SEKRETÆRFUNKSJON FOR KONTROLLUTVALGENE I SALTEN

Transkript

1 SEKRETÆRFUNKSJON FOR KONTROLLUTVALGENE I SALTEN Arbeidsgruppens rapport pr. 10.sept Sørfold Saltdal - Beiarn Gildeskål Steigen Fauske Hamarøy Skjerstad Bodø - Meløy

2

3 1. Sammendrag Kommuneloven er endret med virkning fra 1. juli Kommunal og regionaldepartementet har sendt ut på høring nye forskrifter for kontrollutvalg som skal gjelde fra samme dato. Kommunene har vært usikre på hvordan de skal forholde seg til nytt lov- og forskriftsverk. Verken revisor eller noen i rådmannens administrasjon i kommunene kan være sekretær for utvalgene. Det må derfor etableres et eget uavhengig sekretariat eller at kommunen kjøper disse tjenestene fra andre. Denne utredning har hatt som målsetting å vurdere alternativer og presentere et forslag til organisering av sekretærtjenesten for kontrollutvalgene i Saltenregionen. Arbeidsgruppen har vurdert kontrollutvalgets og sekretariatets arbeidsoppgaver og kompetansebehovet for sekretariatet. Det er konkludert med at kontrollutvalgets arbeidsoppgaver vil øke i omfang og kompleksitet som følge av endringene i lov- og forskriftsverk og således gi økt behov for bistand fra et kompetent sekretariat. Et viktig moment vil være at sekretariatsfunksjonen organiseres slik at det gir en mest mulig kostnadseffektiv drift og at sekretariatet har nærhet til revisjonen. Videre må det tas hensyn til avstandskostnadene slik at lokaliseringen av sekretariatet blir nærmest mulig de største brukere. Arbeidsgruppen har derfor kommet til at det vil anbefale at sekretariatet lokaliseres til Bodø eller Fauske. Arbeidsgruppen har vurdert ulike organiseringsformer, men gått nærmere inn på tre alternative måter å organisere virksomheten på: Alternativ 1 - Etablering av et interkommunalt samarbeid etter KL 27 vertskommune, styre, vedtekter Alternativ 2 - Alternativ 3 - Etablering av et interkommunalt selskap (IKS) egen juridisk enhet, representantskap, styre, vedtekter, eget regnskap/revisjon Legge sekretariatsfunksjonen under eksisterende interkommunale samarbeidsformer som Salten Regionråd og Salten Forvaltning IKS Etter en helhetsvurdering har arbeidsgruppen konkludert med at alternativ 1 med et interkommunalt samarbeid etter KL 27 for Salten-regionen vil være den beste løsningen. Foreløpig har Nordland fylke ikke meldt sin interesse i en slik felles sekretariatsordning. Det anbefales ovenfor kommunene at det interkommunale samarbeidet etter KL 27 etableres i løpet av tidlig høst med ansettelse av minst en person i 100% stilling, slik at det er operativt fra 1. januar 2005.

