Dato/tid/sted: /kl. 12:00 15:30/Askim rådhus, møterom Solbergfoss

Transkript

1 Indre Østfold kommune 2020 Referat møte nr. 9 Møte i delprosjekt AP4 Interkommunale eierskap og samarbeid Dato/tid/sted: /kl. 12:00 15:30/Askim rådhus, møterom Solbergfoss Tilstede Olav Breivik, Terje Granli, Knut Herland, Åsmund Kobbevik, Anne Jorunn Nilsen, Øivind Olafsrud (frem til 13:45), Hege S. Sanderson, Lisbeth Skjeldrum, Knut Are Skjønberg, Rita Sletner, Per Sturla Wærnes Tilstede under 18-51: Anne-Lise Ringerike, Dag Espen Thygesen, Heidi Eek Guttormsen, Kjetil Ruud, Lill Margrethe Eiken Hanssen Forfall Håvard Osflaten Saker Saksnr. Overskrift/innhold Oppgaver Godkjenning av møteinnkalling Godkjennes Godkjenning av referat fra Endringer Terje Granli var ikke til stede på møtet Kulepunkt 2 i konklusjonen under sak 18-43, flyttes opp under stikkord fra diskusjonen Godkjennes med endringer Orientering fra inviterte selskaper/samarbeid Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Informasjon fra styreleder Kjell Eivind Solberg og daglig leder Rita Elnes Kort om status og nyere historikk. Eies av 11 kommuner. Nytt styre fra stillinger, der 6 ansatte er skiftet ut siden Relativt gjennomsnittlig størrelse sammenliknet med tilsvarende revisjonsselskaper. Har flere strategier for å øke kvalitet og effektivitet. Det er innledet dialog med revisjonsselskaper i naboregioner med tanke på samarbeid. Fokus på ny kommunestruktur. Styret vurderer nytt navn på selskapet. Styreleder har en plan for videre prosess Selskapet vil legge frem en orienteringssak for representantskapet som gjelder dialog med tilstøtende revisjonsordninger

2 Selskapet vil foreslå ny fordeling mellom kommunene basert på sammenligninger med andre kommuner som ligner på våre, timeregistrering og risikovurdering Selskapet vil legge til rette for dialog med alle eierne i fortsettelsen, med tanke på kommende endringer AP4 tar styreleders plan for videre prosess til etterretning Koordinering med andre delprosjekter Delprosjekt A4: Helse, sosial og omsorg Gjennomgang og konklusjoner: Helsehuset A4 vil jobbe med en modell som er mest mulig produktiv og økonomisk, der man ser Helsehuset i sammenheng med andre funksjoner, bla. sykehjemmene. Bærende prinsipper: Personen er sentrum. Heltidskultur. AP4 trakk frem hovedpoenger fra gjennomgangen med Helsehuset i forrige møte, bla. betydningen av et tettere samarbeid med Sykehuset Østfold. A4 vurderer og anbefaler innretning av tjenesten mht. synergier og optimal drift. A4 legger til rette for samarbeid med nabokommuner og/eller salg av tjenester. Et mulig samarbeid med Sykehuset Østfold vil følges opp. AP4: Tilrettelegging for drøfting av eierinteresser. Vurdering av samarbeidsform. Bistand ifbm. endringer. Det gjennomføres et møte felles møte 8. mai 2018 kl , med informasjons fra Helsehusets styreseminar. Øvrige eiere inviteres til informasjonsdelen. Sted: Nybøle i Spydeberg Indre Østfold Krisesenter AP4 viste til samordningsmøte med A5: Delprosjektene A4, A5, NAV, samt AP4 har alle en interesse av en tett oppfølging her. Fra et eierperspektiv har vi en utfordring med at Skiptvet og Rakkestad har meldt seg ut. Dette utgjør ca. 20% av selskapets budsjett. Gjennom overordnede samtaler viser det seg at begge kommuner kan vurdere forslag til alternativer i IØ. Det er behov for å etablere en arbeidsgruppe som utreder et fremtidig Krisesentertilbud i Indre Østfold. Arbeidet må ta opp i budsjettmessig lønnsomhet og kvalitet. Åsmund legger til rette for gjennomføring av et felles møte 8. mai på Nybøle. Åsmund sender over presentasjonen fra Helsehuset i møte 6. mars. Åsmund forbereder sak om utredning av krisesenterfunksjonen, til gjennomgang i AP4 3. april. Forslag om arbeidsgruppe er lagt frem for både styreleder og representantskapsleder, som har sagt seg villig til å delta i en arbeidsgruppe. Fredrikstad og Hvaler arbeider nå med en utredning som vi kan benytte oss av.

