Plan for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Plan for forvaltningsrevisjon Lillehammer kommune Kontrollutvalget i Lillehammer kommune Behandlet i kontrollutvalget den Vedtatt i kommunestyret den Plan for forvaltningsrevisjon Side 0

2 INNHOLD 1 Innledning Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets virksomhetsplan / årsplan Tidsperspektiv Rapportering og oppfølging av forvaltningsrevisjon Prosessen for valg av tema Kontrollutvalgets prioriteringer Vedlegg 1: Kort beskrivelse av valgte tema... 7 Plan for forvaltningsrevisjon Side 1

3 1 INNLEDNING Temaene/områdene som omtales i dette dokumentet har sin bakgrunn i en overordnet analyse av Lillehammer kommunes virksomhet, som ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den Der ble det valgt ut noen prioriterte tema som innarbeides i denne planen for forvaltningsrevisjon for perioden Planen legges fram for behandling i kommunestyret. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter som er inntatt i denne planen inneholder noen flere tema enn hva som normalt kan gjennomføres i løpet av de 3 årene som gjenstår av perioden. Basert på rammen som er avsatt til forvaltningsrevisjon og erfaringstall fra tidligere år blir det lagt fram ca. 2 forvaltningsrevisjonsrapporter eller mindre undersøkelser i Lillehammer kommune per år, men antallet avhenger av de enkelte prosjektenes omfang. Det kan imidlertid være hensiktsmessig å ha flere tema på listen, ettersom noen tema viser seg ikke å være aktuelle når man gjør en nærmere foranalyse eller at noen tema kun er aktuelle som orientering i utvalgets møter. Forvaltningsrevisjons i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i dette dokumentet, men omtales i egen plan for selskapskontroll. 2 BAKGRUNN OG FORMÅL MED FORVALTNINGSREVISJON I kommunelovens 77 heter det at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forskrift om kontrollutvalg 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, sier følgende: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommuners og fylkeskommuners forvaltning og de resultater som oppnås. I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om 1. Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger 2. Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området 3. Regelverket etterleves 4. Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige 5. Beslutningsgrunnlaget for administrasjonene til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav Plan for forvaltningsrevisjon Side 2

4 6. Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter ut fra overordnede risiko- og vesentlighetsvurderinger er viktig - slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekter som har god nytteverdi. På den måten kan forvaltningsrevisjon gi effekter i form av organisasjonsmessig læring og utvikling i kommunen. 2.1 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHETSPLAN / ÅRSPLAN Kontrollutvalget har utarbeidet en plan for kontroll- og tilsynsvirksomheten i valgperioden; kontrollutvalgets årsplan. Planen ble oversendt kommunestyret til orientering. Årsplanen omtaler kontrollutvalgets oppgaver med bl.a. forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon er en tiltaksplan i forhold til kontrollutvalgets årsplan. Kontrollutvalget ønsker å medvirke til fornuftig ressursbruk og god forvaltning i kommunen, og ser på forvaltningsrevisjon som et virkemiddel til å oppnå dette. Kommunestyret har det øverste ansvaret for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon, og kan gi instrukser om hvilke prosjekter som skal iverksettes. Ett år har allerede gått i ny valgperiode og gjeldende årsplan. Kontrollutvalget har i denne tiden bestilt 2 forvaltningsrevisjoner: Planlegging og styring av byggeprosjekter. Dette var et tema som ble drøftet i fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i Lillehammer-regionen vinteren De øvrige kontrollutvalgene har også vedtatt dette temaet. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres inneværende år og revisjonsrapporten forventes å foreligge like over nyttår. Intern kontroll i byggesaksbehandlingen. Forvaltningsrevisjonen påbegynnes i år og fortsetter neste år. Revisjonsrapporten forventes sen vinter/vår Disse temaene tas med i oversikten nedenfor ettersom planen skal gjelde for Det har vært stor aktivitet i kontrollutvalget i bl.a. knyttet til arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltning, foranalyser vedrørende ovennevnte tema og mindre undersøkelser ellers, noe som betyr at avsatte midler til forvaltningsrevisjon i 2016 forventes forbrukt. Bestillingene som allerede er gjort, betyr dessuten at noe av budsjettet som avsettes til forvaltningsrevisjon i 2017 allerede er disponert. Det nevnes også at kontrollutvalget har bestilt en prosjektplan fra revisjonen vedrørende temaet "Eierskapsforvaltning generelt". Utvalget tar stilling til om det skal bestilles en undersøkelse i møtet den Dette temaet omtales i plan for selskapskontroll TIDSPERSPEKTIV Forskriftenes minimumskrav er at planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Kontrollutvalget legger her fram en plan for hele 4- åreperioden, men vil etter halvgått periode revurdere planen. Plan for forvaltningsrevisjon Side 3

5 3 RAPPORTERING OG OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON 11 i «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» slår fast at «Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner.» Revisjonsforskriften slår fast at revisor skal rapportere fortløpende til kontrollutvalget om gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Det er kommunestyret som fastsetter hvordan kontrollutvalgets rapporter skal følges opp. Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret hvordan kommunestyrets vedtak og merknader er blitt fulgt opp. I tillegg skal det rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Dette gjøres vanligvis i kontrollutvalgets årsmelding. Øvrige undersøkelser og orientering gitt til utvalget som ikke videresendes kommunestyret løpende vil også bli omtalt i kontrollutvalgets årsrapport, som sendes kommunestyret til orientering. 4 PROSESSEN FOR VALG AV TEMA Det vises til 10 i kontrollutvalgsforskriften; «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» I merknadene til 10 står det at målet med den overordnede analysen er «.å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger.» Begrepet overordnet analyse indikerer at analysen tar utgangspunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Arbeidet med overordnet analyse i forkant av denne planen har vært en omfattende prosess, der kildene først og fremst har vært plan- og styringsdokumenter i kommunen, KOSTRA-tall, generell kjennskap til kommunens arbeidsområder og innspill fra både kontrollutvalgets medlemmer og rådmannsledelsen. Kommunestyret er også oppfordret til å komme med innspill. Det er viktig å presisere at analysen er holdt på et overordnet nivå nettopp for å begrense den til signaler og indikasjoner som skal være tilstrekkelig til å fatte beslutning om hvilke temaer som bør inn i plan for forvaltningsrevisjon. Senere i prosessen vil kontrollutvalget som oftest i forkant av et forvaltningsrevisjonsprosjekt bestille en forundersøkelse som nærmere kan beskrive status og gi forslag til formål og problemstillinger. Ved valg av tema har kontrollutvalget lagt vekt på: Risiko: En vurdering av sannsynligheten for ulike risikofaktorer eller avvik i forhold til forutsetninger og mål. Vesentlighet: En samlet vurdering av konsekvensen eller alvorsgraden hvis risikoen inntreffer f.eks. ved at det berører en stor del av innbyggerne eller at eventuell svikt har stor konsekvens for enkeltpersoner eller kommunens økonomi eller renommè. Nytteverdi: Det legges til grunn at forvaltningsrevisjonen skal bidra til forbedringer og læring i administrasjonen. Politisk aktualitet og interesse: I kommunen og eventuelt på landsbasis. Plan for forvaltningsrevisjon Side 4

