1: Innledning og bakgrunn Alle kommuner skal i henhold til kommunelovens be stemmelser ha et kontrollutvalg, som utpekes av kommunestyret. Utvalget skal ha minimum tre medlemmer, og minst ett av dem skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utvalget skal ha representasjon fra begge kjønn. Det er gitt regler om valgbarhet, som blant annet utelukker ansatte i kommunen, medlem og varamedlem av formannskap, og medlem og varamedlem av kommunal nemd med beslutningsmyndighet. Kommunens ordfører og revisor har møte - og talerett i kontrollutvalgets møter. I likhet med andre folkevalgte organ, er hovedregelen at saker behandles og vedtak treffes i møte r. Enhver har rett til å overvære møtene, med mindre møtet er vedtatt lukket. Kommunestyret skal sørge for at det stilles tilfredsstillende sekretariatsbistand til disposisjon. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon. Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som utvalget finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 2: Kontrollutvalget s rolle og ansvar Kontrollutvalget skal stå for det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommun ale forvaltningen, og kan forlange enhver sak lagte frem for seg til orientering eller avgjørelse. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir r evidert på en betryggende måte. Når kontrollutvalget har blitt forelagt revisjonsberetningen fra re visor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjenno mført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyret s vedtak og forutsetninger [forvaltningsrevisjon]. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selska per m.m. Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Før en sak rapporteres til kommunestyret, skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett ramme for det samlede kontroll - og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal dessuten utarbeide innstilling til valg eller endring av revisjonsordning for kommunen. Det samme gjelder ordningen for sekretariatsbistand. Side 1 av 5
3: Kontrollutvalgets sammensetning Utvalget har følgende fast e representanter : Unni Mikalsen, leder Liv Eli Dahlberg, nestleder Arild Mathisen, medlem Det er valgt 3 personlige varamedlemmer. 4: M øtevirksomhet Kontrollutvalget har avholdt 3 møter i lø pet av året og behandlet 15 saker. 5 : Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har avgitt uttalelse om kommunens årsregnskap for 2015, med merknad om betydningen av at årsregnskapet blir avlagt senest innen fristen for dette. Det ble avgitt normalberetning fra revisor, uten forbehold eller presise ringer. Det er ikke mottatt nummererte brev fra revisor i løpet av året. 6 : Forvaltningsrevisjon Det er ikke gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter i løpet av året. Kontrollutvalget har f ulgt opp behandlingen av i alt 1 forvaltningsrevisjons rapport : Nr Tittel Avgitt Dato KU Dato KS 1 Økonomistyring i barneverntjenesten i ytre Helgeland 21.06.2013 28.10.2013 16.12.2013 Omfatter rapporter avgitt f.o.m. 2010 Protokoll fra kontrollutvalgsmøtet referert 16.12.2013 (ingen annen behandling). Kontrollutvalget har blitt muntlig og skriftlig orientert om hvordan tidligere forvaltningsrevisjonsrapporter avlagt i perioden 2010 frem til dags dato og kommunestyrets eventuelle merknader så langt er fulgt opp av kommunens administrasjon. Kontrollutval get har ingen spesielle kommentarer eller merknader til iverksatte og planlagte forbedringstiltak, og er på generell basis tilfreds med at gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt ser ut til å gi konkrete og positive resultater i den kommunale forvaltnin gen. Kontrollu tvalget vil likevel peke på at det historiske omfanget av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt neppe er tilstrekkelig i forhold bestemmelsene i kommunelovgivningen. Imidlertid har kontrollutvalget utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon for valgperioden, som er lagt frem for behandling av kommunestyret innen utgangen av året. Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risi ko - og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behove t for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer/virksomheter. Side 2 av 5
ÅRSRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGETS VI RKSOMHET I 2016 LEI RFJORD KOMMUNE Kommunestyret behandle t kontrollut valgets forslag til plan 20.12.2016, og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 vedtas med følgende endring: Kommunestyret prioriteter forvaltningsprosjekt «dokumentbehandling og arkiv» med start i 2018. Administrasjonen bes å innarbeide utgifter i budsjett. Før kommunestyret prioriterer nye forvaltningsprosjekt bes kontrollutvalget gjennomgå og legge frem nytt forslag på prioriterte prosjekt. Forslaget må overleveres administrasjonen i god tid før budsjettarbeidet i 2019 starter. Kommunestyret delegerte ikke til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden, jfr. forskrift om kontrollutvalg 10 fø rste ledd. Kontrollutvalget anmodet i sitt vedtak om at slik fullmakt ble gitt. Kontrollutvalget vil løpende rapportere resultatet av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret, samt følge opp hvordan kommunestyrets merknader har blitt fulgt op p. Jfr. forskrift om kontrollutvalg 11 og 12. 7 : Selskapskontroll Det er ikke gjennomført selskapskontrollprosjekter i løpet av året. Den obligatoriske delen av selskapskontroll er å føre tilsyn med forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger [eierskapskontroll]. I tillegg kan selskapskontroll omfatte forvaltningsrevisjon med problemstillinger knyttet til det ak tuelle selskapets virksomhet. Så vidt kontrollutvalget kjenner til, har det i de senere år ikke blitt utført lovpålagt selskapskontroll. Dermed har det ik ke vært aktuelt å undersøke hvordan resultatet av tidligere selskapskontroller og kommunestyrets even tuelle merknader har blitt fulgt opp. Imidlertid har kontrollutvalget utarbeidet plan for selskapskontroll for valgperioden, som er lagt frem for behandling av kommunestyret innen utgangen av året. Planen er basert på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko - og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og de ulike selskapene. Kommunestyret behandle t kontr ollutvalgets forslag til plan 20.12.2016, og fatt et følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll inkludert overordnet analyse 2016-2019 tas til orientering. Kommunestyret er av den oppfatning at selskapskontroll i store selskap hvor Leirfjord kommune er en prosentvis liten e ier bør initieres av de største eierne, med deltagelse fra de små. I tillegg er begge selskapene under omstrukturering, og kommunestyret finner ikke tidspunkt for å starte selskapskontroll som hensiktsmessig. Kommunestyret er også av den oppfatning at sel skapskontroll må skje på bakgrunn av å ivareta kommunens eierinteresse. Leirfjord kommune har pr i dag ikke utarbeidet eierstrategidokument, noe som etter vårt syn vil vanskeliggjøre kontroll for å ivareta kommunens interesser. Kommunestyret oppfordrer ko ntrollutvalget til å behandle plan for selskapskontroll på nytt og ha fokus på selskap som kommunen har store økonomiske garantier til (eks. Helgeland Veiutvikling og Leirfjord boligstiftelse). Kommunestyret delegerte ikke til kontrollutvalget å foreta en dringer i planperioden, jfr. forskrift om kontrollutvalg 13 andre ledd. Kontrollutvalget anmodet i sitt vedtak om at slik fullmakt ble gitt. Side 3 av 5
