SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Transkript

1 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: Innkalling Utvalg: Formannskapet Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtetid: 10:00 Ved eventuelt forfall, er representantene selv ansvarlig for å innkalle vara. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet starter med en orientering fra fylkesmannen i Finnmark om tilbud fra Fefo om frivillig vern av skog på Fefos eiendommer i Pasvik, og prosessen videre. Deretter vil rådmannen rapportere om status for økonomi. Kirkenes, Rafaelsen, Rune Gjertin ordfører

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: Arkivsak: U.off: 021/18 SVU AS - HANDLINGSPLAN OG 15/3691 OMSTILLINGSPLAN Saksordfører: Mariann Wollmann Magga, mariann.magga@gmail.com, tlf /18 ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN Saksordfører: Kurt Wikan, kurt.wikan@ffk.no, tlf /18 REGLEMENT FOR POLITISKE UTVALG Saksordfører: Cecilie Hansen, cha-ns@hotmail.com, tlf /18 DET STORE HELTIDSVALGET PRINSIPPER FOR HELTIDSKULTUR Saksordfører: Lena Norum Bergeng, lnbe@svk.no, tlf / /65 16/925 2

3 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Øvergaard, Nina Bordi Enhetsleder: Stig Ulvang, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Magga, Mariann Wollmann Dato: Utvalg Saksnummer Dato Kommunestyret 001/ Kommunestyret 028/ Formannskapet 014/ Formannskapet 021/ SVU AS - HANDLINGSPLAN OG OMSTILLINGSPLAN Vedlagte dokumenter: kommunikasjonsplan.svu.2018 Omstillingsplan Handlingsplan 2018 Kort sammendrag: Sør-Varanger kommunestyre har vedtatt en omstillingsplan for perioden I omstillingsplanen fremkommer at den kan justeres ved behov. Videre har kommunestyret vedtatt en Handlingsplan for omstillingsperioden Sør- Varanger utvikling AS har utarbeidet en Handlingsplan 2018 som skal vedtas av kommunestyret. Faktiske opplysninger:

4 «Omstillingsplanen for » er en revisjon av «Omstillingsplan Sør- Varanger kommune» (15. juni 2016). Omstillingsplanen begrunner og prioriterer bruken av de ekstraordinære midler som kanaliseres gjennom omstillingsstatusen. Basert på erfaringene fra oppstartsperioden er det naturlig å justere de strategiske dokumentene til de utfordringer og muligheter som en nå ser. Den justerte omstillingsplanen bygger på «Samfunnsmessig konsekvensanalyse» (23. mars 2016), «Utviklingsanalyse Sør-Varanger kommune 2016» (25. mai 2016), og «Omstillingsplan Sør-Varanger kommune» (15. juni 2016). Handlingsplanen 2018 beskriver den periodevise operasjonaliseringen av «Omstillingsplan » med mål og ressursbruk. Omstillingsorganisasjonen Sør-Varanger utvikling AS utarbeider handlingsplaner som vedtas av kommunestyret i Sør-Varanger. Denne handlingsplanen gjelder for Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Folkehelse: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov:

5 Alternative løsninger: Alternativ til innstilling: Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar vedlagte Handlingsplan 2018 som Sør-Varanger utvikling AS sin handlingsplan for året Kommunestyret vedtar revidert Omstillingsplan Behandling Formannskapet Saksordfører: Wikan, Kurt Saken ble ikke behandlet. Formannskapet sitt vedtak i sak 014/18: Saken ble ikke behandlet. Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

6 KOMMUNIKASJONSPLAN Utarbeidet av SVU 2018

7 MEDIEPLAN FOR SØR-VARANGER UTVIKLING - Et attraktivt samfunn med vekstkraft HOVEDMÅL: SVU skal, i henhold til strategiplan, legge stor vekt på å involvere befolkningen, næringslivet og andre interesserte i omstillingsarbeidet. Denne planen er en veiledning for å oppnå målene i strategiplanen. DELMÅL: Vår kommunikasjon skal informere om vårt virke vi skal være så transparente som overhodet mulig. Vår kommunikasjon skal engasjere mennesker til å bidra i utvikling av kommunen. Vår kommunikasjon skal skape en positiv holdning til kommunen som helhet. Vår kommunikasjon skal skape en kultur for fremsnakking og feiring av både små og store bragder. Vår kommunikasjon skal ha lokal forankring, men samtidig kunne appellere både nasjonalt og internasjonalt. Vår kommunikasjon skal være i henhold til merkevaren vi bygger opp. Vår kommunikasjon skal bidra til å skape en kultur for samhandling og teamwork. Vår kommunikasjon skal være kontinuerlig, og til en viss grad forutsigbar. 2

8 MOTTAKERE/PUBLIKUM: Våre mottakere/publikum er: Alle som har en interesse for utvikling av kommunen. Innbyggere i kommunen. Nasjonale og internasjonale interessenter. Individer/grupper som har behov for støtte, veiledning og inspirasjon til å starte næringsaktivitet. Barn og unge. KONTAKTPUNKTER: SVU har følgende kontaktpunkter: Instagramkonto Twitterkonto Kontor i Næringsparken Div. arrangementer Media E-post Personlig kontakt Youtube Nyhetsbrev 3

9 GENERELT OM INNHOLD Tekst: Vi skal være klare i vår kommunikasjon, derfor er det viktig at vi bruker normert språk som kan appellere til og forståes av flest mulig (også barn og unge). Hovedregel er: om det kan sies enkelt, si det enkelt. Vi skal alltid legge til bakgrunnsinformasjon i våre tekster, slik at nye lesere har anledning til å forstå innholdet. Bakgrunnsinformasjon kan være en del av teksten, linker i tekst og/eller som et eget avsnitt. Bilder: Bilder på vår plattform skal, så langt det lar seg gjøre, være i henhold til den visuelle profilen. Bruk av bilder må være godkjent av eier - enten ved å oppfylle lisenskrav, eller ved direkte kontakt med eier. Bruk av SVU sine egne bilder kan som hovedregel brukes fritt innenfor SVU sitt virke. Infografikk: Infografikk skal presenteres på en så sannferdig måte som overhodet mulig. Film: Filmer skal, så langt det lar seg gjøre, være i henhold til den visuelle profilen. Bruk av film må være godkjent av eier - enten ved å oppfylle lisenskrav, eller ved direkte kontakt med eier. Bruk av SVU sine egne filmer kan som hovedregel brukes fritt innenfor SVU sitt virke. 4

10 Teknisk: Nettsiden for SVU er utviklet med publiseringsverktøyet Wordpress, og kan derfor hurtig oppdateres uten å måtte bygge opp nytt design. Oppbygning: Nettsiden sin oppbygning tar utgangspunkt i at SVU har sitt virke innenfor mange forskjellige områder. Siden er delt opp i 6 hovedkategorier: 1. Nyheter Nyheter er en samlekategori med hovedoppgave om å fremme de saker som SVU anser som viktige å sette i fokus. Nyhetssaker kan også være en egen kategori når det ikke passer inn i andre kategorier. Innhold for kategorien: Nyheter innad i SVU. Nyheter om spesielle prosjekt/programmer. Nyheter om arrangement. Nyheter om/rundt kommunen. Nasjonale og internasjonale nyheter som er relevante for SVU og/eller Sør-Varanger. 2. Arrangement Her både utlyses og dokumenteres div. arrangement som SVU har interesse i. Innhold for kategorien: Opplyse om kommende arrangement. Dokumentasjon av arrangement (bilder, intervju, pressemeldinger, video, etc.). Arrangement må ha relevans til SVU sitt virke, men må ikke være initiert av SVU. 5

11 3. Programmer Programmer er prosjekter med et langtidsaspekt, og er gjerne initiert av SVU. Innhold for kategorien: Informasjon om programmet. Dokumentasjon av relaterte aktiviteter. Relevante nyheter. 4. Næringsnytt og gladsaker I likhet med nyheter, er dette en samlekategori. Denne kategorien inneholder artikler av positiv karakter. Innhold for kategorien: Artikler med et positivt budskap. Artikler som feirer små og store bragder. Ferdige støttede prosjekter. 5. Søknad Sider for søknad er hovedsakelig statiske, og skal helst redigeres/oppdateres av utvikler/designer. Innhold for kategorien: Artikler og tekst som er relevante for å søke midler fra SVU. Skjemaer og eksempler på skjemaer. 6

12 6. Prosjekter Her offentliggjøres de prosjekter som har mottatt støtte fra SVU. Denne kategorien fanger bare oppstart. Ferdige prosjekt legges til kategorien «Næringsnytt og gladssaker». Innhold for kategorien: Prosjekter som mottar støtte fra SVU. Generelt om linking: SVU sin nettportal skal bruke linker til både interne og eksterne nettsider. Linker til eksterne nettsider skal åpnes i ny fane. Linker til interne nettsider kan åpnes i samme fane. Linking mellom prosjekter og relaterte saker: De fleste prosjekter vil etter hvert bli nevnt flere plasser på nettsiden (f.eks. i mediesaker og Næringsnytt og gladsaker ). Disse sakene skal alltid linke tilbake til prosjektstart-siden, slik at brukere kan få full oversikt over prosjektets løp og utvikling. 7

13 Mål ved å bruke Facebook: Vår Facebook-side skal skape engasjement og oppmerksomhet rundt relevante saker for SVU. Vi skal promotere små og store bragder på vår Facebook-side. Vi skal promotere arrangement som er opprettet av, eller er relevant for SVU. Vi skal ha en åpen kanal for debatt og samtale. Facebook-side skal være inngangsportal til vår nettside. Positivt engasjement rundt utvikling av Sør-Varanger som kommune. Bidra til å engasjere og informere befolkning og følgere om relevante saker og prosjekter. Bidra til å dele positive næringsnyheter som er relevant for kommunen. Skape et inntrykk av høy aktivitet og at det er mulig å lykkes i Sør-Varanger. Innhold: Direkte linker til saker på vår nettside. Dette inkluderer: Nyhetssaker (her inngår også «Næringsnytt og gladsaker). Intervju. Nye prosjekter. Arrangement. 8

14 INSTAGRAM Mål ved bruk av Instagram: Vår Instagram-konto skal skape engasjement og oppmerksomhet rundt relevante saker for SVU. Instagram-konto skal være inngangsportal til vår nettside. Vår Instagram-konto skal, så langt det lar seg gjøre, henvende seg til et yngre publikum. Innhold: Bilder fra arrangement. Relevant infografikk og videoer. 9

15 TWITTER Mål ved bruk av Twitter: Vår Twitter-konto skal skape engasjement og oppmerksomhet rundt relevante saker for SVU. Twitter-konto skal være inngangsportal til vår nettside. Innhold: Direkte linker til saker på vår nettside. Dette inkluderer: Nyhetssaker (her inngår også «Næringsnytt og gladsaker). Intervju. Nye prosjekter. Arrangement. 10

16 YOUTUBE Mål ved bruk av Youtube: Vår Youtube-kanal skal gi lett tilgang og oversikt over våre filmer. Youtube-kanal skal skape engasjement rundt kommunen og SVU sitt virke. Innhold: Videoer skapt av/for SVU. 11

17 NYHETSBREV Mål ved å bruke nyhetsbrev: Vårt nyhetsbrev skal gi publikum en mulighet til holde seg oppdatert på SVU sitt virke. Nyhetsbrevet skal gi en mer helhetlig oversikt over SVU sitt virke. Nyhetsbrevet skal sette fokus på saker som er viktige for SVU. Nyhetsbrevet skal holde publikum i direkte kontakt med SVU. Nyhetsbrevet skal minne publikum på at SVU har konternuerlig aktivitet. Nyhetsbrevet skal presentere nye tildelinger. Innhold (i riktig rekkefølge): Kommentar fra utvalgt person/personer som er relevant til siste tids aktiviteter. Max 6 utvalgte nyhetssaker (bør være relevant til kommentar). Nye tildelinger. Format/struktur og annen praktisk informasjon: Kontaktlister og nyhetsbrevet blir lagret og formatert i det nettbaserte programmet MailChimp. Publikum melder seg på listen ved å fylle ut skjema på nettside. Nyhetsbrevet skapes og lagres i HTML/CSS, deretter sendes til e-post-adresser på kontaktlistene. Nyhetsbrevet utgies annen hver måned etter styremøte. Begrensninger: SVU inngår en kontrakt med påmeldte at deres e-post-adresse ikke skal benyttes til annet formål enn utsendelse av nyhetsbrevet. Denne kontaktinformasjonen skal ikke selges til tredjepart, og heller ikke brukes til utsendelse av annen e-post fra SVU. 12

18 MEDIA Mål ved bruk av media: Kontakt med media skal skape engasjement og oppmerksomhet rundt relevante saker for SVU. SVU skal vise at vi er transparent og driver drift som tåler granskning. Kontakt med media skal bidra til å sette søkelys på aktiviteter i Sør-Varanger, og kommunen som helhet. Innhold: Kontakt med media skal helst være i skriftlig form; dvs. helst fra pressemelding og/ eller e-post. Pressemeldinger skal inneholde: SVU sin logo. Det skal gjøres tydelig at dette er en pressemelding. Fengende overskrift. Kort ingress som oppsummerer saken. Saken i sin helhet. Ha gjerne kort bakgrunnshistorie ved behov. Kontaktinformasjon Vedlegg bilder og/eller film, evt. andre relevante filer. Aktuelle kanaler: ifinnmark Sør-Varanger Avis NRK Sagat High North News Barents Observer Finansavisa Nordlys VG Dagbladet Evt. andre 13

19 E-POST Rammer: Når ansatte i SVU bruker e-post tilknyttet organisasjonen skal den ha signatur som tydelig viser hvem de er, hvem SVU er og kontaktinformasjon. Dette oppfylles ved å lage en signatur med følgende innhold: 1. Navn Etternavn 2. Stilling 3. «Sør-Varanger Utvikling» 4. Kontoradresse 5. Telefonnummer 6. Nettside-link ( 7. Logo OBS! Husk å bruke rette skrifttyper og farger for signatur. Se SVU sin manual for visuel identitet. 14

20 GENERELLE REGLER FOR INNHOLD PÅ NETTSIDE OG SOSIALE MEDIER Alle publiseringer skal ha tilknyttet bilde/film for å skape blikkfang og interesse. SVU kan ikke benytte seg av bilder, film eller andre medier som ikke tilhører organisasjonen, eller som det ikke er gitt tillatelse til å bruke i våre kanaler. Unntak er direkte deling i sosiale medier. Den visuelle profilen skal (så langt det lar seg gjøre) benyttes for å bygge opp merkevaren SVU. SVU har et ansvar for å drive rett- og sannferdig kommunikasjon. Vår kommunikasjon skal ikke stride mot det norske regelverk. SVU skal opptre respektfullt, og vise nettvett. SVU sin kontaktplattform skal ikke benyttes til personlige formål for ansatte, styret, eller andre personer med tilgang. GENERELLE REGLER FOR RESPONS PÅ NETTSIDE OG SOSIALE MEDIER SVU har, så langt det lar seg gjøre, et ansvar for å gi svare på kommentarer fra publikum. For å sikre en god kommunikasjon er det viktig at publikum føler seg sett og hørt. Unntak er irrelevante tilbakemeldinger, eller kommentarer med innhold som strider mot norsk lov (diskriminering, trusler, etc.). Sistnevnte tilbakemeldinger skal arkiveres hos SVU, deretter fjernes fra offentligheten. SVU skal operere uavhengig fra partipolitikk, religion, og/eller andre grupperinger. SVU sine tilbakemeldinger skal være profesjonelle, relevante, saklige, og basert på forskning og/eller annen dokumentasjon. SVU skal ikke delta i eller oppfordre til provoserende, uetisk eller ulovlig oppførsel på nett, i media eller andre offentlige sammenhenger. MAKS RESPONSTID For søknadsrelaterte spørsmål: Maks 2 virkedager I sosiale medier: Maks 1 virkedag På e-post: Maks 1 virkedag Responstiden gjelder for innenfor normal arbeidstid, ved ferieavvikling og fravær benyttes autosvar slik at aktører har en formening om når de får svar. 15

21 OVERSIKT OVER KONTAKTPUNKT OG FUNKSJONER Genererer 80-85% av all trafikk FACEBOOK Deler innhold INSTAGRAM /TWITTER Sender bruker til nettside Sender bruker til nettside Innhenter informasjon MEDIA Direkte linker Direkte linker Innhenter informasjon NETTSIDE Direkte kontakt Sender bruker til nettside E-POST 16

22 FORSLAG TIL UKENTLIG PUBLISERING DAG KONTAKTPUNKT INNHOLD MANDAG TIRSDAG SOSIALE MEDIER NETTSIDE MEDIA SOSIALE MEDIER NETTSIDE Link til sak på nettside / link til sak i media Intervju Pressemelding Link til sak på nettside / link til sak i media Nyhet ONSDAG SOSIALE MEDIER NETTSIDE Link til sak på nettside / link til sak i media Infografikk TORSDAG SOSIALE MEDIER NETTSIDE Link til aktuell video FREDAG SOSIALE MEDIER NETTSIDE Link til sak på nettside / link til sak i media Nyhet LØRDAG SOSIALE MEDIER NETTSIDE Link til sak i media SØNDAG SOSIALE MEDIER Link til sak i media 17

23 FORSLAG TIL ÅRLIG PUBLISERING *Datoer for denne eventen kan endres fra år til år. Utgivelse av nyhetsbrevet er markert med gult MÅNED KONTAKTPUNKT INNHOLD SOSIALE MEDIER Ønske om godt nytt år Link til saker på nettside Link til saker i media JANUAR NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media FEBRUAR NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media Ønske om god påske* MARS NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media Ønske om god påske* APRIL NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte 18

24 MÅNED KONTAKTPUNKT INNHOLD SOSIALE MEDIER Gratulasjon om nasjonaldag Link til saker på nettside Link til saker i media MAI NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media JUNI NETTSIDE Min 2-3 intervjuer (ca. 1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media JULI NETTSIDE Min 1-2 intervjuer (ca. hver 2. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media AUGUST NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte 19

25 MÅNED KONTAKTPUNKT INNHOLD SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media SEPTEMBER NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media OKTOBER NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media NOVEMBER NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte SOSIALE MEDIER Link til saker på nettside Link til saker i media Ønske om god jul DESEMBER NETTSIDE Min 3-4 intervjuer (ca. 1 pr. uke) Presentasjon av nye prosjekter Relaterte/aktuelle mediesaker MEDIA Pressemelding fra styremøte 20

26 MÅLSETNINGER: Statistiske målsetninger: For å oppnå hovedmål og delmål skal SVU benytte seg av: Måling av kvantitativ data fra nettportal og sosiale medier. Måling av kvalitativ data i form av tilbakemeldinger og engasjement. Målinger for aktuelle kontaktpunkt: Nettside SVU sin nettside skal måle følgende aktivitet: Antall unike besøkende. Antall besøk/klikk på siden. Referanser (hva ledet besøkende inn på siden?). Nettleser (hvilken nettleser besøkende bruker). Lokasjon (hvilket land kommer trafikken fra?) Sosiale medier: SVU sine sosiale medier skal måle følgende aktivitet: Antall følgere Innhold som blir delt (hvorfor blir dette delt?). Innhold i kommentarer. Rekkevidde (hvor mange SER vårt innhold?). Klikk på linker Innleggsengasjement (likerklikk, delinger o.l.) Sidevisninger 21

27 KVANTITATIVE MÅLSETNINGER Mål for nettportal f.o.m januar 2018: AKTIVITET OPPNÅES INNEN MÅL Antall unike besøkende Januar Antall besøk Januar Lokasjon Januar 2019 Norge, Skandinavia, Europa Nasjonal rangering Januar 2019 # Mål for Facebook f.o.m januar 2018: AKTIVITET OPPNÅES INNEN MÅL Antall følgere Januar Innleggsengasjement Januar Rekkevidde Januar Sidevisninger Januar

28 Sør-Varanger kommune OMSTILLINGSPLAN Sør-Varanger kommune Justert januar 2018

29 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 3 2 Sør-Varanger i omstilling Bakgrunn for omstillingsstatusen Utfordringer og muligheter Avgrensninger Visjon, mål og strategi Visjon for omstillingsarbeidet Hovedmål Strategi Infrastruktur for innovasjon Organisering av omstillingsarbeidet 12 5 Ressursinnsats og finansiering 13 2 Sør-Varanger kommune

30 1 INNLEDNING «Omstillingsplanen for » er en revisjon av «Omstillingsplan Sør-Varanger kommune» (15. juni 2016). Omstillingsplanen begrunner og prioriterer bruken av de ekstraordinære midler som kanaliseres gjennom omstillingsstatusen. Basert på erfaringene fra oppstartsperioden er det naturlig å justere de strategiske dokumentene til de utfordringer og muligheter som en nå ser. Denne justerte omstillingsplanen bygger på «Samfunnsmessig konsekvensanalyse» (23. mars 2016), «Utviklingsanalyse Sør-Varanger kommune 2016» (25. mai 2016), og «Omstillingsplan Sør-Varanger kommune» (15. juni 2016). Basert på Omstillingsplanen utarbeides det årlige handlingsplaner med rammebudsjett som vedtas av kommunestyret. Sør-Varanger kommune 3

31 2 SØR-VARANGER I OMSTILLING 2.1 Bakgrunn for omstillingsstatusen I november 2015 ble Sydvaranger Gruve AS slått konkurs, og 422 arbeidsplasser gikk tapt. Sydvaranger Gruve AS var den viktigste private sysselsetteren i Sør-Varanger. I tillegg opplevde Sør-Varanger en situasjon der handel og kjøp av tjenester fra Russland gikk drastisk ned i 2015 og 2016, samtidig som internasjonale sanksjoner mot Russland legger begrensninger på handel med varer til olje- og gassnæring. Samfunnsmessig konsekvensanalyse (23. mars 2016) estimerer det potensielle tapet av arbeidsplasser, inkludert ringvirkningene, til å være om lag 730 arbeidsplasser i Sør-Varanger kommune og en sysselsettingsmessig reduksjon på 12,9%. I tillegg kommer effekter som følge av nedgang i handelstrafikken fra Russland og redusert aktivitet innen petroleumsnæringen. 4 Sør-Varanger kommune

32 2.2 Utfordringer og muligheter «Strategisk utviklingsanalyse Sør-Varanger kommune 2016» (25. mai 2016) beskriver Sør-Varanger kommune i et regionalt perspektiv, komparative fortrinn for næringsutvikling i kommunen, utviklingsmuligheter rundt eksisterende næringsliv og kommunens rolle som tilrettelegger. Denne analysen, supplert med omstillingsarbeidserfaring fram til januar 2018, danner grunnlaget for følgende utfordrings- og mulighetsbilde: Utfordringer Egen bo- og arbeidsmarkedsregion med om lag sysselsatt (Kommune NM 2017) Arbeidsmarkedet i Sør-Varanger består av ca 51% offentlig ansatte fordelt over noen store tunge aktører, der kommuneorganisasjonen er den desidert største arbeidsgiveren. De resterende 49% i privat sektor preges i stor grad av små aktører, med innslag av mellomstore bedrifter. Avhengigheten av et ensidig næringsgrunnlag gir sårbarhet Kulturendringer Demografi Kompetanse Det er behov for et noe større mangfold av bedrifter, samt en økning i bedrifter som eksporterer tjenester ut av kommunen. Når et samfunn skal omstilles fra å ha en markert hjørnesteinsbedrift til et mer mangfoldig næringsliv, kreves det endring av holdninger og kultur. Dette er forsknings- og erfaringsmessig krevende prosesser. Den demografiske sammensetningen i kommunen og regionen er preget av stadig færre unge. I Sør-Varanger er det en trendkurve som viser betydelig færre barn i barnehage og skolepliktig alder, aldersgruppen mellom 20 og 45 år er også underrepresentert. Formalkompetanse og omstillings- og innovasjonsevne henger i stor grad sammen. Som generelt i Finnmark, har en lavere andel av befolkningen i Sør- Varanger høyere utdannelse; spesielt det som omtales som lengere høyere utdanning. Det private næringslivet besitter om lag 25% av de med høyere utdanning. Få tilgjengelige innovasjonsressurser (tid og kapital) lokalt Bedriftene i Sør-Varanger preges av å være små, med begrensede ressurser til å bedrive innovasjonsarbeid. Dette vises spesielt i form av antall ansatte i organisasjonene og bedriftenes lave egenkapital. Kommuneorganisasjon i stor omstilling Sør-Varanger kommune må tilpasse driften sin til lavere inntekter og overføringer, noe som gir et betydelig omstillingsbehov. Organisasjonen er også igjennom et stort planarbeid, der de fleste kommunale planer oppdateres i de kommende årene. Sør-Varanger kommune 5

33 2.2.2 Muligheter Naturgitte fordeler Barentshavet Reiseliv Logistikk-knutepunkt Grenseområdet Digitalisering og teknologi Det er et stort fokus på digitalisering og teknologiske løsninger generelt i samfunnet. Sør-Varanger har en genuin mulighet til å være med å sette retning på dette. Industrierfaring og industriell kompetanse Den omfattende industrielle erfaringen og kompetansen kan videreutvikles innenfor en rekke områder. De største bedriftene i Sør-Varanger tilhører industrisektoren, og disse tiltrekker seg kompetanse, kapital og kunder. Et levende næringsliv med utviklingspotensial Det er et visst mangfold i næringslivet som kan videreutvikles. Her er det et poeng å trekke fram Kirkenes Næringshage (KNH) som er en del av virkemiddelapparatet til SIVA. KNH har over 80 lokale medlemsbedrifter, og har også et faglig sterkt utviklingsmiljø. Regionforstørring, sammenslåing av Troms og Finnmark Hvordan regionen endelig vil se ut er vanskelig å forutsi når denne planen skrives, men det er utvilsomt at en ny region også åpner for nye muligheter. Internasjonalt samarbeid 2.3 Avgrensninger Det er et stort potensial i å samarbeide på kryss av grensene, der særlig Russland har hatt og fortjener stort fokus. Samtidig ser en at Finland stadig har flere interessante arenaer og programmer som er aktuelle for våre næringsaktører. Selv om Asia ikke er en del av våre nærmeste grenser, ser vi også stadig økende interesse fra asiatiske aktører i vår region. Sør-Varanger kommune har også underskrevet en vennskapsavtale med byen Harbin i Kina. Forvaltning av omstillingsmidlene fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Finnmark Fylkeskommune reguleres av Forskrift for de distrikts- og regionalpolitiske virkemidlene over statsbudsjettets kapittel 551 post 60 Tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling. Prosjekter innenfor tradisjonell landbruks- og skogbruksdrift som kan tildeles støtte av det ordinære virkemiddelapparatet med midler fra næringsavtalene kan normalt ikke tildeles omstillingsmidler. Omstillingsarbeidet er et ekstraordinært næringsutviklingsarbeid, og de forventede resultater av prosjekter og tiltak som støttes av omstillingsmidlene skal materialiseres i form av arbeidsplasser og en mer robust næringsstruktur. Det betyr igjen at prosjekter med annen målsetting enn arbeidsplasser og økt robusthet vanskelig kan prioriteres. 6 Sør-Varanger kommune

34 3 VISJON, MÅL OG STRATEGI 3.1 Visjon for omstillingsarbeidet Et attraktivt lokalsamfunn med vekstkraft Et slikt samfunn kjennetegnes av: a) Det er attraktivt å etablere og drifte virksomheter og institusjoner. b) Høy kompetanse, utdanning og utviklingsevner. c) Samarbeid og inkludering. d) Et attraktivt bosted for barn, ungdom og voksne. Verdigrunnlag Kompetansedrevet Samhandlende Langsiktig Utviklende Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i tråd med visjon og verdigrunnlag, og sørge for at igangsatte prosjekter ivaretar disse. 3.2 Hovedmål Omstillingsarbeidet har to bestillinger: Bidra til å utvikle og sikre 300 arbeidsplasser i Sør-Varanger i løpet av 6 år. Bidra til økt robusthet i næringslivet. Samhandling mellom aktørene er sentralt for å sikre robusthet og utvikling av arbeidsplasser 3.3 Strategi Varig suksess av omstillingsarbeid krever bred forankring med tillitsfullt samarbeid mellom privat og offentlig sektor, samt sivilsamfunnet der det er naturlig. Et viktig suksesskriteria er derfor at omstillingsarbeidet bidrar til å skape samhandlingskompetanse og samarbeidsarenaer som varer utover omstillingsperioden. Dette for å skape større variasjon i næringslivet, samt stimulere til høyere innovasjonsevne blant aktørene. Omstillingsarbeidet skal forholde seg til relevante planverk og samarbeidsavtaler fra kommune, fylke og stat. Sør-Varanger kommune 7

35 Modell for omstillingsarbeidet Modellen for omstillingsarbeidet med fem strategiske innsatsområder (Industri, Opplevelsesnæring, Verdiskapning i grenseområdet, Barentshavet og Nye næringer) og en grunnmur for infrastruktur og innovasjon. SVU representerer det mørkegrå feltet i modellen. Modellen illustrerer at omstillingsarbeidet gjennomføres via fem strategiske innsatsområder (Industri, Opplevelsesnæringer, Barentshavet, Verdiskapning i grenseområdet, og Nye næringer), samt en gjennomgående grunnmur: «Infrastruktur for innovasjon». Her utvikles: kompetanse, digitalisering og teknologi, nettverk og klynger, etablererkultur, samt attraktivitet og akkvisisjon. Arbeidet i sin helhet styres mot de to hovedmålene med 300 arbeidsplasser og robusthet i næringslivet Robusthet Et robust næringsliv og samfunn er tilpasningsdyktig og tar lite skade av enkelthendelser. Et robust næringsliv karakteriseres av: høy grad av samhandling, riktig kompetanse, høy innovasjonsevne, balansert demografisk sammensetning og godt økonomisk handlingsrom. For å bidra til et robust næringsliv og samfunn skal omstillingsarbeidet etablere en infrastruktur for innovasjon gjennom proaktivt arbeid. Omstillingsarbeidet må også fokusere på å vedlikeholde og tiltrekke seg nye arbeidstakere. 8 Sør-Varanger kommune

36 For å generere flere bedriftseide prosjekter vil omstillingsorganisasjonen bedrive høyere grad av proaktivt arbeid for å etablere en grunnmur for innovasjon og samhandling i en tidlig fase. Omstillingsprogrammet vil prioritere følgende for å skape en infrastruktur for innovasjon: Kompetanse. Bistå bedrifter i å avdekke behov og etterspørre kunnskap. Initiering og gjennomføring av kompetansehevende tiltak. Utvikling av kurs og kompetanseprogrammer. Digitalisering og teknologi. Bidra til å avdekke behov for digitaliseringsprosjekter, koble sammen aktører, initiere og støtte gjennomføring av prosjekter. Nettverk og klynger. Bidra til å utvikle arenaer for samhandling og kompetansedeling. Etablering av relevante nettverk med eksterne nærings- og kompetansemiljø. Legge til rette for mer samhandling mellom lokale skole- og utdanningsmiljøer, næringslivet og andre relevante miljøer. Etablererkultur. Motivere til entreprenørskap og innovasjon gjennom hele oppvekstløpet. Attraktivitet. Bidra til å øke kommunens attraktivitet for å drive næring, arbeide og bo. Akkvisisjon. Arbeide for at flere bedrifter vurderer Sør-Varanger som lokasjon og som vil komplementere eksisterende næringsliv Arbeidsplasser Fordelt på innsatsområder er målet: Industri 125 Opplevelsesnæring i verdensklasse 75 Barentshavet som utviklingsressurs 50 Økt verdiskapning i grenseområdet Norge-Russland-Finland 30 Nye næringer 20 Omstillingsarbeidet bygger på langsiktig innsats, der en ser for seg at arbeidsplassene periodiseres slik: Periodisert tabell for realisering av arbeidsplasser for År Arbeidsplasser Sør-Varanger kommune 9

