MØTEINNKALLING SAKLISTE. 1/16 15/11812 Plan for forvaltningsrevisjon prosjektplan overordna analyse

Transkript

1 Side 1 av 2 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Thon Hotel Jølster, Skei MØTEINNKALLING Møtedato: Tid: 09:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. Varamedlemer møter berre etter særskild innkalling. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 1/16 15/11812 Plan for forvaltningsrevisjon prosjektplan overordna analyse 2/16 15/12901 Kontrollutvalet - Budsjett Disponering av vedteken budsjettramme 3/16 15/13011 Kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll /16 16/85 Forvaltningsrevisjon - Samhandling og prosjektstyring - oppfølging av vedtak 5/16 16/161 Forvaltningsrevisjon - Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport - oppfølging av vedtak 6/16 16/236 Forvaltningsrevisjon - Tannhelsetilbodet til prioriterte grupper - bestilling 7/16 16/266 Forvaltningsrevisjon - Fylkesarkivet - oppfølging av vedtak 8/16 15/13067 Årsplan for kontrollutvalt /16 15/13051 Oppfølgingsliste /16 16/527 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 26. januar 2016

2 Side 2 av 2

3 Møtebok Kontrollutvalet MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Thon Hotel Jølster, Skei Møtedato Kl. 09:00 16:45 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Frank Willy Djuvik, Odd Atle Stegegjerdet, Jorunn Ringstad, Klaus Iversen, Lise-May Sæle Assisterande fylkesrådmann Paal Fosdal, sak 6/16 og sak 10/16 pkt. 3 og 4. Gunnar Husabø, Deloitte AS Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Utvalet tek stilling til om kva saker som skal vere opne/lukka. Kontroll-utvalet vedtok samrøystes at sak nr. 10/16 pkt. 4 vert handsama for lukka dører, jf. kommunelova 31, nr. 3. Klaus Iversen fekk permisjon frå kl , og var ikkje med på handsaming av saken 2/16, 8/16, 9/16 og 10/16 pkt. 1. Side 1 av 5

4 Møtebok Kontrollutvalet SAK 1/16 Plan for forvaltningsrevisjon prosjektplan overordna analyse Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan for utarbeiding av overordna analyse slik den ligg føre. SAK 2/16 Kontrollutvalet - Budsjett Disponering av vedteken budsjettramme Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek disponering av budsjettramma 2016 til vitande 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å fremje sak om justering av ramma på bakgrunn av auka kostnader til SF revisjon IKS 2016, og eventuelt endra kostnadsstruktur på det nye utvalet i samband med 1. tertial-rapportering SAK 3/16 Kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Bestillingsdokument for finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 for Sogn og Fjordane fylkeskommune, totalt kr vert godkjent og sendt SF revisjon IKS SAK 4/16 Forvaltningsrevisjon - Samhandling og prosjektstyring - oppfølging av vedtak Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Rapporten frå fylkesrådmannen datert vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet vurderer vedtaket i FT-sak 2/2015 til å vere ferdig oppfølgt. Side 2 av 5

5 Møtebok Kontrollutvalet SAK 5/16 Forvaltningsrevisjon - Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport - oppfølging av vedtak Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen med oppfølging av tilrådingane til vitande. 2. Kontrollutvalet vurderer punkt 2, 4 og 5 til å vere oppfølgde 3. Kontrollutvalet ber om ny rapport når dei resterande punkta, 1a 1f er ferdig oppfølgde seinast 30. juni SAK 6/16 Forvaltningsrevisjon - Tannhelsetilbodet til prioriterte grupper - bestilling Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon «Tannhelsetilbodet til prioriterte grupper» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Vedteken bestilling vert sendt Deloitte AS Endringsframlegg som kom fram i møtet: Nytt pkt. 1 og 2: 1. Kontrollutvalet utset forvaltningsrevisjon av tannhelsetilbodet til prioriterte grupper på grunn av pågåande politisk prosess. 2. Leiar og kontrollsjef får fullmakt til å utarbeide bestilling på forvaltningsrevisjon av kulturminnevern, og sende bestillinga til Deloitte AS. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet utset forvaltningsrevisjon av tannhelsetilbodet til prioriterte grupper på grunn av pågåande politisk prosess. 2. Leiar og kontrollsjef får fullmakt til å utarbeide bestilling på forvaltningsrevisjon av kulturminnevern, og sende bestillinga til Deloitte AS Side 3 av 5

6 Møtebok Kontrollutvalet SAK 7/16 Forvaltningsrevisjon - Fylkesarkivet - oppfølging av vedtak Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen med oppfølging av vedtak i FT-sak 3/15 til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om statusrapport når styringsgruppa har vedteke vedtekter for kommunearkivordninga, og tilbakemelding etter at nye rutinar er vedtekne om systematiske risikovurderingar. Endringsframlegg som kom fram i møtet: Nytt pkt Kontrollutvalet ber om status i arbeidet med utarbeiding av vedtekter for kommunearkivordninga og i arbeidet med nye rutinar for systematiske risikovurderingar innan 15. august Avrøysting: Pkt. 1 i tilrådinga og nytt pkt 2 i endringsframlegget vart samrøystes vedtekne. Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen med oppfølging av vedtak i FT-sak 3/15 til vitande. 2. Kontrollutvalet ber om status i arbeidet med utarbeiding av vedtekter for kommunearkivordninga og i arbeidet med nye rutinar for systematiske risikovurderingar innan 15. august SAK 8/16 Årsplan for kontrollutvalet 2016 Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek vedlagte årsplan for 2016 til vitande SAK 9/16 Oppfølgingsliste Dette gir følgjande VEDTAK: 1. Oppfølgingsliste vert teken til vitande Side 4 av 5

7 Møtebok Kontrollutvalet SAK 10/16 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 26. januar 2016 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte Inneklima og vedlikehald av fylkeskommunale bygg Prosjektet er i rute. Ferdigstillingsdato er seinast utgangen av mars Forvaltningsrevisjon overordna analyse Prosessmøte 1 med kontrollutvalet - risikospel Diskusjon og vurderingar av risikoar innanfor fylkeskommunen sitt ansvarsområde Prosessmøte vart gjennomført. Revisor og kontrollsjef arbeider vidare med den overordna analysen, og innarbeider dei innspel som kom fram i møtet. 3. Oppfølging av FR Tryggleik og beredskap status v/assisterande fylkesrådmann Assisterande fylkesrådmann orienterte om status for oppfølginga av fylkestingsvedtaket etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tryggleik og beredskap. Det vart bedt om utsetting av fristen for å fullføre oppfølginga til på grunn av at arbeidet med ROS-analysen vil skje etter at ny organisasjonsstruktur for sentraladministrasjonen er på plass 1. april Diverse orienteringar v/assisterande fylkesrådmann Orienteringane vart gitt i lukka møte, ref. kommunelova 31, pkt Orientering frå leiar og kontrollsjef Leiar tok opp e-posten frå Nondal, som førre leiar i kontrollutvalet mottok 19. oktober 2015, til handsaming. Utvalet var samde om at det skal utarbeidast og sendast eit svar via e-post til Nondal. Kontrollutvalsleiar og kontrollsjef fekk fullmakt til å utarbeide og sende dette Side 5 av 5

8 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Plan for forvaltningsrevisjon prosjektplan overordna analyse Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan for utarbeiding av overordna analyse slik den ligg føre. Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon - Prosjektplan overordna analyse Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Plan for forvaltningsrevisjon skal baserast på ein overordna analyse av fylkeskommunen si verksemd ut frå risiko- og vesentlegvurderingar, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på dei ulike områda i fylkeskommunen. Den overordna analysen kan utarbeidast på mange måtar. I forskrift for kontrollutval 10 står det følgjande om plan for forvaltningsrevisjon og den overordna analysen: Kontrollutvalget skal minst en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i perioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunen eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Føresegna fastset at det er kontrollutvalet som har ansvaret for at det vert utarbeidd ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Andre ledd inneheld krav om overordna analyse. Føremålet med analysen er å få fram relevant informasjon om fylkeskommunen si verksemd, slik at det vert mogeleg å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Det er opp til kontrollutvalet å avgjere kor detaljert ein ønskjer den overordna analysen. Retningslinjer for innhald og gjennomføring av forvaltningsrevisjonar er omhandla i forskrift om

9 Side 2 av 2 revisjon i kommunar og fylkeskommunar kapittel 3. Kontrollutvalet vedtok i KU-sak 50/15 å bestille overordna analyse. 2. Vurderingar og konsekvensar Sogn og Fjordane fylkeskommune har ein plan for forvaltningsrevisjon som gjeld ut 2016, eller til ny plan er vedteken av fylkestinget. Ny plan for forvaltningsrevisjon skal vere utarbeidd av kontrollutvalet og handsamast av fylkestinget innan utgangen av For å unngå dårleg tid med dette viktige arbeidet foreslo sekretariatet å bestille overordna analyse på møtet 24. november Følgjande framdriftsplan vart føreslege: Bestilling av overordna analyse av Deloitte AS på møte 24. november Leveringsfrist for analysen vert sett til 30. juni Kontrollutvalet handsamar overordna analyse i løpet av august. Kontrollutvalet handsamer Plan for forvaltningsrevisjon basert på sak frå sekretariatet i løpet av september Fylkestinget får plan for forvaltningsrevisjon til handsaming 18. oktober Overordna analyse Det er i forskrifta sagt lite om korleis den overordna analysen skal utførast. Dette er i stor grad opp til kontrollutvalet å avgjere. Den overordna analysen skal peike på aktuelle område for forvaltningsrevisjon basert på ein risikoanalyse. Desse områda skal kontrollutvalet rangere i høve vesentlegvurderingar før plan for forvaltningsrevisjon vert utarbeidd. Prosjektplanen inneheld innleiingsvis ein kort orientering om plan for forvaltningsrevisjon. Prosjektplanen inneheld vidare eit kapittel om overordna analyse der overordna analyse vert definert og der vi får ein gjennomgang av metoden for å utarbeide analysen. Til slutt er det ei oversikt over tid og ressursbruk. Det er i utarbeidinga teke omsyn til at utarbeiding av analysen skal vere eit samarbeidsprosjekt mellom Deloitte og kontrollsjefen (sjå KU-sak 50/15). Det er teke høgde for dette i prosjektplanen, med ei fordeling der Deloitte står for i overkant av 70% av prosjektet og kontrollsjefen dei resterande om lag 30%. Prosjektet er berekna til om lag 135 timar. Kontrollsjefen tek ansvaret med å skrive plan for forvaltningsrevisjon, som vert utarbeidd på bakgrunn av risiko og vesentlegheit i den overordna analysen. I tillegg skal kontrollsjefen vere ansvarleg for innhenting av dokumentasjon, vere med på dokumentanalyse og utarbeiding av analysedokumentet. Prosessmøta i kontrollutvalet vert gjennomført av Deloitte og kontrollsjefen. Dei øvrige oppgåvene som spørjeundersøking, intervju og prosjektadministrasjon vert utført av Deloitte. I bestillinga var det stipulert eit timetal på om lag 70 frå Deloitte til dette arbeidet. Det vil gå med noko meir tid då synergieffekten ved å gjennomføre overordna analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ikkje tilstrekkeleg var justert for i utrekninga i samband med bestillinga. 3. Konklusjon Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å godkjenne prosjektplanen slik den ligg føre, og be revisor om å gjennomføre analysen i samsvar med prosjektplanen og ferdigstille prosjektet innan utgangen av juni 2016.

