INFORMASJONSBREV Dato: 10.04.2017 Brev nr: 1 Hei, alle påmeldte korps Vi vil først og fremst takke for interessen rundt vår festival Søre Ål festivalen for aspiranter 2017 som går av stabelen her på Lillehammer 9. 11. juni 2017. Vi gleder oss til å få besøk av så mange korps med deres musikanter, ledere og foreldre Vi er både glade og fornøyde med oppslutningen om festivalen. Det er nå 15 påmeldte korps. For å få plass til alle, har vi valgt å utvide innkvartering med en naboskole. De korpsene dette gjelder, har fått forespørsel om det. Det kan likevel være vi må omrokkere litt etter at vi har fått tilbakemelding om endelig antall. I så fall vil vi gjøre en avtale med dere om dette. Deltakerlisten er nå som følger: o Grav skolekorps, juniorkorpset, Bærum, Akershus o HLB skolekorps, aspirant- og juniorkorpset, Bærum, Akershus o Eikeli og Eiksmarka skolekorps, aspirant- og juniorkorpset, Bærum, Akershus o Voksen Skoles Musikkorps, Oslo o Hamar Janitsjarskole, Hamar, Hedmark o Grue Skolemusikk, Grue, Hedmark o Gran Jente- og guttekorps, mellomkorpset, Gran, Oppland o Sofiemyr Skolekorps, aspirant- og juniorkorpset, Oslo o Stange skoles musikkorps, Stange, Hedmark o Holmen skolekorps, hoved-, junior- og aspirantkorps, Asker, Akershus o Fet skolekorps, juniorer og aspiranter, Fetsund, Akershus o Lørenskog skolekorps, aspiranter og rekrutter, Lørenskog, Akershus o Konnerud skolekorps, Drammen, Buskerud o Brandbu skolekorps, mellomkorps og aspiranter, Gran, Oppland o Løten skolekorps, Løten, Hedmark sorealskolemusikk@gmail.com www.sasm.no Org.nr.:87153480
Vi oversender nå en del praktisk informasjon som vil være til nytte for helgen: Program o Vedlagt følger foreløpig program. Innkvartering o Innkvartering vil skje fra klokken 18:00 fredag 9. juni. o Innkvartering vil bli på Åretta ungdomsskole og Søre Ål skole. De som har fått innkvartering på Søre Ål skole har vi gjort spesiell avtale med. Det er ca. 7 minutters gange fra Søre Ål til Åretta skole. o Overnatting skjer på tradisjonelt vis i klasserom, med sovepose, liggeunderlag etc. som den enkelte må ta med selv. Vær oppmerksom på at vi ved planlegging av innkvarteringen har tatt utgangspunkt i 90 cm madrassbredde, så hvis mange har med seg store luftige madrasser kan man risikere at det blir trangt om plassen. Guider o Alle korps vil få en guide som vil fungere som kontaktperson for korpset under selve festivalen. Disse vil første gang ta kontakt med kontaktpersonen fra deres korps ca. 1 time før innmeldt ankomst til festivalen, og vil være tilgjengelige for dere under hele festivalen. Vaktordninger o Søre Ål skolemusikk vil ha vakter ved skolene til enhver tid. o Det er videre lagt opp til at alle korps må stille med nattevakter/brannvakter på skolen etter plan som oversendes senere. I praksis vil dette si at hvert gjestekorps må regne med å stille med én nattevakt i ca. 3,5 timer, én av nettene. Matservering o Matvarer vil bli merket i forhold til allergener. Vi vil be om en oversikt fra dere om hvor mange dere har med forskjellige matallergier, slik at vi kan ta hensyn til dette ved planleggingen. o Det blir servering av kveldsmat på Åretta skole fredag kveld. Maten serveres utover kvelden, slik at alle korps kan spise når det passer i forhold til ankomst. o Frokosten lørdag og søndag blir servert på Søre Ål skole og Åretta skole. Vi legger opp til at alle kan komme og gå når det passer dem. Likevel, siden det er mange som skal ha mat, må vi be dere om å overlate bordet til andre når dere er ferdige med å spise, dersom det er kø. o Under frokosten lørdag og søndag, lager den enkelte deltager matpakke til lunsj. Det blir satt frem matpakkeposer samt kasser merket korpsets navn. sorealskolemusikk@gmail.com www.sasm.no Org.nr.:87153480
