Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 13/170 Møtedato/tid: , kl. 17:00 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Rådhuset, formannskapssalen Per Walset, leder Per-Arild Lyng Kerstin Leistad Gunnar Lohse Tove Grendstad Grethe Mebust Hepsø Arild Øyan Ingen. Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS. (RMN) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Varamedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak RMN, postmottak Malvik kommune og Anna Ølnes RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvidd Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Walseth(sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1

2 Sakliste 038/13 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget /13 Status revisjon av kommuneregnskapet /13 Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for /13 Bruk av revisjonsressurser prioritering. 042/13 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid. 043/13 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring. Oppdatering av retningslinjer for kontrollutvalget. 044/13 Møteplan kontrollutvalget 1.halvår /13 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /13 Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 13/170-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på 3

4 Status revisjon av kommuneregnskapet Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/174-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget, er lagt på lesebrettene til faste medlemmer og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. 4

5 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. 5

6 Avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: 216, Arkivsaknr.: 13/98-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side

7 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Timetall for For 2013 var rammen til regnskapsrevisjon satt til 380 timer. Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2013 var 607 timer. Revisjonen opplyser at det totale timetallet for 2014 vil bli tilnærmet på samme nivå. Avtalene vil bli ettersendt utvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2014, dersom ressursrammen blir i tråd med signalene gitt av revisjonen. 7

8 Bruk av revisjonsressurser prioritering. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/305-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet legger signaler fra diskusjon i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet i Vedlegg Plan forvaltningsrevisjon Malvik kommune. Plan for selskapskontroll Malvik kommune Saksutredning Kontrollutvalget har årlig ca 600 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Følgende revisjoner er i bestilling: Forvaltningsrevisjon: Barnevern levering av rapport til KonSek 31.januar Selskapskontroll: TrønderEnergi levering av rapport til KonSek 28.februar Malvik kommunes engasjement i biogasselskaper 31.desember Kontrollutvalget har gjennom bestilling av prosjektene nevnt ovenfor allerede disponert ca 75 timer av revisjonsressursene for KonSek vedlegger gjeldende planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalget kan vurdere om det er områder som peker seg ut som aktuelle i forhold til bestilling tidlig i Da kontrollutvalget har igjen ca 575 timer til disposisjon for forvaltningsrevisjon (FR) og selskapskontroll i 2014, kan det påregnes at det er rom for å bestille en FR, samt noe selskapskontroll. Det er også muligheter til å bestille en FR, hvor rapport leveres i 2014 og en FR med levering litt ut i 2015, dersom det er behov for mer ressurser enn kontrollutvalget disponerer i Kontrollutvalget og kommunestyret vil få en ny plan for selskapskontroll og 2 rapporter om selskapskontroll til behandling i første halvår Sekretariatet mener det derfor kan det være hensiktsmessig at kontrollutvalget avventer ny bestilling innen selskapskontroll. Alle timeressuser bør heller ikke båndlegges tidlig på året i 2014, i tilfellet det blir aktuelt å gjennomføre revisjonsoppdrag i samarbeid med andre kommuner. Kontrollutvalget kan også bli pålagt oppgaver fra kommunestyret eller selv sette i gang undersøkelser, hvis det oppstår behov. 8

9 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet legger frem saken til drøfting, med henblikk på at kontrollutvalget prioriterer neste forvaltningsrevisjon. 9

10 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Malvik kommune Vedtatt av kommunestyret i sak 76/12 10

11 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 11

12 Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. 12

13 2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 4 prosjekter, mens 6 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område Barnevern. Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. Malvik kommune har valgt å ha egen barnevernstjeneste. Trenden er økt interkommunalt samarbeid på dette området. 1 I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Aktuelle punkter å se på kan være om kommunen yter tjenester ihht lovverk, om kompetansen er tilstrekkelig, overholdelse av frister, samhandling og rapportering i forhold til andre enheter i kommunen, mv. Forebyggende innsats overfor barn og unge 2 Barn og unge er et viktig område. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PPTtjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene om faglig samarbeid på tvers av sektorer og fagområder og utvikle et godt helhetlig tilbud. 13

