Selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

Transkript

1 VEST-AGDER FYLKESREVISJON Rapport til kontrollutvalgene i Vest-Agder Fylkeskommune og Kristiansand kommune Selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS IKAVAs lokaler i Statsarkivet på Prestheia i Kristiansand.

2 Innholdsfortegnelse FORORD TIL RAPPORTEN INNLEDNING Etablering av kommunale selskaper Hjemmel og formål for selskapskontroll Hvilke selskaper omfattes Rapportering Gjennomføring og metode PRESENTASJON AV SELSKAPET KONTROLLPUNKTER FAKTABESKRIVELSER OG VURDERINGER Driver selskapet i tråd med fylkestingets og bystyrets vedtak og intensjoner? Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig? Har fylkeskommunen og kommunen etablert en eierstrategi for selskapet? Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med selskapsavtale og lover og regler? Hvordan rapporterer selskapet til eierne, og videreformidler administrasjonen denne informasjonen til egne politiske organer? Har fylkeskommunen og kommunen et arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskaper man eier eller er medeier i? Har fylkeskommunen og kommunen oppnevnt sine representanter til representantskapet i tråd med lov og selskapsavtale, og har representant- skapet hensyntatt kravet om 40 % kvinneandel i styret? Har fylkeskommunen og kommunen utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen og kommunen i representantskapet, og er det gitt opplæring eller informasjon om eierstrategi, oppgaver og ansvar til styremedlemmer i selskapet? OPPSUMMERING MED ANBEFALINGER Resultat av kontrollene Anbefaling til selskapet Anbefaling til Vest-Agder fylkeskommune Anbefaling til Kristiansand kommune SELSKAPETS OG EIERNES KOMMENTARER Selskapets kommentarer Eierkommunens kommentarer Side 2 av 18

3 Forord til rapporten Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (heretter kalt IKAVA) er et interkommunalt selskap eid av Vest-Agder fylkeskommune og 15 kommuner i Vest-Agder. Selskapets formål er å hjelpe eierne til å ta vare på verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale og gjøre det tilgjengelig for administrative og forskningsmessige formål. IKAVA skal også bidra til gode arkiveringsprinsipper og arkivrutiner i eierkommunene og se til at arkivarbeidet skjer i samsvar med lover og retningslinjer. Formålet med selskapskontrollen fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen er gjennomført av fylkesrevisjonen i Vest-Agder Fylkeskommune på oppdrag fra kontrollutvalgene i Vest-Agder Fylkeskommune og Kristiansand kommune. Metodisk er det benyttet intervjuer, dokumentgjennomgang og regnskapsanalyser. Rapporten er skrevet av Ove Egenes i samarbeid med Terje Osnes. Kristiansand 28. august 2007 Side 3 av 18

4 1. Innledning 1.1. Etablering av kommunale selskaper Utviklingen i kommuner/ fylkeskommuner synes å gå i retning av økende bruk av fristilte selskaper til å forestå kommunale oppgaver, i stedet for slik som tidligere å la oppgavene være en del av administrasjonens (rådmannens) ansvarsområde. Denne utviklingen fører til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten og innebærer utfordringer når det gjelder styring, kontroll og tilsyn. Når fristillingen omfatter sentrale og viktige kommunale oppgaver, er det spesielt viktig å sikre fortsatt demokratisk kontroll med virksomheten, selv om den skjer i egne selvstyrte selskaper. Muligheten for kontroll av kommunal virksomhet som er organisert som egne selskaper sikres nå gjennom kommunelovens regler om selskapskontroll. Utgangspunktet for selskapskontrollen er kommunestyrets hensikt og intensjon med deltakelse i det enkelte selskap. Dette bør klart framgå i forbindelse med saksbehandling og vedtak som fylkestinget/kommunestyret har gjort ved opprettelsen av selskapet. Det synes klart at behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil være større i selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til den forretningsmessige virksomheten. Når et fylkesting/kommunestyre velger å fristille deler av sin virksomhet i AS og IKS selskaper, innebærer det at fylkestinget/kommunestyret gir slipp på mulighetene for direkte styring av virksomheten. Men det er viktig å være klar over at fylkestinget og kommunestyret som eiere fremdeles har et overordnet ansvar for selskapenes forvaltning. Fylkestingets/kommunestyrets mulighet for styring i slike selskaper kan formelt bare skje på generalforsamling og i representantskapsmøter og innenfor det regelverket som gjelder den aktuelle selskapsformen. 1.2 Hjemmel og formål for selskapskontroll I 2004 fikk kommuneloven de nye bestemmelsene for internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Det nye kapittelet inneholder også bestemmelser vedrørende kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper m.m.. I 77.5 heter det Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm.. Innholdet i selskapskontrollen er nærmere utdypet i forskrift om kontrollutvalg. Ifølge departementets merknader til 14 i forskrift om kontrollutvalg avgjør kontrollutvalget om selskapskontrollen i tillegg til eierskapskontroll også skal omfatte kontroll av forvaltningen i selskapet. (forvaltningsrevisjon). Selskapskontrollen skal bidra til at det føres systematisk kontroll med at fylkeskommunens og kommunens eierinteresser i fristilte selskaper ivaretas, og at forvaltning av selskapene skjer tilfredsstillende i henhold det som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven (aksjeloven, IKS loven), og er i samsvar med kommunens Side 4 av 18