4 2. Bakgrunn Kommuneloven er endret med virkning fra 01. juli Her går det fram at kommunen skal stille sekretær til rådighet for kontrollutvalget. Kommunal og regionaldepartementet har sendt ut på høring nye forskrifter for kontrollutvalg som skal gjelde fra samme dato. Departementet skriver i Rundskriv H-8/04 datert 5. mai 2004 bl.a.: Ettersom forskriftene vil bli fastsatt kort tid før loven trer i kraft, kan det være problematisk for kommunene å etablere en sekretariatsfunksjon som er i samsvar med lovens og forskriftenes krav innen 1. juli En rekke høringsinstanser har pekt på dette i høringsuttalelser til forskriftsutkastene. Departementet tar derfor sikte på at bestemmelsene om sekretariat for kontrollutvalgene først vil tre i kraft fra 1. januar Fram til dette tidspunkt vil det bli lagt opp til at revisjonen kan være sekretariat for kontrollutvalget. De kommuner/fylkeskommuner som ønsker å fortsatt kunne ha revisjonen som sekretariat, vil således kunne videreføre denne ordningen fram til 1. januar For de kommuner som ønsker det, vil det imidlertid være anledning til å legge sekretariatsfunksjonen til andre enn revisjonen. Det tas sikte på å gi en nærmere orientering om dette i rundskriv som sendes ut i forbindelse med at forskriftene settes i verk 1. juli Det råder usikkerhet i kommunene om hvordan de skal forholde seg til de nye rammebetingelsene for kontrollutvalgets sekretariat. Verken revisor eller noen i rådmannens administrasjon i kommunene kan være sekretær for utvalgene. Det må derfor etableres et eget uavhengig sekretariat eller at kommunen kjøper disse tjenestene helt eller delvis fra andre. Kommunene benytter i økende grad interkommunalt samarbeid og andre selskapsformer for å løse kommunale oppgaver. I Salten er det nettopp opprettet et interkommunalt selskap, Salten kommunerevisjon IKS, som utfører både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon for kommunene. Dette selskap har avtale med kommunene fram til og med revisjonen av regnskapet for Etter denne tid kan en eller flere kommuner, om de skulle ønske det, konkurranseutsette revisjonen. Dersom en kommune ønsker å konkurranseutsette revisjonstjenesten, vil det kreve at kontrollutvalget har, eller kan knytte til seg kompetanse for de tjenester kommunen skal kjøpe inn. Kontrollutvalget skal være ansvarlig for å skaffe tilfredsstillende revisjon, og ha en bestillerfunksjon i forbindelse med eventuelt valg av revisor. Det er derfor nødvendig at utvalget har et sekretariat som har kompetanse til å forberede bestillersaken. Sekretariatet har videre ansvar for saksforberedelse og oppfølging av vedtak i kontrollutvalget. Det må også ha god kompetanse og innsikt i de øvrige tjenester kontrollutvalget eventuelt skal kjøpe inn. I tillegg må sekretariatet kunne foreta selvstendige undersøkelser/utredninger og ellers bistå utvalgene når det er behov for det. Dette betyr at sekretariatet må ha en tilleggskompetanse innenfor revisjon og kommunal forvaltning som kontrollutvalget har bruk for, jf. nedenfor pkt. 5.

5 Kommunestyret og fylkestinget kan vedta reglement med saksbehandlingsregler og tilleggsoppgaver for kontrollutvalget, men kan ikke innskrenke det ansvar og den myndighet som er tillagt kontrollutvalget i lov og forskrift. Dette reguleres av kommunelovens (KL) 77 og i forslag til forskrift om kontrollutvalg. I Salten er det 10 kommunale kontrollutvalg og 1 fylkeskommunal kontrollkomité som skal ha på plass en uavhengig sekretærbistand fra 1. januar 2005.

6 3. Gruppens arbeid Salten Regionråd har i møte 19. og 20. februar 2004 nedsatt en arbeidsgruppe som skal se på organisering av sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene i Salten. Arbeidsgruppen har bestått av: Kjell Magne Johansen, ordfører i Saltdal Kjell Arntsen, kommunestyrerepresentant i Steigen Oddrun Godejord, rådmann i Meløy Owe-Gunnar Fagerli, leder, ass. rådmann i Fauske Salten kommunerevisjon IKS ved Per Asbjørn Andersen har vært sekretær for arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen fikk følgende mandat: Arbeidsgruppen skal på vegne av Salten Regionråd utrede muligheten for å etablere et organ som kan gi et tilbud om sekretærfunksjon til kommunene i Salten + Nordland fylke. Arbeidsgruppa må vurdere eierskap, organisasjonsform, finansiering og hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres av organet. Det må også gis en vurdering av hvilken kompetanse et slikt selskap bør ha. Videre må det tas hensyn til at organet skal være operativt fra og med 1. juli Arbeidsgruppa gis frist til 15. mai 2004 med å komme med en utredning til Salten Regionråd. Arbeidsgruppen har hatt 3 møter. Etter det første møte ble det tatt kontakt med Nordland fylke v/fylkesordfører og fylkesrevisor for om ønskelig at Nordland fylke ble representert med observatør i arbeidsgruppen. Nordland fylke har valgt å ikke delta i arbeidsgruppens møter. Rapporten vil først behandle noen generelle forhold om kontrollutvalg, for deretter å kommentere ulike modeller for organisering.

