Innhold Forord... 5 Takk!... 7 Gratulerer med valget!... 8 Kapittel 1: Styre for hva og hvem?...10 Kapittel 2: Styrets ansvar og oppgaver... 16 Kapittel 3: De styrende leddene...21 Kapittel 4: Styrets arbeidsfordeling... 26 Kapittel 5: Lag gode styremøter... 37 Kapittel 6: Å arbeide med både fortid, nåtid og fremtid... 46 Kapittel 7: Aksjeloven... 53 Kapittel 8: Kjenner du lovverket?... 64 Kapittel 9: Etikk hvordan man bør oppføre seg... 77 Kapittel 10: Økonomistyring... 83 Kapittel 11: Å være styreleder og møteleder... 88 Skjemaer og maler... 97 Ordliste...122 Stikkord...125 4 Hjelp! Jeg er valgt
Forord Målgrupper. Denne boka er skrevet for deg som er nyvalgt, og for styremedlemmer som er usikre på hva styrearbeidet innebærer, hva som skal gjøres og hvordan. Men også erfarne styremedlemmer vil kunne ha nytte av boka bl.a. fordi den inneholder praktiske råd og hjelpemidler og vil gi en oppfriskning av kunnskap og erfaringer. Boka er relevant for styrearbeid i de fleste typer selskap og organisasjoner. Mye av stoffet er vinklet mot små og mellomstore virksomheter. Noen avsnitt er utformet spesielt for dem som arbeider i styret i en bedrift. Det stoffet er merket med blå stripe i margen. Andre avsnitt er skrevet for dem som arbeider i en forening. Det stoffet er merket med rød stripe i margen. Målsetting. Boka gir en rask og praktisk innføring i det å arbeide i et styre. Mange bøker om temaet finnes på markedet, men de er ofte svært omfattende. På grunn av mange detaljer og vekt på juridiske emner kan det være tungt å lese. I denne boka forsøker jeg å fremstille stoffet så enkelt og kortfattet som mulig. Boka peker på ansvarsforhold og forklarer hovedprinsippene for styrearbeidet. Målet er at du som nyvalgt raskest mulig skal bli operativ og få den nødvendige hjelpen til det. Ta med deg boka når du forbereder deltakelse i styremøter og når du utfører styreoppgavene dine. Hjelp! Jeg er valgt 5
Innhold. Hjelp! Jeg er valgt inneholder enkle veiledninger og forklaringer, og den har praktiske hjelpemidler som du vil ha glede av: Sjekklistene vil hjelpe deg til å komme i gang med konkret arbeid, finne frem til nødvendig informasjon og formulere dine tanker om mål og oppgaver. Malene kan du bruke som grunnlag for å lage egne rutiner og dokumenter. Ordlisten bruker du hvis du støter på et begrep eller en betegnelse du er usikker på betydningen av. Stikkordlisten bruker du når du skal finne frem til et spesielt tema eller begrep. Avgrensninger. Spesielle ansvarsforhold og arbeidsrutiner som angår arbeidstaker- og arbeidsgiverspørsmål og arbeid i offentlig forvaltning og i politiske organer, blir ikke omtalt i boka. Men for alle vanlige styreoppgaver vil den være til hjelp. Slik bruker du boka. Den skal brukes som en oppslagsbok. Er du litt uerfaren, bør du bruke tid på kapittel 1 og 2. Det vil hjelpe deg til raskere å kunne delta aktivt i styrearbeidet. Resten av kapitlene vil kunne være nyttige også for erfarne styremedlemmer. Alle kapitler begynner med et sammendrag. Det er markert med gul bakgrunn. Les det først, så er det lett å avgjøre om du vil lese kapitlet nå eller hoppe til neste. For alle som er valgt inn i styret i et aksjeselskap, AS, er kapittel 7 helt grunnleggende. Men aksjeloven blir også brukt som norm for andre typer virksomheter. Boka har egen hjemmeside www.styrehåndboka.no. Her finner du utdypende stoff, aktuelle nyheter og kan laste ned sjekklister og maler. Det er også lenker til andre hjemmesider for styrearbeid. Boka kan fås kjøpt også som e-bok og lydbok, se www.styrehåndboka.no. Der finner du dessuten lydfiler som du kan laste ned. 6 Hjelp! Jeg er valgt
