REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRE, FORMANNSKAP OG HOVEDUTVALG

Transkript

1 REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRE, FORMANNSKAP OG HOVEDUTVALG Sist revidert etter vedtak i Trysil kommunestyre , KS-sak 032/02. Justert iht ny politisk organisering høsten 2011.

2 2 INNHOLD: I REGLEMENT FOR SAKSBEHANDLINGEN I TRYSIL KOMMUNESTYRE 4 1. KOMMUNENS ØVERSTE ORGAN 4 2. KONSTITUERENDE MØTE, FUNKSJONSTID 4 3. MØTEPRINSIPPET. INNKALLING OG FORBEREDELSE TIL MØTE 4 4. MEDLEMMENES RETTIGHETER OG PLIKTER 5 5. ANDRE MØTEDELTAKERE 5 6. MØTELEDER, OFFENTLIGHET. TAUSHETSPLIKT ÅPNING AV MØTET BEHANDLING AV ORDINÆRE SAKER INHABILITET REDEGJØRELSE AV SAKENE OG STYRING AV TALERNE ORDSKIFTET AVGRENSING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET FORSLAGSSTILLING SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMNING PRØVEAVSTEMNING VEDTAKSFØRHET. AVSTEMNINGER INTERPELLASJONER (FORESPØRSLER) SPØRRETIME OPPNEVNING AV KOMITÉER PRINSIPPDEBATTER DEPUTASJONER (SENDENEMNDER) RO OG ORDEN MØTEBOK TILSYN OG KONTROLL RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER MØTEGODTGJØRING. DEKNING AV UTGIFTER OG ØKONOMISKE TAP 14

3 3 II REGLEMENT FOR SAKSBEHANDLINGEN I TRYSIL FORMANNSKAP SAMMENSETNING OPPGAVER FORBEREDELSE AV SAKER INNKALLING TIL MØTE FORFALL MØTELEDER M.V ÅPNING AV MØTET OG REKKEFØLGEN AV SAKENS BEHANDLING DOKUMENTUTLEGGING GJENNOMFØRING AV MØTER I FORMANNSKAPET ORIENTERINGER HABILITET/INHABILITET TAUSHETSPLIKT PROTOKOLL RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER OPPRETTELSE AV KOMITÉER 18 III REGLEMENT FOR HOVEDUTVALG I TRYSIL KOMMUNE VALG OG SAMMENSETNING OPPGAVER FORBEREDELSE AV SAKER HOVEDUTVALGENES MØTER FORFALL M.V SAKER HVOR UTVALGET HAR AVGJØRELSESMYNDIGHET SAKER HVOR UTVALGET HAR FORSLAGS- OG UTTALERETT HABILITET/INHABILITET TAUSHETSPLIKT PROTOKOLL 21

4 4 I REGLEMENT FOR SAKSBEHANDLINGEN I TRYSIL KOMMUNESTYRE 1. KOMMUNENS ØVERSTE ORGAN Kommunestyret er Trysil kommunes øverste organ. Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegeringsreglement/vedtak. Kommunestyret i Trysil består av 33 representanter. En eventuell endring av medlemstallet vedtas av kommunestyret i løpet av de tre første år av valgperioden, med virkning fra neste valgperiode, kommunelovens (k-lovens) 7, nr KONSTITUERENDE MØTE, FUNKSJONSTID Når valgoppgjøret er avsluttet, skal tjenestegjørende ordfører innkalle til konstituerende møte i det nye kommunestyret med minst 14 dagers varsel. Møtet skal avholdes innen utgangen av oktober måned, og det er vedtaksført når minst 2/3 av medlemmene er til stede, k-lovens 17, pkt.1. I det konstituerende møtet skal det velges formannskap, ordfører og varaordfører for den nye valgperioden. Under ledlese av den nyvalgte ordfører bør det i dette møtet også velges medlemmer til komitéer/utvalg/nemnder og ledere for disse, hvis det ikke er overlatt til vedkommende komité /utvalg/nemnd selv å foreta ledervalget, k-lovens 17, pkt 2. Kommunestyret trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Ordfører, varaordfører og andre folkevalgte organ trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgte, k-lovens 17, pkt. 3. Det nyvalgte kommunestyret treffer selv vedtak om neste årsbudsjett, k-lovens 17, pkt MØTEPRINSIPPET. INNKALLING OG FORBEREDELSE TIL MØTE Kommunestyret treffer sine vedtak i møte. Kommunestyremøte holdes når kommunestyret selv har vedtatt det, når ordføreren finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det, k-lovens 32, pkt.1. Ordføreren setter opp sakliste og sørger for innkalling til det enkelte møte, k-lovens 32, pkt. 2. Innkallingen sendes hvert enkelt medlem av kommunestyret og et avtalt antall varamedlemmer i hvert parti. Må det på grunn av stort forfall kalles inn ytterligere varamedlemmer, skal også disse om mulig tilsendes skriftlig og fullstendig innkalling. Sammen med innkallingen skal det sendes ut sakliste og opplysninger om tid og sted for møtet og hvor saksdokumentene er lagt ut. Formannskapets, komitéens eller andre saksforberedende organers innstilling skal så vidt mulig sendes ut sammen med innkallingen. Det samme gjelder rådmannens utredning og underliggende dokumenter som rådmannen finner er av betydning for saken. Saksdokumentene sendes også kommunerevisjonen.

