Virksomhets- og økonomiinstruks for Statens kartverk

Transkript

1 Virksomhets- og økonomiinstruks for Statens kartverk

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING 4 2. KARTVERKETS MYNDIGHET OG ANSVAR KARTVERKETS SAMFUNNSOPPDRAG OG FORMÅL REGELVERK SOM REGULERER VIRKSOMHETENS AKTIVITETER ELLER TJENESTEOMRÅDER KRAV TIL ORGANISERING AV KARTVERKET 5 3. KOMMUNAL- OG MODERNISERINGSDEPARTEMENTETS STYRING AV KARTVERKET DEPARTEMENTETS OVERORDNEDE ANSVAR STYRINGSDIALOGEN TILDELINGSBREV ETATSSTYRINGSMØTER LEDERLØNNSKONTRAKT OG LEDERLØNNSSAMTALE ÅRSRAPPORT RAPPORTERING GJENNOM ÅRET OPPFØLGING AV SAKER FRA RIKSREVISJONEN ANSVAR FOR AVKLARINGER OG INFORMASJONSPLIKT MELLOM DEPARTEMENT OG VIRKSOMHET ADMINISTRATIVE FULLMAKTER ANSETTELSER, OPPRETTELSE AV STILLINGER OG LØNNSFASTSETTELSE ERSTATNING FOR SKADE PÅ ELLER TAP AV PRIVATE EIENDELER I FORBINDELSE MED TJENESTEN UTDANNINGSPERMISJON MED LØNN I INNTIL ETT ÅR ARBEIDSGIVERFINANSIERTE ELEKTRONISKE KOMMUNIKASJONSTJENESTER UTDANNINGSPERMISJON VED STUDIEREISER TIL UTLANDET KARTVERKETS INTERNE STYRING VIRKSOMHETSLEDELSENS MYNDIGHET OG ANSVAR GODTGJØRELSER / ANDRE UTBETALINGER TIL KARTVERKSSJEFEN KARTVERKETS PLANLEGGING, GJENNOMFØRING OG OPPFØLGING RISIKOSTYRING EVALUERINGER ARBEIDSGIVERROLLEN REGNSKAPSPRINSIPP OG REGNSKAPSFØRING KRAV TIL KARTVERKETS INTERNKONTROLL KOMMUNAL- OG MODERNISERINGSDEPARTEMENTETS ØVRIGE KRAV INKLUDERENDE ARBEIDSLIV (IA) HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) LIKESTILLING OG MANGFOLD KOMMUNIKASJON KLART SPRÅK ETISKE RETNINGSLINJER SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP INFORMASJONSSIKKERHET 15 Side 2 av 16

3 4.4.9 E-FORVALTNING OG IKT ETTERLEVELSE AV REGELVERK FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER INTERNASJONALT ARBEID 16 Side 3 av 16

4 1. INNLEDNING Instruksen er fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) den , jf. reglement for økonomistyring i staten 3, andre ledd, og trer i kraft fra samme dato. Gjenpart av instruksen er sendt til Riksrevisjonen. Instruksens virkeområde er økonomi- og virksomhetsstyring av Statens kartverk (Kartverket). Formålet med Kartverkets økonomi- og virksomhetsstyring er at statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger, at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, at statlige midler brukes effektivt og at statens materielle verdier forvaltes på en forsvarlig måte. Økonomi- og virksomhetsstyringen i Kartverket skal følge Finansdepartementets Reglement for økonomistyring i staten (heretter kalt Reglementet), Bestemmelser om økonomistyring i staten (heretter kalt Bestemmelsene) og rundskriv fra Finansdepartementet, med de tilføyelser og presiseringer som departementet har gitt i denne instruksen. Reglementet, Bestemmelsene og rundskriv fra Finansdepartementet gjelder således i sin helhet, også de punkt som ikke er omtalt i denne instruksen. Reglementet, Bestemmelsene og rundskriv fra Finansdepartementet er ikke gjengitt i denne instruks, da denne er bygget opp som et supplement til disse dokumentene. 2. KARTVERKETS MYNDIGHET OG ANSVAR 2.1 Kartverkets samfunnsoppdrag og formål Kartverket er statens fagorgan for kart, geodata og eiendomsinformasjon. Kartverket skal dekke et felles databehov som mange brukere har for kart, stedfesting og annen geografisk informasjon. Kartverket skal bygge og vedlikeholde en nasjonal geografisk infrastruktur for sjø og land, og samarbeide med kommunene, statlige etater og andre som bidrar til det offentlige kartgrunnlaget. Kartverket skal etablere og forvalte nasjonale kart og registre, og gjøre disse tilgjengelig for offentlige og private brukere og allmennheten generelt. Kartverket skal sørge for en effektiv formidling av egne data og stimulere til økt bruk av geografisk informasjon, i tett dialog med brukerne. Kartverket er sentral matrikkelmyndighet og tinglysingsmyndighet med ansvaret for tinglysing i fast eiendom og boretter. Kartverket skal påse at matrikkelen blir videreutviklet som landets offisielle eiendomsregister med fleksible muligheter for utveksling av data med andre systemer. Kartverket er nasjonal geodatakoordinator. Gjennom Geovekst-samarbeidet Nasjonalt program for omløpsfotografering skal Kartverket derfor gjennomføre datafangst for periodisk vedlikehold av felles kartdatabase (FKB), for etablering av ortofoto med høy oppløsning og for etablering av digitale høydedata (DTM). Kartverket skal koordinere den nasjonale oppfølgingen av arbeidet med regelverk og spesifikasjoner innenfor den europeiske geografiske infrastrukturen (INSPIRE) og sørge for samarbeid om deling av geodata mellom offentlige etater, både for land- og sjøområder. Kartverket skal sikre samordning og samspill mellom partene i Norge digitalt i fylker og Side 4 av 16