Takk! Jeg har fått verdifull hjelp fra mange personer. Jeg vil særlig takke for alle råd og innspill fra Eirik Steine-Eriksen, tidligere direktør i Aker Sement og Byggevare, Per Vemork, tidligere leder i Kulde- og varmepumpeentreprenørenes Landsforening og Øystein Bakken, som har lang erfaring fra styrearbeid i både offentlige organer, private bedrifter og skoleverket. Jarl H. Bibow har bidratt med sin lange og brede erfaring fra styrearbeid i næringslivet og i norsk og internasjonal idrett. Stor takk også til Lars Erik Lundgaard i NELFO, Foreningen for El- og IT-bedriftene, som har bidratt i det juridiske stoffet. Denne boka hadde aldri blitt til uten samarbeidet med Bjørn Ribsskog, tidligere forlagssjef i Elforlaget, som hadde ideen til boka. Takk! Forfatteren Hjelp! Jeg er valgt 7
fra bokas hjemmeside www.styrehåndboka.no. Det vil ta litt tid, men du trenger ikke gjøre alt på en kveld. Hvem sitter i styret? Navneliste. Som nyvalgt kan det gå med mye tid til å lete etter telefonnummer, postadresser, e-postadresser osv. til de andre styremedlemmene. Be om å få en navneliste eller lag den selv. Ta med fullt navn, tittel, arbeidssted, e-post, kontortelefon og mobiltelefon. Ha alltid listen lett tilgjengelig. Bruk skjemaet på side 97 98 i boka. Du kan også laste det ned fra bokas hjemmeside. Hva vet du om de andre styremedlemmene? Hvilken kompetanse, interesse og erfaring har de? Representerer noen av dem eiere eller andre grupper? Finn svar på spørsmålene nedenfor eller fyll ut skjemaet på side 99 100. Hvem er daglig leder, generalsekretær eller administrerende direktør? Hun eller han vil vanligvis være styrets sekretær. Hvor lenge har medlemmene sittet i styret? Hvor mange år er de valgt for? Representerer noen av styremedlemmene spesielle medlemsgrupper eller eiere? Har de ansatte en eller flere representanter i styret? Hvem eier og hva driver virksomheten med? Bedriftens formål. Hvorfor er bedriften startet? Hva skal den gjøre? Du kan finne svar i vedtektene, spesielt i formålsparagrafen. Vanligvis er bedrifter startet for å drive forretningsvirksomhet. Lønnsomhet er derfor som regel et hovedmål for styrearbeidet. Hjelp! Jeg er valgt 11
Finn svar på spørsmålene nedenfor eller fyll ut skjemaet på side 101. Hvilken selskapsform har bedriften, AS, ANS eller annet? Hvem eier bedriften? Hvem eier eventuelle aksjer? Hvilke produkter, varer eller tjenester lager bedriften? Er bedriften en del av et konsern eller en kjede? Bedriftens produkter. I en bedrift bør du ha god kjennskap til de varene eller tjenestene den skal levere. Lag en liste over produktene med priser og salgstall. Bruk skjemaet på side 102 eller last det ned fra bokas hjemmeside. Foreningens formål. I en forening bør du vite: Hva er formålet med foreningen? Hva arbeider den for? Hvem kan være medlem i foreningen? Har foreningen noen aktiviteter? Hvilke? Hvilke medlemsfordeler eller servicetilbud har