5 5 Ordinære, åpne møter skal kunngjøres i de aviser kommunestyret bestemmer, som regel med en frist på 7 dager - innkallingsdagen medregnet, derimot ikke møtedagen - når lov ikke påbyr annen kunngjøringsfrist, f.eks. k-lovens 45, pkt. 3 vedrørende behandling av budsjettet. Samtidig med kunngjøring skal saklista og andre dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, legges ut til alminnelig gjennomsyn på de steder som kommunestyret bestemmer. Rådmannen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og i samsvar med lov, reglement og andre bindende bestemmelser, k-lovens 23, pkt. 2, jfr. Instruks for rådmannen i Trysil kommune. Formannskapet skal behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak før saken legges fram for kommunestyret, k-lovens 8 nr MEDLEMMENES RETTIGHETER OG PLIKTER Valgte medlemmer av kommunestyret plikter å delta i kommunestyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Medlem/innkalt varamedlem som har lovlig forfall til et møte, skal snarest gi rådmannskontoret melding om dette sammen med forfallsgrunn. Den som anser seg inhabil i en eller flere enkeltsaker, skal også melde fra til rådmannskontoret. Ordføreren, eller den han bemyndiger, kaller straks inn varamedlem etter reglene i k-lovens 16. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han straks fra til ordføreren. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer da inn i den fratredendes sted. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og den som er erstattet, eller et varamedlem som står foran på varamedlemslista deretter innfinner seg, skal den som har tatt sete fortsatt ta del i møtet inntil den saken er behandlet som var påbegynt da vedkommende tok sete. 5. ANDRE MØTEDELTAKERE Rådmannen har møte- og talerett i kommunestyret, personlig eller ved en av sine underordnede, k- lovens 23, pkt.3. Rådmannen har ikke formell forslagsrett i kommunestyret. Dersom ingen av medlemmene i kommunestyret tar opp forslag formulert av rådmannen, vil det heller ikke kunne settes under avstemning. Rådmannen, eller den han bemyndiger, utfører sekretærfunksjon under kommunestyremøtene. Kommunale tjenestemenn og sakkyndige som er særskilt innkalt av kommunestyret eller ordføreren kan få ordet for å gi faglige, faktiske og praktiske opplysninger. Disse kan ikke ta del i forhandlingene.

6 6 6. MØTELEDER, OFFENTLIGHET. TAUSHETSPLIKT. Møtene i kommunestyret ledes av ordføreren eller varaordføreren, eller om begge har forfall, en møteleder som velges særskilt for dette møtet, k-lovens 32, pkt. 4. Møtene i kommunestyret holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller blir vedtatt av kommunestyret selv, k-lovens 31, pkt.1. Møtelederen skal på anmodning gi tillatelse til at kommunestyrets forhandlinger tas opp på lydbånd, video e.l., eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, k-lovens 31, pkt. 2. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det. Forhandlingen om dette skal foregå for lukkede dører hvis møtelederes krever det eller kommunestyret vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører, k-lovens 31, pkt. 3. Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som er innkalt til møtet, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt, eller inntil hensyn som har bevirket vedtaket om lukkede dører, er falt bort. 7. ÅPNING AV MØTET Til den tid møtet er berammet, foretar møtelederes opprop. Er minst 17 godkjente representanter til stede, erklærer møtelederes møtet for lovlig satt. Fra møtet er satt og til møtets slutt kan ingen av kommunestyrets medlemmer under forhandlingene forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder fra til møtelederen før de kan ta sete og delta i forhandlingen fra og med neste sak. 8. BEHANDLING AV ORDINÆRE SAKER Sakene behandles i den rekkefølgen som er nevnt i innkallingen, med mindre kommunestyret vedtar en annen rekkefølge. Kommunestyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på saklisten, k-lovens 34, pkt. 1. Kommunestyret kan også ta opp til realitetsbehandling og fatte vedtak i saker som ikke er ført opp på saklisten, hvis ikke møtelederen eller minst 1/3 av medlemmene motsetter seg dette. I så fall sendes den til det organ som kommunestyret bestemmer, eller den føres opp til behandling i et senere kommunestyremøte.

