Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding Årsmelding Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

Transkript

1 Årsmelding 2015 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS SAK 2016/38-4 Side 1 av 20

2 Innhold 1. Innledning... 4 Generelt... 4 Styrets sammensetning... 5 Ansatte... 5 Eksterne administrative tjenester... 5 Økonomi Årsplan Arkivdanning, arkivplanlegging... 7 Generelle henvendelser... 7 Kassasjon... 7 Skanning av byggesaksarkiver... 8 Arkivplan... 8 Elektroniske arkiver... 8 Kommunereform Kurs Grunnkurs Elevarkivkurs Kurs i offentlighetslov og forvaltningslov Innlegg og foredrag utenfor IKAVA Informasjonsvirksomhet og formidling Kontaktkonferanse Arkivfaglig samling for arkivledere Arkheion IKAVAs 25-års markering Norges dokumentarv Internett Arkivportalen.no Digitale Bilder i Agder (DBA) Arkivsenter sør Side 2 av 20

3 Arkivsenter sørs vår og høstprogram Utstillinger Arkivdagen Artikler i aviser Forskningsdagene Omvisninger og veiledning for skoleklasser og studenter Sensitive arkiver Arkivlokaler Eldre og avsluttede arkiver Skanning av protokoller Etablering og drift av arkivdepot Forespørsler om eldre arkivmateriale Depot for elektroniske arkiver Intern drift Personal- og organisasjonsutvikling HMS og sykefravær Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc Medlemskap Samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand Samarbeid med andre relevante institusjoner Side 3 av 20

4 1. Innledning Formålet med selskapet Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS ble stiftet i Selskapet eies av alle kommunene i fylket og Vest-Agder fylkeskommune. Formålet med selskapet er nedfelt i IKAVAs selskapsavtale 4: Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS skal arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vil i samråd med kommunene og fylkeskommunen ha ansvar for ordning av deltakernes fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner, rådgiving og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med annet arkivarbeid for deltagerne. Hver deltager har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd i henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS har anledning til å ta på seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går utover ordinære plikter i forhold til deltakerkommunene. Kjerneoppgavene til IKAVA er rådgivning innenfor arkivdanning og arkivplanlegging, dessuten kurs og informasjonsvirksomhet, ordning og tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og avsluttede arkiver og drift av arkivdepot, herunder også bevaring av elektroniske arkiver. IKAVA har seks faste stillinger. Generelt IKAVA leier kontorer og depotplass på Arkivsenter sør på Presteheia i Kristiansand og er samlokalisert med Statsarkivet i Kristiansand. I tillegg leier IKAVA depotlokaler i Sørlandsparken. Et styre på fem medlemmer er ansvarlige for driften av selskapet. Styret for IKAVA har fortsatt fokusert på selskapets kjerneoppgaver rådgivning og veiledning i arkivdanning, samt drift av depot og formidling. I 2012 utvidet IKAVA depotkapasiteten, slik at IKAVA nå har tilstrekkelig kapasitet til eiernes arkivmateriale som skal oppbevares i godkjente depotlokaler. Siden 2012 har IKAVA arbeidet mye med sikker overføring av arkivmateriale fra eierne til depotet, dette har vi hatt stort fokus på også i IKAVA har bistått flere av eierne i oppfølging av tilsyn fra Statsarkivet både når det gjelder oppdatering av arkivplan, overføring av eldre og avsluttede papirarkiver og elektroniske arkiver til depot. Selskapet har hatt god måloppnåelse for selskapets langtidsplan og for arbeidsplanene for den enkelte eierkommune. Representantskapet er selskapets øverste styringsorgan, årets representantskapsmøte ble avholdt 25. mars Side 4 av 20

5 Styrets sammensetning Styret i 2015: Rådmann Hans S. Stusvik, Marnardal kommune, styreleder Leder dokumentsenter Grete Gavelstad, Kristiansand kommune, nestleder Rådmann Ivan Sagebakken, Hægebostad kommune Arkivleder Olaug Aase Sindland, Kvinesdal kommune Arkivar Oddleif Lian, Statsarkivet i Kristiansand (fram til 25.mars 2015) Kommunalsjef Aslak Wegge, seksjon for samfunnsutvikling, Vennesla kommune (fra 25. mars 2015) Ansattes representant rådgiver Tormod Engebu Sekretær arkivsjef Turid Holen Varamedlemmer: Organisasjonssjef Monica Nordnes, Søgne kommune Skolefaglig ansvarlig Einar Handeland, Lyngdal kommune (fra 25.mars 2015) Arkivleder Jorunn Tryland, Mandal kommune (fra 25. mars 2015) Rådmann August Salvesen, Farsund kommune (fram til 25. mars 2015) Formannskapssekretær Birger Øyulvstad, Åseral kommune (fram til 25. mars 2015) Styret har avholdt 6 styremøter. Styret har i løpet av året blant annet behandlet årsmelding, regnskap med revisjonsberetning, budsjett og virksomhetsrapporter. Ansatte Turid Holen, arkivsjef Bård Raustøl, rådgiver Tormod Engebu, rådgiver Merethe M. Johansen, rådgiver (fram til ) Betty D. Stensgård, sekretær (40% av stillingen lønnet med prosjektmidler) Anette Rudi, prosjektleder (stillingen lønnet med prosjektmidler) Engasjementer, i hovedsak i ekstraordinære ordningsprosjekter: Alen Maglic Heidi Korvald Belinda Lynée Anne Smith-Lorentz Julie Johannessen Eksterne administrative tjenester Regnskap og lønn er ivaretatt av Vest-Agder fylkeskommune. Side 5 av 20

