REGLEMENTER FOR KOMMUNESTYRET, FORMANNSKAPET, UTVALG, NEVNDER OG RÅD. FOLKEVALGTES INNSYNSRETT FREMGANGSMÅTEN VED BEHANDLING AV HABILITETSSPØRSMÅL

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE FORMANNSKAPSKONTORET REGLEMENTER FOR KOMMUNESTYRET, FORMANNSKAPET, UTVALG, NEVNDER OG RÅD. FOLKEVALGTES INNSYNSRETT FREMGANGSMÅTEN VED BEHANDLING AV HABILITETSSPØRSMÅL ETISKE NORMER FOR FOLKEVALGTE FRIVILLIG REGISTRERING AV ØKONOMISKE INTERESSER MV DELEGERING AV MYNDIGHET TIL RÅDMANNEN April 2013 Vedtatt av Bærum kommunestyre sist endret

2 2 BÆRUM KOMMUNE FORMANNSKAPSKONTORET INNHOLDSFORTEGNELSE REGLEMENTER... 1 REGLEMENT FOR BÆRUM KOMMUNESTYRE... 3 REGLEMENT FOR BÆRUM FORMANNSKAP REGLEMENT FOR FASTE SEKTORUTVALG REGLEMENT FOR SEKTORUTVALG EIENDOM OG ADMINISTRASJON REGLEMENT FOR EIERUTVALGET REGLEMENT FOR UTVALGET FOR SAMARBEID REGLEMENT FOR PLANUTVALGET REGLEMENT FOR BÆRUM KOMMUNES KLAGENEVND REGLEMENT FOR ELDRERÅDET REGLEMENT FOR RÅD32 FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT REGLEMENT FOR FREMGANGSMÅTEN VED BEHANDLING AV HABILITETSSPØRSMÅL ETISKE NORMER FOR BÆRUM KOMMUNES FOLKEVALGTE REGLEMENT FOR FRIVILLIG REGISTRERING AV ØKONOMISKE INTERESSER MV KOMMUNESTYRETS VEDTAK OM DELEGERING AV MYNDIGHET TIL RÅDMANNEN Vedlegg Retningslinjer ved enkelte vedtaksformuleringer... 41

3 REGLEMENT FOR BÆRUM KOMMUNESTYRE 1 Sakenes forberedelse Innkalling til møte Dokumentutlegging I saker som fremlegges for kommunestyret til behandling skal det ordinært foreligge innstilling fra formannskapet. Innstillingen skal inneholde forslag til vedtak, men dette kan unnlates når det gjelder valg eller ansettelse. Kontrollutvalget avgir innstilling direkte til kommunestyret, dog slik at formannskapet orienteres om sakene. Ordføreren sørger for innkalling til kommunestyrets møter. Sakslisten nummereres fortløpende (sak/år), og angir sakens tittel. Saker med dokumenter som er unntatt fra offentlighet etter lov eller bestemmelser i medhold av lov, skal markeres særskilt på sakslisten, og bare med angivelse av sakens art. Ordføreren avgjør i det enkelte tilfelle hvilke saker dette gjelder. Ordføreren sørger for at innkalling til møtet blir kunngjort, og saksdokumentene, som ikke er unntatt fra offentlighet, blir lagt ut til alminnelig ettersyn. Sakslisten med saksdokumenter sendes kommunestyrets medlemmer, varamedlemmer, kontrollutvalget og rådmannen, normalt 8 dager før møtet skal finne sted (møtedagen inkludert). Sakslisten sendes også andre som etter loven skal underrettes om møtet, eller bør ha kjennskap til det. Formannskapets innstilling til handlingsprogram/økonomiplan, med de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles av kommunestyret. (Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i handlingsprogram/ økonomiplan.) 2 Møteplikt Forfall Varamedlemmer Plassering Medlemmer av kommunestyret plikter å delta i kommunestyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner. Har et medlem eller innkalt varamedlem gyldig forfall til et møte, skal vedkommende uten opphold melde dette til formannskapskontoret og oppgi forfallsgrunn. Formannskapskontoret innkaller straks varamedlem så vidt mulig i den nummerorden de er valgt, jfr. kommuneloven 16. Såfremt et medlem på grunn av gyldig forfall må forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede eller som om mulig blir innkalt, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn i stedet for ham/henne.

4 4 Et varamedlem viker sete dersom den hvis plass han eller hun har inntatt innfinner seg før saken som behandles tas opp til avstemning. Det samme gjelder dersom et varamedlem som i nummerorden står foran ham/henne, innfinner seg. Medlemmene plasseres i kommunestyresalen i den nummerorden hvor de er valgt, dog slik at formannskapets medlemmer fortrinnsvis plasseres nærmest møtelederen. Ved plasseringen tas det hensyn til at gruppene blir mest mulig samlet. Den plass et medlem har ved periodens begynnelse, beholder medlemmet perioden ut. Varamedlem inntar vedkommendes plass. Formannskapssekretæren utarbeider for hvert møte fortegnelse over medlemmer og varamedlemmer som skal delta. Denne fortegnelse holdes àjour under møtet. 3 Andre enn kommunestyrets medlemmer som deltar i møtet Innkalte sakkyndige Kommunale tjenestemenn Rådmannen deltar i møtet med talerett personlig eller ved en av sine underordnede. Kontrollutvalgets leder og nestleder har møte- og talerett når utvalgets saker behandles. Andre kan delta når det foreligger særskilt lovbestemmelse, med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir dem. Formannskapssekretariatet deltar etter behov. Særskilt sakkyndige og kommunale tjenestemenn kan gi opplysninger og utredninger når ordføreren eller kommunestyret innkaller dem, men har forøvrig ikke adgang til å delta i forhandlingene. 4 Møteleder Åpne eller lukkede dører Taushetsplikt Møtet ledes av ordføreren eller varaordføreren. Hvis begge har forfall, velger kommunestyret med alminnelig flertall en setteordfører blant medlemmene. Dersom møtet ved forfall ledes av varaordføreren, velges på tilsvarende måte en settevaraordfører. Dersom varaordføreren har forfall, velges en settevaraordfører. Møtet skal holdes for åpne dører. Kommunestyret skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt, eller saken angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. Kommunestyret kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det, eller når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil fremkomme opplysninger i møtet som kunne vært unntatt etter offentlighetsloven dersom de hadde stått i et dokument. Hvis ordføreren eller kommunestyret krever det, skal debatten om lukking av møtet holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. Hjemmelsgrunnlaget for lukkingsvedtaket skal protokolleres. Når en sak etter loven skal behandles for lukkede dører, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som skal være til stede, å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Jfr. også reglementet for folkevalgtes innsynsrett.