7 7 9. INHABILITET. Når det gjelder kommunestyremedlemmers habilitet, gjelder reglene i forvaltningslovens 40, pkt. 3. Eventuell tvil om habiliteten av en sak når han/hun ber om det før saken tas opp til behandling og vektige personlige grunner tilsier det, k-lovens 40, pkt REDEGJØRELSE AV SAKENE OG STYRING AV TALERNE. Møtelederen leser opp den tittel saken har fått i innkallingen, presenterer innstillingen og redegjør for saken så langt han finner det påkrevd. Han skal spesielt gjøre oppmerksom på saksutredninger og innstillinger som eventuelt ikke er sendt kommunestyrets medlemmer på forhånd, og opplyse om dokumenter av betydning som er kommet inn etter at innstillingen er avgitt.. Når det gjelder saker som kommer fra et utvalg, og denne har utpekt saksordfører presenterer denne innstillingen og redegjør for saken i kommunestyret. Det vises for øvrig til eget reglement for saksbehandlingen i utvalgene. Møtelederen skal deretter gi kommunestyrets medlemmer anledning til å ha ordet i saken. Talere får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen. Det er opp til det enkelte hovedutvalg å avgjøre hvilke saker man ønsker å ha saksordfører, men det bør begrenses til konkrete saker med innstilling. I utgangspunktet vil det være saker der hovedutvalget avg ir innstilling direkte til kommunestyret. Hovedutvalget har også mulighet til å oppnevne saksordfører i saker som skal behandles i formannskap før de tas opp i kommunestyret. Det må være hovedutvalgets vurdering av hva som er ønskelig og tjenlig som ligger til grunn. Saksordfører skal være medlem av kommunestyret. Saksordfører utpekes av hovedutvalget. I mange tilfelle vil det være naturlig at leder av nedsatt adhoc-utvalg, komite o.l. er saksordfører. Det skal framgå av oversendelsen til andre organ hvem som er saksordfører. Det bør tilstrebes at det å presentere en innstilling/redegjøre for en sak går på omgang mellom medlemmene av utvalget. Saksordfører skal presentere "innstilling og redegjøre for saken i kommunestyret". Dette må innebære at saksordfører skal redegjøre både for flertalls- og mindretallsinnstilling dersom hovedutvalgets innstilling overfor kommunestyret er delt. Formuleringen "redegjøre for saken" antyder også at saksordfører skal være mest mulig objektiv og ikke spesielt fremme et partis eller en gruppes syn.

8 8 11. ORDSKIFTET. Talerne skal rette sine innlegg til møtelederen, ikke til forsamlingen. De skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at dette blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen medlemmer eller andre. Ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall, må ikke forekomme. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare ham, om nødvendig to ganger. Retter han seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre dette skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller i dagsorden eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen ut over sin pålagte opplysningsplikt ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han vurdere å overlate ledelsen av forhandlingene til en annen, jfr. reglementets 6, første ledd. 12. AVGRENSING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET. Både før ordskiftet i en sak er påbegynt og under ordskiftet kan kommunestyret med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan det likevel med alminnelig flertall gjøres unntak for rådmann, møtelederen og gruppelederne i hvert enkelt parti. Når det gjelder saksordførere og deres delaktighet i ordskiftet, vises det til egen bestemmelse/reglement. Både før ordskiftet i en sak er påbegynt og under ordskiftet kan møtelederen etter forslag fra en gruppeleder gi tillatelse til gruppemøte på inntil 15 minutter. Finner kommunestyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å avslutte ordskiftet om saken. Ved behandling av forslag om å korte taletiden eller om å slutte ordskiftet må bare én taler få anledning til å ta ordet for og én imot forslaget, og hver bare én gang med høyst to minutters taletid. Hovedinnlegg fra hvert parti/saksordfører Øvrige innlegg, første gang Andre gangs innlegg for alle Taletid 15 min. Taletid 7 min. Taletid 3 min. Ingen får ordet mer enn tre ganger i samme sak. Replikker telles utenom. Replikker Svar på replikker maks. 1 min. maks. 2 min.

