NM-UKA 2003 ERFARINGSRAPPORT

Transkript

1 av Hovedkomitéen m.fl. Dette er en PDF-utgave av hovedrapporten uten vedlegg. For å få tak i vedleggene må man bruke Word-utgaven og åpne de enkelte vedlegg inne i den.

2 2 1 INNLEDNING Det foreligger to gode og gjennomarbeidede rapporter fra NM 2001 (Trollelg/Nidarøst) og NM 2002 (Skien/Bø). Vi fant begge rapportene å være meget nyttige, og vi ser liten hensikt i å repetere det som allerede er godt beskrevet. Vi har derfor valgt en kortfattet form, men med relativt fyldige vedlegg, som forhåpentlig vil være av interesse. Målgruppen for denne rapporten er arrangørklubbene, NOF og nye arrangører. 2 SØKNADSFASEN Tanken om en NM-uke 2003 i Trøndelag ble først tatt opp i Freidig, som et jubileumsarrangement for klubben (100 år). Terrengene på Garli og Berkåk og samarbeid med Byåsen IL og Rennebu IL pekte seg ut, grunnet godt terreng og tidligere samarbeid. Ingen av partene angrer på det. Vi søkte om arrangementet sommeren 2000, og fikk tildelingsbrevet i desember samme år. En forberedende hovedkomité var i arbeid fra sommeren 2000, og gled etter hvert over i å bli en hovedkomité. Før søknaden ble sendt inngikk de tre lagene en intensjonsavtale, med forslag til fordeling av oppgavene. Vi ble enige om tre hovedprinsipper: En forutsetning om at innsatsen fra de tre lagene ville være likeverdig (det ble den), med en grov oppdeling av arbeidsoppgavene. Rettighetene til de to kartene lå hos Byåsen IL og Freidig. Disse klubbene skulle selv være ansvarlig for alt kartarbeid på sine respektive kart, og arrangementet skulle kjøpe kart til NOFs veiledende pris. All økonomi var felles, resultatet (underskudd eller overskudd) fra arrangementet skulle fordeles i tre like store deler. 3 HOVEDKOMITÉEN Vi holdt på en forberedende hovedkomité nokså lenge, inntil vi følte at komitéens sammensetning var som den skulle. HK fikk denne formen: Tittel Person Ansvar Leder Stig Berge Leder HK, VDG, kontakt med NOF Sekretariat Kirsti Midttømme Sekretariat, innbydelse, PM, løpskontor Infrastruktur Jon Hoem Overnatting, transport, forpleining, bankett Økonomi Kjell-Arne Henninen Kasserer, regnskap, sponsor PR Eirik Vefsnmo PR, medier, NM-avis Løpsleder Garli Eirik Einum Løpsleder torsdag og fredag, teknisk avvikling Løpsleder/løyper Berkåk Stina Elfving Løpsleder lørdag og søndag, løypelegging, teknisk avvikling Kart/løyper Garli Tore Angell-Petersen Kart, løypelegging torsdag og fredag Kart Berkåk Bjørn Berger Kart, lørdag og søndag Kart/løypeansvarlige var å betrakte som assosierte medlemmer av HK og stilte på møtene bare etter behov. Men de fikk alle møtereferatene. Begge løpslederne hadde en nestløpsleder som deltok på noen møter og som fikk alle referatene.

