HiOA er landets største høgskole med ca studenter og ca 1850 ansatte.

Transkript

1 Kravspesifikasjon for anskaffelse av konsulenttjenester Ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering Saksnr.: 2013/ Bakgrunn HiOA er landets største høgskole med ca studenter og ca 1850 ansatte. Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus fusjonerte 1. august Den nye høgskolen fikk navnet Høgskolen I Oslo og Akershus (HiOA), og har studiested både i Pilestredet i Oslo og på Kjeller i Skedsmo. Da styrene ved daværende Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus fattet vedtak om faglig og administrativ organisering av HiOA, var ett av vedtakspunktene at ordningen skal evalueres i løpet av styreperioden. Høgskolen i Oslo og Akershus vil søke universitetsstatus, og vil bli det tredje universitetet i Oslo og Akershus. HiOA skal være et nasjonalt ledende profesjons- og arbeidslivsuniversitet, regionalt forankret med en klart storbyprofil og internasjonal orientering. Styret til Høgskolen i Oslo og Akershus vedtok følgende på styremøte den : 1. Styret beslutter å gjennomføre en underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering (høgskolens organisasjonsdesign). 2. Evalueringen gjennomføres av en ekstern evaluator. 3. Styret fastsetter følgende mandat for underveisevalueringen: Ekstern evaluators mandat er: a. Gjennomføre en evaluering av hvordan eksisterende organisasjonsdesign fungerer, med særlig vekt på forholdet mellom faglig og administrativ ledelse og erfaringene med todelt/enhetlig ledelse. Evalueringen bør også trekke inn prinsipper for og erfaringer med forholdet mellom faglig og administrativ ledelse ved andre høyere utdanningsinstitusjoner. b. Gjennomføre en analyse av i hvilken grad dagens organisasjonsdesign understøtter realiseringen av Strategi 2020 og nasjonale utdannings- og forskningspolitiske føringer. I dette ligger også en analyse av hvordan dagens organisering kommuniserer høgskolens profil og egenart utad. c. Foreslå tiltak til forbedring som kan gi en bedre understøttelse for realisering av strategien og nasjonale forsknings- og utdanningspolitiske føringer.

2 d. Foreslå tiltak til forbedring som kan bidra til at institusjonens profil og egenart kommuniseres bedre utad e. Gjennomføre en risikovurdering og kost/nytteanalyse av tiltakspunktene, herunder også en vurdering av hvilke omkostninger iverksettelse av endringsforslagene vil ha for institusjonen 4. Styret fastsetter følgende hovedmilepæler for arbeidet: a. Evalueringen gjennomføres i perioden Fase 1 gjennomføres i perioden: (helst med oppstart i uke 8) Fase 2 gjennomføres i perioden: b. Høringsperioden fastsettes til c. Vedtak om framtidig organisasjonsdesign fattes i styremøte d. Implementering av eventuelle endringer skjer med virkning fra Anskaffelsens formål og omfang Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) er organisert i fire fakulteter, 21 institutter, fakultetsstyrer og rådsorganer. I tillegg kommer fire administrative avdelinger og tre faglige sentre. Høgskolens øverste organ er styret, hvor rektor er styreleder. Rektor og høgskoledirektør utgjør høgskolens øverste ledelse sammen med to prorektorer. Hvert fakultet ledes av en dekan og en fakultetsdirektør. Fakultetsstyret har ekstern styreleder oppnevnt av HiOA-styret. Høgskolen har et studieutvalg og et FoU-utvalg som ledes av høgskolens to prorektorer. Studieutvalget og FoU-utvalget ivaretar oppgaver delegert av styret. HiOAs sentrale lederfora består av dekanmøtet og direktørmøtet. Organisasjonen til HiOA er relativt ny og organisasjonsstrukturen begynner å falle på plass etter fusjonen mellom Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus i Dagens organisasjonsmodell ble utarbeidet med utgangspunkt i de målene som ble satt for fusjonen og strategi for universitetssatsing. Siden da har styret vedtatt Strategi 2020 som gjelder for perioden HiOA ønsker en evaluering av i hvilken grad den strukturen som er valgt understøtter de strategiske veivalgene og høgskolens profil og egenart. Det er hensiktsmessig med en evaluering nå mens HiOAs organisering er relativt fersk og gjøre eventuelle justeringer før det går for lang tid. Etter at styret fastsatte Strategi 2020, er det blant annet lagt fram skriver St. Meld. 18 ( ) Lange linjer kunnskap gir muligheter (forskningsmeldingen) og en rekke andre meldinger med relevans for høgskolens virksomhet. I tillegg har regjeringen besluttet at Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 2

