Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Fredrikstad rådhus, møterom Østfold Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon , Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad, Rune Grundekjøn Leder 1

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 19/1 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 19/2 Godkjenning av protokoll fra møte PS 19/3 PS 19/4 Informasjon angående kommunens praksis ved tildeling av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming Informasjon fra rådmann angående tidligere underslagssak og tilståelsesdom PS 19/5 Informasjon fra rådmann angående kontantbetaling 13 PS 19/6 Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS 14 PS 19/7 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for PS 19/8 Revisjonsbrev nr. 2/ Rådmannens oppfølging. 20 PS 19/9 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 23 PS 19/10 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor 40 PS 19/11 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 19/12 Eventuelt 56 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 122 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til innstilling) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/28 Dokumentnr.: 123 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /2 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møte , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl. 19:15 Møtested: Fredrikstad rådhus, møterom "Østfold" Fra til saksnr.: 18/49 18/61 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) x Marit Werner Haabeth (Ap) x Jan Frode Hanssen (FrP) x Kristine Høgseth (MDG) x Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Adm. dir. Laila Nagelhus og seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: Konst. rådmann Nina Tangnæs Grønvold hele møtet, til sak 18/51 og 18/52 konstituert kommunaldirektør for seksjon for utdanning og oppvekst Marianne Bekker, barnevernsjef Anne-Beth Brekke Tvedt og etatsjef skole Marit Mundahl. Til sak 18/53 kommunaldirektør Atle Holten og etatsjef bygg- og eiendomsavdeling Voica Imrik. Til sak 18/54 bygnings- og reguleringssjef Anna Auganes, Atle Holten og, Voica Imrik. Til sak 18/55, kommunikasjonssjef Ingrid Trømborg. Ordfører var til stede i begynnelsen av møtet. Merknader: Møtet ble lukket ved behandling av sak 18/52 i henhold til kommunelovens 31, punkt 2 og Rune Grundekjøn, (leder) Terje Moland Pedersen 5

6 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 18/49 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/50 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/51 PS 18/52 PS 18/53 PS 18/54 PS 18/55 PS 18/56 PS 18/57 Informasjonssak - aktivitetsplikt ved mobbesaker i grunnskolen Informasjonssak - arbeidsmiljøutfordringer i barneverntjenesten Informasjonssak angående e-post sendt til ansatte i bygg- og eiendomsavdelingen Informasjonssak angående kommunens oppfølging etter fremlegging av reguleringsplan Floa mv. Informasjon angående møteoffentlighet Informasjon fra revisjonen Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner PS 18/58 Status forvaltningsrevisjon per 31. oktober 2018 PS 18/59 Møteplan for 1. halvår 2019 PS 18/60 PS 18/61 Referater og meldinger Eventuelt PS 18/49 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges frem uten forslag til innstilling) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Innkalling og saksliste godkjennes. PS 18/50 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte , godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen 6

7 Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Protokoll fra møte , godkjennes. PS 18/51 Informasjonssak - aktivitetsplikt ved mobbesaker i grunnskolen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Skolesjef Marit Mundal orienterte utvalget om aktivitetsplikt ved mobbing. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Informasjon om kommunens aktivitetsplikt tas til orientering. PS 18/52 Informasjonssak - arbeidsmiljøutfordringer i barneverntjenesten Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Barnevernssjef Anne-Beth Brekke Tvedt orienterte utvalget om arbeidsmiljøutfordinger i barneverntjenesten. Møtet ble lukket under deler av informasjonssaken i henhold til kommunelovens 31, 2. og 3. punkt. Kontrollutvalget ga uttrykk for at det var en oppklarende og betryggende informasjon. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. PS 18/53 Informasjonssak angående e-post sendt til ansatte i byggog eiendomsavdelingen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kommunaldirektør teknisk orienterte utvalget om e-post sendt til ansatte i bygg- og eiendomsavdelingen. Administrasjonen beklaget ordlyden i de to e-poster som var sendt. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Informasjon om e-post sendt til ansatte i bygg- og eiendomsavdelingen tas til orientering. 7

8 PS 18/54 Informasjonssak angående kommunens oppfølging etter fremlegging av reguleringsplan Floa mv. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kommunaldirektør, bygnings- og reguleringssjef og etatssjef for bygg orienterte utvalget om kommunens oppfølging etter fremlegging av reguleringsplan FLOA mv. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Informasjon om kommunens oppfølging etter fremlegging av reguleringsplan FLOA mv., tas til orientering. PS 18/55 Informasjon angående møteoffentlighet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kommunikasjonssjef informerte utvalget om praksis ved møteavikling og møteoffentlighet. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Power Point presentasjon og ny rutine legges ved denne protokoll. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Informasjon om praksis ved møteavikling og møteoffentlighet tas til orientering. PS 18/56 Informasjon fra revisjonen Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til foreløpig orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Revisor informerte om igangsatt kontroll med kommunens kunst. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : 1. Informasjonen tas til foreløpig orientering. PS 18/57 Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet 8

9 Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget tok saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ønsker en rullering av forvaltningsrevisjonsplanen i neste møte. Dette for å kunne gjøre vurderinger på om det også skal innarbeides oppfølgingsrapporter i planen. Kontrollutvalget ønsker også et forslag til rutine for at det blir gjennomført oppfølgingsrapport fra revisjonens side, ett år etter bystyrebehandling. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Kontrollutvalget ber sekretariatet om å legge frem forslag til rullering av forvaltningsrevisjonsplan ved neste møte. Dette med tanke på om oppfølgingsrapporter skal innarbeides i FR-planen for PS 18/58 Status forvaltningsrevisjon per 31. oktober 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport forvaltningsrevisjon per 31. oktober 2018, tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Administrerende direktør i ØKR IKS redegjorde for ressursbruken per Kontrollutvalget uttrykte bekymring for turnoveren i forvaltningsrevisjonen. Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Statusrapport for forvaltningsrevisjon per 31.oktober 2018, tas til orientering. PS 18/59 Møteplan for 1. halvår 2019 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2019: 13. februar 14. mai (regnskapsmøte) 19. juni Møtestart er kl Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet for 1. halvår 2019: 13. februar 14. mai (regnskapsmøte) 19. juni Møtestart er kl

10 PS 18/60 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger kan tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Rune Grundekjøn og Kristine Høgseth meldes på NKRF sin konferanse i januar. Referater og meldinger tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak : Referater og meldinger tas til orientering. PS 18/61 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Konstituert rådmann informerte kontrollutvalget om de administrative organisatoriske endringer som ligger til behandling i bystyret 6. desember. 10

11 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/67 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 18960/2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /3 Informasjon angående kommunens praksis ved tildeling av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgsleder har bedt om å få en informasjon fra rådmann angående kommunens praksis ved tildeling av tjenester til voksne personer med psykisk utviklingshemming. Det er spesielt tildelingen av timer til enkeltpersonene det er ønskelig skal informeres om. Får hver enkelt et timeantall uten å be om det spesielt og hvordan beregnes eventuelt dette. Rådmann stiller i møtet for å gi informasjon. Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. Kontrollutvalget bør samlet i møtet avgjøre hvorvidt de ønsker å følge opp orienteringen, eller ikke. Dette avhengig av hva informasjonen fra rådmann er. Sekretariatet legger frem saken uten forslag til innstilling. 11

