Presentasjon av KOFA Ålesund, 4. juni 2015 Line Rakner Førstekonsulent
Tema for innlegget Litt om KOFA og regelverket KOFA håndhever. De vanligste påstandene om brudd på regelverket som fremsettes for KOFA med eksempler på saker KOFA behandlet i 2014/2015.
KOFA og KOFAs sekretariat Regjeringsoppnevnt uavhengig nemnd på 10 jurister. Sekretariat på 11 jurister + 1 sekretær. 2 typer saker + 2 ulike prioriteringstyper og sekretariatets avvisningsmyndighet.
KOFAs saksbehandlingstid
Regelverket KOFA håndhever KOFA håndhever: Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Regelverket er basert på 6 viktige grunnprinsipper: - Konkurranse Proporsjonalitet Forutberegnelighet Likebehandling Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet
De vanligste påstandene for KOFA 1. Ulovlig direkte anskaffelse 2. Mangelfull eller uklar kunngjøring/konkurransegrunnlag 3. Ulovlig tildelingskriterium 4. Feil knyttet til avvisningsreglene 5. Mangelfull tildelingsevaluering 6. Avlysning/totalforkastelse 7. Mangelfull begrunnelse 8. Mangelfull protokollføring
Ulovlig direkte anskaffelse Forskriften 4-1 bokstav q: «en anskaffelse hvor oppdragsgiver ikke har kunngjort konkurransen, eller en anskaffelse hvor oppdragsgiver bare har kunngjort i Doffin når det etter denne forskriften foreligger en plikt til å kunngjøre i TED-databasen.»
2013/27 Lenvik kommune Bygge- og anleggsanskaffelse for prosjektering og oppføring av Finnsnes ungdomsskole. Oppgitt CPV-kode: «Undervisning på ungdomsskole/videregående nivå»
Klagenemndas vurdering Misvisende treff i kunngjøringsdatabasene. «En slik klart feilaktig angivelse av CPVkoden for hovedanskaffelsen må likestilles med at innklagede ikke har kunngjort hovedanskaffelsen» Konklusjon: Ulovlig direkte anskaffelse.
2014/45 Kautokeino kommune Utvalgt sak. Rammeavtale om kjøp av IKT-tjenester.
Innklagede inngikk en avropsavtale om blant annet IT-housing, i henhold til den kunngjorte rammeavtalen. Opsjon som ga rett til å kreve «betingelser som ikke er dårligere enn Leverandørens alminnelige betingelser»
Klagenemndas vurdering Normalt må oppdragsgiver sikre ytterligere konkurranseeksponering enn å akseptere leverandørenes alminnelige betingelser. Avropsavtalen kunne ikke hjemles i den kunngjorte rammeavtalen. Konklusjon: Ulovlig direkte anskaffelse
Mangelfull eller uklar kunngjøring/ konkurransegrunnlag Feil begått i planleggingsfasen kan i en del tilfeller ikke være mulig å rette opp senere.
2013/101 Forsvarsdepartementet Daglig drift og bemanning av kystvaktsentralen ved Sjøforsvarets kystvaktstasjon på Sortland. Klager anførte at innklagede hadde brutt kravet til forutberegnelighet i loven 5 ved å oppgi motstridende opplysninger i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget.
Kunngjøringen: kontrakt ville bli tildelt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Konkurransegrunnlaget: pris alene ville være avgjørende for valg av leverandør. Klagenemnda: Brudd på kravet til forutberegnelighet i loven 5. Men ikke plikt til avlysning i dette tilfellet.
Ulovlig tildelingskriterium 1. Det skal ikke skje en sammenblanding eller gjentagelse av de forhold som er vurdert under kvalifikasjonskriteriene. 2. Tildelingskriteriet må være egnet til å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 3. Tildelingskriteriet må ha tilstrekkelig tilknytning til kontraktsgjenstanden.
2014/131 Hurum kommune Bygg- og anleggsarbeid ved entreprisen «Hovedgate, Tofte sentrum»
Kvalifikasjonskrav: «tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å påta seg dette oppdraget» Tildelingskriterium: «Kompetanse»
Klagenemndas vurdering Like dokumentasjonskrav. Ikke sagt noe om hvordan tildelingskriteriet skilte seg fra kvalifikasjonskravet. Uklart hvilket nivå som var tilstrekkelig for å anses kvalifisert, og hvilken merkvalitet som ville bli premiert ved tildelingsevalueringen. Konklusjon: Ulovlig tildelingskriterium.
Feil knyttet til avvisningsreglene Avvisning av leverandør: forskriften 11-10 og 20-12 Avvisning av tilbud: forskriften 11-11, 11-12 og 20-13, 20-14
2014/122 Direktoratet for mineralforvaltning Sikringstiltak for gruveåpninger til Nyberget gruve. Klager sendte inn tilbud i konkurransen både per e-post og per post. Innklagede avviste begge tilbudene.
11-11 (1) bokstav b oppstiller en plikt til å avvise tilbud som «ikke tilfredstiller kravene til tilbudets utforming, jf. 7-1 [ ]» 7-1 (4): Oppdragsgiver «skal ikke kunne undersøke innholdet av tilbudene» før tilbudsfristens utløp.