3 Norge skal delta i EUs neste rammeprogram, Horizon Dette gir nasjonale og internasjonale utdannings- og forskningspolitiske føringer som det også er relevant å ta med i evalueringen. HiOA er en høgskole med en klar profesjonsprofil og har som ambisjon å bli et universitet med profesjonsrettet profil innen utgangen av Den organiseringen som er valgt er imidlertid en blåkopi av hvordan de klassiske breddeuniversitetene er organisert. I evalueringen ønskes det der derfor også en vurdering av i hvilken grad den interne organiseringen kommuniserer institusjonens profesjonsrettede profil utad, og få råd om eventuelle tiltak til forbedring. Det vises til Vedlegg 3 for organisasjonskart til Høgskolen i Oslo og Akershus. Organisasjonsdesign Med organisasjonsdesign menes institusjonens organisasjonsstruktur, rolle- og oppgavefordeling, ansvars- og myndighetsfordeling og samhandlings- og koordineringsmekanismer. Det favner med andre ord bredere enn bare «boksene på kartet» og omhandler hele rammeverket for institusjonens indre liv. I det videre er det denne definisjonen som legges til grunn når begrepet «organisering» brukes. Tidsplan etter denne anskaffelsen Nåværende styreperiode utløper Rekruttering til lederstillinger som rektor og prorektorer (uavhengig av valgt eller tilsatt rektor), dekaner, instituttledere og studieledere, samt representanter til styrer, råd og utvalg må starte senest ved årsskiftet 2014/2015. Det innebærer at institusjonens organisering må være klarlagt på dette tidspunktet. Med andre ord må sittende styre ta stilling til institusjonens organisasjonsdesign for neste styreperiode senest i november/desember Det vises til HiOAs milepælsplan i kravspesifikasjonens kapittel Kvalifikasjonskrav Kun kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert videre. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg i henhold til kvalifikasjonskravene, som står i konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV), vil bli meddelt dette. 4. Krav til ytelsen (tilbudet) Følgende minimumskrav må oppfylles før tilbudet kan bli vurdert. Dersom krav ikke er oppfylt vil tilbudet bli avvist. Det kreves at tilbudte personer har tilstrekkelig med kompetanse til å kunne fullføre denne kontrakten, og at kontrakten gjennomføres i tråd med fastsatte krav til leveranser. Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 3

4 Leverandøren skal kunne stille til disposisjon et team bestående av minimum 4 personer, inkludert oppdragsleder. Personene skal være på seniornivå og stilles til disposisjon når det er hensiktsmessig for HiOA. 1. Oppdragsleder hos tilbyder skal minimum ha følgende kompetanse: Ha vært oppdragsleder på og gjennomført sammenlignbare oppdrag i universitet- og høgskolesektoren. Erfaring med sammenlignbare oppdrag for andre kunnskapsorganisasjoner. Ha totalt fem (5) år erfaring fra organisasjonsdesign og -analyse, evaluering av organisasjonsstruktur, styring og ledelse, og/eller omstilling. God kjennskap til prinsipper for forholdet mellom faglig og administrativ organisering. Relevant høyere utdanning. Gode norsk kunnskaper både skriftlig og muntlig. 2. Alle teammedarbeidere skal minimum ha følgende kompetanse: Ha vært teammedarbeidere på sammenlignbare komplekse oppdrag enten innen universitet- og høgskolesektoren eller innen andre kompetanseorganisasjoner i offentlig sektor. Ha betydelig erfaring fra organisasjonsdesign, -analyse og evalueringer. 3. Minimum en person i tilbudt team skal minimum ha følgende kompetanse: Dokumentert erfaring og/eller utdanning med kost/nytteanalyser primært relatert til organisasjonsevalueringer eller organisasjonsutvikling. 4. Tilbyder må angi hvem i teamet som skal være oppdragsleder, teammedarbeider, samt hvem som er hovedkontakt/kundeansvarlig for HiOA. 5. Det kreves at de oppsatte tidspunktene i HiOAs milepælsplan overholdes, herunder: Fase 1 skal være fullført, dvs. rapport mottatt og godkjent av HiOA innen Endelig rapport skal være ferdig og mottatt av HiOA innen (fase 2) 6. Det kreves at tilbudt personell møter opp på jevnlige møter i regi av eller hos HiOA. Tilbudt personell må signere taushetserklæring før de kan starte arbeidet. Oppdraget skal være påbegynt innen to uker etter signert kontrakt. 7. Ved kjøp av bistand, som kan finne sted etter endt fase 2, skal følgende krav overholdes: Oppstart av bestilt arbeid skal finne sted innen 2 uker (maks 10 arbeidsdager) etter bestilling. Bistand skal kun leveres av tilbudte personer med oppdatert kunnskap på problemstillinger knyttet til fase 1 og fase 2. Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 4