10 Prosjektplan Sogn og Fjordane fylkeskommune Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon Januar 2016

11 Prosjektplan Overordna analyse Innhald 1 Innleiing Om forvaltningsrevisjon Deloitte si tilnærming til overordna analyse Overordna analyse Analysedokument Metodisk tilnærming og involvering av sentrale aktørar Dokumentanalyse Statistikk Intervju Elektronisk spørjeundersøking Prosessmøte I med kontrollutvalet Prosessmøte II med kontrollutvalet Plan for forvaltningsrevisjon Kompetanse og personell Pris og tidsbruk Side 2

12 Prosjektplan Overordna analyse 1 Innleiing Deloitte er i sak 50/15 bede av kontrollutvalet om å utarbeide ein prosjektplan for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet ynskjer at arbeidet skal gjennomførast med ei arbeidsdeling mellom Deloitte og kontrollsjefen. I dialog med kontrollsjefen har vi kome fram til ei løysing der Deloitte har eit overordna ansvar for å utarbeide den overordna analysen med analysegrunnlag. Kontrollsjefen har det overordna ansvaret for utarbeidinga av sjølve planen, og bidrar også med dokumentinnhenting/-analyse, og i gjennomføringa/dokumentasjonen av dei to prosessmøta i kontrollutvalet. Vi presenterer i denne prosjektplanen eit samla tilnærming for heile prosjektet. 1.1 Om forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå fylkestinget sine vedtak og føresetnader, under dette å: - vurdere om forvaltninga løyser oppgåver i samsvar med fylkestingets vedtak og føresetnader - vurdere om ressursbruken og verkemidla til forvaltninga er effektive i forhold til måla som er sette på området - vurdere om regelverket vert etterlevd - vurdere om styringsverktøya som fylkeskommunen nyttar er hensiktsmessige - vurdere om avgjerdsgrunnlaget frå administrasjonen til dei politiske organa er tilstrekkeleg utgreidde - vurdere om resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med fylkestingets føresetnader og/eller om resultata for verksemda er nådde 1 Kontrollutvalet er ansvarleg for å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon, og for å bestille forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det er krav om å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutval går det fram: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 Det er eit krav om at plan for forvaltningsrevisjon skal vere basert på ein overordna analyse: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Formålet med den overordna analysen er å skaffe relevant informasjon om verksemda til fylkeskommunen, slik at det er muleg for kontrollutvalet å leggje ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike område der det kan vere aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. 1 Forvaltningsrevisjon er regulert i forskrift om revisjon av kommuner 7. Sjå også 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 Side 3

13 Prosjektplan Overordna analyse 1.2 Deloitte si tilnærming til overordna analyse I prosessen med den overordna analysen og utforminga av planen, legg Deloitte sin metodikk opp til høg grad av involvering, både av kontrollutvalet og av sentrale aktørar i administrasjonen og i fylkestinget. Gjennom den nyleg gjennomførte evalueringa av kontrollutvalsarbeid som Deloitte har gjennomført kjem det fram at tett involvering av kontrollutvalet i planprosessen er ein viktig føresetnad for å sikre at kontrollutvalet gjer gode prioriteringar gjennom perioden. Med ei tilnærming der utvalet spelar ein aktiv rolle vil ein sikre at ein får avdekt kva forvaltningsområde og eigarskap det er knytt størst risiko til. I tillegg, vil høg grad av involvering bidra til å forankre planarbeidet og gjere det kjent både i fylkestinget og i administrasjonen. Dette vil skape eit godt grunnlag for gjennomføringa av prosjekta som blir prioriterte i planane. Side 4

14 Prosjektplan Overordna analyse 2 Overordna analyse Formålet med den overordna analysen er å skaffe relevant informasjon om verksemda til fylkeskommunen, slik at det er muleg for kontrollutvalet å leggje ein plan for forvaltningsrevisjonar, og å prioritere mellom ulike område der det kan vere aktuelt å gjennomføre prosjekt. Den overordna analysen vil avdekkje indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i forhold til regleverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til sannsynet for og konsekvensane av at det kan førekome avvik frå til dømes regelverk, mål, vedtak og andre føringar som fylkeskommunen har sett for verksemda. Risiko må vurderast innanfor alle fylkeskommunen sine tenesteområde og eigarskap. På bakgrunn av risikoanalysen vil det bli utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt, og kontrollutvalet må skjønnsmessig vurdere dei ulike områda opp mot kvarandre, og avgjere kva dei meiner det er mest vesentleg å undersøkje Analysedokument Det vil bli utarbeidd analysedokument i samband med den overordna analysen. Analysedokumenta vil gje eit grunnlag for kontrollutvalet til å velje ut og prioritere prosjekt. Del 1: Innleiing I denne delen vil vi beskrive arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og utarbeidinga av ein overordna analyse med risiko- og vesentlegvurderingar. Vi vil også beskrive kva metodar som er brukte. Del 2: Risikoanalyse I denne delen vil vi gjere ein oppsummerande presentasjon og analyse av data knytt til kvart tenesteområde, slik at det går fram kva område det er knytt risiko til. Del 3: Identifiserte behov for forvaltningsrevisjon I den siste delen vil vi oppsummere dei områda det er knytt størst risiko til, basert på risikoanalysen i del 2, og knytte desse til mogelege forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det er kontrollutvalet som skal prioritere mellom prosjekta. Kontrollutvalet står også fritt til å leggje til og ta vekk prosjekt. Dette vil skje i prosessmøte II med kontrollutvalet. 2.2 Metodisk tilnærming og involvering av sentrale aktørar Dokumentanalyse Dokumentanalysen tar utgangspunkt i planar, meldingar og rapportar frå fylkeskommunen. Desse vil samla gi eit oversyn over fylkeskommunen sine mål og strategiar, og vil gi eit viktig bidrag til å avdekkje område med risiko eller behov for forbetring. 3 For ein nærare presentasjon av overordna analyse, sjå Kontrollutvalsboka (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengelig på Side 5

15 Prosjektplan Overordna analyse Vi legg opp til at kontrollsjefen vil gjennomføre sjølve innhentinga av aktuelle dokument for den overordna analysen. Dokumentanalysen vil gjerast i samarbeid mellom kontrollsjefen og Deloitte Statistikk Offentlig statistikk er i første rekkje henta frå KOSTRA, og viser tal frå alle tenesteområda som blir gjennomgått i analysen. I analysen vil vi gjere ei samanlikning av fylkeskommunen sine tal opp mot tal frå andre fylkeskommunar, noko som gjev eit godt grunnlag for å finne indikasjonar på avvik eller forbetringsområde Intervju Vi vil gjere intervju med både politiske og administrative leiarar i fylkeskommunen. Vi ønskjer å intervjue fylkesrådmann og fylkesdirektørar. I tillegg vil vi intervjue fylkesordførar og eit utval av gruppeleiarar/utvalsleiarar (3-4). Intervjua vil ved behov bli gjennomført på telefon for å sikre ei effektiv gjennomføring Elektronisk spørjeundersøking Administrative leiarar i fylkeskommunen, samt hovudtillitsvalde og hovudverneombod blir involvert i risikoanalysane gjennom ei undersøking i Questback (elektronisk spørjeundersøkingsverktøy). I spørjeundersøkinga blir desse respondentane bedne om å peike på potensielle risikoar innanfor det tenesteområdet dei har ansvar for Prosessmøte I med kontrollutvalet I det første prosessmøtet vil kontrollutvalet få høve til å diskutere og vurdere risikoar innanfor fylkeskommunen sine ansvarsområde, basert på eigen erfaring frå arbeidet i kontrollutvalet. I denne prosessen vil vi ta i bruk eit «risikospel» som har ei oversikt over dei ulike tenesteområda i fylkeskommunen. Ved bruk av farga spelbrikker får kontrollutvalsmedlemmene høve til å vurdere risiko knytt til ulike tenesteområde. Risikoperspektiv bruker perspektiv økonomi tilskudd etterlevelse av regelverk måloppnåelse (resultater) ledelse vedtaks oppfølging I byrjinga av møtet vil revisjonen orientere om kva data som er samla inn så langt og ev. om det peiker seg ut nokre område som det kan vere knytt risiko til basert på undersøkingane som er gjennomførte. organisasjon endring & reformer Vi legg opp til at Deloitte vil leie dette prosessmøtet, og at kontrollsjefen vil assistere i spelet, og ta notat som vil bli brukt i den vidare analysen Prosessmøte II med kontrollutvalet Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføre si endelege prioritering til planen for forvaltningsrevisjon. Som eit grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet i god tid før møtet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte med ei risikovurdering. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte I. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere kva område som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon. Vi legg opp til at Deloitte vil leie dette prosessmøtet, og at kontrollsjefen vil assistere og ta notat som vil bli brukt for den endelege utarbeidinga av plan for forvaltningsrevisjon. Side 6

16 Prosjektplan Overordna analyse 3 Plan for forvaltningsrevisjon Den overordna analysen og kontrollutvalet sine prioriteringar av prosjekta i prosessmøte II dannar grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon. Vi legg opp til at utarbeidinga av sjølve planen blir lagt til kontrollsjefen. Deloitte vil vere tilgjengeleg for å drøfte innhaldet i dei ulike prosjekta som er prioritert, samt gje råd knytt til innhaldet i planen generelt sett, dersom kontrollsjefen ynskjer dette. Side 7

17 Prosjektplan Overordnaanalyse 4 Kompetanse og personel l Særtrekk ved kommunal sektor set krav til revisjonen sin kompetanse og til arbeidsform og tilnærming. Forvaltningsrevisjon er ei revisjons- og kontrollform som mellom anna krevbrei kjennskap til dei fylkeskommunale tenesteområdaog dei ulikeutfordringane som ein kommune kan ha. Dettebetyr at den som utarbeider analysen bør ha kunnskap om eitbreitt juridisk, økonomisk og samfunnsfagleg fagfelt, og kunne handtere dei utfordringar som ligg i spenningsfeltetmellom kontrollutvalet, politikarane og administrasjonen sine forventningar og prioriteringar. Det tilbydde oppdragsteamethar brei erfaring fråarbeidmed forvaltningsrevisjon og planarbeid, samt samhandlingmed kontrollutval, andrepolitiskeutval og fylkeskommunen sin administrasjon. Vår arbeidsform baserer seg på at kontrollutvalet, fylkestingetog administrasjonen blir involvert i prosessen for åmedverke til bådebreiddogdjupn i analysane. Vedå sikrebrei involvering vil den endelege planen speile verksemdaog dei risikoområda som finst i fylkeskommunen. Oppdragsansvarleg partnar for prosjektet vil vere Stein Ove Songstad, cand. jur og Master of management. Songstader ansvarlig for kvalitetssikring og skal sørgje for atprosjektet til ei kvar tid er tilstrekkeleg bemannaog følgjer oppsettplan for tidsbruk. Gunnar Husabø vil vere prosjektleiar, og vil stå for den daglege styringa av prosjektet. I tillegg vil og Maja Finnes Sollidog Frode Løvlie vereaktuellemedarbeidarar på prosjektet. Stein Ove Songstad Oppdragsansvarleg partnar Stein Ove er cand. jur. og Master of Management, og vil vereoppdragsansvarleg for tenester innan forvaltningsrevisjon. Stein Ove nyttar tilnærmaheile si stilling påoppdrag innan offentleg sektor. Han vil sjå til atoppdrag blir utførteffektivtog til rett tid. Gjennom kontaktmed oppdragsgjevar vil han syte for at fylkeskommunen sittbehov for kompetanseblir dekka, og at forventningar til serviceblir oppfylte. Han vil ogsåhaansvar for planleggingog kvalitetssikring av forvaltningsrevisjonsprosjekta. Stein Ove Songstad har tidlegare arbeidd i Riksrevisjonen, og har ein omfattande bakgrunn frå forvaltningsrevisjon i stat, fylkeog kommunar. Han har utarbeidd faglig standard for forvaltningsrevisjon i kommunal sektor, ogermedforfattar av boka Veileder for forvaltningsrevisjon. Han har hatthovudansvaret for opplæringa innan planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og han held jamlegeoppfølgingskurs i temaet. Han har vore leiar for Forvaltningsrevisjonskomiteen i NKRF i to periodar. Stein Ove har også vore ansvarleg partnar for utarbeiding avein rettleiar for kontrollutvalsarbeid på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet (Kontrollutvalsboka) Side 8

18 Prosjektplan Overordna analyse Gunnar Husabø Senior Manager Gunnar er M.Sc. i statsvitskap frå NTNU. Gunnar har arbeidd i Deloitte sidan 2007, og har sidan den gongen vore prosjektleiar for ei rekkje forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar, og for gjennomføringa avoverordna analyse i samband med utarbeiding avplan for forvaltningsrevisjon. Gunnar hadde ei sentral rolle ved utarbeiding av rettleiar for kontrollutvalsarbeid på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet (Kontrollutvalsboka). Han har brei erfaring med bruk avbåde kvalitative og kvantitative metodar, med fokus på prosess- og effektevalueringar. Tidlegare har Gunnar vore forskingsassistent ved NTNU Samfunnsforskning, og har arbeidd som førelesar og sensor ved NTNU og Høgskulen i Sogn og Fjordane. Frode Løvlie Seniorkonsulent Frode er utdanna statsvitar med doktorgrad i samanliknande politikk frå Universitetet i Bergen (UiB). Frode har tidlegare arbeidd som forskar ved Chr. Michelsens Institutt, og har frå arbeidet sitt der fåttbrei og variert feltarbeidserfaring. Både gjennom doktorgradsarbeidet og anna forsking har Frode tileigna seg sterke analytiske og metodiske evner. Han har erfaring med kvantitative metodar og spesielt god kjennskap til samfunnsvitskapelege metodar som intervju og dokumentanalyse. I Deloitte jobbar Frode for offentleg sektor på kommunalt, fylkeskommunaltog statleg nivå. Han arbeider både som forvaltningsrevisor og evaluator, og er og har vore involvert i evalueringar knytt til for eksempel organisasjonsendringar, ressursbruk, statlege tilskotsordningar, og ansvarsdeling mellom statog kommune. Frode har mellom anna deltatt i gjennomføringa avoppdrag for Lærdal kommune, Sund kommune, Fjell kommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune, samt Stortingets administrasjon. Side 9

