KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE OPPDATERT INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Onsdag 19. desember 2018 kl Stad: Fjell Rådhus, møterom 340 SAKER: 23/2018 Innkalling og saksliste 24/2018 Orientering om regnskapsrevisjonen frå Deloitte v/ Espen Hordvik 25/ /2018 Rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg 2018 v/kari Gåsemyr Eventuelt Forfall må meldast snarast til Jofrid Orvedal Aase på e-post til joa@svw.no eller telefon til Kontrollutvalet i Fjell kommune, 11. desember 2018 Kristian Garlid Johannessen Leiar Jofrid Orvedal Aase Sekretariat

2 KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE 23/2018: Innkalling og saksliste 24/2018: Orientering om regnskapsrevisjonen frå Deloitte v/ Espen Hordvik Saksopplysing: Deloitte AS v/ Espen Hordvik har i e-post til sekretariatet av 8. november 2018 opplyst at han på vegne av Deloitte ønsker å presentere følgende: - Deloitte sin uavhengighetserklæring - Revisjonsplan for regnskapsrevisjonen Oppsummering av gjennomført interimsrevisjon 2018 Saksdokument: Uavhengighetserklæring Fjell kommune 2018 Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 25/2018: Rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg 2018 v/kari Gåsemyr Kontrollutvalet vedtok i sak nr. 8/2018 "Forvaltningsrevisjon av plan og bygg prosjektplan" av 4. april 2018 utarbeida av Deloitte AS. Deloitte AS v/ Kari Gåsemyr vil møte for å presentere rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg. Saksdokument: - Rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg 2018 Rapporten er foreløpig ikkje sendt over til sekretariatet, men vil ettersendast til kontrollutvalets medlemmer så snart sekretariatet mottek den. Sekretariatet vil samtidig ettersende si innstilling i saka. 26/2018: Eventuelt Bergen, 10. desember 2018 ***** Jofrid Orvedal Aase Sekretariat

3 KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE TILLEGG TIL INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Onsdag 19. desember 2018 kl Stad: Fjell Rådhus, møterom 340 SAKER: 23/2018 Innkalling og saksliste 24/2018 Orientering om regnskapsrevisjonen frå Deloitte v/ Espen Hordvik 25/ /2018 Rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg 2018 v/kari Gåsemyr Eventuelt Forfall må meldast snarast til Jofrid Orvedal Aase på e-post til joa@svw.no eller telefon til Kontrollutvalet i Fjell kommune, 11. desember 2018 Kristian Garlid Johannessen Leiar Jofrid Orvedal Aase Sekretariat S_ /1_

4 Side 2 av 2 25/2018: Rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg 2018 v/kari Gåsemyr Kontrollutvalet vedtok i sak nr. 8/2018 "Forvaltningsrevisjon av plan og bygg prosjektplan" av 4. april 2018 utarbeida av Deloitte AS. Deloitte AS har i samsvar med vedtak frå kontrollutvalet i Fjell kommune gjennomført ein forvaltningsrevisjon av plan- og byggesakshandsaming i Fjell kommune. Høyringsuttalelse frå rådmann i Fjell kommune er inntatt som bilag 1 i rapporten. Føremålet med prosjektet har vore å undersøke i kva grad Fjell kommune har organisert arbeidet med handsaming av plan- og byggesaker på føremålstenleg vis, og om det er etablert system og rutinar for å sikre regeletterleving ved handsaming av byggesaker. Deloitte AS v/ Kari Gåsemyr vil møte for å presentere rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg, og vera tilgjengeleg for spørsmål om innhaldet i rapporten. Saksdokument: - Rapport for forvaltningsrevisjon av plan og bygg 2018 Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek følgjande innstilling til Kommunestyret: Kontrollutvalet sluttar seg til premissane og konklusjonane i "Forvaltningsrevisjon av plan- og byggesakshandsaming" med vedlegg av desember 2018 utarbeida av Deloitte AS. Kontrollutvalet tilrår at Fjell kommune i tråd med forvaltningsrevisjonsrapporten sett i verk følgjande tiltak: 1. Sikrar at lovpålagte fristar for handsaming av byggesaker, inkludert klagesaker og dispensasjonssaker blir etterlevd Sikrar korrekt oversikt over sakshandsamingstid og etterleving av fristar i alle sakstypar, for å kunne sikre etterleving av fristar og korrekt rapportering til kommuneleiinga og KOSTRA. 4. Fullfører arbeidet med å utvikle og evaluere rutinar og malar for byggesakshandsaming. 5. Vurderer å etablere system for gjennomføring av jamlege kontrollar av at utsendte vedtak har blitt godkjent av leiar. 6. Gjennomfører systematiske risikovurderingar av arbeidsprosessane med jamne mellomrom, og ved behov set i verk tiltak for å redusere uønskt risiko. 7. Utarbeider oversikt over kompetanse og kompetansebehov i plan- og byggesaksavdelinga, for å bidra til eit godt grunnlag for vurderingar av kompetanse og kompetansebehov også inn i Nye Øygarden kommune. 8. Vurderer å etablere system for å hente inn brukarerfaringar frå private og profesjonelle søkjarar. S_ /1_

5 Forvaltningsrevisjon Fjell kommune Plan- og byggesakshandsaming Desember 2018

6 «Forvaltningsrevisjon av plan- og byggesakshandsaming» Desember 2018 Rapporten er utarbeidd for Fjell kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf:

7 Samandrag Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av plan- og byggesakshandsaming i Fjell kommune. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet i Fjell kommune i sak 08/2018, Føremålet med prosjektet har vore å undersøke i kva grad Fjell kommune har organisert arbeidet med handsaming av plan- og byggesaker på føremålstenleg vis, og om det er etablert system og rutinar for å sikre regeletterleving ved handsaming av byggesaker. Revisjonen har gjennomført intervju, dokumentanalyse og stikkprøver for å innhente faktagrunnlag for rapporten. Undersøkinga viser at det i liten grad har vore oppdatere rutinar for sakshandsaminga i byggesaksavdelinga i Fjell kommune, men at det den seinare tida har blitt arbeidd med utvikle og oppdatere rutinar. Revisjonen meiner dette er viktig og positivt, men vil samtidig peike på at det er viktig at rutineutviklingsarbeidet er basert på vurderingar av risiko og behov ettersom byggesaksavdelinga tidlegare ikkje har gjennomført dokumenterte risikovurderingar av arbeidsprosessane. Revisjonen meiner vidare at det er positivt at kommunen har etablert fleire gode tiltak for å sikre lik handsaming av saker, som til dømes byggesaksmøta der krevjande saker blir drøfta og ein praksis med at avdelingsleiar kvalitetssikrar alle saker før utsending av vedtak. Samtidig er sakshandsamingssystemet slik at det er mogleg for sakshandsamar å sende ut vedtak utan kvalitetssikring og godkjenning av leiar, og revisjonen vil peike på at dette kan utgjere ein risiko. Det kjem fram i undersøkinga at byggesaksavdelinga i utgangspunktet har tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse for handsaming av byggesaker dersom det ikkje er vakansar eller permisjonar. Undersøkinga viser samtidig at sjukefråværet har vore høgt over tid i avdelinga og dette har gjort at kommunen ikkje etterlever sakshandsamingsfristen for klagesaker. Avdelinga har no sett i verk tiltak for å rette opp dette og få ned den lange sakshandsamingstida for klagesaker. Når det gjeld planavdelinga kjem det fram i undersøkinga at avdelinga har tilstrekkeleg kapasitet til å handsama gebyrbelagte oppgåver knytt til reguleringsplanar, medan dei ikkje opplever å ha ressursar til å prioritere overordna planar som legg premiss for reguleringsplanane. Revisjonen vil også peike på at byggesaksavdelinga sine oversikter over byggesaker og dispensasjonssaker ikkje blir oppdaterte fortløpande og at dette gir risiko for feil mellom anna i KOSTRA rapporteringa. På bakgrunn av funna i undersøkinga har revisjonen utarbeidd tilrådingar til Fjell kommune. Tilrådingane går fram av kapittel 8 i rapporten. 3

8 Innhald Samandrag 3 1. Innleiing 7 2. Om tenesteområdet 9 3. Kapasitet og kompetanse Overgang til felles plan- og byggesakseining i ny kommune Rutinar for sakshandsaming og kvalitetssikring Etterleving av fristar og krav til sakshandsaming i forvaltningslova Informasjon og service til søkjarar i byggesaker Konklusjon og tilrådingar 33 Vedlegg 1 : Høyringsuttale 34 Vedlegg 2 : Revisjonskriterium 36 Vedlegg 3 : Sentrale dokument og litteratur 39 4

9 Detaljert innhaldsliste Samandrag 3 1. Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar 1.3 Metode Revisjonskriterium 8 2. Om tenesteområdet 9 3. Kapasitet og kompetanse Problemstillingar Revisjonskriterium 3.3 Datagrunnlag Vurdering Overgang til felles plan- og byggesakseining i ny kommune Problemstilling Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering Rutinar for sakshandsaming og kvalitetssikring Problemstilling Revisjonskriterium System og rutinar for arbeidet i byggesaksavdelinga System og rutinar for likebehandling av byggesaker System for å sikre oversikt over og ivareta sakshandsamingstid og -fristar Risikovurderingar av arbeidsprosessar Etterleving av fristar og krav til sakshandsaming i forvaltningslova Problemstilling 6.2 Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering Informasjon og service til søkjarar i byggesaker Problemstilling 7.2 Revisjonskriterium Kvalitet på nett Løysingar for å sikre god tilgjenge, rettleiing og informasjon til publikum Skriftleg informasjon og rettleiing Konklusjon og tilrådingar 33 Vedlegg 1 : Høyringsuttale 34 Vedlegg 2 : Revisjonskriterium 36 Vedlegg 3 : Sentrale dokument og litteratur 39 Figurar Figur 1: Organisasjonskart avdelingar underlagt plan og-utbyggingssjef i Fjell kommune (Kjelde: Fjell kommune) 9 Figur 2: Utklipp av Fjell kommune si framside på internett ( henta Figur 3: Utklipp av «Skal du byggja?», hovudsida for byggesak på Fjell sine nettsider, henta Figur 4: Utklipp av nettside med samtalevindauge med Kommune-Kari (henta ) 30 5