37 år En forventer at arbeidsplassene vil periodiseres utover perioden, der synergiene av de ulike tiltakene gir stadig større effekt Måling av resultater: Omstillingsprogrammet vil gjennom offentlig statistikk overvåke generiske indikatorer som: Befolkningsutvikling og demografi. Arbeidsplassutvikling, samt endringer i omsetning og lønnsomhet. Etablererfrekvens. I tillegg skal det løpet av 2018 etableres relevante kvantitative og kvalitative måleparametre for å dokumentere og validere effekten av omstillingsprogrammets prosjektresultater: Økning og sikring av arbeidsplasser, lønnsomhet og forbedret konkurranseevne grunnet omstillingsselskapets aktivitet. Deltakelse på arrangementer, prosjekter, programmer og lignende med måling av tilfredshet, måloppnåelse/prosjektresultat mm. Det er særlig disse målingene som vil danne grunnlag for forståelsen av robusthetsoppnåelsen. 3.4 Innsatsområder Omstillingsprogrammet vil gjennomgående og innenfor alle innsatsområder arbeide for å utvikle møteplasser, stimulere til økt samarbeid og være diskusjonspartner og pådriver for næringslivet i Sør-Varanger. Et vellykket omstillingsarbeid må være fundert på strategisk, langsiktig tenking. Samtidig vet en at mange forutsetninger for næringsutvikling kan endre seg dramatisk bare på få år. Det er derfor viktig at omstillingsarbeidet er fleksibelt, tar tak i muligheter man i dag ikke overskuer og fatter nødvendige beslutninger underveis, og samtidig inneha ha et langsiktig fokus Industri Mål: 125 nye arbeidsplasser Omstillingsprogrammet vil prioritere: Bedriftsrettede tiltak med utgangspunkt i ideer fra næringen, og som er i tråd med omstillingsplanens ambisjoner. Proaktivt arbeid mot næringen for å høyne ambisjoner, avdekke utviklingspotensial, mulige knoppskytinger, samt identifisere utviklingsprosjekter. 10 Sør-Varanger kommune

38 3.4.2 Opplevelsesnæring i verdensklasse Mål: 75 nye arbeidsplasser Omstillingsprogrammet vil prioritere: Bedriftsrettede tiltak med utgangspunkt i ideer fra næringen, og som er i tråd med omstillingsplanens ambisjoner. Omstillingsprogrammet vil oppmuntre og støtte samarbeidsprosjekter som: Styrker Sør-Varangers posisjon som internasjonalt reisemål. Bedrer reisemålets tilgjengelighet og som øker kapasiteten. Styrker sentrum som opplevelsesarena. Utvikler opplevelsesprodukter og prosjekter som utvikler kunst- og kulturproduksjon. Proaktivt arbeid mot næringen for å høyne ambisjoner, avdekke utviklingspotensial, mulige knoppskytinger, samt identifisere utviklingsprosjekter Barentshavet som utviklingsressurs Mål: 50 nye arbeidsplasser Omstillingsprogrammet vil prioritere Bedriftsrettede tiltak med utgangspunkt i ideer fra næringen, og som er i tråd med omstillingsplanens ambisjoner. Omstillingsprogrammet vil oppmuntre og støtte samarbeidsprosjekter som: Støtter arbeidet med rekruttering til fiskerinæringen. Bidrar til å øke andelen lokale leverandører til aktivitet i og i tilknytning til Barentshavet. Utnytter mulighetene for næringsutvikling ifm. petroleumsvirksomhet. Proaktivt arbeid mot næringen for å høyne ambisjoner, avdekke utviklingspotensial, mulige knoppskytinger, samt identifisere utviklingsprosjekter Økt verdiskaping i grenseområdet Norge-Russland-Finland Mål: 30 nye arbeidsplasser Omstillingsprogrammet vil prioritere Bedriftsrettede tiltak med utgangspunkt i ideer fra næringen, og som er i tråd med omstillingsplanens ambisjoner og som bidrar til å utnytte beliggenheten til Russland og Finland. Proaktivt arbeid mot næringen for å høyne ambisjoner, avdekke utviklingspotensial, mulige knoppskytinger, samt identifisere utviklingsprosjekter Nye næringer Mål: 20 nye arbeidsplasser Omstillingsprogrammet vil prioritere Innovasjonsprosjekter. Støtte opp under nyskapende utviklingsprosjekter fra gründere, eksisterende bedrifter og nyetablerere uavhengig av bransje, som er i tråd med omstillingsplanens ambisjoner. Proaktivt arbeid mot målgruppen for å høyne ambisjoner, avdekke utviklingspotensial, mulige knoppskytinger samt, identifisere utviklingsprosjekter. Sør-Varanger kommune 11

39 4 ORGANISERING AV OMSTILLINGSARBEIDET Sør-Varanger kommune Mottaker av omstillingsmidlene og er øverste ansvarlig for omstillingsprogrammet. Vedtar omstillingsplan og årlige handlingsplaner og utøver med dette eierstyring av Sør-Varanger Utvikling as. Mottar årlig rapport på framdrift og resultater. Mottar ellers informasjon etter fastsatt plan. Kommunen er 100% eier av omstillingsorganisasjonen Sør-Varanger Utvikling as. Oppnevner styret for Sør-Varanger Utvikling as. Generalforsamling er Sør-Varanger kommune ved ordfører. Sør-Varanger Utvikling as (SVU) Forvalter av omstillingsmidlene på vegne av eier, i tråd med vedtatt omstillingsplan og tilhørende handlingsplaner. Utarbeider forslag til eventuelle justeringer av omstillingsplan og lager forslag til årlige handlingsplaner. Omstillingsorganisasjonen initierer, tilrettelegger og opptrer som samarbeidspartner med næringslivet og andre aktører for å realisere omstillingsarbeidets mål. Omstillingsorganisasjonen bidrar til finansiering av forstudier og forprosjekter i bedrifter og kan selv initiere forstudier og forprosjekt, men bør ikke stå som eier av hovedprosjekt. Styreleder rapporterer til eieren ved ordfører etter fastsatt plan. Styret har 5-7 medlemmer. Observatører i styret er ordfører og rådmann i Sør-Varanger kommune, Innovasjon Norge og Finnmark fylkeskommune. Styret ansetter daglig leder. Daglig leder av SVU Operativt ansvarlig for daglig ledelse, drift og gjennomføring av selskapets drift i hht vedtatte rammer. Rapporterer til styret. Er sekretariat for styret. Forestår operativ samhandling med Sør-Varanger kommunes administrasjon i saker der det er hensiktsmessig. 12 Sør-Varanger kommune

40 5 RESSURSINNSATS OG FINANSIERING 5.1 Overordnet finansiering Finansieringsplanen bygger på regjeringens vedtak om 40 millioner i omstillingsmidler til Sør-Varanger, framlagt i revidert statsbudsjett 11. mai Revidert statsbudsjett ble vedtatt av Stortinget 17. juni Finansieringsplanen bygger på regjeringens vedtak om 40 millioner i omstillingsmidler til Sør-Varanger, framlagt i revidert statsbudsjett 11. mai Revidert statsbudsjett ble vedtatt av Stortinget 17. juni Tidligere var forvaltning av omstillingsmidlene regulert kun av Forskrift for de distrikts- og regionalpolitiske virkemidlene over statsbudsjettets kapittel 551 post 60 Tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling, disse er nå spesifisert slik at tildelingene også er regulert av Forskrift for de distrikts- og regionalpolitiske virkemidlene over statsbudsjettets kapittel 553 post 65 Tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling. I tillegg er det lagt inn 4,2 millioner av de 5 millioner Kommunal- og moderniseringsdepartementet i desember 2015 innvilget til oppstart av omstillingsarbeidet i Sør-Varanger. 4,2 millioner av disse midlene kan ifølge vedtak i Finnmark fylkeskommune, som administrerer bevillingen, disponeres av Sør-Varanger kommune. Sør-Varanger kommune og Finnmark fylkeskommune har gitt tilsagn om henholdsvis 10 millioner og 6 millioner, til sammen 16 millioner, slik at total ramme blir 60,2 millioner. Omstillingsprogrammet legger opp til følgende budsjettrammer og totalbudsjett. Den endelige ressursallokering bestemmes av den årlige handlingsplanen. Budsjettert ramme Finansiør Andel SUM Staten/KMD 73,4 % Finnmark fylkeskommune 10,0 % Sør-Varanger kommune 16,6 % SUM 100 % Sør-Varanger Kommunes oppstartskostnader på 2,0 MNOK ble tatt av de midlene (4,2 MNOK) som ble bevilget i forkant av omstillingsprosessen. Resterende beløp, 2,2 MNOK, gikk inn i de andre postene i budsjettet i 2016/2017. Omstillingsorganisasjonen forutsettes å forvalte 58,2 MNOK i omstillingsperioden. Det er budsjettert med et halvt års drift i Prosjekteiernes egenfinansiering samt eventuell annen finansiering i prosjektene kommer i tillegg. Det er et uttalt mål at omstillingsmidlene skal bidra til å utløse annen finansiering, herunder virkemidler som blant annet Innovasjon Norge disponerer. Dette betyr i praksis at bevilgningene i størst mulig grad bør gå til prosjekter og satsinger som ikke faller inn under Innovasjon Norges ordinære tilskuddsordninger. Prosjektlederprosessen (PLP) skal brukes i alle prosjekter. PLP er en prosjektstyringsmetode og et begrepsapparat, utviklet av Innovasjon Norge. PLP opererer med faseinndelt prosjektgjennomføring, fast organisering og faste roller, tydelig beslutningsprosess og rutiner for oppfølging og kvalitetssikring. PLP legger vekt på personlig ansvar, forpliktende samarbeid og resultat. Det er utarbeidet egen kommunikasjonsplan for omstillingsarbeidet. Kommunikasjonsplanen skal bidra til å nå omstillingsarbeidets mål. Sør-Varanger kommune 13

41 HANDLINGSPLAN 2018

42 INNHOLD 1 Innledning 3 2 Rammebudsjett 4 3 Innsatsområder Infrastruktur for innovasjon (Proaktivt arbeid) Innsatsområde Industri Innsatsområde Opplevelsesnæring i verdensklasse Innsatsområde Verdiskapning i grenseområdet Norge-Russland-Finland Innsatsområde Barentshavet som utviklingsressurs Innsatsområde Nye næringer 8 2

43 OM SØR-VARANGER UTVIKLING AS (SVU) - Et attraktivt samfunn med vekstkraft 1 INNLEDNING Handlingsplanen beskriver den periodevise operasjonaliseringen av «Omstillingsplan » med mål og ressursbruk. Omstillingsorganisasjonen utarbeider handlingsplaner som vedtas av kommunestyret i Sør-Varanger. Denne handlingsplanen gjelder for Omstillingsarbeidet gjennomføres etter visjonen: Et attraktivt lokalsamfunn med vekstkraft Et slikt samfunn kjennetegnes av: a) Det er attraktivt å etablere og drifte virksomheter og institusjoner. b) Høy kompetanse, utdanning og utviklingsevner. c) Samarbeid og inkludering. d) Et attraktivt bosted for barn, ungdom og voksne. I tillegg legges følgende verdigrunnlag til grunn i arbeidet: Kompetansedrevet Samhandlende Langsiktig Utviklende Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i tråd med visjon og verdigrunnlag, og sørge for at igangsatte prosjekter ivaretar disse. Arbeidet via med fem strategiske innsatsområder, samt en gjennomgående grunnmur: «Infrastruktur for innovasjon». I grunnmuren utvikles: kompetanse, digitalisering og teknologi, nettverk og klynger, etablererkultur, samt attraktivitet og akkvisisjon. De fem innsatsområdene er: Industri Opplevelsesnæringer i verdensklasse Barentshavet som utviklingsressurs Verdiskapning i grenseområdet Norge-Russland-Finland Nye næringer Arbeidet i sin helhet styres mot de to hovedmålene med 300 arbeidsplasser og økt robusthet i næringslivet, og illustreres i modellen nedenfor: 3

44 Modell for det omstillingsarbeidet, med fem strategiske innsatsområder (Industri, Opplevelsesnæring, Verdiskapning i grenseområdet, Barentshavet og Nye næringer) og en grunnmur for infrastruktur og innovasjon. SVU representerer det mørkegrå feltet i modellen. 2 RAMMEBUDSJETT SVU as legger opp til følgende rammebudsjett: Totalt Bedriftsrettet tilskudd Prosentfordeling Prosjektoppfølgning Proaktivt arbeid Administrasjon Innsatsområder % KR KR KR KR Industri % Opplevelsesnæring % Verdiskapning i grenseområdet % Barentshavet % Nye næringer % Selskapet skiller på de bedriftsrettede tilskuddene som næringsaktører kan søke på for å utvikle og gjennomføre sine forstudier og forprosjekter, og det proaktive arbeidet selskapet gjennomfører selv. Det proaktive arbeidet omfatter interne prosjekter og målrettet arbeid for å utvikle grunnmuren for infrastruktur for innovasjon. Prosjektoppfølging er arbeid selskapet gjør for å stimulere og følge opp de bedriftsrettede tilskuddene. Administrasjon er de rent administrative oppgavene som må gjennomføres for å drifte selskapet. Den prosentvise fordelingen viser hvordan selskapet prioriterer ressursfordelingen ut i fra totalbudsjettet. Selskapet legger til grunn at budsjettrammene og aktiviteter kan justeres etter at årsregnskap er ferdigstilt. 4

45 3.1 INFRASTRUKTUR FOR INNOVASJON (PROAKTIVT ARBEID) Ramme 5,075 MNOK Navn på tiltaket Målsetning Varighet Merknad Arctic Smart Cities Integrere et digitalt perspektiv i omstillingsarbeidet, forprosjekt år Her skal det jobbes med tiltak og fremtidsrettet prosjektutvikling for å øke digital forretningsutvikling, samarbeid og kompetanse. Operativ ledelse 3 1. Faglig innhold. 2. Gi kontaktnett. 3 Samarbeid på tvers av organisasjonsgrenser. 4. Nettverk og arena for å ledelsesfaget. 6 måneder Kun aktuelt etter gjennomgang av resultatene fra kurs 1 og 2 sammen med eiere. Totalkostnaden er høyere, men deltakeravgift reduserer SVUs kost. Timingen må passe med ande kurs og prosjekter (DrBarents, ASC). Barents Business Network Engasjere til økt samarbeid mellom turisme på tvers av grensene. Forprosjekt, ønske om å danne cluster. 8 måneder Målsetningen er å stimulere til flere turistaktører, mer samarbeid på kryss av grense og region. Sees i sammenheng med DRBarents og Barentssekreteriatets ønske om å satse på bedriftsprosjekter. Jernbane Bidra til at det blir en jernbane mellom Kirkenes og Rovaniemi. Forstudie. Mars - desember Dersom prosjektet går videre etter mars, må vi se hvordan vi kan posisjonere oss inn mot denne. Høyere utdanning i Kirkenes Jobbe for at det etableres flere permanente utdanningstilbud i Kirkenes, forprosjekt. Januar oktober Dette må avstemmes med aktørene, de er i gang men forventer bistand. SMB utvikling for lokalt næringsliv Forprosjekt, Bedriftsprosjekt. Vinter 2018 Forprosjekt, koblet opp mot DRBarents for å øke innovasjonksraft. Merkevaren Sør-Varanger Bidra til å etablere et merkevareprosjekt i Sør-Varanger etter ønske fra eiere, forprosjekt. Siste halvdel av 2018 om aktuelt Denne er ønskelig å få til, men timing og de riktige aktørene er nøkkelen. Foreløpig har ikke dette latt seg løse. Andre tiltak Ha rom for å ta tak i muligheter som dukker opp Nye muligheter og prosjekter som dukker opp i løpet av året. Administrasjon proaktivt arbeid Administrering av infrastrukturprosjekter og drift. Hele året Administrasjon, ledelse, og koordinering av infrastruktur for innovasjon. Merknad: I dette arbeidet rettes det særlig fokus på langsiktige prosjekter, kompetanse, digitalisering og teknologi, nettverk og klynger, etablererkultur, samt attraktivitet og akkvisisjon. 5

46 3.2 INNSATSOMRÅDE INDUSTRI Ramme 4,35 MNOK Navn på tiltaket Prosjektkategori Ansvarlig/ prosjektleder Budsjett Oppstart - avslutning Merknad Tilskudd bedriftsrettede tiltak Forstudier, forprosjekter Bedriftseiere Hele året Prosjektoppfølging Forprosjekt Bedriftsprosjekt Omstillingsorganisasjon Hele året Oppfølging, håndtering av søknader og bedriftskontakt. Proaktivt arbeid Infrastruktur for innovasjon Omstillingsorganisasjon Se første tabell for «infrastruktur innovasjon». Administrasjon Administrasjon av innsatsområdet Omstillingsorganisasjon Hele året Administrasjon, ledelse, og koordinering av infrastruktur for innovasjon. Merknad: Vi forventer 9 arbeidsplasser her (ca 30%) 3.3 INNSATSOMRÅDE OPPLEVELSESNÆRING I VERDENSKLASSE Ramme 2,9 MNOK Navn på tiltaket Prosjektkategori Ansvarlig/ prosjektleder Budsjett Oppstart - avslutning Merknad Tilskudd bedriftsrettede tiltak Forstudier, forprosjekter Bedriftseiere Hele året Prosjektoppfølging Forprosjekt Bedriftsprosjekt Omstillingsorganisasjon Hele året Oppfølging, håndtering av søknader og bedriftskontakt. Proaktivt arbeid Infrastruktur for innovasjon Omstillingsorganisasjon Se første tabell for «infrastruktur innovasjon». Administrasjon Administrasjon av innsatsområdet Omstillingsorganisasjon Hele året Administrasjon, ledelse, og koordinering av infrastruktur for innovasjon. Merknad: Vi forventer 6 arbeidsplasser her (ca 20%) 6

47 3.4 INNSATSOMRÅDE VERDISKAPNING I GRENSEOMRÅDET NORGE-RUSSLAND-FINLAND Ramme 1.45 MNOK Navn på tiltaket Tilskudd bedriftsrettede tiltak Prosjektoppfølging Proaktivt arbeid Administrasjon Prosjektkategori Forstudier, forprosjekter Forprosjekt Bedriftsprosjekt Infrastruktur for innovasjon Administrasjon av innsatsområdet Ansvarlig/ prosjektleder Budsjett Oppstart - avslutning Bedriftseiere Hele året Omstillingsorganisasjon Omstillingsorganisasjon Omstillingsorganisasjon Hele året Hele året Merknad Oppfølging, håndtering av søknader og bedriftskontakt. Se første tabell for «infrastruktur innovasjon». Administrasjon, ledelse, og koordinering av infrastruktur for innovasjon. Merknad: Vi forventer 3 arbeidsplasser her (ca 10%) 3.5 INNSATSOMRÅDE BARENTSHAVET SOM UTVIKLINGSRESSURS Ramme 2,9 MNOK Navn på tiltaket Prosjektkategori Ansvarlig/ prosjektleder Budsjett Oppstart - avslutning Merknad Tilskud bedriftsrettede tiltak Forstudier, forprosjekter Bedriftseiere Hele året Prosjektoppfølging Forprosjekt Bedriftsprosjekt Omstillingsorganisasjon Hele året Oppfølging, håndtering av søknader og bedriftskontakt. Proaktivt arbeid Infrastruktur for innovasjon Omstillingsorganisasjon Se første tabell for «infrastruktur innovasjon». Administrasjon Administrasjon av innsatsområdet Omstillingsorganisasjon Hele året Administrasjon, ledelse, og koordinering av infrastruktur for innovasjon. Merknad: Vi forventer 6 arbeidsplasser her (ca 20%) 7

48 3.6 INNSATSOMRÅDE NYE NÆRINGER Ramme 2,9 MNOK Navn på tiltaket Prosjektkategori Ansvarlig/ prosjektleder Budsjett Oppstart - avslutning Merknad Tilskudd bedriftsrettede tiltak Forstudier, forprosjekter Bedriftseiere Hele året Prosjektoppfølging Forprosjekt Bedriftsprosjekt Omstillingsorganisasjon Hele året Oppfølging, håndtering av søknader og bedriftskontakt. Proaktivt arbeid Infrastruktur for innovasjon Omstillingsorganisasjon Se første tabell for «infrastruktur innovasjon». Administrasjon Administrasjon av innsatsområdet Omstillingsorganisasjon Hele året Administrasjon, ledelse, og koordinering av infrastruktur for innovasjon. Merknad: Vi forventer 6 arbeidsplasser her (ca 20%) Prosjekteiernes egenfinansiering samt eventuell annen finansiering i prosjektene kommer i tillegg. Det er et uttalt mål av omstillingsmidlene skal bidra til å utløse andre midler. Det legges til grunn at PLP skal brukes i alle prosjekter. PLP er en prosjektstyringsmetode og et begrepsapparat, utviklet av Innovasjon Norge. PLP opererer med faseinndelt prosjektgjennomføring, fast organisering og faste roller, tydelig beslutningsprosess og gode rutiner for oppfølging og kvalitetssikring. PLP legger vekt på personlig ansvar, forpliktende samarbeid og resultat. Se mer på 8

49 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Gade-Lundlie, Eivind Enhetsleder: Gade-Lundlie, Eivind, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Wikan, Kurt Dato: Utvalg Saksnummer Dato Havnestyret 001/ Administrasjonsutvalget 001/ Formannskapet 022/ Kommunestyret 029/ ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN Vedlagte dokumenter: Sør-Varanger kommune - Funksjonsbeskrivelse av 1 mai 16 Sør-Varanger kommune - administrativt delegasjonsreglement MELDING OM VEDTAK I HAVNESTYRET UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM FOR KIRKENES HAVNEVESEN INFORMASJON OM VEDTAK OM UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM FOR KIRKENES HAVNEVESEN - FINANSIERING Tilbudsinnbydelse TILBUDSINNBYDELSE FOR UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN Vedtekter for havnestyre og havneadm. gjeldende fra INTERPELLASJON - UTREDE ENDRING AV HAVNA FRA DAGENS DRIFTSFORM TIL KOMMUNALT FORETAK Vedlegg til saksfremlegg Dokumenter i saken:

50 UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN UTREDNING UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN TILBUD - UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN TILBUD - UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN TILBUD - UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN PROTOKOLL - UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN TILBUDSINNBYDELSE FOR UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN VEDR. BUDSJETTREGULERING MIDLER TIL UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM MELDING OM VEDTAK I HAVNESTYRET UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM FOR KIRKENES HAVNEVESEN - FINANSIERING SVAR PÅ KARTLEGGING AV AKTUELLE FIRMA FOR UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM SVAR PÅ KARTLEGGING AV AKTUELLE FIRMA FOR UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM SVAR PÅ KARTLEGGING AV AKTUELLE FIRMA FOR UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM KARTLEGGING LEVERANDØRER TIL UTREDNING SVAR PÅ KARTLEGGING AV AKTUELLE FIRMA FOR UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM KARTLEGGING AV AKTUELLE FIRMA FOR UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM INFORMASJON OM VEDTAK OM UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN MELDING OM VEDTAK I HAVNESTYRET UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM FOR KIRKENES HAVNEVESEN Kort sammendrag: Saksfremlegg med vedlegg har til hensikt å belyse alternative måter å organisere utførelsen av kommunens oppgaver etter havne- og farvannsloven. Faktiske opplysninger: Kirkenes havnestyre vedtok våren 2016 å utrede alternative organisasjonsformer for Kirkenes havnevesen. Vedtaket lyder slik: 1. Havnestyret ber administrasjonen om å utrede alternative organisasjonsformer for Kirkenes Havn.

51 2. Det bør tas sikte for at ny selskapsform kan være på plass fra Det forutsettes at nødvendige drøftinger gjennomføres med de ansattes organisasjoner». Vedtaket er fattet som følge av interpellasjon fra havnestyrets leder (AP) datert 27. april 2016: «Med utgangspunkt i omstillingsbehovet som i dag er i Sør-Varanger, og den omstillingsprosessen som er igangsatt, ser Arbeiderpartiet behov for å gjennomgå og vurdere endringer også i driftsform og organisering av havna. Målet er at Havna skal bli en viktig driver i næringsutviklinga i Sør-Varanger. For å nå dette målet mener vi det er behov for å se på andre organisasjonsformer for havna. Vi ønsker derfor at Havnevesenet skal utrede endring av havna fra dagens driftsform til kommunalt foretak». Advokatfirmaet Østgård DA fikk etter anbud oppdrag fra havnevesenet å utrede alternative organisasjonsformer for kommunens virksomhet. Utredningen inneholder redegjørelse for aktuelle organisasjonsformer for organisering av kommunal havnevirksomhet, drøftelse av de ulike organisasjonsformer med fokus på styring og kontroll, herunder for forvaltning og havnedrift, innsyn og offentlighet, økonomiske forhold, arbeidsgiverrollen, havnevirksomhetens rolle som næringsutvikler, samt anbefaling av organisasjonsform for Kirkenes havnevesen. Advokatfirmaet anbefaler Kirkenes havnevesen organiseres som kommunalt foretak (KF), i medhold av kommuneloven kapittel 11. Utredningen oppsummerer med at KF-formen vil gi et styringsdyktig organ, som både kan ivareta de offentligrettslige og forretningsmessige oppgaver på en mer effektiv måte enn i dag. De fraråder at man etablerer ett aksjeselskap (AS) som skal stå for hele den forretningsmessige virksomhet. Frarådingen bygger særlig på - muligheten til politisk styring i et KF contra i et AS, - at det er mange ulike forretningsmessige oppgaver i havnen som er like velegnet for å ligge i et KF og - de mer kompliserte regler for utbytte i et AS. Østgård mener det likevel kan være hensyn som taler for å etablere ett eller flere selskaper knyttet til utvikling og etablering av framtidig stamnetthavn. Utredningen er presentert for havnestyret tidligere. For nærmere detaljer om utredningen vises det vedlagte saksdokumenter. Gjeldende organisering og alternative aktuelle organisasjonsformer: Sør-Varanger Havnevesen er i dag organisert som en enhet i Sør-Varanger kommune. Denne organiseringen medfører at enheten er en del av kommunens generelle regler knyttet til innkjøp, forvaltning, avtaler, kontrollfunksjoner, samt rutiner for økonomisk og administrative tjenester. Bred kompetanse og informasjon blir gjort tilgjengelig for enheten. Å ha tilgang til de kommunale administrative tjenestene medfører stordriftsfordeler og økonomisk besparelser for Sør-Varanger Havnevesen. Kirkenes havnestyre består av 5 medlemmer, inkl. leder og nestleder, med varamedlemmer som er valgt av Sør-Varanger kommunestyre. Havnestyrets funksjonstid følger

52 kommunevalgperioden. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havnevesen forestås av havneadministrasjonen med Sør-Varanger kommunes rådmann som øverste ansvarlige. Rådmannen skal følge de retningslinjer og pålegg som gis av Kirkenes havnestyre. Kommunens administrasjon er organisert etter 2-nivåmodellen med resultatenheter. Havneadministrasjonen er egen resultatenhet og har 7 årsverk. Havneadministrasjonen kjøper havnevakttjenester hos Kirkenes brannvesen, og administrative støttetjenester hos kommuneadministrasjonen. Kirkenes havnevesen har 9 kaianlegg med totalt ca. 700 kaimeter med tilhørende arealer på ca. totalt ca m2 fordelt langs kommunens sjøfront fra Jarfjord i øst til Bugøynes i vest. I Kirkenes er det i tillegg flere private kaianlegg knyttet til skipsindustri, utskipningsanlegg for malm. (Se vedlegg; tabell nr 1 Havnestatistikk i nøkkeltall). Dagens organisering av havnevirksomheten er i første rekke regulert i vedtekt for Kirkenes havnestyre og Sør-Varanger kommunes havneadministrasjon, sist vedtatt av Sør-Varanger kommunestyre 25. april 2012, og administrativt delegasjonsreglement og funksjonsbeskrivelser for Sør-Varanger kommune. I vedtektens formålsparagraf heter det at «Kirkenes havnevesen er en kommunal bedrift som eies av Sør-Varanger kommune og ledes av Kirkenes havnestyre. Havnebedriften skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver Sør-Varanger kommune har etter havne- og farvannsloven, og de bestemmelser som er gitt i medhold av denne loven. Kirkenes havnevesen skal sørge for en rasjonell og effektiv havnedrift, føre tilsyn med trafikken i Sør-Varanger kommunes sjøområde, samt forvalte Kirkenes havnekasses eiendommer og innretninger med sikte på en best mulig ressursutnyttelse. For å opprettholde og videreutvikle Kirkenes havn og havnens trafikkgrunnlag kan Kirkenes havnevesen engasjere seg i havnetilknyttet virksomhet som finnes hensiktsmessig og fordelaktig for havnevesenet». (Se vedlegg figur nr 1 organisasjonskart for Kirkenes havnevesen). I vedtektens 3 reguleres den daglige ledelse og drift av Kirkenes havnevesen, som skal forestås av havneadministrasjonen med Sør- Varanger kommunes rådmann som øverste ansvarlige. Havnestyrets virksomhet og myndighet reguleres av vedtektens 6, hvor det heter at «Kirkenes havnestyre har det kommunale ansvaret for planlegging, utbygging og drift av Sør-Varanger kommunes kaianlegg og havneinnretninger. Kirkenes havnestyre skal føre tilsyn med at kaianlegg og andre anlegg og innretninger samt arealer innen Sør-Varanger kommunes havneområde er i forsvarlig stand, og at ferdselen på sjø og land innen ansvarsområdet ikke hindres eller vanskeliggjøres», og videre at «For øvrig avgir Kirkenes havnestyret uttalelse/innstilling i alle saker som kan ha betydning for drift og forvaltning av Kirkenes havnevesen, og eller i saker som kan ha drifts- eller samferdselsmessig betydning for havnevirksomheten i Sør-Varanger kommune». Vedtektens 7 om bemanning og personalforvaltning bestemmer at; «Kirkenes havnevesen skal ha en havnesjef med faglig ansvar for den maritime virksomhet. Kvalifikasjonskrav og stillingsbeskrivelse for havnesjefen fastsettes av rådmannen etter å ha innhentet uttalelse fra havnestyret. For øvrig fastsetter havnestyret de nødvendige bemanningsplaner (antall årsverk) for en forsvarlig drift av Kirkenes havnevesen. Innenfor bemanningsplanen avgjør rådmannen det øvrige personalets kvalifikasjonskrav, stillingsbeskrivelse og arbeidsområde. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger forestår havnevesenets personalforvaltning i overensstemmelse med lover, reglement og tariffavtaler som gjelder for Sør-Varanger kommunes arbeidsgivervirksomhet og eventuelle retningslinjer fastsatt av Sør-Varanger

53 kommune. Rådmannen fastslår organisasjonsplaner i henhold til ovenstående og konstituerer i havnevesenets stillinger etter behov. Personalpolitiske tiltak, lønnsfastsetting og organisasjonsendringer som krever regulering av havnevesenets driftsbudsjett skal godkjennes av havnestyret». For øvrig nevnes at kommuneadministrasjonen er organisert etter to-nivåmodellen med resultatenheter som har utstrakt delegasjon av ansvar innenfor personal, økonomi og fag. I 9 om kommunale forskrifter er Kirkenes havnestyre gitt myndighet til å fastsette kommunale forskrifter etter havne- og farvannslovens 14 og 42, herunder ordensforskrifter for havnen og bestemmelser om avgifter og priser for varer og tjenester. Havnestyret er med bakgrunn i 11 om havnens økonomiforvaltning og budsjett pålagt å sørge for at havnen drives mest mulig kostnadseffektivt. Havnestyret har den myndighet i budsjettsaker som etter gjeldende budsjettforskrifter kan delegeres til havnestyret som styre i den kommunale havnebedriften. Som det framkommer over har havnestyret allerede fått delegert kommunestyrets fullmakter etter havne- og farvannsloven, har utstrakte fullmakter innenfor havnevesenets økonomi-, personalforvaltning og faglige forhold. Det er et uttalt mål i gjeldende havne- og farvannslov ( 45) at den enkelte kommune i stor grad skal kunne organisere havnedriften slik kommunen selv finner det hensiktsmessig. Kommunen kan velge å drive den forvaltningsrettslige og forretningsmessige aktivitet innenfor kommunens egen struktur, slik som i dag, med enten avdeling av kommunen eller legge den til et kommunalt foretak. Videre kan kommunen etablere ett eller flere aksjeselskaper til investering og drift av større eller mindre deler av havneaktiviteten, alt etter de konkrete behov i den enkelte kommune. En overordnet ledetråd er at det er behovet som må styre organiseringen, og dette kan variere betydelig fra kommune til kommune og også i den enkelte kommune variere over tid, alt etter hvilke utviklings-, utbyggings- og forvaltningsoppgaver man til enhver tid står overfor. Denne friheten gjelder først og fremst den kommersielle havnedriften og i mindre grad utøvelse av offentlig myndighet. Kommuner og private kan delta i foretak hvis formål er investeringer, utvikling og drift av havnen. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om organisering og forvaltning av havner og havnevirksomhet. Kommunale foretak: Et kommunalt foretak er en del av kommunen og ikke et eget rettssubjekt. Gjennom vedtektenes formålsbestemmelse fastsetter kommunestyret den virksomheten foretaket skal drive og de ytre rammene for styrets myndighet. Styremedlemmer i kommunale foretak oppnevnes av kommunestyret med unntak av de ansattes valgte medlemmene. Styret har avgjørelsesmyndighet i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet, med mindre vedtektene eller instrukser gitt av kommunestyret sier noe annet. Det er alminnelig at styret i