5 kommuner. Kartverket skal drifte sekretariatet for Norge digitalt og bidra til Norge digitalt organisasjonen i de enkelte fylkene. Kartverket skal også være sekretariat for Nasjonalt geodataråd. Kartverket er offisiell sjøkartmyndighet, og har ansvaret for driften av den internasjonale tjenesten for offisielle elektroniske sjøkart, PRIMAR. Kartverket fører sentralt stedsnavnregister og har ansvaret for nasjonalt geodetisk grunnlag. Kartverket skal drive forskning og utvikling på sine fagområder. Kartverket skal samordne standarder og regelverk innenfor kart og eiendomsinformasjon nasjonalt og med andre land. Kartverket skal delta i relevante internasjonale prosesser og organisasjoner både i Europa og globalt. Kartverket skal bidra til det globale geodetiske grunnlaget i samsvar med relevant FN resolusjon. Kartverket skal bistå departementet i arbeidet med revisjoner av nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister og bidra til utvikling av digitale løsninger for en mer effektiv tilgang til kart og stedfestet informasjon i arealplanleggingen. Kartverket er et statlig forvaltningsorgan underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Kartverket har mellom 1994 og 2016 vært en forvaltningsbedrift og dagens system for poster i statsbudsjettet og fullmakter knyttet til disse er ment i størst mulig grad å videreføre den driften som Kartverket har hatt som forvaltningsbedrift. Prop. 1 S ( ) gir forklaring og hjemmel til hvordan dette systemet skal fungere. Særegne elementer ved dette som påvirker rapporteringen er omtalt under punkt Regelverk som regulerer virksomhetens aktiviteter eller tjenesteområder Kartverkets aktiviteter og tjenesteområder reguleres blant annet av geodataloven, tinglysingsloven, matrikkellova, plan- og bygningsloven, lov om stadnamn, burettslagslova, eierseksjonsloven, havne- og farvannsloven og dokumentavgiftsloven, samt tilhørende forskrifter. 2.3 Krav til organisering av Kartverket Kartverket skal ha et distriktsapparat som består av tolv distriktskontorer, sjødivisjon i Stavanger, samt kundesenter og kontor for tinglysing i Ullensvang. Eventuelle forslag til endringer av denne strukturen skal legges frem for departementet. Side 5 av 16