6 Revisjon er ivaretatt av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS. Økonomi IKAVA finansieres av et årlig tilskudd fra eierkommunene basert på folketallet, med et minimums- og maksimumsbeløp og et eget beløp fra fylkeskommunen. I tillegg til fellestjenester, får eierne individuelle tjenester tilpasset størrelsen på tilskuddet. Tilskuddet indeksreguleres i henhold til lønnsog prisnivå for øvrig. For 2015 var tilskuddet kroner 39,70 per innbygger og utgjorde totalt 5,3 millioner. Representantskapet vedtok i 2008 en fast økning i eiertilskuddet for å dekke kostnader til tilstrekkelig depotlokaler som dekker eierkommunenes behov. Denne økningen dekker leieutgiftene for depotlokaler. IKAVA tok i bruk tilleggslokaler for depot i Skibåsen i 2012, økningen av eiertilskuddet øremerket depot ble satt av til oppbygging av et eget fond i perioden Dette fondet holdes adskilt fra IKAVAs disposisjonsfond som er bygd opp gjennom avsetning av midler fra tidligere års regnskapsoverskudd. Disposisjonsfondet var ved inngangen av 2015 på kr ,- og disposisjonsfondet for redusert husleie på ,- Merforbruket innenfor lønn og sosiale tjenester skyldes ordningsoppdrag for eierkommunene som kommer i tillegg til IKAVAs ordinære drift. Prosjektene er selvfinansierte og dekkes inn av overføringer med krav til motytelser. Dette er flere både store og små prosjekter som ikke var avtalt når budsjettet for 2015 ble vedtatt. Representantskapet ble orientert i representantskapsmøtet i 2015 om den økte aktiviteten som ikke var budsjettert i budsjettet for Egenkapitalinnskudd i KLP, kr ,- er ført i investeringsregnskapet. I balansen er store deler av posten Annen kortsiktig gjeld innbetalt av eierkommuner for påbegynte ordningsprosjekter. Disse midlene er bundet opp til ordningsprosjekter i 2016, eventuelt senere. Renteinntektene for 2015 beløper seg til kr ,-. Driftsregnskapet er gjort opp med et mindreforbruk på kr ,-. Egenkapitalinnskudd i KLP på 5 195,- kommer i tillegg og gir et samlet mindreforbruk på kr ,-. Mindreforbruket er disponert mot disposisjonsfondet. Ved årsskiftet er disposisjonsfondet på kr ,- kroner. Disposisjonsfondet for redusert husleie er på kr ,-. Se note 3 i regnskapet. Innestående i bank stod det ved årsskiftet henholdsvis kr ,71,-, herav bundet i skattetrekksmidler kr ,73. Representantskapet vedtok i 2005 at møtegodtgjørelsen for IKAVAs styre skal følge fylkeskommunes satser for styreleder og medlemmer. Det vil si for tiden kr ,- pr. møte og et tillegg på kr. 1000,- til leder pr. møte. Styret anser IKAVAs økonomi for tilfredsstillende for nåværende aktivitetsnivå. Side 6 av 20

7 2. Årsplan Arbeidsplanen for ble vedtatt av representantskapsmøtet Mange av arbeidsmålene har et fireårsperspektiv, fordi arbeidsoppgaver som oppdatering av arkivplaner, kursvirksomhet, drift av depot og ordning av arkiver er kontinuerlige arbeidsoppgaver. Arbeidsmålene for 2015 er i hovedsak oppnådd. Enkelte av arbeidsmålene er blitt vektlagt forskjellig ut fra behovet hos den enkelte eierkommune. IKAVA arbeider etter den generelle arbeidsplanen som suppleres av arbeidsplaner for den enkelte eierkommune. En del av tjenestene går til tjenester som er felles oppgaver for alle eierne. En del er presisert i en årlig arbeidsplan for den enkelte kommune, og går til den enkelte eier og består av et bestemt antall dagsverk beregnet ut fra den enkelte eiers innskudd. Administrasjonen rapporterer arbeidet med arbeidsplanene til styret. I 2015 ble 100 % av de planlagte arbeidsoppgavene utført. I tillegg til oppgaver som er fastsatt i arbeidsplanen , har IKAVA i 2015 gjennomført flere prosjekter med arkivordning for eierkommunene. Prosjektene er selvfinansiert og utføres i tillegg til IKAVAs ordinære drift. 3. Arkivdanning, arkivplanlegging Arkivdanning og arkivplanlegging inngår i IKAVAs tjenester for eierne. Planlegging og organisering av dokumentasjonen på de ulike fagområdene i kommunene skal sikre at lovverk overholdes, og dessuten fremme effektiv dokumentforvaltning og sikker bevaring av arkivene. Antall bøker innbundet: 239 Betalte ekstraoppgaver for eiere: Kristiansand kommune, saksbehandling av partsinnsyn i sensitive arkiver. (For å kunne prioritere andre oppgaver på den årlige arbeidsplanen for kommunen) Generelle henvendelser Mye av IKAVAs tid går med til å besvare generelle henvendelser. Dette gjelder hvordan arkivene skal håndteres ved omorganiseringer, spørsmål om journalføring, kassasjon og offentlighetsvurdering for å nevne noen eksempler. Dette er nyttig og utfordrende for IKAVA. I mange tilfeller er det kommunespesifikke utfordringer vi bistår med, mens en del problemstillinger gjelder alle kommunene samtidig. Henvendelsene kan utvikle seg til saker som må behandles mer inngående og spørsmålene løftes ut av egen organisasjon før klare retningslinjer foreligger. IKAVA ser behov for å sette søkelyset på at kommunene i stor grad må benytte seg av eksterne statlige fagsystem og applikasjoner i sin saksbehandling. Dette skaper utfordringer for kommunen, og skaper problemer med å overholde journalføringsplikten blant annet. Kassasjon Ny forskrift om bevaring og kassasjon for kommuner og fylkeskommuner trådte i kraft 1. februar 2014 og arbeidet med nasjonal veileder til forskriften ble ferdigstilt i IKAVAs IKT-rådgiver deltok i Arkivverkets arbeidsgruppe som arbeidet med veilederen til de nye bevarings- og Side 7 av 20

