11. Aug 2010 Plan for overordnet krisehåndtering 1 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

Transkript

1 11. Aug 2010 Plan for overordnet krisehåndtering 1 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

2 Innhold 1. INNLEDNING: PLANENS HENSIKT GYLDIGHETSOMRÅDE UTVIKLING AV PLANEN Ansvar for utvikling og oppdatering av planverk Revisjon av planen Godkjennelse av planen Distribusjon av planen: MÅLSETTINGER KRISEHÅNDTERING UØNSKEDE HENDELSER Tre nivåer: EKSEMPLER PÅ MULIGE OPPGAVER I EN KRISESITUASJON ANSVAR OG OPPGAVER PLANVERK PLAN FOR KRISELEDELSE KOMMUNENS KRISEORGANISASJON Kommunens kriseledelse: Kriseledelsens sekretariat Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU): Sektorene: ØKONOMI: SKJEMATISK FREMSTILLING AV KOMMUNENS KRISEORGANISERING: VARSLINGSPLAN: VARSLING AV KOMMUNENS KRISEORGANISASJON VARSLING AV KOMMUNENS BEFOLKNING DOKUMENTER: VARSLINGSLISTER TILTAKSKORT FOR ETABLERING AV KOMMUNENS KRISEORGANISASJON: TILTAKSKORT FOR HENDELSER BESKREVET I ROS-ANALYSER: TILTAKSKORT GENERELT SKJEMA: HENVISNINGER: Endringshistorikk: Endring Dato: Godkjent av: Merknad Utarbeidet Oktober 1999 Revidert Revidert Februar 2005 Oppdatert Oppdatert Sigurd Paulsen Endringer i varslingsliste Politisk sak Bystyret Orienteringssak vedr. kriseberedskap.vedtak om føringer av betydning for planens innhold. Revisjon Tor Sommerseth Endring i planstruktur, infoberedskap er skilt ut, noen endringer i organisering Oppdatert Sigurd Paulsen Endringer i tiltakskort Ajourført Endringer i varslingslister, oppdatering av fakta i tiltakskort v/ Øyvind Haarr Ajourført Endring i sammensetning AU/ varslingsliste Ajourført Endring i varslingsliste, oppdatering av fakta Ajourført V01,V02,V03 nå vedlegg.g03,s06 fjernet Plan for overordnet krisehåndtering 2 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

3 1. Innledning: 1.1 Planens hensikt Denne planen er styrende for all beredskapsplanlegging og håndtering av uønskede hendelser og kriser i Kristiansand kommune. 1.2 Gyldighetsområde Planen gjelder for hele Kristiansand kommunes organisasjon og for samtlige tjenester. Planen gjelder også for hendelser i kommunale foretak. 1.3 Utvikling av planen Ansvar for utvikling og oppdatering av planverk Arbeidsutvalget for krisehåndtering(au) er ansvarlig for at planen til enhver tid er i tråd med gjeldene krav og retningslinjer, samt at planen er i kontinuerlig utvikling Revisjon av planen Planen skal være oppdatert til enhver tid, og skal vurderes revidert årlig Godkjennelse av planen Rådmannen godkjenner revisjoner av planen. Beredskapsleder godkjenner mindre oppdateringer. Beredskapsleder godkjenner tiltakskort som er tilknyttet denne planen Distribusjon av planen: Ved større revisjoner skal planen sendes ut på nytt til alle mottagere. Planen skal alltid være oppdatert og tilgjengelig på intranett. Ved distribusjon av planen på papir eller e-post skal den som minimum sendes til: - Ordfører og varaordfører - Rådmannsutvalget - Arb.utvalg for krisehåndtering - Kommunalutvalget 1.4 Målsettinger - Fylkesmannen - Politiet - Sivilforsvaret - Sørlandet sykehus - Legevakta - Fylkeslegen Hovedmålsetting for beredskap er definert i kommuneplanen: Kristiansand kommune har god beredskap mot alle aktuelle kriser og uønskede hendelser. (Kommuneplan ) For å kunne møte kriser og uønskede hendelser er det nedsatt et arbeidsutvalg for krisehåndtering (AU). Arbeidsutvalget skal sammen med rådmann og sektorlederne systematisk og metodisk arbeide for å redusere sannsynligheten for at uønskede hendelser inntreffer i kommunen, og sørge for at konsekvenser av en krise blir minst mulig. Når en krise truer eller er oppstått, skal kommunen lede, koordinere og iverksette nødvendige tiltak i kommunen for å unngå krisen, eller gjøre konsekvensene av den minst mulig. Kommunen skal i en krise kunne samarbeide og samordne innsatsen både på tvers av sektorer og faggrupper, og også med eksterne aktører. Plan for overordnet krisehåndtering 3 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

4 1.5 Krisehåndtering En krise er en situasjon som truer eller kan true kommunens evne til å gi befolkningen nødvendige tjenester, kommunens virksomhet eller kommunens troverdighet. Krisehåndtering er summen av tiltak som gjøres for å begrense en skade, og få slutt på krisen. Ved håndtering av kriser legges følgende til grunn: Den som har daglig ansvar, har ansvaret også i en krise (ansvarsprinsippet). Organisering i en krise skal være mest mulig lik daglig organisering (likhetsprinsippet). En krise skal håndteres på lavest mulig nivå (nærhetsprinsippet) 1.6 Uønskede hendelser Kommunen skal ha overordnede risikovurderinger og sårbarhetsanalyser (ROS). De skal peke på noen kjente og aktuelle hendelser som i ytterste konsekvens kan føre til en krise, og hvor kommunens krisehåndteringsorganisasjon må vurderes etablert. Beredskapsplaner og tiltakskort skal baseres på ROS-analysene Tre nivåer: I Kristiansand kommune skilles det på tre forskjellige nivåer av hendelser: Nivå A-hendelse: Nivå B-hendelse: Nivå C-hendelse: Kommunen må øke, omprioritere eller endre sin kapasitet innad i egne sektorer for å håndtere en uønsket hendelse eller en krisesituasjon. Ved slike hendelser kan det være store krav til samarbeid og koordinering både internt og med eksterne aktører. Kommunen har tilstrekkelig kapasitet innad i egne sektorer til å håndtere en uønsket hendelse eller en krisesituasjon. Når en sektor har tilstrekkelig kapasitet internt til å håndtere en uønsket hendelse eller en krisesituasjon. 1.7 Eksempler på mulige oppgaver i en krisesituasjon Kommunen kan i en krisesituasjon få ansvar for blant annet: Informere om situasjonen i kommunen og gi forholdsregler Omsorg for personer som har vært utsatt for store påkjenninger Bistand ved evakuering av personer fra et utsatt område Innkvartering av evakuerte og redningsmannskaper, Forpleining eller annen forsyningsstøtte Sikre helsemessig trygge næringsmidler og drikkevann Gjennomføre regulerings-/rasjoneringstiltak Rette opp skader på kommunikasjonsveier og andre anlegg Opprydding, opprensking, avfallsdeponering og annen innsats for å beskytte miljøet Vern om kulturelle verdier Samarbeide med sykehus, politi, sivilforsvar, forsvaret, fylkesmannen med flere Koordinere innsats til frivillig sektor 1.8 Ansvar og oppgaver Rådmannen har etter normalreglementet det overordnede ansvaret for all krisehåndtering i kommunen. Dersom Rådmannen finner det nødvendig, kan han/henne beslutte å etablere Plan for overordnet krisehåndtering 4 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

5 kommunens kriseorganisasjon med kriseledelse. Kommunens kriseorganisasjon etableres vanligvis ved nivå A-hendelser, men rådmannen kan også etablere kommunens kriseorganisasjon ved nivå B og C-hendelser dersom det er hensiktsmessig. Beredskapsleder: Beredskapsleder er delegert myndighet av rådmannen i alle beredskapsspørsmål, herunder ansvaret som kommunens sikkerhetsleder og autorisasjonsansvarlig. Beredskapsleder med sekretariat er organisert under samfunnsmedisinsk enhet. Kriseledelsen: Kriseledelsens hovedansvar er å sørge for at relevante skadebegrensende og skadeforebyggende tiltak iverksettes i krisesituasjon eller når en krise truer. Direktører og enhetsledere har ansvar for å håndtere uønskede hendelser og kriser innenfor sin organisasjon. De skal også bistå andre sektorer og enheter ved behov i kriser. Direktørene har også ansvaret for det daglige beredskapsarbeidet i egen sektor, herunder Utarbeidelse av ROS-analyser på sektor- og enhetsnivå Utvikling av beredskapsplaner på sektor- og enhetsnivå Gjennomføre årlige beredskapsøvelser i egen sektor. Arbeidsutvalg for krisehåndtering (AU): Arbeidsutvalg for krisehåndtering (AU) er et arbeidsutvalg for kriseledelsen. Det har ansvar for å bistå rådmannen i det daglige overordnede beredskapsarbeidet. Hovedoppgaven er å kvalitetssikre kommunens beredskap ved blant annet å: Koordinere arbeidet med å utarbeide og vedlikeholde overordnede risikovurderinger og sårbarhetsanalyser(ros). Bistå sektorene med å lage handlingsplaner for skadeforebyggende tiltak basert på ROS-analyser. Utvikle og vedlikeholde nødvendige overordnede kriseplaner Sørge for at kommunens øverste ledelse har nødvendig kompetanse innen beredskap og samfunnssikkerhet. Motivere ledere og ansatte i hele organisasjonen til kompetanseheving og bevisstgjøring rundt krisehåndtering. Planlegge og gjennomføre øvelser. Være et samordnings- og ledelsesorgan direkte under kriseledelsen. Bystyret, formannskapet og kommunalutvalget: Bystyret trekker opp hovedlinjene for arbeidet med beredskapsoppgaver som kommunen har ansvaret for, og formannskapet skal føre tilsyn med og samordne beredskapsarbeidet i kommunen. Kommunalutvalget har en arbeidsutvalgsfunksjon for formannskapet med beredskapsarbeidet. Beredskapsråd: Beredskapsrådet skal bidra til å oppdatere og utvikle kommunens og sektorenes beredskapsplaner, og er kommunens samarbeidsorgan i beredskapsspørsmål. I tillegg er beredskapsrådet en viktig arena for å utveksle erfaring og bygge nettverk på tvers av sektorer og med eksterne aktører. Beredskapsrådets oppgaver er: Å treffe avtaler om samarbeid Finne felles løsninger Gi gjensidig informasjon om beredskapsforhold Gi råd til besluttende myndigheter i kommunen Ta initiativ til beredskapsforberedelser Beredskapsrådet består av: Ordfører (leder) Rådmannsutvalget AU Politi Sivilforsvaret Forsvaret (HV, eller luftforsvaret) Plan for overordnet krisehåndtering 5 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