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/67 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 18976/2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /4 Informasjon fra rådmann angående tidligere underslagssak og tilståelsesdom Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling fra sekretariatet. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgsleder har ønsket informasjon fra rådmann angående underslagssaken som var oppe i Fredrikstad tingrett i november 2018, hvor det ble gitt en tilståelsesdom. Det er ønskelig at rådmann skal gi informasjon om saken og hva kommunen eventuelt har lært av saken. Kontrollutvalgsleder har i den forbindelse også bedt om at kontrollutvalget blir forelagt kommunens mislighetsprofil, så sant kommunen har utarbeidet en slik. Rådmann er invitert og kommer i møtet for å gi informasjon i saken. Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. Kontrollutvalget bør samlet i møtet avgjøre hvorvidt de ønsker å følge opp orienteringen, eller ikke. Dette avhengig av hva informasjonen fra rådmann er. Sekretariatet legger frem saken uten forslag til innstilling. 12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/67 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 19006/2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /5 Informasjon fra rådmann angående kontantbetaling Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten forslag fra sekretariatet. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgsleder har bedt rådmann om en informasjon angående muligheter for kontantbetaling i kommunen. Han ønsker videre en informasjon om rutinene og praksis i kommunen er sett opp mot gjeldende lovverk. Rådmann er invitert og stiller i møtet for å gi en informasjon. Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. Hvorvidt kontrollutvalget ønsker å gå videre med saken eller ikke må avklares i møtet. Dette avhengig av den informasjonen rådmannen gir. 13

14 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/68 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 19236/2019 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /6 Informasjonssak om drift i Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Eget vedlegg, unntatt offentlighet, jamfør off.loven 13, 1.ledd og forv.loven 13. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Kontrollutvalgssekretariatet har mottatt et brev fra styreleder i Østfold kommunerevisjon IKS, den 21. januar Dette brevet ligger som eget vedlegg til saken, og er unntatt offentlighet off.loven 13, 1.ledd og forv.loven 13. Østfold kommunerevisjon IKS vil i møtet gi en informasjon angående status av drift, utfordringer og muligheter. Herunder hvordan de planlegger fremdriften av forvaltningsrevisjoner i Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta informasjonen til orientering. 14

15 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/24 Dokumentnr.: 46 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /7 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018, tas til orientering 2. Revisjonen bes sørge for at leveransegraden 2019 kommer ajour med budsjetterte timer for Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2018 Fredrikstad kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden , samt i henhold til tilleggsbestillinger i løpet I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. Fredrikstad kommune har budsjettert med 1625 timer til forvaltningsrevisjon i Revisjonen har levert 1188 timer per 31. desember Dette utgjør 73 % av budsjett. 15

16 Som tabellen i statusrapporten viser har revisjonen også levert timer på tilleggsbevilgning i forbindelse med revisjon av byggesak. Mindreforbruk er tilbakebetalt til kommunen. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet viser også til orienteringen fra revisjonen om driftssituasjonen i selskapet. Det er ikke tilfredsstillende leveringsgrad, og kontrollutvalget bør be revisjonen sørge for at leveransen av avtalte timer til forvaltningsrevisjon opprettholdes i framtid. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2018 tas til orientering. 16

17 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar desember 2018 Fredrikstad kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2018: Rapp 2017 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2018 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Kontraktsoppfølging Antikorrupsjon Cyberangrep og informasjonssikkerhet Refusjoner og tilskudd Overordnet analyse ,5 46, ,5* 53,5* 198* ,5 53, Sum Tilleggsbevilgning byggesak Merknader: Kolonnen «Rapp. 2017» viser hva som er rapportert i 2017 på prosjekter som eventuelt er påbegynt det året, og videreført i Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merk at det for noen prosjekter ikke er vedtatt noe ressursanslag for oppdraget. Her vil det altså ikke være snakk om mer/mindreforbruk. *ikke ferdigstilt Fredrikstad kommune har budsjettert med 1625 timer til forvaltningsrevisjon i Revisjonen har levert 1188 timer per 31. desember 2018, 73 % av budsjett. Som tabellen over viser har revisjonen også levert timer på tilleggsbevilgning i forbindelse med revisjon av byggesak. Mindreforbruket er tilbakebetalt til kommunen. Administrasjon: Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er østfold kommunerevisjon iks 1 17

18 stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Prosjekter i henhold til plan for forvaltningsrevisjon: Fredrikstad - kontraktsoppfølging Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 24. mai 2016 (sak 16/16). Revisjonens forslag til gjennomføring ble godkjent, men det ble besluttet at det også skulle innarbeides et punkt om oppfølging av tidligere kontroller herunder kontroll av rådmannens igangsatte tiltak. Det ble også vedtatt utsatt oppstart til slutten av 2016, eventuelt begynnelsen av I kontrollutvalgets møte 7. desember 2016 (sak 16/46) ble det vedtatt ytterligere utsettelse etter anmodning fra rådmannen. I møte 6. desember 2017 (sak 17/61) besluttet kontrollutvalget at revisjonen skulle igangsette arbeidet med prosjektet i Rapport ble behandlet i kontrollutvalget 19. september 2018, sak 18/40. Som det fremgår av oversikten over ble det et merforbruk på totalt 86 timer i forhold til maks estimat. Feilmarginen på +/- 10 % er overskredet. Merforbruket skyldes i all hovedsak forsinket oppstart (1,5 år etter fremlagt prosjektplan). Dette medførte blant annet en fornyet gjennomgang av planen og revisjonskriterier, samt enkelte justeringer. Kontrollutvalget ble holdt løpende orientert om endringene. På grunn av utskiftning av seksjonsleder og permisjon for ansatt var det også behov for bytte av oppdragsansvarlig og forvaltningsrevisor sammenlignet med ved utarbeidelse av plan i Etter intern evaluering har revisjonen også kommet frem til at tidsestimatet i prosjektplanen nok var satt for lavt sammenlignet med planlagt omfang. Antikorrupsjon Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 15. mai 2018 (sak 18/20). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Det ble foretatt en risikobasert avgrensning i mandatet etter gjennomført oppstartsmøte med administrasjonen. Revisjonen informerte om avgrensningen i kontrollutvalgets møte 19. september 2018, sak 18/48. ØKR har gjennomført en minikonkurranse i tilknytning til forvaltningsrevisjonen og tildelte oppdraget til Bodhild Laastad som har bred erfaring fra forvaltningsrevisjoner innen blant annet internkontroll. Revisjonen har blitt noe forsinket med levering av prosjektet grunnet blant annet bytte av kontaktperson i administrasjonen og noe utfordringer knyttet til å hente ut respondenter i forbindelse med gjennomføring av spørreundersøkelser. Prosjektet er forventet levert til behandling i kontrollutvalgets andre møte i Per 31. desember 2018 hadde det medgått 405,5 timer til oppdraget. Fredrikstad - Cyberangrep og informasjonssikkerhet Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 13. juni 2018 (sak 18/30). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag. Etter avholdt oppstartsmøte besluttet revisjonen å undersøke muligheten for å benytte seg av IT-ekspertise for å gjøre enkelte undersøkelser i tilknytning til prosjektets problemstillinger. Revisjonen har vært i kontakt med IT-selskaper og Høgskolen i Østfold for å undersøke hvilke muligheter som finnes. Dette arbeidet er noe forsinket, slik at levering av rapport også er tilsvarende forsinket. Revisjonen ser for seg å levere rapport på prosjektet i Det har per 31. desember 2018 medgått 53,5 timer til oppdraget. østfold kommunerevisjon iks 2 18

