Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Råde Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød på telefon eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 23. mai 2019 Kjell Arild Løkke Leder (s) 1

2 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 19/13 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 19/14 Godkjenning av protokoll fra møte PS 19/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Internkontroll - avvikssystemet" 8 PS 19/16 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret PS 19/17 Revisjonsbrev nr. 2/ Kontrollutvalgets oppfølging 23 PS 19/18 Overordnet revisjonstrategi for Regnskapsrevisjon 26 PS 19/19 Møteplan 2. halvår PS 19/20 Referater og meldinger 35 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/96 Dokumentnr.: 26 Løpenr.: 97407/2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /13 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges frem uten forslag til innstilling) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/96 Dokumentnr.: 25 Løpenr.: 97403/2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /14 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møte , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Råde Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 19/8 19/12 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Kjell A Løkke, leder x Geir-Ole Åsskau, nestleder x Ragnhild S Hartviksen Meldt forfall Arnestein Marcussen Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 3 Møtende fra ØKUS: Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: til sak 19/10 økonomisjef Pål Wenberg Kjell A. Løkke (leder) Geir-Ole Åsskau 5

6 Kontrollutvalget Rådes møte Sakliste PS 19/8 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 19/9 Godkjenning av protokoll fra møte PS 19/10 Uttalelse til årsregnskapet Råde kommune PS 19/11 Revisjonsnotat etter oppfølging av Revisjonsbrev nr. 1/2018 PS 19/12 Referater og meldinger PS 19/8 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget Rådes behandling : Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten Kontrollutvalget Rådes vedtak : Innkalling og saksliste godkjennes. PS 19/9 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte , godkjennes Kontrollutvalget Rådes behandling : Vedtaket som innstilling Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Protokoll fra møte , godkjennes PS 19/10 Uttalelse til årsregnskapet Råde kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2018 for Råde kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 6

7 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2018 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Rådes behandling : Økonomisjef orienterte utvalget generelt om årsregnskapet for Revisjonen redegjorde for revisjonsberetningen. Kontrollutvalget stilte enkelte spørsmål som ble besvart i møte. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2018 for Råde kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2018 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 19/11 Revisjonsnotat etter oppfølging av Revisjonsbrev nr. 1/2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/2018 til orientering 2. Revisjonsmerknad i revisjonsbrev nr. 1/2018 lukkes. Kontrollutvalget Rådes behandling : Revisor orienterte om de kontroller som er utført i forbindelse med revisjonsbrevet. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/2018 til orientering 2. Revisjonsmerknad i revisjonsbrev nr. 1/2018 lukkes. PS 19/12 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger kan tas til orientering Kontrollutvalget Rådes behandling : Neste møte i kontrollutvalget er 3. juni kl Vedtaket som innstillingen. Kontrollutvalget Rådes vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger kan tas til orientering 7

8 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/93 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: /2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt "Internkontroll - avvikssystemet" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Redegjørelsen fra rådmann tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Vedlegg 1: Rådmannens redegjørelse for oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Internkontroll avvikssystemet» Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunestyresak 044/18, den Kontrollutvalgssak 18/19, den Saksopplysninger Da kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsprosjekt «Internkontroll avvikssystemet» ga de følgende innstilling til kommunestyret: 1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll - Avvikssystemet» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten, samt kontrollutvalgets tilleggspunkt. Herunder skal kommunen: o i større grad etablere bruk av leselister o sikre at alle ansatte gjøres kjent med innholdet i gjeldende avviksrutiner o sikre tilstrekkelig opplæring i å melde avvik i kvalitetslosen o arbeide aktivt for å få inn flere avviksmeldinger o o etablere en helhetlig oversikt over klager fra kommunens innbyggere etablere rutiner for at de ansatte som melder avvik får tilbakemelding når avviket er lukket. Kommunen bes vurdere hvordan melder skal involveres i lukkingen av avviket. 2: Kontrollutvalget skal få en muntlig redegjørelse av rådmann på hvordan anbefalinger og tiltak i rapporten blir fulgt opp, første møte i : Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget skriftlig våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. 8