3 3 Vi hadde en del problemer med å definere grensesnitt mellom de forskjellige ansvarsområdene. I noen tilfeller gikk grensesnitt på geografi (to forskjellige arenaer, løpssenter, osv.) andre ganger på funksjon (sekretariat, infrastruktur, osv.). Det er vanskelig å finne den ideelle løsningen og en må være forberedt på at noen problemer med grensesnitt må løses underveis. 3.1 Bemanning Dette er en meget viktig del av arrangementet, spesielt for de dagene da funksjonærer må ta fri fra arbeidet. De sentrale funksjonærene (små-sjefene) må selv ta ansvar for å melde inn behov, og må bevisstgjøres på at personer ikke vil dukke opp av seg selv på løpsdagen. Vi hadde en bemanningsansvarlig i hver klubb. Dette var senior-personer med god oversikt, også over passive medlemmer, og gode overtalelsesevner. Bemanningsplanen må oppdateres regelmessig etter hvert som organisasjonen tar form. I vedlegget er det vist bemanningsplan for de enkelte dagene. Tabellen er litt omtrentlig. Noen personer hadde overlappende funksjoner eller vekslet mellom flere oppgaver, spesielt i forbindelse med at vi flyttet fra Garli til Berkåk. Det ble også foretatt noen improvisasjoner underveis. Vi erfarte at det kunne oppstå akutte behov for en ekstra person eller to, uten at det var ledige personer for hånden. Vi vil anbefale at det hver dag om mulig avsetter et par liberoer for å dekke forefallende behov. Bemanning-01.xls 4 KARTARBEIDET Den mest langsiktige delen av forberedelsene er kartarbeidet. Det er vår erfaring at for et arrangement som krever nytt kart, evt. grundig revisjon med digitalisering (dette gjaldt NM2003) må arrangøren ha tre sommersesonger til disposisjon. Første sesong går med til rekognosering i terrenget, grov-planlegging for å definere avgrensninger/størrelse på kartet, evt. ny konstruksjon, mobilisering av synfarer. Andre sesong er det synfaring, planlegging av traseer, første fase av løypeleggingen. Tredje sesong går med til løypelegging i detalj, ettersynfaring og finpuss. I denne fasen er det viktig at løypeleggerne er kritisk innstilt til kartet, og rapporterer/korrigerer det de finner av unøyaktigheter. Hvis kartet bare trenger lett revisjon kan to sommersesonger være tilstrekkelig. Vi hadde tre sommersesonger til rådighet, og hadde planlagt å få arbeidet med å revidere kartet utført av profesjonell karttegner i løpet av 2002 og Men av uforutsette årsaker oppstod det forsinkelser, slik at det meste av synfaringen måtte utføres i Noe av sluttsynfaringen og nesten all tegningen måtte utføres internt i o-avdelingen for å få kartet

4 4 ferdig. Arbeidet ble i hovedsak gjennomført i mai-juni Kartet ble trykt etter planen, to uker før NM. 5 VDG-ARBEIDET VDG-arbeidet startet høsten 2000, og gikk bra. Dette var terreng hvor det ikke hadde vært løp av betydning på ca. 10 år, i et distrikt med relativt liten o-aktivitet. Vi måtte derfor gjennom en pedagogisk oppgave med å forklare grunneierne hva et o-løp er. Vi tror det var av stor viktighet at vi kom på banen så tidlig at grunneierlagene fikk all informasjon fra oss, og ikke via tredje person. Hovedproblemet var skogsdriften. Vi erfarte at personer som ikke driver o-løp selv kan mangle forståelse for hva vegetasjon betyr for o-løpere. Vi hadde direkte kontakt med kommunens landbrukskontor, og følte at alt var under kontroll. Likevel opplevde vi at det ble startet intensiv hugst i terrenget uka før NM og uten at vi ble varslet. Den overordnede VDGavtalen Samarbeidsavtalen er som kjent gjensidig, og vi anbefaler at den brukes for det den er verdt. Grunneierne, skogeierlaget m.v. har plikt til å informere om det som kan ha betydning for avvikling av o-løp. 6 KOMMUNE Kommunen er en viktig støttespiller. Det lønner seg å ta kontakt med ordføreren direkte, uten beskjedenhet. Med støtte fra kommunen fikk vi til en vellykket bankett. Vi hadde god kontakt med skolene (barne- og ungdomstrinnet). De var med på logokonkurransen, og tok fri og stilte på torsdags- og fredags-arrangementene og skapte liv og røre. Vi arrangerte transport av skolebarna to av dagene. Vær klar over at det er strenge regler for transport av skolebarn, av sikkerhetsmessige hensyn. Vi fikk også organisert flagging langs E6 ved innkjørselen til arena Berkåk. Det gav en festlig ramme for arrangementet. 7 INNBYDELSE, PROGRAM OG PM Vi laget ingen trykt utgave av innbydelsen, som ble sendt ut bare elektronisk til kretser og lag via NOFs samle-adresse. Innbydelsen ble lagt ut i slutten av juni. Det samme gjaldt PM og startlister. Vår erfaring var at de aller fleste løperne hadde med utskrift fra Internett når de kom til NM. "Innbydelse doc" PM-01.doc Vi valgte å lage NM-avis i stedet for program, hovedsakelig fordi en avis er langt rimeligere og enklere å få distribuert i et stort antall til lokale husstander. NM-avisen ble laget i tabloidformat med 12 sider og fargetrykk. Ca. 1/3 var redaksjonelt stoff inkludert program og opplysninger om NM, mens resten var annonser.

