Ettersendte dokumenter. Styremøte i GassROR IKS. Fredag 8. februar 2019

Transkript

1 Ettersendte dokumenter Styremøte i GassROR IKS Fredag 8. februar 2019 I denne utsending: Sak 06/19 Status økonomi (utkast til årsregnskap) Sak 16/19 Søknad fra ROR støtte til frikjøp av to fagpersoner til prosjektet Helseplattformen Sak 17/19 Søknad fra Molde kommune m.fl. støtte til etablering av felles regionalt brannvesen Sak 18/19 Endring av møtedatoer med flytting av årsmøtet til april NB! Søknad fra Astero støtte til etablering av Velferdsteknologi LAB ble ikke klar for styrebehandling til dette styremøtet.

2 Sak 06/19 Status økonomi Årsregnskap 2018 for Gassror Iks Foretaksnr Utarbeidet av:

3 Gassror Iks Resultatregnskap Note DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Driftsinntekter Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Driftskostnader Utbetalte midler Lønnskostnad Annen driftskostnad Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekter Annen renteinntekt Sum finansinntekter Finanskostnader Annen rentekostnad Sum finanskostnader NETTO FINANSPOSTER ORDINÆRT RES. FØR SKATTEKOSTNAD Skattekostnad på ordinært resultat 0 0 ORDINÆRT RESULTAT ÅRSRESULTAT OVERF. OG DISPONERINGER Overføringer annen egenkapital SUM OVERF. OG DISP Årsregnskap for Gassror Iks Organisasjonsnr

4 Gassror Iks Balanse pr Note EIENDELER OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer Andre kortsiktige fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital 4, Sum opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld Skyldig offentlige avgifter 0 0 Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Aukra Arne Sverre Dahl Ingrid Husøy Rimstad Gro Kosberg Styreleder Nestleder Styremedlem Ole Bjørn Moen Anders Skipnes Ketil Ugelvik Styremedlem Styremedlem Styremedlem Anne Grete Klokset Oddbjørn Vassli Tone Roaldsnes Styremedlem Styremedlem Styremedlem Årsregnskap for Gassror Iks Organisasjonsnr

5 Gassror Iks Noter 2018 Regnskapsprinsipper: Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter normalt poster som forfaller til betaling innen ett år etter siste dag i regnskapsåret, samt poster som knytter seg til varekretsløpet. Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og antatt virkelig verdi (Laveste verdis prinsipp). Anleggsmidler og langsiktig gjeld Anleggsmidler omfatter eiendeler bestemt til varig eie og bruk for virksomheten. Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost. Varige driftsmidler føres opp i balansen og avskrives over driftsmidlets forventede økonomiske levetid. Varige driftsmidler nedskrives til virkelig verdi ved verdifall som forventes ikke å være av forbigående art. Nedskrivinger blir reversert når grunnlaget for nedskrivingen ikke lenger finnes å være til stede. Innbetaling og utbetaling av midler og tilskudd Selskapet fakturerer medlemskommunene halvårlig. Utbetaling av tilskudd skjer når tilskuddsgrunnlag er oppfylt. Fordringer Kundefordringer føres opp i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til påregnelig tap. Avsetning til påregnelig tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Andre fordringer er også gjenstand for en tilsvarende vurdering. Skatt Selskapet er en skattefri organisasjon. Noter for Gassror Iks Organisasjonsnr

6 Gassror Iks Noter 2018 Note 1 - Innbetalte bidrag fra eierne I år I fjor Aukra kommune Molde kommune Fræna kommune Eide kommune Midsund kommune Nesset kommune Rauma kommune Vestnes kommune Møre og Romsdal Fylkeskommune Sum Note 2 - Disponerte midler Tiltak som har fått utbetalt støtte i 2018: Haukebøtunnelen Gassknutepunkt Nyhamna Romsdalsmuseet Regionteateret i Møre og Romsdal Aukra kommune, vann til Nyhamna-anlegget Protomore Kunnskapsparken AS Bjørnsonfestivalen, SamLES LITT Vågstranda Barne- og ungdomsskole, Lego League Molde Håndballklubb Elite Grundercamp Romsdal Foreninga Andersgardløa Rabalderfestivalen MOI, norgescup skiskyting Skarbakkene SA Molde Næringsforum, karrieredagene Molde kommune m.fl., byregionprogrammet Romsdal Regionråd, strategisk utviklingsarbeid Visit Northwest, opplevelsesskredder Molde Næringsforum, masterplan reiseliv Nesset Vekst, Mardøla formidlingssenter NMK Molde, bygging av bane i Malmefjorden Midsund Næringsforum, masterplan utvikling fiskeri og havbruk Kvitholmens venner Teaterhjelpa i Møre og Romsdal Prosjektgruppa Jensbu Sum Noter for Gassror Iks Organisasjonsnr

7 Gassror Iks Noter 2018 Note 3 - Lønnskostnad Honorar daglig leder Styrehonorar, inkl arb.g.avg Selskapet har ingen fast ansatte. Daglig leder er ansatt i Aukra Næringsforum, og honorar blir fakturert. Selskapet er ikke pliktig til å innføre obligatorisk tjenestepensjon. Honorar til revisor er kr ,- for Alt gjelder revisjonshonorar. Note 4 - Annen egenkapital Selskapskapital Annen Sum egenkapital egenkapital Pr Tilført fra årsresultat Pr Note 5 - Eierskap Selskapskapitalen i GassROR IKS på kr. 1,8 million kroner er fordelt med 11,11% på hver av de 9 eierkommunene: Aukra kommune Midsund kommune Molde kommune Fræna kommune Eide kommune Møre og Romsdal Fylkeskommune Vestnes kommune Nesset kommune Rauma kommune Noter for Gassror Iks Organisasjonsnr