5 Dokumentasjonskrav til punkt 4 Krav til ytelsen Utfylt Vedlegg 1 krav til ytelsen, som viser oppfyllelse av krav til ytelsen. Navneliste i Vedlegg 1 krav til ytelsen som viser tilbudte personer og hvilken rolle disse har i teamet (oppdragsleder, teammedarbeider og hovedkontakt/kundeansvarlig). 5. Tildelingskriterier (TK) Etter tilbudsfristen vil alle som har levert gyldige tilbud bli innkalt til et intervju. Her vil personlig egnethet bli vurdert. Tilbyder må sørge for at det er de tilbudte konsulenter som deltar i dette intervjuet. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Vekt TK1 De tilbudte konsulentenes samlede kompetanse 40 TK2 Tilnærming og metode 30 TK3 Pris 30 Totalsum 100 TK 1- De tilbudte konsulentenes samlede kompetanse (vekt 40%) Her menes de tilbudte konsulentenes faglige kompetanse inn i HiOAs eksterne underveisevaluering, herunder leverandørens samlede kompetanse, erfaring med sammenlignbare oppdrag samt utdanning og personlig egnethet. Oppdragsgiver vil legge vekt på: Erfaring fra sammenlignbare oppdrag i store og komplekse organisasjoner, herunder: Oppdrag innen universitet og -høgskolesektoren, forskning og utdanning. Organisasjonsdesign, -analyse og evaluering av organisasjonsstruktur, med fokus på styring og ledelse, samt tiltak til forbedring. Evaluering av organisasjoner, styringsformer, med fokus på faglig og administrativ organisering, erfaring med todelt/enhetlig ledelse, samt tiltak til forbedring. Relevant akademisk kompetanse. For dette oppdraget er det viktig med gode samarbeids- og kommunikasjonsevner muntlig og skriftlig ut til HiOAs ledelse, nøkkelpersoner, tillitsvalgte og eksterne samarbeidspartnere. Personlig egnethet vil bli vurdert ved at minimum oppdragsleder og en teamdeltager deltar på et minutters intervju, tentativ tidsplan for gjennomføring av intervju er 21.1 og I intervjuet vil oppdragsgiver vektlegge kommunikasjon og samarbeidsstil. Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 5

6 Det må leveres: 1. CV for minimum fire tilbudte konsulenter med beskrivelse av relevant erfaring, referanseprosjekter for dette oppdraget, og akademisk kompetanse. Erfaring med planlegging og gjennomføring av følgende områder må beskrives spesielt: a. Oppdrag innen universitet og høgskolesektoren, forskning og utdanning. b. Organisasjonsanalyse og organisasjonsdesign c. Evaluering av organisasjoner og styringsformer d. Forslag til tiltak, omstillingsarbeid og organisasjonsutvikling i offentlig sektor e. Risikovurderinger og kost/nytte analyser knyttet til organisasjon 2. Referanser på oppdragsleder fra minst tre relevante oppdrag de siste fem årene listet opp med kundenavn, kontaktperson, telefonnummer, oppdragets innhold og omfang. HiOA vil kontakt en eller flere referanser. TK 2 - Tilnærming og metode (vekt 30%) Her sammenlignes tilbudene med hensyn til hvordan de imøtekommer HiOAs behov som beskrevet i denne kravspesifikasjonen under punkt 1 Bakgrunn, punkt 2 Anskaffelsens formål og omfang, punkt 7 Mer om tilnærming og leveranse. For å kunne overholde HiOAs tidsplan og oppnå god kvalitet i leveranser bør oppdraget gjennomføres i nært samarbeid med interne ressurser hos HiOA. Det må leveres: 1. Forslag til tilnærming (løsningsbeskrivelse) ut fra rammen i dokumentet og egen forståelse av oppdraget. 2. Beskrivelse av kritiske suksessfaktorer og metode for underveisevalueringen. 3. Beskrivelse av hva tilbyderen vil vektlegge i underveisevalueringen av en kompleks kunnskapsorganisasjon. 4. Beskrivelse av hvordan leverandøren ser for seg at et slikt samarbeid kan gjennomføres i praksis og hvordan man best sikrer intern forankring. 5. Beskrivelse av leverandørens interne kvalitetssikringssystem for eksterne oppdrag, og hvordan leverandør vil kvalitetssikre underveisevalueringen for HiOA. Innleveringen i TK2 må ha overskriften Tilnærming og metode, og besvare de overnevnte punktene i den rekkefølgen de står. Teksten må vise til hvilke punkter det svares på. Beskrivelsen under TK 2 skal være på maks 12 stykk A4-sider, totalt inkludert plansjer o.l. Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 6