foreningen? Er foreningen en del av (medlem i) andre organisasjoner? Bruk skjemaet på side 103. Du finner vanligvis det du bør vite om formål og medlemskap, i vedtektene. Foreningens oppgaver, aktiviteter og produkter. Mange foreninger er startet først og fremst for å drive en aktivitet, for eksempel et korps eller et idrettslag. I slike foreninger bør styremedlemmene ha god kjennskap til aktivitetenes omfang, innhold og organisering. Andre foreninger er laget for å ivareta medlemmenes interesser på en eller annen måte, for eksempel et historielag, et næringsråd eller en håndverkerforening. Slike foreninger kan ha «politiske» mål, og styremedlemmene bør ha god kjennskap til mål, strategier og handlingsplaner. Bruk skjemaet på side 104 eller last det ned fra bokas hjemmeside. Dersom foreningen også selger varer eller tjenester, bør du kjenne til produktene og priser og salgstall. Bruk gjerne skjemaet på side 105. 12 Hjelp! Jeg er valgt
Revisor skal være en tillitsperson, et ombud, for samfunnet, markedet, eiere, kreditorer, ansatte, medlemmer, kunder og offentlige myndigheter. Revisor kontrollerer at alle lover og regler på det økonomiske området er fulgt, at regnskapet er ført riktig, og at det gir et korrekt bilde av den økonomiske situasjonen. Revisor vil også kunne være sentral i spørsmål om investeringer, lønnsomhet og andre strategivalg. Les revisorberetningene for de siste par årene. Kontrollutvalg I en del organisasjoner blir det valgt kontrollutvalg som skal føre tilsyn med virksomheten og rapportere om det er fattet vedtak som medfører brudd på gjeldende lover, forskrifter og vedtekter. Slike utvalg kontrollerer ikke bare økonomien, men vurderer også om beslutninger er lovlig fattet, om saksbehandlingen er korrekt gjennomført, og om vedtak fra generalforsamlingen er fulgt opp. Kontrollutvalg gir vanligvis melding om sitt arbeid til generalforsamlingen. Hvis dere har et kontrollutvalg, bør du finne ut hvilket mandat utvalget har. Hjelp! Jeg er valgt 25
Husk at formålet med møtet er at alle synspunkter skal bli hørt og veid mot hverandre. Ingen må få dominere, for alle er likeverdige i diskusjonene. Derfor må også alle forsøke å lytte til hverandre. Styret bør ha regler for arbeidet Styret bør ha regler for hvordan møtearbeidet skal foregå. Dette er ofte beskrevet i styreinstruksen, se side 117. For store møter med mange deltakere bør det fastsettes en forretningsorden som inneholder regler for møtearbeidet. I en forretningsorden er det bestemmelser om: hvordan møteinnkallingen skal skje møteplikt, beslutningsdyktighet, forfall og fullmakter hvilke saker som kan behandles og i hvilken rekkefølge regler for innlegg og taletid avstemningsregler protokoll Du kan lese mer på bokas hjemmeside. 42 Hjelp! Jeg er valgt
Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (vanligvis bare kalt produktkontrolloven) skal forebygge alle former for helseskade og miljøforstyrrelse. Loven gjelder for både produksjon og salg av alle typer produkter og tjenester. Den omhandler bl.a. kunnskapsplikt forebyggende tiltak opplysningsplikt substitusjonsplikt meldeplikt og tilbakekalling Loven vil være særlig viktig for virksomheter som selger kjemiske, elektriske eller brannfarlige produkter. På bokas hjemmeside finner du en sjekkliste for de viktigste tiltakene styret bør ivareta. Men loven gjelder alle virksomheter: En juridisk utredning klargjorde at loven også gjelder for frivillige organisasjoner, for eksempel for et tilbud om klatre- og fjellturer. 72 Hjelp! Jeg er valgt