54 foretaket ansetter daglig leder og fører tilsyn med daglig ledelse. Daglig leder har ansvar for den daglige driften av foretaket med unntak av saker som er av uvanlig art og stor betydning for foretaket. Foretaket binder kommunen ved sine disposisjoner gjennom at det er kommunen som er part i foretakets avtaler og hefter økonomisk og juridisk for eventuelle forpliktelser foretaket pådrar seg. Foretaket ledes av et styre som er direkte underlagt kommunestyret som politisk organ og styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som angår foretaket om kommunestyret ikke har begrenset denne myndigheten. Kommunestyret er foretakets øverste organ og fastsetter rammene for styrets myndighet, først og fremt gjennom vedtektene, økonomiplan, budsjett og ved godkjennelse av foretakets regnskap. Havnekapitalen forvaltes av styret. Koordinering mot kommunens øvrige administrasjon er ivaretatt gjennom kommunelovens 72, og kan også reguleres i egen eierstrategi og selskapsavtale. (Se vedlegg figur nr 2 Organisasjonsformer for kommunale havner med stamnetterminal). Aksjeselskap: Aksjeselskapets øverste organ og eierorganet er generalforsamlingen. Generalforsamlingen velger styret. Gjennom generalforsamlingen utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. I generalforsamlingen kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leders ledelse av selskapet. Utøvelse av offentlig myndighet kan som hovedregel ikke delegeres til aksjeselskap. Det vil derfor kun være havnedriften som kan være aktuell å organisere som aksjeselskap. Aksjeselskap kan ha én eller flere aksjonærer, og aksjeloven setter ingen grenser for hvem som kan delta i selskapet og ingen av deltakerne har personlig ansvar for selskapets forpliktelser. Et aksjeselskap skal ha en minste aksjekapital på kr og må til enhver tid ha en forsvarlig egenkapital. Videre hefter ikke aksjeeierne overfor kreditorene for selskapets forpliktelser og de plikter ikke å gjøre innskudd i selskapet i større utstrekning enn det som følger av grunnlaget for aksjetegningen. Et slikt ansvar kan ha særskilt grunnlag i f.eks avtale eller erstatningsansvar. Eierforholdet i et aksjeselskap kan endres ved kjøp og salg av aksjer. Som hovedregel krever overdragelse av aksjer samtykke fra selskapet, og de øvrige eierne har forkjøpsrett til å overta aksjene ved salg. Om en aksjeeier ønsker å ta ut midler av selskapet, må dette skje etter nærmere regler i aksjeloven, som også setter rammer for hvor mye som kan tas ut. Det er ingen krav til hvor stor andel av aksjene det offentlige må eie, det offentlige kan være mindretallsaksjonær. For den offentlige eier av en havn gjelder i tillegg havne- og farvannslovens bestemmelser om at utbytte og andre inntekter fra havnekapitalens eierandeler skal tilbakeføres havnekapitalen. Utbytteadgangen er begrenset ved en særlig avsetningsplikt til vedlikehold, nyanlegg, fremtidigutviklingstiltak og investeringer i havnevirksomhet. Behovet for egne aksjeselskaper kan særlig skyldes ønsket om å begrense den økonomiske risiko, både vis à vis kommunen og vis ä vis andre deler av havnevirksomheten - ønsket om en effektiv forretningsmessig drift - ønsket om å få inn privat kapital ved siden av kommunens kapital. Dersom deler av havnekassen settes inn i et AS, skal man være klar over at et AS kan gå konkurs, og den innskutte kapital kan da gå tapt. Dersom finansiering av havneutvikling krever pantsettelse av de aktuelle eiendommer, vil man kunne utsette disse for risiko i en eventuell tvangsslagssituasjon. Det er også slik at dersom havnekapitalens faste eiendom overføres i forbindelse med en selskapsrettslig omorganisering fra kommunen til aksjeselskap, anses dette som en hjemmelsoverføring, og det må betales tinglysingsgebyr og 2,5 pst. av avgiftsgrunnlaget i dokumentavgift for eiendommene ved omorganiseringen. Utgangspunktet for beregningen er eiendommens

55 salgsverdi på tinglysingstidspunktet, jf. dokumentavgiftsloven 7 første ledd.i det lys bør man vurdere nøye hvilke deler av/hvilke konkrete formuesgjenstander fra havnekassen som skal ligge i AS et. Det kan for eksempel tenkes mest hensiktsmessig at eiendomsretten til havnekassens faste eiendommer fortsatt ligger hos kommunen, men at AS et disponerer disse og således nyter godt av avkastningen, som ledd i AS et (havne-drift). Dette må skje på markedsmessige vilkår, jf reglene om offentlig støtte i EØS-avtalens artikkel 61 nr. 1. Etter kommuneloven 51 nr. 2 er det forbudt for en kommune å stille garanti for andres forpliktelser i næringsvirksomhet. Dette gjelder også overfor aksjeselskaper hvor aksjene eies av kommuner. Støtte til kommunens egne selskaper er også underlagt dette regelverket. Støtte i denne forbindelse kan være garantier, rimelige lån, unnlatelse av å ta utbytte osv. Vurdering: Ut fra et rasjonelt synspunkt mener rådmannen at spørsmålet om organisasjonsendring bør kunne svare på om en annen organisasjonsform vil bidra til bedre prosesser for å fastsette overordnede politisk bestemte mål for havnevesenet, vil de administrative og økonomiske rammebetingelsene bli mer tilpasset havnevesenets behov, vil tjenesteproduksjonen bli mer tilpasset brukerbehov, vil kai- og arealutnyttelse bli mer effektiv, og vil drift og prosjektgjennomføring bli bedre? Organisatorisk vil den kommunale foretaksmodellen være en hybrid, den er integrert i kommunen som juridisk person samtidig som foretaksstyre og daglig leder er delegert vide fullmakter. Ideen er at foretaksmodellen muliggjør politisk styring for å sikre gjennomslag for politiske hensyn og prioriteringer samtidig som den gir frihet for foretaksledelsen (styre og daglig leder) slik at denne kan effektivisere og utvikle virksomheten. Kommunestyret kan benytte ulike styringsverktøy overfor foretaket. De vanligste er mål- og resultatbaserte styringsverktøy (mål- og resultatkrav, vedtekter, bevisst oppnevning av styremedlemmer), hierarkiske styringsverktøy (bruk av uformelle kontakter i styringen, instruksjon av styret og omgjøring av styrevedtak), og / eller styring på distanse (der kommunestyret overlater til foretaksstyret å føre kontroll med foretaket). Kommunestyrets innflytelse over et aksjeselskap begrenser seg til indirekte styring, noe som ikke drøftes spesifikt her. Krumtappen i foretaksmodellens styringslinje er foretaksstyret. At styret er direkte underlagt kommunestyret gjør kommandolinjen kort, og saker kan om de folkevalgte ønsker det løftes ut av styrerommet og plasseres i det politiske sentrum - i kommunestyret. Foretaksmodellen kan også medføre styringsmessige utfordringer. Foretaksstyrene kombinerer ofte rollen som kontrollør på vegne av kommunestyret, og advokat for foretakets interesser. På den ene siden kan foretaket få utilsiktet autonomi som følge av at de folkevalgte avstår fra å styre foretaket og dermed plasserer seg selv på sidelinjen. På den annen side kan folkevalgte velge å involvere seg i både store og små saker i den tro at det gir sterkere folkevalgt styring og gjennomslag for politiske prioriteringer, men i realiteten blir foretaket arena for politiske prioriteringer på bekostning av målrettet tjenesteproduksjon - politisk overstyring. En tredje mulighet er at disse rollene kombineres ved at styret forholder seg til overordnede føringer, men hvor de har autonomi i driftsspørsmål.

56 Rådmannen har ansvar for å føre tilsyn samtidig som tradisjonelle linjer for tilsyn og kontroll er brutt. Rådmannen kan ikke instruere eller omgjøre beslutninger innenfor foretakets virkeområde, men rådmannen kan instruere foretaket til å utsette iverksettelsen av vedtak fattet av styret i påvente av behandling i kommunestyret. Dette kan være en besværlig balansegang da dette fordrer at rådmannen har fullt innsyn i foretakets virksomhet. Dersom styret fatter og iverksetter vedtak som burde vært politisk behandlet i kommunestyret, er det således en fare for at rådmannen, til tross for redusert myndighet, blir gjort ansvarlig for eventuelle feil som blir begått av foretaket. Kommunal styring og kontroll av fristilte virksomheter må være mer indirekte enn ved tradisjonell styring av kommunal virksomhet. Rådmannen mener en viktig suksessfaktor for foretaksmodellen er å skape ryddige ansvarsforhold og en god balanse mellom politisk styring og handlefrihet for styre og daglig ledelse. Dette kan ivaretas gjennom vedtekter med nøye beskrivelser av foretakets formål og ansvarsområde, kriterier for og valg av styret, møtevirksomhet, fullmakter til styre og daglig ledelse, hvordan vedtak skal treffes, hvilket omfang og begrensinger som gjelder i forhold til styrets oppgaver og myndighet, personalforvaltning, forholdet til rådmannen, forvaltning av foretakets kapital, regler for låneopptak, rutiner for samhandling med kommunen mv. Men dersom kommunestyret vil ha full innflytelse over driften, bør virksomheten organiseres innen den ordinære kommunale organisasjonsmodellen. Havnevesenet vil uavhengig av tilknytningsform fortsatt, hvis ønskelig, kunne «kjøpe» administrative støttefunksjoner slik som økonomistyring, regnskapsføring, personalforvaltning, post/arkiv tjenester, IKT, tjenester, eiendomsforvaltning og havnevaktfunksjoner fra kommunens øvrige administrasjon. Hvis havnevesenet organiseres som aksjeselskap må anskaffelsene skje på markedsmessige vilkår. Alternativt kan havneadministrasjonen utrustes til å produsere slike tjenester innenfor egen administrasjon, slik det er vanlig for andre kommunale havneforetak. Et viktig og nødvendig tiltak for å selvstendiggjøre havneforetaket vil være å styrke havnens saksbehandlingskapasitet hva gjelder økonomiforvaltning, personalforvaltning og forretningsmessige virksomhet. Å styrke saksbehandlingskapasiteten vil være nødvendig for å kunne tilrettelegge for økt involvering, deltakelse og behov for rapportering overfor styret, samt bidra til spisskompetanse, økt fleksibilitet og redusert sårbarhet i havneadministrasjonen. Det er vanskelig å forutsi hvor stor ressurs som er nødvendig å tilføre, men i en oppstartsfase antas dette til 1,5 2 stillinger. Arbeidsrettslige forhold ved virksomhetsoverdragelse: Opprettelse av et kommunalt foretak ved overføring av en eksisterende virksomhet er ikke å anse som virksomhetsoverdragelse som reguleres av kapittel XII A i arbeidsmiljøloven. Opprettelsen vil være å anse som en omorganisering, og man følger da Hovedavtalens bestemmelser vedrørende omorganisering av driften. Dagens ansatte i havnevesenet vil fortsatt være ansatt i kommunen om man omorganiserer til et KF. De vil imidlertid bli organisatorisk og administrativt underlagt KF`ets styre og styringsstruktur med daglig leder som nærmeste overordnede, i motsetning til i dag, med rådmannen som øverste administrative leder. De ansatte i et kommunalt foretak vil være kommunale tjenestemenn og ansatt i kommunen, på lik linje med andre kommunalt ansatte. Forhold mellom arbeidstakerne og arbeidsgivere vil reguleres av de fellesavtaler (Hovedavtale og Hovedtariffavtale) som inngås mellom hovedsammenslutningene innenfor kommunesektoren. Kommunens overordnede arbeidsgiverpolitikk legger rammene også for

57 kommunale foretak. Daglig leder har det overordnede ansvaret for de ansatte i kommunale foretak. De ansatte i et kommunalt foretak omfattes av lov og avtaleverk på lik linje med øvrige kommunalt ansatte. Lønn og pensjonsrettigheter opprettholdes slik det er i dag. Dersom en kommunal virksomhet eller en selvstendig del av en virksomhet overdras til et nyopprettet aksjeselskap, vil de ansatte beholde ha rettigheter etter arbeidsmiljøloven. Ved omorganisering skal tidligere og ny arbeidsgiver så tidlig som mulig gi informasjon og drøfte virksomhetsoverdragelsen med tillitsvalgte for arbeidstakerne. Dette skal gjøres for å gi representanter for arbeidstakerne informasjon om hva som kommer til å skje, i tillegg til å gi disse en mulighet til å påvirke beslutninger i overdragelsesprosessen. I følge arbeidsmiljøloven skal det særskilt gis informasjon til de tillitsvalgte om grunnen til overdragelsen, dato for overdragelsen, følgende av overdragelsen for arbeidstakerne, endringer av eventuelle tariffavtaler og at det finnes en reservasjons og fortrinnsrett, og fristen for å utøve slike rettigheter. Tidligere og ny arbeidsgiver skal også tidligst mulig gi informasjon om virksomhetsoverdragelsen til de berørte arbeidstakerne. Dette gjøres etter at overdragelsen er drøftet med de tillitsvalgte. Formålet med reglene i arbeidsmiljøloven er å sikre at endringer i partsforholdet på arbeidsgiversiden ikke medfører dårligere rettigheter for de ansatte enn det som følger av ansettelsesforholdet hos opprinnelig arbeidsgiver. Det vil si at i forhold til lønn, ansiennitet, opparbeidet ferie, overtid og lignende overtar den nye arbeidsgiveren den tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtalen eller arbeidsforholdet for den enkelte. Rådmannen vil gjennomføre slik involvering når aktuell organisasjonsform blir klarere, dvs etter havnestyrets behandling av saken. Deretter vil saken bli behandlet i administrasjonsutvalg, formannskap og kommunestyre. Til orientering nevnes at Østgårds utredning er forelagt arbeidstakerorganisasjonene til uttalelse, men ingen uttalelser er mottatt. Forvaltningsloven og offentlighetsloven: Forvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder for all virksomhet som drives innenfor kommunen som rettssubjekt. Lovene kan og omfatte privateide selskaper (AS). Forvaltningsloven gjelder for enkeltvedtak eller utarbeidelse av forskrifter. Offentlighetsloven gjelder for selvstendige rettssubjekt der det offentlige direkte eller indirekte har en eierandel som gir mer enn halvparten av stemmene i selskapets øverste organ. Det er likevel unntak for rettssubjekter som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse og på samme vilkår som private. At kun mindre deler av virksomheten er utsatt for konkurranse er ikke tilstrekkelig for at offentlighetsloven ikke gjelder for virksomheten, uten at det dermed er gitt noen eksakt angivelse av hvor stor andel av virksomheten som må være utsatt for konkurranse for at dette vilkåret skal være oppfylt. Eierstrategi: I og med at kommunale foretak er en del av kommunen som rettssubjekt, vil foretak kreve en nærere samhandling mellom foretakene og den kommunale organisasjonen enn hva som er

58 tilfelle for andre selskapsformer. I kommunelovens 72 er forholdet mellom foretak og kommunens øvrige administrasjon regulert. Administrasjonssjefen har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Administrasjonssjefen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret, skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. Rådmannen mener det vil være hensiktsmessig å nærmere regulere samhandlingen mellom foretakene og den øvrige kommunale organisasjonen. Dette kan gjøres gjennom eierstrategier, selskapsavtaler og bruk av eiermeldinger. En eierstrategi er kommunens/eiers rammer og retningslinjer for eierskapet til selskapet. Den sier noe om hva eier vil vi med sitt eierskap i selskapet, hva selskapet skal drive med, hvilket formål det skal ha osv. Eierstrategiene kan bidra til å klargjøre kommunens mål og strategier for foretakenes virksomhet, avklare roller, ansvar og myndighet for foretakenes styrende organ samt den administrative og politiske ledelsen i kommunen. Dette kan bidra til at nødvendige saker, om de folkevalgte ønsker det, kan løftes ut av foretaket og plasseres i kommunestyret. En eiermelding er en kommunes "status" over sitt eierskap i de selskap kommunen har eierandeler i. Havnevirksomhetens rolle som næringsutvikler: Selskapsorganisering og kommunale foretaksmodellen er inspirert av 1990-tallets ideer om administrativ fristilling og mål- og resultatstyring. Foretaksmodellen ble innlemmet i kommuneloven i år 2000, og er et tilbud til kommuner og fylkeskommuner for tilfeller hvor kommunen ikke ønsker å gi virksomheten like stor autonomi som det aksjeselskapsformen innebærer, men hvor kommunen likevel ønsker å gi ledelsen større frihet enn det kommuneloven ellers gir rom for. Det er en organisasjonsform som både skal sikre folkevalgt styring og kontroll, men også gi styret og daglig ledelse frihet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretakets virksomhet. Foretaksmodellen åpner for større rekrutteringsgrunnlag til styreverv enn hva som gjelder for kommunale utvalg. Dette kan gi muligheter for å at styret utformes etter varierende behov for politisk, samfunnsfaglig og i dette tilfellet havnefaglig kompetanse. Oppnevning av styremedlemmer til foretak må likevel være i tråd med bestemmelsene i kommuneloven (valgbarhet), forvaltningsloven (habilitet) og foretakets vedtekter. Uavhengig av organisasjonsform kan havnekapitalen som hovedregel ikke anvendes til annet enn havnevirksomhet. Kortere styringslinjer mellom havnestyre og administrasjon kan kanskje bidra til at styret kommer tettere på daglig drift og engasjerer styret i både kurante og prinsipielle saker. Et aktivt styre kan bidra til at foretakets virksomhet forankres hos ulike aktører, samt at omgivelsenes forventninger, etterspørsel og behov både gjenspeiles i foretakets arbeid og prioriteringer. Dette kan bidra til, at tjenestene i utvikles i forhold til etterspørsel, og slik sett bidra til næringsutvikling. Rådmannen vurderer samtidig at en slik dreining mot markedsorientering, kan medføre at andre samfunnsmessig viktige funksjoner blir nedprioritert. Å tilby offentlig infrastruktur også der hvor det kanskje ikke er markedsmessig grunnlag, er en viktig funksjon samfunnsfunksjon.

59 Regjeringen ønsker å satse på utvikling av effektive, intermodale knutepunkter, og utvikling av insentiver til å fornye havnene slik at de gir beste mulig tilbud til de som kjøper havnens tjenester. For å legge til rette for effektive og konkurransedyktige logistikknutepunkt vil regjeringen satse på forenkling av havnestrukturen, utvikling av effektive, intermodale knutepunkter gjennom styrking av stamnetthavnregimet, legge til rette for sterkere og mer robuste havner gjennom havnesamarbeid og utvikle et regelverk for havnekapital som legger til rette for markedsorienterte havner. Regjeringen har i denne forbindelse også iverksatt revidering av havne- og farvannsloven. Blant annet vil reguleringen av havnekapitalen være et sentralt tema i vurderingene av den kommunale havnevirksomheten og man skal se spesielt på lovens formål, definisjoner, generelle bestemmelser om havner, kommunal havnevirksomhet, bruk av havn og farvann, etablering av nye navigasjonsinnretninger, avgifter. EFTAs overvåkningsorgan (ESA) har de siste årene behandlet flere klagesaker fra private som mener at offentlige aktører i markedet nyter godt av ulike konkurransefordeler i kraft av å være offentlige. Klagerne har påpekt regulatoriske fordeler som skattefritak, og fordeler som er gitt i enkelttilfeller, som bruk av offentlige midler (kryssubsidiering) på aktiviteter en offentlig aktør driver i markedet og ESA-problematikken ved offentlige støtteordninger og konkurranseregelverket. Regjeringen har oppnevnt et utvalg som skal komme med anbefalinger av tiltak, men regjeringen har enda ikke konkludert (verken om forholdet til regjeringens havnestrategier 2015 og havnelovutvalget). Rådmannen forventer at endringer i disse rammebetingelsene kommer til å ha betydning for organiseringen av offentlige virksomheter som opererer i et konkurranseutsatt marked generelt og havnevirksomhet spesielt. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Ikke vurdert. Infrastruktur: Ikke vurdert.

60 Barn og ungdom: Ikke vurdert. Folkehelse: Ikke vurdert. Kompetansebygging: Ikke vurdert. Økonomi: Ikke vurdert. Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Ikke vurdert. Alternative løsninger: Alternativ 1: Stilt overfor de ulike organisasjonsmodellene, mener rådmannen at organisering av havnevesenets til kommunalt foretak vil være det gunstigste alternativ til dagens organisering. Foretaksmodellen trekker veksler på både de styringsformer og -tiltak som aksjeselskapsformen byr på (utforming av mål og resultatkrav, eierskapsmelding, selskapsstrategi, vedtekter, avtale/oppdragsbrev, oppnevning av styrer og eiermøter) med styringsformer som inngår i den kommunale resultatenhetsmodellen (heleid av og integrert i kommunen som juridisk person, budsjettvedtak i kommunestyret, instruksjonsmyndighet og saksgang og innsyn i foretakene regulert i forvaltningslov og offentlighetslov). Rådmannen mener at det kan være formålstjenlig å utarbeide detaljert vedtekt og eierstrategier for kommunens foretak parallelt med en eventuell organisasjonsendring av havnevesenet. Alternativ 2: Rådmannen mener med bakgrunn i vedtekt, Sør-Varanger kommunes administrative delegasjonsreglement og funksjonsbeskrivelser (jf vedlegg) at det innenfor gjeldende organisering er tilrettelagt for utstrakt delegasjon og autonomi for havnestyret. Som en enhet i Sør-Varanger kommunes administrasjon ivaretas koordinering, stordriftsfordeler, administrativt innsyn og kontroll med den øvrige kommuneorganisasjonen. Dette bidrar til at faglige tilrådninger også er i samsvar med gjeldende kommunale planer og strategier, og at man ser et helhetlig kommunalt perspektiv. Rådmannen anbefaler at videre arbeid med tilknytningsform for havnevirksomheten avventes inntil regjeringens behandling av havnelovutvalgets arbeid og arbeidet med like konkurransevilkår for offentlige og private

61 aktører foreligger. Alternativ til innstilling: Ikke vurdert. Forslag til innstilling: Kirkenes havnestyre anbefaler formannskapet og kommunestyret å videreføre gjeldende organisering for Kirkenes havnestyre og Sør-Varanger kommunens havneadministrasjon. Behandling Havnestyret Saksordfører: Wartiainen, Ingvild Forslag Forslag til vedtak-havneorganisering foreslått av Wartiainen, Ingvild: Kirkenes havn organiseres som et kommunalt foretak, i medhold av kommuneloven kapittel 11. Havnesjefen får i oppdrag å utarbeide forslag til vedtekter, og legge frem for politisk behandling i havnestyret og kommunestyret. Ingvild Wartiainen AP Forslag Fellesforslag fra havnestyret-vedtak organisasjonsform foreslått av Wartiainen, Ingvild: Kirkenes havn organiseres som et kommunalt foretak, i medhold av kommuneloven kapittel 11. Havnesjefen får i oppdrag å utarbeide forslag til vedtekter, og legge frem for politisk behandling i havnestyret og kommunestyret. AP, H og SP Forslaget ble enstemmig vedtatt. Havnestyret sitt vedtak i sak 001/18: Kirkenes havn organiseres som et kommunalt foretak, i medhold av kommuneloven kapittel 11. Havnesjefen får i oppdrag å utarbeide forslag til vedtekter, og legge frem for politisk behandling i havnestyret og kommunestyret. AP, H og SP Behandling Administrasjonsutvalget Saksordfører: Wikan, Kurt Forslag fra Ap foreslått av Bergeng, Lena Norum: Kirkenes havn organiseres som et kommunalt foretak, i medhold av kommuneloven kapittel 11. Havnesjefen får i oppdrag å utarbeide forslag til vedtekter, og legge frem for politisk

62 behandling i havnestyret og kommunestyret. I saksordførers fravær, orienterte Lena Norum Bergeng, Ap. Ved alternativ votering, ble Aps forslag vedtatt med 3 mot 1 stemme, som ble avgitt for rådmannens innstilling (Fagforbundet). Administrasjonsutvalget sitt vedtak i sak 001/18: Administrasjonsutvalget avgir følgende innstilling til kommunestyret: Kirkenes havn organiseres som et kommunalt foretak, i medhold av kommuneloven kapittel 11. Havnesjefen får i oppdrag å utarbeide forslag til vedtekter, og legge frem for politisk behandling i havnestyret og kommunestyret. Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

63 Funksjonsbeskrivelse for administrativ ledelse i Sør-Varanger kommune Som et ledd i tydeliggjøring av oppgaver og roller i Sør-Varanger kommune har rådmannen utarbeid beskrivelse av funksjonsorganiseringen og sentrale møtearenaer, roller og oppgaver for utøvelse av overordnet ledelse i Sør-Varanger kommune. Dokumentet må ses i sammenheng med Administrativt delegasjonsreglement som fastlegger myndighetsfordelingen internt i administrasjonen, dvs. hvilken myndighet som er delegert fra rådmannen til enhetslederne. Dokumentet er formelt vedtatt av rådmannen gjeldende fra og med Nina Bordi Øvergaard Rådmann 5 utgave 1 mai 2016 Side 1

64 Innhold Innhold 1. Innledning Visjon, verdier og ledelsesfilosofi Ledelsesstruktur Møtestruktur Rådmannens ledergruppe ledermøte Lederforum Arbeidsgiverkonferanse HMS dagen Rådmannens møte med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud Enhetsleders møte med plasstillitsvalgt Enhetsleders møte med verneombud Fagnettverk Fagnettverk Oppvekst Fagnettverk Helse, omsorg og velferd Fagnettverk Tekniske tjenester Roller og oppgaver Rådmannen Kommunalsjefer Enhetsleder Personal- og organisasjonssjef Økonomisjef Kontorsjef Plan- og utviklingssjef Organisasjonsoversikt Organisasjonskart viser kommunens to styringsnivåer Kommunikasjonskart Oversikt over stabsavdelingene og enhetene... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5. Kommunens administrative årshjul Arbeidsmetoder Ved uenighet utgave 1 mai 2016 Side 2

65 1. Innledning 1.1 Visjon, verdier og ledelsesfilosofi Vår visjon "Sør-Varanger kommune - en grensesprengende kommune" og våre verdier er Engasjerte, Grensesprengende, Modige, Serviceorienterte, Tilgjengelige Helhetstenkende Disse uttrykker de verdier som skal prege hverdagen og samarbeidet på alle arenaer. Kommunens ledere skal strekke seg etter denne visjonen sammen med sine medarbeidere gjennom dyktige og engasjerte ledere og medarbeidere skal vi være en grensesprengende organisasjon. 1.2 Ledelsesstruktur Sør-Varanger kommune har en organisasjonsstruktur med et rådmannsnivå og et enhetsnivå. Det overordnede samordningsansvaret ligger på Rådmannsnivået. Enhetene har betydelige fullmakter innenfor områdene fag, administrasjon, økonomi og personal. Sentrale administrative "fellesfunksjoner" er stab og støtteenheter. Stab- og støtteenhetene rapporterer direkte til rådmannsnivå. Stabsfunksjonene har forvaltnings-, rådgivnings-, samordnings- og planleggingsoppgaver innenfor felt som oppvekst, helse og omsorg, samfunnsplanlegging og budsjettarbeid. Støttefunksjonene skal ivareta fellestjenester som lønn, regnskap, sekretærfunksjoner, it og arkiv. For at organisasjonen skal fungere rasjonelt er det sentralt at etablerte møtearenaer gjenspeiler og støtter opp under den valgte modellen. Dette dokumentet beskriver funksjonsorganiseringen og møtestrukturen i Sør-Varanger kommune, hvem som deltar på de ulike arenaene og hvilken funksjon møtene har. 2. Møtestruktur Nedenfor beskrives kommunens faste møtestrukturer i den administrative ledelse i Sør-Varanger kommune 5 utgave 1 mai 2016 Side 3

66 2.1 Rådmannens ledergruppe ledermøte For den samlede ledelse av kommunens administrasjon har rådmannen sammensatt en ledergruppe som består av: Rådmann, Kommunalsjef tekniske tjenester/plan- og utviklingssjef (ass.rådmann), Kommunalsjef Helse og omsorg, Kommunalsjef oppvekst, Økonomisjef, Kontorsjef og Personal- og organisasjonssjef. Møter: Hver mandag kl Mandat: Utøve strategisk ledelse og beslutte på strategisk nivå Rådmannens ledergruppe har følgende oppgave: Ivareta overordnet ledelse Legge den langsiktige kurs, overordnet mål og strategier Organisere kommunen Sørge for god utnyttelse av ressursene Utøve seremonier Koordinering, samordning, samhandling og drøfting av strategiske valg Innspill til temaer for drøftelse i de andre møtene Delta i politiske råd og utvalg Rådmannens ledergruppe er kommunens Kriseledelse 2.2 Lederforum Består av: Møter: Ansvar: Mandat: Rådmannens ledergruppe, enhetsledere, skolefaglig rådgiver, avdelingsleder it-avdelingen, leder tildelingskontoret Obligatorisk deltakelse Rådmannen innkaller andre etter behov. Månedlig Rådmannen Refleksjonsarena hvor temaer diskuteres til forståelse og innspill til rådmannens beslutninger Lederforum har følgende oppgaver: Sikre felles forståelse av lederoppgavene og forventningene til disse. Gjennomgang av tema som omhandler lederrollen, herunder sikre forståelsen av fordeling og samhandling rundt oppgavene i organisasjonen. Gjennomgang av tema som er viktig for å ha en helhetlig organisasjons forståelse Dele informasjon av strategisk betydning. Dele kunnskap. Presentasjoner av viktige strategiske emner 5 utgave 1 mai 2016 Side 4

67 2.3 Arbeidsgiverkonferanse Består av: Møter: Rådmannens ledergruppe, lederforum og mellomledere med delegert myndighet. Møtet er obligatorisk. En gang pr. år, fortrinnsvis 1. halvår Ansvar: Personal- og organisasjonssjef Arbeidsgiverkonferansen har følgende formål: Kompetansegivende samlinger innen ledelse for de ledere som utøver daglig ledelse God helhetlig organisasjonsforståelse gjennom arbeidet med viktige temaområder og aktuelle saker. Fordypninger og oppdateringer fra stabsavdelingene og andre innen tematikk som omhandler kvalitet og retningslinjer i utøvelse av lederrollen. Tydeliggjøring av forventninger til lederne og ledelsesutøvingen Gjennomgang av tema som er viktig for å ha en helhetlig organisasjonsforståelse. Arbeidsarena for utviklingsarbeid Informasjonsdeling av strategisk betydning 2.4 HMS dagen Består av: Møter: Lederforum og ledere med delegert myndighet, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og verneombud En gang pr år, fortrinnsvis 2 halvår Mandat: Arbeidsgiver har ansvar for å sikre at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig og i samsvar med regelverket gitt i lov og forskrift. Sør-Varanger kommunes HMS-arbeid skal være en integrert del av den daglige driften slik at kommunens mål om å være en god og trygg arbeidsplass nås. HMS-dagen skal: Bidra til at alle enheter i kommunen arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet Sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar oppdatert og relevant kompetanse innen HMS Bidra til reduksjon av sykefravær ihht målene i IA-avtalen og kommunens overordnede plan for reduksjon av sykefravær Gjennomføring: AMU oppnevner en arbeidsgruppe som har ansvar for gjennomføring av HMS-dagen, herunder fastsette program med aktuelle tema, praktisk tilrettelegging og evaluering. HMSrådgiver deltar i arbeidsgruppa. 5 utgave 1 mai 2016 Side 5