7 TK 3 - Pris (vekt 30%) Leverandøren skal oppgi priser i vedlegg 2 Prisskjema. HiOA krever pristilbud på følgende prisformater: 1. Fase 1 og fase 2 skal prises med en (1) felles fastpris i NOK eks. mva. Alle kostnader i forbindelse med oppdraget er inkludert i fastprisen som er en totalpris for Oppdragsgiver for komplett fullført kontrakt med Leverandør. Fastprisen inkluderer Leverandørens fortjeneste og kostnader, herunder sosiale og administrative kostnader, samt eventuelle reisekostnader. Leverandøren er ansvarlig for at framdrift og sluttresultat av fase 1 og 2 er i tråd med krav og betingelser i Oppdragsgivers kunngjøring og dokumenter, samt Leverandørens tilbud. Leverandøren skal uten kostnad, i rimelig grad innenfor kontrakten, akseptere variasjoner i arbeidsmengde og øvrige forutsetninger. 2. Alt etter aktivitet 2.7 i HiOAs milepælsplan blir evt. kjøp av konsulenttimer etter tilbudt timepris i NOK eks. mva. Det skal kun tilbys en (1) timepris, og denne prisen inkluderer Leverandørens fortjeneste og kostnader, herunder reise, sosiale og administrative kostnader. Oppdragsgiver skal kunne bestille bistand av alle tilbudte personer til samme timepris. Timeprisen er for hele klokketimer. Kun timer som er bestilt skriftlig fra Oppdragsgiver i perioden og kan faktureres, og totalt timeantall skal ikke overstige 650 timer. Bestilling av timer skal kun skje av avdeling for HR v/kontaktperson for avtalen. HiOA vil for hver enkelt tilbyder regne ut en estimert totalpris for hele anskaffelsen. Totalprisen vil bestå av fastprisen for fase 1 og 2, samt timeprisen for kjøp bistand. Timeprisen vil ganges med maksimalt antall timer (se ovenfor), og totalsummen vil deretter legges til fastpris. 6. Mer om tilnærming og leveranse Evalueringen skal gjennomføres av en ekstern evaluator. Dette for å få en uhildet evaluering og et utenfrablikk på hvordan HiOAs som organisasjon fungerer og råd om eventuelle endringer. Begrunnelsen for dette er at alle ledere, medarbeidere, tjenestemannsrepresentanter og studenter er interessenter i dette og kan sies å ha en egeninteresse i HiOAs organisering, rolle- og oppgavefordeling, ansvars- og myndighetsfordeling mv. HiOA ser for seg at arbeidet forankres og gjennomføres på ordinær måte i linjeorganisasjonen. Styret skal være en aktiv part gjennom hele prosessen og vil evt. delta i oppstartmøte med valgt oppdragstaker. Tjenestemannsorganisasjonene skal også involveres. Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 7