KAPITTEL 9 Etikk hvordan man bør oppføre seg Ikke alt kan reguleres gjennom lover og vedtekter. Etikk og moral er viktig også i forretningssammenheng. God etikk innebærer gode holdninger. Man lar seg ikke friste til å opptre utilbørlig for å oppnå en kortsiktig gevinst eller for å sikre seg en privat eller forretningsmessig fordel. Juks, svindel og fanteri forekommer dessverre alt for mange steder. Flere og flere vil ikke handle med virksomheter som er innblandet i korrupsjon eller smøring. De blir ofte blir utestengt fra å gi anbud. Mange bedrifter og foreninger har laget etiske retningslinjer som konkretiserer hvilke regler som skal gjelde både for ansatte, kunder, medlemmer og forretningsforbindelser. Styret har ansvaret for at det utvikles en god etikk i hele organisasjonen. Det er ikke slik at alt som ikke uttrykkelig er forbudt ifølge lover og vedtekter, er tillatt. Det er ikke mulig å regulere alt gjennom lover og regler. Av og til oppstår det situasjoner og dilemmaer der man må bruke «skjønn», dvs. foreta en vurdering før man tar en avgjørelse. Lettvinte valg kan ofte bli kostbare. Hjelp! Jeg er valgt 77
Alle skjemaer og maler kan lastes ned på www.styrehåndboka.no Bedriftens selskapsform, eiere og produkter se side 12 Selskapsform... Startet i år... Eiere i prosent Produktgrupper Del av konsern?... Del av kjede?... Annen tilknytning... Hjelp! Jeg er valgt 101
Eksempel på protokolltilførsel se side 35 Krav om protokolltilførsel skal fremsettes skriftlig av det styremedlemmet som krever det. Et eksempel: «Styremedlem NN stemte imot forslaget fordi han mener utvidelsen av administrasjonen vil bli en for stor økonomisk belastning og at det vil kunne medføre at man må redusere aktivitet A og B.» Alle skjemaer og maler kan lastes ned på www.styrehåndboka.no Hjelp! Jeg er valgt 111
Stikkord A aksjeeier 61 aksjekapital 55 aksjeloven 17, 53 aksjeselskap 55 aktiviteter 12 aml 65 ansattes representant 29, 56 ansettelse av daglig leder, 23 ansvar, styrets 16, 21, 23, 36, 55 arbeidsfordeling 26 arbeidsmiljø 65 arbeidsmiljøforskriftene 67 arbeidsmiljøloven 65 arbeidsmiljøutvalg 66 arbeidstakere 73 arbeidsulykker 67 arbeidsutvalg (AU) 24 arkiv 30, 96 avfall 73 avskrive 87 avstemning 94 skriftlig 95 B bedriftsforsamling 22 begrenset taletid 93 beslutning 33, 59, 62 beslutningsdyktighet 39, 94 beslutningssaker 40 bisittere 30 budsjett 15, 84 C Corporate Governance 80 Corporate social responsibilty, CSR 80 D daglig leder 23 i aksjeselskap 56, 58 dagsorden 61, 90 delta 34, 41, 58 design 74 diskriminering 73 diskrimineringsloven 73 diskriminerings- og tilgjengelighetsloven 74 doping 82 drøftingssaker 40 E eiere 12, 22, 61 engasjement 20 enighet 94 erstatning 71 erstatningsansvar 63 etikk 77 etiske retningslinjer 79, 80 etterarbeid 43 evaluering av styret 38 F faglig juks 80 finansiering 85 Hjelp! Jeg er valgt 125