Klagenemndas vurdering Innklagede hadde mulighet til å undersøke innholdet i klagers tilbud før tilbudsfristens utløp. «lite rom for å legge vekt på konkrete rimelighetsvurderinger, eller vurderinger av sannsynligheten for at innsendelsen av kopien på e-post har medført noen praktiske konsekvenser»
2012/215 Statsbygg Utvalgt sak Byggherreombud i forbindelse med byggearbeid knyttet til Svolvær politistasjon. Klager ble først tildelt kontrakt, men ble senere avvist på grunn av manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.
Det var i konkurransegrunnlaget henvist til at det var «tilbyder (firmaet)» som skulle oppfylle de angitte kvalifikasjonskravene. Det tilbudte byggherreombudet hadde tilstrekkelig erfaring, men fra andre firmaer.
Klagenemndas vurdering Firmaets erfaring og kompetanse først og fremst et resultat av den kompetanse og erfaring de ansatte besitter. Ikke feil å anse klager kvalifisert. Brudd på forskriften 13-3 (4) å avvise klager.
Mangelfull tildelingsevaluering Hensynene til forutberegnelighet og likebehandling står sentralt.
2014/95 Harstad kommune Utvalgt sak, stornemnd. Rammeavtale for kjøkken- og serveringsutstyr, porselen og bestikk. Tildelingskriteriet «Pris» var vektet 60 %. Innklagedes metode for evaluering av pris var ikke angitt på forhånd.
Den anvendte metoden En forholdsmessig metode. Laveste pristilbudet fikk maksimal poenguttelling på 10 poeng. Øvrige tilbud: Laveste pris x 10 Tilbudt pris
Utgangspunkter 1. Oppdragsgiver kan ikke anvende en evalueringsmetode som, hvis dette hadde vært kjent på forhånd, kunne hatt betydning for tilbudsutformingen. 2. Tildelingskriteriet kan ikke endres som følge av det etterfølgende valget av metode. 3. Etterfølgende valg av metode kan ikke bases på forhold som kan virke diskriminerende overfor en av tilbyderne. 4. Etterfølgende valg av metode må skje på en påregnelig og rimelig måte.
Prisforskjell på 40 % ga en poengforskjell på 28 %. Prisforskjell på 20 % ga en poengforskjell på ca 14 %.
Klagenemndas vurdering Bruken av metoden førte til at prisforskjellene fikk mindre betydning enn den prosentmessige forskjellen skulle tilsi. Den forholdsmessige metoden var ikke egnet til å sikre den fastsatte vekten av tildelingskriteriet «Pris». Konklusjon: Brudd på forskriften 13-2 (2).
2013/103 Stortingets administrasjon Utvalgt sak Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for konsulentbistand til å gjennomføre anskaffelser.
Tildelingskriterium: «Beskrivelse av ytelsen/helhetsinntrykk på møtet» Klager anførte at bruken av møter for å danne et inntrykk av de tilbudte konsulentene, var i strid med forhandlingsforbudet.
Klagenemndas vurdering Det kan ikke forhandles ved en åpen anbudskonkurranse. Møter kan benyttes ved evalueringen av tilbudene. Gjennomføringen må være i tråd med kravet til etterprøvbarhet i loven 5.
Avlysning/totalforkastelse Forskriften 13-1 og 22-1. Krav til «saklig grunn».
2014/94 Karmøy kommune Utvalgt sak Innsamling og transport av husholdningsavfall Klager ble først tildelt kontrakt, men tildelingen ble senere omgjort og klagers tilbud ble avvist sammen med de øvrige gjenværende tilbudene. Konkurransen ble deretter avlyst.
Klagenemndas vurdering Klagers tilbud skulle ikke vært avvist, og den opprinnelige tildelingsbeslutningen kunne ikke omgjøres. Innklagede kunne ikke avlyse med den begrunnelse at samtlige tilbydere/tilbud måtte avvises. Andre grunnlag for at avlysningen måtte anses saklig?
Avlysning etter kontraktstildeling stiller strengere krav for at avlysningen skal anses forsvarlig. Innklagede kunne ikke avlyse konkurransen på grunn av manglende konkurranse, selv om klager var eneste gjenværende tilbyder. Klager ble opprinnelig tildelt kontrakt ut fra en sammenligning med to andre tilbud.
Mangelfull begrunnelse Forskriften 11-14 og 20-16
2015/19 Den Norske Opera & Ballett Anskaffelse av vakthold/sikkerhetstjenester. Klagenemnda: «den begrunnelse oppdragsgiver har gitt vil indirekte også vise hvordan tilbudene har blitt evaluert»
Klagenemndas vurdering Ikke mulig å ta stilling til om evalueringen var i tråd med konkurransegrunnlaget og regelverket. Konklusjon: Innklagede hadde brutt kravet til begrunnelse i forskriften 20-16 (1).
Mangelfull protokollføring Forskriften 3-2, jf. vedlegg 3 og 4 Protokollen skal beskrive «alle vesentlige forhold og viktige beslutninger» gjennom anskaffelsesprosessen
Takk for oppmerksomheten! For mer info om KOFA www.kofa.no