Møteinnkalling. Forfall meldes til arkivsjefen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter bare ved spesiell innkalling.

Transkript

1 INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER Møteinnkalling Utvalg: Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Møtested: Arkivsenter sør, IKAVAs lokaler Dato: Tid: Kl. 12:00 Forfall meldes til arkivsjefen, som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter bare ved spesiell innkalling. Saksliste Saksnr. Sakstittel 01/2019 Valg av referent og to representanter til å underskrive protokollen 02/2019 Godkjenning av innkalling og saksliste 03/2019 Valg av styre for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS 04/2019 Valg av valgkomité for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) 05/2019 Ny selskapsavtale for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS, gjeldende fra /2019 Årsmelding for 2018 for Interkommunalt arkiv i Vest- Agder IKS 07/2019 Regnskap for 2018 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS 08/2019 Revidert budsjett for 2019 for Interkommunalt arkiv i Vest- Agder IKS 09/2019 Budsjett for 2020 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS 10/2019 Økonomiplan for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS /2019 Arbeidsplan for Interkommunalt arkiv i Vest- Agder IKS 01/2019 Orientering om ombygging av lokalene på Arkivsenter sør

2 på representantskapsmøtet i /2019 Orientering om Pilot Agder i representantskapsmøtet i August Salvesen, leder representantskapet Side 2 av 2

3 IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Saksfremlegg Dato: Turid Holen Arkivref: 19/50-1/ FE Turid Holen Saksnr. Utvalg Møtedato 01/2019 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Valg av referent og to representanter til å underskrive protokollen Turid Holen Arkivsjef

4 IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Saksfremlegg Dato: Turid Holen Arkivref: 19/50-2/ FE Turid Holen Saksnr. Utvalg Møtedato 02/2019 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Godkjenning av innkalling og saksliste Styrets innstilling: Representantskapet godkjenner innkalling og saksliste. Turid Holen Arkivsjef

5 IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Saksfremlegg Dato: Turid Holen Arkivref: 19/27-4/ FE Turid Holen Saksnr. Utvalg Møtedato 03/2019 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Valg av styre for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Styrets innstilling: Representantskapet behandler valgkomiteens innstilling og velger styremedlemmer til styret for Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS (IKAVA. Click or tap here to enter text. Saksutredning: Ved representantskapsmøtet 2019 skal det velges styre for de neste 4 år. I følge IKAVAs selskapsavtale, 8 skal IKAVAs styret velges for den kommunale valgperiode: Styret har 5 medlemmer og 3 varamedlemmer som velges for den kommunale valgperiode. Styrets medlemmer, varamedlemmer og leder velges av representantskapet. Styret velger selv nestleder, jf. 7 I selskapsavtalens 7 heter det: Valgkomiteen kommer med innstilling på fire styremedlemmer. Det femte styremedlemmet velges etter forslag fra Statsarkivaren i Kristiansand. Det sittende styret har følgende sammensetning: Hans Stusvik, rådgiver Marnardal kommune, leder Grete Gavelstad, leder Dokumentsenteret, Kristiansand kommune, nestleder Ivan Sagebakken, rådmann Hægebostad kommune, medlem Olaug Sindland, arkivleder Kvinesdal kommune, medlem Aslak Wegge, stiftsdirektør Agder og Telemark bispedømme, medlem Dag Morten Frantzen, avdelingsleder Søgne kommune, 1. varamedlem Einar Handeland, pensjonist, tidligere Lyngdal kommune, 2. varamedlem Jorunn Tryland, arkivleder Mandal kommune, 3. varamedlem

6 Valgkomiteen vil presentere sitt arbeid for representantskapet. Innstilling fra Statsarkivaren i Kristiansand legges fram på representantskapsmøtet. Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: Valg av styre IKAVA - innstilling fra valgkomiteen

7 Fra: Pedersen, Gro Sendt: 4. mars :04 Til: Turid Holen Kopi: 'Kjell Olav Hæåk' Emne: Valg av styre IKAVA innstilling fra valgkomiteen Valgkomiteen består i år av Kjell Olav Hæåk og undertegnede. Anne Lise Gullestad er trådt ut av komiteen. Valgkomiteen kommer med følgende innstilling til styremedlemmer: Leder: Ivan Sagebakken, rådmann, Hægebostad kommune Styremedlem: Grete Gavelstad, arkivsjef Dokumentsenteret, Kristiansand kommune Styremedlem: Kyrre Jordbakke, prosjektleder og rådmann, Nye Lindesnes kommune Styremedlem: Beate Fjellestad, arkivleder, Vennesla kommune 1. varamedlem: Dag Morten Frantzen, avdelingsleder, Søgne kommune 2. varamedlem: Jorunn Tryland, arkivleder, Mandal kommune 3. varamedlem: Christer Birkeland, arkivleder, Lyngdal kommune Med vennlig hilsen Gro Pedersen Fagsjef, Dokumentsenteret IT seksjonen Tlf.: E post: gro.pedersen@vaf.no All kommunikasjon med oss kan bli arkivert. For mer info:

8 IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Saksfremlegg Dato: Turid Holen Arkivref: 19/42-2/ FE Turid Holen Saksnr. Utvalg Møtedato 04/2019 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Valg av valgkomité for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Styrets innstilling: Styret innstiller følgende personer til valgkomite for Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS (IKAVA) for vedtak i representantskapet: Kjell Olav Hæåk, rådmann Audnedal kommune Gro Pedersen, fagsjef arkiv Vest Agder fylkeskommune Olaug Aase Sindland, arkivleder Kvinesdal kommune Click or tap here to enter text. Saksutredning: Representantskapet har vedtatt vedlagte retningslinjer for valgkomiteen. I følge retningslinjene punkt 1, skal IKAVAs styre legge fram forslag til valgkomité for IKAVA. Innstillingen ble vedtatt i IKAVAs styre Den sittende valgkomiteen er: Kjell Olav Hæåk, rådmann Audnedal kommune Gro Pedersen, fagleder arkiv Vest Agder fylkeskommune Anne Lise Gullestad, pensjonist, tidligere leder for støttetjenesten i Kvinesdal kommune Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: Retningslinjer for IKAVAs valgkomite

9 Vår ref. 2014/ Dato Retningslinje for valgkomiteen til Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Vedtatt av IKAVAs styre , vedtatt av IKAVAs representantskap Valgkomiteen skal bestå av tre medlemmer som velges av representantskapet etter styrets innstilling. 2. Valgkomiteen varsles senest 3 måneder før representantskapsmøtet finner sted, dersom det skal foretas valg på styremedlemmer. Valget baseres på lov om interkommunale selskaper 10, samt IKAVAs selskapsavtale. 3. Styret skal informere valgkomiteen om den aktuelle situasjonen om uttreden, mulig gjenvalg, samt hvilke kompetanse som ønskes. IKAVAs styre velges for den kommunale valgperioden. 4. Valgkomiteens oppgave er å finne fram til kandidater som egner seg til styrearbeid, og representerer den kompetanse som etterspørres i styret. Det er en fordel at noen av kandidatene har erfaring fra tidligere styrearbeid, kjennskap til offentlig administrasjon, økonomistyring, næringsliv, politikk eller andre relevante miljøer. Det er imidlertid ikke noe krav til organisatorisk eller geografisk tilhørighet. 5. I henhold til forvaltningslovens 6 bes valgkomiteen å vurdere habilitetsspørsmål ved valg av styremedlemmer. 6. Valgkomiteen må orientere aktuelle styrekandidater om IKAVA og hvilket ansvar som ligger på styremedlemmer i et interkommunalt selskap. 7. Valgkomiteen må sørge for at det opprettholdes kontinuitet i styret. Videre må valgkomiteen ivareta kravet til kjønnsmessig fordeling. 8. Valgkomiteen plikter å legge fram en begrunnet innstilling på kandidater til styret. Alle kandidater må ha sagt seg villig og være innforstått med omfanget av arbeidet og ansvaret. 9. Valgkomiteen sender sitt forslag til styret senest 6 uker før representantskapsmøtet skal finne sted. 10. På representantskapsmøtet presenterer ett medlem av valgkomiteen de kandidater som stiller til valg. IKAVA Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E-post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.va.no

