VEDTEKTER for Stiftelsen INTERNATIONAL SCHOOL OF STAVANGER Stavanger Paragraf I: Navn 2 Paragraf II: Styrets målsetning 2 Paragraf III: Styrets myndighet/roller/ansvar 2 Paragraf IV: Medlemskap 2 Paragraf V: Valgperiode 2 Paragraf VI: Møter 2 Paragraf VII: Verv 3 Paragraf VIII: Faste komiteer 3 Paragraf IX: Økonomi 4 Paragraf X: Direktøren 4 Paragraf XI: Styremedlemmenes ansvar 4 Paragraf XII: Oppløsning av ISS 4 Paragraf XIII: Endringer 4 Paragraf XIV: Regler 5 1
Paragraf I: Navn Navnet på stiftelsen er International School of Stavanger, kalt ISS. Legatstyret for ISS, heretter kalt Styret, skal være navnet til det styrende organ for ISS. Stiftelsens grunnkapital er på kr 500 000. Paragraf II: Styrets målsetning Styrets målsetning skal være å: Arbeide for et langsiktig liv for ISS Fortsette å forbedre ISS sine skolefaglige tjenester, anlegg, kommunikasjon og sikkerhet. Fremme en god sikkerhetskultur ved ISS Fremme at ISS har god kontakt med samfunnet Balansere de akademiske mulighetene med de økonomiske realitetene. Paragraf III: Styrets myndighet, roller/ansvar 1. All overordnet myndighet vedr. ISS skal tilligge styret, men styret kan delegere denne myndigheten når dette er aktuelt. 2. Styret skal etablere ISS sin policy og overse iverksettelsen av denne policy. 3. Styret skal utnevne direktøren og bestemme vedkommendes avtalebetingelser. 4. Det kreves støtte fra et to-tredels flertall av styremedlemmene for å fastsette 1) styrets policy 2) ansette eller avskjedige direktøren og 3) endre vedtektene. 5. Styret skal årlig fastsette skolepengene for ISS. 6. Styret skal årlig godkjenne retningslinjene for lønn og frynsegoder for de ansatte ved ISS. 7. Styret skal årlig gjennomgå og godkjenne ISS sitt budsjett. 8. Styret skal årlig godkjenne ISS sin skolerute. 9. Styret skal vurdere de foreslåtte kandidatene til rektorstillingen (Principal). 10. Styret skal godkjenne opprettelsen av nye stillinger. 11. Det enkelte styremedlem er ikke bemyndiget på vegne av skolen unntatt i styremøter eller når dette er særlig bemyndiget av styret. 12. Styret skal gjennomgå policymanualen og vedtektene minst hvert tredje år. Paragraf IV: Styremedlemskap 1. Styret skal bestå av ni stemmeberettigete medlemmer. Det skal være én foreldrerepresentant som skal velges av foreldrene til elevene ved ISS. Det skal være én styrerepresentant fra de privatbetalende som har elever ved ISS som skal utpekes av styret. De gjenstående medlemmene skal representere de selskapene som har et betydelig antall elever ved ISS: ExxonMobil, ConocoPhillips, BP, NATO, Schlumberger, Shell og StatoilHydro. Styret vil evaluere den ovenstående medlemssammensetningen før et nytt medlem utpekes. Evt. medlemsendring skal godkjennes av et to-tredels flertall i styret. 2. Direktøren skal være styrerepresentant uten stemmerett 3. Verken ansatte ved ISS eller nære slektninger eller ektefelle av slike ansatte kan være stemmeberettigete medlemmer av styret. Ansatte, elever og foreldre har rett til å bli hørt. 4. Styret og dets medlemmer skal ikke motta noen form for kompensasjon eller økonomisk fordel som resultat av sine styreverv i ISS, unntatt godtgjørelse for rimelige utgifter forbundet med styrevervet. Paragraf V: Valgperiode 1. Hvert styremedlem og tillitsvalgte nominert av styret skal velges for ett år etter å ha blitt valgt på årsmøtet. Foreldrerepresentanten skal velges for to år. 2. Dersom et styremedlem ikke kan fullføre sin valgperiode, kan styret velge et nytt styremedlem for den resterende tiden. 3. Styremedlemmer skal kunne gjenvelges. Paragraf VI: Møter 1. Styrelederen innkaller til ordinære styremøter og fastsetter tid, sted og møtets formål. 2