14 Eiendomsforvaltning i Malvik kommune Her er det alternative vinklinger: 3 Prosjektet kan gå på å må gi en oversikt over eiendomsmassen Malvik kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har den riktige eiendomsmasse og om blir den utnyttet på riktig måte. Har kommunen gode formålsbygg? Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Prosjektet kan også vinkles i forhold til å evaluere dagens ordning - organisering og hvordan det er lagt til rette for en god eiendomsforvaltning etter at Malvik Eiendom KF ble lagt ned i Økonomisk sosialhjelp. 4 Tjenesten er lagt inn under NAV. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Aktuelle innfallsvinkler i et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på økonomisk sosialhjelp i Malvik er å se på saksbehandlingen, organiseringen og driften av tjenesten for å sikre at tilbudet drives i henhold til lov og forskrifter, statlige forventninger, kommunale vedtak og tjenestens egne målsettinger for sin virksomhet. Formålet er å bidra til at brukere i Malvik kommune får gode tjenester, at tjenestene fungerer best mulig med vekt på likebehandling og riktig hjelp til rett tid. NAV reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomhet er samlet under en felles paraply. For kommunen er det først og fremst sosialtjenesten som er innlemmet i samarbeidet. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Kontrollutvalget har gjennom vedtak i saken fullmakt til å ompriorotere. (Forutsetter at kommunestyret vedtar innstillingen) Område Evaluering av samhandlingsreformen Dersom det oppstår spesielle forhold kan det være aktuelt å bestille en gjennomgang av deler av virksomheten - eventuelt i samarbeid med andre kommuner. En mer omfattende gjennomgang bør eventuelt skje i neste planperiode. Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Malvik kommune. Prosjektet må ta sikte på å gi en tilbakemelding på praksis for tildeling, oppfølging og rapportering av spesialundervisning herunder om dette gjøres i tråd med lovverket. Videre må gjennomgangen peke på mulige årsaker til at Malvik kommune bruker en større del enn mange kommuner til spesialundervisning. 14

15 Omdømme og omdømmebygging i Malvik kommune. Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Malvik kommune skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at kommunene har et godt omdømme både hos kommunes innbyggere og i regionen. Omdømme kan enkelt defineres som bilde folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår og på hvilken måte kommunen profilerer seg utad ikke minst i forhold til brukerne av kommunens tjenester. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin arbeidsplass/kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme kan rettes mot å se på hva kommunen har gjort, og eventuelt kan gjøre for å bygge et godt omdømme. Dette gjelder overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Det kan også være aktuelt å kartlegge hvilket bilde innbyggere i Malvik og folk utenfor kommunen har av Malvik kommune. Rammene for prosjektet må sees opp mot ressursene en eventuelt ønsker å bruke. Miljøsatsningen i Malvik kommune Miljø er et tema som kommer mer og mer på dagsorden, både for den enkelte innbygger og for private og offentlige virksomheter. En felles målsetting har vært å leve og drive en virksomhet ut fra prinsippet om bærekraftig utvikling. En forvaltningsrevisjon kan bidra til å sette miljøperspektivet på dagsorden i Malvik kommune i større grad. Økt miljøbevissthet hos den enkelte ansatte er viktig. Brukerundersøkelse legevaktordningen Malvik kommune inngår i felles legevaktordning med flere kommuner (Trondheim, Klæbu og Melhus) Kommunestyret har diskutert temaet høsten 2012 og vil få en statusgjennomgang i januar Kommunestyret kan pålegge kontrollutvalget oppgaver uavhengig av hva kommunestyret prioriter i plan for forvaltningsrevisjon. En ren brukerundersøkelse kan ikke defineres som forvaltningsrevisjon, men kan gi nyttig informasjon. 15

16 Vedtatt av kommunestyret i sak 33/12, 7.mai 2012 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Malvik kommune 16

17 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 17

18 1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 18

19 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 19

20 2 Eierskap og eierstyring i Malvik kommune Kommunestyret vedtok i sak 50/10 en eierskapsmelding. Denne meldingen omfatter kommunale aksjeselskap hvor kommunen er 100 % eier. Dette gjelder Malvik Everk AS, Malvik Næringsbygg AS og Malvik Næringsutvikling AS. I forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapport om Interkommunalt samarbeid som ble behandlet av kommunestyret i mai 2011, ble det gitt anbefalinger fra revisjonen om at eierskapsmeldingen ble benyttet som basis for andre typer selskaper og samarbeidsformer. Per er sekretariatet kjent med at rådmannen har foreslått at det opprettes et eierskapssekretariat med følgende ansvarsområder: - Utvikle kommunens rolle som eier og bestiller - Bindeledd mellom kommunen og du ulike selskap - Eiermøter. Innkalling, gjennomføring og sekretær til eiermøter - Holde seg orientert om selskapenes daglige drift, gjennomgang av styreprotokoller - Andre relevante oppgaver; fortolkning av vedtekter, avtaler, etc. - Revidering av eiermelding Saken behandles i formannskapet og sannsynligvis i kommunestyret