19 Fredrikstad - Refusjoner og tilskudd Prosjektplan ble behandlet av kontrollutvalget 13. juni 2018 (sak 18/29). KU ønsket å utvide prosjektet i forhold til revisjonens forslag. Ny prosjektplan med en ekstra problemstilling ble derfor behandlet og vedtatt i kontrollutvalgets i møte 19. september 2018 (sak 18/41). Rapport fra prosjektet er planlagt behandlet i kontrollutvalgets andre møte i Det har per 31. desember 2018 medgått 198 timer til oppdraget. Overordnet analyse: Overordnet analyse ble i all hovedsak gjennomført i Det var imidlertid behov for enkelte tilleggsavklaringer med administrasjonen i denne forbindelse. Revisjonen har derfor hatt et merforbruk på 19 timer i forbindelse med behandlingen av denne analysen. Tilleggsbevilgning forvaltningsrevisjon: Fredrikstad - Internkontroll i byggesaksbehandlingen Revisjonen ble i møte 19. april 2017 (sak 17/19) bedt om å utarbeide en plan for gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av kommunens byggesaksbehandling. Prosjektplanen ble behandlet av kontrollutvalget 21. juni 2017 (sak 17/36). Vedtaket var i tråd med revisjonens forslag, men kontrollutvalget vedtok noen tilleggspunkter som de ønsket at revisjonen skulle undersøke. Bystyret behandlet prosjektplanen (PS 100/17) den 7. september 2017 og vedtok en tilleggsbevilgning på til prosjektet. Rapport ble behandlet i kontrollutvalget 28. februar 2018 (18/4). Revisjonen leverte deler av prosjektet i Rolvsøy, 29. januar 2019 Lene Brudal (sign.) Konstituert seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 3 19

20 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/49 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 12737/2019 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /8 Revisjonsbrev nr. 2/ Rådmannens oppfølging. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rådmannens tilsvar på revisjonsbrevet nr. 1/2018, tas til orientering 2. Revisjonen bes i forbindelse med årsoppgjørsrevisjonen for 2018 å foreta en kontroll med rådmannens tilsvar på revisjonsbrev 2/2018. Resultatet av etterkontrollen fremlegges kontrollutvalget i mai møte Fredrikstad, Vedlegg 1. Notat - Redegjørelse fra rådmann til revisjonsbrev nr. 2/2018, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU sak 18/19, den «Revisjonsbrev nr. 2/2018 Kontrollutvalgets oppfølging» Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i møte den i sak 18/19 «Revisjonsbrev 2/2018 Kontrollutvalgets oppfølging». I revisjonsbrevet var følgende forhold omtalt: «Budsjettavvik i investeringsregnskapet»: «Det fremkom i revisjonsberetningen for 2017 (tilsvarende i 2016) at var avvik mellom regulert budsjett i investeringsregnskapet og avlagt regnskap, og tatt forbehold i revisjonsberetningen om dette. Årsbudsjettet er, ifølge kommunelovens 46 nr. 1, en bindende plan for anvendelse av kommunens midler i budsjettåret. Årsbudsjettet skal være realistisk i det aktuelle budsjettåret.» Kontrollutvalget ba rådmannen om en skriftlig redegjørelse om hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 2/2018 blir fulgt opp. Sekretariatet har den mottatt rådmannens tilsvar på revisjonsbrev nr. 2/2018, se vedlegg 1. Følgende gis en kortfattet oppsummering fra rådmannens tilsvar. 20

21 «Tiltak for 2018 Bystyret har i 2018 behandlet tre rebudsjetteringssaker i løpet av året, og rådmannen har hatt fokus på økt realisme i investeringsbudsjettet. Når vedtatte investeringer ikke blir påbegynt eller ferdig i budsjettåret, blir de tatt ut av budsjettet og vedtas på nytt i neste års budsjett. Det ble også gjort ny vurdering av alle investeringene i forbindelse med handlingsplanarbeidet i den politiske behandlingen av både på våren og høsten 2018, hvor mange investeringsprosjekter ble skjøvet ut i planperioden med sikte på en mer realistisk framdrift. Investeringsvolumet for 2019 vil også bli vurdert på nytt i løpet av våren, for å tilpasse budsjettet med hensyn til kapasitet og realistisk framdrift. Investeringsregnskapet består av cirka 400 pågående anlegg. Framdrift og kapitalbehovet er ikke endelig avklart når saksfremlegget til bystyret utarbeides (oktober/november) til siste bystyremøte i desember. Mange små beløp vil utgjøre store beløp når alle prosjektene summeres. Rådmannen tilstreber å ha et realistisk budsjett som mulig. Vurdering I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 innebærer bestemmelsen en plikt for kontrollutvalget til å påse at skriftlige påpekninger fra revisor blir fulgt opp. Det er rådmann som har ansvaret for oppfølgingen av merknaden. I sitt tilsvar redegjør rådmannen for sine vurderinger og til hvilke tiltak/handlinger som skal gjennomføres for å lukke avvikene. Før kontrollutvalget kan lukke en revisjonsmerknad må kommunens revisor foreta en etterkontroll av om omtalte forhold er blitt behandlet korrekt. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at rådmannens tilsvar på revisjonsbrevet nr. 2/2018, tas til orientering. Revisjonen foretar en etterkontroll av rådmannens tiltak i forbindelse med årsoppgjøret for Revisjonens oppfølgingskontroll bør fremlegges kontrollutvalget i mai 2019 i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet for

22 FREDRIKSTAD KOMMUNE ØKONOMI OG REGNSKAPSAVDELINGEN NOTAT Saksnr.: 2017/8364 Dokumentnr.: 40 Løpenr.: 12430/2019 Dato: Gradering: Klassering: 145 Oppfølging av Kontrollutvalgets sak 18/19. Budsjettavvik i investeringsregnskapet Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr 2/2018 er fulgt opp med konkrete tiltak. Revisjonen påpeker at årsbudsjettet er ifølge kommuneloven 1, en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår. Revisjonen har tatt forbehold om avvik fra regulert budsjett i investeringsregnskapet Kommunen har gitt opplysninger om dette i gkrs note 6 til regnskapet Tiltak for 2018 Bystyret har i 2018 behandlet tre rebudsjetteringssaker i løpet av året, og rådmannen har hatt fokus på økt realisme i investeringsbudsjettet. Når vedtatte investeringer ikke blir påbegynt eller ferdig i budsjettåret, blir de tatt ut av budsjettet og vedtas på nytt i neste års budsjett. Det ble også gjort ny vurdering av alle investeringene i forbindelse med handlingsplanarbeidet i den politiske behandlingen av både på våren og høsten 2018, hvor mange investeringsprosjekter ble skjøvet ut i planperioden med sikte på en mer realistisk framdrift. Investeringsvolumet for 2019 vil også bli vurdert på nytt i løpet av våren, for å tilpasse budsjettet med hensyn til kapasitet og realistisk framdrift. Investeringsregnskapet består av cirka 400 pågående anlegg. Framdrift og kapitalbehovet er ikke endelig avklart når saksfremlegget til bystyret utarbeides (oktober/november) til siste bystyremøte i desember. Mange små beløp vil utgjøre store beløp når alle prosjektene summeres. Rådmannen tilstreber å ha et realistisk budsjett som mulig. 22

23 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2019/64 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 19042/2019 Klassering: 106/188 Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /9 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ønsker at det i kommende forvaltningsrevisjonsprosjekt blir innarbeidet en rutine for at prosjektet blir fulgt opp av revisjonen med en oppfølgingsrapport, ett år etter bystyrebehandling. 2. Kontrollutvalget rullerer plan for forvaltningsrevisjon og ønsker oppfølgingsrapporter på følgende forvaltningsrevisjonsrapporter innarbeidet i planen: «Tildeling av helse- og velferdstjenester» (2015) «Minoritetsspråklige barn i skolen» (2017) 3. Det avsettes i plan for forvaltningsrevisjon inntil 150 timer til oppfølging. Disse timene skal være en del av den samlede forvaltningsrevisjonsressursen/ rammetimetallet på 1625 timer. Fredrikstad, Vedlegg Vedlegg 1: Oversikt over utførte forvaltningsrevisjoner 2015, 2016, 2017 og 2018, med oppfølging. Vedlegg 2: Forvaltningsrevisjonsplan Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Kontrollutvalgssak 18/57 Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner, den Saksopplysninger I sak 18/57 fikk kontrollutvalget lagt frem en oversikt over gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt, behandlingen og oppfølgingen av disse fra 2015 til og med I saksopplysninger i den saken sto det følgende: «Det fremgår av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 12 følgende: 23