10 IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Saksfremlegg Dato: Turid Holen Arkivref: 18/153-11/ FE Turid Holen Saksnr. Utvalg Møtedato 05/2019 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Ny selskapsavtale for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS, gjeldende fra Styrets innstilling: Vedlagte selskapsavtale vedtatt av IKAVAs styre , vedtas av representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS. Click or tap here to enter text. Saksutredning: Selskapet må vedta ny selskapsavtale på grunn av kommune og regionreformen. Nåværende 16 eiere i Vest Agder fylkeskommune, blir etter endret til 10 kommuner og Agder fylkeskommune. Vi har ikke fått noen meldinger om uttreden av selskapet. Tilskuddsmodellen for eierne er også endret med den nye selskapsavtalen. Ordningen med beregning av tilskudd etter antall innbygger er videreført og bygger på tilskuddssummen i 2019 og indeksreguleres hvert år. Tilskuddet er beregnet pr. innbygger, med en minstesum på kroner i tilskudd for hver eier. Det er beregnet stordriftsfordeler fra innbygger (80% av beløpet pr. innbygger) og fra innbyggere (60% av kronebeløpet pr. innbygger). Fylkeskommunen betaler et særskilt og lavere kronebeløp enn kommunene. Vedlagt sendes også en oversikt over paragrafer i ny selskapsavtale som er nye eller endret. Av vesentlige endringer nevnes at endring av navnet på selskapet til Arkivsenter sør IKS. Formålsparagrafen, 5 er endret og tilpasset innføring av elektronisk arkiv i kommunene. Selskapets tjeneste som depot for elektroniske arkiver for eierne tatt inn i selskapsavtalen. Videre er det vedtaksfestet at IKAVA skal følge arkivlov, forvaltningslov og offentlighetslov. Turid Holen Arkivsjef

11 Vedlegg: Selskapsavtale for IKAVA fra revidert etter styremøte Endringer i selskapsavtalen - orientering om endringer av paragrafer Gjeldende selskapsavtale IKAVA

12 SELSKAPSAVTALE FOR ARKIVSENTER SØR IKS Opprinnelige vedtekter vedtatt på stiftelsesmøte med senere endringer. Arkivsenter sør IKS er en videreføring av Interkommunalt Arkiv Vest-Agder IKS (IKAVA IKS) som igjen er en videreføring av den interkommunale samarbeidsordningen Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA). 1 Firma Arkivsenter sør IKS er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper (IKS). Selskapsavtalen gjelder i tillegg til loven. 2 Eiere: Agder fylkeskommune og kommunene Vennesla, Kristiansand, Åseral, Lindesnes, Lyngdal, Hægebostad, Sirdal, Kvinesdal, Flekkefjord og Farsund. Rett til å delta i selskapet har Agder fylkeskommune, kommunene i Agder og interkommunale selskaper med hovedkontor på Agder. 3 Rettslig status Selskapet er et eget rettssubjekt, arbeidsgiveransvaret tilligger styret. Selskapet skal være registrert i Foretaksregisteret. 4 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Kristiansand kommune. 5 Formål og ansvarsområde Selskapet skal arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. Formålet med selskapet er å legge til rett for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser, samt sørge for at de digitale løsningene på arkivfeltet er oppdaterte og fremtidsrettede. Selskapet skal være et arkivfaglig rådgivnings- og kompetansesenter for eierne. Selskapet skal tilby arkivdepot til eierne og veilede eierne for å sikre at eierne har tilfredsstillende arkivlokaler. Hver eier har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd. Selskapet har anledning til å påta seg og utføre tjenester og oppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går ut over ordinære plikter i forhold til eierkommunene. 6 Innskuddsplikt og eierandel Eierne yter årlig midler til selskapets drift. Beløpets størrelse og grunnlaget for utregningen av driftstilskuddet skal være folketallet ved siste årsskifte.

13 Deltagernes beregnede eierandel fra og med 2020: Kommune Eierandel Farsund kommune 5,4 % Flekkefjord kommune 5,0 % Hægebostad kommune 1,3 % Kristiansand kommune 43,8 % Kvinesdal kommune 3,3 % Lindesnes kommune 12,7 % Lyngdal kommune 5,7 % Sirdal kommune 1,3 % Vennesla kommune 7,9 % Åseral kommune 1,3 % Agder fylkeskommune 12,3 % Sum 100 % Agder fylkeskommune er basert på innbyggertall i Vest-Agder. Eierandelen blir justert hvert fjerde år på bakgrunn av endringer i folketallet, 1.1. året etter hvert kommune- og fylkestingsvalg. Eierandelen endres også ved inn- og uttreden. Ved endring i eierandel må selskapsavtalen endres. 8 Ansvarsfordeling Deltakeransvaret tilsvarer eierandelen i selskapet. Den enkelte deltaker hefter med hele sin formue for sin aktuelle del av selskapets samlede forpliktelser, jf Selskapets organ Selskapet skal ha følgende organ: Representantskap, styre og daglig leder 10 Representantskapet Representantskapet er øverste myndighet i selskapet. Deltakerne utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. For representantskapets sammensetning, myndighet, innkalling og saksbehandling gjelder selskapsavtalen i tillegg til lov om interkommunale selskaper 6, 7, 8 og 9. Hver eier er representert med én representant.

14 Representantene med vararepresentanter oppnevnes av vedkommende kommunestyre eller fylkesting. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Hver representant har én stemme. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder. 11 Representantskapets møter Representantskapet holder hvert år ett ordinært møte i mars måned. Innkalling til representantskapsmøte skal skje med minst fire ukers varsel og skal inneholde saksliste. De deltakende kommuner og fylkeskommune skal med samme frist varsles om innkallingen og sakslisten. Ordinært representantskapsmøte behandler: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg av styre og styreleder 3. Overordnede mål og retningslinjer for driften 4. Økonomiplan, budsjettforutsetninger og -rammer 5. Valg av valgkomité med minst tre medlemmer og to varamedlemmer. 6. Andre saker som forelegges av styret eller følger av lov om interkommunale selskaper og er forberedt i innkallingen. For øvrig innkalles representantskapet til møter i samsvar med ovennevnte bestemmelser i loven. Representantskapet velger en valgkomite bestående av tre representanter og to vararepresentanter fra deltakerne, inkludert en leder. Styret innstiller til valg av valgkomité. Retningslinjer for valgkomiteen fastsettes av representantskapet. Om styrets og daglig leders møte- og uttalerett/plikt gjelder det som fremgår av lovens 9, 6. ledd. 12 Styret Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet innenfor gitte rammer fastsatt i lov, forskrift, selskapsavtale og vedtak i representantskapet. For styrets sammensetning, innkalling, saksbehandling og myndighet gjelder selskapsavtalen i tillegg til lov om interkommunale selskaper 10, 11, 12 og 13. Styret har 5 medlemmer og 3 varamedlemmer. Styrets medlemmer, varamedlemmer og leder velges av representantskapet for fire år. Valget gjennomføres slik at minst to styremedlemmer står på valg hvert andre år. Styret velger selv nestleder, jf. 7. I tillegg har de ansatte en representant med generell møte- og talerett i styret. Dette gjelder med de unntak som er spesifisert i kommuneloven 26 nr.2. Styret skal normalt forberede og legge fram de saker som skal behandles i

15 representantskapet. Styret ansetter daglig leder og fører tilsyn med vedkommendes ledelse av selskapet. Styret kan delegere til daglig leder å tilsette selskapets øvrige personale. Ansettelsesog arbeidsvilkår for de ansatte i selskapet følger Kommunenes Sentralforbunds overenkomster med arbeidstakerorganisasjonene. Styret representerer selskapet utad og tegner firmaet. Styret kan gi styreleder eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan fastsette at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap. Styret rapporterer til representantskapet, og skal gjennom dette sørge for at representantskapet får nødvendig oversikt over virksomheten og i tide kan forberede sine disposisjoner. 13 Daglig leder Daglig leder (arkivsjef) administrerer virksomheten i henhold til de retningslinjer, pålegg og instrukser som styret gir, jf. lov om interkommunale selskaper 14. Daglig leder er styrets sekretær og forbereder normalt de saker som skal behandles i styret. Daglig leder har møte- og talerett/plikt i representantskapet og styret i tråd med lovens 9 og 11. Daglig leder har anvisningsmyndighet innenfor vedtatt budsjett. Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. 14 Regnskap og revisjon Selskapet avgir regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Budsjett skal følge budsjettforskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjetter. Selskapet skal ha revisor som velges av representantskapet. 15 Personvern/saksbehandlingsregler/forholdet til annen lovgivning For selskapets forvaltning av eget administrativt arkiv gjelder arkivloven med forskrifter. Reglene i forvaltningsloven og offentlighetsloven skal gjelde for selskapet på samme måte som for organer opprettet i medhold av kommuneloven. Reglene i kommuneloven 31 om åpne og lukkede møter skal gjelde for møtene i representantskapet. Personopplysningslovens krav skal følges. 16 Endring av selskapsavtalen For endringer i selskapsavtalen gjelder lov om interkommunale selskaper 4. Styret skal i alle tilfelle få anledning til å uttale seg om forslag til endring av selskapsavtalen før disse fremmes for behandling hos deltakerne.

16 17 Uttreden og oppløsning Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet. For øvrig gjelder lovens 30. Ved oppløsning skal arkivsaker som tilhører privatpersoner, private eller offentlige institusjoner og forvaltningsorganer tilbakeføres til eierne. For oppløsning gjelder for øvrig lov om interkommunale selskaper 32 flg. 18 Ikrafttredelse Denne selskapsavtalen trer i kraft fra , fra det tidspunkt den er vedtatt av samtlige deltakere. 19 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper.