10 Figur 5: Utklipp av samtalevindauge med Kommune-Kari ved søk på "byggjesak" (henta ) 30 Tabellar Tabell 1: Saker totalt og med overskriden sakshandsamingsfrist, fordelt på ulike sakstypar. Kjelde: KOSTRA. 22 Tabell 2: Sakshandsamingstid for dispensasjonssaker med frist på tolv veker. Kjelde: Fjell kommune. 23 6

11 1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av plan- og byggesakshandsaming i Fjell kommune. Prosjektet blei bestilt av kontrollutvalet i Fjell kommune i sak 08/2018, Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet har vore å undersøke i kva grad Fjell kommune har organisert arbeidet med handsaming av plan- og byggesaker på føremålstenleg vis, og om det er etablert system og rutinar for å sikre regeletterleving ved handsaming av byggesaker. Følgjande problemstillingar er undersøkt: 1. Har Fjell kommune tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse knytt til handsaming av plan- og byggesaker? a) Har kommunen tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse knytt til handsaming av plan- og byggesaker? b) Har Fjell kommune eit system for å sikre at dei tilsette har oppdatert kunnskap og for å sikre læring og kontinuerleg forbetring knytt til sakshandsaminga av plan- og byggesaker? 2. Har Fjell kommune har ei hensiktsmessig tilnærming for å sikre ein god overgang til ei samla plan- og byggesakseining i den nye kommunen? a) I kva grad har kommunen lagt ein plan for overgang til felles plan og byggesakshandsaming? b) I kva grad er det gjennomført risikovurderingar med tilhøyrande risikoreduserande tiltak i samband med overgangen til felles plan- og byggesakshandsaming i den nye kommunen? 3. I kva grad har Fjell kommune rutinar for sakshandsaming og kvalitetssikring av byggesaker? a) Er rutinar i tilstrekkeleg grad gjort kjent og tilgjengeleg? b) Har kommunen system og rutinar som sikrar likebehandling av byggesaker? c) I kva grad har kommunen system som sikrar oversikt over sakshandsamingstid og ivaretaking av sakshandsamingsfristar? d) Har kommunen risikovurdert sine arbeidsprosessar knytt til byggesakshandsaming? 4. I kva grad etterlev Fjell kommune lovpålagte sakshandsamingsfristar i byggesaker og sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova? a) I kva grad etterlev kommunen fristane på tre og tolv veker i byggesaker? b) I kva grad etterlev kommunen fristen på tolv veker i dispensasjonssaker? c) I kva grad etterlev kommunen fristen på åtte veker for handsaming av klagesaker? d) I kva grad etterlev kommunen sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova 1 og eventuelle interne retningsliner? 5. Gir Fjell kommune god informasjon og service til søkjarar i byggesaker? a) I kva grad har kommunen etablert løysingar som sikrar god tilgjenge, rettleiing og informasjon til publikum? b) Gir kommunen god skriftleg informasjon og rettleiing om sakshandsaming og kommunen sine krav til søknadar i byggesaker? 1 Informasjon om klagerett, klageorgan og klagefrist og om retten til å sjå dokumenta i saka. Sjå revisjonskriteria for nærare omtale av desse krava. 7

12 1.3 Metode Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001) og kvalitetssikring er underlagt krava til kvalitetssikring i Deloitte Policy Manual (DPM). Oppdraget er gjennomført i tidsrommet mai til november Dokumentanalyse Rettsreglar og kommunale vedtak har blitt gjennomgått og brukt som revisjonskriterium. Vidare har revisjonen gått gjennom relevant dokumentasjon som til dømes rutinar og retningsliner for handsaming av plan-, bygge- og klagesaker frå Fjell kommune. Innsamla dokumentasjon er blitt vurdert opp mot revisjonskriteria Intervju Revisjonen har gjennomført intervju med fem utvalte personar som har ansvar for og/eller er involvert i arbeid med plan- og byggesaker i kommunen, for å kartleggje organisering og praktisering av system og rutinar. Revisjonen har intervjua avdelingsleiar for plan, avdelingsleiar for byggesak og tre sakshandsamarar frå byggesaksavdelinga Analyse av statistikk Revisjonen har gått igjennom tal frå KOSTRA og oversikter frå kommunen for å vurdere sakshandsamingstid i byggesaker Stikkprøvekontroll Revisjonen har gjennomført stikkprøvekontroll av ti byggesaker frå dei siste to åra for å undersøke etterleving av lovpålagte sakshandsamingsfristar og sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova Verifiseringsprosessar Oppsummering av intervju er sendt til dei som er intervjua for verifisering og det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som er nytta i rapporten. Rapporten er sendt til rådmannen for verifisering og høyring. Datagrunnlaget i rapporten er justert på bakgrunn av rådmannen sine tilbakemeldingar. Rådmannen sin høyringsuttale er lagt ved i vedlegg 1 i rapporten. 1.4 Revisjonskriterium Revisjonskriteria er dei krav og forventningar som forvaltningsrevisjonsobjektet skal bli vurdert opp mot. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon. I dette prosjektet er revisjonskriteria i hovudsak henta frå forvaltningslova samt plan- og bygningslova med forskrifter. Kriteria er nærare presentert innleiingsvis under kvart tema, og i vedlegg 2 til rapporten. 2 Informasjon om klagerett, klageorgan og klagefrist og om retten til å sjå dokumenta i saka. Sjå revisjonskriteria for nærare omtale av desse krava. 8

13 2. Om tenesteområdet Arbeidet med plan- og byggesakshandsaming er i Fjell kommune organisert under plan- og eigedomssjefen i to avdelingar: planavdelinga og byggesaksavdelinga Plan- og utbyggingssjefen er også leiar for fem andre avdelingar: miljø, geodata og oppmåling, samferdsle og trafikksikring, drift og vedlikehald, reinhald og grøn avdeling. Figur 1: Organisasjonskart avdelingar underlagt plan og-utbyggingssjef i Fjell kommune (Kjelde: Fjell kommune) Planavdelinga har 15 tilsette inkludert avdelingsleiar og byggesaksavdelinga har totalt 13 tilsette inkludert avdelingsleiar. 9

14 3. Kapasitet og kompetanse 3.1 Problemstillingar I dette kapittelet vil vi svare på følgjande hovudproblemstilling med underproblemstillingar: Har Fjell kommune tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse knytt til handsaming av plan- og byggesaker? Har kommunen tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse knytt til handsaming av plan- og byggesaker? Har Fjell kommune eit system for å sikre at dei tilsette har oppdatert kunnskap og for å sikre læring og kontinuerleg forbetring knytt til sakshandsaminga av plan- og byggesaker? 3.2 Revisjonskriterium Kommunelova 23 omtaler administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde. Her står det at administrasjonssjefen er den øvste leiaren for den samla kommunale administrasjonen, med dei unntak som følgjer av lov, og innafor dei rammer kommunestyret fastset. I 23 står også følgjande: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. I Ot.prp.nr.70 ( ) står følgjande kommentar til kravet om betryggande kontroll i kommunelova 23: Selv om administrasjonssjefen etter kommuneloven i dag ikke eksplisitt er pålagt å etablere internkontroll, må ansvaret for slik kontroll regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt, og at formuesforvaltningen er ordnet på forsvarlig måte. I Ot.prp.nr.70 ( ) blir det vidare vist til at internkontroll først og fremst er eit leiingsverktøy, og ( ) er en integrert del av ledelsens styring av organisasjonen. Internkontroll defineres i videste forstand som en prosess, iverksatt og gjennomført av virksomhetens ledere og ansatte, med formål å sikre måloppnåelse på følgende områder: - Målrettet og effektiv drift - Pålitelig ekstern rapportering - Overholdelse av gjeldende lover og regelverk. KS har utarbeidd rettleiaren «Rådmannens internkontroll. Hvordan få orden i eget hus?» 3 Rettleiaren viser mellom anna til det kjente COSO rammeverket for internkontroll og omgrepet kontrollmiljø. Kontrollmiljø set standarden for ein organisasjon når det gjeld å påverke dei tilsette sina haldningar til kontroll og styring. Element som inngår i kontrollmiljøomgrepet er mellom anna kompetanse hos medarbeidarane i verksemda og korleis leiinga organiserer og utviklar tenesta. Sjå vedlegg 2 for utfyllande revisjonskriterium

15 3.3 Datagrunnlag Kapasitet og kompetanse Byggesaksavdelinga I intervju med leiar for byggesaksavdelinga går det fram at avdelinga per september 2018 har ti sakshandsamarar. I tillegg er det to merkantilt tilsette og avdelingsleiar. Åtte sakshandsamarar handsamar byggesaker og dispensasjonar. Ein sakshandsamar som er jurist handsamar berre klagesaker, og ein annan sakshandsamar handsamar saker knytt til ulovlige tiltak. Som følgje av vesentleg restanse på klagesaker og lang sakshandsamingstid, så handsamar også dei andre juristane i avdelinga klagesaker. På intervjutidspunktet i september 2018 blei det opplyst at sakshandsamingstida for klagesaker var på om lag 9 månadar. Avdelingsleiaren opplyser at sakshandsamingstida på klagesaker per byrjinga av oktober 2018 var på rett i underkant av 6 månader, og i samband med verifisering av rapporten opplyser kommunen at frå og med november er sakshandsamingstida på klagesaker om lag 3 månader. Det blir opplyst at byggesaksavdelinga har hatt kapasitetsutfordringar, og at dette har vore knytt til høgt sjukefråvær. Det blir vidare vist til at det i feburar/mars 2018 blei sett i verk tiltak for å redusere sjukefråværet, og at sjukefråværet per september 2018 ser ut til å vere på veg ned. I kommunen si årsrapport for 2017 går det fram under plan- og utbyggingssjefen at: «I tillegg har avdelinga hatt eit høgt sjukefråvær og mange permisjonar.» 4 Det blir i intervju opplyst at byggesaksavdelinga har tilstrekkeleg kapasitet dersom alle stillingar er besatt og sjukefråværet ikkje er høgt. Det blir samtidig peika på at byggesaksavdelinga generelt har høg saksmengde med periodevis mykje jobbing, men at avdelinga stort sett greier å halde sakshandsamingsfristane. Det blir også opplyst at avdelinga sin kapasitet har vore prega av at enkelte har slutta utan at nye sakshandsamarar har kome til, og at det går ein del arbeid med til ordninga med byggesaksvakt 5, både for sjølve hovudvakta og for sakshandsamar som er bakvakt. Det blir elles peika på at sakshandsamarane er flinke til å gi beskjed til leiar dersom dei har for mange saker. Byggesaksavdelinga har fem sakshandsamarar som er utdanna juristar og fem som er utdanna ingeniørar. Revisjonen får opplyst at mange juristar i avdelinga gjer at det er lett for andre å ta kontakt angåande vanskelege juridiske problemstillingar, eller for å få opplæring i til dømes forvaltningslova sine krav til sakhandsaming. Planavdelinga Planavdelinga i Fjell kommune har 15 stillingar (14,4 årsverk) inkludert avdelingsleiar for plan. I intervju blir det opplyst at dei fleste medarbeidarane arbeider med mange ulike oppgåver, og at avdelinga i liten grand har stillingar knytt til særskilte oppgåver. I samband med verifisering av blir peika på at kommunen sin praksis er å ha opne stillingsskildringar som gir fleksibilitet i fordeling av arbeidsoppgåver. Planavdelinga har oppgåver som blir finansiert direkte over gebyr, men også andre oppgåver som ikkje er gebyrfinansierte. I intervju blir det opplyst at avdelinga har tilstrekkeleg tal stillingar til å utføre dei gebyrebelagte oppgåvene knytt til reguleringsplanar. I intervju blir det opplyst at planavdelinga har for låg kapasitet knytt til arbeidet med overordna planar, som er ei ikkje-gebyrfinansiert oppgåve. Det blir peika på at avdelinga må prioritere ressursar til gebyrbelagte planar for å oppfylle prosesskrav i plan- og bygningslova. Samtidig blir det vist til at oppdaterte overordna planar er eit premiss for å utarbeide og sakshandsame føreseielege og gode private planar. I intervju blir det samtidig peika på at både rådmann og politikarane prioriterer saksfeltet plan, og at avdelinga får dei vikariata dei ber om og treng. Revisjonen får samtidig opplyst at det likevel ikkje alltid er slik at eit vikariat vil løyse dei utfordringane planavdelinga står overfor, då rekruttering til vikariat stort sett endar med nyutdanna som krev ressursar frå avdelinga til opplæring. 4 Fjell kommune: Årsmelding Nettversjon. Link: [Henta ]. 5 Det er ei ordning der avdelinga er open for publikum på telefon, e-post og ved personleg oppmøte innanfor fastsette tidspunkt. Sjå også kap der ordninga er nærmare omtala. 11