8 Gassror Iks Resultatregnskap Kontospesifisert utskrift: :02 Note DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Driftsinntekter Annen driftsinntekt TILFØRTE MIDLER , , Momskompensasjon inntekt 0, ,00 Sum Annen driftsinntekt , ,00 Sum driftsinntekter , ,00 Driftskostnader Utbetalte midler UTBETALTE MIDLER , , GKP-N PROSJEKTLEDELSE , , GKP-N KJØPTE TJENESTE - KONSULE , , GKP-N PROFILERING - MARKEDSFØRI , , GKP-N RUNDEBORDSKONFERANSE , , GKP-N MØTEUTGIFTER 5 720, , GKP-N REISER - SEMINAR , , GKP-N STYRINGSGRUPPE 0, , GKP-N MESSER ,00 0, GKP-N NYHAMNA 10 ÅR 0, , GKP-N DIVERSE KOSTNADER 0, , Momskompentsasjon GKP-N kostnad 0, , Momskompensasjon GKP-N inntekt 0,00 ( ,00) Sum Utbetalte midler , ,33 Lønnskostnad LØNN TIL ANSATTE 0, , PERIODISERINGSKONTO LØNN (66 360,00) 0, LØNN GKP-NYHAMA 0,00 (24 380,00) 5310 KILOMETERGODTGJØRELSE SKATTEPLI 0,00 453, STYREHONORAR , , ARBEIDSGIVERAVGIFT , , HONORAR DAGLIG LEDER , ,00 Sum Lønnskostnad , ,68 Annen driftskostnad PROGRAMVARE 8 820, , REPARASJON OG VEDLIKEH. ANNET 0, , REVISJONSHONORAR , , REGNSKAPSHONORAR , , Honorar juridisk bistand fradr ,00 0, ANNEN FREMMED TJENESTE , , KONTORREKVISITA 0, , Momskompensasjon kostnad 0, , MØTE, KURS, OPPDATERING O.L , , TELEFON, DATAKOMM. ETC. 678,00 420, PORTO 0,00 57, BILGODTGJØRELSE,OPPGAVEPLIKTIG 0, , Åpnet pr ,00 618, REISEKOSTNAD, IKKE OPPGAVEPL. 0,00 356, REKLAMEKOSTNAD 2 162,48 0, GAVER, FRADRAGSBERETTIGET , , BANK- OG KORTGEBYR 711,50 691, ANNEN KOSTNAD 0,00 360,00 Kontospesifisert Offentlig Regnskap for Gassror Iks Organisasjonsnr Side1av3

9 Gassror Iks Resultatregnskap Kontospesifisert utskrift: :02 Note Sum Annen driftskostnad , ,18 Sum driftskostnader , ,19 DRIFTSRESULTAT , ,81 FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekter Annen renteinntekt 8051 RENTEINNTEKTER BANKINNSKUDD , ,15 Sum Annen renteinntekt , ,15 Sum finansinntekter , ,15 Finanskostnader Annen rentekostnad 8155 RENTEKOSTNAD LEVERANDØRGJELD 5 352,95 417,77 Sum Annen rentekostnad 5 352,95 417,77 Sum finanskostnader 5 352,95 417,77 NETTO FINANSPOSTER , ,38 ORDINÆRT RES. FØR SKATTEKOSTNAD , ,19 Skattekostnad på ordinært resultat ORDINÆRT RESULTAT , ,19 ÅRSRESULTAT , ,19 OVERF. OG DISPONERINGER Overføringer annen egenkapital 8960 Overføring annen opptjent EK , ,19 Sum Overføringer annen egenkapital , ,19 SUM OVERF. OG DISP , ,19 Kontospesifisert Offentlig Regnskap for Gassror Iks Organisasjonsnr Side2av3

10 Gassror Iks Balanse pr Note EIENDELER OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer 1500 KUNDEFORDRINGER , ,00 Sum Kundefordringer , ,00 Andre kortsiktige fordringer 2710 Inngående MVA høy sats ,71 0, Inngående MVA lav sats 1 541,60 0, FYLKESSKATTESJEFEN , ,79 Sum Andre kortsiktige fordringer , ,79 Sum fordringer , ,79 Bankinnskudd, kontanter o.l Sparebanken Møre , , BFH , , BFH , , BANK SKATTETREKK 9,00 0,00 Sum Bankinnskudd, kontanter o.l , ,23 SUM OMLØPSMIDLER , ,02 SUM EIENDELER , ,02 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital 4, ANNEN EGENKAPITAL , ,67 Sum Annen egenkapital , ,67 Sum opptjent egenkapital , ,67 SUM EGENKAPITAL , ,67 GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld 2400 LEVERANDØRGJELD , ,27 Sum Leverandørgjeld , ,27 Skyldig offentlige avgifter 2770 SKYLDIG ARBEIDSGIVERAVG. 0,08 0,08 Sum Skyldig offentlige avgifter 0,08 0,08 Annen kortsiktig gjeld 2960 PÅLØPT KOST. OG FORSK.BET.INNT 0, , ANNEN KORTSIKTIG GJELD , ,00 Sum Annen kortsiktig gjeld , ,00 SUM KORTSIKTIG GJELD , ,35 SUM GJELD , ,35 SUM EGENKAPITAL OG GJELD , ,02 Kontospesifisert Offentlig Regnskap for Gassror Iks Organisasjonsnr Side3av3