68 2.5 Rådmannens møte med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud Består av: Møter: Rådmannens ledergruppe, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud 6 ganger pr år etter egen innkalling med sakliste. HTV, hovedverneombud og rådmann kan melde inn saker. Møtet med de hovedtillitsvalgte har følgende oppgaver: Ivareta forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på overordnet nivå. Gjensidig informasjon. 2.6 Enhetsleders møte med plasstillitsvalgt Består av: Møter: Mandat: Enhetsleder, leder med personalansvar, plasstillitsvalgt Minst en gang pr måned etter enhetsleders innkalling og med sakliste Ivareta forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på enhetsleder. Gjensidig informasjon Drøftinger 2.7 Enhetsleders møte med verneombud Består av: Møter: Mandat: Enhetsledere, verneombud. Minst en gang pr måned etter innkalling av enhetsleder og med sakliste Ivareta forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på virksomhetsnivå mht HMS-arbeid i virksomheten. Gjensidig informasjon Vernerunder 2.8 Fagnettverk Fagnettverk Oppvekst Fagnettverket oppvekst består av: Kommunalsjef oppvekst Enhetsledere skoler og oppvekstsenter Enhetsleder barnehage Enhetsleder Kompetansesenteret Enhetsleder Kultur og fritid Skolefaglige rådgiver Fagleder fra PPT Møter: Minst en gang pr. måned etter innkalling og med saksliste 5 utgave 1 mai 2016 Side 6

69 Ansvar: Kommunalsjefen Mandat: Å sikre kvalitet og utvikling innen oppvekstområdet Å sikre at gjeldende lovverk og forskrifter ivaretas Å sikre fremdrift i planarbeid, både strategiske planer og temaplaner Å sikre samarbeid og effektiv kunnskapsdeling Identifisere områder for samhandling og utvikle disse på systemnivå Fagnettverk Helse, omsorg og velferd Fagnettverket Omsorg og velferd består av: Kommunalsjef for helse og omsorg Enhetsleder hjemmebasert omsorg Enhetsleder sykehjemmene Enhetsleder Tjenesten for funksjonshemmede Enhetsleder barne- og familieenheten Enhetsleder NAV Leder for tildelingskontoret Møter: Minst en gang pr. måned etter egen innkalling og med saksliste Ansvar: Kommunalsjefen Mandat: Å sikre kvalitet og utvikling innenfor omsorg og velferdsområdene Å sikre at formålet i helse og omsorgsloven ivaretas Å sikre at samhandlingsreformen implementeres og utvikles lokalt. Identifisere områder for samhandling og utvikle disse på systemnivå Fagnettverk Tekniske tjenester Fagnettverket Tekniske tjenester består av: Kommunalsjef tekniske tjenester/plan- og utviklingssjef Enhetsleder tekniske tjenester Havnesjefen Daglig leder Barentshallene KF Øvrige etter avtale og behov Møter: Minst en gang pr. måned etter egen innkalling og med saksliste Ansvar: Kommunalsjefen Mandat: Å sikre kvalitet og utvikling innenfor felles infrastruktur, fagområder og tekniske tjenester. Identifisere områder for samhandling og utvikle disse på systemnivå Spesielt fokusområde er utvikling av risiko- og sårbarhetsanalyser for Sør-Varanger kommune. 5 utgave 1 mai 2016 Side 7

70 3. Roller og oppgaver I dette kapitlet konkretiseres roller og oppgaver for sentrale funksjoner i kommunen. 3.1 Rådmannen Rådmannen er øverste administrative leder i kommunen og skal påse at de saker som legges fram for de folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Rådmannen utgjør sammen med 3 kommunalsjefen kommunens rådmannsnivå. Rådmannen har rett til å møte og tale i alle politiske utvalg, unntatt kontrollutvalget. Kommunestyret har gitt rådmannen fullmakt til å treffe vedtak i en rekke saker som ikke er av prinsipiell betydning. For å gjennomføre arbeidsoppgavene videredelegerer rådmannen sine fullmakter til administrasjonen. 3.2 Kommunalsjefer Kommunalsjefene utgjør sammen med rådmannen kommunens strategiske ledelse og utgjør kommunens rådmannsnivå. Kommunalsjefene skal sikre utvikling av organisasjonen, strategisk planlegging og arbeide med overordnede mål og strategier. Kommunen har tre kommunalsjefer Kommunalsjef helse, omsorg og velferd Kommunalsjef oppvekst Kommunalsjef tekniske tjenester som også er kommunens plan- og utviklingssjef Ved langvarig sykdom eller fravær av kommunalsjef går rådmannen inn i kommunalsjefens ansvarsområdet direkte. Kommunalsjefene har rådmannens fullmakter innenfor sitt tjenesteområde. Kommunalsjefene skal: Bidra til samhandling mellom rådmannsnivå og enhetsledernivå Kommunalsjefene har et særlig ansvar for oppfølging av enhetene, herunder personalansvar for enhetslederne. Kommunalsjefene har ansvar for utarbeidelse/rullering av strategisk planverk innenfor sine tjenesteområder Det forutsettes god kjennskap til, og forståelse for samspillet mellom politikk og administrasjon. Kommunalsjefen skal følge opp og iverksette politiske vedtak 3.3 Enhetsleder Enhetsleder har betydelige fullmakter og skal overfor rådmannsnivået stå ansvarlig for enhetens resultat. Enhetsleder har innen sin enhet personalansvar økonomiansvar fagansvar administrativt ansvar 5 utgave 1 mai 2016 Side 8

71 Enhetsleder utøver sin myndighet innenfor vedtatte sentrale lover og forskrifter, planer og politiske vedtak fattet av kommunestyret i Sør-Varanger. Enhetens tjenesteutøvelse skal være i samsvar med den tjenestebestilling enheten mottar og innenfor gjeldende rammebetingelser. Enhetsleder har et selvstendig ansvar for å søke samarbeid på tvers av fagenheter og profesjoner for å skape helhet i tjenestetilbudet til den enkelte bruker. På fagområder med bare èn enhet er enhetsleder også fagansvarlig på kommunenivå. 3.4 Personal- og organisasjonssjef Personal- og organisasjonssjefen er del av rådmannens ledergruppe som skal ivareta organisasjonsutvikling, samordning og samhandling mellom enhetene innenfor personalområdet. Personal og organisasjonssjefen skal: Være en viktig pådriver for å utvikle en moderne arbeidsgiverstrategi for hele organisasjonen Ha særlig ansvar for videreutvikling og kvalitetssikring av overordnede strategier for organisasjonsutvikling innad i organisasjonen Bistå rådmannen i personalpolitiske spørsmål og enkeltsaker Yte råd og bistand til alle ledere i organisasjonen innen arbeidsgiver, personal- og lønnspolitiske spørsmål Innehar lederansvar for personalavdelingen som en enhetsleder Ansvar for gjennomføring og tilrettelegging av arbeidsgiverkonferansen og HMS dagen 3.5 Økonomisjef Økonomisjefen inngår i rådmannens ledergruppe og skal ivareta alle økonomiske forhold som angår kommunen, både internt mellom enhetene og i forhold til eksterne aktører. Økonomisjefen har: Ansvar for utarbeidelse av budsjett og økonomiplandokumenter Ansvar for avleggelse av regnskap Ansvar for å yte råd og bistand i økonomiske spørsmål og har ansvar for å utarbeide gode økonomiske verktøy, rutiner og systemer som fremmer god økonomiske kontroll i organisasjonen Yte råd og bistand til alle ledere i organisasjonen innen økonomi og regnskapsspørsmål Ansvar for å bistå rådmannen i utforming og utøvelse i alle saker som angår økonomiske forhold Delegert myndighet fra rådmannen i saker som angår refinansiering av lån, innfordring og avskrivning av kommunale krav Ansvar for eiendomsskatteforvaltning Ansvar for at kommunens innkjøp er i henhold til lov om offentlige anskaffelser, og oppfølgingsansvar er underlagt økonomisjefen Lederansvar for økonomiavdelingen og it-avdelingen som enhetsleder 5 utgave 1 mai 2016 Side 9

72 3.6 Kontorsjef Kontorsjefen er en del av rådmannens ledergruppa og skal ivareta de administrative ansvarsområder i administrasjonen og støtte rådmannen i saker av administrativ karakter: - Påse at administrasjonen tilbyr relevant administrativ bistand - Gi saksbehandlerstøtte - Administrere interne oppgaver - Leder/ansvarlig for politisk sekretariat, Servicekontoret og Internasjonalt arbeid Kontorsjef har for tiden ansvar for oppfølging av Kultur og fritid, herunder personalansvar for enhetslederen. Kontorsjefen utøver rådmannens myndighet i forhold til denne enheten. 3.7 Plan- og utviklingssjef Plan og utviklingssjefen skal lede Plan og utviklingsavdelingen. Stillingen inngår i rådmannens ledergruppe. Pr dd er plan og utviklingssjef også kommunalsjef for tekniske tjenester og assisterende rådmann. Har ansvar for utarbeidelse av kommunens overordnede planer, samt bistå ved utarbeidelse av kommunale områdeplaner. 5 utgave 1 mai 2016 Side 10

73 4. Organisasjonsoversikt 4.1 Organisasjonskart viser kommunens to styringsnivåer Rådmannsnivå Rådmann Kommunalsjef tekniske tjenester/ass.rådmann Kommunalsjef Helse og omsorg Kommunalsjef Oppvekst Stab- og støtte Personal og organisasjonsavdeling Administrasjonavdeling Service, post, arkiv Økonomiavdeling It-avdeling Plan og utviklingsavdeling Hjemmebasert omsorg Sykehjemmene Tjenesten for funksjonshemmede Barne- og familieenheten NAV - kommune Tildelingskontoret Legetjenesten Enhet for barnehager Bugøynes oppvekstsenter Bjørnevatn skole ENHETSNIVÅ Hesseng flerbrukssenter Sandnes skole og Neiden oppvekstsenter Kirkenes barneskole Jarfjord og Jakobsnes oppvekstområde Kirkenes ungdomsskole Pasvik oppvekstområde Kirkenes kompetansesenter Havnevesenet Kultur og fritid Enhet for tekniske tjenester 5 utgave 1 mai 2016 Side 11

74 4.2 Kommunikasjonskart Rådmann Økonomiavdeling/ IT Personal og organisasjonsavdeling Flyktningtjenesten Plan- og utviklingsavdeling Administrasjonsavdelinga Kommunalsjef Helse, omsorg og velferd Kommunalsjef oppvekst Kommunalsjef tekniske tjenester/plan- og utviklingssjef Hjemmebasert omsorg Enhet for barnehager Havnevesenet Sykehjemmene Kirkenes barneskole Enhet for tekniske tjenester Tjenesten for funksjonehemmede Kirkenes ungdomskole Barne- og familienheten Hesseng flerbrukssenter NAV - Sør-Varanger Sandnes skole Tildelingskontoret Bjørnevatn skole Legetjenesten Pasvik oppvekstområde Jarfjord og Jakobsnes oppvekstområde Bugøynes og Neiden oppvekstområde Kirkenes kompetansesenter Kultur og fritid 5 utgave 1 mai 2016 Side 12

75 5. Kommunens administrative årshjul Årshjulet er utarbeidet etter en prosess i lederforum 1 kvartal Regnskapsavslutning frist for anvisning av faktura 10. januar. Gjennomgang og implementering av overordnede kommunale planer Styrings- og oppdragsdialog på grunnlag av vedtatt budsjett Ferdigstillelse av virksomhetsplan på enhetsnivå HMS-handlingsplan - frist 1. februar Utarbeidelse av årsmelding. Frist 1. mars Årlig utvidet lederforum samling 2 dager Kompetansehevingsplan strategi årlig (utsettes til 2016) Styrings- og oppdragsdialog på grunnlag av vedtatt budsjett Kostra-rapportering - rapportering på tilskuddsmidler ca 15.03/01.04 Seniorpolitiske tiltak årlig gjennomgang Sør-Varanger kommunes lønnspolitikk årlig gjennomgang Plan for intern revisjon/intern kontroll Økonomirapportering januar mars. Frist 10 april Gjennomgang av beredskapsplaner 2 kvartal Tilstandsrapport skole (lovpålagt) Intern arbeidsgiverkonferanse Ferieplan Reforhandling av arbeidstidsordninger turnus Budsjettregulering Oppstart av arbeidet med budsjett og økonomiplan for økonomiplanperioden Forslag til prioritering lokale forhandlinger frist 30. juni Medarbeidersamtaler frist innen 1. juli Økonomirapportering april-juni. Frist 10. juli 3. kvartal Økonomirapportering juli-sept. Frist 10 oktober Budsjettarbeid Lokale forhandlinger AKAN årlig gjennomgang Varslingsrutinene årlig gjennomgang Rutiner for konflikthåndtering årlig gjennomgang 4.kvartal Tilsyn hos eksterne leverandører (kjøp av tjenester - lovpålagt) HMS dag Ajourhold av beredskapsplan m/varslingslister og ROS-analyser Etiske retningslinjer årlig gjennomgang Antikorrupsjonsarbeid etisk refleksjon i enhetene 5 utgave 1 mai 2016 Side 13

76 6. Arbeidsmetoder 6.1 Ved uenighet En viktig kvalitet med organisasjonen er hvordan vi håndterer uenighet og konflikter. Det er legitimt å være uenig, men det er et ledelsesansvar å arbeide for løse uenighet og forebygge konflikter. Rådmannen legger til grunn følgende fremgangsmåte ved uenighet mellom ulike ledere i kommunen: 1. Identifisere a. Ledere må evne å se når uenighet oppstår og reflektere over hva man er uenige om b. Det må diskuteres hva man er uenige om med utgangspunkt i i. Etablering av felles forståelse for hva som er den felles oppgave ii. Formål med oppgavene c. Ledere må erkjenne uenigheten 2. Analysere / Forstå a. Lederne må evne å utforske den bakenforliggende årsak til uenigheten og se etter mønstre og systemiske årsaker b. Det må diskuteres hvorfor man er uenige om disse momentene c. Dette for å avgrense uenighet 3. Håndtere a. Med utgangspunkt i analysen utforske alternative handlingsmønstre som grunnlag for hvordan håndtere uenigheten b. Beslutte håndtering og gjennomføre 4. Dersom man gjenstår med uenighet ledere i mellom, skal saken løftes til rådmannen. hvorfor Hva hvordan Sør-Varanger kommunes etablerte handlingsmønster i konflikter fremkommer i retningslinjer for å håndtere konflikter, vedtatt av KST. Retningslinjene er et faglig godt utgangspunkt for enhver uenighet og konflikt. 5 utgave 1 mai 2016 Side 14

77 Administrativt delegasjonsreglement Sør-Varanger kommune Administrativt delegasjonsreglement Vedtatt av rådmannen

78 Administrativt delegasjonsreglement 2016 Innhold 1. INNLEDNING PRINSIPPER FOR UTØVING AV DELEGERT MYNDIGHET Formål med delegasjon Forholdet til kommunestyret/delegasjon til rådmannen Angående bruk av delegert myndighet Tilbakekalling og kontroll av delegasjonsvedtak Delegasjoner FELLES DELEGASJONSREGLEMENT Rådmannens fullmakter som ikke er videredelegert Gjennomgående delegasjoner Delegasjon til kontorsjef, økonomisjef, organisasjons- og personalsjef, kommunelege, enhetsledere og leder for tildelingskontoret Administrasjonen Kontorsjef Økonomisjefen Personal og organisasjonssjef Plan- og utviklingssjef Tekniske tjenester Leder for enhet for tekniske tjenester Kirkenes Havn Havnesjefen Helse, omsorg og velferd Leder for tildelingskontoret Enhetsleder for Hjemmebasert omsorg Enhetsleder for Sykehjemmene Enhetsleder for TFF Enhetsleder for Barne og familieenheten Kommuneoverlegen Oppvekst Rektorer/Enhetsledere underlagt opplæringsloven Enhetsleder for kompetansesenteret Enhetsleder for barnehager Kultur og fritid Enhetsleder for kultur og fritid Flyktningetjenesten Leder for flyktningetjenesten

79 Administrativt delegasjonsreglement INNLEDNING Rådmannen er, som kommunens øverste administrative leder, gitt fullmakter fra kommunestyret via delegasjonsreglement. I Kommunelovens 24 nr 3 står det: Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. I henhold til dette står rådmannen fritt til å videredelegere sin myndighet gitt av kommunestyret til andre funksjoner i organisasjonen. Rådmannens ledergruppe består av tre kommunalsjefer (hvorav en også er plan- og utviklingssjef9, kontorsjef, økonomisjef, personal og organisasjonssjef. Strategisk nivå består av rådmannen og tre kommunalsjefer. Kommunalsjefene har rådmannens myndighet og fullmakter i forhold til de enheter som rapporterer til dem. Kommunalsjef for tekniske tjenester er rådmannens faste stedfortreder. Funksjonsbeskrivelsen må sees i sammenheng med delegasjonsreglementet og vil følge med som vedlegg. 2. PRINSIPPER FOR UTØVING AV DELEGERT MYNDIGHET 2.1 Formål med delegasjon Formålet er å oppnå en effektiv organisasjon med rask og effektiv tjenesteyting. Formålet med delegasjonsreglement og delegering av myndighet er å oppnå best mulig fordeling av myndighet og arbeidsoppgaver i organisasjonen slik at man får en best mulig utnyttelse av ressursene i organisasjonen. På denne måten vil helhetlig styring og ledelse ivaretas med forutsigbarhet samt i tråd med de verdier og samhandlingsregler som representert i organisasjonen. Den som får delegert myndighet fra rådmannen utøver da selv rådmannens myndighet innenfor det avgrensete delegerte området. 2

80 Administrativt delegasjonsreglement Forholdet til kommunestyret/delegasjon til rådmannen Som nevnt er det administrative delegasjonsreglementet fundert på delegasjonsreglementet som vedtatt av Kommunestyret. Ved eventuelle konflikter/uklarheter vil alltid kommunestyrets delegasjonsreglement være førende. Rådmannen har ansvar for å klargjøre dette. Dersom det er tvil om hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning, eller dersom det er tvil om hvordan en sak av prinsipiell betydning skal behandles i det politiske systemet, må dette avklares med rådmannen. 2.3 Angående bruk av delegert myndighet Rådmannen delegerer sin myndighet i medhold av kommunelovens Alle som er gitt myndighet har ansvar for å påse at denne utøves i henhold til gjeldende delegasjonsreglement, lover, forskrifter og interne bestemmelser (f.eks økonomireglement etc). Man må også påse at myndigheten utøves i henhold til de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk. Delegasjonen skal være forsvarlig, det vil si at den som delegere må forsikre seg om den instansen som får myndighet har tilstrekkelige ressurser, både når det gjelder personell og kompetanse til å ivareta myndigheten på en forsvarlig måte. Delegasjonsreglementet regulerer samhandlingen mellom rådmannen og enhetsledere. Enhetsledere kan igjen videre delegere sine fullmakter der han/hun finner det hensiktsmessig for å fremme kvalitet og effektivitet i beslutningsprosessene. Ansvar kan ikke delegeres videre, men myndighet og beslutningskompetanse for å gjennomføre kan delegeres. Delegert myndighet skal utøves lojalt og i henhold til retningslinjer gitt av overordnet. Herunder innenfor de plan og budsjettrammer som er vedtatt av kommunestyret eller Rådmannen. Myndighet delegert fra rådmannen til enhetsledere kan delegeres videre. Dette skal dokumenteres skriftlig. Delegasjon skjer vertikalt, og som hovedregel et trinn ad gangen. 2.4 Tilbakekalling og kontroll av delegasjonsvedtak 3

81 Administrativt delegasjonsreglement 2016 En gitt delegasjon kan når som helst trekkes tilbake av den som fattet delegasjonsvedtaket Rådmannen kan når som helst trekke tilbake delegert myndighet og gripe inn i enkeltsaker og innenfor forvaltningslovens rammer omgjøre vedtak. Dette skal kun skje unntaksvis, og i nær dialog med enhetsleder. Overordnet nivå kan kreve å få fremlagt saker som et underordnet organ har til behandling i henhold til delegert myndighet. Overordnet nivå kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av underordnet organ jfr. Forvaltningsloven 35: Et forvaltningsorgan kan omgjøre sitt eget vedtak uten at det er påklaget dersom a) endringen ikke er til skade for noen som vedtaket retter seg mot eller direkte tilgodeser eller b) underretning om vedtaket ikke er kommet fram til vedkommende og vedtaket heller ikke er offentlig kunngjort, eller c) vedtaket må anses ugyldig. 2.5 Delegasjoner Alle delegasjoner er gitt i henhold til gjeldende lover med tilhørende forskrifter og rundskriv 3. FELLES DELEGASJONSREGLEMENT 3.1 Rådmannens fullmakter som ikke er videredelegert a) Rådmannen selv vedta organisering av den overordnede administrative struktur b) Rådmannen selv ansetter kommunalsjefer, kontorsjef, økonomisjef og personal- og organisasjonssjef. c) Opprette, nedlegge og omgjøre stillinger i løpet av kalenderåret d) Ansette enhetsledere samt fastsette deres lønns og arbeidstidsbetingelser e) Fastsette regler for delegering av myndighet f) Forestå drøftinger og forhandlinger etter HTA kap 3. med unntak av kap lønnssamtale, kap 4 og 5, HA del B kap 3-3 tillitsvalgtordning g) Anmelde straffbare forhold 4

82 Administrativt delegasjonsreglement 2016 h) Stevninger, rettssak, osv i) Fastsette lønn utover tariff 3.2 Gjennomgående delegasjoner Delegasjon til kontorsjef, økonomisjef, organisasjons- og personalsjef, kommunelege, enhetsledere og leder for tildelingskontoret Etter gjeldende ansettelsesreglement og permisjonsreglement innenfor tildelte budsjettrammer og opprettede stillingshjemler delegeres overnevnte ledere følgende myndighet til å: 1. Foreta fastansettelser i faste ledige stillingshjemler 2. Ansette i midlertidige stillinger 3. Fastsette lønn i henhold til tariffavtalen ved alle ansettelser. Lønnsansiennitet beregnes av personalsjefen. 4. Pålegge overtid 5. Fastsette ferieavvikling også egen. 6. Innvilge permisjoner etter gjeldende permisjonsreglement 7. Beordre stedfortredertjeneste 8. Disponere enhetens budsjetter innenfor tildelt økonomisk ramme av kommunestyret samt i henhold til vedtatte sentrale lover og forskrifter, kommunens økonomireglement, øvrige planer og politiske vedtak. 9. Foreta innkjøp i henhold til Sør-Varanger kommunes reglement for innkjøp, kapittel 8 og Avgjøre godtgjørelser i henhold til gjeldende godtgjørelsesreglement 3.3 Administrasjonen Kontorsjef Kontorsjefen, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Ivareta kommunens myndighet og ansvar henhold til Lov om omsetning av alkoholholdige drikker av 2. juni 1989, nr 27 (Alkoholloven) og alkoholpolitiske retningslinjer 5

83 Administrativt delegasjonsreglement 2016 Ivareta kommunens myndighet og ansvar i henhold til Lov om serveringsvirksomhet av 13. juni 1997 nr. 55 (Serveringsloven) delegeres: Ivareta kommunens myndighet og ansvar i henhold til Lov om Arkiv av 12. april 1992 nr. 126 (Arkivloven) Økonomisjefen Økonomisjefen, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Refinansiere lån og plassere likviditet etter gjeldende reglement. Avgjøre søknader om pantefrafall og prioritetsavvikelse Fatte beslutninger i henhold til Lov om betaling og innkreving av skatt av av 21. november 1952, nr 2. Foreta utlån av startlån i henhold til Lov om den Norske Stats Husbank samt tildele boligtilskudd og etableringstilskudd Besørge at innkjøp blir gjort i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli Alle rammeavtaler om innkjøp/anskaffelser og forvalting jfr. gjeldende innkjøpsreglement Personal og organisasjonssjef Personal og organisasjonssjefen, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Fastsette lønnsansiennitet ved ansettelse i alle stillinger Anvise lønn i.h.t. forhandlingsprotokoll Plan- og utviklingssjef Plan og utviklingssjefen, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: På de påfølgende punktene trenger jeg en avklaring på hva som evt. er/skal delegeres til politiske utvalg. Å innvilge tillatelse til motorferdsel i kurante enkeltsaker av ikke-prinsipiell betydning i henhold til Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av 10. juni 1977 nr. 82 og nasjonal forskrift om bruk av motorkjøretøy i utmark og på islagte vann av 15. mai 1988 nr. 356 og forskrift om tillatelse til bruk av beltebil av 7. november 2005 nr1264, samt kommunal forskrift til loven av 15.oktober 1980 sist endret 1. desember 1994 Kommunens myndighet etter lov og forskrift utover denne til å behandle og innvilge eventuelle enkeltsøknader/dispensasjoner delegeres til dispensasjonsutvalget. Fatte beslutninger i kurante enkeltsaker i henhold til Lov om jakt og fangst av vilt av 29. mai 1989 (Viltloven), og tilhørende forskrifter Å ivareta kommunens myndighet og ansvar, samt fatte vedtak i saker av ikke prinsipiell karakter i henhold til Lov om laksefisk og innenlandsfisk av 15. mai 1992 nr

84 Administrativt delegasjonsreglement 2016 Å ivareta kommunens myndighet og interesserer, fatte vedtak av ikke-prinsipiell karakter, herunder gi uttalelser etter 20 i Lov om friluftslivet av 28. juni 1957 nr. 16 (Friluftsloven) Å ivareta kommunens myndighet og ansvar i henhold til Lov om skogbruk av 27. mai 2005 nr. 31(Skogbruksloven). Å ivareta kommunens myndighet og ansvar i henhold til Lov om Jord av 12. mai 1995 nr. 23 (Jordloven). Å ivareta kommunens myndighet og ansvar i henhold til Lov om veterinær og dyrehelsepersonell av 15. juni 2001 nr. 75(Dyrehelsepersonelloven) - organisering av klinisk veterinærvakt og tilfredsstillende tilgang på tjenester fra dyrehelsepersonell etter lovens 3a og avtaler vedtatt i henhold til dette. Å ivareta kommunens ansvar og myndighet i henhold til Lov om forvaltning av naturens mangfold av 19. juni 2009 nr. 100(Naturmangfoldsloven) - meldeplikt, kunngjøring og klage i forbindelse med jorbrukstiltak ( 54-56) Å ivareta kommunens myndighet og ansvar i henhold til Lov om konsesjon ved erverv av fast eiendom av 28. november 2003 (Konsesjonsloven): - innvilge konsesjon for erverv av areal godkjent fradelt i løpet av de 3 siste år og hvor ervervet er i samsvar med oppgitte formål I henhold til Lov om planlegging og byggesaksbehandling av 27. juni 2008 nr. 71 med tilhørende forskrifter (plan og bygningsloven), delegeres: - å utøve kommunens myndighet til å godkjenne tiltak og behandle og fatte vedtak jfr. Plan og bygningsloven i alle saker av ikke-prinsipiell karakter så langt det ikke kommer i strid med lov og forskrift og ikke er delegert til politiske utvalg - å utøve kommunens myndighet til å godkjenne og gi tillatelse til tiltak som krever søknad og tillatelse etter plan og bygningslovens 20-1, 1 ledd (unntak?) - å fatte vedtak i kurante dispensasjonssaker i medhold av plan og bygningsloven 19-2, 19-3 og 19-4 (kommunen som dispensasjonsmyndighet etter kap 19.) I henhold til Lov om eiendomsregistrering (Matrikkelloven) av 17. juni 2005 nr. 101(Matrikkelloven), delegeres: - å ivareta kommunens myndighet som oppmålings og matrikkelmyndighet etter matrikkellovens 5a, og adressemyndighet etter samme lovs 21, samt matrikkelførermyndighet etter lovens kap.5. I henhold til Forvaltning av grunneiendom I henhold til Lov om forurensinger og om avfall av 13. mars 1981 nr. 6 (Forurensningsloven), - å ivareta og utøve kommunens myndighet og ansvar mht tilsyn, oppfølging og utstedelse av pålegg i forbindelse med forsøpling og ulovlig avfallsdeponi I henhold til Lov om havner og farvann av 17. april 2009 (Havne og farvannsloven) 7

85 Administrativt delegasjonsreglement Tekniske tjenester Leder for enhet for tekniske tjenester Leder for enhet for tekniske tjenester, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Fatte vedtak i henhold til Vegtrafikkloven av 18. juni 1965 nr.4 Fatte vedtak i henhold til Lov om verne mot forurensninger og om avfall av 13. mars 1981 nr. 6 (Forurensningsloven) Fatte vedtak i henhold til Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver av 14. juni 2002, nr 20 (Brann og ekplosjonsvernloven) Å opptre som eier av kommunale bygg på kommunens vegne 3.5 Kirkenes Havn Havnesjefen Havnesjefen, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Utøve kommunens ansvar og myndighet i henhold til Lov om havner og farvann av 17. juni 2009 nr. 19, herunder: - fatte vedtak om adgang til å benytte havn - fatte vedtak om drift og vedlikehold av egne havneanlegg og kommunens sjøområde mv. -fatte vedtak om sikkerhet og terrorberedskap ved havneanleggene - fatte vedtak om tillatelse til tiltak i kommunens sjøområde - fatte vedtak om fastsettelse av vilkår i gitte tillatelser -fatte vedtak om endring og tilbakekallelse av tillatelse mv. - fatte vedtak om iverksettelse av tiltak ved ulykker og andre hendelser i farvannet - fatte vedtak om pålegg om retting og stansing utøve kommunens ansvar og myndighet i henhold til Lov om skipssikkerhet av 31. mars nr. 6, herunder: - utøve kommunens ansvar og myndighet i henhold til 43 i Lov om vern mot forurensninger og om avfall av 31. mars nr. 6 opptre på kommunens vegne på områder som berører forretningsmessig virksomhet på Kirkenes havn: 8

86 Administrativt delegasjonsreglement fullmakter til utleie og salg av varer og tjenester - fullmakter til å innvilge rabatt 3.6 Helse, omsorg og velferd Leder for tildelingskontoret Leder for Tildelingskontoret, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Tildele tjenester i henhold til Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, av nr. 30 (helse og omsorgstjenesteloven). - Kapitel 3, 3-1.Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester, Kommunens ansvar for helse- og omsorgstjenester nr. 5 og 6, Helsefremmende og forebyggende arbeid, 3-6 Omsorgslønn, Boliger til vanskeligstilte Brukerstyrt personlig assistanse. - Kapittel 4. Krav til forsvarlighet, pasientsikkerhet og kvalitet. - Kapittel 5, 5-10.Journal- og informasjonssystemer - Kapittel 7. Individuell plan, koordinator og koordinerende enhet - Kapittel 11. Finansiering og egenbetaling - Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven) av 2. juli 1999, nr 63 - Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) av 2.juli 1999, nr Tildele tjenester i henhold til Kriterier for tildeling av helse og omsorgstjenester, vedtatt av Kommunestyret 25. februar Enhetsleder for Hjemmebasert omsorg Enhetsleder for Hjemmebasert omsorg, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Fatte vedtak og iverksette tiltak i henhold til Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, av nr. 30 (helse og omsorgstjenesteloven), Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester Helsefremmende og forebyggende arbeid, 9