6 3. KOMMUNAL- OG MODERNISERINGSDEPARTEMENTETS STYRING AV KARTVERKET 3.1 Departementets overordnede ansvar Statsråden har det konstitusjonelle og politiske ansvaret for Kartverket. KMD har det overordnede administrative og budsjettmessige ansvaret for virksomheten. I tråd med intensjonene i Reglementet skal departementets styringsansvar bygge på prinsippene om mål- og resultatstyring og ta utgangspunkt i departementets overordnede kontrollansvar. 3.2 Styringsdialogen Styringsdialogen mellom KMD og Kartverket skal vektlegge virksomhetens resultater i forhold til fastsatte mål, samt at virksomheten kan identifisere og håndtere risikoer som kan hindre måloppnåelse. Styringsdialogen skal være dokumentert. Tildelingsbrevet inneholder en styringskalender hvor de viktigste elementene i styringsdialogen det enkelte året fremgår Tildelingsbrev Etatsstyringen skjer hovedsakelig gjennom tildelingsbrev og etterfølgende oppfølging og rapportering. I tildelingsbrevet formidles og presiseres de mål og resultater departementet forventer som følge av Stortingets vedtak og forutsetninger. Tildelingsbrevet inneholder de bevilgninger som stilles til virksomhetens disposisjon, samt en oversikt over virksomhetens administrative og økonomiske fullmakter i budsjettåret. KMD utarbeider i dialog med Kartverket tildelingsbrev hver høst. Ved behov for å instruere eller gi bestillinger til Kartverket utover tildelingsbrevet vil dette alltid nedfelles skriftlig og gis i egne brev Etatsstyringsmøter Departementet har som hovedregel tre etatsstyringsmøter med Kartverket i løpet av året. Tidspunktet for etatsstyringsmøtene vil fremgå i tildelingsbrevet. Tema for møtene kan være gjennomgang av risikovurderinger, resultatkrav og måloppnåelse, oppfølging av tidligere referat, strategiske utfordringer, budsjettstatus og eventuelle saker fra Riksrevisjonen. Departementet skriver referat fra etatsstyringsmøtene. Utover den ordinære styringen vil det i tillegg holdes både formelle og planlagte informasjons- og kontaktmøter av faglig karakter mellom departementet og Kartverket og møter på ad hoc basis. Disse møtene er ikke styringsmøter. Dersom det avdekkes behov for styringssignaler i møtene, skal disse gis skriftlig i etterkant av møtet Lederlønnskontrakt og ledersamtale Virksomhetslederen i Kartverket (kartverkssjefen) beskikkes i statsråd, og departementet utarbeider lederlønnskontrakt. Lederlønnskontrakten revideres årlig. Side 6 av 16

7 Departementet innkaller kartverkssjefen til utviklings- og ledersamtale én gang i året. Samtalen tar utgangspunkt i lederlønnskontrakten. Gjennom utviklings- og ledersamtalen vil departementet vurdere kartverkssjefens resultatoppnåelse, og kartverkssjefen gir en egenvurdering. I samtalen settes nye mål og resultatkrav for kartverkssjefen Årsrapport Årsrapporten fra Kartverket utarbeides i overensstemmelse med de krav som stilles i tildelingsbrevet og skal gi et dekkende bilde av virksomhetens resultater. Kartverket har ansvar for å oversende årsrapporten elektronisk til departementet innen den fristen departementet setter i tildelingsbrevet. Årsrapporten vil bli behandlet i det første etatsstyringsmøte med departementet. Kartverket skal offentliggjøre årsrapporten på sine nettsider så snart dette etatsstyringsmøtet er avholdt og senest 1.mai. Årsrapporten skal inneholde følgende deler i nevnt rekkefølge: I Leders beretning - Overordnet framstilling av de viktigste prioriteringene for året - Overordnet vurdering av årets resultater, herunder ressursbruk og måloppnåelse - Kartverkssjefens signatur II Introduksjon til virksomheten og hovedtall - Kort omtale av virksomheten og samfunnsoppdraget - Presentasjon av utvalgte hovedtall de tre siste år: Antall årsverk Årlig disponibel utgiftsbevilgning for post og eventuelle fullmakter som øker eller reduserer bevilgningen (samlet tildeling) Årlig inntekter for postene for kap Sum driftskostnader Lønnskostnader per årsverk Lønnsandel av driftskostnader Volumtall fastsatt i tildelingsbrev III Årets aktiviteter og resultater - Redegjørelse for, samt analyse og vurdering av, resultater i forhold til krav fastsatt i tildelingsbrev og eventuelle øvrige brev, inkludert: Mål, resultatmål og styringsparametre Oppdrag fra departementet og evt. fellesføring fra regjeringen Gjennomførte evalueringer Omfanget av innkreving av dokumentavgift og tinglysingsgebyr (antall rettsstiftelser) Oppstilling av relevante kostnader sett opp mot statens gebyrinntekter fra tinglysing - Redegjørelse for, analyse og vurdering av ressursbruk på et hensiktsmessig detaljeringsnivå, inkludert: Side 7 av 16