5 vedtak og forutsetninger. For selskaper der hovedsiktemålet er produksjon av velferdstjenester er dette spesielt viktig. Kommuneloven 80 gir kontrollutvalget og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for å utføre selskapskontrollen både fra selskapets daglige leder og fra styret og selskapets valgte revisor. 1.3 Hvilke selskaper omfattes Kommunelovens 80 regulerer hvilke selskaper som kan omfattes av selskapskontrollen. I stor grad vil dette dreie seg om aksjeselskaper og interkommunale selskaper der en kommune/ fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjer/innskuddskapital. 1.4 Rapportering Ifølge forskrift skal kontrollutvalget rapportere til kommunestyret/fylkestinget med utgangspunkt i plan for gjennomføring av selskapskontroll om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Det er ikke fastsatt bestemte krav til innholdet i selskapsrapportene, men av departementets merknader til forskriften framgår det at de ser det som naturlig at rapporter om gjennomført selskapskontroll videreformidles fortløpende til kommunestyret. Når det gjelder innholdet i slike rapporter, er det ikke fastsatt bestemte krav, men departementet mener det kan være naturlig at rapporten inneholder faktaomtale om selskapet med opplysninger som antas å kunne ha interesse for kommunestyret, alle prinsipielle forhold og merknader og opplysninger om selskapets oppfølging av merknader og prinsipielle forhold. 1.5 Gjennomføring og metode Selskapskontrollen utføres av fylkesrevisjonen i henhold til bestilling fra kontrollutvalgene i fylkeskommunen og Kristiansand kommune. Metodisk bygger selskapskontrollen på informasjon fra, og intervju med arkivsjefen i IKAVA. I tillegg gjennomgang av dokumenter fra IKAVA, fylkeskommunen og kommunen, samt analyse av regnskapet. Sentrale dokumenter har vært protokoller fra politiske utvalg, årsregnskaper og årsmeldinger fra årene 2004 til 2006, samt arbeidsplaner, møteinnkallinger og referater fra representantskap og styre i samme periode. Styreleder og arkivsjef i IKAVA, samt eierne ved fylkesordfører i fylkeskommunen og ordfører i Kristiansand kommune har fått rapporten til uttalelse. Kopi er også sendt henholdsvis fylkesrådmann og rådmann. Uttalelsene fra selskapet og eierne er vedlagt rapporten under kapittel 6. Side 5 av 18