19 Prosjektplan Overordna analyse Maja Finnes Sollid Konsulent Maja er statsvitar med mastergrad i samanliknande politikk, samt bachelorgrad i russisk språk, frå Universitet i Bergen. Maja har jobba i Deloitte sidan april Maja har brei erfaring med bruk og formidling av ulike metodar, samtdokumentanalyse. I arbeidetmed masteroppgåven gjennomførte ho ei rekkje kvalitative intervju både i inn- og utland. Ho fekk også god innsikt i institusjonaliseringsprosessar gjennom analysearbeidet av utfordringar knytt til norsk-russisk handelsverksemd i sjømatsektoren. I Deloitte er Maja engasjert i ei rekke prosjekt innanfor kommunal sektor, sektor innanfor varierte tema som barnevern, eigedomsforvaltning, arkivplikt, vedtaksoppfølging, helse og utdanning. Ho er også medlem av Deloitte si bransjegruppe for fiskeri og havbruk. Side 10

20 Prosjektplan Overordna analyse 5 Pris og tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og den planen som er lagt for gjennomføring, er det stipulert at det vil ta 135 timar å gjennomføre prosjektet. I samsvar med bestillinga frå kontrollutvalet vil arbeidsoppgåvene bli fordelte mellom kontrollsjefen og Deloitte. Etter den stipulerte fordelinga er det lagt opp til at Deloitte gjennomfører 97 timar av dette arbeidet. Prosjektet vil bli gjennomført til timepris som er avtalt mellom fylkeskommunen og Deloitte.Alle kostnader til reise, administrative utgifter, trykking etc. er inkludert i prisen. Deloitte legg opp til at kontrollutvalet sjølv kan vurdere kor lang til ein ynskjer å bruke på analysearbeidet. Prosjektet kan gjennomførast første halvår 2016, slik at forslag til plan kan leggjast fram for kommunestyret etter sommaren. Timebudsjett går fram av eige vedlegg. Bergen, Stein Ove Songstad, oppdragsansvarlig partner Side 11

21 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS

22 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15 / Internt l.nr / 16 Sak: 1 / 16 Tittel: Plan for forvaltningsrevisjon prosjektplan overordna analyse Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan for utarbeiding av overordna analyse slik den ligg føre.

23 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Kontrollutvalet - Budsjett Disponering av vedteken budsjettramme Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tek disponering av budsjettramma 2016 til vitande 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å fremje sak om justering av ramma på bakgrunn av auka kostnader til SF revisjon IKS 2016, og eventuelt endra kostnadsstruktur på det nye utvalet i samband med 1. tertial-rapportering Vedlegg: Budsjett 2016 Ansvarsbrev - kontrollutval Andre dokument som ikkje ligg ved: Budsjett 2016 / Økonomiplan SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Fylkestinget vedtok budsjett 2016 / Økonomiplan i FT-sak 68/15. I budsjettet som fylkestinget vedtok har kontrollutvalet fått tildelt kr for Kontrollutvalet v/sekretariatet mottok 19. januar 2016 ansvarsbrev der det vedtekne budsjettet og regelverket rundt bruk av budsjettmidlane er skissert. Kontrollutvalet føreslo i KU-sak 34/15 å redusere eige budsjett 2016 med kr , noko som var eit resultat av kontrollutvalet si vurdering av innsparingstiltak føreslege i KU-sak 59/14. Framlegget frå kontrollutvalet var på kr Dette vart justert til kr etter løns- og prisjustering i budsjettprosessen hausten Budsjettet fordeler seg slik: 110/41001 Kontrollutvalet kr /41002 Sekretariatet kr /41003 Kjøp av revisjonstenester kr Programområde 410 kr Kontrollutvalet har, i samsvar med pkt. 2.4 i budsjettreglementet, fullmakt til å omfordele mellom funksjonane på programområde 410.

24 Side 2 av 2 2. Vurderingar og konsekvensar 110/41001 Kontrollutvalet Ramma skal dekke kostnadar ved drift av kontrollutvalet. Det er budsjettert med 7 møte i sjølve utvalet. I tillegg har medlemmane høve til å stille på politikardagar, der kostnadar til reise, opphald, tapt arbeidsforteneste og møtegodtgjersle vert dekka etter reglementet for politikarar, reglement for kontrollutvalet og verksemdplanen til utvalet. Det er også vedtak i kontrollutvalet om at 1. vararepresentant møter fast i utvalet med atterhald om at dette er mogeleg innanfor utvalet si økonomisk ramme. Det er budsjettert med dekking av kostnader til representasjon på kontrollutvalskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) som vert arrangert februar, og Forum for kontroll og tilsyn (FKT) sin fagkonferanse juni. Utover dette er det sett av midlar til kontingentar, tidsskrift, bevertning etc. Det er valt nytt kontrollutval ved valet sist haust. Kostnadsstrukturen på kontrollutvalet kan resultere i behov for justering av ramma for utvalet. Dette vil vi kome tilbake til ved handsaming av 1. tertialrapport. 110/41002 Sekretariatet Ramma dekker lønsutgifter i sekretariatet i tillegg til kostnader i samband med konferansar og møteverksemd i kontrollutvalet. I tillegg deltek kontrollsjefen i nokre lokale og regionale nettverk, som det er teke budsjettmessig høgde for. NKRF og FKT arrangerer også samlingar for kontrollutvalssekretærar som kontrollsjefen deltek på i den grad det høver seg slik. 110/41003 Kjøp av revisjonstenester Ramma på kr skal omfatte kjøp av revisjonstenester til finansiell revisjon, selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Finansiell revisjon og selskapskontroll er i vedteke budsjett kr Representantskapet til SF revisjon IKS vedtok 10. november å auke budsjettet for innbetaling frå eigarane med 8%. Dette betyr ein kostnadsauke for fylkeskommunen sitt kontrollutval på kr Dette resulterer i ein kostnad på kr for fylkeskommunen. Dette vart kjent så seint at det ikkje var tilrådeleg med endringsframlegg til fylkeskommunen sitt budsjett for Endringsforslag må derfor leggast fram til handsaming av 1. tertialrapport Konklusjon Kontrollsjefen legg i saka fram vurderingar rundt disponering av vedteken ramme for kontrollutvalet. Det må leggast opp til at kontrollutvalet må få justert ramma i forhold til auka kostnadar som følgje av kostnadsauke frå SF revisjon IKS og eventuell endra kostnadsstruktur for utvalet. Dette bør bli gjort i handsaminga av 1. tertialrapport 2016.

25 Side 1 av 4 Fylkesrådmannen Sekretariatet Einar Ulla for kontrollutvalet, Sakshandsamar: Astrid Lernes E - post: astrid.lernes@sfj.no Tlf. : Vår ref. Sak nr.: 16 / Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr / 16 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Budsjett Ansvarsbrev Kontrollutval 1. BAKGRUN N Fylkeskommunen sitt budsjett for 2016/økonomiplan vart vedteken av fylkestinget (FT) 9. desember F T vedtok budsjettet for 2016 på tenestenivå. Hovudutvala /kontrollutvalet kan endre fordelinga på eigen sektor i tråd med føringane i budsjettreglementet. Fordelinga må tilpassast ev. føringar som ligg i FT sitt budsjett og kravet om real istisk budsjettering. I budsjettreglementet pkt vert gjennomføringa av budsjett 2016 lagt til fylkesrådmannen. Her står det mellom anna: "Fylkesrådmannen har ansvaret for å i verksetje vedteke budsjett. Fylkesrådmannen har tilvisingsfullmakt for alle utgifter og inntekter på budsjettet og har høve til å vidaredelegere tilvisinga til andre leiarar. Fylkesrådmannen sitt samla oppfølgingsopplegg må formast slik at FT sine fastlagde produksjons - og aktivitetsmål vert realiserte". Med bakgrunn i det te fordeler no fylkesrådmannen gjennomføringsansvaret for budsjett BUDSJETTOPPFØLGIN G OG - RAPPORTERIN G I 2016 Kontrollsjefen har ansvar for budsjettoppfølging og rapportering på delegert ansvarsområde. Kontrollsjefen rapporterer her til fylkesrådmannen. 2.1 Administrativ oppfølging Budsjettet er no registert i rekneskapssystemet (VISM A) i samsvar med FT sitt budsjettvedtak. Kontrollsjefen har ansvar for å detaljbudsjettere på funksjons - og artsnivå i VISM A. Det vert vist til eigen e - post i høve dette arbeidet, jf. vedlegg 1. Økonomisk oppfølging Det er ein føresetnad at VISM A vert nytta til løpande oppfølging av budsjettet. Med utgangspunkt i det detaljerte budsjettet skal det - som eit minimum - lagast ein administrativ rapport f or ansvarsområdet kvart tertial. Denne rapporten skal også danne utgangspunkt for ein eventuell rapportering til fylkestinget. Kontrollsjefen pliktar elles å reise spørsmål om budsjettendringar utanom desse rapporterings - tidspunkta dersom det er klårt at nettoutgiftene for ansvarsområdet ikkje vil halde, jf. FT sitt budsjettreglement pkt Registrering av budsjettendringar Budsjettendringar som følgje av FU - og FT - vedtak vert følgt opp av FRM - Ø konomi (FRMØ) sentralt. Kontrollsjefen har ansvar for å melde inn budsjettendringar i løpet av året som følgje av vedtak i kontrollutvalet og eigne administrative endringar til fylkesrådmannen v/frmø. Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

26 Side 2 av 4 B udsjettendringar som følgje av vedtak i kontrollutvalet skal meldast inn fortløpande medan e ventuelle administrative budsjettendringar skal rapporterast inn samla i slutten av kvar månad. R apporten skal vise fullstendig kontering. FRMØ registrerer innkomne budsjettendringar i VISM A. Eventuelle endringar i rutinar i løpet av året som følgje a v nye modular i VISM A vert varsla. 2.2 KOSTRA - rapportering Det vert minna om at ko ntoplanen på funksjons - og arts nivå i VISM A er bygd opp etter KOSTRA - rettleiaren. I budsjett - og rekneskapsoppfølginga i 2016 skal det arbeidast vidare med å få mest mogleg rett KOSTRA - rapportering. Kontrollsjefen får ansvar for at KOSTRA - rettleiaren vert ein integrert del av arbeidet med budsjett og rekneskap i Tidspunkt for rekneskapsføring av utgifter og inntekter, balanse - og reskontroføring GKRS (Foreining f or god kommunal rekneskapsskikk) har utarbeida notat for når ulike inntekter, innbetalingar og gevinst samt utgifter, utbetalingar og tap skal førast i rekneskapet. For å etterleva desse retningslinene endra fylkeskommunen sine rutinar/praksis i Alle avdelingane fekk melding om desse endringane. Gjeldande rutinar ligg vedlagt, jf. vedlegg DELEGERIN G Fylkesrådmannen gjev gjennom dette brevet kontrollsjefen fullmakt til å gjennomføre budsjettet på programområd e 410 Kontrollutval. Gjennomføringa vil vere ei oppfølging av FT sitt budsjettvedtak og Kontrollutvalet sine vedtak innafor budsjetterte rammer. Kontrollsjefen får fullmakt til å gjennomføre budsjettet på følgjande ansvar: TENESTE ANSVAR ARTSNIVÅ 2016 Netto - budsjett Innt /41001 Kontrollutvalet 0,302 0,397 0,000 0,000 0, /41002 Sekretariat for kontrollutvalet 1,012 0,101 0,000 0,000 1, /41003 Kjøp av revisjonstenester 0,000 0,000 2,477 0,000 2,477 Kontrollsjefen attesterer på ovannemnde ansvar medan tilvising skal skje av fylkesrådmann v/ass. fylkesrådmann Paal Fosdal eller juridisk sjef Svein Hågård. 3.1 Føresetnader for ansvarsområda Artsnivå 0 «Løner» baserer seg på lønsnivået pr Det vil bli gitt kompensasjon for alle ordinære lønsoppgjer gjevne etter denne dato. Løyvinga baserer seg vidare på ein premiesats til KLP på 21,5 pst. o g arbeidsgjevaravgift til folketrygda på 10,6 pst. Artsnivå 1-2 «Varer og tenester» skal dekke kontorspes ifikke utgifter, variabel løn, mobiltelefon, reise - og kursaktiviteter. I løyvinga er det teke høgde for venta prisnivå i Artsnivå 3 «Overføring til andre» skal dekke kjøp av revisjonstenester. 3.2 Innkjøp For alle innkjøp av varer og tenester i fylkeskommunen gjeld lov og forskrift om offentlege anskaffingar. Retningslinjer for kjøp i fylkeskommunen er tilgjengeleg på Kontrollsjefen har ansvar for at gjeldande fylkeskommunale rammeavtalar vert nytta. Det vert vist til innkjøpshandboka som inneheld rammeavtalar, pågåande konkurransar, nye avtalar m.m. For vare - og tenesteområde utan fylkeskommunal rammeavtale, kan kontrollsjefen sjølv gjere enkeltkjøp inn til kr ekskl. mva. Føresetnaden er konkurranse ved val av leverandør og at innkjøpet ikkje vert delt opp for å kome under verdigrensa. Gjeldande prosedyre og malar for slike konkurransar skal nyttast. Desse er tilgjengeleg på og kan utleverast ved kontakt med innkjøpstenesta. Enkeltkjøp av varer og tenester over kr ekskl. mva skal gjennomførast innkjøpstenesta. Kontrollsjefen skal i samarbeid med innkjøpstenesta utarbeida av

