HOVEDAVTALE FOR NORSKE MESTERSKAP I SVØMMING

Transkript

1 HOVEDAVTALE FOR NORSKE MESTERSKAP I SVØMMING KONTRAKT

2 AVTALE mellom Norges Svømmeforbund (NSF) Og 1. AVTALEPARTER Avtaleparter er Norges Svømmeforbund, heretter kalt NSF og, heretter kalt arrangøren. 2 AVTALENS FORMÅL OG OMFANG 2.1 I henhold til Norges Svømmeforbunds (NSF) regler om mesterskapsarrangement (paragraf GE 28-46), står NSF som arrangør av alle norske mesterskap. Den tekniske del av mesterskapet kan tildeles en medarrangør (teknisk arrangør). Norges Svømmeforbund har eiendomsretten til alle norske mesterskap under NSFs jurisdiksjon. 2.2 Arrangøren tildeles oppgaven som teknisk arrangør til følgende mesterskap: Norgesmesterskap for junior og Ungdomsmesterskap (25m) i ÅR. Mesterskapene avvikles i tidsrommet dag mnd ÅR 2.3 Ved denne avtale forplikter Arrangøren seg til å avvikle mesterskapene etter NSFs lover og regler. 3. ARRANGØRENS RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER 3.1 Det følger av dette at Arrangøren skal være arrangør av NM junior og Ungdomsmesterskapet i ÅR med de rettigheter og forpliktelser som gjelder for arrangører av slike arrangement. 3.2 Arrangørens forpliktelser gjelder alle forhold som arrangør. Her nevnes spesielt: Teknisk arrangør oppnevner stevnets lege. Navnet og stedet der han er å treffe, skal fremgå av programmet. Arrangøren skal treffe alle nødvendige avtaler med anleggseiere og forberede svømmehallen. Engasjere, trene og lede funksjonærer i alle nødvendige funksjoner. Legge forholdene til rette for tidtaking og resultattjeneste Avtale med alle typer leverandører etc. Legge til rette for media Ivareta nødvendige administrative oppgaver før, under og etter mesterskapet.

3 Legge til rette for innkvartering for de ulike gruppene Markedsføring av arrangementet Bistå NSF i forbindelse med tilrettelegging av reklame og andre forhold for sponsorene. Ved logoeksponering av arrangementets hovedsponsorer på alle offisielle brev ark, i invitasjonen, startlister, resultatlister etc. Bistå NSF i forbindelse med tilrettelegging for TV-produksjon. Foranstående liste er ikke å anse som uttømmende. Organisering og planlegging 3.3 Arrangementskomiteens sammensetting skal godkjennes av NSF, dette gjelder også endringer. Den skal foreligge senest 15. mai ÅR. 3.4 Arrangøren plikter å utarbeide en fremdriftsplan for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid. Denne skal forelegges NSF senest 15. mai ÅR. 3.5 Ved behov holdes møte(er) med NSFs kontaktperson, minimum 1 måned før mesterskapene. Kostnader til reise for NSFs kontaktperson dekkes av NSF. E-post adresser og tlf.nr. utveksles mellom NSF og teknisk arrangør så snart SvU (delegert fra Forbundsstyret) har formelt tildelt mesterskapene. Dette for å sikre at NSF/SvU blir orientert fortløpende om gjennomføringen av fremdriftsplanen. Mesterskapsarenaen kravspesifikasjoner (Se også SvU s brukermanual på TD (Teknisk delegert) eller kontaktperson fra NSF går gjennom mesterskapsarenaen med arrangøren senest 1 måned før mesterskapets første dag for å sikre at alle krav - spesifikasjoner er, eller vil, bli oppfylt. (Se pkt. 3.5) 3.7 Bassenget mm. Kontrollmålinger foretas av TD. Vendeflagg må ikke ha sponsorreklame i konflikt med NSF s sponsorer. Tyvstartsnor bør brukes, men trenger ikke ha fjernutløsning. 15 m fra startside (tyvstartsnor) og vendeside må markeres både på baneskillere og bassengkant. Anvisningsbrett/tellebrett må forefinnes og være i orden, ett brett til hver bane + ett ekstra. Hver langside, mellom vendeflaggene må avskjermes slik at teknikkdommere kan følge feltet fritt frem og tilbake. Bjeller med håndtak skal benyttes for å markere siste lengde på 800 og 1500 m, en til hver bane. Vannkvalitet (temperatur og surhetsgrad) forutsettes å være i orden. Premiepall som også er egnet til å klare premiering av stafettlag og funksjonshemmede (husk oppkjøringsrampe). 3.8 Lyd Kvalitet på lyden må være slik at speakers annonseringer oppfattes tydelig over hele mesterskapsarenaen og at lydanlegget kan gi et db-nivå som hever opplevelsen ved