8 Kommentarer og forklaringer til vesentlige mer- og mindreutgifter/inntekter Kommentar og oversikt over gjennomførte investeringer. - En samlet vurdering av måloppnåelse i forhold til samfunnsoppdraget og regnskapsresultatet totalt. I tillegg skal Kartverket omtale vesentlige forhold i året som har betydning for departementets styring og oppfølging under de punktene der dette er relevant. IV Styring og kontroll i virksomheten - Redegjørelse for vesentlige forhold/endringer ved virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging, herunder: Kartverkets risikostyring Status internkontroll, herunder iverksatte tiltak Bemannings-, kapasitets- og kompetansesituasjonen i virksomheten Prosjekter og igangsatte tiltak knyttet til virksomhetens systemer Forvaltningen av egne eiendeler (materielle verdier) Oppfølging av evt. avdekkede svakheter/utfordringer, herunder merknader fra Riksrevisjonen - Rapportering på vesentlige forhold knyttet til personalmessige forhold, likestilling, HMS/arbeidsmiljø, diskriminering, ytre miljø og lignende. V Vurdering av framtidsutsikter - Overordnet omtale av forhold i og utenfor Kartverket som kan påvirke virksomhetens evne til å løse samfunnsoppdraget på sikt. Vurderingen skal gis med bakgrunn i oppnådde resultater, dagens rammer samt planlagte tiltak og prioriteringer. - Nærmere omtale av mulige konsekvenser for Kartverkets evne til å nå fastsatte mål og resultater på lengre sikt. VI Årsregnskap - Årsregnskapet skal inneholde følgende fire deler: Ledelseskommentarer med virksomhetsleders signatur Oppstilling av bevilgningsrapportering med noter Oppstilling av artskontorapportering uten noter Oppstilling av virksomhetsregnskap med noter Notene til oppstilling av virksomhetsregnskapet skal blant annet beskrive Kartverkets regnskapsprinsipp for føring av regnskapet samt redegjøre for aksjeinteresser, driftsmidler, se pkt Notene skal også inneholde en forklarende oversikt som redegjør for den regnskapsmessige sammenhengen mellom årsresultatet iht. virksomhetsregnskap og statsregnskapet, inkludert oppstilling over endringer i leverandørgjeld og andre beholdningsendringer som har betydning for denne sammenhengen. Kap 595, post 21 skal dekke utgifter til tidsavgrensede prosjekter og brukes som hovedregel til kjøp av tjenester. En del av utgiftene på posten er finansiert med midler rapportert på kap. 3595, post 02 og 03 og det er derfor en gjensidig avhengighet mellom utgiftene og inntektene. Kartverket skal i egen note i årsrapporten synliggjøre hvilken andel av utgiftene på post 01 og 21 som er finansiert ved inntekter fra kap. 3595, post 02 og 03. Side 8 av 16

9 Videre ble det ved innføring av ny tilknytningsform i 2017 satt av 10 mill. kroner til å finansiere prosjekter som ikke vil ha inntjening i 2017, jf. Prop. 1 S ( ). Kartverket må opprettholde et forsvarlig nivå på denne kapitalen over tid og rapportere på denne i egen note i årsrapporten. Kartverket har fullmakt til å føre inntekter fra samfinansiering på mellomværende med statskassen. Denne fullmakten fornyes som romertallsfullmakt hvert år, men Kartverket må ha et system for å sikre kontroll over disse, basert på prosjekt og kundereskontro. Det skal i egen note i årsrapporten rapporteres hvilke midler knyttet til samfinansiering som er ført på mellomværende med statskassen. Kartverket vurderer om det er hensiktsmessig at enkelte elementer legges ved som vedlegg. De vedlegg som skal følge årsrapporten er: Likestilling, jf. pkt i denne instruks Rapport om sikkerhetstilstanden, jf. pkt i denne instruks Rapportering gjennom året Kartverket skal til enhver ha oversikt over alle bevilginger de forvalter. Kartverket skal sende departementet en kort rapport per med status for årets aktiviteter og resultater, med vekt på forventede vesentlige avvik. Denne skal også inneholde en økonomisk resultatrapport iht. mal over alle utgifts- og inntektskapittel, inkl. prognose for årsslutt. Kartverket skal sende departementet en foreløpig årsrapport per med en økonomisk resultatrapport iht. mal over alle kapitler og poster. Det skal rapporteres både på utgifts- og inntektskapittel, og settes opp prognose for årsslutt. Vesentlige avvik i forhold til budsjettrammer og forutsetninger skal forklares. Rapporten skal inneholde en status og prognose for årets aktiviteter og resultater, inkludert analyse og vurdering i forhold til krav fastsatt i tildelingsbrev og eventuelle øvrige brev, inkludert: styringsparametere og oppdrag knyttet til målene i tildelingsbrevet. oppdrag fra departementet og fellesføring fra regjeringen Rapportering per tertial kan leveres i to forsendelser i henhold til fristene som gis i tildelingsbrevene. Ofte vil det vil være nødvendig å levere den økonomiske resultatrapporten tidligere den ordinære tekstdelen. Kartverket skal i tertialrapportene redegjøre for risikovurderinger og eventuelle risikoreduserende tiltak knyttet til vesentlige risiko. Kartverket må også melde inn informasjon som er relevant for Svalbardbudsjettet, revidert nasjonalbudsjett og ny-saldering i henhold til fristene som gis i tildelingsbrevene. Departementet vurderer øvrig rapportering og kontroll ut fra virksomhetens egenart, samt risiko og vesentlighet. Rapporteringen tilpasses de styringsbehov departementet til enhver tid har, og skal så langt det er mulig fremgå av de årlige tildelingsbrev. Side 9 av 16