6 Kontrollutvalget vil for øvrig jobbe kontinuerlig med å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette gjøres i dialog mellom kontrollutvalg, administrasjon, revisor og andre. 5 KONTROLLUTVALGETS PRIORITERINGER Omfanget av forvaltningsrevisjon er avhengig av identifisert behov og de ressurser som stilles til rådighet for oppgaven. De gjennomførte analysene som ligger til grunn for planen er ikke uttømmende og vil ikke kunne ta hensyn til alle forhold. De må ses på som et verktøy til å foreta en prioritering av områder eller tema som vil kunne være aktuelle for forvaltningsrevisjon. De totale budsjettmidler til kontrollutvalgets aktivitet bevilges av kommunestyret. En del av disse midlene brukes til forvaltningsrevisjonsprosjekter og mindre undersøkelser og inngår i oppdragsavtalen som inngår med kommunens revisor Innlandet Revisjon iks. I forslag til oppdragsavtale for 2017 er det foreslått en ramme for disse oppgavene på 500 timer. Hvis denne rammen legges til grunn vil det si at ca. 2 forvaltningsrevisjoner kan gjennomføres årlig og at det i løpet av tilsammen derved kan bli gjennomført ca. 8 forvaltningsrevisjonsprosjekter. Hvor mange prosjekter eller undersøkelser som kan gjennomføres innenfor rammen vil imidlertid være avhengig av omfang og innhold i de enkelte prosjekt. Erfaring fra de siste årene viser dessuten at det oppstår behov for andre undersøkelser som kontrollutvalget må prioritere i planperioden og som belaster rammen for forvaltningsrevisjon. Dessuten viser det seg ofte at noen tema kun kan være aktuelle som orienteringssaker eller at temaer viser seg ikke å være aktuelle når det gjøres en nærmere forundersøkelse senere. Det kan derfor være hensiktsmessig å ha med flere tema enn det antallet som kan gjennomføres innen budsjettrammen i 4-års perioden. Temaene er valgt av kontrollutvalget i møte den i forbindelse med behandlingen av overordnet analyse som grunnlag for forvaltningsrevisjon. Valget er basert på overordnet risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det er forsøkt også å ta hensyn til en viss fordeling mellom ulike områder av kommunens virksomhet og at man prioriterer noen områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon de siste årene. Med dette som bakgrunn vil kontrollutvalget anbefale kommunestyret å slutte seg til utvalgets forslag til "Plan for forvaltningsrevisjon ": Prioriterte tema: Planlegging og styring av investeringsprosjekter (bestilt og igangsatt i 2016) Intern kontroll i byggesaksbehandlingen (bestilt og igangsatt i 2016) Kvalitet i tjenestene pleie og omsorg -- foreløpig fokus på o Kvalitet i tjenesten hjemmebasert omsorg - ivaretakelse av lovpålagte tilbud og oppnåelse av egne mål, herunder økonomiske mål i forbindelse med omstillingstiltak o Bruk og implementering av velferdsteknologi Psykososialt miljø i skolen - mobbing Rus og psykiatri Øvrige aktuelle tema i perioden: Registrering og forvaltning av kunst og utsmykning Kvalitet i tjenesten skole - foreløpig fokus på krav til kompetanse og bruk av midler til etterutdanning Barnevernet Plan for forvaltningsrevisjon Side 5

7 Åpenhet i forvaltningen - herunder varslingsrutiner Forvaltningspraksis sosialhjelp yngre brukere Beregning av husleie for kommunale omsorgsboliger Integrering av flyktninger - herunder mindreårige Journalføring av post og oppfølging av henvendelser Eiendomsforvaltning Samarbeid om intermediære plasser og legevakt Disse gis en kort beskrivelse i vedlegget under. Plan for forvaltningsrevisjon Side 6

8 6 VEDLEGG 1: KORT BESKRIVELSE AV VALGTE TEMA Prioriterte tema for forvaltningsrevisjon i planperioden : Det gjøres oppmerksom på at det antagelig er nødvendig med en foranalyse før endelig formål og problemstillinger bestemmes. Derfor må titler og beskrivelser på de tema nedenfor om ennå ikke er bestilt betraktes som foreløpige. Tema Planlegging og styring av investeringsprosjekter Intern kontroll i byggesaksbehandlingen Kvalitet i tjenestene pleie og omsorg Psykososialt miljø i skolen - mobbing Beskrivelse og mulige vinklinger - forslag til problemstillinger Kontrollutvalget har bestilt forvaltningsrevisjonen som skal gjennomføres i løpet av høsten I revisjonens foranalysen framkom