16 3.3.2 Opplæring og kompetanseutvikling Nytilsette Revisjonen får opplyst at Fjell kommune har eit felles valfritt introduksjonskurs for nytilsette som blir halde årleg. Målet med kurset er å gi generell informasjon om kommunen, samt korleis kommunen er organisert og kva mål den har. Nytilsette får også ein informasjonsbrosjyre med generell informasjon om kommunen. Plan- og utbyggingsavdelinga ei fadderordning for nytilsette. Felles retningsliner for dei tre underavdelingane plan, byggesak og oppmåling fastsett tiltaka som skal gjennomførast før tilsetjing, første dag, første veka, samt etter ein og tre månadar. 6 Retningslinene viser også kven som er ansvarleg for kvart tiltak, til dømes fadder eller næraste overordna. Byggesaksavdelinga opplyser at fadder bidrar med opplæring i byggesaker, systema nytta i sakshandsaminga, samt ein gjennomgang av konkrete byggesaker, regelverk og planar. Som ein del av opplæringa i korleis ein arbeider i byggesaksavdelinga får nytilsette mellom anna delta på førehandskonferansar som er eit avklaringsmøte mellom kommunen og søkar. Generelt blir det opplyst frå byggesaksavdelinga at nytilsette må sette seg inn i kommuneplanen sin arealdel, og delta på ulike kurs som opplæring i sakshandsamingssystem og kartsystem. Dei skriftlege rutinane ved byggesaksavdelinga har til dels vore og ikkje oppdaterte og har derfor avgrensa nytteverdi for nytilsette (sjå også kap 5 om rutinar). Byggesaksavdelinga har ikkje avdelingsspesifikk opplæringsplan for nytilsette som viser kva ein byggesakshandsamar bør gjennomgå i opplæringsperioden, men har eit mål om å utarbeide dette. Planavdelinga har ein seksjonstilpassa oppsett i form av ein mal som viser kva ein nytilsett arealplanleggjar skal gjennomgå av kurs og opplæring, program som må lastast ned, sjølvstendige arbeidsoppgåver, og opplæring om rolleavklaring og organisasjon. 7 I samband med dokumentoversendinga opplyser planavdelinga at enkelte av rutinane knytt til planprosess og lovpålagte oppgåver gjennom plan- og bygningslova samt andre rutinar blir referert til i malen då dei inngår som ein del av planlagt opplæring. Planavdelinga opplyser at bruken av malen blir tilpassa erfaringsnivået til den nytilsette, og fungerer som eit arbeidsdokument i opplæringsperioden. Kompetanseutvikling Revisjonen får opplyst at medarbeidarsamtalar ikkje er gjennomført sidan hausten 2016/ vinteren 2017 i byggesaksavdelinga. Når det gjeld planavdelinga får revisjonen opplyst at det blir gjennomført medarbeidarsamtaler med dei tilsette, og at mellom anna behov for opplæring er tema i desse. I samband med verifisering av rapporten opplyser kommunen at alle tilsette i Fjell kommune skal registrere kompetansen sin i systemet KOS Individweb og at kommunen derfor har eit system for kartlegging av kompetanse og kompetansebehov. Av intervju går det fram at verken planavdelinga eller byggesaksavdelinga har kompetanseplanar eller har kartlagt kompetanse, og kommunen sitt system blir derfor ikkje nytta i praksis i plan- eller byggesaksavdelinga. Revisjonen får opplyst at planavdelinga ikkje har eigne kompetansemidlar, medan byggesaksavdelinga normalt avsett midlar på budsjett til kompetanseutvikling. Planavdelinga opplyser samtidig at dei prøver å sette av midlar slik at medarbeidarane kan delta på ein konferanse i året. Medarbeidarane i planavdelinga deltek mellom anna i lokale forum, der fylkeskommunen eller fylkesmannen har fagsamlingar. Dette kan vere planforum eller kurs knytt til dømes endringar av lov/forskrift. Avdelinga prøver å vere representert på arrangement innan fagfelt der dei treng meir kompetanse. Kven som deltek på desse tiltaka blir fordelt internt. I intervju blir det peika på at det varierer i kva grad det er mogleg for tilsette ved byggesaksavdelinga å delta på kurs og andre kompetansehevande tiltak. Revisjonen får samtidig opplyst at byggesaksavdelinga er representert på eit fast kurs kvart år, Byggesaksdagane arrangert av Direktoratet for byggkvalitet. Som regel får to sakshandsamarar delta her, og det går på rundgang kven som får delta. I tillegg blir det opplyst at sakshandsamarane dei siste åra har fått delta på ei rekke kurs og at målet på byggesaksavdelinga har vore at alle sakshandsamarane får delta på eit kurs årleg. Det blir vidare opplyst at kursing blir sett som naudsynt for å halde seg fagleg oppdatert. 6 Fjell kommune: Retningslinjer fadderordning for nytilsette på PUS. Ikkje datert. 7 Fjell kommune: Nytilsett arealplanleggjar. Mal. Ikkje datert. 12

17 3.4 Vurdering Det kjem fram i undersøkinga at byggesaksavdelinga i utgangspunktet har tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse for handsaming av byggesaker dersom det ikkje er vakansar eller permisjonar. Revisjonen vil likevel peike på at det er svært uheldig at byggesaksavdelinga har lang restanseliste knytt til handsaming av klagesaker og at desse sakene ikkje blir handsama innan lovpålagt frist på åtte veker. Revisjonen vil peke på at det er viktig og riktig at kommunen har sett i verk tiltak for å redusere restanselista slik at klagesakene blir handsama innan frist i samsvar med byggesaksforskrifta 7-1. Når det gjeld planavdelinga viser undersøkinga at avdelinga prioriterer saker og har tilstrekkeleg kapasitet til å handsama gebyrbelagte oppgåver knytt til reguleringsplanar, medan dei ikkje opplever å ha ressursar til å prioritere overordna planar som legg premiss for reguleringsplanane. Revisjonen meiner dette er uheldig og meiner det er viktig å vere merksam på denne utfordringa og sikre tilstrekkeleg kompetanse til utarbeiding av overordna planar i Nye Øygarden kommune. Revisjonen meiner det er positivt at plan- og byggesaksavdelinga nyttar fadderordningar for nytilsette og meiner dette er ein føremålstenleg måte å gje opplæring på. Revisjonen meiner vidare at det er positivt at planavdelinga har utarbeidd opplæringsplan for nytilsette, med mellom anna henvisning til rutinar for avdelinga og at opplæringsplanen blir tilpassa den enkelte medarbeidar. Revisjonen meiner opplæringsplanar er eit godt verkty for å sikre nødvendig opplæring og kan fungere som ein god oversikt eller referansepunkt for den nytilsette. Revisjonen meiner derfor at sjølv om byggesaksavdelinga basert på opplysningane i undersøkinga, ser ut til å ha ein god praksis for å følgje opp nytilsette, bør dei også vurdere å iverksette planen om å utarbeide ein byggesaksspesifikk opplæringsplan med mellom anna referanse til gjeldande system og rutinar, dersom kommunen legg opp til å tilsette faste eller midlertidige sakshandsamarar før etableringa av Nye Øygarden kommune. Når det gjeld kompetanseutvikling for tilsette ved plan- og byggesaksavdelinga meiner revisjonen at det er uheldig at verken plan eller byggesaksavdelinga har kartlagt kompetanse og kompetansebehov, eller utarbeidd planar for kva kompetanseutviklingstiltak medarbeidarane skal eller bør delta på. Revisjonen meiner at oversikt over kompetanse og eventuelle kompetansebehov også er viktig informasjonsgrunnlag å ha med inn i Nye Øygarden kommune. Revisjonen meiner vidare at gjennomføring av medarbeidarsamtalar er viktig for å kartlegge ønskje og behov hos dei tilsette når det gjeld opplæring og for å ha ein god dialog mellom leiar og tilsett om kva som er hensiktsmessig opplæring for den enkelte. Revisjonen meiner derfor at det må etablerast rutine for gjennomføring av medarbeidarsamtalar med jamne mellomrom, og sikre at slike samtalar også blir gjennomført ved byggesaksavdelinga. Revisjonen vil vidare peike på at medarbeidarsamtalar også er viktige å gjennomføre for å fange opp tilhøve som kan ha innverknad på sjukefråværet. 13