6 I rapporten omtales Vest-Agder Fylkeskommune og Kristiansand kommune også som hhv fylkeskommune og kommune. 2. Presentasjon av selskapet IKAVA ble i 1990 opprettet som et interkommunalt arkivsamarbeid i Vest- Agder. Initiativet kom fra Statsarkivet i Kristiansand, og både Vest-Agder fylkeskommune og Kristiansand kommune var med som stiftere. En interkommunal arkivordning var den gang allerede etablert i Aust-Agder og Rogaland. I 2003 ble selskapet omdannet til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS i tråd med lov om interkommunale selskaper. Selskapet leier kontor- og magasinplass m.m. i statsarkivbygningen i Prestheia. IKAVA bidrar til å ta vare på verdifullt kommunalt arkivmateriale gjør det tilgjengelig for administrative og forskningsmessige formål. Her følger noen nøkkeltall om selskapet: Navn: Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS Addresse: Märthas vei 1 (leier kontorlokaler av Statsarkivet) Organisasjonsnr: Organisasjonsform: Interkommunalt selskap organisert etter Lov om interkommunale selskaper av 1999 Stiftet: Stiftet 20/ Ble omdannet til IKS på konstituerende representantskapsmøte 19/ Hovedkontor: Kristiansand Arkivsjef: Antall ansatte: Kjetil Reithaug 3 ansatte i 2004 (2,5 stillinger) økt til 4 ansatte i 2006 (3,5 stillinger) Styre: Tore Gullichsen, Mandal kommune, styreleder ( ) Reidar Opsahl, Kristiansand kommune Arthur Tveiten, Vest-Agder Fylkeskommune, Dag Ivar Staurseth, Flekkefjord kommune, Oddleif Lian, Statsarkivet Evy-Anni Evensen, Lyngdal kommune, fom 03/2006 Sindy Herstøl, Lindesnes kommune, fom 03/2006 Det er oppnevnt 3 varamedlemmer til styret Side 6 av 18

7 Representantskapet ( ) Kristiansand kommune Kirsten Lindeberg (2003-mars 2007) Ivar Rosenløv (fom mars 2007) Ivar Rosenløv (vara 2003-mars 2007) Raimond Oseland (vara fom mars 2007) Grete Gavelstad (vara fom mars 2007) Vest-Agder fylkeskommune Tore Berntsen i 2004 Anne Turid Konsmo i 2005 Arne Karlsen 2006, 2007 Innskuddskapital: Eierne har ikke innbetalt innskuddskapital i selskapet Inntekter: 1,8 mill kr i Økt til 2,3 mill kr i 2006 Revisor: Fylkesrevisjonen i Vest-Agder Fylkeskommune Deltakernes eierandeler: Vest-Agder fylkeskommune. 18,27 Kristiansand kommune. 12,30 Mandal kommune.. 11,11 Vennesla kommune.. 10,02 Farsund kommune. 7,81 Søgne kommune... 7,55 Flekkefjord kommune... 7,22 Lyngdal kommune. 5,92 Songdalen kommune. 4,58 Kvinesdal kommune.. 4,54 Lindesnes kommune.. 3,66 Marnadal kommune 1,81 Sirdal kommune.. 1,42 Hægebostad kommune. 1,30 Audnedal kommune 1,26 Åseral kommune. 1,23 Eierandelene er beregnet på grunnlag av deltakertilskuddet i 2002, og vil bli justert på nytt i 2007 på grunnlag av folketallet og størrelsen på tilskuddet for de av eierne som ikke kan legge folketallet til grunn (selskapsavtalens 5). Side 7 av 18

8 3. Kontrollpunkter Med bakgrunn i formålet med selskapskontrollen, er det satt opp følgende kontrollpunkter: 3.1 Driver selskapet i tråd med fylkestingets og bystyrets vedtak/intensjoner? 3.2 Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig? 3.3 Har fylkeskommunen og kommunen etablert en eierstrategi for selskapet? 3.4 Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med lover og regler og selskapsavtale? 3.5 Hvordan rapporterer selskapet til eierne, og videreformidler administrasjonen denne informasjonen til egne politiske organer? 3.6 Har fylkeskommunen og kommunen et formålstjenlig arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskaper man eier eller er medeier i? 3.7 Har fylkeskommunen og kommunen oppnevnt sine representanter til representantskapet i tråd med IKS loven, og har representantskapet hensyntatt kravet om 40 % kvinneandel i styret? 3.8 Har fylkeskommunen og kommunen utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen og kommunen i representantskapet, og er det gitt opplæring eller informasjon om oppgaver og ansvar til styremedlemmer? 4. Faktabeskrivelser og vurderinger 4.1 Driver selskapet i tråd med fylkestingets og bystyrets vedtak og intensjoner? I 1999 kom lov om interkommunale selskaper. Med interkommunale selskaper menes et selskap hvor alle deltakerne er kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I lovens 40 fremgår det at selskaper organisert etter kommunelovens 27 innen 4 år må omorganiseres i tråd med IKS loven. Dette var bakgrunnen for omdanningen til et IKS selskap i I desember 2002 ble saken om omdanning av IKAVA til et IKS selskap behandlet av fylkestinget i sak 54/2002. Her godkjente fylkestinget selskapsavtalen. Selv om det ikke fremkommer direkte i vedtaket at omdanningen godkjennes, må en anta at dette er gjort i og med fylkestingets godkjennelse av selskapsavtalen. Side 8 av 18