10 3.2.6 Oppfølging av saker fra Riksrevisjonen Departementet skal ha kopi av all brevlig eller tilsvarende korrespondanse mellom Kartverket og Riksrevisjonen. Kartverket skal rapportere i etatsstyringsmøtene og årsrapporten om hvordan eventuelle merknader fra Riksrevisjonen er fulgt opp, herunder hvilke tiltak som er iverksatt og effekten av disse. 3.3 Ansvar for avklaringer og informasjonsplikt mellom departement og virksomhet Dersom Kartverket vurderer at det er uklarheter i de rammer, mål og føringer som formidles, har virksomheten et selvstendig ansvar for å ta saken opp med departementet. Kartverket har et selvstendig ansvar for snarlig å informere departementet dersom det oppstår vesentlige avvik med betydning for måloppnåelsen, herunder budsjett. Dersom Kartverket ser at gjeldende regelverk og ordninger kan ha/har vesentlige utilsiktede konsekvenser, skal virksomheten snarlig informere departementet om dette. Kartverket skal også uoppfordret gi departementet beskjed dersom virksomheten ser mulige forbedringstiltak som departementet kan iverksette (endringer i lov, forskrift, instruks), som kan bidra til å nå overordnede mål. Departementet vil også kunne be om særskilte evalueringer i forbindelse med praksis- og regelverksendringer. 3.4 Administrative fullmakter Departementet gir Kartverket følgende administrative fullmakter: Ansettelser, opprettelse av stillinger og lønnsfastsettelse Departementet gir Kartverket fullmakt til å ansette, opprette nye stillinger og fastsette lønn, i den grad ikke annet er bestemt ved lov eller framgår av unntakene nedenfor. Beslutning om å opprette stillinger fastsettes av virksomhetsleder. Departementet har ansvar for ansettelser i topplederstilling, der vil si Kartverkssjef. Departementet saksbehandler og avgjør også saker knyttet til topplederens arbeidsforhold, for eksempel angående: alle typer permisjoner (utdanningspermisjon, velferdspermisjon mv.) alle typer lønnsjusteringer (både midlertidige og permanente) Erstatning for skade på eller tap av private eiendeler i forbindelse med tjenesten Departementet gir Kartverket fullmakt til å fatte vedtak om erstatning på inntil kr til statsansatte for skade eller tap av private eiendeler i forbindelse med tjenesten, jf. kgl.res. 10. juni 1983 inntatt i Statens personalhåndbok, pkt Erstatningskrav utover kr skal sendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Side 10 av 16

11 3.4.3 Utdanningspermisjon med lønn i inntil ett år Departementet gir Kartverket fullmakt til å innvilge utdanningspermisjon med lønn i inntil ett år til studiereiser til utlandet, jf. Statens personalhåndbok pkt Arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester Departementet gir Kartverket fullmakt til å avgjøre hvem i Kartverket som tilstås arbeidsgiverfinansierte elektroniske kommunikasjonstjenester dekket innenfor virksomhetens eget budsjett. Tildeling av elektroniske kommunikasjonstjenester må gis i samsvar med retningslinjene i Statens personalhåndbok, pkt elektroniske kommunikasjonstjenester (telefon mv.) Utdanningspermisjon ved studiereiser til utlandet Departementet gir Kartverket fullmakt til å dekke utgifter som påløper i forbindelse med flytting fra utlandet i samsvar med retningslinjene i Statens personalhåndbok pkt , del 2 Flytting fra utlandet. 4. KARTVERKETS INTERNE STYRING Departementet har ansvaret for overordnet kontroll med underliggende virksomheter, iht. Bestemmelsene pkt Dette skal inngå i den ordinære styringen og oppfølgingen av virksomheten. 4.1 Virksomhetsledelsens myndighet og ansvar Kartverkssjefen er Kartverkets øverste leder. Kartverkssjefen leder Kartverket innenfor gjeldende lover, forskrifter, reglementer, retningslinjer, instrukser og budsjetter. Kartverkssjefen skal fastsette instrukser for virksomhetens interne økonomi- og virksomhetsstyring innenfor rammen av denne instruks. Ledelsen i virksomheten skal basere seg på gjeldende lederplattform i staten Godtgjørelser / andre utbetalinger til kartverkssjefen Det skal foreligge rutiner for kontroll og godkjennelse av utleggsrefusjoner og andre oppgavepliktige tilleggsytelser til Kartverkssjefen. 4.2 Kartverkets planlegging, gjennomføring og oppfølging Kartverket skal gjennom sin planlegging, gjennomføring og oppfølging sørge for å utnytte tilgjengelige ressurser på en mest mulig formålstjenlig og effektiv måte. Kartverket skal utarbeide strategi for virksomheten samt interne styringsdokumenter i form av virksomhetsplan, årsplan eller tilsvarende. Det skal også utarbeides budsjett og prognoser for å sikre avviksrapportering og mulighet for oppfølging av regnskap, resultater og Side 11 av 16