Hver enkelt legger så sin matpakke i riktig kasse. Kassen med matpakker leveres ut til korpsene til angitt lunsjtidspunkt, sammen med juice. Dette skjer i Søndre park på lørdag, i Hunderfossen på søndag. o Lørdag kveld serveres grillmat i skolegården på Åretta skole. Her vil vi antakelig gi spisetider til korpsene, da vi ikke klarer å servere alle samtidig. Dette får dere nærmere beskjed om. o De korpsene som ønsker, kan bestille bagetter og juice til hjemreisen. For dette betales det kr. 80,- per stk. Vi vil be om bestilling på hjemreisemat før festivalen. Maten leveres ut til korpsene i Hunderfossen søndag ettermiddag. Kiosk o Det blir kiosk på Åretta ungdomsskole fredag og lørdag kveld. Infomøte ledere o Det blir et vakt/brannvernmøte på Åretta og Søre Ål skole fredag kveld, hvor en representant for hvert korps, og da fortrinnsvis den som skal være med på vakt (enten natt til lørdag eller natt til søndag), bes møte. Her går en gjennom branninstruks og vaktrutiner. o På lørdag og søndag morgen blir det møte med gjennomgang av dagens program, hvor vi ber om at en leder fra hvert korps møter. Fellesnummer o Fellesnummer i år blir 1A marsj av Idar Torskangerpoll. Alle korps kjøper inn noter selv og medbringer til festivalen. Det er fint om korpsene har øvd på stykket før festivalen. o Det blir øvelse på fellesnummeret lørdag morgen, i amfiet på Åretta skole. o Fellesnummeret spilles i Søndre Park på lørdag etter paraden, etter punktkonsertene i byen på lørdag, og etter paraden i Hunderfossen på søndag. o Under øvelsen på fellesnummeret lørdag morgen, samt når fellesnummeret spilles i Søndre park og i Hunderfossen vil vår dirigent, Grethe Berntsen, dirigere. Når fellesnummeret spilles i forbindelse med punktkonsertene i byen, ber vi om at en av dirigentene til de korpsene som er samlet på ett konsertsted om å dirigere. Vi vil etter hvert be om tilbakemelding på hvem som kan ta på seg dette. Parade gjennom byen og Hunderfossen o Vi vil gjerne at alle korps sender inn en liten beskrivelse av korpset som vi kan bruke i presentasjonen under innmarsjen i Søndre park lørdag. o Paraden i byen vil antakelig gå fra Stortorget til Søndre park. I Søndre park avsluttes paraden med fellesnummer. o Paraden i Hunderfossen gjennomføres med to paradetraséer. Paraden avsluttes med fellesnummer foran Eventyrslottet. Punktkonserter i byen og på Hunderfossen o Det er planlagt konsertspilling 4-5 steder i byen, med ca. 4 korps på hvert sted. Konserten avsluttes med fellesnummer. sorealskolemusikk@gmail.com www.sasm.no Org.nr.:87153480
