2009 IODA EUROPEAN CHAMPIONSHIP PIRAN SLOVENIA

Transkript

1 Norsk Optimistjolleklubb Org.nr E-post: 2009 IODA EUROPEAN CHAMPIONSHIP PIRAN SLOVENIA Arrangement I N F O R M A S J O N F R A N O K Norsk Optimistjolleklubb (NOK) sender et landslag på totalt 7 seilere til 2009 IODA European Championship som arrangeres av Sailing Club Piran i Slovenia fra 4. juli til 12. juli. Notice of Race (NOR) og annen informasjon om mesterskapet finnes her: Det er opplyst i NOR at det ikke er nødvendig med noen spesielle medisinske forhåndsregler før man reiser til Slovenia. Uttak Uttaket til årets internasjonale mesterskap vil bli foretatt så snart rankingen er klar etter NC3 i Bergen den 7. juni. De 5 best rankede seilerne uavhengig av kjønn tilbys plass på VM laget. Dersom alle disse aksepterer plass til VM vil de neste 7 på rankingen, hvorav minst 3 av samme kjønn, bli tilbudt plass på EM laget. Dersom en av de 5 beste seilerne velger å delta i EM i stedet for VM vil den 6. beste på rankingen få tilbud om VM plass osv. Om noen av dem som tilbys plass ikke skulle ønske å benytte plassen, går tilbudet til neste seiler på rankingen (kriteriene om minst 3 av samme kjønn må fremdeles være oppfylt). NB! Alle seilere som er aktuelle for deltagelse i VM, EM eller JNoM, skal ved registrering på NC3 levere skjema med angivelse av hvilke(t) mesterskap de vil akseptere et tilbud om deltagelse i. Når rankingen er klar etter avsluttet regatta den 7. juni, må seilerne og foreldre undertegne en forpliktende deltakerkontrakt (vedlagt) for det mesterskapet de er tatt ut til og har angitt at de ønsker å akseptere en plass til. Denne deltagerkontrakten leveres til NOK. Kick-off møte Kick-off møtet holdes i Bergen SF s lokaler søndag 7. juni etter at uttaket er klart. Både seilere og foreldre deltar på møtet. Noen punkter på agendaen: Informasjon fra NOK om opplegg og forutsetninger Gjennomgang og underskrift av deltagerkontrakt Utnevne Team leader blant foreldrene Fordeling av andre oppgaver Avtale videre oppfølging og kommunikasjon innen teamet Bestemme hvem som ordner med sted å bo for familier samt 2 dager i forkant av mesterskapet for seilere, trener og team leader, se punkt lengre ned. Side 1 av 7

2 Kontaktpersoner NOKs forslag til ansvarsfordeling Prosjektansvarlig i NOK: Alf Magne Andersen, alf-ma@online.no Ansvarlig for alle forberedelser til mesterskapet frem til Team Leader overtar etter kick-off møtet. Team Leader: Velges blant foreldre på møte etter NC3 Lagets øverste leder. Overta administrative oppgaver og kontakter fra Prosjektansvarlig NOK. Planlegge utenomsportslige aktiviteter Bistå trener med planlegging av det sportslige opplegget. Delegere oppgaver til andre foreldre Være kontaktpunkt mot foreldre, trener og seilere. Utarbeide regnskap og erfaringsrapport etter mesterskapet. Coachboat er bestilt fra arrangør fra 2. juli og ut mesterskapet. Båten skal deles med et annet land/trener fra og med lørdag 4. juli. Vi har skrevet til arrangør at vi ønsker å dele båt med Sverige, det anbefales at lagleder/trener tar kontakt med svenskene eller danskene så fort som mulig og samordner coachboat. Medbringe norsk flagg i størrelse 100 * 150 cm skal avleveres til arrangør ved ankomst. Ta med CD med norsk nasjonalsang. Trener: Stig Arild Pettersen, stigarild.pettersen@gmail.com Telefon: Planlegge å lede gjennomføringen av det sportslige opplegget. Ansvarlig for all aktivitet på vannet. Utarbeide sportslig evaluering etter mesterskapet Andre foreldreoppgaver: Presse og informasjonsansvarlig Sponsoransvarlig Ta bilder Arrangere felles middag Innkjøp av drikke og eventuell mat til seilere Gjennomgang av båter og bistand ved innmåling Ordne med følgebåt Ta med VHF Ta med ekstra utstyr Annet? Forberedelser NOK har lagt opp til følgende ramme for team building og sportslige aktiviteter for å forberede seilerne best mulig til mesterskapet. Hjuvik Lag Cup, juni 2009 VM og EM laget deltar på Hjuvik Lag Cup utenfor Gøteborg juni. Alle seilerne som deltar er invitert til omvisning på en av VOR-båtene under stop over i Marstrand lørdag kveld. Deltagelse er obligatorisk. Det er booket rom for 2 trenere, 1 lagleder og 12 seilere på Sjösäkerhetssenteret på Öckerö fredag til søndag. Hjuvik stiller med charter-joller som er obligatorisk for lagseilingen. Seilerne avtaler samlet avreise med sammen med trenere og lagleder. Det er dermed ikke behov for at seilerne har med foreldre denne helgen. Deltageravgift inngår i den samlede mesterskapsavgiften (se budsjett nederst). Mesterskapssamling, Tjøme juni 2009 NOK arrangerer en felles samling for alle VM, EM og JNoM deltagere på Tjøme Havna Hotell juni. Samlingen er obligatorisk. Deltageravgift inngår i den samlede mesterskapsavgiften (se budsjett nederst). Side 2 av 7