24 «Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte» I Fredrikstad kommune rapporterer kontrollutvalget til sitt bystyre på oppfølging av forvaltningsrevisjoner via kontrollutvalgets årsmelding. Enkelte forvaltningsrevisjoner blir fulgt opp av utvalg i kommunen, mens andre blir fulgt opp av kontrollutvalget. Sekretariatet har utarbeidet en oversikt over forvaltningsrevisjoner som er utført i perioden , dato for behandling i kontrollutvalget og bystyret, samt hvilket utvalg de har blitt fulgt, eller skal følges opp i, vedlegg 1. For de saker hvor kontrollutvalget selv ikke har vært en del av oppfølgingen, (utover rapporteringen i årsmeldingen), legges det ved særutskrifter av sakene. Dette gjelder oppfølging av «Undersøkelse RTD» (2015), oppfølging av «Tildeling av helse- og velferdstjenester» (2015) og oppfølging av «Minoritetsspråklige barn i skolen» (2017).» Sekretariatet skrev under sin vurdering: Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan bestille oppfølgingskontroller av revisjonen, eventuelt be om informasjon fra rådmann, hvis de ønsker ytterligere oppfølging av enkelte prosjekt. Sekretariatet la frem saken uten innstilling. Under kontrollutvalgets behandling av saken tok kontrollutvalget saken til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ønsket en rullering av forvaltningsrevisjonsplanen i neste møte. Dette for å kunne gjøre vurderinger på om det også skal innarbeides oppfølgingsrapporter i planen. Kontrollutvalget ønsket også et forslag til rutine for at det blir gjennomført oppfølgingsrapport fra revisjonens side, ett år etter bystyrebehandling. Kontrollutvalgets vedtak var: Kontrollutvalget ber sekretariatet om å legge frem forslag til rullering av forvaltningsrevisjonsplan ved neste møte. Dette med tanke på om oppfølgingsrapporter skal innarbeides i FR-planen for Sekretariatet legger derfor frem forvaltningsrevisjonsplanen for Hvis kontrollutvalget ser det som hensiktsmessig å innarbeide oppfølgingsrapporter i sin plan, så bør det i gjennomsnitt beregnes 50 timer per oppfølging. Timeantallet kan variere fra prosjekt til prosjekt. En rutine som kan være gjeldende er at der hvor kontrollutvalget ønsker oppfølgingsrapporter fra revisjonen så legges dette inn i vedtaket, når et forvaltningsrevisjonsprosjekt blir behandlet. Det kan da fremkomme av vedtaket eksempelvis følgende: «Bystyret ber revisjonen utarbeide en oppfølgingsrapport som blir behandlet av kontrollutvalget ett år etter bystyrets behandling.» Vurdering Sekretariatet vurderer at en ny rutine for oppfølgingsrapporter må nødvendigvis innarbeides for kommende forvaltningsrevisjonsprosjekter. Hvis kontrollutvalget ønsker oppfølgingsrapporter fra revisjonen på de prosjekter som har vært i må kontrollutvalget rullere sin forvaltningsrevisjonsplan og legge inn nødvendige ressurser til dette. Sekretariatet vurderer at de forvaltningsrevisjonsprosjektene som ikke er blitt etterkontrollert for den perioden, utover at rådmann har informert respektive utvalg, så er dette følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter: «Tildeling av helse- og 24

25 velferdstjenester» (2015) og «Minoritetsspråklige barn i skolen» (2017).» Hvis kontrollutvalget ønsker en slik oppfølging må det innarbeides i plan for forvaltningsrevisjon at det skal settes av mellom 100 og 150 timer til oppfølging. Sekretariatet anbefaler at planen rulleres så det også blir gjennomført oppfølgingsrapporter for de to prosjekter. 25

26 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalgsbehandling Bystyrebehandling Undersøkelse RTD (2015) KU-sak 15/7, den Bystyresak 40/15, den «Tildeling av helse- og velferdstjenester» (2015) «Minoritetsspråklige barn» (2016) Refusjoner (Sykepengerefusjoner) (2017) KU-sak 15/16, den KU-sak 16/30, den KU-sak 17/13, den Barnevern (2017) KU-sak 17/56, den Etterlevelse av offentleglova (2017) Internkontroll i byggesaksbehandling (2018) KU-sak 17/57, den KU-sak 18/4, den Bystyresak 71/15, den Bystyresak 116/16, den Bystyresak 68/17, den Bystyresak 3/18, den Bystyresak 4/18, den Bystyresak 46/18, den Oppfølging i utvalg Teknisk utvalg, behandlet , , Se særutskrift. Helse og velferdsutvalget Se særutskrift. Oppvekstutvalget Se særutskrift. I henhold til vedtak fulgte revisjonen opp i forbindelse med rapportering til kontrollutvalget ved årsregnskapet KU-sak 18/17 den Oppvekstutvalget skal følge opp innen utgangen av (Trolig i møte ) Kontrollutvalget skal følge opp enten via orientering fra rådmann, eller via en kort oppfølgingsundersøkelse Kontrollutvalget fulgte opp i sak 18/42, den Rådmann skal gi ny orientering våren 2019 når samtlige tiltak er igangsatt. 26

27 Kontraktsoppfølging (2018) KU-sak 18/40, den Bystyresak 125/18, den Rådmann skal rapportere til kontrollutvalget våren 2019 om sin oppfølging av anbefalinger og tiltak rådmann selv redegjør for. 27

28 Fredrikstad kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 28

29 Innhold 1. Innledning Om den overordnede analysen Kravene i forskriften ( 10) Informasjonsgrunnlag og dokumentasjon Resultat etter overordnet analyse i Fredrikstad kommune Gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalgets prioriteringer Bystyrets vedtak Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Rapportering til bystyret Delegering til kontrollutvalget...12 Forvaltningsrevisjonsplan

30 1. Innledning Kommunelovens kapittel 12, Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. inneholder bestemmelser om forvaltningsrevisjon. Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette framgår av 77, nr. 4 som har følgende ordlyd: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» Gjennom denne bestemmelsen blir forvaltningsrevisjon definert som: «..systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger...» Forvaltningsrevisjonens innhold er ytterligere utdypet i forskrift om revisjon 7, første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen skal altså foreta systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet og måloppnåelse med utgangspunkt i bystyrets vedtak og forutsetninger. I tillegg kommer vurdering av om regelverket etterleves, om kommunens styringssystemer og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget som legges fram for politiske organer, er i samsvar med offentlige utredningskrav. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 9 er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Av departementets merknader til paragrafen framgår det at det i siste instans påhviler bystyret å sørge for at det blir mulig for kontrollutvalget å oppfylle forskriftens krav på dette punktet, blant annet ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonsplan

31 Forskriftens 10 omhandler plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og lyder som følger: «Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» Bestemmelsen pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og denne planen skal baseres på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Bestemmelsen innebærer at bystyret gjennom å vedta en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon skal bestemme innholdet i og omfanget av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Det medfører at bystyret får en mer aktiv, bestemmende rolle i forvaltningsrevisjon og knytter forvaltningsrevisjonsarbeidet nærmere til bystyret. Det framgår av lovforarbeidene at dette er ment å styrke forvaltningsrevisjon i kommunene 2. Om den overordnede analysen 2.1 Kravene i forskriften ( 10) I departementets merknader til bestemmelsen omtales overordnet analyse nærmere. Her framgår det at hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å legge en plan for forvaltningsrevisjon, og foreta en prioritering av aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det framgår av merknadene at analysen kan bygge på relevant informasjon fra andre dokumenter som er utarbeidet som ledd i kommunens plan- og analysearbeid. Det heter videre at kontrollutvalgets prioritering må ta utgangspunkt i de avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter og bystyrets vedtak og forutsetninger, som analysen avdekker. Departementets merknader utdyper hva som menes med uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger slik: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Når det gjelder spørsmålet om hvem som kan gjennomføre den overordnede analysen, sier departementet at kontrollutvalget står fritt med hensyn til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens/ fylkeskommunens revisor, eller andre. 2.2 Informasjonsgrunnlag og dokumentasjon Kartlegging av risiko gjøres gjennom flere ulike handlinger. Revisjonen skriver i sin overordnede analyse: «Kartlegging av risiko gjøres gjennom flere ulike handlinger: Sentrale styringsdokumenter, slik som siste handlingsplan med budsjett, siste årsrapport og andre nye kommuneplaner, spiller en sentral rolle i kartleggingen. Gjennomgang av kommunens egne dokumenter bidrar dessuten til å kartlegge hva kommunen selv oppfatter som relevante risikofaktorer i kommende planperiode. Løpende dialog med forvaltningen i forbindelse med prosjektarbeid er en viktig kanal for informasjon. Det forekommer for eksempel at vi avdekker Forvaltningsrevisjonsplan

32 risikoområder som går utover det som revideres i den enkelte forvaltningsrevisjon. I denne sammenhengen må det også vises til at det avholdes fast møte med rådmannen og kommunalsjefer i kartleggingsfasen, for å få administrasjonens innspill på aktuelle risikoområder i kommunen. Dette ble i år kombinert med det årlige politisk administrative møtet som ble avholdt den 22. november Det er dialog med kommuneansvarlig regnskapsrevisor for å kartlegge erfaringer og oppfatning av risikofaktorer innenfor ulike deler av kommunen. Ytterligere kan kontakt med øvrig fagmiljø, litteratur og publikasjoner på området, samt nyhetsbildet bidra til å kartlegge forhold som det kan være grunn til å se nærmere på. Nytt av i år er at vi har innledet en dialog med kommunens kontrollutvalg i alle eierkommunene i forhold til mulige felles risikoområder. Det har vært presentert en del forslag til slike områder, og i tillegg innhentet opplysninger om andre mulige felles risikoområder. I oktober ble det arrangert et fellesmøte med representanter for kommunene, KU-ene og ØKUS hvor forslag til fellesområder ble diskutert og vurdert.» 2.3 Resultat etter overordnet analyse i Fredrikstad kommune Flere områder er identifisert som aktuelle til forvaltningsrevisjon i perioden Se KU-sak, vedlegg l: Overordnet analyse, Fredrikstad kommune, 14. februar Gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Kontrollutvalgets prioriteringer Kontrollutvalget har i møtet 28. februar 2018 vurdert det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : I prioritert rekkefølge: 1 Kontraktsoppfølging (pågår) 2 Korrupsjon 3 Cyberangrep og informasjonssikkerhet 4 Refusjoner og tilskudd 5 Ekstremvær 6 Personvern Omtalen av prosjektene er hentet fra overordnet analyse datert 2018: Offentlige anskaffelser - kontraktsoppfølging Offentlige anskaffelser var en av risikoene som ble valgt ut til revisjon i forbindelse med forvaltningsrevisjonsplanen for perioden Kontrollutvalget vedtok i april 2016 å igangsette en forvaltningsrevisjon som skulle se på området og det ble vedtatt en prosjektplan som skulle vurdere hvorvidt Fredrikstad hadde en tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler, samt hvordan kommunen sikrer tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser. Kommunen satte imidlertid i 2016 i gang flere endringstiltak på området og det ble ansett som uheldig å revidere området så lenge det var i endring, og tiltakene som var iverksatt ikke hadde fått tid til å gi effekt. Prosjektet ble derfor satt på vent og det ble besluttet at risikoområdet skulle vurderes på nytt i forbindelse med forvaltningsrevisjonsplanen for Forvaltningsrevisjonsplan

33 Kontrollutvalget besluttet i møtet 6. desember 2017 at arbeidet med undersøkelsen skulle gjenopptas. Korrupsjon Korrupsjon dreier seg om misbruk av makt i betrodd stilling, for personlig gevinst. Straffelovens bestemmelser om korrupsjon rammer både den som tilbyr og den som aksepterer et tilbud om en «utilbørlig fordel». Vilkåret «utilbørlig fordel» er en rettslig standard, og innholdet i uttrykket vil følgelig endres i tråd med samfunnsutviklingen. Det finnes mange ulike korrupsjonsformer, både økonomiske og ikke-økonomiske. Både ledere og medarbeidere i kommunen kan komme i situasjoner som åpner for misbruk av posisjon og tillitt. Ansatte i kommunen kan også oppleve press utenfra som kan være utfordrende å håndtere. KS og TNS Gallup sin kartlegging av korrupsjon i kommuner fra viste at fire av ti ansatte var kjente med forekomst av tilbud om utilbørlig fordel i kommunen det siste året, mens tre av ti hadde en eller flere egne erfaringer med slike tilbud i samme periode. De mest utbredte tilfellene var knyttet til favorisering av enkeltpersoner/-grupper eller aktører/saksutfall, eller omgåelse av regelverket. Tilbud om pengeytelser forekommer derimot svært sjeldent. Innbyggerne i kommunen skal være trygge på at fellesskapets beste ivaretas i kommunens prosesser og myndighetsutøvelse. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sin innbyggerrapport fra 2017 viser imidlertid at 59 % tror det forekommer korrupsjon i sin egen kommune, mens 60 % tror det er korrupsjon i kommuner generelt. Innbyggere i de største kommunene mener at korrupsjon er mindre utbredt enn i mindre kommuner. Svakheter i kommunens internkontrollsystem øker faren for korrupsjon. Slike svakheter gjør det også 1 Ny undersøkelse fra KS er først klar i januar vanskeligere å oppdage korrupsjon som er blitt begått. En velfungerende internkontroll følgelig avgjørende i kommunens arbeid mot korrupsjon. Revisjonen anser området som vesentlig for kommunens økonomi og omdømme, men også for de ansatte og innbyggerne. Vi har ikke grunnlag for å hevde at dette utgjør en særskilt risiko i Fredrikstad kommune, men vi mener at det er en generell risikofaktor i kommunene. Selv om sannsynligheten fastsettes til lav eller middels, vil uansett konsekvensene av korrupsjon kunne være store, både økonomisk sett, men også vurdert ut ifra kommunens omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor temaet korrupsjon kan legges opp på flere måter. Et utgangspunkt kan være å kartlegge ledere og mellomlederes forståelse av begrepet utilbørlig fordel, forekomsten og konsekvensen av å motta en slik fordel. Dersom det gjennomføres kartleggingsarbeid i flere kommuner muliggjør det en sammenligning mellom funnene i de ulike kommunene. Funnene kan i neste ledd følges opp med vurderinger og anbefalinger. En annen måte å vinkle et prosjekt på er å se nærmere på kommunens internkontroll med fokus på hvilke kontrollaktiviteter som er etablert for å bidra til ledelses styring og kontroll på områder som etikk, korrupsjon og misligheter. Eller at man gjør begge deler. Revisjon av IT og informasjonssikkerhet Cyberangrep De siste årene har antallet cyberangrep rettet mot norske interesser økt i omfang. Spesielt er det de siste årene vært flere såkalte «løsepengenagrep». Dette er angrep med krypterende virus gjør filene på en brukers klient utilgjengelige og som så krever løsepenger for å gi tilgang til krypteringsnøkkelen. Bruk av ormer i løsepengevirus-kampanjer, slik som WannaCry-kampanjen, har fått globale konsekvenser, selv om de nasjonale konsekvensene var begrensede. Hendelsen WannaCry tidligere i år synliggjorde at vedlikehold av IKT- Forvaltningsrevisjonsplan