6 I tillegg inviteres aktuelle faginstanser og eksterne samarbeidspartnere: Fylkesmann 2 representanter fra frivillige organisasjoner, f. eks Sykehus fra Røde kors, Sanitetsforeningen, Kvinners frivillige beredskap og Roverspeidernes beredskapsgruppe Beredskapsrådet skal som hovedregel møtes årlig, eller ved behov. 1.9 Planverk Beredskapsplaner på sektor og fagnivå skal baseres på overordnet planverk og gjeldene tiltakskort. Sektorene kan også ha utviklet egne tiltakskort på bakgrunn av utarbeidede ROSanalyser. Personellfunksjoner som nevnes i planer og tiltakskort, bør ha handlingsinstrukser/ autopilotbeskrivelser for hvilke oppgaver som skal utføres. Overordnet planverk Plan for overordnet krisehåndtering Tiltakskort For situasjoner som kan kreve rask intervensjon er det utarbeidet tiltakskort. De beskriver et handlingssett til bruk i ulike krisesituasjoner. Tiltakskort for etablering av kommunens kriseorganisasjon Tiltakskort for hendelser beskrevet i ROS-analyser Tiltakskort - generelt Beredskapsplan sektor og fag Helse og Sosial Plan for helsemessig og sosial beredskap Smittevernplan Beredskapsplaner i enhetene Kultur Sektorens beredskapsplan Beredskapsplaner i enhetene Barnehage Sektorens beredskapsplan Beredskapsplaner i enhetene Interkommunale / regionale planer Beredskapsplan ved akutt forurensing Atomberedskapsplan Planer i Kristiansand nrann og redning Administrasjon Plan for krisekommunikasjon Sektorens beredskapsplan Beredskapsplaner i enhetene Teknisk Sektorens beredskapsplan Beredskapsplaner i enhetene(bl.a. planer for avløp, vannforsyning, flom mv) Skole Sektorens beredskapsplan PP-tjenestens beredskapsplan Beredskapsplaner i enhetene Kommunale foretak Beredskapsplaner i Kristiansand havn, Kristiansand parkeringsselskap og Kristiansand boligselskap Handlingsinstrukser/Autopilot Liste over oppgaver til enkeltsystemer eller personer som skal iverksettes iht tiltakskort eller beredskapsplaner. Plan for overordnet krisehåndtering 6 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

7 Sektorene bruker egne sektorfarger i sitt planverk, og kan følge samme mal og layout som overordnet plan. Oppdaterte versjoner av alle sektorplaner og tiltakskort skal være tilgjengelig på intranettsiden for beredskap, og også oppbevares hos beredskapsleder. 2. Plan for kriseledelse 2.1 Kommunens kriseorganisasjon Sektorene skal som hovedregel løse uønskede hendelser som i egen sektor (B og C- hendelse). For å møte de utfordringer uønskede hendelser kan være for en kommune, kan det i noen tilfeller være nødvendig å styrke samordning og ledelse av felles ressursinnsats. Ved uønskede A-hendelser kan rådmannen beslutte at kommunens kriseorganisasjon med kriseledelse skal etableres. Etablering av kommunens kriseorganisasjon er beskrevet i tiltakskort. Sektorenes interne organisering ved B- og C-hendelser berøres ikke av denne planen Kommunens kriseledelse: Kriseledelsen består av: Rådmannsutvalget Leder av kriseledelsen er rådmannen. Rådmannen kan dimmitere direktørene etter behov. I tillegg møter: Ordfører eller varaordfører, som normalt er kriseledelsens talsperson Beredskapsleder eller stedfortreder fra AU Rådmannens kommunikasjonsrådgiver Andre fagpersoner og samarbeidspartnere etter behov Kriseledelsens oppgaver: Kriseledelsen skal: Lede kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige ressurser Gi nødvendige strategiske føringer for situasjoner som krever overgripende vurderinger eller er av vesentlig betydning for: - Kommunens og næringslivets interesser - Kommunens omdømme Overvåke alle beredskapstiltak Være bindeledd mellom kommunen og Fylkesmannen, Politimesteren i Agder og andre statlige myndigheter. Informere media, publikum, ansatte mv Iverksette aktuelle fag- og sektorberedskapsplaner Prioritere kommunens tjenester til publikum Forberede normalsituasjonen. Ordfører vurderer til enhver tid hvorvidt kommunalutvalget eller andre folkevalgte organer skal innkalles og ta del i krisehåndteringen. Plan for overordnet krisehåndtering 7 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

8 For å bistå kriseledelsen, kan rådmannen nedsette en strategisk plangruppe, med medlemmene fra rådmannsutvalget. Strategisk plangruppe kan etableres når rådmannen har behov for strategiske avklaringer for kommunen som helhet Kriseledelsens sekretariat Leder for sekretariatet er rådmannsutvalgets sekretær, eller den som rådmannen utpeker. Sekretariatsleder er ansvarlig for at sekretariatets oppgaver utføres. Sekretariatet bemannes etter behov, først og fremst med personell fra rådmannens stab og dokumentsenteret. Oppgaver: Hovedansvarlig for arkivtjenesten Hovedansvarlig for føring av krisejournal Motta innkommende post og meldinger til kriseledelsen, registrere og fordele de etter kriseledelsens anvisning. Behandle utgående meldinger, påføre prioritering og dato/klokkeslett(dtg) Kopiere og fordele dokumenter Bistå kriseledelsen med annet aktuelt stabsarbeid Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU): AU består av: Beredskapsleder Beredskapsleders sekretariat Representanter fra sektorene Kommuneoverlegen Aktuelle fagpersoner som innkalles ved behov AU ledes av beredskapsleder eller den rådmannen bemyndiger. AUs ansvar og myndighet: Au skal samordne, koordinere og styre all beredskapsinnsats når Rådmannen beslutter dette. Aktuelle oppgaver til AU: Ved en krise eller uønsket hendelse kan Rådmannen eller kriseledelsen beslutte at AU skal bistå med ulike stabsoppgaver. Dette kan være å: Rapportere til kriseledelsen Samordne alle operative tiltak, herunder beslutninger om å iverksette tiltak for å hindre skader på personer, miljø og materiell Sikre nødvendig varsling og koordinering til offentlige myndigheter, næringslivet og nabokommuner (liaisontjenester) Innhente opplysninger om situasjonen i kommunen Prioritere ressurser Informasjonshåndtering internt og eksternt til egne ansatte, befolkningen og media Sikre informasjonsflyt og kontroll På vegne av kriseledelsen, koordinere etablering og drift av: - Evakuerte- og pårørendesenter - Sentralbord - Presse- og informasjonssenter Bistå linjeledelse etter behov dersom hendelsen kan håndteres i sektoren Sekretariatsoppgaver (styres av kriseledelsens sekretariatsleder) Plan for overordnet krisehåndtering 8 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