9 Kristiansand bystyre godkjente omdanningen til et interkommunalt selskap 4/ i sak 176/02. Forslag til selskapsavtale er vedlagt saken, og selv om det ikke fremkommer direkte i vedtaket at avtalen godkjennes, må en anta at dette er gjort i og med bystyrets godkjennelse av omdanningen. Bakgrunnen for saken og intensjonen med omdanningen fremgår både av saksframleggene i fylkestinget og i kommunestyret. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS ble stiftet på konstituerende representantskapsmøte 19. juni I selskapsavtalen fremkommer det i 4 hva som er selskapets formål. Formålet er i stor grad videreført fra vedtektene i det gamle selskapet: Arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk. Forestå forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. I samråd med eierne ha ansvar for ordning av fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkiv rutiner Rådgivning og tilsyn med arkivlokaler, samt med annet arkivarbeid for deltakerne. Hver deltaker har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd iht vedtatt arbeidsplan for hvert år ( tidl 6). IKAVA har anledning til å påta seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går utover ordinære plikter i forhold til deltakerne ( tidl 6). IKAVA fikk ved opprettelsen ikke tilført innskuddskapital fra eierne, men opptjent kapital fra perioden på kr ,- ble videreført i det nye selskapet. Fylkesrevisjonen har gjennomgått årsmeldingene for årene 2004 tom 2006 samt selskapets arbeidsplaner for samme tidsrom. Arbeidsplanene inneholder konkrete arbeidsmål for hvert år, og er individuelle for de enkelte eierkommunene. Arbeidsplanen utarbeides av styret, og vedtas av representantskapet. Årsmeldingene er omfattende, og her gjentas de viktigste sakene selskapet har arbeidet med i perioden : - Arkivdanning og arkivplanlegging - Utarbeidelse av arkivplaner - Bistand med planlegging og anskaffelse av nye sak - og arkivsystemer - Arbeid med elektroniske arkiver - Åpning av egen interkommunal depottjeneste for eierne - Veiledning og kursvirksomhet - Avholdt ulike kurs i arkiv og klient/pasientarkiv - Noark-4-kurs Side 9 av 18

10 - Informasjon - Utvikling av egen brosjyre - Møtevirksomhet og konferanser - Forsknings dagene - Informasjonsmøter med historielagene - Sensitive personarkiver - Innhenting og oppbevaring fra eierkommunene - Behandling av innsynsøknader - Arkivlokaler - Bistand til eierkommunene med planlagte utbedring av arkivlokaler - Bistand med oppbevaring av edb arkiver - Arbeid med eldre arkiver - Ordning med bistand til katalogisering ( 143 og 75 hyllemeter i ) i eierkommunene - Personal- og organisasjonsutvikling - Gjennomføring av diverse prosjekt i regi av ABM-U - Medlemskap i ulike arkivråd I årsmeldingene konkluderes det på hvorvidt arbeidsmålene er oppnådd: 2004 Med enkelte unntak ble arbeidsmålene også for 2004 i det vesentligste oppnådd Med enkelte unntak ble arbeidsmålene også for 2005 i det vesentlige oppnådd 2006 Arbeidsmålene for 2006 i planen er oppnådd Vår vurdering Etter å ha gjennomgått arbeidsplaner og årsmeldinger er vår vurdering at IKAVA drives i tråd med fylkestingets og bystyrets vedtak og intensjoner. Selskapet har de siste årene lagt ned et solid arbeid på arkivfronten, og er i dag eneste IKA- ordning i Norge med 100 % oppslutning om depot i sitt fylke. 4.2 Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig? IKAVA var opprinnelig et samarbeidsprosjekt mellom 6 kommuner og fylkeskommunen. Etter hvert kom de andre kommunene i fylket med, senest Farsund kommune i Side 10 av 18