2. Ekstraordinære møter skal avholdes på styrelederens anmodning eller på anmodning av et annet stemmeberettiget medlem i eksekutivkomiteen eller på anmodning av tre stemmeberettigete medlemmer av styret. 3. Årsmøtet er det siste ordinære styremøtet i skoleåret. 4. Referat fra ordinære og ekstraordinære styremøter skal slås opp på ISS. 5. Styret skal avholde et møte i eksekutivkomiteen for å behandle saker som styrelederen anser som konfidensielle. Referat fra slike møter skal ikke offentliggjøres. 6. Styret er beslutningsdyktig når fem (5) stemmeberettigete medlemmer er til stede. Støtte fra et flertall av de tilstedeværende kreves for å vedta et forslag, med mindre vedtektene fastsetter noe annet for spesielle saker. 7. Det kreves to-tredels flertall av et fulltallig styre (Full Board) for å godkjenne forslag knyttet til spesielle tiltak. I dette dokumentet er dette definisjonen på Full Board Vote. Paragraf VII: Verv 1. På årsmøtet skal styret med to-tredels flertall velge styrelederen, nestlederen/sekretær og kasserer. Kandidatene til disse vervene kan foreslå seg selv eller bli foreslått av andre. De foreslåtte kandidatene skal være styrebehandlet på møtet forut for årsmøtet som skal velge kandidatene. De valgte kandidatene skal ha følgende plikter: A. Styreleder skal: 1) Lede alle møtene hvor han/hun er til stede; 2) Administrere styrets anliggender; 3) Påse at alle vedtak gjennomføres og at all saksgang er i tråd med vedtektenes ånd 4) Påse at overordnete mål for skolen, i tråd med formålsparagrafen, etableres hvert å og at direktørens og styrets formål er i tråd med de overordnete målene for skolen; 5) Være styrets hovedkontakt med direktøren. Dersom styrelederen eller direktøren er på reise og vanskelig kan kommunisere med hverandre i en krisesituasjon for skolen, forventes det at de vil kommunisere og delegere ansvaret til en annen kontaktperson; 6) Være ansvarlig for å oppnevne en leder for hver komité; 7) Være ansvarlig for å rådføre seg med alle styremedlemmene vedr. den årlige vurderingen av direktøren, sammenfatte denne vurderingen i en helhetlig vurdering av vedkommende og skrive direktørens prestasjonsvurdering; 8) Ha den avgjørende stemmen i tilfelle av stemmelikhet; 9) Sørge for at styret hvert år vurderer seg selv; 10) Være leder for eksekutivkomiteen; 11) Signere alle kontrakter for administrasjonspersonell og lærere. B. Nestleder/sekretær skal: 1) Føre referat fra alle styremøtene og møtene i eksekutivkomiteen; 2) Attestere alle signaturer på juridiske dokumenter, sikkerhetspapirer og andre lovbestemte pålegg etter anmodning; 3) Lede styremøtene i styrelederens fravær; 4) Være medlem av eksekutivkomiteen. C. Kassereren skal: 1) Ha tilsyn med skolens økonomi og holde styret informert; 2) Utarbeide eller sørge for utarbeidelse av utkast til økonomisk rapport for angjeldende skoleår som skal presenteres for styret på årsmøtet; 3) Nominere, for styrets godkjennelse, et uavhengig revisjonsfirma som skal revidere ISS sine regnskap ved behov; 4) Være medlem av eksekutivkomiteen. 2. Et ledig tillitsverv kan fylles med støtte fra et to-tredels flertall. Paragraf VIII: Faste komiteer 1. Eksekutivkomiteen. Denne komiteen skal bestå av styrelederen, sekretæren, kassereren og direktøren. Komiteen skal være et lederteam for organiseringen og styringen av styrets aktiviteter for å oppnå de fastsatte målene. Komiteen skal ha myndighet til å ta seg av styreaktiviteter mellom møtene eller når det ikke er mulig å samle et beslutningsdyktig styre, men kan ikke: A) fastsette styrets policy, B) velge styretillitsmenn, C) utpeke styremedlemmer, D) ansette eller avskjedige direktøren eller E) endre disse vedtektene. Unntaksvis og i ekstraordinære tilfeller som krever rask avklaring og/eller i saker av følsom karakter har eksekutivkomiteen myndighet til å fatte beslutninger på vegne av skolen med eller uten å rådføre seg med andre styremedlemmer. Styret skal orienteres om slike saker, og evt. beslutninger, så snart som mulig. Epost er en akseptert måte å 3