9 Ved uønskede hendelser og kriser må alle medlemmer av AU stille seg til disposisjon for å bistå kriseledelsen. Turnustjeneste med etablering av døgndrift iverksettes ved behov Sektorene: Sektorledernes (direktørenes) oppgaver ved uønskede hendelser og kriser er blant annet å sørge for at: Ordinære tjenester opprettholdes i sektorene med mindre andre føringer og prioriteringer er gitt fra kriseledelsen. Det iverksettes og gjennomføres tiltak i egen sektor som er besluttet av kriseledelsen. For øvrig håndtere krisen innad i egen sektor. Sektorene samarbeider med andre sektorer og eksterne aktører. Sektorene samhandler med AU for å løse aktuelle utfordringer til kommunens beste. AU informeres fortløpende om all utadrettet virksomhet og samhandling utenfor egen sektor. Kriseledelsen og AU informeres fortløpende om situasjonen i den enkelte sektor. Forespørsel om rapportering fra AU eller kriseledelsen følges opp raskt. 2.2 Økonomi: Bystyret har i vedtak nr 14/2000 gitt rådmannen fullmakt til å disponere 10 millioner kroner til dekning og forskuttering av kostnader i forbindelse med krisesituasjoner. Hvis situasjonen krever det, kan rådmannen gå ut over dette beløpet. 2.3 Skjematisk fremstilling av kommunens kriseorganisering: III. linje Overordnet (strategisk) nivå Bystyre Formannskap Kommunalutvalget Kommunens Kriseledelse Strategisk plangruppe II. linje Samordnende (operativt) nivå Logg/journal/ekspedisjon * Presse og informasjonssenter Arbeidsutvalg for krisehåndtering (AU) Sentralbord Evakuerte- og pårørendesenter I. linje Utførende nivå SEKTORER Helsesosial Barnehage Skole Administrasjon Teknisk Kultur Kommunale foretak: Havna, Park.selskapet, Boligselskapet (* :Som en forsøksordning er sekretariatet underlagt AU framfor å være en støttetjeneste til kriseledelsen. Navn er endret til logg/journal/ ekspedisjon. Se tiltakskort for mer info.) Plan for overordnet krisehåndtering 9 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

10 3. Varslingsplan: 3.1 Varsling av kommunens kriseorganisasjon Ansatte som observerer situasjoner som er blitt til en krise, eller som kan føre til en krise, skal: Iverksette nødvendige strakstiltak for å forhindre eller begrense skader. Så raskt situasjonen tillater det, skal den ansatte melde fra til sin enhetsleder. Dersom ikke enhetsleder kan nås, skal sektorens direktør varsles. Dette gjelder også utenfor arbeidstid. Dersom ikke direktør kan nåes, skal kriseledelsen varsles direkte. Kristiansand legevakt kan bistå med varsling av kriseledelsen dersom det er lettest. Varsling av kriseledelsen For å varsle kriseledelsen, skal en av følgende personer (i rekkefølge) varsles: 1. Rådmann 2. Ass. rådmann 3. Beredskapsleder 4. En av direktørene 5. Ordfører 6. Varaordfører Den som blir varslet, skal fungere som leder av kriseledelsen inntil rådmannen har overtatt. Vedkommende har ansvaret for å innkalle kriseledelsen dersom det vurderes som nødvendig. (Det er viktig at rådmannen og beredskapsleder varsles først). Beredskapsleder eller den rådmannen utpeker er ansvarlig for å: Innkalle AU Varsle infotjenesten, kommunikasjonsgruppa og IT-tjenesten Varsle eksterne samarbeidspartnere(politi, fylkesmann, andre) Varsle vakthavende vaktmester i byggservice eller vaktmester i Rådhusgata og eventuelt rådhusforvalter 3.2 Varsling av kommunens befolkning Ved større hendelser og ulykker, kan det i noen tilfeller være nødvendig å få ut informasjon til publikum raskt. Mulighetene er mange, men det kan være svært vanskelig å nå ut til alle berørte parter i befolkningen på kort tid. Hvilke varslingsmetoder som velges avhenger av type situasjon og hvor kritisk hendelsen er. Tiltakskort bør skissere aktuelle varslingsrutiner. Se også aktuelle tiltakskort og Administrasjonssektorens kriseinformasjonsplan. Aktuelle varslingsmåter er: Kommunens hjemmeside NRK radio og TV Fylkesmannen i Vest-Agder har avtale med NRK Andre media: Lokalradio, Fædrelandsvennen med flere Sivilforsvarets varslingsanlegg Automatiske telefonoppringninger til publikum(krever samarbeid med teleoperatører) Varsle ved besøk - dør til dør-aksjon Annet (info langs veien, høytaleranlegg osv) Plan for overordnet krisehåndtering 10 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

11 4. Dokumenter: Alle dokumenter oppbevares i papirform og på USB-penn hos beredskapsleder (i krisekofferten). De finnes også på intranett på kvalitetssystemet for beredskapsarbeid. 4.1 Varslingslister V00. Varslingsliste Alarm- og vakttelefoner Se beredskapssider på intranett V01. Varslingsliste kriseledelsen og AU. Se beredskapssider på intranett V02. Varslingsliste nøkkelpersonell i kommunen Se beredskapssider på intranett V03. Varslingsliste eksterne samarbeidsparter Se beredskapssider på intranett 4.2 Tiltakskort for etablering av kommunens kriseorganisasjon: E01. Etablering av kommunens kriseorganisasjon side 12 E02. Etablering av kriseledelsens sekretariat side 13 E03. Etablering av publikumstelefon side 14 E04. Etablering av presse og informasjonssenter side 15 E05. Etablering av evakuerings og pårørendesenter side Tiltakskort for hendelser beskrevet i ROS-analyser: T01. Evakuering side 19 T02. Flom eller Dambrudd side 20 T03. Forurensing av drikkevann side 21 T04. Pandemi side 22 T05. Atomulykke side 23 T06. Langvarig strømbrudd side 25 T07. Utbrudd med legionella side Tiltakskort Generelt G01. Mediehåndtering side 27 G02. Nasjonal/lokal rednings og katastrofeledelse side 28 G03. Tilbake til normalsituasjonen side 20 G04. Samarbeid med frivillige side 30 G05. Samarbeid med Sivilforsvaret og Forsvaret side Skjema: Skjema er ikke vedlagt her, men finnes på intranett elektronisk, og i krisekofferten på papir. S01. Krisejournal side 32 S02. Meldingsblankett side 33 S03. Situasjonsrapport side 34 S04. Meldingslogg side 35 S05. EPS-registreringsskjema-mal fra Agder PD side Henvisninger: Lenker til andre ikke vedlagte dokumenter: H01. Kommunens overordnede ROS-analyser (intranettlenke) H02. DSBs veileder for kriseplanlegging i kommunene H03. Politiske reglementer for Kristiansand kommune (intranettlenke) H04. Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid H05. Lov om kommunal beredskapsplikt Plan for overordnet krisehåndtering 11 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

12 Lerret Etablering av kommunens kriseorganisasjon Tiltakskort: E01 Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Revidert av: Øyvind Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Sørge for at kommunens kriseorganisasjon kommer raskt i gang med krisehåndteringsarbeidet Ansvar: Rådmannen eller dennes stedfortreder kan ved en krise beslutte at kommunens kriseorganisasjon skal etableres. Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) sørger for etablering i lokalene. Hvordan: Krisekoffert: Nøkler og nødvendige dokumenter finnes i beredskapsleders krisekoffert. Beredskapssekretær og kommuneoverlegen har også tilgang til denne. Varsling: Varsling skal skje i henhold til varslingsplan i plan for overordnet krisehåndtering. Ved varsling med SMS skal en ringe til alle en ikke får bekreftelse fra om at melding er lest. Kriseledelsens lokaler: Kriseledelsen skal først møtes på Rådmannsstabens spiserom. AU møter først på Møterommene på Teknisk i 1. etg, og klargjør lokalene for kriseledelsen, om ikke annet besluttes. Alternative lokaler kan vurderes ut fra situasjonen, f. eks Strømme senter, Samsen, Hoteller. mv. Brannvakta kan vurderes ved strømbrudd Lokaler på teknisk: Lerret Kriseledelsen Arbeidsutvalget Kommunikasjonstj logg/journal/ekspedisjon Informasjon om kriserommet: Det er utarbeidet en mal for aktuell informasjon om opprettet kriseapparat. Se SKJEMA S06. Plan for overordnet krisehåndtering 12 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