11 Saksframlegg Sak 16/19 Søknad fra ROR støtte til frikjøp av to fagpersoner til prosjektet Helseplattformen Forslag til vedtak: GassROR IKS gir et tilsagn på inntil kroner til Romsdal Regionråd - som støtte til frikjøp av to fagpersoner til prosjektet Helseplattformen slik tiltaket er beskrevet i søknad. Tilsagnet forutsetter at tiltaket gjennomføres i tråd budsjett, og at tiltaket er påbegynt innen to år fra tilsagnsdato. Tilsagnet utbetales mot dokumentasjon av påløpte kostnader ved gjennomføring av prosjekt. Vurdering mot formålsparagraf: Tiltaket vurderes å være av nytte for flere av eierkommunene i GassROR IKS, og å ligge innenfor formålsparagrafen for hva GassROR IKS kan gi støtte til med tanke på: Regionalt: Programmet Helseplattformen skal anskaffe og innføre ny pasientjournal ved sykehus, kommuner, fastleger og private spesialister i vår region. Helse Midt-Norge og Trondheim kommune er hoveddrivere i anskaffelsen, og alle ROR kommunene er med via opsjonsavtaler. Tilrettelegging for samfunnsutvikling: Helseplattformen har 11 målsettinger, og vurderes å bidra for en ønsket samfunnsutvikling med bl.a. bedre ressursutnyttelser ifbm. helsetjenester og bedre involvering av brukerne. I tillegg vurderes tiltaket å «bidra til ei effektiv og samordna leiing av interkommunale/regionale tiltak innafor selskapets sitt verkeområde». ROR består av kommunene Aukra, Eide, Fræna, Nesset, Midsund, Molde, Rauma og Vestnes. Administrasjonens øvrige vurdering: Det søkes om lønnsmidler for 2 fagpersoner á 25% - for å jobbe med delprosjektene fag/funksjonalitet og opplæring. Dette kommer i tillegg til forpliktende innsats fra ROR-kommunene. Behovet er beskrevet slik i søknad: «Funksjonelle diskusjoner og arbeid skjer i hovedsak først internt i hver kommune, både for å forankre, men også for å sikre best mulig resultat. Det vil i økende grad være nødvendig å konsolidere innspill fra alle kommunene til et felles resultat som deretter også synkroniseres med Nordmøre, hele fylket, og hele Midt-Norge. Denne konsolideringen bør gjøres av fagpersoner, og styringsgruppen bør vurdere å allokere spesifikke personer til dette arbeidet. Et annet behov kan være deltakelse i en eller flere av de 7 «konsensusgruppene», den formelle beslutningsprosessen som blir etablert fra januar 2019.» Det vurderes som at dette tiltaket vil styrke gjennomføringen av prosjektet i 2019 og bidra til å økte prosjektkvalitet og forhåpentligvis bedre resultater av prosjekt Helseplattformen. Vedlegg: Vedlegg 1 SØKNAD OM FRIKJØP AV FAGPERSONER TIL UTVIKLINGSPROSJEKTET 1

12 Vedlegg sak 16/ DESEMBER 2018 HELSEPLATTFORMEN I ROR-KOMMUNENE SØKNAD OM FRIKJØP AV FAGPERSONER TIL UTVIKLINGSPROSJEKTET HELGE STORØY PROSJEKTLEDER HELSEPLATTFORMEN I ROMSDAL 1

13 1 INNHOLD 2 Bakgrunn og motivasjon for søknaden Behov, oppgaver og kostnad Mål og gevinster oppfølging og administrasjon BAKGRUNN OG MOTIVASJON FOR SØKNADEN Programmet Helseplattformen skal anskaffe og innføre ny pasientjournal ved sykehus, kommuner, fastleger og private spesialister i vår region. Helse Midt-Norge og Trondheim kommune er hoveddrivere i anskaffelsen, og alle ROR kommunene er med via opsjonsavtaler. Helseplattformen er også en regional pilot for den nasjonale målsettingen «Én innbygger én journal», men det er bare i Midt-Norge at man får det samme systemet både i spesialist- og primærhelsetjenesten. Kontrakt med valgt leverandør skjer i begynnelsen av I september 2018 startet utviklingsprosjektet som skal tilpasse leverandørens produkt til våre behov, der Romsdalskommunene bør være en aktiv deltaker for å kartlegge behov og delta i tilpasning, i tillegg til aktiviteter for å forberede kommunene på Helseplattformen. Dette arbeidet skjer i tett samarbeid med Trondheim kommune, sykehus-siden og fastlegene. Denne søknaden er fokusert på ROR-kommunene sin deltakelse i tilpasning og innføring av Helseplattformen, som gjennomføres ved et prosjekt i tett samarbeid mellom alle 8 ROR-kommunene. Dette krever innsats i hver kommune, men prosjektet trenger også fagpersoner som kan jobbe på vegne av alle 8 kommunene. Dette behovet ble diskutert på styringsgruppemøtet 5. desember 2018, og det ble vedtatt å søke ROR om finansiering av 2 fagpersoner á 25% for å jobbe med delprosjektene fag/funksjonalitet og opplæring. Søknaden gjelder for 2019, et eventuelt behov deretter vil kartlegges mot slutten av Som vist i neste kapittel søkes det om kr for dette formålet. 3 BEHOV, OPPGAVER OG KOSTNAD Behov: Funksjonelle diskusjoner og arbeid skjer i hovedsak først internt i hver kommune, både for å forankre, men også for å sikre best mulig resultat. Det vil i økende grad være nødvendig å konsolidere innspill fra alle kommunene til et felles resultat som deretter også synkroniseres med Nordmøre, hele fylket, og hele Midt-Norge. Denne konsolideringen bør gjøres av fagpersoner, og styringsgruppen bør vurdere å allokere spesifikke personer til dette arbeidet. Et annet behov kan være deltakelse i en eller flere av de 7 «konsensusgruppene», den formelle beslutningsprosessen som blir etablert fra januar Ansvar og oppgaver: Merk at den nye rollen ikke tar ansvar fra hver kommune til å delta aktivt selv i tillegg, og den nye rollen går ikke «i mellom» kommunens egne deltakere og hovedprosjektet i Trondheim. Dette fritar heller ikke de nåværende kommunerepresentantene oppgaver «på tvers» av Romsdal. Hensikten med den nye rollen er å sikre bemanning til oppgaver som de kommunale representantene og prosjektleder bestemmer, for 2019 kan dette være for eksempel (men ikke begrenset til): 2 - Samkjøring av dokumenter, utarbeidelse av felles utkast på vegne av alle. - Synkronisering i fylket, med Trondheim og i Midt-Norge. - Arrangere Skype og fysiske workshops innen fag / funksjonalitet og opplæring.