9 9 13. FORSLAGSSTILLING. Forslag kan ikke settes fram under møtet av andre enn kommunestyrets medlemmer. Forslaget skal leveres skriftlig til møtelederen. Møtelederen kan gjøre unntak fra kravet om skriftlighet. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansattes, eller på at en sak skal utsettes eller oversendes formannskapet eller et annet kommunalt organ, kan det fremmes muntlig. Skriftlige forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget. 14. SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMNING Når ordskiftet er avsluttet, opplyser møtelederen at saken tas opp til avstemning. Fra da og til avstemningen er avsluttet må det ikke være mer ordskifte i saken eller settes fram noe nytt forslag. Det er i dette tidsrommet heller ikke anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. 15. PRØVEAVSTEMNING. Før en endelig avstemning i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemninger som ikke er bindende. Er den innstillingen eller det forslaget som det skal stemmes over, delt i punkter eller temaer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert punkt eller tema, og deretter over innstillingen eller forslaget i sin helhet. 16. VEDTAKSFØRHET. AVSTEMNINGER Skal kommunestyret treffe lovlige vedtak må minst 17 medlemmer være til stede under forhandlingene og avgi stemme i vedkommende sak. Avstemningen iverksettes på en av disse måtene: a) Ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot forslaget som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har innsigelser. b) Ved at møtelederen ber de medlemmer som er mot forslaget rekker opp hånden eller reise seg. Når møtelederen bestemmer det eller et kommunestyremedlem krever det, skal det stemmes kontra på samme måte. c) Ved navneopprop, ja eller nei som svar når møtelederen roper opp navnene på dem som møter. Oppropet foregår etter navneliste hvor kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer er

10 10 oppført alfabetisk. Et medlem som møtelederen oppnevner til det, kontrollerer stemmegivningen ved merking på medlemsfortegnelsen. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det og dette kravet får tilslutning av minst 1/5 av forsamlingen, og når møtelederen eller 1/5 av forsamlingen mener at utfallet av en stemmegivning i henhold til pkt. b ikke med sikkerhet kan fastslås. Stemmegivningen over navneopprop skal brukes, skjer - uten forutgående ordskifte - på den måte som er nevnt foran under pkt. b. d) Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Medlem som er tilstede plikter å avgi stemme, når en sak tas opp til avstemning. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt, k-loven 40, pkt. 2. Ved avstemning skal det stemmes enkeltvis over alle framsatte forslag. Alternativ votering kan bare benyttes hvor dette enten er hjemlet i loven eller hvor samtlige medlemmer er enig om å benytte denne framgangsmåten. Vedtak treffes som hovedregel med alminnelig flertall, k-lovens 35, pkt. 1. Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget i alle saker unntatt valg. Det er noen unntak fra hovedregelen om alminnelig flertall: a) Ved valg og ansettelser kreves i utgangspunktet minst halvparten av stemmene for den som velges eller ansettes. Oppnår ingen så mange stemmer, foretas ny avstemning, og da er den valgt eller ansatt som har fått flest stemmer. Dersom flere får like mange stemmer, avgjøres valg ved loddtrekning, mens ansettelser avgjøres med møtelederens dobbeltstemme, k-lovens 38, pkt. 1. b) Ved behandling av økonomiplan eller årsbudsjett stemmes det ved den endelige avstemning over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første avstemning, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved første gangs avstemning, k-lovens 35, pkt. 2. c) Valg av medlemmer i nemnder holdes som forholdsvalg når minst ett medlem av kommunestyret krever det, ellers som flertallsvalg, k-lovens 35, pkt. 3 og 4. Valg av leder og nestleder for folkevalgte organer holdes som flertallsvalg. Ved valg og ansettelser kan hvert enkelt medlem av kommunestyret kreve skriftlig avstemning, k- lovens 35, pkt. 5. Ved valg og ansettelse gjelder i tillegg reglene i kommunelovens INTERPELLASJONER (FORESPØRSLER) Utover den rett til å komme med forespørsler i møtet som forsamlingens medlemmer har i h.h.til k- lovens 34, pkt. 2, jfr. reglementets 8, kan et medlem framsette interpellasjoner til møtelederen. Interpellasjonen må bare omhandle en sak og gjelde forhold som naturlig hører inn under kommunestyrets virkeområde. Interpellasjonen skal ikke inneholde begrunnelse og kommentarer utover det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen.