5 5 5 Møtets åpning Til den tid møtet er berammet, foretar møtelederen opprop av medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Såfremt minst halvparten av medlemmene er til stede erklærer møtelederen møtet for satt og begynner forhandlingene, jfr. dog 16 d nr. 1. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ingen av medlemmene eller de møtende varamedlemmene forlate møtet uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder fra til møtelederen før de tar sete. 6 Rekkefølgen for behandling av sakene Sak som er tatt opp til behandling Sak som ikke er nevnt i innkallingen Spørsmål behandles før de i innkallingen oppførte saker. Deretter godkjennes protokoll fra forrige møte, og dernest behandles sakene i den rekkefølge de er satt opp på sakslisten. Interpellasjoner behandles etter de øvrige saker, uten hensyn til deres mulige saksnummer i innkallingen, jfr. dog 16 a siste ledd. Kommunestyret kan vedta en annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om den. Kommunestyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten. Kommunestyret kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. 7 Møtelederens redegjørelse for saken Innkomne habilitetsspørsmål Møtelederen leser opp den foreliggende sakstittel og innstilling til kommunestyret, gjør oppmerksom på mulige dissenser. Dersom det foreligger innkomne habilitetsspørsmål, skal dette avgjøres før saken tas opp til behandling, jfr. reglementet for fremgangsmåten ved behandling av habilitetsspørsmål. Deretter redegjøres forøvrig for saken i den utstrekning det er påkrevet. Møtelederen gjør videre kommunestyret kjent med dokumenter som måtte være innkommet etter at innstillingen er avgitt. Dernest tas saken opp til debatt.

6 6 8 Når medlemmene tar del i ordskiftet Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til kommunestyret. Taleren skal holde seg nøye til den sak, eller til den del av saken, som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal påse at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker medlemmene eller andre. Heller ikke er det tillatt å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare vedkommende, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg fremdeles ikke etter reglementet, kan møtelederen frata vedkommende ordet eller ved avstemning la kommunestyret avgjøre om vedkommende skal utestenges fra resten av møtet. I så fall kan varamedlem tre inn. 9 Møtelederens stilling under ordskiftet Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det gjøres for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen, utover den utredning som er nevnt i 7, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal møtelederen overlate ledelsen av forhandlingene til en annen, jfr. 4 første ledd. 10 Begrensning og avslutning av ordskiftet Replikk/ordskifte Såfremt spørsmålet om taletiden ikke er tatt opp til særskilt vurdering og med alminnelig flertall besluttet for den enkelte sak, er taletiden tre minutter for hvert innlegg. Under ordskiftet kan kommunestyret vedta at taletiden skal begrenses ytterligere. Kommunestyret kan gjøre unntak for rådmannen og gruppeledere. Kommunestyret beslutter når talelisten/ordskiftet skal avsluttes, og dermed at ytterligere forslag som hovedregel ikke kan fremsettes. Ved behandling av forslag om å begrense taletiden eller avslutte ordskiftet, må bare én taler få anledning til å ta ordet for og én imot forslaget, hver bare én gang og med høyst to minutters taletid. Møtelederen kan tillate korte replikker i tilknytning til den siste talers innlegg, såfremt det vil være av betydning for det videre ordskifte. En taler kan under et slikt replikkordskifte ikke få ordet mer enn én gang med taletid høyst to minutter. Den, hvis innlegg gir årsak til replikkordskifte, kan svare på innleggene særskilt eller samlet, og i siste tilfelle kan møtelederen gi vedkommende mer enn to minutters taletid. Replikkordskiftet som helhet må ikke vare mer enn 10 minutter, med mindre kommunestyret, etter forslag fra møtelederen, vedtar å forlenge det med ytterligere 10 minutter.

7 7 11 Forslag Forslag kan ikke fremsettes av andre enn kommunestyrets medlemmer, med mindre særlig lovbestemmelse gir også andre rett til å fremsette forslag. Forslag skal innleveres skriftlig til møtelederen, og undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget. Forslag kan gis muntlig når det gjelder: valg, ansettelse, utsettelse, oversendelse til formannskapet eller annet kommunalt organ, eller at forslaget ikke skal vedtas. 12 Vedtaksførhet Kommunestyret kan bare treffe vedtak i en sak hvis minst halvparten av medlemmene har vært tilstede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 13 Saken tas opp til avstemning Når ordskiftet er avsluttet, tas saken opp til avstemning. Nye forslag kan da ikke fremsettes. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig. Når det gjelder varamedlemmer vises det til 2. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, fremsetter møtelederen forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen se til at talerne holder seg til avstemningsspørsmålet. 14 Prøveavstemning Før endelig avstemning i en sak kan kommunestyret vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er forslaget delt i flere ledd, kan det stemmes foreløpig over hvert enkelt ledd, og til slutt over hele forslaget. Avstemning foregår på én av følgende måter: 15 Stemmemåten a) Ved stilltiende godkjenning, dvs. når ingen av medlemmene motsetter seg forslaget. b) Ved at det avgis stemmetegn for eller imot et forslag.

8 8 c) Ved sedler uten underskrift. Møtelederen oppnevner tellekorps, som teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse av tjenestemenn. Stemmesedler skal brukes ved slike avstemninger når et medlem krever det. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av lov (kommuneloven 35 nr. 1). Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, er møtelederens stemme avgjørende. Ved valg og ansettelser gjelder de bestemmelser som kommunelovens 36-38a angir. a. Interpellasjoner 16 Interpellasjoner, spørsmål og innbyggerinitiativ Kommunestyrets medlemmer eller varamedlemmer som regner med å delta i møtet kan fremsette interpellasjoner til ordføreren. Interpellasjon er en skriftlig forespørsel til ordføreren som gjelder et prinsipielt spørsmål. Interpellasjonen skal være kort, og den skal ikke inneholde begrunnelse eller kommentarer ut over det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen. Interpellasjoner kan ikke stilles om saker som er til behandling i kommunale folkevalgte organer, eller med samme innhold som en allerede fremsatt interpellasjon som ennå ikke er besvart. En interpellasjon skal være meddelt ordføreren senest 14 dager før et kommunestyremøte, slik at den kan utsendes sammen med saksinnkallingen. Ordføreren treffer avgjørelse om hvem som skal besvare interpellasjonen. Ved behandling av interpellasjoner kan interpellanten, møtelederen/den som svarer, rådmannen og gruppelederne for de politiske partier få ordet to ganger. Forøvrig kan medlemmene få ordet én gang hver. Taletiden ved behandling av interpellasjoner er begrenset til fem minutter for første innlegg av interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Forøvrig er taletiden tre minutter. Behandlingen av en interpellasjon må ikke vare mer enn én time. Ordskiftet kan forlenges ytterligere inntil én time, etter forslag fra møtelederen og vedtak av kommunestyret med alminnelig flertall. Forslag som fremsettes i forbindelse med interpellasjoner oversendes formannskapet. Dersom en interpellasjon blir utsatt, skal den tas opp som første sak på neste møte. b. Grunngitte spørsmål Grunngitte spørsmål er en skriftlig forespørsel til ordfører som gjelder konkrete forhold eller saker. Medlemmer og varamedlemmer som regner med å delta i et kommunestyremøte kan, innen kl. 12, fem dager før møtet, skriftlige meddele spørsmål til ordføreren. Kopi av spørsmålet sendes grupppelederne og rådmannen. Ordføreren treffer nødvendige forføyninger til besvarelse av spørsmålet, og sørger for at spørsmålet