flertall 94 absolutt 95 alminnelig 95 kvalifisert 95 simpelt 94 forberede 39, 40, 58, 92 forenklet revisorkontroll 63 forfall 31 formue 86 formål 11, 12 forretningsorden 42 forskjellsbehandling 73 forslag 35 forslag til vedtak 91 forsvarlig behandling 88 forurensning 73 forurensningsloven 73 forvaltning 83, 86 fratre 36 fravær 31 fremmøte 39 fullmakt 31 fullmektig 62 G gaver 78 GAP-analyse 50 generalforsamling 22, 61 ekstraordinær 36, 57, 61 gjeld 86 gjennomføre møte 92 gjester 30 H halvårsregnskap 85 handleplikt 57 handlingsplan 52, 84 helse, miljø og sikkerhet 67 HMS-arbeid 68 honorar 36 I idrettens kamp mot juks 81 informasjon 30, 35 informasjonsplikt 85 inhabilitet 34, 59 innkalling 29, 61, 90 innlegg 93 insolvent 56 instruks for styret 26, 117 for daglig leder 24, 113 internkontrollforskriften 68 investeringer 85 investeringsbudsjett 87 J juks 80 K kampfiksing 82 kasserer 30 konkursbehandling 57 konsensus 94 konstituere 28 kontakt med daglig leder 89 kontrollere 18, 46, 83, 85 kontrollutvalg 25 korrespondanse 31 krisehåndtering 90 L lagarbeid 19 lagleder 89 landsmøtet 22 langtidsplan 85 likviditet 84 loggføre 30 lojalitet 19, 33 126 Hjelp! Jeg er valgt
lovnormer 17 lov om allmenngjøring 73 lovverk 64 løgn 80 lønn til daglig leder 56 M markedsføring 69, 70 markedsføringsloven 69 medlemmer 15 mening 34 mønstervedtekter 17 møte 37 møtedeltakere 39, 62 møteledelse 62, 90 møteleder 88 møteplan 92 møteregler 42 møterett 29 møtetegn 112 møtevettreglene 43 mål 18, 46, 49 N navneliste 11 nestleder 27 noter 84 nå-situasjonen 14, 47 O observatører 30 organisering 18, 56 oppbud 57 oppgaver i foreningen 12 i styret 26, 28, 58 møtedeltakernes 39 opplysningsplikt 62 oppløsning 57 P perm for styredokumenter 13 planlegge 18, 47, 52, 83, 84 prissamarbeid 76 produkter 71 bedriftens 12 foreningens 12 produktkontrolloven 72 protokoll 43, 59, 62, 96 protokolltilførsel 35, 111 punktet eventuelt 91 R rapporter 86 referat 43, 96 referatsaker 40 regnskap og budsjett 14, 47 regnskapsplikt 86 regnskapsregisteret 86 replikk 93 representasjon 31, 99 resultatrapport 85 rettigheter 34 revidere budsjettet 85 revisor 24, 61, 63 revisorberetning 86 risikoanalyse 52 rullere 85 rutiner 30 S saksbehandlingsregler 58 saksdokumenter 29, 40, 59, 61, 91 saksopplysning 93 sakstyper 40 samfunnsansvar 80 sekretær 29 selskapsform 12, 17 Hjelp! Jeg er valgt 127
selvangivelse 86 skade 71 slutte 35 smøring 78 SOFT-analyse 51 status 47 stemmelikhet 59, 62 stemmerett 29, 30, 34 stemmetegn 94 straff 63 straffeloven 75 strategi 14, 52 strek 94 styre i aksjeselskap 56 styreansvarsforsikring 36 styrehonorar 36 styreinstruks 26, 42 styrekultur 19 styreleder 27, 60, 88 styremøter 37 styreprotokoll 96 styret 23 styreseminar 19 SWOT-analyse 51 T talerett 30, 34, 58 talerliste 93 taletid 93 talsperson 27, 89 tariffnemnd 73 taushetsplikt 33 telefonmøte 44 tilgjengelighet 74 tinget 22 tjenester 71 U uenighet 41 underskrift 59 universell utforming 74 utbytte 61, 87 utestenging 34 utilbørlig fordel 78 utsettelse 34, 41 utvikling 48 V varamedlem 29, 31, 58 varelager 87 vedtak 33, 34, 36, 40, 94 vedtekter 14, 17 i aksjeselskap 55 vedtektsendring 62 verneombud 66 videokonferanse 44 visjon 49 votering 94 Ø økonomi 14, 56 økonomiansvarlig 30 økonomiske problemer 17, 56 økonomisk kriminalitet 75 økonomisk mislighold 17 økonomistyring 83 Å årsavslutning 86 årsberetning 14, 47, 58, 61,74, 86 årsmøtet 22 årsplan 90 årsregnskap 58, 61, 86 128 Hjelp! Jeg er valgt