det eller om representantskapets leder finner behov for dette. Daglig leder og styrets leder har møteplikt i representantskapet, og alle styremedlemmene og daglig leder har møte og talerett. Representantskapets leder og nestleder er valgkomité til styret. Vedtak gjøres ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Stemmelikhet ved valg avgjøres ved loddtrekning. 9 Styret Styret i selskapet består av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. 4 styremedlemmer og 4 varamedlemmer velges av representantskapet og en representant med vararepresentant for de ansatte velges av og blant de fast ansatte. Valget gjelder for kommunevalgperioden. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Representantskapet velger styreleder og nestleder. 10 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. De ansattes representant i styret har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. 17 side 3 av 5

18 11 Daglig leder Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret og representantskapet. Daglig leder er representantskapets og styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 12 Organisering av tilsynsfunksjoner Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og styret for øvrig måtte bestemme. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne. 13 Personvern og offentlighetsloven De lovbestemte rutiner og saksbehandlingsregler som er etablert for ivaretakelse av personvern skal gjelde for selskapet. 14 Låneopptak og garantistillelse Representantskapet vedtar rammer for virksomhetens låneopptak - begrenset til kr Låneopptak skal godkjennes av departementet; jf. kommuneloven 50 nr. 1. Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. 15 Arbeidsgiveransvar Styret har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Arbeidstakernes rettigheter etter lov og avtaleverk skal i sin helhet ivaretas av styret. Selskapet er medlem av pensjonsordning. Styrets leder sammen med daglig leder utgjør forhandlingsutvalget ved lokale lønnsforhandlinger og ivaretar selskapets interesser under lokale forhandlinger. Styret vedtar selv forhandlingsresultatet. Styret har delegasjonsmyndighet i disse sakene. Styret fastsetter rammene og lønn til daglig leder. 16 Møtegodtgjørelse Godtgjørelse for møter mv. til medlemmer av styret og representantskapet utbetales i henhold til de til enhver tid gjeldende satser og reglement for virksomheten. 17 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å se etter at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av selskapet. Regnskap skal føres etter regnskapsloven, og fastsettes av representantskapet. Selskapets regnskap skal revideres av statsautorisert, registrert revisor eller av kommunal revisor. Revisor velges av representantskapet. Eventuelt overskudd i regnskapet avsettes til disposisjonsfond, mens eventuelt underskudd med fradrag av bruk av disposisjonsfond dekkes av deltakerne. 18 side 4 av 5

19 18 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres. Ved avstemning gjelder reglene i 4 i lov om interkommunale selskaper av nr Uttreden Den enkelte deltaker kan ensidig si opp sin deltakelse. Oppsigelse må varsles av deltakeren minimum ett år før uttredelse. Tidligste uttredelse er 3 år etter inngåelse av avtalen. Ved uttreden fra selskapet skal deltakeren tilbakebetales sin andel av egenkapitalen på uttredelsestidspunktet jf Oppløsning Selskapet kan oppløses dersom deltakerne er enige om det. Det enkelte kommunestyre treffer selv vedtak i saken. Den enkelte deltaker kan kreve selskapet oppløst etter reglene om oppløsning i lov om interkommunale selskaper. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige deltakere og av departementet. Forslag til oppløsning av selskapet må vedtas enstemmig av representantskapet. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige deltakere og av departementet. Jf Lov om interkommunale selskaper 30 og Voldgift Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. 22 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper. 19 side 5 av 5