17 Selskapets navn er endret til Arkivsenter sør IKS Formell historikk er oppdatert med navneendringen. 1 Navnet er endret 2 Eiere er endret til ny kommune og fylkesstruktur etter 2020, det er ingen nye eiere eller utmeldinger. 3 Ny 5 (gjeldende avtale 4) Andre avsnitt er endret og modernisert, IKAVAs tjenester er videreutviklet som følge av innføring av elektronisk arkiv i kommunene. Selskapets tjeneste arkivdepot er tatt inn i selskapsavtalen. Egen avtale om arkivdepot ble inngått i 2006 med alle eierne. Tredje avsnitt siste del "i henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år", er tatt ut. 6 (gjeldende avtale 5) 9 Ny Andre avsnitt, andre setning er tatt ut på grunn av ny tilskuddsmodell der alle kommunenes tilskudd bygger på innbyggerantall. Eierkommuner revidert (jf. 2) Eierandel endret på grunn av endringer i kommunene som følge av sammenslåing og endret tilskuddsberegning. 10 (gjeldende avtale 7) Representantskapet Paragrafen er delt opp i to paragrafer Representantskapet 10 og Representantskapets møter er tilsvarer de første 5 avsnittene i 7 i gammel avtale. 11 (gjeldende avtale 7) Representantskapets møter Nytt punkt 5. Valg av valgkomité med minst tre medlemmer og to varamedlemmer. Nest siste avsnitt endres til valgkomite med tre medlemmer og Nytt:.." to varamedlemmer, inkludert en leder. Styret innstiller til valg av valgkomité. Retningslinjer for valgkomiteen fastsettes av representantskapet." Går ut: "Det femte styremedlemmet velges etter forslag fra Statsarkivaren i Kristiansand." 12 (gjeldende avtale 8) Tillegg ny tredje setning i tredje avsnitt: " Valget gjennomføres slik at minst to styremedlemmer står på valg hvert andre år." Fjerde avsnitt endring: "I tillegg har de ansatte en representant med generell møte og talerett i styret." Sjette avsnitt, tillegg: "Styret kan delegere til daglig leder å tilsette selskapets øvrige personale." Går ut (tidligere åttende avsnitt):

18 "Arbeidsgiveransvaret for de ansatte tilligger styret. Styret fastsetter stillingsinstrukser og arbeidsprogram innenfor gitte rammer. Styret kan tilsette og si opp arbeidstakere og fastsetter der ansattes lønn. Daglig leder avgir innstilling i tilsettingssaker." Sjuende avsnitt NYTT: "Styret representerer selskapet utad og tegner firmaet. Styret kan gi styreleder eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan fastsette at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap." Åttende avsnitt endring: "Styret rapporterer til representantskapet, og skal gjennom detten sørge for at representantskapet får nødvendig oversikt over virksomheten og i tide kan forberede sine disposisjoner." 13 (gjeldende avtale 9) 15 NY 5. avsnitt går ut: "Daglig leder har rett til å foreta tilsettinger av kortere varighet (inntil 3 måneder) så lenge ansettelsesforholdet skjer innenfor budsjettets ramme og ikke forplikter selskapet utover engasjementsperioden."

19 SELSKAPSAVTALE FOR INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER IKS Opprinnelige vedtekter vedtatt på stiftelsesmøte med senere endringer. Interkommunalt Arkiv Vest-Agder IKS (IKAVA IKS) er en videreføring av den interkommunale samarbeidsordningen Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA). 1 Firma Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS er et interkommunalt selskap, opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper (IKS). Selskapsavtalen gjelder i tillegg til loven. 2 Deltakere Deltakere er: Vest-Agder fylkeskommune og kommunene Audnedal, Vennesla, Kristiansand, Songdalen, Søgne, Marnardal, Mandal, Åseral, Lindesnes, Lyngdal, Hægebostad, Sirdal, Kvinesdal, Flekkefjord og Farsund. Rett til å delta i selskapet har fylkeskommunen, kommunene i Vest-Agder og interkommunale selskaper med hovedkontor i Vest-Agder. 3 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Kristiansand kommune. 4 Formål og ansvarsområde Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS skal arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS vil i samråd med kommunene og fylkeskommunen ha ansvar for ordning av deltakernes fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner, rådgivning og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med annet arkivarbeid for deltakerne. Hver deltaker har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd i henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS har anledning til å påta seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går ut over ordinære plikter i forhold til deltakerkommunene. 5 Innskuddsplikt og eierandel Deltakerne yter årlig midler til selskapets drift. Beløpets størrelse og grunnlaget for utregningen av driftstilskuddet skal være folketallet ved siste årsskifte. For deltakere som ikke kan legge folketall til grunn, og for nye deltakere, skal innskuddet fastsettes av representantskapet i forbindelse med behandlingen av selskapets årsbudsjett.

20 Deltagernes beregnede eierandel fra og med 2016: Kommune Eierandel Audnedal 1,39 % Farsund kommune 7,62 % Flekkefjord kommune 7,20 % Hægebostad kommune 1,35 % Kristiansand kommune 12,62 % Kvinesdal kommune 4,73 % Lindesnes kommune 3,88 % Lyngdal kommune 6,62 % Mandal kommune 12,26 % Marnardal kommune 1,82 % Sirdal kommune 1,46 % Songdalen kommune 5,05 % Søgne kommune 8,91 % Vennesla kommune 11,20 % Åseral kommune 1,27 % Vest-Agder fylkeskommune 12,62 % Sum 100 % Eierandelen blir justert hvert fjerde år på bakgrunn av endringer i folketallet, første gang fire, 4, år etter denne avtalens ikrafttredelse. Eierandelen endres også ved inn- og uttreden. Ved endring i eierandel må selskapsavtalen endres. 6 Ansvarsfordeling Deltakeransvaret tilsvarer eierandelen i selskapet. Den enkelte deltaker hefter med hele sin formue for sin aktuelle del av selskapets samlede forpliktelser, jf Representantskapet Representantskapet er øverste myndighet i selskapet. Deltakerne utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. For representantskapets sammensetning, myndighet, innkalling og saksbehandling gjelder selskapsavtalen i tillegg til lov om interkommunale selskaper 6, 7, 8 og 9. Hver deltaker er representert med én representant. Representantene med vararepresentanter oppnevnes av vedkommende kommunestyre eller fylkesting. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Hver representant har én stemme. Representantskapet velger selv sin leder og nestleder.

21 Representantskapet holder hvert år ett ordinært møte i mars måned. Innkalling til representantskapsmøte skal skje med minst fire ukers varsel og skal inneholde saksliste. De deltakende kommuner og fylkeskommunen skal med samme frist varsles om innkallingen og sakslisten. Ordinært representantskapsmøte behandler: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg av styre og styreleder 3. Overordnede mål og retningslinjer for driften 4. Økonomiplan, budsjettforutsetninger og -rammer 5. Andre saker som forelegges av styret eller følger av lov om interkommunale selskaper og er forberedt i innkallingen. For øvrig innkalles representantskapet til møter i samsvar med ovennevnte bestemmelser i loven. Representantskapet velger en valgkomite bestående av tre representanter fra deltakerne. Valget av komiteen gjelder for den kommunale valgperioden. Valgkomiteen kommer med innstilling på fire styremedlemmer. Det femte styremedlemmet velges etter forslag fra Statsarkivaren i Kristiansand. Om styrets og daglig leders møte- og uttalerett/plikt gjelder det som fremgår av lovens 9, 6. ledd. 8 Styret Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet innenfor gitte rammer fastsatt i lov, forskrift, selskapsavtale og vedtak i representantskapet. For styrets sammensetning, innkalling, saksbehandling og myndighet gjelder selskapsavtalen i tillegg til lov om interkommunale selskaper 10, 11, 12 og 13. Styret har 5 medlemmer og 3 varamedlemmer som velges for den kommunale valgperiode. Styrets medlemmer, varamedlemmer og leder velges av representantskapet. Styret velger selv nestleder, jf. 7. De ansattes representant har generell møte og talerett i styret. Dette gjelder med de unntak som er spesifisert i kommuneloven 26 nr.2. Styret skal normalt forberede og legge fram de saker som skal behandles i representantskapet. Styret ansetter daglig leder og fører tilsyn med vedkommendes ledelse av selskapet. Arbeidsgiveransvaret for de ansatte tilligger styret. Styret fastsetter stillingsinstrukser og arbeidsprogram innenfor gitte rammer. Styret kan tilsette og si opp arbeidstakere og fastsetter de ansattes lønn. Daglig leder avgir innstilling i tilsettingssaker. Ansettelses-

