Invitasjon til landsmøte helgen april 2016

Transkript

1 A.nr: 121 J.nr: Invitasjon til landsmøte helgen april 2016 Kjære medlemmer! På vegne av landsstyret inviteres medlemmer til å delta på landsmøtet i Bodø helgen april med Nordland fylkeslag som vertskap. Innledningsvis ønsker vi å gjøre oppmerksom på følgende: PÅMELDING Alle som ønsker å delta på landsmøtet (inkl. ledersamling og forkurs) må melde seg på. Dette gjøres på senest fredag 26. februar. Fristen er absolutt og påmelding er bindende. Deltakelse forutsetter at kontingenten for 2016 er betalt. FORSLAG OM SAKER TIL BEHANDLING Medlemmer og fylkeslag har anledning til å fremme forslag om saker til behandling på landsmøtet. Dette må gjøres skriftlig senest fredag 12. februar, helst pr. e-post til landsstyret v/hovedkontoret (post@lub.no). LEDERSAMLING fredag 1. april kl 11-14: Vi ønsker å samle foreningens fylkeslagsledere til et eget møte. Informasjon om temaer gis i eget brev til fylkeslagslederne. FORKURS fredag 1. april kl 16-20: Alle landsmøtedeltakere tilbys deltakelse på et eget forkurs med to hovedtemaer: 1. Hvordan skal fylkeslagene møte og følge opp nye medlemmer? Målet er at fylkeslagene finner sin lokale variant for hvilke rutiner de skal ha for dette. 2. Hvordan ta vare på seg selv som frivillig? Frivillig arbeid i LUB er givende men kan på samme tid oppleves tøft og krevende. Egenomsorg er derfor viktig, og i denne bolken vil vi jobbe med hvordan dette kan gjøres. Det forventes at alle fylkeslag er representert på forkurset. UTDELING AV FRIVILLIGHETSPRISEN ET HJERTE AV GULL I LUB finnes det mange engasjerte mennesker som på ulike måter bidrar med sin tid. Med prisen Et hjerte av gull ønsker vi å hedre en frivillig som kan vise til bemerkelsesverdig innsats i LUB. Dersom du eller fylkeslaget ønsker å foreslå en kandidat må dette gjøres senest fredag 26. februar. Se vedlagte statutter. Kontor: Tlf: Faks: (+47) (+47) Ole Fladagersgt A,0353 Oslo E-post: post@lub.no Driftskonto: Forskningskonto: Organisasjonsnummer: Program, sakspapirer og praktiske opplysninger sendes påmeldte deltagere og alle fylkeslag senest 18. mars. Spørsmål for øvrig kan rettes til hovedkontoret.