12 måloppnåelse. En overordnet sammenstilling av årlige planer og budsjettet skal etter ferdigstillelse oversendes departementet. Dette bør inkludere bevilgninger på divisjonsnivå. Strategier og interne styringsdokumenter skal ha både ettårig og flerårig perspektiv. De mer overordnede og langsiktige mål og resultatkrav fastsettes i en dialog mellom departement og virksomhet, slik at virksomhetens planer og strategier er i tråd med departementets mål og prioriteringer Risikostyring Risikovurdering og styring på bakgrunn av dette skal skje innenfor et samlet rammeverk for styring og kontroll. Kartverket skal aktivt bruke risikostyring som verktøy i sin mål- og resultatstyring. God risikostyring kan gi bedre måloppnåelse innenfor de budsjettrammer som er stilt til disposisjon og være et verktøy i styringsdialogen. Risikovurderingene skal relateres til mål- og resultatkravene for virksomheten og inngår således som en integrert del av styringen. Der hvor det vurderes å være høy risiko skal risikoreduserende tiltak iverksettes. Det skal gjøres vurderinger av gjenværende risiko og om denne er akseptabel. Kartverkets overordnede risikovurdering oversendes departementet og tas opp som fast tema på etatsstyringsmøte før sommeren og ellers etter behov. Om det er vurderinger knyttet til rammebetingelsene og evne til å gjennomføre samfunnsoppdraget skal dette tas opp med departementet, jmf Evalueringer Det vises til krav i Reglement for økonomistyring i staten 16 om evalueringer av virksomhetens oppgaveløsning og virkemiddelbruk. Virksomheten skal bruke evalueringer systematisk som del av virksomhetsstyringen. Det skal gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter. Resultater kan uttrykkes gjennom innsatsfaktorer, aktiviteter, benchmarking, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn. Frekvens og omfang av evalueringene skal bestemmes ut fra risiko og vesentlighet. Behovet må vurderes opp mot kvalitet og omfang av virksomhetens øvrige rapportering til overordnet departement. Organisering og innretning av de ulike evalueringene skal inngå som en del av styringsdialogen. Resultatinformasjonen skal benyttes i virksomhetens planlegging for de påfølgende år Arbeidsgiverrollen Kartverket skal følge opp statlig arbeidsgiverpolitikk, herunder implementere føringer og følge opp rapporteringer på personalområdet. Side 12 av 16

13 4.2.4 Regnskapsprinsipp og regnskapsføring Kartverket skal rapportere til statsregnskapet etter de grunnleggende prinsipper og den inndeling Stortinget har fastsatt i vedtatt statsbudsjett, jf. Bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt Kartverkets regnskap skal føres etter statlig regnskapsstandard (SRS) Internt økonomihåndbok i Kartverket skal være systematisk dokumentert og oppdatert. Kartverket avgjør i samråd med departementet eventuelle endringer i regnskapsprinsipp for virksomhetsregnskapet. Kartverket skal bruke standard kontoplan som føringskontoplan. Kartverket avgjør i samråd med departementet eventuelle endringer i regnskapsprinsipp for virksomhetsregnskapet, jf. Bestemmelsene pkt For øvrige krav på dette området forutsettes det at virksomheten forholder seg til årlige og varige rundskriv fra Finansdepartementet. 4.3 Krav til Kartverkets internkontroll Kartverkets ledelse har et selvstendig ansvar for å innrette virksomhetens systemer og rutiner for internkontroll og påse at nødvendige kontrolloppgaver blir utført. Risiko- og vesentlighetsvurderinger skal ligge til grunn. Kartverket skal rapportere umiddelbart til departementet dersom det avdekkes vesentlige svakheter, feil eller mangler i kritiske prosesser eller aktiviteter i virksomheten. Risikovurdering og styring på bakgrunn av dette skal skje innenfor et samlet rammeverk for styring og kontroll, se kap Kommunal- og moderniseringsdepartementets øvrige krav Inkluderende arbeidsliv (IA) Kartverket skal være en IA-virksomhet og ha en lokal samarbeidsavtale som bygger på Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Kartverket skal ha et system for å kartlegge og følge opp risiko- og problemområder innen helse, miljø og sikkerhet, jf. Lov av 17. juni 2005 nr 62: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv Likestilling og mangfold Kartverket skal arbeide aktivt for å fremme likestilling og mangfold og hindre diskriminering uavhengig av kjønn, nedsatt funksjonsevne, alder, religion, nasjonal og etnisk bakgrunn, jf. likestillingsloven 23, diskrimineringsloven om etnisitet 20, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven 24 og diskrimineringsloven om seksuell orientering 19. Side 13 av 16