8 Arbeidet legges opp i 2 faser. Resultatet av fase 1 legges fram for styret gjennom en presentasjon fra evaluator, for deretter å fatte beslutning om hva som skal prioriteres i fase 2. Når den samlede evalueringen foreligger, sendes denne på høring i organisasjonen. Evaluator skal presentere den samlede rapporten for styret og bidra til å utvikle forslag til høringsspørsmål. Høringsinstanser er normalt fakulteter og sentra, fellesadministrasjonen, tjenestemannsorganisasjonene, hovedverneombudet og Studentparlamentet. Høringsperioden er satt til Når høringsuttalelsene foreligger inngår disse sammen med den rådgivende underveisevalueringen, i beslutningsunderlaget for saken som fremmes for styret til endelig beslutning. Det legges opp til styrebehandling 18. desember HiOA etablerer en referansegruppe i tilknytning til underveisevalueringen. Den vil rådspørres ved avslutningen av fase 1 og fase 2 i evalueringen samt i forberedelsen av styrets endelige vedtak i saken. Referansegruppen består av UF-tilsatte (undervisning og forskning) TAtilsatte (teknisk administrativt), studentrepresentanter og eksterne medlemmer. Etter at den eksterne evalueringsrapporten foreligger og mens høringsperioden pågår, vil HiOA ta sikte på å opprette ulike møteplasser for både ansatte, studenter og eksterne representanter med formål å diskutere og gi råd om forslag til forbedringstiltak. Et møte kan eksempelvis være et dagsseminar der alle representanter i fakultetsstyrene og instituttråd møter styret. Innspill på dette fra tilbyder vil også telle positivt (ref. TK 2 tilnærming og metode). HiOAs milepælsplan Med utgangspunkt i ovennevnte er det skissert følgende milepælsplan. Aktivitet Omhandler Aktivitet Leveranse Dato Ansvarlig nr 1.0 Planlegging Utarbeide mandat og milepælsplan samt gjennomføre anskaffelse av ekstern evaluator Utarbeide forslag til mandat og milepælsplan Styresak med forslag til mandat og milepælsplan HiOA Referat fra IDF-møtet HiOA 1.2. Møte med tjenestemannsorganisasjonene 1.3. Styremøte Vedtak om mandat og Styret MP1 milepælsplan HiOA 1.5. Tilbudsfrist for tilbydere, kl Tilbydere 1.6. Intervju av oppdragsleder og team Tilbydere og HiOA 1.7. Velge og meddelelse kontraktstildeling ekstern evaluator Meddelelse om kontraktstildeling Uke 5-6 HiOA Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 8

9 Aktivitet Omhandler Aktivitet Leveranse Dato Ansvarlig nr 2.0 Gjennomføring Gjennomføre evalueringen, fase 1 Rapport med av evalueringen og fase 2 anbefalinger om tiltak til forbedring, vurdering av risiko og kost/nytteanalyse 2.1. Evt. oppstarsmøte mellom styret og ekstern evaluator Avklare forventninger og forankre planlagt Uke 8-9, HiOA og Ekstern 2.2. Gjennomføre evalueringens Fase Påske 2.4. Utarbeide styresak med forslag til områder for en mer dyptgående evaluering 2.5. Møte med tjenestemannsorganisasjonene 2.6. MP2 Styremøte 2.7. Gjennomføre evalueringens Fase Utarbeide styresak med forslag til høringsspørsmål prosess En overordnet analyse med anbefalinger om områder som bør være gjenstand for en mer dyptgående evaluering evaluator Ekstern evaluator Styresak April HiOA Referat fra IDF-møtet April HiOA Vedtak om områder som er gjenstand for en mer dyptgående evaluering Samlet evalueringsrapport med anbefaling om forslag til tiltak for forbedring Mai Styret Ekstern evaluator Styresak August HiOA 2.9. Møte med tjenestemannsorganisasjonene Referat fra IDF-møtet August HiOA Styremøte Vedtak om August HiOA MP3 høringsspørsmål 3.0 Høring Rapporten sendes på høring Høringsuttalelser HiOA 4.0 Beslutningsprosess Behandling av høringsinnspill Beslutning om organisasjonsdesign 4.1. Utarbeide styresak om organisasjonsdesign med virkning fra Møte med tjenestemannsorganisasjonene Oppsummere høringsinnspill Organisasjonsstruktur, rolle- og oppgavefordeling, ansvars- og myndighetsfordeling, samhandlings- og koordineringsmekanismer Styresak HiOA Referat og/eller protokoll avhengig av om forslaget innebærer endringer i Des HiOA Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 9

