Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Hitra kommune Møtedato/tid: 04.09.2017 kl. 15:00-17:30 Møtested: Kommunestyresalen Møtende medlemmer: Bjørg Reitan Bjørgvik, møteleder Lindis Heggvik Aune, forfall i sak 16-18 Gunnar Andresen Olav Athammer Inger Sundgård, vara for Håvik Marianne Østensen, vara for Athammer i sak 16, vara for Aune i sak 17 og 18 Forfall: Johs Håvik Per Krangnes (ikke nådd) Lindis Heggvik Aune, forfall i sak 16-18 Andre møtende: Harald Martin Hatle, Hitra kommune, sak 16-18 Ingvild Størkersen, Hitra kommune, sak 16 May Hårstad Lian, Hitra kommune, sak 17 Torbjørn Berglann, Konsek Arkivsak: 17/86 Sakliste: Saksnr. Saktittel 16/17 Hitra kommunes håndtering av konsesjonssøknad på landbrukseiendom 17/17 Revisjonens tilbakemelding etter endt årsrevisjon 2016 18/17 Oppfølging av vedtak pr. sept. 2017 19/17 Aktuelt fra utvalgene 4.9.2017 20/17 Budsjett for kontrollutvalget 2018 med økonomiplan 2019-2021 21/17 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll av Kristiansund og Nordmøre Havn IKS 22/17 Møteplan høsten 2017 23/17 Referatsaker 24/17 Eventuelt 25/17 Revisor for fellesnemnda for Hitra/Snillfjord
Sak 16/17 Hitra kommunes håndtering av konsesjonssøknad på landbrukseiendom Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 16/17 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Olav Athammer ba om å få vurdert sin habilitet etter forvaltningsloven 6, andre ledd, da han var medlem av teknisk komite i 2015 da saken var til behandling. 1. vara Marianne Østensen tiltrådte møtet. Athammer ble funnet inhabil. Rådmannen redegjorde for saken. Olav Athammer tiltrådte møtet. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak 17/17 Revisjonens tilbakemelding etter endt årsrevisjon 2016 Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 17/17 Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. Leder la fram saken, økonomisjefen gikk gjennom tiltakene kommunen har satt i verk i etterkant av tilbakemeldingen fra Revisjon Midt-Norge. Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering.
Sak 18/17 Oppfølging av vedtak pr. sept. 2017 Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 18/17 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Rådmannen gikk gjennom sakene som administrasjonen har til oppfølging og svarte på spørsmål. Rådmannen orienterte også om to saker som kontrollutvalget har bedt om redegjørelse for: kommunens system for å besvare henvendelser bakgrunnen for at ikke veiene i kommunen er skiltet Lindis Aune tiltrådte møtet under saken, Marianne Østensen fratrådte. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 19/17 Aktuelt fra utvalgene 4.9.2017 Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 19/17 Saken fremmes uten innstilling. Utvalget gikk gjennom aktuelle saker. Ingen vedtak fattet.
Sak 20/17 Budsjett for kontrollutvalget 2018 med økonomiplan 2019-2021 Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 20/17 Forslag til budsjett for kontrollutvalget 2018 og økonomiplan 2018-2021 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Sekretariatet la fram budsjettforslaget. Godtgjørelsen til leder ble justert opp i henhold til kommunens satser, skyssgodtgjørelsen ble justert tilsvarende ned. Omforent forslag lagt fram i møtet: Korrigert forslag til budsjett for kontrollutvalget 2018 og økonomiplan 2018-2021 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Korrigert forslag til budsjett for kontrollutvalget 2018 og økonomiplan 2018-2021 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Sak 21/17 Invitasjon til å delta i felles selskapskontroll av Kristiansund og Nordmøre Havn IKS Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 21/17 Kontrollutvalget i Hitra kommune er positiv til å delta i felles selskapskontroll av Nordmøre og Kristiansund havn IKS. Leder la fram saken. Følgende omforente forslag til vedtak ble lagt fram i møtet: Kontrollutvalget i Hitra kommune er positiv til å delta i felles selskapskontroll av Nordmøre og Kristiansund havn IKS dersom minst 50% av eierne deltar. Kontrollutvalget i Hitra kommune er positiv til å delta i felles selskapskontroll av Nordmøre og Kristiansund havn IKS dersom minst 50% av eierne deltar.
Sak 22/17 Møteplan høsten 2017 Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 22/17. Kontrollutvalgets møter høsten 2017 holdes 16. oktober og 27. november. Følgende forslag til møteplan ble lagt fram i møtet: 23. oktober 27.november Kontrollutvalget ønsker å legge neste møte til Fillan barnehage, sekretariatet tar kontakt med oppvekstsjef og styrer. Kontrollutvalget holder følgende møter høsten 2017 4. september 23. oktober (Fillan barnehage) 27.november Sak 23/17 Referatsaker Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 23/17 Referatsakene tas til orientering. Sekretariatet la fram referatsakene. Referatsakene tas til orientering.
Sak 24/17 Eventuelt Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 24/17 Saken legges fram uten innstilling. Kontrollutvalget inviteres til samling for kontrollutvalg 7. november. Ingen vedtak fattet. Sak 25/17 Revisor for fellesnemnda for Hitra/Snillfjord Kontrollutvalget i Hitra kommune 04.09.2017 25/17 Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret velger Revisjon Midt-Norge IKS som revisor for fellesnemnda for Hitra og Snillfjord kommune. Sekretariatet la fram saken. Kontrollutvalget sender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret velger Revisjon Midt-Norge IKS som revisor for fellesnemnda for Hitra og Snillfjord kommune. Protokollen ble gjennomlest og godkjent i møtet.