87 Administrativt delegasjonsreglement Kapittel 4. Krav til forsvarlighet, pasientsikkerhet og kvalitet, - Kapittel 5, 5-10.Journal- og informasjonssystemer Fatte vedtak i henhold til Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999, nr 63 (pasientrettighetsloven) Fatte vedtak i henhold til Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) av 2.juli 1999, nr Enhetsleder for Sykehjemmene Enhetsleder for Sykehjemmene, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Fatte vedtak og iverksette tiltak i henhold til Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, av nr. 30 (helse og omsorgstjenesteloven), Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester Helsefremmende og forebyggende arbeid - Kapittel 4. Krav til forsvarlighet, pasientsikkerhet og kvalitet, - Kapittel 5, 5-10.Journal- og informasjonssystemer - Kapittel 12, 12-4.Særlige bestemmelser ved opphold i institusjon Enhetsleder for TFF Enhetsleder for TFF, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: Fatte vedtak i henhold til Lov om kommunale helse -og omsorgstjenester av nr Kapittel Kommunens overordnede ansvar for helse- og omsorgstjenester, - 3-3Helsefremmende og forebyggende arbeid - Kapittel 4. Krav til forsvarlighet, pasientsikkerhet og kvalitet -Kapittel 5, Journal- og informasjonssystemer - Kapittel 9. Rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor enkelte personer med psykisk utviklingshemning 10

88 Administrativt delegasjonsreglement Fatte vedtak i henhold til Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999, nr 63 (pasientrettighetsloven) Fatte vedtak i henhold til Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven) av 2.juli 1999, nr Enhetsleder for Barne og familieenheten Enhetsleder for barne- og familieenheten, eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: fatte vedtak i henhold til Lov om sosiale tjenester av 13. desember 1991, nr. 81 (Sosialtjenesteloven) - særlig hjelp til dem som ikke kan dra omsorg for seg selv - særlige tiltak overfor rusmiddelbrukere - frivillig ordning med økonomistyring? forvalte lovens bestemmelser fatte vedtak i henhold til Lov om barnevernstjenester av 17. juli1992, nr. 100 (Barnevernsjenesteloven) fatte vedtak i henhold til Lov om sosiale tjenester av 13. desember 1991, nr. 81 (Sosialtjenesteloven) fatte vedtak i henhold til Lov om helsetjenester kommuner av 19. november 1982, nr. 66 (Kommunehelsetjenesteloven) fatte vedtak i henhold til Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999, nr. 63 (Pasientrettighetsteloven) 3.12 Enhetsleder NAV-kommune NAV-leder,eller den hun/han bemyndiger, delegeres myndighet til å: fatte vedtak i henhold til Lov om sosiale tjenester i NAV av nr Kommuneoverlegen Kommuneoverlegen, eller den hun/han bemyndiger, delegeres særskilt myndighet til å: fatte vedtak i henhold til Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helseog omsorgstjenesteloven) av 24. juni Beredskapsarbeid (beredskapsplan) 5-3 Plikt til bistand ved ulykker og andre akutte situasjoner 11

89 Administrativt delegasjonsreglement Kommunelege medisinskfaglig rådgivning fatte vedtak i henhold til Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) av 24. juni Kommunens ansvar for folkehelsearbeid- Kapittel 3 Miljørettet helsevern 8 Virkeområde og forskrifter 9 Kommunens oppgaver og delegering av myndighet 10 Meldeplikt og godkjenning 11 Helsekonsekvensutredning 12 Opplysningsplikt 13 Gransking 13 Retting 15 Tvangsmulkt 16 Stansing Kapittel 6 Samarbeid, beredskap, internkontroll, tilsyn mv. 27 Samfunnsmedisinsk kompetanse Lov om vern mot smittsomme sykdommer (Smittevernloven), av 5. august 1994, nr 55 Tiltak/vedtak etter lov og forskrift som gjelder smittevern med mindre saken er av prinsipiell og/eller politisk karakter, eller kan ha samfunnsmessige eller økonomiske konsekvenser 4-1. Møteforbud, stenging av virksomhet, begrensning i kommunikasjon, isolering og smittesanering 4-2. Forbud mot utførelse av arbeid m.m. (*) (Kommuneoverlege er ansvarlig) 4-5. Obduksjon (*) (Kommuneoverlege er ansvarlig) 4-6. Gravferd og transport av lik 4-9. Plikt for helsepersonell til å gjennomgå opplæring, følge faglige retningslinjer og gjennomføre tiltak 5-5. Forberedelse til tvangssak for smittevernnemnda (*) (Kommuneoverlege er ansvarlig) 5-8. Hastevedtak (*) (Kommuneoverlege er ansvarlig) 7-1. Kommunens oppgaver 7-2. Kommunelegens oppgaver (*) (Kommuneoverlege er ansvarlig) 12

90 Administrativt delegasjonsreglement Lov om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern (psykisk helsevernlov) av 2.juli 1999, nr Offentlig myndighet (*) (Kommuneoverlegen er ansvarlig) 3-1. Legeundersøkelse (*)(Kommuneoverlegen er ansva 3.7 Oppvekst Rektorer/Enhetsledere underlagt opplæringsloven Rektor, eller den hun/han bemyndiger, delegeres særskilt myndighet til å: fatte vedtak i henhold til Lov om grunnskolen og den videregåande opplæringa av 17. juli 1998 nr. 61 (Opplæringslova), med unntak av: - utsatt skolestart - fritak fra opplæringsplikt - skolebytte Enhetsleder for kompetansesenteret Enhetsleder for kompetansesenteret,eller den hun/han bemyndiger, delegeres særskilt myndighet til å: Fatte vedtak i henhold til Lov om grunnskolen og den videregående opplæringa av 17. desember 1998 nr. 61 (Opplæringslova) - 4A-1 rett til grunnskoleopplæring for voksne - 4A-2 rett til spesialundervisning på grunnskolens område fatte vedtak i henhold til Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne flyktninger av 4. juli 2003, nr.80, (introduksjonsloven) Rett og plikt til deltakelse i opplæring i norsk og samfunnskunnskap Kommunens ansvar for opplæring i norsk og samfunnskunnskap Gjennomføring av opplæring i norsk og Enhetsleder for barnehager Enhetsleder for barnehager, eller den hun/han bemyndiger, delegeres særskilt myndighet til å: fatte vedtak i henhold til Lov om Barnehager av 17. juni 2005, nr 64 (Barnehageloven) 13

91 Administrativt delegasjonsreglement Kultur og fritid Enhetsleder for kultur og fritid Enhetsleder for kultur og fritid, eller den hun/han bemyndiger, delegeres særskilt myndighet til å: fatte vedtak i henhold til Lov om Folkebibliotek av 20. desember 1985, nr. 108 (Biblioteksloven) 3.9 Flyktningetjenesten Leder for flyktningetjenesten Leder for flyktningetjenesten, eller den hun/han bemyndiger, delegeres særskilt myndighet til å: fatte vedtak i henhold til Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne flyktninger av 4. juli 2003, nr.80, (introduksjonsloven) Med unntak av: - grunnleggende ferdigheter i norsk - grunnleggende innsikt i norsk samfunnsliv 14

92 SØR-VARANGER KOMMUNE Saksbehandler Eivind Gade-Lundlie Vår ref.: Saksnr.: 16/1803/2 Saksbehandler: Celius Bodil Deres ref.: Telefonnr.: Dato: Epostadresse: MELDING OM VEDTAK I HAVNESTYRET UTREDNING AV ORGANISASJONSFORM FOR KIRKENES HAVNEVESEN Havnestyret har behandlet saken i møte og det er fattet følgende vedtak: 1. Havnestyre ber administrasjonen om å utrede alternative organisasjonsformer for Kirkenes Havn. 2. Det bør tas sikte for at ny selskapsform kan være på plass fra Det forutsettes at nødvendige drøftinger gjennomføres med de ansattes organisasjoner. Med vennlig hilsen Celius Bodil konsulent Postadresse: Telefonnr.: Telefaksnr.: Bankgiro: Boks 406 Sentralbord postmottak@svk.no 9915 KIRKENES

93 SØR-VARANGER KOMMUNE KIRKENES HAVNEVESEN Fagforbundet og Nito Her Elisabeth Lindholm og Rikard Hansen Vår ref.: Saksnr.: 16/1803/4 Saksbehandler: Gade-Lundlie, Eivind Deres ref.: Telefonnr.: Dato: Epostadresse: INFORMASJON OM VEDTAK OM UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN Kirkenes havnestyre fattet i havnestyremøte følgende vedtak: 1. Havnestyre ber administrasjonen om å utrede alternative organisasjonsformer for Kirkenes Havn. 2. Det bør tas sikte for at ny selskapsform kan være på plass fra Det forutsettes at nødvendige drøftinger gjennomføres med de ansattes organisasjoner. Administrasjonen planlegger å anskaffe utredningen fra eksterne aktører. Arbeidstakerorganisasjonene vil bli orientert og involvert i prosessen i henhold til gjeldende lover og avtaler. Med vennlig hilsen Gade-Lundlie, Eivind havnesjef Gade-Lundlie, Eivind havnesjef Postadresse: Telefonnr.: Telefaksnr.: Bankgiro: Postboks 406 Sentralbord postmottak@svk.no 9900 KIRKENES

94 Organisasjonsutvikling Tilbudsinnbydelse for: Utredning av alternative organisasjonsformer for Kirkenes havnevesen En grensesprengende kommune Engasjerte, Grensesprengende, Modige og Helhetstenkende

95 Innhold Beskrivelse av anskaffelsen... 3 Presentasjon av Kirkenes havnevesen:... 3 Tilbudsinnbydelse:... 4 Tidsplan:... 4 Tilbudsbestemmelser:... 4 Kontraktsperiode:... 5 Kontraktsverdi:... 5 Konkurransegrunnlaget... 5 Kunngjøring:... 5 Konkurransegrunnlaget:... 5 Kriterier for tildeling av kontrakt:... 5 Befaring/konferanse:... 5 Krav til tilbyder:... 6 Kompetanse og erfaring:... 6 Krav til tilbudet:... 6 Tilbudet:... 6 Forbehold:... 7 Møter:... 7 Vedståelse:... 7 Forespørsler om konkurransegrunnlaget:... 7 Tilbudsfrist:... 7 Innleveringssted:... 7 Kontrakt:... 8 Side 2 av 8

96 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Sør-Varanger kommune innbyr til konkurranse for anskaffelse av «utredning av alternative organisasjonsformer for kommunens havnevesen». Bakgrunnen for anskaffelsen er at Sør-Varanger kommune ved Kirkenes havnestyre har vedtatt å utrede alternative organisasjonsformer for Kirkenes havnevesen. Vedtaket lyder slik: 1. Havnestyret ber administrasjonen om å utrede alternative organisasjonsformer for Kirkenes Havn. 2. Det bør tas sikte for at ny selskapsform kan være på plass fra Det forutsettes at nødvendige drøftinger gjennomføres med de ansattes organisasjoner». Vedtaket er fattet som følge av interpellasjon fra havnestyrets leder (AP) datert 27. april I interpellasjonen begrunner arbeiderpartiet behovet for vurdering av alternative organisasjonsformer slik: «Med utgangspunkt i omstillingsbehovet som i dag er i Sør-Varanger, og den omstillingsprosessen som er igangsatt, ser Arbeiderpartiet behov for å gjennomgå og vurdere endringer også i driftsform og organisering av havna. Målet er at Havna skal bli en viktig driver i næringsutviklinga i Sør- Varanger. For å nå dette målet mener vi det er behov for å se på andre organisasjonsformer for havna. Vi ønsker derfor at Havnevesenet skal utrede endring av havna fra dagens driftsform til kommunalt foretak». PRESENTASJON AV KIRKENES HAVNEVESEN: Kirkenes havnevesen er en kommunal enhet i Sør-Varanger kommune og ledes av Kirkenes havnestyre. Havnestyret skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver Sør- Varanger kommune har etter havne- og farvannsloven. Dette omfatter ansvar for planlegging og utbygging, rasjonell og effektiv havnedrift av kommunes kaianlegg og havneinnretninger, tilsyn med havneneinfrastruktur, og sikkerhet og fremkommelighet i ansvarsområdet ivaretas. For å opprettholde og videreutvikle Kirkenes havn og havnens trafikkgrunnlag kan havnevesenet engasjere seg i havnetilknyttet virksomhet som finnes hensiktsmessig og fordelaktig for havnevesenet. Kirkenes havnestyre består av 5 medlemmer, inkl. leder og nestleder, med varamedlemmer som er valgt av Sør-Varanger kommunestyre. Havnestyrets funksjonstid følger kommunevalgperioden. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havnevesen forestås av havneadministrasjonen med Sør-Varanger kommunes rådmann som øverste ansvarlige. Rådmannen skal følge de retningslinjer og pålegg som gis av Kirkenes havnestyre. Kommunens administrasjon er organisert etter 2-nivåmodellen med resultatenheter. Havneadministrasjonen er egen resultatenhet og har 7 årsverk. Havneadministrasjonen kjøper havnevakttjenester hos Kirkenes brannvesen, og administrative støttetjenester hos kommuneadministrasjonen. Delegasjon av myndighet framkommer av vedtekt for Kirkenes havnestyre og Sør-Varanger kommunes havneadministrasjon, administrativt delegasjonsreglement og funksjonsbeskrivelser for Sør-Varanger kommune, jf. vedlegg. Side 3 av 8

97 Kirkenes havnevesen har 9 kaianlegg med totalt ca. 700 kaimeter med tilhørende arealer på ca. totalt ca m2 fordelt langs kommunens sjøfront fra Jarfjord i øst til Bugøynes i vest. I Kirkenes er det i tillegg flere private kaianlegg knyttet til skipsindustri, utskipningsanlegg for malm. Kirkenes havnevesen har ca anløp årlig, med totalt ca BT (2015). I 2015 ble det lastet / losset ca tonn gods, hvorav omlastning av oljeprodukter fra Russland utgjorde ca og utskipning av jernmalm ca tonn. I 2015 hadde havnevesenet ca. kr ,- i driftsinntekter, av dette utgjorde avgifter ca. kr ,-. Driftsutgiftene var ca. kr ,-. Havnevesenet fører regnskap etter Kommunelovens bestemmelser. TILBUDSINNBYDELSE: Sør-Varanger kommune ber om tilbud på utredning av alternative organisasjonsformer for kommunens havnevesen. Utredningen skal inneholde: - Redegjørelse for aktuelle organisasjonsformer for organisering av kommunal havnevirksomhet, - Drøftelse av de ulike organisasjonsformer med fokus på; o styring og kontroll, herunder for forvaltning og havnedrift, o innsyn og offentlighet, o økonomiske forhold, o arbeidsgiverrollen, o havnevirksomhetens rolle som næringsutvikler, - Anbefaling av organisasjonsform for Kirkenes havnevesen, - Forslag på plan for implementering av ny organisasjonsform, Tidsplan: Sør-Varanger kommune har følgende tentative framdriftsplan for anskaffelsesprosessen: Aktivitet 2017 Utsendelse av tilbudsinnbydelse Uke 8 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget. 8. mars Tilbudsfrist 15. mars kl. 12:00 Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud. Uke 12 Kunngjøring av resultat/utsendelse av tildelingsbrev. Uke 13 Klagefrist. 31. mars 2017 Kontraktsinngåelse. Uke 14 Frist for innlevering av utredning 01. juni 2017 Tilbudsbestemmelser: Tilbudskonkurransen skal gjennomføres i samsvar med lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser samt gjeldene forskrifter om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen kommer inn under forskriftens del II, anskaffelser under terskelverdien. Side 4 av 8

98 Kontraktsperiode: Oppdraget skal påbegynnes umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Oppdraget anses avsluttet ved levering av utredningen, frist 1. juni Kontraktsverdi: Anskaffelsen forventes ikke å overstige EØS/WTO`s terskelverdi for denne type anskaffelser. Kontraktens verdi er budsjettert til kr ,- eks. mva. KONKURRANSEGRUNNLAGET Kunngjøring: Tilbudsinnbydelsen er sendt ut til tre aktuelle leverandører basert på leverandørundersøkelse gjennomført i Konkurransegrunnlaget: Konkurransegrunnlaget består av denne tilbudsinnbydelsen. Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger hos Eivind Gade-Lundlie, e-post: egl@svk.no. Slike opplysninger blir meddelt alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Sør-Varanger kommune vil velge leverandør av utredning på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud. Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt vurderer dette som formålstjenlig. Utvelgelsen av hvem det eventuelt skal forhandles med vil i så fall skje etter en vurdering av tildelingskriteriene. Kriterier for tildeling av kontrakt: Det skal leveres et tilbud for oppdraget med tilbudsbeskrivelse og pris. Det skal leveres en beskrivelse som i grove trekk angir hvordan oppdraget tenkes gjennomført og løst, herunder også beskrivelse av eventuelle utfordringer i oppdraget. Det skal dokumenteres for framdrift. Kommunen vil velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. For tildelingskriteriene benyttes en skala fra 1-10, hvor 10 er best score. Følgende kriterier vektlegges ved valg av tilbud; - Pris vektes 50 %. - Oppdragsforståelse vektes 50 %. Befaring/konferanse: Det vil ikke bli avholdt intervju i forbindelse med tilbudskonkurransen. Side 5 av 8

99 KRAV TIL TILBYDER: De som er tilsendt denne tilbudsforespørsel anses av kommunen i utgangspunktet som kvalifisert til oppdraget. Det kreves at tilbyder dokumenterer sine kvalifikasjoner for utførelse av utredningen. Før kontrakt vil den leverandøren som bli valgt bli bedt om å bekrefte at følgende møtes: - Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, f.eks. Foretaksregisteret i Brønnøysund (firmaattest), samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. - Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. - Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Tilbyder trenger ikke å levere disse med tilbudet, men valgte tilbyder må legge disse fram før kontrakt/bestilling gjøres. Kompetanse og erfaring: Tilbyder må ha kompetanse med erfaring fra tilsvarende gjennomførte organisasjonsprosesser. Det vil legges vekt på at tilbyder har erfaring og / eller innsikt i organisering av kommunal havnevirksomhet, samt god kunnskap om kommunesektoren. Tilbyderen skal tilby et team med tilstrekkelig antall konsulenter og med den kompetansesammensetning som er nødvendig for å utføre oppdraget i samsvar med oppdragsbeskrivelse og innenfor oppdragets tidsfrister. TILBYDER SKAL DOKUMENTERE KOMPETANSEN SOM ER NØDVENDIG FOR Å UTFØRE OPPDRAGET I SAMSVAR MED OPPDRAGSBESKRIVELSE OG INNENFOR OPPDRAGETS TIDSFRISTER. KRAV TIL TILBUDET: Tilbudet: Tilbudet skal skrives på norsk og bestå av følgende dokument: - Tilbud for oppdraget med tilbudsbeskrivelse, - Dokumentert kompetanse og erfaring, Av hensyn til sammenlikning av de økonomiske vilkår i tilbudene er det ønskelig at følgende kostnadskomponenter framkommer timepris, totalt antall timer, reisekostnader, og andre kostnader totalt. Alle priser oppgis eks. mva. Tilbudet skal være fullstendig, inneholde dokumentasjon i henhold Side 6 av 8

100 til konkurransegrunnlaget og satt opp i samsvar med dette punkt. Ufullstendige tilbud vil bli avvist i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser. Forbehold: Dersom tilbyder har forbehold til konkurransegrunnlaget skal dette klart gå fram av tilbudsbrevet. Forbeholdene må være så klare og godt beskrevet at oppdragsgiveren kan beregne alle kostnadskonsekvenser av disse under evalueringen av tilbudene. Tilbud med forbehold som ikke enkelt kan kostnadsvurderes, og som vanskeliggjør evalueringen av tilbudene, kan bli avvist. Møter: Det legges opp til 2 møter til sammen med oppdragsgiver i Kirkenes. Alle kostnadene til møtene som reiseopphold og tid skal være inkludert i fastprisen, men skal prises særskilt. Vedståelse: Tilbudet skal være bindende i 3 mnd. etter tilbudsfristens utløp. Forespørsler om konkurransegrunnlaget: Forespørsler om konkurransegrunnlaget skal være skriftlig og rettes til: Sør-Varanger kommune, Havnevesenet, att.: E-post: Eivind Gade-Lundlie egl@svk.no Evt. endringer, suppleringer eller rettelser av tilbudsgrunnlaget skal være i skriftlig form og senest innen 2 dager før tilbudsfristens utløp. Tilbudsfrist: Frist for mottak av tilbud er: 15. mars 2017, kl. 12:00. Tilbudet skal være mottatt på innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Innleveringssted: Tilbudet skal sendes eller leveres i lukket konvolutt til: Sør-Varanger kommune, Postboks 406, 9915 Kirkenes Eller leveres: Servicekontoret, Rådhuset i Kirkenes. Side 7 av 8

101 Tilbudet merkes med «Tilbud utredning av alternative organisasjonsformer for Kirkenes havnevesen», samt vår referanse 16/1803. Tilbudet skal ikke sendes pr. epost eller faks. KONTRAKT: Kontrakt vil bli tegnet på bakgrunn av antatt tilbud, og dette tilbudsgrunnlag med vedlegg. Side 8 av 8

102 SØR-VARANGER KOMMUNE KIRKENES HAVNEVESEN Adresseliste Vår ref.: Saksnr.: 16/1803/15 Saksbehandler: Gade-Lundlie, Eivind Deres ref.: Telefonnr.: Dato: Epostadresse: TILBUDSINNBYDELSE FOR UTREDNING AV ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER FOR KIRKENES HAVNEVESEN Sør-Varanger kommune ved Kirkenes havnevesen innbyr med dette til konkurranse for anskaffelse av «utredning av alternative organisasjonsformer for Kirkenes havnevesen». Vedlagt følger tilbudsinnbydelse av og kommunen viser derfor til denne. Med vennlig hilsen Gade-Lundlie, Eivind havnesjef Vedlegg: - Tilbudsinnbydelse for utredning av alternative organisasjonformer for Kirkenes havnevesen, - Vedtekt for Kirkenes havnestyre og Sør-Varanger kommunes havneadministrasjon, Postadresse: Telefonnr.: Telefaksnr.: Bankgiro: Postboks 406 Sentralbord postmottak@svk.no 9900 KIRKENES

103 Side 1 Vedtekt for Kirkenes havnestyre og Sør-Varanger kommunes havneadministrasjon. Vedtatt av Kirkenes havnestyre den og fastsatt av Sør-Varanger kommunestyre ooooooooo 1 ORGANISASJON OG FORMÅL. Kirkenes havnevesen er en kommunal bedrift som eies av Sør-Varanger kommune og ledes av Kirkenes havnestyre. Havnebedriften skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver Sør-Varanger kommune har etter havne- og farvannsloven, og de bestemmelser som er gitt i medhold av denne loven. Kirkenes havnevesen skal sørge for en rasjonell og effektiv havnedrift, føre tilsyn med trafikken i Sør-Varanger kommunes sjøområde, samt forvalte Kirkenes havnekasses eiendommer og innretninger med sikte på en best mulig ressursutnyttelse. For å opprettholde og videreutvikle Kirkenes havn og havnens trafikkgrunnlag kan Kirkenes havnevesen engasjere seg i havnetilknyttet virksomhet som finnes hensiktsmessig og fordelaktig for havnevesenet. 2 VALG OG SAMMENSETNING AV HAVNESTYRET. Kirkenes havnestyre består av 5 medlemmer, samtlige medlemmer har stemmerett. Side 2 of 5 Til Kirkenes havnestyre skal Sør-Varanger kommunestyre velge 5 ordinære medlemmer med varamedlemmer. Havnestyrets leder og nestleder velges av Sør-Varanger kommunestyre blant havnestyrets ordinære medlemmer. Havnestyrets funksjonstid følger kommunevalgperioden. 3 DAGLIG LEDELSE OG ADMINISTRASJON. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havnevesen forestås av havneadministrasjonen med Sør-Varanger kommunes rådmann som øverste ansvarlige. Rådmannen skal følge de Vedtekt - Kirkenes havn

104 Side 2 retningslinjer og pålegg som gis av Kirkenes havnestyre. I saker som angår den daglige ledelse og drift av havnen kan havnestyret delegere sin myndighet til rådmannen. Rådmannen kan videredelegere sin fullmakt. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havnevesen omfatter ikke saker som etter Kirkenes havnevesens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger kan likevel treffe beslutning i slike saker dersom havnestyrets behandling ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for havnevesenet. I slike tilfeller skal havnestyrets leder snarest underrettes om saken. 4 HAVNESTYRETS MØTER. Havnestyret skal ha møte når havnestyrets leder finner det påkrevet eller minst 3 av havnestyrets 5 stemmeberettigede medlemmer krever det. Havnestyret innkalles normalt skriftlig med en frist på 10 dager. Saksdokumentene til havnestyremøtet sendes sammen med innkallelsen til havnestyrets medlemmer, varamedlemmer og andre som har møterett i havnestyret. Havnestyret er beslutningsdyktig når minst 3 av havnestyrets stemmeberettigede medlem er tilstedet. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Sør-Varanger kommunes ordfører og rådmann har møte-, tale- og forslagsrett ved havnestyrets møter. Rådmannen kan forlange protokolltilførsel i alle saker havnestyret behandler. Rådmannen kan la seg representere av annen kommunal tjenestemann/-kvinne, med rådmannens rettigheter. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger kan ikke være medlem av havnestyret. Havnesjefen har rett og plikt til å møte i havnestyrets møter, og rett til å uttale seg i alle saker havnestyret har til behandling. Etter havnestyrets nærmere bestemmelser kan også andre gis rett til å møte med talerett på havnestyrets møter. En representant for de ansatte i Kirkenes havnevesen har møte- og talerett i havnestyrets møter når havnestyret behandler saker som gjelder budsjett og /eller bemanningsplaner j.f.r. Hovedavtalens PROTOKOLL FRA HAVNESTYRETS MØTER. Rådmannen har ansvaret for at det føres protokoll ved havnestyrets møter. I protokollen skal havnestyrets beslutninger inntas med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Protokollen undertegnes av møteleder samt av et annet styremedlem som utpekes av havnestyret. Utskrift av møteprotokollen sendes ut innen 14 dager etter havnestyrets møter, til havnestyrets medlemmer, og til andre med ordinær møterett i havnestyret. 6 HAVNESTYRETS VIRKSOMHET OG MYNDIGHET. Kirkenes havnestyre har det kommunale ansvaret for planlegging, utbygging og drift av Sør- Varanger kommunes kaianlegg og havneinnretninger. Kirkenes havnestyre skal føre tilsyn med at kaianlegg og andre anlegg og innretninger samt arealer innen Sør-Varanger kommunes Vedtekt - Kirkenes havn

105 Side 3 havneområde er i forsvarlig stand, og at ferdselen på sjø og land innen ansvarsområdet ikke hindres eller vanskeliggjøres. Kommunestyret kan ikke delegere myndighet til å fastsette eller endre grensene for Sør- Varanger kommunes havneområde. Under utøvelsen av sin virksomhet har Kirkenes havnestyre all den myndighet som ellers tilligger Sør-Varanger kommune etter lov nr 19: Lov om havner og farvann med tilhørende forskrifter. Kirkenes havnestyre skal føre tilsyn med havneadministrasjonen, og har ansvaret for at det utarbeides årsberetning for havnen. For øvrig avgir Kirkenes havnestyret uttalelse/innstilling i alle saker som kan ha betydning for drift og forvaltning av Kirkenes havnevesen, og eller i saker som kan ha drifts- eller samferdselsmessig betydning for havnevirksomheten i Sør-Varanger kommune. Rådmannen påser at havnestyrets uttalelse blir innhentet før slike saker behandles i Sør-Varanger kommunes øvrige organ, eller når kommunen er høringsinstans for statlige eller fylkeskommunale organ. Driftsåret følger kalenderåret. Havnestyret skal innen utgangen av juni måned forelegge kommunestyret årsberetning og revidert regnskap for siste driftsår. Innen utgangen av november måned skal havnestyret forelegge kommunestyret forslag til investeringsbudsjett for kommende kalenderår, samt forslag til driftsbudsjett dersom dette forutsetter bevilgninger over kommunebudsjettet. 7 BEMANNING OG PERSONALFORVALTNING. Kirkenes havnevesen skal ha en havnesjef med faglig ansvar for den maritime virksomhet. Kvalifikasjonskrav og stillingsbeskrivelse for havnesjefen fastsettes av rådmannen etter å ha innhentet uttalelse fra havnestyret. For øvrig fastsetter havnestyret de nødvendige bemanningsplaner (antall årsverk) for en forsvarlig drift av Kirkenes havnevesen. Innenfor bemanningsplanen avgjør rådmannen det øvrige personalets kvalifikasjonskrav, stillingsbeskrivelse og arbeidsområde. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger forestår havnevesenets personalforvaltning i overensstemmelse med lover, reglement og tariffavtaler som gjelder for Sør-Varanger kommunes arbeidsgivervirksomhet og eventuelle retningslinjer fastsatt av Sør-Varanger kommune. Side 4 of 5 Rådmannen fastslår organisasjonsplaner i henhold til ovenstående og konstituerer i havnevesenets stillinger etter behov. Personalpolitiske tiltak, lønnsfastsetting og organisasjonsendringer som krever regulering av havnevesenets driftsbudsjett skal godkjennes av havnestyret. 8 ENKELTVEDTAK. Utgått 9 KOMMUNALE FORSKRIFTER. Kirkenes havnestyre fastsetter kommunale forskrifter etter lov nr 19: Lov om havner og farvann, 14 og 42, herunder ordensforskrifter for havnen og bestemmelser om avgifter og priser for varer og tjenester. Vedtekt - Kirkenes havn

106 Side 4 10 VEDERLAG FOR BRUK AV HAVNENS TJENESTER OG INNRETNINGER. Det kan kreves vederlag for bruk av havnens tjenester og innretninger i de tilfeller havnens kostnader ved å tilby slike, ikke dekkes gjennom de offentlige havneavgiftene. Vederlag fastsettes av havnestyret, og inngår i havnekassens aktiva. 11 HAVNENS ØKONOMIFORVALTNING OG BUDSJETT. Det påligger havnestyret å sørge for at havnen drives mest mulig kostnadseffektivt. Havnestyret har den myndighet i budsjettsaker som etter gjeldende budsjettforskrifter kan delegeres til havnestyret som styre i den kommunale havnebedriften. Havnens midler, så som avgiftsinntekter, vederlag, renteinntekter og andre avkastninger, overføringer, tilskudd og fondsavsetninger skal holdes adskilt i egen havnekasse og kan bare brukes til havneformål. Eiendommer og innretninger anskaffet for havnekassens midler skal anses som særlige havneinnretninger tilhørende havnekassen. Havnestyret avgjør hvordan havnekassens midler skal forvaltes, og treffer beslutning om plassering av midler, samt om bortleie og bortfeste av havnens eiendommer og innretninger. Innenfor vedtatte budsjettrammer kan havnestyre også treffe beslutning om anskaffelse og avhendelse av havnens eiendommer og innretninger. Havnestyret kan treffe bestemmelse om overføring av bevilgede midler fra ett regnskapsår til det neste, og kan dessuten disponere fondsmidler innenfor de rammer som angis ved fondsavsetningen. Havnestyret har myndighet til å treffe vedtak i saker som krever tilleggsbevilgning, dersom bevilgningene ikke overstiger de midler som kan brukes til havneformål, jf lov nr 19: Lov om havner og farvann. Side 5 of 5 Etter kommunestyrets bestemmelse kan havnestyret oppta lån for å finansiere investeringer i samsvar med budsjett vedtatt av kommunen, herunder velge långiver. Dersom det ytes kommunalt tilskudd til havnens drift eller investeringer, kan det tas forbehold om tilbakebetaling av tilskuddet. Slike forbehold må komme klart til uttrykk ved bevilgningen av tilskuddet, og tilbakebetalingen må ikke medføre sikkerhetsmessige eller betydelige konsekvenser for havnens forsvarlige drift. 12 IKRAFTTREDELSE. Denne vedtekt trer i kraft fra den dato som kommunestyret bestemmer, dvs 25. april 2012 Vedtekt - Kirkenes havn