10 Aktivitet nr Omhandler Aktivitet Leveranse Dato Ansvarlig organisasjonsstrukturen Sakspapirer til styremøte sendes ut Forslag til beslutning Styremøte (ekstraordinært) Gjennomføre rekruttering til lederstillinger og valg til høgskolestyret, evt også til andre styrer, råd og utvalg Beslutning om organisasjonsdesign HiOA Styret 4.3. MP Forberedelse til implementering HiOA Tidspunkt for avslutning av fase 1 og fase 2 kan pga. uforutsette omstendigheter forskyves noe av HiOA. Blir det forskjøvet med mer enn en (1) uke, vil HiOA betale timepris i forskyvelsesperioden. Kommunikasjonsplan I fusjonsprosessen i 2011 høstet HiOA svært gode erfaringer med åpenhet i alle dokumenter, møtereferater mv. gjennom en egen nettside. I tillegg ble det gjennomført en rekke seminarer, allmøter mv. HiOA vil legge opp til at det vil jobbes etter samme modell med underveisevalueringen. Kravspesifikasjon til anskaffelse Ekstern underveisevaluering HiOA side 10

11 Vedlegg 1- Krav til ytelsen Følgende minimumskrav må oppfylles før tilbudet kan bli vurdert. Dersom krav ikke er oppfylt vil tilbudet bli avvist. Det kreves at tilbudte personer har tilstrekkelig med kompetanse til å kunne fullføre denne kontrakten, og at kontrakten gjennomføres i tråd med fastsatte krav til leveranser. Krav til ytelsen Leverandøren skal kunne stille til disposisjon et team bestående av minimum 4 personer, inkludert oppdragsleder. Personene skal være på seniornivå og stilles til disposisjon når det er hensiktsmessig for HiOA. 1. Oppdragsleder hos tilbyder skal minimum ha følgende kompetanse: Ha vært oppdragsleder på og gjennomført sammenlignbare oppdrag i universitet- og høgskolesektoren. Erfaring med sammenlignbare oppdrag for andre kunnskapsorganisasjoner. Ha totalt fem (5) år erfaring fra organisasjonsanalyse og -design, evaluering av organisasjonsstruktur, styring og ledelse, og/eller omstilling. Erfaring med arbeid innen faglig og administrativ organisering. Relevant høyere utdanning. Gode norsk kunnskaper både skriftlig og muntlig. 2. Alle teammedarbeidere skal minimum ha følgende kompetanse: Ha vært teammedarbeidere på sammenlignbare komplekse oppdrag enten innen universitet- og høgskolesektoren eller innen andre kompetanseorganisasjoner i offentlig sektor. Ha betydelig erfaring fra organisasjonsanalyse og evalueringer. 3. Minimum en person i tilbudt team skal minimum ha følgende kompetanse: Dokumentert erfaring og/eller utdanning med kost/nytteanalyser primært relatert til organisasjonsevalueringer eller organisasjonsutvikling. 4. Tilbyder må angi hvem i teamet som skal være oppdragsleder, teammedarbeider, samt hvem som er hovedkontakt/kundeansvarlig for HiOA. 5. Det kreves at de oppsatte tidspunktene i HiOAs milepælsplan overholdes, herunder: Fase 1 skal være fullført, dvs. rapport mottatt og godkjent av HiOA innen Endelig rapport skal være ferdig og mottatt av HiOA innen (fase 2) 6. Det kreves at tilbudt personell møter opp på jevnlige møter i regi av eller hos HiOA. Tilbudt personell må signere taushetserklæring før de kan starte arbeidet. Oppdraget skal være påbegynt innen to uker etter signert kontrakt. 7. Ved kjøp av bistand, som kan finne sted etter endt fase 2, skal følgende krav overholdes: JA/NEI Kommentar hvis nei 1

12 Oppstart av bestilt arbeid skal finne sted innen 2 uker (maks 10 arbeidsdager) etter bestilling. Bistand skal kun leveres av tilbudte personer med oppdatert kunnskap på problemstillinger knyttet til fase 1 og fase 2. Navneliste over tilbudte personer og hvilken rolle disse har i teamet (oppdragsleder, teammedarbeider og hovedkontakt/kundeansvarlig). Oppdragsleder Teammedarbeider Hovedkontakt/kundeansvarlig Navn (fornavn, etternavn) 2

