Styrets rolle og arbeidsform Gjennomgang på styremøtet 30.11.17
Eiere Styret Daglig leder Samfunnsoppdrag Helseforetaksloven Vedtekter Foretaksmøte Oppdragsdokument Økonomiske krav Styringsdialog Med mer. Hvordan sikre styret - handlingsrom - styringskraft - bidrag til god utvikling og positive resultater Kritiske suksessfaktorer: Styret som godt og ansvarlig kollegium, styrets og direktørens autoritet og styringskraft
Nye prinsipper for oppnevning av styrer for helseforetakene Nyhet Dato: 20.11.2013 Regjeringen har besluttet at de eieroppnevnte styremedlemmene i de regionale helseforetakene og sykehusene skal velges på bakgrunn av kvalifikasjoner. Kravet om at et flertall av styremedlemmene skal oppnevnes blant politikere, oppheves. Endringen vil formelt tre i kraft i forbindelse med oppnevning av nye styrer i 2014. Til nå har et flertall av de eieroppnevnte styremedlemmene til de regionale helseforetakene og sykehusene blitt oppnevnt blant politikere foreslått av fylkeskommuner, kommuner og Sametinget. Dette vil regjeringen bort fra. - Kravet om at et flertall av kandidatene til styrene skal være politikere, begrenser handlingsrommet til eier i forhold til å utnevne styremedlemmer med annen nødvendig kompetanse som trengs for å lede de største, og mest komplekse virksomhetene vi har, sier helse- og omsorgsminister Bent Høie. Regjeringen ønsker også å redusere antall styremedlemmer både i de regionale helseforetaksstyrene og sykehusstyrene. - Dagens ordning har ført til at styrene har blitt for store det overordnede hensynet har blitt å balansere partipolitisk tilhørighet, geografisk fordeling og kjønn. Størrelsen på styrene har i flere sammenhenger vært til hinder for gode prosesser og grundige diskusjoner, sier Høie. Styring av spesialisthelsetjenesten krever tydelige roller og ansvar og det kreves også kompetente, velfungerende styrer. Styrene må opptre som et kollegium med kompetanse og kvalifikasjoner til å gjøre gode beslutninger for sykehusene og befolkningen. - Politisk kompetanse er også viktig i styrene fremover. Det vil derfor bli oppnevnt personer til styrene med politisk erfaring, men uten at de knyttes til et bestemt parti. Jeg vil også legge vekt på å unngå rollekonflikter. Mange av dem som er styremedlemmer har vist at de bidrar positivt i styrene og vil bli oppnevnt på ny, sier Høie.
Fra interessentstyre til kollegium med forvaltnings- og tilsynsansvar Tidligere var styrene i helseforetak store og sammensatt av ulike interessenter. Arbeidsformen var tilpasset et styre hvor interessentperspektivet er fremtredende: Forutinntatthet? Skriftlige forslag? Personlige markeringer? Kollegium er en samling personer som i felleskap styrer noe. At styre har ansvaret for forvaltningen av St. Olav betyr at styret har et kollektivt ansvar for alt. Forvaltningsansvar: Planer for og disponering av ressurser. Tilsynsansvar: Holde seg orientert for å kunne korrigere. Styreansvaret kan utøves som et personlig ansvar som hviler på det enkelte styremedlem.