107 Fra: Ingvild Wartiainen Til: Eivind Gade-Lundlie Emne: ny sak til havnestyret Dato: 27. april :20:38 Hei Eivind, jeg vil melde følgende sak: Med utgangspunkt i omstillingsbehovet som i dag er i Sør-Varanger, og den omstillingsprosessen som er igangsatt, ser Arbeiderpartiet behov for å gjennomgå og vurdere endringer også i driftsform og organisering av havna. Målet er at Havna skal bli en viktig driver i næringsutviklinga i Sør-Varanger. For å nå dette målet mener vi det er behov for å se på andre organisasjonsformer for havna. Vi ønsker derfor at Havnevesenet skal utrede endring av havna fra dagens driftsform til kommunalt foretak. Vennlig hilsen Ingvild Wartiainen Leder Havnestyret

108 Vedlegg til saksfremlegg: Tabell nr 1 Havnestatistikk i nøkkeltall: Figur nr 1 Organisasjonskart for Kirkenes havnevesen:

109 Figur n 2 Organisasjonsform for kommunale havner med stamnetterminal: Kilde: Regjeringen nasjonale havnestrategier 2015

110 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Wollmann, Siv Merete Enhetsleder: Wollmann, Siv Merete, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Hansen, Cecilie Dato: Utvalg Saksnummer Dato Formannskapet 023/ Kommunestyret 030/ REGLEMENT FOR POLITISKE UTVALG Vedlagte dokumenter: Reglement for politiske utvalg Dokumenter i saken: FORSLAG TIL REGLEMENT FOR UNGDOMSRÅDET REGLEMENT FOR UNGDOMSRÅDET - TIL HØRING MELDING OM VEDTAK FRA KOMMUNESTYRET : REVIDERING AV REGLEMENT FOR POLITISKE UTVALG Kort sammendrag: Kommunestyret har vedtatt å revidere reglementer for politiske utvalg. Det er nedsatt en arbeidsgruppe bestående av gruppeledere for partier representert i kommunestyret. Gruppa har utarbeidet et forslag til nytt reglement for resten av kommunestyreperioden, som presenteres her. Reglementet er delt inn i 2 deler, og består av de reglementene som tidligere har vært separate dokumenter: Reglement for politiske utvalg Innsynsreglement

111 Godtgjøringsreglement Dette gjør det mer oversiktlig, og enklere å gjøre endringer ved behov, uten at hele reglementet tas opp til behandling. Når det gjelder saklige virkeområder, er disse tatt ut av reglementet. Dette henger sammen med at de vil framkomme i delegasjonsreglementet. Mot slutten av inneværende kommunestyreperiode, må godtgjøringsreglementet tas opp til ny behandling for perioden De endringer som er gjort, er markert i reglementet. Faktiske opplysninger: Hovedpunktene i de endringene som er gjort: Politisk organisering er oppdatert i fht. dagens struktur Saklige virkeområder er tatt ut av reglementet, og skal kun finnes i delegasjonsreglementet. Presisering av kommunestyrets plikt til å ta samtlige innstillinger fra utvalgene som har innstillingsrett, opp til avstemning Formannskapsmøter skal, i tillegg til kommunestyremøter, streames. Dette innebærer bl.a. at innlegg i formannskapet må skje fra talerstolen. Åpning for at også andre møter kan streames. Bestemmelse om at representanter ikke trenger å være tilstede under hele saksbehandlingen for å kunne avgi stemme Presisering av at forslag skal leveres via Møteportalen/elektronisk. Særlig om protokolltilførsel Endring av antall dager før saker og innkalling til møter skal publiseres omgjort til virkedager i stedet for dager, h.h.v. 7 for råd/utvalg og 10 for kommunestyret. Reglement for ungdomsrådet er endret i tråd med ungdomsrådets eget forslag Havnestyrets vedtekter er tatt inn i reglementet Reglement for kontrollutvalg har vi ikke hatt i kommunen. Forslag fremmes av kontrollutvalget selv og innarbeides i dette reglementet når det foreligger. Det er tatt inn en oversikt over kommunal representasjon i eksterne styrer, råd og utvalg. Dette gir verdifull informasjon når det skal velges representanter. Godtgjøringsreglementet er uendret, men skal tas opp til ny behandling i løpet av 2019 og gjelde fra og med neste kommunestyreperiode. Innsynsreglementet har gjennomgått en «språkvask» og er endret i fht. loven. Det skal tas inn egne etiske retningslinjer for folkevalgte. Arbeidsgruppa ønsker at dette ses i sammenheng med etiske retningslinjer for ansatte, slik at det blir felles regler, som innlemmes i dette reglementet. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør

112 kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Folkehelse: Kompetansebygging: Økonomi: Det vil medføre økte kostnader med å ta i bruk streaming for formannskap i tillegg til kommunestyret. Kostnadene er forbundet med tilstedeværelse av IT-personell, produksjon og redigering av streamen, samt økt materiellslitasje. Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger:* Alternativ til innstilling:* Forslag til innstilling: Reglement for politiske utvalg vedtas. Nina Bordi Øvergaard rådmann

113 FORSLAG REGLEMENT FOR POLITISKE UTVALG I SØR-VARANGER KOMMUNE Vedtatt av Sør-Varanger kommunestyre 1

114 INNHOLDSFORTEGNELSE Del 1: a) Innledning 03 b) Politisk organisering.04 c) Fellesbestemmelser.05 d) Reglement for kommunestyret 12 e) Reglement for formannskapet.17 f) Reglement for utvalgene.19 g) Reglement for administrasjonsutvalget 21 h) Reglement for klagenemnda 23 i) Reglement for dispensasjonsutvalget 25 j) Reglement for eldrerådet 27 k) Reglement for rådet for likestilling av funksjonshemmede 28 l) Reglement for ungdomsrådet..30 m) Vedtekter for havnestyret..34 n) Reglement for kontrollutvalget 39 Del 2: a) Representasjon i eksterne styrer, råd og utvalg b) Godtgjøringer/økonomiske vilkår.... c) Innsynsrett.. d) Etiske retningslinjer.. 2

115 DEL 1 3

116 A. INNLEDNING Reglement for politiske utvalg i Sør-Varanger er utarbeidet med bakgrunn i kommuneloven, forvaltningsloven, særlover og forskrifter. Formålet med kommuneloven er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap, og med sikte på bærekraftig utvikling. De utvalg som ikke her er nevnt med eget reglement, arbeider etter prinsippene i kommuneloven i forhold til valg, sammensetning, gjennomføring av møter m.v., og skal følge intensjonene lagt i dette reglement. Reglementet revideres av kommunestyret minst 1 gang pr. valgperiode. 4

117 B. POLITISK ORGANISERING 2018 Kommunestyret Kontrollutvalget Formannskapet Klagenemnda Sakkyndig nemnd eiendomsskatt Dispensasjonsutvalget Rådet Administrasjonsutvalget funksjons- for likestilling av hemmede Sakkyndig klagenemnd eiendomsskatt Valgkomiteen Fondsstyret Primærnæringsfondet Utvalg for levekår Utvalg for plan og samferdsel Havnestyret Ungdomsrådet Komite for samefolkets dag Eldrerådet 17. maikomiteen Viltnemnda 5

118 C. FELLESBESTEMMELSER Disse bestemmelsene gjelder alle organer nevnt i dette reglement. INNSTILLINGSPLIKT OG INNSTILLINGSRETT Følgende organ har innstillingsplikt i saker som skal behandles av Sør-Varanger kommunestyre: Formannskapet I økonomiplan, årsbudsjett, skattevedtak. Forøvrig har formannskapet innstillingsrett i saker som fremmes i h.h.t. sitt saklige virkeområde. Kontrollutvalget I saker som framgår av lov og forskrift, eller der kommunestyret spesielt har bedt om det. Om saksforberedelse, vises til kommunelovens 77 nr. 6. Valgkomiteen I alle saker som gjelder valg som skal foretas av kommunestyret. Utvalgene Har innstillingsrett i alle andre saker som skal behandles av kommunestyret, jfr. deres saklige virkeområde. Kommunestyret plikter å ta samtlige innstillinger opp til avstemning. MØTEPLAN Møter holdes i henhold til møteplan, som er satt opp av ordfører i samråd med gruppeledere og vedtatt av kommunestyret. I tillegg kan det holdes møter når møteleder finner det påkrevet eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Jfr. kommunelovens 32 nr. 1. Møtene holdes for åpne dører, hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens Åpne møter i formannskapet og kommunestyret tas opp og kringkastes via kommunens nettsted. Andre åpne møter kan tas opp og kringkastes. Møtene kunngjøres på kommunens nettsted, med saksliste og saksdokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet og gjøres tilgjengelig elektronisk for medlemmer og varamedlemmer. Møteleder setter opp saksliste for det enkelte møte. Rådmannen skal påse at de saker som er satt opp på sakslisten er forsvarlig utredet, jfr. kommunelovens 23 nr. 2. 6

119 TAUSHETSPLIKT, ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER Møter i politiske utvalg holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens 31. Politiske utvalg plikter å treffe vedtak om å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt eller sak som angår arbeidstakers tjenestlige forhold. Politiske utvalg kan treffe vedtak om å lukke et møte når hensynet til personvern krever det, eller når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne vært unntatt offentlig innsyn etter offentleglova, om de hadde stått i et dokument. Debatt om å lukke møtet foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller organet vedtar det. Folkevalgte plikter å bevare taushet om de dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt eller er unntatt offentlighet etter reglene i offentleglova. Folkevalgte skal undertegne taushetserklæring. Når en sak behandles for lukkede dører, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene/debatten, med mindre organet bestemmer noe annet. MØTETS ÅPNING Møtet startet med å registrere møtende medlemmer og varamedlemmer, godkjenning av innkalling og saksliste, samt oppnevning av 2 representanter til å godkjenne protokollen. Møteleder erklærer møtet for lovlig satt dersom det lovmessige minsteantall er tilstede, og de formelle sider vedrørende innkalling og saksliste er godkjent. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet skal melde seg til møteleder før de kan delta i møtet. Skjer frammøtet etter at en sak er tatt opp til avstemning, må medlemmet vente til neste sak på dagsorden før en kan ta del i forhandlingene. REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING AV SAKENE Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av noens forfall, eller andre saker relatert til saksliste eller forretningsorden, behandles dette først. Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Organet kan med alminnelig flertall vedta annen rekkefølge. Spørsmål skal, uten hensyn til nummerorden, behandles etter de øvrige saker. Møteleder skal ved møtets begynnelse gi orientering om mottatte spørsmål. Alle representanter kan rette spørsmål til møteleder, også om saker som ikke står på sakslisten. 7

120 Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning eller at kommunestyret vedtar å utsette behandlingen av den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til møtet, kan ikke tas opp til realitetsbehandling dersom møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette. FORFALL TIL MØTE OG FRAVÆR UNDER MØTET Medlemmer av folkevalgte organer har plikt og rett til å delta på kommunestyremøtene. Har medlemmer forfall til et møte, innkalles varamedlemmer så vidt mulig i den nummerorden de er valgt. Når medlemmer melder forfall, eller antar de er inhabile i en sak, plikter gruppeleder å innkalle varamedlem som kan møte i deres sted. Medlemmene skal også melde fra til møteleder på forhånd der det er grunn til å anta at en kan være inhabil ved behandlingen av en sak. Må noen p.g.a. lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, skal vedkommende skriftlig søke om permisjon fra møtet. Fra møtet er lovlig satt og til dets slutt, kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for et kortere eller lengre tidsrom uten at dette er klargjort med møteleder. Medlem som er tilstede når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme. Det er ikke et vilkår at medlemmet har vært tilstede i møtelokalet under hele saksbehandlingen, og det aksepteres at medlem innfinner seg ganske kort tid før avstemning men likevel så tidlig at vedkommende har tid og mulighet til å orientere seg om hva som er voteringstema og hvordan saken står før det avgis stemme. INHABILITET Den som erklæres inhabil i en sak, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Organet fatter vedtak om habilitet for det enkelte medlem. Om inhabilitet gjelder kommunelovens 40 nr. 3 og 4. Etter forvaltningslovens 10 vil lovens inhabilitetsregler gjelde for offentlig ansatte og folkevalgte. ORDFØRER OG SAKSORDFØRERS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. Ordfører eller vedkommende utvalgsleder der saken først behandles, utpeker saksordfører for hver sak. Saksordføreransvaret skal rullere blant utvalgenes faste medlemmer. Brukereller arbeidstakerrepresentanter kan ikke utpekes som saksordførere i saker som skal videre til andre politiske utvalg. Saksordfører overtar ansvaret for en sak når den foreligger ferdigbehandlet fra rådmannen. 8

121 Saksordfører plikter å sette seg inn i saken, og i samråd med rådmannen avklare spørsmål eller innhente tilleggsopplysninger. Opprinnelig saksordfører i det utvalget saken først behandles, beholder saksordføreransvar til saken er ferdig behandlet i kommunestyret. Møteleder leser opp den betegnelsen saken har fått i innkallingen og ber saksordfører redegjøre for saken. Saksordfører refererer den innstilling/forslag til vedtak som foreligger, og redegjør kort for tidligere behandling av saken. Dersom det foreligger tilleggsdokumenter/-opplysninger i saken, skal det alltid informeres om dette, samt om det er innkommet spørsmål i saken. Ved ulike innstillinger fra formannskap og utvalg, skal begge fremmes for kommunestyret. ORDSKIFTET. Etter saksordførers orientering gis det anledning til spørsmål om saken. Etter at saksordfører har svart på spørsmål, debatteres saken. Representanter får ordet i den rekkefølge de melder seg. Maksimum taletid er 5 minutter for første gangs innlegg, og 2 minutter ved senere innlegg. Representantene tegner seg til innlegg ved håndsopprekking. Alle replikker og innlegg skal i kommunestyret og formannskapet framføres fra talerstolen. Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Etter hvert innlegg gis det anledning til replikk på maksimum 1 minutt. Alle som ønsker replikk til et innlegg må tegne seg i løpet av innlegget. Representantene tegner seg til replikk ved å forme en V med fingrene. Replikken skal være direkte rettet til innlegget, og må ikke få form av et nytt innlegg eller bli en replikk til en av de andre replikkene. Etter replikkrunden får den som hadde innlegget anledning til en sluttreplikk på maksimum 1 minutt. Etter at strek er satt for ordskiftet, gis det ikke anledning til replikk. Hvis møtelederen ønsker å delta i ordskiftet, skal vedkommende overlate møteledelsen til nestleder, jfr. kommunelovens Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov til å lage uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Ved gjentatte overtredelser kan forsamlingen vedta at vedkommende skal utestenges for resten av møtet, etter at møtelederen først har gitt advarsel. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, medmindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette opp misforståelser fra talerens side. 9

122 AVSLUTNING AV ORDSKIFTET Sluttstrek på talelista foreslås av møtelederen når en sak synes å være ferdig utdebattert. Samtidig med forslag om sluttstrek gis representantene mulighet til å tegne seg. Det skal være orientert om forslag til vedtak før sluttstrek settes. FORSLAG Forslag kan ikke settes fram av andre enn organets medlemmer. Forslag skal som hovedregel leveres elektronisk, via det møtesystem kommunen benytter for representantene. Unntaksvis kan forslag leveres i papirform. Forslaget skal da være underskrevet av forslagsstilleren og leveres møteleder. Møteleder skal referere alle forslag før ordskiftet er avsluttet. AVSTEMNING. Når ordskiftet er ferdig, sier møteleder fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskiftet om den eller settes fram nye forslag om den. Heller ikke er det i dette tidsrommet anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er tilstede under behandlingen av saken, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg kan blank stemmeseddel brukes. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølge av stemmegivningen og eventuelt avstemningsmåten. Blir det ordskifte om dette, skal møteleder nøye se til at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet. Før endelig avstemning i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemninger som ikke er bindende. Er den innstilling eller forslag det skal stemmes over delt inn i poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter prøveavstemning - over hele innstillingen eller forslaget. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av kommuneloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, er møteleders stemme avgjørende. 10

123 STEMMEMÅTEN Avstemningen iverksettes på en av disse måtene: a) Ved stilltiende godkjenning, dersom ingen motsetter seg dette. b) Ved at møteleder oppfordrer medlemmer som er mot et forslag til å rekke opp hånden. Kontraavstemning skal gjennomføres dersom møteleder eller medlem krever det. c) Ved sedler uten underskrift. Denne avstemningsmåten kan kun benyttes ved valg eller tilsetting, og skal brukes ved slike avstemninger dersom medlem krever det. To medlemmer utpekt av møteleder, teller opp stemmene. Ved stemmelikhet, gjør møteleders stemme utslaget, dog gjelder ved valg og tilsetting bestemmelser gitt i kommunelovens SEKRETARIAT OG PROTOKOLLFØRING. Det skal føres protokoll fra møter. Rådmannen har ansvaret for at sekretariatsfunksjonen utføres. Sekretariatet har ansvaret for tilgjengeliggjøring av saksdokumenter, tilrettelegging for møtegjennomføring, protokollførsel og nødvendig etterarbeid. Protokollen skal i utgangspunktet gjøres ferdig i møtet. Godkjent protokoll gjøres kjent på kommunens nettsted senest 2 virkedager etter møtet. For hvert møte føres i protokollen: Møtested og -tid Frammøtte representanter og vararepresentanter Meldte forfall Hvem som møter fra administrasjonen Møteleder Møtesekretær Permisjoner Inhabile Spørsmål utenom sakslista Orienteringer Protokolltilførsler Godkjenning av innkalling og saksliste Hvilke representanter som ble valgt til å godkjenne protokollen Saker nummerert i rekkefølge (saksliste), med navn på saksordfører For hver sak, rådmannens forslag og evt. innstillinger For den enkelte sak, de forslag som fremmes For den enkelte sak, de forslag som trekkes For den enkelte sak, stemmetall for og mot de enkelte forslag og innstilling Organets vedtak 11

124 Om noen trer til eller fra under forhandlingene, slik at det av protokollen framkommer hvem som har deltatt i behandlingen av den enkelte sak. Om protokolltilførsler: En protokolltilførsel er et mindretalls spesielle merknader som ønskes tatt med i protokollen for møtet. Dersom en representant ønsker protokolltilførsel etter at votering er foretatt i en sak, avgjør møteleder om protokolltilførsel skal tillates. Dersom møteleder ikke vil godta en protokolltilførsel, og det protesteres mot møtelederens avvisning, skal organet ved votering avgjøre om protokolltilførselen skal godtas inntatt i protokollen eller ikke. I alminnelighet bør ikke en protokolltilførsel avvises. Her må utvises et rimelig skjønn. SAKLIGE VIRKEOMRÅDER/DELEGASJON Kommunestyrets og de øvrige utvalgs saklige virkeområder (ansvarsområder) finnes i kommunens delegasjonsreglement. 12

125 D. REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET I SØR-VARANGER KOMMUNE 1. VALG OG SAMMENSETNING Kommunestyret velges av kommunens stemmeberettigede innbyggere etter regler fastsatt i valgloven. Valget gjelder for 4 år. Kommunestyrets medlemstall er ved særskilt vedtak fastsatt til 27 representanter. Kommunestyret trer i funksjon fra det konstituerende møtet. Ved uttreden eller suspensjon, opprykk og nyvalg, vises det til kommunelovens 15 og 16. Etter søknad kan kommunestyrets medlemmer innvilges fritak fra vervet. 2. ARBEIDSOMRÅDE Kommunestyret er kommunens øverste politiske organ med overordnet ansvar for hele kommunens virksomhet, og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. 3. SAKSBEHANDLINGSREGLER FOR KOMMUNESTYRET - uendret I henhold til kommunelovens 39 fastsetter kommunestyret selv reglement for nærmere regler for saksbehandling i folkevalgte organer. De regler som gjelder for saksbehandling i Sør-Varanger kommunestyre følger av dette reglement. 4. FORBEREDELSE AV SAKER TIL KOMMUNESTYRET - uendret Saksforberedelsen skal bygge på prinsippet om fullført saksbehandling. Samtlige forslag som framlegges for kommunestyret skal inneholde forslag til vedtak. Forslag til vedtak fremmes av de organ som har innstillingsrett. Rådmannen har ansvaret for at saker er forsvarlig forberedt før de framlegges for politisk behandling. 5. KOMMUNESTYRETS MØTER Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 10 virkedager før møtet til kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Saker om økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak skal gjøres kjent senest 14 virkedager før møtet. Møtet ledes av ordfører, eller i dennes fravær varaordfører. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Kommunestyrets vedtak fattes i møter. Kommunestyret er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede under behandlingen av saken. 13

126 Rådmannen har møteplikt og talerett i kommunestyrets møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. 6. AVSTEMNING VED ØKONOMIPLAN, ÅRSBUDSJETT OG ANSETTELSER. Økonomiplan/årsbudsjett Ved behandling av økonomiplan eller årsbudsjett foretas det først en prøvevotering over hvert enkelt hovedkapittel. Er det først framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs prøvevotering, voteres det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved denne. Tilslutt stemmes det over økonomiplan og årsbudsjett som helhet. Valg/ansettelser Ved flertallsvalg og ansettelser, er den eller de valgt eller ansatt som har fått mer enn halvparten av de avgitte stemmer, såfremt hensyn til balanse mellom kjønnene er ivaretatt. Hvis ingen eller et utilstrekkelig antall får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved denne er den eller de valgt eller ansatt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet avgjøres ansettelse av møteleder, mens valg avgjøres ved loddtrekning. Forholdsvalg: Skal det velges 2 eller 3 medlemmer, skal hvert kjønn være representert på den enkelte liste. Skal det velges 4 eller 5 medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Skal det velges 6 til 8 medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Skal det velges 9 medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og skal det velges flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 %. Medlemsplasser fordeles ved bruk av delingstall 1, 2, 3, 4 osv. Viser det seg at et kjønn etter denne framgangsmåten vil bli representert med færre medlemmer fra en liste enn det som følger av kravene over, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn så langt mulig opp på listen i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse. Valg av leder og nestleder for folkevalgte organ holdes som flertallsvalg. Valg av medlemmer til nemnder holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som flertallsvalg. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. 14

127 7. INTERPELLASJONER OG SPØRSMÅL uendret Utenom saker som er ført opp på innkallingen til møtet, kan kommunestyrets representanter rette spørsmål til ordføreren. Spørsmål som ønskes besvart i førstkommende møte må være registrert hos sekretariatet senest 5 virkedager før møtet. I den grad det er mulig, skal ordfører besvare forespørselen selv. Spørsmål som angår prinsipielle forhold, behandles som interpellasjoner, mens spørsmål som gjelder konkrete forhold, behandles som spørsmål. Spørsmål skal protokolleres. Interpellasjoner Ved behandling av interpellasjoner, kan interpellanten, ordføreren og den som besvarer, få ordet 2 ganger. For øvrig skal ingen ha ordet mer enn 1 gang. Taletiden ved behandlingen av interpellasjoner avgrenses til 5 minutter for første innlegg for interpellant og den som besvarer, og neste innlegg 2 minutter. Behandling av interpellasjoner skal som hovedregel ikke vare mer enn 30 minutter. Spørsmål Ved behandling av spørsmål, kan spørsmålsstiller og den som svarer ha ett innlegg hver, begrenset til 5 minutter, og dessuten ha ordet en gang hver til konkrete bemerkninger, herunder for å stille tilleggsspørsmål og gi svar. Ingen andre gis anledning til å ta ordet. Spørsmål framsatt i møtet Spørsmål som rettes til ordfører i møter, skal meldes i forbindelse med godkjenning av sakslista ved møtets åpning. Møteleder vurderer hvordan spørsmålet skal besvares, herunder om det skal besvares i neste møte. 8. SPØRRETIMER 2 ganger pr. år arrangeres spørretime i kommunestyret. Spørretimen er ikke en del av det ordinære kommunestyremøtet, og spørsmål som angår saker som står på sakslisten, avvises. Alle som er bosatt i kommunen, kan ved personlig frammøte, ved brev eller epost til ordføreren, stille spørsmål til kommunestyret. Spørsmål kan stilles på vegne av en selv, en annen person, en organisasjon, bedrift eller virksomhet. Spørsmål som stilles, må gjelde kommunale forhold, og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere. Personlige saker, og saker underlagt taushetsplikt, kan ikke tas opp. Spørsmålene må være korte, og som hovedregel ikke overstige 5 minutter. 15

128 For å sikre at den som skal besvare spørsmålet, må disse som hovedregel framsettes minst 5 virkedager før kommunestyremøtet. Det kan likevel gis adgang til å stille spørsmål fram til kommunestyrets start, begrunnet i helt spesielle forhold. Møteleder avgjør i slike tilfeller om svar på spørsmålet skal gis i neste møte. Svartiden skal holdes innenfor en tidsramme på 5 minutter. Det gis mulighet for oppfølgingsspørsmål. Spørsmål og svar skal framføres fra talerstolen. 9. INNBYGGERINITIATIV OG DELEGASJONER uendret Innbyggere i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet. Kommunestyret plikter å ta stilling til forslaget dersom minst 2 % av innbyggerne står bak forslaget. Likevel er 300 underskrifter i kommunen alltid tilstrekkelig. Kommunestyret skal ta stilling til forslaget senest 6 måneder etter at det er fremmet. Tidsfristen gjelder ikke dersom forslaget henvises til behandling i forbindelse med pågående plansak etter plan- og bygningsloven. Initiativtakerne skal informeres om de avgjørelser som treffes, og de tiltak som gjennomføres som følge av forslaget. I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag dersom dette har a) Samme innhold som et tidligere forslag fremmet etter denne bestemmelse, eller b) Samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret i løpet av valgperioden Et forslag som er fremmet etter reglene i denne paragraf og som blir nedstemt i kommunestyret, kan ikke påklages med mindre dette følger av andre regler. Utsendinger fra sammenslutninger, foreninger eller grupper som vil møte for kommunestyret for å uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest 5 virkedager før møtet. Kommunestyrets gruppeledere avgjør om utsendingene skal tas i mot. Blir de mottatt, møter de kommunestyrets gruppeledere, ledet av ordføreren, i kommunestyresalen, en halv time før møtet tar til. Ordføreren orienterer kommunestyret om delegasjonens uttalelse før behandling av vedkommende sak. 10. LOVLIGHETSKLAGE uendret Tre eller flere av kommunestyrets medlemmer kan sammen bringe avgjørelser fattet av folkevalgt organ eller den kommunale administrasjon inn for departementet for lovlighetskontroll. 16

129 Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har fattet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet. Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen: a) Er innholdsmessig lovlig b) Er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse c) Er blitt til på lovlig måte Krav om lovlighetskontroll må framsettes senest tre uker etter vedtaket. 17

130 E. REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET I SØR-VARANGER KOMMUNE 1. VALG OG SAMMENSETNING. Formannskapet består av 9 medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperiode. Formannskapets medlemmer velges av og blant kommunestyrets medlemmer. Ordfører leder møtene i formannskapet. 2. ARBEIDSOMRÅDE. Formannskapet er opprettet etter kommunelovens 8 nr. 1 og 2. Formannskapet skal ha funksjon som utvalg for strategi og utvikling og valgstyre. Alle saker som er av overrordnet strategisk betydning skal til første gangs behandling i formannskapet. Prinsipielle saker som har med kommunens finans- og økonomiforvaltning som skal behandles i kommunestyret skal til formannskapet. Forøvrig har formannskapet innstillingsrett og beslutningsmyndighet etter nærmere delegasjonsvedtak fra kommunestyret innenfor eget saklige virkeområde. Formannskapet skal aktivt bidra til helhetlig politisk styring av Sør-Varanger kommune, og arbeide for økt samarbeid og bedre samordning av kommunens tjenester på tvers av faggrensene der dette er formålstjenlig ut fra økt effektivitet og ut fra hensynet til kommunens innbyggere. Formannskapet kan selv, i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde og er avgrenset i tid eller omfang, oppnevne særskilte arbeidsgrupper og fastlegge mandat for disse. 3. INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET Rådmannen er ansvarlig for at de saker som legges fram for formannskapet er forberedt på forsvarlig måte, og avgir innstilling i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir. 4. FORMANNSKAPETS MØTER. Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 virkedager før møtet til formannskapets medlemmer og varamedlemmer. Møtet ledes av ordfører, eller i dennes fravær varaordfører. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Formannskapets vedtak fattes i møter. Formannskapet er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene, d.v.s. 5 medlemmer, er til stede under behandlingen av saken. 18

131 Rådmannen har møteplikt og talerett i formannskapets møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. Der det av ordføreren vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan vedkommende i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 19

132 F. REGLEMENT FOR UTVALGENE I SØR-VARANGER KOMMUNE 1. VALG OG SAMMENSETNING. Det er oppnevnt 2 utvalg med følgende benevnelser: - Utvalg for levekår - Utvalg for plan og samferdsel Utvalgene er opprettet etter kommunelovens 10, og er å betrakte som faste utvalg. Utvalgene består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Alle medlemmer og varamedlemmer er valgt for den kommunale valgperiode av kommunestyret. Utvalgenes medlemmer og varamedlemmer velges av kommunestyret. Medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer, og varamedlemmer kan velges blant kommunestyrets varamedlemmer. Kommunestyret velger leder og nestleder. 2. ARBEIDSOMRÅDE. Utvalgenes oppgaver er å forberede og innstille i saker som skal behandles i kommunestyret, unntatt i saker som er tillagt formannskapets arbeidsområde. I de sistnevnte saker, forbereder og innstiller utvalgene til formannskapet. Utvalgene gis beslutningsmyndighet innenfor eget virkeområde. Ordfører/rådmann fordeler sakene mellom utvalgene, ut fra utvalgenes saklige virkeområde og på en slik måte at hensynet til helhetlig politisk styring blir ivaretatt. Utvalgene skal aktivt bidra til helhetlig politisk styring av Sør-Varanger kommune, og arbeide for økt samarbeid og bedre samordning av kommunens tjenester der dette er formålstjenlig ut fra økt effektivitet og ut fra hensynet til kommunens innbyggere. 4. INNSTILLING TIL UTVALGENE Rådmannen er ansvarlig for at de saker som legges fram for utvalgene er forberedt på forsvarlig måte, og avgir innstilling i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir. 5. UTVALGENES MØTER. Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 virkedager før møtet til utvalgets medlemmer og varamedlemmer. 20

133 Møtene ledes av utvalgsleder, eller i dennes fravær nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Utvalgenes vedtak fattes i møter. Utvalgene er vedtaksføre når minst halvparten av medlemmene er til stede under behandlingen av saken. Ordfører og rådmann har møte- og talerett i utvalgenes møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. Der det av utvalgsleder vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan vedkommende i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 21

134 G. REGLEMENT FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET I SØR-VARANGER KOMMUNE 1. VALG OG SAMMENSETNING. Administrasjonsutvalget opprettes i medhold av kommunelovens 25, og er å betrakte som et fast utvalg. Administrasjonsutvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer. 3 medlemmer med varamedlemmer velges for den kommunale valgperiode av kommunestyret. 2 medlemmer med varamedlemmer utpekes etter forholdstallsprinsippet av og blant de arbeidstakerorganisasjoner kommunen har tariffavtale med. Utvalgets politisk valgte medlemmer skal velges blant formannskapets medlemmer. Varamedlemmer velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer. Kommunale arbeidstakere bør ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Kommunestyret velger leder og nestleder for valgperioden, blant de politisk valgte medlemmene. 2. ARBEIDSOMRÅDE. Administrasjonsutvalgets oppgave er å forberede og innstille i saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Dette gjelder saker som skal behandles i kommunestyret, unntatt saker som er tillagt formannskapets/utvalg for strategi og utvikling arbeidsområde. I de sistnevnte saker, forbereder og innstiller administrasjonsutvalget til formannskapet/utvalg for strategi og utvikling. Ordfører/rådmann fordeler saker til administrasjonsutvalget ut fra utvalgets saklige virkeområde, på en slik måte at hensynet til helhetlig politisk styring blir ivaretatt. Utvalget skal aktivt bidra til helhetlig arbeidsgiverpolitikk i Sør-Varanger kommune, og arbeide for økt samarbeid og bedre samordning av kommunens tjenester der dette er formålstjenlig ut fra økt effektivitet og ut fra hensynet til kommunens innbyggere. 4. INNSTILLING TIL ADMINISTRASJONSUTVALGET Rådmannen er ansvarlig for at de saker som legges fram for administrasjonsutvalget er forberedt på forsvarlig måte, og avgir innstilling i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir. 22