13 Etablering av logg, journal og ekspedisjon for kriseledelsen Tiltakskort: E02 Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Revidert av: Øyvind Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Sørge for at kriseledelsens sekretær- og ekspedisjonstjenester fungerer raskest mulig. Ansvar og oppgaver: Beredskapssekretær og personell i dokument- og servicesenteret er ansvarlig for å etablere logg- og journalføring, samt være kriseledelsens og AUs meldingsmottak. NB! Som prøveordning avvikes det fra overordnet plan for krisehåndtering ved at beredskapssekretæren er leder for denne sekretariatsfunksjonen. Evaluering gjøres ifm neste planrevisjon. Navnet sekretariat endres til Logg, journal og ekspedisjon. Hvordan: Sammensetning Beredskapssekretær koordinerer arbeidet. Personell fra dokument- og servicesenteret bistår, som utgangspunkt med 2 personer. Personell fra rådmannens stab bistår ved behov. Varsling Beredskapsleder/AU varsler personell med oppgaver innen logg/journal/ekspedisjon. Oppgaver: Føre kriseloggen. Beredskapssekretæren ivaretar dette. Dokument og servicesenteret kan bistå med selve loggføringen i beredskapssekretærens fravær. Beredskapsleder/AU må da gi konkrete meldinger når noe skal føres i kriseloggen. Motta innkommende e-post, telefaksmeldinger og telefonmeldinger til kriseledelsen og AU. Journalføre i KRISS og distribuere inngående og utgående meldinger som angitt i dette tiltakskortet, og etter beredskapsleders og kriseledelsens anvisning. Føre kriselogg: Kriseloggen føres i fortløpende i word på følgende måte: 1. Start WORD, åpne filen journal1.html fra WORD under G:\Logg 2. Klikk på Lagre eller på diskettsymbolet for hver ny oppføring. 3. Ta utskrift av kriseloggen hver time. 4. Følgende hendelser er aktuelle å registrere i kriseloggen: - Rapportering - Endringer i situasjonen - Store medieoppslag - Beslutninger som er tatt, og oppfølging av de - Viktige meldinger - Tiltak som er satt i verk, og ev. avslutning av tiltak Journal/Arkiv: Alle innkommende og utgående meldinger og dokumenter, skal som hovedregel arkiveres i KRISS (har lav prioritet). Dette gjelder også e-post og telefaksmeldinger. Dersom ikke KRISS fungerer, arkiveres alt på papir. Dette gjelder også e- postmeldinger (ta utskrift). Alle inn og utgående meldinger som tidligere ble automatisk og manuelt journalført i KRISS, må da føres manuelt (SKJEMA S04). Meldingshåndtering: Distribusjon til mottakere: Dersom ikke mottager tydelig fremgår i en melding, sendes saken til AU eller beredskapsleder. Hovedregel for distribusjon er på papir, eventuelt elektronisk etter avtale. Viktig info bør en få bekreftet som mottatt. Skriftlige meldinger(e-post, brev, faks mv): Ta utskrift, send til mottager og arkiver meldingen. E-postmeldinger bør sendes til postmottaket for arkivering i KRISS. Hver time: Sjekk ny e-post i postmottak og på beredskap@kristiansand.kommune.no. Muntlige meldinger (beskjeder, telefoner, sms mv): Skrives ned på SKJEMA S02. Plan for overordnet krisehåndtering 13 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

14 Etablering av publikumstelefon Tiltakskort: E03 Utarbeidet av: Hilde Fjukstad Dato: Revidert av: Øyvind Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Behov for informasjon er stort i en krisesituasjon. Erfaringer viser også at selv om vi ikke har en tradisjonell krise, så kan informasjonsbehovet være stort. Etablering av et sentralbord må derfor skje raskt, før vi har totaloversikt over situasjonen. Ansvar: Enhetsledere i enheter med sentralbord, og arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) er ansvarlig for etablering av slik tjeneste. AU koordinerer om det er nødvendig. Hvordan: Mottak av telefoni Telefonnummer som benyttes for generelle henvendelser er: Ved opprettelse av en ren pårørendetelefon benyttes vanligvis telefon: Ved hendelser hvor hovedparten av henvendelsene er av teknisk karakter, benyttes vanligvis telefonnummer: Oppgaver til sentralbordet Ta imot telefoner fra publikum og berørte parter Videreformidle frigitt informasjon ut til publikum. Om det er nødvendig vil AU utarbeide oversikt over frigitt informasjon som vedlikeholdes fortløpende. Om ikke slik oversikt finnes, skal sentralbordpersonellet forholde seg til informasjonen som er publisert på kommuneportalen. Sette over telefoner til AU eller saksbehandlere som kan svare mer utdypende Holde kontakt med AU, kommunikasjonsgruppen, informasjonssenteret og pårørendesenteret via direktekontakt/intranett/kriseside internett/e-post. Bemanning Iht. nærhetsprinsippet er det dagens sentralbordbetjening som håndterer sentralbordfunksjonen i en definert krisesituasjon, og jobber etter turnus. Går krisen over flere døgn og/eller krever døgnbemanning, rekvireres assistanse fra andre enheter i Administrasjonssektoren, Servicebutikken og DuViTo. 2. Linje bemannes etter oppsatte lister over personell som kan settes inn etter behov. AU koordinerer dette. Utstyr 4 sentralbord plassert på hovedsentralbordet og i Byhallen, Rådhusgata sentralbord i Servicebutikken Tollbodgata 22 2 sentralbord i DuViTo, Kirkegata Videre kan telefoner i 1.etg Rådhusgata benyttes til 2. linje for besvarelse av inngående telefoner. Kopimaskin Printer Nærhet til Byhallen med fax Kommuneportalen-generell nett-tilgang: internett/intranett/e-post Plan for overordnet krisehåndtering 14 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

15 Etablering av Presse og informasjonssenter Tiltakskort: E04 Utarbeidet av: Hilde Fjukstad Dato: Revidert av: Hilde Fjukstad Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Behov for informasjon er stort i en krisesituasjon. Etablering av et presse- og informasjonssenter vil derfor være nødvendig for å håndtere media og publikum som har behov for info. Ansvar: Kommunikasjonstjenesten og Arbeidsutvalget for krisehåndtering(au) har ansvar for tjenesten IT-avdelingen sørger for at IT-systemene fungerer i en krisesituasjon. Hvordan: Oppgaver til presse- og informasjonssenteret Videreformidle frigitt informasjon ut til publikum og media om - farlige situasjoner som kan oppstå og bidra til at ytterligere skader unngås - helsemessige og sosiale forhold, vareomsetning, energi, kommunikasjon mv. Formidle bakgrunnsmateriale til media (fakta, kart, antall elever/pasienter osv) Ta imot og videreformidle informasjon fra publikum/media til AU og kriseledelsen AU har ansvar for å frigi informasjon. Kommunikasjonstjenesten har ansvar for: Fortløpende legge ut frigitt informasjon og nyheter på Kommuneportalen I Byhallen vises kommunens nettside på lerret. Arrangere pressekonferanser Lage informasjonsskriv og tilrettelegge aktuell informasjon for medier Medieovervåking Informere egne ansatte via intranett Rådgiving og bistand mht mediehåndtering Bistå kriseledelsen og AU fortløpende med aktuelle kommunikasjonsoppgaver Bemanning og organisering Leder: Nestleder: Enhetsleder kommunikasjonstjenesten Enhetsleder dokument- og servicesenteret Ihht. til nærhetsprinsippet, så er det dagens bemanning i Byhallen og kommunikasjonsrådgivere i kommunikasjonstjenesten som driver presse- og informasjonssenteret. En kommunikasjonsrådgiver tilrettelegger for pressen i pressesenteret ved behov. Ved kriser som går over flere døgn og/eller krever døgnbemanning, så rekvireres folk til presse- og informasjonssenteret fra andre enheter i administrasjonssektoren etter oppsatte lister etter behov, evt. fra andre sektorer i kommunen. Ved sektorovergripende kriser benyttes også sektorenes kommunikasjonsrådgivere. Det er inngått en avtale med andre offentlige etater om å bistå i en eventuell krisesituasjon mht. til informasjon. Jf intensjonsavtale til Fylkesmannen. Denne avtalen kan aktiveres dersom Plan for overordnet krisehåndtering 15 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

16 det er nødvendig. Det vil si at kommunikasjonsrådgivere fra andre offentlige etater som er part i avtalen kan bistå kommunen i en krisesituasjon. I avtalen inngår også muligheten for å opprette et felles presse- og Informasjonssenter på Fylkeshuset i Tordenskjoldsgate 65. IT-avdelingen sørger for at IT-systemene fungerer i en krisesituasjon. Utstyr og fasiliteter Byhallen brukes til presse- og informasjonssenter (mot publikum). - Nøkkel nr. 14 brukes for å komme inn i Byhallen (branndør) og inn bak skranken. Service-og dokumentsenteret har nøkler og nøkkelkort til Rådhusgata Byhallen har fax og kopimaskin bak skranken. Faxnummer: pc er med internettforbindelse bak skranken. - 1 sentralbord bak skranken. Logg på med eget passord, åpne program DNA. Brukernavn og passord finnes i rød kriseperm i Tollbodgt. 37, 2 etg. - lerret og prosjektør i taket. Fjernkontroll på talerstolen. Prosjektør brukes til å vise kommunens hjemmeside på lerret med siste frigitte informasjon. Bærbar pc kobles opp. Lang nettverkskabel kan kobles til nettet under trappa, port 2 for eksempel. PC og kabel er i Tollbodgata 37, 2 etg, på leders kontor og i utstyrsskap. - 2 publikumspc-er med internettforbindelse. - møtelokale med mikrofon og høyttalere. 3 ekstra mikrofoner og forsterker i kjelleren under Byhallen. Nøkkel til kjelleren finnes i nøkkelskap bak skranken bak reol. Nøkkel til nøkkelskapet finnes i øverste skuff i venstre skuffeseksjon i skranken. Nøkkel til kjeller henger i en strikk i skapet. Nøkkel til skap med lydanlegg er i nøkkelskapet: nøkkel nr. 18, liten rund nøkkel med grønn nøkkelring. - TV er pr. nå ikke tilgjengelig i Byhallen. TV finnes i Tollbodgata 37, 2. etg og i kriseledelsens rom i Tollbodgata 22, 1 etg. Ved behov kan Rådhuset benyttes til eget pressesenter for media - Nøkkelkort merket RH ligger i Byhallen i nøkkelskap på veggen bak reol. Kode finnes i rød kriseperm i Tollbodgata 37, 2.etg. - Det er 2 prosjektører, 1 pc, lerret og mikrofon i Bystyresalen. - 1 prosjektør, 1 pc og lerret i Formannskapssalen - møtelokaler i Bystyresalen og Formannskapssalen - Trådløst nettverk på Rådhuset. Brukernavn og passord finnes i rød kriseperm i Tollbodgata 37, 2.etg. Dersom situasjonen tilsier behov for større lokaler til pressekonferanser og/eller informasjonsmøter, benyttes Kristiansand Kino (Fønix), hoteller mv. Kommunens trykkeri kan bistå i en krisesituasjon med trykkeritjenester. Plan for overordnet krisehåndtering 16 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