2 ÅRSMØTE OG LANDSMØTE Arrangementet er formelt inndelt i årsmøte i representantskapet og landsmøte. Behandling av årsberetning, årsregnskap, budsjett og mål- og tiltaksplan gjøres lørdag formiddag i representantskapets årsmøte. På landsmøtet, som starter med lunsj lørdag og avsluttes med lunsj søndag, skal det bl.a. gjennomføres valg av personer til landsstyret og valgkomiteen, og vi skal ellers behandle innkomne forslag, herunder endring av vedtektene, fastsette medlemskontingent, etc. I løpet av helgen vil det også bli avholdt en minnestund. Selv om arrangementet formelt er inndelt i årsmøte i representantskapet og landsmøte, så kreves det at alle landsmøtedeltakere som får sine reise- og oppholdsutgifter dekket av foreningen, også deltar på representantskapets årsmøte lørdag formiddag. De som ikke møter som medlem av representantskapet, vil ha observatørstatus på årsmøtet. Oppsummert ønsker vi at alle som tar turen til Bodø deltar på hele helgens program. DELEGATER OG OBSERVATØRER Landsmøtet er åpent for alle medlemmer, og alle har tale- og forslagsrett. Denne retten forutsetter at du er påmeldt innen den oppgitte fristen og at medlemskontingent er betalt. De respektive fylkeslagslederne vil kunne opplyse om hvor mange delegater ditt fylke kan stille med. Fylkeslagsleder vil også kunne gi informasjon om hvordan du skal gå frem dersom du ønsker å delta som delegat. For å sikre distriktsrepresentasjon kan også én kontaktperson fra hvert av fylkene uten fylkeslag stille som delegat. Dette gjelder for tiden Buskerud og Sogn og Fjordane. Delegatene vil få dekket sine reise- og oppholdsutgifter med unntak av et enkeltromstillegg på kr 297,50,- pr. døgn. Øvrige deltakere gis observatørstatus. Disse må bekoste reise- og oppholdsutgiftene selv, alternativt kan fylkeslaget dekke hele eller deler av kostnadene. Dette må i så fall fylkeslagsstyrene ta stilling til. PRISER FOR OBSERVATØRER OG IKKE-BOENDE DELTAKERE Prisene pr. person for helpensjon fra fredag til søndag er kr 1995,- i dobbeltrom og kr 2590,- i enkeltrom. Ved ankomst lørdag morgen er prisene pr. person kr 1422,50,- i dobbeltrom og kr 1720,- i enkeltrom. Dette inkluderer da én dagpakke og et døgn helpensjon For ikke-boende deltakere med observatørstatus koster middag kr 375,- for henholdsvis fredag og lørdag. Dagpakkeprisen for ikke-boende koster kr 425 pr. dag og inkluderer lunsj, kaffe/te og isvann, samt frukt og nøtter. PRAKTISK INFORMASJON Alle tilreisende delegater bør komme til Bodø på fredag. Fylkeslagslederne bes delta på ledersamlingen og det er ellers ønskelig at alle deltar på fredagens forkurs. Et moment som uansett taler for ankomst på fredag er at møtestart på lørdag er kl Kryss av for om du ankommer fredag eller lørdag på påmeldingsskjemaet. Om du ankommer fredag ber vi deg også krysse av for om du vil delta på nevnte ledersamling og/eller forkurs, samt om du er på plass i tide til felles middag kl

3 PÅMELDING Påmelding bes gjort snarest mulig og senest 26. februar via skjema på Alternativt kan utfylt skjema sendes til eller med post til hovedkontoret. Merk at påmeldingen er bindende. REISEBESTILLING LUB dekker delegatenes reiseutgifter forutsatt at hele reisen foregår på billigst mulig måte. Bruk av taxi dekkes i utgangspunktet ikke. Hver enkelt bestiller sine egne flybilletter, enten ved å legge ut selv eller ved å benytte reisebyrået Via Egencia, som LUB har avtale med. Ring mellom kl 0800 og 1700 for bestilling av billetter. Oppgi referansekoden "Landsmøte 2016". Se også informasjon i vedlagte Retningslinjer for bestilling av reiser og dekning av reiseutgifter. Det er fint om dere også har mulighet til å være fleksible med hensyn til avreisetidspunkt siden prisene på de ulike flyvningene kan variere stort. På søndag avsluttes møtet med lunsj kl Hjemreisetidspunkt må altså bli noe etter dette. Av hensyn til foreningens økonomi er det svært viktig at billetter bestilles tidligst mulig, siden dette øker muligheten for å få billetter med lav pris. Det er ingen grunn til å foreta bestilling av flybilletter senere enn påmeldingsfristen 26. februar. Et moment her er at man uansett må sjekke SAS' og Norwegians flyavganger (ankomsttid i Bodø) i forhold til deltakelse på fredagens formøte(r). TA TUREN TIL BODØ! Det er flere gode grunner til å komme til Bodø. For det første vil du få innsikt og innflytelse på foreningens virksomhet. Det blir rikelig anledning til å diskutere og utveksle erfaringer, og det er også en sosial begivenhet der man kan treffe andre med et sterkt engasjement. En landsmøtehelg oppleves gjerne både inspirerende og motiverende. Vi håper derfor mange setter av denne helgen og deltar på landsmøtet! Velkommen til Bodø! Med vennlig hilsen Trond Mathiesen Generalsekretær PS! På landsmøtet skal det være valg av landsstyre. Valgkomiteen mottar gjerne forslag på aktuelle personer til dette tillitsvervet. Forslag bes snarest mulig formidlet til valgkomiteen som består av; Elin Aspevik (leder), tel , mail: elinkathrine@yahoo.com Jane Sjøbrend, tel , mail: janesjobrend@hotmail.com Elisabeth Langstrand, tel , mail: ellangs@hotmail.com Vedlegg: Påmeldingsskjema Retningslinjer for bestilling av reiser og dekning av reiseutgifter Informasjon om frivillighetsprisen Et hjerte av gull med tilhørende statutter 3