9 9 blir referert for kommunestyret. Ordskifte er ikke tillatt, med mindre kommunestyret bestemmer annet. Spørsmål og svar skal ikke overstige tre minutter hver. Utover dette kan det likevel gis tid for en kort replikk. Eventuelle tilleggsspørsmål og svar skal ikke overstige ett minutt hver. Spørsmål som stilles vedrørende saker oppført på sakslisten, herunder interpellasjoner, avvises. c. Forespørsler muntlige spørsmål. Ethvert medlem av kommunestyret kan rette forespørsel til ordføreren i møtet, også om saker som ikke står på dagsorden (kommuneloven 34 nr.2). Ordføreren avgjør om forespørselen skal besvares i møtet, eller i et senere møte. Forespørsler som fremmes direkte i møtet, kan ikke forlanges besvart i samme møte. Dersom det ønskes besvart i et berammet møte, skal samme fremgangsmåte som ved grunngitte spørsmål benyttes, jfr. bokstav b. d. Retningslinjer for offentlig spørretid ved kommunestyrets ordinære møter 1. Umiddelbart før kommunestyrets møter settes, gjennomføres det inntil 30 minutters offentlig spørretid i møtesalen. Dette gjelder imidlertid ikke i de tilfeller kommunestyret skal behandle kommuneplan og handlingsprogram og ved ekstraordinære møter. 2. Foreligger det ingen spørsmål ved møtets begynnelse eller utnyttes ikke spørretiden fullt ut, settes møtet og forhandlingene begynner etter foreliggende saksliste. Straks forhandlingene er begynt, bortfaller spørretiden. 3. Alle personer som har stemmerett i kommunen kan stille spørsmål til ordføreren. Spørsmål må være meddelt ordføreren innen kl. 12, fem dager før kommunestyrets møte. Rettes spørsmålet til kommunestyret, avgjør møtelederen hvem som skal besvare spørsmålet. Kommunestyrets medlemmer kan selv ikke delta som spørrere. Dersom spørsmålstilleren ikke selv kan referere spørsmålet, kan det stilles skriftlige spørsmål til ordføreren. Disse leses da opp av møtelederen, og blir deretter besvart. 4. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold, og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere. 5. Spørsmålene skal være korte, og det må normalt kun ta to minutter å stille dem og inntil to minutter å besvare dem. Utover dette kan det likevel gis tid for inntil to korte replikker. Spørsmål som stilles vedrørende saker oppført på sakslisten, avvises. 6. Spørsmål som etter møtelederens bestemmelse bør stilles til den kommunale administrasjon, skal som hovedregel avvises. Spørsmål som ikke forsvarlig kan besvares umiddelbart, utsettes til neste møte. 7. Oppstår det tvil om forståelsen av disse retningslinjer, avgjør ordføreren spørsmålet.

10 10 e. Innbyggerinitiativ Innbyggerne i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet. Kommunestyret plikter selv å ta stilling til forslaget dersom minst 300 innbyggere i kommunen står bak forslaget. Kommunestyret skal ta stilling til forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet. Tidsfristen gjelder ikke dersom forslaget henvises til behandling i forbindelse med pågående plansak etter plan- og bygningsloven. I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag dersom dette har a) samme innhold som et tidligere innbyggerinitiativ eller b) samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret i løpet av valgperioden. Før saken tas opp til behandling i kommunestyret, avklares det om forslaget oppfyller lovens vilkår. Ordføreren fremlegger saken for kommunestyret. Kommunestyret tar selv stilling til forslag som er fremmet, også om forslag skal avvises. Initiativtakerne skal informeres om de avgjørelser som treffes og de tiltak som gjennomføres som følge av forslaget. Et forslag som er fremmet som innbyggerinitiativ og som blir nedstemt i kommunestyret kan ikke påklages med mindre det følger av andre regler. 17 Orden i salen og bygningen Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Møtelederen skal således påse at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørere med ytringer eller på annen måte forstyrrer eller påvirker forhandlingene, eller forøvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise vedkommende tilhører(e) bort eller be samtlige tilhørere forlate tilhørerplassene. Tegninger, tabeller, illustrasjoner og lignende, må ikke plasseres i kommunestyresalen under møtene uten ordførerens eller kommunestyrets samtykke. Kommunestyret fører protokoll fra sine møter. 18 Protokoll fra forhandlingene I protokollen føres inn tid og sted for møtet, møtende medlemmer og varamedlemmer. Fratrer eller tiltrer et eller flere medlemmer under forhandlingene, herunder ved eventuelle habilitetsspørsmål, protokolleres dette slik at det fremgår hvem som har deltatt i behandlingen av hver sak. Dersom det er andre enn de ovennevnte som deltar, skal dette protokolleres, jfr. 3. Forøvrig protokolleres hvilke saker som ble behandlet, det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene er truffet etter riktig fremgangsmåte. Sakene protokolleres i rekkefølge for kalenderåret. Under hver sak protokolleres de forslag som er blitt fremsatt, -

11 11 med avstemningsresultat. Notater, orienteringer, presentasjoner o.l. som ikke er tilknyttet en oppført sak skal også protokolleres. Ett eller flere medlemmer har rett til å få inn protokolltilførsel. Protokolltilførsel må varsles umiddelbart etter avstemningen, før neste sak tas opp til behandling. Protokolltilførselen leveres skriftlig og i undertegnet stand til møtelederen før møtet heves. Protokollen fremlegges til godkjennelse, normalt som første sak på neste møte. 19 Anmodning om ny behandling av avgjort sak Formannskapet eller faste utvalg kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av kommunestyret eller etter godkjenning fra statlig myndighet, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag saken ble lovlig avgjort. Dette gjelder dog ikke anmodning fra departementet eller fylkesmannen. 20 Ad hoc-komitéer Kommunestyret kan nedsette en eller flere ad hoc-komitéer til å behandle spesielle og avgrensede oppgaver. Medlemstall, arbeidsområde og funksjonstid fastlegges av kommunestyret, som også velger leder og nestleder. Når ad hoc-komitéen(e) har fullført sitt mandat, avvikles komitéen. For saksbehandlingen gjelder formannskapets reglement så langt det passer. Ordføreren sørger for nødvendig sekretariats-/sekretærbistand. 21 Kommunestyret får halvårlig tilbakerapportering fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av politiske vedtak. Kommunestyret får også halvårlig tilbakerapportering fra ordføreren om vedtak som ikke skal følges opp av rådmannen.