11 11 Interpellanten er ansvarlig for at interpellasjonen s form og innhold er innenfor gjeldende lov. Interpellasjoner kan ikke stilles om saker som ligger til behandling i kommunens folkevalgte organer, eller med samme innhold som i en allerede framsatt interpellasjon som ennå ikke er besvart. Interpellasjonen leveres skriftlig til møtelederen senest 10 dager før møtet i kommunestyret og skal være på høyst en A-4 side. Interpellasjonen føres opp på saklista med eget saksnr. og gjengis i sin helhet. Møtelederen avgjør om han selv vil svare på interpellasjonen eller om han vil overlate til rådmannen å svare. Ved behandling av interpellasjonen kan interpellanten og den som svarer få ordet 2 ganger. For øvrig skal ingen ha ordet mer enn 1 gang. Taletiden ved behandlingen av interpellasjonen er avgrenset til 10 minutter for første innlegg av interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Ellers er taletiden inntil 5 minutter. Behandlingen av en interpellasjon må ikke vare mer enn 1 time, med adgang til å forlenge ordskiftet med inntil 1 time, med adgang til å forlenge ordskiftet med inntil 1 time etter forslag fra møtelederen og vedtak i kommunestyret med alminnelig flertall. Forslaget som fremmes i sammenheng med interpellasjoner kan ikke avgjøres hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. I forbindelse med interpellasjoner kan kommunestyret med alminnelig flertall vedta å oversende saken til formannskapet eller administrasjonen. 18. SPØRRETIME I tilknytning til hvert møte avsettes det tid til spørsmål om saker som ikke står på kartet. Spørsmål skal rettes til ordføreren, men kan besvares av ordfører, rådmann eller hovedutvalgsledere, kl. 34, pkt. 2. Hvis det ikke kan gis svar direkte i møtet, besvares spørsmålet på neste møte. Det forutsettes at spørsmål som tas opp i spørretimen er av en slik art at de kan besvares direkte. Som eksempel kan nevnes korte spørsmål om dagsaktuelle saker som f.eks. er tatt opp i media, etterlysning av saker som er til politisk behandling. Spørsmål/svar til spørretime trenger ikke formuleres skriftlig. I protokollen fra møtet angis hvem og hvilke saker det er stilt spørsmål om. 19. OPPNEVNING AV KOMITÉER Kommunestyret kan opprette komitéer til å forberede saker, k-lovens 10, pkt. 5. Det kan oppnevnes komitémedlemmer som ikke er medlemmer av kommunestyret.

12 PRINSIPPDEBATTER Kommunestyret kan ta opp saker til prinsipiell behandling som forberedelse for videre saksbehandling, og kan vedta å sende saker ut til høring. Hovedutvalg og formannskapet avgjør hvilke saker man ønsker å ha prinsippdebatt om i kommunestyret, og hvilke saker som skal sendes ut på høring. Det forutsettes at partienes konklusjoner som skal følge saken som vedlegg formuleres skriftlig. 21. DEPUTASJONER (SENDENEMNDER). Parter som blir direkte berørt av en sak, kan be om å få forelagt sine synspunkter for kommunestyret. Ønske om dette må forelegges møtelederen senest siste virkedag før kommunestyret. Kommunestyret avgjør om utsendingene skal mottas. Er det flertall for å høre utsendingenes syn, oppnevner kommunestyret et utvalg til å møte dem, og bestemmer hvor møtet skal finne sted. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordføreren eller varaordføreren medlem av utvalget, gjør han tjeneste som leder, ellers velger utvalget selv leder. Skal utsendingene mottas mens kommunestyret sitter samlet, tas det en pause i forhandlingene til mottakelsen er avsluttet. Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle mottatt skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen av utvalget kommunestyret en orientering om hva utsendingene har anført. Gjelder det en sak som står på saklista, gir han orienteringen når saken blir behandlet. Ellers gir han den etter at de saker som er nevnt i innkallingen er behandlet. I siste fall kan kommunestyret fatte vedtak om hvordan saken skal behandles videre. 22. RO OG ORDEN Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Mobiltelefoner, radioer, o.l. innretninger som kan virke forstyrrende, skal være avslått under møtene. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en annen måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene ryddes eller vise vedkommende tilhørere ut. Tegninger, tabeller eller lignende må ikke tas med eller plasseres i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfelle kommunestyret samtykker. 23. MØTEBOK Det skal føres møtebok over forhandlingene. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og -tid, hvordan og når innkalling er skjedd, og liste over møtende og fraværende medlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene,

13 13 bokføres dette slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen, ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene er fattet på formelt riktig grunnlag. Sakene bokføres fortløpende for kalenderåret, og slik at en kan se hva hver enkelt sak gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt fram og gjort til gjenstand for stemmegivning. Møtelederen - eller kommunestyret i tilfelle protest blir reist mot hans bestemmelse - avgjør om protokolltilførsel skal tillates. Møteboka sendes kommunestyrets medlemmer og publiseres så fort ordfører har godkjent den. 24. TILSYN OG KONTROLL Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse, k-lovens 60, pkt. 1. Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan bringe et vedtak truffet av folkevalgt organ eller administrasjon inn for fylkesmannen til kontroll av lovligheten av vedtaket. Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organet som har truffet den aktuelle avgjørelsen innen 3 uker etter at vedtaket er fattet. Hvis organet opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til fylkesmannen, k-lovens 59, pkt. 1 og RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER Kommunestyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger nedenfor. Minst tre medlemmer i kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. Retten til innsyn inntrer når saken er framlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksframstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn i dokumentene i saker som behandles av kommunestyret. I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jfr. forvaltningslovens 13 b nr. 2 og 4. Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt eller unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Medlemmer i folkevalgte organer undertegner taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Når en sak