14 - Sette seg inn i muligheter og deretter dele med alle. - Ta på seg oppgaver på vegne av hovedprosjektet i samarbeid med Trondheim Kommune og Helseplattformen-prosjektet. - Informasjonsoppgaver. - Opplæring: definere læringsmål og opplæringsplan, søke om Kompetanse- og Innovasjonsmidler. Kostnad: Hvis vi antar en grunnlønn på ca og 33% påslag vil 2 personer i 25% allokering per person utgjøre en kostnad på ca kr Det søkes dermed om kr fra ROR for dette formålet. Lengde: Det er prosjektleders forslag at vi i første omgang allokerer for For 2020 antas det at behovet fremdeles er til stede, men det kan da justeres i henhold til ny kunnskap og evt kombineres med andre finansieringskilder. Valg av personer: I henhold til styringsgruppebehandling av 5. desember 2018 skal de to personene identifiseres i et samarbeid av prosjektleder og referansegruppen (kommunalsjefnivå), og deretter godkjennes av styringsgruppen (rådmenn). 4 MÅL OG GEVINSTER Gjennomsnittsalderen øker i de fleste kommuner i Midt-Norge, og trykket på helsetjenesten øker også fra de yngre innbyggerne. Det medfører at det blir stadig færre yrkesaktive for hver tjenestemottaker. Helsepersonell må derfor få mulighet til å jobbe smartere og mer effektivt, i tillegg til at innbyggere må involveres tettere i egen helse. Helseplattformen har definert følgende 11 effektmål for Helseplattformen: 1. Høyere behandlingskvalitet og færre pasientskader 2. Tilgang til kontinuerlig oppdatert klinisk kunnskap basert på beste praksis (beslutningsstøtte) 3. Innbyggerne i Midt-Norge får enkel tilgang til egen journal og større mulighet til å påvirke eget behandlingsforløp 4. Bedre samhandling i og mellom primær-og spesialisthelsetjenesten 5. Bedre data-og informasjonsgrunnlag for forskning og innovasjon 6. Økt effektivitet og bedre ressursbruk 7. Bedre styringsinformasjon som grunnlag for kvalitets-og forbedringsarbeid i daglig drift 8. Redusert tidsbruk på dokumentasjon og leting etter helseopplysninger 9. Tilfredsstille nasjonale krav og standarder 10. Mulighet til å bo lengre i egen bolig 11. Helhetlig vurdering av pasientens behov og funksjonsevne skal redusere den enkeltes behov for offentlig tjenesteyting De kommunale gevinstene av Helseplattformen er definert slik: 3

15 5 OPPFØLGING OG ADMINISTRASJON De to ressursene vil inngå i Helseplattformen-prosjektet, og får oppgaver og oppfølging gjennom dette prosjektet. Administrativ oppfølging av finansieringsmidlene avtales mellom prosjektleder, RORadministrasjonen og vertskommunene for de 2 kandidatene. 4