det bl.a. at oversikten over kostnadsrammer og faktiske kostnader for fire større investeringsprosjekter viser at prosjektene stort sett er gjennomført innenfor vedtatt kostnadsramme etter eventuelle tilleggsbevilgninger. Revisjonen har ikke undersøkt tidligfasen for andre prosjekter, men vurderer ut fra denne gjennomgangen at det er en risiko for at kommunen ikke har gode nok systemer som sikrer at kommunestyrets investeringsbeslutninger baseres på gode nok prosesser og utredninger i forkant av beslutningen. Rådmannen opplyser at kommunen anvender et kvalitetssikringssystem for byggeprosjekter. Formålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke om kommunens systemer og prosesser er tilstrekkelige for å etablere et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag for investeringene, samt å vurdere rapporteringsrutinene. Revisjonen benytter følgende problemstillinger i forvaltningsrevisjonen: Har Lillehammer kommune etablert system og rutiner (en prosjektmodell) som sikrer et godt grunnlag for kommunestyrets investeringsbeslutninger? Har Lillehammer kommune etablert gode rutiner for undervegsrapportering og sluttrapportering til politisk nivå for større investeringsprosjekter? Kontrollutvalget vedtok følgende i møtet den : Kontrollutvalget bestiller en forvaltningsrevisjon angående temaet "Internkontroll i byggesaksbehandlingen" i henhold til framlagt foranalyse/prosjektplan fra Innlandet Revisjon iks, der formålet er å undersøke om byggesaksbehandlingen er underlagt tilfredsstillende internkontroll. Revisjonsrapporten vil foreligge vinteren/våren I foranalysen foreslår revisjonen at følgende problemstillinger undersøkes: 1. Har kommunen et internkontrollsystem for byggesaksbehandlingen i samsvar med anerkjente prinsipper? 2. Er ansvar og oppgaver organisert slik at tilstrekkelig arbeidsdeling sikres? 3. Har kommunen rutiner og praksis for å vurdere krav til habilitet? 4. Er saksbehandlingen kvalitetssikret på en forsvarlig måte? Temaet er i utgangspunktet vidt og det må arbeides med innhold og omfang av en undersøkelse i forkant av endelig bestilling. Kvalitet er vanskelig å definere, men et utgangspunkt kan være å se nærmere på overskriftene resultatkvalitet, strukturkvalitet og prosesskvalitet. Kontrollutvalget ønsker i første omgang å sette fokus på Kvalitet i tjenesten hjemmebasert omsorg - ivaretakelse av lovpålagte tilbud og oppnåelse av egne mål, herunder økonomiske mål i forbindelse med omstillingstiltak Bruk og implementering av velferdsteknologi Kontrollutvalget ønsker å stille spørsmål om strukturendringer kan gå ut over kvalitet i tjenestene. Det bør følges opp om eller hvordan kvalitet og kompetanse i tjenesten er tilstrekkelig for å nå kommunens egne mål innen tjenesten - f.eks. om at brukere skal bo lengst mulig hjemme. Revisjonen konkluderer i sin KOSTRA-analyse med at " det er planlagt betydelige endringer innen pleie- og omsorg i 2016, og det er forutsatt innsparinger, særlig innen hjemmebasert omsorg. Dette kan innebære risiko både mht. tjenestekvalitet og om innsparingsmålene vil nås." Ifølge kommunens kvalitetsmelding er det forholdsvis få som opplever å bli utsatt for krenkelser på skolen. Allikevel kan det være aktuelt for kontrollutvalget å følge med på og/eller gjennomføre en undersøkelse innenfor dette fokuserte temaet - jf. kommunens overordnede mål om at barn og unge skal oppleve trygghet og trivsel. Plan for forvaltningsrevisjon Side 7