5 5 Vi laget en løpspose for hver løper, og organiserte disse klubbvis i kasser slik at de ble lette å finne frem for løpskontoret. I de individuelle løpene fikk løperne startnummer på vei til start. Dermed ble innholdet i løperposene begrenset til billetter (transport, overnatting, frokost, varmmat, bankett) og NM-avis. Vi laget ingen trykksaker, alt skriftlig materiell ble produsert på printer eller kopimaskin. Det bidro til å holde kostnadene nede. 8 OVERNATTING OG FORPLEINING Tilbudet på campinghytter og annen rimelig overnatting innen km fra løpssenteret var såpass bra at vi tilbød bare overnatting på hardt underlag. Vi ga i tillegg tilbud gjennom forpliktende påmelding om transport fra stevnekontor til samlingsplass, varmrett og bankett, se innbydelsen (vedlegg). Vi tillot salg av ytterligere billetter til banketten under arrangementet, og endte opp med ca. 360 deltakere før vi måtte si stopp. Antall påmeldinger: Type Onsdag Torsdag Fredag Lørdag Søndag Totalt Transport *) *) 66 Frokost Varm mat arena Overnatting hardt underlag Bankett *) Gangavstand fra stevnesenter. Detaljert oppsett av mat og salg er gitt i vedlegg. Arbeidsbeskrivelser.r tf "Evaluering mat NM-uka.rtf" Vareliste.xls "Reelt vareforbruk.doc" Prislister.rtf Martnasvafler.doc 8.1 Banketten Banketten ble arrangert i forlengelsen av premieutdelingen lørdag i Rennebuhallen, med totalt 360 deltakere. Av disse var det nærmere 200 som meldte seg på under arrangementet flere store klubber hadde glemt å melde seg på. Rennebu kommune og Sparebank 1 Midt-Norge bidro med økonomisk støtte til arrangementet. Det ble lagt vekt på festdekte langbord pyntet med rognebær og einer, enkel men god mat og servitører kledd i svart/hvitt. Ordføreren i Rennebu ledet arrangementet. Eget bord til spesielt inviterte, ca 20 personer inklusive hovedkomiteen. Det ble servert sodd 2 ganger og kaffe med lukket valnøtt.

6 6 Underholdning før maten var ved en saksofongruppe, og i pause under måltidet bidro to lovende musikere fra Rennebu: Heidi Skjerve, sang (har bla egen jazzgruppe) og Terje Uv på gitar (Johndoe). Vi hadde inntrykk av at kulturinnslagene slo godt an, og sammen med korte taler ga de en god ramme for banketten, som ble avviklet på ca 2,5 timer. Hyggelig at det ble spontan applaus når servitørene kom med lukket valnøtt tilbakemeldingene er også at banketten var vellykket og hadde en fin ramme, og ikke minst at den ikke dro ut i tid. 9 STEVNESENTER OG LØPSKONTOR Stevnesenteret i Rennebuhallen var åpent fra til hver dag. Oppgaver for senteret var å serve løpere og ledere, serve løpskontoret på arena, kopiere opp ajourførte startlister, strekktidslister og resultatlister, oppdatere resultattavler (i henhold til NOFs reglement) salg av kart, strekktidslister, billetter. Stevnesenteret hadde også en rolle i å kontrollere det som ble lagt ut på hjemmesida, her kom det et par feil som ble korrigert relativt raskt. Senteret ble også pålagt å serve pressen. Løpssenteret var godt besøkt på kveldstid. Vi hadde som ambisjon å kunne selge strekktidslister til de løperne som kom direkte fra arenaen. Pga endel rot med strekktidslistene som ble lagt ut greide vi ikke det alle dagene. Det var bra etterspørsel etter strekktidslister. Løpskontor på arenaen var åpent fra kl til arrangementet var slutt på arenaen. Oppgavene varierte fra dag til dag. Viktige oppgaver var å dele ut løpsposer, ta imot lagoppstilling stafett og endringer i brikkennummer m.m. Andre oppgaver var å registrere løpere for publikumsløpet, dele ut startlister (gratis), gi informasjon til løpere og trenere, selge strekktidslister. På Garli var løpskontoret plassert litt for langt utenfor selve arenaen, noe som reduserte bruken av kontoret. Vi hadde egen ordonans som ikke hadde annen oppgave enn å kjøre mellom stevnekontoret og arena. Det er en ordning vi vil vi anbefale. 10 ØKONOMI OG SPONSOR 10.1 Økonomi Regnskap ble ført med Excel. Oppgjør fra salgssteder ble oppgjort daglig og inntektsført. Budsjett og regnskap er vedlagt. RegnskapsbilagNMra pp.xls 10.2 Sponsor Start arbeidet med sponsorer tidlig dette er tidkrevende arbeid som krever mye oppfølging over tid. Dessuten setter bedrifter opp sine budsjetter året før (senhøstes), større avtaler bør være i havn da. I forhold til de store bedriftene (forsikringsselskaper, banker, Norske Skog,