21 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være hensiktsmessig at kommunens eierstyring gjennomgås etter at eiersekretariatet, som foreslås opprettet, har virket en tid. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra andre kontrollutvalg har aktualisert å gi rom for å delta i en eventuell kontroll i forhold til TrøndEnergi AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Når det gjelder Malvik Næringsbygg AS er fremtidig økonomi/likviditet avhengig om det settes i gang virksomhet på Moanområdet. Kontrollutvalget har tidligere fått oppdatering rundt problemene knyttet til drift av Norsk Biodrivstoff AS. Det foreslås at det tas en gjennomgang for å få status og også for å høste erfaringer rundt deltakelse i ulike virksomheter. Prioritering 1. Prosjekt Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS Involverte selskaper1 TrønderEnergi AS, TrønderEnergi Nett AS 2. Malvik Næringsbygg AS. (Moan) Bomvegselskaper Malvik Næringsbygg AS Involverte kommuner2 Klæbu, Agdenes, Snillfjord, Selbu, Skaun, Hitra, Malvik, Frøya, Midtre Gauldal, Meldal, Hemne, Orkdal, Melhus + 13 andre Malvik Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS Fosenvegene Ei Tim Te By N AS Hitra Frøya fastlandssamband AS (avviklet) Trøndelag bomveiselskap AS Agdenes, Snillfjord, Melhus, Skaun, Orkdal, Meldal, Hemne, Roan, Osen, Mosvik, Åfjord, Ørland, Leksvik, Rissa, Bjugn, NTFK, STFK, Malvik, Stjørdal, Trondheim Norsk Biodrivstoff AS Fokus på selvkostprinsippet Norsk Biodrivstoff AS Innherred Renovasjon IKS Malvik Malvik, Selbu,Stjørdal, Meråker,Frosta, Levanger,Verdal. Inderøy og Leksvik. Malvik Oppfølging av Malvik Vurderes av kontrollutvalget. kommunes eierstyring. Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 21

22 4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap 29(56,.7 '$ 3/$1(1 %/( 9('7$77, Malvik kommune Orgnr Selskapsnavn Selskapsty Biblioteksentralen AL BA 0,00% Nei Innherred Renovasjon IKS IKS 14,70% Ja Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 2,66% Ja Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja Malvik everk AS AS 100,00% Ja Malvik næringsbygg AS AS 100,00% Ja Malvik næringsutvikling AS AS 100,00% Ja Norservice Eiendom AS AS 1,60% Nei Norsk Biodrivstoff AS AS 38,94% Nei Revisjon Midt-Norge IKS IKS 10,60% Ja Trøndelag Bomveiselskap AS AS 8,33% Nei Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS IKS 8,10% Ja TrønderEnergi AS AS 2,71% Ja 22 Eierand Off.hele

23 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger konklusjonene i møtet til grunn for utvalgets videre arbeid. Saksutredning Det er viktig at kontrollutvalget diskuterer hvordan de legger opp arbeidet og hvordan utvalgets medlemmer skal holde seg orientert om kommunens virksomhet for å kunne ivareta tilsynsoppgaven på en god måte. Sekretariatet gjennomgikk en del formelle bestemmelser rundt tilsynsfunksjonen i tilknytning til sak 26/11 i kontrollutvalgets første møte den I dette møtet deltok også ordfører, rådmann og revisor. Erfaringer fra forrige valgperiode ble diskutert. Det ble fremhevet at dialog er viktig. Kontrollutvalget hadde i sak 26/12, den , en diskusjon om kontrollutvalgets erfaringer etter ca 1 år i inneværende valgperiode. Saksfremlegg og protokoll av sakene nevnt ovenfor ligger på kontrollutvalgene/malvik. Noen av punktene som ble diskutert og i noen grad konkludert på i møtet i august 2012 gjengis her: - Kontakten inn mot kommunestyret, ordfører, rådmann, sekretariat og revisjonen er tilfredsstillende. - Få innspill til saker fra omverdenen kan skyldes at kommunen drives på en god måte. - Utvalget vurderer løpende om de ønsker å legge møter ute i enheter. - Utvalget var innom spørsmål knyttet til synlighet. Bør viktige saker/rapporter kommenteres mer også i forhold til media? Leders oppgave. - Utvalget ønsker fortsatt å ha fokus på at kommunen, gjennom gode rutiner, følger opp vedtak som fattes. - Utvalget ønsker å bli bedre informert om hvordan kommunen gjennomfører risikoanalyser og vurderer sårbarhet. (Rådmannen innkalles til et senere møte) - Samspillet innad i utvalget er godt. Viktig å opptre som et kollegium, være objektiv og ikke gå inn for å vinne tapte slag. - Utvalget ønsker, bl.a gjennom orienteringer fra rådmannen, å følge opp hvordan kommunen lukker avvik fra ulike typer tilsyn. - Utvalget bør ha de samme muligheter for tilgang til lesebrett, herunder opplæring, som kommunestyremedlemmene. 23