14 14 behandles for lukkede dører, jfr. kommunelovens 31, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene medmindre vedkommende folkevalgte organ bestemmer noe annet. Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje tjenestevei. Dette innebærer at henvendelsen skal rettes til administrasjonssjefen. 26. MØTEGODTGJØRING. DEKNING AV UTGIFTER OG ØKONOMISKE TAP Medlemmer/møtende varamedlemmer har krav på møtegodtgjøring, skyssgodtgjøring, dekning av tap av inntekt m.v. etter nærmere fastsatte regler vedtatt av kommunestyret, k-lovens 41 og 42. Se forøvrig Godtgjøringsreglementet for folkevalgte i Trysil kommune.

15 15 II REGLEMENT FOR SAKSBEHANDLINGEN I TRYSIL FORMANNSKAP 1. SAMMENSETNING Trysil formannskap skal ha 9 medlemmer og varamedlemmer valgt av og blant kommunestyrets medlemmer ved forholdstallsvalg, jfr. kommunelovens OPPGAVER Formannskapets arbeids- og ansvarsområde er følgende: Lovpålagte oppgaver; herunder behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak Klagenemnd Oppgaver delegert av kommunestyret i delegasjonsreglement eller i den enkelte sak Innstille overfor kommunestyret i alle saker der innstillingsmyndighet ikke er lagt til annet organ Avgjøre saker etter kommunelovens 13, hastesaker Overordnet arbeidsgiveransvar for kommunens arbeidstakere. Utøve kommunens arbeidsgiveransvar overfor administrasjonssjefen. 3. FORBEREDELSE AV SAKER Administrasjonssjefen skal sørge for at de saker som legges fram for formannskapet er forsvarlig utredet med saksframlegg i den enkelte sak og at vedtakene blir iverksatt, jfr. k-lovens 23 og Instruks for rådmannen i Trysil. 4. INNKALLING TIL MØTE Formannskapet gjør sine vedtak i møte som holdes vanligvis hver tredje uke, og ellers når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd, eller når fylkesmannen krever det. Ordføreren setter opp sakliste og kaller sammen til møtet. Dette gjøres ved å sende innkalling (tid og sted angis) med saksframlegg til hver enkelt medlem, en del av formannskapet nærmere bestemt varamedlemmer og varamedlemmer utenom disse, som må møte i tilfelle forfall eller når formannen antas å måtte fratre som inhabil under en saksbehandling, og til administrasjonssjefen. I innkallingen føres opp (eller følger som vedlegg til denne) en spesifisert oppgave over de saker som skal behandles i møte med utredning og innstilling fra administrasjonssjefen. Samtidig sendes kommunerevisjonen gjenpart av innkallingen og saklista. Innkallingen skjer som regel med en frist på 7 dager, innkallingsdagen - men ikke møtedagen medregnet. Medlemmene og varamedlemmene har høve til å gå gjennom saksdokumentene på formannskapskontoret.

16 16 5. FORFALL Bestemmelsene i pkt. 4 i kommunestyrets reglement får tilsvarende anvendelse. 6. MØTELEDER M.V. Bestemmelsene i pkt. 6 i reglementet for kommunestyret får tilsvarende anvendelse. 7. ÅPNING AV MØTET OG REKKEFØLGEN AV SAKENS BEHANDLING Bestemmelsene i pkt. 7 og 8 i reglement for kommunestyret får tilsvarende anvendelse. 8. DOKUMENTUTLEGGING Innkallingen og saksdokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Formannskapets møter blir offentliggjort i møteplan som rykkes inn i lokalavisene hvert halvår. Denne skal også inneholde opplysninger om hvor saksdokumentene er lagt ut. 9. GJENNOMFØRING AV MØTER I FORMANNSKAPET Formannskapets møter er åpne for allmennheten. Dersom en sak skal behandles for lukkede dører i h.h.t. kommunelovens 31 og/eller forvaltningslovens kap. III 13 om taushetsplikt, skal det avgjøres enten ved at ordføreren fastslår dette i medhold av lovbestemmelsene eller ved at spørsmålet avgjøres ved avstemning. Formannskapet møter ledes av ordføreren. Har ordføreren forfall er det varaordføreren som er fungerende ordfører og møteleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder (setteordfører) ved flertallsvalg, jfr. k-lovens 32, pkt. 4. Rådmannen har møteplikt og deltar i møtet med talerett og har ansvar for: at administrative ledere er tilstede når det er nødvendig for saksbehandlingen å stille tilstrekkelig sekretærhjelp til disposisjon å klargjøre fakta og misforståelser å legge fram evt. tilleggsopplysninger Er minst halvparten av formannskapets medlemmer tilstede erklæres møtet for lovlig satt. Innkalling og sakliste samt protokoll fra forrige møtet tas opp til godkjenning.