9 Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kommunestyret sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling i sitt møte den 01. november Rådmann har i e-post datert 20. mai 2019 redegjort for sin oppfølging av rapportens anbefalinger. Denne redegjørelsen ligger i sin helhet i vedlegg 1 til saken. Da rapporten ble behandlet i november 2018 skrev rådmann som tilbakemelding på revisjonens anbefaling om etablering av leselister, kunnskap om gjeldende avviksrutiner, samt tiltstrekkelig opplæring i å melde avvik i kvalitetslosen: «Virksomheten skal fremover ha fokus på bruk av leseliste i kvalitetslosen for å sikre at alle ansatte gjøres kjent med innholdet i gjeldende avviksrutiner og at ansatte får tilstrekkelig opplæring i å melde avvik i kvalitetslosen. Bruk av leselister vil også synliggjøre områder der den enkelte ansatte ikke benytter systemet for å få nødvendig oppdatert informasjon og gjeldende retningslinjer. Virksomheten har etablert en kvalitetsgruppe bestående av deltagere fra alle avdelingene.» Når det gjelder bruk av leselister skriver rådmann våren 2019 blant annet at leselistefunksjonen er forbedret ved at den som publiserer kan sette frist når dokument skal være lest. Man får dermed påminning når fristen nærmer seg. Bruk av leselister er også en del av opplæringen i Kvalitetssystemet for lederne i kommunen. Videre skriver rådmann at ansvaret for at alle ansatte er kjent med innholdet i gjeldende avviksrutiner tilligger den enkelte virksomhetsleder. Avviksrutiner var også tema på HMS dagen for alle virksomhetsledere, hovedverneombud og verneombud. Når det gjelder anbefalingen om å arbeide aktivt for å få inn flere avviksmeldinger, skriver rådmann våren 2019; «For å øke antall avviksmeldinger er det viktig å sikre at ansatte har kompetanse til å melde avvik slik at avvikshåndteringen fører til konkrete forbedringer. Under opplæring i å melde og håndtere avvik fokuseres det i tillegg til selve meldemetodikken på hva et avvik er, hvorfor det er viktig å melde avvik og hvordan avvik er en del av virksomhetens forbedringsprosess. Det er blant annet tema på internundervisningsdager, HMS- møter i virksomhetene og ledermøter.» Rådmann skriver også at kommunen vil ha fokus på forbedringsprosesser. Derfor vil rådmann innarbeide avviksrapportering og gjennomførte forbedringer som en fast del av tertialrapportene som blir behandlet i folkevalgte organ. Når det gjelder anbefalingen om å etablere en helhetlig oversikt over klager fra kommunens innbyggere, skrev rådmann høsten 2018 følgende: «Rådmannen vil etablere rutiner for helhetlig oversikt over alle klager/avvik som meldes fra kommunens innbyggere. Dette vil være en del av det videre helhetlige kvalitetsarbeidet i kommunen. Temaet klager/avvik fra kommunens innbyggere vil løftes som tema i Rådmannens strategiske ledergruppe, og kommunens avdeling for kvalitet og utviklingsarbeid vil videre jobbe systematisk med helhetlige rutiner for alle kommunens virksomheter.» I sin tilbakemelding på hvordan kommunen har fulgt opp rapportens anbefalinger våren 2019, skriver rådmann at det er et mål at kommunen har en samlet oversikt over klager i løpet av Da kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten den 1. november 2018 uttrykte også kontrollutvalget et ønske om at det etableres rutiner for at de ansatte som melder avvik får tilbakemelding når avviket er lukket. Kommunen bes vurdere hvordan melder skal involveres i lukkingen av avviket. Rådmann vil gi en muntlig redegjørelse for hvordan dette er fulgt opp i kontrollutvalgets møte den 3. juni. 9

10 Vurdering Sekretariatet vurderer at rådmann har rapportert om sin oppfølging av rapportens anbefalinger og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Når det gjelder kontrollutvalgets tilleggspunkt vil rådmann gjøre rede for dette i kontrollutvalgets møte den 3. juni. Sekretariatet viser til at det ikke er gjennomført nye kontrollhandlinger i forbindelse med denne oppfølgingen. Det er rådmannens tilsvar som legges til grunn. Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta rådmannens redegjørelse til orientering. Hvis kontrollutvalget samlet ønsker det kan utvalget be om en oppdatert informasjon fra rådmann når den samlede oversikten over klager er utarbeidet. 10