20 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Representantskapet /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 16/49-1 I nnstilling til representantskapet Som styremedlemmer til KonSek Midt - Norge IKS velges: Styremedlem: Personlig varamedlem: 4 styremedlemmer 4 varamedlemmer Som styrets leder velges: Som styrets nestleder velges: Saksutredning Av selskapsavtalens 9 fremgår følgende: Styret i selskapet består av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. 4 styremedlemmer og 4 varamedlemmer velges av repre sentantskapet, og 1 representant med vararepresentant for de ansatte velges av og blant de fast ansatte. Valget gjelder for kommunevalgperioden. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret, jfr. IKS - lovens 10, 4. ledd. Val g til styret skal tilfredsstille kravene til representasjon av begge kjønn slik at hvert kjønn skal være representert med minst 2 medlemmer. Representant valgt av de ansatte regnes ikke med i kravet til kjønnsfordeling, noe som betyr at representantskapet må velge to menn og to kvinner til styret. Valgkomiteen består av Sivert Berg og Are Hilstad som er henholdsvis leder og nestleder i avtroppende representantskap. Kommunene og representantskapets medlemmer har gjennom brev oversendt i epost og bl.a. fått opplysninger knyttet til representantskapsmøte, valgkomiteens sammensetning og dagens styre. Valgkomiteen har satt frist for tilbakemelding til og vil ha sin innstilling klar senest Innstillingen blir oversendt kommunene og medlemmer av representantskapet straks den foreligger. Avtroppende styre foretok en egenevaluering av sin virksomhet i sak 7/16 på møtet N år det gjelder kompetansebehov i forhold til valg av nytt styret ble det vedtatt å oversende følgende ti l valgkomiteen: Kompetansebehov: - Bred erfaring fra yrkesliv og kommunepolitikk - Innsikt og erfaring med politiske prosesser og omorganisering, særlig med tanke på forestående strukturprosesser - Personalarbeid og oppfølging 20

21 Ressursbruk Kon Sek Behandles i utvalg Møtedato Saknr Styret /16 Representantskapet /16 Saksbehandler Arvid Hanssen Arkivkode FE Arkivsaknr 11/ I nnstilling til representantskapet Representantskapet tar saken til orientering. Vedlegg Arbtid - total per oppgave. Tidsforbruk samlet per kommune Behandling i styret Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret tar saken til orientering. Styret legger saken frem for representantskapet Representantskapet tar saken til orientering. med følgende innstilling: Saksutredning Representantskapet har gjort vedtak om at ressursene til KonSek skal benyttes ihht den enkelt e eiers andel av innbetaling til selskapet. Det er naturlig at ressurser brukt på den enkelte kommune kan svinge noe fra år til år. Administrasjonen fikk gjennom tidligere budsjettvedtak fullmakt til å ta opp spørsmålet om endring av honorar for enkelte ko mmuner. Dette er gjort. Det er i forståelse med, og vedtak i de enkelte kommunestyrer, foretatt mindre endringer i honorarberegning og ressurstilgang mellom kommuner i 2009, 2012, 2014 og Brukt arbeidstid 2015 fordelt på oppgaver. KonSek har løpende oversikt over tidsforbruket og er opptatt av at ressursene i størst mulig grad brukes til produktivt arbeid. Administrasjonen holder styret løpende orientert om ressursbruken. Representantskapet får fremlagt ressursbruken årlig. Dette gjelder både i forhold til fordelingen på oppgaver, samt fordeling mellom kommuner. Andelen av tid brukt til kommunene har økt siden oppstarten, men har de senere årene ligget rundt 4600 timer. Med en bemanning på rundt 4 årsverk bør timetallet holdes på 4600, selv om vi samlet har levert noe over budsjett. Medgåtte timer til reising er redusert noe fra de første årene, men har nå stabilisert seg. Vi er bedre kjent i kommunene og innhenter mer informasjon elektronisk eller via telefon. Sekretariatet er imidlertid nå ti lstede i flere kommunestyremøter enn tidligere. Dette for å styrke kontakten inn mot de som har det overordnede kontrollansvaret i kommunene. Fravær i timer er i stor grad knyttet til permisjoner. 0,65% er sykefravær. 21