7 7 TINE osv.) erfarte vi at O-idretten er for liten og at et O-NM blir for lite (vi har lite å by på i hospitality for bedriftens ansatte, vi er lite synlige i store riksdekkende medier etc.). I forhold til de interne kostnadene slike bedrifter må regne med for å lage en avtale blir O-NM for smått. Det må avsettes dedikerte ressurser/personer (gjerne 3-4 personer) til dette arbeidet og som har anledning å benytte normal arbeidstid til møter og oppfølging av potensielle sponsorer. Vi erfarte at møter var helt påkrevet selv om dette tok mye tid. Vi laget en egen sponsorpresentasjon som er vedlagt. Skal man ha suksess må man gå på høyt nivå i bedriften, gjerne adm.dir. og/eller markedsdir. Vet man om o-løpere i organisasjonen så benytt dem for alt de er verdt av innside-påvirkning. Å få sponsing i rene penger sitter langt inne, særlig hvis beløpet blir over kr. Hvis man ikke kan love bred mediedekning og nærmest garantere TV-tid er det vanskelig. Vi havnet på 2 hovedsponsorer, samt et stort antall mindre sponsorer. Hovedsponsorene gav betydelig pengestøtte, mens mange andre sponsorer bidro med varer, tjenester og utstyr. Lokal tilknytning og bekjentskaper betyr svært mye. Av naturalia vi fikk sponset var bl.a.: arenautstyr, WC-vogner, restaurant-telt, strømtilkobling, internett-tilknytning, bankett, mat til forpleining og kioskvarer (rabatt), osv. Vi erfarte at å ha en konkret prisliste for ulike sponsorelementer var enkel å benytte i salgssammenheng og var klargjørende for sponsorene mht. hva de kunne få for pengene. Vi utarbeidet også skriftlige sponsoravtaler som klargjorde vårt og sponsorens ansvar, og som ble signert av begge parter. sponsor_presentasjo sponsoravtale_mal.d n.ppt oc 11 PR OG MEDIER Som omtalt tidligere valgte vi å lage NM-avis i stedet for program. Vi valgte å leie profesjonell hjelp til redaktør- og layoutarbeidet samt oppsett av annonser dette var nyttig og kostet ikke all verden. Vær oppmerksom på at salg av annonser er tidkrevende og krever mye oppfølging, spesielt innenfor normal arbeidstid. Vi sendte ut brev til alt lokalt næringsliv med relativt liten respons, men etter oppfølging ble annonsesalget rimelig bra (men enda flere annonser kunne vært solgt hvis vi hadde hatt mer tid). Avisen ble trykket en drøy måned før NM i eksemplarer hvorav ca ble distribuert til lokale husstander i nærområdet til NM (Rennebu kommune pluss tilliggende områder i nabo-kommunene). Trykkekostnadene var lave, ca. 1,20 kr pr. avis. Vi distribuerte avisen via Posten dette kostet ca. 1 kr. pr. avis. På arrangementene hadde vi eget pressetelt ved innkomsten, med sluse for fotografering. Profesjonelle journalister har med seg mobilt sambandsutstyr, men vil gjerne ha internett med ISDN el.l. for overføring av bilder. Vi hadde en PC med internett på løpene og et pressesenter (skrivestue) på stevnekontoret, til disposisjon for pressen. Før arrangementet: Sørg for forhåndsomtale i lokale media for å få blest om arrangementet. Dette er som regel enkelt å få til gjennom direkte kontakt med mediene. Skriv gjerne forslag selv til en omtale,