11 Lov om interkommunale selskaper som kom i 1999 har i 40 en bestemmelse om at interkommunalt selskap med eget styre organisert etter kommunelovens 27 må innen 4 år etter lovens ikrafttreden være organisert som selskap etter loven av På denne bakgrunn ble Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS stiftet på konstituerende representantskapsmøte 19. juni Selskapet er et selvstendig rettssubjekt. I 2003 kom lov om kompensasjon av merverdiavgift som i henhold til 2 også gjelder for interkommunale selskaper. IKAVA har i perioden fått kompensert ca kr ,- i merverdiavgift fra staten. Vår vurdering Etter vår vurdering er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig når flere kommunale deltakere samarbeider om konkrete oppgaver. Selskapsformen er også gunstig økonomisk sett i og med at IKS selskaper kommer inn under reglene om kompensasjon av merverdiavgift. 4.3 Har fylkeskommunen og kommunen etablert en eierstrategi for selskapet? Fylkeskommuner og kommuner står relativt fritt til hvordan de vil organisere sin virksomhet. Dersom det er ønskelig å etablere egne selskap for å ta hånd om deler av den kommunale virksomheten, bør eierne være bevisst på hva de ønsker å oppnå ved en slik handling. Det er derfor viktig at eiernes formål med nye selskaper er klarlagt og at det utarbeides strategier for nyetablerte selskaper. Fylkestinget og bystyret har et spesielt ansvar for den del av virksomheten som skilles ut og organiseres i egne interkommunale selskaper. Dette illustreres ved at valg av representanter til representantskapet ikke kan delegeres, men må gjøres av fylkestinget og bystyret selv. Verken fylkeskommunen eller kommunen har utarbeidet egne eierstrategier for deltakelse i IKAVA. Imidlertid ser vi at eierstrategiene kommer klart frem i selskapsavtalen og selve saksframstillingene da selskapet ble vedtatt etablert. Vår vurdering Etter vår vurdering har både fylkeskommunen og kommunen gjennom selskapsavtalen og saksframleggene ved opprettelsen av selskapet vist et klart formål og strategi med selskapet. Side 11 av 18

12 4.4 Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med selskapsavtale og lover og regler? Vi har delt dette avsnittet i en økonomisk del med regnskapsanalyse og en del om driften i forhold til selskapsavtale og lover og regler Er driften økonomisk forsvarlig? IKAVA avlegger regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper ( ref.selskapsavtalen 10, IKS lovens 27). I en analyse av kommunale regnskap kan en ikke uten videre benytte nøkkeltall fra privat sektor. I stedet for å se på begrep som lønnsomhet og soliditet, vil det være mer naturlig å gå inn på enkelte nøkkeltall vedrørende drift, finansiering/ investering og likviditet. Regnskapsanalyse gir oss følgende nøkkeltall: Regnskapsanalyse / nøkkeltall: Brutto resultatgrad - 5,45-1,57 10,03 (brutto driftsres/driftsinnt.) Kontantstrøm (i hele 1000) (endring i likvider) Likviditetsgrad I 1,18 2,56 2,53 (oml.m / korts.gjeld) Arbeidskapital (i hele 1000) (oml.m korts.gjeld) Ser en på nøkkeltallene i perioden viser disse en nedadgående tendens. Arbeids- kapitalen, som sier noe om i hvilken grad selskapet er i stand til å møte sine kortsiktige forpliktelser, er redusert fra kr ,- i 2004 til kr ,- i Likviditetsgrad 1 sier noen om forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld, og tallet bør være større enn 1. Selskapet har finansiert sine investeringer ved bruk av fond, og har ikke langsiktig gjeld Er driften i tråd med selskapsavtale og lover og regler? Det er daglig leder og styrets oppgave å forestå driften av selskapet. For å kunne vurdere dette arbeidet har vi sett på driften i forhold til selskapsavtale og et utvalg lover- og forskrifter: Selskapsavtalen Vi har gjennomgått selskapsavtalen og kontrollert at denne inneholder de punkter som 4 i Lov om interkommunale selskaper krever skal være med. Vi har kontrollert at selskapsavtalens ulike bestemmelser for daglig leder, styre og representantskap blir fulgt slik det fremgår av avtalen. Lov om interkommunale selskaper Vi har kontrollert at daglig leder, styre og representantskap utfører de oppgaver som fremgår av loven, og at selskapet styres slik loven krever. Side 12 av 18