3 Trening på EM banen Dersom det er mulig kan det avtales felles trening på EM banen fra torsdag 2. juli, i og med at siste dag med seilaser i NM er mandag 29. juni må man påregne snarlig avreise etter NM i Son til Piran. Program Torsdag 2. juli Fredag 3.juli Trening Ankomst Piran, eventuell trening Lørdag 4.juli Offisiell ankomst, registrering, måling, trening. Offisiell innkvartering tilgjengelig fra kl. 14:00, eventuell trening Søndag 5.juli Registrering, måling, Practice Race, Team Leaders meeting og Åpningsseremoni Mandag 6. juli Individuelle seilaser Tirsdag 7. juli Individuelle seilaser Onsdag 8. juli Individuelle seilaser Torsdag 9. juli Individuelle seilaser Fredag 10. juli Individuelle seilaser Lørdag 11. juli Individuelle seilaser, premieutdeling og avslutningsseremoni Søndag 12. juli Offisiell avreisedag Landslagstøy NOK har valgt ut tøy som alle våre landslagsseilere skal benytte bl.a under åpningsparaden og de offisielle arrangementene. Det obligatoriske landslagstøyet består av: En rød piquet-trøye med brodert norsk flagg på erme, NOK-merke i front og trykket Norge på ryggen. Spantex overtrekksvest med norsk flagg og Norge på front og på rygg. Pen, marineblå shorts eller et marineblått skjørt. NB! Dette skaffer seilerne selv. Piquet-trøyen og spantex vesten inngår i den samlede mesterskapsavgiften og leveres ut på landslagssamlingen. Det er også mulig å kjøpe annet tøy fra NOK. Informasjon om dette legges ut på Trenerbåt Det er bestilt trenerbåt til det norske laget fra og med torsdag 2. juli. Trener eller team leader bør i god tid på forhånd sørge for å avtale å dele denne enten med Danmark eller Sverige fra og med lørdag 4. juli. Reise og joller Alle reiser på egenhånd og sørger for at egen seiljolle med alt utstyr medbringes. Felles kjøring innad i laget anbefales. Dersom man skaffer en stor henger og samordner kjøring vil man kunne spare både tid og penger på transport. NB! Husk at alt utstyr kontrollmåles i forkant av mesterskapet, så pass på at alt er i henhold til klassereglene i god tid før avreise. Det opplyses i NOR at de som ikke har IODA målebrev til seilet vil bli avkrevd EUR 30 i avgift ved innmåling. Innkvartering Utøvere, trener og team leader innkvarteres på et av de offisielle seilerhotellene Hotel Salinera eller Hotel Laguna (i Strunjan) fra lør. 4. juli til avreisedagen søn. 12. juli alle tre måltider er inkludert i prisen. Kostnadene inngår i den samlede mesterskapsavgiften (se budsjett nederst). Side 3 av 7