4 defileringer, presentasjoner av utøverer og alle seremonier som krever avspilling av musikkfiler.(live, cd, mp3 og wav-filer) Minimumskrav: 5 7 høyttalere(gjerne fulltonekasser) på stativ med 15 bassbestykning og horn/tweeter, eller tilsvarende. Tilpasset forsterkenhet dette nivået. Mikserenhet på min. 6 kanaler, enten fysisk/analogt eller fortrinnsvis digitalt via PC. Handsfree mikrofon (evt. trådløs) til speaker. Mikrofon (evt. trådløs) til åpningsseremonien. Egnet musikk til defilering, presentasjoner og premieseremonier. 3.9 Lys Det forutsettes at lyset i mesterskapsarenaen er av god kvalitet. NB! Fargetemperaturen kan av og til være en utfordring for pressen. Minimumskrav: 1 stk. følgespot (2 KW) med zoom-funksjon til defilering, presentasjoner og premieseremoniene.(premiepallen) Innbydelse 3.10 Innbydelsen skal godkjennes av NSF innen 15. september ÅR før den sendes ut. I tillegg skal det i innbydelsen opplyses at det kan bli foretatt dopingkontroll og blodprøver NSF s standard innbydelse skal brukes som mal. Resultatliste 3.12 Resultatlister skal utformes i h. t. regelverket. Det forutsettes at arrangøren har en resultatservice og et opplegg for dette slik at alle som må/skal ha resultatene får disse snarest mulig etter mesterskapene (Internett, NTB etc.) Arrangør må være behjelpelig med alle støttefunksjoner rundt resultatservice, som kopiering av start- og resultatlister (se pkt. 4.4) Arrangør skal sørge for internettilgang i forbindelse med resultatservice. Logo og bannere 3.15 Bruk av NSF's logo og flagg Det er NSF's arrangement man har fått seg tildelt. Av den grunn skal man som arrangør, i invitasjonen og eventuelt på annen måte, invitere til arrangementet på vegne av Norges Svømmeforbund. All bruk/eksponering av NSF 's design elementer og logo skal godkjennes av NSF. Normalt skal NSF`s logo brukes på alle offisielle papirer, som invitasjonen, program,

5 start og resultatlister. Logoen får man ved henvendelse til NSF NSF's flagg/banner skal benyttes i svømmehallen Dersom arrangør benytter egen mesterskapslogo skal den godkjennes av NSF Det norske flagget skal henges opp i svømmehallen Den norske nasjonalsangen skal spilles under åpningen. Premier NSF`s medaljer til de tre beste i hver øvelse. De 20 beste prestasjonene i NM junior og Bestemannapremie for begge kjønn på Ungdomsmesterskapet etter NSF s poengtabell tildeles gavepremier. I klassen for funksjonshemmede skal de 5 beste ha bestemannspremier. Kun øvelser som svømmes i Verdensmesterskapet for junior inngår i kampen om de 20 bestemannspremiene samt bestemannspremien på Ungdomsmesterskapet. Til bestemannspremier forutsettes å benytte kvalitetspremier, som kan bli et varig minne, gjerne lokalt produsert. Innkvartering 3.20 Arrangøren er forpliktet til å forhandle med aktuelle innkvarterings steder om en gunstigst mulig pris for deltakere. NSF har samarbeidsavtale med Scandic-kjeden og at av NM-hotellene må derfor være et Scandic Hotell hvis dette finnes på stedet og at de har ledig kapasitet Arrangør bestiller hotelrom for tilreisene oppnevnte dommere og jurymedlem samt 10 enkeltrom for NSF minimum 6 mnd før arrangementes første dag. Utgifter for oppnevnte dommere og jurymedlem dekkes av arrangør. Dommere 3.23 Følgende oppnevnelser blir gjort av NSF: 2 overdommere 2 startere 1. medlem i juryen. Utgifter til reise og opphold for disse er i h. h. t. Statens satser for reiser. Dette dekkes av arrangøren. Arrangøren må sørge for å gi beskjed til de ovennevnte om hvor de skal bo, når de ankommer o.l. så tidlig som mulig. NSF's offisielle representant Representantens oppgaver er av formell karakter. Hun/han foretar offisiell åpning/avslutning av arrangementet og kan dele ut premier og gjøre andre oppgaver, på forhånd avtalt og i samarbeide med Arrangøren. Reise og opphold dekkes av NSF,