7 4. Kontrollutvalgets oppgaver nye oppgaver Arbeidsgruppen har tatt som utgangspunkt at kontrollutvalgets funksjon fortsatt vil være som i dag med tillegg av nye oppgaver. Dagens hovedoppgaver er: Føre tilsyn med revisjonen Føre tilsyn med forvaltningen og i samarbeid med revisjonen få utført forvaltningsrevisjon Iverksette granskning Rapportere til kommunestyret Avgi uttalelse til årsregnskapet Oppfølging av revisjonsmerknader Avgi uttalelser til saker det får seg forelagt Nye oppgaver vil være: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon basert på analyse av kommunens virksomhet ut i fra risiko- og vesentlighetsaspektet (Analysen kan gjøres av utvalget selv ved sekretariatet, kommunens revisor eller kjøpes inn av andre) Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter med rapportering til kommunestyret Tilsyn med fristilte enheter som kommunale selskaper og lignende (selskapskontroll) Plan for selskapskontrollen Forvaltningsrevisjon i selskaper og rapportering til kommunestyret Å gi innstilling om valg av revisjonsordning hvis kommunestyret bestemmer at revisjonen skal konkurranseutsettes Forslag til budsjett for hele utvalgets arbeid Kontrollutvalget står overfor en helt ny situasjon fra 1. juli Det merarbeid, med blant annet et utvidet ansvar i forhold til forvaltningsrevisjon, åpning av muligheten for selskapskontroll, og det at man lenger ikke kan benytte revisjonens kompetanse på samme måte som tidligere, vil etter arbeidsgruppens mening føre til at det vil koste mer for kommunene å få løst oppgavene i utvalget uavhengig av organisering av sekretariatet.

8 5. Sekretariatets oppgaver Sekretariatets oppgaver er ikke entydig definert. Det som står fast, er at det vil dreie seg om oppgaver knyttet til hhv. kontrollutvalgets arbeidsoppgaver og bestillerfunksjon ved eventuell konkurranseutsetting. I lovforarbeidene nevner KRD også at sekretariatet vil foreta utredning og fungere som saksforbereder, og være bindeledd mellom kontrollutvalget og revisjonen. I høringsutkastet til forskrift om kontrollutvalg beskrives sekretariatets oppgaver slik i 9-1, fjerde ledd: Sekretæren skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak protokolleres og iverksettes. Ettersom verken loven eller forskriftsutkastet angir konkret hva som vil være sekretariatets oppgaver, er det viktig at kontrollutvalget selv definerer grensene for sekretariatets engasjement. Her har utvalget betydelig grad av frihet. Slik arbeidsgruppen ser det, kan sekretariatets mest aktuelle oppgaver listes opp slik: A. Aktuelle oppgaver knyttet til bestillerfunksjonen Utrede spørsmål og utarbeide innstilling om valg av revisjonsordning (under forutsetning at kommunestyret har bestemt at revisjonen skal konkurranseutsettes helt eller delvis). I den forbindelse, også spørsmålet om eventuell avvikling/uttreden av eksisterende revisjonsordning. Håndtere anbudsrunden i samsvar med lov om offentlige anskaffelser. Blant annet utarbeidelse av konkurransegrunnlag, kunngjøring, gjennomføring av konkurransen og innstilling på valg av revisor både for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. I dette kan også ligge vurdering av revisors uavhengighet og habilitet. B. Øvrige aktuelle oppgaver Kontakt med/oppfølging av den ansvarlige revisor (regnskapsrevisjon). Også oppfølging av revisor som reviderer kommunalt foretak (KF) Utarbeidelse av uttalelse om kommunens årsregnskap Oppfølging av eventuelle merknader til årsregnskapet Saksforberedelse vedrørende plan for forvaltningsrevisjon. Slik plan skal utarbeides minst en gang i valgperioden, men det bør trolig gjøres årlig. (I merknaden til 5-2 i utkastet til kontrollutvalgsforskrift er det antydet at sekretariatet kan utføre analysen som skal ligge til grunn for planen). Rapport om gjennomført selskapskontroll Utredning og saksforberedelse av øvrige kontrollutvalgssaker, for eksempel granskning av misligheter Utarbeidelse av rapporter til kommunestyret vedrørende andre saker Oppfølging av at vedtak i kommunestyret og andre politiske organer iverksettes Oppfølging av at kontrollutvalgets vedtak iverksettes Kontroll med revisors egenvurdering av uavhengighet Utarbeidelse av budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet Planlegging av utvalgets møter, møteinnkalling. Vurdering av om saker eller opplysninger er underlagt taushetsplikt Protokollering av møter, distribuering av møteprotokoller og vedtak Arkivering, håndtering av innkomne fakturaer, annet kontorarbeid