16 Saksframlegg Sak 17/19 Søknad fra Molde kommune m.fl. støtte til etablering av felles regionalt brannvesen Forslag til vedtak: GassROR IKS gir et tilsagn på inntil kroner til Molde kommune m.fl. - støtte til etablering av felles regionalt brannvesen slik tiltaket er beskrevet i søknad. Tilsagnet forutsetter at tiltaket fullfinansieres i tråd budsjett på totalt kr, og at tiltaket er påbegynt innen to år fra tilsagnsdato. Tilsagnet utbetales mot dokumentasjon av påløpte kostnader ved gjennomføring av prosjekt. Vurdering mot formålsparagraf: Tiltaket vurderes å være av nytte for flere av eierkommunene i GassROR IKS, og å ligge innenfor formålsparagrafen for hva GassROR IKS kan gi støtte til med tanke på: Regionalt: Det søkes om støtte til etablering av felles regionalt brannvesen for kommunen Aukra, Midsund, Molde, Nesset, Rauma, Gjemnes, Sunndal og Tingvoll. Fem av medlemskommune i GassROR IKS deltar i tiltaket. GassROR IKS har bidratt i tiltak der også andre kommuner enn medlemskommune deltar, slik som her. Tilrettelegging for næringsutvikling/samfunnsutvikling: I søknaden legges det vekt på at tiltaket vil bidra til positiv samfunnsutvikling ved «at brannvesenet har høyere kompetanse innenfor beredskap og plankompetanse, noe som kommunene og det lokale næringslivet vil nyte godt av i forbindelse med blant annet nye etableringer innenfor industri og infrastruktur» Det er vurdering vi deler. Administrasjonens øvrige vurdering: Prosjektet har hatt oppstart , og vil er planlagt å vare ut Måler er i følge søknaden: «Forberede og gjennomføre etablering av felles brann- og redningstjeneste for kommunene Aukra, Midsund, Molde, Nesset, Rauma, Gjemnes, Sunndal og Tingvoll (Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS) som et interkommunalt selskap med virkning fra 1.januar Det må sikres en god involvering og deltakelse fra de ansattes organisasjoner i prosjektet samtidig som det må sikres at alle involverte kontinuerlig gis en enhetlig og oppdatert informasjon om prosjektets status og fremdrift.» 1

17 Kostnadsplan og finansieringsplan Søker har satt opp følgende budsjett: Vedlegg: Vedlegg 1 - Søknad om tilskudd til etablering av felles regionalt brannvesen Vedlegg 2 - Budsjettutkast etablering av Nordmøre og Romsdal IKS Vedlegg 3 - Prosjektplan-Nordmøre-og-Romsdal-brann-og-redning-IKS Vedlegg 4 - Framdriftsplan

18 Vedlegg 1 - sak 17/19 Molde kommune Brann- og redningstjenesten GassROR IKS Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: Alf Magne Smørholm Søknad om tilskudd til etablering av felles regionalt brannvesen På vegne av kommunene Aukra, Midsund, Molde, Nesset, Rauma, Gjemnes, Sunndal og Tingvoll søker vi med dette om tilskudd i forbindelse med etablering av nytt felles regionalt brann og redningsvesen organisert som IKS (Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS) med virkning fra 1.januar Vi mener at etablering av et felles og regionalt brann og redningsvesen vil styrke fagmiljøet, og vil derfor i stor grad bidra til å tiltrekke seg kompetent arbeidskraft i regionen. Det vil videre være positivt for samfunnsutviklingen at brannvesenet har høyere kompetanse innenfor beredskap og plankompetanse, noe som kommunene og det lokale næringslivet vil nyte godt av i forbindelse med blant annet nye etableringer innenfor industri og infrastruktur. Et mer profesjonelt brann og redningsvesen vil også i større grad kunne være en bidragsyter ved forskning og utvikling i regionen (eksempelvis er det allerede etablert samarbeid mellom Molde brann og redning, Rauma brannvesen, Statens vegvesen og Innovasjonssenteret på Åndalsnes i forbindelse med forskningsprosjekt ved Runehamartunnelen). Se også for mer informasjon om prosjektet. Med bakgrunn i vedlagt prosjektbeskrivelse, budsjettutkast og framdriftsplan søkes det med dette om økonomisk tilskudd på kr ,- fra GassROR IKS. Med hilsen Eirik Heggemsnes Leder for styringsgruppen til Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS Vedlegg: Prosjektbeskrivelse (plan), budsjettutkast og fremdriftsplan Brann og ulykke Postadresse/besøksadresse: Telefon: Telefaks: Org.nr: RING 110 Birger Hatlebakks veg 30, 6415 Molde brannvesen@molde.kommune.no

19 Vedlegg 2- sakl 17/19 Budsjett for etablering av Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS Gjennomsnittlig timelønn kr 350 Dagsverk kr 2625 Dagsverk Stipulert egeninnsats første halvår inkl reise Møter i styringsgruppen 6 medlemmer - 7 møter 20 kr Møter i prosjektgruppen 15 personer - 7 møter 53 kr Møter og produksjon i arbeidsgrupper - inkl arbeid utenom møtene 40 kr Møter tillitsvalgte og vernetjeneste i kommunene 10 kr Intern administrasjon/produksjon ansatte Molde brann og redning 90 kr Søknad om støtte fra GassROR IKS Stipulerte direkte kostnader priser eks mva Innleie av prossesveileder ihht tilbud (er betalt av deltakerkommunene forholdsvis etter innbyggertall) kr Midlertidig prosjektstilling - datainnsamling, oppstilling i rapporter og avlastning av fast ansatte ifbm prosjektet - 8 mnd kr Innleie av ekstern bistand ifbm verdifastsettelse av materiell, biler ol kr Kjøp av nettsted (webhotell) hjelp til oppsett og utarbeiding kr Hjelp til utarbeiding av ny felles logo kr Utgifter ifbm reising, kopiering etc kr Utgifter ifbm møtevirksomhet, leie av lokaler, mat ol kr Innkjøp av datasystem for registrering av kompetanse og utstyr - Flexit Fire (vil også bli et nyttig hjelpemiddel ved fremtidig drift) kr Kurs i bruk av Flexit Fire for alle mannskaper kr Innstallasjon og innlegging av grunndata i Flexit Fire for samtlige mannskaper i alle kommuner kr Budsjettutkastet tar utgangspunkt i grovt anslått egeninnsats første halvår. I tillegg kommer en stor andel egeninnsats i forbindelse med oppstart av selskapet (etablering av styre, styrende dokumenter, arbeidsavtaler, virksomhetsoverdragelse, budsjett etc. Dagsverk 213 Utgifter kr kr Budsjettramme: Kr ,- eks. mva Utgifter totalt inkl egeninnsats kr Molde Alf Magne Smørholm Prosjektleder