8 8 slik at det blir enkelt for dem å skaffe til veie stoff - bla. faktainformasjon, info om kjente løpere osv. Send ut en pressemelding til alle store media ca 2-3 uker før arrangementet (det er ikke noen vits før). Vi benyttet NOFs medieliste for utsendelse pluss en del kontakter vi selv hadde. Under arrangementet: Eget pressetelt ved innkomsten med sluse for fotografering er et must som er forventet Lag en pressemappe med startlister og annen viktig informasjon til utdeling blant journalistene Ha tilgjengelig en PC med resultatene on-line i Presseteltet dette var populært og ble en del brukt Skaff til veie resultatlister kjapt gjerne også underveis i løpet selv om de ikke er endelige Klargjør en eller flere poster hvor fotografering kan foregå uforstyrret og hvor lys og andre forhold for fotografering er bra Etter løpet må man raskt få printet resultatlister til alle journalistene samtidig Ha kart med løyper påtegnet til alle journalister tilgjengelig for utdeling umiddelbart etter at løpet er avsluttet dette er til stor hjelp når de skal skrive løpsanalyser osv. Ha tilgjengelig kaffe og kaker i Presseteltet (frukt var også populært)! Andre erfaringer: Vi hadde presse-akkreditering på internettsidene, dette var nyttig for å få kontakt med journalistene på forhånd. De fleste benyttet seg av dette, og vi fikk informasjon om spesielle behov de hadde. Journalister krever generelt sett mye oppmerksomhet ha derfor personer tilgjengelig som kan hjelpe dem, for eksempel følge dem til foto-post, finne løpere for intervju osv. Service og kyndig veiledning på samlingsplass er viktig. Profesjonelle journalister har med seg mobilt utstyr, men setter pris på høyhastighets internett-tilkobling for bl.a. overføring av bilder. Vi hadde en PC med dette tilgjengelig på løpskontoret som ble flittig brukt av journalistene på ettermiddag/kveld. NRK TV er en spesiell opplevelse. De gav ingen løfter på forhånd. Men på kort varsel kom de med kamerateam og journalist på lørdag og søndag og lovet betydelig sendetid både i søndagsrevyen og sportsrevyen. Vi hjalp dem med filming og bæring av utstyr samt guiding i terrenget i nærmer 6 timer hver av disse dagene det resulterte i 80 sekunder sendetid i sportsrevyen (som var veldig bra)! 11.1 Internett, NM direkte Vi etablerte tidlig NMs hjemmesider disse var på plass allerede fra mars måned av. Vi benyttet meny og struktur stort sett som tidligere NM og la ikke mye arbeid ned i sofistikert design. Vi la ut praktisk informasjon etter hvert, spesielt var det populært med informasjon om treningsmuligheter gjennom sommeren i relevant terreng (inkludert salg av kartpakker for treningsformål). Utsnitt av tidligere kart ble også lagt ut tidlig. Ellers innholdt internettsidene de vanlige tingene som betyr noe under selve arrangementet: Startlister On-line rapportering fra løpene

9 9 Streaming av speakerlyd (veldig god tilbakemelding på dette!) Resultatservice under og etter løpet 12 ARENA All tung rigging ble gjort helga før arrangementet. Noe utstyr ble flyttet mellom arenaene. Dette må tenkes grundig gjennom, vi anbefaler flytting bare av utstyr som står på hjul. Vi la vekt på å ha store mål-stillaser med god plass for speaker-team og god værsikring. Vi skaffet materialer til to stillaser, slik at vi slapp å flytte mellom arrangementene. Stillasene var standard byggestillaser av stålrør-elementer med tre-lemmer, sponset av en lokal entreprenør. Vi hadde to romslige brakker på hjul, en for sekretariat-funksjoner ved inngangen til samlingsplass og en for datautstyr med skriver, og som stod ved målstillaset. Disse ble flyttet fredag kveld fra arena Garli til arena Berkåk. Videre utstyr: - Div. telt (brikke-avlesning, løpskontor, første-hjelp, premier, presse, VIP). - Oppblåsbart stor-telt (fra sivilforsvaret) med bord/benker for restaurant (fra Rennebumartna n). - Restaurant-utsalg under tak (fra Rennebu-martna n). Det er dyrt å leie slikt utstyr. Vi fikk praktisk talt alt sponset. I tillegg kunne vi låne mye utstyr fra Rennebu-martna n, som er et stort og årlig frilufts-arrangement. Ikke glem søppel-tømming og tømming av WC-vogner! Vi hadde behov for midlertidig skilting med nedsatt fartsgrense på E6. Det er en omstendelig prosedyre med skriftlig søknad som må behandles av veikontoret og lokal lensmann, regn med minst 6 måneders saksbehandling. Parkering må planlegges og organiseres, bl.a. med et tilstrekkelig antall personer slik at det ikke blir kø. Vi benyttet bevisst muligheten til å la løperne passere arena, både i senior klassisk, kortdistanse finale og stafetten, og la opp samlingsplassen deretter. Det mener vi var vellykket. Arenakart er gjengitt i PM (eget vedlegg). 13 LØYPELEGGING OG KONTROLL Vi bemannet hvert arrangement med to løypeleggere, som skulle jobbe i team. Dette vil vi anbefale, av flere årsaker: Løypelegging er et langsiktig arbeid, med lite dokumentasjon underveis. Hvis en løypelegger faller ut, vil den andre sikre kontinuiteten. Dette gjelder spesielt den hektiske siste fasen, i tilfelle f.eks. sykdom. Egenkontrollen blir styrket, både av kart og løyper. Gir passe arbeidsdeling, spesielt i sluttfasen med utsetting av poster m.v. God opplæring, hvis en erfaren løypelegger settes sammen med en som er mindre erfaren.