18 4. Overgang til felles plan- og byggesakseining i ny kommune 4.1 Problemstilling I dette kapittelet vil vi svare på følgjande hovudproblemstilling med underproblemstillingar: Har Fjell kommune ei hensiktsmessig tilnærming for å sikre ein god overgang til ei samla plan- og byggesakseining i den nye kommunen? I kva grad har kommunen lagt ein plan for overgang til felles plan og byggesakshandsaming? I kva grad er det gjennomført risikovurderingar med tilhøyrande risikoreduserande tiltak i samband med overgangen til felles plan- og byggesakshandsaming i den nye kommunen? 4.2 Revisjonskriterium Det er ikkje nytta revisjonskriterium i dette kapitlet. 4.3 Datagrunnlag Overgang til felles plan- og byggesakshandsaming og risikovurderingar i samband med dette. Det er vedtatt at kommunane Fjell, Øygarden, og Sund skal slå seg saman til nye Øygarden kommune Revisjonen har fått opplyst at plan- og utbyggingssjefen og ein GIS-koordinator har vore involvert i eit prosjekt knytt til samanslåing av matrikkel og adresser. Per september 2018 hadde verken planavdelinga eller byggesaksavdelinga i Fjell kommune vore involvert i møte eller samarbeid knytt til kommunesamanslåinga. Frå byggesaksavdelinga blir det opplyst at dei kanskje kunne ha tatt initiativ overfor byggesaksavdelingane i Sund og Øygarden men at avdelinga har hatt det for travelt med kjerneoppgåvene. I intervju blir det peika på at det i liten grad blir gitt informasjon til einingane om overordna arbeid i samanslåingsprosessen. I november 2018 får revisjonen opplyst frå byggesaksavdelinga at kommunen no er i gang med planlegging av overgang til felles plan- og byggesaksavdeling i den nye kommunen og at det er laga eit felles prosjekt, der alle tre kommunar er med. På førespurnad hadde byggesaksavdelinga likevel ikkje kjennskap til om det låg føre prosjektplan for samanslåingsprosjektet eller anna skriftleg omtale av planlagt prosess. Ved byggesaksavdelinga hadde dei heller ikkje informasjon om kva som hadde skjedd til no i prosjektet. I samband med verifiseringa av rapporten opplyser kommunen at byggesaksavdelinga i november 2018 blei kjent med at prosessen framover i kommunesamanslåinga først er ei kartlegging av tenestene i dei tre kommunane. Deretter skal det fastleggast ny struktur for tenesta og når dette er ferdig blir lokalisering tema. I september 2018 opplyser kommunen at planavdelinga og byggesaksavdelinga ikkje er involvert eller kjent med at det er gjennomført risikovurderingar eller risikovurderande tiltak for plan- og byggesaksområdet knytt til overgangen til ny kommune I november får revisjonen opplyst at det skal gjennomførast risikovurderingar kytt til overgangen til ny kommune i januar 2019 og at tema der mellom anna vil vere risikovurdering av prosjektet knytt til overgang til felles plan- og byggesaksbehandling. 14

19 4.4 Vurdering På revisjonstidspunktet har ikkje byggesaksavdelinga og planavdelinga vore involvert i arbeid knytt til overgang til felles plan- og byggesakshandsaming i nye Øygarden kommune. Revisjonen meiner det er positivt at byggesaksavdelinga på slutten av 2018 melder at det no er starta eit prosjekt knytt til overgangen til ny kommune som involverer plan- og byggesakshandsaminga. Revisjonen vil peike på at det er mange avklaringar som skal gjerast i løpet av den tida som er igjen til Nye Øygarden kommune er på plass og vil peike å at det er viktig å involvere avdelingane tidleg i dette arbeidet slik at overgangen blir best mogleg. For å redusere risikoen for manglar knytt til tenesteutøving og sakshandsaming i samband med større omorganiseringar, er det etter revisjonen si vurdering viktig at det blir gjennomført systematiske risikovurderingar med tilhøyrande risikoreduserande tiltak. Det er derfor positivt at kommunen planlegg å gjennomføre slike vurderingar i januar Risikovurderingar er viktig for størst mogleg grad å vere budd på eventuelle utfordringar knytt til etablering av ny kommune og organiseringa av plan- og byggesaksområdet og sikre at utfordringane blir handtert på best mogleg måte. 15

20 5. Rutinar for sakshandsaming og kvalitetssikring 5.1 Problemstilling I dette kapittelet vil vi svare på følgjande hovudproblemstilling med underproblemstillingar: I kva grad har Fjell kommune rutinar for sakshandsaming og kvalitetssikring av byggesaker? Er rutinar i tilstrekkeleg grad gjort kjent og tilgjengeleg? Har kommunen system og rutinar som sikrar likebehandling av byggesaker? I kva grad har kommunen system som sikrar oversikt over sakshandsamingstid og ivaretaking av sakshandsamingsfristar? Har kommunen risikovurdert sine arbeidsprosessar knytt til byggesakshandsaming? 5.2 Revisjonskriterium Sjå kapittel 3.2 for omtale av rådmannen sitt ansvar for internkontroll i kommunen. Fleire rammeverk gir retningslinjer for arbeid med internkontroll. Eit av dei mest brukte rammeverka for internkontroll er COSO-modellen, som sist blei oppdatert i Hovudelementa i COSO-modellen er: Styrings- og kontrollmiljø Risikokartlegging og -vurdering Kontrollaktivitetar Kommunikasjon og informasjon Oppfølging frå leiinga Ifølgje COSO-modellen bør risikokartleggingar og vurderingar inngå som ein del av eit overordna internkontrollsystem. Slike vurderingar skal sikre at dei arbeidsprosessane der det er mest sannsynleg at svikt, feil eller manglar oppstår, og der dette samtidig får størst konsekvens, blir identifisert. Det er viktig at sentrale mål, arbeidsprosessar og oppgåver er tydeleg definerte, som eit utgangspunkt for risikovurderingane. Vidare er det et mål at leiinga, basert på identifiserte risikoar, skal sette i verk målretta tiltak for å redusere risiko der det er behov for det. Sjå vedlegg 2 for utfyllande revisjonskriterium. 5.3 System og rutinar for arbeidet i byggesaksavdelinga Datagrunnlag Rutinar og retningsliner for sakshandsaming av byggesaker Kommunen opplyser at når det gjeld rutinar og retningsliner for byggesak så har kommunen etablert praksis som ikkje er dokumentert skriftlig i retningslinjer eller rutinar. Det finst eldre retningsliner for saksbehandling og saksflyt, men desse er ikkje i bruk i dag då desse i stor grad er utdaterte. Det blir vist til at etablert praksis har vore bygd på dei eldre rutinane, men at endringar undervegs ikkje er blitt skriftleg nedfelt. Det blir vidare vist til at denne måten å jobbe på har fungert i ein travel kvardag med stor saksmengde og kapasitetsutfordringar, der skriftleggjering av rutinar ikkje har blitt prioritert. Det blir i intervju opplyst at det er fleire år sidan siste gjennomgang av malane i byggesaksavdelinga. 8 Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO): Internal Control Integrated Framework. Framework and Appendices. May Norsk samandrag frå april

21 I intervju blir det peika på at det har vore vanskelig å utarbeide og oppdatere rutinar fordi avdelinga har hatt det for travelt. Det blir vidare vist til at det i dag også blir eit spørsmål om kor mykje rutinar avdelinga skal utarbeide før dei inngår i ei felles avdeling som følgje av kommunesamanslåinga. Revisjonen får opplyst at det kanskje kan vera noko ulik praksis blant saksbehandlar i høve til korleis ein går gjennom ein sak og held oversikt over sine saker, som følgje av at rutinar og retningsliner ikkje er nedskrive. Samtidig blir det vist til at sjølv om ein finn noko variasjon i praksis blant saksbehandlarane, er oppfatninga at hovudtrekka i praksisen er den same. I intervju blir det også peika på at sjølv om avdelinga kanskje ikkje har så mange skriftlege rutinar, så ligg det fleire punkt i vedtaksmalen og sjekklista som dei tilsette nyttar som bidrar til å sikre kvalitet i sakshandsaminga. Samtidig blir det vist til fordelar ved å ha skriftlege rutinar og retningsliner og fleire gjev uttrykk for at dei saknar dette. Det blir mellom anna vist til at særleg nytilsette vil ha utbytte av at praksis er formalisert i rutinar. Fleire sakshandsamarar opplyser i intervju at dei saknar ein velkomstpakke med opplæringsplan, informasjon om kommunen, saksgangen i sakshandsaminga og relevant regelverk. Dette skal byggesaksavdelinga ha hatt tidlegare, men ei slik «pakke» er ikkje lenger i bruk. Også i det daglege arbeidet blir skriftlege rutinar peika på som ein stor fordel, både i form av rutinar for saksgang for ulike sakstyper, kva som er relevant dokumentasjon for ulike typar tiltak, samt oversikt over normer og tidlegare avklaringar. Det blir peika på at avdelinga burde utarbeide ein samla skriftleg rutine for sakshandsamingsprosessen, ettersom dagens praksis berre munnleg blir vidareført frå sakshandsamar til sakshandamar. Det blir vist til at det er moment som sakshandsamar regelmessig skal sjekke og som det er lett å gløyme. Døme på dette er plankart, gardskart, naturbase, artsdatabank, helningskart, buffersoner, flaumkart osv. Byggesaksavdelinga har ingen oversikt eller sjekklister på dette som kan fungere som påminning om at desse tinga må gjennomgåast. Noko av dette er ting som dei tilsette har fått beskjed om på ulike tidspunkt og som det er derfor lett å gløyme å undersøke i kvar sak, eller som kan bli gløymd når kunnskapen skal vidareførast til nytilsette. I intervju blir det peika på at sakshandsamarane i byggesaksavdelinga er flinke til å jamleg sjekke regelverket på nettsidene til direktoratet for byggkvalitet, då regelverket for byggesak er i stadig endring. Det blir peika på at avdelinga kanskje burde hatt ein skriftleg rutine som fastsett at sakshandsamar jamleg skal sjekke desse nettsidene. Byggesaksavdelinga opplyser at dei er i gang med å formalisere nokre av rutinane sine, men at dette krev at sakshandsamarar får dette som oppgåve utover andre oppgåver, og det vil då vere eit spørsmål om prioritering mellom formalisering av rutinar eller handsaming av ein byggesak. Revisjonen får også opplyst at byggesaksavdelinga er i gang med å utarbeide nye sjekklister, nye lister for saksmottak, samt malar og lister som kan vere nyttig i sakshandsaminga. To av sakshandsamarane har hatt jobben med å oppdatere malane og lage eit arbeidsdokument der ein får nedfelt alle avklaringar som blir gjort på avdelinga Revisjonen har fått opplyst at byggesaksavdelinga gjennomførte eit dagsseminar for å utarbeide nye rutinar, malar og sjekklister. Leiar for byggesaksavdelinga opplyser at denne samlinga var vellukka og at avdelinga er så og seie ferdig med alle dei rutinane dei ser behov for Vurdering Det er revisjonen si vurdering at eldre, ikkje oppdaterte rutinar og manglande skriftleggjering av ønska sakshandsamingspraksis medfører risiko for ulik praksis i sakshandsaminga. Oppdaterte rutinar er viktig både for å sikre lik praksis, og for å sikre at alle relevante forhold blir vurdert som del av sakshandsaminga. Skriftlege rutinar kan vere særleg viktige for avdelinga i periodar der tilsette er i permisjon eller avdelinga av andre grunnar har behov for vikarar, eller ved tilsetting av nye medarbeidarar. Skriftlege rutinar vil i slike tilfelle vere viktig både for å sikre korrekt og effektiv sakshandsaming. Revisjonen meiner det er positivt at byggesaksavdelinga har byrja eit arbeid med å evaluere malar og nedfelle ønskja praksis i skriftlege rutinar og at dette blir gjort på ein måte som involverer dei tilsette. 17