17 17 Behandlingen av saker foregår i h.h.t. saklisten. Dersom det er aktuelt å endre rekkefølgen i forhold til saklisten tas dette opp før saksbehandlingen starter. Ordføreren refererer saksnr. og overskrift. Formannskapet skal informeres om evt. saksopplysninger og dokumenter som er framkommet etter at innstillingen var lagt fram. Forslag som fremmes skal leveres skriftlig til ordføreren, og undertegnes av forslagsstilleren. Ordføreren refererer forslaget. Det må ikke sies noe som kan virke krenkende på formannskapets medlemmer eller andre personer. Ro og orden, jfr. pkt. 19 i reglement for kommunestyret. Avstemning. Jfr. reglement for kommunestyret. Stemmemåten. Jfr. reglement for kommunestyret. Protokolltilførsel. Jfr. reglement for kommunestyret. Formannskapet kan gi tillatelse til at sendenemnder får møte formannskapet, jfr. pkt. 18 i reglement for kommunestyret. 10. ORIENTERINGER Ordfører, rådmann, evt. andre kan gi orienteringer om saker utenom sakskartet. Medlemmer kan også reise andre spørsmål. 11. HABILITET/INHABILITET Formannskapsmedlem som er ugild/inhabil i en sak i h.h.t. forvaltningslovens kap. III, kommunelovens 40 skal fratre ved behandlingen av vedkommende sak. Spørsmål om inhabilitet meldes til rådmannskontoret eller ordføreren, slik at varamedlem kan innkalles. 12. TAUSHETSPLIKT Formannskapets medlemmer har ikke anledning til å gi noen form for opplysninger fra saker som er behandlet i lukkede møter. Dette gjelder saksframstilling, debatt og de drøftinger som har funnet sted. Vedtak i saker som er behandlet i lukket møte er som regel også unntatt offentlighet. 13. PROTOKOLL Formannskapets vedtak skal føres i protokoll og oppbevares på formannskapskontoret. Protokollene arkiveres fortløpende i ringpermer.

18 18 I protokollen for hvert møte skal det framgå: innkalling, dato og møteform møtetid og møtested fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer permisjoner innvilget i løpet av møtet forslag, avstemningsresultater og vedtak i de enkelte saker referatsaker som ble behandlet i møtet For øvrig føres det som må til for å vise gangen i saksbehandlingen og avviklingen av møtet. Oversikt over orienteringer som er gitt i formannskapsmøtene skal protokollføres. Protokollen skal underskrives av ordføreren. Protokollen sendes formannskapets medlemmer og publiseres så fort ordfører har godkjent den. 14. RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER Formannskapet har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan formannskapet kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for formannskapsbehandling av en konkret sak. Formannskapet kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. Ethvert medlem og varamedlem av formannskapet har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i formannskapet. For så vidt gjelder tidspunkt for rett til innsyn og særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger, vises det til tilsvarende bestemmelse i reglementet for kommunestyret. Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje tjenestevei. Dette innebærer at den rettes til administrasjonssjefen. 15. OPPRETTELSE AV KOMITÉER Formannskapet kan oppstarte komitéer for å forberede saker.

19 19 III REGLEMENT FOR HOVEDUTVALG I TRYSIL KOMMUNE. 1. VALG OG SAMMENSETNING Utvalgene består av 7 medlemmer med varamedlemmer, valgt for den kommunale valgperiode av kommunestyret. Jfr. KL 10 nr Utvalget velges blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Minst ett av medlemmene bør samtidig være medlem av formannskapet. Kommunestyret velger leder og nestleder for kommunevalgperioden. Dersom et medlem faller fra eller løses fra vervet, velger kommunestyret nytt medlem. Jfr. KL 16 nr. 3 og OPPGAVER Hovedutvalget har som arbeidsområde de oppgaver kommunestyret tillegger utvalget. Myndighet skal utøves i samsvar med gitte rammer og vedtatte mål, samt gjeldende lover, forskrifter og reglementer. 3. FORBEREDELSE AV SAKER Rådmannen skal sørge for at de saker som legges fram for hovedutvalget er forsvarlig utredet med saksframlegg og innstilling i den enkelte saken og at vedtakene blir iverksatt, jfr. kommunelovens 23 nr. 2. Rådmannen har møterett og møteplikt, samt tale og forslagsrett. I hovedutvalgene er rådmannens retter og plikter delegert til de respektive kommunalsjefene. Andre ledere og saksbehandlere møter etter behov ved nærmere innkalling. 4. HOVEDUTVALGENES MØTER Utvalgets møter skal holdes i samsvar med KL Utvalgets møter blir offentliggjort i møteplanen som kunngjøres lokalt. Denne skal også inneholde opplysninger om hvor saksdokumentene er lagt ut. Utvalget innkalles normalt skriftlig med 7 dagers varsel. Saksdokumentene sendes ut til medlemmer og andre i henhold til utskriftsliste, samt utlegges til offentlig innsyn. Saker unntatt offentlighet sendes bare til utvalgets faste medlemmer. Jfr. KL 32 nr.3. Utvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avgjørelse treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Jfr. KL 33. Ordfører og rådmann har møte- og talerett i utvalgets møter. Jfr. KL 9 nr. 4 og 23 nr. 3. De ansatte velger en representant som møter med tale- og forslagsrett når utvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Jfr. KL 26.