22 og arbeidsvilkår for de ansatte i selskapet følger Kommunenes Sentralforbunds overenskomster med arbeidstakerorganisasjonene. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. 9 Daglig leder Daglig leder (arkivsjef) administrerer virksomheten i henhold til de retningslinjer, pålegg og instrukser som styret gir, jf. lov om interkommunale selskaper 14. Daglig leder er styrets sekretær og forbereder normalt de saker som skal behandles i styret. Daglig leder har møte- og talerett/plikt i representantskapet og styret i tråd med lovens 9 og 11. Daglig leder har anvisningsmyndighet innenfor vedtatt budsjett. Daglig leder har rett til å foreta tilsettinger av kortere varighet (inntil 3 måneder) så lenge ansettelsesforholdet skjer innenfor budsjettets ramme og ikke forplikter selskapet utover engasjementsperioden. Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. 10 Regnskap og revisjon Selskapet avgir regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Budsjett skal følge budsjettforskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjetter. Selskapet skal ha revisor som velges av representantskapet. 11 Endring av selskapsavtalen For endringer i selskapsavtalen gjelder lov om interkommunale selskaper 4. Styret skal i alle tilfelle få anledning til å uttale seg om forslag til endring av selskapsavtalen før disse fremmes for behandling hos deltakerne. 12 Uttreden og oppløsning Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i selskapet. For øvrig gjelder lovens 30. Ved oppløsning skal arkivsaker som tilhører privatpersoner, private eller offentlige institusjoner og forvaltningsorganer tilbakeføres til eierne. For oppløsning gjelder for øvrig lov om interkommunale selskaper 32 flg. 13 Ikrafttredelse Denne selskapsavtalen trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt av samtlige deltakere. 14 Øvrige bestemmelser

23 For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper.

24 IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Saksfremlegg Dato: Turid Holen Arkivref: 19/40-3/ FE-030, TI-& Turid Holen Saksnr. Utvalg Møtedato 06/2019 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding for 2018 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Styrets innstilling: Representantskapet vedtar årsmeldingen for Saksutredning: Årsmeldingen har først en generell del. Videre følger årsmeldingen punktvis oppgavene som er fastsatt i langtidsplanen som ble vedtatt av representantskapet i Årsmeldingen ses i sammenheng med regnskapet som settes opp som en egen sak. Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: Årsmelding 2018

25 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 Årsmelding 2018 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Side 1 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

26 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 Innhold 1. Innledning... 4 Formålet med selskapet... 4 Oppsummering... 4 Generelt... 5 Styrets sammensetning... 5 Regionreform samarbeid med Aust Agder museum og arkiv og Vest Agder museet... 6 Pilot Agder... 6 Ansatte... 7 Eksterne administrative tjenester... 7 Økonomi Årsplan Arkivdanning, arkivplanlegging Kurs Grunnkurs Fagdag i samarbeid med Kuben Informasjonsvirksomhet og formidling Kontaktkonferanse Arkheion Internett Arkivportalen.no Agderbilder.no Utstillinger Foredrag Samarbeid på Arkivsenter sør Arkivsenter sørs vår og høstprogram Artikler i aviser og tidsskrift Omvisninger og veiledning for skoleklasser og studenter Familie og aktivitetsdag på Vest Agder Museet Sensitive arkiver Arkivlokaler Side 2 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

27 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Eldre og avsluttede arkiver Skanning av protokoller Digitalisering av byggesaksarkiver Etablering og drift av arkivdepot Forespørsler om eldre arkivmateriale Depot for elektroniske arkiver Personal og organisasjonsutvikling HMS og sykefravær Verv Samarbeid med Arkivverket Samarbeid med andre relevante institusjoner Side 3 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

28 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Innledning Formålet med selskapet Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS ble stiftet i Selskapet eies av alle kommunene i fylket og Vest Agder fylkeskommune. Formålet med selskapet er nedfelt i IKAVAs selskapsavtale 4: Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS skal arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS vil i samråd med kommunene og fylkeskommunen ha ansvar for ordning av deltakernes fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner, rådgiving og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med annet arkivarbeid for deltagerne. Hver deltager har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd i henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år. Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS har anledning til å ta på seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går utover ordinære plikter i forhold til deltakerkommunene. Kjerneoppgavene til IKAVA er rådgivning innenfor arkivdanning og arkivplanlegging, kurs og informasjonsvirksomhet. IKAVA utfører ordning, tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og avsluttede arkiver og drift av arkivdepot, herunder også bevaring av elektroniske arkiver. IKAVA har åtte faste stillinger, tre av disse er finansiert med prosjektmidler. Oppsummering IKAVAs styre har videreført samarbeid med Aust Agder museum og arkiv og Vest Agder museet vi initierte etter vedtaket om sammenslåing av de to Agderfylkene. Det er signert ny leieavtale for både kontorer og depot. I tillegg er det inngått en pilotavtale om samdrift av publikumstjenestene på Arkivsenter sør med Arkivverket. Kommune og regionreformen har store arkivfaglige konsekvenser for kommuner og fylkeskommuner som skal slå seg sammen. IKAVA har startet opp bistand både med bevaring av elektroniske arkiver og papirarkiver og med planlegging av nye storkommuner innenfor arkiv og dokumentasjon. Overføringen av elektroniske arkiver til sikringsdepotet for elektroniske arkiver som er driftet av KDRS (Kommunearkivenes Digitale Ressurssenter DA) fortsetter. IKAVA utfører fortsatt mye arkivordningsarbeid for eierne, både i vanlig drift og som egenfinansierte prosjekter. Prosjektfinansiert digitalisering av eiendomsarkiver som startet opp i 2017, har ferdigstilt digitalisering av byggesaksarkivene til den første eierkommunen. Det er inngått nye avtaler om digitalisering i Det er også inngått avtaler om flere stor nye ordningsprosjekter for Side 4 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

29 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 eierkommunene. Generelt IKAVA leier kontorer og depotplass på Arkivsenter sør på Presteheia i Kristiansand og er samlokalisert med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand. I tillegg leier IKAVA depotlokaler i Sørlandsparken. I 2012 utvidet IKAVA depotkapasiteten, slik at IKAVA nå har tilstrekkelig kapasitet til eiernes arkivmateriale som skal oppbevares i godkjente depotlokaler. Siden 2012 er i overkant av hyllemeter med papirarkiver for eierkommunene flyttet til depotet. Depotlokalene i Skibåsen skal erstattes med depotlokaler på Arkivsenter sør og hele IKAVAs drift vil være samlet der fra Det er inngått en tiårs leiekontrakt med Statsbygg som omfatter 30% av fellesarealene og ombygging på Arkivsenter sør til nye depotlokaler for IKAVA. IKAVA og Arkivverket er leietakere og utvikler et utvidet samarbeid om driften av bygget. Representantskapet er selskapets øverste styringsorgan, årets representantskapsmøte ble avholdt 16. mars Styrets sammensetning Styret i 2018: Rådgiver Hans S. Stusvik, Marnardal kommune, styreleder Arkivsjef Grete Gavelstad, Kristiansand kommune, nestleder Rådmann Ivan Sagebakken, Hægebostad kommune Arkivleder Olaug Aase Sindland, Kvinesdal kommune Kommunalsjef Aslak Wegge, seksjon for samfunnsutvikling, Vennesla kommune Ansattes representant, rådgiver Tormod Engebu Sekretær, arkivsjef Turid Holen Varamedlemmer: Avdelingsleder Dag Morten Frantzen, Søgne kommune Skolefaglig ansvarlig Einar Handeland, Lyngdal kommune Arkivleder Jorunn Tryland, Mandal kommune Styret har avholdt sju styremøter. Styret har i løpet av året blant annet behandlet leieavtale med Statsbygg, pilotprosjekt i samarbeid med Arkivverket og ny selskapsavtale i tillegg til vanlige saker som årsmelding, regnskap med revisjonsberetning, budsjett, virksomhetsrapporter og rapportering om HMS. Det ble orientert om endret tilskuddsmodell og Pilot Agder på representantskapsmøtet i mars IKAVA arrangerte et eiermøte i november for å orientere om forslaget til ny selskapsavtale med revidert modell for eiertilskudd. Det ble tilbudt orienteringsmøter om endringer i tilskuddsmodellen for kommunene for politisk og administrativ ledelse i kommunene. Arkivsjefen deltok på møte med Side 5 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