9 Dersom sekretariatet organiseres som selvstendig juridisk enhet, for eksempel et IKS, må sekretariatet ta hånd om fakturering, regnskapsføring, lønnsinnberetning og lignende, ev. kjøpe slike tjenester fra andre Opplistingen er ikke fullstendig. Hvilke oppgaver sekretariatet i praksis kommer til å ivareta, besluttes av kontrollutvalget i hver enkel kommune. (I en distriktsordning er det selvsagt også viktig hva de andre kommunene ønsker.) Avgjørelsen må blant annet tas ut fra den kompetanse og kapasitet utvalget selv besitter. Det er imidlertid viktig å huske at kontrollutvalgets medlemmer kan bli skiftet ut ved neste valg, eller til og med før det. Et annet moment som spiller inn, er hva man ønsker å bruke revisjonen til. Revisjonen kan ikke utføre sekretariatsoppgaver og sekretariatet kan ikke revidere, men grensen mellom de to funksjonene er ikke absolutt. Flere oppgaver kan ivaretas av enten den ene eller den andre, noe som gir kontrollutvalget et visst armslag. Til sist er det viktig også å vurdere hvilken kompetanse og kapasitet det er praktisk mulig å tilføre sekretariatet, ut fra økonomiske betraktninger og situasjonen i det lokale markedet.

10 6. Kompetanse Arbeidet i kontrollutvalget bygget tidligere på den kompetansen som var i revisjonen som utførte sekretærfunksjonen. Nå må sekretæren selv eller kontrollutvalget i tillegg også ha kompetanse på de områdene som revisjonen i dag innehar. En kompetanse som de ikke lenger kan benytte. Her må nevnes følgende områder; Kompetanse om kvalitetsrevisjon (påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning) Kunnskap om undersøkelser og granskning Regnskapskompetanse (uttalelse om årsregnskapet) Kunnskap om selskapslovgivningen (rapport om selskapskontroll) Kunnskap om saksbehandlingsregler Bestillerkompetanse Kompetanse om kommunal forvaltning Juridisk kompetanse Det nye sekretariatet for kommunens kontrollutvalg må ha tilgang på en bredt sammensatt kompetanse. Kontrollutvalgets virkeområde vil f. eks. ofte omfatte problemer som reiser juridiske spørsmål. Kontrollutvalget vil derfor kunne ha behov for å kunne knytte til seg slik kompetanse. Av prinsipielle grunner knyttet til kontrollutvalgets uavhengighet, skal denne kompetansen ikke være en del av kommunens administrasjon. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalget skal føre tilsyn med administrasjonen. Sekretæren bør ha kompetanse på kommunal forvaltning for å rettlede utvalget til oppfølging av forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjon er definert slik: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Herunder om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler hensiktsmessige, e) om beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd.

11 7. Selskapsform En sekretariatsfunksjon kan løses ved ansettelse av egen sekretær i kommunen, organisering etter KL 27 som et interkommunalt samarbeid, etter lov om interkommunale selskaper (IKS) eller kjøp av tjenester utenfra. Det finnes også flere andre muligheter, men arbeidsgruppen mener at disse ikke er aktuelle her. Ved egen ansettelse vil stillingsprosenten i de fleste kommunene bli så liten at det vil være vanskelig å få tilsatt kvalifisert personell. Det vises også her til trekkontrollørordningen vedrørende skatteregnskapet som ikke har fungert ved egen ansettelse i de små kommuner. Dette kan bedres noe ved at en kommune tilsetter i større stilling flere ansatte og inngår samarbeidsavtale med andre kommuner om salg av sekretærtjeneste. I Salten er det flere eksempler på at interkommunale samarbeidsløsninger har fungert godt. Arbeidsgruppen mener at en interkommunal samarbeidsløsning vil være det beste alternativet for sekretariatsfunksjonen. Dette kan organiseres på to måter: Samarbeid etter KL 27 Samarbeid ved dannelse av IKS Et samarbeid etter KL 27 vil ikke være et eget rettssubjekt. Det etableres et selvstendig interkommunalt beslutningsnivå - et organ med avgjørelsesmyndighet på et saklig avgrenset område til løsning av felles oppgaver. Ved denne form vil kommunene stå over for samme organisering som de tidligere revisjonsdistriktene hadde, og hvor budsjettering og regnskapsføring skal foregå i vertskommunens regnskap. Et slikt samarbeid har et eget styre med deltakere fra hver kommune som er med i ordningen. Styret er eierorganet og utøver fullmaktene på vegne av kommunen. Kommunene utøver sin innflytelse gjennom vedtekter for samarbeidet og gjennom styremedlemmene. Et Interkommunalt selskap (IKS) er et selvstendig rettssubjekt hvor eierne blir forpliktet av de beslutningene som fattes i selskapets organer. Kommunene utøver sin innflytelse gjennom sine medlemmer i selskapets representantskap. Alle deltakere skal være representert i representantskapet (Lov om interkommunale selskaper, 6). Selskapet skal ha et styre, som velges på fritt grunnlag. Budsjettet fastsettes av representantskapet i selskapet. Regnskapsføringen skjer separat fra eierkommunene. Når det gjelder mulighet for kjøp av sekretariatstjenester utenfra, er denne formen i dag begrenset, fordi det foreløpig ikke i særlig grad finnes relevant kompetanse ute i det private markedet. Uansett organisering, må den/de tilsatte ha en arbeidsgiver/styre å forholde seg til. Det er viktig for å kunne utøve effektiv styring av sekretariatet.

