HOVEDAVTALE FOR Landsdel ÅRSKLASSEMØNSTRING (Landsdel ÅMØ) I SVØMMING

Transkript

1 HOVEDAVTALE FOR Landsdel ÅRSKLASSEMØNSTRING (Landsdel ÅMØ) I SVØMMING KONTRAKT

2 AVTALE mellom Norges Svømmeforbund (NSF) og Setermoen Svømmeklubb 1. AVTALEPARTER Avtaleparter er Norges Svømmeforbund, heretter kalt NSF og, heretter kalt arrangøren. 2 AVTALENS FORMÅL OG OMFANG 2.1 I henhold til Norges Svømmeforbunds (NSF) regler om stevner ( GE 18-27), står NSF som arrangør av alle årsklassemønstringer. Den tekniske del av mønstringen tildeles en arrangør (teknisk arrangør). Norges Svømmeforbund har eiendomsretten til alle årsklassemønstringer under NSFs jurisdiksjon. 2.2 Arrangøren tildeles ansvaret som teknisk arrangør til følgende arrangement: Landsdels Årsklassemønstring for klasse år i ÅR i Landsdel:. Mønstringen avvikles i tidsrommet dag mnd ÅR 2.3 Ved denne avtale forplikter Arrangøren seg til å avvikle årsklassemønstringen etter NSF s lover og regler. 3. ARRANGØRENS RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER 3.1 Det følger av dette at Arrangøren skal være arrangør av Landsdels Årsklassemønstring ÅR med de rettigheter og forpliktelser som gjelder for arrangører av slike arrangement. 3.2 Arrangørens forpliktelser gjelder alle forhold som arrangør. Her nevnes spesielt: Arrangøren skal: Treffe alle nødvendige avtaler med anleggseiere og forberede svømmehallen. Engasjere, trene og lede funksjonærer i alle nødvendige funksjoner. Legge forholdene til rette for tidtaking og resultattjeneste Avtale med alle typer leverandører etc. Legge til rette for media Ivareta nødvendige administrative oppgaver før, under og etter mønstringen. Legge til rette for innkvartering for de ulike gruppene Sørge for markedsføring av arrangementet

3 Bistå NSF i forbindelse med tilrettelegging av reklame og andre forhold for sponsorene, gjennom logoeksponering av arrangementets hovedsponsorer på alle offisielle brev ark, i invitasjonen, startlister, resultatlister etc. Foranstående liste er ikke å anse som uttømmende. Organisering og planlegging 3.3 Arrangementskomiteens sammensetting skal godkjennes av NSF, dette gjelder også endringer. Den skal foreligge senest 15.september ÅR. 3.4 Arrangøren plikter å utarbeide en fremdriftsplan for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid. Denne skal forelegges NSF senest 15.september ÅR. 3.5 E-post adresser og tlf. nr. utveksles mellom NSF og teknisk arrangør så snart SvU (delegert fra Forbundsstyret) har formelt tildelt mønstringen. Dette for å sikre at NSF/SvU blir orientert fortløpende om gjennomføringen av fremdriftsplanen samt at arrangøren har en person å forholde seg til før og etter arrangementet. Konkurransearenaen kravspesifikasjoner (Se også SvU s brukermanual på Bassenget mm. Vendeflagg må ikke ha sponsorreklame i konflikt med NSF s sponsorer. Tyvstartsnor bør brukes, men trenger ikke ha fjernutløsning. 15 m fra startside (tyvstartsnor) og vendeside må markeres både på baneskillere og bassengkant. Hver langside, mellom vendeflaggene må avskjermes slik at teknikkdommere kan følge feltet fritt frem og tilbake. Vannkvalitet (temperatur og surhetsgrad) forutsettes å være i orden. Egnet premiepall. Lyd Kvalitet på lyden må være slik at speakers annonseringer oppfattes tydelig over hele konkurransearenaen og at lydanlegget kan gi et db-nivå som hever opplevelsen ved defileringer, presentasjoner av utøverer og alle seremonier som krever avspilling av musikkfiler.(live, cd, mp3 og wav-filer) Innbydelse 3.10 Innbydelsen skal godkjennes av NSF innen 15. oktober ÅR før den sendes ut NSF s standard innbydelse skal brukes som mal.