30 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 Kristiansand kommune og holdt en orientering for kommunestyret i Kvinesdal kommune. Regionreform samarbeid med Aust Agder museum og arkiv og Vest Agder museet IKAVAs styre initierte til samarbeid Aust Agder museum allerede i I 2018 deltok IKAVA i et felles styremøte med styrene for Aust Agder museum og Arkiv IKS (Kuben) og Vest Agder Museet IKS, de interkommunale selskapene innenfor arkiv og museum i nye Agder fylkeskommune. Det er avtalt et nytt felles styremøte i 2019 og et felles formidlingsprosjekt. Pilot Agder Etter forespørsel fra Arkivverket og vedtak i IKAVAs styre er det arbeidet fram en prosjektavtale mellom Arkivverket og IKAVA om et pilotprosjekt der IKAVA drifter Arkivverkets tjenester innenfor publikum og depot på Statsarkivet i Kristiansand. Figur 1 Artikkel om Pilot Agder i Arkheion nr IKAVA og Arkivverket samarbeidet om planleggingen av prosjektet i en prosjektgruppe. Avtale om Pilot Agder ble signert høsten Oppstart med åpning av Riksarkivar Inga Bolstad og IKAVAs styreleder Hans S. Stusvik satte prosjektet i gang 8. oktober Målsetningen er å skape enhetlig brukeropplevelse av arkivtjenester i Vest Agder fra arkivdepotet og et forsøksprosjekt å utrede muligheten for en varig og forpliktende løsning Side 6 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

31 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 om betjening av offentlig (kommunale og statlige) arkiv i regionene. Syv ansatte i Arkivverket i 6,2 stillinger er midlertidig omdisponerte, der daglig leder på IKAVA har styringsrett. Prosjektet styres av en styringsgruppe bestående av avdelingsdirektør for publikum i Arkivverket og styreleder i IKAVA. Figur 2 Arkivmedarbeidere ved IKAVA og Statsarkivet i Kristiansand som deltar i Pilot Agder. Ansatte Det er åtte faste stillinger på IKAVA med åtte årsverk. I tillegg var det ca. 3 årsverk i engasjement i Turid Holen er arkivsjef. Eksterne administrative tjenester Regnskap og lønn er ivaretatt av Vest Agder fylkeskommune. Agder kommunerevisjon IKS er valgt revisor. Økonomi IKAVA finansieres av et årlig tilskudd fra eierkommunene basert på folketallet, med et minimums og maksimumsbeløp og et eget beløp fra fylkeskommunen. I tillegg til fellestjenester, får eierne individuelle tjenester tilpasset størrelsen på tilskuddet. Tilskuddet indeksreguleres i henhold til lønnsog prisnivå for øvrig. For 2018 var tilskuddet kroner 41,80 per innbygger og utgjorde totalt 6,1 millioner. Representantskapet vedtok i 2008 en fast økning i eiertilskuddet for å dekke kostnader til tilstrekkelig depotlokaler som dekker eierkommunenes behov. Denne økningen dekker leieutgiftene for Side 7 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

32 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 depotlokaler. IKAVA tok i bruk tilleggslokaler for depot i Skibåsen i 2012, økningen av eiertilskuddet øremerket depot ble satt av til oppbygging av et eget fond i perioden Dette fondet holdes adskilt fra IKAVAs disposisjonsfond som er bygd opp gjennom avsetning av midler fra tidligere års regnskapsoverskudd. Disposisjonsfondet var ved inngangen av 2018 på kr , og disposisjonsfondet for redusert husleie på , Merforbruket sosiale utgifter skyldes noe lavt budsjetterte pensjonsutgifter til KLP. Merforbruket innenfor kjøp av varer og tjenester skyldes kjøp av historiske base av IKAVAs avsluttede sak/arkivsystem for å gjøre dette tilgjengelig for oppslag. Styret har vedtatt at utgifter til oppgradering av sak/arkivsystem belastes IKAVAs disposisjonsfond. Egenkapitalinnskudd i KLP, kr , er ført i investeringsregnskapet. I balansen er store deler av posten Annen kortsiktig gjeld innbetalt av eierkommuner for påbegynte ordningsprosjekter. Disse midlene er bundet opp til ordningsprosjekter i 2019, eventuelt senere. Renteinntektene for 2018 beløper seg til kr ,. Driftsregnskapet er gjort opp med et merforbruk på kr Det overføres kr , til egenkapitalinnskudd i KLP. Det er tilsammen , kroner i merforbruk i Merforbruket i driftsregnskapet er disponert mot disposisjonsfondet. Ved årsskiftet er disposisjonsfondet på kr , kroner. Disposisjonsfondet for redusert husleie er på kr ,. Se note 3 i regnskapet. Innestående i bank stod det ved årsskiftet henholdsvis kr ,12 herav bundet i skattetrekksmidler kr ,73. Representantskapet vedtok i 2005 at møtegodtgjørelsen for IKAVAs styre skal følge fylkeskommunes satser for styreleder og medlemmer. Det vil si for tiden kr , pr. halvdagsmøte, for heldagsmøte og et tillegg på kr. 1000, til leder pr. møte. Styret anser IKAVAs økonomi for tilfredsstillende for nåværende aktivitetsnivå. 2. Årsplan Arbeidsplanen for ble vedtatt av representantskapsmøtet i Mange av arbeidsmålene har et fireårsperspektiv, fordi arbeidsoppgaver som oppdatering av arkivplaner, kursvirksomhet, drift av depot og ordning av arkiver er kontinuerlige arbeidsoppgaver. Arbeidsmålene for 2018 er i hovedsak oppnådd. Enkelte av arbeidsmålene er blitt vektlagt forskjellig ut fra behovet hos den enkelte eierkommune. IKAVA arbeider etter den generelle arbeidsplanen som suppleres av arbeidsplaner for den enkelte eierkommune. En del av tjenestene går til tjenester som er felles oppgaver for alle eierne. En del er presisert i en årlig arbeidsplan for den enkelte kommune, og går til den enkelte eier og består av et bestemt antall dagsverk beregnet ut fra den enkelte eiers eierandel. Administrasjonen rapporterer arbeidet med arbeidsplanene til styret. I 2018 ble 97 % av de planlagte arbeidsoppgavene utført. I tillegg til generelle oppgaver og oppgaver som er fastsatt i arbeidsplanen har IKAVA i 2018 Side 8 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

33 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 gjennomført flere eksternt finansierte prosjekter med arkivordning og digitalisering av eiendomsarkiver. Prosjektene er selvfinansierte og utføres i tillegg til IKAVAs ordinære drift. Side 9 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

34 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Arkivdanning, arkivplanlegging Arkivdanningen i kommunene bør bidra til effektiv dokumentforvaltning i fylkeskommuner og kommuner. Arkivdanningen skal sikre at rett informasjon bevares for ettertiden og sikre etterprøvbare kommunale beslutninger. Fakta 70 skriftlige henvendelser 3 kurs hos eierkommunene Mye av IKAVAs tid går med til å besvare skriftlige henvendelser og forespørsler på telefon. Dette er eksempelvis spørsmål om hvordan arkivene skal håndteres ved omorganiseringer og kommunesammenslåing, spørsmål om journalføring, bevaring og kassasjon og offentlighetsvurdering. Dette er nyttig og utfordrende for IKAVA. I mange tilfeller er det kommunespesifikke utfordringer vi bistår med, mens en del problemstillinger gjelder alle kommunene samtidig. Henvendelsene kan utvikle seg til saker som må behandles mer inngående og spørsmålene løftes ut av egen organisasjon før klare retningslinjer foreligger. Kommunereform/ regionreform Åtte av IKAVAs seksten eierkommuner samt fylkeskommunen vil bli direkte berørt av kommune og regionreformen ved sammenslåing. Dette innebærer store arkivfaglige utfordringer og muligheter, og IKAVA har med utgangspunkt i Arkivverkets reformveileder tatt initiativ overfor samtlige eierkommuner/fylkeskommunen som er involvert og bistått med råd og veiledning om hvordan kommuneledelsen, arkiv og ikt kan forberede seg på det arkivfaglige området. Vi har kommet godt i gang med å hente inn papirarkiv fra kommuner som er berørt, samt at vi sørger for kartlegging av arkivbestanden for videre beregning av ressursbehov, både for papirarkiver og elektroniske arkiver. IKAVA har også som mål å sikre at forsvarlig dokumentasjonsforvaltning blir en prioritert oppgave i samtlige reformprosjekter hos våre eiere. Vi bistår med å sikre arkivene som avsluttes og for at dokumentasjonsforvaltningen i de nye kommunene blir fremtidsrettet og følger de lover og forskrifter som gjelder. IKAVA har bistått Nye Lindesnes kommune i arbeidsgruppen post/arkiv som utarbeidet anbefaling av organisering av arkivtjeneste for Nye Lindesnes kommune. Vi har arrangert en samling for arkivledere i sammenslåingskommuner. Det er også sendt ut informasjon til kommunen om at alle arkiver må avsluttes i de gamle kommunene og nye opprettes i den nye kommunen som er en ny virksomhet. Arkivplan Alle offentlige organer er pålagt å ha en oppdatert arkivplan. Nettløsningen Arkivplan.no er utviklet av kommunearkivinstitusjonene i landet i fellesskap og brukes av alle kommunene i Vest Agder. En arkivplan skal være en oppdatert plan som til enhver tid beskriver hvilke arkiv kommunen har, hvordan arkivene dannes og hvordan kommunene håndterer dokumentasjon fra opprettelse til bortsetting og deponering. Arbeid med oppdatering av arkivplaner for eierne er en prioritert oppgave på de årlige arbeidsplanen for hver enkelt eier. IKAVA har bistått med råd om hvordan pålegg fra Arkivverket kan utbedres. Elektroniske arkiver Godkjente systemer for elektronisk bevaring av informasjon er avgjørende for digital forvaltning og Side 10 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