11 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll avviksystemet», kommunestyresak 044/18 Kommunestyrevedtak 044/18, den : «1: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Internkontroll - Avvikssystemet» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de fem anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen: i større grad etablere bruk av leselister sikre at alle ansatte gjøres kjent med innholdet i gjeldende avviksrutiner sikre tilstrekkelig opplæring i å melde avvik i kvalitetslosen arbeide aktivt for å få inn flere avviksmeldinger etablere en helhetlig oversikt over klager fra kommunens innbyggere 2: Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget skriftlig våren 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp.» Redgjørelse av hvordan kommunen har fulgt opp anbefalingene som fremkommer av kommunestyrevedtak 044/18. I større grad etablere bruk av leselister Leselister benyttes i stadig større grad ved publisering av dokumenter. Nå er leselistefunksjonen forbedret ved at den som publiserer kan sette frist for når dokumentet skal være lest. Det betyr at den som har dokument på leselisten får påminning når fristen nærmer seg. Den som har satt dokument på leselisten kan enkelt ta ut rapport for oppfølging av de som eventuelt ikke har lest et dokument innen lesefristen. Bruk av leselister er en del av opplæringen i Kvalitetssystemet for lederne i kommunen. Sikre at alle ansatte gjøres kjent med innholdet i gjeldende avviksrutiner Dette er et ansvar som tilligger virksomhetslederne for hver sine virksomheter, det er blant annet en del av opplæringen til nyansatte og tema på personalmøter. Avvikshåndtering drøftes i rådmannens møter med virksomhetslederne. Avviksrutiner var tema på HMS dagen for alle virksomhetsledere, hovedverneombud og verneombud. Avvik er også tema på alle HMS møter i virksomhetene. Referatene fra HMS møtene lagres sentralt, HR har et særlig ansvar for å sikre at virksomheter gjennomfører HMS møter. Sikre tilstrekkelig opplæring i å melde avvik i kvalitetslosen Virksomhetslederne har ansvar for at ansatte i virksomheten har fått nødvendig opplæring i å melde avvik. Virksomhetslederne skal ha avviksmeldinger som fast punkt på alle hms-møter. I tillegg har systemansvarlige for Kvalitetssystemet gjennomført opplæring i alle virksomheter. I tillegg er det tema på nyansattdagene og på den årlige hms-dagen. Det arbeides nå med klargjøring for oppgradering av kvalitetssystemet til ny versjon. I denne 11

12 versjonen blir det muligheter for å gjøre avvikshåndtering enda enklere med avvikskategorier tilpasset den enkelte virksomhet og forenklet meldeprosess. Dette arbeidet vil ha oppstart før sommeren Arbeide aktivt for å få inn flere avviksmeldinger For å øke antall avviksmeldinger er det viktig å sikre at ansatte har kompetanse til å melde avvik slik at avvikshåndteringen fører til konkrete forbedringer. Under opplæring i å melde og håndtere avvik fokuseres det i tillegg til selve meldemetodikken på hva et avvik er, hvorfor det er viktig å melde avvik og hvordan avvik er en del av virksomhetens forbedringsprosess. Det er blant annet tema på internundervisningsdager, HMS- møter i virksomhetene og ledermøter. Innenfor helse og omsorg har det særlig vært fokus på avvik som er del av pasientsikkerhetsprogrammet (fall, legemiddelhåndtering, forebygging urinveisinfeksjon og forebygging selvmord). Verneombudene i virksomhetene har også et særlig fokus på melding og håndtering av hms-avvik. Hovedverneombud og verneombud mottar kopi av alle HMS- avvik, slik at disse kan jobbes strukturert med på HMS møtene i virksomheten. Det vurderes om avviksmeldinger skal være en fast del av rapporteringen til rådmann og folkevalgte For å holde fokus på disse viktige forbedringsprosessene vil rådmannen innarbeide avviksrapportering og gjennomførte forbedringer som en fast del av tertialrapportene. Etablere en helhetlig oversikt over klager fra kommunens innbyggere Råde kommune er i gang med å etablere systemer for styringsdata for å «kunne holde orden i eget hus». Oversikt over klager er en del av disse styringsdataene. Det er etablert styringsdata på klager for helse- og omsorg. Det er et mål at kommunen har en samlet oversikt over klager i løpet av