6 Reklamemateriell 3.25 Teknisk arrangør skal kontakte NSF for å få tilsendt nødvendig reklamemateriell. Materiellet skal returneres til NSF umiddelbart etter bruk Plasseringen av reklame må ikke være til hinder for utøvelse av dommerens oppgaver Arrangøren skal benytte NSF s forretningstilbud der hvor det er naturlig. Pressetjenester 3.28 Det skal legges til rette for best mulig tilgjengelighet for presse og media. Herunder: - Opprette pressekontakt/veileder - Egen resultatservice både til tilstedeværende og ikke tilstedeværende media. - Teknisk bistand (tele/datamuligheter) - Ha tilgjengelige arbeidssteder for pressen. - Informasjon om innkvartering/kost etc. Rapport informasjon - regnskap 3.29 Det skal sendes en rapport til NSF om arrangementet, med erfaringer etter endt gjennomføring. Seneste tidspunkt for innsendelse er 3 måneder etter arrangementet NSF skal ha tilsendt all informasjon Arrangøren sender ut. (F.eks. om overnattingstilbudet, transport til og fra arenaene o. l.) 3.31 I tillegg skal Arrangøren sende alle referater fra møter til NSF fortløpende Revidert regnskap for mesterskapet leveres NSF snarest, senest 3 måneder etter mesterskapenes avslutning. 4. NSFs RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER 4.1 NSF har rett til vederlagsfritt, på egne vegne eller for sine samarbeidspartnere å disponere plass til reklame i forbindelse med Norgesmesterskapene. 4.2 Arrangør kan ikke ha reklame eller salgsstands som er konkurrerende til NSF s sponsorer og samarbeidspartnere. 4.3 Plassering av reklame. NSF skal uten vederlag disponere reklameplass på følgende steder: Innslagsplater og vendeplater - NSF disponerer 50 % av all tilgjengelig reklameplass på innslagsplatene og vendeplater.

7 50 % av all plass på startpallene og området i mellom startpallene. 12m nærmest innslagsplatene på "TV-messig" langside. Vendeflaggene. Fem logos på program, startliste og resultatliste (hver side). Tre annonsesider i programmet, hvorav den ene skal være på omslagets s Salgsstand for forbundets sponsorer. 50 % av plass bak seierspallen 4.4 NSF er ansvarlig for påmelding og resultathåndtering. De stiller med en person som tar ansvar for påmelding, resultathåndtering og resultatservice. NSF`s tidtakerutstyr skal benyttes. 5. SAMARBEID 5.1 Arrangøren og NSF vil samarbeide tett om alle forhold knyttet til gjennomføringen av mesterskapet. NSF skal ha fullt innsyn i alle forhold vedrørende mesterskapene. 6. KONTAKTPERSONER Arrangøren: NSF: I forkant av mesterskapet: Brita Blenne Lien tlf e post: brita@medley.no Under mesterskapet: Trygve Ravn. Tlf: e post: trygve.ravn@ude.oslo.kommune.no Informasjon og spørsmål vedrørende NSF sine sponsorer og samarbeidspartnere: Bjørn Soleng. Tlf: bjorn@svomming.no Vedrørende oppnevnte dommere: Brit Wormdal brit@svomming.no Tlf: Denne hovedavtalen er skrevet i 2 (to) likelydende eksemplarer, hvor hver av partene beholder hvert sitt eksemplar. Oslo den ÅR Bjørn Soleng Generalsekretær Norges Svømmeforbund Leder

8