Styret som team Dr. Econ og sosiolog Kjell B. Hjertø: Et team er en relativ autonom arbeidsgruppe som i høy grad arbeider gjensidig avhengig av hverandre over tid, som i stor grad er felles ansvarlig for å innfri gruppens resultatmål, hvor gruppemedlemmenes relasjon er gruppens grunnleggende bestanddel..deltakernes trivsel og utvikling alltid er selvstendige delmål og hver gruppe-deltaker er kollektivt ansvarlig for gruppens eksterne leveranser. Huse og Sørland: Teamproduksjonsteori har sin bakgrunn i mikroøkonomisk teori, og den søker å forklare samarbeidende atferd mellom enkeltpersoner som settes sammen i et team. Teorien viser betydningen av at det investeres i å få teamet til å arbeide sammen. Styrets hovedoppgave er langsiktig verdiskaping i virksomheten. Styremedlemmene arbeider i fellesskap for hele selskapet og legge sine personlige interesser til side. 5
Teamproduksjonskultur i styrer Huse, Gabriellson og Michelli 2009 Teamproduksjonskultur I stedet for: Samhørighet: Alle styremedlemmer arbeider sammen for å koordinere organisasjonens aktivitet og mål Dyrke individualisme: Hvert styremedlem holder seg til sine egne strategier og mål. Kreativitet: Alle styremedlemmene arbeider sammen for å presentere kreative forslag og løsninger. Kognitive konflikter, åpenhet og generøsitet: Alle styremedlemmer er åpne og generøse med hverandre. Ulike oppfatninger, kunnskap og evner utnyttes. Forutinntatthet: Styremedlemmer engasjerer seg ikke i diskusjoner etter løsninger som ikke passer til egen forutinntatthet. Unngå konflikter, sneversyn og gå i forsvar: Forskjeller i perspektiver blir ikke akseptert. Revir opprettholdes og forsvares. Kritiske holdninger og selvstendighet: Styremedlemmene er selvstendige og har kritiske og spørrende holdninger. Følge rådende normer: De følger ureflektert uformelle og formelle spilleregler og stiller ikke spørsmål ved det som skjer. Forberedelse og engasjement: Styremedlemmene er vel forberedt til hvert styremøte, engasjerer seg i og utenfor styrerommet. Begrenset tilstedeværelse: Styremedlemmene begrenser aktiviteten til styremøtene 6
Styre som kompetent, ansvarlig og effektivt team Arbeider mot felles visjon / hensikt / mål Har lik interesse og engasjement Bruker felles arbeidsprosesser Holder seg gjensidig ansvarlig Ikke er består av A og B-lag Tilpasset kompetanse som brukes Holdninger Kunnskap Evner Ferdigheter Erfaringer Professor Morten Huse, BI: Studien viser at vi får bedre styrearbeid når styreleder lykkes med å få styrets medlemmer til å jobbe sammen som et team. 7
Styrets handlingsrom, autoritet og styringskraft Eiere Styret Daglig leder At styret opptrer som et godt kollegium, styremedlemmene tar inn over seg at alle har det samme ansvaret og opptrer i tråd med dette. Teamproduksjon som modell. Samstemthet og styremedlemmers lojalitet til styret som styringsorgan gir styret autoritet og styringskraft. Styrets styringskraft og autoritet har betydning både for handlingsrom og gjennomslagskraft hos eier og styringskraften til daglig leder.
Styringskraft gjennom daglig leder Å sørge for at bedriften har riktig daglig leder og å gjøre daglig leder god er antakelig det aller viktigste et styre gjør. Det er daglig leder, som styrets agent, som skal utføre de oppgavene og påleggene styret gir. Styret bør derfor være sterkt støttende til daglig leder. Styret er daglig leders arbeidsgiver og har ansvaret for daglig leders arbeidsmiljø. Styrearbeid og eierstyring. Håndbok for offentlig eide selskap
Noen spørsmål til ettertanke: Et godt kollegium: Alle er likeverdige styremedlemmer med samme ansvar. Ingen skal representere særinteresser. Autoritet og styringskraft: Styret skal fatte vedtak og stå for disse. Hva innebærer det for vår saksbehandling? Bør noe forbedres for å sikre styrets og direktørs autoritet og styringskraft. Å være styremedlem: Når er vi styremedlemmer og representerer St. Olavs øverste ledelse og når er vi det ikke? Og når er styreledere styreledere? Når kan styret og St. Olavs Hospital forvente å ha styremedlemmenes lojalitet?
Fra lov, instruks og veileder
Helseforetakslovens 5 St. Olavs Hospital HF skal drives med sikte på å nå nasjonale helsepolitiske-, utdannelspolitiske- og forskningspolitiske mål. Videre skal virksomheten drives innenfor de mål, resultatkrav og rammer som fastsettes gjennom vedtekter, instrukser, avtaler, beslutninger truffet av foretaksmøtet, tildelte bevilgninger og vilkår knyttet til bevilgningsvedtakene.
Kapittel 7. Styrets oppgaver og kompetanse 28.Styrets oppgaver Forvaltningen av foretaket hører under styret som har ansvar for en tilfredsstillende organisering av foretakets samlede virksomhet. Styret skal fastsette budsjett og planer for foretakets virksomhet. Styret skal holde seg orientert om foretakets virksomhet og økonomiske stilling. Det skal føre tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med målene som er nedfelt i 1, foretakets vedtekter, vedtak truffet av foretaksmøtet og vedtatte planer og budsjetter.
7 Styrende organ Helseforetaket ledes av et styre. Den daglige ledelse ved St. Olavs Hospital HF utøves av den styret ansetter. Det enkelte medlemmet skal som styremedlem ikke representere geografiske områder, politiske organisasjoner eller andre interessegrupper.