12 8. Økonomi kapitalbehov Det er nødvendig å skille mellom kostnadene til ordinær drift og kostnadene knyttet til etablering. Kostnadene knyttet til ordinær drift vil avhenge av bl.a. Tidsbruk på oppdraget Geografiske forhold Den viktigste kostnadskomponenten er personalkostnadene. Tidsbruk på oppdraget vil derfor ha en vesentlig betydning for kommunens kostnader. Tidsbruken på oppdraget vil igjen avhenge av lokale forhold i den enkelte kommune (kommunestørrelse, aktiviteten i kontrollutvalget, kommunens interne forhold m.m.). Geografiske forhold vil påvirke kostnadsnivået som følge av reiseavstand og tid. I tillegg vil det være generelle kostnader knyttet til faglig og metodisk utvikling, kommunikasjonsløsninger m.m. Da mange av kostnadskomponentene påvirkes av lokale forhold, vil de totale kostnadene bli påvirket av hvilke kommuner som vil delta i selskapet/samarbeidet. Det er derfor vanskelig å fastsette et eksakt kostnadsnivå og behov for kapital. Nåværende sekretariatsordning, som utføres av Salten kommunerevisjon IKS, løses med et tidsforbruk på om lag 1 årsverk. Hvis vi antar at de nye arbeidsoppgavene som er tillagt Kontrollutvalget/sekretariatet representerer en økning på 50% vil nødvendig bemanning i ett nytt sekretariat være 1 ½ årsverk. Dette kan løses enten ved ansettelse for å dekke hele behovet eller ansettelse + kjøp av tjenester. For å få en noenlunde oversikt over kostnader, har arbeidsgruppen tatt utgangspunkt i at det kreves minimum 1 ½ stillinger for å betjene kontrollutvalgene i kommunene i Salten. Behovet er vurdert ut i fra blant annet oppgaver overført fra revisjonen, og nye oppgaver i kontrollutvalgsforskriften. På grunn av behovet for høy kompetanse i sekretariatet, må det antas at lønnskostnadene vil ligge noe over nivået for kommunale saksbehandlere. Driftskostnadene pr. ansatt vil anslagsvis være mellom 600 og 700 tusen kroner pr. år. Med 1 ½ stilling vil det gi en årlig kostnad på mellom 0,9 og 1 mill. kroner. Anslaget baserer seg på en gjennomsnittsberegning, men vil kunne avvike avhengig av organisasjonsform, plassering av kontoret osv. Når det gjelder fordeling av sekretariatets kostnader er det flere måter å gjøre dette på: a) Fordeling etter folketall i kommunene b) Fordeling hvor alle kommuner betaler et likt beløp (dekning av felleskostnader) + etter folketall c) Fordeling etter faktisk medgått tid d) Fordeling etter faktisk medgått tid eksklusiv reise- og interntid Kostnadsfordelingen bør så lagt som mulig avspeile den tid sekretariatet benytter på det enkelte kontrollutvalg. Kostnadsfordeling etter folketall vil ikke gi slik avspeiling. Interntid er vanskelig å fordele/registrere på det enkelte oppdrag. Videre har lokalisering av sekretariatet stor betydning for reisetid. Etter arbeidsgruppens mening bør derfor kostnadene