8: Enkeltstående kontroll - og tilsyns saker Utval get har ikke mottatt henvendelser fra allmennheten, med spørsm ål om at kontrollutvalget undersøker spesifikke forhold nærmere og liknende. Utvalget har ikke mottatt andre henvendelser som er behandlet som egen sak, og har heller ikke på eget initiativ iverksatt ressurskrevende undersøkelser i løpet av perioden. Kontro llutvalget er ikke et klageorgan, og vurderer som hovedregel selv hvilke problemstillinger er innenfor tilsynsmandatet, jfr. kommunelovens 77. Kontrollutvalget må uansett foreta en prioritering av så vel økonomiske som andre ressurser utvalget disponerer over. 9: Andre saker av betydning Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighetil kontrollutvalget. Jfr. 15 i forskrif t om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Gjennom uavhengighetserklæringer til kontrollutvalget fra oppdragsansvarlig for hhv. regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon datert 25.08.2016 og 12.10.2016, har revisor dokumentert skriftlig de forhold som i følge lov og forskrift kan ha betydning for spørsmålet om uavhengighet, og som derfor skal vurderes løpende. Deltakerkommunene i det interkommunale samarbeidet om revisjonstjenester fattet i januar/februar 2016 likelydende vedtak om at kontrollutvalgen e skulle vurdere organiseringen av revisjonsordningen med basis i følgende alternativer: Fortsette som tidligere med samme antall deltakerkommuner Konkurranseutsetting av revisjonen Sammenslåing med annen revisjonsenhet Det ble lagt opp til at pros ess som skulle involvere kontrollutvalgene til alle deltakerkommunene samt styret i revisjonsenheten. I denne forbindelse er det avholdt et felles møte 1. juni. Det tas sikte på å fremme innstilling i saken i løpet av våren 2017. 10: Drift og økonomi Kommunen deltar i et interkommunalt samarbeid om revisjonstjenester [Ytre Helgeland kommunerevisjon] sammen med fem andre kommuner. Styret for revisjonsenheten fastsetter i medhold av vedtektene budsjett og fordeling av kostnaden på deltakerkommu nene. Det belastes et beløp for revisjonstjenestene som i utgangspunktet er en fast sum det enkelte år. For kommunale foretak/selskap inkl. kirkelige fellesråd som fører særregnskap fastsettes revisjonskostnaden særskilt. Kommunen deltar i et interkommunalt samarbe id også for sekretariatsbistandens vedkommende [SE- KON]. I alt 11 kommuner deltar i dette samarbeidet. Styret for enheten fastsetter i medhold av vedtektene budsjett og fordeling av kostnaden på deltakerkommunene, basert på folketall. Når det gjelder kont rollutvalgets egne kostnader, eksempelvis møtegodtgjørelse og reiseutgifter, inngår dette direkte i kommuneregnskapet. Det varierer hvordan dette løses budsjetteknisk, men kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for det samlede kontroll - og tilsynsarbe idet i kommunen inneholder slike kostnader så vel som kostnadene til kjøp av revisjonstjenester og sekretariatsbistand. Så vidt kontrollutvalget kjenner til, har kostnadene samlet sett vært som forventet i 2016. Side 4 av 5
11: Faglig oppdatering og kompetanseutvik ling Det er gjennomført en felles opplæringssamling for kontrollutvalgene på ytre Helgeland i Sandnessjøen 2. mars i regi av revisjonsenheten og sekretariatet. Alle medlemmer har fått utdelt «Kontrollutvalgsboken» utgitt av KMD. Det er lagt til rette for at en eller flere av utvalgets medlemmer gis anledning til å delta på kontrollutvalgskonferansen i februar 2017, jfr. kontrollutvalgets forslag til budsjettramme. Denne gangen deltok samtlige av kontrollutvalgets faste medlemmer på konferansen. Sekretariatsenheten er medlem i NKRF [Norges Kommunerevisorforbund] og deltar på enkelte kurs og konferanser som arrangeres av denne yrkesfaglige interesseorganisasjonen. 12: Oppsummering og avslutning Etter kontrollutvalgets vurdering er det både nødvend ig, fornuftig og lønnsomt med økt satsing på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i årene fremover. Kontrollutvalget vil anta at dette, i det minste over tid, vil kunne få konsekvenser for den samlede ressursbruken innenfor feltet kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget legger med dette frem årsrapporten til kommunestyrets orientering. Hovedhensikten er å gi kommunestyret som oppdragsgiver et bilde av kontrollutvalgets aktivitetsnivå samt utvalgets rolle innenfor kommunens kontroll - og tilsynsarbeid. Kont rollutvalget benytter også årsr apporten til å gi kommunestyret tilbakemelding om hvordan tidligere forvaltningsrevisjoner etter utvalgets vurdering er fulgt opp. Leland 13.03.2017 Kontrollutvalget i Leirfjord kommune Side 5 av 5