10 10 Hvis dette skal virke optimalt forutsetter det at løypeleggerne parvis arbeider integrert, og at de ikke bare deler oppgaven i to separate jobber. Vi hadde det vanlige kontroll-opplegget med en hovedkontrollør og løypekontrollører. Kontrollørene arbeider på vegne av NOF, og fikk kjøre sitt eget løp. Vi erfarte konstruktivt samarbeid og ingen spesielle problemer. I etterkant ble det bemerket fra kontrollør-hold at noen løypeleggere tok kontakt først på et så sent tidspunkt at kontrolløren hadde små muligheter til å påvirke opplegget. Det er viktig at løypeleggerne følger avtalte tidsplaner, både for kontrollørens og egen del. Vi la vekt på at gjennomløpingen om morgenen skulle være så fullstendig og realistisk som mulig, spesielt med hensyn på kontroll av koder og postbukker, og med et tidsskjema som gjorde det mulig å rette eventuelle feil. Eksempel på instruks for prøveløpere og tidsplan er gitt i vedleggene. Instruks.doc Tidsplan.doc Vi vil sterkt anbefale at det brukes en datastøtte for løypeleggingen som har automatisk kontroll av postbeskrivelser og koder ved påtrykk av løyper. Vi brukte løypelegger-modulen som ligger i OCAD. NM for senior er et 4-dagers løp uten hviledag, 3-dagers for junior. Vi gikk inn for at klassisk-distansen første dag skulle være i underkant av normert vinnertid. Dette gjaldt spesielt H21 når vinnertiden vipper over 1:30 vil et antall løpere bruke mer enn 2 timer og komme i mål mer eller mindre på felgen. Vi føler at det ikke er riktig åpning på en NM-uke. Målsettingen ble nådd i alle klasser bortsett fra H17-18, men der ble det bommet nokså friskt, også blant de beste. Løypeleggerne for stafetten la bevisst enkle gaflinger, for å redusere muligheten for feil. De la løyper med 12 alternativ, både i H17 og D17. Resultatet var 18 herrelag og 8 damelag i mål i løpet av de første 20 minutter etter vinnerlagene, stort sett uten klynger. Det synes vi gav en passe kombinasjon av spenning og spredning, i dameklassen faktisk litt for stor spredning. Gaflingsopplegg.doc Starten i individuelle løp ble lagt et stykke fra samlingsplass. Dermed fikk løypeleggerne frihet til å planlegge løypene med passering av samlingsplassen underveis, uten at det gikk ut over kvaliteten på løypene. Vi mener det var et riktig valg. Torsdag og fredag gikk løpene på samme kart (Garli), tilsvarende for lørdag og søndag (Berkåk). I liket med NM 2002 delte vi ut kartene etter hvert løp. Det var forbud mot å ta med kart (både gamle og nye) til samlingsplass. Vi hadde ingen kartoppslag på samlingsplass, bare på start (som lå relativt langt borte). Dermed fikk de tidligstartende ingen mulighet til å vise løypa til de sentstartende. Det var ingen innsigelser mot dette opplegget.