12 12 REGLEMENT FOR BÆRUM FORMANNSKAP 1 Avgjørelsesmyndighet Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i hastesaker, jfr. kommuneloven 13. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges i kommunestyrets neste møte. Formannskapet har myndighet til å treffe vedtak i alle saker, jfr. kommuneloven 8. Dette gjelder med mindre kommunestyret ikke har delegert myndigheten til et fast utvalg eller vedtatt noe annet, og annet ikke følger av lov eller bestemmelser i henhold til lov. Jevnfør reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker. Dog gjelder følgende unntak, som skal avgjøres av kommunestyret: Saker om å erverve, avhende, makeskifte, feste, bortfeste, pantsette fast eiendom, etablere servitutter, bruksrettigheter og leieavtaler i fast eiendom, som omhandler en verdi på over kr. 30 mill. Formannskapet fungerer også som kommuneplanutvalg. Formannskapet behandler næringssaker. I saker hvor formannskapet ikke har avgjørelsesmyndighet, avgir formannskapet innstilling til kommunestyret. 2 Sakenes forberedelse Møtetid/innkalling til møtene Dokumentutlegging Rådmannen skal sørge for at saker som skal behandles i formannskapet er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Rådmannens utredning skal avsluttes med innstilling/forslag til vedtak. Rådmannens utredning og eventuell utvalgsinnstilling skal inngå som en del av beslutningsgrunnlaget for formannskapet. Rådmannens behandling av saken er avsluttet idet saken er godkjent av rådmannen og oversendt til politisk behandling. Eventuelle endringer etc i saken fremkommer deretter som politiske forslag i møtet og vedtak/innstilling til saken. Rådmannen har adgang, og kan også ha plikt, til å beriktige eller gi tilleggsinformasjon. Formannskapet får halvårlig tilbakerapportering fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av politiske vedtak. Formannskapet får også halvårlig tilbakerapportering fra ordføreren om vedtak som ikke skal følges opp av rådmannen. Formannskapet vedtar selv sin møteplan. Forøvrig holdes møte når ordføreren finner det påkrevet, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Ordføreren innkaller til møtene og forbereder saker som gjelder arbeidsforholdene til de folkevalgte organer.

13 13 Ordføreren setter opp sakslisten for møtene, som nummereres fortløpende (sak/år), og angir sakens tittel. Saker med dokumenter som er unntatt fra offentlighet etter lov eller bestemmelser i medhold av lov, skal markeres særskilt på sakslisten, og bare med angivelse av sakens art. Ordføreren avgjør i det enkelte tilfelle hvilke saker dette gjelder. Ordføreren sørger for at saksliste og saksdokumenter i god tid sendes formannskapets medlemmer, varamedlemmer, kontrollutvalget, rådmannen, revisjonssjefen, andre som etter lov skal underrettes om møtet, samt andre som bør ha kjennskap til møtet. Saksdokumentene legges ut til alminnelig ettersyn på formannskapskontoret, dog ikke dokumenter som er unntatt fra offentlighet. 3 Forfall Varamedlemmer Kommunestyrereglementets 2, 1., 2., 3. og 4. ledd får tilsvarende anvendelse. 4 Andre enn formannskapets medlemmer som deltar i møtet Innkalte sakkyndige - Kommunale tjenestemenn Kommunestyrets reglement 3 får tilsvarende anvendelse, unntatt 3 andre punktum. 5 Møteleder Åpne eller lukkede dører Taushetsplikt Kommunestyrets reglement 4 får tilsvarende anvendelse. 6 Møtets åpning Kommunestyrets reglement 5 får tilsvarende anvendelse. 7 Rekkefølgen for behandling av sakene Sak som ikke er nevnt i innkallingen Når ikke annet særskilt vedtas, behandles sakene i den rekkefølge de står på sakslisten. Saker som ikke er oppført på sakslisten behandles ikke i angjeldende møte, med mindre formannskapet vedtar det for hver enkelt sak. Det kan ikke treffe vedtak i saker som ikke er oppført på sakslisten hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette.

14 14 8 Under sakslistens punkt Eventuelt Spørsmål/orienteringer, som skal tas under punktet Eventuelt, meldes ved møtets åpning. Forespørsler - Muntlige spørsmål. Ethvert medlem av formannskapet kan rette forespørsel til ordføreren i møtet, også om saker som ikke står på dagsorden (kommuneloven 34 nr. 2). Ordføreren avgjør om forespørselen skal besvares i møtet, eller i et senere møte. Spørsmål som kreves utredet, må få tilslutning av flertallet og skal protokolleres. 9 Møtelederens redegjørelse for saken Møtelederen refererer sakene i den utstrekning han/hun finner det påkrevet, og gir deretter ordet til dem som forlanger det. 10 Forhandlingene og avstemningen For forhandlingene gjelder de bestemmelser som er gitt i kommunestyrereglementets 8-12, unntatt 9 andre punktum (om ordførerens plikt til å vike sete når hun/han vil delta i ordskiftet), og 10 (om begrensning av taletiden m.v.). For avstemningen gjelder det som er bestemt i kommunestyrereglementets Protokoll Bestemmelsene i kommunestyrereglementets 18 får tilsvarende anvendelse. 12 Krav om kommunestyrebehandling Et medlem av formannskapet kan kreve at saken forelegges kommunestyret til avgjørelse, såfremt saken ikke tidligere har vært krevet forelagt formannskapet til avgjørelse. Slikt krav må fremsettes umiddelbart etter at saken er behandlet, og skal protokolleres.

15 15 13 Anmodning om ny behandling av avgjort sak Formannskapet kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av kommunestyret eller etter godkjenning fra statlig myndighet, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag saken ble lovlig avgjort. Dette gjelder dog ikke anmodning fra departementet eller fylkesmannen. 14 Arbeidsutvalg Formannskapet kan opprette arbeidsutvalg etter behov. Det skal utarbeides mandat for arbeidsutvalg. Ordføreren skal sørge for sekretariats-/sekretærbistand. 15 Formannskapskontoret Ordføreren er den nærmeste overordnede ved formannskapskontoret. Kontoret sørger blant annet for at formannskapets, kommunestyrets, utvalgenes og andre styringsorganers protokoller føres og oppbevares på betryggende måte, og at vedtak ekspederes uten unødig opphold.