22 Brukt - og budsjettert tid til ko mmunene i perioden Vi har i denne saken valgt å legge med en oversikt over fordelingen av tid mellom kommunene i en 3 - årsperiode. KonSek har i disse årene levert 3% mer enn budsjettert (ca. 135 timer per år) til eierkommunene. KonSek legger op p til likebehandling av kommunene uavhengig av geografisk beliggenhet. KonSek belaster ikke den enkelte kommune for reisetid, men fører dette over et felles budsjett og fordeler med likt antall timer per kommune. (17 timer i 2015) Som det fremgår av vedleg g er merforbruket i prosent størst for Malvik. Dette skyldes utelukkende at mye tid ble brukt i forbindelse med forarbeid og gjennomføring av en åpen høring i kontrollutvalget i Dette var en nytt område og erfaringer er delt med kontrollutvalgene i de øvrige kommuner i forbindelse med samling. Daglig leder vil presisere at permisjoner, innleie av vikarer, nyansettelser og nødvendig rokkering internt, år om annet, har medført noe høyere timeforbruk enn normalt i noen kommuner. Dette vil fortsatt kunne skje. Vi ser at aktiviteten i kontrollutvalgene kan endres som følge av sammensetning av kontrollutvalg og også som følge av spesielle hendelser i kommuner. Daglig leders konklusjon Saken legges frem for styret og representantskapet for å gi en oversi kt over ressursbruken over tid. Det er ikke ønskelig å foreta hyppige endringer i fordelingstall mellom kommunene. Det kan likevel være hensiktsmessig at styret har fullmakt fra representantskapet om å kunne gå i dialog med enkeltkommuner, dersom avvikene blir store over tid. Daglig leder mener dette må inngå i styrets fullmakt til å foreta budsjettendringer innenfor budsjettrammer som representantskapet vedtar. Det ble valgt nye kontrollutvalg i Det kan være hensiktsmessig å avvente kontrollutvalgene s aktivitet, før en vurderer nye endringer i fordelingen av ressurser. Dersom det ikke oppstår spesielle forhold vil daglig leder ikke ta initiativ til å foreslå endringer med virkning fra

23 60% 52,8 % KonSek IKS - alle ansatte Prosentvis tidsforbruk til ulike oppgaver % 40% 30% Andel av tiden 20% 10% 0% Kontrollutvalg 3,6 % Reisetid Kommuner 9,7 % 0,0 % 10,5 % 2,3 % 7,0 % 1,7 % 4,1 % Felles, KU Andre oppdrag Administrasjon Internmøter Kurs/fagl.opp Styre/Rep.skap Samarbeid med andre 5,5 % 2,8 % 0,0 % Til disp Spisepause Fravær i timer -10% Oppgaver Arbtid-total-2015 DIAGRAM :32 Side 1 23

24 Vedlegg Timeforbruk kommuner KonSek Midt-Norge IKS Timeforbruk Timebudsjett Merforbruk + Forbruk Kommune Eierandel Mindreforbruk- I prosent Sør-Trøndelag fylkesk. 30,0 % % Malvik kommune 10,6 % % Selbu kommune 3,6 % % Tydal kommune 0,8 % % Midtre Gauldal kommune 5,4 % % Agdenes kommune 1,6 % % Frøya kommune 3,8 % % Hemne kommune 4,0 % % Hitra kommune 3,6 % % Klæbu kommune 4,8 % % Meldal kommune 3,6 % % Melhus kommune 12,4 % % Orkdal kommune 9,4 % % Skaun kommune 5,4 % % Snillfjord kommune 1,0 % % Total sum % 24

25 Regnskap og årsberetning for Behandles i utvalg Møtedato Saknr Styret /16 Representantskapet /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 14/51-10 I nnstilling til representantskapet Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Vedlegg Årsberetning 2015 Årsregnskap 2015 Årsregnskap noter Revisjonsberetning 2015 Behandling i styret Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret vedtar årsberetningen og regnskapet for Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS for Styret foreslår at det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 overføres til fri egen kapital til dekning av beregnede og påløpte pensjonsforpliktelser og annen egenkapital. Styret fremmer saken for representantskapet med følgende innstilling: Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital 25