27 Side 3 av 4 konkurransegrunnlag og anna naudsynt dokumentasjon. Innkjøpstenesta er ansvarleg for den innkjøpsfaglege prosessen. For enkeltkjøp av varer og tenester over kr ekskl. mva skal det skrivast innkjøpsprotokoll. Innkjøpstenesta skal orienterast om protokollen, enten via Es a eller e - post. Innkjøp under kr ekskl. mva er ikkje lenger omfatta av regelverket frå 1. juli IKT - tenesta skal gjennomføre innkjøp av PC (berbar, stasjonær, pad er m.m), docking stasjon, skrivarar og multifunksjonsmaskiner. 3.3 Kjøp på fylkeskommunen sine avtalar Ehandel Ehandel er eit bestillingssystem i VISM A som er rullert ut i om lag alle fylkeskommunale einingar i løpet av Dei siste einingane vil få opplæring i Det betyr at alle bestillingar/kjøp hjå leverandør som er tilgjengeleg på ehandel i VISM A skal gjennomførast via ehandel i Innkjøpstenesta administrerer alle katalogar og legg inn leverandørar på dei ulike avtalane i ehandel. Løn - og rekneskapstenesta har ansvar for fylkeskommunen sin interne brukar - admini strasjon i ehandel. Ehandel skal sikre: lojalitet til rammeavtaler rett pris og sortiment frå leverandørane rett fakturavilkår og faktura i EH F - format frå leverandørane lettare kontroll av faktura mot leveranse og ordre. I ehandel er det to roller: Bestiller Godkjenner Bestiller er den som kan gjere innkjøp på vegne av fylkeskommunen. Bestiller må ha rettigheiter i VISM A til å bestille varer/tenester samt kontere og attestere tilhøyrande fakturaer, jf. pkt. 4. Det er fylkesrådmannen sitt mål å redus ere tal bestillerar i fylkeskommunen til omlag % av tal tilsette. Godkjenner har fullmakt til å godkjenne bestillingar og tilvise tilhøyrande fakturaer på vegne av eininga. I tillegg har kvar vidaregåande skule ein innkjøpskontakt. Dette er den einskilde eining sin kontaktperson opp mot innkjøpstenesta. Innkjøpskontakten skal vere eininga sin ressursperson på innkjøp og har ansvar for å melde frå om nye leverandørar som bør vere tilgjengeleg på ehandel. Innkjøpskontakten skal delta på innkjøpste nesta sine samlingar/kurs. 4. TILVISIN G OG ATTESTASJON Fylkesrådmannen vil nytte høve til å informere om at det er gjort nokre endringar i rutinane knytt til tilvising og attestasjon. Gjeldande rutine er spesifisert i kulepunkta nedanfor: Fylkesrådma nnen sin generelle tilvisingsfullmakt, jf. budsjettreglementet pkt , er delegert til ass. fylkesrådmann. Alle utbetalingar for varer og tenester skal godkjennast av minimum 2 personar bestillar/attesterer og tilvisar. Attesterer skal vere personen som har bestilt/motteke vara. Tilvisarmynde fell bort når vedkomande opptrer som bestillar. Tilsett med delegert tilvisarmynde kan ikkje tilvisa dersom overordna er bestillar. Det betyr at dersom ein overordna på ei eining er bestillar/attesterer må overordna avdeling/sektor tilvisa, likevel med følgjande unnatak: o I dei tilfelle fylkesrådmannen opptrer som bestillar vert faktura tilvist av ass. fylkesrådmann. o I dei tilfelle ass. fylkesrådmann opptrer som bestillar vert faktura tilvist av juridisk sjef.

28 Side 4 av 4 Den einskilde attesterer/tilvisar står personleg til ansvar for dei godkjenningar som er føre tekne. Leiar er ansvarleg for at framforhandla innkjøpsavtalar vert nytta. Fylkesrådmannen vil også minne om fylkeskommunen sine etiske retningslinjer og prinsipp som er tilgjengeleg på portalen Det vert elles vist til fylkestinget sitt budsjett 2016 og økonomiplan (FT - sak 68/15). Budsjettboka ligg tilgjengeleg i elektronisk format på fylkeskommunen si heimeside. Med helsing Tore Eriksen Fylkesrådmann Astrid Lernes Ass. ø konomisjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Vedlegg: 1. E - post datert detaljbudsjettering i VISM A e - budsjett Rutinar for rekneskapsføring av utgifter og inntekter Kopi til: Paal Fosdal, FRM Eli Nes Killingrød, FRM Alvhild Orvedal, LOR Svein Hågård, FRM

29 Posteringar ved tilsegn/utbetalingar av tilskotsmidlar Posteringar ved tilsegn/utbetaling av tilskotsmidlar Balansekonti som fylkeskommunen nyttar ved tilsegn og utbetalingar Kortsiktig gjeld Tekst Vedtakslister Tilskot frå næring (driftsmidlar, eksterne midlar) Vedtak - tilsegn Tilskot frå PSA (driftsmidlar, eksterne midlar) Vedtak - tilsegn Tilskot frå HK kultur Vedtak - tilsegn Tilskot frå HO opplæring Vedtak - tilsegn Bundne Fond Statstilskot til prosjekt - forvaltning Tilsegn - Udisponert Statstilskot til prosjekt - opplæring Tilsegn - Udisponert Statstilskot til regionale prosjekt Tilsegn - Udisponert Ubrukte INU midlar Tilsegn - Udisponert Ubrukte breibandsmidlar Tilsegn - Udisponert Matfiskfondet Tilsegn - Udisponert Utviklingsfond næring Tilsegn - Udisponert Statstilskot plan og samfunn Tilsegn - Udisponert Utviklingsfond plan og samfunn Tilsegn - Udisponert Prosjektmidlar næring Tilsegn - Udisponert RKL-midlar næring Tilsegn - Udisponert Statstilskot prosjekt - kultur Tilsegn - Udisponert Bundne fond bibliotek Tilsegn - Udisponert Kunstmuseet drifts og vedlikehaldsfond Tilsegn - Udisponert Statstilskot prosjekt - samferdsle Tilsegn - Udisponert Sykkelnettverk Flora Tilsegn - Udisponert KRD midlar pr år Tilsegn - Udisponert Spelemidlar idrett og kultur Tilsegn - Udisponert Spelemidlar - kulturbygg Tilsegn - Udisponert Disposisjonsfond Utviklingsfond for kysten Sunnfjord museum Vestnorsk bergkunstsenter Gjesmesamlinga Fond for kystmuseet (Astrup) Fylkesarkivet ubundne midlar Driftsmidlar NA FTU - prosjektmidlar Planlegging Gulatingstaden Udisponerte midlar Energimerking og oppfylging miljø/klima Omstillingsfond skulebruksplanen Enøk-fondet Klima og miljøplan Driftsmidlar plan og samfunn Verdiskapingsplan Interne tildelingar (tilskot mellom avdelingane) Kortsiktige krav Statlege tilskot opplæring Tilsegnsbrev Statlege/eksterne tilskot plan og samfunn Tilsegnsbrev Statlege/eksterne tilskot næring Tilsegnsbrev Statlege tilskot kultur Tilsegnsbrev Side 1

30 Posteringar ved tilsegn/utbetalingar av tilskotsmidlar Posteringar ved tilsegn og utbetaling - eksempel 1. Når avdelinga tek mot tilsegnsbrev: (D) Tilsegns statlege tilskot kr (K) ansvar funksjon Overføring frå staten kr Midlane skal avsetjast til bundne fond - fondskonto xx: (D) ansvar funksjon Avsetjing til bundne fond kr (K) xx kr Når fylkeskommunen (LOR) tek mot pengane: (D) Bank kr (K) Tilsegn statlege tilskot kr Når hovudutval/administrasjon gjer vedtak om tildeling av midlar: Bruk av fond: (D)251999xx kr (K)19500 ansvar funksjon bruk av bundne fond kr (D)14500/14700/14703 ansvar funksjon tildeling av midlar kr (k) kortsiktig gjeld kr Når avdelinga betaler ut heile eller deler av tilsegnet, tilvising som i dag skanning - men ver obs på kontoart (balanse) og korrekt tekst/fakturanummer: (D) kortsiktig gjeld kr (K) bank (LOR) kr OBS! For å kunne ta ut gode rapportar er det viktig at tildeling av midlar og utbetaling er merka i tekstfeltet med lik identifikator. Bruk saknummer som er lett å identifisera; eks. HPN 14/(20)14, saknr frå ESA, rapporten vil då vise evnt. restsum som ikkje er utbetalt frå denne saka. Skriv ident fyrst i tekstfeltet, deretter utfyllande opplysningar du får plass til. Dette viser i rekneskapet med fylgjande posteringar: KG Fond xx Krav (4) (3) (3) (1) (1) (2) Bank Driftsrekneskap avdeling (1) (4) (1) (1) (3) (3) Side 2

31 Posteringar ved tilsegn/utbetalingar av tilskotsmidlar Ubetalt beløp= Tilsegn utbetalt = saldo på KG = kr Udisponert beløp=løyving tilsegn = saldo på Fond = kr Saldo til rapportering = Innbetaling tildelte midlar = KG + Fond = kr Ved bruk av eigne midlar(budsjett) vil driftsrekneskap vise det. Bevegelse på fondskonti i drift(15500 og 19500) skal vera lik bevegelse på fondskonto i balanse(251999xx). Det vil seie at konto 15500: kr Konto xx -kr Konto 19500: -kr Konto xx kr Sum kr = Saldo på fond xx på -kr Posteringar ved intern fordeling Midlar for tildeling til andre avdelingar. Interne tilskot har vore ført på fleire måtar. Postering i rekneskap gjer at det statistisk ser ut som avdelingane får midlar frå andre fylkeskommunar eller frå staten. Me opprettar eit disposisjonsfond som kan nyttast på tvers av avdelingane budsjettreglementet får inn ein merknad som tydeleggjer dette. 1. Når vi gir tilsegn til andre avdelingar (D)15400 ansvar funksjon Avsetjing til disposisjonsfond (k) Disposisjonsfond intern fordeling kr kr Når avdelinga har utgifter som er knytt til tilsegna/brukar internt tilskot (D) Disposisjonsfond intern fordeling (K)19400 ansvar funksjon Bruk av disposisjonsfond kr kr Posteringar ved tilbakeføring av tilsegn Dersom tilsegn vert trekt attende, heilt eller delvis, vert posteringane motsett av ved tildeling. Side 3

32 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15 / Internt l.nr / 16 Sak: 2 / 16 Tittel: Kontrollutvalet - Budsjett Disponering av vedteken budsjettramme Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Kontrollutvalet tek disponering av budsjettramma 2016 til vitande 2. Kontrollutvalet ber sekretariatet om å fremje sak om justering av ramma på bakgrunn av auka kostnader til SF revisjon IKS 2016, og eventuelt endra kostnadsstruktur på det nye utvalet i samba nd med 1. tertial - rapportering 2016.