kommunisere på og stemmeavgivning via epost er akseptert i kritiske tilfeller som krever rask avklaring før det neste ordinære styremøtet. 2. Styret kan etablere andre faste eller midlertidige komiteer ved behov. 3. Hver faste eller midlertidige komité skal fastsette sine egne regler i samsvar med vedtektenes ånd, føre vanlige referat over tiltak og avgi rapport til det neste styremøtet. Paragraf IX: Økonomi 1. Budsjettåret for ISS er fra 1. januar til 31. desember. 2. Budsjettet skal fremlegges for styregodkjennelse på skoleårets første ordinære styremøte. 3. Regnskapet og aktiva til ISS skal revideres årlig. Et uavhengig revisjonsfirma skal utpekes av styret senest på møtet i september i det aktuelle budsjettåret. Det reviderte årsregnskapet skal fremlegges for styret senest på årsmøtet i det aktuelle skoleåret. 4. Direktøren og driftssjefen har signaturfullmakt for alle skolens konti. Ettersom nesten alle utbetalinger overføres elektronisk, må direktøren (eller den utpekt av ham/henne) godkjenne alle betalinger før driftssjefen gir bankgodkjennelse for transaksjonen. En ytterligere forsikringsforanstaltning er at skolens eksterne revisorer gjennomgår skolens konti seks ganger i året p.g.a. MVA-transaksjoner. 5. Alle utgiftsøkninger som overstiger 10% av budsjettpostene må godkjennes av økonomikomiteen. 6. Dersom de totale beregnede utgiftene overstiger den godkjente budsjettposten, vil dette kreve styrets godkjennelse før tilleggsutbetalinger kan foretas. Paragraf X: Direktøren 1. Direktøren skal være den øverste administrerende leder i ISS og står ansvarlig overfor styret. 2. Direktøren skal: A. Administrere den policy som styret har godkjent. B. Presentere policy- og programforslag for styret C. Etablere nødvendige forskrifter og prosedyrer for å implementere styrets policy. D. Være rådgiver i forbindelse med saker fremlagt for styrebehandling E. Utarbeide anbefalte personalplaner for det neste skoleåret for styret og ha disse klare senest til styremøtet i mars F. Utnevne, ansette, overføre og avskjedige lærere og øvrige ansatte (avskjedigelser må styrebehandles). G. Effektuere avtalemessige og økonomiske dokumenter/instrumenter som bestemt av styret. H. Utarbeide, i samarbeid med styrets økonomikomité, det foreløpige budsjettet for styrets vurdering. Angjeldende budsjett skal være tilgjengelig for styret senest 1. juni. I. Administrere det godkjente budsjettet. J. Ta vare på alle styredokumenter og styrereferat. 3. Direktøren skal sitte i styret, uten stemmerett, med unntakelse av når direktørens avtalebetingelser eller hans/hennes jobbutførelse er til behandling. Paragraf XI: Styremedlemmenes ansvar ISS skal holde skadesløs og forsvare det enkelt styremedlem mot alle former for ansvar, krav, tap, utgifter og kostnader (inkludert advokathonorar) som resultat av det enkelte styremedlems handlinger eller unnlatelser. I tilfelle slike krav eller søksmål rettes mot et styremedlem skal vedkommende medlem umiddelbart skriftlig informere styret og formidle all relevant informasjon som med rimelighet er tilgjengelig for vedkommende medlem vedrørende kravet eller søksmålet. Vedkommende medlem skal samarbeide med ISS innen rimelighetens grenser i forbindelse med kravet eller søksmålet. Paragraf XII: Oppløsning av ISS I tilfelle ISS oppløses skal styret følge eksisterende lovgivning som gjelder for oppløsning av stiftelser ( 52). Paragraf XIII: Endringer 1. Ethvert styremedlem kan foreslå vedtektsendringer. 2. Forslag til endringer må forelegges styret skriftlig på et styremøte. Avstemning over forslaget kan ikke skje før neste ordinære styremøte. 3. Godkjennelse av foreslåtte endringer krever to-tredels flertall av et fulltallig styre. Kopi av de endrede vedtektene skal sendes til Stiftelsestilsynet. 4
Paragraf XIV: Regler De regler og anbefalinger som er nedfelt i siste utgave av Robert s Rules of Order skal være bestemmende for styrets virksomhet i de saker hvor de måtte gjelde og hvor de ikke er i konflikt med disse vedtektene. Disse vedtektene ble godkjent av styret til International School of Stavanger 3. september 1990 med endringer i 1992, 2000, 2003, 2004, 2008 og 2010. 5