3 Det utarbeides en utarbeides en sak til representantskapet med forslag om å nedsette en arbeidsgruppe bestående av representantskapsleder, styreleder og representanter fra IØ kommune og Marker. Det tilrådes at Rita Sletner deltar som leder av arbeidsgruppen. A4 oppnevner, i samarbeid med A5, en representant med lang fartstid fra helsestasjonsarbeid. Ressurskrevende brukere Kartlegging A4 gjennomfører en generell kartlegging av alle ressurskrevende brukere i kommunene (der staten gir refusjon). Kartleggingen skal være fullført innen 15. april. Det sees store forskjeller på utgiftsnivået mellom kommunene. Det fortelles også om satsninger og nystartede tiltak i både Askim og Spydeberg. AP4 lanserer tanken om et kompetansesenter uten siloer, med tjenester som f.eks. veiledning i hjemmet og beredskapshjem i egen regi. Det pekes på muligheten for å skape lokale arbeidsplasser. Nybøle sees som et av flere interessante bygg. Kartleggingen vil legges frem og drøftes i forlengelsen av møtet vedrørende Helsehuset 8. Mai, kl Det anbefales å se på muligheten for å bygge opp et kompetansesenter for ressurskrevende brukere i Indre Østfold. Avlastningshjemmet Mortenstua Tiltaket vil sees i sammenheng med andre tjenester overfor ressurskrevende brukere, herunder både Mortenstua og et mulig kompetansesenter A4 har hovedansvaret for å vurdere og anbefale innretning av tjenesten mht. synergier og optimal drift. A4 legger til rette for samarbeid med nabokommuner og/eller salg av tjenester. AP4: Tilrettelegging for drøfting av eierinteresser. Vurdering av samarbeidsform. Bistand ifbm. endringer. AP4 viste til gjennomgangen med Mortenstua og dialogen med A5. A5 har hovedansvar og vil vurdere tjenesten i utformingen av en helhetlig skoleplan. Kompetansen ved skolen er anvendelig i flere sammenhenger.

4 18-52 (18-44) (18-44) Hobøl Asvo, Innovi, Via3 A4 har behov for nærmere samordning med A5 Foreslås lagt til delprosjekt NAV Barnevern A4 har behov for nærmere samordning med A5 Saker til representantskapene Det ble foretatt en gjennomgang av de Indre Østfold-baserte selskapene hvor det skal avholdes representantskapsmøter 27. april. er Sak om forpliktelser etter uttreden. Beregningene av forpliktelser må også ta opp i seg risiko for gjenværende eiere og kostnadene med selve kalkylene. Anbefales for Avlastningshjemmet, Mortenstua, Krisesenteret og Helsehuset. Orienteringssak om IØ kommunes utredning av fremtidig behov for tjenesten, organisering og lokalisering, samt at det vil tas initiativ til ekstraordinære representantskapsmøter før sommeren. Anbefales for Avlastningshjemmet og Mortenstua. Igangsettelse av arbeidsgruppe for å utrede veien videre for krisesenterfunksjonen i Indre Østfold. Anbefales for Krisesenteret, jf. sak Det er behov for nærmere dialog med A3 vedrørende AHSA, for å sikre at saksgangen i eierstyringslinja harmoneres med arbeidsprosessen i delprosjektet. Notat med innspill Saken ble innledet før sak 18-51, og tatt opp igjen etter sak Det ble gitt en innledning ved Øivind med en forklaring på hensikten med notatet: Innspill fra fagmiljøene i kommunene kan kvalitetssikre våre vurderinger av de ulike selskapene, og understøtte vårt arbeid med å følge opp andre delprosjekter. I diskusjonen kom det frem at dokumentet tar opp spørsmål og perspektiver som er viktig for arbeidet med selskaper og samarbeid. Samtidig ble det pekt på at delprosjekt med hovedansvar for et samarbeid/selskap, bør selv innhente informasjon fra de respektive fagmiljøene i kommunene. Videre ble det tatt til orde for at AP4 må gå nærmere igjennom egen arbeidsmetodikk. Det vurderes at dokumentet kan sendes til aktuelle delprosjekter, som et bidrag til deres diskusjoner Åsmund sørger for at forslag til sakstittel sendes respektive ledere for styrer og representantskap før påske. Åsmund, med bistand fra Hege, utarbeider forslag til sak om forpliktelser etter uttreden, til gjennomgang i AP4 3. april. Per Sturla utarbeider en mal ref. konklusjonen. Åsmund bistår.

5 AP4 vil sette opp en mal for hva som skal være vurdert og sjekket ut når det skal gis anbefalinger om selskap og samarbeidsformer. Malen oversendes delprosjektene (18-47) Arbeidsmiljøutfordringer og ledelse av selskaper Anne Jorunn orienterte om erfaringer fra sin kontakt med de tillitsvalgte og ansattes representanter i selskaper og samarbeid. Hovedinntrykk: Det er ingen skolering av de tillitsvalgte De tillitsvalgte vet lite om rollen sin i styret De tillitsvalgte har ikke avsatt tid til å snakke med de andre ansatte Hva er kompetansen i styret? Lite kompetanse på avtaleverket, f.eks. forhandlinger Det er lite kunnskap blant ledere når det gjelder håndtering av sykemeldte Hvor mange av IKSene er IA-bedrifter? Anne Jorunn forbereder innledning til oppfølging av saken i neste møte Stikkord fra diskusjonen Hva vil vi med de selskapene vi viderefører? Hva forventer vi av styrene? Den nye kommunen må etablere en forsyningsstrategi som gjør at vi styrer selskapene annerledes. Arbeidsmiljøutfordringer og dårlig ledelse er ekstra krevende under endringer og omstilling. Hva gjør vi med problemstillingene nå? ROS-analysen er et nyttig verktøy Møter med styreledere må vurderes Saken følges opp i neste møte, etter gjennomført møte med tillitsvalgte og ansattes representanter Det vil tas stilling til fremgangsmåter overfor konkrete problemstillinger Generelle erfaringer vil tas inn i forslag til eiermelding Diverse prosjektinformasjon Åsmund gav orientering i henhold til oppsatte punkter i innkallingen: Sak om IØR og ØAS i fellesnemnda Avklaring av hovedansvar for samarbeid og selskaper Oversikt over delprosjektenes behov knyttet til kompetanse og kartlegging Mandatmal og rutiner for arbeidsgrupper Kommende møter Informasjonen ble tatt til orientering Vedlegg Tilhørende sak Dokumentnavn Kommentar Presentasjon

6