Styreinstruks ved St. Olavs Hospital HF 1. Forma l med instruksen Instruks for styret i St. Olavs Hospital HF, beskriver rammer for styrets arbeid. Den omhandler styrets rolle, ansvar, oppgaver og forholdet til administrerende direktør, samt rolle for observatører fra brukerutvalget. Instruksen bygger pa Lov om helseforetak av 15. juni 2001 nr 93 (Helseforetaksloven) og vedtekter for St. Olavs Hospital. Instruksen skal gjøres kjent for styrets medlemmer og observatører fra brukerutvalget, og skal gjennomga s av styret a rlig.
Styreinstruks pkt. 2: Styrets rolle og ansvar Styret skal pa se at St. Olavs Hospital drives i samsvar med foretakets forma l, vedtekter og retningslinjer fastsatt av foretaksmøtet og i henhold til styrevedtatte strategier, planer og budsjett. Styret skal i dette arbeidet pa se at samfunnsansvaret blir ivaretatt. Det enkelte styremedlem har ansvar for a bidra til at styret fungerer som et godt kollegium som arbeider til det beste for St. Olavs Hospital. Ingen skal som styremedlem representere geografiske omra der, politiske organisasjoner eller andre interessegrupper. Styret som kollegium har et felles ansvar for a holde seg orientert, og for at virksomheten er forsvarlig organisert og drives i henhold til vedtatte strategier, planer, budsjetter jfr. helseforetaksloven 1 og vedtektenes 5.
Veileder for styrer i regionale helseforetak 3.1. Styret som kollegium Styret er et kollegialt organ som treffer beslutninger i styremøter. Styrelederen har ikke instruksjonsmyndighet over styremedlemmene. Det enkelte styremedlem skal ikke representere bestemte interesser eller grupper. Styremedlemmer kan utsettes for sterke forventninger om a engasjere seg i enkeltsaker og enkelthensyn. Det kan være en krevende balansegang for styremedlemmet og ogsa utfordre styret ved at oppmerksomhet rettes inn mot detaljer heller enn en strategisk og overordnet tilnærming. Forutsetningen for at styret skal kunne opptre som et kollegium er at styremedlemmene har god forsta else av styrets rolle og forma let og rammene for virksomheten.
Veileder for styrer i regionale helseforetak Ansattevalgte styremedlemmer Styremedlemmer valgt av og blant de ansatte bidrar med kunnskap om foretaksinterne forhold som kan være vesentlige for styrets vurderinger. Inntil en tredel av styremedlemmene skal velges av og blant de ansatte. De ansatte har en ubetinget rett til a være representert i styret for det regionale helseforetaket og en betinget rett til a være representert i styret for helseforetaket (mer enn 30 ansatte). Til styret for det regionale helseforetaket velges styremedlemmer blant de ansatte i det regionale helseforetaket og i underliggende helseforetak. Forskrift om ansattes rett til representasjon regulerer valget. Styremedlemmer valgt av og blant de ansatte har samme ansvar og rettigheter som eieroppnevnte styremedlemmer. De deltar likevel ikke i behandling av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler.
Veileder for styrer i regionale helseforetak Helseforetaksloven stiller krav om at daglig leder hver fjerde ma ned skal gi styret skriftlig rapport om foretakets økonomiske stilling og virksomhet. I regionalt helseforetak skal rapporteringen ogsa omfatte virksomheten til de underliggende helseforetakene. Gjeldende praksis er at daglig leder gir ma nedlige rapporteringer. Dette skal sikre at styret regelmessig fa r den informasjon det trenger for a ivareta sitt forvaltnings- og tilsynsansvar. Det er i tillegg viktig at styret og daglig leder i fellesskap blir enige om hvordan rapporteringen skal struktureres (form/innhold).
Veileder for styrer i regionale helseforetak Hvert enkelt styre er ansvarlig for a fatte vedtak pa selvstendig grunnlag og med en selvstendig begrunnelse, i den grad det ikke er gitt bindende instruks i foretaksmøte. Styrene skal fatte sine egne vedtak og sta for disse.
Veileder for styrer i regionale helseforetak
Veileder for styrer i regionale helseforetak
Styreveileder Aktiviteter som tar sikte på å dyktiggjøre styret som kollegium og nye styremedlemmer på prosessene og styrets arbeid hører normalt ikke hjemme i et formelt styremøte. Styremedlemmene må ha anledning til å finne sin plass i kollegiet og delta i opplæring. Eksempler kan være drøftinger av styrets arbeidsform, plikter, roller, spenninger mellom det å være ansattvalgt og det å være ordinært styremedlem, spørsmål som vedrører ledelse og administrasjonen og hvilket ansvar som påligger styret. Dette er samtaler om hva det innebærer å ta del i et styre og hvordan styret bør fungere.