35 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 en framtidsrettet arkivtjeneste. Det er sentralt at kommunene har god kjennskap til Noark 5 løsninger, fagsystemer tilknyttet en Noark 5 godkjent arkivkjerne og integrasjonsløsninger mellom fagsystemer og godkjente sak/arkiv systemer. I 2018 har vi blant annet bistått kommunene tilknyttet DDV med innkjøp og oppsett av nytt oppvekstadministrativt system og kravspesifikasjon for nytt sakarkivsystem. Kommentar til statistikk: Gjestene på lesesal er totale antallet gjester på felles lesesal for IKAVA og Statsarkivet i Kristiansand. Tallene for forespørsler er for kommunale og fylkeskommunale arkiver. Digitalisering av byggesaksarkiver startet opp i Side 11 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

36 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Kurs IKAVA tilbyr hvert år felleskurs i våre lokaler på Arkivsenter sør for eierne for å bistå med kompetanseheving. I 2018 ble det arrangert to grunnkurs og en fagdag. Grunnkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap for saksbehandlere, ledere og nyansatt arkivpersonale. Det ble arrangert to kurs med til sammen 24 deltagere. Fagdag i samarbeid med Kuben IKAVA og Kuben arrangerte i fellesskap fagdag for arkivpersonale i begge Agderfylkene. Både IKAVA og Kuben stod for det faglige programmet. I tillegg holdt Arkivverket et foredrag om Arkiv og GDPR. Det var til sammen 56 deltagere. I alt deltok 80 personer på kurs og seminarer i regi av IKAVA. Dette er en oppgang fra fjorårets 48 kursdeltakere. Øvrig kurstilbud: Grunnleggende kurs i arkiv og klient/pasientarkiv Spesialkurs i ordning av eldre arkiver K kode kurs Kurs i bruk og forståelse av den kommunale arkivnøkkelen NOARK 5 kurs Grunnkurs i arkiv og dokumentasjon for PPT kontor Dokumentasjon i interkommunale løsninger Fagsystemer oppgraderinger, nyanskaffelser Periodisering av NOARK 4/NOARK 5 systemer Dokumentasjon og arkiv i barnevern Dokumentasjon og arkiv i NAV Seminar for arkivpersonale Kurs for kommunestyre i offentlighetslov og forvaltningslov Side 12 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

37 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Informasjonsvirksomhet og formidling IKAVA skal arbeide med informasjon til kommunene gjennom faste møter, nettside og gjennom tidsskriftet Arkheion. I tillegg skal vi drive aktiv arkivformidling. Kontaktkonferanse Kontaktkonferansen 2018 for arkivledere ble avholdt i Kristiansand på hotell Scandic Bystranda. På programmet stod blant annet presentasjon av IKAVAs samarbeid med Arkivverket i pilotprosjektet Pilot Agder. Fagdirektør Kjetil Reithaug fra Arkivverket orienterte om Arkivverkets tilsynsarbeid med forvaltningen i foredraget "Hva er et godt arkiv". Det var også et historisk blikk på kommunevåpen i fylket før og nå. Arkheion IKAVA er deleier i bladet Arkheion. Arkheion er et landsdekkende fagmagasin for kommunale arkivinstitusjoner og bladet kommer ut to ganger i året og finnes også på nett. Bladet distribueres til IKAVAs eiere. Internett I 2018 er det arbeidet videre med de nye nettsider for IKAVA. Sidene kjører på systemet WordPress, og oppdateres jevnlig med nyheter, smakebiter fra arkivene og arkivfaglig stoff. Den nye løsningen driftes på egen server, og dette medfører økt mulighet til å knytte IKAVAs internettjenester sammen. Det er også opprettet knytning mellom WordPress og siden for skannede protokoller for å presentere beriket innhold i nettsiden Antall sidevisninger per år IKAVAs instagramkonto, ika_vestagder, har økt fra 163 følgere til 184 følgere i løpet av Side 13 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

38 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 IKAVA har i 2018 fortsatt å legge ut skannede protokoller på nettsiden Nettsiden inneholder i dag totalt 224 protokoller. Dette er protokoller som ikke er underlagt klausul, og nettløsningen er utbygd for visning og enkel indeksering for lettere navigering for brukeren. I 2018 var det totalt sidevisninger på siden. IKAVA benytter også Wikipedia for å spre kunnskap og informasjon om arkiver oppbevarte i depot hos IKAVA. Det arbeides for at lokalhistoriske artikler på Wikipedia knyttes opp til IKAVAs sider på arkivportalen.no. Arkivportalen.no IKAVA tilgjengeliggjør arkivlister for arkivene i depotet på det nasjonale nettstedet arkivportalen.no. Portalen har søkbare register over private, kommunale og statlige arkiver som oppbevares ved arkivinstitusjoner i hele landet. Via portalen kan publikum bestille arkiver for innsyn på lesesal eller komme med forespørsel om skanning. I tillegg kan publikum lese i protokoller som allerede er skannet via portalen. Arkivportalen er oppdatert med alle deponerte arkiver som er ordnet og tilgjengelige for publikum. Agderbilder.no IKAVA deltar i samarbeidet Agderbilder sammen med Vest Agder Museet, Statsarkivet i Kristiansand, flere kommuner og ulike foreninger. Det samarbeides blant annet om en felles nettside som formidler digitaliserte kulturhistoriske foto fra Agder med god dokumentasjon (metadata). Agderbilder gjør også de kulturhistoriske fotoene på nettstedet tilgjengelig via Flickr. Utstillinger I løpet av 2018 har vi hatt flere utstillinger i foajeen på Arkivsenter sør. I mars satte vi opp flyfoto fra Randesund i forbindelse med lokalhistorisk lørdag i samarbeid med historielaget der. Vi fikk også flere bilder fra historielaget, som til sammen ble et meget godt mottatt skue for besøkende. I april satte vi i samarbeid med Statsarkivet opp en utstilling om bygningshistorie i forbindelse med arrangement med samme tema. Figur 3 Arkivmedarbeidere ved Arkivsenter sør lager utstilling På senhøsten erstattet vi bygninger med å stille ut ting og tang vi får inn fra kommunene som ikke hører hjemme i et arkiv. Det aller meste har vi fått fra Kristiansand kommune, og består av t skjorter, kniv, telefonkataloger, kalendere med mer. Vi har også vist og forklart hvordan vi jobber med ordning Side 14 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

39 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 av arkiver i forhold til arkivrensking og begrensing. Den siste utstillingen vi satte opp var også fra Kristiansand kommunes arkiv, og består av karikerte portretter av kommuneansatte. Foredrag I 2018 har IKAVA holdt foredrag for Lindesnes historielag i Lindesnes. IKAVA har holdt to foredrag om Pilot Agder for kommunearkivinstitusjonenes arkivkonferanse, KAIkonferansen i Tromsø og på en fagdag for arkivinstitusjoner i Trondheim. Det er holdt et foredrag om bevaring av digitale arkiver på felles e arkivkonferanse for ledere i kommunale arkivinstitusjoner og i Arkivverket. Samarbeid på Arkivsenter sør IKAVA samarbeider med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand om formidling av arkiver og utvikling av Arkivsenter sør som møteplass. Etter oppstarten av Pilot Agder driftes formidlingsarbeidet på Arkivsenter sør av IKAVA. Arkivsenter sør har også egne nettsider som IKAVA administrerer i samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand på adressen Arkivsenter sørs vår og høstprogram Pilot Agder (tidligere IKAVA og Statsarkivet) samarbeider om arrangementer hver høst og hver vår. Programmene for 2018 har vært omfattende og har blant annet inneholdt arrangementer om jernbanehistorie, bygningshistorie, skipshistorie, bydelen Randesund og slektsforskerdagen. Arrangementene har stort sett vært godt besøkt. Flere arrangementer har vært i samarbeid med slektsforskerforeningen Slekt og Data Vest Agder. Formålet med arrangementene Figur 4 Plakat for ett av arrangementene for Arkivsenter sør våren 2018 er å skape interesse rundt arkivene og hva de inneholder og å utvikle Arkivsenter sør som møteplass for publikum. Det formidles informasjon om arkivsenteret og arrangementene blant annet på nettsiden Side 15 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