24 Kontrollutvalgets faste medlemmer har nå fått lesebrett. Det vil være naturlig å berøre punktene ovenfor. Stikkordsmessig nevnes noen punkter som kan være aktuelle for diskusjon og som delvis er nevnt ovenfor: - Kontakten /samspillet med kommunestyret. INFO om tilsynsrollen godt nok forankret i kommunestyret? (Gis INFO ifm årsmelding for KU) - Informasjonstilgang for kontrollutvalget. Kontrollutvalget har tilgang til alle saksdokumenter i kommunen på sine lesebrett. Bør utvalgets medlemmer fordele ansvaret for å se gjennom saksdokumenter fra andre utvalg og rapporterer under fast sak- Nytt fra utvalgene- i kontrollutvalgsmøter? - Utvalget ønsker at henvendelser fra innbyggere og andre i hovedsak skal være skriftlige. Kjenner innbyggerne til kontrollutvalget? Ønskelig å gjøre utvalget mer synlig? Eventuelt, hvordan? - Primært gjennomføres møtene i rådhuset. Bør utvalget mer ut, for å innblikk i virksomheter og dermed få et bedre grunnlag for å utøve tilsynsfunksjonen? Det har ikke vært kontrollutvalgsmøter utenfor rådhuset i inneværende valgperiode. Punktene som er tatt opp ovenfor er kun ment som innspill. Det er viktig at utvalgets medlemmer tar en diskusjon om alle forhold som en mener er viktige for å kunne gjennomføre tilsynsrollen på en god måte for Malvik kommune. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem som grunnlag for samtaler i utvalget. Utvalgets kommunikasjon med andre, herunder politisk og administrativt nivå i kommunen og revisjonen, bør drøftes og eventuelt tas opp på nytt i senere møter med alle aktører tilstede. 24

25 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring. Oppdatering av retningslinjer for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Malvik, samt justering av Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune, slik de fremgår av vedlegg. Saken oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Malvik kommune. 2. Kommunestyret vedtar reviderte Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. Vedlegg Utkast til retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget Utkast til reviderte retningslinjer for Malvik kommunes kontrollutvalg - Utkast til KU Saksutredning Det foreligger ikke forskrifter eller sentrale retninglinjer knyttet til gjennomføring av høringer i kommunale kontrollutvalg. Et utvalg som skal komme med innspill til fremtidige endringer av kommuneloven skal vurdere dette spørsmålet. Sentrale bestemmelser vil neppe foreligge før i løpet av Kontrollutvalget kan komme bort i enkeltsaker hvor det er behov for å innhente bred informasjon for å skaffe seg et godt nok beslutningsgrunnlag. På et generelt grunnlag og ut fra erfaringer andre kontrollutvalg har gjort, ønsker kontrollutvalget i Malvik å legge til rette for å kunne gjennomføre møter som åpne eller lukkede høringer i helt spesielle saker som krever førstehånds informasjonsinnhenting. Dette er kunnskap ut over det som til vanlig innhentes av sekretariatet gjennom ordinær saksbehandling. Kontrollutvalget hadde i sak 30/13, den , en innledende diskusjon om behovet for å utarbeide egne retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som en høring. Utvalget så behovet og diskuterte utkast til retningslinjer i sak 34/13 den

26 Flere av kontrollutvalgets medlemmer skulle delta på samling for kontrollutvalg den , hvor høringer var satt opp som tema. Kontrollutvalget ønsket å få innspill gjennom samlingen, og vedtok enstemmig følgende i sak 34/13: Kontrollutvalget ber om at saken fremmes på nytt i kontrollutvalgets møte , før saken oversendes kommunestyret for sluttbehandling. Sekretariatet legger på bakgrunn av signaler fra kontrollutvalget frem utkast til retningslinjer for høringer. Det er reist spørsmål rundt hvem som kan innkalles til høringer, om de som innkalles er pliktige til å svare, hva som skal skrives i protokoll m.v. Generelt kan det sies at de samme regler som for ordinære møter i kontrollutvalget gjelder. En høring, eller som det står i forslag til retningslinjer, et møte som gjennomføres som høring, beskriver likevel noen prosedyrer som skal bidra til å ivareta den enkeltes rettsikkerhet og sikre en effektiv gjennomføring. Kontrollutvalget ønsker at retningslinjene forankres gjennom vedtak i kommunestyret, som har det øverste ansvar for tilsyn og kontroll i kommunen. Høringer i kontrollutvalget vil bare unntaksvis bli benyttet og da i helt spesielle saker. Det er imidlertid viktig at prosedyrer for gjennomføring av høringer er kjent for administrasjonen og andre som kan bli innkalt. Det er naturlig at høringer også tas inn som et punkt i Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune. Sekretariatet har derfor foreslått et nytt punkt under 3 Kontrollutvalgets oppgaver. Kontrollutvalget og kommunestyret kan vurdere om det er andre punkter enn de sekretariatet har foreslått som bør inn i retningslinjene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Gjennomføring av høringer er ressurskrevende og bør brukes kun i helt spesielle saker, hvor kontrollutvalget mener det er nødvendig for å få et godt nok beslutningsgrunnlag. Saken oversendes kommunestyret etter behandlingen i møtet Kontrollutvalget kan vurdere om de bør anmode ordfører om at saken legges frem for kommunestyret tidlig i Det haster ikke å få vedtatt retningslinjer. Behandling av budsjett og økonomiplan vil kreve det meste av tiden i kommunestyrets desembermøtet. 26