9 Mobbing har stor konsekvens for den som blir utsatt og kan være vanskelig å oppdage. I etterkant kan det få store økonomiske konsekvenser for kommunen ved en erstatningssak. Rus og psykiatri Det foreslås at kontrollutvalget ser nærmere på om kommunen har tilstrekkelig rutiner og tiltak på plass. Formål med en forvaltningsrevisjon kan være å undersøke hvordan arbeidet med å forebygge, avdekke og håndtere mobbing i skolen i kommunen fungerer, og derved bidra til at opplæringslovens målsetting om et godt psykososialt miljø i skolene blir ivaretatt. Eksempler på problemstillinger: Hvilken fokus har arbeidet med det psykososiale miljøet ved skolene? Hvilke rutiner er innført i arbeidet mot mobbing ved skolene? Hvilke tiltak er satt i verk f ved skolene i arbeidet med forebygging, avdekking og håndtering av mobbing? Hvordan følger lærerne opp tiltakene? I hvilken grad blir elever, foreldre, råd og utvalg involvert? Hvilke resultater har tiltak mot mobbing gitt ved skolene? Flere kontrollutvalg er opptatt av dette temaet - og det kan derfor være aktuelt som et samarbeid mellom flere utvalg. Samhandlingsreformen medfører økt ansvar og flere og tyngre oppgaver for kommunen innen rus og psykiatri. Fra skal alle kommuner ha etablert et såkalt "øyeblikkelig hjelp døgnopphold" for psykisk helse og rusproblematikk. Utfordringene vil i noen grad antas ivaretatt via regionalt samarbeid. En eventuell forvaltningsrevisjon bør ta hensyn til/bygge på kommunens egen risikovurdering av temaet, som etter planen skal gjøres I løpet av 4-årsperidoen bør kontrollutvalget vurdere behovet for en nærmere undersøkelse. Det kan i første omgang stilles spørsmål ved om kommunen er tilstrekkelig forberedt til de ansvar og oppgaver som området rus og psykiatri etter hvert pålegger kommunen. Problemstillinger kan f.eks. dreie seg om: Har kommunen organisert tjenestetilbudet med psykiske problemer og rus på en tilfredsstillende måte. Har kommunen tilfredsstillende rutiner for å identifisere og følge opp personer med rus- og/eller psykiske problemer? Har kommunen tilfredsstillende tilbud og system for saksbehandlingen? I hvilken grad sikrer kommunen at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved utforming av kommunen tjenester? I møtet den var kontrollutvalget opptatt av brukermedvirkning. Øvrige aktuelle tema i planperioden : Tema Registrering og forvaltning av kunst og utsmykning Kvalitet i tjenesten skole Beskrivelse og mulige vinklinger - forslag til problemstillinger Risiko er bl.a. knyttet til manglende oversikt over verdier, skade og tyveri. Kontrollutvalget vurderer i første omgang å be om en orientering fra rådmannen. Formålet med prosjektet kan være å undersøke om kommunen har tilfredsstillende oversikt over og kontroll med sin kunst. Det kan f.eks. settes opp følgende problemstillinger: Har kommunen tilfredsstillende systemer for registrering av kunst og utsmykninger? Hvordan etterleves regelverket om salg og annen avhending? Hvordan ivaretas kunst og utsmykninger ved bygningsmessige og organisatoriske endringer? Er kommunens kunst og utsmykninger forsikret i samsvar med forutsetninger og regelverk? Temaet er i utgangspunktet vidt og det må arbeides med innhold og omfang av en undersøkelse i forkant av endelig bestilling. Foreløpig ønsker kontrollutvalget å sette fokus på krav til kompetanse og bruk av midler til etterutdanning. Det vises til "Kommunebilde" 2016 for Lillehammer kommune fra Fylkesmannen i Oppland. Der omtales bl.a. lærernes kompetanse og at kravene om at lærerne skal ha relevant utdannelse i de fagene de underviser i er forsterket. Kravene gjelder norsk, matematikk og engelsk. Følgende setning gjengis fra dokumentet; "Tall fra GSI viser at nær halvparten av lærerne i Lillehammer, som underviser i disse fagene, mangler formell kompetanse. Mest kritisk er det i engelsk både på barne- og ungdomstrinnet." Plan for forvaltningsrevisjon Side 8

10 Barnevernet Åpenhet i forvaltningen - herunder varslingsrutiner Forvaltningspraksis sosialhjelp yngre brukere Det rettes fokus mot utviklingen i undersøkelsessaker og omsorgsovertakelse. Det er risiko knyttet til hvordan omfanget av alvorlige saker vil utvikle seg. Barneverntjenesten har imidlertid blitt styrket med flere stillinger og tjenesten følges nøye av Fylkesmannen i Oppland ved at tjenestedata rapporteres dit. En vinkling i en eventuell undersøkelse fra kontrollutvalgets side kan derfor heller være å se på prosesser og risiko knyttet til utfordringer med tidlig innsats, mestring, tverrfaglig samarbeid, samtidighet og samordning av kommunale tjenester til barn og unge. Det kan f.eks. ses på meldeplikten til barnevernet. Formålet