135 5. UTVALGETS MØTER. Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 virkedager før møtet til utvalgets medlemmer og varamedlemmer. Møtene ledes av utvalgsleder, eller i dennes fravær nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Utvalgenes vedtak fattes i møter. Utvalgene er vedtaksføre når minst halvparten av medlemmene er til stede under behandlingen av saken. Rådmannen har møteplikt og talerett i utvalgenes møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. Der det av utvalgsleder vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan vedkommende i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 23

136 H. REGLEMENT FOR KLAGENEMNDA I SØR-VARANGER KOMMUNE 1. VALG OG SAMMENSETNING. Klagenemnda skal ha 5 medlemmer med varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer til nemnda, og blant medlemmene leder og nestleder. Utelukket fra valg er kommunestyrets medlemmer og ansatte i kommunen med selvstendig budsjett-, personal- og lederansvar. Valget gjelder for den kommunale valgperiode. 2. ARBEIDSOMRÅDE. Klagenemnda skal behandle klager på enkeltvedtak fattet av administrasjonen med hjemmel i kommuneloven og i h.h.t. delegasjonsreglement. I klagesaker etter særlov skal klagen behandles på den måte vedkommende lov foreskriver. Klagenemnda fatter vedtak innenfor de rammer og retningslinjer som er fastlagt i lov, gitt i medhold av lov eller forskrift, eller gjennom vedtak i kommunestyret, herunder klage på enkeltvedtak, der saken er påklaget av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken. Klagenemnda kan prøve alle sider av vedtaket. Klagenemnda utarbeider årlig rapport til kommunestyret om sin virksomhet. 6. KLAGENEMNDAS MØTER. Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 virkedager før møtet til nemndas medlemmer og varamedlemmer. Møtene ledes av nemndas leder, eller i dennes fravær nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Nemndas vedtak fattes i møter. Nemnda er vedtaksfør når minst halvparten av medlemmene er til stede under behandlingen av saken. Rådmannen og ordføreren har talerett i nemndas møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. Der det av utvalgsleder vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan vedkommende i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 24

137 8. KLAGE. Vedtak fattet av den særskilte klagenemnda kan ikke ytterligere påklages. 25

138 I. REGLEMENT FOR DISPENSASJONSUTVALGET Underutvalg av utvalg for plan og samferdsel 1. VALG OG SAMMENSETNING Dispensasjonsutvalget er et underutvalg av utvalg for plan og samferdsel, og består av 3 medlemmer med varamedlemmer. Kommunestyret velger leder og nestleder for valgperioden. 2. DISPENSASJONSUTVALGETS MØTER Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 virkedager før møtet til utvalgets medlemmer og varamedlemmer. Møtene ledes av utvalgsleder, eller i dennes fravær nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Utvalgets vedtak fattes i møter. Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede under behandlingen av saken. Rådmannen har møteplikt og talerett i utvalgets møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. Der det av utvalgsleder vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan vedkommende i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 26

139 J. REGLEMENT FOR ELDRERÅDET Underutvalg til utvalg for levekår 1. VALG OG SAMMENSETNING Eldrerådet er et underutvalg til utvalg for levekår. Eldrerådet består av 1 politisk valgt medlem med varamedlem, samt 6 brukerrepresentanter med vararepresentanter. Et flertall av medlemmene skal være alderspensjonister, og pensjonistforeningene har rett til å komme med forslag på medlemmer, jfr. lov om kommunale eldreråd. Rådet velger selv leder og nestleder blant brukerrepresentantene. 2. OPPGAVER FOR ELDRERÅDET Formålet med lov om kommunale eldreråd er å sikre eldre innvirkning i saker som gjelder levekår for eldre. Eldrerådet er et rådgivende organ, jfr. rundskriv A-32/07 om kommunale eldreråd. Eldrerådet skal ha til behandling saker som gjelder levekår for eldre. Eldrerådet kan selv ta opp saker. Eldrerådet skal hvert år utarbeide årsmelding om sin virksomhet, som legges fram for kommunestyret. 3. ELDRERÅDETS MØTER Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 virkedager før møtet til rådets medlemmer og varamedlemmer. Møtene ledes av rådets leder, eller i dennes fravær nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Rådets vedtak fattes i møter. Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede under behandlingen av saken. Rådmannen og ordføreren har møte- og talerett i rådets møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. 27

140 Der det av utvalgsleder vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan vedkommende i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 28

141 K. REGLEMENT FOR RÅDET FOR LIKESTILLING AV FUNKSJONSHEMMEDE 1. VALG OG SAMMENSETNING Rådet består av 3 politisk valgte medlemmer, derav minimum 2 kommunestyrerepresentanter med varamedlemmer, samt 3 brukerrepresentanter, med varamedlemmer. Funksjonshemmedes organisasjoner har rett til å foreslå representanter til rådet. Leder og nestleder velges av kommunestyret. 2. OPPGAVER FOR RÅDET FOR LIKESTILLING AV FUNKSJONSHEMMEDE Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner for mennesker med nedsatt funksjonsevne ble vedtatt med virkning fra Formålet med lov er at kommunene skal sørge for at mennesker med nedsatt funksjonsevne blir sikret en åpen, bred og tilgjengelig medvirkning i arbeidet med saker som er særlig viktig for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Etter lovens 6 skal kommunestyret vedta mandat for rådet. Rådet skal likevel stå fritt til å kunne ta opp de saker de ønsker, men ikke saker som berører enkeltpersoner. Det tilrås at rådet bør konsentrere seg om større og overgripende saker, økonomiplan og årsbudsjett, kommunal planlegging etter plan- og bygningsloven, samferdsel, barn og unges vilkår, kulturtilbud og helse- og omsorgstjenester. Rådet skal hvert år utarbeide årsmelding om sin virksomhet. Årsmeldingen skal legges fram for kommunestyret. 3. RÅDETS MØTER Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 virkedager før møtet til rådets medlemmer og varamedlemmer. Møtene ledes av rådets leder, eller i dennes fravær nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Rådets vedtak fattes i møter. Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede under behandlingen av saken. Rådmannen og ordføreren har møte- og talerett i rådets møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Øvrige kommunalt ansatte tar del i møtet når rådmannen finner dette ønskelig av hensyn til saksbehandlingen. 29

142 Der det av utvalgsleder vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan vedkommende i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 30

143 L. REGLEMENT FOR UNGDOMSRÅD 1. FORMÅL Sør-Varanger ungdomsråd skal gi ungdom medinnflytelse i utformingen av kommunens ungdomspolitikk, og føre til bedre kontakt mellom ungdom, politikere og administrasjon. Ungdomsrådet skal ta initiativ til å fremme saker som angår ungdom, og stimulere til samfunnsengasjement, medbestemmelse og deltakelse blant ungdom. Ungdomsrådets kriterier og mandat kan evalueres, minst en gang pr. år. 2. SAMMENSETNING OG FUNKSJONSTID Ungdomsrådet skal bestå av - 1 representant fra hver av ungdomsskolene i kommunen - 2 representanter fra Kirkenes videregående skole - 1 representant fra Basen - 1 personlig vararepresentant pr. representant - Minst 40 % av representantene/vararepresentantene bør representeres av hvert kjønn. - Ungdom mellom 13 og 26 år kan velges til ungdomsrådet - Representantene velges for 2 år av gangen. Rådet bes konstituere seg i forhold til dette, slik at det sikres kontinuitet. - Elevrådene ved ungdomsskolene og videregående skole velger representanter innen hvert år. 3. MØTER Møter holdes i henhold til møteplan, som er satt opp av ungdomsutvalget i samråd med ungdomsrådet. I tillegg kan det holdes møter når rådets leder finner det påkrevet eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Jfr. kommunelovens 32 nr. 1. Møtene kunngjøres på kommunens nettsted, med saksliste og saksdokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet. Rådets leder setter opp saksliste i samråd med ungdomsrådskoordinatoren for det enkelte møte. Innkalling og sakspapirer gjøres kjent senest 7 dager før møtet til rådets medlemmer og varamedlemmer. Møtene ledes av rådets leder, eller i dennes fravær nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Rådets vedtak fattes i møter. 31

144 Utvalget er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene, er til stede under behandlingen av saken. Rådmannen besørger at sekretariatsfunksjonen for utvalget utføres. Sekretariatet er lagt til virksomhet allmenn kultur. Sekretariatet har ansvaret for tilgjengeliggjøring av utvalgenes sakspapirer, tilrettelegging for møtegjennomføring og protokollførsel. Det skal føres protokoll for utvalgenes møter. For hvert møte føres i protokollen: Møtested og -tid Frammøtte representanter og vararepresentanter Meldte forfall Hvem som møter fra administrasjonen Møteleder Møtesekretær Permisjoner Inhabile Spørsmål utenom sakslista Godkjenning av innkalling og saksliste Det som er nødvendig for å vise gangen i forhandlingene For den enkelte sak, de forslag som reises For den enkelte sak, de forslag som trekkes Det som må til for å vise at vedtak gjøres etter rett framgangsmåte Rådets vedtak Trer noen til eller fra under forhandlingene, protokollføres dette slik at en av protokollen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Utvalgsleder - eller utvalget der protest blir reist mot utvalgsleders bestemmelse - avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Protokolltilførsel som omhandler påståtte formelle feil skal normalt godtas. Godkjent protokoll gjøres kjent på kommunens nettsted senest 2 virkedager etter møtet. 4. TAUSHETSPLIKT. I taushetsbelagte saker, plikter rådets medlemmer og kommunalt ansatte å bevare taushet om de vedtak som fattes. Straffelovens 121 lyder: "Den som forsettlig eller grovt uaktsomt krenker taushetsplikt som i henhold til lovbestemmelse eller gyldig instruks følger av hans tjeneste eller arbeid for statlig eller 32

145 kommunalt organ, straffes med bøter eller med fengsel inntil 6 måneder. Begår han taushetsbrudd i den hensikt å tilvende seg eller andre en uberettiget vinning eller utnytter han i slik hensikt på annen måte opplysninger som er belagt med taushetsplikt, kan fengsel inntil 3 år anvendes. Denne bestemmelsen rammer også taushetsbrudd m.m. etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet". Forvaltningslovens 13 kommer også til anvendelse. I saker som behandles for lukkede dører i h.h.t. offentlighetsloven, varer taushetsplikten inntil annet blir bestemt, eller inntil de hensyn som lå til grunn for lukkede dører er falt bort. 5. INHABILITET Den som erklæres inhabil i en sak, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Om inhabilitet gjelder kommunelovens 40 nr. 4. Kommunelovens 40 nr. 4: Vedkommende organ kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette. 6. FORFALL TIL MØTE Rådets medlemmer har plikt og rett til å delta på møtene. Har medlemmer forfall til et møte, innkalles varamedlemmer såvidt mulig i den nummerorden de er valgt. Når medlemmer melder forfall, eller antar de er inhabile i en sak, plikter vedkommende selv å innkalle varamedlem som kan møte i deres sted. Medlemmene skal også melde fra til utvalgsleder på forhånd der det er grunn til å anta at en kan være inhabil ved behandlingen av en sak. Må noen p.g.a. lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, skal vedkommende skriftlig søke om permisjon fra møtet. Når et medlem/varamedlem lovlig har tatt sete i utvalget, kan vedkommende ikke fratre før påbegynt sak er ferdigbehandlet. 7. MØTETS ÅPNING Møtet startet med å registrere møtende medlemmer og varamedlemmer, godkjenning av innkalling og saksliste, samt valg av 2 representanter til å godkjenne protokollen sammen med rådets leder. Rådets leder erklærer møtet for lovlig satt dersom det lovmessige minsteantall er tilstede, og de formelle sider vedrørende innkalling og saksliste er godkjent. 33

146 Fra møtet er lovlig satt og til dets slutt, kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for et kortere eller lengre tidsrom uten at dette er klargjort med rådets leder. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet skal melde seg til rådets leder før de kan delta i møtet. Skjer frammøtet etter at en sak er tatt opp til avstemning, må medlemmet vente til neste sak på dagsorden før en kan ta del i forhandlingene. 34

147 M. VEDTEKT FOR KIRKENES HAVNESTYRE OG SØR-VARANGER KOMMUNES HAVNEADMINISTRASJON. Vedtatt av kommunestyret ORGANISASJON OG FORMÅL. Kirkenes havnevesen er en kommunal bedrift som eies av Sør-Varanger kommune og ledes av Kirkenes havnestyre. Havnebedriften skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver Sør-Varanger kommune har etter havne- og farvannsloven, og de bestemmelser som er gitt i medhold av denne loven. Kirkenes havnevesen skal sørge for en rasjonell og effektiv havnedrift, føre tilsyn med trafikken i Sør-Varanger kommunes sjøområde, samt forvalte Kirkenes havnekasses eiendommer og innretninger med sikte på en best mulig ressursutnyttelse. For å opprettholde og videreutvikle Kirkenes havn og havnens trafikkgrunnlag kan Kirkenes havnevesen engasjere seg i havnetilknyttet virksomhet som finnes hensiktsmessig og fordelaktig for havnevesenet. 2 VALG OG SAMMENSETNING AV HAVNESTYRET. Kirkenes havnestyre består av 5 medlemmer, samtlige medlemmer har stemmerett. Til Kirkenes havnestyre skal Sør-Varanger kommunestyre velge 5 ordinære medlemmer med varamedlemmer. Havnestyrets leder og nestleder velges av Sør-Varanger kommunestyre blant havnestyrets ordinære medlemmer. Havnestyrets funksjonstid følger kommunevalgperioden. 3 DAGLIG LEDELSE OG ADMINISTRASJON. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havnevesen forestås av havneadministrasjonen med Sør-Varanger kommunes rådmann som øverste ansvarlige. Rådmannen skal følge de retningslinjer og pålegg som gis av Kirkenes havnestyre. 35

148 I saker som angår den daglige ledelse og drift av havnen kan havnestyret delegere sin myndighet til rådmannen. Rådmannen kan videredelegere sin fullmakt. Den daglige ledelse og drift av Kirkenes havnevesen omfatter ikke saker som etter Kirkenes havnevesens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger kan likevel treffe beslutning i slike saker dersom havnestyrets behandling ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for havnevesenet. I slike tilfeller skal havnestyrets leder snarest underrettes om saken. 4 HAVNESTYRETS MØTER. Havnestyret skal ha møte når havnestyrets leder finner det påkrevet eller minst 3 av havnestyrets 5 stemmeberettigede medlemmer krever det. Havnestyret innkalles normalt skriftlig med en frist på 10 dager. Saksdokumentene til havnestyremøtet sendes sammen med innkallelsen til havnestyrets medlemmer, varamedlemmer og andre som har møterett i havnestyret. Havnestyret er beslutningsdyktig når minst 3 av havnestyrets stemmeberettigede medlem er tilstedet. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møtelederens steme avgjørende. Sør-Varanger kommunes ordfører og rådmann har møte-, tale- og forslagsrett ved havnestyrets møter. Rådmannen kan forlange protokolltilførsel i alle saker havnestyret behandler. Rådmannen kan la seg representere av annen kommunal tjenestemann/-kvinne, med rådmannens rettigheter. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger kan ikke være medem av havnestyret. Havnesjefen har rett og plikt til å møte i havnestyrets møter, og rett til å uttale seg i alle saker havnestyret har til behandling. Etter havnestyrets nærmere bestemmelser kan også andre gis rett til å møte med talerett på havnestyrets møter. En representant for de ansatte i Kirkenes havnevesen har møte- og talerett i havnestyrets møter når havnestyret behandler saker som gjelder budsjett og /eller bemanningsplaner j.f.r. Hovedavtalens PROTOKOLL FRA HAVNESTYRETS MØTER. Rådmannen har ansvaret for at det føres protokoll ved havnestyrets møter. I protokollen skal havnestyrets beslutninger inntas med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Protokollen undertegnes av møteleder samt av et annet styremedlem som utpekes av 36

149 havnestyret. Utskrift av møteprotokollen sendes ut innen 14 dager etter havnestyrets møter, til havnestyrets medlemmer, og til andre med ordinær møterett i havnestyret. 6 HAVNESTYRETS VIRKSOMHET OG MYNDIGHET. Kirkenes havnestyre har det kommunale ansvaret for planlegging, utbygging og drift av Sør- Varanger kommunes kaianlegg og havneinnretninger. Kirkenes havnestyre skal føre tilsyn med at kaianlegg og andre anlegg og innretninger samt arealer innen Sør-Varanger kommunes havneområde er i forsvarlig stand, og at ferdselen på sjø og land innen ansvarsområdet ikke hindres eller vanskeliggjøres. Kommunestyret kan ikke delegere myndighet til å fastsette eller endre grensene for Sør- Varanger kommunes havneområde. Under utøvelsen av sin virksomhet har Kirkenes havnestyre all den myndighet som ellers tilligger Sør-Varanger kommune etter lov nr 19: Lov om havner og farvann med tilhørende forskrifter. Kirkenes havnestyre skal føre tilsyn med havneadministrasjonen, og har ansvaret for at det utarbeides årsberetning for havnen. For øvrig avgir Kirkenes havnestyret uttalelse/innstilling i alle saker som kan ha betydning for drift og forvaltning av Kirkenes havnevesen, og eller i saker som kan ha drifts- eller samferdselsmessig betydning for havnevirksomheten i Sør-Varanger kommune. Rådmannen påser at havnestyrets uttalelse blir innhentet før slike saker behandles i Sør-Varanger kommunes øvrige organ, eller når kommunen er høringsinstans for statlige eller fylkeskommunale organ. Driftsåret følger kalenderåret. Havnestyret skal innen utgangen av juni måned forelegge kommunestyret årsberetning og revidert regnskap for siste driftsår. Innen utgangen av november måned skal havnestyret forelegge kommunestyret forslag til investeringsbudsjett for kommende kalenderår, samt forslag til driftsbudsjett dersom dette forutsetter bevilgninger over kommunebudsjettet. 7 BEMANNING OG PERSONALFORVALTNING. Kirkenes havnevesen skal ha en havnesjef med faglig ansvar for den maritime virksomhet. Kvalifikasjonskrav og stillingsbeskrivelse for havnesjefen fastsettes av rådmannen etter å ha innhentet uttalelse fra havnestyret. For øvrig fastsetter havnestyret de nødvendige bemanningsplaner (antall årsverk) for en forsvarlig drift av Kirkenes havnevesen. 37

150 Innenfor bemanningsplanen avgjør rådmannen det øvrige personalets kvalifikasjonskrav, stillingsbeskrivelse og arbeidsområde. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger forestår havnevesenets personalforvaltning i overensstemmelse med lover, reglement og tariffavtaler som gjelder for Sør-Varanger kommunes arbeidsgivervirksomhet og eventuelle retningslinjer fastsatt av Sør-Varanger kommune. Rådmannen fastslår organisasjonsplaner i henhold til ovenstående og konstituerer i havnevesenets stillinger etter behov. Personalpolitiske tiltak, lønnsfastsetting og organisasjonsendringer som krever regulering av havnevesenets driftsbudsjett skal godkjennes av havnestyret. 8 ENKELTVEDTAK. Utgått 9 KOMMUNALE FORSKRIFTER. Kirkenes havnestyre fastsetter kommunale forskrifter etter lov nr 19: Lov om havner og farvann, 14 og 42, herunder ordensforskrifter for havnen og bestemmelser om avgifter og priser for varer og tjenester. 10 VEDERLAG FOR BRUK AV HAVNENS TJENESTER OG INNRETNINGER. Det kan kreves vederlag for bruk av havnens tjenester og innretninger i de tilfeller havnens kostnader ved å tilby slike, ikke dekkes gjennom de offentlige havneavgiftene. Vederlag fastsettes av havnestyret, og inngår i havnekassens aktiva. 11 HAVNENS ØKONOMIFORVALTNING OG BUDSJETT. Det påligger havnestyret å sørge for at havnen drives mest mulig kostnadseffektivt. Havnestyret har den myndighet i budsjettsaker som etter gjeldende budsjettforskrifter kan delegeres til havnestyret som styre i den kommunale havnebedriften. 38

151 Havnens midler, så som avgiftsinntekter, vederlag, renteinntekter og andre avkastninger, overføringer, tilskudd og fondsavsetninger skal holdes adskilt i egen havnekasse og kan bare brukes til havneformål. Eiendommer og innretninger anskaffet for havnekassens midler skal anses som særlige havneinnretninger tilhørende havnekassen. Havnestyret avgjør hvordan havnekassens midler skal forvaltes, og treffer beslutning om plassering av midler, samt om bortleie og bortfeste av havnens eiendommer og innretninger. Innenfor vedtatte budsjettrammer kan havnestyre også treffe beslutning om anskaffelse og avhendelse av havnens eiendommer og innretninger. Havnestyret kan treffe bestemmelse om overføring av bevilgede midler fra ett regnskapsår til det neste, og kan dessuten disponere fondsmidler innenfor de rammer som angis ved fondsavsetningen. Havnestyret har myndighet til å treffe vedtak i saker som krever tilleggsbevilgning, dersom bevilgningene ikke overstiger de midler som kan brukes til havneformål, jf lov nr 19: Lov om havner og farvann. Etter kommunestyrets bestemmelse kan havnestyret oppta lån for å finansiere investeringer i samsvar med budsjett vedtatt av kommunen, herunder velge långiver. Dersom det ytes kommunalt tilskudd til havnens drift eller investeringer, kan det tas forbehold om tilbakebetaling av tilskuddet. Slike forbehold må komme klart til uttrykk ved bevilgningen av tilskuddet, og tilbakebetalingen må ikke medføre sikkerhetsmessige eller betydelige konsekvenser for havnens forsvarlige drift. 12 IKRAFTTREDELSE. Denne vedtekt trer i kraft fra den dato som kommunestyret bestemmer. 39

152 N. REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET 40

153 DEL 2 41

154 A. SØR-VARANGER KOMMUNES REPRESENTASJON I EKSTERNE STYRER, RÅD OG UTVALG Reglene om forholdsvalg/avtalevalg og kjønnsbalanse i kommuneloven skal gjelde ved valg av kommunens representanter til eksterne styrer/råd/utvalg. Der en posisjon er øremerket til en person i kraft av vedkommendes rolle (eks. ordfører), holdes denne utenfor beregningsgrunnlaget ved anvendelse av reglene om forholdsvalg/avtalevalg og kjønnsbalanse. Styre/råd/utvalg Antall representanter Antall vararepresentanter 17. maikomite 3 Aurora kino, representantskap 1 1 Aurora kino, styre (forslag til repr.skap) 1 1 Barentshallene, styre Leder 3 Nestleder Medlem Brenselutsalget, styre 2 2 Den norsk-finske Ordfører Varaordfører grensevassdragskommisjonen Forhandlingsutvalg for rådmannslønn 3 Forliksråd Leder 3 2 medlemmer Frivilligsentralen, styre Leder 3 Nestleder Medlem IKAF representantskap (Interkommunalt 1 3 arkiv Finnmark) KLP generalforsamling Konfliktrådets oppnevningsutvalg 1 1 KS fylkesmøte 2 4 (Kommunenes Sentralforbund Finnmark) Menighetsrådet 1 1 Norasenteret, representantskap 1 1 Norasenteret, styre 1 1 Politirådet Ordfører Varaordfører Samefolkets dag, komite for 3 Samfunnshuset, representantskap 5 5 Stiftelsen Bolig Bygg, styre Leder 3 Nestleder Medlem Tana og Varanger museumssiida 1 1 Varanger museum, representantskap 2 Personlig Varanger museum, styre (forslag til 1 1 repr.skapet) VEFIK 1 3 (Vest-Finnmark kommunerevisjon) Viltnemnd Leder 5 Merknad 42

155 Nestleder 3 medlemmer Styre/råd/utvalg Antall Antall Merknad representanter vararepresentanter ØFAS representantskap 1 1 (Øst-Finnmark Avfallsselskap) Øst-Finnmark Regionråd 2 Personlig 1 fra posisjon og 1 fra opposisjon Øvre Pasvik Nasjonalparkstyre fra posisjon og 1 fra opposisjon 43

156 B. REGLEMENT FOR GODTGJØRING TIL FOLKEVALGTE I SØR-VARANGER KOMMUNE. VEDTATT AV KOMMUNESTYRET, MED ENDRINGER, SENEST HJEMMELSGRUNNLAG OG HVEM SOM OMFATTES AV ORDNINGEN Godtgjøring til folkevalgte er fastsatt av kommunestyret med hjemmel i kommunelovens 42. Godtgjøringsbestemmelsene gjelder alle som har et kommunalt tillitsverv, herunder ansattes representanter i partssammensatte utvalg opprettet med hjemmel i kommunelovens UTBETALING Godtgjørelser utbetales etter følgende modell: Periode Kravfrist Utbetalingsfrist 1. Kvartal (jan-mar) Kvartal (apr-jun) Kvartal (jul-sep) Kvartal (okt-des) (foregående regnskapsår) Krav som innkommer etter fristene, skal som hovedregel avvises. Foreldelsesfrist er 3 år for pengekrav. Representanter og partier varsles når utbetaling finner sted. 3. GODTGJØRING TIL ORDFØRER, VARAORDFØRER OG FAGUTVALGSLEDERE Grunnlaget for ordførerens godtgjøring er den til enhver tid gjeldende godtgjøring til stortingsrepresentantene. Varaordførerens godtgjørelse fastsettes av kommunestyret til inntil 50 % av ordførers godtgjøring, avhengig av hvilken prosent vervet i perioden utgjør. Ordfører og varaordfører tilkommer ikke møtegodtgjørelser. Ordfører og varaordfører gis godtgjørelse under sykdom tilsvarende ansattes sykelønnsrettigheter. Ordfører og varaordfører tilstås fri mobiltelefon og pc, underlagt skatteregler. Legitimert tap av offentlig eller privat pensjonsordning godtgjøres fullt ut. Ordfører innvilges 7 dager ekstra fri pr. år som følge av møtevirksomhet og representasjon. 44

157 Fagutvalgsledere gis en årlig godtgjøring på 3 % av ordførers godtgjørelse. Det gis reduksjon i godtgjørelsen fra og med første møte den folkevalgte ikke deltar i. Leder i Eldrerådet og leder i Råd for likestilling av funksjonshemmede gis en årlig godtgjøring på 0,5 % av ordførers godtgjørelse. Leder av kontrollutvalget tilkjennes tittel som utvalgsleder og honoreres deretter. Etterlønn: KS prinsipper for etterlønn for folkevalgte på mer enn 1/3 tid gjøres gjeldende for Sør- Varanger kommune som følger: - 1 ½ mnd. dersom vedkommende har en jobb å komme tilbake til etter endt tjeneste. - 3 mnd. dersom vedkommende ikke har en jobb å komme tilbake til. 4. TAPT ARBEIDSFORTJENESTE Tapt arbeidsfortjeneste dekkes i medhold av kommunelovens 41. Merverdiavgift dekkes ikke. Tapt arbeidsfortjeneste eller møtegodtgjørelse dekkes ikke for folkevalgte i verv som utgjør 50 % eller mer. Erstatning for tap av arbeidsinntekt betales møtende medlemmer/varamedlemmer i utvalg, styrer og råd oppnevnt av kommunestyret. Erstatningen betales også folkevalgte i pålagt oppdrag for kommunen (kurs, reiser, møter) i den grad disse må legges til arbeidstid. Erstatningen for utgifter til kurs/reiser/møter utbetales etter forhåndgodkjenning fra ordfører/varaordfører på eget skjema. Reise og opphold må bestilles ihht. kommunens innkjøpsavtaler. Reiser og opphold som ikke er bestilt i henhold til dette, eller som ikke er forhåndsgodkjent på eget skjema, vil ikke bli refundert. Nærmere informasjon kan fås ved henvendelse til møtesekretariatet. I tråd med kommuneloven, skal reglementet erstatte tap av arbeidsinntekt, og ikke tap av fritid. Det gis derfor ikke erstatning for ulegitimert tap av arbeidsinntekt for deltakelse på møter på ferieog øvrige opparbeidede fridager. I tråd med kommuneloven, tar reglementet sikte på å gi erstatning for tap av arbeidsinntekt, og ikke tap av fritid. Det gis derfor ikke erstatning for ulegitimert tap av arbeidsinntekt for deltakelse på møter på ferie- og øvrige opparbeidede fridager. Legitimert tap av arbeidsinntekt erstattes med inntil kr 3.500,- pr. dag, inkl. feriepenger. Merverdiavgift dekkes ikke. 45

158 Det dekkes tapt arbeidsfortjeneste på inntil 7,5 timer pr. dag, inkl. gruppemøter. Folkevalgte som er ansatt hos en arbeidsgiver og som også driver eget firma, skal ha utbetalt arbeidsfortjeneste utfra hvor man har tapt inntekt. Som dokumentasjon på legitimert arbeidsinntekt kreves: - For folkevalgte som trekkes i lønn av arbeidsgiver, og selv krever refusjon fra kommunen, refunderes lønn i h.h.t. synliggjort trekk på lønsslipp. - Folkevalgtes arbeidsgiver krever refusjon i h.h.t. lønnsslipp for vedkommende folkevalgt. Det presiseres at det er personinntekt ikke firmaets inntekt som skal være grunnlaget for å beregne tapt arbeidsinntekt. Små A/S og selvstendig næringsdrivende som i praksis drives som enkeltmannsforetak: - Når feriepengegrunnlaget ikke brukes som dokumentasjon for tapt arbeidsinntekt, må tapet dokumenteres eller sannsynliggjøres på annen måte, for eksempel ved framleggelse av regnskapstall for siste års omsetning, utførte dagsverk i produksjonen eller lignende, med inntil kr 3.500,- pr. dag. - Det må framlegges ny dokumentasjon/sannsynliggjøring hvert år, på bakgrunn av siste års regnskaps-/produksjonstall. Dekning av tapt arbeidsfortjeneste for skift-/turnusarbeid: - Ved møter på dagtid hvor vedkommende folkevalgt har ordinært arbeid ettermiddag/ kveld samme dag, gis erstatning for tapt arbeidsfortjeneste for den påfølgende vakt. - Det gjelder også nattevakter i forkant av et møte. Som dokumentasjon kreves godkjent skift-/turnusplan. Gruppemøter Inntil 1 time for gruppemøter i forkant av kommunestyre-, formannskaps- og utvalgsmøter (hovedutvalgene) medregnes i beregningen av antall timer brukt til møtet i forhold til tapt arbeidsfortjeneste. Det gis ikke møtegodtgjørelse for gruppemøter. Folkevalgte som er studenter, pensjonister eller hjemmeværende kan etter krav motta 0,05% av ordførers årlige godtgjøring per dag som erstatning for ulegitimert inntektstap. Ulegitimert tapt arbeidsinntekt kan ikke gis til lønnsmottakere 5. MØTEGODTGJØRELSE - Møtegodtgjørelse for formannskapsmøter: 0,1 % av ordførers godtgjørelse - Møtegodtgjørelse for kommunestyremøter: 0,1 % av ordførers godtgjørelse 46