20 20 Utvalgets møter er åpne for allmennheten. Dersom en sak skal behandles for lukkede dører i h.h.t. kommunelovens 31 og/eller forvaltningslovens kap. III 13 om taushetsplikt, skal det avgjøres enten ved at lederen fastslår dette i medhold av lovbestemmelsene eller ved at spørsmålet avgjøres ved avstemning. Utvalgets møter ledes av utvalgsleder. Har leder forfall er det nestleder som er fungerende leder og møteleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg, jfr. KL 32, pkt. 4. Innkalling og sakliste samt protokoll fra forrige møte tas opp til godkjenning. Behandlingen av saker foregår iht saklisten. Dersom det er aktuelt å endre rekkefølgen i forhold til saklisten tas dette opp før saksbehandlingen starter. Leder refererer saksnr, overskrift og innstilling. Utvalget skal informeres om evt. saksopplysninger og dokumenter som er fremkommet etter at innstillingen var lagt fram. Forslag som fremmes, skal leveres skriftlig til leder, og undertegnes av forslagsstilleren. Leder refererer forslaget. Det må ikke sies noe som kan virke krenkende på utvalgets medlemmer eller andre personer. Ro og orden, jfr. pkt. 19 i reglement for kommunestyret. Avstemning. Jfr. reglement for kommunestyret. Stemmemåten. Jfr. reglement for kommunestyret. 5. FORFALL M.V. Bestemmelsene i pkt. 4, kommunestyrets reglement gjelder tilsvarende. 6. SAKER HVOR UTVALGET HAR AVGJØRELSESMYNDIGHET Hovedutvalget treffer vedtak innenfor de rammer og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov og forskrift eller er gitt av kommunestyret/formannskap, herunder: forvalte midler bevilget til hovedutvalgets arbeidsområde innenfor budsjettets rammer og forutsetninger og i samsvar med økonomireglement. delegere myndighet til rådmannen. nedsette ad hoc utvalg for å utrede enkeltsaker i samsvar med fastsatt mandat.

21 21 7. SAKER HVOR UTVALGET HAR FORSLAGS- OG UTTALERETT Hovedutvalget har uttalerett i følgende saker: årsbudsjett, økonomiplan og planlegging innen sitt arbeidsområde. opprettelse av faste underutvalg med begrenset avgjørelsesmyndighet. Hovedutvalget kan uttale seg i saker som har, eller kan ha betydning for utvalgets ansvarsområde. 8. HABILITET/INHABILITET Utvalgsmedlem som er ugild/inhabil i en sak i h.h.t. forvaltningslovens kap. III, og KL 40 nr. 3.skal fratre ved behandlingen av vedkommende sak. Avgjørelse om et medlem er inhabil treffes av utvalget. Varsel om inhabilitet meldes til administrasjonen eller leder, slik at varamedlem kan innkalles. 9. TAUSHETSPLIKT Utvalgets medlemmer har ikke anledning til å gi noen form for opplysninger fra saker som er behandlet i lukkede møter. Dette gjelder saksframstilling med vedlegg og de drøftinger som har funnet sted. Saker som er behandles i lukkede møter er unntatt offentlighet, der lovhjemmel for behandlingsmåten er angitt. 10. PROTOKOLL Utvalgets behandling og vedtak skal protokolleres i samsvar med kommunens saksbehandlingssystem. I protokollen for hvert møte skal det fremgå: innkalling, dato og møteform møtetid og møtested fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer permisjoner innvilget i løpet av møtet forslag, avstemningsresultater og vedtak i de enkelte saker referatsaker som ble lagt fram i møtet Oversikt over orienteringer som er gitt skal protokollføres. Protokollen skal underskrives av leder. Protokollen sendes utvalgets medlemmer så fort leder har godkjent den.