22 5.4 System og rutinar for likebehandling av byggesaker Datagrunnlag Byggesaksavdelinga har ingen skriftlege system eller rutinar for å sikre likehandsaming av byggesaker. Byggesaksavdelinga opplyser i samband med dokumentoversending likevel at avdelinga sin praksis på fleire vis bidrar til å sikre kvalitetssikring og likehandsaming av byggesaker. Byggesaksavdelinga opplyser at som oftast blir førehandskonferansar 9 utført av to sakshandsamarar, og at dette sikrar kvalitet og kontinuitet i saksprosessen ved at fleire personar kjenner saka i tilfelle sjukdom, permisjonar eller avslutting av arbeidsforhold. Det er avdelingsleiaren for byggesak som fordeler sakene til sakshandsamarane i avdelinga etter kvart som sakene kjem inn. Unntaket er når det har vore gjennomført førehandskonferansar, då går saka rett til ansvarleg sakshandsamar som deltok der. Avdelingsleiaren tildeler også førehandskonferansane til sakshandsamarane. Sakene blir fordelt etter sakshandsamarane sin kompetanse og erfaring, kva saker dei er gode på og liker å arbeide med, og eventuelt også etter om dei allereie har jobba opp mot den aktuelle reguleringsplanen. Revisjonen får opplyst at det blir forsøkt å ikkje ha for mange sakshandsamarar i same reguleringsplan for å sikre lik handsaming, men det er likevel vanlegvis fleire sakshandsamarar som handsamar saker knytt til kvar reguleringsplan. I intervju blir det opplyst at når ei sak er fordelt til ein sakshandsamar, så går dette fram av restanselista til sakshandsamaren i sakshandsamingssystemet e-phorte. I tillegg får alle i avdelinga ein e-post frå avdelingsleiar som informerer om at sakfordelinga er gjennomført og viser til e-phorte der dei kan sjå om dei har fått nye saker. Byggesaksavdelinga opplyser at for å sikre like eller tilnærma like dokumentasjonskrav i alle byggesaker så utførar dei fleste sakshandsamarar saksmottak to og to, med unnatak for dei heilt enkle sakene som sakshandsamarane kan gjennomgå aleine dersom dei ønsker det. Vidare blir det vist til at det er byggesaksmøte i avdelinga anna kvar onsdag. I intervju blir det opplyst at avdelinga er i ferd med å auke møtefrekvensen på byggesaksmøta til kvar veke. På byggesaksmøte kan sakshandsamarar kan ta opp vanskelege eller prinsipielle saker, slik får alle sakshandsamarar får innsyn i avdelinga sin praksis, og det blir opplyst at dette bidrar til kvalitetssikring og likehandsaming av saker. Revisjonen får opplyst at det i byggsaksmøte er mykje faglege diskusjonar og engasjement. I tillegg til byggesaksmøta blir det opplyst at det er vanleg praksis å diskutere vanskelege saker med kvarandre og med leiar utanom dei faste møtetidspunkta. Det blir opplyst i intervju at sakshandsamarane ofte tar sidemannskontroll for kvarandre medan dei handsamer saker og at tilsette i avdelinga elles er flinke til å diskutere saker dei er usikre på med kvarandre. Det blir også gjennomført møte i tverrfaglege grupper med representantar frå miljø, geodata og oppmålingsavdelinga og planavdelinga. Her møter avdelingane ved behov (varierande møtefrekvens) for å diskuterer vanskelege, prinsipielle eller andre relevante saker. Det blir skrive referat frå desse møta og eit internt notat som inneheld alle presiseringar og avklaringar som gruppa har gjort. Revisjonen får vidare opplyst at byggesaksavdelinga har ein praksis med å skrive ned og samle alle faglege avklaringar frå ulike møte, både byggesaksmøte og møte som blir halde på tvers av avdelingar ei eit notat som er tilgjengeleg for dei tilsette. I intervju blir det opplyst at alle vedtak skal bli godkjent av avdelingsleiar før utsending. Sakshandsamingssystemet hindrar likevel ikkje at ein sakshandsamar sender ut eit vedtak utan at det er kvalitetssikra og godkjent av leiar. Det er mogleg å sjå i etterkant om dette er gjort. Det blir opplyst at avdelingsleiaren les grundig gjennom alle vedtak før dei eventuelt blir godkjent. Det blir samtidig peika på at denne kvalitetssikringa av vedtak kan vere sårbar viss avdelingsleiar ikkje er til stades. I intervju går det fram at sakshandsamar får melding som e-post når ei sak er godkjent av avdelingsleiar, og så er det sakshandsamar som sender ut vedtaka. 9 Førehandskonferansar er eit avklaringsmøte der tiltakshavar (søkar) legg fram sine byggeplanar og kommunen orienterer om kommunale planar og føresegn, i forkant av ein formell søknad. 18

23 Byggesaksavdelinga fører oversikt over alle dispensasjonar i eit felles rekneark. Oversikta inneheld om lag 500 saker for perioden Oversikta syner dispensasjonssøknader som er mottatt, kva type søknad saka gjeld, kva tiltak det er søkt om og utfallet av saka. Byggesaksavdelinga opplyser om at denne oversikta bidrar til å sikre like handsaming av saker fordi sakshandsamarane kan finne fram til liknande saker. I intervju går det fram at byggesaksavdelinga har planlagt å forenkle og forbetre oversikta over dispensasjonar i løpet av hausten Det blir vist til at oversikta manglar eit system for å lett finne fram og sortere saker etter gnr. og bnr. og geografi, eller type dispensasjonar. Det er to tilsette i avdelinga som har påbyrja arbeidet med dispensasjonsoversikta som blir gjennomført innimellom når dei har kapasitet Vurdering Revisjonen meiner byggesaksavdelinga gjennomfører fleire gode tiltak for å sikre lik handsaming av saker. At saker knytt til same reguleringsplan blir handsama av sakshandsamarar som kjenner reguleringsplanen bidrar til å sikre lik handsaming fordi vedkomande då vil ha kjennskap til korleis reguleringsplanen skal forståast. Revisjonen meiner vidare det er positivt at byggesaksavdelinga har ein etablert praksis med byggesaksmøte der tilsette kan diskutere vanskelege saker og få innspel til korleis dei bør løysast. Dette bidrar til auka kunnskap, erfaringsdeling og forståing av faglege problem og bidreg til lik handsaming av like saker. Det er også positivt at faglege avklaringar blir skriftleggjort. Revisjonen vil samtidig peike på at det er viktig at slike skriftlege avklaringar bør sjåast i samanheng med rutineutviklingsarbeidet som avdelinga har sett i verk slik at nye rutinar speglar den praksisen som avdelinga meiner er hensiktsmessig. Revisjonen meiner også det er hensiktsmessig med oversikt over dispensasjonssaker og utfallet av desse som eit oppslagsverk for sakshandsamarane og meiner det er nyttig at avdelinga arbeider for å gjere denne oversikta endå betre. Revisjonen meiner vidare at avdelinga har ein god praksis ved at leiar kvalitetssikrar alle saker og meiner at også dette bidrar til likebehandling. Revisjonen meiner samtidig at den praksisen som byggesaksavdelinga har etablert for å sikre lik handsaming av saker bør nedfellast skriftleg slik at det ikkje skal vere tvil om kva som skal vere praksis. Det er vidare revisjonen si vurdering at det at sakshandsamingssystemet gjer det mogleg for sakshandsamar å sende ut vedtak utan kvalitetssikring og godkjenning av leiar kan utgjere ein risiko. Revisjonen meiner derfor at byggesaksavdelinga bør ha rutinar for å kontrollere at utsendte vedtak er godkjente med jamne mellomrom. 5.5 System for å sikre oversikt over og ivareta sakshandsamingstid og -fristar Datagrunnlag Revisjonen får opplyst at det er kommunisert at saker som hovudregel skal handsamast innan frist. Det er vidare kommunisert at for å unngå at saker går ut på frist, skal avdelingsleiar varslast slik at saka kan fordelast til andre som har ledig kapasitet til å ta saka. Byggesaksavdelinga opplyser vidare at dei har som mål å gå gjennom sakene i saksmottak innan 10 dagar etter at søknaden er motteken, men at det til tider kan vere ei utfordring å få til i praksis. Revisjonen får opplyst at sakshandsamarane sjølv held kontroll på fristar i eigne saker ved å sjå når saka er komplett, det vil sei dato for siste innkomne dokument frå søkjar. Dette er det tidspunktet saksbehandlingstida skal reknast i frå. Enkelte sakshandsamarar reknar ut fristen med utgangspunkt i komplettdato og legg denne manuelt inn i sakshandsamingssystemet e-phorte slik at fristen blir synleg der. Andre sakshandsamarar har eigne lister over sine saker der dei også skriv inn frist. Revisjonen får opplyst at sakshandsamingssystemet e-phorte ikkje reknar ut eller gir ei god oversikt over sakshandsamingsfristar i saker. Avdelingsleiaren for byggesak kan sjå sakshandsamarane sine restansesaker ved å søke etter namn på sakshandsamar i e-phorte, men fristane på sakene vil då ikkje kome fram viss ikkje sakshandsamarane manuelt har lagt inn fristane sjølve. Avdelingsleiar må gå inn i kvar enkelt sak for sjølv å berekne når dei ulike sakene har frist. I intervju blir det peika på avdelinga burde hatt eit betre system enn e-phorte for å halde oversikt over sakshandsamarfristar. 19