14 Kartverket skal avgi tilstandsrapportering for foregående regnskapsår. Tabellen i veilederen Statlige virksomheters likestillingsredegjørelser etter aktivitets- og rapporteringsplikten skal benyttes og legges som vedlegg til årsrapporten. Tabellen finnes på nettsidene til departementet Kommunikasjon Kommunikasjonsarbeidet i Kartverket skal være basert på Statens kommunikasjonspolitikk og gjeldende regelverk som offentlighetsloven og forvaltningsloven. Kartverket skal ha en aktiv holdning til kommunikasjon, både internt og eksternt. Det er viktig at Kartverket fanger opp signaler i samfunnet som angår Kartverket og bruker dette aktivt i kommunikasjonsarbeidet. Departementet forventer at Kartverket synliggjør sine resultater innenfor sine fagområder og at Kartverket har kontakt med departementet om saker som politisk ledelse kan være med å synliggjøre. Kartverket skal orientere departementet i god tid før offentliggjøring av viktige utredninger eller rapporter som Kartverket har utført eller bestilt. Etablerte varslingsrutiner mellom Kartverket og departementet må følges, og både fagavdelingen og kommunikasjonsavdelingen i departementet skal involveres. Dette gjelder særlig i saker som kan skape stor offentlig oppmerksomhet. Kartverket har plikt til uoppfordret å informere departementet dersom Kartverket har informasjon om saker som kan ha allmenn politisk interesse for departementet Klart språk Kartverket skal ha klart språk i interne og eksterne dokumenter og i all nettkommunikasjon. Virksomheten skal arbeide systematisk for at dokumenter, brev, nettsider og skjema er preget av brukertilpasset og klart språk. Kartverket bør evaluere om man lykkes i arbeidet gjennom brukerundersøkelser. Departementet gjør spesielt oppmerksom på to tiltak som erfaringsmessig har god effekt, og som vil være tema i klarspråkarbeidet framover; Lederes oppfølging over tid fører til et klarere språk. Når et brev, skjema, tekst på nettside er testet på potensielle lesere før det tas i bruk, blir innholdet klarere og kommuniserer bedre (såkalt brukertesting). Kartverket kan hente veiledning og tips på nettsiden til det sentrale klarspråkprosjektet Etiske retningslinjer Etisk kvalitet på tjenesteyting og myndighetsutøvelse er en forutsetning for at innbyggerne skal ha tillit til statstjenesten. Målet med etiske retningslinjer for statstjenesten er at alle statsansatte skal være bevisste på dette. Departementet forutsetter at Kartverket med utgangspunkt i retningslinjene videreutvikler og styrker den etiske bevisstheten blant de ansatte, og slik legger et godt grunnlag for lederes og ansattes muligheter for etisk refleksjon. Side 14 av 16