33 Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/ Kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Bestillingsdokument for finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 for Sogn og Fjordane fylkeskommune, totalt kr vert godkjent og sendt SF revisjon IKS. Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg: Bestillingsdokument for kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll SF revisjon Budsjett 2016 Fordeling av revisjonskostnadar Andre dokument som ikkje ligg ved: Selskapsavtalen for SF revisjon IKS SAKSFRAMSTILLING Kontrollutvalet skal sjå til at fylkeskommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dette er regulert i forskrift om kontrollutval 4. I merknaden til den nemnde paragrafen står det mellom anna at kontrollutvalet har ansvaret for å sjå til at fylkeskommunen vert revidert, og at revisjonen vert gjennomført innan dei rammer som fylkestinget set i samsvar med kommunelova 76 og 78 nr. 3. Føremålet til SF revisjon IKS er ifølgje selskapsavtalen å dekke fylkeskommunen sine behov innan finansiell revisjon, selskapskontroll samt attestasjonsoppdrag. Det går fram av selskapsavtalen, som gjeld frå , 4 at utgiftene til dekning av finansiell revisjon og attestasjonsoppdrag samt administrasjonsoppgåver, heretter nemnt som finansiell revisjon i saka, vert dekka av eigarane etter fast fordelingsnøkkel der eigardel utgjer 10% og medgått tid 90%. Fakturering vert akonto to gonger årleg i samsvar med det vedtekne budsjett for selskapet. Endeleg avrekning skjer ved utgangen av året. I vedteke budsjett for SF revisjon IKS for 2016 er inntekter frå Sogn og Fjordane fylkeskommune til finansiell revisjon og selskapskontroll budsjettert med kr Selskapskontrollen vert lagt inn under «Andre tenester Fordeling faktisk timeforbruk», som er ein akontodel av budsjettert beløp på kr Dette vil med andre ord seie at selskapskontroll vil vere dekka av akontobeløpet som vert fakturert to gangar i løpet av Etter årsslutt 2016 vil selskapet gjere ei vurdering av om fylkeskommunen har teke ut timar i samsvar med akontobeløpet som er innbetalt.

34 Side 2 av 2 I kontrollutvalet sitt budsjett er finansiell revisjon og selskapskontroll på kr Det er kr mindre enn kostnaden frå SF revisjon IKS. Dette er problematisert i saka «Kontrollutvalet Budsjett Disponering av vedteken budsjettramme». Denne saka gjeld bestilling av finansiell revisjon og selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon vert bestilt i samsvar med rammeavtalen fylkeskommunen har med Deloitte AS.

35 Side 1 av 1 Sekretariat for kontrollutvala SF revisjon IKS v/marianne Vara Sakshandsamar: Einar Ulla E-post: einar.ulla@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 15/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /15 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Bestilling av finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 Sogn og Fjordane fylkeskommune bestiller finansiell revisjon og selskapskontroll i 2015 av SF revisjon IKS ifølgje vedtak i KU-sak 2/16 etter følgjande oppsett: Finansiell revisjon og selskapskontroll kr Den finansielle revisjonen inneheld mellom anna arbeid med revisjon av årsrekneskap for 2015 og 2016 som vert utført i I tillegg omfattar finansiell revisjon attestasjonsoppdrag, rådgjeving og oppdragsansvarleg revisor sitt oppmøte i dei forskjellege politiske fora. Konkret bestilling av selskapskontroll vil kontrollutvalet kome med seinare. Kostnaden ved selskapskontroll er medrekna i summen på kr Rapportering: Oppdragsansvarleg revisor presenterer revisjonsplanen for kontrollutvalet på kontrollutvalsmøte i løpet av hausten året før revisjonsåret, og rapportere status for arbeidet i høve til planen på kontrollutvalsmøte i april og august. Utover dette kan kontrollutvalet be om status for arbeidet ved behov. Det er avtalt at revisor skal orientere kontrollutvalet v/kontrollsjef om vedteke budsjett for SF revisjon IKS straks dette er vedteke av representantskapet. Fakturering: I følgje selskapsavtalen til SF revisjon IKS vert finansiell revisjon fakturert akonto 2 gonger pr. år jf. budsjett, som er likt med bestilling. Endeleg avrekning vert utført ved slutten av året. Selskapskontroll er for 2016 med i akonto-faktureringa. Med helsing Einar Ulla kontrollsjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Mottakar SF revisjon IKS v/marianne Vara Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

36 SAK 9/15 Budsjett 2016 Saksframstilling: Forslag til budsjett for 2016 bygger på selskapsavtalen, rekneskapen 2014 og 2015 samt budsjett Inntekter: Kommunane og fylkeskommunen: Etter selskapsavtalen skal: utgifter til dekning av finansiell revisjon, attestasjonsoppdrag samt administrasjonsoppgåver til kommunane vert dekkja av eigarane etter fast fordelingsnøkkel der eigardel utgjer 10% og medgått tid 90%. Lærdal kommune har meldt seg ut av SF Revisjon IKS frå noko som betyr at det er færre å fordela kostnadene på. Reguleringspremien pensjon blir etter prognosane for 2016 ca større enn budsjettert pensjonskostnad i 2015 og utgjer aleine ca 4,6 % auke i lønnsutgiftene eller 3,2% av totalkostnadane. Reguleringspremien er ein kostnad som er uavhengig av lønnsutgiftene i For å også ta høgde for ein generell lønnsauke har derfor lagt inn ein auge i honoraret frå kommunane på 8 % frå 4,8 mill til 5,2 mill. Ved innsparingar på lønn dei sist åra på grunn av permisjonar og sjukmeldingar har vi tilbakebetalt dette til kommunane. Rådgjevingstenester: Fagleg rådgjeving overfor eigarkommunane som går på rekneskapsspørsmål etc. ser vi på som ein del av den totale tenesta jf. over. Det er sett opp eit lite beløp på kr ,- som gjeld ekstraordinær rådgjeving til våre eigarar, refusjon frå NKRF for leiaren i rekneskapskomiteen og rådgivingstenester til andre. Andre oppdrag: Inntekter under denne posten gjeld m.a. andre selskap/fellesråd m.m. som er knytt til kommunane og/eller fylkeskommunen og som har valt SF revisjon til å revidere rekneskapen. Inntektene på dette området variera noko frå år til år. Vi har lagt opp til å oppnå om lag same inntekt i 2015 kr ,-. Refusjonskrav til dotterselskapet Vestlandsrevisjon AS: Dotterselskapet har frå 2014 fått oppdrag med revisjon av Granvin Herad, men det blir revidert dei tilsette i Indre Hordaland Revisjonsdistrikt. Selskapet har få andre oppdrag, slik at vi ikkje kan rekna med noko inntekt frå dei. Kostnadar: Lønsutgifter Det er budsjettert med 5,6 årsverk for 2016, mot 5,4 i 2015 på grunn av blant anna avslutta permisjon. Det er lagt inn ein generell lønsauke på 3,3 % for 2015 og 2% i av dei tilsette har frå 2015/16 rett på ei 6. ferieveke noko som medfører 2,3% ekstra feriepengeavsetning. Pensjonskostnader er lagt inn i samsvar med prognose frå KLP, med 10,78% av lønnsmassen og i tillegg 4,43% av premiereserven, som pr var på 10,2 mill. Avskrivingar Aktivert inventar og utstyr er nedskrive i 2015, og avskrivingane er derfor budsjettert til 0,- Husleige Vår leigeavtale med fylkeskommune utgjer om lag kr ,- Kostnadsført anskaffelser

37 Gjeld innkjøp av inventar og utstyr, i tillegg til diverse lisensar på Descartes, One Office, og Idea som er budsjettert under kostnadsførte anskaffelsar med Framande tenester Rekneskap og Revisjon er budsjettert med Vi inngjekk i 2013 ny IKT avtale med Fylkeskommunen som har ein årleg kostnad på Drift av IKT-tenesta Leige av Pc ar Reisekostnader På grunn av at vi no har fjerntilgang til alle komm unane er behovet for å reisa ut til kommunane mindre og budsjetterte reiseutgifter er redusert me d Det er elles små endringar i budsjettet for 2016 i forhold til budsjettet for Prenta vedlegg: 1. Budsjett Fordeling av revisjonskostnader 2016 Styret rår representantskapet til å gjere følgjande vedtak: Budsjettet vert vedteken slik det er lagt fram med brutto driftsinntekter på kr ,-, brutto driftsutgifter på kr ,- og eit dri ftsresultat som syner eit underskot på kr ,-. I tillegg er det budsjettert med finansinnt ekter på kr ,- som vil gi eit rekneskapsmessig resultat (Underskot) på kr ,-. som blir dekka av tidlegare års overskot. Det er ikkje lagt opp til investeringar i 2016.

38 Budsjett Sogn og Fjordane Revisjon IKS halvår REKNESKAP BUDSJETT REKNESKAP BUDSJETT REKNESKAP BUDSJETT REKNESKAP BUDSJETT Salgsinntekter Sum driftsinntekter Lønnskostnad Arbeidsgiveravg. og pensjonsk Andre personalkostnader Sum personalkostnader Avskrivning Kostnader lokaler Leie maskiner, inventar o.l Kostnadsførte anskaffelser Fremmede tjenester Kontorkostnad Telefon, porto o.l Kostnad og godtgjørelse for reiser Salgs og reklamekostnader Kontingenter og gaver Forsikring Annen kostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Sum finans Ordinært resultat Årsresultat (+oversk/-undersk) Budsjett 2016.xlsx

39 Fordeling av revisjonskostnader etter ny 4 i selskapsavtalen Fordeling i timar Balestrand kommune Høyanger kommune Leikanger Kommune Luster kommune Lærdal Kommune SFj. Fylkeskommune Sogndal Kommune Årdal Vik Kommune kommune Totalsumn timar Eigardel 4,44 % 8,89 % 3,33 % 11,11 % 0,00 % 44,45 % 10,00 % 6,67 % 11,11 % 100,00 % Interimrevisjon Planlegging Årsoppgjer Sum Revisjon Årsoppgjer Attestasjon momskompensasjon Sum faste timar Fordeling Reise etter sum faste timar Sum faste timar inklusiv reise Fordelinga i prosent 7,2 % 11,0 % 7,2 % 11,0 % 0,0 % 32,7 % 11,0 % 9,0 % 11,0 % Timar Andre arbeidsoppgåver (grunnlag akonto) Sum fordelte timar Fordeling i kroner 10% etter eigardel Revisjon Årsoppgjer Attestasjon momskompensasjon Fordeling Reise Fast fordeling etter erfart timeforbruk Andre tenester Fordeling faktisk timeforbruk (akonto) Akonto fordeling budsjett Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett

40 Side 1 av 1 Sekretariat for kontrollutvala SF revisjon IKS v/marianne Vara Sakshandsamar: Einar Ulla E-post: einar.ulla@sfj.no Tlf.: Vår ref. Sak nr.: 15/ Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr /15 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Bestilling av finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 Sogn og Fjordane fylkeskommune bestiller finansiell revisjon og selskapskontroll i 2016 av SF revisjon IKS ifølgje vedtak i KU-sak 2/16 etter følgjande oppsett: Finansiell revisjon og selskapskontroll kr Den finansielle revisjonen inneheld mellom anna arbeid med revisjon av årsrekneskap for 2015 og 2016 som vert utført i I tillegg omfattar finansiell revisjon attestasjonsoppdrag, rådgjeving og oppdragsansvarleg revisor sitt oppmøte i dei forskjellege politiske fora. Konkret bestilling av selskapskontroll vil kontrollutvalet kome med seinare. Kostnaden ved selskapskontroll er medrekna i summen på kr Rapportering: Oppdragsansvarleg revisor presenterer revisjonsplanen for kontrollutvalet på kontrollutvalsmøte i løpet av hausten året før revisjonsåret, og rapportere status for arbeidet i høve til planen på kontrollutvalsmøte i april og august. Utover dette kan kontrollutvalet be om status for arbeidet ved behov. Det er avtalt at revisor skal orientere kontrollutvalet v/kontrollsjef om vedteke budsjett for SF revisjon IKS straks dette er vedteke av representantskapet. Fakturering: I følgje selskapsavtalen til SF revisjon IKS vert finansiell revisjon fakturert akonto 2 gonger pr. år jf. budsjett, som er likt med bestilling. Endeleg avrekning vert utført ved slutten av året. Selskapskontroll er for 2016 med i akonto-faktureringa. Med helsing Einar Ulla kontrollsjef Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Mottakar SF revisjon IKS v/marianne Vara Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

41 Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: Sak nr.: 15 / Internt l.nr / 16 Sak: 3 / 16 Tittel: Kjøp av finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: 1. Bestillingsdokument for finansiell revisjon og selskapskontroll 2016 for Sogn og Fjordane fylkeskommune, totalt kr vert godkjent og sendt SF revisjon IKS.