27 Utkast til Retningslinjer for gjennomføring av høringer i kontrollutvalget i Malvik kommune 1.Generelt Kontrollutvalget kan som et ledd i tilsynsarbeidet avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: Kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst komplekse saker eller saksområder. Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men kontrollutvalget kan med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen kan være lukket. Eksempelvis som følge av at de som skal høres kun ønsker å uttale seg i lukket møte. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkete dører. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. 2.Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov for å kunne skaffe seg et godt beslutningsgrunnlag. Retningslinjene skal også bidra til en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. 3.Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal kontrollutvalget velge ett av sine medlemmer som hovedutspørrer for høringen. 4.Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte hvis det er opplysninger underlagt lovpålagt taushetsplikt. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter, dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål. Dersom det anmodes om lukkende dører på grunn av taushetsbelagt informasjon, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte, dersom utvalget eller den innkalte krever dette. 5.Gjennomføring av høringen Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den 27

28 innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen. (Administrativt utkast til kontrollutvalgets møte ) 28

29 Side 1 av 3 Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Malvik kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Malvik på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Malvik kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Malvik kommune består av 5 eller 7 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos Malvik kommune 29 Kontrollutvalget

30 Side 2 av 3 revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. Høring; Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Kommunestyret vedtar retningslinjer for gjennomføring av møter som kontrollutvalget gjennomfører som høringer. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynvirksomheten i Malvik kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Malvik kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte Malvik kommune 30 Kontrollutvalget

31 Side 3 av 3 vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at kommunen blir drevet i tråd med lover og forskrifter å sikre at politiske vedtak i Malvik kommune følges opp 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Malvik kommune trer i kraft etter vedtak i Malvik kommunestyre i sak 22/06 den Endringer vedtatt i Malvik kommunestyret den i sak 81/11 og siste gang i kommunestyret den xx.xx.13, sak xx/13. Malvik kommune 31 Kontrollutvalget

32 Møteplan kontrollutvalget 1.halvår Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møtene i kontrollutvalget avvikles kl på følgende mandager i første halvår 2014: 20.januar, 10.mars og 12.mai. Saksutredning For å kunne planlegge- og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er imidlertid viktig at utvalget legger opp aktiviteten ut fra egne vurderinger og kommunestyrets ønsker. Det er budsjettmessig er tatt høyde for 6 møter i 2014, 3 per halvår. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret, da det er en del saker som skal oversendes fra kontrollutvalget. Kommunestyret og formannskapet benytter henholdsvis mandager og tirsdager som faste møtedager. Kontrollutvalget har i 2013 også hatt møter på mandager, men unngått siste mandag i måneden, når de fleste kommunestyremøter avvikles. Sekretariatet legger opp til at mandager videreføres som møtedager. Møtedatoene for kommunestyret fastsettes ikke før i desember. Sekretariatet har imidlertid lagt til grunn at kommunestyremøtene avholdes siste mandag i måneden. Første kommunestyremøte i 2014 er mandag 27.1, iflg administrasjonen. Forslag til møteplan for kontrollutvalget 1.halvår 2014: Kommunestyret * Januar F Mars April Mai Juni Kontrollutvalget *Ikke vedtatt - behandles i desember