24 Gebyr-reduksjon ved fristoverskridingar I intervju går det fram at byggesaksavdelinga ikkje har nokon rutine eller praksis for kva sakshandsamar skal gjere dersom vedkommande ser at saker kjem til å gå eller er gått utover frist. Det går samstundes fram av intervju at det i slike situasjonar vil vere naturleg å seie ifrå til avdelingsleiar. I intervju blir det opplyst at sakshandamar bereknar og legg inn gebyrreduksjon i dei sakene der det er aktuelt fordi sakshandsamingsfrist er overskride. Avdelingsleiar blir orientert om fristoverskridingar når vedtaka blir godkjent, då det i vedtaket går fram om det er gebyrreduksjon Vurdering Etter revisjonen si meining så har kommunen i liten grad etablert system som sikrar oversikt over sakshandsamingstid og ivaretaking av sakhandsamingsfristar i byggesaker. Det er ikkje tilfredstillande at sakshandsamarar i byggesaksavdelinga har svært ulike måtar å halde oversikt over frist på eigne saker, og at fleire sakshandsamarar nyttar eigne lister framfor å nytte løysinga som er tilgjengeleg gjennom e- phorte. Eigne lister over sakshandsamingsfristar på eigne saker gir ikkje avdelingsleiar og sakshandsamar tilstrekkeleg oversikt over sakshandsamingstid og fristar. Revisjonen meiner at sams praksis for registrering av fristar er viktig for å sikre etterleving av lovpålagte fristar og korrekt rapportering mellom anna til KOSTRA Risikovurderingar av arbeidsprosessar Per september 2018 hadde byggesaksavdelinga ikkje utført systematiske og dokumenterte risikovurderingar av arbeidsprosessar knytt til byggesakshandsaming. Revisjonen får samtidig opplyst at byggesaksavdelinga har gjennomført vurderingar av kva rutinar, malar og sjekklister dei har behov for i november 2018 og at dei snart har ferdigstilt rutinar for desse områda. Revisjonen er ikkje kjend med kva prosessar og vurderingar som ligg til grunn for vurderingane av kva rutinar det er behov for Vurdering Revisjonen meiner det er viktig å etablere system som inneber at arbeidsprosessane blir systematisk risikovurderte med jamne mellomrom slik at leiinga har eit godt grunnlag for å vurdere behov for å setje i verk risikovurderande tiltak. Slike vurderingar kan til dømes gjennomførast i samband med rutineutvikling/oppdateringa av rutinar i avdelinga, og bør omfatte risiko for feil og manglar i sakshandsaminga. Byggesaksavdelinga har tidlegare ikkje gjennomført dokumenterte risikovurderingar av arbeidsprosessane. Revisjonen kjenner ikkje til om risikovurderingar blei gjennomført på ein systematisk måte i samband med rutineutviklingsarbeidet i november Kommunen skal rapportere til KOSTRA på sakshandsamingstid. 20

25 6. Etterleving av fristar og krav til sakshandsaming i forvaltningslova 6.1 Problemstilling I dette kapittelet vil vi svare på følgjande hovudproblemstilling med underproblemstillingar: I kva grad etterlev Fjell kommune lovpålagte sakshandsamingsfristar i byggesaker og sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova? I kva grad etterlev kommunen fristane på tre og tolv veker i byggesaker? I kva grad etterlev kommunen fristen på tolv veker i dispensasjonssaker? I kva grad etterlev kommunen fristen på åtte veker for handsaming av klagesaker? I kva grad etterlev kommunen sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova og eventuelle interne retningsliner? 6.2 Revisjonskriterium Byggesaker Byggesakshandsaming etter plan- og bygningslova skal sikre at tiltak blir utført i samsvar med lov, forskrift og plan. Av byggesaksforskrifta 1-1 går det fram at føremålet til forskrifta m.a. er å sikre: «[ ] effektiv og forsvarlig sakshandsaming av byggesaker for å ivareta samfunnsmessige hensyn, herunder god kvalitet i byggverk.» I 21-4 i plan- og bygningslova står det følgjande om handsaming av søknader om byggesaker i kommunen: Når søknaden er fullstendig, skal kommunen snarest mulig og senest innen den frist som framgår av 21-7, gi tillatelse dersom tiltaket ikke er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven. Tidsfristar knytt til handsaming av søknader etter byggesaksdelen i plan- og bygningslova er omtala i 21-7: Søknad om tillatelse etter 20-2 skal avgjøres av kommunene innen 12 uker etter at fullstendig søknad foreligger, med mindre annet følger av andre eller tredje ledd. Ved overskridelse av fristen skal kommunen tilbakebetale byggesaksgebyret etter nærmere bestemmelser i forskrift, jf tredje ledd. Søknad om tillatelse til tiltak som omfattes av 20-3 der tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, der det ikke foreligger merknader fra naboer eller gjenboere, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig, skal avgjøres av kommunen innen 3 uker. Dersom kommunen ikke har avgjort søknaden innen fristens utløp, regnes tillatelse som gitt. Søknad om tillatelse til tiltak som omfattes av 20-4 der tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, og ytterligere tillatelse, samtykke eller uttalelse fra annen myndighet ikke er nødvendig, skal avgjøres av kommunen innen 3 uker. Dersom kommunen ikke har avgjort søknaden innen fristens utløp, regnes tillatelse som gitt. Søknad om tillatelse til tiltak etter 20-2 som krever dispensasjon fra plan eller planbestemmelser, skal avgjøres av kommunen innen 12 uker. Fristen løper ikke i den tiden søknaden ligger til uttalelse hos regionale og statlige myndigheter, jf Klagesakshandsaming Byggesaksforskrifta 7-1 omhandlar frist for handsaming av klage: 21

26 c) klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker. Samme frist gjelder der kommunen tar klagen helt til følge og fatter et nytt vedtak. Fristen gjelder for klage i alle byggesaker, herunder klage i byggesaker der tiltaket krever dispensasjon fra bestemmelser gitt i eller med hjemmel i plan- og bygningsloven. Om kommunen sitt vedtak etter plan- og bygningslova blir klaga på, er det departementet som er klageinstans, jf. plan- og bygningslova 1-9 femte ledd. Dette myndet er delegert frå departementet til fylkesmannen. Sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova Av 1-9 i plan- og bygningslova går det fram at forvaltningslova gjeld for mellom anna byggesaker. Av forvaltningslova 27 går det fram at det forvaltningsorgan som har fatta vedtaket, skal sørgje for at partane blir underretta om vedtaket så snart som mogleg, og at det i underretninga skal opplysast at det er mogleg å klage, klagefrist, klageinstans og nærare om framgangsmåte ved klage, samt om retten etter 18, jf. 19 til å sjå dokumenta i saka. 6.3 Datagrunnlag Registrering av saker i oversikter over byggesaker og dispensasjonssaker I byggesaksavdelinga skal sakshandsamarane registrere ferdig handsama byggesaker og dispensasjonssaker i to separate oversikter. Det blir i intervju vist til at det tidlegare brukte å vere ein konsulent som fekk tilsendt ferdige saker og som sikra at oversiktene over byggesaker og dispensasjonssaker var korrekt førte og oppdaterte. I intervju går det fram at det no er slik at kvar enkelt sakshandsamar som skriv dispensasjonar har ansvar for å legge inn sine saker i dispensasjonsoversikta. I intervju blir det vidare opplyst at det no er opp til kvar enkelt sakshansamar når dei ønsker å registrere sine saker i oversiktene over dispensasjonssaker og byggesaker, og at praksisen difor også varierer veldig mellom sakshandsamarane. 11 I intervju med ein sakshandsamar blir det opplyst at saker blir gløymt og at ikkje alle saker blir registrert i oversiktene. Det blir av fleire sakshandsamarar opplyst at det tidlegare var meir fokus på å registrere sakene fortløpande i oversiktene, men at sakshandsamarar i den siste tida er blitt dårligare til å registrere sine saker fortløpande. Revisjonen får opplyst at reknearket over byggesaker og dispensasjonssaker ligg til grunn for avdelinga si rapportering til KOSTRA Etterleving av fristar Tabellen under viser oversikt over etterleving av fristar for byggesaker i Fjell kommune fordelt på ulike sakstypar. Tabell 1: Saker totalt og med overskriden sakshandsamingsfrist, fordelt på ulike sakstypar. Kjelde: KOSTRA. Tal på saker handsama i 2017 Søknader med handsamingstid over lovpålagt frist Del av saker med overskriden frist i % Rammesøknader % Ett-trinns-søknader med frist på tre veker % Ett-trinns-søknader med frist på tolv veker % Ett-trinns-søknader uten ansvarsrett % Totalt % Som det går fram av tabellen over er det 20 tilfelle der lovpålagt sakshandsamingsfrist ikkje blei halde i Frå byggesaksavdelinga blir det opplyst at talet kan vere høgare på grunn av høgt sjukefråvær i I samband med verifiseringa av rapporten opplyser kommunen at utgangspunktet er at registrering av sakene skal skje når saka er ferdig handsama og at det derfor ikkje er slik at det er opp til ein kvar sakshandsamar å registrere når det passar. Det blir samtidig opplyst at det i praksis likevel blir slik at sakshandsamar gjer det så snart det høver etter at saka er ferdig. 22