13 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper Vi har gjennomgått selskapets regnskaper for perioden 2004 til 2006, og påsett at selskapet har avlagt årsregnskap, årsmelding, årsbudsjett og økonomiplan slik forskriften krever. Det er avlagt revisjonsberetning uten forbehold i alle årene. Årsregnskapene m/årsmeldinger er utarbeidet og lagt frem for representantskapet av styret. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Selskapet har i perioden kun gjort en større anskaffelse av hyllereoler (i 2005) som omfattes av fulgte lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vi har kontrollert at selskapet i denne forbindelse fulgte loven og forskriften. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven gjelder for alle selskaper med ansatte. Daglig leder arbeider for tiden med utarbeidelse av en HMS plan, og denne er planlagt fullført i løpet av året. Styret har ikke fattet noe vedtak om utarbeidelse av en HMS plan, men er muntlig orientert om at arbeidet pågår. Selskapet leier lokaler hos Statsarkivet, og har i forhold til Arbeidsmiljøloven inngått et uformelt samarbeid om bruk av felles verneombud. Vår vurdering Nøkkeltallene i regnskapsanalysen har vist en negativ utvikling de siste årene. Vi vurderer det slik at selskapet i fremtiden bør tilpasse og planlegge aktivitetene nøye i forhold til de årlige driftstilskuddene fra eierne. I den forbindelse bør selskapet etter fylkesrevisjonens mening utarbeide økonomiplaner med positive netto driftsresultater som kan bidra til å øke arbeidskapitalen noe i fremtiden. I økonomiplanen for årene er det budsjettert med netto driftsresultat lik 0. Vi vurderer det slik at arbeidet med HMS planen burde vært prioritert høyere. Med unntak av dette mener vi at daglig leder, styret og representantskapet har utøvet sin myndighet i tråd med lover og regler og selskapsavtale. 4.5 Hvordan rapporterer selskapet til eierne, og videreformidler administrasjonen denne informasjonen til egne politiske organer? IKAVA sin årsmelding og årsregnskap, samt referater fra representantskapsmøtene blir hvert år oversendt fylkeskommunen og kommunen. Fylkeskommunen har ingen rutine for rapportering fra administrasjonen til politiske organ når det gjelder selskapets årsregnskap og årsmelding. Side 13 av 18

14 I kommunen har man en rutine for deleide selskaper der dokumenter fra årsmøte i representantskapet framlegges kommunalutvalget til orientering. Det foreligger ingen særskilte rutiner for rapportering fra det enkelte styre- eller representantskapsmedlem til politiske organer i fylkeskommunen og kommunen. Vår vurdering Fylkeskommunen har ingen rutine for formidling av informasjon om selskapet til politiske organer. Fylkesrevisjonens vurdering er at det bør være en rutine som sikrer informasjon til politikerne om virksomheten til de enkelte selskapene, der fylkeskommunen er eier. Etter vår mening bør informasjonen minst gis årlig for alle selskapene etter at disse har avgitt sitt årsregnskap og årsmelding. I kommunen vurderes rutinen der årsregnskaper og årsmeldinger legges fram for kommunalutvalget til orientering som tilstrekkelig for at det politiske miljøet skal være orientert om utviklingen i selskapene kommunen eier eller har eierandeler i. 4.6 Har fylkeskommunen og kommunen et arkivsystem for selskapsavtale, vedtekter, regnskaper mv. for de selskaper man eier eller er medeier i? Fylkeskommunen har ikke en rutine som sikrer at materiale fra de selskapene man eier eller er medeier i blir systematisk arkivert. Arkiveringen kan virke tilfeldig, for eksempel har noen saksbehandlere egne arkiv, i tillegg til at en del materiale arkiveres i sentralarkivet. I kommunen opplyser man at årsregnskap og årsmeldinger, samt innkallinger og protokoller og annen dokumentasjon inngår i arkivsystemet for politiske saker. Imidlertid er materialet som finnes knyttet til ulike politiske saker og ikke for hvert selskap. Vår vurdering Etter vår mening er et godt arkivsystem viktig for at fylkeskommunen og kommunen når det gjelder å holde en historisk og samlet oversikt over de mange selskapene man eier eller har eierandeler i. Det er vår vurdering at fylkeskommunens arkivordning ikke sikrer en systematisk og god samlet oversikt over ulike selskaper der fylkeskommunens er eier eller medeier. I Kristiansand kommune arkiveres selskapsmateriale sammen med de politiske sakene til kommunalutvalget. Det er vår vurdering at denne arkivordningen ikke sikrer en systematisk og god samlet oversikt over selskapene kommunen eier eller har eierandeler i. Side 14 av 18