4 Resultatliste 3.12 Resultatlister skal utformes i h. t. regelverket. Det forutsettes at arrangøren har en resultatservice og et opplegg for dette slik at alle som må/skal ha resultatene får disse snarest mulig etter mønstringen Logo og bannere 3.15 Bruk av NSF's logo og flagg Det er NSF's arrangement man har fått seg tildelt. Av den grunn skal man som arrangør, i invitasjonen og eventuelt på annen måte, invitere til arrangementet på vegne av Norges Svømmeforbund. All bruk/eksponering av NSF 's design elementer og logo skal godkjennes av NSF. Normalt skal NSF`s logo brukes på alle offisielle papirer, som invitasjonen, program, start og resultatlister. Logoen får man ved henvendelse til NSF NSF's flagg/banner skal benyttes i svømmehallen Dersom arrangør benytter egen mønstringslogo skal den godkjennes av NSF. Premier 3.20 Deltagerpremie til alle i 11 og 12 års klassen NSF`s medalje 1-3 plass pr øvelse og årsklasse Egnet premie 1-6 plass sammenlagt pr årsklasse Kåring av Årsklassevinnerne i Landsdels Årsklassemønstring: Den utøveren som oppnår høyest sammenlagt poengsum i hver årsklasse/kjønn, basert på de beste tidene fra 4 av 5 øvelser, blir Landsdels Årsklassevinner Innkvartering 3.21 Arrangøren er forpliktet til å forhandle med aktuelle innkvarterings steder om en gunstigst mulig pris for deltakere. NSF har samarbeidsavtale med Scandic-kjeden og et av Landsdels ÅMØ-hotellene må derfor være et Scandic Hotell hvis dette finnes på stedet og at de har ledig kapasitet.

5 Dommere 3.22 Nødvendig antall dommere forutsettes skaffet til veie av arrangøren (Ref SV 1). Reklamemateriell 3.24 Teknisk arrangør skal kontakte NSF for å få tilsendt nødvendig reklamemateriell. Materiellet skal returneres til NSF umiddelbart etter bruk Plasseringen av reklame må ikke være til hinder for utøvelse av dommerens oppgaver Arrangøren skal benytte NSF s forretningstilbud der hvor det er naturlig. Pressetjenester 3.27 Det skal legges til rette for best mulig tilgjengelighet for presse og media. Herunder: - Opprette pressekontakt/veileder - Egen resultatservice både til tilstedeværende og ikke tilstedeværende media. - Teknisk bistand (tele/datamuligheter) - Ha tilgjengelige arbeidssteder for pressen. - Informasjon om innkvartering/kost etc. Rapport informasjon - regnskap 3.28 Det skal sendes en rapport til NSF om arrangementet, med erfaringer etter endt gjennomføring. Seneste tidspunkt for innsendelse er 3 måneder etter arrangementet NSF skal ha tilsendt all informasjon Arrangøren sender ut. (F.eks. om overnattingstilbudet, transport til og fra arenaene o. l.) 3.30 Arrangøren skal sende alle referater fra møter til NSF sin kontaktperson fortløpende. 4. NSFs RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER 4.1 NSF har rett til vederlagsfritt, på egne vegne eller for sine samarbeidspartnere å disponere plass til reklame i forbindelse med Årsklassemønstringene. 4.2 Arrangør kan ikke ha reklame eller salgsstands som er konkurrerende til NSF s sponsorer og samarbeidspartnere. 4.3 Plassering av reklame. NSF skal uten vederlag kunne disponere reklameplass på følgende steder: Innslagsplater og vendeplater - NSF disponerer 50 % av all tilgjengelig reklameplass på innslagsplatene og vendeplater. 50 % av all plass på startpallene og området i mellom startpallene. 12m nærmest innslagsplatene på "TV-messig" langside.

6 Vendeflaggene. Fem logos på program, startliste og resultatliste (hver side). Tre annonsesider i programmet, hvorav den ene skal være på omslagets s Salgsstand for forbundets sponsorer. 50 % av plass bak seierspallen 4.4 Alle påmeldinger for alle de 5 ÅMØ Landsdel vil gå direkte til Norges Svømmeforbund. NSF lager påmeldingsfiler (uni_r) med de kvalifiserte og påmeldte svømmerne som hver arrangør må importere til sitt stevneprogram. Korrigeringer etter dette (strykninger/reserver inn), må arrangøren stå for. Full oversikt over kvalifiserte svømmere og reserver vil bli gjort tilgjenglig på medley.no på samme måte som Nasjonal ÅMØ -rankingen som finnes i dag. Heatoppsett og videre gjennomføring av stevnet ligger hos den lokale 5. SAMARBEID 5.1 Arrangøren og NSF vil samarbeide tett om alle forhold knyttet til gjennomføringen av mønstringen. NSF skal ha fullt innsyn i alle forhold vedrørende mønstringen. 6. KONTAKTPERSONER Arrangøren: NSF: I forkant av mesterskapet: Brita Blenne Lien Tlf: e post: brita@medley.no Under mesterskapet: Trygve Ravn. Tlf: e post: trygve.ravn@ude.oslo.kommune.no Informasjon og spørsmål vedrørende NSF sine sponsorer og samarbeidspartnere: Bjørn Soleng. Tlf: bjorn@svomming.no Vedrørende dommere: tilhørende krets Denne hovedavtalen er skrevet i 2 (to) likelydende eksemplarer, hvor hver av partene beholder hvert sitt eksemplar. Oslo den ÅR Bjørn Soleng Generalsekretær Norges Svømmeforbund Leder