kan være å undersøke om terskelen for å melde til barnevernet oppfattes som hensiktsmessig, med følgende problemstillinger: Er terskelen for å melde til barnevernet hensiktsmessig? Fungerer samarbeidet mellom barnevernet og de instanser som ser barna og deres familie godt nok? Åpenhet i forvaltningen er viktig for at forvaltningen oppnår tillit. Det er viktig at kommunen opptrer ryddig på dette området. En klagesak eller manglende oppfølging av varslingssak kan få store konsekvenser. En undersøkelse innen dette temaet kan se nærmere på etterlevelsen av offentlighetsloven og forvaltningsloven. Herunder bør det legges inn kontroller knyttet til etterlevelse av innsynsretten - dvs. om det er de riktige dokumentene som skjermes for innsyn og hvordan innsynskravet håndteres. Som en del av undersøkelsen - eller som en egen undersøkelse - kan utvalget se på rutiner og etterlevelse av disse vedrørende varslingssaker. Kontrollutvalget bestilte en foranalyse kalt «NAV kvalitet i tjenesten» i der det var ønsket en særlig fokus på arbeidet med ungdom. Foranalysen ble behandlet i utvalget den og det ble bestemt å ikke sette i gang en nærmere undersøkelse. Det vises i denne forbindelse til revisjonens konklusjon i foranalysen: "Når det gjelder oppfølging av ungdom innen NAV Lillehammer har vi sett at dette er et område det satses på. NAV Lillehammer er brukt som eksempel og i opplæringssammenheng mot andre kontorer. Etter de undersøkelser revisjonen har gjort synes ikke dette å være et område som det vil gi stor nytteverdi å undersøke. Vi så at det å kvalifisere nye bosatte til arbeid gjennom LLS og NAV var et område som er utfordrende. På dette området er det startet et samarbeid med Østlandsforskning. Prosjektet har som intensjon å framskaffe kunnskap som kan bidra til at flere flyktninger/ innvandrere går over, og blir værende i arbeid og utdanning etter deltakelse i programmet. Målgruppe er både ansatte i NAV og i kommunens enhet for voksenopplæring. Prosjektet har en varighet på to år. Dette gjør at nytteverdien av en forvaltningsrevisjon på området blir noe usikker." Beregning av husleie for kommunale omsorgsboliger Integrering av flyktninger - herunder mindreårige Det kan være aktuelt å kartlegge status på ny i løpet av perioden og på bakgrunn av denne vurdere behovet for en nærmere undersøkelse. En omsorgsbolig er en bolig som er tilpasset orienterings- og bevegelseshemmede og fysisk tilrettelagt slik at beboere etter behov skal kunne motta heldøgns pleie og omsorg. En omsorgsbolig er beboerens eget hjem. Størrelsen på husleien fastsettes av kommunen. Det antas at en kontroll innen dette temaet kan gjennomføres som en mindre undersøkelse som kartlegger og vurderer om lover og regler for beregning av husleien er fulgt. En undersøkelse kan ta utgangspunkt i kommunens egne mål og vedtak knyttet til integrering og gjennomføre en kartlegging og vurdering av hvordan kommunen lykkes i arbeidet med integrering av flyktninger og innvandrere. Undersøkelsen kan knyttes til integrering generelt eller enkelte grupper f.eks. barn og unge. Det kan f.eks. stilles følgende problemstillinger i en undersøkelse: Får alle flyktninger tilbud om tilpasset bolig ved ankomst? Får alle barn av flyktninger tilbud om barnehageplass, tilrettelagt plass i SFO og plass ved nærmeste grunnskole? Deltar og gjennomfører flyktningene introduksjonsprogram og opplæring i norsk og samfunnskunnskap? I hvilken grad deltar innvandrere i kommunen i arbeidsliv, utdanning og samfunnsliv? Hvordan fungerer samarbeidet internt i kommunen i arbeidet med integrering av flyktningene? Har kommunen et system for å kontrollere og evaluere iverksatte tiltak i integreringsarbeidet, og for å sette inn eventuelle nødvendige tiltak? Plan for forvaltningsrevisjon Side 9