33 Andre arrangement: 5.-6.februar: Samling for kontrollutvalg Gardermoen. Norges kommunerevisorforbund.(nkrf) 3.-4.juni: Samling for kontrollutvalg Gardermoen. Forum for kontroll og tilsyn Det kan være aktuelt med et fellesmøte/samling med flere kontrollutvalg i mars, hvor rapport vedrørende selskapskontroll TrønderEnergi presenteres. Foreløpige stikkord for saker som er aktuelle på de enkelte møter: 20. januar 2014 Tilbakemelding vedrørende oppfølging av kommunestyrevedtak etter forvaltningsrevisjonsrapport KOSTRA-rapportering. Tilbakemelding vedrørende oppfølging av rapport selskapskontroll Malvik Næringsbygg AS. (Vedtaket omfattet også hvordan kommunen forholder seg i forhold til andre selskaper) Rapport om selskapskontroll som omhandler Malvik kommunes engasjement i biogass-selskaper. Bestilling av forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll? 10. mars 2014 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget. Bestilling av forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll? 12. mai 2014 Rapport selskapskontroll TrønderEnergi. Regnskap Malvik kommune 2013 kontrollutvalgets uttalelse. Orientering vedrørende arbeidet med skatteinnfordring? Møteplan for kontrollutvalget 2.halvår I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Dersom formannskapet skal behandle regnskapet før 12. mai må kontrollutvalgets møte fremskyndes. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter i vår. Det kan være behov for ekstra møter utenom oppsatt møteplan, dersom det kommer opp saker som krever rask behandling. 33

34 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Malvik kommune /13 Saksbehandler: Arvid Hanssen Arkivkode: Arkivsaknr.: 13/170-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg NKRF i komitehøring på Stortinget einfo Vedlegg 2 Dropper høring i helsetur Bystyrevedtak Tr.heim etter rapport Trøndelag pleie og omsorg og etiske retningslinjer. Vedr. Habilitet for kommunale styremedlemmer Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Oppslag Adresseavisen vedrørende Branntilsyn 2. Norges kommunerevisorforbund (NKRF) i høring på Stortinget. (Vedlagt) 3. E-info fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) om taushetsbelagte opplysninger oversendelse til ordfører. (Vedlagt) 4. Kontrollkomiteen i Trondheim og bystyret sin sluttbehandling av sak vedrørende reisevirksomhet i regi av Sør-Trøndelag Pleie og omsorgsforum. Jf sak 15/13 behandlet i kontrollutvalget (Publisering og bystyrevedtak er vedlagt) 5. Levering av sekretariatstjenester til kontrollkomiteen i Trondheim i perioden Uttalelse fra KS-advokatene vedrørende habilitet. 7. Orientering fra samling for kontrollutvalg på Tiller Flere av kontrollutvalgets medlemmer deltok. Kontrollutvalget kan om ønskelig behandle tilsynsrapport vedrørende branntilsyn og oppfølging av rapport som omfatter objekter i Malvik på et senere møte. 34

35 NKRF i komitehøring på Stortinget NKRF deltok i dag, , på en åpen høring i Stortingets kommunal- og forvaltningskomite. Kommunal- og forvaltningskomiteen holdt åpen høring i forbindelse med behandlingen av Statsbudsjettet NKRF, representert ved styreleder Per Olav Nilsen og daglig leder Ole Kristian Rogndokken, var blant deltakerne i dagens høring på Stortinget. I den korte tilmålte tiden valgte NKRF å fokusere på to temaer: kontrollutvalgenes arbeidsforhold og foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon. Kontrollutvalgenes arbeidsforhold Regjeringen har varslet en kommunereform. Den vil sannsynligvis medføre endringer i både oppgavefordelingen mellom forvaltningsnivåene og i kommunestrukturen. For NKRF er det i denne forbindelse viktig å belyse hva dette kan bety for forvaltningen og tjenesteproduksjonen i kommunesektoren. Vi vet at store endringer påvirker organisasjoners evne til å levere tjenester, og på kort sikt øker risikoen for feil. I slike omstillingsprosesser er det derfor viktig at kontrollutvalgene tildeles ressurser til å gjennomføre forvaltningsrevisjoner rettet mot bruk av fellesskapets verdier. Dette innebærer å følge med på at prosessene gjennomføres etter kommunestyrets intensjoner og at innbyggerne får de tjenester de har krav på, samt unngå svakere rettssikkerhet. Kontrollutvalgene utgjør en vesentlig faktor for å opprettholde tilliten til lokaldemokratiet. Kostra-tallene viser at det er store variasjoner i tilgjengelige ressurser for kontrollutvalgene og deres sekretariat. Av kommuner med folketall under har 118 brukt mindre enn 0,2 % av brutto driftsinntekter i gjennomsnitt de siste fem årene. Dette skal dekke både kontrollutvalgets egen aktivitet og revisjon av kommunen. Erfaringer fra vår kvalitetskontroll av egne medlemmer og tall fra «Forvaltningsrevisjonsregisteret», som NKRF har etablert sammen med KS, viser at en god del kontrollutvalg ikke gjennomfører årlig forvaltningsrevisjon. Dette er i strid med forskriften om kontrollutvalg. Få forvaltningsrevisjoner medfører at vesentlige tjenesteområder ikke blir underlagt kontroll. En gjennomgang av «Forvaltningsrevisjonsregisteret» viser for eksempel at i perioden har bare 28 kommuner rapportert inn revisjoner av barnevernstjenesten. For kommunens beredskap er det bare rapportert inn 8 revisjoner i samme periode. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. Det er ikke hensiktsmessig å angi en absolutt grenseverdi for hva som er forsvarlig bruk av ressurser. Til det er forholdene for ulike mellom kommunene. Videre er det selvsagt opp til de enkelte kommunestyrer å fastsette rammene for kommunens tilsynsaktivitet. NKRF mener imidlertid at et tilsynssystem som ikke fungerer etter hensikten vil bidra til å undergrave tilliten til kommunal sektor. Regelen om årlig forvaltningsrevisjon i kommunene må innskjerpes, og staten må sørge for at kravet overholdes. 35