26 Saksutredning K ontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS har ved utgangen av 2015 avviklet sitt ellevte driftsår etter opprettelsen på representantskapets møte den 11. februar Selskapet ble opprettet med virkning fra , men tok reelt over sine oppgaver fra Behandlingen av regnskapet Behandlingen av regnskapet fremgår av selskapsavtalens 17 der det fremgår at regnskapet skal føres etter regnskapsloven, og fastsettes av representantskapet. Selskapets regnskap skal revideres av statsautorisert, registrert revisor eller av kommunal revisor. Eventuelt overskudd i regnskapet avsettes til disposisjonsfond, mens eventuelt underskudd med fradrag av bruk av disposisjonsfond dekkes av deltakerne. Representantskapet har valgt KomRev Trøndelag IKS som re visor etter en forutgående tilbudskonkurranse Regnskap 2015 Regnskapet for 2015 viser en omsetning på kr , som i hovedsak består av honorarinntekter fra tjenester utført hos eierkommunene. I tillegg har KonSek noen renteinntekter. Regnskapet er av lagt med et overskudd på kr ,11. KonSek forestår regnskapsføring og lønnsbehandling selv, noe som gir full innsikt i selskapets økonomiske situasjon til enhver tid. Kontrollutvalgssekretariat Midt - Norge IKS har i likhet med sine eierkommuner pens jonsordning for sine ansatte i Kommunal landspensjonskasse (KLP). KonSek utgiftsfører pensjonsinnbetalingene løpende, noe som det er anledning til for små foretak. KLP estimerer pensjonsforpliktelsene. Dersom KonSek hadde blitt oppløst ved årsskiftet 2016 ville det vært en underdekning på kr , -. Pensjonsforpliktelsene per er estimert til kr , -. For å ha dekning til fremtidige pensjonsforpliktelser foreslår daglig leder at KonSek, i likhet med tidligere år, øremerker midler under f ri egenkapital for å dekke opp pensjonsforpliktelser. Da det i 2015 er rom for å avsette midler foreslås det at det settes av nok til å dekke estimerte forpliktelser ved utgangen av I henhold til selskapsavtalens 17 foreslår daglig leder at årets overskudd på kr ,11 avsettes på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Daglig leders konklusjon Daglig leder viser for øvrig til den vedlagte årsberetningen og regnskapet for 2015, og anbefaler styret å foreslå overfor representantskapet at regnskapet for 2015 fastsettes slik det er avlagt. Videre foreslås det at regnskapsmessig overskudd for 2015 på ,11 overføres til frie fond. 26

27 ÅRSBERETNING 2015 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) Årsberetning