11 Journalføring av post og oppfølging av henvendelser Eiendomsforvaltning Det er viktig at kommunen opptrer ryddig på dette området. En klagesak kan få store konsekvenser. Risiko synes spesielt knyttet til e-post. En undersøkelse kan se nærmere på journalføring av post - eventuelt inkludert e-post, samt registrering og oppfølging av henvendelser. Det vil si undersøke om kommunen følger aktuelle lover og regler for behandling og arkivering av post/henvendelser. Problemstillinger kan f.eks. være Er kommunens skriftlige rutiner og prosedyrer for postbehandling i tråd med lovregler om journalføring og evt. svar/foreløpig melding? Har kommunens ytre enheter kunnskap om hva som skal journalføres? Følger kommunens ytre enheter gjeldende bestemmelser om hva som skal journalføres? Har kommunens ulike tjenesteområder kunnskap om forvaltningslovens regler om foreløpig svar og kommunens alminnelige veiledningsplikt? Besvarer kommunen henvendelser i tråd med forvaltningslovens regler om foreløpig svar og kommunens alminnelige veiledningsplikt? Kontrollutvalget ønsker å utvide problemstillingen omkring etterslep vedlikehold til å se på eiendomsforvaltning i kommunen. Norske kommuner har en betydelig eiendomsmasse som omfatter grunneiendommer, formålsbygg og boliger. Eiendommene har stor verdi. Undersøkelser viser at tilstanden til kommunale bygninger ofte er dårlig. Kommunene har ansvar for å forvalte sine eiendommer på en måte som ivaretar brukernes og samfunnets behov, og som sikrer at verdiene ikke blir forringet. Samarbeid om intermediære plasser og legevakt I en forvaltningsrevisjon kan det f.eks. undersøkes følgende problemstillinger: Har lillehammer kommune overordnede politisk vedtatte mål og et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? Har kommunen tiltak for å sikre godt, verdibevarende vedlikehold av bygningene sine? Er de økonomiske rammevilkårene tilpasset den langsiktige karakteren som eiendomsforvaltning har? Det vises i denne forbindelse til at kontrollutvalgene i Øyer, Gausdal og Lillehammer på fellesmøte i mars 2016 bestilte en foranalyse om det regionale samarbeidet i samhandlingsreformen intermediære plasser, øyeblikkelig hjelp og samhandlings- og utviklingsenhet for pleie- og omsorgstjenester. Kontrollutvalget i Lillehammer behandlet foranalysen "Regionalt samarbeid i samhandlingsreformen" den og vedtok ikke å gå videre med en forvaltningsrevisjon på temaet. Fra revisjonens konklusjon vises det til følgende: "De deltakende kommunene i vertskommunesamarbeidet er avhengige av at vertskommunen følger opp og yter tjenestene som avtalt. En kommune står like ansvarlig for tjenestene til sine innbyggere - selv om denne tjenesten ytes av en annen kommune gjennom en vertskommuneavtale. Dette kan representere en risiko i forhold til styring. Det er viktig at ikke bare vertskommunen er kjent med hva som ytes av tjenester og at de tilfredsstiller de krav og spesifikasjoner som er avtalt i fellesskap, men at også deltakerkommunene har god informasjon. I vertskommuneavtalen står det det skal gjennomføres en årlig evaluering av samarbeidsområder som dekkes av vertskommuneavtalen. Dette blir gjort i forbindelse med budsjettbehandlingen i alle samarbeidskommunene. En revisjon av vertskommuneavtalen er under arbeid, men slik vi har fått tilbakemelding om, står det fortsatt igjen en del uavklarte spørsmål før revisjonen sluttføres. Den Interkommunale Frisklivssentralen er nylig revidert. Revisjonen antar at risiko for å avdekke avvik vil være mindre når det er gjennomført intern evaluering. Det er en pågående prosess der en flytter øyeblikkelig hjelp plasser fra Lillehammer Helsehus til interkommunal legevakt ved Sykehuset Innlandet Lillehammer. I forbindelse med flyttingen er det gjort vurderinger omkring konsekvenser for både den tjenesten som blir igjen ved Lillehammer Helsehus og for den tjenesten som flyttes ut." Det kan være aktuelt for kontrollutvalget i første omgang å få en orientering om status. Plan for forvaltningsrevisjon Side 10

12 Regionale samarbeid for øvrig - f.eks. Fellesenhet landbrukskontoret, Fellesenhet skatt, innfordring og arbeidsgiverkontroll, Felles økonomienhet og Lillehammer-region Vekst foreslås drøftet sammen med de andre kontrollutvalgene i regionen på fellesmøte i Plan for forvaltningsrevisjon Side 11