Bransjeanbefaling for medlemmene av Verdipapirfondenes forening: Andelseiervalgte styremedlemmer (Fastsatt på styremøtet i Verdipapirfondenes forening 7.2.2002 1 ) 1. Formelle status og ikrafttredelse Verdipapirfondenes forening fastsetter to typer bransjenormer; anbefalinger og standarder. Bransjestandarder, som vedtas av foreningens generalforsamling, er det enkelte medlem og assosierte medlem forpliktet til å følge, mens bransjeanbefalinger, som vedtas av foreningens styre, er det enkelte medlem og assosierte medlem vanligvis sterkt oppfordret til å følge. Dette dokumentet består av to deler. Første del er i hovedsak en fortolkning av hvilke oppgaver og ansvar de andelseiervalgte styremedlemmene har i henhold til lovverket. Det anbefales at denne delen av bransjeanbefalingen legges fram som en orienteringssak for styret i forvaltningsselskapene på et av de første styremøtene etter at den har trådt i kraft, og deretter på et av de første styremøtene hver gang det er blitt valgt nye andelseierrepresentanter til styret i det enkelte forvaltningsselskap. Andre del av dokumentet inneholder en anbefaling om at valgmøtet (andelseiermøtet) velger en valgkomité som nominerer kandidater til vervene som andelseiervalgte styremedlemmer i forvaltningsselskapet, og inneholder også et forslag til struktur og instruks for en slik valgkomité. Denne bransjeanbefalingen trer i kraft 13. februar 2002. 2. Andelseiervalgte styremedlemmers oppgaver og myndighet Særskilt innflytelse for andelseiervalgte styremedlemmer I 2-6 i verdipapirfondloven (vpfl) framgår det at valgmøtet skal velge minst en tredjedel av styremedlemmene i et fondsforvaltningsselskap. I verdipapirfondloven er de andelseiervalgte styremedlemmene gitt en særlig innflytelse ved at flere styrebeslutninger bare er gyldig så lenge et flertall av de andelseiervalgte styremedlemmene har stemt for beslutningen, herunder: Vpfl 4-6(2) nr. 1. Ekstraordinære kostnader som kan belastes krever at et flertall av de andelseiervalgte styremedlemmene må ha stemt for en slik beslutning. Vpfl 4-14(1). Endringer i verdipapirfondets vedtekter kan bare besluttes dersom flertallet av de andelseiervalgte styremedlemmene i forvaltningsselskapet har stemt for endringen. Vpfl 5-3(1). Flertallet av styremedlemmer som er valgt av andelseierne må stemme for fusjon. Vpfl 2-14(3). Stemmerett for verdipapirfondets aksjer kan bare utøves etter fullmakt fra styret. Vedtak om slik fullmakt er bare gyldig så lenge flertallet av styremedlemmene som er valgt av andelseierne, er enig i det. 1 Lovhenvisninger oppdatert per mai 2012.