13 Vedlegg 2 Prisskjema 2013/5079 PRISSKJEMA SAKSNR. 2013/ Pris Pris skal gis i tråd med punkt 5 «TK 3 Pris». Alle former for fakturagebyr, tillegg og lignende godtas ikke, jmf. SI-HiOA Eventuelle andre kostnader som ikke er tatt med i tilbudet, men som er nødvendig for å levere i henhold til kravspesifikasjonen, ansees som inkludert i tilbudsprisen. 1.1 Prismatrise Prisen skal oppgis i NOK og være eksklusive mva. Post Oppgave Enhet Pris i NOK ekskl. mva. 1 Fastpris for fase 1 og fase 2 Fastpris 2 Pris per time ved kjøp av konsulentbistand Timepris Side 1 av 1

14 Gjeldende fra 1. juni 2013 Virksomhetsutvikling og intern kontroll Avd. for forskning og bibliotek Prorektor Utdanning og regional forankring Prorektor FOU og internasjonalisering Rektor Styret Høgskoledirektør FoU-seksjonen Læringssenter og bibliotek Læringssenteret Pilestredet 48 Læringssenteret Pilestredet 35 og Pilestredet Park Biblioteket Kjeller Audiovisuell seksjon Avd. for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering Seksjon for opptak og veiledning Seksjon for analyse og kvalitetsutvikling Seksjon for eksamen og studieadm. systemer Seksjon for internasjonalisering Avd. for samfunnskontakt og kommunikasjon Senter for profesjonsstudier (SPS) Vertsinstitusjon for Nasjonalt senter for flerkulturell opplæring (NAFO) Seksjon for samfunnskontakt og forskningsformidling Seksjon for studentrekruttering, profilering og førstelinje Avd. for ressursutvikling og infrastruktur Stab og arkiv Avdeling for økonomi Seksjon for lønn og regnskap Seksjon for økonomistyring Avdeling for HR Avdeling for IKT Seksjon for systemadministrasjon Seksjon for brukerstøtte Avdeling for eiendom Seksjon for eiendomsutvikling og -forvaltning Seksjon for tjenestestyring og brukerstøtte Fakultet for helsefag Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier Fakultet for samfunnsfag Fakultet for teknologi, kunst og design Dekan Dekan Dekan Dekan Institutt for: atferdsvitenskap ergoterapi og ortopediingeniørfag farmasi og bioingeniørfag fysioterapi helse, ernæring og ledelse radiografi og tannteknikk sykepleie Fak.adm. Stab Seksjon for studieadm. Seksjon for økonomi Seksjon for HR Institutt for: barnehagelærerutdanning grunnskole- og faglærerutdanning internasjonale studier og tolkeutdanning yrkesfaglærerutdanning Fak.adm. Stab Seksjon for studieadm. Seksjon for økonomi Seksjon for HR Seksjon for oppdragsadm. Institutt for: arkiv, bibliotek- og info.fag journalistikk og mediefag offentlig adm. og velferdsfag sosialfag økonomi og administrasjon Fak.adm. Stab Seksjon for studieadm. Seksjon for økonomi Seksjon for HR Institutt for: bygg og energiteknikk estetiske fag industriell utvikling informasjonsteknologi produktdesign Fak.adm. Stab Seksjon for studieadm. Seksjon for økonomi Seksjon for HR

15 STANDARDKONTRAKT FOR TJENESTEKJØP Kontraktsreferanse: 2013/5079 Kontraktsområde: Konsulenttjenester for ekstern underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering Versjon 3.0

16 Standardkontrakt for tjenestekjøp Kontrakt om partsforpliktelser mellom: [Navn på Oppdragsgiveren] (heretter omtalt som Oppdragsgiver) og [Navn på Leverandøren] (heretter omtalt som Leverandør) Oppdragsgiver handler for denne Kontrakten etter fullmakt også på vegne av følgende samarbeidspartnere, som også opptrer som Oppdragsgivere etter denne Kontrakten: [Navn på samarbeidspartner] [Navn på samarbeidspartner] [Navn på samarbeidspartner] [Navn på samarbeidspartner] For Oppdragsgiver: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] For Leverandør: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] Oppdragsgivers signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin kontraktspart under denne Kontrakt. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Leverandørs signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin kontraktspart under denne Kontrakt. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Denne Kontrakten er utstedt i [antall] eksemplarer, hvorav [antall] beholdes av Oppdragsgiver og [antall] beholdes av Leverandør. Side 2 av 27