11 11 14 SPEAKER Vårt opplegg: Speaker skulle snakke trøndersk. Speaker skulle ikke nødvendigvis snakke i ett kjør. Vi skulle ha arenaspeaker. Pausemusikk var forbudt (vi har hørt nok svensk-pop på o- og ski-løp). Speakerkonseptet skulle endre seg fra dag til dag; tilpasset den aktuelle konkurransens karakteristika. Vi har i ettertid oppfattet at det er mange meninger om speaker, og at andre ville ha gjort det på en annen måte. Vi mener at vårt speaker-opplegg var vellykket. Vi planla å ha to likeverdige speakere. Like før arrangementet fikk vi avbud fra den ene. Vi var da kommet så langt i planleggingen at vi valgte å kjøre løpet med en speaker, pluss et par assistent-speakere. Fire hele dager i trekk ble i drøyeste laget for speaker, og vi vil sterkt anbefale et opplegg med to speakere som veksler på oppgaven. Speaker hadde følgende støtteapparat: 3 PC-skjermer som viste følgende: Speaker hovedsystem Online passeringspost Online sistepost Radiosamband til/fra meldeposter og forvarslingsposter Direkte melding fra EKT på passeringspostene (kfr. PC-skjermer) 4-5 assistenter med følgende funksjoner: Følge aktuelle passeringer onlinepost Følge aktuelle passeringer sistepost Motta og sortere radiomeldinger Vi valgte å leie et høyttaleranlegg med kompetent person som kjørte lyden og som stod i beredskap i tilfelle noe skulle svikte. Det var meget betryggende. Vi forberedte også et begrenset antall lydkulisser (musikk-kutt av ulik type og varighet) for bruk som underbygging av ønsket stemning, som for eksempel: - spenning/forventning før melding/forvarsel - øke trykket ved spennende innspurt - hylling av vinner Vi var ganske gjerrige i bruken av disse effektene og har inntrykk av at dette satte en ekstra spiss på stemningen når vi først tok de i bruk. Erfaringer: Vi ønsket ikke å være avhengig av mobiltelefon i meldetjenesten. Med flere hundre ungdommer på samlingsplass og med hver sin mobil var vi redd for overbelastning av det lokale nettet. Men vi hadde mobil som backup i sambandet. Radiosambandet var grundig uttestet på forhånd. Men under løpene erfarte vi at sambandet til meldepost ble tidvis sterkt negativt påvirket av stålstillaset i speakertårnet og støy fra de tunge data-installasjonene. Høyhastighets link til internett gav også støy. Sambandet bør derfor om mulig testes med data-utstyret installert og i drift.

12 12 Direkte EKT fra meldepost sviktet under ett av løpene grunnet en kontaktfeil i postenheten. 15 EKT OG DATA 15.1 Påmelding og startlister Etter pålegg fra NOF brukte vi ENTRY ONLINE. Det var relativt problemfritt. I tillegg aksepterte vi påmelding via E-post og brev. Fax ble bevisst kuttet ut. Praktisk talt all påmelding kom via ENTRY ONLINE eller på E-post. I likhet med tidligere arrangører erfarte vi at påmelding er arbeidskrevende løpere og klubber er uryddige. Påmelding i ONLINE ble åpnet 1 juli. Påmeldingsfrist var 21. august for E-post og 19. august for påmelding pr. brev. På et relativt sent tidspunkt måtte vi utsette påmeldingsfrist for klassisk senior til 25. aug. fordi flere kretser hadde satt opp KM (24. aug.) som uttaking. Vi erfarte en del forvirring med den elektroniske påmeldingen fordi startlistene ikke var ajourført (ONLINE problem) Vi valgte bindende påmelding til overnatting, transport, bankett og mat (etter å ha lest om erfaringene fra NM 2002). Dette kunne ikke håndteres av ENTRY ONLINE og måtte gå separat, på E-post. Seeding er en omstendelig prosess som krever en meget detaljert tidsplan og samkjør med NOF. Dette gikk fint. Noen rutiner må gå manuelt, for eksempel oppsett av startlister i kortdistanse finale. I stafetten tillater reglene at lagene kan melde inn endringer innen en time før start. Hvis mange lag benytter seg av denne muligheten blir dette et stress-moment. Vi drev aktiv innpisking lørdag kveld og fikk praktisk talt alle lag på plass.

13 13 Påmeldingstall: Øvelse Klasse Påmeldte Kommentar D D Klassisk D21-60 H H H21-80 Kortdistanse D heat kvalifisering H heat D Kortdistanse finale Stafett 600 påmeldte løpere 1455 individuelle påmeldte D D21-48 H H H21-60 D lag H lag 15.2 Tidtaking og resultatservice På det meste hadde vi 15 PC er i nett. Vår vurdering er at en arrangør er helt avhengig av profesjonell hjelp til å sette opp og å drive datasystemet under arrangementet. Vi var så heldige å ha denne ekspertisen i klubbene. Vi hadde strømforsyning fra nett via byggestrøm-skap. Vaffeljern og andre store strømbrukere var koblet til andre kurser enn datasystemene. Vi brukte stort sett bærbare PCer og sløyfet UPS, men vi hadde et dieselaggregat i beredskap i tilfelle langvarig bortfall av strøm. Våre data-folk sa at det var betryggende. Opplegget for speaker må vies spesiell oppmerksomhet, se eget avsnitt. Det må foreligge plan og prosedyrer for evt. svikt (nettutfall, strømbrudd) og for klagebehandling og avvik (f. eks. EKT-brikker som ikke er lesbare, som ikke er nullet osv.) Egne vedlegg beskriver EKT-systemet og rutiner rundt det: EKT-forberedelse.do c EKT-arena.doc Vi valgte å legge ut speaker-lyden på internett, i tillegg til den vanlige tekst-tjenesten on-line. Det var noen tekniske problemer i starten (se vedlegget) men det ble vellykket til slutt. Tilbakemeldingen var meget god på dette punktet.