8 kassasjonsbestemmelsene. IKAVA har, i samarbeid med eierkommunene, startet et arbeid med utarbeidelse av lokale bevarings og kassasjonsplaner i henhold til ny forskrift. IKAVA vil bistå eierne med kompetanse og rådgivning i bevarings- og kassasjonsspørsmål for kommunale og fylkeskommunale arkiver. Kassasjonsvedtak i eierkommunene skal dokumenteres i kommunens arkivplan. Skanning av byggesaksarkiver Flere av våre eierkommuner har skannet sine eldre byggesaksarkiver. Dette er arkiver som er i kontinuerlig bruk og som kan ta stor plass i kommunenes arkivlokaler. Gevinsten ved skanning av disse arkivene er bedre gjenfinning og mer effektiv og digital saksbehandling samt at dokumentasjon ikke går tapt ved utlån av papirmappene. I tillegg kan byggesaksarkivene som er skannet deponeres i IKAVAs depot, og kommunene kan frigjøre plass og lokaler. I 2015 har IKAVA mottatt byggesaksarkivene til Lyngdal og Mandal kommuner i depotet. Arkivene er ferdig skannet. Arkivplan Kommunens arkivplan er et viktig arbeidsverktøy og grunnlagsdokument for god dokumenthåndtering og bevaring. En arkivplan skal være en oppdatert plan som til en hver tid beskriver hvilke arkiv kommunen har, hvordan arkivene dannes og hvordan kommunene håndterer dokumentasjon fra opprettelse til bortsetting og deponering. Alle offentlige organer er pålagt å ha en oppdatert arkivplan i henhold til arkivforskriften (1999). IKAVAs eiere bruker det web-baserte verktøyet arkivplan.no til utarbeiding av arkivplan. Verktøyet er utviklet av kommunearkivinstitusjonene i landet i fellesskap. Flere kommuner har i 2015 fått godkjent sin arkivplan, og IKAVA vil også i kommende år bistå eierkommunene med å ferdigstille og periodisere arkivplanen til den enkelte kommune. Arbeidet med oppdateringer pågår kontinuerlig slik at informasjon om organisatoriske endringer, rutinebeskrivelser og ikke minst tilvekst i oversikten over arkiv og elektroniske system er oppdatert i den enkelte kommunes arkivplan. Kommunens arkivplan er et sentralt dokument når Statsarkivet fører tilsyn med kommunene. Tilsynsmyndigheten krever en oppdatert arkivplan. Kommunens arkivplan vil dessuten være et svært viktig og sentralt dokument i planleggingen av eventuelle kommunesammenslåinger. Arbeid med oppdatering av arkivplaner for eierne er en prioritert oppgave. Elektroniske arkiver Løsninger som tilfredsstiller Noark-5- standarden leveres nå både av leverandører av tradisjonelle sak/arkivsystemer, og leverandører av fagsystemer med mulighet for bruk av Noark-5-kjerne. IKAVA bistår gjerne kommunene ved oppgraderinger og endringer av sak/arkivsystemer. Vi understreker også at vi som depot for kommunene må involveres ved endringer og oppgraderinger. Integrasjon mellom fagsystem og sak/ arkivsystem kan være en løsning for å sikre et godt arkivsystem. En del kommuner har enheter som ønsker og planlegger overgang fra papir til fullelektronisk arkiv. IKAVA bistår med råd og veiledning for å finne de beste løsningene. IKAVA har gjennom prosjektdeltakelse i kommunene erfaring med integrasjonsløsninger som vi kan overføre til våre andre eierkommuner. Noen fagsystemer leveres nå med støtte for bruk av Noark-5-kjerne. Denne kjernen skal kunne sikre at arkiveringsfunksjonene i systemet legger til rette for uttrekk og langtidsbevaring av arkivverdig informasjon. Vi arbeider for at kommunene skal ta i bruk slike systemer på riktig måte og under Side 8 av 20