17 Etablering av evakuerteog pårørendesenter (EPS) Tiltakskort: E05 Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Revidert av: Øyvind Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Ivareta grunnleggende menneskelige behov under større hendelser og kriser, med blant annet å sørge for husrom, mat og drikke og annen forpleining, medisiner, klær, psykososial støtte, informasjon og annen hjelp som evakuerte eller pårørende måtte ha behov for. Ansvar: Politiet vil være den instans som anmoder kommunen om å opprette EPS. Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) kan sammen med HS-direktøren da ha ansvar for å etablere EPS. Under etablering og drift av EPS, skal ledelsen i EPS være representert i AU. Hvordan: Hvordan etablere EPS? 1. Ledelse av EPS iverksetter etablering sammen med AU og vurderer: Hva slags type hjelp skal gis, og omfanget av hjelpen? Hvem skal ha hjelp og støtte 2. Finn egnet lokale 3. Start sammenkalling av personell OBS! personellbehovet kan bli stort 4. Sørg for at organisasjonen er tydelig, at rolle og funksjon til personellet er avklarte, og at alle inn- og utgående meldinger registreres 5. Etabler kommunikasjonslinjer med AU (samband, telefon, e-post mv) Organisering: Ledelse EPS Leder og nestleder = Rådgivere HS-direktørens stab Registrering-kontroll og EPS-sentralbord Leder: Enhetsleder DuViTo NK=Nestleder DuViTo Infotjeneste EPS Ledelse: Kommunikasjonsansvarlig i HS NK= Komm.ansvarlig skole eller fra annen sektor Forpleining/ innkvartering Leder og nestleder: Rådgivere HS-direktørens stab Pårørendetjeneste Leder og nestleder: Rådgivere HS-direktørens stab Psykososial støtte/ Kriseteam Leder og nestleder: Rådgivere HS-direktørens stab Lokaler: Lokale velges ut fra hjelpebehov og det antallet personer det skal ytes støtte til. Aktuelle lokaler å bruke kan være: Kongens senter Samsen Strømme senter Byens hoteller, de vi har avtale med vurderes først Kommunens skoler og idrettshaller (Sivilforsvarsleiren på Tveit) Personell i EPS: Uniformering: Beredskapsleder har 40 vester merket Kristiansand kommune. Innsatsgrupper som skal opprettes i de ulike tjenestene, SKAL ha en definert gruppeleder. Personellets kompetanse og antall avhenger av situasjonen, og kan bestå av: Plan for overordnet krisehåndtering 17 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

18 Psykososialt støttetjeneste / Kriseteamet. PP-tjenesten og barnevernsvakta kan brukes spesielt mtp på barn. Helsepersonell fra helsestasjonene og psykisk helseteam. Pleiepersonell fra omsorgstjenestene. Personell fra sosialkontor, DuViTo og EBT. Eventuelt også tolketjenesten. Personell fra HMS-tjenesten og eventuelt personaltjenesten Støttepersonell: - Bruke personell med ledig kapasitet i HS-sektor eller andre sektorer, eventuelt kalle inn annet personell på overtid, eller kontakte et bemanningsbyrå. - Bruke frivillige organisasjoner og bistand fra kirken iht. gjeldene avtaler Aktuelle oppgaver til EPS: Registrering, kontroll og telefonmottak: Politiet vil i mange tilfeller selv ivareta egne registreingsbehov. Men ved behov og dersom politiet ber om det, kan det være aktuelt at kommunen bistår. F. eks med å registrere alle evakuerte og pårørende på eget skjema. Hensikt er å holde oversikt over hvem som kommunen har i EPS, og hvem som har vært der (Skjema S05). Sentralbordfunksjon for EPS Registrere alle inn og utgående meldinger i meldingslogg (Skjema S04). Gjelder telefonhenvendelser fra publikum, telefonbeskjeder inn/ut, e-post, muntlige beskjeder Sørge for ro og orden i EPS, skjerme involverte fra media Ved behov; Iverksette adgangskontroll ved ut/innganger, om ikke politiet ivaretar det. Sørge for vakthold (Vaktmannskaper primært politi, ev. vektere eller forsvaret) Infotjeneste EPS Evakuerte og pårørende som ikke får oppdatert informasjon, vil raskt forsvinne og belaste kommunens apparat andre steder for å få info. Oppdatert info til enhver tid er derfor viktig. Bruk intranett og kommuneportalen som informasjonskilde med mindre andre føringer er gitt. Husk å være bevisst på hva som er frigitt og ikke frigitt info. Lag oppslag med siste nytt, eller finn andre måter å bekjentgjøre info på. Sørg for tilgang til TV, radio, aviser og internett-tilgang for publikum Forpleining/innkvartering: Skaffe mat og drikke (bruk kjøkkenservice, kolonialbutikker, eventuelt cateringsfirma) Sørge for husrom (se også tiltakskort for evakuering) - Lokalene må sikres strøm og varme - Sikre sanitærforhold(wc, dusj, stellerom etc), med håndklær, såpe etc - Skaff senge-/soveplasser inkl. sengetøy/tepper etc Bistå med nødvendige medisiner bruk apotek, legevakt, sykehjem, sykehus etc Skaff tøy og ulltepper til de som trenger det (bruk sentralvaskeri, tekstilforretninger) Tilby omsorg og trøst Tilby enkel førstehjelp, og bistå med medisinsk bistand og omsorgstjenester Pårørendetjeneste: Hjelpe pårørende og evakuerte med å få informasjon om, eventuelt komme i kontakt med sine nærmeste. Tjenesten for pårørende til omkomne bør være for seg selv. Hjelpe personer uten nære pårørende å aktivisere øvrig sosialt nettverk Bemanne pårørendetelefon Tilby omsorg og trøst Bistå med å tilrettelegge for transport til de som trenger det Bistå med organisering og gjennomføring av felles markeringer, for eksempel minnestund, infomøter, med mer. Psykososial støttetjeneste: Etabler tjeneste iht plan for helsemessig og sosial beredskap. Etabler om nødvendig turnusordning, og samarbeid med sykehus og nabokommuner Bistand til debriefing av innsatspersonell kan være aktuelt. Plan for overordnet krisehåndtering 18 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

19 Evakuering Tiltakskort: T01 Utarbeidet av: Ukjent Dato: Ukjent Oppdatert av: Øyvind Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Sikre rask og effektiv evakuering fra et skadeområde eller fra kommunens eiendommer. Ansvar: Normalt beslutter politiet akutt evakuering. Kommunen kan bli bedt om å stille ressurser til disposisjon, eller i spesielle tilfeller bli anmodet om å bistå med oppgaver i evakueringen. Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) kan bistå med samordning av ressurser og tiltak ved slik evakuering, og etablere eget evakuerings og pårørendesenter(eps). Se tiltakskort E05. Ansvar for evakuering av en kommunal bygning og ansvar for å ha et for planverk for dette, tilligger vanligvis den respektive enhet som bruker eiendommen. Aktuelle oppgaver: Hvilke mannskapsressurser som skal brukes for å bistå ved evakueringen vil være avhengig av situasjonen, men følgende instanser kan være aktuelle ved større hendelser: Ledelse: Evakueringspersonell: Enhetslederne for Vågsbygd helsetjeneste, Sentrum/Lund helsetjeneste og Randesund/Tveit helsetjeneste, eller andre Ingeniørvesenet(har erfaring med varsling av boligområder) HS-sektoren, Forsvar/Heimevern, Sivilforsvar, frivillige org. Dersom kommunen har behov for å gjennomføre en evakuering ift egen drift, f. eks et sykehjem eller skole, vil vanligvis aktuell enhetsleder selv lede evakueringen. Aktuelle oppgaver AU: 1. Fortløpende avklare grenseflater med politi og LRS. 2. Koordinere kommunens innsats mot eksterne, samarbeide med LRS/skadestedsleder 3. Skaffe oversikt over situasjonen og evakueringsområdet, politiet har ofte info om det. 4. Skaffe egnede transportmidler hvis nødvendig, eventuelt i samarbeid med politiet. (kontakt samferdselssjef Vest-Agder fylkeskommune, alt. kontakt: Vakttlf Bussen AS.) 5. Tilrettelegge og koordinere tiltak besluttet av kriseledelsen. 6. Koordinere og gjennomføre aktuelle informasjonstiltak. 7. Etablere samarbeid med sivilforsvaret og andre offentlige ressurser. Aktuelle oppgaver til kriseledelsen: 1. Sørge for å utpeke stedlig ledelse for gjennomføring av evakuering 2. Vurdere behov for å etablere EPS i samarbeid med politiet. Se tiltakskort E Vurdere behov for å etablere publikumstelefon og presse- og informasjonssenter Innkvartering og forpleining i kommunen: Dersom evakueringen eller innkvarteringen gjelder et mindre antall personer, og det er behov for overnatting/forpleining, kan en først forsøke byens hoteller/pensjonater. Prøv først de virksomheter kommunen har avtale med. Dersom det er en omfattende evakuering og/eller innkvartering, kan et evakuerte- og pårørende senter(eps) etableres. HS-direktøren koordinerer tiltak for å sikre basale behov som klær og mat. Plan for helsemessig og sosial beredskap har tiltakskort for psykososial støttetjeneste. Aktuelle dokumenter: Plan for helsemessig og sosial beredskap Tiltakskort E05 - Evakuerte- og pårørende senter(eps) Plan for overordnet krisehåndtering 19 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