17 Skriftlige henvendelser i relasjon til Kontrakten Alle skriftlige henvendelser angående dette kontraktsforholdet skal sendes til følgende adresser: Henvendelser til Oppdragsgiver: [Adressat] [Adresse] [Postnummer og poststed] Henvendelser til Leverandør: [Adressat] [Adresse] [Postnummer og poststed] Partenes oppnevnte kontaktpersoner (navn, stilling, telefon, e-post) For Oppdragsgiver: [Navn] [Stilling] [Telefon] [E-post] For Leverandør: [Navn] [Stilling] [Telefon] [E-post] Side 3 av 27

18 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTRAKTSTYPE OG KONTRAKTENS FORMÅL Kontraktstype Kontraktens formål KONTRAKTENS DOKUMENTER OG RANGORDNING Kontraktens dokumenter Rangordning OMFANG OG VARIGHET (TJENESTEYTELSEN) Kontraktens omfang Kontraktens varighet Rammeavtale tjenestekjøp Enkel tjenestekjøpskontrakt DEFINISJONER PRIS OG BETALINGSBETINGELSER Pris Timebasert vederlag Utlegg og reiser Prisendring Forskuddsbetaling Fakturering Faktureringsrutiner Overdraging av fakturaer LEVERING TID, STED OG MÅTE RAMMEAVTALETYPE HVEM SOM KAN GJØRE AVROP AVROP PÅ RAMMEAVTALEN Generelt om avrop... Error! Bookmark not defined. 9.2 Avrop på rammeavtale med én leverandør der alle vilkår er fastsatt i rammeavtalen... Error! Bookmark not defined. 9.3 Avrop på rammeavtale med én leverandør der ikke alle vilkår er fastsatt i rammeavtalen... Error! Bookmark not defined. 9.4 Avrop på rammeavtale med flere leverandører der alle vilkår er fastsatt i rammeavtalen... Error! Bookmark not defined. 9.5 Avrop på rammeavtale med flere leverandører der ikke alle vilkår er fastsatt i rammeavtalen (minikonkurranse)... Error! Bookmark not defined Konkurranseform... Error! Bookmark not defined. Side 4 av 27

19 9.5.2 Overordnet om gjennomføring av minikonkurranser... Error! Bookmark not defined Resultatet av minikonkurransen... Error! Bookmark not defined. 10 LEVERANDØRENS KONTRAKTSFORPLIKTELSER Generelle forpliktelser Levering Tjenesteytelsens egenskaper Generelt Standarder og metoder Kompetanseoverføring Overføring av rettigheter Overføringen Rettsmangler Overføring av dokumenter Overføring av dokumenter som representerer Tjenesteytelsen Overføring av dokumenter som er av betydning for nyttiggjørelse av Tjenesteytelsen Overføring av leveringsstatistikk m.v Nøkkelpersonell og annet personell Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon Bruk av underleverandører Forsikringer Varslingsplikt Taushetsplikt Reklame, kundepleie m.v Gjengs lønns- og arbeidsvilkår OPPDRAGSGIVERS MISLIGHOLDSBEFØYELSER Reklamasjonsperiode Brudd på varslingsplikt Tilleggsfrist Utskiftning av personell Oppdragsgiverens krav på avhjelp Leverandørens rett til omlevering eller retting Utbedring mot vederlag Tilbakehold av betaling Dagbot ved forsinkelse Prisavslag Side 5 av 27

20 11.11 Heving Heving ved forsinkelse Heving ved funksjonsmangler Heving ved rettsmangler Heving ved rettskraftig dom Heving ved konkurs, akkord e.l Hevingsoppgjør Dekningskjøp ved heving Erstatning/erstatningsbegrensning Forventet mislighold Forventet mislighold Tilbakeholdsrett Heving ved forventet mislighold Brudd på regler om reklame, kundepleie m.v Brudd på krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår OPPDRAGSGIVERS KONTRAKTSFORPLIKTELSER Generelle forpliktelser Undersøkingsplikt Betaling Sikkerhetsstillelse Medvirkning Klarhet overfor Leverandøren Risiko og ansvar for dokumentasjon og kommunikasjon Bruk av tredjepart Forsikringer Varslingsplikt Taushetsplikt LEVERANDØRENS MISLIGHOLDSBEFØYELSER Reklamasjon Forsinket betaling Varslingsplikt Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett Tilleggsfrist Rett til å kreve oppfyllelse Heving Heving ved forsinket betaling Heving ved manglende medvirkning Side 6 av 27