42 Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 16/85-1 Forvaltningsrevisjon - Samhandling og prosjektstyring - oppfølging av vedtak Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1. Rapporten frå fylkesrådmannen datert vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet vurderer vedtaket i FT-sak 2/2015 til å vere ferdig oppfølgt. Vedlegg: Rapport frå fylkesrådmannen Målretta prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune datert Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon - Samhandling og prosjektstyring mars 2015 Andre dokument som ikkje ligg ved: SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saka Fylkestinget handsama rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av samhandling og prosjektstyring i FT-sak 2/2015. Fylkestinget vedtok følgjande: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomføring av forvaltningsrevisjon «Samhandling og prosjektstyring» til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å følgje opp tilrådingane i rapporten, kapittel Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan utgangen av Vurderingar og konsekvensar Kontrollutvalet v/sekretariatet mottok rapport frå fylkesrådmannen 2. desember 2015 der det vert gjort greie for status for oppfølginga av FT-sak 2/2015. Tilrådingane i rapporten frå Deloitte: Sogn og Fjordane fylkeskommune vurderer å utarbeide overordna retningslinjer for prosjektstyring som fastsett krav til mellom anna: a. Utarbeiding av prosjektmandat b. Kvalitetssikring av planlegging og gjennomføring

43 Side 2 av 3 c. Gjennomføring av risikovurderingar d. Oppretting av eventuelle styringsgrupper, referansegrupper mv. e. Melding og oppfølging av avvik f. Rapportering av framdrift g. Evaluering av avslutta prosjekt h. Korleis prosjektinformasjon skal arkiverast Revisor peikar på viktigheita av å ha god prosjektstyring, som ein del av internkontrollen til fylkeskommunen. God prosjektstyring vil medverke til ei rasjonell og effektiv drift og at prosjektet er underlagt betryggande kontroll. Gjennomgangen av dei tre prosjekta i denne forvaltningsrevisjonen viser at fylkeskommunen ikkje har eitt overordna system for planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekt. Det er ikkje fastsett ein rutine for korleis prosjekt skal organiserast. Revisor rår til at ein må få på plass slike rutinar. Fylkesrådmannen skriv mellom anna at han er samd i at felles retningsliner for organisering av prosjektarbeid er føremålstenleg for betre styring, administrering, gjennomføring og oppfølging og evaluering av prosjekt. Det er i administrasjonen gjennomført eit arbeid for å få på plass felles overordna føringar for prosjektarbeid, -styring og gjennomføring. Notatet (vedlagt) «Målretta prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune» er utarbeidd og skal brukast som eit felles grunnlag for prosjektarbeid i organisasjonen. I notatet gjer fylkesrådmannen greie for retningsliner for målretta prosjektstyring i fylkeskommunen. Revisor skriv i forvaltningsrevisjonsrapporten at det er eksempel på prosjekt etter revisor sin gjennomgang som viser at risikovurderingar ikkje alltid vert gjennomført. Det gjeld bygging av Sogn og Fjordane Kunstmuseum. Revisor kan heller ikkje kan sjå at det går fram av byggesaksrutinane at risikovurderingar skal gjennomførast i samband med byggeprosjekt, men skriv at Eigedomstenesta er i gang med å revidere byggesaksrutinane, der ein vil legge større vekt på risikostyring som verktøy. Det går også fram av rapporten frå fylkesrådmannen at risikoanalyse bør gjerast i samarbeid mellom nøkkelpersonar i prosjektet. Revisor kjenner ikkje til at det er rutinar for kvalitetssikring i andre prosjekt enn byggeprosjekt, og vurderer at det i store investeringsprosjekt vil vere ein ibuande risiko for at manglar og/eller feil i konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon og kontraktar får konsekvensar i gjennomføringsfasen av prosjektet. Revisor rår til at fylkeskommunen bør utarbeide meir konkrete kvalitetssikringsrutinar og klargjere ansvaret for kvalitetssikring i både planleggingsog gjennomføringsfasen av eit prosjekt. Fylkesrådmannen skriv i sin rapport at konkretisering av målsetjingar og utarbeiding av milepelsplanar for gjennomføring av prosjekt i ein eigen prosjektplan som regel er først aktivitet i eit prosjekt. Prosjektplanen bør godkjennast av styringsgruppa, og bør kontinuerleg følgjast opp og reviderast undervegs i prosjektperioden. Revisor peikar på at det er manglar i rapporteringsrutinar i dei prosjekta som er undersøkt. Revisor rår til at slike rutinar vert innført, eksempelvis ved at ein i samband med revideringa av byggesaksrutinane får på plass rutinar for når prosjektleiar skal rapportere høvesvis til prosjektansvarleg og til politisk nivå, og korleis eksterne entreprenørar skal rapportere til fylkeskommunen. Fylkesrådmannen har sett opp ei oversikt over rapportering og kvalitetssikring av framdrifta av prosjektet i sin rapport. Dette går på kvalitet, tidsfristar, budsjettkontroll, informasjon, relasjonar/alliansar og etisk framferd i gjennomføringa av prosjekta. Undersøkinga som revisor har gjennomført viser at fylkeskommunen ikkje har etablerte rutinar eller fast praksis med å gjennomføre sluttevaluering av prosjekt for å sikre systematisk erfaringsoverføring mellom prosjekt. Fylkesrådmannen skriv i rapporten at det er viktig å få overført erfaringar frå prosjekta, og at evalueringa skal sikre at resultat vert dokumenterte og gjort tilgjengelege. Revisor peika til slutt på manglande arkivering i eit av prosjekta som vart undersøkt, og rår til at fylkeskommunen tydeleggjer kva dokumentasjon frå prosjekt som skal arkiverast i

44 Side 3 av 3 sakshandsamingssystemet og at fylkeskommunen sikrar at arkivverdige dokument blir arkivert. Prosjekteigar og styringsgruppe skal sikre at all dokumentasjon vert formelt avslutta og arkivert, skriv fylkesrådmannen i rapporten. Fylkesrådmannen legg opp til å gjennomføre kurs for tilsette i prosjektorganisering og gjennomføring i løpet av Kontrollsjefen vurderer rapporten frå fylkesrådmannen til at oppfølginga av prosjektet er fullført, og at tilrådingane frå revisor er oppfølgde. 3. Konklusjon Revisor rår til at fylkeskommunen utarbeider overordna retningsliner for prosjektstyring. Fylkesrådmannen viser i sin rapport tiltak for å få på plass slike retningsliner i fylkeskommunen. Kontrollsjef vurderer tiltaka som fylkesrådmannen set i verk og dermed oppfølginga av fylkestinget sitt vedtak i FT-sak 2/2015 til å vere ferdig.

45 Side 1 av 2 Fylkesrådmannen Einar Ulla Kontrollsjef Sakshandsamar: Ole I. Gjerald E - post: Ole.I. Gjerald@sfj.no Tlf. : Vår ref. Sak nr.: 15 / Gje alltid opp vår ref. ved kontakt Internt l.nr / 15 Dykkar ref. Dato LEIKANGER, Målretta prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune Deloitte har gjennomført forvaltningsrevisjon av samhandling og prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune på oppdrag frå kontrollutvalet. Særleg innanfor samhandling får fylkeskommunen gode tilbakemeldingar. Deloitte konkluderer med at samhandlinga ser ut t il å medverke til tverrfagleg og effektiv oppgåveløysing. Deloitte har vidare vurdert praksis for samhandling gjennom prosjektarbeid, og peikar her på eit forbetringspotensiale. Det vert tilrådd at fylkeskommunen vurderer å innføre overordna retningsliner for prosjektstyring. Fylkestinget vedtok i sak 2/15 «Forvaltningsrevisjon samhandling og prosjektstyring» at fylkesrådmannen følgjer opp tilrådingane i Deloitte - rapporten. Fylkesrådmannen er samd i at felles retningsliner for organisering av prosjektarb eid er føremålstenleg for betre styring, administrering, gjennomføring, oppfølging og evaluering av prosjekt. Fylkesrådmannen vil med dette melde attende til kontrollutvalet at han i samarbeid med si leiargruppe har gjennomført eit arbeidd for å få på plas s felles overordna føringar for prosjektetablering, - styring og gje nnomføring. Fylkesrådmannen legg konkret opp til at notat et «Målretta prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune» vert kommunisert ut som eit felles grunnlag for prosjektarbeid i org anisasjonen. Fy lkesrådmannen meiner generelt vi bør vere noko meir kritiske til når vi nyttar omgrepet «prosjekt» om eit sam arbeid som vert sett i gang. Når vi først vel å etablere eit prosjekt i organisasjonen, legg vi no opp til at vi skal ta omsyn til 10 konkrete sjekkpunkt før, undervegs og etter prosjektgjennomføringa. Åtte av punkta samsvarer med dei åtte områda som Deloitte framhevar i rapporten som aktuelle «overskrifter» i felles retningsliner for pr osjektstyring. Ved etablering av stør re prosjekt i Sogn og Fjordane fylkeskommune, vil vi halde fram med å leggje den såkalla PLP - metoden til grunn som reiskap for organiser ing, styr ing og g jennomføring. Det er også på sin plass å nemne at vi legg opp til å køyre kurs for tilsette i prosjektorganisering og gjennomføring i løpet av Med helsing Tore Eriksen Fylkesrådmann Ole I. Gjerald seniorrådgjevar Brevet er elektronisk godkjent og er utan underskrift Vedlegg: Målretta prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune Kopi til: Ingvild Ramstad, fylkesrådmannen sin stab Svein Hågård, fylkesrådmannen sin stab Fylkeshuset Askedalen LEIKANGER Tlf.: Bankgiro: postmottak.sentraladm@sfj.no Org.nr.: NO MVA

46 Side 2 av 2

47 Målretta prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune Notat godkjent i fylkesrådmannen si leiargruppe november 2015 MÅLRETTA PROSJEKTSTYRING I SOGN OG FJORDANE FYLKESKOMMUNE BAKGRUNN Deloitte har gjennomført forvaltningsrevisjon av samhandling og prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune på oppdrag frå kontrollutvalet. Særleg innanfor temaet samhandling får fylkeskommunen gode tilbakemeldingar. Revisor konkluderer med at samhandlinga mellom fagavdelingar i stor grad ser ut til å medverke til tverrfagleg og effektiv oppgåveløysing. Revisor har vidare vurdert praksis for samhandling gjennom prosjektarbeid opp mot revisjonskriteria, og peikar her på eit forbetringspotensiale. Han rår i rapporten til at fylkeskommunen vurderer å innføre overordna retningsliner for prosjektstyring. Fylkestinget vedtok i FT-sak 2/15 «Forvaltningsrevisjon samhandling og prosjektstyring» at fylkesrådmannen følgjer opp tilrådingane i kap. 6 i Deloitte-rapporten. Fylkesrådmannen melder attende til kontrollutvalet om status for oppfølging, med ein plan for ev. vidare arbeid, innan utgangen av Fylkesrådmannen er samd i at felles retningsliner for organisering av prosjektarbeid kan vere føremålstenleg for betre styring, administrering, gjennomføring, oppfølging og evaluering av prosjekt 1. Slike retningsliner peikar på korleis vi kan gå fram i ulike fasar av eit prosjekt. Men sjølv om retningslinene legg vekt på klare og formaliserte rutinar, må dette likevel vegast opp mot ei anna sentral side ved prosjektarbeidsforma; nemleg evna til kreativ og fleksibel problemløysing. Prosjektplanlegging bør ha rom for individuelle løysingar tilpassa dei aktuelle problemstillingane prosjekta fokuserer på. NÅR NYTTAR VI PROSJEKTARBEIDSFORMA? Prosjektarbeidsforma eignar seg når vi skal løyse oppgåver som lineorganisasjonen ikkje er fullt ut føremålstenleg organisert for å løyse. Når organisasjonar står overfor ei ekstraordinær og gjerne ukjend oppgåve, samt at oppgåveløysinga krev ulike typar ressursar og kompetanse, organiserer vi gjerne arbeidet med ein alternativ og formalisert leiings-, samhandlings- og rapporteringsstruktur. Prosjektarbeid er også avgrensa i tid. Dersom oppgåvene er varige, bør ein generelt gjere permanente organisasjonsendringar, eller ev. leggje oppgåva til lineorganisasjonen. I dei neste avsnitta skal vi gå igjennom nokre sentrale punkt som bør vurderast i samband med oppretting, gjennomføring og avslutning av prosjekt. Punkta samsvarer med Deloitte si temainndeling i revisjonsrapporten. Her heiter det at forvaltningsrevisjonen rår fylkeskommunen til å utarbeide overordna retningslinjer for prosjektstyring med krav til m.a.: 1. Utarbeiding av prosjektmandat 2. Kvalitetssikring av planlegging og gjennomføring 3. Gjennomføring av risikovurdering 4. Oppretting av eventuelle styringsgrupper, referansegrupper m.m. 5. Melding og oppfølging av avvik 6. Rapportering av framdrift 7. Evaluering av avslutta prosjekt 8. Korleis prosjektinformasjon skal arkiverast 1 Fylkesrådmannen vil understreke at Sogn og Fjordane fylkeskommune i stor utstrekning nyttar PLP-metoden (prosjektleiarprosessen) som prosjektutformings- og prosjektstyringsreiskap, jf. vedlagd referanseliste. 1