20 Flom / dambrudd Utarbeidet av: Nils J. Stølen Dato: Tiltakskort: T02 Oppdatert av: Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Sikre rask og effektiv håndtering av ulykke med flom eller dambrudd i kommunen Ansvar: Byingeniøren har ansvar for beredskap for damsikkerhet Aktuelle oppgaver: Hva må gjøres FØRST? Evakuering vurderes, Politi varsles Beredskapsleder må varsles Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) må innkalles med aktuelt personell. - Byingeniør eller dennes stedfortreder SKAL møte - Brannsjef eller dennes stedfortreder SKAL møte Hvem må varsles? Rådmann og ordfører må orienteres. Rådmannen vurderer om kriseledelsen skal innkalles Kommunikasjonsgruppen må vurderes innkalt Varsle og be om bistand fra Fylkesmannen Politi, legevakt og sykehus må varsles ved fare for betydelige personskader Aktuelle strakstiltak? Varsle befolkningen iht varslingsplan Iverksette evakuering, eller hjelpe med dette Iverksette tiltak for å forhindre/begrense skade Sjekk med beredskapsplan for dambrudd om spesielle tiltak er aktuelle Vurdere behov for bistand fra sivilforsvar og frivillige organisasjoner Ta seg av de som har blitt utsatt for skade, både fysisk og materielt Kontakt sivilforsvaret Hvilke planer finnes? Beredskapsplan for kommunens dammer Beredskapsordning ved flomsituasjoner, intern plan i Ingeniørvesenet Fylkesmannens intensjonsavtale for informasjonssamarbeid ( ift NRK) Kriseinformasjonsplan i administrasjonssektor Overordnet plan for krisehåndtering m/ varslingsplan Hvilke ROS-analyser finnes? Ingeniørvesenets ROS-analyse for dammer Plan for overordnet krisehåndtering 20 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

21 Forurensning av drikkevann Tiltakskort: T03 Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Oppdatert av: Terje Lilletvedt Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Sikre rask og effektiv håndtering ved mistanke om eller fare for forurensing av drikkevannskilder. Ansvar: Kommuneoverlegen og smittevernlegen har et spesielt ansvar for håndtering av en slik hendelse. Videre har ingeniørvesenet et viktig ansvar for hele produksjons- og distribusjonssystemet for drikkevann, og en viktig rolle med å optimalisere vannbehandlingen og sikring av vannledninger. Aktuelle oppgaver: Hva må gjøres FØRST? Beredskapsleder må varsles Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) må innkalles med aktuelt personell. - Kommuneoverlegen eller fungerende smittevernlege SKAL møte - Byingeniør eller dennes stedfortreder SKAL møte Hvem må varsles? Rådmann og ordfører må orienteres. Rådmannen vurderer om kriseledelsen skal innkalles Kommunikasjonsgruppen må varsles Fylkeslegen og Mattilsynet må varsles Varsle og be om bistand fra Fylkesmannen Politi, legevakt, sykehus og fastleger må varsles Norsk Folkehelseinstitutt (Smittevernvakta) Viktige næringsmiddelbedrifter (kontakt Mattilsynet for liste over aktuelle bedrifter, eventuelt også be de om å hjelpe med å varsle aktuelle virksomheter) Aktuelle strakstiltak? Varsle befolkningen iht varslingsplan Iverksette tiltak for alternativ drikkevannsforsyning med flaskevann, vannvogn etc Iverksette kokepåbud av vann Ta nødvendige laboratorieprøver Iverksette tiltak for å finne forurensningskilden Iverksette tiltak for å stanse og hindre ytterligere forurensing Vurdere behov for bistand fra sivilforsvar og frivillige organisasjoner Ta seg av de som har blitt syke Hvilke planer finnes? Smittevernplanen Fylkesmannens intensjonsavtale for informasjonssamarbeid ( ift NRK) Kriseinformasjonsplan i administrasjonssektor Beredskapsplan for vannforsyningen Overordnet plan for krisehåndtering m/ varslingsplan Hvilke ROS-analyser finnes? Ingeniørvesenets ROS-analyse for vannforsyningen Plan for overordnet krisehåndtering 21 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

22 Pandemi Tiltakskort: T04 Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Oppdatert av: Dagfinn Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Begrense spredning av smitte ved Pandemisk influensa Ansvar: Kommuneoverlege og smittevernlegen har ansvar for at kommunens smitteverntjenester fungerer. Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) har sammen med smittevernet ansvar for at tiltakene i planverket gjennomføres Hvordan: Hva er pandemisk influensa? Influensapandemier er de store, verdensomspennende epidemier av influensa med et nytt virus som store deler av befolkningen helt mangler immunitet mot. De opptrer med varierende mellomrom og kan få omfattende skadevirkninger helsemessig og økonomisk. I vår del av verden regnes pandemier av smittsomme sykdommer som en av de mest sannsynlige årsaker til akutte krisetilstander. Aktuelle dokumenter: Smittevernplanens delplan: Pandemiplanen inkl tiltakskort for massevaksinasjon Nasjonal pandemiberedskapsplan Kommunens ROS-analyse for Pandemisk influensa Fremgangsmåte: Ved pandemisk influensa vil mye av informasjonen og direktivene komme fra sentralt hold. Kommunen vil få ansvaret for å sette disse ut i livet i forhold til sentrale direktiver. Pandemiplanen beskriver i større detalj hvilke oppgaver kommunen vil måtte utføre i de forskjellige fasene og alternative forløpene av en pandemi. Ved starten på en pandemi skal AU tre sammen og informeres, og deretter skal den videre håndtering av arbeidet koordineres og styres av utvalget. Økonomi: En pandemi vil kreve store ressurser for å håndtere. Ressursbehovet vil langt overstige rådmannens myndigheter ift daglig drift, sannsynligvis 8-sifrede beløp. Det bør derfor vurderes om det bør fremmes et forslag til bystyret ift dette. Informasjon: Vi forholder oss først og fremst til nasjonale myndigheter om hvilken informasjon som gis ut, dernest ut fra vurderinger internt. Det bør lages en informasjonsstrategi, og ordføreren bør få en klar rolle i denne som talsperson for kommunen. Plan for overordnet krisehåndtering 22 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

23 Atomulykke Tiltakskort: T05 Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Oppdatert av: Øyvind Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Kommunen skal ha en tilfredsstillende atomulykkes- og strålevernberedskap etter de anvisninger som er gitt fra sentrale myndigheter. Ansvar: Kommunens kriseledelse skal forholde seg til de retningslinjer som blir gitt av den beredskapsorganisasjonen som blir etablert på landsbasis ved en atomulykke (regionalt kriseutvalg ved atomulykker). Kriseledelsen har ansvar for at de tiltak kommunen får ansvar for blir gjennomført. Hvordan: Kriseledelse: Ved atomulykke skal kommunens kriseorganisasjon etableres, for å kunne iverksette de tiltak det blir gitt pålegg om fra regionalt og sentralt hold. Aktuelle oppgaver for kommunen Kommunen må planlegge handlinger og være forberedt på å kunne gjennomføre eller bistå andre etater i gjennomføringen av en rekke forskjellige oppgaver, ut fra regionalt kriseutvalg ved atomulykker sine anvisninger. Disse kan sammenfattes til å kunne være: Tiltak fra Kriseutvalget: 1. Pålegge sikring av områder som er sterkt forurenset (begrensning av tilgang og trafikkrestriksjoner, sikring og fjerning av radioaktive fragmenter). 2. Pålegge akutt evakuering av små lokalsamfunn i tilfeller hvor utslippskilden (lokal reaktor, havarert fartøy med reaktor, fragmenter fra satellitt) utgjør en direkte trussel mot liv og helse lokalt. 3. Pålegge kortsiktige tiltak/restriksjoner i produksjon av næringsmidler (for eksempel å holde husdyr inne, å utsette innhøsting). 4. Pålegge/gi råd om rensing av forurensede personer. Tiltaket innebærer: Kommunens planlegging for gjennomføring av tiltaket: - adgangsbegrensn. - trafikkrestriksjoner - sikring av kilde - fjerning av kilde - adgangsbegrensn. - trafikkrestriksjoner - evakuering - innkvartering - kortsiktige tiltak / restriksjoner i produksjon av næringsmidler - informasjon, retningslinjer - kontrolltiltak - rense forurensede personer Kommunen skal videreformidle informasjonen fra kriseutvalget om at publikum skal fjerne seg fra et angitt område. Ved behov skal denne infoen tilpasses lokalt. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. evakuering, transport, innkvartering, forpleining, avsperre, kunngjøre, info. Kommunen skal videreformidle kunngjøringen fra Kriseutvalget om akutt evakuering av aktuelt område. Kommunen skal, i samarbeide med politiet, eventuelt Sivilforsvaret og Forsvaret, gjennomføre evakuering. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. evakuering, transport, innkvartering, forpleining, avsperring, kunngjøre, informasjon. Kommunen må kunne planlegge eventuelle lokale tilpasninger ved evakuering. Kommunen skal videreformidle kunngjøringen fra Kriseutvalget om kortsiktige tiltak/ restriksjoner i produksjon av næringsmidler. Utarbeidete informasjonstiltak, retningslinjer til produsenter og distributører av næringsmidler skal videreformidles. Om nødvendig skal informasjonen tilpasses lokale forhold. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon, tiltak for å skaffe fôr til husdyr, transport, kontrolltiltak. Kommunen skal videreformidle rådene og anbefalingene fra Kriseutvalget om rensing av forurensede personer. Kommunen skal, eventuelt i samarbeid med Forsvaret og Sivilforsvaret, iverksette tiltak for å kunne gjennomføre rensing av enkeltpersoner eller grupper av befolkningen. Kommunens tiltak: - kriseledelse - informasjon - evakuering - innkvartering - rapportering - kriseledelse - informasjon - evakuering - innkvartering - forpleining - avsperring - rapportering - transport - informasjon - skaffe fôr til husdyr (foring) - transport - kontrolltiltak - rapportering - rensing - avfallshåndt. - avsperring - transport - innkvartering Plan for overordnet krisehåndtering 23 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