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/90 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: 97415/2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /16 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2018, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg PowerPoints presentasjon om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Råde kommune 2018 (presentasjonen utdeles i møte). Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 18/21 den i sak Overordnet revisjonstrategi for Råde kommune Saksopplysninger Revisjonen har utarbeidet en PowerPoint-presentasjon til kontrollutvalget om resultatet av utførte revisjonshandlinger for Formålet med denne presentasjonen er å gi en samlet oppsummering av utførte revisjonshandlinger og resultater. Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Råde kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 18/21 i kontrollutvalget den Strategidokumentet viser inndelingen i områder, oppdragsvurdering, analyser, vesentlighetsvurdering, angrepsvinkel og gjennomføring. Østfold kommunerevisjon vil i møte redegjøre for hva som er gjennomført av revisjonshandlinger for året 2018 og resultater av disse. 13

14 Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. I tråd med dette har revisjonen utarbeidet en presentasjon som utvalget vi få presentert i møte og som vil vise hvordan revisjon av Råde kommunes årsregnskap for 2018 ble gjennomført. Sekretariatet gjør utvalget oppmerksom på at vesentlige forhold som blir omtalt i rapporteringen er tatt med i revisjonsberetningen for 2018, og i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for 2018, til orientering 14

15 Rapport etter utført revisjonsarbeid Råde kommune 2018 Kontrollutvalget i Råde kommune

16 Revisjonsberetning for regnskap 2018 Revisjonen har tatt forbehold om avvik fra regulert budsjett i investeringsregnskapet. Sum investeringer i anleggsmidler kr 33,0 mill. Regulert budsjett på kr 59,3 mill. Avvik på kr -26,3 mill. som tilsvarer 44 % av regulert budsjett. Kommunen har gitt opplysninger om dette i rådmannens årsberetning s

17 Resultat etter utførte detaljkontroller Bilagskontroller Merverdiavgift Budsjett Årsavslutning 17

18 Test av kommunens internkontroll Attestasjon og anvisning Kontroll av regnskapsførte bilag Sporbarhet bankutbetalinger til privatpersoner Utbetaling av lønn Sjekkliste og avstemming kompensasjon mva 18

19 Forst. Test av kommunens internkontroll Tilgangskontroller (IKT) og endring av lønnsdata Inn- og utmelding av pensjonskasser Budsjettendringer Remittering (utbetalinger) og avstemming bank Måneds- og tertialrapportering Driftstilskudd fastlegeordningen Avstemming av refusjon sykepenger Utbetaling av økonomisk sosialhjelp 19

20 Resultat etter utførte kontroller Internkontroll på utfakturering Noe uoverensstemmelse mellom aksjeposter ført i regnskapet og aksjeposter i følge «Eierskap og strategi», sist vedtatt i kommunestyret Ubrukte lånemidler 20

21 Attestasjoner og henvendelser Vi har levert til sammen 21 revisjonsuttalelser vedrørende tilskudd og kompensasjon kommunen har rapporteringsplikt på. 10 revisjonsuttalelser etter ISA revisjonsuttalelser etter ISRS 4400 Henvendelser 21

22 Takk for oppmerksomheten 22

23 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/90 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 87373/2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /17 Revisjonsbrev nr. 2/ Kontrollutvalgets oppfølging Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsbrev nr. 2/2019, tas til etterretning 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2019, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets septembermøte 2019 Fredrikstad, Vedlegg 1. Revisjonsbrev nr. 2/2019, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Revisor skal etter forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4 skriftlig påpeke (nummererte revisjonsbrev) forhold om alvorlige feil og mangler av den økonomiske internkontrollen samt vesentlige avvik mellom revisjonspliktig årsregnskap og regulertbudsjett. I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 innebærer dette en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Sekretariatet har den 16. april 2019 mottatt revisjonsbrev nr. 2/2019 fra revisjonen til kontrollutvalget Råde. Rådmann og økonomisjef er kopimottakere av revisjonsbrev nr. 2/2019. I revisjonsbrevet redegjør revisor for følgende forhold: Årsbudsjettet, er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret ifølge kommuneloven 46 nr. 1. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår. Revisjonen har tatt forbehold om avvik fra regulert budsjett i investeringsregnskapet. Kommunen har gitt opplysninger om dette i rådmannens årsberetning s