48 RETNINGSLINER FOR MÅLRETTA PROSJEKTSTYRING I FYLKESKOMMUNEN 1. UTARBEIDING AV PROSJEKTMANDAT Eit viktig element i prosjektplanlegginga er prosjektmandatet. Dette vert utarbeidd på bakgrunn av ein prosjektidé og det konkrete utgreiings-, kunnskaps- eller gjennomføringsbehovet. Overordna føremål med prosjektmandatet er å gje ein tydeleg omtale av arbeidet som skal gjennomførast eller ideen som skal greiast ut, samt å definere rammevilkåra for arbeidet. Mandatet er eit arbeidsoppdrag som inneheld: Namn på prosjektet. Konkretisering av arbeidet som skal gjennomførast eller ideen som skal greiast ut; med tydelege problemstillingar. Definering av ressursbruk, fastsetjing av tidsplan og ein endeleg leveringsfrist (start og stopp). Organisering, ansvarsforhold og rapporteringsvegar. 2. KVALITETSSIKRING AV PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING Den første aktiviteten i prosjektet er som regel å konkretisere målsetjingane og utarbeide milepelsplanar for gjennomføringa i ein eigen prosjektplan. Dette er prosjektleiar og ev. prosjektgruppa sin dokumentasjon av korleis oppgåva er tolka og oppfatta, samt korleis ein vil gjennomføre arbeidet. Prosjektplanen bør godkjennast i styringsgruppa, slik at ein sikrar semje og felles forståing av oppdraget mellom prosjektleiar og styringsgruppe. Ved semje mellom prosjektorgana, ligg det føre ei forplikting frå begge sider både når det gjeld rammevilkår og framdrift. Prosjektplanen sine hovuddelar er: Målbare målformuleringar Milepelar og rapporteringspunkt Framdriftsplan Prosjektplanen bør kontinuerleg følgjast opp og reviderast undervegs i prosjektperioden. Dersom det t.d. er behov for endra rammevilkår for prosjektarbeidet, bør dette gå fram i ein justert prosjektplan etter drøfting og godkjenning i styringsgruppa. 3. GJENNOMFØRING AV RISIKOVURDERING Risikovurdering av eit prosjekt omfattar risikoen for ikkje å nå fastsette mål med omsyn til planlagd tidsavgrensing, kostnadsramme eller leveransekvalitet. Risikoanalysen bør gjerast i samarbeid mellom nøkkelpersonar i prosjektet, som har nødvendig kunnskap om dei faglege utfordringane og som kjenner status innan sine respektive prosjektområde. Risikoanalysen kan gjerne gjennomførast som ein «workshop» og følgje desse «stega»: Identifisering av uvisse m.o.t. fristar, rapporteringspunkt, budsjett, ressursar og kvalitetskrav. Plassere fagleg eigarskap til dei aktuelle risikoområda. Vurdere sannsynlegheit knytt til risikofaktorane. Identifisering av mulege tiltak for å fjerne eller redusere uvissa. Konsekvensvurdering for plan, fristar, budsjett og kvalitet når risikofaktorar «vippar feil veg». Vurdere tiltak for å redusere konsekvensane dersom usikre faktorar «vippar feil veg». 4. OPPRETTING AV EVENTUELLE STYRINGSGRUPPER, REFERANSEGRUPPER M.M. Dei som stiller med ressursar inn i eit prosjekt, bør som hovudregel få styringsmedverknad gjennom ei styringsgruppe. Det kan vere både ansvarspulveriserande og ineffektivt å ha for store styringsgrupper. Låge oddetal som 3-5 medlemer vert gjerne halde fram som ideelt. Meir perifere interessentar bør ev. gå

49 saman om ein felles representant. Styringsgruppa kan samanliknast med styret i ei bedrift, og har ansvaret for sentrale, overordna avgjerder, t.d. budsjett, ressurstilgang, overordna arbeidsplanar, endringar i tidsplanar eller måljustering. Dei viktigaste funksjonane kan summerast opp slik: Handsame/godkjenne prosjektplanen Tilsetje/avsetje og kontrollere prosjektleiar Løyse problem knytt til rammevilkår og prosjektføresetnader Referansegrupper kan opprettast når det er behov for å trekkje inn andre «interesserte partar» i prosjektet, sjølv om desse ikkje yter ressursar inn i prosjektarbeidet. Ei referansegruppe har inga «formell røyst» i prosjektet, men bør ha ein rådgjevande funksjon. I referansegruppa kan vi t.d. finne personar med fagekspertise og representantar for instansar ein ønskjer fråsegner ifrå. Korleis vi vel å organisere prosjekta vil kunne variere noko frå gong til gong. Det er i alle høve viktig å bestemme kven som skal vere prosjektleiar og kven vedkomande skal rapportere til. Prosjektleiar bør ta avgjerder i samråd med ei prosjektgruppe, på same måten som styringsgruppa bør ta avgjerder i samråd med prosjekteigar. Prosjektleiar har det operative, utøvande ansvaret innanfor dei ressursar og rammer som er sett for arbeidet. I dette ligg mandat til å ta nødvendige faglege avgjerder for å nå måla som er formulerte. Prosjektleiar har følgjande oppgåver: Planleggje prosjektet gjennom utforming av prosjektplan (vert godkjend av styringsgruppa) Organisere og «drive» gjennomføringa av prosjektarbeidet Følgje opp arbeidet og syte for framdrift og nødvendige tilbakemeldingar til styringsgruppa Ved større prosjekt, som involverer mange medarbeidarar, kan det vere nødvendig med ein eigen prosjektadministrasjon (leiar, sekretær, rekneskapsansvarleg, arkivansvarleg m.m.). Prosjektgruppa består av dei som, saman med prosjektleiar, utfører arbeidet. Det er mange måtar å organisere og setje saman ei prosjektgruppe på. Det er ofte ein føremon med ein viss fleksibilitet i høve kven som er aktive heile tide og kven som er ressurspersonar vi kan spele på i arbeidet. Det er ofte ikkje nødvendig at alle er involverte og aktive i prosjektgruppa i heile prosjektet si levetid. 5. MELDING OG OPPFØLGING AV AVVIK Dersom framdrifta i prosjektet ikkje er som føresett i milepels- og rapporteringsplanen, bør prosjektleiar snarast råd utarbeide ein avviksrapport til styringsgruppa. Avvik kan m.a. skuldast at ein ikkje følgjer dei forholda som er avtalte gjennom behandlinga av den innleiande prosjektplanen. Det kan t.d. tenkjast at lineleiinga ikkje stiller opp med dei ressursane som prosjektet er avhengig av, og då vil styringsgruppa kunne handtere dette snarleg. Ei årsaksanalyse frå prosjektleiar si side bør alltid munne ut i framlegg til aktuelle tiltak som prosjekteigar (oppdragsgjevar) eller styringsgruppa kan ta stilling til. Prosjektoppfølging inneber i slike tilfelle at styringsgruppa søkjer å finne årsakene til svikten, og vidare set i verk tiltak for å rette opp situasjonen. 6. RAPPORTERING AV FRAMDRIFT Undervegsrapportering handlar om å beskrive kva for aktivitetar prosjektet har gjennomført, samt å orientere om korleis situasjonen er på gitte tidspunkt. Framdrifta i prosjektet vert rapportert til styringsgruppa, finansieringspartar og/eller lineleiinga i basisorganisasjonen. Prosjektoppfølging er leiing, og dette vil ofte innebere å analysere situasjonen, velje ut tiltak og så gjennomføre desse. Det kan i enkelte tilfelle medføre at opphavlege prosjektmål vert endra.

50 Rapportering og kvalitetssikring av framdrifta bør fokusere på følgjande punkt: Kvalitet: Undervegs- og sluttleveransar held planlagd kvalitet eller betre. Tidsfristar: Undervegs- og sluttleveransar kjem til rett tid og milepelar vert passerte som planlagt. Budsjettkontroll: Styring etter tildelte inntekter og planlagde utgifter. Vi etablerer eit system som sikrar oversikt over alle prosjektkostnader. Systemet bør varsle avvik slik at vi raskt kan setje inn tiltak for å kome på «rett kjøl». Informasjon: Vi gjev relevant informasjon til rett tid til interne og eksterne aktørar i prosjektet. Relasjonar og alliansar: Samarbeid effektivt slik at prosjektet får «drahjelp» frå dei rette personane. Opptre etisk: Ta sunne avgjerder som tåler dagens lys, ikkje berre med tanke på det du faktisk skal oppnå gjennom prosjektet, men også med tanke på god etikk og fagleg integritet. 7. EVALUERING AV AVSLUTTA PROSJEKT Prosjektet er ein mellombels organisasjon som skal «avlive» seg sjølv gjennom ein forventa sluttleveranse. Sjølv om samarbeidet i prosjektorganisasjonen har ført til både menneskelege og faglege relasjonar som deltakarane ser som fruktbare å bevare, er det opp til prosjekteigar å evaluere prosjektarbeidet og vurdere korleis ein går vidare med utgangspunkt i prosjektleveransen. Ein ryddig avslutning på eit prosjekt inneber ei oppsummerande evaluering, og styringsgruppa bør ta ansvar for at dette vert gjort. Prosjektevaluering inneber å leggje til rette for erfaringsoverføring frå prosjektet, og skal sikre at resultata vert dokumenterte og nytta på ein føremålstenleg måte. I gjennomføringa av eit prosjekt gjer både prosjektleiar, prosjektdeltakarar, prosjekteigar og lineorganisasjonen seg mange nyttige erfaringar. Erfaringane kan vere knytte til korleis arbeidsprosessane i prosjektet har vore, korleis samarbeidet mellom prosjekt og lineorganisasjonen har fungert, samt korleis samarbeidsklimaet i prosjektorganisasjonen elles har vore. I tillegg kan det vere verdifulle erfaringar i høve om ein har sett seg realistiske mål for prosjektet og om desse er innfridde. Det er viktig at erfaringane vert førde vidare, slik at ein unngår å gjere same «feil» fleire gonger. «Gjenbruk» av suksesshistoriane er like viktige å ta med. 8. KORLEIS PROSJEKTINFORMASJON SKAL ARKIVERAST Prosjekteigar og styringsgruppa bør sikre at all prosjektdokumentasjon formelt vert avslutta og arkivert. I gjennomføringa av eit prosjekt vert det ofte utarbeidd store mengder dokumentasjon. Det dreiar seg m.a. om styringsdokumentasjon, prosjektinterne notat, powerpoint-presentasjonar, rapportar, analysar og andre dokument som er med på å understøtte framdrift og måloppnåing. Prosjektleiar skal sikre god handtering av slik prosjektdokumentasjonen undervegs i prosjektet. Når prosjektet vert avslutta, må vedkomande sikre at dokumentasjonen vert arkivert på ein føremålstenleg måte i basisorganisasjonen, gjerne i samråd med arkivleiar. Det skal vere enkelt å finne fram til dokumentasjon frå tidlegare prosjekt. RELEVANT LITTERATUR Andersen, Erling S., Kristoffer Grude og Tor Haug (2002): Målrettet prosjektstyring. NKI Forlaget. Deloitte (2015): Samhandling og prosjektstyring. Forvaltningsrevisjon. Sogn og Fjordane fylkeskommune: Innovasjon Noreg (2012): Prosjektlederprosessen (PLP): Om prosjektorganisering og roller.