9 riktige forutsetninger. En Noark-5-kjerne er ikke et vidundermiddel for å sikre fullelektronisk arkivering. Det trengs fremdeles en grundig gjennomgang av dokumentproduksjon, oppsett og rutiner. Dette er et område vi forsøker å få kommunene til å benytte og utnytte IKAVAs fagkompetanse på. Økt bevissthet om fordelene ved et godt drevet arkiv bidrar til at andre enn eierkommunene våre også ønsker IKAVAs kompetanse velkommen. Flere ulike typer offentlige virksomheter tar arkivansvaret på alvor og ber om arkivfagligbistand fra IKAVA. Kommunereform Dersom kommunereformen fører til sammenslåing av kommuner, vil dette få store konsekvenser for kommunene og også for kommunenes arkiver. Når en kommune slås sammen med en eller flere andre kommuner, må alle kommunene som er involvert i sammenslåingen avslutte alle sine arkiver. Arkivene må klargjøres for utlån eller depot. Det er svært viktig at alle papir- og elektroniske arkiver avsluttes og bevares på forsvarlig måte, for å hindre dokumentasjonstap og sikre gjenfinning. Dokumentasjonstap kan få store konsekvenser for kommune ved eventuelle rettssaker dersom kommunen ikke kan dokumentere sine vedtak. Bevaring av elektroniske arkiver kan innbære kjøp av uttrekk fra leverandør. Dette kan være kostbart. I tillegg må den nye kommunens organisasjon, dokumentforvaltning og arkivtjeneste planlegges og systemer for elektronisk arkiv kjøpes inn. Det blir viktig å planlegge for digitale og fullelektroniske kommuner. Informasjonen og dokumentasjon må bevares slik at autentisitet og konfidensialitet sikres. IKAVA har informert eierkommunene om konsekvensene av kommunesammenslåing for kommunenes arkiver. I 2015 ble både rådmenn og arkivledere informert om at en kommunesammenslåing vil medføre ekstra arbeid og kostnader for å sikre arkivene. IKAVA legger opp våre arbeidsplaner slik at eierne skal være best mulig forberedt på eventuell kommunesammenslåing. IKAVA har fokus Artikkel i avisa Lister, onsdag 21. oktober 2015 på arkivplan og kartlegging av arkiver i eierkommunene. Kartlegging og overføring av eldre og avsluttede arkiver til depot hos IKAVA vil minske arbeidspresset på kommunene i en hektisk sammenslåingsprosess. Side 9 av 20

10 4. Kurs IKAVA tilbyr hvert år felleskurs for eierne for å bistå med kompetanseheving. I 2015 ble det arrangert følgende kurs: Grunnkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap for saksbehandlere, ledere og nyansatt arkivpersonale. Det ble arrangert 1 kurs med 8 deltagere, ett kurs måte avlyses på grunn av for få påmeldte. Elevarkivkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap med vekt på dokumentproduksjon og arkiv i grunnskole og videregående skole. Det ble arrangert 1 kurs med 10 deltagere. Kurs i offentlighetslov og forvaltningslov Todelt kurs, første del av kurset er kort gjennomgang av forvaltningsloven om bl.a. partsinnsyn, habilitet og saksbehandlingsregler. Andre del av kurset er en innføring i innsyn i offentlig dokumentasjon og gjennomgang av offentlighetsloven med forskrifter. Det ble arrangert 1 kurs med 13 deltagere. Øvrig kurstilbud: Grunnleggende kurs i arkiv og klient/pasientarkiv Spesialkurs i ordning av eldre arkiver NOARK-5 kurs Grunnkurs i arkiv og dokumentasjon for PPT-kontor Dokumentasjon i interkommunale løsninger Fagsystemer oppgraderinger, nyanskaffelser Periodisering av NOARK-4/NOARK-5 systemer Dokumentasjon og arkiv i barnevern Dokumentasjon og arkiv i NAV Seminar for arkivpersonale Kurs for kommunestyre i offentlighetslov og forvaltningslov Kurs/workshop om arkivplan.no I alt deltok 31 personer på IKAVAs kurs og seminarer. Dette er en nedgang fra fjoråret. Fravær og vakanse i den faste staben til IKAVA medførte at det ikke lot seg gjøre å tilby like mange kurs som normalt. Innlegg og foredrag utenfor IKAVA Workshop om digitale depot for kommunal sektor, arrangert av Samdok, Oslo: Egne oppgaver knyttet til digitalt depot, og vurdering av egen og andres roller og ansvar for digitalt depot. innlegg Holen Seminar utvikling av barnevandrerstien. Fylkeshuset Kristiansand: Historien om barnevandrerne, innlegg Raustøl Hægebostad sogelag, på Tingvatn: Norges dokumentarv og skoleprotokoller fra Hægebostad, innlegg Raustøl Kulturrådets seminar om Norges Dokumentarv : Skoleprotokollar frå indre Vest-Agder med dokumentasjon av barnevandrarane, innlegg Raustøl Listerrådet, Kommunereform og konsekvenser for arkivene, arkivplikt for interkommunale samarbeidsløsninger, innlegg Holen Side 10 av 20

11 5. Informasjonsvirksomhet og formidling Kontaktkonferanse Årets kontaktkonferanse for arkivlederne ble arrangert på Ernst Clarion hotell i Kristiansand. Flere aktuelle tema var på dagsorden. IKAVA presenterte utfordringer ved eventuelle kommunesammenslåinger, med hovedvekt på arkiv. IKA Rogaland presenterte sitt arbeid med bevaring- og kassasjon for skolesektoren. IKAVA presenterte status og nyheter innefor bevaring av elektroniske arkiver ble presentert, samt en historisk gjennomgang av kommunestruktur i Vest-Agder fram til i dag. Arkivfaglig samling for arkivledere Det ble invitert til en arkivfaglig samling for arkivlederne i Marnardal med tema kommunereform, bevaring og kassasjon og meningsutveksling mellom arkivlederne. Arkheion IKAVA er deleier i bladet Arkheion. Arkheion er et landsdekkende fagmagasin for kommunale arkivinstitusjoner og bladet kommer ut to ganger i året. Bladet distribueres til IKAVAs eiere. IKAVAs 25-års markering I 2015 var det 25 år siden IKAVA ble stiftet i Jubileet ble markert med et formidlingsprosjekt der IKAVA samarbeidet med forfatteren Gaute Heivoll. På oppdrag fra IKAVA skrev Heivoll en novelle med utgangspunkt i kilder fra arkivene. Novellen ble trykket i et begrenset opplag og distribuert til eierne og er tilgjenglig for salg. IKAVA arrangerte en jubileumsturne der Gaute Heivoll leste opp fra den nyskrevede novellen, i tillegg holdt IKAVA et foredrag med bilder fra IKAVAs virksomhet og IKAVAs historie. Noen kommuner og arrangører hadde i tillegg andre kulturelle innslag på arrangementene. Jubilieumsturnéen bestod av 5 arrangementer i ulike kommuner. Til sammen nådde vi et publikum på om lag 120 personer i ulike deler av fylket. Artikkel i avisa Lister, Lørdag 14. november 2015, samt forsiden av Gaute Heivolls bok «Timene med dagslys». Norges dokumentarv I 2014 ble det tatt opp nye innføringer i Norges dokumentarv. Dette er et register over noen av de viktigste historiske dokumentene i Norge. IKAVA søkte om opptak av 20 skoleprotokoller fra indre Side 11 av 20