159 - Øvrige utvalg, styrer og råd, inkl. ungdomsrådet og adhoc-utvalg: 0,05 % av ordførers godtgjørelse - Møtegodtgjørelse for medlemmer i kontrollutvalget i vår kommune økes til 0.05% av ordførers godtgjørelse kr 419,-. Godtgjørelsen bortfaller dersom det ytes annen tilsvarende godtgjørelse i medhold av lov eller særskilt avtale. Møtegodtgjørelse utbetales til møtende medlemmer og varamedlemmer, og skal dekke forberedelser, tilstedeværelse, saksbehandling og data-/telefoniutgifter. Møtegodtgjørelse utbetales også til stemmestyrenes 3 medlemmer (evt. møtende varamedlemmer for faste medlemmer) med 0,05 % av ordførers godtgjørelse. Utbetalingen skjer pr. dag så lenge det avvikles valg over 2 dager i Sør-Varanger. Godtgjøringen reguleres årlig i h.h.t. ordførergodtgjørelsens størrelse. Ved avlysning av møter: Møter skal avlyses senest 7 dager før møtedato. Møter som avlyses seinere enn dette utløser godtgjøringer. 6. REPRESENTASJON OG ØVRIG MØTEVIRKSOMHET Dersom medlemmer av folkevalgte utvalg blir oppnevnt til eller får aksept av ordfører for å delta på kurs, konferanser, representasjon, møtevirksomhet i eksterne møter og lignende, samt fjernmøter etter kommunelovens bestemmelser, tilstås eventuelt tapt arbeidsfortjeneste, etter søknad. Møtegodtgjørelse utbetales ikke. 7. FRIKJØP Frikjøpsordningen gjelder følgende: a. Varaordfører (godtgjøring jfr. pkt. 3) inntil 50 % av full stilling b. Utvalgsledere og leder av havnestyret 1 dag pr. mnd. c. Medlemmer av formannskapet 1 dag pr. mnd. d. Gruppeledere etter følgende modell: i. Partigrupper med 1 person 1 dag pr. mnd. ii. Partigrupper med 2-5 personer 2 dager pr. mnd. iii. Partigrupper med mer enn 5 pers. 3 dager pr. mnd. Satser for frikjøp settes til godtgjørelse i h.h.t. pkt. om tapt arbeidsfortjeneste. 47

160 8. TELEFONI, DATA, MØTELOKALER Telefongodtgjørelse: Telefongodtgjørelse går ut i sin helthet p.g.a. generell økning i møtegodtgjørelse. Datautstyr: - Ordfører og varaordfører har kommunal pc og ipad - Formannskapets medlemmer har kommunal pc eller ipad, - Kommunestyrets medlemmer har kommunal pc eller ipad. - Oppnevnte utvalg som har særskilte behov får kommunal pc eller nettbrett. Møtelokaler: - Partier representert i kommunestyret får benytte møtelokaler på Rådhuset kostnadsfritt. - Partiene må selv dekke all bevertning og rekvisitabehov til møtene. 9. PARTI- OG REPRESENTANTSTØTTE Kommunestyregrupper (partier representert i kommunestyret) tilstås et årlig beløp på kr ,- i partistøtte. Godkjente lister til høstens valg, og som ikke er representert i kommunestyret inneværende periode, får kr 5.000,- i støtte i valgår for kommunestyre og fylkesting. Partistøtten utbetales innen utgangen av 1. halvår. Kommunestyregrupper (partier representert i kommunestyret) tilstås et årlig beløp på kr 3.000,- pr. representant i kommunestyret. Bestemmelsen gjelder også uavhengige representanter. Dette medfører at det partiet den uavhengige representanten gikk ut fra, taper partistøtten til fordel for den uavhengige representanten. Melder en representant overgang fra et parti til et annet, fordeles representantstøtten mellom partiene ut fra tidspunktet, med kr 250,- pr. mnd. 10. ANDRE GODTGJØRELSER Legitimerte utgifter erstattes til barnevakt og andre omsorgsansvar for deltakelse i pålagte ombud. - Legitimerte utgifter til pass av barn under 12 år erstattes med inntil kr 500,- pr. dag. - Legitimerte utgifter til annet legitimert omsorgsansvar erstattes med inntil kr 120,- pr. time. Alle har rett til kjøregodtgjørelse til møtene. 48

161 Når en er valgt inn som fast medlem for Sør-Varanger kommune til møter som f.eks Øst- Finnmark Regionråd, KS o.l., skal det utbetales møtegodtgjørelse der det ikke gis annen godtgjørelse eller styrehonorar. 11. FORTOLKNINGER Formannskapet fortolker reglementet ved uklarheter. 49

162 C. INNSYNSREGLEMENT FOR FOLKEVALGTE I SØR-VARANGER KOMMUNE 1. Kommunestyrets og andre folkevalgtes organers rett til innsyn i saksdokumenter 1.1 Kommunestyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organer har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organer kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organers behandling av konkret sak. 2. Vedtak om innsyn 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ Medlemmer av kommunestyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er tiltrådt, jf. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organer kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter. 3. Tidspunkt for rett til innsyn 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 50

163 4. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Kommunestyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte organer når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningslovens 13 b nr. 2 og Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt etter lov. Medlemmer av folkevalgte organer undertegner taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Når en sak behandles for lukkede dører, jf. kommunelovens 31, plikter folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring. 5. Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal skje tjenestevei. 5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l. 51

164 D. ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE OG ANSATTE I SØR-VARANGER KOMMUNE 52

165 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Kristoffersen, Line Enhetsleder: Holte, Lene Nilsen, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Bergeng, Lena Norum Dato: Utvalg Saksnummer Dato Formannskapet 024/ DET STORE HELTIDSVALGET Vedlagte dokumenter: Prinsipper heltidskultur SVK forslag Dokumenter i saken: DET STORE HELTIDSVALGET - MELDING OM VEDTAK I ELDRERÅDET DEN INNKALLING TIL WORKSHOP: DET STORE HELTIDSVALGET MELDING OM VEDTAK I UTVALG FOR LEVEKÅR VALG AV REPRESENTANTER FRA UTVALG FOR LEVEKÅR TIL ARBEIDSGRUPPA - DET STORE HELTIDSVALGET MELDING OM VEDTAK I KOMMUNESTYRET DET STORE HELTIDSVALGET Kort sammendrag: Sør-Varanger kommune startet en prosess i mars 2016 for å se på tiltak for å oppnå heltidskultur. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe for å se på ulike tiltak. Formannskapet er styringsgruppe. Faktiske opplysninger: Under budsjettforhandlinger 2016 ble det ytret ønske fra politisk ledelse om å vurdere muligheten av å starte en prosess der en ønsket å se på uønsket deltid i kommunen. Dette som et ledd i reduksjon av kjøp av vikartjenester og kjøp av omsorgstjenester. I Sør-Varanger kommunes arbeidsgiverstrategi 2020 ønsker kommunen å

166 oppnå følgende med sin arbeidsgiverpolitikk: Rekruttere og beholde arbeidstakere Innarbeide heltidsstillinger som hovedregel, og deltidsstillinger som en mulighet. Det er også utarbeidet lokale retningslinjer for redusert bruk av deltid, men erfaringen er at det er nødvendig med ytterligere tiltak for å innføre flere heltidsstillinger i kommunen. Kommunestyret behandlet saken i møte og det ble fattet følgende vedtak: Sør-Varanger kommune iverksetter prosess for å se på tiltak for å oppnå en heltidskultur. Styringsgruppe for prosjektet er formannskapet. Arbeidsgruppen har kommet frem til to tiltak foreløpig; Forslag til overordnede prinsipper for heltidskultur i kommunen Etablering av bemanningsteam i kommunen. Arbeidsgruppen har utarbeidet forslag til overordnede prinsipper for heltidskultur i Sør- Varanger kommune. Det er mange ulike bemanningsplaner som inneholder turnus i Sør-varanger kommune, og det er i disse bemanningsplanene at det operative grunnlaget for heltidskultur fastsettes. En bemanningsplan skal i tillegg til å lage arbeidsrytmer også sørge for at det er tilstrekkelig med kompetent arbeidskraft når det er behov for det, og å sikre at en kan håndtere de driftsutfordringene en vet vil komme i ordinær drift. Et skritt på veien er felles retningslinjer for utarbeidelse av bemanningsplaner i Sør-Varanger kommune. Dokumentet beskriver de viktigste prinsippene som skal legges til grunn når en utarbeider bemanningsplaner i Sør-Varanger kommune. Arbeidsgruppen er kommet langt i arbeidet med forslag til overordnede prinsipper for heltidskultur i Sør-Varanger kommune. Før arbeidet kan fortsette samt ferdigsstilles, ønsker arbeidsgruppen at styringsgruppen (formannskapet) gjør noen prinsipielle avklaringer. Arbeidsgruppen ønsker en prinsipiell avklaring på om arbeidsgruppen kan gå videre med det følgende som utgangspunkt: I forslaget punkt 4.4 som er utarbeidet foreslår arbeidsgruppen følgende: 1. Heltid defineres som 100 % stilling % stillinger skal være hovedregelen. 3. Ingen stillinger i turnus skal være ubesatt 4. Heltidsarbeidet må gjennomføres i alle enheter i kommunen. I punkt 8 foreslår arbeidsgruppen at effektmålet er: At enheter innen helse og omsorg skal nå minst 75 % gjennomsnittlig stillingsstørrelse innen Heltidsstillinger skal innen 2021 utgjøre minst 50 % av alle stillinger for helse og omsorg, og 75 % for hele kommunen. Alle fastansettelser i helse og omsorg skal ansettes i 100 % stilling fra og med

167 Etter at styringsgruppen har gjort prinsipielle avklaringer på arbeidsgruppens forslag, går arbeidsgruppen videre med arbeidet. Etter planen skal forslaget til overordnede prinsipper for heltidskultur opp som tema på personalmøtene i avdelingene innenfor helse og omsorg for nærmere drøftninger/innspill. Etter at denne prosessen er ferdig vil arbeidsgruppen sluttføre arbeidet og legge fram et fullstendig forslag til politisk behandling. Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Folkehelse: Kompetansebygging: Økonomi: Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger:* Alternativ til innstilling:*

168 Forslag til innstilling: Formannskapet vedtar arbeidsgruppens forslag til følgende prinsipper for heltidskultur i Sør- Varanger kommune: Punkt 4.4: Punkt 8: 1. Heltid defineres som 100 % stilling % stillinger skal være hovedregelen 3. Ingen stillinger i turnus skal være ubesatt 4. Heltidsarbeidet må gjennomføres i alle enheter i kommunen. At enheter innenfor helse og omsorg skal nå minst 75 % gjennomsnittlig stillingsstørrelse innen Heltidsstillinger skal innen 2021 utgjøre minst 50 % av alle stillinger for helse og omsorg, og 75 % for hele kommunen. Alle fastansettelser i helse og omsorg skal ansettes i 100 % stilling fra og med Nina Bordi Øvergaard rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

169 Overordnede prinsipper for heltidskultur i Sør-Varanger kommune

170 Innhold 1 Arbeidsgruppas mandat og sammensetning Innstilling Hvorfor trenger vi en heltidskultur i Sør-Varanger kommune? Rettslige og politisk/administrative rammer for heltidskultur Hovedtariffavtalen Arbeidsmiljøloven Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) Politiske vedtak i Sør-Varanger kommune Administrative forankringer av heltidskultur Hvorfor er det så mange deltidsstillinger i kommunesektoren? Nærmere om deltid, kjønn og alder Prinsipper for utarbeiding av bemanningsplaner Forsøke flere arbeidstidsordninger/tiltak Robuste bemanningsplaner Ubesatte stillinger Grunnbemanning Kompensasjon Økning av økonomiske rammevilkår Stillingsstørrelser Timebank/ubunden arbeidstid Tilsettinger Vaktlengder Ferieperioder Ubekvem arbeidstid fordeles likt blant alle ansatte Planleggingssyklus Døgnrytmeplan Verken frivillig eller ufrivillig deltid Måloppnåelse

171 1 Arbeidsgruppas mandat og sammensetning Kommunestyret sitt vedtak i sak 019/16: Sør-Varanger kommune iverksetter prosess for å se på tiltak for å oppnå en heltidskultur. Styringsgruppe for prosjektet er formannskapet. Arbeidsgruppe vedtas som følgende: Varaordfører Lena N. Bergeng 2 representanter fra Utvalg for levekår Enhetsleder sykehjem v/ Lene Nilsen Holte Enhetsleder Hjemmebasert omsorg v/ May Synnøve Birkely Enhetsleder Tjenesten for funksjonshemmede v/ Jorunn Sandhell Personalkonsulent Line Kristoffersen Hovedtillitsvalgt Elisabeth Lindholm Fagforbundet 2 Innstilling Prinsippene for bemanningsplanlegging tas i bruk for utarbeidelse av nye bemanningsplaner. Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen/Hovedtariffavtalen skal følges ved utarbeidelse med bemanningsplaner. Alle bemanningsplanene i Sør-Varanger kommune skal innen utgangen av 2018 være vurdert i forhold til vedtatte prinsipper for bemanningsplaner. Arbeidsgruppa ønsker å understreke at for å lykkes med heltidskulturarbeidet må en ut over disse prinsippene vurdere å øke rammen for bemanning samt vurdere om flere ansatte skal arbeide noen flere helger i løpet av kalenderåret, dog innenfor arbeidsmiljølovens bestemmelser. Oversikt med prinsipper: Nr Prinsipper 1 Brukeren er i sentrum; alle brukere skal ha like gode tjenester i helger som i hverdag 2 Forsøke flere arbeidstidsordninger og tiltak 3 Robuste bemanningsplaner 4 Fjerne de små ubesatte stillingene 5 Økt grunnbemanning 6 Vurdere kompensasjon ved ubekvem arbeidstid 7 Økning av de økonomiske rammevilkår 8 Redusere antall stillingsstørrelser til 100 %, 80 % og 60 % som hovedregel 9 Innføre timebank og ubunden tid 10 Sentral koordinering av tilsetninger 11 Redusere antall vaktlengder 12 Utvide ferieperioden 13 Ubekvem arbeidstid fordeles likt blant alle ansatte 14 Endre planleggingssyklus til 26 eller 52 uker 2

172 15 Innføre døgnrytmeplan 16 Verken frivillig eller ufrivillig deltid 17 Alle nyansatte i helse- og omsorg skal ansettes i 100 % fra og med Tabellen viser en oversikt over prinsippene for bemanningsplaner. Punktene er utdypet i dokumentet. 3 Hvorfor trenger vi en heltidskultur i Sør-Varanger kommune? Det er fire hovedgrunner til at vi trenger en heltidskultur i Sør-Varanger kommune: Sikre tilstrekkelig kvalitet i Sør-Varanger kommune Fremme Sør-Varanger kommune som en attraktiv arbeidsgiver som klarer å rekruttere nødvendig kompetanse Utnytte ubenyttet, kompetent arbeidskraftpotensiale blant ansatte som arbeider deltid Fremme et godt og lærende arbeidsmiljø for ansatte, som også frigir tid til mer og bedre ledelse Mål for arbeidet: Sør-Varanger kommune vil ha kompetente, dyktige, ansvarlige og selvstendige medarbeidere. Sør-Varanger kommune innarbeider heltidsstillinger som hovedregel for ansatte, og deltidsstillinger som en mulighet. Brukerne skal oppleve bedre kvalitet på tjenestene gjennom mer forutsigbarhet og kontinuitet ved å ha færre mennesker å forholde seg til og tjenester som er tilpasset egen døgnrytme. En heltidskultur er helt avgjørende for å møte framtidas kompetansebehov i den kommunale helsetjenesten. Vi har mye forskning og kunnskap som viser at heltidskultur og store stillinger har mange positive betydninger både for arbeidsgiver, arbeidstakere og ikke minst brukere/innbyggere. Å jobbe for en heltidskultur er en langsiktig og kontinuerlig prosess. En forutsetning for endring er at alle berørte aktører har en felles virkelighetsforståelse, et felles utfordringsbilde og felles mål. Da blir det også lettere å finne virkemidlene i fellesskap. Utvikling av heltidskultur innebærer store omstillinger (Moland 2015). 3

173 (Kilde: KS Arbeidsgivermonitor 2014) Mer konkret handler heltidskultur om verdier og praksis som inkluderer rekrutteringsstrategier, utarbeidelse av arbeidstidsordninger og permisjonsreglement som reflekterer heltidskulturen. Kulturendringen skal gi oss en forbedret arbeidsorganisering som gjør oss i stand til fortsatt å yte gode kvalitative tjenester til brukerne døgnet rundt og uken gjennom, også i fremtidens Sør- Varanger. Det er mange ulike bemanningsplaner som inneholder turnus i Sør-Varanger kommune, og det er i disse bemanningsplanene at det operative grunnlaget for heltidskultur fastsettes. En bemanningsplan skal i tillegg til å lage arbeidsrytmer også sørge for at det er tilstrekkelig med kompetent arbeidskraft når det er behov for det, og å sikre at en kan håndtere de driftsutfordringene en vet vil komme i ordinær drift. Et skritt på veien er felles retninglinjer for utarbeidelse av bemanningsplaner i Sør-Varanger kommune. Dette dokumentet beskriver de viktigste prinsippene som skal legges til grunn når en utarbeider bemanningsplaner i Sør-Varanger kommune. 4 Rettslige og politisk/administrative rammer for heltidskultur 4.1 Hovedtariffavtalen Hovedtariffavtalen Kapittel 1, Det skal som hovedregel tilsettes i fulle stillinger. Unntak drøftes med de tillitsvalgte med mindre det er åpenbart nødvendig. Ved ledige stillinger skal deltidsansatte ved intern utlysning i kommunen/virksomheten tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. 4

174 Arbeidsgiver skal informere og drøfte prinsippene for bruk av deltidsstillinger med de tillitsvalgte minst en gang i året. De lokale parter skal drøfte utarbeidelsen av retningslinjer for hvordan det kan tilstrebes redusert bruk av deltidsstillinger. IV TIL PROTOKOLL a) Heltidskultur «Hovedtariffavtalen legger til grunn at det som hovedregel skal tilsettes i hel stilling og at det skal utarbeides retninglinjer med formål om å øke antall heltidsansatte. De sentrale parter er gjennom «Heltidserklæringen» enige om at heltid er viktig for arbeidsmijø, effektivitet og kvalitet i tjenesten, og anmoder partene lokalt i hver kommune om å arbeide for heltidskultur. Heltidskultur utvikles gjennom forankring, involvering, gode prosesser og kunnskap om hva heltid innebærer for den enkelte, for ledelse og for tjenesten. Partene sentralt har utarbeidet en veileder for lokalt arbeid med heltidskultur. Det anbefales at veilederen tas i bruk for å sikre gode lokale prosesser» 4.2 Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven gir arbeidstakere rett til deltid under bestemte vilkår: «Arbeidstakere som har fylt 62 år eller som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner har behov for det, har rett til å få redusert sin arbeidstid dersom arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for bedriften». De lovfestede rettighetene som ansatte har til redusert arbeidstid skal ikke påvirkes av innføringen til heltidskultur. Arbeidsmiljøloven har videre bestemmelser om arbeidstakers rettigheter ved ulovlig midlertidig tilsettinger, 3-4 års midlertidig tilsetting, rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidet arbeidstid samt fortrinnsregler. Dette er rettigheter som vil kunne påvirke innføringen av heltidskulturen. Avklaringer i forhold til opparbeidede rettigheter må foregå parallelt med implementeringen av større stillinger i virksomhetene. Dette kan gi både lokale ledere og ansatte bedre oversikt over den reelle arbeidskraftreserven som kan benytte blant de som allerede er ansatt i Sør-Varanger kommune. 4.3 Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) Også særlovgivning knyttet til Helse- og omsorgstjenester finner vi rammebegrensninger som må hensynstas i heltidsplanleggingen. 4-1 Forsvarlighet Helse- og omsorgstjenester som tilbys eller ytes etter loven her skal være forsvarlige. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at: a. Den enkelte pasient eller bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud, b. den enkelte pasient eller bruker gis et verdig tjenestetilbud, c. helse- og omsorgstjenesten og peronell som utfører tjenestene blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter og d. tilstrekkelig fagkompetanse sikres i tjenestene. 5

175 4.4 Politiske vedtak i Sør-Varanger kommune I sin lokale arbeidsgiverstrategi 2020 ønsker Sør-Varanger kommune å oppnå følgende med sin arbeidsgiverpolitikk: Rekruttere og beholde arbeidstakere: Sør-Varanger kommune innarbeider heltidsstillinger som hovedregel for ansatte og deltidsstillinger som en mulighet. Videre har Sør-Varanger kommune utarbeidet lokale retningslinjer for redusert bruk av deltid. Disse retningslinjene ble vedtatt i I retningslinjene legges det vekt på hvilke tiltak som kan gjøres for å redusere bruken av deltid. Disse retningslinjene sier at stillinger på under 75 % skal ikke splittes opp/deles. Utlysninger av stillinger skal foregå internt, slik at deltidsansatte gis mulighet til å søke. Utvidelse av stilling for deltidsansatte skal ikke medføre at det skapes nye helgestillinger eller andre små stillinger. Arbeidsgruppen anbefaler følgende ovenfor kommunestyret: 1. Heltid defineres som 100 % stilling % stillinger skal være hovedregelen. 3. Ingen stillinger i turnus skal være ubesatt. 4. Heltidsarbeidet må også gjennomføres i øvrige enheter i kommunen. 4.5 Administrative forankringer av heltidskultur En sterk administrativ forankring som er vedtatt og ettelevd i formelle organer og gjennom sosial forankring i organisasjonen handler om å sikre aktørenes aksept til endringer og i innholdet i utviklingsprosessen, og er en vesentlig faktor for å få tilslutning til mål og strategier. «Å utvikle en heltidskultur habndler om mer enn turnusordninger og å få helgene til å gå opp. Det handler om holdninger, forankring, normer for hvordan vi har det/gjør det hos oss. Å utvikle en heltidskultur handler om en organisasjonsendring med politisk vilje, tydelig ledelse, engasjerte tillitsvalgte og ansatte som jobber for samme mål i samme retning.» Sør-Varanger kommune har hatt politiske føringer på at heltidskulturen skal gjennomsyre organisasjonen siden Til tross for dette er ikke heltidskulturen særlig synlig i gjeldende planer, verken i Samfunnsplanen eller i økonomiplanen. Manglende synlighet finner vi også i øvrige strategiske dokumenter, virksomhetsplaner og øvrig planverk nedover i organisasjonen. Arbeidsgruppen er av den formening at en av de vesentligste grunner til at Sør-Varanger kommune over tid ikke har lyktes i sitt tidligere arbeid med heltidskultur er en manglende forankring i planverk og i øverste ledergruppe. Arbeidsgruppen konkluderer med at en av de avgjørende faktorene for å lykkes fremover er å sikre aksept for heltidskultur gjennom forankring i kommunens planverk. Forankringen må være gjennomgående fra overordnede plandokumenter og ned til den enkelte virksomhetsplan. Formålet med en sterk forankring i hele planhierkiet er å sikre oss at: Heltidsprosjektet har legitimitet, også ved motstand mot gjennomføring 6

176 Heltidskulturen blir prioritert i hele organisasjonen Prosjektet sikrer forståelse av at oppgaven er komplisert, og krever ressurser og tid Når vi ønsker at heltidskulturen skal forankres på et strategisk nivå betyr det at målsettingen for heltidskultur og effektmålene som kommer av heltidskultur også må gjennomsyre den neste arbeidsgiverstrategien. Det vil ikke være tilstrekkelig å kun arbeide med et heltidsprosjekt i en arbeidsgruppe hvor konklusjonene skal forsøkes delegert nedover i organisasjonen. En vellykket heltidskultur vil kreve en helt ny arbeidsgiverstrategi som etterleves i kommunen. I denne strategien må sammenhengene mellom heltidskultur og de positive effektene på områder som kvalitet, rekruttering osv. anskueliggjøres jfr. hjulet til Moland/Fafo. Strategien må gi oss insetiver til å endre organisasjonen fra en deltids/fraværskultur til en kompetansekultur som er basert på heltids- og nærværsarbeid. Det samme vil gjelde for de mer operative instruksene for rekruttering, medarbeidersamtaler, ledersamtaler osv. 5 Hvorfor er det så mange deltidsstillinger i kommunesektoren? Uønsket deltid har stor sammenheng med arbeidstid. Når arbeidstiden avviker fra det som er normalt, så åpner det for arbeidstidsordninger der deltidsansettelser kan bli et resultat. Innenfor pleie- og omsorg vil det være behov for arbeidskraft dag, aften og natt. I tillegg er det behov for arbeidskraft i helger og høytider. Innenfor pleie- og omsorgssektoren er det mest vanlig med en arbeidstidsordning som er tradisjonell turnus. Dette innebærer en gjennomsnittlig arbeidstid på 35,5 timer uken, samt ulik arbeidstid fra dag til dag og uke til uke. En tradisjonell turnus strekker seg over 6 uker og man har arbeid minst hver tredje helg. Det er ikke uvanlig at stillinger fra 50 % og opp til 100 % arbeider hver tredje helg, mens stillinger fra 50 % og mindre jobber annenhver helg. Arbeidsmiljøloven setter begrensninger for hvor mange timer man kan jobbe den enkelte dag og uke. Den samme loven setter også begrensninger for hvor mange timer man kan jobbe gjennomsnittsberegnet i løpet av en periode. Så selv om arbeidsgiver har «ledige timer» til overs som man kunne ha tilbudt den ansatte, så setter loven begrensninger for hvor mange timer den ansatte har lov til å jobbe. Loven setter også begrensninger for hvor mange søndager man kan jobbe innenfor en periode. Hovedtariffavtalen mellom KS og fagforeningene setter også slike begrensninger. Fram til 1987 var det vanlig at ansatte innenfor pleie- og omsorgsyrkene jobbet annenhver helg. Etter arbeidstidsforkortelsen i 1987 utviklet det seg en praksis med å jobbe hver tredje helg i stedet for hver annen helg. Dette fremstår som den største enkeltfaktoren som på kort tid har hatt størst betydning for sektorens store behov for deltidsstillinger. De små stillingenes betydning for å få «turnusen til å gå opp», knyttes først og fremst til helgebemanningen.(moland og Bråthen 2012:14:141). Innenfor tjenestesteder som benytter tradisjonelle turnusordninger vil dette være et særlig problem. Ved at man begynte å jobbe hver tredje helg i stedet for hver annen helg, så ble det «hull i turnusen» i helgene. I stedet for at man trengte for eksempel 10 ansatte på jobb i helgene, så måtte man 7

177 plutselig ha 15 ansatte på jobb i helgene. Det førte til at man måtte ha flere ansatte på jobb i helgene, og de små helgestillingene oppstod. En annen kjent årsak til at det oppstår deltidsstillinger er at deltid avler deltid. Dersom man har en ansatt som jobber i 80 % stilling, så må man ha noen til å jobbe de resterende 20 prosentene. Denne 20 prosentstillingen er vanskelig å kombinere med andre stillingsandeler slik at summen kan bli 100 % (Moland og Bråthen 2012). Når det oppstår ledighet i for eksempel en 80 % stilling, så kan det være at en eller flere deltidsansatte ønsker seg litt av denne stillingen for å få økt sin stillingsprosent. Ved å ta prosenter fra denne stillingen for å øke andre stillinger, så vil det gjerne medføre at man sitter igjen med en 25 % stilling med arbeid i helg. Flere arbeidsgivere kvier seg for å dele opp stillinger på denne måten (Moland og Bråthen, 2012). Forskning har vist at deltidsstillinger også avler mer enn uønsket deltid. Bruken av deltidsstillinger har konsekvenser for brukere, arbeidsmiljø, kultur, omdømmebygging, effektivitet og rekruttering (Moland og Bråthen, 2012). For den enkelte ansatte vil deltidsstillinger også ha konsekvenser for lønn og pensjon. 6 Nærmere om deltid, kjønn og alder I 1972 var i underkant av 80 % av menn yrkesaktive. Tallet for kvinner var i underkant av 45 %. I 2011 var de samme tallene henholdsvis 71,5 og 66,6 %(Næsheim & Villund 2013). Dette viser at menn har redusert sin yrkesaktivitet, mens kvinner har økt sin. Men der menn velger heltid som normalen, velger fortsatt mange kvinner å jobbe deltid. Det er også slik at menn i stor grad jobber deltid når de er unge og når de er gamle, og heltid de 30 årene i mellom disse periodene (Moland 2017). Tilnærmingen i faktisk arbeidsmengde mellom kjønnene er derfor litt mindre enn disse tallene for yrkesdeltakelse indikerer. De siste årene har andelen kvinner som jobber heltid økt svakt. Denne økningen har først og fremst skjedd som følge av at flere kvinner har høy utdanning, og at høyt utdannede jobber mer heltid enn personer med lavere og mindre utdanning. Denne utviklingen har imidlertid ikke skjedd i kommunesektoren, som er den sektoren som både har flest deltidsansatte og som har hatt stor oppmeksomhet rettet mot å redusere omfanget av små stillinger. Det er gjort flere studier av hvor lenge deltidsansatte jobber deltid, og om overganger til og fra heltid (Rønsen & Kitterød 2009; Åsbø 2009; Svalund 2011; Nicolaisen & Bråthen 2012). Et funn som går igjener at mange kvinner som først har begynt å jobbe deltid (kommet inn i et arbeidsmiljø med en sterk deltidskultur), gjerne fortsetter med deltid. 7 Prinsipper for utarbeiding av bemanningsplaner Utarbeidelse av bemanningsplaner krever kompetanse og er faglig krevende. Arbeidsgruppen har merket seg at ingen kommuner i Norge kan sies å ha lyktes med heltidskultur og de grunnleggende prinsippene i så måte. Det er noen kommuner som lykkes med noen prinsipper. Samtidig er det 8

178 andre kommuner som ikke lykkes med å gjenskape effekten når de forsøker akkurat de samme prinsippene. 7.1 Forsøke flere arbeidstidsordninger/tiltak Arbeidsgruppen har diskutert muligheten for standardiserte arbeidstidsordninger, vaktlengder ol. som i noen tilfeller kan være avgjørende i forhold til tiltak som er ment å fordele arbeidstakere over flere enheter. En konsekvens av dette er et politisk vedtak om å opprette et bemanningsteam. Det er også diskutert muligheten for et begrenset utvalg av tiltak som skal benyttes i arbeidstidsplanleggingen i Sør-Varanger kommune. Dypdykk i effektene av forskjellige tiltak forteller at tiltakene ikke nødvendigvis har samme virkning i forskjellige kommuner. Uten at det nødvendigvis er pekt på årsaken til dette er det nærliggende å tro at dette kan ha lokale årsakssammenhenger, men en konklusjon som kan trekkes er at kommuner som har høyest gjennomsnittlig stillingsstørrelse oftere har prøvd ut ulike tiltak enn kommuner med lav gjennomsnittlig stillingsstørrelse.(kommuner med høyest gjennomsnittlig stillingsstørrelse har oftere prøvd ut tiltak knyttet til helgeturnus, langvakter og økt grunnbemanning.) Arbeidsgruppen mener at det kan være av avgjørende betydning at vi ikke begrenser oss til et for snevert utvalg av tiltak. 7.2 Robuste bemanningsplaner Med robuste bemanningsplaner menes planer som kan gjennomføres i ordinær drift uten store utfordringer. Slik er det ikke i dag; vi vet at det skjer innsparinger ved at vaktlengder finjusteres for å spare inn faste stillinger. Dette er en form for superoptimering som kan fungere på en avdeling på kort sikt. Det er problematisk for kommunen som helhet over tid. En konkret konsekvens er at det gir mange ulike stillingsstørrelser som det blir utfordrende og arbeidskrevende å følge opp når det er endringer i driften. Ikke robuste bemanningsplaner fører til store vikarutgifter og sannsynligvis dårligere kvalitet i enkelte perioder. Planlegging av årsplaner og aktivitetsplaner, ferieavvikling, vaktlengder, stillingsbrøker og fleksibilitet henger sammen. Heltidskultur utvikles ved å forbedre alle disse områdene. Innenfor disse elementene er det viktig å tilrettelegge for robuste og enkle bemanningsplaner som det er mulig å gjennomføre i praksis. Robuste bemanningsplaner tar høyde for fravær en vet vil komme. En vet at det vil bli et sykefravær eller feriefravær, slik at det er fornuftig å ta høyde for det i bemanningsplanen. Det innebærer at den såkalte grunnbemanningen må ta hensyn til mer enn bare produksjonen. For å kunne øke grunnbemanningen må en «klemme» på flere steder for å kunne få en god ressurstilgang når brukerne har behov for tjenester. 9

179 Innenfor dette rammeverket er det viktig å tilrettelegge for robuste og enkle bemanningsplaner som er mulig å gjennomføre i praksis. Alle disse elementene må man «klemme» på for å kunne øke grunnbemanningen. Vi ønsker også å vise til fordelshjulet som Moland/Fafo har utarbeidet. Hjulet viser fordelene med heltidskultur for arbeidsgiver, ansatte og brukere, og er jo en oppsummering av grunnlaget for å innføre en heltidskultur. 10