16 16 REGLEMENT FOR FASTE SEKTORUTVALG Sektorutvalgene er opprettet av kommunestyret med hjemmel i 10 i kommuneloven. 1 Medlemmer Sektorutvalget bistand og omsorg, Sektorutvalget frivillighet, idrett, kultur og kirke og Sektorutvalg miljø, klima og kommunalteknikk har 13 medlemmer. Sektorutvalget barn og unge har 15 medlemmer. Medlemmene er valgt av og blant kommunestyrets medlemmer/ varamedlemmer unntaksvis kan velges medlemmer/varamedlemmer som ikke er blant kommunestyrets medlemmer/varamedlemmer. Fra hvert parti/partiliste velges det samme antall varamedlemmer som medlemmer, med et tillegg av to. Disse bør fortrinnsvis velges blant kommunestyrets medlemmer/varamedlemmer. Lederne av utvalgene bør fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer/ varamedlemmer. 2 Ansvarsområde Sektorutvalg barn og unge med samme ansvarsområde som den administrative fordeling av program- og resultatområder som er følgende: PO 22 Grunnskoleopplæring PO 23 Barnehager PO 27 Barnevern. Sektorutvalg bistand og omsorg med samme ansvarsområde som den administrative fordeling av program- og resultatområder som er følgende: PO 32 Pleie og omsorg PO 33 Sosialtjenester og bolig PO 36 Kommunehelse. Sektorutvalg frivillighet, idrett, kultur og kirke med samme ansvarsområde som den administrative fordeling av program- og resultatområder som er følgende: PO 52 Kultur og fritid PO 53 Kirke og andre religiøse formål. Utvalget har også ansvaret for kommunens arbeid med frivillighet, og kommunens reiselivssatsing. Sektorutvalg miljø, klima og kommunalteknikk med samme ansvarsområde som den administrative fordeling av program- og resultatområder som er følgende: PO 55 Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø PO 62 Brann og ulykkesvern PO 63 Samferdsel PO 64 Renovasjon og avfall PO 65 Vann og avløp PO 66 Anleggsdrift PO 67 Transport. Utvalget har også ansvaret for kommunens arbeid med miljø og klima. 3 Myndighetsområde Utvalgene har avgjørelsesmyndighet i saker som gjelder sitt ansvarsområde/sin sektor, dog begrenset av de rammer og retningslinjer som er vedtatt eller vedtas av kommunestyret, reglementene for formannskapet, faste utvalg og reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker eller av lov eller bestemmelser i henhold til lov.

17 17 Utvalget har fullmakt til å omdisponere beløp mellom programområdene innen sektorens driftsbudsjett. Utvalgene skal foreslå prioriteringer innen sitt ansvarsområde når det gjelder forslag til handlingsprogram. Utvalgene kan opprette midlertidige arbeidsutvalg innenfor sitt ansvarsområde. Utvalgene kan delegere avgjørelsesmyndighet innen sitt ansvarsområde til arbeidsutvalg/ utvalgsleder eller rådmannen når saker ikke er av prinsipiell betydning, jfr. 3 første ledd. Utvalgene kan uttale seg i alle saker som har betydning for oppgaver og virksomhet innen sitt ansvarsområde, herunder avgi høringsuttalelser til utredninger/saker. 4 Innstilling I saker som utvalget selv ikke kan avgjøre, innstiller utvalget til formannskapet. 5 Rådmannens plikter og rettigheter Rådmannen har møteplikt og talerett. Rådmannen kan delegere til andre å møte fast i sektorutvalgene. I en del saker vil det være hensiktsmessig at rådmannen eller rådmannens representant har med seg medarbeidere som har relevant kompetanse, innsikt og kunnskap til å kunne svare på spørsmål, bidra med saksopplysninger og utøve faglig skjønn. Myndighet som etter særlov er lagt til annen tjenestemann enn rådmannen, møter ved behandling av saker innen sitt ansvarsområde og har da de samme rettigheter og plikter som rådmannen. Rådmannen skal sørge for at saker som skal behandles i utvalgene er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Rådmannens utredning skal avsluttes med innstilling/forslag til vedtak. Rådmannens behandling av saken er avsluttet idet saken er godkjent av rådmannen og oversendt til politisk behandling. Eventuelle endringer etc i saken fremkommer deretter som politiske forslag i møtet og vedtak/innstilling til saken. Rådmannen har adgang, og kan også ha plikt, til å beriktige eller gi tilleggsinformasjon. Utvalget får en halvårlig tilbakerapportering fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av politiske vedtak innen utvalgets ansvarsområde/sektor. Rådmannen informerer sektorutvalgene løpende om aktuelle forhold og utfordringer innen utvalgets ansvarsområde, herunder om prinsipielle sider ved kommunens tjenester/tiltak/ ytelser til brukere/klienter. Utvalgets leder kan be om ytterligere utredning fra rådmannen dersom dette er nødvendig for å få belyst sider av saken som er vesentlige for utvalgets behandling.

18 18 6 Saksliste Utvalgets leder setter opp sakslisten for møtene, jfr. også 7, 2.ledd og reglement for formannskapet 2. 7 Saksbehandling For saksbehandlingen i utvalgene gjelder bestemmelsene i reglement for formannskapet så langt det passer. Utvalgenes medlemmer kan selv foreslå saker til behandling i utvalget. For at saken skal komme opp til behandling, kreves det at et flertall i utvalget slutter seg til. Det må gis nødvendig tid til utredning og saksforberedelse. I tvilstilfeller er det ordføreren i samråd med lederne for utvalgene som beslutter hvilket folkevalgt organ som skal behandle sakene. Et medlem av utvalget kan kreve saken forelagt formannskapet til avgjørelse, såfremt ikke annet følger av lov. Slikt krav må fremsettes umiddelbart etter at saken er behandlet, og skal protokolleres. Råd og utvalg som har rett til, enten lovfestet eller i henhold til kommunale retningslinjer, å få uttale seg om saker innen sitt område før avgjørelse treffes, skal få sakene senest samtidig med utvalgets medlemmer. Det vil i tillegg være hensiktsmessig at rådmannen orienterer rådene om større, viktige og/eller prinsipielle saker som er under arbeid. 8 Forfall/Varamedlemmer Forespørsler - muntlige spørsmål Protokoll Kommunestyrereglementets 2, 1., 2., 3. og 4. ledd får tilsvarende anvendelse. Spørsmål/orienteringer, som skal tas under punktet Eventuelt, meldes ved møtets åpning. Forespørsler - Muntlige spørsmål. Ethvert medlem av utvalget kan rette forespørsel til møtelederen i møtet, også om saker som ikke står på dagsorden (kommuneloven 34 nr. 2). Møtelederen avgjør om forespørselen skal besvares i møtet, eller i et senere møte. Spørsmål som kreves utredet, må få tilslutning av flertallet og skal protokolleres. Bestemmelsene i kommunestyrereglementets 18 får tilsvarende anvendelse. 9 Sektorutvalgenes sekretariatsfunksjoner Ordføreren skal sørge for sekretariats-/sekretærbistand.