34 systemene kan være kritisk. I Mørketallsundersøkelsen 2 oppga 22 prosent av virksomhetene manglende oppdatering av utstyr eller konfigurasjoner som medvirkende faktor til at deres mest alvorlige sikkerhetsbrudd oppstod. Europol 3 vurderer at slike virus er den skadevaretrusselen med størst samfunnskonsekvenser. Det er i mange tilfeller er svært vanskelig å hente tilbake krypterte filer, og dette understreker viktigheten av å ha gode rutiner for sikkerhetskopiering/backup. Norsk sikkerhets myndighet (NSM) opplyser at de registrerer et jevnt trykk av målrettede digitale spionasjeoperasjoner fra fremmede stater. NSM opplyser at de erfarer fortsatt at digitale angrep så godt som alltid innledes med bruk av ulike varianter av skadevare distribuert via e-post, og at denne typen angrep fremstår med økende grad av profesjonalitet. Det er derfor viktig for kommunen å sikre gode rutiner knyttet til håndtering av e-post. Revisjonen har ikke konkrete holdepunkter for å si at risikoen er større i Fredrikstad enn andre steder, men i lys av risikobildet som tegnes av norske sikkerhetsmyndigheter mener revisjonen at sannsynligheten for at kommunen kan bli utsatt for cyber-angrep fremstår som meget høy. Konsekvensen av et slikt angrep kan i verste fall få store konsekvenser både for kommunens mulighet til å levere tjenester til innbyggerne, men også for kommunens økonomi. Informasjonssikkerhet Den pågående digitaliseringen av samfunnet blir drevet fremover og gjort mulig av teknologiutvikling. Digitaliseringen gjør at stadig flere arbeidsprosesser utføres eller støttes av digitale verktøy. Kunnskap om, 2 Næringslivets Sikkerhetsråd (NSR), Mørketallsundersøkelsen Europol (2017). Serious and organised crime threat assessment. eller muligheten for å gjennomføre, manuelle rutiner forsvinner. Med økt digitalisering følger også økte krav til tilgjengelighet av viktige IKT-systemer. Dette er helt sentrale faktorer når nye, sikre digitale løsninger skal planlegges og implementeres. Ny teknologi kan gjøre det mulig å lage sikrere løsninger, men kan også medføre økt kompleksitet, introduksjon av nye sårbarheter og økt behov for sikkerhetskompetanse. NSM opplyser i sin årsrapport at de erfarer at økte muligheter innen teknisk sikring ikke alltid utnyttes og at mangelfullt teknisk vedlikehold av systemer, eksempelvis manglende sikkerhetsoppdateringer, skaper unødvendige sårbarheter. Mobile IKT-enheter som kobles til ulike offentlige og private nettverk, utgjør også en økende utfordring. Ved å koble mobiltelefonen eller nettbrettet til hjemmenettet eller nettverk på offentlige steder kan sårbarheter i et svakt sikret nettverk utsette et i utgangspunktet godt sikret nettverk på arbeidsplassen for risiko. En mengde nye og ulike enheter kobles til internett. IoT 4 vil være en bestanddel i en rekke nye teknologiske fremskritt, som for eksempel smart grid 5, smarte byer, smarte hus og autonome biler og skip. I forbindelse med digitalisering av kommunens løsninger er det derfor avgjørende å sikre informasjonen slik at den ikke kommer på avveie. For eksempel ved hjelp av tilgangsstyring, kryptering, osv. Personopplysningsloven 13 med den tilhørende forskriftens kapittel 2 oppstiller i dag krav til kommunenes sikring av informasjon (informasjonssikkerhet). Den 4 Internet of Things tingenes internett innebærer at «dumme» ting som kjøleskap osv. kobles til internett for å bli «smarte» 5 Smart Grid er samlebetegnelsen på et nytt generasjons strømnett, hvor en tar i bruk ny kommunikasjonsteknologi for å utnytte energiinfrastrukturen bedre. Smart Grid kjennetegnes ved ulike systemer og komponenter som har det til felles at de har fusjonert strømnettet med internettet. Forvaltningsrevisjonsplan

35 nye personvernforordningen som trer i kraft 25. mai 2018 innebærer strengere regler knyttet til informasjonssikkerhet. Vi har ikke opplysninger som indikerer at det er en spesiell risiko knyttet til informasjonssikkerheten i Fredrikstad kommune. Datatilsynets tilsyn med kommuner i 2016 viste imidlertid vesentlige avvik knyttet til informasjonssikkerhet, noe som indikerer at det kan være god grunn til å også se nærmere på dette i Fredrikstad. Eksempelvis ble det avdekket at virksomheter ikke har tilstrekkelig fokus på å ivareta personvernet og på å oppfylle pliktene i personopplysningsloven knyttet til internkontroll og informasjonssikkerhet. Dette omfattet virksomheter med ansvar for digitaliseringsprosesser, men også for virksomheter som i økende grad benytter nye digitale løsninger. Datatilsynet vurderer det som viktig for virksomhetene å ha et akseptabelt nivå på internkontroll og informasjonssikkerhet før store digitaliseringsprosesser starter opp. Skytjenester I digitaliseringsrundskrivet for 2017, som gjelder alle statlige virksomheter, anbefaler Kommunal- og moderniseringsdepartementet å ta i bruk skytjenester når det ikke foreligger spesielle hindringer for det, som for eksempel særskilte krav til sikkerhet. Nasjonal strategi for bruk av skytjenester slår fast at offentlige virksomheter skal gjennomføre risikovurderinger ved større endringer, som etablering av nye digitale tjenester. Dette gjelder også alle virksomheter som behandler personopplysninger. For virksomheter som er underlagt sikkerhetsloven, gjelder regelverket om sikkerhetsgraderte anskaffelser. Sårbarhetene knyttet til tjenesteutsetting er ofte relatert til at virksomheten får redusert kontroll på sitt eierskap, sikringstiltak og tilgangen til sine data. Dette er en generell utfordring som forsterkes når data lagres og driftes utenfor Norge. Etter vår oppfatning vil kommunen kunne få nyttig kunnskap ved en undersøkelse av kommunens strategier knyttet til skytjenester og strategier. Revisjonen mener det er middels til stor sannsynlighet for sårbarheter i kommunens informasjonssikkerhet knyttet til kommunens IT-drift og digitaliseringsprosesser. Revisjonen vurderer konsekvensen av et eventuelt brudd på informasjonssikkerhet til høy. Dette vil også henge sammen med de konsekvensene som det er vist til i forbindelse med cyber-angrep. Refusjoner og tilskudd Øremerkede tilskudd er en bevilgningsform som kan benyttes av staten når en politisk målsetting skal oppnås av kommuner eller fylkeskommuner. Tilskuddet gis som en vanlig bevilgning over statsbudsjettet, dvs. som stortingsvedtak. Når kommunene planlegger å iverksette tiltak for å nå nasjonale politiske målsettinger, bør mulighetene for å søke del-finansiering av tiltakene undersøkes. Fylkeskommunen og Fylkesmannen er som regel gode utgangspunkt, da de ofte får rollen som regional tildelingsmyndighet i de ulike fylkene og distriktene, på Statens vegne. Andre finansieringskilder vil typisk være Helsedirektoratet, Husbanken, Justis- og beredskaps-departementet, for å nevne noen. En forvaltningsrevisjon som undersøker kommunens refusjons- og tilskuddsordninger kan rettes mot utvalgte enkelt-tildelinger eller enkelt-enheter innad i kommunen, gjerne med fokus på spesielle risikoområder, og kan inkludere et eller flere temaer: Undersøke hvilket fokus kommunen har på å orientere seg i og søke eksterne finansieringsmuligheter, herunder hvilke konkrete rutiner, prosedyrer de har og handlinger som i praksis gjøres i denne sammenheng. Undersøke bokføringen og rapporteringen av utvalgte innvilgede tilskudd eller refusjoner, herunder hvordan kommunen har sikret avgrenset regnskapsførsel slik at det tydelig fremkommer hva slags kommunale utgifter innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk har finansiert. Dette kan så Forvaltningsrevisjonsplan