20 Vedlegg 3 - sak 17/19 Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS Prosjektplan Fase Hovedprosjekt Prosjektnummer: 70 Saksnummer: Prosjektnavn: Etablere Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS Prosjektstart: Prosjektslutt: Prosjektansvarlig: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Leder for styringsgruppa: Eirik Heggemsnes Kommunalsjef Molde Prosjektleder: Navn: Stilling: E-post: Tlf.nr.: Alf Magne Smørholm Brannsjef alf.magne.smorholm@molde.kommune.no Endringslogg Versjon: Dato: Beskrivelse Initialer: 1.1 Godkjent av styringsgruppa 1

21 Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS Innholdsfortegnelse 1. BAKGRUNN MÅL PROSJEKTMÅL RESULTATMÅL EFFEKTMÅL ORGANISERING PROSJEKTANSVARLIG PROSJEKTLEDER ØVRIGE ROLLER FRAMDRIFT MILEPÆLER RISIKO KRITISKE RISIKOFAKTORER KRITISKE SUKSESSFAKTORER RISIKOHÅNDTERING RAPPORTERING KRAV TIL EKSTERN RAPPORTERING KRAV TIL INTERN RAPPORTERING INFORMASJON EKSTERN INFORMASJON INTERN INFORMASJON AKTIVITETS- OG RESSURSPLAN AKTIVITETSOVERSIKT RESSURSBEHOV ØKONOMI BUDSJETT VEDLEGG

22 Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS 1. Bakgrunn Arbeidet med felles brann og redningstjeneste ble oppstartet som en oppfølging av felles regional ROS-analyse for brannvesen i ROR-kommunene. Analysen ble gjennomført ved blant annet å se på hendelser med et slikt omfang at de vil kunne utfordre den kommunale brann og redningstjenesten. Funn i analysen gjorde det tydelig at tettere samarbeid i regionen er nødvendig for å kunne gjennomføre foreslåtte tiltak. Det vises til kommunestyrenes vedtak i de åtte kommunene høsten 2018 samt rapport fra arbeidsgruppe datert : Vedtak i Molde kommune : 1. Molde kommune er positiv til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS 2. Molde kommune vil delta i en prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innen Rådmannen får myndighet til å utpeke deltakere i styrings- og arbeidsgruppe fra Molde kommune. 4. Som grunnlag for arbeidet med etablering av felles brann og redningsvesen benyttes forslag til selskapsavtale samt rapport utarbeid av arbeidsgruppen. Vedtak i Tingvoll kommune : 1. Tingvoll kommune ønsker fortrinnsvis et IKS Brann og Redning for Nordmøre og Romsdal 2. Tingvoll kommune går i forhandlinger med kommuner på Nordmøre (Sunndal og Gjemnes) og Romsdal for å etablere ett felles IKS på brann og redning. 3. Tingvoll kommune legger selskapsformen IKS til grunn for samarbeidet. 4. Det har vært en styrke for saken at kommunene i Nordmøre (Sunndal og Gjemnes) og Romsdal sluttet seg til selskapet Vedtak i Sunndal kommune : Sunndal kommunestyre vedtar at Sunndal kommune skal delta i videre utredning av brannsamarbeid med kommunene i Romsdal, i henhold til arbeidsgruppens rapport «Arbeidet så langt utredning av nytt felles brann og redningsvesen», datert Sunndal kommune skal være pådriver for et felles samarbeid innen brannvern for Nordmøre og Romsdal. Vedtak i Gjemnes kommune : Gjemnes kommune går i forhandlinger med kommuner i Romsdal med formål om å etablere ett felles brann og redningsvesen. Gjemnes kommune legger selskapsformen IKS til grunn for samarbeidet. Det hadde vært en styrke for samarbeidet om kommunene i Nordmøre og Romsdal sluttet seg til selskapet. Vedtak Rauma kommune : Orienteringen om status tas til etterretning. Rauma kommune går videre i et samarbeid i ROR og eventuelle nordmørskommuner for å avklare endelig organisering av et framtidig brannvernsamarbeid. Rådmannen fortsetter prosessen for avklaring av nærmere detaljer om selskapsform og vilkår. Vedtak i Nesset kommunestyre Nesset kommune er positiv til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS. 2. Nesset kommune vil delta i en prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innen Rådmannen får myndighet til å utpeke deltakere i styrings- og arbeidsgruppe fra Nesset kommune. 4. Som grunnlag for arbeidet med etablering av felles brann og redningsvesen benyttes forslag til selskapsavtale samt rapport utarbeid av arbeidsgruppen. Vedtak i Midsund kommunestyre Midsund kommune er positiv til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS. 3