19 19 REGLEMENT FOR SEKTORUTVALG EIENDOM OG ADMINISTRASJON Sektorutvalg eiendom og administrasjon er opprettet av kommunestyret med hjemmel i 10 i kommuneloven. 1 Medlemmer Utvalget har syv medlemmer. Medlemmene er valgt av og blant kommunestyrets medlemmer/ varamedlemmer unntaksvis kan velges medlemmer/varamedlemmer som ikke er blant kommunestyrets medlemmer/varamedlemmer. Fra hvert parti/partiliste velges det samme antall varamedlemmer som medlemmer, med et tillegg av to. Disse bør fortrinnsvis velges blant kommunestyrets medlemmer/varamedlemmer. Lederen av utvalget bør fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer/ varamedlemmer. 2 Ansvarsområde Sektorutvalg eiendom og administrasjon er sektorutvalg for programområdet administrasjon (administrative funksjoner som styres i linjen under rådmannen og budsjetteres på programområdet 16-Administrasjon). Utvalget behandler forhold av prinsipiell betydning vedrørende kommunens faste eiendommer (drift, vedlikehold og investering). 3 Myndighetsområde Utvalget har avgjørelsesmyndighet i saker som gjelder sin sektor, dog begrenset av de rammer og retningslinjer som er vedtatt eller vedtas av kommunestyret, reglementene for formannskap, faste utvalg og reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker eller av lov eller bestemmelser i henhold til lov. Dessuten gjelder følgende: Saker om å erverve, avhende, makeskifte, feste, bortfeste, pantsette fast eiendom, etablere servitutter, bruksrettigheter og leieavtaler i fast eiendom, som omhandler en verdi på inntil kr. 10 mill. Utvalget skal foreslå prioriteringer innen sitt ansvarsområde når det gjelder forslag til handlingsprogram. Utvalget kan opprette midlertidige arbeidsutvalg innenfor sitt ansvarsområde. Utvalget kan delegere avgjørelsesmyndighet innen sitt ansvarsområde til arbeidsutvalg/ utvalgsleder eller rådmannen når saker ikke er av prinsipiell betydning. I hastesaker kan utvalget delegere avgjørelsesmyndighet til utvalgsleder og nestleder når det gjelder kjøp av fast eiendom, jfr. 3 første og andre ledd.

20 20 Utvalget kan uttale seg i alle saker som har betydning for oppgaver og virksomhet innen sitt ansvarsområde, herunder avgi høringsuttalelser til utredninger/saker. 4 Innstilling I saker som utvalget selv ikke kan avgjøre, innstiller utvalget til formannskapet. 5 Rådmannens plikter og rettigheter Rådmannen har møteplikt og talerett. Rådmannen kan delegere til andre å møte fast i utvalget. I en del saker vil det være hensiktsmessig at rådmannen eller rådmannens representant har med seg medarbeidere som har relevant kompetanse, innsikt og kunnskap til å kunne svare på spørsmål, bidra med saksopplysninger og utøve faglig skjønn. Myndighet som etter særlov er lagt til annen tjenestemann enn rådmannen, møter ved behandling av saker innen sitt ansvarsområde og har da de samme rettigheter og plikter som rådmannen. Rådmannen skal sørge for at saker som skal behandles i utvalgene er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Rådmannens utredning skal avsluttes med innstilling/forslag til vedtak. Rådmannens behandling av saken er avsluttet idet saken er godkjent av rådmannen og oversendt til politisk behandling. Eventuelle endringer etc i saken fremkommer deretter som politiske forslag i møtet og vedtak/innstilling til saken. Rådmannen har adgang, og kan også ha plikt, til å beriktige eller gi tilleggsinformasjon. Utvalget får en halvårlig tilbakerapportering fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av politiske vedtak innen utvalgets ansvarsområde/sektor. Rådmannen informerer utvalget løpende om aktuelle forhold og utfordringer innen utvalgets ansvarsområde, herunder om prinsipielle sider ved kommunens tjenester/tiltak/ ytelser til brukere. Utvalgets leder kan be om ytterligere utredning fra rådmannen dersom dette er nødvendig for å få belyst sider av saken som er vesentlige for utvalgets behandling. 6 Saksliste Utvalgets leder setter opp sakslisten for møtene, jfr. også 7, 2.ledd og reglement for formannskapet 2. 7 Saksbehandling For saksbehandlingen i utvalget gjelder bestemmelsene i reglement for formannskapet så langt det passer.

21 21 Utvalgets medlemmer kan selv foreslå saker til behandling i utvalget. For at saken skal komme opp til behandling, kreves det at et flertall i utvalget slutter seg til. Det må gis nødvendig tid til utredning og saksforberedelse. I tvilstilfeller er det ordføreren i samråd med lederne for utvalgene som beslutter hvilket folkevalgt organ som skal behandle sakene. Et medlem av utvalget kan kreve saken forelagt formannskapet til avgjørelse, såfremt ikke annet følger av lov. Slikt krav må fremsettes umiddelbart etter at saken er behandlet, og skal protokolleres. Råd og utvalg som har rett til, enten lovfestet eller i henhold til kommunale retningslinjer, å få uttale seg om saker innen sitt område før avgjørelse treffes, skal få sakene senest samtidig med utvalgets medlemmer. Det vil i tillegg være hensiktsmessig at rådmannen orienterer rådene om større, viktige og/eller prinsipielle saker som er under arbeid. 8 Forfall/Varamedlemmer Forespørsler - muntlige spørsmål Protokoll Kommunestyrereglementets 2, 1., 2., 3. og 4. ledd får tilsvarende anvendelse. Spørsmål/orienteringer, som skal tas under punktet Eventuelt meldes, ved møtets åpning. Forespørsler - Muntlige spørsmål. Ethvert medlem av utvalget kan rette forespørsel til møtelederen i møtet, også om saker som ikke står på dagsorden (kommuneloven 34 nr. 2). Møtelederen avgjør om forespørselen skal besvares i møtet, eller i et senere møte. Spørsmål som kreves utredet, må få tilslutning av flertallet og skal protokolleres Bestemmelsene i kommunestyrereglementets 18 får tilsvarende anvendelse.. 9 Utvalgets sekretariatsfunksjoner Ordføreren skal sørge for sekretariats-/sekretærbistand.