12 deler av Vest-Agder. Disse protokollene inneholder bl.a. unik dokumentasjon om fenomenet barnevandring. Protokollene ble tatt opp i Norges dokumentarv, under oppføringen Skoleprotokollar frå 1800-tallet. Her står de oppført sammen med skoleprotokoller fra Målselv i Troms. Protokollene fra Vest-Agder kommer fra dagens Kvinesdal, Hægebostad, Lyngdal, Lindesnes, Audnedal, Marnardal og Åseral kommune, men blir oppbevart hos IKAVA. Protokollene er digitalisert og lagt ut på nett, og er foreløpig de eneste arkivene fra Vest-Agder som er tatt opp i Norges dokumentarv. I 2015 har vi fortalt om disse arkivene på et seminar om barnevandrerstien arrangert av Vest-Agder fylkeskommune og på Kulturrådets seminar om Norges dokumentarv. Internett I løpet av 2015 er det arbeidet med nye nettsider for IKAVA. De nye sidene er opprettet ved bruk av publiserings- og blogg-verktøyet WordPress, og vil i stor grad fungere på samme måten som den gamle nettsiden med nyheter, smakebiter fra arkivene, og arkivfaglig stoff. Den nye løsningen driftes på egen server, og dette medfører økt mulighet til å knytte IKAVAs internettjenester sammen. IKAVAs Facebook-side er flittig benyttet, og nyheter som legges på IKAVAs nettside legges også ofte på Facebook-siden med knytning til Antallet «tilhengere» på IKAVAs facebook-side har økt fra 240 ved årets start til 357 ved utgangen av IKAVA har i 2015 fortsatt å legge ut skannede protokoller på nettsiden Nettsiden inneholder i dag totalt 166 protokoller. Dette er protokoller som ikke er underlagt klausul, og nettløsningen er utbygd for visning og enkel indeksering for lettere navigering for brukeren. I 2015 var det totalt sidevisninger på siden. IKAVA benytter også Wikipedia for å spre kunnskap og informasjon om arkiver oppbevarte i depot hos IKAVA. Det arbeides for at lokalhistoriske artikler på Wikipedia knyttes opp til IKAVAs sider på arkivportalen.no. Arkivportalen.no IKAVA tilgjengeliggjør arkivlister for arkiver i depotet som er ferdig ordnet, på det nasjonale nettstedet arkivportalen.no. Portalen har søkbare register over private, kommunale og statlige arkiver som oppbevares ved arkivinstitusjoner i hele landet. Via portalen kan publikum bestille arkiver for innsyn på lesesal eller komme med forespørsel om skanning. I tillegg kan publikum lese i protokoller som allerede er skannet via portalen. Digitale Bilder i Agder (DBA) IKAVA deltar i samarbeidet Digitale Bilder i Agder sammen med Vest-Agder Museet, Statsarkivet i Kristiansand, flere kommuner og ulike foreninger. Det samarbeides blant annet om en felles nettside som formidler digitaliserte kulturhistoriske foto fra Agder med god dokumentasjon Side 12 av 20

13 (metadata). DBA gjør også de kulturhistoriske fotoene på nettstedet tilgjengelig via Flickr. Arkivsenter sør IKAVA samarbeider med Statsarkivet i Kristiansand om formidling av arkiver og utvikling av Arkivsenter sør som møteplass, Arkivsenter sørs vår og høstprogram Det har vært stor formidlingsaktivitet på Arkivsenter sør i Arrangementene er et samarbeid mellom IKAVA og Statsarkivet og har hatt ulike temaer. IKAVA har bidratt med utstillinger og foredrag om bl.a. skattearkiver, gotisk skrift, slektsforskning og opplesning av nyskrevet novelle av forfatter Gaute Heivoll. Arrangementene har gått på lørdager og tirsdager og vært godt besøkt. Til sammen har Arkivsenter sør arrangert ti arrangementer fordelt på vår- og høstprogram. Flere arrangementer har vært i samarbeid med slektsforskerforeningen DIS Vest-Agder. Formålet med arrangementene er å skape interesse rundt arkivene og hva de inneholder og å utvikle Arkivsenter sør som møteplass for publikum. Det formidles informasjon om arkivsenteret og arrangementene blant annet på nettsiden Utstillinger Utstillingsserien Månedens dokument i foajeen på Arkivsenter sør fortsatte i Bl.a. foto fra Vesterveien, friluftsliv i 1947, og ulike dokumenter fra Oddernes kommunes arkiv har vært utstilt. Arkivdagen Arkivdagen 2015 ble arrangert på Arkivsenter sør i november og ble arrangert som en del av Arkivsenter sørs høstprogram. IKAVA bidro med et foredrag om kommunestrukturen i Vest-Agder. I tillegg var det åpen lesesal og omvisning i arkivmagasinene. Artikler i aviser Arkivsenter sør samarbeider med Fædrelandsvennen om en artikkelserie. Serien blir kalt I historisk lys og setter fokus på arkiv og historien bak dagsaktuelle temaer. IKAVA har bidratt med to artikler i 2015, en om fattigvesenet på 1800-tallet og en om kommunestruktur i Vest-Agder fra 1837 til tallet. Side 13 av 20