Generelle myndighets- og ansvarsområder for andelseiervalgte styremedlemmer Myndighets- og ansvarsområdene til styret i et forvaltningsselskap for verdipapirfond er dels regulert i verdipapirfondloven og dels regulert gjennom aksjelovgivningen. Det finnes ingen bestemmelser i verdipapirfondloven som begrenser de andelseiervalgte styremedlemmenes myndighet og ansvar i forhold til øvrige styremedlemmer. Derfor har de andelseiervalgte styremedlemmene formelt sett samme myndighet og ansvar som øvrige styremedlemmer. Ved fullmakt til utøvelse av stemmerett og ved endring av vedtekter har de som nevnt større innflytelse enn øvrige styremedlemmer. Både for de styremedlemmene som er valgt av andelseierne og de styremedlemmene som er valgt av forvaltningsselskapets eiere kan det være nyttig med en stikkordsmessig oversikt over hvilke oppgaver og ansvar styret i et forvaltningsselskap har. De tre følgende rammene gir en slik oversikt. Oppgaver etter verdipapirfondloven (vpfl): 1. Fastsetting og endring av fondenes vedtekter (vpfl 4-1(2) nr. 1 og 4-14(1)) 2. Utarbeidelse av interne retningslinjer og instrukser (vpfl 2-11) om blant annet: a) Andministrasjon- og regnskapsrutiner b) kontroll- og sikkerhetsordninger c) tilfredsstillende interne kontrollmetoder, som blant annet omfatter regler for personlige transaksjoner for selskapets ansatte, og som sikrer at forvaltningsselskapet forvalter verdipapirfonds midler i samsvar med vedtekter for verdipapirfondene og gjeldende regler. 3. Vedta eventuelle fullmakter til å stemme for fondenes aksjer (vpfl 2-14) 4. Beslutning om kostnader som kan belastes fondet (vpfl 4-6(2)) 5. Ansvar for at prospektet fyller de krav som følger av lov og forskrift (vpfl 8-2(5)) 6. Beslutning om fastsettelse og endringer av fondets vedtekter (vpfl 4-1 og 4-14) 7. Vedta fusjon av fond (vpfl 5-3(1)) Styremedlemmene vil i tillegg til pliktene etter verdipapirfondloven ha følgende oppgaver: 1. Tilsetting av daglig leder i forvaltningsselskapet (aksjeloven 6-2) 2. Overordnet ansvar for forvaltningen av selskapet (aksjeloven 6-12) 3. Tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig (aksjeloven 6-13) 4. Forberedelse av saker som skal behandles av generalforsamlingen, herunder: a) utbetaling av utbytte b) forhøyelse og nedsettelse av aksjekapital c) fusjon og fisjon d) oppløsning og avvikling 5. Fastsettelse av årsregnskapet og årsberetningen (jf. forskrift om årsregnskap for verdipapirfond 2-1) 2
I tillegg bør styremedlemmene være oppmerksom på følgende bestemmelser som vil gjelde for dem personlig i tilknytning til deres rolle som styremedlem: 1. Verdipapirhandelloven kapittel 2a om begrensninger i adgangen til å handle finansielle instrumenter for egen regning 2. Taushetsplikten etter verdipapirfondloven 2-7(6) Styremedlemmenes ansvar for forvaltningsselskapets lønnsomhet Målsettinger knyttet til maksimering av forvaltningsselskapets lønnsomhet vil eventuelt formuleres av forvaltningsselskapets eiere. Derfor vil det primært være de styrerepresentantene som er oppnevnt av eierne av forvaltningsselskapet (som etter loven kan utgjøre inntil 2/3 av styrets medlemmer) som vil ha et hovedansvar for å følge opp slike målsettinger. Alle styremedlemmer har ansvar for at verdipapirfondene forvaltes i samsvar med andelseiernes interesser (jf. vpfl 2-15 (3)). Ved fastsettelse av forvaltningsselskapets godtgjørelse for de tjenester det utfører på vegne av fondene fondsforvaltningen (fastsatt gjennom forvaltningshonorar og evt. også gjennom tegnings- og innløsningsgebyr), vil de aksjonærvalgte styremedlemmene kunne ha andre interesser enn de andelseiervalgte. De andelseiervalgte styremedlemmene vil imidlertid under enhver omstendighet ha et medansvar for å påse at forvaltningsselskapet til enhver tid har en forsvarlig egenkapital etter aksjelovens og verdipapirfondlovens regler. Videre vil vesentlige fall, særlig i