23 Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS 2. Midsund kommune vil delta i en prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innen Rådmannen får myndighet til å utpeke deltakere i styrings- og arbeidsgruppe fra Midsund kommune. 4. Som grunnlag for arbeidet med etablering av felles brann og redningsvesen benyttes forslag til selskapsavtale samt rapport utarbeid av arbeidsgruppen. Vedtak i Aukra kommunestyre Aukra kommune er positive til å delta i nytt felles brann og redningsvesen organisert som IKS. 2. Aukra kommune vil delta i ein prosess med mål om å etablere felles regionalt brannvesen organisert som IKS innan Rådmannen får mynde til å peike ut deltakarar frå Aukra kommune i styrings- og arbeidsgruppa. 4. Grunnlaget for arbeid med etabelering av felles brann og redningsvesen, er arbeidsgruppa sin rapport og deira forslag til selskapsavtale. Brannstudien fra 2012 samt beslutningsgrunnlaget for nye 110 sentraler legger føringer for større brann og redningsvesen med mål om styrket kompetansemiljø og profesjonell ledelse. Dette er også i tråd med utviklingen innen tjenesteområdet, samt utkast til revidert dimensjoneringsforskrift. 2. Mål 2.1 Prosjektmål Prosjektet skal: Forberede og gjennomføre etablering av felles brann- og redningstjeneste for kommunene Aukra, Midsund, Molde, Nesset, Rauma, Gjemnes, Sunndal og Tingvoll (Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS) som et interkommunalt selskap med virkning fra 1.januar Det må sikres en god involvering og deltakelse fra de ansattes organisasjoner i prosjektet samtidig som det må sikres at alle involverte kontinuerlig gis en enhetlig og oppdatert informasjon om prosjektets status og fremdrift. 2.2 Resultatmål Resultatmålet er å oppnå kompetansemessige og økonomiske fordeler. 2.3 Effektmål Effektmålet for tiltaket er økt kvalitet på tjenesten til innbyggerne i eierkommunene. 3. Organisering 3.1 Leder styringsgruppe Leder for styringsgruppa Eirik Heggemsnes, kommunalsjef i Molde kommune 3.2 Prosjektleder Alf Magne Smørholm, brannsjef i Molde, alf.magne.smorholm@molde.kommune.no,

24 Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS 3.3 Øvrige roller - styringsgruppe: Eirik Heggemsnes kommunalsjef i Molde, representerer nye Molde kommune Bjørn Sletbakk, assisterende rådmann i Tingvoll kommune Toril Hovdenak, rådmann i Rauma kommune Eilif M. Lervik, teknisk sjef i Sunndal kommune Birgit Eliassen, rådmann i Gjemnes kommune Geir Göncz, kommunalsjef Aukra kommune - prosjektgruppe: Leder: Alf Magne Smørholm brannsjef i Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Nestleder: Trygve Lennavik varabrannsjef Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Sekretær: Jon Børge Horneland leder forebyggende avdeling Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Endre Dahlen, kommunikasjonsansvarlig Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Frode D. Myhre, n.k. beredskap, ansvarlig deltid, Molde, Aukra, Midsund, Nesset, Eide og Gjemnes Steinar Hauglum, varabrannsjef i Sunndal kommune Ken Hagset, brannmester i Midsund kommune Bjørn Olav Hole, brannmester i Nesset kommune Kjetil Ilestad, brannmester i Aukra kommune Erling Ormsetrø, fungerende brannsjef i Tingvoll kommune Eivind Myklebostad, brannsjef i Rauma kommune Hans Martin Flatsetø, brannmester i Gjemnes kommune Ansattevalgt representant fra heltidsstyrken Ansattevalgt representant fra deltidsstyrken Verneombud (fra Molde brannvesen) - innleid prosessveileder: Bjerke Prosessledelse v/jan Gaute Bjerke, jan.gaute@bjerkeprosessledelse.no, Framdrift 4.1 Milepæler : Nr UKE Hendelse Arbeidsmøte for å forberede oppstartsmøtet Oppstartsmøte for styringsgruppe og prosjektgruppe Arbeidsmøte 1 styringsgruppe og prosjektgruppe Arbeidsmøte 2 styringsgruppe og prosjektgruppe Arbeidsmøte 3 styringsgruppe og prosjektgruppe Arbeidsmøte 4 styringsgruppe og prosjektgruppe Arbeidsmøte 5 styringsgruppe og prosjektgruppe Arbeidsmøte 6 styringsgruppe og prosjektgruppe 9 Juni 2019 Likelydende vedtak i kommunestyrene om etablering av IKS 10 Juli2019 Representantskap konstitueres 11 Juli 2019 Styre velges 12 Aug Daglig leder utpekes 13 Okt.-des. Virksomhetsoverdragelse Prosjektavslutning 5

25 Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS 5. Risiko 5.1 Kritiske risikofaktorer Kritisk faktor Prioritering /tilgang ressurser Realistiske tidsrammer Delprosjekt (arbeidsgrupper) ikke blir avsluttet i tide Mottiltak Ressursavtaler Sette av nok tid til utførelse av oppgaver Fokus på oppfølging av arbeidsgrupper og framdrift 5.2 Kritiske suksessfaktorer - God kommunikasjon med styringsgruppe, ansatte representanter og verneombud - Overholde framdriftsplan - Likelydende kommunestyrevedtak 5.3 Risikohåndtering Ressursavtaler må overholdes. Medlemmer i prosjektgruppa må ha tid til å utføre den jobben de har blitt satt til. Tidlig planlegging i kalender slik at framdriftsplanen er mulig å holde Koordinering av kommunestyrenes behandling av felles beslutningsgrunnlag 6. Rapportering 6.1 Krav til ekstern rapportering Med ekstern rapportering menes statusrapport og eventuelle andre formelle rapporter fra prosjektansvarlig til styringsgruppa. Formen på rapporteringen avtales med styringsgruppens leder 6.2 Krav til intern rapportering Med intern rapportering menes statusrapport fra prosjektleder til leder for styringsgruppen og prosjektorganisasjonen for øvrig samt styringsgruppens interne rapportering/informasjon i egne organisasjoner 7. Informasjon 7.1 Ekstern informasjon Prosjektleder og leder for styringsgruppen vurderer eventuelle eksterne medieoppslag fortløpende 7.2 Intern informasjon Oppdatering av egen hjemmeside for prosjektet samt til ansatte ved behov. Medlemmer av styringsgruppen informerer i sine organisasjoner ved anledning og behov 6