36 Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjonen Ordningen med kompensasjon av merverdiavgift for kommuner, fylkeskommuner og visse private og ideelle virksomheter, ble opprettet for å forhindre konkurransevridning som følge av merverdiavgiftssystemet. Ordningen har virket i mange år og synes i store trekk å virke etter hensikten. Imidlertid har vi sett noen uheldige sider knyttet til det å rette opp feil. Det sendes oppgave for merverdiavgiftskompensasjon hver andre måned. Dersom det avdekkes feil, noe som dessverre er uunngåelig, må krav fremmes sammen med neste periode. Feil som blir avdekket senere vil være foreldet. Vanlig foreldelsesfrist er tre år. I et konkret tilfelle fra i høst har Sogn og Fjordane fylkeskommune tapt ca. 12,5 millioner kroner på en feil oppstått hos Statens Vegvesen. I en uttalelse fra kontrollutvalget i Oslo vises det til at Oslo kommune har tapt 112 millioner kroner for perioden Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. Som eksemplene viser, fører den knappe foreldelsesfristen til at en rekke kommuner og fylkeskommuner taper penger på ordningen. Dette er utilsiktede virkninger, som i tillegg til å påføre kommuner og fylkeskommuner tap også kan medvirke til å redusere effekten av hele ordningen. Loven om merverdiavgiftskompensasjon ligger under Finansdepartementets ansvarsområde, men da kommunene lett blir den tapende part ønsket NKRF også å ta dette opp med Kommunal- og forvaltningskomiteen. Foreldelsesfristen for merverdiavgiftskompensasjon må settes slik at det gis rimelig tid til å foreta korreksjoner. 36

37 Norges Kommunerevisorforbund Ole Kristian Rogndokken Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/ Spørsmål om anvendelsen av kontrollutvalgsforskriften 19 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon Vi viser til deres brev av 16. september og 23. oktober 2013 med spørsmål om kontrollutvalgsforskriften 19 og forholdet til forvaltningsloven 13 når det dreier seg om taushetsbelagt informasjon. Slik departementet ser det, er ikke forvaltningsloven 13 til hinder for at ordføreren kan motta en kopi av innkalling og saksdokumentene til møtene i kontrollutvalget. Det fremgår av forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2 at taushetsplikten i 13 første ledd ikke er til hinder for at opplysningene brukes for det formål de er gitt for eller innhentet for. Det følger av forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner at innkalling og saksdokumenter til møter i kontrollutvalget skal sendes med kopi til aktuell ordfører. Det finnes således hjemmel i forskrift for å sende kopi av saksdokumentene til ordfører, og de innhentede opplysningene brukes dermed for det formål de er gitt eller innhentet for, jf. forvaltningsloven 13 bokstav b nr. 2. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Elisabeth Torkildsen rådgiver Postadresse Kontoradresse Telefon* Saksbehandler NO- Org no. postmottak@krd.dep.no