aksjemarkedene, umiddelbart gi kraftig reduksjon i forvaltningsselskapene inntekter, mens det både på kort og mellomlang sikt kan være vanskelig å redusere forvaltningsselskapets kostnader. Styret vil derfor også måtte se hen til at forvaltningsselskapet oppnår så gode økonomiske resultater at det kan opprettholde en forsvarlig virksomhet også gjennom perioder med kraftige kursfall og tilsvarende inntektssvikt. Det kan også hevdes at ivaretakelse av andelseiernes interesser forutsetter at alle styremedlemmer bestreber seg på å bidra til at forvaltningsselskapet oppnår gode økonomiske resultater, ettersom dette vil bidra til å sikre en videreføring av forvaltningen av verdipapirfondene samt andre tjenester forvaltningsselskapet utfører for fondene og andelseierne i disse. Gode økonomiske resultater vil motivere eierne til å videreutvikle både forvaltningen og øvrige tjenester som utføres for fondene og deres andelseiere Nærmere om ansatte-representasjon i forvaltningsselskapets styre Etter aksjeloven og allmennaksjeloven 6-4 har ansatte rett og til dels plikt til å velge styremedlemmer dersom et aksjeselskap eller allmennaksjeselskap har mer enn 30, 50 eller 200 ansatte. Aksjelovens regler om ansattes representasjon i styret gjelder imidlertid ikke for forvaltningsselskap. Etter den såkalte representasjonsforskriften (fastsatt med hjemmel i aksjeloven 18. desember 1998 nr. 1205) 3 gjelder aksjelovens bestemmelser inntil videre ikke for selskaper som driver bank- og finansieringsvirksomhet. I forskriften er det vist til SSB s standard for næringsgruppering. En av gruppene det vises til er 65.239. Denne gruppen omfatter verdipapirfondenes forvaltningsselskaper. 3
Nærmere om de andelseiervalgte styremedlemmenes rolle i tilknytning til utøvelse av stemmerett på vegne av verdipapirfondene Som nevnt over framgår det av 2-14(3) i verdipapirfondloven at stemmerett for fondets aksjer bare kan utøves etter fullmakt fra styret, og at denne fullmakten bare er gyldig så lenge et flertall av de andelseiervalgte styremedlemmene er enige i det. Loven gir m.a.o. de andelseiervalgte styremedlemmene mulighet til å blokkere et evt. styrevedtak om å gi administrasjonen fullmakt til å avgi stemme på vegne av aksjer eid av fondene det forvalter. Det stilles ikke noe krav i loven om begrunnelse for en slik blokkering fra de andelseiervalgte styremedlemmenes side. De må imidlertid alltid se hen til hva som anses i andelseiernes interesser. Forutsatt at et flertall av de andelseiervalgte medlemmene gir sin tilslutning til å gi administrasjonen fullmakt til å utøve stemmeretten sier loven at et slikt vedtak ikke er gyldig før det har fått tilslutning fra et flertall av styrets medlemmer. Selv om de andelseiervalgte styremedlemmene har avgjørende innflytelse på om det skal gis stemmefullmakt gir loven ikke et flertall av de andelseiervalgte styremedlemmene noen særskilt rett til å bestemme hva et forvaltningsselskap skal stemme på vegne av fondene. Styret der de andelseiervalgte medlemmene har stemmerett på lik linje med de øvrige medlemmene står fritt til å utforme en fullmakt. Styret kan dermed omgjøre administrasjonens innstilling om en bestemt stemmegivning til en annen stemmegivning. Utformingen av fullmakten vil imidlertid kunne påvirke de andelseiervalgte styremedlemmenes vurdering av om fullmakt bør gis. I prinsippet kan det derfor tenkes en situasjon der et flertall av de andelseiervalgte styremedlemmene gir fullmakt til at fondene skal avgi stemme gitt en bestemt stemmegivning, mens de ikke gir fullmakt til at fondene skal avgi stemme gitt en annen stemmegivning. Lovens system må ses på bakgrunn av forvaltningsselskapets generelle oppgaver. Ved tegning av andeler i et verdipapirfond gir investor forvaltningsselskapet fullmakt til å avgjøre hvilke finansielle instrumenter det skal investeres i, samt å utøve de rettigheter som knytter seg til disse. Valget om å tegne andeler i et spesielt fond vil ofte bl.a. være basert på at investorene har en særskilt tiltro til en enkelt forvalter eller en gruppe av forvaltere i et bestemt forvaltningsselskap. Derfor vil det verken være hensiktsmessig eller i tråd med andelseiernes interesser at de andelseiervalgte styremedlemmene skal ha myndighet til å bestemme hva fondene skal stemme uten at et flertall av styret slutter seg til forslaget. I denne sammenheng er det også verd å bemerke at verdipapirfondloven ikke inneholder noe krav om at de andelseiervalgte styremedlemmene skal ha særskilt kompetanse om forvaltning av finansielle instrumenter eller utøvelse av eierrettigheter knyttet til disse. En fullmakt fra styret til administrasjonen om utøvelse av stemmerett på vegne av fondene kan utformes på ulike måter. I det følgende gis det noen eksempler på praksis for styrets avgivelse av slik fullmakt blant foreningens medlemmer: Styret gir administrasjonen en generell fullmakt til å utøve stemmerett på vegne av fondene. En slik fullmakt kan være tidsbegrenset (for eksempel til ett år) eller være gyldig inntil styret finner grunn til å endre den. Styret gir administrasjonen en generell fullmakt til å utøve stemmerett for fondene, betinget av at administrasjonen fra gang til gang får støtte for utøvelsen av stemmerett fra et flertall av de andelseiervalgte styremedlemmene. Denne modellen innebærer i 4
realiteten at styret delegerer avgjørelsen av om det skal stemmes til de andelseiervalgte styremedlemmene. Styret gir administrasjonen en generell fullmakt til å utøve stemmerett for fondene, men der særskilt aksept om utøvelse av stemmeretten må innhentes fra de andelseiervalgte styremedlemmene hvis administrasjonen er innstilt på å avgi stemme i en kontroversiell sak eller å stemme imot tilrådningen fra styret til det aktuelle selskapet på dets generalforsamling. Det er verd å nevne at styret på et hvilket som helst tidspunkt kan endre en fullmakt til administrasjonen, selv om fullmakten i utgangspunktet har en bestemt varighet. Både ut fra styrets generelle ansvar for å føre tilsyn med virksomheten og som et grunnlag for evt. å kunne endre det gjeldende fullmaktsforholdet, er det viktig at administrasjonen jevnlig holder styret orientert om hvordan fullmakten har vært utnyttet. Verdipapirfondenes forening er av den oppfatning at alle ovennevnte modeller er fullt ut akseptable, og at det ikke uten videre kan hevdes at en av disse modellene er bedre eller dårligere enn andre. Det er imidlertid viktig at fullmakten er klart beskrevet i protokollen fra det styremøtet i forvaltningsselskapet som har behandlet saken. Videre er det grunn til å understreke behovet for skriftlig korrespondanse mellom administrasjonen og de andelseiervalgte styremedlemmene (herunder skriftlig dokumentasjon på de andelseiervalgte styremedlemmenes holdning) i de tilfeller styrets fullmakt innebærer behov for dialog mellom administrasjonen og de andelseiervalgte styremedlemmene knyttet til enkeltsaker (jf. for eksempel de to sistnevnte fullmakts-modellene over). Dermed reduseres sannsynligheten for at det i ettertid kan oppstå tvil om administrasjonens tilråding eller de andelseiervalgte styremedlemmenes holdning til denne. 2-14(3) i verdipapirfondloven fastslår at det bare er utøvelse av stemmerett for fondenes aksjer som krever fullmakt fra styret, mens utøvelse av eierrettigheter for andre finansielle instrumenter (ref. for eksempel obligasjonseiermøtet i tilknytning til rentebærende Kværnerpapirer senhøsten 2001) ikke krever slik fullmakt. Foreningen anbefaler at styret i det enkelte forvaltningsselskap tar stilling til hvilke fullmakter administrasjonen i forvaltningsselskapet skal ha når det gjelder håndhevelse av eierrettigheter i tilknytning til andre finansielle eierandeler enn aksjer. Også på dette punkt vil det være viktig at fullmaktsforholdene er klart formulert og er skriftlig forankret i styreprotokollen. Nærmere om de andelseiervalgte styremedlemmenes rolle i tilknytning til endring av et fonds vedtekter Som nevnt over framgår det av verdipapirfondlovens 3-4 at beslutning om endringer i et verdipapirfonds vedtekter bare er gyldig dersom et flertall av de styremedlemmer som er valgt av andelseierne har stemt for den. Verdipapirfondets vedtekter for et nytt fond fastsettes imidlertid av styret. Det framgår også av 4-1(2) at vedtekter for nye fond skal stadfestes av Finanstilsynet, mens endringer av vedtektene for eksisterende fond skal godkjennes av Finanstilsynet (jf. 4-14(3)). Finanstilsynet legger i slike saker til grunn at administrasjonen i det enkelte forvaltningsselskap har de nødvendige fullmakter fra sitt styre forut for oversendelsen. I praksis innebærer dette at fastsettelse av vedtekter for nye fond eller vedtektsendringer for eksisterende fond normalt bør være styrebehandlet i forvaltningsselskapet før saken oversendes til behandling i Finanstilsynet. Styret i forvaltningsselskapet bør imidlertid kunne gi administrasjonen en generell fullmakt til å oversende søknad om ukontroversielle 5
vedtektsendringer til behandling i Finanstilsynet forut for styrebehandlingen i de tilfeller det vurderes som uhensiktsmessig å avvente en slik oversendelse til etter neste styremøte i forvaltningsselskapet. En slik fullmakt bør være nedfelt i forvaltningsselskapets styreprotokoll. 3. Prosedyre for valg av andelseiervalgte styremedlemmer Formelt utgangspunkt Etter 2-6 i verdipapirfondloven skal styret i et forvaltningsselskap ha minst 5 medlemmer. Andelseierne i de verdipapirfond som forvaltningsselskapet forvalter velger minst en tredjedel av styrets medlemmer. Valgene skjer på valgmøter (andelseiermøter) som innkalles og gjennomføres etter regler som fastsettes i forvaltningsselskapets vedtekter. På valgmøtene justeres stemmeretten slik at andelseiere som eier lik verdi, får likt antall stemmer. Beregningen gjøres på grunnlag av andelsverdi etter sist kunngjorte kurs. En andelseier kan stemme ved fullmektig. Styrets medlemmer har en funksjonstid på to år. Det skal velges minst halvparten så mange varamedlemmer. Varamedlemmenes funksjonstid er to år. Verdipapirfondloven inneholder ingen prosedyrekrav knyttet til nominasjon av kandidater overfor valgmøtet (andelseiermøtet). Anbefaling om opprettelse av en valgkomité Verdipapirfondenes Forening anbefaler at det etableres en valgkomité som innstiller kandidater til vervene som andelseiervalgte styre- og varamedlemmer overfor valgmøtet. Det viktigste hensynet bak etablering av en valgkomité er som følger: Et hovedpoeng med andelseiervalgte styremedlemmer er at andelseierne får representanter i styret med særskilt definerte oppgaver i tilknytning til utøvelse av stemmerett på vegne av fondene og i tilknytning til endring av fondenes vedtekter, og som for øvrig kan bidra til å påse at lovens krav om ivaretakelse av andelseiernes interesser blir ivaretatt. Det kan hevdes at forvaltningsselskapets administrasjon kan ha insentiver til å prøve å kontrollere hvem som nomineres som andelseiervalgte styremedlemmer, ettersom disse for eksempel kan blokkere stemmegivningen for aksjer som fondene eier eller endringer i fondenes vedtekter. Etablering av en valgkomité vil, gitt en hensiktsmessig organisering, bidra til å skape tilstrekkelig avstand til administrasjonen i tilknytning til prosessen med å nominere andelseiervalgte styremedlemmer. Anbefalt formell struktur for en valgkomité Valgkomiteen består av 3 medlemmer, hvorav en leder. Valgkomiteens medlemmer må oppfylle de samme lovkrav som gjelder for de andelseiervalgte styremedlemmene (se neste avsnitt). Videre må ikke valgkomiteens medlemmer være aksjonær eller tillits- eller tjenestemann i selskap som inngår i samme konsern som forvaltningsselskapet. Valgkomiteens medlemmer bør heller ikke ha en nær personlig relasjon til noen av styrets medlemmer, adm. dir. eller ledelsen i forvaltningsselskapet eller til styret eller adm. dir. i andre selskap som inngår i samme konsern som forvaltningsselskapet. En representant for administrasjonen i forvaltningsselskapet fungerer som sekretær for valgkomiteen. Valgkomiteen velges for to år om gangen på valgmøtet, etter innstilling fra forvaltningsselskapets styre. Innstillingen er bare gyldig hvis et flertall av de styremedlemmer som er valgt av andelseierne har sluttet seg til den. Minst ett av medlemmene i valgkomiteen skal skiftes ut hver gang det velges en ny valgkomité. 6
Andelseiervalgte styremedlemmer kan samtidig sitte i valgkomiteen. Valgkomiteens medlemmer kan imidlertid ikke nomineres som kandidater til å bli andelseiervalgte styremedlemmer. (Dette innebærer at et andelseiervalgt styremedlem som samtidig sitter i valgkomiteen ikke kan gjenvelges som andelseierrepresentant i styret.) I årsberetningen for fondene bør forvaltningsselskapet opplyse om at andelseierne kan fremme forslag til mulige kandidater til vervet som andelseiervalgte styremedlemmer til valgkomiteen ved dens sekretær innen en bestemt dato. Det bør gis en kortfattet omtale av at det skal etableres en valgkomité både i fondenes og i forvaltningsselskapets vedtekter. Omtalen bør være kortfattet ut fra at man da slipper å søke Finanstilsynet om vedtektsendring eller må behandle en vedtektsendring på forvaltningsselskapets generalforsamling hvis det gjøres mindre justeringer i valgkomiteens formelle struktur. Dermed vil det i all hovedsak være forvaltningsselskapets styre som fastsetter den formelle strukturen for valgkomiteen og foretar endringer i denne. Anbefalt instruks for valgkomiteen Verdipapirfondloven gir visse formelle føringer i tilknytning til hvem som kan være andelseiervalgt styremedlem: Av 2-7(3)framgår det at styremedlem som velges av andelseierne ikke kan være aksjonær eller tillits- eller tjenestemann i forvaltningsselskapet eller hos depotmottaker. Videre framgår det av 2-7(1) at styremedlemmene må ha hederlig vandel og erfaring. Utover det som følger av loven foreslås det følgende instruks for valgkomiteen: Personer som nomineres som andelseiervalgte styremedlemmer må ikke være tillitseller tjenestemann i selskap som inngår i samme konsern som forvaltningsselskapet. Videre må de ikke ha en nær personlig relasjon til noen av styrets medlemmer, adm. dir. eller ledelsen i forvaltningsselskapet eller til styret eller adm. dir. i andre selskap som inngår i samme konsern som forvaltningsselskapet. De andelseiervalgte styremedlemmene har som utgangspunkt det samme ansvar som de øvrige styremedlemmene. Derfor bør valgkomiteen, foruten å vurdere kandidatenes egnethet som representanter for å ivareta andelseiernes interesser, også se hen til at de nominerer kandidater som bidrar til å ivareta styrets helhetlige kompetanse og erfaringsbakgrunn. Valgkomiteen plikter å gjøre eventuelle kandidater til andelseierrepresentanter i styret kjent med innholdet i foreningens bransjeanbefaling om andelseiervalgte styremedlemmer før kandidatene sier seg endelig villige til å stille til valg som andelseiervalgte styremedlemmer. Dermed vil potensielle kandidater være kjent med oppgaver og ansvar som de påtar seg før de sier seg villige til å stille som kandidater. Valgkomiteens instruks fastsettes av forvaltningsselskapets styre. Instruksen er bare gyldig hvis et flertall av de styremedlemmer som er valgt av andelseierne har sluttet seg til den. Nyopprettede forvaltningsselskap vil ikke ha andelseiervalgte styremedlemmer før det første valgmøtet er avholdt. For nyopprettede forvaltningsselskap anbefales det derfor at styret nominerer kandidater til andelseierrepresentanter på det første valgmøtet som avholdes. Styret nominerer også kandidater til valgkomiteen, som velges på det samme valgmøtet. 7