27 Det blir samtidig opplyst at byggesaksavdelinga knapt har hatt byggesaker som har blitt handsama etter frist i Dei få byggesakene som har gått over frist i 2018 har vore som følgje av at dei har blitt gløymt og ikkje på grunn av manglande kapasitet i avdelinga. I stikkprøvene revisjonen har gjennomført av byggesaker fant vi eit døme på at sakshandsamingsfristen ikkje var halde. Dispensasjonssaker I intervju opplyser ein sakshandsamar at byggesaksavdelinga i Fjell har svært mange dispensasjonssaker. Det blir vist til at dispensasjonssaker typisk er betydeleg meir tidkrevjande enn andre byggesaker, og i tillegg kan i det enkelte tilfelle vere snakk om fleire dispensasjonar i ei sak. I intervju går det fram at politikarane i Fjell kommune ikkje lenger fattar vedtak i dispensasjonssaker, men får framlagt vedtaka til orientering i referatsaker etter at dei er fatta. Tabellen under viser gjennomsnittleg sakshandsamingstid for ulike typar dispensasjonssaker i 2016 og Tabell 2: Sakshandsamingstid for dispensasjonssaker med frist på tolv veker. Kjelde: Fjell kommune. Dispensasjonssaker med frist på tolv veker Søknad om dispensasjonar for rammesøknadar 60 dagar - Søknad om dispensasjonar for eitt trinns søknadar 70 dagar - Søknad om dispensasjon for søknad utan ansvarsrett 60 dagar - Søknad om dispensasjonar frå byggesaksregla i pbl Ingen saker - Søknad om dispensasjonar frå plan - 60 dagar Søknad om dispensasjonar frå byggesaksføresegn - 75 dagar Som det går fram av tabellen over er gjennomsnittleg sakshandsamingstid for alle typar dispensasjonar under 12 veker (84 dagar). Når det gjeld tal dispensasjonssaker som eventuelt ikkje er handsama innan frist, så har kommunen ikkje ført oversikt over dette. I kommunen si oversikt over dispensasjonssaker er det ført opp dato for når sakene er komplette og dermed når sakshandsamingstida byrjar, og vedtaksdato. Det framgår ikkje av oversikta om sakshandsamingstida på 12 veker er forlenga som følgje av høyring hos berørte instansar. Revisjonen kan derfor ikkje berekne tal dispensasjonssaker som har gått over sakshandsamingsfristen på 12 veker. Sakshandsamarane har heller ikkje konsekvent lagt inn dato i kolonna «frist», men i dei tilfelle dette er gjort fant vi tre saker frå 2017 der sakshandsamingstida ikkje var halde. I stikkprøvene revisjonen har gjennomførte av dispensasjonssaker fant vi ikkje døme på at sakshandsamingsfristen ikkje var halde. Klagesaker Når det gjeld fristen på åtte veker for klagehandsaming i byggesaker så var gjennomsnittleg sakshandsamingstid for klagesaker i 2017 på 140 kalenderdagar (20 veker) og i 2016 på 120 kalenderdagar (17 veker), ifølgje KOSTRA. Kommunen handsama totalt 33 klagesaker i 2017 og 94 klagesaker i 2016, jf. KOSTRA. Revisjonen har fått opplyst at kommunen har strevd med lange restanselister på klagesaker og at per oktober 2018 er sakshandsamingstida på rett i underkant av 6 månader. I samband med verifiseringa av rapporten får revisjonen opplyst at byggesaksavdelinga har hatt stort fokus på å få ned restansane hausten 2018 og at per november 2018 er sakshandsamingstida om lag tre månader for klagesaker. Revisjonen får opplyst at årsaka til den lange sakshandsamingstida er særleg høgt sjukefråvær i avdelinga i 2017, men også at avdelinga over tid har strevd med høgt sjukefråvær. Det blir vidare opplyst at klagesaker ofte er komplekse saker, som krev erfarne sakshandsamar og at det difor ikkje er så lett å sette inn uerfarne sakshandsamarar eller nytte vikarar. Revisjonen får elles opplyst at det er gebyrtap knytt til fristoverskridingar på andre saker avdelinga handsamar, medan det ikkje er gebyr på klagesaker. Dette gjer at klagesakene ikkje blir prioriterte når det er på det travlaste. 23

28 6.3.3 Utforming av vedtaka Byggesaksavdelinga opplyser at dei har malar på dei fleste brev og vedtak som dei skriv. Revisjonen har fått oversendt døme på brevmalar. Alle malane inneheldt informasjon om klagerett, klageorgan og klagefrist og om retten til å sjå dokumenta i saka. I intervju går det fram at sakshandsamarane stort sett alltid nyttar brevmalane til vedtak og at sakshandsamarane er nøgde med malane. I intervju blir det vidare vist til at vedtaksmalane inneheld standardtekst om klageretten, og at dette bidrar til at avdelinga etterlev desse momenta i forvaltningslova. I stikkprøvene revisjonen har gjennomførte av vedtak i byggesaker såg vi at kommunen sine malar var nytta som utgangspunkt for vedtaka. I alle vedtaka var det opplyst om klagerett, klageorgan og klagefrist og om retten til å sjå dokumenta i saka. 6.4 Vurdering Undersøkinga viser at byggesaksavdelinga sine oversikter over byggesaker og dispensasjonssaker ikkje blir oppdaterte fortløpande. Dette gir risiko for feil. Informasjon i intervju indikerer vidare at KOTRA-tala for 2017 kan vere feil og at tala knytt til saker som ikkje er handsama innan frist kan vere feil. Dette er etter revisjonen si vurdering ikkje tilfredsstillande. Det er revisjonen si vurdering at Fjell kommune ikkje i tilstrekkeleg grad har etablert rutinar for å sikre korrekt rapportering til KOSTRA. Revisjonen meiner at kommunen bør etablere betre system og rutinar for kvalitetssikring av tenestedata som blir rapportert til KOSTRA. Som nemnt i kapittel er sams praksis for registrering av fristar viktig også for å sikre etterleving av lovpålagte fristar. At sakshandsamingsfristar har blitt gøymt i 2018 understreker at dette er viktig. Når det gjeld etterleving av fristar viser undersøkinga at det særleg er klagesaker byggesaksavdelinga ikkje har lukkast med å handsame innan lovpålagt frist på åtte veker. Som nemnt i kapittel 3.4 meiner revisjonen at dette er svært uheldig. Revisjonen vil samtidig peke på at det er viktig og riktig at kommunen har sett i verk tiltak for å redusere restanselista slik at klagesakene blir handsama innan frist i samsvar med byggesaksforskrifta 7-1. Når det gjeld etterleving av fristar i dispensasjonssaker fant revisjonen basert på kommunen si oversikt tre døme på at dette ikkje var gjort i 2017, men ettersom registreringa av sakene i kommunen si oversikt ikkje er fullstendig, er dette talet ikkje endeleg. Undersøkinga viser elles at kommunen har fristoverskridingar knytt til fristane på tre og tolv veker i Revisjonen vil peike på at kommunen må sikre etterleving av alle lovpålagte sakshandsamingsfristar og vil igjen vise til at tilstrekkeleg oversikt over saker og fristar vil kunne bidra til å sikre dette. Revisjonen har ikkje funne døme på at vedtak ikkje er i samsvar med sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova. 24

29 7. Informasjon og service til søkjarar i byggesaker 7.1 Problemstilling I dette kapittelet vil vi svare på følgjande hovudproblemstilling med underproblemstillingar: Gir Fjell kommune god informasjon og service til søkjarar i byggesaker? I kva grad har kommunen etablert løysingar som sikrar god tilgjenge, rettleiing og informasjon til publikum? Gir kommunen god skriftleg informasjon og rettleiing om sakshandsaming og kommunen sine krav til søknadar i byggesaker? 7.2 Revisjonskriterium Alminneleg rettleiingsplikt Forvaltningslova 11 fastsett forvaltningsorgana si rettleiingsplikt. Her går det fram at forvaltningsorgana har ei alminneleg plikt til rettleiing innanfor sitt saksområde. I forvaltningslova 11 står det vidare at: [ ] Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Omfanget av veiledningen må likevel tilpasses det enkelte forvaltningsorgans situasjon og kapasitet til å påta seg slik virksomhet. Kvalitet på nett Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) har utarbeidd eit kriteriesett for å vurdere kvaliteten på offentlege nettsider. 12 Fleire av kriteria i kriteriesettet til Difi omhandlar kvalitet på innhald og informasjon som blir gitt på offentlege nettsider. Under følgjer eit utval kriterium som er særleg relevante i denne samanheng. Kriterium 2.3 omhandlar informasjon om saksgang og krav til dokumentasjonen. Av kriteriet går det fram at brukarane enkelt skal «finne informasjon om saksgang og saksbehandling, inkludert forventet saksbehandlingstid». 13 Vidare går det fram at «i de sakene som behandles etter forvaltningslovens bestemmelser skal brukerne informeres om framgangsmåte og frist for å fremme klage.» Kriterium 2.5 gjeld brukarane sitt høve til å gi tilbakemelding. Det går fram at brukarane enkelt skal kunne uttrykke sine erfaringar med nettstad og tenester i form av kommentarar, rangeringar, kritikk og forbetringsforslag. Kriterium 5.1 tar for seg om det er enkelt for brukaren å orientere seg på nettsida og i tenesta. Det kan mellom anna vere tydeleg menymarkering, klikkbar brødsmulesti 14, og enkel intern navigasjon til ei teneste eller relevant innhald. Kriterium 5.2 tek for seg kor ryddig og logisk nettsider og tenester er framstilt. Det blir vist til at dei handlingane brukaren skal utføre må komme i ei logisk rekkefølge. Brukaren skal losast gjennom tenesta steg for steg, og element som høyrer saman i tenesta bør vere plassert nær kvarandre og skilt frå andre tenester. 12 DIFI: Kriteriesett for nettsteder og tjenester. Link: [Henta ]. 13 DIFI: Kriteriesett for nettsteder og tjenester. Kriterium 2.3. Link: 14 «Brødsmulesti» er eit hjelpemiddel for navigasjon nytta i til dømes på nettsider, som viser rekkefølgje for sider og underside, slik at brukeran lett kan sjå sin plassering og spore tilbake sine steg i ein menystruktur. 25