4 PÅMELDING til LANDSMØTE og ÅRSMØTE 2016 Sted: Radisson Blu Hotel, Bodø, Storgata 2, tlf Start: Lørdag 2. april kl 0900 (NB! Egne møter fredag 1. april, se nedenfor) Avslutning: Søndag 3. april kl 1400 Påmelding sendes: Påmelding via lub.no/kurs/landsmøte-og-årsmøte anbefales. Alternativt sende scannet kopi av skjema til eller sende skjema pr. post til Landsforeningen uventet barnedød, Ole Fladagersgate 1 A, 0353 Oslo. NB! Bindende påmelding. Fyll ut ett skjema for hver deltager. Navn: Tlf.: E-post: Medlem i (fylke): BARE FOR DELEGATER Jeg stiller som delegat for: Medlem av representantskapet: fylke/fylkeslag fylkeslag Medlem av landsstyret: FOR DERE SOM ØNSKER Å BO PÅ HOTELLET med full pensjon (kryss av nedenfor): Dobbeltrom fra fredag til søndag pr. person kr. 1995,-. Enkeltrom fra fredag til søndag pr. person kr. 2590,-. (kryss av) Jeg ønsker: Å bo på enkeltrom (NB! Egenandel kr. 297,50,- pr. døgn) Å bo på dobbeltrom sammen med: Jeg vil delta på ledersamling for fylkeslagsledere fredag kl 11-14: Jeg vil delta på forkurs fredag kl 16-20: Jeg ankommer hotellet (kryss av): Fredag Jeg er på plass til middag kl 2030 Lørdag morgen (NB! Må være på plass til kl 0900) FOR DERE SOM VIL BO PRIVAT (kryss av nedenfor): Jeg ønsker: Dagpakke lørdag (inkl. lunsj + kaffe): Dagpakke søndag (inkl. lunsj + kaffe): Ekstra middag fredag: Ekstra middag lørdag: (kr. 425,-) (kr. 425,-) (kr. 375,-) (kr. 375,-) Spesielle behov (allergi, kost, funksjonshemming, etc.): Annet: ABSOLUTT SISTE PÅMELDING 26. FEBRUAR 4

5 Retningslinjer for bestilling av reiser og dekning av reiseutgifter Ved deltakelse på arrangementer i regi av Landsforeningen uventet barnedød, dekker foreningen normalt reiseutgiftene. Det forutsettes at reisen skjer på billigste måte. Hver enkelt ordner sin egen reisebestilling. Benytt gjerne Via Egencia, som kan sende faktura direkte til foreningen. Ring da tlf , og oppgi eventuell referansekode du har mottatt fra LUB. Billettbestilling må gjøres innenfor ordninær åpningstid kl Tilleggsgebyr som følge av billettbestilling utenom ordinær åpningstid belastes den enkelte. Ved bestilling gjennom andre reisebyråer eller via internett må du selv legge ut. Tilbakebetaling vil skje via reiseregningen sammen med eventuelle andre reisekostnader. Det er penger å spare ved å bestille billetter tidlig. Bestill derfor nødvendige billetter umiddelbart. Reiseregning sendes hovedkontoret senest 1 måned etter avsluttet arrangement. Husk å legge ved kvitteringer. Oppgi antall km ved bruk av egen bil. Godtgjørelse per km er for tiden kr 2,-. Passasjertillegg gis ikke. Vi forbeholder oss retten til ikke å refundere reiseutlegg ved for sent innsendt reiseregning. Taxi kan kun benyttes dersom alternativer ikke finnes, eller dersom dette blir billigere enn annen transport ved at flere deler samme taxi. Foreningen refunderer ikke tips/ekstra, f.eks. i forbindelse med taxi-reiser. Egenandel Enkelte arrangementer forutsetter egenandel. Faktura sendes da ut. Denne må betales innen angitt frist til konto nr: Husk å påføre KIDnummer. Alternativt gjøres det en avregning på reiseregning. I visse tilfeller er det anledning til å søke om fritak for egenandel. Dette fremgår i så fall av invitasjonen. Ta kontakt med hovedkontoret dersom du har spørsmål vedrørende billettbestilling, utfyllling av reiseregning eller annet vedrørende din deltakelse på arrangementer. Vennlig hilsen Landsforeningen uventet barnedød 5