14 14 Et eget vedlegg beskriver opplegget mot internett. www-tjenesten-01.d oc 15.3 Fakturering Påmeldingssystemet brukes også som underlag for fakturering. Hver løp er en enhet, og dette må legges sammen manuelt for hver løper/klubb. ENTRY ONLINE håndterer ikke løperpakker, som må behandles separat og legges inn manuelt. Dette er ikke særlig rasjonelt. 16 PREMIER OG MINNEKART Det er mye god brukskunst å velge i. Skal det bli vellykket, ikke minst budsjettmessig, kreves det noen personer som forstår seg på slikt og som har minst ett år på seg. Vi valgte tre forskjellige brukskunstnere, som arbeidet i henholdsvis glass og tre. De fikk vinteren på seg til å produsere. I tillegg fikk vi noen (få) gavepremier. Vi hadde premieutdeling på løpene, og opplevde praktisk talt 100% oppmøte av premievinnerne. Lørdag hadde vi premieutdeling før banketten, og hadde også da meget godt oppmøte. Vi delte ut ca. 630 NOF-diplomer. Vi laget en Word-mal slik at vi kunne trykke på plassering, klasse og distanse, med bruk av skuff for manuell mating på en laserprinter. På løpet gjensto bare å skrive på navn, i henhold til resultatlistene. På stafetten rakk vi ikke det en gang (210 diplomer). Vi delte ut kartene etter hvert løp, og sløyfet minnekart. Ingen klager av den grunn. Alle dagene forsvant det løpskart slik at noen løpere ikke fikk kartene sine. Det anbefales merking av kartene med startnr. ved målgang slik at man kan ha en viss kontroll med utdelingen av kartene. Vi opprettet et system slik at de løperne som meldte seg fikk ettersendt minnekart. 17 DIVERSE ERFARINGER Lørdag hadde vi publikumsløp, med 115 registrerte deltakere. Løpskartene fra kortdistansen ble delt ut like før start for publikumsløpet. Det førte til at mange løpskart forsvant, og at mange startet i publikumsløpet uten å betale. Videre var det noen som med kartet i handa kunne ta bein-veien til start (som lå 2 km unna) og dermed fikk en tur gjennom åpningsstrekket i stafetten dagen etter. Det vil lønne seg å holde igjen løpskartene litt, akkurat denne dagen. Husk O-sportens vogge, det har blitt en fin tradisjon. Førstemann som lå i vogga var deltaker i 2003, klasse H17-18, og det er flere på vei! I 2003 gikk vogga til Bjørn Hauge og Cecilie Wærp Hauge, OSI. De må kontaktes slik at vogga er på plass til NM Arrangøren må ta aksjon og finne vinnere i etterfølgende år.

15 15 Vi har gitt noen råd til NOF vedr. NM-regler: Stafetten bør arrangeres med tre like lange etapper (samme totale vinnertid som nå). Dette gir bedre og enklere gafling, og bedre løyper. Reisefordelingen bør forenkles. Nå er det et stort merarbeid for arrangøren med å fordele små-penger til et stort antall klubber. Vi delte ut ca. 650 diplomer, 210 diplomer bare på stafetten. Det var et stort stressmoment å skrive disse (pent) ut, i minuttene mellom løpsavslutning og premieutdeling. Vi anbefaler at NOF gjør en vurdering med tanke på å redusere antall diplomer, evt. å lage et enklere opplegg, spesielt i klasser med fri påmelding I de fleste klassene er det fri påmelding. Vi reiser spørsmål om det er riktig å premiere 1/3 av løperne. Dette spørsmålet er spesielt påtrengende i stafetten 18 SLUTTORD Til våre egne arrangører: TAKK FOR VEL UTFØRT JOBB! Til fremtidige arrangører: LYKKE TIL!