24 Tiltak fra Kriseutvalget: Tiltaket innebærer: Kommunens planlegging for gjennomføring av tiltaket: 4. forts Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. å stille rensemuligheter til disposisjon (dusjanlegg), forsvarlig håndtering av radioaktivt forurensede artikler / materiale (spesialavfall), transport, innkvartering, forpleining, avsperring, kunngjøring, informasjon. 5. Gi råd om opphold innendørs for publikum. 6. Gi råd om opphold i tilfluktsrom. - innendørs opphold Kommunen skal videreformidle rådene og anbefalingene fra Kriseutvalget om innendørs opphold. Om nødvendig skal kommunen, i samarbeid med politimesteren, tilpasse rådene og anbefalingene til lokale forhold. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon, drift av skoler, daginstitusjoner, barnehager, helse- og pleieinstitusjoner, tiltak for at lokalsamfunnet skal fungere i en forurensningssituasjon. - opphold i tilfluktsrom 7. Bruk av jodtabletter. - distribusjon og utdeling av jodtabletter 8. Gi kostholdsråd (for - gi kostholdsråd eksempel råd om å avstå fra - avstå fra konsum konsum av visse av angitte produkter kontaminerte næringsmidler). 9. Gi råd om andre dosereduserende tiltak. Kommunen skal videreformidle rådene og anbefalingene fra Kriseutvalget om å ta opphold i tilfluktsrom. Om nødvendig skal kommunen, i samarbeid med politiet, Sivilforsvaret og Forsvaret, tilpasse rådene og anbefalingene til lokale forhold. Dette tiltaket vil først og fremst være et tiltak som kan bli iverksatt ved sikkerhetspolitisk krise / krig. Tiltaket innebærer klargjøring av tilfluktsrom for publikum. Kommunen skal videreformidle kunngjøringen fra Kriseutvalget om utdeling og distribusjon av jodtabletter. Kommunen skal forestå utdelingen av jodtabletter i aktuelle områder til befolkningen. Tiltaket gjelder for de kommuner som har fått beskjed om det. Kommunen skal videreformidle kunngjøringen fra Kriseutvalget om kostholdsråd. Utarbeidete informasjonstiltak, retningslinjer til produsenter og distributører av næringsmidler skal videreformidles. Om nødvendig skal informasjonen tilpasses lokale forhold. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon, kontrolltiltak og rapportering. - råd og informasjon Kommunen skal videreformidle informasjonen om andre dosereduserende tiltak fra Kriseutvalget. Rådene og anbefalingene skal om nødvendig tilpasses lokale forhold av kommunen. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av en rekke forhold som er nødvendige å gjennomføre for å sikre liv, helse og økonomiske verdier. Kommunens tiltak: - forpleining - informasjon - rapportering - informasjon - drifts av egne institusjoner - rapportering - drift av egen virksomhet - informasjon - klargjøring - drift av t-rom - rapportering (tiltaket gjelder primært ved sikkerhetspolitisk krise og i krig) - distribusjon - informasjon - rapportering (tiltaket gjelder nord for Salten) - informasjon - forberede kontrolltiltak - rapportering - informasjon - stille nødvendige ressurser til rådighet - rapportering - praktiske oppg. BEREDSKAPS- ORGANISASJON v/atomulykker Sentralt Nivå: - Nasjonalt Kriseråd - Lederdepartement - Kriseutvalg for atomberedskap Regionalt Nivå: - Fylkesmannens krisestab - Atomeredskapsutvalget (ABU) Viktige dokumenter: Plangrunnlag for den kommunale atomberedskapen Atomberedskap sentral og regional organisering, kgl res av 17. febr Regional atomberedskapsplan (Fylkesm. i Vest-Agder) For øvrig, se Lokalt Nivå: - Kommunens kriseledelse - Kommunens beredskapsråd Plan for overordnet krisehåndtering 24 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

25 Langvarig strømbrudd Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Tiltakskort: T06 Revidert av: Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Sørge for at kommunen gjennomfører nødvendige tiltak for å sikre liv, helse, verdier og eiendom i situasjoner med langvarig strømbrudd, både ved kraftmangel og ved teknisk svikt. Ansvar og oppgaver: Beredskapsleder har ansvar for varsling. Kriseledelsen og Arbeidsutvalget for krisehåndtering (AU) koordinerer de nødvendige tiltak. Hvordan: Når strømbruddet antas å vare 6 timer eller mer: 1. Kriseledelsen varsles, og arbeidsutvalget samles. Krisestab med presse/info og sentralbord vurderes etablert. (Tiltakskort E01, E02, E03 E04) 2. Situasjonen kartlegges: Hvor har strømmen gått, hvilke adresser er rammet, forventet varighet. Kontakt direktør for Agder Energi og etabler samarbeid med de. 3. Kartlegge hvem i kommunens helsetjenester (hjemmesykepleie, sykehjem mv) som er berørt, og hvilke konsekvenser det kan gi (nedkjøling, medisinske apparater, trygghetsalarmer mv). Iverksette strakstiltak til disse 4. Lage oversikt over tilgjengelige mobile strømaggregater. Lage prioriteringsliste for hvordan de skal benyttes. 5. Vurdere hvilke samfunnsmessige konsekvenser hendelsen kan gi (jf Ros-Analysen), både ift publikum, virksomheter og infrastruktur, og iverksette de tiltak som er mulige. 6. Forberede opprettelse av EPS som varmestuer, dersom situasjonen kan bli langvarig, og dersom ute-temperaturen er lav. (Tiltakskort E05) 7. Gi informasjon gjennom media om hvordan publikum kan og bør forholde seg. Om ikke ordinære medier er egnet til å formidle info pga strømbrudd, bør en vurdere mulighet for andre medier(post, dør til dør etc). 8. Ved behov for ekstra personell ut over egen kapasitet: Sivilforsvar, Heimevern og frivillige organisasjoner kan vurderes ift dette.(tiltakskort G05 og G06) 9. Alle, men spesielt store matlager(kjøkkenservice), må overvåke kjøletemperatur nøye Om strømbruddet anses å kunne vare opp mot eller mer enn 24 t: 1. Det må planlegges hvordan helsetjenestens journalbehov kan ivaretas 2. Hvordan brannberedskap i offentlige bygg skal ivaretas må avgjøres 3. Ved mulighet for å ta i bruk plan for kraftrasjonering, styres dette av FMVA. Henvisninger: Plan for kriseinformasjon Plan for Helsemessig og sosial beredskap ROS-analyse langvarig strømbrudd 2008 Plan for kraftrasjonering(fmva) Fylkes-ROS 2004 Plan for overordnet krisehåndtering 25 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