4 NB! Det er ikke bestilt noe sted å bo for seilerne, trener og team leader fra torsdag 2. lørdag 4. juli. Dette må ordnes av Team leader/foreldre. Innkvartering for foreldre med familie Å bo på felles sted er erfaringsmessig det mest sosiale. I tillegg er det smart å ha mulighet til å kjøpe inn og ordne med matpakker til seilerne på stedet hvor familiene bor. Team Leader, i samarbeid med resten av foreldrene, må sørge for å finne sted å bo for alle familiene som reiser nedover. Side 4 av 7

5 Budsjett og dekning av utgifter via NOK Alle deltagerkostnader dekkes av den enkelte seiler/familie. NOK støtter hver EM deltager med kr. 6500,- Budsjett EM 2009 Deltager Euro Kr Deltageravgift Diverse kostnader Landslagstøy 400 Trener pr deltager Lønn Reisekostnad Deltageravgift Trenerbåt EM Trenerbåt tidlig Drivstoff Diverse trenerkostn Sum trener Sum utgifter EM Forberedelser Landslagssamling Hjuvik Lag Cup Støtte fra NOK Sum pr deltager Team leader Deltageravgift Sum pr person Euro kurs 9,00 Andre kostnader: *Transport tur-/retur Piran *Opphold mellom ankomstdag og offisiell ankomstdag *Under mesterskapet anbefales det felles innkjøp av vann og eventuell mat til seilerne som kan sendes med i trenerbåten Innbetalingen er som følger (merk betalingen med seilers navn og hva betalingen gjelder): Deltageravgift betales innen 20. juni 2009 o Seilere: kr o Team leader: kr Innbetaling til kontonr Norsk Optimistjolleklubb v/alf Grytdal, Hjellestadvarden 9, 5259 Hjellestad Side 5 av 7

6 Endelig avregning og sluttoppgjør med regnskap blir foretatt etter mesterskapet. Eventuelt overskudd/underskudd fordeles på deltakerne der NOK og deltakerne er gjensidig forpliktet, med mindre avvik mellom regnskap og innbetalt beløp er +/- 200 kroner pr seiler. Utgifter som skal betales direkte av seilere/familie Marineblå shorts eller skjørt Annet NOK tøy Kost for foreldre og søsken. Reise til og fra Piran Deltakelse i IODA European Team Racing Championship på Lago de Ledro august. Her vil 5 seilere (maks 3 av samme kjønn) fra årets EM lag utgjøre laget, dersom de kvalifiserer seg blant de 16 beste nasjonene under EM i Piran, Slovenia. Kvalifisert er de 5 beste norske seilerne fra individuelt EM, men hensyn tatt kjønnskvotering. Siden EM individuelt har egen jente- og gutteklasse vil det være prosentvis plassering fra individuelt EM som teller. DVS. dersom det deltar 95 jenter og 142 gutter vil for eksempel en 50. plass i gutteklassen gi en 34% plassering mens det i jenteklassen vil 50. plass gi 53%. Andre forpliktelser Medbringe egen båt inkl. nødvendig utstyr (målebrev, seil, øsekar, padleåre, slepetau) Ha gyldig internasjonal ansvarsforsikring. Minimum forsikringssum EUR på båten (kasko anbefales). Engelsk dokument for dette utstedes av forsikringsselskapet. Side 6 av 7

7 IODA European Championship 2009 D E L T A G E R K O N T R A K T Jeg/vi aksepterer bindende plass på det norske laget til IODA European Championship 2009 i Piran, Slovenia og forplikter oss til å følge det opplegget som NOK har utarbeidet. Informasjon om deltager Seilerens navn: Adresse: Fødselsdato: Seilnummer: Seilforening: Kontaktinformasjon Kontaktperson: E-post adresse: Telefon: Vi melder på følgende personer til å være med på mesterskapet: Følge 1: Følge 2: Følge 3: Følge 4: Bergen 7. juni 2009 SEI LE REN S UN DER SKR IFT FORE SAT T ES UNDE RSK RI FT Side 7 av 7