14 Artikkel i avisa Fædrelandsvennen, Lørdag 7. november Forskningsdagene IKAVA deltok sammen med Statsarkivet på Forskningstorget i Kristiansand sentrum i september. Tema var mat. Vi hadde en historisk mat-quiz og smaksprøver på kjeks laget fra en oppskrift fra 1700-tallet. Omvisninger og veiledning for skoleklasser og studenter Også i 2015 hadde Arkivsenter sør omvisninger for studenter fra UiA. Arkivsenter sør har også hatt flere omvisninger fra skoleklasser på forskjellige trinn, både fra barneskole og videregående skole. Omvisningene for videregående skole hadde fokus på veiledning i slektsgranskning. Arkivsenter sør har også i fellesskap laget et opplegg for studenter i pedagogikk med fokus på kildekritikk. 6. Sensitive arkiver IKAVA henter inn sensitive personarkiver 10 år etter at saksbehandlingen er avsluttet og vi tilbyr også ordning av sensitive arkiver for våre eierkommuner. Vi har store mengder sensitive personarkiver i våre magasiner og mye etterspørsel etter disse arkivene. I 2015 har vi besvart 238 henvendelser (inklusive innsyn i tannhelsejournaler) om innsyn i personsensitive arkiver fra eierkommunene. Dette er en økning på 50 fra året før. Det ble brukt 66 dagsverk på betjening og innhenting av sensitive arkiver. Side 14 av 20

15 7. Arkivlokaler Det er fortsatt behov for forskriftsmessige arkivlokaler i kommunene selv om utviklingen går mot mer elektronisk arkivdanning. Det må være forskriftmessige lokaler til både avsluttede papirarkiver og papirarkiver som fortsatt blir produsert. Det kreves også forskriftmessige lokaler til de elektroniske arkivene. IKAVA kan nå tilby godkjente lokaler til eierkommunenes eldre og avsluttede arkiver fram til Fokuset i kommunene blir å ha tilfredsstillende lokaler til dagligarkiver og bortsatte arkiver (inntil arkivene er år). IKAVA bistår fortsatt med vurdering av arkivlokaler for daglig- og bortsettingsarkiv for eierne. Kommunene ble med arkivforskriften pålagt å utbedre sine arkivlokaler slik at kravene i arkivforskriften er overholdt med en frist innen utgangen av For å kunne flytte eldre arkiver til godkjent depot, har flere kommuner har inngått avtaler med IKAVA om betalt forsering av arkivordning for å få arkiver plassert i IKAVAs godkjente lokaler. 8. Eldre og avsluttede arkiver Ordning av eldre arkiver er en høyt prioritert oppgave for IKAVA. Det er fortsatt mange hundre hyllemeter med uordnede arkiver ute i kommunene og mange årsverk med ordningsarbeid som venter. Ordningsarbeidet innebærer systematisering av arkivmaterialet, rensing, pakking i godkjente mapper og arkivbokser og etikettering, samt registrering av bokser og protokoller i depotstyringssystemet Asta. Arkivkatalogene blir søkbare på nett gjennom I 2015 har vi ordnet arkiver både på dager i arbeidsplanene og som egne prosjekt. IKAVA har ordnet ca. 80 hyllemeter på kommunenes arbeidsdager fra forskjellige kommuner og forskjellige organer. I tillegg har vi brukt mye arbeid på henting og mottak, oppsetting i hyller og registrering i ASTA. Vi har fortsatt et etterslep på registrering i ASTA av mottatte arkiver i depotet. Selvfinansierte ordningsprosjekter som videreføres/ startes opp i 2016: Søgne kommune Marnardal kommune Kristiansand kommune, bl.a. flere ulike skoler Kristiansand kommune, flerårig prosjekt Audnedal kommune Vest-Agder fylkeskommune, ulike videregående skoler Vest-Agder fylkeskommune, tannhelsetjenesten Farsund kommune Vennesla kommune Lindesnes kommune Flekkefjord kommune En rekke eierkommuner har bevilget penger til forsering av ordning av arkiver. Prosjektene er selvfinansierte og utføres i tillegg til vanlig drift. Dette arbeidet blir utført som egne prosjekt og i 2015 har vi blant annet ordnet store mengder arkiver fra Søgne, Mandal, Kristiansand og Vest-Agder fylkeskommune. Ved utgangen av 2015 var det fire ansatte som arbeidet fulltid med ordning av arkiver i ulike prosjekt. Flere ordningsprosjekter vil fortsette i 2016 og nye prosjekter vil bli startet opp. Side 15 av 20