26 Utbrudd med legionella Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Tiltakskort: T07 Revidert av: Dato: Godkjent av: Dagfinn Haarr Dato: Mål/Hensikt: Sørge for effektiv håndtering av mistenkt eller bekreftet utbrudd med legionella. Ansvar og oppgaver: Smittevernlegen, Miljørettet helsevern og HS-direktør er ansvarlig for gjennomføring. Kommunens infotjenester bistår. Ved større utbrudd hvor mer enn 5 tilfeller, involveres kriseledelsen og arbeidsutvalget. Hvordan: Melding: Melding om tilfeller med legionella kommer vanligvis fra lab.virksomhet eller annet til smittevernlegen. Hva gjøres først? 1. Smittevernlegen skaffer oversikt over antall syke. Det må føres logg over: Hvem som er syke, tidspunkt, symptomer mv. 2. Opprett kommunikasjonslinje med sykehuset og legevakt. Avtal rapportering om nye tilfeller. 3. Fylkeslegen varsles og FHI varsles(utbrudd.no). Kontakt smittevernvakta for rådgivning. 4. Smittevernlegen starter sammen med miljørettet helsevern smitteoppsporing umiddelbart. Syke må eventuelt intervjues for å finne smittekilde, dersom ikke denne er åpenbar. Når smittekilde er funnet eller mistenkes, iverksettes strakstiltak for å hindre at flere kan blir smittet. Stenging av berørte tjenester er da aktuelt. 5. Kontakt kommunikasjonstjenesten i kommunen, for bistand til info og pressehåndtering. 6. Orienter HS-direktøren. Om utbruddet er stort, sammenkalles kriseledelsen og arbeidsutvalget, og krisestab settes. 7. Sentralbord og legevakta varsles om hvilken info de kan gi, eventuelt hvem som kan svare på spørsmål fra publikum som ringer. 8. Et pårørendesenter vil oftest ikke være aktuelt å etablere, men dersom pågangen er stor ved et stort utbrudd, kan dette vurderes. 9. Varsle publikum med aktuell info for å hindre videre smitte. 10. Om nødvendig, send ut gruppefaks til fastleger i kommunen, og gi relevant info. Slik info bør også gis til andre aktuelle som legevakt, sykehus mv. Henvisninger: Smittevernplanen ROS-analyse smittsom sykdom 2008 Forskrift om miljørettet helsevern Forebygging av legionella en veileder(fhi) Plan for overordnet krisehåndtering 26 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

27 Mediehåndtering Utarbeidet av: Hilde Fjukstad Dato: Tiltakskort: G01 Revidert av: Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Sette ledere i stand til å møte media Ansvar: Alle ledere som skal møte media Hvordan: Huskeliste for enhetsledere og direktører Alle som får henvendelser fra media i forhold til kriser skal klarere informasjonen med nærmeste overordnet leder Som enhetsleder kan du uttale deg til pressen. Men ikke spekuler i årsaksforhold ved f. eks ulykker, eller i andre saker som er under politietterforskning. Det er politiet som skal uttale seg om årsak og skyld. Vær så åpen som du kan overfor pressen. Vær ærlig. Husk å informere sentralbord og førstelinje ved større hendelser og kriser. Kommunikasjonstjenester til hjelp for lederne: Rådgiving om mediehåndtering. Utforming av pressemeldinger som nyhetssaker på kommunens nettside. Formidler også direkte kontakt mot mediene. Tilrettelegger for pressekonferanser og informasjonsmøter. Lager informasjonsskriv til berørte grupper. Vurder alltid om du trenger bistand fra kommunikasjonsgruppa selv om informasjonsansvaret ligger hos enheten. Både intern og ekstern informasjon er viktig. Det er viktig å bruke tid og ressurser på informasjon. Kommunikasjonsgruppa sitter på spisskompetanse i kommunikasjon, og har ved flere anledninger bistått ulike etater. Hvis større saker er under oppseiling i din sektor, ønsker vi at kommunikasjonsgruppa blir kontaktet i forkant. De kan hjelpe til med aktiv handling i forhold til media. Informer veldig gjerne kommunikasjonsgruppa om saker dere vet kommer i media, selv om dere velger ikke å søke råd i forkant. Det ser rart ut at kommunikasjonsgruppa er uvitende om aktuelle saker når det kommer henvendelser. Relevante planer, tiltakskort og varslingslister Plan for krisekommunikasjon sektorfagplan i administrasjonssektor E04: Tiltakskort for etablering av Presse- og Informasjonssenter V02: Varslingsliste nøkkelpersonell Plan for overordnet krisehåndtering 27 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

28 Nasjonal og lokal rednings og katastrofeledelse Tiltakskort: G02 Utarbeidet av: FMVA Dato: Ukjent Oppdatert av: Øyvind Haarr Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Redningstjenesten i Norge: HRS Nord- Norge Ved store ulykker er det viktig at alle krefter blir satt inn i en samordnet innsats for å avgrense skadevirkningene. Normalt er det den sivile redningstjenesten, ledet av politiet eller det kommunale brannvesen, som rykker ut og takler branner, uhell og ulykker. Den sivile redningstjenesten i Norge er et samvirke mellom en rekke offentlige etater, frivillige organisasjoner og private selskaper med ressurser innen redningstjeneste. HRS Sør- Norge For å utnytte de samlede redningsressurser vil det ved en større ulykke bli etablert en lokal redningssentral (LRS) i det aktuelle politidistrikt under ledelse av politimesteren. Hovedredningssentralen Lokal redningssentral (LRS) Skadestedsleder, (HRS) for Sør-Norge på Sola Ledes av lokal politimester politi / lensmann Ved ulykker til havs eller ulykker med betydelig omfang, vil redningsinnsatsen bli ledet av en av landets to hovedredningssentraler, forkortet HRS. På skadestedet er det skadestedsleder som koordinerer og leder redningsinnsatsen. Skadestedsleder kan være lensmannen eller en annen politimann Kommunene er pliktige til vederlagsfritt å stille ressurser til disposisjon for redningstjenesten ved anmodning. Dette er hjemlet i Direktiv for politiets redningstjeneste, pkt. 1.2 og 1.7. Det kan være brannvernmateriell og personell, teknisk materiell og utstyr, helse- og omsorgsressurser, oljevern- og havnemateriell, bygninger, lokaliteter, kjøretøyer osv. Den sivile katastrofeledelse: Ved store ulykker eller katastrofer vil det parallelt med den sivile redningstjeneste bli etablert et kriseledelseshierarki på sivil side, dvs. under det utpekte lederdepartement via aktuelt fagdirektorat, fylkesmennene og kommunene. Hos Fylkesmannen vil det ved store ulykker eller katastrofer bli etablert en krisestab direkte under fylkesmannens ledelse som skal operere på døgnbasis. Utpekt lederdepartement Aktuelt fagdirektorat Fylkesmannen i Vest-Agder Kommunen Sentral krisestøtteenhet (KSE) Fylkesmannens krisestab Kommunens kriseledelse Fylkesmannes krisestab har ingen operative oppgaver innen den sivile redningstjenesten, men skal kunne ta imot, effektuere eller videreformidle anmodninger om eventuell støtte. Krisestaben skal snarest mulig etter at den er etablert ta kontakt med kommunene i fylket og etablere forbindelse. Kommunen skal straks orientere fylkesmannen om situasjonen, utviklingen og ellers om det er tiltak kommunen ønsker iverksatt fra fylkesmannens side. Plan for overordnet krisehåndtering 28 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010

29 Tilbake til normalsituasjonen Utarbeidet av: Øyvind Haarr Dato: Tiltakskort: G03 Oppdatert av: Dato: Godkjent av: Sigurd Paulsen Dato: Mål/Hensikt: Gjenopprette normal drift på en smidig og hensiktsmessig måte Lære av det som har skjedd i krisen/ulykken. Ivareta involverte også etter at ordinær drift er gjenopprettet. Ansvar: Rådmannsutvalget har et overordnet ansvar for dette ved sektorovergripende hendelser. Direktør og aktuelle enhetsledere har ansvaret ved hendelser i en sektor. Hvordan: Når krisen er over: Rådmann/direktør går tydelig ut til ansatte og befolkning og bekjentgjør hvordan organisasjonen avslutter eller trapper ned innsatsen for å løse hendelsen, og hvordan en skal komme tilbake til det normale. (Intranett/portal) Rådmann/direktør/ordfører bør berømme den innsats som er gjort, både internt og eksternt. (Intranett/portal/gjennom media). En liten oppmerksomhet, f. eks bløtkake, kan i en del tilfeller være lurt. Det bør bekjentgjøres for ansatte hvordan evaluering av hendelsen skal skje. Kriseweb på intranett og portal erstattes av ordinær løsning. Overtidsbetaling bør effektueres så raskt som mulig til personale, ansatte bør få avspasere eller ta ut fri, dersom de har behov for det. Evaluering: Ledere i de berørte avdelinger, vurderer å samle de ansatte til en uformell gjennomgang av hendelsen så raskt det lar seg gjøre, f. eks på et morgen møte, utvida lunsj etc. Om nødvendig bør en ha slike samlinger også på senere tidspunkt. Direktør/beredskapsleder sørger for at hendelsen blir evaluert skriftlig iht. rutinene i kvalitetssystemet for beredskap. Det bør vurderes avholdt et sentralt evalueringsmøte, f. eks i bystyresalen. Beredskapsrådet kan brukes som arena, dersom eksterne aktører er aktuelle som deltagere. All dokumentasjon etter krisen journalføres i KRISS. Evaluering dokumenteres i kvalitetssystemet for beredskapsarbeidet. Oppfølging av involverte: HMS-tjenesten og ledere følger opp ansatte som har vært involvert i hendelser. Debriefing skal vurderes gjennomført. Helseenhetene sørger for oppfølging av involverte i befolkningen. Videre oppfølging vurderes i hvert enkelt tilfelle. Rådmann/direktør/beredskapsleder sørger for videre oppfølging ift eksterne samarbeidspartnere, f. eks med oppdatering av endringer i planverk. Plan for overordnet krisehåndtering 29 Revisjon pr 22. Okt.2007, Oppdatert 19. mai 2010