51 VEDLEGG 1: RETNINGSLINER FOR PROSJEKTSTYRING Prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune krev at vi tek omsyn til følgjande 10 punkt: 1 Prosjektarbeidsforma Prosjektarbeidsforma eignar seg for oppgåver som lineorganisasjonen ikkje er føremålstenleg organisert for å løyse. Når organisasjonar står overfor ei ekstraordinær og gjerne ukjend oppgåve, samt at oppgåveløysinga krev ulike typar kompetanse, organiserer vi arbeidet med ein alternativ og formalisert leiings-, samhandlings- og rapporteringsstruktur. Prosjektarbeid er avgrensa i tid. Dersom oppgåvene er varige, bør ein generelt gjere permanente organisasjonsendringar slik at oppgåva vert løyst i den faste lineorganisasjonen. Merk: Ved større prosjekt nyttar vi i Sogn og Fjordane fylkeskommune PLP-metoden som reiskap for å etablere, organisere, styre og gjennomføre prosjektarbeidet. 2 Prosjektleiar Prosjektleiar (PL) er ansvarleg for planlegging og gjennomføring. PL syter for ferdigstilling innan gjevne fristar, og er slik ansvarleg overfor prosjekteigar og styringsgruppe. PL planlegg, organiserer, styrer, kontrollerer og følgjer med på alle deler av prosjektgjennomføringa. 3 Prosjektmandat: Prosjekteigar si bestilling Prosjektmandatet konkretiserer prosjektet sine mål, problemstillingar, ressursar og rammevilkår. Organisering, ansvarsforhold og rapporteringsvegar vert også definert her. 4 Prosjektplanen: Kvalitetssikring av planlegging og gjennomføring Prosjektleiar sin utarbeidde prosjektplan tydeleggjer målbare målformuleringar, milepelar og rapporteringspunkt samt ein framdriftsplan for arbeidet. Styringsgruppa godkjenner planen. 5 Gjennomføring av risikovurdering Risikovurdering inneber identifisering av usikre forhold som budsjett, fristar, rapporteringspunkt, ressursar og kvalitetskrav. Her skal vi også vurdere tiltak for å redusere konsekvensane dersom usikre faktorar slår feil veg. 6 Styringsgruppe og referansegruppe m.m. Styringsgruppa har ansvaret for viktige avgjerder knytt til rammevilkår for prosjektet, t.d. budsjett, ressurstilgang, overordna arbeidsplanar, endringar i tidsplanar eller måljusteringar. Styringsgruppa skal godkjenne prosjektplanen omtala i 4 ovanfor. Referansegrupper kan etablerast ved behov for kvalitetsvurdering av prosjektet sine leveransar undervegs i arbeidet. 7 Melding og oppfølging av avvik Ved avvik skal prosjektleiar snarast råd utarbeide ein avviksrapport til styringsgruppa. 8 Rapportering av framdrift Framdrifta i prosjektet vert rapportert til styringsgruppa, finansieringspartar og/eller lineleiinga i basis-/ lineorganisasjonen. Prosjektleiar er ansvarleg for framdriftsrapportering. 9 Evaluering av avslutta prosjekt Prosjektevaluering inneber å leggje til rette for erfaringsoverføring frå prosjektet. Evalueringa skal sikre at resultata vert dokumenterte og gjort tilgjengelege. 10 Korleis prosjektinformasjon skal arkiverast Prosjekteigar og styringsgruppa sikrar at all dokumentasjon vert formelt avslutta og arkivert. Tabellomtale 1: Retningsliner for prosjektstyring.

52 Målretta prosjektstyring i Sogn og Fjordane fylkeskommune Notat godkjent i fylkesrådmannen si leiargruppe VEDLEGG 2: PROSJEKTMANDAT Prosjektmandatet er ei tydeleg beskriving og ein definisjon av ideen som skal greiast ut og rammevilkåra som gjeld for arbeidet: 1. Prosjektnamn 2. Mandat og problemstillingar 3. Organisering, leiing og ressursar 4. Milepelar og rapportering 5. Frist for sluttleveranse Tabellomtale 2: Prosjektmandat 6

53 VEDLEGG 3: AKTIVITETSPLAN (PROSJEKTLOGG) Alle aktivitetar som angår prosjektet skal synleggjerast i aktivitetsplanen. Her inngår møte i styringsgruppa for prosjektet, møte med tillitsvalde og ev. dialog og medverknad med tilsettegrupper, ulike delleveransar m.m.: Aktivitet/delprosjekt Innhald Ansvar Ressursar Oppstart Milepelar Rapportering Leveranse 1. Styringsgruppemøte (døme) 2. Prosjektgruppemøte (døme) 3. Informasjons- og drøftingsmøte (døme) 4. Oversending av delrapport til styringsgruppa (døme) 5. Delrapport frå ekstern konsulent levert (døme) Tabellomtale 3: Aktivitetsplan (prosjektlogg). 7

54 For valtningsrevisjon Sogn og Fjordane Fylkeskommune Samhandling og pr osjektstyring Audit & Advisory Mars 2015

55 Samandrag På oppdrag frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane fylkeskommune har Deloitte gjennomført ein forvaltningsrevisjon av samhandling og prosjektstyring. Revisjonskriteria som er lagt til grunn for revisjonen sine vurderingar går frå av kapit tel tre, medan faktagrunnlaget blir presentert i kapittel fire. Revisjonen sine vurderingar går fram av kapittel fem i rapporten, medan tilrådingar er presentert i kapittel seks. Ein høyringsuttale frå fylkesrådmannen er vedlagt i vedlegg 1. Gjennomførin g Føremålet med prosjektet har vore å undersøkje om samhandlinga mellom avdelingar i fylkeskommunen er organisert på ein føremålstenleg måte og om den medverkar til tverrfagleg og effektiv oppgåveløysing. Prosjektet er gjennomført perioden februar 2014 til februar 2015, og i to fasar. I den første fasen vart leiinga i fylkeskommunen intervjua og revisjonen gjekk igjennom sentrale dokument for å mellom anna kartlegge prosjekt der ulike avdelingar i fylkeskommunen har samhandla. Datainnsamling for fase 1 ( problemstilling 1) av prosjektet blei avslutta i april I samråd med kontrollutvalet valde ein vidare ut tre prosjekt som har blitt gjennomgått i fase to av forvaltningsrevisjonen. For to av prosjekta blei datainnsamlinga gjennomført i perioden mai - ju ni 2014, medan det tredje prosjektet blei gjennomført i september - oktober Sentrale funn og vurderingar Samhandling Revisjonen si vurdering er at samhandlinga mellom avdelingar i fylkeskommunen i hovudsak blir gjennomført på ein føremålstenleg måte og medverkar til tverrfageleg og effektiv oppgåveløysing. Revisjonen har identifisert tre formelle samhandlingsarenaer i samband med undersøkinga: Leiargruppemøter, tverrsektorielle faggrupper og midlertidige arbeidsgrupper/prosjekt. I tillegg kjem den u formelle samhandlinga mellom avdelingane, og mellom stab og fagavdelingar. Undersøkinga viser at leiarmøta fungerer betre enn tidlegare, og at leiarane opplev møta som ein viktig samhandlingsarena i fylkeskommunen. Når det gjeld dei tverrsektorielle faggru ppene kjem det fram i intervju at dei til no ikkje har fungert tilfredsstillande. Samstundes har det i 2014 blitt iverksett tiltak for å få denne tverrsektorielle arenaen til å fungere betre. Til dømes er faggrupper som ikkje hadde aktivitet avvikla, og d et er utarbeidd ein tydeleg struktur for dei faggruppene ein skal halde fram med. Det har ikkje komme fram informasjon i samband med denne undersøkinga som tilseier at samhandlinga i ulike midlertidige arbeidsgrupper/prosjekt ikkje gjev dei forventa effekt ane. Fagavdelingane har i hovudsak sektorinterne oppgåver og løyser oppgåvene i hovudsak utan å nytte kompetanse frå andre avdelingar. Undersøkinga viser likevel at alle fagavdelingane samhandlar med andre fagavdelingar i meir eller mindre grad. Alle avd elingane samhandlar med plan - og samfunnsavdelinga, men også dei andre fagavdelingane samhandlar i nokon grad med dei fleste andre avdelingar. Det går fram at dei enkelte avdelingane i hovudsak år naudsynt informasjon frå andre avdelingar. Kompetanse som a lle fagavdelingane har behov for er samla i fylkesrådmannens stabseining og i fem tenesteeiningar. Revisjonen si vurdering er at organiseringa bidreg til at ein får henta ut synergiar/meirverdiar av kompetansen på tvers. 2

56 Prosjektstyring Ein gjennomgang av tre prosjekt viser at fylkeskommunen ikkje har eitt overordna system for planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekt. Det er ikkje ein fast rutine for korleis fylkeskommunen organiserer prosjekt, eller rutinar for at ein skal eller bør nytte pr osjektstyringsverktøy, eller kva verktøy ein skal nytte. Det er vidare ikkje ein rutine for risikokartlegging i samband med gjennomføring av prosjekt eller retningslinjer for evaluering av prosjekt. Prosjektleiarane for dei tre prosjekta som er gjennomgått har nytta ulike prosjektstyringssystem eller rutinar slik som eksterne prosjektstyringssystem (Difi), eigenutvikla verktøy, samt byggesaksrutinene til fylkeskommunen. Undersøkinga viser at alle dei tre prosjekta har vore styrt i samsvar med dei retnings linjer som har vore gjeldande for dei einskilde prosjekta. Samstundes peiker revisjonen på at ikkje alle prinsipp for god prosjektstyring har vore følgt i desse prosjekta. Det er til dømes ikkje etablert rutinar eller fast praksis med å gjennomføre sluttev aluering av prosjekt for å sikre systemeatisk erfaringsoverføring mellom prosjekt. Det er ikkje i nokon av prosjekta gjennomført og dokumentert systematiske prosjektevalueringar. Revisjonen peikar også på manglande aktivering i eit av prosjekta (e - handels prosjektet). Revisjonen meiner at fråværet av eit prosjektstyringssystem, eller sentrale retningslinjer for prosjektstyring, gjev ein risiko for at vesentlege aktivitetar ikkje blir gjennomført på ein tilfredsstillande måte i samsvar med grunnleggande pr insipp for god prosjektstyring. Dette medfører ein risiko for uønskte konsekvensar for økonomi, kvalitet og framdrift i prosjekta. Revisjonen meiner det er viktig at verktøya som blir nytta i prosjektstyringa er tilpassa det enkelte prosjekt. Samstundes meiner revisjonen at det vil vere føremålstenleg om fylkeskommunen utarbeider nokre tydelege, overordna retningslinjer for korleis prosjekt skal organiserast, planleggast, gjennomførast og avsluttast. Slike retningslinjer bør gjelde på tvers av ulike prosj ekt og sikre at alle prosjekt i fylkeskommunen tilfredsstiller nokre sentrale krav som kan medverke til rasjonell og effektiv gjennomføring av prosjekt. Revisjonen tilrår at Sogn og Fjordane fylkeskommune: Vurderer å utarbeide overordna retningslinjer for prosjektstyring som fastsett krav til mellom anna: a. Utarbeiding av prosjektmandat b. Kvalitetssikring av planlegging og gjennomføring c. Gjennomføring av risikovurderingar d. Oppretting av eventuelle styringsgrupper, referansegrupper mv. e. Meldi ng og oppfølging av avvik f. Rapportering av framdrift g. Evaluering av avslutta prosjekt h. Korleis prosjektinformasjon skal arkiverast 3

57 4

58 Innhald Samandrag Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensingar Metode Dokume ntanalyse Intervju Gjennomgang av tre prosjekt Verifisering og høyring Revisjonskriterium Overordna krav om internkontroll Prinsipp for prosjektgjennomføring System for prosjektstyring Data Organisasjonsstruktur Leiargruppemøte Samhandling mellom fagavdelingane Plan - og samfunnsavdelinga Næringsavdelinga Opplæringsavdelinga Samferdselavdelinga Kulturavdelinga Samhandling mellom fagavdelingane og stab/tenesteeiningar Tverrsektorielle faggrupper Adhoc - grupper og prosjekt Informasjonsflyt Prosjektstyring Rutinar for prosjektstyring i byggeprosjekt Skulebruksplan Initiering Planleggingsfasen Gjennomføringsfasen Avslutningsf asen E - handelsprosjektet (pågåande) Initiering og planleggingsfase Gjennomføringsfasen Avslutting Sogn og Fjordane kunstmuseum Initierings og planleggingsfasen Gjennomføringsfasen Avslutningsfasen Vurdering Korleis samhandlar avdelingane i fylkeskommunen?