16 Artikkel i avisa Fædrelandsvennen, Torsdag 3. september Det bør spesielt nevnes to store ordningsprosjekter. IKAVA har inngått avtale med fylkeskommunen om innhenting og ordning av tannhelsejournaler fra hele fylket. Alle journalene er nå hentet inn til sikker bevaring i depot hos IKAVA, dette er estimert til ca tannhelsejournaler. Ordningsarbeidet hadde oppstart i 2014 og vil bli avsluttet i 2016, det jobbes i 140% stilling med ordning av dette arkivet. Journalene systematiseres nøye, pakkes i godkjent emballasje og renses for plast og binders. I 2015 ble det også hentet inn ca 1400 hm med uordnede arkiver fra Kristiansand kommune som skal ordnes som en tilleggstjeneste for kommunen. Kommunens etterslep på ordning og deponering av arkiver i depot, blir med dette betydelig mindre. En del av dette prosjektet er arkivene etter gamle Oddernes kommune. I 2015 ble størstedelen av dette arkivet ordnet. Oddernes kommune er den siste av de gamle kommunene som ble sammenslått på 1960-tallet som nå er ordnet, katalogisert og tilgjenglig for bruk. Øvrige arkiver som skal ordnes i dette prosjektet er arkiver fra ulike organer i Kristiansand kommune fra 1960-tallet og fram til ca To fulle stillinger er øremerket til dette prosjektet som vil fortsette over flere år. Side 16 av 20

17 Skanning av protokoller I 2012 gikk IKAVA til innkjøp av en bokskanner i tilknytning til et større betalt skanningsprosjekt for Farsund kommune. Denne blir brukt til skanning av eldre arkivprotokoller i ulike formater. I 2015 er det ikke utført betalte oppdrag med skanning for eierkommunene eller andre. Skanneren blir brukt til å skanne protokoller på forespørsel fra publikum og etter IKAVAs eget behov i forbindelse med formidling og formidlingsprosjekter. Figur 1 - IKAVAs egenutviklede presentasjonsløsning for skannede protokoller 9. Etablering og drift av arkivdepot IKAVA har nå tilstrekkelig kapasitet for å ta imot eierkommunenes avsluttede og eldre arkiver. Vi leier lokaler av statsarkivet i Kristiansand, og har driftet interkommunalt arkivdepot siden I 2012 tok vi i bruk ti tusen nye hyllemeter i oppgraderte og godkjente leide lokaler i Sørlandsparken. IKAVA kan nå motta eiernes arkiver fram til ca Leieutgiftene dekkes av økningen i eierbidrag som ble vedtatt i representantskapet i IKAVA har en leiekontrakt fram til 2021 på de nye lokalene og vil arbeide videre for permanente arkivlokaler. IKAVA har lesesal sammen med Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA tar 17 % av vaktene på lesesalen basert på andelen utlånt materiale. Dette innebærer et tidsforbruk på 26 dagsverk. Samarbeidet med Statsarkivet innebærer at lesesalen er betjent alle virkedager. I tillegg er det langåpent to dager i uken store deler av året. Samarbeidsordningen fører til gode tjenester til publikum og har liten kostnad for IKAVA. Forespørsler om eldre arkivmateriale Lesesalsbesøket ved Arkivsenter sør varierer fra måned til måned. I 2015 var det 1357 gjester på lesesalen, en liten økning fra 1304 året før. Det ble lånt ut 505 kommunale arkivstykker i 2015 mot 722 i Dette var en forventet tilbakegang siden det i 2014 var et par gjester som lånte store mengder arkivmateriale. 505 arkivstykker er likevel godt over tallet fra 2013 som var 320 arkivstykker. IKAVAs utlån i 2015 utgjorde 18% av det totale utlånet på lesesalen. IKAVA utfører også innsynsforespørsler og saksbehandling i historiske arkiver. Dette er et arbeid som øker år for år pga stadig flere arkiver i våre magasiner. I 2015 var det 246 forespørsler etter historisk materiale, dette er en økning på 23 fra året før. Side 17 av 20

18 Depot for elektroniske arkiver I løpet av året er det mottatt hele 20 nye systemer. Mye av dette er på grunn av tilsyn utført av Statsarkivet i Kristiansand, med påfølgende avleveringer av eldre systemer. I tillegg er det blitt foretatt en massiv opprydding i tidligere deponeringer for å luke ut duplikater og forbedre datakvaliteten. Det er i løpet av året produsert flere nye moduler for behandling av forskjellige fagsystemer og sak/arkivsystemer ved IKAVA. Deriblant uttrekk av data fra skoleadministrasjonssystemet IST Extens, og videreutvikling av de andre modulene i systemet. Kildekoden er gjort tilgjengelig via en nettside for samarbeide rundt åpen kildekode (Bitbucket) og foreløpig er en annen bidragsyter (fra IKA Møre og Romsdal) med i videreutviklingen. Daglig drift av elektronisk depot krever backup og sikringslager av de deponerte systemene. For å sikre eierkommunenes digitale arkiver ble det i 2014 besluttet medlemskap i KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter). Løsningen for KDRS sikringsdepot kunne ikke tas i bruk i 2015, men dette skal være på plass i I mellomtiden er systemene sikret ved at kommunene fortsatt har en kopi hos seg, i tillegg til at IKAVA har en original og en arbeidskopi av systemet som det tas jevnlig backup av. Intern drift Elektronisk depot pr i tall: Antall deponerte systemer: 83 Antall nye i 2015: 20 Totalt antall GB: 528 Totalt antall filer i depot: I 2015 er det gjort mindre oppgraderinger på rådgivernes maskiner og IKAVAs serverpark. Vi har inngått avtale om bruk av Office365 som felles plattform for kontorstøtteverktøy, og lagt over epost til Exchange. Ny multifunksjonsskriver er på plass på ordningsrom, noe som gir økt kvalitet og hastighet på skanning i forbindelse med innsynsforespørsler. Det er for tiden 3 maskiner i bruk på lån fra Statsarkivet i Kristiansand. Disse benyttes som arbeidsstasjoner for personell på ordningsprosjekter. I løpet av desember 2015 ble lydanlegget oppgradert (i samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand) på store møterom på Arkivsenter sør. Det er nå trådløs mikrofon tilgjengelig til bruk ved arrangementer. IKAVAs nettside var tidligere driftet hos ITUM. Denne avtalen er nå i ferd med å fases ut, og ny løsning basert på Wordpress er på plass. Det arbeides videre i 2016 med å fylle på med innhold i denne løsningen. Denne løsningen er mer framtidsrettet og enklere å administrere. Løsningen kjøres på egen server. Side 18 av 20