15 4.7 Har fylkeskommunen og kommunen oppnevnt sine representanter til representantskapet i tråd med lov og selskapsavtale, og har representant- skapet hensyntatt kravet om 40 % kvinneandel i styret? Bystyret i Kristiansand valgte i sak 60/03 fast representant og vararepresentant til representantskapet i IKAVA. Valget er i tråd med 6 i IKS loven som sier at det er bystyret som selv skal velge sine representanter. Fylkestinget har ikke gjennomført valg av fast representant og vararepresentant til representantskapet i selskapet slik selskapsavtalen og lov om interkommunale selskaper krever. Dette til tross for at det både går klart fram av IKS loven og at IKAVA v/arkivsjefen i 2003 gjorde administrasjonen oppmerksom på at fylkestinget selv iht IKS lov og selskapsavtale skal velge representant og vara til representantskapet. Fylkestinget vedtok i sak 72/2003, i strid med IKS loven, å gi fylkesrådmannen fullmakt til administrativt å oppnevne representant og vararepresentant til representantskapet i IKAVA. Vedtaket ble ikke fulgt opp før 14/ da fylkesrådmannen på grunnlag av fullmakten oppnevnte 2 ansatte i fylkeskommunen som hhv fast representant og vararepresentant til representantskapet. I 2004 og 2005 møtte fylkeskommunens representanter i representantskapet etter fullmakt fra fylkesordfører. IKS loven hjemler ikke en slik bruk av fullmakt. Vi kan heller ikke se at kommunelovens 9 gir ordfører hjemmel til å opptre på vegne av fylkestinget, når IKS loven angir at valget kun kan gjøres av fylkestinget selv. Styret i IKAVA skal iht selskapsavtalen ha 5 medlemmer. I følge IKS lovens 10, ref aksjelovens 20-6, skal begge kjønn være representert med minst 2 medlemmer. Representantskapet endret styresammensetningen slik loven krever, og på møte 16.mars 2006 ble 2 kvinner valgt inn i styret. Vår vurdering Etter revisjonens mening er det ikke tilfredsstillende at fylkeskommunen ikke har fulgt IKS loven og selskapsavtalen når det gjelder valg til selskapets øverste organ. Inntil fylkestinget har valgt representant (og vararepresentant) til representantskapet i selskapet kan ingen fra fylkeskommunen møte på lovlig måte i representantskapet. Bystyret i kommunen har valgt sine representanter til representantskapet iht IKS lov og selskapsavtale. Side 15 av 18

16 4.8 Har fylkeskommunen og kommunen utarbeidet egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen og kommunen i representantskapet, og er det gitt opplæring eller informasjon om eierstrategi, oppgaver og ansvar til styremedlemmer i selskapet? Verken fylkeskommunen eller kommunen har vedtatt egne retningslinjer for fullmaktsrepresentasjon på representantskapsmøter i IKS selskaper. Fylkeskommunen og kommunen har ikke gjennomført noen samlet opplæring eller informasjon om eierstrategi, oppgaver og ansvar for styremedlemmer. Det er heller ikke gitt opplæring eller slik informasjon fra selskapets side. Vår vurdering Fylkesrevisjonen mener at fylkeskommunen og kommunen bør vurdere å utarbeide retningslinjer for fullmaktsrepresentasjon i interkommunale selskap slik Kristiansand kommune har for aksjeselskaper som kommunen er medeier i. Fylkeskommunen og kommunen bør som eiere være interessert i at egne styremedlemmer innehar tilstrekkelig kompetanse om sitt ansvar som styremedlem generelt og om selskapets drift. Godt skolerte styremedlemmer vil kunne gjøre en bedre jobb i selskapene, og dette vil igjen være positivt for fylkeskommunen og kommunen som eiere. 5. Oppsummering med anbefalinger 5.1 Resultat av kontrollene Bortsett fra at fylkeskommunen ikke har fulgt IKS lovens bestemmelser om valg til representantskapet, har selskapskontrollen ikke avdekket feil ved måten fylkeskommunen og kommunen forvalter sine eierinteresser. Fylkesrevisjonens kontroller har vist at selskapet drives i samsvar med eiernes vedtak og formål med selskapet. Selskapskontrollen har imidlertid vist at det kan være rom for forbedringer på noen områder. Disse forbedringene fremkommer i anbefalingene til eierne og selskapet. 5.2 Anbefaling til selskapet I og med at antall ansatte i IKAVA øker bør selskapet prioritere fortgang i arbeidet med HMS planen, slik at denne kan sluttføres. I den grad man skal ha felles avtaler med Statsarkivet bør disse formaliseres. Fylkesrevisjonen mener selskapet bør vurdere å foreslå for sine eiere en økning av de årlige driftstilskuddene slik at selskapets arbeidskapital kan styrkes. Dette Side 16 av 18