40 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 Artikler i aviser og tidsskrift IKAVA og Statsarkivet samarbeider om en artikkelserie i Fædrelandsvennen. Serien setter fokus på arkiv og dagsaktuelle historiske temaer. IKAVA har bidratt med artikkel om kommunevåpen. Det er skrevet en artikkel om Pilot Agder i fagtidsskriftet Arkheion. Figur 5 Artikkel i Fædrelandsvennen om kommunesammenslåing og kommunevåpen Omvisninger og veiledning for skoleklasser og studenter Også i 2018 hadde Arkivsenter sør orientering og omvisninger for studenter fra UiA, bl.a. for både bachelor og masterstudenter i historie. Familie og aktivitetsdag på Vest Agder Museet IKAVA deltok på den årlige familiedagen på Vest Agder museet sammen med Statsarkivet. En søndag i august fikk et par hundre barn og voksne prøve seg med fjærpenn og blekk. Vi ser at dette er en type arrangement hvor vi får vist oss frem for brukere vi vanligvis ikke når, og vi ønsker å fortsette deltagelsen framover. Figur 6 Deltakelse på familiedagen på Vest Agder museet Med fjærpenn og blekk 6. Sensitive arkiver IKAVA henter inn sensitive personarkiver 10 år etter at saksbehandlingen er avsluttet og vi tilbyr også ordning av sensitive arkiver for våre eierkommuner. Vi har store mengder sensitive personarkiver i våre magasiner og mye etterspørsel etter disse arkivene. I 2018 har vi besvart 416 henvendelser (inklusive innsyn i tannhelsejournaler) om innsyn i personsensitive arkiver fra eierkommunene. Dette er en økning på 103 fra året før. Det ble brukt 59 dagsverk på betjening og innhenting av sensitive arkiver. Side 16 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

41 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Arkivlokaler Det er fortsatt behov for forskriftsmessige arkivlokaler i kommunene selv om utviklingen går mot mer elektronisk arkivdanning. Det må være forskriftmessige lokaler til både avsluttede papirarkiver og papirarkiver som fortsatt blir produsert. Det kreves også forskriftmessige lokaler til de elektroniske arkivene. IKAVA kan nå tilby godkjente lokaler til eierkommunenes eldre og avsluttede arkiver fram til Fokuset i kommunene blir å ha tilfredsstillende lokaler til dagligarkiver og bortsatte arkiver (inntil arkivene er år). IKAVA bistår fortsatt med vurdering av arkivlokaler for daglig og bortsettingsarkiv for eierne. Kommunene ble med arkivforskriften pålagt å utbedre sine arkivlokaler slik at kravene i arkivforskriften er overholdt med en frist innen utgangen av For å kunne flytte eldre arkiver til godkjent depot, har flere kommuner har inngått avtaler med IKAVA om betalt forsering av arkivordning for å få arkiver plassert i IKAVAs godkjente lokaler. Figur 7 Bilde fra arkivlokalene i Skibåsen Side 17 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

42 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Eldre og avsluttede arkiver IKAVA har ved utgangen av 2018 over 9000 hyllemeter med arkiver fra kommunene og fylkeskommunen i depotet. Ordning av eldre arkiver er fortsatt en høyt prioritert oppgave for IKAVA. Det er fortsatt mange hundre hyllemeter med uordnede arkiver ute i kommunene og mange årsverk med ordningsarbeid som venter. Ordning av arkiver innebærer systematisering av arkivmaterialet, rensing, pakking, etikettering og registrering i arkivsystemet ASTA. Ferdige arkivkataloger blir tilgjengelige på nett på Arkivportalen.no. IKAVA utfører ordningsarbeid som en del av driften som eiertilskuddet dekker. I tillegg kan eierne kjøpe ordning av arkiver som egenfinansierte prosjekter. I 2018 har IKAVA ordnet ca. 70 hyllemeter på kommunenes arbeidsdager. I tillegg har vi brukt mye arbeid på henting og mottak, oppsetting i hyller og registrering i ASTA. En rekke eierkommuner har bevilget penger til forsering av ordning av arkiver. Prosjektene er selvfinansierte og utføres i tillegg til vanlig drift. Dette arbeidet blir utført som egne prosjekter. I 2018 har vi blant annet ordnet store mengder arkiver fra kommunene Kristiansand, Farsund, Marnardal, Søgne, Åseral, Lyngdal, samt Vest Agder fylkeskommune. Om lag fire årsverk er brukt til dette arbeidet. Flere ordningsprosjekter vil fortsette i 2019 og nye prosjekter vil bli startet opp. Selvfinansierte prosjekter som videreføres/ startes opp i 2019: Ordningsprosjekter Søgne kommune Marnardal kommune Kristiansand kommune, helse og sosial og omsorgssektoren Kristiansand kommune, flerårig prosjekt Audnedal kommune Vennesla kommune Flekkefjord kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Hægebostad kommune Side 18 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

43 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 Noen av ordningsprosjektene er av større omfang. I 2015 ble det hentet inn ca hm med uordnede arkiver fra Kristiansand kommune som skal ordnes som en tilleggstjeneste for kommunen. Kommunens etterslep på ordning og deponering av arkiver i depot, blir med dette betydelig mindre. To fulle stillinger er øremerket til dette prosjektet som vil fortsette over flere år. Progresjonen på kristiansandsprosjektet er god. Over 1000 hyllemeter av totalen på rundt 1400 er ferdig ordnet, registrert, etikkert og plassert i magasinet i Skibåsen. Arkivene blir også tilgjengelige via Arkivportalen.no etter hvert som de er ferdig ordnet. Det siste året har vi brukt mye tid på arkivet etter teknisk sektor og byarkitekten. Arkivet etter sistnevnte har vært uoversiktlig og utfordrende å få en sammenheng i. Men når dette er fullført vil vi ha et stort, flott og brukervennlig arkiv med saksarkiv, tegninger, kart og fotografier. Figur 8 Etikettliming Side 19 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

44 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 Skanning av protokoller IKAVA har en avansert bokskanner. Denne blir brukt til skanning av eldre arkivprotokoller i ulike formater. I 2018 er det foretatt skanning av protokoller på forespørsel fra publikum og etter IKAVAs eget behov i forbindelse med formidling og formidlingsprosjekter. Digitalisering av byggesaksarkiver Flere av våre eierkommuner har skannet sine eldre byggesaksarkiver. Dette er arkiver som er i kontinuerlig bruk og som kan ta stor plass i kommunenes arkivlokaler. Gevinsten ved skanning av disse arkivene er bedre gjenfinning og mer effektiv og digital saksbehandling, samt at dokumentasjon ikke går tapt ved utlån av papirmappene. I tillegg kan byggesaksarkivene som er skannet deponeres i IKAVAs depot, og kommunene kan frigjøre plass og lokaler. I 2016 ønsket flere av kommunene vest i fylket at IKAVA skulle digitalisere byggesaks arkiver på vegne av kommunene og i samarbeid med DDV (Det digitale vestre Agder). IKAVA startet opp med digitalisering i 2017 med to arbeidsstasjoner og en storformatskanner. Digitaliseringsprosjektene er selvfinansierte i tillegg til IKAVAs ordinære drift og investeringene skal dekkes inn av prosjektmidlene. Vi startet opp med to medarbeidere og ferdigstilte digitalisering av 68 hm byggesaksarkiv for Farsund kommune i Digitalisering av byggesaksarkivene til Kvinesdal Figur 9 Skanningsmedarbeider ved IKAVA og eksempel på en sterkt skadet protokoll som er bevart digitalt. Figur 10 Skanningsmedarbeidere ved IKAVA. Selvfinansierte Digitaliseringsprosjekter som videreføres /startes opp i 2019 Kvinesdal Flekkefjord Audnedal Lindesnes Farsund Mandal er startet opp, deretter følger Flekkefjord, Audnedal og flere. I 2018 ble det inngått nye avtaler med Lindesnes, Mandal og Farsund kommuner, samt planlegging av utviding av arbeidsstokken. Effektivisering og videreutvikling av arbeidsprosessene pågår kontinuerlig. Side 20 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