28 Selskapets virksomhet Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) ble stiftet med virkning fra på stiftelsesmøte den Det ble i 2015 utgitt en jubileumsberetning. De første 10 år ble markert i representantskapet, samt i et arrangement for dagens og tidligere styremedlemmer og ansatte. Selskapet utgjør et interkommunalt samarbeid mellom 14 kommuner og Sør-Trøndelag fylkeskommune, og skal ivareta funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg for eierne. Selskapet har hovedkontor i Trondheim, men legger vekt på å møte sine kunder og eiere ute i kommunene, noe som tilsier at selskapet har en betydelig reisevirksomhet. Året 2015 har vært preget av ordinær drift der selskapet har bistått kontrollutvalgene med å ivareta sin tilsynsfunksjon i kommunene. KonSek har som en av sine strategier å gjøre kontrollutvalgene til et vitalt og synlig organ i den kommunale forvaltningen og til en viktig bestanddel i virksomhetsstyringen og det kommunale selvstyret. Vi mener å ha bidratt til dette i året som har gått, og kontrollutvalgene fremstår i mange kommuner som et viktig organ som gir viktige innspill i debatten i utvalgte saker. Et mer synlig kontrollutvalg gir også mer krevende oppgaver for sekretariatet. KonSek opplever at man gjennom kontrollutvalgene blir trukket tett opp i kommunens beslutningsprosesser, og utvalgene blir aktivt brukt for å avklare, undersøke og vurdere problemstillinger som dukker opp. Sekretariatet får dermed også en oppgave i å avgrense kontrollutvalgenes arbeid som tilsynsorgan. Kommunene har til tider store forventninger til hva kontrollutvalget kommer frem til i de sakene som utvalget går inn i. Som saksutreder er KonSek en viktig premissleverandør i kontrollutvalgenes beslutningsprosess, og i takt med økt oppmerksomhet om kontrollutvalgene har det også blitt større fokus på sekretariatets virksomhet. KonSek sin oppgave er først og fremst å være en støtte for våre kontrollutvalg og vi synes det er naturlig at det er utvalgene som fronter sakene som er til behandling. For å kunne samordne kontrollutvalgenes arbeid med fylkesmannens tilsynsarbeid i kommunene, har KonSek et samarbeid med fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Dette gjelder særlig i forhold til forvaltningsrevisjonsarbeidet, slik at kontrollutvalgene og fylkesmannen kan dra veksler på, og bygge på hverandres arbeid, i stedet for å undersøke samme tjenesteområde i samme tidsrom. Fylkesmannens tilsynsrapporter blir i stor grad lagt frem for kontrollutvalgene som orienteringssaker, dette for at kontrollutvalgene skal få best mulig grunnlag når de skal prioritere fokusområder i plan for forvaltningsrevisjon. Dermed kan dobbeltarbeid unngås, en størst mulig andel av det kommunale tjenestetilbudet kan kvalitetssikres, tilsynsressursene utnyttes best mulig og kommunene slipper å oppleve at samme område undersøkes flere ganger av ulike tilsynsinstanser. Internt har KonSek implementert driftssystemer knyttet til saksbehandling, regnskap, lønn og personal. Planverket knyttet til budsjett, strategi, handlingsplaner, helse, miljø og sikkerhet er vedtatt og er styrende for vår virksomhet. Som en følge av at KonSek skal ivareta arkivplikten for kontrollutvalgene i våre eierkommuner har KonSek kjøpt og implementert sak- og arkivsystem. KonSek ble fullelektronisk fra , både på den administrative delen av selskapet og på de tjenester vi leverer til våre eierkommuner. Daldata AS har vært leverandør av IKT-driftstjenester i 2015, en ordning som KonSek er svært fornøyd med. KonSek mener å være kommet langt i å kunne tilby kontrollutvalgene i våre eierkommuner de tjenester som er pålagt, både i lov og i forhold til kommunenes forventninger. Dette gjelder i første rekke saksforberedelse og møtevirksomhet, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) Årsberetning