36 sammenlignes med vilkår og forutsetninger som ligger til grunn for å oppnå tilskudd/refusjon. Undersøke hvordan kommunen sikrer at innvilgede tilskudd/refusjoner faktisk blir utbetalt til kommunen, herunder at man har en betryggende internkontroll over hva som faktisk mottas i hvert enkelt utbetalingstilfelle. Undersøkelsen kan gjøres i forkant av at tilskudd eller refusjon søkes, underveis eller etter at prosjektet/tiltaket er avsluttet. I motsetning til ved regnskapsrevisjonens ordinære gjennomgang av kommunens revisjonspliktige tilskuddsordninger, vil en forvaltningsrevisjon kunne bidra til å avdekke kommunens eventuelle potensiale muligheter for å øke kommunens inntekter. Tilsagnsbrev og avtaler inneholder ofte viktige forutsetninger og vilkår for hvordan tildelte midler skal brukes. Den som yter tilskudd eller refusjon vil gjerne sikre at midlene de yter benyttes slik vedkommende har forutsatt. Manglende, eller mangelfull, rapportering av slik bruk, eller mangler ved bokføringen kan medføre at innvilgede tilskudd eller refusjoner trekkes tilbake av tilsagnsyter. Dersom tilskudd er utbetalt på forhånd, kan dette medføre at kommunene blir erstatningspliktig ovenfor tilsagnsyter for det de urettmessig har fått utbetalt. Det samme vil gjelde i de tilfeller det kan bevises at innvilgede midler er brukt på feil måte, i forhold til vilkår og forutsetninger. En annen risiko er at kommunene ikke orienterer seg i mulighetene av eksterne finansieringskilder og dermed går glipp av tilskudd og refusjonsordninger de kunne vært berettiget til. Dette kan i sin tur gå utover kommunens egen økonomi, samt kommunale brukere og innbyggere som kanskje må ut med høyere egenandeler enn hva som ellers hadde vært nødvendig. Sannsynligheten for at kommunen har forbedringspotensiale knyttet til refusjoner og tilskudd vurderes som middels til stor. Revisjonens erfaring tilsier at våre kommuner har forbedrings-potensiale, særlig når det kommer til fokus på prosedyrer og rutiner for å orientere seg i mulighetene til ekstern finansiering som finnes. Selv om tilsagnsbrev og avtaler ofte setter klare vilkår for bruk av innvilgede midler, regnskapsrapportering osv., foreligger det også en betydelig risiko for at midlene enten ikke benyttes konkret til det de var tenkt til, eller at regnskaps-rapportering for midlenes bruk ikke oppfyller kravene som er stilt eller ikke foreligger innen angitte frister. Revisjonen vurderer også de økonomiske konsekvensene av manglende håndtering av refusjoner og tilskudd til å være middels til store. Hvert enkelt tilskudd utgjør ikke nødvendigvis en stor økonomisk konsekvens for kommunen. Imidlertid kan mangler i prosedyrer og rutiner som fører til at man går glipp av flere tilskudd/refusjoner utgjøre store beløp for kommunen. Dette kan også føre til at kommunale brukere og innbyggere får høyere egenandeler enn hva som ellers hadde vært nødvendig eller et dårligere tilbud. Ekstremvær Ekstremvær, skred, flom og fare for storulykker i by og tettbebyggelse er tema som kommunene må ha med i sin planlegging. Kommunene må bruke bestemmelsene i plan- og bygningsloven for å redusere sannsynlighet og konsekvenser av slike hendelser. I denne forbindelse er kommunens arealplaner spesielt viktige. På grunn av klimaendringer må også flom/overvannsproblemer i tettbebyggelse og havnivåstigning/stormflo i kystkommunene utredes i planleggingen. Flom i byer og tettsteder som følge av ekstrem nedbør og dårlig kapasitet i overvannsystemet er hendelser som ofte gir skader for svært høye beløp. Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom) 6 viser til at Norge i 2016 hadde tre tilfeller av ekstremvær som forårsaket skader på infrastruktur som ga utfall av kraft og 6 Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom), EkomROS Forvaltningsrevisjonsplan

37 elektronisk kommunikasjon (ekom). Uønskede hendelser kan også oppstå som følge av menneskelige feil, uten at det ligger ondsinnede intensjoner bak. Eksemplene på feilkonfigurering av IKT-utstyr, uforvarende aktivering av skadevare og andre handlinger som i god tro forårsaker uønskede hendelser, er mange. Ekstrem nedbør Alle utbyggingsplaner etter plan- og bygningsloven skal ha en risiko- og sårbarhetsanalyse som skal identifisere forhold som har betydning for det området som skal bygges ut. Her må kommunen vurdere om klimaendringer vil kunne gi andre eller større konsekvenser for utbyggingsområdet enn tidligere. Tema for analysen kan blant annet være mer nedbør, ekstremnedbør, overvann og flom. Årsnedbør i Østfold vil øke med ca. 10 % frem til 2100, noe som igjen kan føre til økt overvannsproblematikk for kommunene. I denne forbindelse vises det til at de største skadene på bebyggelse og infrastruktur stammer fra kraftig nedbør over kort tid. For å møte utfordringene knyttet til endring av klima er det vesentlig at klimatilpasning er prioritert som tema i kommunedelplanen. Langvarig strømbortfall Kommunene må ha beredskapsplaner og gjennomføre tiltak for å sikre egne innbyggere og tjenestemottakere under strømbortfall. Fylkesmannen har bedt kommunene utarbeide oversikt over viktige abonnenter med særskilt behov for strøm i en situasjon med strømrasjonering. Det er viktig at kommunene har slike oversikter og at de deles med nettselskapet som distribuerer strøm i kommunen. Oversiktene danner grunnlaget for at liv og helse, viktige samfunnsinteresser og samfunnsfunksjoner kan prioriteres ved rasjonering av krav. I situasjoner med langvarig bortfall av strøm må kommunen ha planer og løsninger som gjør det mulig å opprettholde livsviktige tjenester for innbyggerne. Selv om sannsynligheten for langvarig strømbortfall i tettbygde strøk er liten vil konsekvensene kunne være store. Behov for nødstrømløsninger i kommunale omsorgsinstitusjoner må vurderes i kommunens helhetlige ROS- analyse, og kommunen må ha beredskapsplaner for strømbortfall. Bortfall av elektrisk kommunikasjon (ekom) Mulig årsak til tap av ekom er strømbrudd. Ekom er en betegnelse på elektronisk kommunikasjon som mobilnett, nødnett og internett. Samfunnet er i dag avhengig av ekom til flere grunnleggende tjenester som samferdsel, helsetjenester, betalingsløsninger, kommunale funksjoner og lignende. Det kan innføres mange beskyttelsestiltak mot brudd i ekom. Det vil likevel være en restrisiko for utfall av ekomtjenester som gjør oss sårbare. Sårbarheten er særlig stor ved lengre bortfall av ekomtjenester hvor det blant annet kan bli umulig eller problematisk å kontakte nødetater via elektrisk kommunikasjon, nødnettet rammes, og alarmer fra teknisk utstyr til driftssentraler vil ikke komme frem. I tillegg kan hjemmehjelptjenesten og pårørende kan miste kontakt med pleietrengende. Sannsynligheten for at noe ekom som støtter samfunnskritiske funksjoner faller ut i lengre tid ansees som høy. I Nasjonal kommunikasjonsmyndighets ekom risiko- og sårbarhetsanalyse for 2016 vurderes det som % sjanse for en hendelse vil inntre i løpet av 5 år. Bortfall av ekom vil i seg selv ikke gi alvorlige konsekvenser, men følgende kan gjøre det både knyttet til liv og helse samt økonomi. Personvern Flere av kommunens virksomheter forvalter en stor mengde personopplysninger, både opplysninger om kommunens innbyggere, men også opplysninger om ansatte. Kommunen plikter å behandle slike opplysninger i tråd med personopplysningsloven. Forvaltningsrevisjonsplan