45 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Etablering og drift av arkivdepot IKAVA har nå tilstrekkelig kapasitet for å ta imot eierkommunenes avsluttede og eldre arkiver. Leieutgiftene dekkes av økningen i eierbidrag som ble vedtatt i representantskapet i IKAVA har godkjente leielokaler på Arkivsenter sør og i Sørlandsparken. Ny leiekontrakt med Statsbygg innebærer ombygging på Arkivsenter sør og flytting av depotet til Arkivsenter sør. Dette vil gi sikre lokaler, bedre tilgang til arkivene og mer effektive arbeidsforhold for de ansatte. IKAVA har lesesal sammen med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA styrer den totale driften av lesesalen etter i Prosjektet Pilot Agder. Arbeidsfordelingen er fortsatt at IKAVAs andel av lesesalsvaktene er basert på utlånet av kommunalt arkivmateriale. Samarbeidet med Statsarkivet innebærer at lesesalen er betjent fire virkedager. I tillegg er det langåpent en dag i uken store deler av året. Samarbeid gir gode tjenester til publikum og har liten kostnad for IKAVA. Forespørsler om eldre arkivmateriale Lesesalsbesøket ved Arkivsenter sør varierer fra måned til måned. I 2018 var det 1084 gjester på lesesalen, mot 1188 i Det ble lånt ut 461 kommunale arkivstykker i 2018 mot 372 i IKAVAs utlån i 2018 utgjorde 28,5 % av det totale utlånet på lesesalen i 2018 mot 18,5 % av det totale utlånet i IKAVA utfører også innsynsforespørsler og saksbehandling i historiske arkiver. Forespørslene omfatter et vidt spekter av ulike spørsmål og krever svært ulik grad av tid og ressurser for fremfinning. I 2018 var det 215 forespørsler etter historisk materiale, dette er en nedgang på 68 fra året før. Figur 11 Kvartal 10 "Vinkelbygget" Kr. IVdes gate Side 21 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

46 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 Depot for elektroniske arkiver I løpet av året er det mottatt 10 nye systemer. Mye av dette er på grunn av tilsyn utført av Arkivverket, med påfølgende avleveringer av eldre systemer. Daglig drift av elektronisk depot krever backup og sikringslager av de deponerte systemene. For å sikre eierkommunenes digitale arkiver ble det i 2014 besluttet medlemskap i KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter). Løsningen for KDRS sikringsdepot ble tatt i bruk i september Arbeidet med overføring av data til sikringsdepoter er startet, men dette arbeidet tar mye tid, og i første omgang konsentrerer IKAVA seg om å få overført eldre systemer som er ferdig behandlet. Prosessen kommer til å vare langt ut i I mellomtiden er systemene sikret ved at kommunene fortsatt har en kopi hos seg, i tillegg til at IKAVA har en original og en arbeidskopi av systemet som det tas jevnlig backup av. Side 22 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

47 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding Personal og organisasjonsutvikling IKAVA er en kompetansebedrift og selskapets vesentligste verdi ligger i de ansattes kompetanse. Dette gjenspeiles også i at den største enkeltutgiften på budsjettet er personalutgifter. Styret og administrasjonen er derfor opptatt av å vedlikeholde og videreutvikle kompetansen, og bevare den i selskapet. Dette er nødvendig for fortsatt å kunne tilby eierkommunene den best mulige bistanden innen vårt fagfelt og for å bidra til at kommunene produserer og sikrer den dokumentasjonen de trenger og er pålagt å ha. HMS og sykefravær IKAVAs internkontrollsystem er samordnet med systemet til Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA har en HMS plan som skal oppdateres fortløpende og er en IA bedrift. Anne Smith Lorentz er verneombud for IKAVA. I 2018 hadde IKAVA 2,35 %, en nedgang fra fjorårets 3,2 % sykefravær. Det har ikke vært noen sykemeldinger i Fravær på grunn av syke barn var på 1 %, fjorårets var på 0,9 %. Likestilling/mangfold IKAVAs styre har til enhver tid minimum 40% representasjon av hvert kjønn. IKAVAs faste stab bestod i 2018 av 3 menn og 5 kvinner. Det er ingen lønnsforskjeller basert på kjønn. Selskapet har en jevn fordeling mellom kvinner og menn, kulturell bakgrunn og alder. Det arbeides for å opprettholde dette. Selskapet søker å tilrettelegge for ansatte i alle livsfaser. Arbeidet for et godt arbeidsmiljø er en kontinuerlig prosess. IKAVA s virksomhet har en ubetydelig virkning på det ytre miljø. Verv Bård Raustøl er styremedlem i Arkivforbundet. Medlemskap Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA (KDRS) Norsk Arkivråd Arkivforbundet KS Bedrift Forskernettverk Agder Samarbeid med Arkivverket Samarbeidet med Arkivverket, Statsarkivet i Kristiansand er løpende, og vi vurderer stadig flere samarbeidsprosjekter og områder. Samarbeidet er utvidet til samarbeid med både Arkivverkets driftsavdeling og publikumstjenestene hos Arkivverket med ledelse lokalisert i Oslo. Side 23 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

48 Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Årsmelding 2018 I forbindelse med at IKAVA og Arkivverket har inngått nye leieavtaler med Statsbygg er det gjort en nøye gjennomgang av oppgaver tilknyttet bygget som eksempelvis sikkerhet, nøkkeladministrasjon, vakthold og renhold, slik at IKAVA og Arkivverket i fellesskap løser disse oppgavene rasjonelt og kostnadseffektivt. IKAVA og Arkivverket følger opp leieavtalen med Statsbygg og ombyggingsprosjektet i fellesareal i fellesskap og opptrer i hovedsak samlet som leietagere overfor Statsbygg. Planlegging, iverksetting og drift av Pilot Agder er et samarbeid mellom Arkivverkets publikumsavdeling og IKAVA. Statsarkivet og IKAVA har i flere år brukt navnet Arkivsenter sør om bygningen og samarbeidet mellom de to arkivinstitusjonene. Dette arbeider vi videre for å bevisstgjøre befolkningen om. Gjennom faste månedlige formidlingsmøter for institusjonene planlegges felles formidling knyttet til Arkivsenter sør. Det samarbeides innenfor et vidt spekter: Formidlingsprosjekter som formidlingsserien Vår og høstprogram, Arkivdagen og omvisninger på Arkivsenter sør. Vi har i fellesskap et samarbeid med Fædrelandsvennen der begge institusjonene skriver artikler i serien I historisk lys. I tillegg samarbeider vi om betjening av felles lesesal og internkontrollsystem. Dessuten har vi også i 2018 hatt flere felles faglige fora for å lære av hverandre. Både Statsarkivets og IKAVAs ansatte har deltatt med innlegg. Ansatte på Statsarkivet har også tilgang til å delta på kursene IKAVA arrangerer på Arkivsenter sør som er åpne for eksterne deltagere og IKAVA deltar på tilsvarende kurs arrangert av Arkivverket i våre felles lokaler. Samarbeid med andre relevante institusjoner Vi ser også på samarbeidet med andre lignende arkivinstitusjoner som nyttige og fortsetter å engasjere oss i dette. Slik kan IKAVA være med å bidra og selv trekke veksler på de nettverk av kunnskapsinstitusjoner vi bygger opp. Kontakten med arkivplan.no gir oss god oversikt over hvordan løsningen utvikles videre og KDRS medlemskapet gir oss mye faglig kompetanse om data og datasikkerhet og bevaring av elektroniske arkiver. IKAVA samarbeid med Aust Agder Museum og Arkiv, Kuben, om arrangering og faglig innhold i en felles fagdag for arkivmedarbeidere i begge fylkene. Dette er et godt tilbud til kommunene der begge institusjoner bidrar med faglig innhold. I tillegg videreutvikler dette det arkivfaglige samarbeidet mellom institusjonene. Arkivsenter sør samarbeider også med Universitetet i Agder om tilgjengeliggjøring av våre kilder til bruk for historiestudenter og til bruk i skoleverket. IKAVA har tatt imot en student fra UiA i tre ukers praksisperiode i emnet Humanister i praksis som inngår i bachelorgraden. IKAVA har også deltatt i flere nasjonale prosjekter. Engebu deltok i referansegruppe for uttrekks og testverktøy for Noark, Arkade 5, samt deltakelse i referansegruppe for Modernisering av Arkivoverføring, MODARK (Tidligere MAVOD). Side 24 av 24 Märthas vei 1 Telefon Organisasjonsnr. E post 4633 KRISTIANSAND S ikava@ikava.no

49 IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Saksfremlegg Dato: Turid Holen Arkivref: 19/41-5/ FE Turid Holen Saksnr. Utvalg Møtedato 07/2019 Representantskapet til Interkommunalt arkiv i Vest Agder IKS Regnskap for 2018 for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Styrets innstilling: Representantskapet vedtar regnskapet for Saksutredning: Regnskapet viser et merforbruk på kr , i IKAVAs drift. Det er ca kroner i merforbruk i driftsregnskapet og , kroner som overføres til egenkapitalinnskudd i KLP. Merforbruket i sosiale utgifter skyldes noe lavt budsjetterte pensjonsutgifter til KLP. Merforbruket innenfor kjøp av varer og tjenester skyldes kjøp av historiske base av IKAVAs avsluttede sak/arkivsystem for å gjøre dette tilgjengelig for oppslag. Styret har vedtatt at utgifter til oppgradering av sak/arkivsystem belastes IKAVAs disposisjonsfond. Ved årsskiftet er disposisjonsfondet på kr , kroner. Disposisjonsfondet for redusert husleie er på kr ,. Se også omtale av økonomi i årsmeldingen. Turid Holen Arkivsjef Vedlegg: Signert regnskap for 2018

50

51

52

53

54

55

56

57