24 Vurdering Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonsbrev nr. 2/2019, tas til etterretning. Vi anbefaler videre at kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor påpeker i revisjonsbrevet, vil bli fulgt opp. Det bør settes en frist for tilbakemelding til kontrollutvalget 24

25 Til Kontrollutvalget i Råde kommune Kopi: Postboks 69 Rådmann 1601 Fredrikstad Økonomisjef v/leder Revisjonsbrev nr. 2/2019 Vi har avsluttet revisjonen for Råde kommunens årsregnskap for I den forbindelse ønsker vi å kommentere forhold som revisjonen mener er vesentlig og bør følges opp. Etter kommuneloven 23 nr. 2. skal «administrasjonssjefen sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll». Årsbudsjettet, er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret ifølge kommuneloven 46 nr. 1. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår. Revisjonen har tatt forbehold om avvik fra regulert budsjett i investeringsregnskapet. Kommunen har gitt opplysninger om dette i rådmannens årsberetning s. 24. Rolvsøy Jolanta Betker(sign.) Oppdragsansvarlig revisor 25

26 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/90 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: /2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /18 Overordnet revisjonstrategi for Regnskapsrevisjon Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonstrategi for 2019, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Overordnet revisjonstrategi 2019 for Råde kommune PowerPoint presentasjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for Formålet med en overordnet revisjonstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen vurderer revisjonsoppgavene knyttet til kommunen. Strategien tar utgangspunkt i revisjonens erfaring, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. Revisor vil i sin presentasjon redegjør for hvilke fokusområder som legges til grunn i Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til forskrift om revisjon, revisjonsstandarder og revisjonsmetodikk. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres fortløpende slik Revisjonsforskriften tilsier. Vurdering Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Det betyr at revisjonen skal planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. I tråd med dette vil oppdragsansvarlig revisor presentere revisjonstrategi for Råde kommunes årsregnskap for 2019, er tenkt løst. 26

27 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta presentasjonen av overordnet revisjonstrategi for 2019 til orientering. 27

28 Revisjonsstrategi 2019 Kontrollutvalget i Råde kommune

29 Overordnet revisjonsstrategi Formål Kommuneloven 78 Oppdragsvurdering Revisjonsområder 29

30 Kommunens virksomhet innbyggere (Årsberetning 2018) 449,6 årsverk (Årsberetning 2018) Kommunens organisering Budsjettstyrt fastsettes av bystyret Økonomiske rammer statlig Omfattende lovverk 30

31 Kommunens organisering 31

32 Økonomisk utvikling Tekst Regnskap 2016 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Vedtatt Budsjett 2019 Driftsinntekter Driftsutgifter Brutto driftsresultat Finanstransaksjoner Netto driftsresultat Mer-/mindreforbruk Sum investeringer Netto egenkapital UB Budsjetteres ikke Ekskl kapitalkonto Langsiktig gjeld (eks pensjonsforpliktelser) Budsjetteres ikke 32

33 Planlegging 2019 Risikovurdering Vesentlighetsgrense Kontrollmiljø Kartlegging av kommunens internkontroll Angrepsvinkel Fokusområder i forhold til risikovurdering Test av kommunens internkontroll Test av detaljer 33

34 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/97 Dokumentnr.: 25 Løpenr.: 97412/2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /19 Møteplan 2. halvår 2019 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer høsten 2019: 23. september kl. 17:30 9. desember kl. 17:30 Fredrikstad, Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2019 er det foreslått en møtefrekvens på inntil fem møter. I løpet av året så langt er det gjennomført tre møter i Som tidligere praksis avholdes møtet på mandager med start kl Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter høsten Følgende møtedatoer forslås: 23. september kl desember kl