22 22 REGLEMENT FOR EIERUTVALGET Arbeidsutvalg for formannskapet Eierutvalget er opprettet av kommunestyret med hjemmel i 10 i kommuneloven. 1 Medlemmer Utvalget har fire medlemmer og fire varamedlemmer. Medlemmeneog varamedlemmene er valgt av og blant formannskapets medlemmer. 2 Ansvarsområde Eierutvalget skal behandle og gi råd i saker angående eierstyring av selskap hvor kommunen har eierinteresser. Eierutvalget skal legge grunnlaget for etablering av en eierstrategi for kommunens selskaper, i dialog med selskapene. Eierutvalget skal behandle generalforsamlings/representantskapsdokumenter før generalforsamling/representantskap, i samarbeide med fullmektigen/representanten i eierorganet. Eierutvalget fungerer som valgkomitè (forslag til kandidater og honorar) for selskapenes styrer. Eierutvalget fastsetter innhold, gjennomføring og oppfølging av årlig dialog/eiermøte med selskapene. Eierutvalget utarbeider årshjul; rapporterings- / arbeidsrutiner og retningslinjer for eierstyring. 4 Innstilling Eierutvalget innstiller til formannskapet i de eierforhold som er av prinsipiell betydning for kommunen. 5 Saksliste Utvalgets leder setter opp sakslisten for møtene, jfr. 6, 2. ledd. 6 Saksbehandling For saksbehandlingen i utvalget gjelder bestemmelsene i reglement for formannskapet så langt det passer.

23 23 Utvalgets medlemmer kan selv foreslå saker til behandling i utvalget. For at saken skal komme opp til behandling, kreves det at et flertall i utvalget slutter seg til. Det må gis nødvendig tid til utredning og saksforberedelse. 7 Utvalgets sekretariatsfunksjoner Ordføreren skal sørge for sekretariats-/sekretærbistand.

24 24 REGLEMENT FOR UTVALGET FOR SAMARBEID Utvalget for samarbeid er opprettet av kommunestyret med hjemmel i 25 i kommuneloven, og skal minimum dekke krav til partssammensatt utvalg. 1 Medlemmer Utvalget for samarbeid består av 5 medlemmer oppnevnt av kommunestyret og 3 medlemmer utpekt av arbeidstakerorganisasjonene. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen i henhold til Hovedavtalens bestemmelser. Leder og nestleder velges av kommunestyret. Medlemmene fra arbeidsgiversiden vurderer om det skal imøtekomme eventuelle søknader fra forhandlingssammenslutninger lokalt, som ikke er representert i utvalget, om å delta med en observatør med møte- og talerett, jfr. Hovedavtalen del B 4, 6.ledd. 2 Ansvarsområde Utvalget for samarbeid behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jfr. kommuneloven 25, dog unntatt saker under arbeidsgivers styringsrett. Utvalget skal foreslå og behandle overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget skal drøfte kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer, resultater fra KS sine kontakter med statlige myndigheter samt oppfølging av saker fra sentralt kontaktmøte, jfr. Hovedavtalen del B 4. Utvalget for samarbeid kan også virke som rådgivende organ for rådmannen innenfor spørsmål som har prinsipiell betydning for medarbeiderne og for forholdet arbeidsgiver/arbeidstaker. 3 Myndighetsområde Utvalget for samarbeid har avgjørelsesmyndighet i saker som gjelder sitt ansvarsområde, slik som: a) Overordnede personalpolitiske retningslinjer. b) Saker av betydning angående omstilling, effektivisering, rasjonalisering, omorganisering, organisasjons- og kompetanseutvikling. c) Spørsmål vedrørende pensjonsordninger. d) Mindretallsanke over vedtak i det administrative ankeutvalget i personalsaker og saker om tolkning og praktisering av regelverket.

25 25 Ovennevnte avgjørelsesmyndighet er begrenset av de rammer og de retningslinjer som er vedtatt eller vedtas av kommunestyret, samt reglementene for formannskap, faste utvalg og reglement for delegering av myndighet i budsjettsaker eller av lov eller i henhold til lov. 4 Innstilling Utvalget for samarbeid innstiller til formannskapet i saker utvalget selv ikke kan avgjøre. 5 Rådmannens plikter og rettigheter Reglementet for faste sektorutvalgs 5 gjelder så langt det passer. 6 Møter og saksliste Utvalgene skal ha møter når lederen finner det påkrevd eller når minst 2 medlemmer krever det. Utvalgets leder setter opp sakslisten for møtene. 7 Saksbehandling Utvalget for samarbeid er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avgjørelser fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende. I saker hvor utvalget for samarbeid har avgjørelsesmyndighet kan et medlem forlange saken fremlagt for formannskapet. Anke må fremmes i møtet. Ankeadgang gjelder ikke når Utvalget for samarbeid er ankeinstans. Jevnfør forøvrig 7 i reglement for faste sektorutvalg. 8 Forfall/Varamedlemmer Protokoll Kommunestyrereglementets 2, 1., 2., 3. og 4. ledd får tilsvarende anvendelse. Bestemmelsene i kommunestyrereglementets 18 får tilsvarende anvendelse. 9 Utvalgets sekretariatfunksjoner Ordføreren skal sørge for sekretariats-/sekretærbistand.