13 med et felles sekretariat fordeles på den enkelte kommune i forhold til faktisk medgått tid eksklusiv reise- og interntid. Hvis vi legger timebudsjett (eksklusiv reise- og interntid) for perioden vil kostnadsfordelingen bli slik: Oppdrag %-andel Gildeskål 8,0 Meløy 8,0 Bodø 30,0 Sørfold 6,5 Steigen 6,5 Skjerstad 4,0 Saltdal 11,0 Hamarøy 8,0 Fauske 12,0 Beiarn 6,0 Det er videre bygd på at kontrollutvalgene har ca. 50 møtedager i året, men antallet forventes å øke i forhold til økt arbeidsmengde. Uansett hvilken organisasjonsform som velges, vil de økonomiske anslagene være representative. Men de vil sannsynligvis bli noe høyere ved en organisering som interkommunalt selskap (IKS) fordi bl.a. styrehonorarene, pga. ansvarliggjøring av styremedlemmene, blir noe høyere og det kreves eget regnskap som skal revideres særskilt. Det vil oppstå etableringskostnader i forbindelse med etablering av kontor og tekniske løsninger. Ved opprettelse av et helt nytt selskap, vil etablering av en ny arbeidsplass anslagsvis ha en kostnad på mellom 50 og 100 tusen kroner. Revisor har møterett i kontrollutvalgene. En konsekvens at dette vil være at både revisor og kontrollutvalgets sekretariat må gjøre en del av de samme forberedelser og delta i de samme møtene. På denne måten kan det i flere saker bli en dublering av tidsbruken. Omfanget av dubleringen vil være avhengig av kontrollutvalgenes aktivitet. I tillegg til dette kommer kostnader knyttet til bestilling/kontraktsinngåelse og oppfølging av kontraktsforhold. Med bakgrunn i tidligere beregninger er det forventet at Salten kommunerevisjon IKS og Nordland fylkesrevisjon må frigi ressurser fra egen virksomhet til sekretariatene. Revisjonsselskapene vil fortsatt ha oppgaver knyttet til kontrollutvalgene ved bl.a. møterett i kontrollutvalgsmøtene en rett som vil måtte benyttes i de fleste saker som behandles i utvalget. Dette tilsier at man i revisjonen fortsatt må sitte igjen med ressurser til dette.

14 9. Finansiering Et samarbeid organisert etter KL 27 vil vertskommunen fortløpende dekke de kostnader som påløper med refusjon/salg fra øvrige kommuner i samarbeidet og evt. ved salg av sekretærtjenester til andre kommuner. Et evt. nytt selskap (IKS) vil ha behov for en egenkapital som må innbetales av eierkommunene ved etablering av selskapet. Egenkapitalen vil måtte dekke etableringskostnadene for selskapet, kontor- og datautstyr for arbeidsplassene, samt driftskapitalen for tre måneders drift.

15 10. Alternative modeller Arbeidsgruppen har konsentrert seg om følgende tre alternative måter å organisere virksomheten på: Alternativ 1: Etablering av et samarbeid etter KL 27 (vertskommune eget styre egne vedtekter) mellom kommunene i Salten og Nordland fylke med utføring av tjenester til deltakerne i samarbeidet med fordeling av kostnader etter faktisk medgått tid. Denne modellen er slik Salten kommunerevisjon var organisert tidligere. Alle eiere er representert i styret. Modellen gir den enkelte kommune stor innflytelse. Hvis kommunen velger leder av kontrollutvalget som sin representant i styret vil denne modellen styrke nærheten mellom sekretær og leder av kontrollutvalg samt være et forum hvor ledere av kontrollutvalgene i regionen kan møtes og utveksle erfaringer/synspunkter. Modellen gir relativt lave kostnader og er lite byråkratisk. Utfordringen vil være balanse mellom vertskommune/samarbeidende kommuner. Alternativ 2: Et interkommunalt selskap for Salten der alle kommunene er eiere. Selskapet inngår avtale om å selge/utføre tjenester til eierne. Fordeling av kostnader etter faktisk medgått tid. Denne modellen er slik Salten kommunerevisjon er organisert nå. Alle eiere er representert i representantskapet men som velger styret på fritt grunnlag. Virksomheten er regulert av Lov om Interkommunale selskaper. Modellen gir klare linjer eiere, styret og daglig leder, men kan bli noe dyrere, jf. pkt. 8 foran og er en mer byråkratisk måte å organisere virksomheten. Selskapet kan selge sekretærtjenester til andre kommuner, samt andre tjenester. Omsetning til andre bør ikke være over 20% av totalomsetningen da selskapet ellers kan komme i den situasjon at det må konkurranseutsettes. Modellen kan forenkles ved at noen få kommuner er eiere og at selskapet inngår avtale om å selge/utføre tjenester til de øvrige kommunene i Salten. Alternativ 3: Arbeidsgruppen har også vurdert muligheten for å legge sekretariatsfunksjonen under eksisterende interkommunale samarbeidsformer Salten Regionråd Salten Forvaltning IKS I forhold til disse mulighetene er det en del problemstillinger. Det gjelder: a. Habilitet b. Styringsrett/rapportering c. Ressurstilgang I forhold til habilitet er det viktig at sekretariatet faktisk ikke er underlagt et organ som minst et av kontrollutvalgene har som oppgave å føre tilsyn med forvaltningen av, enten direkte eller via selskapskontroll (jf kommuneloven 77 nr 5). Både Salten Regionråd og Salten