o Det er gangavstand fra Søndre Park, hvor paraden avsluttes, til konsertstedene, mellom 0 og 10 minutters gange. o Det settes i utgangspunktet opp spilletid på 15 minutter per korps, og denne tiden må overholdes dersom ikke annet er avtalt. Dersom deres korps ønsker å spille lengre enn dette, ber vi om tilbakemelding allerede nå, slik at vi kan redusere antallet korps på noen spillesteder. Dette for at konserten ikke skal bli for lang for musikantene. Vi forutsetter at alle korps hører på de andre korpsene på samme spillested. Transport/parkering: o Dere vil under festivalen ha behov for transport Til Stortorget, før oppstart av parade lørdag. Tilbake fra byen etter konsertene lørdag ettermiddag. Til Hunderfossen søndag formiddag. o Da vi må avtale parkering for busser, ønsker vi allerede nå å få vite hvilken type transport dere benytter; buss, minibuss eller privatbiler. o Oversiktskart med spillesteder og parkeringssteder vil bli sendt ut. Deltakere o Vi ønsker nå en tilbakemelding på nøyaktig antall deltakere som kommer fra hvert korps, spesifisert i 1) musikanter/drillere og 2) voksne/ledere/andre følgepersoner. Dette er viktig for at vi skal få lagt innkvarteringskabalen så fort som mulig. o Ved ankomst bes det om at det overleveres deltakerlister fra de enkelte korps med navn på alle som skal overnatte på skolene. Dette for å ha oversikt over hvem som sover på hvert enkelt rom. Bakgrunnen for dette er pålegg fra brannvesenet. Sanitet/førstehjelp o Søre Ål skolemusikk vil ha tilgjengelig enkelt førstehjelpsutstyr etc. for enklere uhell på innkvarteringsskolene og i Hunderfossen på søndag. Fritid o Det er lagt opp til noe egentid/fritid lørdag ettermiddag etter spilling i byen. Denne disponeres fritt. o Det vil bli rebusløype/enklere uteleker i skolegården, hvor man kan komme og gå som man ønsker. o Her er forslag til andre aktiviteter: Maihaugen: Gangavstand (15 minutter fra Storgaten for de små) Museet har innendørs og utendørs utstillinger, samt fine arealer ute for rekreasjon. Vi har tidligere hatt en avtale med Maihaugen om gratis inngang for barna, vi forsøker å få til dette også i år. Lekeland Hafjell: ligger i Øyer kommune, ikke langt fra Hunderfossen, rett ved siden av Lilleputthammer. Innendørs lekeland med mange fasiliteter. Billettpriser: 145 kr for barn og 50 for voksne. sorealskolemusikk@gmail.com www.sasm.no Org.nr.:87153480
Lilleputthammer: Ligger i Øyer kommune, ikke langt fra Hunderfossen, rett ved siden av Lekeland Hafjell. Utendørs miniatyrby med diverse for store og små. Billettpriser ser ikke ut til å være bestemt for sesongen. Jorekstad fritidsbad: Ligger ca 10 minutters kjøring fra Lillehammer sentrum. Utendørs og innendørs bassenger samt utendørs og innendørs sklie. Barn 110,-, voksne som ikke bader kroner 95,-. Strandpromenaden: Gressplen, volleyballnett, brygge, mulighet for å bade i Mjøsa. Ligger ved Strandtorget kjøpesenter, 5 minutters kjøring fra sentrum. Betaling o Faktura for korpsavgift kr. 1500,- vil bli sendt ut med det første. o Endelig oppgjør foretas etter at festivalen er gjennomført. Faktura sendes ut uken etter festivalen. Vi ønsker da i denne omgang at dere gir oss tilbakemelding på følgende: o Antall deltakere, fordelt på musikanter/drillere og ledere/foreldre/andre. o Antall/typer matallergier. o Hvilket transportmiddel benyttes, buss/minibuss/privatbiler? o Ønskes spilletid mer enn 15 minutter under konserten i byen lørdag? I så fall hvor lenge? Vi setter pris på om vi kan få denne informasjonen så raskt som mulig Vi vil etter hvert som vi får mer oversikt over detaljene sende ut et oppdatert informasjonsskriv. I mellomtiden ønsker vi dere alle en god påske Med hilsen Festivalkomitéen Steinar Heltmark Festivalleder Vedlegg: Foreløpig program sorealskolemusikk@gmail.com www.sasm.no Org.nr.:87153480