17 kan skje ved å utarbeide årsbudsjetter/økonomiplaner som gir positive netto driftsresultat. Etter kommunelovens 80 skal kontrollutvalget og revisor for eierkommunene varsles og har også rett til å være til stede på selskapets representantskapsmøter. Dette har selskapet ikke gjennomført, noe vi antar skyldes en forglemmelse. 5.3 Anbefaling til Vest-Agder fylkeskommune Vi anbefaler at fylkestinget snarest foretar et lovlig valg av representant og vararepresentant til representantskapet i selskapet. Vi anbefaler at det utarbeides retningslinjer for fullmaktsrepresentasjon i interkommunale selskap. Vi anbefaler at det etableres en rutine som sikrer en fullverdig rapportering til fylkestinget for de selskaper som fylkeskommunen har eierinteresser i. Vi anbefaler at det vurderes om fylkeskommunale styremedlemmer skal tilbys en obligatorisk opplæring som kan omfatte grunnleggende forståelse av et styremedlems plikter og rettigheter, samt en orientering om eierstrategi. Vi anbefaler administrasjonen å vurdere hensiktsmessigheten av dagens arkivsystem for selskaper der fylkeskommunen er eier, og om det finnes mulighet for forbedringer som sikrer en systematisk arkivering av selskapsmateriale. 5.4 Anbefaling til Kristiansand kommune Vi anbefaler at det vurderes om kommunale styremedlemmer skal tilbys en obligatorisk opplæring som kan omfatte grunnleggende forståelse av et styremedlems plikter og rettigheter, samt en orientering om eierstrategi. Vi anbefaler at det utarbeides retningslinjer for fullmaktsrepresentasjon i interkommunale selskap, for eksempel tilsvarende de kommunen har for representasjon i aksjeselskaper. Vi anbefaler at man vurderer hensiktsmessigheten av dagens arkivsystem for selskaper der kommunen er eier, og vurderer om det finnes mulighet for forbedringer som sikrer en mer systematisk arkivering av selskapsmateriale. 6. Selskapets og eiernes kommentarer I henhold til forskrift om kontrollutvalg skal både eierkommunene og selskapet gis anledning til å uttale seg om rapporten, før den oversendes kontrollutvalget. Fylkesrevisjonen har gjennomgått utkast til rapport med arkivsjef i IKAVA 28. august 2007, og rapporten er deretter justert på enkelte mindre punkter, i henhold til arkivsjefens uttalelser. Side 17 av 18

18 Rapport til kontrollutvalgene i Vest-Agder Fylkeskommune og Kristiansand kommune om utført selskapskontroll i IKAVA er sendt på høring til styreleder og arkivsjef i IKAVA, fylkesordfører Thore Westermoen og ordfører Jan Oddvar Skisland, samt i kopi til henholdsvis fylkesrådmann og rådmann. 6.1 Selskapets kommentarer Eventuell uttalelse fra arkivsjef: Eventuell uttalelse fra styreleder : 6.2 Eierkommunens kommentarer Eventuell uttalelse fra, ordfører,fylkesordfører, ev. rådmann, fylkesrådmann Side 18 av 18