35 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/96 Dokumentnr.: 32 Løpenr.: /2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Råde /20 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger kan tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. Referat fra eiermøte i ØKUS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Eiere i ØKUS avholdt et eiermøte 22. mai Råde var ikke representert i møte og derfor vedlegges et referat fra møte til utvalgets som orientering Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering. 35

36 Referat fra eiermøte i Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) den 22. mai 2019 Møtet fant sted på Rådhuset i Fredrikstad, møterom Formannskapssalen, fra kl Tilstede: Ordfører i Fredrikstad, Jon-Ivar Nygård Ordfører i Sarpsborg Sindre Martinsen-Evje Ordfører i Moss Hanne Tollerud Ordfører i Rygge Inger-Lise Skartlien På vegne av ordfører i Halden, Jan Åge Moen (styremedlem) Styreleder Victor Kristiansen (Fredrikstad) Styrets nestleder Per Hugo Samuelsen (Sarpsborg) Styremedlem Roy Hansen (Hvaler) Daglig leder Anita Dahl Aannerød Styreleder ønsket velkommen og ga deretter ordet til daglig leder. Daglig leder ga en informasjon om ØKUS, herunder lovpålagte tjenester, arbeidsoppgaver som fremkommer av ØKUS sine vedtekter, styrets sammensetning, ansatte og deres kompetanse/erfaring, økonomiske driftsresultat, samt tilskuddsforventning i økonomiplanen Østfold kontrollutvalgssekretariat er et robust sekretariat og vertskommunesamarbeid (selvstendig rettssubjekt). Eiet av følgende kommuner: Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Halden, Rygge, Råde og Hvaler. Videre redegjorde daglig leder for fusjonsprosessen som har vært mellom Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat og Østfold kontrollutvalgssekretariat. Styret i ØKUS vedtok 15.februar 2019 at de ikke ønsket å gå videre med fusjonsprosessen. Eierne drøftet dette vedtaket og kom med innspill om at ØKUS burde fusjonere med andre sekretariat, herunder kontrollutvalgssekretariatet i Follo (FIKS) og kontrollutvalgssekretariatet i Indre Østfold (IØKUS). Videre drøftet eierne om fusjonsprosessen skulle igangsettes igjen, og om det eventuelt burde opprettes et nytt IKS. Eierne, i samråd med styrets møtende medlemmer, fattet konsensus om at ØKUS sonderer om følgende kommuner ønsker eierskap i vertskommunesamarbeidet: Våler, Skiptvet, Rakkestad, Marker, Aremark, Enebakk, Frogn, Nesodden, Vestby og Ås. 36

37 Dette fordi Nye Indre Østfold kommune, (Hobøl, Spydeberg, Askim, Eidsberg og Trøgstad) og nye Nordre Follo, (Oppegård og Ski) kommune har gitt signaler på at de ønsker å konkurranseutsette kontrollutvalgssekretariatet. Hvis disse to kommunene likevel ønsker å delta som eiere i ØKUS kan dette også bli aktuelt for disse. Styreleder retter en henvendelse til samtlige nevnte kommuner for å sondere om det kan være aktuelt for de å inntre som eiere i ØKUS hvis de ønsker det. Det er naturlig å vurdere om ansatte i IØKUS og FIKS skal få tilbud om ansettelse i ØKUS, hvis flere kommuner fra Indre Østfold og Follo ønsker eierskap. På grunn av endringer i ny kommunelov, skal det i løpet av neste valgperiode gjøres vurderinger på hvorvidt ØKUS skal bestå som et vertskommunesamarbeid (ikke selvstendig rettssubjekt), interkommunalt selskap IKS, eller kommunalt oppgavefellesskap. Det ble drøftet oppgaveløsning når det gjelder overordnet analyse-/ risikovesentlighetsvurderinger i forkant av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Dette arbeidet kan i større grad legges til sekretariatet. Daglig leder ble bedt om å legge frem en sak for styret angående dette. Saken løftes videre til kommunestyrene. Referenter: Daglig leder Anita Dahl Aannerød Styreleder Victor Kristiansen 37