6 "Et hjerte av gull" Landsforeningen uventet barnedøds frivillighetspris Kjære medlemmer! Er det en eller flere frivillige i Landsforeningen uventet barnedød som du mener fortjener ekstra anerkjennelse? Da har du nå muligheten til å nominere din(e) kandidat(er) til Landsforeningen uventet barnedøds frivillighetspris. Frivillige utfører svært viktig arbeid i foreningen. Uten våre frivillige og deres innsats og arbeid ville det vært umulig å gi tilbud av den kvalitet og i det omfang vi nå er i stand til. Frivillige er vår største og viktigste ressurs! Etter forslag fra engasjerte medlemmer i Sør-Trøndelag vedtok landsstyret i 2010 å etablere en frivillighetspris. Tidligere prismottakere er Unn Fossdal (2010), Arild Aanestad (2012) samt Line Christoffersen & Janne Teigen (2014). Hva er så frivillig arbeid? Det kan faktisk være så mangt. Frivillig arbeid i Landsforeningen uventet barnedød er mangfoldig og inkluderer bl.a. sorgstøtte, organisasjonsarbeid og informasjonsvirksomhet. Uansett form og innhold er verdien av den frivillige innsatsen like stor. Prisen kan således tildeles kontaktpersoner, tillitsvalgte og øvrige medlemmer som i kortere eller lengre tid kan vise til solid frivillig innsats. Det er utarbeidet statutter for prisen (se baksiden av arket). Prisen skal deles ut på landsmøtet i Bodø, helgen april Fristen for å fremme forslag til kandidater er 26. februar Ta gjerne kontakt med Trine Giving Kalstad eller undertegnede dersom du har spørsmål om frivillighetsprisen. Oslo, 21. januar 2016 Med vennlig hilsen Trond Mathiesen Generalsekretær 6

7 Statutter for Landsforeningen uventet barnedøds frivillighetspris Landsforeningen uventet barnedøds frivillighetspris gis som en anerkjennelse av bemerkelsesverdig frivillig engasjement og innsats i foreningen. Foruten anerkjennelse, er målet med prisen å motivere og stimulere til videre engasjement og innsats. Prisen kan tildeles en person eller en gruppe personer som på en positiv og god måte har representert Landsforeningen uventet barnedød og foreningens kjerneverdier; omsorgsfull, romslig, engasjert og troverdig. Kandidater må være medlem av foreningen. Frivillig arbeid i Landsforeningen uventet barnedød er mangfoldig og inkluderer bl.a. sorgstøtte, organisasjonsarbeid og informasjonsvirksomhet. Uansett form og innhold er verdien av den frivillige innsatsen like stor. Prisen kan således tildeles kontaktpersoner, tillitsvalgte og øvrige medlemmer som i kortere eller lengre tid kan vise til solid frivillig innsats. Medlemmer og fylkeslag i Landsforeningen uventet barnedød kan nominere kandidater til prisen. Nominasjonen må skje skriftlig (gjerne kortfattet) og inneholde følgende: navn på kandidat og forslagstiller begrunnelse for forslaget beskrivelse av hva kandidatens frivillige innsats har bestått i beskrivelse av hvilken betydning kandidatens frivillige arbeid har hatt Forslag sendes sekretariatet, helst pr. e-post til post@lub.no. De innkomne forslagene skal vurderes av en jury. Juryen har også mulighet til å innhente tilleggsopplysninger om kandidatene. Juryens vedtak er endelig. Juryen kan også vedta at prisen ikke skal deles ut, selv om det er mottatt forslag på kandidater. Juryen nedsettes av landsstyret og skal bestå av; landsstyremedlem medlem med egen erfaring fra frivillig arbeid i foreningen fagsjef Landsstyrets representant er leder av juryen. Frivillighetsprisen deles fortrinnsvis ut på foreningens landsmøte. Landsstyret kan imidlertid fatte vedtak om utdeling i forbindelse med andre aktuelle begivenheter. Vedtak om utlysning fattes av landsstyret, som også fastsetter fristen for å foreslå kandidater. Vedtatt av landsstyret 22. januar