15 4.4.7 Samfunnssikkerhet og beredskap Det legges til grunn at arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap inngår som en integrert del av all virksomhet i Kartverket. Departementet forventer at Kartverket foretar skriftlig kartlegging av risiko og sårbarhet innen eget ansvarsområde, at det utarbeides nødvendige beredskaps- og kriseplaner, og at etaten hvert år arrangerer eller deltar i krise- og beredskapsøvelser. Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven) med tilhørende forskrifter gjelder for alle forvaltningsorganer som er i besittelse av skjermingsverdig informasjon eller objekt. Disse objektene skal kontinuerlig vurderes, både med hensyn til hvilke objekter som er skjermingsverdige og hvilket nivå de skal vurderes på. Kartverket skal innen samme frist som for årsrapporten, sende en egen rapport om sikkerhetstilstanden til departementet. Rapporten skal særskilt redegjøre for oppfølging av eventuelle mangler og avvik som Kartverket har identifisert ved forrige rapportering. Kartverket må vurdere nivå på sikkerhetsgradering av rapport om sikkerhetstilstand som sendes KMD. Kartverket skal vurdere behov for å sikkerhetsklarere personell jf. sikkerhetsloven med tilhørende forskrifter. Kartverket skal sørge for tilstrekkelig sikring av skjermingsverdige objekter basert på risikoog sårbarhetsanalyser. Analysene for disse skal oversendes departementene, fortrinnsvis sammen med den årlige sikkerhetsrapporten. Øvrige risiko- og sårbarhetsanalyser forevises departementet på forespørsel. Relevante deler av Sivilt beredskapssystem skal være operasjonalisert og Kartverket skal ha et hensiktsmessig nivå på beredskap for både interne og eksterne kriser i samarbeid med departementet og samvirkende etater. Kartverket skal håndtere IKT-trusler i tråd med anbefalinger fra Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM). I hovedsak skal all informasjon om sikkerhet og beredskap gå i etatsstyringslinjen mellom Kartverket og KMD (ved Planavdelingen). Unntak kan være akutte hendelser som for eksempel påvirker Kartverkets evne til å tilfredsstille krav i Sivilt beredskapssystem (SBS) Informasjonssikkerhet Kartverket skal ha et dokumentert styringssystem for informasjonssikkerhet (ISMS), basert på anerkjente standarder, som per dags dato for Kartverket er ISO Departementet viser til Nasjonal strategi for informasjonssikkerhet av 17.desember 2012 og KMDs handlingsplan for informasjonssikkerhet. IKT-systemer og informasjonsaktiva skal klassifiseres og risikovurderes for å sikre hensynet til informasjonens konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Hendelser som truer eller kompromitterer informasjonssikkerheten skal rapporteres i den ordinære etatsrapporteringen. Om gradert informasjon er truet skal KMD ha beskjed så fort som mulig. Informasjonssikkerhet skal være et tema i styringsdialogen. Kartverket har overordnet ansvar for veiledning om informasjonssikkerhet til partene i Norge digitalt og for at krav til informasjonssikkerhet blir ivaretatt i fellesløsninger som nasjonal geoportal med tilhørende kommunikasjon og nedlastningsløsninger. Side 15 av 16

16 4.4.9 E-forvaltning og IKT Kartverket skal tilby brukerrettede digitale tjenester som bidrar til å gjøre hverdagen enklere og mer effektiv for næringsdrivende, innbyggere og forvaltning. Brukeren skal ikke behøve å rapportere inn opplysninger forvaltningen allerede kjenner til, tjenester som ikke krever brukernærhet skal være tilgjengelige digitalt, og det skal vurderes om manuelle tjenester kan fases ut der digitale tjenester gir et tilstrekkelig godt tilbud til brukerne. Det skal legges til rette for at virksomhetens IKT-systemer bruker nasjonale/sektorspesifikke felleskomponenter og registre, og utveksler informasjon digitalt med forvaltningen for øvrig. Videre skal Kartverket som forvalter av felleskomponenten matrikkelen, arbeide for at denne enklest mulig kan brukes av andre offentlige virksomheter. Kartverket skal ha god oversikt over egen IKT- og forretningsarkitektur (prosesser, tjenester, systemer etc.), og benytte anerkjente prinsipper og metoder for å beskrive IKT- og forretningsarkitekturen. Videre skal Kartverket ha gode prinsipper og metoder for styring av enkeltprosjekter og for styring og prioritering av summen av IKT-prosjektene (porteføljestyring) Etterlevelse av regelverk for offentlige anskaffelser Virksomheten skal ha systemer og rutiner som sikrer etterfølgelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Virksomheten må gjennom en strategi for innkjøp og oppfølging av denne sikre nødvendig kompetanse og etablere gode rutiner slik at alle innkjøp gjøres i samsvar med regelverket, og ellers mest mulig effektivt. Det er også viktig at innkjøpsarbeidet inngår i ledelsens internkontroll, slik at uheldig praksis kan korrigeres så snart som mulig. Virksomheten skal med jevne mellomrom evaluere sin innkjøpspraksis Internasjonalt arbeid KMD kan ha møter med Kartverket om overordnende beslutninger knyttet til internasjonalt arbeid og bistand, men oppfølging av prosjekter skal ligge i Kartverket. KMD skal ha alle referat fra møter Kartverket har med andre departement om bistandsarbeid. Side 16 av 16