38 Dropper høring i helsetur-saken Kontrollkomiteen i Trondheim har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som Publisert , kl. 21:30Oppdatert , kl. 06:50 Kontrollkomiteen i Trondheim behandlet mandag kveld den såkalte helsetur-saken. Saken fikk stor medieoppmerksomhet etter at 15 av kommunens helse- og omsorgsledere var med på en sponset ferie- og fagtur til Australia tidligere i vår. Til sammen 30 personer fra en rekke kommuner i fylket deltok på turen, som skjedde i regi av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum. Helseledere har deltatt på reiser jorda rundt i regi av forumet i flere år. Alvorlig sak for Trondheim kommune Leder i kontrollkomiteen i Trondheim, Rolf Jarle Brøske, sier at komiteen har brukt svært lang tid på å diskutere saken, og at saken er kompleks og alvorlig for Trondheim kommune og for enkeltpersoner. Vi har besluttet å ikke gjennomføre høring i saken, men vi har innskjerpet kritikken av rådmannen og lederne som har deltatt på de såkalte helseleder-reisene, sier Brøske til NRK. Klar for å sette punktum Brøske sier saken har vært en stor belastning for kommunen og for enkeltpersoner. Dette har vært en lang og tung sak, som allerede har fått konsekvenser for enkelte av lederne som har vært involvert, sier Brøske. Nå mener han det er på tide å sette et punktum i saken. Vi har fått fakta på bordet, saken er godt belyst, revisjonen har gjort en god jobb og rådmannen har vært svært samarbeidsvillig og fremskaffet nødvendig dokumentasjon. Nå er vi klare for å sette et punktum for saken. Avventer endelig vedtak i bystyret Brøske sier han nå håper alle sider i saken er belyst og at de nå avventer endelig vedtak i bystyret i slutten av oktober. 38

39 Nå går saken til bystyret og jeg forventer at saken blir endelig vedtatt, forhåpentligvis med enstemmighet rundt den krasse kritikken som nå er innstilt fra kontrollkomiteen, sier han. Rådmann i Trondheim, Stein Ytterdahl, er enig med kontrollkomiteen i at det er sterkt kritikkverdig at en slik driftsform har fått lov å utvikle seg i Sør- Trøndelag pleie- og omsorgsforum: Når kontrollkomiteen skjerper kritikken, opplever jeg at de understreker lederansvaret. Og den kritikken forstår og aksepterer jeg. Vi kommer til å arbeide for å unngå at noe slikt skal skje igjen, sier Ytterdahl. 39

40 Saksprotokoll Utvalg: Bystyret Møtedato: Sak: 141/13 Tittel: Saksprotokoll: Forvaltningsrevisjon: Etterlevelse av etiske retningslinjer Resultat: Behandlet Arkivsak: 13/25554 VEDTAK: 1. Bystyret er kritisk til at bystyrets vedtak fra 2007 om etiske retningslinjer ikke er oppfylt i sin helhet. 2. Bystyret ber rådmannen sørge for at de etiske retningslinjene blir gjort kjent blant alle ansatte, og sikre et kontinuerlig fokus på etiske problemstillinger i kommunen. 3. Bystyret ber rådmannen sørge for at det gjennomføres tiltak for å sikre at de etiske retningslinjene blir implementert i hele organisasjonen. 4. Bystyret ber rådmannen sørge for at kontrollrutiner blir etablert og fulgt opp. Kontrollrutiner må evalueres jevnlig og eventuelt forbedres. 5. Bystyret er kritisk til at reisene i regi av STPO kunne pågå over lang tid, og mener at deltakelse på turene har vært i strid med Trondheim kommunes etiske retningslinjer. 6. Bystyret mener rådmannen burde skaffet seg bedre innsikt i hvordan Trondheim kommunes bidrag til STPO ble forvaltet, herunder hvordan utenlandsreisene ble finansiert. Dette er et klart lederansvar, og bystyret mener det er kritikkverdig at dette ikke ble gjort. 7. Bystyret er ikke tilfreds med at rådmannens internkontroll ikke har fanget opp de avvik som er omtalt i rapporten. Bystyret påpeker også at systemet ikke har fanget opp de få som har stilt kritiske spørsmål, og er kritisk til denne svikten i rapporteringsrutiner. 8. Bystyret ber rådmannen gi tilbakemelding i egen sak til Bystyret innen om hvordan rapportens funn er fulgt opp, herunder blant annet: - resultater fra anonymisert undersøkelse blant kommunens ansatte knyttet til kjennskapen til de etiske retningslinjene, som er sammenlignbar med de funn som er gjort av revisjonen i tilsvarende undersøkelse i rapporten, slik at man får vurdert effekten av de tiltak rådmannen nå har iverksatt/ vil iverksette. - rapportering av stikkprøver knyttet til sikring av at ledere ikke anviser egne utgifter i strid med kommunens reglement. 9. For øvrig tas rapporten til orientering. Behandling: - Trond Åm (V) fratrådte, inhabil iht forv.lov 6, andre ledd. 65 medlemmer til stede. Saksprotokoll for Bystyret

41 Notat datert fra Trondheim kommunerevisjon var sendt medlemmene før møtet. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksprotokoll for Bystyret

42 42

43 43