19 10. Personal- og organisasjonsutvikling IKAVA er en kompetansebedrift og selskapets vesentligste verdi ligger i de ansattes kompetanse. Dette gjenspeiles også i at den største enkeltutgiften på budsjettet er personalutgifter. Styret og administrasjonen er derfor opptatt av å vedlikeholde og videreutvikle kompetansen, og bevare den i selskapet. Dette er nødvendig forfortsatt å kunne tilby eierkommunene den best mulige bistanden innen vårt fagfelt og for å bidra til at kommunene produserer og sikrer den dokumentasjonen de trenger og er pålagt å ha. HMS og sykefravær IKAVAs internkontrollsystem er samordnet med systemet til Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA har en HMS-plan som skal oppdateres fortløpende og er en IA-bedrift. I 2015 ble det gjort en vurdering av en ansatts arbeidsplass og installert hev- og senkebord for 2 av IKAVAs ansatte. I 2015 hadde IKAVA 11, 9 % sykefravær, det er en stor økning fra fjorårets 4,8 % sykefravær. Det er to langtidssykemeldinger som er grunnen til det høye sykefraværet i Fravær på grunn av syke barn var på 1%, fjorårets var på 1,4 %. Likestilling/mangfold IKAVAs styre har til en hver tid minimum 40% representasjon av hvert kjønn. IKAVAs faste stab bestod i 2015 av 2 menn og 4 kvinner. Det er ingen lønnsforskjeller basert på kjønn. Selskapet har en jevn fordeling mellom kvinner og menn, kulturell bakgrunn og alder. Det arbeides for å opprettholde dette. Selskapet søker å tilrettelegge for ansatte i alle livsfaser. Arbeidet for et godt arbeidsmiljø er en kontinuerlig prosess. IKAVA s virksomhet har en ubetydelig virkning på det ytre miljø. Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc. KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) konferanse i Arendal, 3 dager, 5 deltagere KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter) Trondheim, 2 seminar 1 deltager KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) ledermøte, 2 dager, 1 deltager Samdok-konferanse, Gardermoen, 2 dager, arrangør Arkivverket, 2 deltagere Fagdag KDRS, Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter, Trondheim, 1 deltager LLP-konferanse, (Landslaget for lokal og privatarkiv) 2 dager, 1 deltager Workshop om kommunereform, Trondheim, 1 deltager Kurs HMS for ledere, Arendal, 1 deltager Asta-kurs, Oslo, 2 deltagere Workshop om digitale depot for kommunal sektor, arrangert av Samdok, Oslo, 1 deltager Kulturrådets seminar om Norges Dokumentarv, Oslo, 1 deltager Seminar utvikling av barnevandrerstien. Fylkeshuset Kristiansand, 1 deltager Side 19 av 20

20 Medlemskap Norsk Arkivråd Landslaget for Lokal og Privatarkiv (LLP) KS Bedrift Forskernettverk Agder Samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand Samarbeidet med Statsarkivet i Kristiansand er løpende, og vi vurderer stadig flere samarbeidsprosjekter og -områder. Statsarkivet og IKAVA har i flere år brukt det felles navnet Arkivsenter sør om bygningen og samarbeidet mellom de to arkivinstitusjonene. Dette arbeider vi videre for å bevisstgjøre befolkningen om. Gjennom faste månedlige formidlingsmøter for institusjonene planlegges felles formidling knyttet til Arkivsenter sør. Det samarbeides innenfor et vidt spekter: Formidlingsprosjekter som formidlingsserien Vår- og høstprogram (s. 13), Arkivdagen og Forskningsdagene, samt omvisninger på Arkivsenter sør (se s. 14). I år har vi opprettet et nytt samarbeid med Fædrelandsvennen der begge institusjonene skriver artikler i serien I historisk lys (s. 13). I tillegg samarbeider vi om betjening av felles lesesal (s. 17) og internkontrollsystem (s. 19.) Dessuten har vi også i 2015 hatt flere felles faglige forum for å lære av hverandre. Både Statsarkivets og IKAVAs ansatte har deltatt med innlegg. Ansatte på Statsarkivet har også tilgang til å delta på kursene IKAVA arrangerer på Arkivsenter sør som er åpne for eksterne deltagere. Samarbeid med andre relevante institusjoner Vi ser også på samarbeidet med andre lignende arkivinstitusjoner som nyttige og fortsetter å engasjere oss i dette. Slik kan IKAVA være med å bidra og selv trekke veksler på de nettverk av kunnskapsinstitusjoner vi bygger opp. Kontakten med arkivplan.no gir oss god oversikt over hvordan løsningen utvikles videre og KDRS-medlemskapet gir oss mye faglig kompetanse om data og datasikkerhet og bevaring av elektroniske arkiver. Arkivsenter sør samarbeider også med Universitetet i Agder om tilgjengeliggjøring av våre kilder til bruk for historiestudenter og til bruk i skoleverket. IKAVA har også deltatt i flere nasjonale prosjekter. Engebu deltok i ferdigstillelsen av veilederen for de nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene som ble lansert i mars, og i november deltok han også i en prosjektgruppe for skriving av kravspesifikasjon til ny programvare for validering og godkjenning av uttrekk til depot. Side 20 av 20