26 26 REGLEMENT FOR PLANUTVALGET Utvalg for plansaker er opprettet av kommunestyret med hjemmel i 10 i kommuneloven og i medhold av plan- og bygningslovens Medlemmer Planutvalget har fem medlemmer. Medlemmene velges av og blant kommunestyrets medlemmer/varamedlemmer. Fra hvert parti/partiliste velges det samme antall varamedlemmer som medlemmer, med tillegg av to. Kommunestyret velger leder og nestleder. Disse skal fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer. 2 Ansvarsområde Utvalget har ansvar for å følge opp kommunens arealpolitikk og disponering av arealressursene, plassering og utforming av bygninger, teknisk infrastruktur og annen fysisk tilrettelegging. Utvalget har ansvar for at enkelttiltak og detaljerte planer er i tråd med overordnede planer og kommunestyrets uttrykte vilje. 3 Utvalgets myndighet A) Utvalgets myndighet i enkeltsaker - Utvalget har avgjørelsesmyndighet i detaljplaner og byggesaker som er i tråd med overordnede planer og tidligere vedtak slik det fremgår av dette reglement. - Utvalget har avgjørende myndighet i dispensasjonssaker etter plan- og bygningsloven og kan i forbindelse med behandlingen av søknader etter plan- og bygningslovens 20-1 og 20-2 treffe vedtak etter markaloven (av ), skogbruksloven (av ), samt jordloven (av ) 9 og 12 og veiloven (av ) kapittel V. Dette gjelder såfremt ikke loven selv fastsetter at kommunestyret skal ha myndigheten. Utvalget behandler de enkeltsaker som rådmannen legger frem av eget tiltak eller etter anmodning fra utvalget. B) Utvalgets myndighet og gjøremål i reguleringssaker - fastsette planprogram - fatte beslutning om høring og offentlig ettersyn - vurdere merknadene som kommer inn ved offentlig ettersyn og innstille til formannskapet ved sluttbehandling av reguleringsplaner - treffe endelig vedtak for detaljreguleringsplaner såfremt slik plan er i samsvar med kommuneplan eller områdeplan eller utfyller reguleringsplan eller bebyggelsesplan som er hjemlet i reguleringsplan etter tidligere lov - treffe vedtak for mindre reguleringsendringer i overordnet plan og detaljplan - forlenge gyldighetstiden for detaljreguleringsplaner C) Utvalgets myndighet og gjøremål i klagesaker - Klage på enkeltvedtak etter plan- og bygningsloven, med unntak av saker etter lovens 1-9 om å avvise klage, kapittel 18 om refusjon, 33-1 om fastsettelse av

27 27 gebyr, kapittel 22 om godkjenning av foretak og kapittel 23 om ansvarsrett, skal forelegges utvalget. - Behandle klager etter markaloven, skogbruksloven 50 og jordloven 9 og 12 og veilovens kapittel V. - Utvalget kan som ledd i behandlingen av klagen, omgjøre eget vedtak og oppheve eller omgjøre rådmannens/tjenestelederes vedtak i saken. Opprettholder utvalget vedtaket, skal saken sendes klageinstansen etter vedkommende lov. Utvalgets vedtak etter vegloven er endelig og kan ikke påklages. - Finner utvalget at klage i reguleringssak bør tas til følge, sendes klagesaken til kommunestyret med utvalgets anbefaling. - Utvalget kan også, innenfor lovens ramme for mindre reguleringsendring og etter at alle berørte er hørt, endre planen for så vidt gjelder det påklagede forhold. Finner utvalget at klagen ikke bør tas til følge sendes saken til klageinstansen til avgjørelse. D) Utvalgets myndighet til å delegere - Utvalget kan delegere avgjørelsesmyndighet innen sitt ansvarsområde til arbeidsutvalg/utvalgsleder eller rådmannen når saker ikke er av prinsipiell betydning. - Utvalget kan i konkrete enkeltsaker delegere sin avgjørelsesmyndighet til utvalgets leder eller rådmannen, og i en avgrenset tidsperiode også kunne delegere andre saker som ikke er av prinsipiell betydning til utvalgets leder. E) Utvalgets myndighet til å uttale seg i andre saker innen sitt område - Planutvalget kan uttale seg i alle saker som har betydning for oppgaver og virksomhet innen sitt ansvarsområde, herunder avgi høringsuttalelser til utredninger/saker. - Utvalget kan be seg forelagt planprogram og plandokumenter for overordnede planer. Likeledes kan planutvalget be seg forelagt merknader og kommentarer til disse etter offentlig ettersyn for vurdering og eventuell behandling. 4 Innstilling I saker som utvalget selv ikke kan avgjøre, innstiller utvalget til formannskapet. 5 Rådmannens plikter og rettigheter Rådmannen har møteplikt og talerett. Rådmannen kan delegere til andre å møte fast i utvalget. I en del saker vil det være hensiktsmessig at rådmannen eller rådmannens representant har med seg medarbeidere som har relevant kompetanse, innsikt og kunnskap til å kunne svare på spørsmål, bidra med saksopplysninger og utøve faglig skjønn. Myndighet som etter særlov er lagt til annen tjenestemann enn rådmannen, møter ved behandling av saker innen sitt ansvarsområde og har da de samme rettigheter og plikter som rådmannen. Rådmannen skal sørge for at saker som skal behandles i utvalgene er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Rådmannens utredning skal avsluttes med innstilling/forslag til

28 28 vedtak. Rådmannens behandling av saken er avsluttet idet saken er godkjent av rådmannen og oversendt til politisk behandling. Eventuelle endringer etc i saken fremkommer deretter som politiske forslag i møtet og vedtak/innstilling til saken. Rådmannen har adgang til å beriktige eller gi tilleggsinformasjon. Utvalget får en halvårlig tilbakerapportering fra rådmannen om administrasjonens oppfølging av politiske vedtak innen utvalgets ansvarsområde/sektor. Rådmannen informerer utvalget løpende om aktuelle forhold og utfordringer innen utvalgets ansvarsområde, herunder om prinsipielle sider ved kommunens tjenester/tiltak/ ytelser til brukere. Utvalgets leder kan be om ytterligere utredning fra rådmannen dersom dette er nødvendig for å få belyst sider av saken som er vesentlige for utvalgets behandling. Tjenestemann oppnevnt for å ivareta barns interesser har møte- og talerett når utvalget utarbeider og behandler forslag til planer. 6 Saksliste Utvalgets leder setter opp sakslisten for møtene, jfr. 7, 2. ledd. 7 Saksbehandling For saksbehandlingen i utvalget gjelder bestemmelsene i reglement for formannskapet så langt det passer. Utvalgets medlemmer kan selv foreslå saker til behandling i utvalget. For at saken skal komme opp til behandling, kreves det at et flertall i utvalget slutter seg til. Det må gis nødvendig tid til utredning og saksforberedelse. I tvilstilfeller er det ordføreren i samråd med lederne for utvalgene som beslutter hvilket folkevalgt organ som skal behandle sakene. Et medlem av utvalget kan kreve en sak forelagt formannskapet til avgjørelse, såfremt ikke annet følger av lov. Slikt krav må fremsettes umiddelbart etter at saken er behandlet, og skal protokolleres. Råd og utvalg som har rett til, enten lovfestet eller i henhold til kommunale retningslinjer, å få uttale seg om saker innen sitt område før avgjørelse treffes, skal få sakene senest samtidig med utvalgets medlemmer. Det vil i tillegg være hensiktsmessig at rådmannen orienterer rådene om større, viktige og/eller prinsipielle saker som er under arbeid.