38 Personopplysningsloven krever at opplysningene skal beskyttes tilfredsstillende mot uberettiget innsyn og endringer konfidensialitet og integritet. Samtidig skal opplysningene være tilgjengelige for de som trenger opplysningene når de har behov for det. Loven stiller krav til etablering og oppfølging av tiltak som er nødvendig for å oppfylle kravene til behandling av personopplysninger i et internkontrollsystem. I april 2016 vedtok EU en ny forordning om behandling av personopplysninger. Forordningen erstatter og opphever EUs gjeldende personverndirektiv 95/46. Forordningen er EØS-relevant, og det legges opp til at den skal innlemmes i EØS-avtalen og gjennomføres i norsk rett. Regjeringen har lagt opp til at det gis en ny personopplysningslov som gjennomfører forordningen, og at den någjeldende personopplysningsloven og -forskrift oppheves. Loven skal etter planen tre i kraft 25. mai 2018 (samme dag som forordningen gjøres gjeldende i EU). Forordningen innebærer nye 7 og strengere regler på flere områder, og nye rettigheter for innbyggerne 8. Blant annet kommer det nye regler om avvikshåndtering som pålegger kommunene en økt rapportering av avvik til Datatilsynet og varsling av berørte. Regelverket endrer også reglene knyttet til gebyr og åpner for at det kan ilegges bøter på opptil 20 millioner Euro alt. 4 % av omsetning. Brudd på personvern er egnet til å skape mistillit, både hos ansatte og kommunens innbyggere, noe som igjen kan påvirke kommunens omdømme. For å redusere potensielle sikkerhetsrisikoer er det, etter revisjonens oppfatning, avgjørende at ansatte får hensiktsmessig opplæring om krav til internkontroll og informasjonssikkerhet, ansvar og rutiner, samt riktig bruk av IKTsystemene. I en fase med nye regler er dette 7 F.eks. Innebygget personvern, nye krav til informasjon, krav til risikovurderinger og personvernkonsekvenser 8 F.eks. Retten til å bli glemt, retten til å kreve begrensning, rett til dataportabilitet, mv. ekstra viktig for å sikre at kommunen etterlever de nye reglene. Revisjonen har ikke opplysninger som tilsier at det foreligger brudd på regelverket i Fredrikstad kommune, men erfaringsmessig mener vi at risikoen for brudd er stor. Datatilsynet har i perioden 2013 til 2016 gjennomført nærmere 45 kontroller hos norske kommuner og fylkeskommuner. Datatilsynet fant at kommunene i stor grad sliter med å ha tilstrekkelig oversikt over sine behandlinger av personopplysninger og med å dokumentere reelle risikovurderinger til disse. Datatilsynet fant også at en god del kommuner mangler oversikt over plikter knyttet til informasjon og innsyn etter personopplysningsloven. Noe overaskende ble det funnet mindre forskjeller på store og små kommuner enn man skulle forvente og datatilsynet fant heller ingen tydelige geografiske forskjeller. Flere av kommunene hadde så graverende avvik at de ble ilagt overtredelsesgebyr. Det faktum at det er nye regler på området innebærer, etter revisjonens oppfatning, dessuten en økt grad av sannsynlighet for brudd på regelverket. Ettersom gebyrene som kan ilegges for brudd på regelverket i henhold til ny forordning har økt drastisk vil dette også innebære en økt økonomisk konsekvens. 3.2 Bystyrets vedtak I bystyres sak 47/18 den ble følgende områder vedtatt: I prioritert rekkefølge: 1 Kontraktsoppfølging (pågår) 2 Korrupsjon 3 Cyberangrep og informasjonssikkerhet 4 Refusjoner og tilskudd 5 Ekstremvær 6 Personvern Se omtalen over 3.3 Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon Av departementets merknader til 9 i Forskrift om kontrollutvalg, framgår det at Forvaltningsrevisjonsplan

39 det i siste instans påhviler bystyret å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Kontrollutvalget sender hvert år samlet forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet til bystyret. I vedlegg til årsbudsjettet er ressurser til forvaltningsrevisjon spesifisert med et beløp som utgjør 1625 timer. kontrollutvalg 10 vedtatt av bystyret. Etter samme paragraf har bystyret delegert til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden 3.4 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon De overordnede føringene for forvaltningsrevisjon vil ligge i plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen skal videre underlegges de eksisterende bestemmelser om gjennomføring av forvaltningsrevisjon (jf RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon). Kommunens valgte revisor gjennomfører forvaltningsrevisjonen i henhold til avtale. Kontrollutvalget har fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektbeskrivelser og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. Kontrollutvalget har en egen rutinebeskrivelse for bestilling av konkrete prosjekt 3.5 Rapportering til bystyret Forvaltningsrevisjonsrapporter skal fortløpende sendes til bystyret. Generell rapportering fra kontrollutvalget til bystyret vil ellers skje kontrollutvalgets årsrapport til bystyret. I årsrapporten vises kontrollutvalgets aktivitetsnivå, revisjonens rapporteringer samt resultater/oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektene. 3.6 Delegering til kontrollutvalget Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon er etter forskrift om Forvaltningsrevisjonsplan

40 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/29 Dokumentnr.: 146 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /10 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisorer Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer, tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer Jolanta Betker og Lene Brudal, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune har oppdragsansvarlige revisorer (Lene Brudal og Jolanta Betker) avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer tas til orientering. 40

41 Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Vurdering av uavhengighet for seksjonsleder regnskapsrevisjon Jolanta Betker, i forhold til Fredrikstad kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Fredrikstad kommune, og oppdrag knyttet til Fredrikstad kommune gjennom rammeog revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: Telefon telefaks Bankkontonr Org.nr

42 Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Fredrikstad kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Fredrikstad kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Fredrikstad kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. 42

43 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Fredrikstad kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Fredrikstad kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 43

44 Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Vurdering av uavhengighet for konst. seksjonsleder forvaltningsrevisjon Lene Brudal, i forhold til Fredrikstad kommune. Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Uttalelsen gjelder Fredrikstad kommune, og oppdrag knyttet til Fredrikstad kommune gjennom rammeog revisjonsavtale. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Østfold kommunerevisjon IKS Råkollveien 103, Postboks 24, 1662 Rolvsøy E-post: limk@fredrikstad.kommune.no Internett: Telefon telefaks Bankkontonr Org.nr

45 Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Østfold kommunerevisjon, som kan komme i strid med rollen som oppdragsansvarlig revisor. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Fredrikstad kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Fredrikstad kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor 45

46 Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Fredrikstad kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Fredrikstad kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Fredrikstad kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Rolvsøy, Lene Brudal (sign.) Østfold kommunerevisjon IKS 46

47 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/29 Dokumentnr.: 145 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2018 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, tas til orientering. 47

48 Fredrikstad kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 48

49 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsmelding