OPPDRAGSDOKUMENT 2014 TIL HELSEFORETAKENES SENTER FOR PASIENTREISER ANS Selskapsmøte 24. februar 2014
INNHOLD 1. INNLEDNING... 3 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP... 3 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2014... 4 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2014... 7 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2014... 7 6. RAPPORTERING TIL EIERNE... 8 2
1. INNLEDNING Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal være en felles enhet for de fire regionale helseforetakene hvor formålet er å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for -ansvar på området pasientreiser. Selskapet skal ha en service og støttefunksjon hvor formålet videre er å ivareta administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt ivaretakelse av transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for deltakerne. Selskapet skal ikke utføre tjenester for andre enn deltakerne. Det avholdes ordinært to selskapsmøter årlig i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Eiernes oppdragsdokument behandles i selskapsmøte i februar. Selskapets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS for 2014 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS setter seg inn i kravene Helseog omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2014 og i foretaksmøte 7. januar 2014 og innretter seg etter disse så langt mulig. I foretaksmøteprotokollen til de regionale helseforetakene er det vist til at det er regjeringens ambisjon å skape pasientenes helsetjeneste. Helsetjenesten må bli mer brukerorientert. Pasientene skal medvirke aktivt i beslutninger som angår dem og erfaringene deres skal brukes aktivt i å forbedre tjenestene. Grunnlaget for selskapets virksomhet er ytterligere konkretisert i selskapets selskapsavtale. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Iht. selskapsavtalen er selskapets primære og prioriterte oppgaver: 3
Selskapet skal ha forvaltningsansvar og ivareta oppgaver vedrørende enkeltoppgjør og direkteoppgjør mht rekvisisjonspraksis som er av nasjonal karakter, herunder oppgaver knyttet til avtaleinngåelser, sikkerhet, kravspesifisering og standardisering. Selskapet skal ha systemeierskap for saksbehandlingssystemene som benyttes innenfor enkeltoppgjør og direkteoppgjør, samt for telefoniløsningen 05515. Selskapet skal også sørge for forvaltning og utvikling av IKT løsninger for pasientreiseområdet. Selskapet skal være et faglig kompetansesenter for pasientreisekontorene, herunder yte juridisk ekspertise, drive opplæring i regelverk og bidra til harmonisering av regelverk og praksis. Selskapet skal gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene sikre at saksbehandlingstiden vedr enkeltoppgjør har akseptabel behandlingstid og om nødvendig ta initiativ til å avhjelpe pasientreisekontorene, som har primæransvar for saksbehandling, med saksbehandling og ha en nødvendig fleksibilitet i sin bemanning for å sikre dette. Selskapet skal ivareta deler av de transaksjonstunge oppgavene knyttet til pasientreiser. Selskapet skal ivareta redaktøransvaret for nettstedene pasientreiser.no og kurs.pasientreiser.no og drifte nettstedet i nært samarbeid med RHF-ene og HF-ene Selskapet skal sørge for internkontroll av saksbehandling ved pasientreisekontorene vedr enkeltoppgjør og direkteoppgjør relatert til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS sitt databehandleransvar i samarbeid med disse enhetene samt sikre lik etterlevelse av regelverket. På forespørsel skal selskapet forestå kontakt med overordnede myndigheter. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre kvalitativt gode spesialisthelsetjenester, bærekraftig utvikling, godt omdømme og oppslutning om offentlige helsetjenester. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. Styret har ansvar for at tiltak for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet følges opp. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2014 Dette kapitlet omhandler overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene og som ikke omfattes av SLA-avtaler m/vedlegg inngått mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene. a) Internkontroll og risikostyring Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) 2-13. Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3-18 (3). 4
Styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre seg et samlet systemopplegg, basert på gjeldende regler for internkontroll og eventuelle supplerende tiltak, som gir eierne tilstrekkelig sikkerhet for at myndighetskrav følges opp, herunder: Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS følger opp denne veilederen som er tilgjengelig på følgende lenke: http://www.regjeringen.no/upload/hod/eia/srh.pdf b) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings- og kontrollsystemer. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) Krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 13 (2010-2011) Aktivt eierskap norsk statlig eierskap i en global økonomi). Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på personell i framtida og forsikre seg om at ansatte hos leverandører - også i andre land - har forsvarlige vilkår. 5
d) Beredskap og sikkerhet Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS er omfattet av Lov om helsemessig og sosial beredskap. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha oppdaterte beredskapsplaner som omfatter systemer for å forebygge, oppdage og varsle hendelser, og systemer for effektiv, koordinert ressursdisponering ved kriser. Planene og systemene skal være koordinert mellom berørte parter og skal øves regelmessig. e) Teknologiskifte i Telenor Telenor skal gjennomføre et teknologiskifte med overgang fra analog teknologi (PSTN/ISDN) til digital teknologi (IP) og/eller mobile løsninger. Teknologiskiftet blir gjennomført gradvis med oppstart 2013/14 og antas å være sluttført innen utgangen av 2017. De regionale helseforetakene skal gjennomføre en felles risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til det forestående teknologiskiftet i Telenor. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS vil være omfattet av dette arbeidet. f) Forenklet oppgjørsordning for pasientreiser Det satt i gang et arbeid for å forenkle oppgjørsordningen for pasientreiser uten rekvisisjon. Arbeidet omfatter vurdering av behov for endringer i lov og forskrift, forenkling av dokumentasjonskrav, ulike alternative elektroniske løsninger samt økonomiske og administrative konsekvenser. Iht. brev av 13.02.13 er Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bedt om å lede og gjennomføre prosjektet på vegne av de regionale helseforetakene. Det legges til grunn at forprosjektet avsluttes i 2014 og forelegges de regionale helseforetakene i tråd med oppdragsbrevet. g) Gode IKT-løsninger ved pasientreisekontorene Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes sikre gode IKT-løsninger ved pasientreisekontorene. Budsjettdekning skal fremgå av økonomisk langtidsplan. h) Økonomisk langtidsplan Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2014, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden 2015-2018 som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. De regionale helseforetakene er i foretaksmøte 7. januar 2014 forelagt at Regjeringen har til hensikt å innføre nøytral moms for helseforetakene i løpet av stortingsperioden. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS må ta hensyn til dette i planlegging og beslutninger om investeringer og innkjøp. 6
i) Utarbeidelse av foreløpig regnskap Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal levere foreløpig regnskap for 2014 sammen med årlig melding for 2014 innen 1. februar 2015. Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak 1 så langt det passer. 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2014 Aktivitetskrav for 2014 er fastsatt i selskapets budsjett og i SLA-avtale m/vedlegg mellom Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene, delavtaler mv. 5. FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2014 Pasientreisers oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester Fra 2013 er det i samråd med økonomidirektørene ved de regionale helseforetakene gjort en endring til overskuddsmodell for finansiering av drift og investeringer. Det innebærer at bevilgningen også finansierer vedlikehold og utvikling av nasjonal teknologi som understøtter arbeidsprosessene ved helseforetakene. Inntektsbevilgningen til selskapet fordeles mellom regionene i henhold til kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3. Helse Sør-Øst RHF og Helse Midt RHF finansierer kategori 1 direkte, mens Helse Vest og Helse Nord har valgt å allokere kostnadene ut til helseforetakene. Driftsbudsjettet 2014 for Pasientreiser ANS har en inntektsramme på 110 millioner kroner eks mva og et resultatkrav på 8,7 millioner kroner. Det vises til styrets budsjettvedtak for 2014, sak 057-2013. Kategori Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Sør-Øst 1 Volumandel pt. 23 % /6,3 mill kroner Volumandel pt. 17 % /4,7 mill kroner Volumandel pt. 19 % /5,2 mill kroner Volumandel pt. 41 % /11,3 mill kroner 2 Eierandel 20 % /16,5 mill kroner Eierandel 20 % /16,5 mill kroner Eierandel 20 % /16,5 mill kroner Eierandel 40 % /33 mill kroner 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Alle beløp er eks mva. 1 http://www.helse-sorost.no/regnskapshandboken 7
Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) forelegges selskapsmøtet på forhånd. 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2014 i årlig melding innen 1. februar 2015. Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametre skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent 8