26 Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS 8. Aktivitets- og ressursplan 8.1 Aktivitetsoversikt Se vedlagt framdriftsplan 8.2 Ressursbehov Det skal prioriteres nødvendige ressurser i deltagende kommuner til gjennomføring av prosjektet 9. Økonomi 9.1 Budsjett Det er inngått kontrakt med prosessveileder for bistand til gjennomføring av prosjektet. Medgåtte interne timer dekkes av daglig drift i den enkelte kommune. 10. Vedlegg Framdriftsplan Sted/ dato Molde Prosjektleder Alf Magne Smørholm (sign.) 7

27 Vedlegg 4 - sak 17/19 Etablering av Nordmøre og Romsdal brann og redning IKS - framdriftsplan Måned/år des.18 jan.19 feb.19 mar.19 apr.19 mai.19 jun.19 jul.19 aug.19 sep.19 okt.19 nov.19 des.19 Styringsgruppe Møter i styringsgruppa Konstituere seg på oppstartsmøtet Utpeke prosjektgruppe og leder av denne Tildele prosjektoppdrag til prosjektgruppen Godkjenne prosjektplan med framdrift Behandle utkast til felles beslutningsgrunnlag for likelydende vedtak Behandle forslag til selskapsavtale og felles eierstrategi Orientering om resultatet fra oppdatert ROS-analyse Utkast til beslutningsgrunnlag kommunestyrebehandling Orientering om forebyggende- og beredskapsanalyser Registrering av selskapet i enhetsregisteret Innkalle til konstituerende møte i representantskapet I løpet av juni Ivareta informasjonsbehovet til politisk og administrativt nivå Kontinuerlig dialog med prosjektgruppe Instruks for valgkomite Få orientering om arbeidet med organisering og lokalisering Få orientering om arbeidet med budsjett/økonomiplan (inkl. engangsoppgjør) Når styret er valgt og DL utpekt Representantskap og styre overtar Prosjektgruppe Møter i prosjektgruppa Forberede oppstartsmøtet Uke 49/50 Framdriftsplan Uke 49/ Forslag til prosjektplan Intern informasjonsplan Forberede gjennomføring av virksomhetsoverdragelse Utkast til beslutningsgrunnlag for kom.styrebehandling Organisering av nytt selskap - utkast for videre bearbeiding Utkast til selskapsavtale og eierstrategi ROS-analyse (beredskap og forebyggende) Beredskaps- og forebyggendeanalyse Beredskaps- og forebyggendeplan Vurdere lokasjoner basert på analyser, lover og forskrifter og organisering Lage mediestrategi for informasjon til innbyggerne og samarbeidspartnere Forberede ny logo, uniformer, merking av stasjoner og kjøretøyer Lage utkast til stillingsbeskrivelser og kravspekk for lederstillinger Lønnsharmonisering - gjennomgang Arbeid med budsjettutkast for første driftsår inkl. etableringskostnader (orientering 15/5) Verdifastsettelser - utføres av pers. med kompetanse på området Kartlegge pensjonsforpliktelser/forhold Styret og DL Instruks DL og lederavtale DL (styret) Ansette daglig leder (styret) Budsjett/økonomiplan (DL/styret/representantskap) Lage styrende dokumenter og strategier (DL/styret) Organisere nytt selskap (DL) Arbeidsavtaler/lønnsinnplasseringer (virksomhetsoverdragelse) (DL) Forberede oprettelse av evt. særavtaler (DL) Avklare pensjonsforhold (DL) Inngå avtaler om evt. kjøp av støttetjenester (DL) Vaktordninger/kompetanseplaner (DL) Oppdatert Jan Gaute Bjerke

28 Saksframlegg Sak18/19 Endring av møtedatoer med flytting av årsmøtet til april Kort bakgrunn: I selskapsavtalen står det at årsmøte skal avholdes innen utgangen av mai: «Representantskapet kjem saman minst to ganger i året. Årsmøtet skal haldast seinast innan utgangen av mai månad.» (Offl. 3, 4. ledd). Men vi er av revisor gjort oppmerksomme på at det i forskriften for avlegging av årsregnskap, står at det dette må være vedtatt innen utgangen av april: 4.Regnskapsavslutning mv. Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar påfølgende år. Det skal være revidert innen 15. mars. Årsregnskapet med revisjonsberetning og årsberetning skal fastsettes av representantskapet før 1. mai. (Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper) I sak 63/18 satte styret følgende møtedatoer: Styremøter: 8. februar 15. mars 3. mai Årmøte/representantskapsmøte: 24. mai Dette foreslås nå endret slik se «gule» datoer: Forslag til vedtak: Styremøter: 8. februar 15. mars 11. april Årmøte/representantskapsmøte: 25. april 1