16 Forvaltning IKS er underlagt slikt tilsyn, enten direkte (Salten Regionråd som selskap organisert etter KL 27), eller via selskapskontroll (Salten Forvaltning IKS). I tillegg bør sekretariatet ha en slik organisering at det heller ikke indirekte er grunnlag for stille spørsmålet om habilitet. Organiseringen tilsier også normalt hvem som har styringsretten, og dermed retten til å bestemme hvilke oppgaver som sekretæren skal utføre, og til hvem og hva han skal rapportere. Det må ikke være tvil om at det er kontrollutvalgene som skal ha denne styringsretten og at det er til kontrollutvalgene all rapportering skal stiles. Videre må de ressurser som tildeles sekretariat helt ut være øremerket for de oppgaver som skal løses av sekretariatet. Det gjelder både lønn, driftsutgifter og eventuelt kjøp av spesialkompetanse. Disse ressurser må kontrollutvalgene fullt ut ha bestemmende myndighet over. De ovennevnte beskrankningene er etter arbeidsgruppens vurdering så sterke at det ikke er hensiktsmessig å organisere sekretariatet direkte under Salten Regionråd eller Salten Forvaltning IKS. Ovennevnte beskrankninger er imidlertid ikke i veien for at sekretariatet kan ha kontorlokalisering tilknyttet andre enheter/selskaper. Ved valg av slik tilknytning bør en ta hensyn til de praktiske fordeler en slik lokalisering kan gi. De mest aktuelle enheter/ selskaper vil etter arbeidsgruppens mening være: Salten Regionråd, eller Salten kommunerevisjon IKS (enten ved avdeling Bodø eller ved hovedkontor Fauske, avhengig av hvor faglig kvalifisert sekretær rekrutteres fra). Ved en slik lokalisering kan sekretariatet på en optimal kostnadsmessig måte få tilgang til ekstra ressurser gjennom kjøp av tjenester til direkte bruk i sekretariatsfunksjonen (under tilbørlig hensyn til habilitet) eller til administrativ bruk, og samtidig få en tilknytning opp mot et faglig og sosialt miljø. Da sekretæren, på vegne av kontrollutvalget, har som oppgave å føre tilsyn med revisjonen, og i tillegg til at det er mange oppgaver sekretæren må løse i, eller i nært samarbeid med revisjonen, mener arbeidsgruppen at kontorlokalisering i nærhet av kommunerevisjonen er mest fornuftig og anbefaler derfor en slik løsning.

17 11. Arbeidsgruppens anbefaling Arbeidsgruppen legger vekt på at kommune skal få et sekretariat som har god kompetanse. Et felles sekretariat for alle kontrollutvalg i Salten-regionen vil gi muligheter for en effektiv felles utvikling av arbeidsopplegg, administrative løsninger og IKT-løsninger, som er viktige faktorer for å få lave kostnader og god kvalitet på tjenesten. Arbeidsgruppen vil anbefale: At det opprettes et felles sekretariat for kontrollutvalgene i Salten-regionen organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 med alle deltakende kommuner som eiere (+ eventuelt Nordland fylke om de skulle melde sin interesse på et senere tidspunkt) At sekretariatet legges i nærhet av revisjonen At kommunens representant i styret velges blant kontrollutvalgets medlemmer At kostnadene fordeles etter faktisk medgått tid på det enkelte kontrollutvalg eksklusiv reise- og interntid