29 uttalelser til kommunenes årsregnskap, bestilling av forvaltningsrevisjoner og selskapskontroll, samt forberede behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporter og rapporter for selskapskontroll i kontrollutvalgene. KonSek utreder og saksforbereder mange saker til kontrollutvalgene og eventuelt kommunestyrene, som er mer knyttet til forespørsler fra enkeltpersoner eller kommunestyrene i den enkelte kommune. Denne utviklingen krever at KonSek må prioritere sine ressurser sterkere. Selskapet ønsker så langt det er mulig å komme våre oppdragsgivere i møte. I løpet av 2015 har KonSek bidratt til avviklingen av 84 kontrollutvalgsmøter og saksforberedt behandlingen av 604 saker. Av disse er 64 gått til videre behandling i kommunestyrer og fylkesting. KonSek arrangerte i november 2015 en samling for de nye kontrollutvalgene for valgperioden En viktig del av samlingen var å sette fokus på ansvar og oppgaver for kontrollutvalgene. Revisjon Midt-Norge IKS ga deltakerne kunnskap om regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, mens KonSek selv sto for opplæring vedr. selskapskontroll. Deltakerne fikk diskutere aktuelle saker seg imellom, samtidig som KonSek ga orienteringer om forhold av mer generell art. Totalt sett var det 64 deltakere på arrangementet og deltakerne ga uttrykk for at samlingen var nyttig. Fortsatt drift Selskapet har stabilitet i arbeidsstokken, egenkapitalen er inntakt og regnskapet for 2015 viser overskudd. KonSek sin virksomhet er basert på et gjensidig samarbeid med, og mellom eierne (fylkeskommunen og kommunene) om sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg. Selskapet mener å kunne levere de tjenester som etterspørres og eierne uttrykker tilfredshet med den funksjonen som KonSek utøver. Med dette som utgangspunkt anser derfor styret at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Regnskapet for 2015 Regnskapet for 2015 viser en omsetning på kr , som i hovedsak består av honorarinntekter fra tjenester utført hos eierkommunene. Regnskapet er avlagt med et overskudd på kr Årsaken til et så godt resultat ligger i at KonSek har en relativt nøktern drift og god økonomistyring. KonSek forestår regnskapsføring og lønnsbehandling selv, noe som gir reduserte kostnader og full innsikt i selskapets økonomiske situasjon til enhver tid. Styret foreslår at årets overskudd overføres til disposisjonsfond i henhold til selskapsavtalen. KonSek er et lite selskap og er sårbart for endringer i rammebetingelser, arbeidsstokk og kundemasse og det er således viktig å kunne ha reserver tilgjengelig. Ved å kunne sette av midler til frie fond vil selskapet bli mer robust i sin daglige drift, samtidig som selskapet blir mer likvid. Arbeidsmiljø Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS har et godt psykososialt arbeidsmiljø. Selskapet har internt drøftet forhold knyttet til Helse, miljø og sikkerhet. Selskapet anser å ha tilhold i lokaler som legger til rette for et godt arbeidsmiljø for de ansatte. Risikoen for skade på personale kan i første rekke knyttes til reiseaktivitet, men regnes ikke som høyere enn ellers i samfunnet. Det er ikke skjedd skader på Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) Årsberetning

30 30

31 ÅRSREGNSKAP 2015 REGLEMENT FOR GODTGJØRING TIL Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsregnskap

32 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Regnskap Regnskap Budsjett 2015 Driftsinntekter Honorarinntekter , , Andre driftsinntekter , ,00 Note X Sum driftsinntekter , , Lønnskostnader Lønn og feriepenger ansatte , , Note V/VI Tilskudd telefon, treningsavg , , Gruppelivsforsikringer 3.820, , Godtgjørelse styre , , Note VI Arbeidsgiverandel pensjonsordninger , , Note VIII Arbeidsgiveravgift , , Andre personalkostnader , , Trekkpliktige godtgjørelser Refusjon fra Nav , , , , Sum lønnskostnader , , Driftskostnader Avskrivninger 3.444, , Note IX Leie av lokaler , , Inventar og utstyr under akt.grensen , , Revisjons- og regnskapshonorar , , Note VII Kontorrekvisita 4.944, , Aviser, tidsskrifter, bøker, trykksak , , Møte, kurs oppdateringer, oppl. Acos , , Servering møter, kurs 7.003, , Reisekostnader , , Datakommunikasjon/programvare , , Mobiltelefon , , Kontingenter , , Leie kontormaskiner/servicekostn , , Driftskost. ACOS , , Info-/markedsføringskostnad 6.137, , Kjøpte tjenester 0,00 800, Porto 4.663, , Annonser 0,00 0,00 0,00 Andre driftskostnader , , Sum driftskostnader , , Driftsresultat , , Finansinntekter og kostnader Renteinntekter , , Rentekostnader 26,28 63, Netto finansresultat , , Årsresultat , ,52 0,00 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Årsregnskap