30 I kriterium 5.4 er det vist til at det skal vere enkelt for brukarane å forstå kva som er viktig, og at den viktigaste informasjonen skal vere framheva og skilt frå anna innhald. Dette fordi det skal vere enkelt for brukaren å forstå innhaldet og få med seg det som er relevant i situasjonen dei er i. Sjå vedlegg 2 for utfyllande revisjonskriterium. 7.3 Løysingar for å sikre god tilgjenge, rettleiing og informasjon til publikum Datagrunnlag Byggesaksavdelinga opplyser til revisjonen at dei ikkje driv med aktivt informasjonsarbeid ut til innbyggarane, ut over den informasjonen som ligg på kommunen sine nettsider. Byggesaksavdelinga viser til at det i hovudsak er to stader innbyggjarar kan få generell informasjon: nettsidene og byggesaksvakta (sjå nærare omtale av denne under). Vidare går det fram at den informasjonen byggesaksavdelinga gir ut, som oftast er etter initiativ frå innbyggarane sjølv. Byggesaksvakta Ein del av informasjonsarbeidet til byggesaksavdelinga blir formidla via byggesaksvakta. Det er ei ordning der avdelinga er open for publikum på telefon, e-post og ved personleg oppmøte innanfor fastsette tidspunkt. Vakta har opningstid 3 dagar i veka, frå kl Ein av dagane er byggesaksvakta open for kundebesøk fram til klokka 17.20, medan opningstida dei to andre dagane er til klokka Opningstidene er opplyst om på Fjell kommune sine nettsider. Det er ein fast tilsett til å ta hovudvakta, og ei rullerande ordning der ein sakshandsamar er bakvakt og hjelper til ved behov. Føremålet med byggesaksvakta er å svare på enkle spørsmål, medan for meir kompliserte spørsmål må ein avtale eit møte med kommunen, til dømes førehandskonferanse. I intervju med ein sakshandsamar går det fram at det hender at sakshandsamarar som ikkje er bakvakt får førespurnader på telefon eller e-post. Omfanget av dette varierer mykje, men at mengda førespurnader blir ikkje oppfatta som utfordrande. Førespurnadene gjeld vanlegvis saker der vedkommande er sakshandsamar. Responstid Revisjonen får opplyst at byggesaksavdelinga har som mål å svare på e-post innan ei veke, det vil sei innan fem arbeidsdagar. Det går fram av intervju at dette målet er noko avdelinga blei samde om på eit byggesaksmøte og at det no er ein innarbeid praksis. Vidare får revisjonen opplyst at ved førespurnad til e-posten på byggesak så blir det automatisk sendt ut ei melding om at innbyggjaren vil få svar innan ei veke. Avdelingsleiaren opplyser at byggesaksavdelinga per september 2018 stort sett har nådd dette målet. Ein sakshandsamar opplyser at dei fleste sakene blir svara på ganske raskt innanfor fristen på fem dagar, men at det sikkert er nokre avvik på dei vanskelege sakene. Informasjon til søkarane i konkrete byggesaker I samband med dokumentoversending til revisjonen opplyser kommunen av det blir gitt informasjon til søkarane i byggesaker på fleire måtar. Frå førehandskonferansar, som ofte blir halde før en søknad blir sendt, blir det skrive møtereferat som gir informasjon om plangrunnlag, regelverk, om saka er avhengig av dispensasjonar, kva krav og avgrensingar som gjeld for tomta, dokumentasjonskrav og kor ein finn ulike skjema, gebyr og saksgang. I saksmottaket ser sakshandsamar om ein søknad er komplett, eller om det manglar opplysningar for å kunne handsame og byrje å vurdere saka opp mot regelverket. Revisjonen får opplyst at byggesaksavdelinga har som praksis å liste opp i alle manglane som blir avdekt i mottak av saker i førebels melding som ei rettleiing til søkarar. Dette blir gjort som ein del av servicen dei yter til søkjar, men også for å lette arbeidet for sakshandsamar og søkar framover slik at sakshandsamar ikkje treng å gå like grundig gjennom søknaden når tilleggsdokumentasjon kjem inn og i håp om at ansvarlege søkarar skal kunne sende inn betre søknadar i framtida. Byggesaksavdelinga opplyser vidare at det er vanleg praksis at det finn stad kontakt mellom sakshandsamar og søkar over e-post, og det er slik sakshandsamaren etterspør tilleggsinformasjon undervegs i sakshandsamingsprosessen. 26

31 Kontakt med profesjonelle søkarar I intervju går det fram at byggesaksavdelinga sine møte med profesjonelle og andre søkarar hovudsakeleg finn stad gjennom førehandskonferansar. Vidare går det fram at det, i den seinare tida, ikkje har blitt halde til dømes dialogmøte, temadagar eller bransjeforum med profesjonelle søkarar for å informere om korleis ein søker og kva som bør vere med i søknadene. I intervju blir det opplyst at byggesaksavdelinga for nokre år tilbake arrangerte eit møte for profesjonelle utbyggarar, der fagleiar i avdelinga gjorde greie for krava i søknadsprosessen. Vidare går det fram av intervju at byggesaksavdelinga ikkje har sendt ut noko generell informasjon om søknadsprosessen eller sakshandsaminga til potensielle profesjonelle eller andre søkarar. Det går fram at byggesaksavdelinga har diskutert at det kunne vere nyttig å sende ut sjekklistene dei nyttar i sakshandsaminga til søkarar, men det er ikkje blitt gjort. I intervju med sakshandsamarar går det fram at det er sjeldan at mottekne søknader er komplette og at det ofte er dei same manglane som går igjen også frå profesjonelle søkjarar Vurdering Det er revisjonen si vurdering at kommunen har etablert løysingar som sikrar god tilgjenge, rettleiing og informasjon til publikum. Revisjonen meiner det er ei god ordning med byggesaksvakt der publikum kan få hjelp til enkle spørsmål og at innbyggjarane elles kan avtale møte med byggesaksavdelinga om dei har behov for ytterlegare avklaringar. Revisjonen meiner elles at kommunen, sidan svært mange søknader ikkje er komplette sjølv om søkjarane er profesjonelle, bør vurdere å finne eigna tiltak for å informere bransjen betre slik at kvaliteten på søknadene også kan bli betre. Dette vil kunne bidra til meir effektiv tidsruk for sakshandsamarane og til at søkjarane får raskare svar. 7.4 Skriftleg informasjon og rettleiing Datagrunnlag Brosjyrar og anna informasjon på papir Byggesaksavdelinga har ulike fysiske dokument knytt til byggesaker i papir tilgjengeleg for publikum i ei hylle på rådhuset. I tillegg deler også kommunen sitt servicetorg ut nokre dokument knytt til byggesaker, slik som til dømes: søknadsskjema, situasjonskart og naboliste. Generell informasjon på nettsidene Den viktigaste skriftlege kjelda for informasjon om byggesak i Fjell kommune blir opplyst å vere kommunen sine eigne sider på internett. Kommunen sin informasjon om byggesak på nett er samla under sida «Skal du byggja?». Frå framside til kommunen er det fleire tilgjengelege vegar til «Skal du byggja?» mellom anna gjennom ein snarveg som straks kjem opp på framsida, og ein anna som kjem opp ved å først klikke på «Plan, bygg og eigedom» og deretter på «Skal du byggja?». Sjå utklipp av framsida til kommunen si nettside i figur 2. 27

32 Figur 2: Utklipp av Fjell kommune si framside på internett ( henta Sida «Skal du byggja?» er hovudsida til byggesaksfeltet i kommunen, sjå figur 3 nedanfor. Øvst oppe på «Skal du byggja?» ligg byggesaksavdelinga si adresse og kontaktinformasjon på telefon og e-post. Vidare ligg det ein «klikkbar brødsmulesti» oppe i venstre hjørne som viser kor du er i menyen, og eit søkjefelt opp i høgre hjørne. På høgre side følgjer ein «festa» meny for tekst-til-lyd avspeling av det skriftlege innhaldet på nettsida, med funksjonane «spel», «stop» og innstillingar. Eit «?»-symbol linkar til ei anna side, men denne er inaktiv Linken fører til ei side med ei feilmeldng «Ikkje funnet - 404». 28

33 Figur 3: Utklipp av «Skal du byggja?», hovudsida for byggesak på Fjell sine nettsider, henta Ei innhaldsliste er å finne som ei «festa» kolonne på venstre side av sida «Skal du byggja?». Tema i innhaldslista er mellom anna: søknad eller ikkje søknad; slik søkjer du; blankettar; sakshandsaming; lovverk, byggjereglar og retningsliner; «kort fortalt» som definerer sentrale omgrep; i tillegg til ofte stilte spørsmål. Alle desse seksjonane gir skriftleg informasjon og linkar til dokument (t.d. NKF sine dokument om informasjon til tiltakshavar og søkjar) eller andre nettsider for meir informasjon (t.d. informasjon om byggesaksforskrifta SAK10 eller byggteknisk forskrift TEK17). Under tema «slik søkjar du» ligg det informasjon om søknadsprosessen i fire trinn: lage teikningar, teikne tiltaket inn på eit situasjonskart, varsla naboar, og ei punktvis liste over kva som skal sendast til kommunen. Under tema «saksbehandling» kan ein velje «prisar» med link til Fjell sine siste lokale forskrifter om kommunale gebyr, eller «tidsfristar» som gir informasjon om lov- og forskriftspålagte sakshandsamingsfristar etter sakstype, eller «klage» der det punktvis går fram informasjon om mellom anna framgangsmåte for å klage og at fristen for å klage er 3 veker frå melding om vedtak er mottatt. Under tema «Lovverk, byggereglar og retningslinjer» ligg det linkar til ei handful lover og forskrifter, nokre både på norsk og engelsk, samt utvalde rettleiarar, og ei lenkje til direktoratet for byggkvalitet si oversikt over byggjereglane. Kommune-Kari Eit rundt symbol av ei kvinne med briller og blått hår, går igjen nedst til venstre på alle nettsidene til kommunen, og indikerer applikasjonen «Kommune-Kari». Kommune-Kari er ein digital chatbot, det vil si ein virtuell «robot» som kan svare på skriftlege spørsmål via eit samtalevindauge. I promoteringsmateriale blir Kommune - Kari presentert som «din nye kollega på servicetorget». 16 Det er høve til å gi tilbakemelding på svara til Kommune-Kari ved å klikke på tommel-opp eller tommel-end symbol under kvart svar

34 Figur 4: Utklipp av nettside med samtalevindauge med Kommune-Kari (henta ) Til dømes ved søk på «byggjesak» i samtalevindauge svarer Kommune-Kari ved å spørje «Kva lurer du på om byggjesak?» og presentere ei liste med tema. Nokre tema fører ved klikk direkte til andre nettsider, både eksterne og blant kommunens eigne, eller til meir skriftleg informasjon frå Kommune-Kari i samtalevindauget og då ev. nye linkar til andre nettsider. Eit «?» symbol øvst i samtalevindauge med Kommune-Kari gir tre alternativ: laste ned ei tekstfil av samtalen, slette samtalen, eller meir informasjon om personvern på leverandøren si nettside 17. Figur 5: Utklipp av samtalevindauge med Kommune-Kari ved søk på "byggjesak" (henta )